## Les nouveautés de l’onglet Fichiers 📁

Chaque espace de travail dans WEDO permet de partager des fichiers avec les membres concernés. Dans l’onglet Fichiers, vous retrouvez :

* Les **Fichiers partagés** avec l’espace de travail : chaque utilisateur peut ainsi les lier facilement aux tâches ou aux réunions concernées.
* Les **Fichiers non partagés** : retrouvez ici tous les fichiers uniquement joints aux réunions et tâches de l’espace.

Afin d’organiser efficacement les fichiers partagés, vous pouvez dorénavant les hiérarchiser à l’aide de dossier.

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### Créer un dossier

Optimisez votre système de classement en créant des dossiers pour hiérarchiser vos fichiers !

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**💡Astuces :** 

* Cliquez sur l’icône maison 🏠 pour revenir à la base de la hiérarchie.
* Pour revenir en arrière, utilisez le bouton retour du navigateur (ou de votre souris 🖱️).

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### Déplacer des fichiers dans un dossier

Lorsque que vous aurez créé une arborescence à l’aide des dossiers, vous pourrez y ajouter les différents fichiers. Voici deux options :

➡️**Déplacer vers…**

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🖱️**Glisser-déposer**

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### Réaliser facilement des actions sur un ou plusieurs fichiers

Sélectionnez vos fichiers et utilisez la barre d’actions pour :

* Télécharger un ou plusieurs fichiers (WEDO vous crée un fichier ZIP en quelques clics ! 📂)
* Déplacer vers un autre dossier
* Supprimer

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💡 À partir du bouton **`⋮`** vous pouvez encore réaliser d’autres actions sur vos fichiers (ouvrir, télécharger, renommer, remplacer…) ou encore accéder à un historique des versions.

### Trier les fichiers par ordre croissant ou décroissant

Vous souhaitez trier une liste de fichiers ? Cliquez sur les en-têtes de colonnes pour les trier par Nom, Taille, Date de mise à jour ou Utilisateur. 

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## Les avantages de cette mise à jour 🗃️ 

Grâce à ces optimisations, créez dès aujourd’hui une structure de classement en fonction des habitudes de travail de vos équipes afin que tout le monde puisse facilement accéder au bon fichier. 

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Cette mise à jour est basée sur les feedbacks de nos clients ! Nous espérons que ces nouveautés faciliteront votre collaboration et la gestion de vos fichiers. 

Il est désormais possible de créer des dossiers pour organiser vos fichiers dans WEDO. Cette optimisation vous permet de retrouver et de partager plus facilement des documents avec d'autres utilisateurs. Découvrez les nouvelles fonctionnalités qui vous aideront à créer une arborescence efficace afin de mieux gérer votre flux de fichiers. 

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Organisez vos fichiers dans WEDO

## Révision de l’onglet Fichiers

L’onglet Fichiers, présent dans chaque espace de travail, fonctionne désormais comme un dossier. Les changements majeurs par rapport à la version précédente ? Plus besoin d’ajouter à plusieurs reprises un même fichier ! Les fichiers ajoutés à l’espace de travail pourront à l’avenir être repris afin d’être joints à une tâche ou à un point à l’ordre du jour sans que vous n’ayez besoin de vous replonger dans les dossiers de votre ordinateur. Vous souhaitez renommer, remplacer ou supprimer un fichier ? Tout cela est maintenant possible à partir de l’onglet Fichiers !

Dans l’onglet, les fichiers sont catégorisés en fonction de l’élément auquel ils sont liés :

* Les fichiers de l’espace – ceux ajoutés à l’onglet Fichiers
* Les fichiers joints aux tâches de l’espace de travail
* Les fichiers joints aux réunions de l’espace de travail

### Ajouter un fichier dans un espace de travail

Vous pouvez maintenant directement ajouter un fichier dans un espace de travail. Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet Fichiers puis cliquez sur le bouton **Ajouter un fichier**. 

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 Une fenêtre s’ouvre et propose deux options d’ajout : glisser-déposer le fichier ou le choisir à partir du bouton prévu à cet effet. 

**Nouveauté** : vous pouvez ajouter plusieurs fichiers à la fois.

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### Fichiers de l’espace

Les fichiers ajoutés à l’espace de travail s’affichent désormais dans cette catégorie. Ce sont les fichiers qui concernent les membres de l’espace de travail sans forcément être liés à une tâche ou une réunion. 

