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Prochain webinaire | Vue tableau, checklists automatiques, nouveau menu : WEDO clôture 2025 en beauté

Organisez une réunion avec Cihan

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Nous sommes nombreux à être déjà sortis d’une réunion en nous demandant ce qui venait de se passer. Pas de direction claire, aucune note, aucune décision, et pourtant une nouvelle réunion est programmée pour tout reprendre depuis le début. Multipliez cela par dix, et vous obtenez la semaine de travail moyenne de bien des équipes.

Les réunions improductives sont une perte de temps et d’élan considérable. Les signes sont faciles à repérer :

- Aucun ordre du jour structuré, donc des conversations qui dérivent
- Des points à l’ordre du jour non priorisés ou sans limite de temps
- Des décisions clés et informations importantes non consignées
- Des actions floues… ou complètement oubliées

Beaucoup d’équipes s’appuient encore sur un mélange d’outils déconnectés : des échanges d’e-mails pour la préparation, des appels vidéo pour les discussions, des documents partagés pour les notes et d’autres applications pour le suivi des tâches. Quand quelqu’un tente de faire le point, les détails se sont déjà envolés.

Au mieux, ces réunions freinent l’avancée du travail. Au pire, elles entraînent confusion, retards et frustration.

Dans cet article, nous allons vous montrer à quoi ressemble une véritable gestion de réunion efficace, et comment WEDO aide les équipes à mieux planifier, documenter en temps réel et assurer le suivi… sans travail supplémentaire.

![Comparaison entre une chaîne d’outils fragmentée et la solution tout-en-un WEDO. À gauche : « Ancienne approche » avec emails, documents et notes séparés. À droite : « Avec WEDO » – agenda partagé, édition en direct, minutes automatiques et suivi centralisé](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/from_fragmented_tools_to_one_seamless_meeting_workflow_fr_4506ac7ce9.png)

## **À quoi ressemble une gestion de réunion efficace**

Organiser une réunion productive ne demande pas de complexité, mais un système qui fonctionne.

Une gestion de réunion efficace commence par une structure claire : un ordre du jour défini, un temps attribué à chaque point, et une visibilité pour tous les membres de l’équipe avant même le début de la réunion. Lorsqu’on sait à quoi s’attendre, la réunion reste concentrée sur l’essentiel.

Cette structure crée un cadre propice à la prise de décision. Les réunions deviennent des sessions de travail concrètes, et non des moments passés à résumer le passé.

Quelques caractéristiques clés d’[une réunion productive](https://wedo.com/fr/features/meetings) :

- Les points sont priorisés selon leur urgence ou leur importance
- Les intervenants sont désignés à l’avance
- Les échanges débouchent sur des résultats clairs

Pendant la réunion, la prise de notes doit se faire en temps réel. Certaines équipes désignent un preneur de notes, d’autres utilisent des documents partagés ou des outils qui automatisent le processus. Mais sans système structuré, les notes finissent souvent dispersées ou incomplètes.

L’essentiel est de capturer les informations importantes au moment où elles sont évoquées : décisions prises, blocages, actions à suivre… pour qu’aucun élément ne soit oublié. Lorsque les notes sont reliées aux bons points de l’ordre du jour, toute l’équipe reste alignée.

Le suivi ne commence pas après la réunion, il commence pendant. Lorsque la responsabilité est claire et que les tâches sont visibles, l’avancée du travail continue sans charge administrative supplémentaire.

## **L’approche tout-en-un de WEDO pour la gestion des réunions**

Les équipes modernes jonglent avec toujours plus de complexité : horaires hybrides, mises à jour asynchrones, fuseaux horaires multiples et projets rapides impliquant de nombreux intervenants.

Mais malgré ces évolutions, une chose n’a pas suivi le rythme : la façon dont les réunions sont gérées. Trop souvent, les ordres du jour sont improvisés à la dernière minute, les décisions ne sont pas documentées, et les actions se perdent entre plusieurs outils.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) offre aux équipes un espace de travail unique pour planifier, animer et assurer le suivi des réunions, sans avoir recours à un assemblage d’outils disparates.

