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Organisez une réunion avec João

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

La plupart des gens n’ont pas de mal à trouver des choses à faire. Le vrai défi, c’est de savoir quelles tâches méritent réellement leur temps et leur énergie.

Vous commencez la journée avec l’intention de vous concentrer sur quelque chose d’important, mais vous vous laissez entraîner par des demandes de dernière minute, des e-mails rapides ou des réunions imprévues. Et avant même de vous en rendre compte, la journée est terminée et le travail essentiel n’a pas avancé.

C’est là que la matrice d’Eisenhower peut vous aider. Nommée d’après Dwight D. Eisenhower, ancien président des États-Unis, cette méthode classique vous aide à trier votre liste de tâches selon l’urgence et l’importance. Sa célèbre citation résume bien le principe : « Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important. »

Dans cet article, nous expliquons le fonctionnement de la méthode Eisenhower, pourquoi elle reste l’un des meilleurs outils pour gérer son temps, et comment WEDO permet de l’appliquer facilement à votre organisation quotidienne.

## Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

Aussi appelée méthode Eisenhower ou matrice urgence/importance, cette méthode repose sur un cadre simple qui consiste à trier les tâches en se posant deux questions clé :

- Est-ce urgent ?
- Est-ce important ?

L’idée est de distinguer ce qui compte vraiment de ce qui capte simplement votre attention sur le moment. La matrice vous aide à le faire de manière visuelle.

Il s’agit d’une grille en 2x2 cases permettant de classer chaque tâche dans l’une des quatre catégories suivantes :

- **Urgent et important**: à faire immédiatement
- **Important mais pas urgent**: à planifier
- **Urgent mais pas important** : à déléguer
- **Ni urgent ni important** : à supprimer

![Matrice d'Eisenhower pour la hiérarchisation des tâches : faire maintenant, déléguer, programmer pour plus tard ou reporter/ignorer les tâches pour une meilleure gestion du temps.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_fr_3bb8ce7fed.png)

Inspirée par une citation d’Eisenhower, cette méthode a été popularisée par Stephen Covey dans son livre *Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent*, et elle perdure pour une bonne raison : elle est efficace.

Au fond, cette matrice de priorisation des tâches vise la clarté. Elle vous aide à vous concentrer sur l’essentiel, à éviter les distractions et à prendre de meilleures décisions quant à l’usage de votre temps.

## Ce qui rend la matrice d’Eisenhower efficace

Quand on y pense, la plupart des listes de tâches ou des outils considèrent que toutes les tâches ont la même importance. Une échéance, une réponse rapide et un projet stratégique se retrouvent côte à côte, et sans système clair, on a tendance à traiter en priorité ce qui semble le plus urgent. Résultat : le travail important passe souvent à la trappe, étouffé par une accumulation de petites tâches rapides et d’interruptions.

La matrice d’Eisenhower est efficace parce qu’elle vous permet de prendre du recul et d’évaluer les tâches en fonction de leur véritable valeur, et non de la pression temporelle. Elle transforme une longue liste en un plan d’action plus intentionnel.

En séparant l’urgence de l’importance, vous réalisez combien de temps vous passez à gérer des urgences immédiates plutôt qu’à faire avancer des projets de fond. C’est particulièrement utile quand vos journées sont remplies de tâches urgentes mais peu importantes : traitement de mails, réunions inutiles, relances manuelles qui auraient pu être automatisées.

C’est aussi un excellent outil pour mieux gérer votre temps et votre énergie. Toutes les tâches ne méritent pas votre pleine attention. En vous concentrant sur les bonnes priorités — notamment celles qui sont importantes mais non urgentes — vous sortez du mode panique permanent et créez de l’espace pour du travail plus stratégique.

Avec le temps, cette méthode vous aide à passer d’une gestion réactive à une approche plus proactive de votre emploi du temps. Et dès que vous prenez conscience de la façon dont votre temps est utilisé, il devient plus facile de faire des choix clairs pour l’ajuster.

## Zoom sur les quatre quadrants

La force de la matrice d’Eisenhower réside dans sa simplicité et dans le regard honnête qu’elle vous oblige à porter sur vos priorités réelles. Voici comment fonctionne chaque quadrant et comment les utiliser pour prendre de meilleures décisions.

