## L’organisation d’un Conseil d’Administration

Les entreprises de tout domaine sont fréquemment amenées à organiser des réunions avec leur Conseil d’Administration afin de s’accorder sur les décisions stratégiques majeures. Cette rencontre formelle doit être encadrée au mieux et menée de manière efficace pour faciliter l’échange et la communication avec les membres du CA. Aussi, il est primordial de privilégier les outils digitaux nécessaires visant à améliorer l’organisation et le suivi de ces rencontres. Ces solutions technologiques doivent bien évidemment répondre à des exigences de sécurité pour permettre une communication et des accès sécurisés.

Vous peinez à assurer un suivi et une organisation efficace pour vos Conseils d’Administration ? Nous avons la solution pour vous aider !

WEDO est un outil de gestion des réunions qui se prête parfaitement à la préparation et au suivi des Conseils d’Administration pour de multiples raisons. Nous vous proposons de découvrir 7 étapes qui vous montrent comment notre plateforme collaborative soutient l’organisation des CA. 🗓️ 👩‍💼👨‍💼🧑‍💼

## 1. Préparez votre CA

### 📂 Organisez les documents

Si vous participez à la préparation des Conseils d’Administration de votre entreprise, organisez tout d’abord tous les documents qui seront présentés au cours de la réunion, tels que les rapports financiers, les rapports de vente et les mises à jour marketing. Il est essentiel de veiller à ce que tous les documents soient bien présentés, complets et faciles à comprendre.

### ✍🏻 Préparez les rapports

Si vous êtes chargé de présenter des rapports, préparez-les bien avant la réunion. Assurez-vous qu'ils soient clairs, concis et qu'ils contiennent toutes les informations pertinentes pour l’ensemble de l’assemblée. 

### ❔ Identifiez les questions clés

Finalement, avant la rencontre, identifiez les questions clés ou les sujets de préoccupation qui seront abordés au cours de la réunion. Soyez prêt à offrir des idées, des suggestions ou des recommandations si nécessaire.

Une fois ces premiers points préparés, concentrez-vous sur l’établissement des thématiques qui seront abordées en réunion : votre ordre du jour. 

## 2. Établissez l’ordre du jour

### 📣 Déterminez les sujets à aborder

Les sujets abordés lors des réunions du Conseil d’Administration peuvent varier en fonction de l'organisation. Ils peuvent inclure :

- des rapports financiers ;
- des mises à jour opérationnelles ;
- la planification stratégique ;
- la gestion des risques ;
- la conformité juridique ;
- des projets en cours ;
- des votes ;
- et d'autres questions importantes pour l'organisation.

### 📋 Créez votre trame de base

D’un conseil à l’autre, les points traités sont souvent identiques. Veillez à déterminer quelles sont les thématiques récurrentes afin de gagner un temps précieux dans la préparation de vos futures réunions. 

### 🗣️ Choisissez les présentateurs des thématiques

Les intervenants peuvent varier en fonction des thématiques. Il est important de définir qui doit préparer les points à l’ordre du jour ou alors tout simplement qui seront les personnes qui seront les présentateurs de la thématique. Cela aura pour objectif de renforcer l’aspect collaboratif autour de la préparation de la réunion. Tous les membres seront ainsi concernés par le conseil à venir. 

### 📎 Joignez les fichiers aux bonnes thématiques

Au préalable, l’idée est de préparer les documents et rapports à partager avec votre CA. Prenez le temps en amont d’également les joindre aux différentes thématiques de votre ordre du jour afin que les participants puissent les lire et les annoter avant le jour J. Une réunion bien préparée améliorera son efficacité ! 

## 3. Gérez les accès à la réunion

Il est fréquent que les accès à une réunion de type CA doivent être gérés de manière fine afin de choisir qui peut voir quoi et surtout à quel moment. Si votre outil le permet, essayez de gérer les accès à la réunion et le rôle de vos participants en fonction des étapes de celle-ci. Cela vous permettra de préparer votre ordre du jour en fonction de ces différents droits et de ne pas vous soucier des accès au-delà de la préparation. Déterminez qui sont les éditeurs, les participants et les lecteurs.

## 4. Intégrez les votes

####  🗳️ Déterminez les votants

Choisissez qui sont les participants autorisés à voter. Ensuite, déterminer la façon dont vous allez collecter les résultats. Différentes options sont possibles :

- votes électroniques par chaque votant ;
- votes à mains levées durant la séance ;
- et collecte de voix avec retranscription des résultats par le secrétaire à l’issue de la rencontre.

#### ☑️ Attribuez les parts

Les votes font partie prenante du déroulement des CA puisque les membres sont très souvent amenés à se prononcer notamment sur des décisions stratégiques qui touchent la société. Veillez à attribuer des parts en fonction du poids décisionnel de chaque votant.

