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Organisez une réunion avec Héléna

![e-signature pour les comptes rendus de réunion](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/e_signature_FR_a86c1d935d.png)

Nous sommes ravis de vous annoncer le lancement d'une nouvelle fonctionnalité très attendue sur notre plateforme : la [signature électronique sécurisée](https://wedo.com/fr/features/electronic-signatures) pour les comptes rendus de réunions. Développée en réponse directe aux besoins exprimés par nos clients, notamment des institutions financières et des entreprises engagées dans des processus décisionnels formels, cette fonctionnalité est désormais disponible pour **faciliter la gestion légale de vos documents**.

Avec la signature électronique qualifiée, vous pouvez désormais signer légalement vos comptes rendus de réunions, en conformité avec les **lois suisses et européennes**. Que ce soit pour des conseils d’administration, des fondations, ou des séances de direction, cette solution a été pensée pour répondre à vos protocoles les plus stricts.


[Découvrez la fonctionnalité](https://www.youtube.com/watch?v=bnszc7yNxyE)


Les administrateurs et administratrices de réseaux peuvent dès maintenant activer la signature électronique dans les paramètres de leur réseau. Pour plus d’informations, contactez notre support client qui se fera un plaisir de vous assister.

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Nous sommes ravis de vous annoncer le lancement d'une nouvelle fonctionnalité très attendue sur notre plateforme : la signature électronique sécurisée pour les comptes rendus de réunions. 

e-signature pour les comptes rendus de réunion

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La signature électronique pour vos comptes rendus.

![Signature électronique ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Signature_c364cb66c9.png)

La signature électronique est devenue un élément essentiel dans la stratégie de digitalisation des entreprises. Les raisons de procéder à ce changement ne manquent pas : tout d'abord, les signatures électroniques sont beaucoup plus efficaces grâce à des temps de traitement plus rapides et à des coûts moindres, elles évitent les allers-retours incessants entre l'imprimante, le scanner et les bureaux de Poste. Elles permettent de signer des documents n'importe où et à n'importe quel moment, de manière sécurisée.

Il existe cependant une divergence fondamentale dans la façon d'interpréter les signatures numériques par rapport aux signatures manuscrites. À la différence des signatures faites à la main, l'authenticité d'une signature électronique sécurisée ne repose pas sur son apparence visuelle, mais sur le **certificat électronique** associé, fourni par le Prestataire de Services de Confiance.

Si le concept est encore flou pour certains, cet article vous éclaire sur le fonctionnement et la valeur juridique des signatures 2.0.

### **Les 3 types de signatures électroniques et leur valeur légale**

**a. Signature Électronique Simple (SES)**

La SES est le niveau de base de la signature électronique. Elle est généralement utilisée pour les documents avec lesquels le risque en matière de responsabilité est faible. Par exemple, le compte rendu d'une réunion d'équipe informelle peut être signé avec une SES. Sa valeur légale est reconnue, mais elle ne fournit pas d'identification forte du signataire ni de garantie de l'intégrité du document.

**b. Signature Électronique Avancée (SEA)**

La SEA offre un niveau de sécurité plus élevé que la précédente. Elle est liée de manière unique au signataire grâce à un enregistrement au préalable, lié à un numéro de téléphone portable. Un compte rendu de réunion de projet, où les détails sont plus critiques, peut nécessiter une SEA. Cette signature assure une meilleure traçabilité et est largement reconnue légalement.

**c. Signature Électronique Qualifiée (SEQ)**

La SEQ est la forme la plus sécurisée des signatures électroniques. Elle est basée sur un certificat qualifié et un dispositif de création de signature sécurisé, délivré par un Prestataire de Services de Confiance (PSC). Cet enregistrement doit être fait en amont, sur une plateforme en ligne ou en personne, pour garantir une sécurité maximale. Pour des réunions importantes ou sensibles comme les conseils d'administration ou les assemblées générales, où les décisions ont des implications juridiques et financières importantes, la SEQ est généralement requise. Elle est reconnue comme la seule forme de signature électronique équivalente à une signature manuscrite au regard du règlement eIDAS de l'Union européenne et de la loi fédérale suisse sur la signature électronique (SCSE).