![Illustration des trois phases de la gestion des réunions avec WEDO : avant la réunion (préparer et partager l’ordre du jour), pendant la réunion (modifier l’agenda, saisir des notes, attribuer des tâches), et après la réunion (génération de procès-verbaux, suivi des actions)](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_3_phases_of_meeting_management_with_WEDO_fr_9cfb88a7f3.png)

**Avant la réunion** :

- Construisez et partagez l’ordre du jour suffisamment à l’avance pour que chacun puisse se préparer
- Ajoutez des points clairs avec des durées et des responsables de discussion
- Réutilisez des modèles pour les réunions récurrentes afin de garantir une cohérence
- Donnez à chacun la possibilité de contribuer de façon asynchrone si besoin

**Pendant la réunion** :

- Modifiez l’ordre du jour en direct selon l’évolution des discussions
- Prenez des notes sous chaque point pour ne jamais perdre le contexte
- Identifiez les membres de l’équipe et [assignez-leur des tâches directement dans l’espace de travail](https://wedo.com/features/tasks)
- Gardez le cap grâce aux outils intégrés de réunion virtuelle et à la visibilité en temps réel

**Après la réunion** :

- Générez automatiquement le compte rendu de réunion
- Reportez les actions incomplètes à la prochaine réunion
- Rendez tout facilement retrouvable : commentaires, décisions, pièces jointes
- Assurez-vous que les informations importantes restent accessibles et non perdues dans une boîte mail

Tout le processus de réunion se déroule au même endroit. De la préparation au suivi, chaque étape est tracée et visible. Les notes restent liées à l’ordre du jour, les tâches conservent leurs responsables, et les membres peuvent retrouver les décisions sans fouiller dans des e-mails ou des messages dispersés.

Avec WEDO, plus besoin de repartir de zéro à chaque fois : vos réunions restent connectées et votre équipe peut s’appuyer sur ce qui a déjà été fait.

## **Conçu pour tous les types de réunions**

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) s’adapte à tous les formats et structures de réunion. Qu’il s’agisse d’un point quotidien, d’un suivi de projet ou d’une réunion de direction, le même espace de travail partagé permet de tout gérer.

Chaque ordre du jour peut être personnalisé selon le format, que ce soit à partir de zéro ou en utilisant un modèle réutilisable. Les points à l’ordre du jour incluent des durées estimées, des responsables et du contexte pertinent pour garder l’équipe concentrée.

WEDO fonctionne aussi bien pour les équipes en présentiel, à distance ou hybrides. Tous les participants accèdent aux mêmes notes, tâches et ordres du jour en temps réel, qu’ils soient présents en direct ou qu’ils consultent la réunion plus tard.

**Exemples d’utilisation fréquents de WEDO :**

- Réunions de projet : suivre les blocages, définir les prochaines étapes, documenter les mises à jour clés
- Entretiens individuels : assurer la continuité et consigner les retours
- Points d’équipe : s’aligner sur les objectifs et les avancées sans perte de temps
- Revues de direction : relier les décisions clés à des actions de suivi
- Collaboration hybride : permettre les mises à jour asynchrones avant ou après les réunions

Avec une centralisation complète, les informations importantes restent visibles et ne se perdent plus dans les boîtes mail ou les fils de discussion.

## **Développer de meilleures pratiques de réunion avec WEDO**

De meilleures habitudes de réunion ne viennent pas de règles supplémentaires, mais de meilleurs outils.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) aide les équipes à renforcer leurs compétences en gestion de réunion en intégrant la structure directement dans le processus.

- **Les modèles apportent de la cohérence.** Plus besoin de se demander quoi inclure dans une réunion hebdomadaire ou un lancement de projet : tout est déjà prêt.
- **Les points de l’ordre du jour sont associés à des responsables et à des durées.** Chacun sait qui mène chaque partie et combien de temps lui est accordé.
- **L’attribution des tâches se fait sur le moment.** Pendant la réunion, des tâches peuvent être créées directement sous les points de l’ordre du jour et assignées à des membres de l’équipe avec des échéances. Plus besoin de retaper les notes ou d’utiliser un autre outil pour faire le suivi : tout est capturé et délégué pendant l’échange.
- **Les comptes-rendus sont enregistrés dans leur contexte.** Ils sont liés à l’ordre du jour qui les a générés, sans qu’il soit nécessaire de créer un document à part ensuite.
- **Le suivi est automatique.** Les tâches assignées restent visibles après la réunion, donc rien ne se perd ni ne s’oublie.