#### 🟢 Exigez le quorum

En cas de vote, et si vous avez attribué des parts, vous devrez également vérifier au début de chaque réunion du conseil que le quorum sera bel et bien respecté. Le quorum est tout simplement le nombre minimum de parts sur la base des participants présents à la réunion.

#### 👤 Permettez le vote anonyme

Déterminez pour une réunion si vous autorisez le vote anonyme. Cela doit être déterminé en amont de la réunion ou du moins avant l’ouverture des votes. 

#### 🚫 Cachez les résultats du vote jusqu’à clôture

Suivant le fonctionnement interne, il arrive que l’on souhaite masquer les votes jusqu’à clôture de ceux-ci. Veiller à ce que ce soit bien le cas pour les votes traités durant vos Conseil d’Administration. 

#### 🔨 Rédigez les pré-décisions

Pour gagner du temps dans le traitement des votes, vous pouvez rédiger les pré-décisions qui en découleront. Cela est possible si vous pouvez imaginer les débouchés des votes, soit de potentiels résultats. Vous pouvez tout à fait préparer une pré-décision pour chaque réponse possible. 

## 5. Rédigez le compte rendu

### 💻 Rédaction par le secrétaire

Pour ce type de réunion très protocolaire, la rédaction du compte rendu est généralement confiée à un secrétaire. Voici comment cette personne pourra composer son procès-verbal. 

#### ✍🏻 Paragraphes

Ajoutez des paragraphes bien structurés afin de rendre compte des discussions faites en plenum. L’idée est de procéder de façon systématique et d’être le plus clair possible tout en privilégiant un style simple et des phrases courtes. Pensez d’emblée à vos futurs lecteurs ! 

#### 🗳️ Votes

Durant la rédaction, validez les votes préparés en amont et statuez sur la décision finale. 

#### 🔨 Décisions

Mettez en exergue les décisions importantes prises durant le conseil d’administration. L’idée est qu’à partir du procès-verbal, chaque membre puisse prendre connaissance de toutes les décisions stratégiques sur lesquelles l’assemblée a statué. 

#### ✅ Tâches

Établissez une liste de tâches claires qui découlent des décisions validées par le conseil. Vous pouvez également déjà attribuer les tâches aux responsables, déterminer leur priorité ainsi que leur date d’échéance. En procédant ainsi, vous rendez vos membres opérationnels dès la fin de la rencontre. Tout le monde sait ce qu’il doit faire et pour quand. 

### 👀 Prise de notes privées par les membres

#### ✏️ Ajoutez des notes privées au compte rendu

Encouragez vos membres à se préparer en amont en prenant des notes privées. L’idée est aussi de les inviter à rédiger leurs notes et commentaires durant la rencontre afin d’être certain de comprendre ce que l’on attend d’eux. 

#### 📝 Annotez les fichiers joints

Les notes peuvent par ailleurs être directement ajoutées sur les fichiers et documents annexés à l’ordre du jour et au compte rendu du conseil. Le but est que les membres retrouvent exactement leurs interventions écrites à l’endroit opportun. 

## 6. Assurez le suivi des tâches

Suivez l’évolution des tâches d’une réunion à la suivante afin de bien veiller au respect des délais imposés. Si votre outil vous le permet, importez simplement vos tâches dans l’ordre du jour de la réunion suivante afin de voir si celles-ci ont été terminées en temps et en heure. 

## 7. Donnez accès au PV

À l’issue de la réunion, et après l’étape de la relecture, contrôlez les accès au PV afin que chaque membre puisse prendre connaissance du compte rendu des discussions. Les membres pourront ainsi noter tout ce qui a été échangé durant la rencontre. Pour terminer, partagez le compte rendu avec tous les membres pour les encourager à le relire le plus rapidement possible après la séance du conseil. 

## ✅ Les avantages de WEDO pour la gestion de vos CA

Nous vous parlions plus haut de l’importance de choisir un bon outil pour gérer et suivre le déroulement de vos Conseils d’Administration. WEDO développe la plateforme collaborative idéale pour une gestion efficace des réunions. Pour quelles raisons notre solution sera votre meilleur allié pour les CA ? En voici un résumé :

**📋 Vous préparez votre ordre du jour de manière collaborative.**
![ca-preparer-odj.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_preparer_odj_d6adef1deb.png)

**🔐 Vous gérez les accès à la réunion.**
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**🗳️ Vous intégrez les votes à votre ordre du jour.**
![ca-vote.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_vote_5ca0009014.png)

**⌨️ Vous rédigez votre contre-rendu en temps réel directement sur la plateforme et vous autorisez les participants à prendre leurs notes privées.**
![ca-redaction-temps-reel.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_redaction_temps_reel_2ea8e9c068.png)

**✅ Vous assurez le suivi des tâches d’une réunion à la suivante en important les tâches en cours et terminées.**
![ca-suivi-taches.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_suivi_taches_671360e306.png)

**👀 Vous donnez accès au compte rendu directement après la réunion et vous l’envoyez par email aux membres depuis la plateforme.**
![interface WEDO d'un compte rendu](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_acces_compte_rendu_703fcdf0db.png)
>**Vous souhaitez tester WEDO pour votre prochain Conseil d’Administration ? Nos experts vous présente l’outil et vous aident à préparer votre premier ordre du jour en 30 minutes.**

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## Quelques exemples de nos clients qui utilisent WEDO pour gérer leur CA
![wedo-customer-board-of-directors.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_customer_board_of_directors_d91a634e29.png)

Organisez vos réunions du CA avec WEDO, un outil numérique sécurisé. Améliorez la communication & le suivi des conseils d'administration en 7 étapes.