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### Modification du fonctionnement de base

Dans cette nouvelle version, les fichiers joints aux tâches ou aux réunions ne sont plus ajoutés dans l’espace de travail par défaut. Toutefois, ils peuvent y être ajoutés en un clic. Pour ce faire, cliquez sur **Ajouter dans…** via le volet d’informations du fichier. 

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### Fichiers joints aux tâches

En cliquant sur le bouton entonnoir, vous retrouvez d'abord le filtre **Joints aux tâches**. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_5_filtre_joints_aux_taches_bc07d34956.png)

Ici figurent uniquement les fichiers joints aux tâches de l’espace. Lorsque vous cliquez sur le fichier, le volet d’informations s’ouvre : un lien permet d’accéder directement à la tâche à laquelle le fichier est lié.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_6_volet_informations_lien_vers_la_tache_7d921bfb6c.png)

### Fichiers joints aux réunions

En cliquant sur le bouton entonnoir, vous retrouvez ensuite le filtre **Joints aux réunions.** 

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Ici figurent uniquement les fichiers joints aux réunions de l’espace. Lorsque vous cliquez sur le fichier, le volet d’informations s’ouvre : un lien permet d’accéder directement à la réunion qui comporte le fichier. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_8_volet_informations_lien_vers_la_reunion_f832f4c896.png)

### Tous les fichiers de l’espace

En cliquant sur le bouton entonnoir, vous retrouvez finalement le filtre **Tous.** 

Cette catégorie regroupe tous les fichiers de l’espace : 

* Les fichiers ajoutés à l’espace de travail
* Les fichiers joints aux tâches de l’espace de travail
* Les fichiers joints aux réunions de l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_9_filtre_tous_les_fichiers_de_lespace_4e2d0955a8.png)

### Volet d’informations

Lorsque vous cliquez sur un fichier figurant dans l’onglet, un volet d’informations s’ouvre à droite de l’écran. Vous y retrouvez : le nom fichier, son format, son emplacement, la date et l’heure de l’ajout, son poids, l’utilisateur qui l’a ajouté et les liens vers les éléments auxquels le fichier est lié. 

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### Gestion des versions 

WEDO gère désormais les conflits entre les différentes versions d’un même fichier. Lorsqu’un fichier de même format et portant le même nom est ajouté dans l’espace de travail, WEDO vous informe et vous propose deux options pour gérer le conflit :

* Remplacer le fichier existant par la version fraîchement ajoutée
* Garder les deux versions du fichier dans l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_11_gestion_des_conflits_entre_fichiers_451bf3618c.png)

**Info** : si vous souhaitez garder les deux versions, un suffixe comportant le numéro de la version viendra automatiquement compléter le nom du fichier ajouté (ex : \_2 ; \_3 ;\_4 ; etc.)

Pour chaque fichier, vous pouvez consulter l’historique des versions en cliquant sur l’onglet concerné. Notez qu’il est possible de télécharger, restaurer ou supprimer une version.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_12_onglet_versions_fichier_9f2d59107d.png)

### Rechercher à travers les fichiers

Un outil de recherche a été intégré dans l’onglet afin de vous faire gagner du temps. La recherche se fait uniquement à travers le filtre sélectionné. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_13_rechercher_un_fichier_dans_longlet_af5ca9ebff.png)

Chaque utilisateur peut également lancer une recherche à travers les fichiers de tous les espace de travail dont il est membre. 

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## Ajouter des fichiers aux tâches et réunions

Que ce soit pour les tâches ou les réunions, vous pouvez désormais ajouter plusieurs fichiers à la fois. Au niveau de l’ajout, deux options vous sont proposées. 

### Joindre un fichier depuis le disque

Premier cas de figure : le fichier n’a jamais été ajouté à la plateforme. Vous souhaitez donc accéder aux dossiers de votre ordinateur afin de le sélectionner. Cliquez alors sur l’option **Depuis le disque** puis choisissez les fichiers. 

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### Joindre un fichier depuis WEDO

Second cas de figure : le fichier à joindre est un fichier lié à un espace de travail dont vous êtes membre. Cliquez alors sur l’option **Depuis WEDO**. Une fenêtre qui reprend l’arborescence de votre réseau s’ouvre et vous permet d’accéder au bon espace. 