Il ne s’agit pas d’un processus en plus : c’est le fonctionnement standard de [WEDO](https://wedo.com/fr/features). En l’utilisant, les équipes améliorent naturellement leur façon de conduire les réunions. Les discussions gagnent en clarté. La préparation devient plus simple. Le suivi est plus fluide, sans ajouter de charges ni de workflows parallèles.

## **Les résultats observés par les équipes avec WEDO**

Quand les réunions sont bien préparées et suivies, l’impact est évident. L’ordre du jour est réellement utilisé. Les notes sont prises tant qu’elles sont fraîches. Les tâches sont assignées avant même la fin de la réunion. Et plus personne n’a besoin de courir après les mises à jour.

Les équipes qui utilisent [WEDO](https://wedo.com/fr/features) constatent rapidement des résultats concrets :

- Les réunions restent centrées sur l’essentiel et se terminent à l’heure
- Chacun sait clairement ce qu’il doit faire
- Les décisions sont documentées, pas juste évoquées
- Les anciennes réunions sont faciles à consulter
- Les projets avancent entre les réunions, pas uniquement pendant

Plus besoin de jongler entre cinq outils différents : tout est centralisé dans un seul espace, pensé pour la collaboration en temps réel, le suivi des tâches et la responsabilisation partagée.

Prêt·e à organiser des réunions qui mènent vraiment quelque part ? [Essayez WEDO gratuitement dès aujourd’hui](https://wedo.com/fr/signup) et constatez la différence qu’un seul outil peut faire.

Simplifiez vos réunions grâce au logiciel de gestion de réunions WEDO. Planifiez l’ordre du jour, prenez des notes et assignez des tâches au même endroit.

Fond orange avec le texte «Planifiez, documentez et assurez le suivi avec WEDO» et une icône bleue de calendrier à droite

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Un outil pour la gestion de vos réunions : planifiez, documentez et assurez le suivi avec WEDO

Vous est-il déjà arrivé de perdre de vue une tâche essentielle enfouie dans une discussion par e-mail ? Ou de voir des échéances approcher sans que personne ne sache vraiment qui était responsable de quoi ? Une simple liste de tâches ne suffit plus quand plusieurs projets, délais et membres d’équipe se croisent.

C’est là qu’un véritable outil de gestion des tâches entre en jeu. [WEDO](https://wedo.com/fr/features) rassemble les tâches, checklists et réunions dans un seul espace de travail. Vous pouvez attribuer les tâches aux bonnes personnes, fixer des échéances synchronisées avec votre agenda, et appliquer des modèles de checklist pour les processus récurrents. Grâce aux mises à jour en temps réel et à une vue Kanban intégrée, tout le monde suit l’avancement sans devoir jongler entre plusieurs applications.

![Schéma « Organisateur de tâches WEDO – Les principales caractéristiques en un coup d’œil » avec 6 icônes : Création rapide de tâches, dépendances et sous-tâches, mises à jour en temps réel, vues multiples, synchronisation du calendrier, conversion des commentaires et des courriels, modèles de listes de contrôle.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/WEDO_task_organizer_key_features_at_a_glance_fr_72f256f11d.png)

Dans cet article, nous vous présentons les fonctionnalités de gestion des tâches dans WEDO, vous expliquons comment planifier et prioriser vos projets, et vous montrons comment suivre les progrès pour que votre équipe passe moins de temps à chercher des informations — et plus de temps à accomplir ce qui compte.

## Pourquoi utiliser un outil de gestion des tâches

Voici pourquoi un gestionnaire de tâches dédié est indispensable à toute équipe :

1. **Des tâches dispersées entraînent confusion et retards.** Quand le travail est éparpillé entre e-mails, discussions de chat et multiples feuilles Excel, il devient difficile de savoir qui fait quoi, et pour quand. Un outil centralisé de [gestion des tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe) résout ce problème en regroupant tout au même endroit.
2. **Une attribution claire évite les oublis.** Dans une liste de tâches partagée, chaque élément indique son responsable. Fini les suppositions ou les "je ne savais pas que c'était à moi de le faire". La responsabilité est explicite, ce qui fait avancer les choses et réduit les relances inutiles.
3. **Des échéances visibles permettent de garder le cap.** Les dates limites sont affichées avec les tâches et synchronisées avec votre agenda, pour que tout le monde visualise les jalons à venir. Des rappels automatiques font remonter les tâches avant qu’elles ne soient en retard — moins de stress, plus d’action.
4. **Des vues flexibles s’adaptent à tous les modes de travail.** Que vous ayez besoin d’une liste priorisée, d’un tableau Kanban pour visualiser les étapes ou d’un calendrier pour planifier les semaines à venir, un outil de gestion des tâches s’adapte à votre méthode. Les mises à jour en temps réel garantissent que toute l’équipe travaille avec les mêmes informations, sans devoir jongler entre plusieurs fichiers.
5. **Des modèles intégrés et des dépendances assurent la cohérence.** Des modèles de [checklists](https://wedo.com/fr/features/tasks) réutilisables simplifient les processus répétitifs, et les dépendances entre tâches garantissent le bon ordre d’exécution. Cette structure évolue avec vos projets, transformant une simple liste en un processus fluide et prévisible.