Des personnes assistent à un conseil d'administration

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Organisez vos Conseils d’Administration avec WEDO

## Les nouveautés de l’onglet Fichiers 📁

Chaque espace de travail dans WEDO permet de partager des fichiers avec les membres concernés. Dans l’onglet Fichiers, vous retrouvez :

* Les **Fichiers partagés** avec l’espace de travail : chaque utilisateur peut ainsi les lier facilement aux tâches ou aux réunions concernées.
* Les **Fichiers non partagés** : retrouvez ici tous les fichiers uniquement joints aux réunions et tâches de l’espace.

Afin d’organiser efficacement les fichiers partagés, vous pouvez dorénavant les hiérarchiser à l’aide de dossier.

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### Créer un dossier

Optimisez votre système de classement en créant des dossiers pour hiérarchiser vos fichiers !

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2022_10_2_fichiers_fr_3af7c881cc.gif)

**💡Astuces :** 

* Cliquez sur l’icône maison 🏠 pour revenir à la base de la hiérarchie.
* Pour revenir en arrière, utilisez le bouton retour du navigateur (ou de votre souris 🖱️).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2022_10_3_fichiers_fr_f3b0c54fda.gif)

### Déplacer des fichiers dans un dossier

Lorsque que vous aurez créé une arborescence à l’aide des dossiers, vous pourrez y ajouter les différents fichiers. Voici deux options :

➡️**Déplacer vers…**

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2022_10_4_fichiers_fr_c836c82b71.gif)

🖱️**Glisser-déposer**

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2022_10_5_fichiers_fr_0eef733f8e.gif)

### Réaliser facilement des actions sur un ou plusieurs fichiers

Sélectionnez vos fichiers et utilisez la barre d’actions pour :

* Télécharger un ou plusieurs fichiers (WEDO vous crée un fichier ZIP en quelques clics ! 📂)
* Déplacer vers un autre dossier
* Supprimer

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2022_10_6_fichiers_fr_9662f042fe.gif)

💡 À partir du bouton **`⋮`** vous pouvez encore réaliser d’autres actions sur vos fichiers (ouvrir, télécharger, renommer, remplacer…) ou encore accéder à un historique des versions.

### Trier les fichiers par ordre croissant ou décroissant

Vous souhaitez trier une liste de fichiers ? Cliquez sur les en-têtes de colonnes pour les trier par Nom, Taille, Date de mise à jour ou Utilisateur. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2022_10_7_fichiers_fr_28d60f88bc.gif)

## Les avantages de cette mise à jour 🗃️ 

Grâce à ces optimisations, créez dès aujourd’hui une structure de classement en fonction des habitudes de travail de vos équipes afin que tout le monde puisse facilement accéder au bon fichier. 

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Cette mise à jour est basée sur les feedbacks de nos clients ! Nous espérons que ces nouveautés faciliteront votre collaboration et la gestion de vos fichiers. 

Il est désormais possible de créer des dossiers pour organiser vos fichiers dans WEDO. Cette optimisation vous permet de retrouver et de partager plus facilement des documents avec d'autres utilisateurs. Découvrez les nouvelles fonctionnalités qui vous aideront à créer une arborescence efficace afin de mieux gérer votre flux de fichiers. 

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Organisez vos fichiers dans WEDO

## Révision de l’onglet Fichiers

L’onglet Fichiers, présent dans chaque espace de travail, fonctionne désormais comme un dossier. Les changements majeurs par rapport à la version précédente ? Plus besoin d’ajouter à plusieurs reprises un même fichier ! Les fichiers ajoutés à l’espace de travail pourront à l’avenir être repris afin d’être joints à une tâche ou à un point à l’ordre du jour sans que vous n’ayez besoin de vous replonger dans les dossiers de votre ordinateur. Vous souhaitez renommer, remplacer ou supprimer un fichier ? Tout cela est maintenant possible à partir de l’onglet Fichiers !

