Voter en réunion

Lors d’une réunion, l’avis des participants est fréquemment demandé afin de favoriser le processus décisionnel. Le vote se présente alors comme un bon moyen d’aboutir à une prise de décision claire et transparente.

La plateforme collaborative WEDO intègre une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de collecter efficacement des votes au sein de votre organisation. Découvrons ensemble le contenu de cette mise à jour. 👇🏻

Le vote digital avec WEDO

Ajouter un vote

🗳️ Un nouveau bloc a été ajouté à l’éditeur afin que vous puissiez intégrer un vote à votre réunion.

Insérez un bloc Vote dans la thématique de votre ordre un jour, puis saisissez un Titre et une Description afin de formuler l’objet de la consultation :

Définir les réponses

À partir du volet de détails du vote, saisissez les réponses possibles. Les réponses Oui et Non sont ajoutées par défaut. Au besoin, cliquez sur le champ pour les modifier manuellement ou ajoutez d’autres réponses.

Gérer l’abstention

Si les participants ont le droit de ne pas se prononcer, cochez simplement l’option “Abstention possible” dans le volet de détails du vote.

Préparer la décision découlant du vote

Lors de la préparation du vote, vous pouvez saisir une Décision dans le volet de détails. En temps voulu, vous n’aurez plus qu’à confirmer le résultat du vote et la décision sera automatiquement intégrée à votre compte rendu de réunion. En procédant ainsi, vous gagnerez un temps précieux lors la rédaction.

Choisir comment collecter les réponses

Option n° 1 | Vote direct : les participants ajoutent leurs réponses

Vous souhaitez favoriser un vote collaboratif afin que chaque participant puisse saisir sa réponse de manière autonome ? Alors, choisissez qui peut voter en cochant l’option “Vote” pour les participants autorisés :

🔔 Lorsque la réunion est “Validé”, les utilisateurs reçoivent instantanément une notification et peuvent accéder en un clic à tous les votes pour lesquels ils doivent se prononcer.

🚨 Les utilisateurs n’ont pas encore voté alors que le délai fixé approche ? Envoyez une demande de vote par email afin de les inviter à exprimer leur opinion !

Option n° 2 | Vote par procuration : l’organisateur vote pour les participants

Selon votre fonctionnement interne, il est possible que vous réalisiez des votes à mains levées lors de vos réunions ou que l’organisateur souhaite garder la main sur la saisie finale des résultats dans WEDO.

L’éditeur de la réunion peut alors Modifier les résultats.

ℹ️ Afin de garantir une transparence totale, il sera mentionné que X a voté au nom d’Y.

Option n°3 | Vote par correspondance : la collecte de voix

Avec ce mode de collecte, le vote n’est pas nominatif ; il exprime simplement un pourcentage en fonction des réponses possibles (sur 100 votants, nous avons récolté 60 Oui contre 40 Non).

Ainsi, après un sondage par correspondance, vous pouvez inscrire le résultat du vote dans le procès-verbal de votre réunion après décompte des suffrages. Saisissez le nombre de votes récoltés en fonction de chaque réponse.

Clore un vote

Si vous souhaitez gérer le délai de réponse d’un vote, vous pouvez le clore au moment opportun. Les participants ne pourront plus voter après clôture.

📅 Lors du paramétrage, vous pouvez également fixer une date d’échéance pour les votes d’une réunion.

Cas d’utilisation : gérez efficacement les votes pour vos conseils d’administration

Avec cette mise à jour, WEDO améliore le système de votes dans le cadre de vos conseils d’administration en proposant une alternative digitale simple et efficace. Lors de ces réunions au fonctionnement bien spécifique, les actionnaires ou associés sont fréquemment amenés à se prononcer afin de prendre des décisions. La fonctionnalité Vote intégrée au module réunion favorise ce type d’utilisation. WEDO propose d’ailleurs des options avancées qui parleront à toutes personnes membres d’un conseil d’administration. Pour chaque réunion, l’éditeur peut :

Attribuer des parts en fonction du poids décisionnel de chaque votant,
Exiger le quorum (nombre minimum de parts sur la base des participants présents à la réunion),
Permettre le vote anonyme,
Cacher les résultats du vote aux participants jusqu’à la clôture de celui-ci.

Les avantages de cette mise à jour 🗳️🤚🏻

En résumé, la fonctionnalité Vote vise à encourager une prise de décisions claire, précise et transparente en donnant la possibilité aux organisations de gérer facilement les votes qui ont lieux lors de réunions.

Intégrez dès aujourd’hui des votes dans vos réunions afin de sonder efficacement l’avis des participants !