Les champs personnalisés vous permettent d’ajouter de l’information dans le volet de détails des tâches de votre réseau de manière structurée. Les cas d’utilisation sont innombrables grâce aux 6 types prédéfinis que nous vous proposons.

## Cas d’utilisation

Dans cet article, nous vous proposons trois cas d’utilisation afin de vous aider à comprendre les champs personnalisés :

* Ajouter un champ personnalisé pour estimer la durée des tâches,
* Ajouter un statut sur les tâches liées à un projet,
* Ajouter les services concernés par les tâches de la direction.

De manière générale, un champ personnalisé peut être activé sur l’ensemble des tâches du réseau ou uniquement sur un ou plusieurs espaces de travail.

## Ajouter un champ personnalisé pour estimer la durée des tâches

Pour créer un nouveau champ personnalisé, allez dans _Profil_ \> _Paramètres_ \> onglet _Champs personnalisés_. Cliquez ensuite sur le bouton **Ajouter un champ personnalisé**.

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Une fenêtre s’ouvre, vous permettant de choisir parmi six types de champs. Pour estimer la durée des tâches en minutes, nous aurons besoin du type « Nombre ».

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive2_5d4f3a2160.png)

Saisissez ensuite le nom de votre champ personnalisé, choisissez une icône pour représenter ce champ dans le volet de détails et enfin l’option pour définir si le champ est global ou à activer dans un ou plusieurs espaces de travail.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive3_b2e0359b5a.png)

Finalement cliquez sur **Enregistrer**.

Sur chaque tâche de mon réseau, apparaît maintenant le champ « Durée en minutes » dans le volet de détails des tâches :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive4_be95a31753.png)

## Ajouter un statut sur les tâches liées à un projet

Pour créer un nouveau champ personnalisé, allez dans _Profil_ \> _Paramètres_ \> onglet _Champs personnalisés_. Cliquez ensuite sur le bouton **Ajouter un champ personnalisé**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive1_1304187a99.png)

Pour un statut sur les tâches d’un projet, le champ personnalisé approprié sera la « Liste déroulante ».

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive5_c7b63ba24d.png)

Saisissez ensuite le nom de votre champ personnalisé, choisissez une icône pour représenter ce champ dans le volet de détails et enfin l’option « Non, je veux choisir dans quels espaces de travail il doit être actif ».

Je saisis ensuite les différents statuts dont je veux disposer dans mon projet :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive6_ff141f8924.png)

Notez que je peux choisir une couleur pour représenter chaque statut.

Pour activer le champ dans un espace de travail, je vais dans les _paramètres_ de l’espace de travail en question (ici mon _Projet zéro papier_) et dans l’onglet _Champs personnalisés_. Je clique sur **Activer** sur la ligne du champ qui m’intéresse.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive7_5ef6596455.png)

Dès maintenant, je peux sélectionner le statut de chacune des tâches partagées dans mon espace « Projet zéro papier ».

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Notez que je peux également trier les tâches du projet par rapport à leur statut d’avancement :

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## Ajouter les services concernés par les tâches de la direction

Pour créer un nouveau champ personnalisé, allez dans _Profil_ \> _Paramètres_ \> onglet _Champs personnalisés_. Cliquez ensuite sur le bouton **Ajouter un champ personnalisé**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive1_1304187a99.png)

Ici, c’est le type « Choix multiples » que je souhaite utiliser.

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Saisissez ensuite le nom de votre champ personnalisé, choisissez une icône pour représenter ce champ dans le volet de détails et enfin l’option « Non, je veux choisir dans quels espaces de travail il doit être actif ». Pour terminer, saisissez les différents « Services » et cliquez sur **Enregistrer**.

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Pour activer le champ dans l’espace de travail _Direction_, je vais dans les paramètres de l’espace de travail en question et dans l’onglet _Champs personnalisés_. Je clique sur **Activer** sur la ligne du champ qui m’intéresse.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive12_9dda7c3f4b.png)

J’ai maintenant la possibilité de choisir un ou plusieurs services concernés pour chaque tâche se trouvant dans mon espace de travail « Direction ».