Dans l’onglet, les fichiers sont catégorisés en fonction de l’élément auquel ils sont liés :

* Les fichiers de l’espace – ceux ajoutés à l’onglet Fichiers
* Les fichiers joints aux tâches de l’espace de travail
* Les fichiers joints aux réunions de l’espace de travail

### Ajouter un fichier dans un espace de travail

Vous pouvez maintenant directement ajouter un fichier dans un espace de travail. Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet Fichiers puis cliquez sur le bouton **Ajouter un fichier**. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_1_ajouter_un_fichier_dans_un_espace_de_travail_8be8c9bcec.png)

 Une fenêtre s’ouvre et propose deux options d’ajout : glisser-déposer le fichier ou le choisir à partir du bouton prévu à cet effet. 

**Nouveauté** : vous pouvez ajouter plusieurs fichiers à la fois.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_2_ajouter_un_fichier_dans_un_espace_de_travail_2_fd12f3ab24.png)

### Fichiers de l’espace

Les fichiers ajoutés à l’espace de travail s’affichent désormais dans cette catégorie. Ce sont les fichiers qui concernent les membres de l’espace de travail sans forcément être liés à une tâche ou une réunion. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_3_les_fichiers_de_lespace_ae8873b9f7.png)

### Modification du fonctionnement de base

Dans cette nouvelle version, les fichiers joints aux tâches ou aux réunions ne sont plus ajoutés dans l’espace de travail par défaut. Toutefois, ils peuvent y être ajoutés en un clic. Pour ce faire, cliquez sur **Ajouter dans…** via le volet d’informations du fichier. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_4_ajouter_a_lespace_de_travail_a14e0721fe.png)

### Fichiers joints aux tâches

En cliquant sur le bouton entonnoir, vous retrouvez d'abord le filtre **Joints aux tâches**. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_5_filtre_joints_aux_taches_bc07d34956.png)

Ici figurent uniquement les fichiers joints aux tâches de l’espace. Lorsque vous cliquez sur le fichier, le volet d’informations s’ouvre : un lien permet d’accéder directement à la tâche à laquelle le fichier est lié.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_6_volet_informations_lien_vers_la_tache_7d921bfb6c.png)

### Fichiers joints aux réunions

En cliquant sur le bouton entonnoir, vous retrouvez ensuite le filtre **Joints aux réunions.** 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_7_filtre_joints_aux_reunions_bf523484c0.png)

Ici figurent uniquement les fichiers joints aux réunions de l’espace. Lorsque vous cliquez sur le fichier, le volet d’informations s’ouvre : un lien permet d’accéder directement à la réunion qui comporte le fichier. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_8_volet_informations_lien_vers_la_reunion_f832f4c896.png)

### Tous les fichiers de l’espace

En cliquant sur le bouton entonnoir, vous retrouvez finalement le filtre **Tous.** 

Cette catégorie regroupe tous les fichiers de l’espace : 

* Les fichiers ajoutés à l’espace de travail
* Les fichiers joints aux tâches de l’espace de travail
* Les fichiers joints aux réunions de l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_9_filtre_tous_les_fichiers_de_lespace_4e2d0955a8.png)

### Volet d’informations

Lorsque vous cliquez sur un fichier figurant dans l’onglet, un volet d’informations s’ouvre à droite de l’écran. Vous y retrouvez : le nom fichier, son format, son emplacement, la date et l’heure de l’ajout, son poids, l’utilisateur qui l’a ajouté et les liens vers les éléments auxquels le fichier est lié. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_10_volet_dinformations_fichier_b6bd2b78cd.png)

### Gestion des versions 

WEDO gère désormais les conflits entre les différentes versions d’un même fichier. Lorsqu’un fichier de même format et portant le même nom est ajouté dans l’espace de travail, WEDO vous informe et vous propose deux options pour gérer le conflit :

* Remplacer le fichier existant par la version fraîchement ajoutée
* Garder les deux versions du fichier dans l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_11_gestion_des_conflits_entre_fichiers_451bf3618c.png)

**Info** : si vous souhaitez garder les deux versions, un suffixe comportant le numéro de la version viendra automatiquement compléter le nom du fichier ajouté (ex : \_2 ; \_3 ;\_4 ; etc.)

Pour chaque fichier, vous pouvez consulter l’historique des versions en cliquant sur l’onglet concerné. Notez qu’il est possible de télécharger, restaurer ou supprimer une version.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_12_onglet_versions_fichier_9f2d59107d.png)

### Rechercher à travers les fichiers

Un outil de recherche a été intégré dans l’onglet afin de vous faire gagner du temps. La recherche se fait uniquement à travers le filtre sélectionné. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_13_rechercher_un_fichier_dans_longlet_af5ca9ebff.png)

Chaque utilisateur peut également lancer une recherche à travers les fichiers de tous les espace de travail dont il est membre. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_14_rechercher_un_fichier_a_travers_tous_les_espaces_6f59b7d902.png)

## Ajouter des fichiers aux tâches et réunions

Que ce soit pour les tâches ou les réunions, vous pouvez désormais ajouter plusieurs fichiers à la fois. Au niveau de l’ajout, deux options vous sont proposées. 