![Poids légal signature électronique](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_legal_weight_v2_5079f02cbd.png)

### **La Signature Électronique Qualifiée (SEQ) : sécurité maximale**

En effet, la SEQ représente le summum de la sécurité et de la confiance dans le domaine des signatures électroniques. Elle nécessite une vérification d'identité rigoureuse et est générée via un dispositif sécurisé. En effet, pour utiliser une SEQ, le signataire doit obtenir un certificat qualifié auprès d'un Prestataire de Services de Confiance, comme Swisscom par exemple. Ce certificat contient des données vérifiées sur l'identité du signataire.

Une SEQ est donc toujours personnelle et ne peut être répudiée. Cela signifie que dans les cas où la loi requiert une signature manuscrite pour un document, celle-ci peut être substituée par une SEQ. Les entreprises opérant dans des cadres fortement régulés peuvent opter pour la SEQ comme méthode de signature standard, afin de s'assurer de respecter les exigences de conformité.

**3\. Comment utiliser la SEQ ?**

Pour mettre en place une SEQ, voici les étapes à suivre :

- Choisissez un fournisseur de services de confiance certifié. En l'occurrence, WEDO travaille avec Swisscom, dont le service s'étend à toute l'Europe et répond aux exigences légales du règlement européen eIDAS et de la loi fédérale suisse SCSE.
- Faites vérifier votre identité. Il est possible de valider cette authentification en ligne, ou en se rendant dans l'un des Swisscom shop agrée. Visitez [cette page](<https://srsident.trustservices.swisscom.com/en/>) pour plus d'informations sur les différentes possibilités d'enregistrement.
- Obtenez votre certificat qualifié.
- Dans votre réseau WEDO, créez votre signature lors de la première utilisation et validez-la en téléversant votre certificat qualifié.
- Signez le document en un clic.


### Comment fonctionne une Signature Électronique Qualifiée ?

D'un point de vue technique, une SEQ est générée à l'aide de la cryptographie asymétrique. Il existe pour chaque signature une clé publique, permettant à quiconque de vérifier la signature, ainsi qu'une clé privée, réservée au signataire exclusivement. Cette clé privée ne peut être activée et utilisée qu'avec l'obtention d'un certificat, émis par un Prestataire de Services de Confiance comme mentionné précédemment. L'émetteur du certificat garantit, par des procédures techniques et organisationnelles certifiées, que seul le requérant peut utiliser la clé de signature privée en relation avec le certificat.

Ce certificat atteste de l'identité du signataire, tandis que la signature elle-même indique le moment de la signature et garantit l'intégrité du document, assurant que le PDF n'a subi aucune modification après sa signature.

Avec WEDO, cette complexité technique passe inaperçue aux yeux des utilisateurs, puisque toutes les démarches externes sont intégrées à la plateforme pour un assurer un processus simple.

### **Les e-signatures sont-elles conformes aux lois sur la protection des données pour les entreprises suisses et européennes ?**

**La valeur juridique de la SEQ est garantie par le prestataire de services de confiance (PSC), Swisscom.** En tant qu'émetteur du certificat, celui-ci est régulièrement audité et certifié par une agence gouvernementale.

WEDO garantit non seulement une sécurité robuste, mais assure également la protection la plus complète des données grâce à ses signatures électroniques qualifiées. WEDO se conforme pleinement aux exigences imposées par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union européenne ainsi qu'à la Loi Fédérale Suisse relative à la protection des données (LPD). Le service d'hébergement de WEDO bénéficie d'une certification ISO 27001, avec une localisation exclusive de ses serveurs en Suisse, garantissant un niveau de sécurité comparable à celui des institutions bancaires suisses.

![SCSE eIDAS](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/right_esignature_FR_e0c493d450.png)

Vous cherchez un service de signature électronique sécurisé pour vos comptes-rendus ?

Nous répondons à toutes vos questions.

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L'utilisation des signatures électroniques pour les rapports et les comptes rendus : guide complet sur leur valeur légale

Valeur légale des signatures électroniques

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E-signatures : guide complet sur leur valeur légale

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

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