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## Aperçu rapide des fichiers PDF et images

L’option **Ouvrir** donne accès à l’aperçu du contenu des fichiers PDF et images. 

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Vous pouvez parcourir le document grâce à la navigation.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_20_apercu_pdf_3a00d6c3de.png)

## A découvrir également dans cette version

Une amélioration pour la gestion des utilisateurs : les administrateurs peuvent désormais choisir les équipes auxquelles les utilisateurs doivent être affiliés lors de la création des nouveaux comptes.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_21_creer_un_utilisateur_3b483fe7df.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_22_ajouter_un_utilisateur_dans_une_equipe_c842e6a6e4.png)

 **Des questions supplémentaires concernant la gestion des fichiers ? Consultez les articles de notre centre d’aide !** 

::button-primary[Accéder au centre d'aide]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/1464220-les-fichiers}

La gestion des fichiers a été entièrement repensée ! La nouvelle structure amenée par cette mise à jour est un premier pas dans le développement futur du module Fichiers. A travers cet article, découvrez les fonctionnalités qu’offre la nouvelle version mise en ligne. 

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La gestion des fichiers

WEDO permet de créer des tâches par envoi d’email. De l’email à la tâche, les données sont transmises de la manière suivante :

1. L'objet de l'email deviendra le titre de la tâche
2. Le contenu de l'email deviendra la description de la tâche
3. Tous les fichiers joints à l'email seront joints à la tâche

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive1_d807f647c5.png)

## Trois options existent lorsqu'il s’agit de créer des tâches dans WEDO par envoi d’email :

* Se créer une tâche pour soi-même
* Créer une tâche automatiquement déléguée à un collègue
* Créer une tâche automatiquement partagée dans un espace de travail

Pour envoyer une tâche par email dans WEDO, il suffit d’écrire un email en mettant comme destinataire une adresse email unique. Cette adresse email correspondra soit à une personne soit à un espace de travail.

## Où trouver les adresses emails uniques ?

Chaque personne et espace de travail possède une adresse email unique dans votre réseau WEDO.

Pour trouver mon adresse email unique personnelle, je vais dans mon _Profil > Paramètres > onglet Email en tâche_.

Pour trouver l’adresse email pour l’envoi de tâche à un collègue, il me suffit de lui demander son adresse qu’il trouvera au même endroit que moi.

Enfin pour l’adresse email correspondant à un espace de travail, je vais dans l’espace de travail en question, je clique sur l’icône de la _Roue dentée > Paramètres > onglet Email en tâche_.

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Notez que vous pouvez cumuler les destinataires. Ceci est utile pour créer une tâche attribuée à une personne et partagée dans un ou plusieurs espaces de travail.

## Exemple pratique

Je veux attribuer une tâche qui s’intitule « Préparer le plan de communication » à mon collègue Benoît. J’aimerais ajouter une description, par exemple : « Nombre de pages maximum : 3 ». Finalement, je souhaite que cette tâche soit partagée avec les espaces de travail de la Direction et du Marketing.

Voici à quoi ressemblerait mon email :

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## Transformer rapidement ses emails en tâches

Une alternative existe pour transformer rapidement un de vos emails en tâche dans votre espace personnel, transférez-le à **wedo@mail.wedo.swiss**.

## Autoriser d’autres adresses emails

Afin de pouvoir créer des tâches par envoi d’email dans votre espace personnel, une adresse doit être préalablement autorisée.

Par défaut, l’adresse email de connexion à votre compte WEDO ainsi que les adresses emails de vos collègues sont déjà autorisées. Nul besoin de les activer une nouvelle fois.

Pour ajouter une adresse, par exemple votre adresse email personnelle, procédez comme suit. Allez dans votre _Profil > Paramètres > onglet Email en tâche_ puis cliquez sur **\+ Ajouter une adresse email**. Saisissez ensuite l’adresse email que vous souhaitez ajouter. Un code vous est envoyé par email. Vous devez le saisir dans WEDO puis cliquer sur **Enregistrer** pour finaliser l’opération. Une fois que l’adresse est autorisée, un badge « **Active** » apparaît à côté de l’adresse.

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## Quelques exemples d’utilisation

* Attribuez des tâches à votre équipe sur la base d’emails reçus.
* Transférez les demandes de réparation reçues par email dans l’espace de travail « Technique » afin de les centraliser.
* Partagez les emails qui contiennent des pièces jointes à relire en séance en les transférant dans un espace de travail « Courrier à traiter ».