### Joindre un fichier depuis le disque

Premier cas de figure : le fichier n’a jamais été ajouté à la plateforme. Vous souhaitez donc accéder aux dossiers de votre ordinateur afin de le sélectionner. Cliquez alors sur l’option **Depuis le disque** puis choisissez les fichiers. 

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### Joindre un fichier depuis WEDO

Second cas de figure : le fichier à joindre est un fichier lié à un espace de travail dont vous êtes membre. Cliquez alors sur l’option **Depuis WEDO**. Une fenêtre qui reprend l’arborescence de votre réseau s’ouvre et vous permet d’accéder au bon espace. 

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## Aperçu rapide des fichiers PDF et images

L’option **Ouvrir** donne accès à l’aperçu du contenu des fichiers PDF et images. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_19_ouvrir_apercu_pdf_6cc6367c30.png)

Vous pouvez parcourir le document grâce à la navigation.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_20_apercu_pdf_3a00d6c3de.png)

## A découvrir également dans cette version

Une amélioration pour la gestion des utilisateurs : les administrateurs peuvent désormais choisir les équipes auxquelles les utilisateurs doivent être affiliés lors de la création des nouveaux comptes.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_21_creer_un_utilisateur_3b483fe7df.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_22_ajouter_un_utilisateur_dans_une_equipe_c842e6a6e4.png)

 **Des questions supplémentaires concernant la gestion des fichiers ? Consultez les articles de notre centre d’aide !** 

::button-primary[Accéder au centre d'aide]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/1464220-les-fichiers}

La gestion des fichiers a été entièrement repensée ! La nouvelle structure amenée par cette mise à jour est un premier pas dans le développement futur du module Fichiers. A travers cet article, découvrez les fonctionnalités qu’offre la nouvelle version mise en ligne. 

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La gestion des fichiers

WEDO permet de créer des tâches par envoi d’email. De l’email à la tâche, les données sont transmises de la manière suivante :

1. L'objet de l'email deviendra le titre de la tâche
2. Le contenu de l'email deviendra la description de la tâche
3. Tous les fichiers joints à l'email seront joints à la tâche

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive1_d807f647c5.png)

## Trois options existent lorsqu'il s’agit de créer des tâches dans WEDO par envoi d’email :

* Se créer une tâche pour soi-même
* Créer une tâche automatiquement déléguée à un collègue
* Créer une tâche automatiquement partagée dans un espace de travail

Pour envoyer une tâche par email dans WEDO, il suffit d’écrire un email en mettant comme destinataire une adresse email unique. Cette adresse email correspondra soit à une personne soit à un espace de travail.

## Où trouver les adresses emails uniques ?

Chaque personne et espace de travail possède une adresse email unique dans votre réseau WEDO.

Pour trouver mon adresse email unique personnelle, je vais dans mon _Profil > Paramètres > onglet Email en tâche_.

Pour trouver l’adresse email pour l’envoi de tâche à un collègue, il me suffit de lui demander son adresse qu’il trouvera au même endroit que moi.

Enfin pour l’adresse email correspondant à un espace de travail, je vais dans l’espace de travail en question, je clique sur l’icône de la _Roue dentée > Paramètres > onglet Email en tâche_.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive2_6487df5d0b.png)

Notez que vous pouvez cumuler les destinataires. Ceci est utile pour créer une tâche attribuée à une personne et partagée dans un ou plusieurs espaces de travail.

## Exemple pratique

Je veux attribuer une tâche qui s’intitule « Préparer le plan de communication » à mon collègue Benoît. J’aimerais ajouter une description, par exemple : « Nombre de pages maximum : 3 ». Finalement, je souhaite que cette tâche soit partagée avec les espaces de travail de la Direction et du Marketing.

Voici à quoi ressemblerait mon email :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive3_717f80fca1.png)

## Transformer rapidement ses emails en tâches

Une alternative existe pour transformer rapidement un de vos emails en tâche dans votre espace personnel, transférez-le à **wedo@mail.wedo.swiss**.

## Autoriser d’autres adresses emails

Afin de pouvoir créer des tâches par envoi d’email dans votre espace personnel, une adresse doit être préalablement autorisée.

Par défaut, l’adresse email de connexion à votre compte WEDO ainsi que les adresses emails de vos collègues sont déjà autorisées. Nul besoin de les activer une nouvelle fois.

Pour ajouter une adresse, par exemple votre adresse email personnelle, procédez comme suit. Allez dans votre _Profil > Paramètres > onglet Email en tâche_ puis cliquez sur **\+ Ajouter une adresse email**. Saisissez ensuite l’adresse email que vous souhaitez ajouter. Un code vous est envoyé par email. Vous devez le saisir dans WEDO puis cliquer sur **Enregistrer** pour finaliser l’opération. Une fois que l’adresse est autorisée, un badge « **Active** » apparaît à côté de l’adresse.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive4_310a053793.png)

## Quelques exemples d’utilisation

* Attribuez des tâches à votre équipe sur la base d’emails reçus.
* Transférez les demandes de réparation reçues par email dans l’espace de travail « Technique » afin de les centraliser.
* Partagez les emails qui contiennent des pièces jointes à relire en séance en les transférant dans un espace de travail « Courrier à traiter ».