En résumé, un gestionnaire de tâches transforme des listes désorganisées en un système transparent et responsabilisant. Il centralise les informations, clarifie les responsabilités, met en valeur les échéances et s’adapte à votre équipe — pour que vous puissiez vous concentrer sur les résultats, et non sur les détails éparpillés.

## Les fonctionnalités Tâches & Checklists de WEDO

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) regroupe des fonctionnalités puissantes dans une plateforme unique, idéale pour gérer aussi bien des actions ponctuelles que des processus complexes en plusieurs étapes.

### Création rapide de tâches

Ajouter du travail est simple et rapide. Cliquez sur « Nouvelle tâche », remplissez le titre et la description, joignez les fichiers nécessaires, choisissez une date d’échéance et attribuez un responsable. Si d’autres personnes doivent suivre l’évolution, ajoutez-les en tant qu’observateurs pour qu’elles reçoivent les mises à jour et notifications en temps réel. Ainsi, aucune tâche ne passe inaperçue.

### Modèles de checklists réutilisables

Inutile de recréer chaque fois les mêmes étapes. WEDO permet de créer des [modèles de checklists](https://wedo.com/fr/features/tasks) : une liste prédéfinie de tâches (et de sous-tâches optionnelles) pour vos processus récurrents — par exemple « Brouillon », « Relecture », « Validation », « Publication ». Une fois le processus lancé, il suffit d’activer une checklist basée sur ce modèle. Chaque tâche est suivie indépendamment, avec des mises à jour en temps réel pour garder tout le monde aligné.

### Sous-tâches avancées et dépendances

Les livrables complexes impliquent souvent plusieurs étapes et collaborateurs. Avec WEDO, vous pouvez diviser une tâche en sous-tâches, attribuer chacune à une personne différente et définir des échéances spécifiques. Lorsque l’ordre d’exécution est important, vous pouvez indiquer qu’une sous-tâche « bloque » ou est « bloquée par » une autre, pour garantir la bonne séquence et éviter les démarrages prématurés.

### Vues multiples : Liste, Kanban et Gantt

Chaque projet nécessite une approche visuelle différente :

- **Vue Liste** : triez et filtrez les tâches par projet, responsable, échéance ou champs personnalisés.
- **[Vue Kanban](https://wedo.com/fr/blog/qu-est-ce-qu-un-tableau-kanban-outils-applications-et-cas-d-usage)** : visualisez les tâches comme des cartes traversant les étapes du flux de travail (« À faire », « En cours », « Terminé »), idéal pour repérer les blocages.
- **[Vue Gantt](https://wedo.com/fr/blog/gerer-vos-projets-efficacement-avec-le-diagramme-de-gantt-de-wedo)** : cartographiez les tâches sur une frise chronologique pour suivre les chevauchements, les dépendances et l’évolution globale, le tout en un seul endroit.

### Synchronisation avec le calendrier

Ne ratez plus jamais une échéance. Toutes les dates d’échéance dans WEDO sont automatiquement synchronisées avec Outlook, Gmail, iCal ou tout autre calendrier compatible ICS. Vos tâches et vos réunions apparaissent dans une seule vue, pour une planification quotidienne sans jonglage entre les outils.

### Commentaires intégrés et conversion d’e-mails

Le contexte compte. Commentez directement dans une tâche pour clarifier un point, mentionner un collègue ou ajouter un lien vers le compte rendu d’une réunion. Et lorsqu’un e-mail nécessite une action, convertissez-le en tâche WEDO — pièces jointes comprises — afin qu’aucune information ne se perde.