### Quadrant 1 : Urgent et important

Ce sont les tâches qui exigent une attention immédiate. Il s’agit d’échéances, de crises, de livrables urgents — bref, de tout ce qui ne peut pas attendre et qui aura des conséquences si vous l’ignorez.

Vous devez les traiter sans délai. Cela dit, si vous passez vos journées dans ce quadrant, c’est le signe d’un déséquilibre. Vous négligez sans doute le Quadrant 2, là où se construit le travail de fond.

Exemples : remettre un rapport attendu pour aujourd’hui, corriger un bug critique, répondre à un problème client bloquant une livraison.

### Quadrant 2 : Important mais pas urgent

C’est ici que s’opère le vrai progrès. Ces tâches n’ont pas d’échéance imminente, mais elles sont directement liées à vos objectifs. Planification stratégique, développement des compétences, projets à long terme, relations professionnelles : tout cela entre dans ce quadrant.

Le problème ? Ces tâches sont faciles à reporter. Elles ne crient pas pour attirer votre attention, mais ce sont elles qui préviennent les urgences futures et qui génèrent de l’impact durable.

Vous devez les planifier et protéger activement du temps pour les réaliser.

Exemples : préparer une nouvelle offre, accompagner un collègue, construire la feuille de route du trimestre suivant.

### Quadrant 3 : Urgent mais pas important

Ces tâches semblent urgentes, mais elles ne nécessitent pas vraiment votre implication. Souvent, ce sont des interruptions déguisées en priorités : elles paraissent pressantes, mais sont sans importance dans une perspective plus large.

L’idéal est de les déléguer ou de les limiter. Ce n’est pas parce qu’une tâche est bruyante ou urgente qu’elle mérite votre attention directe.

Exemples : invitations à des réunions où votre présence n’est pas indispensable, demandes d’informations que d’autres peuvent fournir, tâches de dernière minute automatisables.

### Quadrant 4 : Ni urgent ni important

Ce sont les distractions. Elles n’apportent rien à vos objectifs et ne sont pas sensibles au temps. Cela ne veut pas dire qu’il faut bannir les moments de détente, mais ces activités n’ont pas leur place dans votre journée de travail productive.

Vous devez les éliminer ou fortement les limiter si vous voulez avancer sur du travail de fond.

Exemples : faire défiler les réseaux sociaux machinalement, cliquer sur des notifications sans intérêt, ou consacrer du temps à des tâches qui donnent simplement l’illusion d’être occupé.

## Les erreurs fréquentes

La matrice d’Eisenhower paraît simple — et elle l’est. Mais comme tout outil de priorisation, son efficacité dépend de votre rigueur et de votre honnêteté dans son usage. Quelques erreurs courantes peuvent réduire son impact, surtout si vous gérez beaucoup de tâches ou travaillez en équipe.

Voici les pièges à éviter :

### 1. Confondre urgence et importance

C’est l’erreur la plus fréquente. L’urgence crée une pression qui donne à une tâche l’apparence de l’importance, même si elle ne l’est pas. Résultat : des demandes mineures ou de dernière minute passent avant des projets essentiels.

Prenez un instant de recul : est-ce simplement urgent, ou réellement utile ? Si la tâche n’est pas liée à un objectif clair, elle relève peut-être du quadrant 3 — voire ne mérite pas d’être traitée.

### 2. Laisser les priorités des autres définir les vôtres

Dans un environnement collaboratif, il est facile de se laisser happer par les demandes des autres. Mais ce n’est pas parce qu’une tâche est urgente pour quelqu’un d’autre qu’elle doit atterrir dans votre quadrant 1.

L’urgence perçue par autrui ne reflète pas forcément votre propre priorité. Si une tâche ne relève pas de votre rôle ou mission, cherchez à la déléguer ou la rediriger.

### 3. Négliger le quadrant 2

C’est le plus difficile à entretenir, non pas parce qu’il est complexe, mais parce qu’il est discret. Les tâches importantes mais non urgentes sont faciles à reporter. Pourtant, ce sont elles qui assurent les avancées durables.

