## Gérez votre projet

WEDO améliore et facilite la gestion de vos projets. Par le biais de cet article, découvrez les nouvelles fonctionnalités mises en ligne.

- Planifiez vos projets et suivez les tâches qui en découlent
- Ajoutez des statuts afin de tenir votre équipe informée quant au déroulement du projet
- Obtenez une vue d’ensemble de l’avancement de tous les projets en cours

### Planifiez votre projet
Vous avez la possibilité de définir une date de début ainsi qu’une date d’échéance pour un espace de travail dans le cas où celui-ci représente un projet. En délimitant la durée de votre projet, vous permettez à tous les membres de votre équipe de garder les objectifs en tête tout en respectant le temps imparti pour les réaliser. Si nécessaire, il est possible de modifier ces dates à tout instant. La date de votre projet est dépassée alors que des tâches sont toujours en cours ? Vous pouvez visualiser combien de jours excèdent la date butoir. Gardez ainsi votre équipe sur la bonne voie et réaliser vos projets dans les temps !

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### Gérez les tâches
Attribuez les tâches découlant de votre projet aux membres de votre équipe afin de les tenir informés du travail à réaliser. En plus de donner une échéance à votre espace de travail, définissez les échéances de chaque tâche afin de planifier au mieux votre projet. Vos collègues sauront ainsi exactement ce que l’on attend d’eux.

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Afin de vous organiser efficacement, conversez avec les membres de votre équipe via le champ commentaire présent dans le volet de détails de chaque tâche. Grâce au gestionnaire de tâches, vos équipes organisent leur travail et collaborent efficacement de manière simple et intuitive.

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### Tenez votre équipe informée

Une information essentielle à transmettre à votre équipe concernant le projet en cours ? Ajoutez un statut à votre espace de travail pour avertir vos collègues. Pour vous aider, il existe 3 types de statuts :

- **Dans les délais :** votre projet se déroule bien, vous avez la possibilité d’ajouter un titre et une description dans le statut afin de préciser la phase du projet par exemple.
- **À risque :** le bon déroulement du projet est menacé, vous pouvez renseigner votre équipe concernant les raisons de cette mise à jour.
- **En retard :** la date d’échéance ne sera pas respectée, vous pouvez informer votre équipe quant aux causes de ce retard et mettre à jour la date d’échéance si nécessaire.

Comme précisé, lorsque vous définissez un statut, vous avez la possibilité d’ajouter un titre ainsi qu’une description afin que votre équipe soit toujours informée des éventuels changements impactant le déroulement du projet.

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### Visualisez l’avancement de votre projet
Afin que vous puissiez avoir un bref aperçu de l’avancement de votre projet, une barre de progression évolue au fur à mesure que les tâches sont terminées. Cette vue vous permet de prendre rapidement connaissance des principales mises à jour de statut d’un projet. De plus, le système indique le nombre de tâches en cours et terminées ainsi que le nombre de jours restants avant l’échéance du projet.

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## Pilotez l'ensemble de vos projets
Vous êtes responsable de plusieurs projets et devez obtenir rapidement une vue globale de l’avancement de ceux-ci ? WEDO vous permet de visualiser vos espaces de travail selon deux types d’affichage :
- **En mosaïque :** les espaces sont représentés sous forme de cartes.
- **En liste :** les espaces sont listés et vous pouvez les trier par nom, par statut, selon la progression ou encore selon l’échéance.

Pour les deux types d’affichage, une barre de progression vous informe de l’avancement de chaque projet qu’il ait une échéance (jauge bleue) ou qu’il soit continu (jauge grise).

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WEDO vous permet de garder un œil sur vos objectifs et sur la progression de vos projets qui sont regroupés sur une même plateforme. Vos équipes sont informées en temps réel de l’avancement des tâches et des dernières mises à jour concernant les projets. Elles peuvent ainsi collaborer efficacement en présentiel ou à distance. Avec WEDO, il n’a jamais été aussi simple de s’organiser !

Vous souhaitez obtenir plus de détails à propos de ces fonctionnalités ? Découvrez la collection de notre centre d’aide.

::button-primary[Accéder à la collection "Projets"]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/2435444-projets"}

WEDO améliore et facilite la gestion de vos projets. Par le biais de cet article, découvrez les nouvelles fonctionnalités mises en ligne. Planifiez vos projets et suivez les tâches qui en découlent. Ajoutez des statuts afin de tenir votre équipe informée quant au déroulement du projet. Obtenez une vue d’ensemble de l’avancement de tous les projets en cours.