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## Le partage des tâches et les champs personnalisés

Si vous partagez une tâche dans un espace de travail, les champs personnalisés activés dans l’espace seront automatiquement affichés dans le volet de détails de la tâche. Si vous sortez une tâche d’un espace de travail, les champs personnalisés sont simplement masqués. Ce système laisse la flexibilité de partage des tâches intacte tout en assurant aucune perte de donnée.

**Si nous pouvons améliorer WEDO, c’est notamment grâce à vos feedbacks. N’hésitez donc pas à nous faire part de vos propositions d’améliorations ou autres idées de développement.**

Les champs personnalisés vous permettent d’ajouter de l’information dans le volet de détails des tâches de votre réseau de manière structurée. Les cas d’utilisation sont innombrables grâce aux 6 types prédéfinis que nous vous proposons.

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Les champs personnalisés

## Les sections dans WEDO

Depuis quelques semaines, WEDO permet de choisir le tri des listes de tâches : par date, par échéance, par utilisateur, par espace de travail et par priorité.

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Les sections sont automatiquement créées en fonction du mode de tri choisi.

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## Passez de la vue liste à la vue Kanban

Dans chaque liste de tâches, un bouton permet de passer de la vue liste à la vue Kanban.

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Les sections sont automatiquement transformées en colonnes et les tâches apparaissent sous forme de cartes que l’on peut déplacer d’une colonne à l’autre.

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Le fait de passer une carte d’une colonne à l’autre modifie ses propriétés. Par exemple : en triant les tâches par utilisateur avec l’affichage en vue Kanban, vous pouvez attribuer les tâches aux différentes personnes en les déplaçant dans la colonne de la personne correspondante.

## Créez vos propres sections

Imaginons que vous souhaitiez créer un espace de travail pour un _**Projet Y**_ qui comprend quatre phases. Les quatre phases sont _Avant-projet_, _Lancement_, _Développement_, _Communication_.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_04_diapositive4_bf9039232d.png)

Créez l’espace de travail _**Projet Y**_ puis allez dans ses _Paramètres_ \> onglet _Sections_. Saisissez les quatre phases et déplacez-les dans l’ordre souhaité. Dans l’onglet _Vue par défaut_, vous pouvez choisir le tri et la vue qui devront être sélectionnés par défaut dans cet espace de travail.

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Voici le résultat :  

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Notez que les tâches triées par section peuvent être organisées manuellement dans l’ordre souhaité.

## Conclusion

Grâce à la vue Kanban, gérez vos projets de manière visuelle. La vue Kanban permet un suivi de l’avancement de projets aisé et les sections personnalisées vous permettent des cas d’utilisation sans limite : étapes de projet, statuts d’avancement, groupes par département, etc.

## A découvrir également dans cette version

Les sections personnalisées peuvent également être utilisées dans les modèles de checklists.

Le tri des tâches a été amélioré pour plus de simplicité et de compréhension.

Le bouton _**Organiser**_ a été déplacé sur chaque section afin de permettre une utilisation plus précise et intuitive de la fonctionnalité.

Une nouvelle option du bouton _**Organiser**_ permet de définir des échéances à la volée sur les tâches.

Il est maintenant possible de créer des dossiers dans le menu principal afin d'y regrouper les espaces de travail. Exemple de dossiers : _Départements_, _Projets_, etc. Pour créer des dossiers, allez sur votre _Profil_ \> _Paramètres du réseau_ \> onglet _Menu_. Ici, vous pouvez créer les dossiers et glisser-déposer les différents espaces de travail pour les organiser. Notez que les modifications apportées sont valables pour tous les utilisateurs du réseau.

Finalement, l’onglet _Fichiers_ regroupe automatiquement tous les fichiers liés à des séances ou des tâches dans chaque espace de travail. Prémices de la gestion documentaire dans WEDO ? Possible…

Pour toutes celles et ceux qui préfèrent travailler de manière visuelle : découvrez la vue Kanban.