Si vous êtes constamment débordé par des urgences, c’est souvent parce que vous n’avez pas accordé assez de temps au quadrant 2. La planification, la formation, la prévention ou les relations sont ignorées… jusqu’à devenir des urgences elles-mêmes.

Protégez du temps pour ces activités avant que les autres ne le monopolisent.

### 4. Utiliser la matrice une seule fois

La matrice n’est pas un exercice ponctuel. Les priorités évoluent. Du nouveau travail arrive. Une tâche « importante mais pas urgente » aujourd’hui peut devenir urgente demain.

D’où l’importance de la revoir régulièrement, ne serait-ce qu’une fois par semaine. Si vous utilisez un outil de gestion des tâches, mettez vos priorités à jour au fil de l’eau, plutôt que de vous fier à la mémoire.

### 5. Automatiser sans prioriser

Même avec des outils ou des automatisations en place, la priorisation reste essentielle. Le fait qu’une tâche apparaisse dans votre outil ne signifie pas qu’elle mérite d’être faite maintenant — ou même du tout.

L’automatisation vous fait gagner du temps, mais ne remplace pas le jugement. La matrice vous aide à exercer ce jugement de façon plus cohérente.

## Utiliser la matrice d’Eisenhower dans WEDO

La matrice d’Eisenhower peut être utilisée activement dans WEDO pour organiser et prioriser votre travail plus facilement. Plus besoin de jongler mentalement entre les tâches ou de créer des codes manuels dans un tableau Excel : WEDO vous permet de trier, mettre à jour et gérer vos priorités directement dans votre espace de travail.

Voici comment faire :

### Priorisez chaque tâche grâce aux étiquettes intégrées

Dans WEDO, chaque tâche peut être étiquetée selon la logique de la matrice :

- Urgent et important
- Important mais pas urgent
- Urgent mais pas important
- Ni urgent ni important

Pour attribuer une priorité, cliquez simplement sur la tâche pour ouvrir le panneau de détail, ou utilisez l’icône située à droite si une priorité est déjà définie. Cela vous permet d’identifier rapidement ce qui mérite votre attention, ce qui peut attendre ou même être supprimé.

![Illustration de la matrice d’Eisenhower avec quatre quadrants colorés pour différencier l’importance et l’urgence des tâches.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_1_545f678b0a.png)

### Priorisez vos tâches en lot avec l’outil « Organiser »

Lorsque vous avez une longue liste de tâches à trier, WEDO vous permet de gagner du temps. Cliquez sur les trois points verticaux en haut à droite, sélectionnez *Organiser*, puis choisissez *Prioriser*. Vous pourrez alors faire défiler votre liste et appliquer rapidement la bonne priorité à chaque tâche.

![Exemple d’application de la matrice d’Eisenhower dans WEDO avec des étiquettes de priorité.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_2_f510c75a75.png)

C’est particulièrement utile lors de la mise en place d’un nouveau projet ou pour revoir des tâches en retard qui doivent être reclassées.

### Utilisez la baguette magique pour prioriser les tâches rapidement

Dans vos espaces personnels ou partagés, une icône en forme de baguette magique apparaît à la fin de chaque section temporelle (comme *Aujourd’hui*, *Demain* ou *À venir*). Elle vous permet d’accéder directement à une vue de priorisation pour cette section — sans devoir ouvrir chaque tâche individuellement.

![Utilisation de l’outil d’organisation dans WEDO pour prioriser des tâches selon la matrice.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_3_e94f5906c9.png)

C’est un petit détail, mais il rend la mise à jour de vos priorités bien plus réaliste dans une journée bien remplie.

### Intégrez la matrice à votre routine quotidienne

Comme tout est visible et à jour dans votre espace de travail WEDO, il devient plus simple d’intégrer la priorisation dans votre organisation quotidienne.

Pas besoin d’un outil ou d’un modèle externe : la matrice d’Eisenhower est intégrée à votre gestion des tâches.

Le résultat ? Moins de temps perdu à décider quoi faire ensuite, et plus de sérénité en sachant que votre énergie est investie au bon endroit.

**Prêt·e à passer à l’action ?**

[Lancez votre essai gratuit dès aujourd’hui](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez comme il est simple de trier vos tâches, rester concentré·e et reprendre le contrôle de vos journées.