Si vous avez des questions ou des remarques, n’hésitez pas à nous écrire via le support par chat dans WEDO.

Découvrez comment transformer vos emails en tâches sans effort en les transférant à WEDO.

Article "mise à jour" détaillant la fonction de création de tâches par envoi d'email avec aperçu de l'interface utilisateur

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Création de tâches par envoi d’email

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Beaucoup d’équipes sous-estiment le temps perdu dans les petites tâches répétitives : recréer sans cesse les mêmes tâches dans un outil de gestion, mettre à jour manuellement les statuts, relancer les collègues pour connaître le status d'une action. Ces tâches ne sont pas complexes, mais elles s’accumulent vite et freinent l’avancée réelle du travail.

Heureusement, il existe une manière plus efficace de gérer cette routine. L’automatisation des tâches permet de soulager votre équipe en mettant en place des règles simples qui assurent le bon déroulement des opérations.

Dans cet article, nous verrons ce qu’est l’automatisation des tâches, comment elle s’intègre à vos processus, et comment des plateformes comme WEDO vous aident à gagner du temps sur les étapes répétitives de votre travail.

## Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?
Commençons par définir ce qu’on entend par automatisation des tâches.

En termes simples, il s’agit d’utiliser la technologie pour gérer les actions répétitives de votre flux de travail — celles qui surviennent souvent, suivent un schéma, et ne nécessitent pas une intervention humaine à chaque fois. L’idée est de mettre en place un système une fois pour toutes, afin d’éviter de répéter la même tâche manuellement.

Au lieu de vous connecter chaque semaine à votre outil de gestion pour recréer les mêmes tâches ou suivre les mises à jour manuellement, l’automatisation vous permet de définir des déclencheurs qui s’occupent du travail à votre place. Par exemple :

- À la fin d’une réunion, attribuer automatiquement les actions à réaliser.
- Lorsqu’une tâche est marquée comme terminée, notifier automatiquement la personne suivante.
- Quand une échéance approche, envoyer un rappel sans avoir à cliquer sur « envoyer ».

L’automatisation ne permet pas seulement de gagner du temps — même si c’est un atout majeur. Elle réduit aussi le risque d’oubli. Moins d’interventions manuelles, c’est aussi moins d’erreurs, en particulier dans des projets rapides ou au sein de grandes équipes.

Et le meilleur dans tout ça ? Vous n’avez pas besoin de connaissances techniques pour appliquer ce principe. Avec un bon outil de gestion des procédures, l’automatisation des tâches peut se faire simplement, en définissant des règles ou en organisant visuellement les étapes à l’aide du glisser-déposer.

## Comment l’automatisation aide les équipes à travailler plus efficacement
La plupart des équipes n’ont pas besoin de plus d’heures dans une journée — elles ont surtout besoin de passer moins de temps sur des tâches qui pourraient être automatisées.

C’est là que l’automatisation des tâches fait vraiment la différence. Elle permet de réduire les actions répétitives comme attribuer les mêmes tâches à plusieurs personnes, relancer sur une échéance, copier des informations d’un outil à l’autre… Ces tâches semblent anodines, mais elles sont chronophages, nuisent à la concentration et créent des frictions.

L’automatisation ne se contente pas de faire gagner du temps. Elle améliore aussi la fiabilité. En automatisant une tâche récurrente ou en définissant une règle de traitement, vous évitez les oublis ou les erreurs de saisie. Moins d’erreurs humaines, c’est un processus plus fluide et plus fiable, surtout quand les projets s’accélèrent.

Elle améliore également la visibilité. Plus besoin de compter sur quelqu’un pour mettre à jour un tableau ou prévenir la personne suivante : le système informe toutes les parties prenantes en temps réel. Cette régularité renforce la coordination et la confiance dans les processus.

De plus, l’automatisation simplifie vos méthodes de travail sans les réinventer. Si votre [outil de gestion de tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe) prend en charge les relances, les rappels ou les transmissions, votre équipe peut se concentrer sur l'opérationnel.

C’est un petit changement, mais aux effets cumulés. Sur une semaine, un mois ou un trimestre, l'automatisation des tâches récurrentes peut faire gagner plusieurs heures à votre équipe — sans modifier sa façon de collaborer

## Quand l'automatisation des tâches est-elle utile ? 
Si vous vous demandez où l’automatisation des tâches peut s’intégrer dans votre façon de travailler, voici une règle simple : commencez par toutes les actions ce que vous réalisez plus d’une fois.