Si vous avez des questions ou des remarques, n’hésitez pas à nous écrire via le support par chat dans WEDO.

Découvrez comment transformer vos emails en tâches sans effort en les transférant à WEDO.

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Création de tâches par envoi d’email

La PME fribourgeoise WEDO a décidé d’asseoir sa place dans l’économie suisse en changeant récemment sa forme juridique. L’ancienne Sàrl est fière de son nouvel intitulé WEDO SA, bien que les fondateurs n’aient pour le moment pas l’intention d’ouvrir les parts de l’entreprise à des investisseurs externes.

Après avoir troqué il y a quelques mois le nom de domaine initial [wedo.swiss](http://wedo.swiss/) par [wedo.com](http://wedo.com/), l’entreprise soutient une stratégie de solidification de ses acquis pour une croissance sereine et ambitieuse.

**Une équipe à la hauteur d’ambitions internationales**

Fondée en 2015 par les fribourgeois David Dutch et Antoine Sudan, l'entreprise compte aujourd’hui 14 collaborateurs et collaboratrices basés à Fribourg et à Zurich, dont 4 recrutés rien qu’en 2022. Exerçant des emplois à forte valeur ajoutée tels que *Full Stack Developer* (dont trois formés à l’école d’ingénieur de Fribourg), spécialiste en marketing digital, *Business Developer* ou *Customer Success Executive*, les collaborateurs contribuent à la richesse d’un logiciel sûr et performant. En 2022, le recrutement s’est accéléré avec l’objectif de constituer une équipe composée de 20 personnes d'ici à 2024. 

Largement adoptée en Suisse romande, la plateforme collaborative WEDO gagne du terrain en Suisse alémanique depuis l’engagement de *Business Developers* germanophones en 2020. Nous ambitionnons de poursuivre notre expansion en Suisse alémanique et à l’international.

La société WEDO SA est principalement active en Suisse et touche de multiples secteurs d’activité, dont les principaux sont la santé, le secteur public, la finance et la construction. Environ 500 organisations réparties dans 18 domaines d’activité utilisent WEDO à ce jour.

![Employees.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Employees_3f64bad901.png)

C’est dans cette stratégie de croissance que s’inscrit donc la transformation de Sàrl en SA. Avec l’augmentation de son capital action, WEDO souhaite rassurer et établir la crédibilité de son modèle d’affaire. Un modèle d’affaire qui s’est avéré gagnant très rapidement, et qui a, dans les grandes lignes, conservé sa structure initiale depuis le début de l’aventure : un système d’abonnement annuel avec un prix par utilisateur, donnant accès à l’intégralité des fonctionnalités de la plateforme.

![chronologie de l'entreprise](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Chronology_71053916c0.png)

**Les prochaines étapes :**

Outre son augmentation de capital et l’acquisition de *wedo.com*, les équipes de développement se sont récemment focalisées sur l’extension des fonctionnalités de la plateforme. Alors que celle-ci défiait toute concurrence en termes de gestion des réunions, elle lancera prochainement une nouvelle version plus performante pour la gestion de projets, prête à défier ses concurrents américains.

La PME fribourgeoise WEDO a décidé d’asseoir sa place dans l’économie suisse en changeant récemment sa forme juridique.

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WEDO Sàrl devient WEDO SA


Notre récent sondage LinkedIn révélait que près de 40% des répondants associe l’inefficacité d’une réunion au manque de décisions prises, alors que 34% pointe du doigt le manque de préparation des participants.

En effet, les réunions dictent nos semaines et pétrifient nos calendriers. Malgré tout, elles restent un élément central dans la collaboration et elles marquent les échelons de la gestion d’un projet. 

Dans cet article, nous adressons ces problématiques et suggérons quelques bonnes pratiques qui auront l’avantage d’optimiser vos réunions.



## Problème n°1: Favoriser la prise de décision lors de réunion

### 🎯 Fixation systématique d’objectifs

Il est crucial que l’éditeur de la séance soit au clair avec les objectifs de la réunion. En fonction des objectifs et de leurs échéances, il est important de systématiquement [définir à l’avance les décisions à prendre](https://help.wedo.com/fr/articles/6877940-vote-decision-preparer-la-decision-relative-a-un-vote) et de les mentionner dans l’ordre du jour.  

### 🗣️  Attribuer la prise de décision

Il est recommandé de définir un modérateur de réunion, ou d’[attribuer la responsabilité de chaque thématique à une personne spécifique](https://help.wedo.com/fr/articles/5747620-definir-le-presentateur-d-une-thematique). Ainsi, cette personne s’assure que le sujet aboutit à une décision avant de passer au point suivant. 