Découvrez comment utiliser la matrice d’Eisenhower pour prioriser vos tâches, mieux gérer votre temps et rester concentré grâce à la plateforme de gestion de tâches WEDO.

Image avec le texte « Comment prioriser vos tâches avec la matrice d’Eisenhower » et un schéma représentant une matrice en quatre quadrants avec des flèches.

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Comment prioriser vos tâches avec la matrice d’Eisenhower

La plupart des équipes ne manquent pas leurs délais par manque d’efforts. C’est souvent tout le contraire : tout le monde est occupé, les tâches avancent, l’activité ne manque pas. Et pourtant, le projet prend du retard.

Ce n’est généralement pas un problème de motivation, mais de visibilité.

Sans système clair pour savoir ce qui est en cours, qui en est responsable et où en est chaque étape, même les tâches les plus importantes peuvent passer inaperçues. C’est là qu’un bon suivi de projet fait toute la différence. Il permet de relier les efforts de l’équipe aux résultats attendus, tout en évitant que les échéances ne deviennent floues.

Dans cet article, nous verrons à quoi ressemble un suivi de projet efficace, pourquoi de nombreuses équipes se trompent et comment [WEDO](https://wedo.com/fr/features) vous aide à garder le cap sur vos délais sans perdre le contrôle de votre organisation.

## En quoi consiste le suivi de projet ?

Le suivi de projet, c’est savoir exactement où en est votre travail : ce qui est terminé, ce qui est en cours et ce qui risque de prendre du retard. Il offre un cadre structuré pour suivre l’avancement du projet, repérer les problèmes à temps pour prendre des décisions quant aux actions correctives.

Au fond, le suivi de projet permet de relier les tâches, les personnes et les délais. Il vous donne une vue claire sur :

- Les tâches déjà terminées
- Celles encore en cours
- Qui fait quoi
- Si votre équipe est en bonne voie pour respecter les prochaines échéances

Une longue liste de tâches peut donner l’illusion de maîtrise, mais sans suivi, ce n’est qu’un inventaire sans direction. En tant que chef de projet, vous avez besoin de plus qu’un simple “à faire” : vous devez connaître l'avancement du travail de votre équipe.

Le suivi de projet apporte de la structure à la gestion des tâches. Il évite que les priorités se perdent, aligne les membres de l’équipe et facilite l’aboutissement réel des actions, au lieu de simplement cocher des cases.

Bien mis en place, le suivi de projet apporte de la clarté. Chacun sait ce qu’il fait, ce qui arrive ensuite et comment cela s’intègre à l’objectif commun.

## Ce qui fait dérailler vos échéances

Vous connaissez sûrement ce scénario : le projet débute avec enthousiasme, les tâches s’enchaînent, les mises à jour pleuvent. Puis, progressivement, le rythme ralentit. Des tâches restent en attente, un relais tarde… et soudain, l’échéance tombe, sans que le projet ne soit terminé.

Ce n’est généralement pas faute de travail. C’est souvent parce que personne n’a une vision claire de qui fait quoi, et quand.

Voici quelques raisons fréquentes pour lesquelles les délais ne sont pas respectés :

![Infographie intitulée « Pourquoi les délais sont dépassés – malgré l’implication de tous ». À gauche, quatre causes de retard (absence de responsabilité claire, changements constants de priorité, listes de tâches dispersées, pas de visibilité en temps réel) et à droite, des solutions proposées.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/why_projects_miss_deadlines_fr_926c788aca.png)

### 1. Des responsabilités floues

L’un des meilleurs moyens de bloquer une tâche, c’est de ne pas savoir qui en est responsable. Si elle est attribuée à un groupe ou laissée sans responsable, personne ne s’en sent vraiment chargé. Elle reste là, en attente.

Une attribution claire de la charge de travail est essentielle. Chaque tâche doit avoir une personne désignée, avec un nom, pas “l’équipe” ni “quelqu’un”. Cela évite les confusions, réduit les relances et garde tout le monde concentré.