En combinant création intuitive, modèles puissants, gestion des dépendances, vues flexibles, [synchronisation avec le calendrier](https://wedo.com/fr/features/meetings) et collaboration contextuelle, WEDO simplifie chaque étape de la gestion des tâches.

Dans la prochaine section, nous verrons comment utiliser ces outils pour planifier et prioriser des projets entiers.

## Planifier et prioriser les projets avec WEDO

Une planification efficace commence par la décomposition de vos objectifs en tâches concrètes. Dans WEDO, vous pouvez créer un nouveau projet ou lier directement les tâches aux actions issues d’une réunion. Ensuite, suivez ces étapes :

![Schéma « Votre flux de travail dans WEDO » avec 7 étapes : Créer des projets et des étapes, ajouter des tâches ou des listes de contrôle, attribuer des propriétaires et des dates d’échéance, établir des priorités et des dépendances, choisir son point de vue, suivre l’évolution de l’activité en direct, examen en réunion.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/from_planning_to_progress_your_task_workflow_in_WEDO_fr_00099a209c.png)

### 1. Définir les jalons et les tâches

- Identifiez vos livrables clés — comme les dates de lancement, les déploiements de fonctionnalités majeures ou les échéances de campagne — et définissez-les comme jalons.
- Sous chaque jalon, créez des tâches avec des titres clairs, des descriptions précises et des dates d’échéance. Si un processus est récurrent (comme la relecture de contenus), appliquez un modèle de checklist pour gagner du temps.

### 2. Attribuer et équilibrer

Répartissez les tâches en fonction des compétences et de la charge actuelle de chaque membre. La vue Liste de WEDO affiche les tâches de chacun avec leurs échéances, côte à côte, pour repérer facilement les surcharges.

Réajustez les attributions ou les dates directement depuis la vue Liste ou Kanban, afin d’équilibrer la charge de travail et d’assurer une progression continue.

### 3. Définir les priorités selon l’urgence et l’importance

[WEDO vous aide à prioriser](https://wedo.com/fr/blog/guide-gerer-et-prioriser-vos-taches-quotidiennes-efficacement) avec la matrice d’Eisenhower, en classant les tâches selon ce qui compte réellement :

- Attribuez à chaque tâche un niveau d’urgence et d’importance pour décider de l’action à entreprendre : agir, planifier, déléguer ou supprimer.
- Triez et filtrez vos tâches dans la vue Liste selon ces critères de priorité : le travail essentiel reste toujours visible.
- Favorisez des décisions plus intelligentes au sein de l’équipe, basées sur l’impact et l’urgence réelle plutôt que sur des critères arbitraires.

### 4. Ajouter des dépendances

Pour les tâches qui doivent respecter un ordre précis, utilisez la fonction de dépendance de WEDO. Cela garantit que les étapes suivantes ne démarrent que lorsque les précédentes sont terminées, évitant ainsi les blocages.

### 5. Synchroniser les échéances

Avec les dates définies, votre calendrier reste à jour. Consultez la vue Calendrier pour vérifier comment les [échéances](https://wedo.com/fr/blog/comment-respecter-la-planification-des-taches-et-les-echeances) s’alignent avec les réunions et les événements. Ajustez au besoin afin que les tâches prioritaires bénéficient de l’attention nécessaire.

### 6. Réviser et ajuster

Lors de réunions de suivi ou directement depuis le compte rendu, ouvrez la liste des tâches du projet dans WEDO. Marquez les éléments terminés, réattribuez ceux qui nécessitent un ajustement, et modifiez les échéances selon les dernières informations.

En structurant le travail en jalons, en clarifiant les responsabilités, en signalant les tâches critiques et en gérant les dépendances, WEDO vous aide à construire un plan projet vivant. La priorisation devient un simple jeu de filtres, tris et étiquettes — pour que votre équipe sache toujours quoi faire ensuite.

## Suivre l’avancement et rester aligné

Garder un projet sur les rails, c’est savoir à tout moment où en sont les tâches. WEDO offre une visibilité en temps réel et un contexte clair pour que toute l’équipe reste alignée :

**Statut des tâches en direct**
    
Chaque modification — qu’il s’agisse de cocher une sous-tâche ou de changer une date d’échéance — est immédiatement visible pour tous les collaborateurs. Fini les e-mails en attente ou les tableaux Excel obsolètes : vous suivez la progression en temps réel.
    