Cela peut être création de tâches, l’attribution manuelle des suivis après chaque réunion, les relances, ou encore la copie d’informations d’un outil à l’autre pour tenir une équipe informée.

![Infographie intitulée « Tâches que vous devriez automatiser en premier », montrant six icônes avec des étiquettes autour d'une icône centrale en forme d'étoile. Les tâches sont les suivantes : « Assigner des suivis après les réunions », “Notifier la personne suivante lorsqu'une tâche est terminée”, “Envoyer des rappels de délais”, “Copier des informations entre les outils” et “Recréer des tâches récurrentes”.  ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_you_should_automate_first_fr_3f152e506e.png)

Toutes ces actions peuvent — et devraient souvent — être automatisées.

Par exemple, les tâches récurrentes n’ont pas besoin d’être créées de zéro à chaque fois. Il suffit de les dupliquer avec le bon responsable, la bonne échéance et les bonnes notes.

Même principe pour les suites de réunions. Plutôt que de prendre des notes à un endroit, puis de créer des tâches ailleurs, vous pouvez connecter les deux. Avec un outil comme WEDO, les tâches peuvent être créées et attribuées en temps réel pendant la réunion. La tâche est ensuite affichée dans le compte rendu de votre réunion, ainsi que dans les réunions suivantes, afin que vous puissiez en suivre automatiquement l'évolution. Aucun besoin d’étapes supplémentaires ni de rappels manuels.

Les notifications peuvent aussi être automatisées. Vous pouvez programmer des alertes lorsqu’une tâche est créée, lorsqu'un délai est modifié ou qu’une nouvelle personne doit intervenir. Votre équipe reste ainsi synchronisée sans devoir vérifier en permanence.

Et que dire du copier-coller répétitif, comme la saisie des mêmes infos dans plusieurs outils ou formulaires ? L’automatisation permet ici de gagner du temps, d’éviter les erreurs humaines et de simplifier la gestion des tâches au quotidien.

Rien de tout cela n’est compliqué. Il ne s’agit pas de repenser tout votre système, mais simplement d’éliminer les frictions là où l’intervention manuelle n’est plus nécessaire.

## Comment intégrer l’automatisation dans vos procédures sans créer le chaos
Une fois que vous avez identifié les processus à automatiser, le défi consiste à l’automatiser efficacement sans tout casser au passage.

C’est là qu'une bonne méthodologie fait toute la différence.

### 1. Cartographiez vos processus
Avant de vous lancer dans les options d’automatisation, prenez quelques minutes pour visualiser le déroulement de la tâche du début à la fin. Qui la crée ? À quel moment ? Quelles sont les étapes suivantes ? Qui doit être informé ?

Cette étape permet d’identifier les points de blocage, les doublons ou les étapes inutiles — autant d’éléments qu’il vaut mieux éviter de figer dans un processus automatisé.

### 2. Utilisez l’automatisation pour remplacer les clics, pas les décisions
Une bonne automatisation élimine les actions manuelles : assigner des tâches récurrentes, définir l'échéancier, envoyer des rappels, fournir les documents nécessaires.

Mais elle ne remplace pas les choix qui nécessite la réflexion. Si une décision humaine est nécessaire, ne cherchez pas à automatiser cette partie. Concentrez-vous sur les étapes qui suivent toujours le même schéma.

### 3. Gardez vos automatisations à jour
L’une des erreurs les plus fréquentes est d’automatiser une action… puis de l’oublier. Si un processus est modifié sans que l’on sache qu’une automatisation y est liée, cela peut provoquer des doublons, des oublis ou pire.

Assurez-vous que votre outil de gestion affiche clairement les actions automatisées. Chaque membre de l’équipe devrait pouvoir voir ce qui a été déclenché, quand, pourquoi et par qui — idéalement dans l’historique de la tâche.

L’objectif est de rendre votre système plus fluide, pas plus fragile.

## Comment WEDO vous aide à automatiser votre travail intelligemment
Pas besoin de revoir tout votre système pour commencer à automatiser. WEDO s’adapte à la façon dont votre équipe travaille déjà, tout en simplifiant et en fluidifiant votre travail au quotidien.