Article "mise à jour": affichage en vue Kanban pour la gestion des tâches

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WEDO intègre la vue Kanban

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Prochain webinaire | Nouvelle fonctionnalité : proposez vos thématiques avant la réunion

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Parfois, il ne faut pas nécessairement plus d’outils pour mieux gérer son travail. Il suffit simplement d’une meilleure visualisation.

Le tableau Kanban a justement été conçu pour répondre à ce problème. Il offre aux équipes une vue claire des tâches à réaliser, celles en cours et celles qui sont terminés. Le tableau de Kanban évite de naviguer entre des listes de tâches interminables ou des informations perdues dans les fils de discussion.

Née dans le secteur industriel, la méthode Kanban est aujourd’hui l’un des moyens les plus simples et efficaces pour gérer des projets. Il s'applique à tout type de secteur et d'activité, comme le développement de logiciel, le marketing, la gestion des opérations et autres.

Dans ce guide, nous décryptons le rôle et les atouts du tableau Kanban, en quoi il diffère de l'approche Scrum, dans quels contextes il est le plus utile et comment l’intégrer facilement à votre flux de travail grâce aux bons outils.

Souhaitez-vous que je relise l’introduction complète si vous l’avez rédigée ?

## Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?
Commençons par les bases. Un [tableau Kanban](https://www.icagile.com/resources/intro-to-kanban-what-it-is-how-it-works-benefits-and-core-principles) est un outil visuel permettant d’organiser le travail, de suivre sa progression, et de visualiser ce qui est accompli — sans devoir plonger dans des tableurs ou des boîtes mail.

Son principe est simple : les colonnes représentent les différentes étapes d’un processus, comme « À faire », « En cours », ou « Terminé ». Les tâches sont représentées sous forme de cartes que l’on fait glisser d’une colonne à l’autre au fur et à mesure de l’avancement.

La majorité des applications Kanban suivent ce modèle, en y ajoutant des fonctionnalités comme des dates d’échéance, des listes de contrôle, des étiquettes ou des assignations, afin d’aider les équipes à rester organisées.

Le concept s’inspire de la méthode Kanban originale, mise au point par Toyota pour gérer les flux de production sur les chaînes de montage. Avec le temps, elle s’est transformée en une des approches les plus répandues de la gestion de projet moderne — particulièrement utile pour les équipes qui ont besoin de flexibilité et de visibilité en temps réel.

Que vous gériez un projet en solo ou que vous travailliez avec une équipe de développement complète, l’objectif du tableau reste le même : rendre le travail visible, limiter le nombre de tâches en cours, et maintenir une progression fluide dans la bonne direction.

Et le meilleur dans tout ça ? Il n’est pas nécessaire de mettre en place un système complexe pour démarrer. Quelques colonnes, quelques cartes, et vous voilà déjà équipé d’un outil qui évolue avec votre charge de travail.

## Kanban vs Scrum : quelle est la différence ?

Kanban et Scrum sont deux cadres méthodologiques très répandus dans l’univers agile, mais ils reposent sur des approches différentes pour organiser le travail. Si vous avez déjà utilisé des tableaux de tâches, il y a de fortes chances que vous ayez croisé les deux — parfois sans même le savoir.

Faisons le point.

![Image comparant Kanban et Scrum. Kanban est basé sur un flux continu, flexible, avec des limites de travail (WIP), et une gestion des priorités évolutives. Scrum repose sur une structure avec des rôles définis (Scrum Master, Product Owner), des sprints à durée déterminée, et une planification des sprints avec des livrables fixes.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Kanban_vs_Scrum_Whats_the_Difference_fr_d3b82d14d6.png)

Scrum fonctionne par itérations temporelles appelées sprints. Les équipes s’engagent sur un ensemble de tâches à réaliser sur une période fixe, généralement de deux à quatre semaines.