**Fil d’activité et tableau de bord**
    
Le fil d’actualité de WEDO fournit un journal chronologique des actions : qui a fait quoi, quand, et quels commentaires ont été ajoutés. Le tableau de bord donne une vue d’ensemble des tâches à venir, des retards éventuels et du taux d’avancement global d’un projet.
    
**Intégration aux réunions**
    
Associez les tâches aux ordres du jour et comptes rendus de réunion. Lors de votre prochaine séance, WEDO vous montre en un clin d’œil quelles actions ont été réalisées et lesquelles restent à faire. Vous pouvez même créer et attribuer des tâches de suivi directement depuis l’interface de réunion.
    
**Filtres personnalisés et vues enregistrées**
    
Concentrez-vous sur l’essentiel en filtrant les tâches par responsable, échéance, priorité ou projet. Enregistrez ces filtres comme vues personnalisées, pour revenir facilement à une configuration précise : « Mes tâches de la semaine » ou « Priorités du projet X », par exemple.
    
**Notifications et rappels**
    
Choisissez votre mode de notification : alertes dans l’application, résumés par e-mail, ou les deux — pour ne rien manquer d’important. WEDO vous alerte à l’approche des échéances et signale les tâches en retard, afin que chacun reste responsable de ses engagements.

En combinant mises à jour en direct, journal d’activité, intégration aux réunions, vues filtrées et rappels intelligents, WEDO vous fournit des informations toujours à jour et exploitables. Résultat : moins de mauvaises surprises, plus d’actions proactives — et des projets livrés à temps.

## Fonctions avancées et sécurité

WEDO ne se contente pas de gérer les tâches : il évolue avec les équipes en croissance et sécurise vos données.

**API publique et intégration Microsoft Teams (bientôt disponible)**
    
Pour les flux de travail avancés, WEDO propose une API permettant de créer des intégrations personnalisées et d’automatiser les étapes répétitives. Une future intégration avec Microsoft Teams permettra de recevoir les mises à jour de tâches directement dans vos canaux de discussion.
    
**Utilisateurs externes**
    
Collaborez au-delà de votre organisation en invitant des clients ou prestataires dans votre espace WEDO, gratuitement. Vous gardez le contrôle total sur les droits d’accès, afin que les utilisateurs externes ne voient que ce qui les concerne.
    
**Accès mobile**
    
Restez productif où que vous soyez. L’interface de WEDO est optimisée pour mobile et fonctionne parfaitement sur tout appareil avec un navigateur — que vous soyez au bureau, en déplacement ou en télétravail.
    
**Notifications intelligentes**
    
Adaptez vos préférences de notification : alertes instantanées pour les mises à jour critiques, résumés quotidiens pour les suivis de routine, ou mode silencieux pour les périodes de concentration.
    
**Sécurité hébergée en Suisse**
    
WEDO est conçu et hébergé en Suisse, sur des serveurs certifiés ISO/IEC 27001. Des fonctionnalités comme l’authentification unique (SSO via SAML) et la double authentification garantissent la sécurité des données de votre organisation et le respect des normes de conformité les plus strictes.
    

## Conclusion

Une gestion efficace des tâches est la base d’un projet réussi. Avec [WEDO](https://wedo.com/fr/features), vous disposez d’une plateforme unifiée qui simplifie la création de tâches, structure les processus grâce aux modèles de checklists et aux dépendances, et propose des vues claires en liste ou Kanban.

Les mises à jour en temps réel et l’intégration aux réunions assurent l’alignement de toute l’équipe, tandis que la sécurité hébergée en Suisse et certifiée ISO protège vos données.

Découvrez comment WEDO peut simplifier la planification, la priorisation et le suivi de vos projets : [commencez votre essai gratuit dès aujourd’hui](https://wedo.com/fr/signup), et transformez le chaos des tâches en progrès clair et traçable.

Planifiez, priorisez et suivez vos tâches avec WEDO. Assignez des tâches, définissez des dates d’échéance, réutilisez des modèles de checklists, affichez la vue Kanban et recevez des mises à jour en temps réel — le tout dans un seul espace de travail.

Illustration avec le texte « Planifier, prioriser et suivre comme un pro » sur fond jaune, à côté d’icônes bleues représentant un flux de travail avec jalons et coche.

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WEDO pour organiser vos tâches : planifier, prioriser et suivre comme un pro

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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