### 2. Des priorités qui évoluent

Les projets évoluent, c’est normal. Mais si les priorités bougent en permanence sans cadre clair, les équipes finissent par réagir au lieu de planifier. Une tâche importante est repoussée pour faire place à une urgence perçue, pas forcément réelle.

Sans priorisation partagée, même les tâches essentielles peuvent être négligées. Il est donc crucial d’afficher [les priorités](https://wedo.com/fr/blog/guide-gerer-et-prioriser-vos-taches-quotidiennes-efficacement) de façon claire et visible pour tous.

### 3. Des tâches dispersées

Quand les tâches sont éparpillées entre des e-mails, des post-its, des documents et plusieurs outils, il devient presque impossible d’avoir une vue d’ensemble. Résultat : certaines tombent dans l’oubli.

Centraliser toutes les tâches au même endroit est indispensable. Cela facilite le suivi, la réaffectation et la coordination, surtout quand plusieurs personnes sont impliquées.

### 4. Une mauvaise vision de l'avancement des tâches

Avoir des [tâches avec des échéances](https://wedo.com/fr/blog/comment-respecter-la-planification-des-taches-et-les-echeances), c’est bien. Mais sans suivi en temps réel, impossible de savoir si on est réellement dans les temps. Et quand on réalise qu’une tâche est en retard, il est souvent trop tard.

C’est là qu’intervient une [gestion active des tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe) : ne pas seulement les assigner, mais suivre concrètement leur avancement. Pas besoin d’un suivi à l’heure, mais il faut une visibilité suffisante pour intervenir avant que ça dérape.

## Comment monter un système de suivi efficace avec WEDO

Le suivi de projet fonctionne vraiment lorsqu’il s’intègre naturellement à la façon de travailler de votre équipe — et non quand on essaie de l’ajouter après coup. Si vos outils de gestion soutiennent déjà la manière dont votre équipe pense, planifie et communique, il devient bien plus simple de garder le contrôle sur l’avancement.

Voici une méthode étape par étape pour construire un système efficace, avec un aperçu de ce que [WEDO](https://wedo.com/fr/features) peut vous apporter.

### Étape 1 : Centraliser les tâches

Si votre équipe jongle entre plusieurs outils — des notes ici, des tâches là, des mises à jour ailleurs — des oublis sont à prévoir. Une liste de tâches partagée et structurée permet à tout le monde d’avancer dans la même direction.

**La solution de WEDO :**

![Vue d’un point de réunion WEDO avec une description, une liste de tâches et des suggestions pour améliorer une campagne Google Ads, accompagnée d’icônes de gestion du temps et de checklist](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_meeting_topic_fr_b5429f8219.png)

WEDO regroupe toutes vos tâches en un seul endroit, organisées par espace de travail, projet ou réunion. Vous pouvez créer des tâches lors d'une séance de planification et les lier directement à la discussion dont elles proviennent. Plus de tâches perdues, plus besoin de fouiller dans vos mails : une seule source d’information, claire et partagée.

### Étape 2 : Assigner chaque tâche à un membre précis

Une tâche sans responsable désigné a peu de chances d’avancer. Une attribution claire évite le fameux “je pensais que quelqu’un s’en occupait”.

**La solution de WEDO :**

Chaque tâche dans WEDO est attribuée à une personne précise, visible par toute l’équipe. Vous pouvez définir une date d’échéance, ajouter des consignes et des pièces jointes, et inclure d’autres membres si besoin. Les personnes concernées sont notifiées en temps réel, sans avoir besoin de relancer qui que ce soit.

### Étape 3 : Prioriser avec intention

Sans priorisation claire, tout devient urgent, et l’équipe finit par réagir plutôt que planifier. Un bon système de suivi met en avant ce qui compte vraiment.

**La solution de WEDO :**

WEDO permet de hiérarchiser les tâches à l’aide de tags personnalisés ou encore via la matrice d’Eisenhower pour distinguer l’important du superflu. Vous pouvez filtrer votre vue pour ne voir que les tâches prioritaires et garder le cap sur l’essentiel.

### Étape 4 : Prévenir les problèmes en suivant l’avancement

Une tâche en retard n’est pas le vrai problème : c’est le symptôme. Plus on détecte tôt un ralentissement, plus il est facile à corriger.