Ce cadre inclut des rôles bien définis : product owner, scrum master, équipe de développement. Il est particulièrement adapté aux projets ayant une échéance claire et des livrables structurés. Le rythme est soutenu, avec des rituels planifiés tels que les réunions de planification, de revue et de rétrospective.

Kanban, à l’inverse, repose sur un flux de travail continu. Les tâches ne dépendent pas du démarrage ou de la fin d’un sprint pour avancer. Elles circulent librement sur un tableau Kanban, offrant ainsi plus de flexibilité pour ajuster les priorités en cours de route. Ce modèle convient parfaitement aux équipes qui gèrent un flux constant de travail : support, projets internes, création de contenu, etc., sans devoir tout réorganiser toutes les deux semaines.

Là où Scrum structure le travail autour du sprint, Kanban met l’accent sur la fluidité. Les équipes définissent souvent des limites de travail en cours (work in progress limits) pour éviter la surcharge et réduire les blocages. Et plutôt que d’organiser des rétrospectives ponctuelles, elles procèdent à des ajustements réguliers basés sur l’observation directe du déroulement des tâches.

Toutefois, ces deux approches ne sont pas incompatibles. De nombreuses équipes combinent les deux : planification en sprints, suivi visuel via un tableau Kanban. [WEDO](https://wedo.com/fr/features) prend en charge ces deux modes de fonctionnement, mais sa structure flexible de gestion des tâches en fait un outil particulièrement adapté aux équipes qui recherchent une visibilité en temps réel et la capacité d’adapter leurs méthodes au fil des changements.

Si vos projets évoluent rapidement, impliquent plusieurs profils métiers, ou ne suivent pas un cycle de sprint strict, la gestion de projet avec Kanban pourrait s’avérer plus adaptée — et bien plus simple à mettre en œuvre avec un outil conçu pour une collaboration souple.

Comment fonctionne réellement un tableau Kanban
Un [tableau Kanban](https://kanban.university/kanban-guide/) transforme une liste de tâches en un outil visuel et interactif. La structure est simple : les colonnes représentent les étapes du travail, et les cartes représentent les tâches individuelles. À mesure qu’une tâche avance, sa carte passe d’une colonne à l’autre, généralement de « À faire » à « En cours » puis à « Terminé ».

Ce déplacement n’est pas juste esthétique. Il permet de visualiser les flux de travail, de suivre l’avancement réel et de garder tout le monde aligné, sans devoir organiser une réunion.

Voici ce que l’on retrouve dans la plupart des applications de tableaux Kanban numériques :

- **Colonnes :** elles sont personnalisables pour refléter votre processus réel. Une équipe de contenu peut utiliser « Brouillon », « Relecture », et « Publié ». Une équipe de développement logiciel peut opter pour « Backlog », « En cours », « QA » et « Déployé ».
- **Cartes :** elles représentent des tâches, des user stories ou des éléments de travail. Elles contiennent souvent un titre, une description, un responsable, une date d’échéance et un statut.
- **Mouvement :** les cartes se déplacent au fil de l’avancement du travail. Cela permet à l’équipe de suivre en temps réel ce qui est actif, bloqué ou terminé.

La vue d’ensemble du tableau apporte de la clarté. Les membres de l’équipe voient immédiatement ce qui nécessite leur attention, sans devoir parcourir une longue liste de tâches. Utilisé de manière régulière, un tableau Kanban aide à détecter les blocages rapidement. Par exemple, lorsqu’il y a trop de tâches dans la colonne « En cours », il donne le signale d'alarme à l’équipe afin qu'elle puisse réajuster ses délais et ses priorités.

L’un des principes clés de la méthode Kanban est justement de limiter le travail en cours. Cela signifie ne traiter que quelques tâches à la fois, plutôt que de vouloir tout faire en même temps. Cela permet de maintenir un haut niveau de qualité et de réduire les interruptions.

Résultat : une équipe plus concentrée, moins de tâches oubliées et un système toujours à jour, sans devoir penser à actualiser manuellement le statut d'une tâche.