Voici comment WEDO rend l’automatisation accessible, même sans compétences techniques.

![Infographie intitulée « Comment WEDO aide votre équipe à automatiser plus intelligemment », présentant cinq avantages clés des fonctions d'automatisation de WEDO : « Création de tâches en temps réel pendant les réunions, Automatisation intégrée, Visibilité des tâches en temps réel, Modèles de listes de contrôle standardisés et Diagrammes de Gantt mis à jour automatiquement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_WEDO_helps_your_team_automate_smarter_fr_6e69f2f746.png)

### 1. Automatisez la création de tâches lors des réunions 
Avec WEDO, vous pouvez attribuer des tâches en temps réel pendant vos réunions. Plus besoin de prendre des notes d’un côté et de créer les tâches ailleurs. Les actions sont définies sur le moment, avec échéance, un responsable et un contexte. Ces tâches se retrouvent ensuite automatiquement dans les espaces de travail appropriés, ainsi que dans la liste de tâches de la personne en charge.

Zéro double saisie. Aucune étape oubliée.

### 2. Simplifiez vos processus récurrents grâce aux modèles de checklists
Pour les flux de travail répétitifs, les [modèles de checklists](https://wedo.com/fr/features/checklists) de WEDO changent la donne. Plutôt que de recréer manuellement les mêmes séries de tâches à chaque fois, vous pouvez concevoir des modèles standardisés pour des processus comme l’onboarding, les contrôles qualité ou l’organisation d’événements. Les tâches sont automatiquement attribuées aux bonnes personnes, avec les échéances et les documents nécessaires, garantissant une exécution cohérente sans configuration supplémentaire. Vous pouvez même suivre l’avancement des checklists en temps réel pour vous assurer que tout reste sur les rails.

### 3. Gardez vos plans de projet à jour grâce au diagramme de Gantt
Avec la nouvelle fonctionnalité de [diagramme de Gantt](https://wedo.com/fr/features/project-management) de WEDO, plus besoin de mettre à jour manuellement les plannings de projet. Toute action sur une tâche — modification de la date de début, marquage comme terminée ou ajustement des délais — se reflète automatiquement dans la vue Gantt. Vos échéanciers restent ainsi à jour sans saisie en double ni ajustement manuel, ce qui facilite la gestion des dépendances et le maintien du rythme.

### 4. Réduisez les relances manuelles
L'état d'un tâche est toujours visibles par les bonnes personnes. Cela implique moins de réunions de suivi, moins de relances, moins de temps perdu dans la recherche. Tout est synchronisé, au même endroit, en temps réel.

### 5. Simplifiez votre flux de travail sans règle
Pas de moteur de règles complexe caché dans les paramètres. WEDO reste simple et clair. Vous profitez des avantages de l’automatisation — tâches récurrentes, structure, gain de temps — sans avoir à gérer de logique conditionnelle ou d’intégrations.

Et comme WEDO regroupe [gestion des tâches](https://wedo.com/fr/guides/the-ultimate-guide-to-task-management-strategies-tools-and-best-practices), suivi des réunions et collaboration d’équipe sur une seule plateforme, pas besoin de multiplier les outils pour automatiser. Tout est déjà intégré dans votre manière de travailler.

## Conclusion
Le travail manuel s’infiltre dans tous les recoins de votre travail quotidien. Votre équipe peut passer plus de temps à gérer les tâches qu’à les accomplir réellement. L’automatisation permet d’y remédier. Elle élimine les étapes répétitives inutiles et fait tourner vos processus en arrière-plan, sans intervention constante.

WEDO vous donne les outils pour amorcer ce changement sans complexifier votre environnement. De la création de tâches en temps réel pendant les réunions aux processus récurrents, en passant par des fonctionnalités de collaboration intégrées, la plateforme est conçue pour les équipes qui veulent simplifier leur façon de travailler — pas l’alourdir.

Envie de voir WEDO en action ? [Lancez votre essai gratuit](https://wedo.com/fr/signup) dès aujourd’hui.

Découvrez comment l’automatisation des tâches permet de fluidifier les processus, réduire le travail manuel et améliorer la productivité des équipes grâce à l’outil collaboratif de WEDO.

Cette image introduit un article sur l'automatisation des tâches, qui explique ce qu'elle est et comment elle aide votre équipe à travailler plus intelligemment.