### 🗳️  Soumettre aux votes

[La prise de décision peut être facilitée par le vote](https://help.wedo.com/fr/articles/6877940-vote-decision-preparer-la-decision-relative-a-un-vote). Lorsqu’une décision est prise au sein d’un groupe, la méthode du vote peut être utilisée afin de trancher de manière collégiale. Le vote met un terme aux discussions sans fin et permet de passer aux problématiques suivantes. 

### ✅   Formaliser la prise de décision

Il est important de formaliser les décisions prises de manière claire dans le PV. La trace de [toute décision doit être facilement accessible](https://help.wedo.com/fr/articles/2614315-afficher-toutes-les-decisions-prises-en-reunions) pour éviter toute perte de temps dans la recherche d’informations. 


##  Problème n°2 : Encourager la préparation des participants 

### 👀  Lecture en amont du matériel de discussion

Envoyez les [informations et les documents](https://help.wedo.com/fr/articles/5959542-partager-une-reunion) traitant des différents sujets à l'avance, afin que les participants puissent se préparer. La lecture préalable des sujets garantit un traitement plus rapide des thématiques et réduit ainsi la durée des réunions.  

### 🗓️  Initier le débat avant la réunion

En mentionnant tout [questionnement ou décision](https://help.wedo.com/fr/articles/5701398-types-de-blocs) à prendre dans l’ordre du jour, les participants peuvent se documenter et se préparer au débat. 

### 👤Responsabilisation des participants 

L’initiateur d’une réunion ne doit pas impérativement diriger l’intégralité de la réunion. Au contraire, en nommant un collaborateur comme [présentateur d’une thématique](https://help.wedo.com/fr/articles/5747620-definir-le-presentateur-d-une-thematique) dont il fait partie prenante, il sera par nature mieux préparé et responsabilisé dans la gestion du projet. De plus, le changement de présentateur aura l’avantage de donner un rythme à la réunion. 

### ❎  Cohérence de la participation de certains collaborateurs

Le manque de préparation ou le manque d’investissement d’un collaborateur peut parfois simplement vouloir dire que sa présence n’est peut-être pas pertinente. 

![Préparation d'un ordre du jour](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_preparer_odj_d6adef1deb.png)


Un travail collaboratif en amont peut radicalement améliorer la productivité d’une réunion et l’implication des participants. 

WEDO est une solution cloud qui permet à tous les collaborateurs d’une équipe ou d’une entreprise de gérer les ordres du jour de leur réunion. Les points des ordres du jour et leur contenu sont automatiquement repris d’une réunion à l’autre pour assurer la traçabilité des projets, des tâches et des décisions. 

La plateforme est compatible à la gestion de réunions de tout type, allant des Conseils d’Administration aux réunions RH, en passant par les séances ordinaires ou exceptionnelles de gestion de projets.


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Notre récent sondage LinkedIn révélait que près de 40% des répondants associe l’inefficacité d’une réunion au manque de décisions prises, alors que 34% pointe du doigt le manque de préparation des participants.

Dans cet article, nous adressons ces problématiques et suggérons quelques bonnes pratiques qui auront l’avantage d’optimiser vos réunions.

Des collaborateurs discutent lors d'une réunion

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Quels sont les principaux éléments perturbateurs de nos réunions ?

## Quels sont les défis organisationnels du secteur de l’enseignement ? 

Pour les organismes pédagogiques, la communication et la collaboration sont des enjeux centraux et importants. Les directions de ces structures doivent être capables d’échanger activement avec tous les départements afin d’assurer le bon fonctionnement général de leur établissement. Par ailleurs, il appartient également au management de favoriser une collaboration optimale entre les équipes administratives et pédagogiques. 

En termes de collaboration, voici quelques défis à relever dans le domaine de l’enseignement :

🗓️ Gérer, suivre et garantir l’efficacité des différentes réunions : conseil de direction, réunions des doyens, réunions pédagogiques, rencontres bilatérales, réunions d’équipe, etc ;

✅ Assurer la réalisation des tâches de la direction et de chaque département ;

📋 [Gérer les procédures récurrentes](https://wedo.swiss/fr/schools-faculties-automate-your-recurring-procedures/)

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## Quels sont les freins à une collaboration efficace ?

Bien souvent, les collaborateurs doivent atteindre leurs objectifs avec des moyens limités et peu efficients. L’email reste le canal de communication le plus répandu et le faible taux d’outils réellement collaboratifs est à déplorer. Un autre constat est à faire concernant les réunions : ces dernières sont parfois mal préparées, souvent trop fréquentes, quelquefois interminables… en résumé improductives. Or, les réunions restent cruciales pour l’échange d’informations. Dans le secteur, ces rencontres rassemblent de multiples acteurs : membres de la direction, collaborateurs administratifs, doyens, professeurs ou enseignants, ainsi que des intervenants externes. Pour l’organe directeur, le challenge est donc de gérer efficacement ces multiples séances tout en impliquant chaque participant avant, pendant et après les réunions. Alors comment pallier ces difficultés organisationnelles et collaboratives tout en encourageant une digitalisation des processus ?