## Tableau Kanban : cas d’usage
La force du tableau Kanban réside dans sa capacité à s’adapter à tous types de travaux. Que vous fassiez partie d’une équipe de développement, que vous gériez des opérations internes ou des projets créatifs, cette structure simple permet de suivre les tâches, de réduire les frictions et de livrer un travail plus régulier.

Voici quelques exemples courants d’utilisation de la méthode Kanban pour rester organisé :

### Développement logiciel et IT
Les équipes d’ingénierie utilisent souvent Kanban pour des tâches continues et rapides comme la correction de bugs, le support ou les déploiements de nouvelles fonctionnalités. Chaque carte peut représenter un ticket, un problème ou une tâche, avançant dans des colonnes comme « Backlog », « En cours », « Revue de code » et « Déployé ».

C’est particulièrement utile avec les pratiques Agile ou comme alternative souple aux sprints stricts. Les équipes de développement s’en servent aussi pour repérer les blocages, limiter les tâches bloquantes et analyser leur productivité.

### Équipes produit
De la planification de la roadmap à la livraison des fonctionnalités, le tableau Kanban aide les product managers et les équipes pluridisciplinaires à suivre leurs priorités. Les cartes incluent souvent des spécifications, des maquettes ou des liens vers des documents associés. Le product owner peut ainsi visualiser rapidement les tâches en cours, bloquées ou en retard.

### Marketing et création
Campagnes, production de contenu ou demandes de design circulent mieux via un tableau. Une équipe marketing peut créer des colonnes comme « Idées », « En cours », « Relecture client » et « Publié ». Chaque carte contient des responsables, une échéance, des checklists et des fichiers joints, avec une vue claire de l’avancement.

### Opérations, RH et administration
Les tableaux Kanban ne s’adresse pas qu’aux équipes techniques ou créatives. Les RH peuvent suivre les étapes d’onboarding via un tableau. Les opérations peuvent gérer des tâches récurrentes comme le réapprovisionnement ou les audits. Toute équipe ayant un processus qui se répète peut utiliser un modèle de tableau Kanban adapté à son flux de travail.

### Équipes agiles ou hybrides
Pour les équipes Agile, Kanban peut compléter ou remplacer Scrum. Une équipe Scrum peut l’utiliser pour visualiser le sprint backlog et suivre l’avancement pendant les daily stand-ups. Les approches hybrides comme Scrumban mélangent la souplesse de Kanban et la structure de Scrum pour tirer parti des deux.

Qu’elle soit en présentiel ou à distance, une équipe reste alignée grâce à Kanban, sans microgestion. C’est un outil simple, visuel et adapté à presque tous les types de projets.

## Choisir le bon logiciel Kanban
Pour tirer pleinement parti d’un tableau Kanban, le choix de l’outil est essentiel. Certaines applications restent simples, tandis que d’autres offrent une structure plus poussée pour les équipes qui gèrent plusieurs projets. Le meilleur outil est celui qui s’adapte à la façon dont votre équipe travaille déjà.

Voici les éléments à vérifier lors de la comparaison des applications de type tableau Kanban et des outils de gestion de projet :

### Workflows personnalisables
L’outil doit permettre de créer un [tableau fidèle à votre mode de fonctionnement](https://wedo.com/fr/features/tasks). Cela inclut la possibilité de renommer les colonnes, d’en changer l’ordre et d’organiser les tâches selon vos propres logiques.

### Vues partagées pour garder l’équipe alignée
Une vue claire du tableau permet à chacun de voir ce qui est en cours, ce qui est bloqué et ce qui est terminé. Tous les membres doivent pouvoir accéder à la même liste de tâches et la mettre à jour en temps réel, sans effort.

### Détails intégrés aux tâches
Le tableau doit permettre d’assigner des tâches, de fixer des échéances et d’ajouter du contexte à chaque carte. Cela facilite le suivi, surtout quand plusieurs personnes collaborent ou que les délais sont serrés.