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Comment travailler plus intelligemment avec l'automatisation des tâches

Le paysage juridique suisse en matière de protection des données a connu d’importantes évolutions ces dernières années. Afin de répondre pleinement à ces nouvelles exigences – notamment celles émanant des législations cantonales – **WEDO SA** a entrepris une **révision complète de son ensemble contractuel**.

Cette démarche vise à **réduire les obstacles juridiques** pour nos clients, en particulier pour les **entités publiques cantonales et communales**, afin qu’elles puissent recourir à nos services **sans devoir adapter nos documents**.


## Un contexte légal en pleine mutation

Depuis le **1er septembre 2023**, la **nouvelle Loi fédérale sur la protection des données (nLPD)** est entrée en vigueur. Elle renforce les droits des personnes concernées et impose de nouvelles obligations aux entreprises et prestataires.

En parallèle, **plusieurs cantons suisses ont révisé leur propre législation cantonale** sur la protection des données. À ce jour, **seul le canton de Vaud n’a pas encore procédé à sa révision**, mais cela ne saurait tarder. Ces lois, souvent plus strictes pour les prestataires informatiques des entités publiques, exigent des garanties contractuelles spécifiques.


## Pourquoi avons-nous révisé nos documents ?

Nous avons souhaité :

- **Supprimer les obstacles juridiques** liés à la sous-traitance de données pour nos clients publics.
- **Aligner notre documentation contractuelle avec les attentes des lois cantonales**, au-delà de la seule conformité à la nLPD.
- Offrir un cadre contractuel **standardisé, complet et compréhensible**, sans renoncer à la sécurité juridique.


## Les documents concernés

La révision porte sur trois documents principaux :

### 1. Notre Accord de traitement de données (DPA)

Ce document a fait l’objet d’une **refonte complète** :

- Intégration des **exigences spécifiques des lois cantonales**, comme le secret de fonction ou les communications transfrontières de données.
- **Compatible avec les obligations des entités publiques**, sans nécessiter d’ajustement unilatéral.
- Intègre des garanties solides en matière de sécurité, confidentialité, sous-traitance et droits des personnes concernées.

### 2. Notre Déclaration de protection des données

Limitée désormais au **site web [**www.wedo.com**](https://www.wedo.com)**, cette politique clarifie les traitements réalisés dans un contexte purement marketing et informatif.

### 3. Nos Conditions générales d’utilisation

Elles ont été ajustées sur les points liés à la protection des données pour rester cohérentes avec notre DPA.


## Les engagements intégrés dans notre nouveau DPA

Voici les points clés désormais couverts :

- Clauses précises sur la **sous-traitance** et la sous-traitance ultérieure.
- Respect des **secrets légaux** applicables (secret de fonction, secret professionnel, etc.).
- Encadrement des **transferts transfrontaliers de données**.
- **Procédures de notification** en cas de violation de la sécurité des données.
- Clauses renforcées sur la **sécurité technique et organisationnelle**, incluant un **droit d’audit contractuel**.


## Ce que cela change pour nos clients

- **Gain de temps** : plus besoin de proposer des avenants ou adaptations spécifiques.
- **Sécurité juridique** : nos documents sont alignés avec les exigences **des cantons et de la Confédération**.
- **Clarté** : les documents sont juridiquement solides tout en restant accessibles à tous.


## Un travail réalisé avec YB Conseils & Solutions Sàrl

Nous tenons à remercier chaleureusement [**YB Conseils & Solutions Sàrl**](https://www.yb-cs.ch/), cabinet spécialisé en droit des nouvelles technologies basé à **Bulle (FR)**, pour leur accompagnement rigoureux dans cette révision. Leur expertise a permis de concilier conformité réglementaire et lisibilité contractuelle – un vrai atout pour notre écosystème.


Pour toute question ou demande d’information complémentaire, n’hésitez pas à nous contacter à [info@wedo.com](mailto:info@wedo.com) ou à consulter nos documents à jour sur notre [centre de confiance](https://trust.wedo.com/).

Afin de répondre pleinement à ces nouvelles exigences – notamment celles émanant des législations cantonales – WEDO SA a entrepris une révision complète de son ensemble contractuel.

Un graphique montrant la documentation légale qui répond aux nouvelles exigences réglementaires

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WEDO revoit son ensemble contractuel pour répondre aux nouvelles exigences légales

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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