Notre récent sondage LinkedIn révélait que près de 40% des répondants associe l’inefficacité d’une réunion au manque de décisions prises, alors que 34% pointe du doigt le manque de préparation des participants.

En effet, les réunions dictent nos semaines et pétrifient nos calendriers. Malgré tout, elles restent un élément central dans la collaboration et elles marquent les échelons de la gestion d’un projet.

Dans cet article, nous adressons ces problématiques et suggérons quelques bonnes pratiques qui auront l’avantage d’optimiser vos réunions.

Problème n°1: Favoriser la prise de décision lors de réunion

🎯 Fixation systématique d’objectifs

Il est crucial que l’éditeur de la séance soit au clair avec les objectifs de la réunion. En fonction des objectifs et de leurs échéances, il est important de systématiquement définir à l’avance les décisions à prendre et de les mentionner dans l’ordre du jour.

🗣️ Attribuer la prise de décision

Il est recommandé de définir un modérateur de réunion, ou d’attribuer la responsabilité de chaque thématique à une personne spécifique. Ainsi, cette personne s’assure que le sujet aboutit à une décision avant de passer au point suivant.

🗳️ Soumettre aux votes

La prise de décision peut être facilitée par le vote. Lorsqu’une décision est prise au sein d’un groupe, la méthode du vote peut être utilisée afin de trancher de manière collégiale. Le vote met un terme aux discussions sans fin et permet de passer aux problématiques suivantes.

✅ Formaliser la prise de décision

Il est important de formaliser les décisions prises de manière claire dans le PV. La trace de toute décision doit être facilement accessible pour éviter toute perte de temps dans la recherche d’informations.

Problème n°2 : Encourager la préparation des participants

👀 Lecture en amont du matériel de discussion

Envoyez les informations et les documents traitant des différents sujets à l'avance, afin que les participants puissent se préparer. La lecture préalable des sujets garantit un traitement plus rapide des thématiques et réduit ainsi la durée des réunions.

🗓️ Initier le débat avant la réunion

En mentionnant tout questionnement ou décision à prendre dans l’ordre du jour, les participants peuvent se documenter et se préparer au débat.

👤Responsabilisation des participants

L’initiateur d’une réunion ne doit pas impérativement diriger l’intégralité de la réunion. Au contraire, en nommant un collaborateur comme présentateur d’une thématique dont il fait partie prenante, il sera par nature mieux préparé et responsabilisé dans la gestion du projet. De plus, le changement de présentateur aura l’avantage de donner un rythme à la réunion.

❎ Cohérence de la participation de certains collaborateurs

Le manque de préparation ou le manque d’investissement d’un collaborateur peut parfois simplement vouloir dire que sa présence n’est peut-être pas pertinente.

Un travail collaboratif en amont peut radicalement améliorer la productivité d’une réunion et l’implication des participants.

WEDO est une solution cloud qui permet à tous les collaborateurs d’une équipe ou d’une entreprise de gérer les ordres du jour de leur réunion. Les points des ordres du jour et leur contenu sont automatiquement repris d’une réunion à l’autre pour assurer la traçabilité des projets, des tâches et des décisions.

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