### Visibilité en temps réel
Les mises à jour doivent apparaître immédiatement. Un tableau qui reflète les changements en direct permet de gérer le travail efficacement, sans messages en double ni perte de temps. Cela aide aussi à repérer les retards avant qu’ils ne deviennent bloquants.

### Intégration au mode de travail de l’équipe
Un tableau est réellement utile s’il s’intègre au flux de travail global. Il faut donc choisir un outil de gestion de projet qui ne se limite pas à afficher des cartes, mais qui prend en charge la création, l’attribution et la finalisation des tâches, idéalement sans changer de plateforme.

## Créer un tableau Kanban dans WEDO
Si votre équipe suit déjà ses tâches dans WEDO, pas besoin d’un nouvel outil ni d’étapes supplémentaires pour utiliser un [tableau Kanban](https://wedo.com/fr/tag/kanban) : tout est déjà intégré dans la plateforme.

Chaque espace de travail dans [WEDO](https://wedo.com/fr/features) propose une vue en colonnes, où les tâches sont organisées par section. Vous pouvez structurer ces sections selon le processus réel de votre équipe, comme « À faire / En cours / Terminé » ou des étapes plus spécifiques, comme « Planification / Validation / Lancement ».

À mesure que le travail avance, les tâches se déplacent simplement d’une colonne à l’autre par glisser-déposer. Vous avez ainsi une vue claire de ce qui est en cours, terminé ou en attente d’action de la part d’un collègue.

Chaque carte-tâche dans WEDO peut être assignée à une ou plusieurs personnes, avec une date d’échéance, des notes et un statut facultatif. Il est possible de filtrer les vues par date limite, statut ou responsable, ce qui permet de repérer rapidement les points à traiter sans devoir passer en revue tout le tableau.

L’un des atouts de WEDO, c’est l’intégration naturelle du tableau Kanban avec le reste du travail collaboratif. Les tâches créées pendant les réunions ou dans un projet partagé apparaissent automatiquement dans le tableau, ce qui évite les oublis.

Plus besoin de recopier des notes ou de gérer plusieurs listes de tâches : tout reste centralisé et mis à jour en temps réel.

Que vous pilotiez un projet ou que vous souhaitiez simplement organiser votre flux de travail quotidien, WEDO vous offre une configuration Kanban souple et simple à utiliser.

## Conclusion
Un tableau Kanban ne fait pas qu’organiser les tâches. Il aide les équipes à voir clairement leur charge de travail, à rester concentrées et à avancer de manière fluide. Que vous travailliez dans un service produit, des opérations, du marketing ou du développement, la méthode Kanban vous apporte une structure facile à comprendre et à maintenir.

WEDO facilite l’adoption de cette méthode : vous créez des tâches en réunion, vous les organisez visuellement dans un tableau, et vous suivez leur avancement sans intégration supplémentaire.

Envie de gérer vos projets avec plus de clarté et moins de frictions ? Lancez votre [essai gratuit](https://wedo.com/fr/signup) de WEDO dès aujourd’hui.

Découvrez comment fonctionnent les tableaux Kanban, en quoi ils se distinguent de la méthode Scrum, et comment les utiliser efficacement en équipe avec une visibilité en temps réel dans WEDO.

Illustration avec le texte "Qu'est-ce qu'un tableau Kanban?" à gauche et des icônes de cartes de tâches organisées en grille à droite, sur fond bleu.

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Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ? Outils, applications et cas d’usage

Découvrez comment le regroupement de tâches améliore la concentration et limite les changements de contexte. Voyez comment WEDO aide les équipes à s’organiser, à prioriser et à accomplir leur travail plus efficacement.

Image sur fond orange avec le titre « Task Batching Explained: How to Group Your Work for Maximum Focus », illustrée par une roue dentée contenant une personne, reliée à trois cases cochées représentant des tâches regroupées.

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Comment maximiser votre concentration avec la méthode de regroupement des tâches

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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