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La gestion de projets

## Visualisez les décisions de réunions dans le flux d’activités

La nouvelle version de WEDO permet de visualiser les décisions prises en réunion dans le flux d’activités. Dans chaque espace de travail, rendez-vous dans l’onglet **Info** puis dans le flux d’activités, utilisez le filtre **Décisions** pour afficher toutes les décisions sous forme chronologique.

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## Les ordres du jour se synchronisent dans les événements Outlook

Un correctif a été amené à WEDO afin que les ordres du jour se synchronisent à nouveau avec les événements Outlook. Lorsque vous préparez votre ordre du jour dans WEDO et ajoutez des participants à votre réunion, les différents participants (qui ont activé la synchronisation avec Outlook) pourront directement prendre connaissance de l’ordre du jour dans la description de l’événement Outlook.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_03_diapositive2_7d7080d01f.png)

## Export des tâches en suspens dans les ordres du jour

Lorsque vous exportez un ordre du jour en PDF, vous pouvez maintenant choisir d’afficher les tâches en suspens liées aux différents points.

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## Ajouter des tâches dans les tâches en suspens pendant une réunion

Ajoutez des tâches en suspens durant une réunion (possible dans chaque section indifféremment du tri). Plus besoin de naviguer de l’onglet Réunions à l’onglet **Tâches** durant une réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_03_diapositive4_e1541104047919_62a1c8d533.png)

## Autres améliorations de cette version

* Implémentation des droits des valideurs dans les réunions,
* Correction de la restauration de tâches lors d’une recherche,
* Amélioration du message lors de la suppression d'un point à l'ordre du jour.

**Si nous pouvons améliorer WEDO c’est notamment grâce à vos feedbacks. N’hésitez donc pas à nous faire part de vos propositions d’améliorations ou autres idées de développement.**

La nouvelle version de WEDO permet de visualiser les décisions prises en réunion dans le flux d’activités.

Article "mise à jour" détaillant la fonctionnalité de suivi des décisions dans les réunions

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Suivez vos décisions dans le temps

Cette mise à jour de WEDO amène une nouvelle fonctionnalité : les flux d’activités. Il s’agit de chronologies qui reprennent l’ensemble des événements, des commentaires et des notes.

Les flux existent à trois niveaux :

* Flux d’activités général reprenant les informations vous concernant sur votre réseau
* Flux par sujet permettant de visualiser l’avancement des séances, des projets, des services, etc.
* Flux par personne pour suivre votre historique ou celui d’un de vos collègues (selon vos droits)

## Aperçu du flux d’activités d’un sujet

Voici à quoi ressemble le flux d’activités de mon sujet « Projet zéro papier » :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_flux_d_activite_4dc944ad2e.png)

## Prise de note

Vous constatez, sur l’image ci-dessus, qu’il est possible d’ajouter des notes dans le flux d’activités. Vous pouvez ainsi rédiger des informations pour un sujet ou pour tout votre réseau rapidement. Grâce au bouton « Ajouter un destinataire », vous pouvez notifier les personnes concernées par votre note. Il est possible d’ajouter dans les destinataires des **personnes**, des **sujets** ou des **modèles** de checklist.

## Exemple d’utilisation

Je souhaite informer tout le groupe de travail pour le « Projet zéro papier » de la prochaine séance. Je rédige une note à cet effet. Je peux ajouter des destinataires via le bouton ou en saisissant le titre du sujet précédé par un @.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_note_avec_mention_7ecec0df0e.png)

## Conclusion

Grâce aux flux d’activités, vous vous tenez informés rapidement et communiquez encore plus facilement avec les personnes de votre réseau. N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et propositions d’amélioration via le support dans WEDO.

Comment prendre connaissance de l’avancement d’un sujet en un coup d’œil ?

Mise à jour: analyse d'espace de travail WEDO avec graphique: activités, commentaires, notes

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Les flux d’activités

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

OneNote

Prochain webinaire | Diagramme de Gantt : Comment maintenir vos projets sur la bonnes voie

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Découvrez comment le Time Blocking améliore la gestion des tâches et la productivité, et comment WEDO vous aide à rester maître de votre travail quotidien.

Icône illustrant le blocage de temps avec un minuteur pour une gestion efficace de la journée.

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Time Blocking : comment vous aide-t-il à gérer votre charge de travail quotidienne

Apprenez à gérer et à hiérarchiser vos tâches quotidiennes grâce à des stratégies éprouvées, des méthodes de travail intelligentes et les bons outils pour rester organisé et productif.

L'image montre une réunion d'équipe au cours de laquelle des tâches sont assignées aux contributeurs et aux parties prenantes du projet.

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Guide : gérer et prioriser vos tâches quotidiennes efficacement

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Flux d'activités

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