**La solution de WEDO :**

WEDO vous permet de suivre l’avancement en temps réel. Les tâches se mettent à jour au fur et à mesure que les membres les complètent, les commentent ou les replanifient. Vous pouvez filtrer par statut (en cours, en retard, terminé), voir les tâches par date limite, et obtenir une vue d’ensemble du projet sans attendre de réunion ni de rapport manuel.

### Étape 5 : Utiliser la chronologie visuelle pour anticiper les retards

Même avec un bon suivi des tâches, les plannings peuvent évoluer : un blocage retarde une tâche et tout le reste en pâtit. C’est là qu’un outil de planification visuelle comme un diagramme de Gantt fait la différence.

**La solution de WEDO :**

![Capture d’écran de la vue Gantt WEDO affichant une hiérarchie de tâches, leurs durées et des barres colorées illustrant l’avancement par trimestre](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_task_and_checklists_gantt_view_fr_27cea3b9bf.png)

WEDO intègre un diagramme de Gantt qui vous offre une vue en temps réel de l’ensemble de votre projet. Vous pouvez [visualiser les dépendances entre les tâches](https://wedo.com/fr/features/tasks), suivre l’avancement et repérer les retards avant qu’ils n’impactent la livraison.

Vous gardez également le contrôle sur la façon dont les changements de dates affectent votre planification, grâce à [trois options de gestion des marges intelligentes](https://wedo.com/fr/features/project-management) :

- **Maintenir le tampon** : conserve l’écart entre les tâches liées
- **Consommer le tampon** : absorbe les retards uniquement si nécessaire
- **Désactiver le décalage des dates** : modifie une tâche sans impacter les autres

Une manière rapide et flexible de garder vos projets sur les rails, même lorsque les plans changent.

### Étape 6 : Centraliser les échanges

Si votre équipe doit chercher des infos dans un fil Slack ou une chaîne d’e-mails, elle perd du temps. La communication doit faire partie du flux du travail.

**La solution de WEDO :**

Chaque tâche dans WEDO dispose d’un espace pour les commentaires, les notes et les fichiers joints. Tout l’historique est conservé au même endroit, de la demande initiale au résultat final. Cela facilite les questions, les retours ou les transmissions de tâches.

### Étape 7 : Intégrer le suivi à votre routine hebdomadaire

Configurer un système ne suffit pas. Pour être efficace, le suivi doit devenir une habitude : un réflexe que l’équipe consulte, met à jour et utilise au quotidien.

**La solution de WEDO :**

WEDO vous aide à ancrer cette habitude. Vous pouvez consulter les tâches depuis votre tableau de bord, filtrer celles qui arrivent à échéance, ou faire le point sur les différents espaces de travail. Lors des réunions hebdomadaires, vous pouvez suivre les projets en direct, mettre à jour les statuts et créer de nouvelles tâches.

Quand ces étapes s’intègrent à votre quotidien et que vos outils sont conçus pour les accompagner, le suivi de projet cesse d’être une tâche en plus : il devient un mécanisme naturel.

## Conclusion

Les équipes les plus performantes ne sont pas seulement bien organisées : elles sont alignées. Elles savent ce qu’il faut faire, qui en est responsable et ce qui pourrait freiner l’avancement.

Ce niveau de clarté repose sur un système de suivi de projet efficace — un logiciel de gestion de projet qui facilite la gestion des tâches, la priorisation du travail et l’adaptation face aux imprévus.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) offre à votre équipe ce système. Il relie la planification à l’exécution pour vous permettre de livrer à temps, sans désordre ni stress inutile.

Prêt·e à reprendre le contrôle sur vos tâches, projets et échéances ? Lancez votre [essai gratuit WEDO dès aujourd’hui](https://wedo.com/fr/signup).

Découvrez comment améliorer le suivi de projet, gérer les tâches efficacement et respecter les délais grâce à la plateforme collaborative WEDO.

Visuel violet avec un texte en blanc : « Comment maîtriser le suivi de projet sans perdre de vue les délais ? », accompagné d’une icône d’engrenage avec une horloge et une frise de progression en bas

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Maîtriser le suivi de projet sans jamais rater une échéance

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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