## Nos solutions pour améliorer la collaboration au sein des écoles et facultés

WEDO est un outil collaboratif qui se prête parfaitement à l’organisation interne des écoles et des facultés. Notre outil permet déjà à un grand nombre d’établissements de relever leurs défis organisationnels et de fluidifier leur communication interne. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2022_08_wedo_education_1_7b7a9d1792.svg)

Découvrons comment la **plateforme WEDO** aide les écoles et facultés à collaborer.

### 1\. Créer une structure collaborative adaptée au secteur de l’enseignement

Chaque département ou service de l’établissement peut gérer ses divers projets organisés en “espaces de travail”. Ces espaces permettent aux collaborateurs de l’institution de partager des réunions, des tâches ainsi que des fichiers. La solution WEDO regroupe toutes ces fonctionnalités sur une seule plateforme. 💡À noter qu’il est même possible d’intégrer gratuitement des membres externes pour collaborer.

### 2\. Gérer toutes les réunions sur un seul outil

À partir d’espaces de travail, WEDO permet de gérer toutes les réunions de l’institution : du Conseil de Direction à la réunion des doyens en passant par les réunions pédagogiques et les rencontres bilatérales. Avec le module Réunions, les utilisateurs préparent les ordres du jour en équipe, rédigent le compte rendu en temps réel et suivent les tâches attribuées d’une séance à la suivante. 

### 3\. Préparer les ordres du jour de manière collective

Les réunions improductives sont généralement le fruit d’un manque de préparation. La fonctionnalité qui change le quotidien des membres de la direction et de l’administration est sans nul doute la préparation collective des réunions. Avec WEDO, chaque collaborateur peut compléter l’ordre du jour afin de préparer ses interventions à l’avance. Il est également possible d’ajouter tous les documents que l’on prévoit de présenter (PDF, Excel, Word, PowerPoint, etc.).

### 4\. Mettre en évidence les décisions adoptées en réunion

Trop souvent, les participants ressortent de réunions sans connaitre clairement les décisions prises, les tâches à réaliser ainsi que les prochaines échéances. WEDO facilite la mise en valeur des décisions sur lesquelles les participants statuent en réunion. Le compte rendu des discussions devient clair et bien organisé afin de retrouver tout de suite les informations pertinentes.

### 5\. Déléguer des tâches lors de réunions

Il est possible de créer des tâches et de les déléguer immédiatement en cours de réunion. Ainsi, les collaborateurs impliqués seront opérationnels dès le terme de la rencontre. D’une réunion à la suivante, WEDO fait le suivi des tâches réalisées afin de toujours garder un œil sur les échéances fixées. 

### 6\. Communiquer facilement à propos des tâches en cours

Le gestionnaire de tâches intégré à la plateforme WEDO simplifie la collaboration et la communication. Il est possible de commenter une tâche pour partager des informations et échanger avec les personnes concernées par sa réalisation. Un système de notifications permet de rester informé en cas de changements ou d’informations importantes. 

### 7\. Retrouver l’information rapidement

Le puissant outil de recherche intégré à WEDO permet d’accéder en quelques clics à l’information désirée. La recherche se fait à travers l’ensemble de la plateforme à l’aide de mots-clés. Les utilisateurs retrouvent ainsi les comptes rendus de discussions, les décisions importantes, les tâches et fichiers contenant le terme recherché. 

## WEDO, l’outil idéal pour les Écoles et les Facultés

WEDO est un outil qui rassemble les équipes en leur offrant de multiples possibilités pour communiquer et collaborer efficacement. Grâce à l’intégration de notre solution dans de nombreuses écoles et facultés, nous comprenons les défis organisationnels auxquels le secteur de l’enseignement fait face. Améliorez la collaboration au sein de votre établissement à l’aide de nos fonctionnalités :

🗓️ Préparation des ordres du jour, rédaction des comptes rendus en temps réel et suivi des tâches déléguées en réunion.

✅ Gestion collaborative des tâches à travers des espaces de travail.

▶️ Automatisation des procédures récurrentes pour assurer la qualité dans la réalisation des processus internes. 

![WEDO-education-2_FR.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/WEDO_education_2_FR_b04c69895c.png)

Ces clients ont choisi WEDO pour collaborer efficacement dans leurs écoles :

::button-secondary[En savoir plus sur leurs témoignages]{link="/industries/education"}

La conduite et le suivi des réunions, la coordination entre les départements, l’échange d’informations et la gestion administrative sont des challenges quotidiens pour le secteur de l’enseignement. Découvrez comment WEDO aide les établissements scolaires et académiques à améliorer leur collaboration en optimisant la gestion des réunions et des tâches. 

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