## Gérez votre projet

WEDO améliore et facilite la gestion de vos projets. Par le biais de cet article, découvrez les nouvelles fonctionnalités mises en ligne.

- Planifiez vos projets et suivez les tâches qui en découlent
- Ajoutez des statuts afin de tenir votre équipe informée quant au déroulement du projet
- Obtenez une vue d’ensemble de l’avancement de tous les projets en cours

### Planifiez votre projet
Vous avez la possibilité de définir une date de début ainsi qu’une date d’échéance pour un espace de travail dans le cas où celui-ci représente un projet. En délimitant la durée de votre projet, vous permettez à tous les membres de votre équipe de garder les objectifs en tête tout en respectant le temps imparti pour les réaliser. Si nécessaire, il est possible de modifier ces dates à tout instant. La date de votre projet est dépassée alors que des tâches sont toujours en cours ? Vous pouvez visualiser combien de jours excèdent la date butoir. Gardez ainsi votre équipe sur la bonne voie et réaliser vos projets dans les temps !

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### Gérez les tâches
Attribuez les tâches découlant de votre projet aux membres de votre équipe afin de les tenir informés du travail à réaliser. En plus de donner une échéance à votre espace de travail, définissez les échéances de chaque tâche afin de planifier au mieux votre projet. Vos collègues sauront ainsi exactement ce que l’on attend d’eux.

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Afin de vous organiser efficacement, conversez avec les membres de votre équipe via le champ commentaire présent dans le volet de détails de chaque tâche. Grâce au gestionnaire de tâches, vos équipes organisent leur travail et collaborent efficacement de manière simple et intuitive.

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### Tenez votre équipe informée

Une information essentielle à transmettre à votre équipe concernant le projet en cours ? Ajoutez un statut à votre espace de travail pour avertir vos collègues. Pour vous aider, il existe 3 types de statuts :

- **Dans les délais :** votre projet se déroule bien, vous avez la possibilité d’ajouter un titre et une description dans le statut afin de préciser la phase du projet par exemple.
- **À risque :** le bon déroulement du projet est menacé, vous pouvez renseigner votre équipe concernant les raisons de cette mise à jour.
- **En retard :** la date d’échéance ne sera pas respectée, vous pouvez informer votre équipe quant aux causes de ce retard et mettre à jour la date d’échéance si nécessaire.

Comme précisé, lorsque vous définissez un statut, vous avez la possibilité d’ajouter un titre ainsi qu’une description afin que votre équipe soit toujours informée des éventuels changements impactant le déroulement du projet.

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### Visualisez l’avancement de votre projet
Afin que vous puissiez avoir un bref aperçu de l’avancement de votre projet, une barre de progression évolue au fur à mesure que les tâches sont terminées. Cette vue vous permet de prendre rapidement connaissance des principales mises à jour de statut d’un projet. De plus, le système indique le nombre de tâches en cours et terminées ainsi que le nombre de jours restants avant l’échéance du projet.

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## Pilotez l'ensemble de vos projets
Vous êtes responsable de plusieurs projets et devez obtenir rapidement une vue globale de l’avancement de ceux-ci ? WEDO vous permet de visualiser vos espaces de travail selon deux types d’affichage :
- **En mosaïque :** les espaces sont représentés sous forme de cartes.
- **En liste :** les espaces sont listés et vous pouvez les trier par nom, par statut, selon la progression ou encore selon l’échéance.

Pour les deux types d’affichage, une barre de progression vous informe de l’avancement de chaque projet qu’il ait une échéance (jauge bleue) ou qu’il soit continu (jauge grise).

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WEDO vous permet de garder un œil sur vos objectifs et sur la progression de vos projets qui sont regroupés sur une même plateforme. Vos équipes sont informées en temps réel de l’avancement des tâches et des dernières mises à jour concernant les projets. Elles peuvent ainsi collaborer efficacement en présentiel ou à distance. Avec WEDO, il n’a jamais été aussi simple de s’organiser !

Vous souhaitez obtenir plus de détails à propos de ces fonctionnalités ? Découvrez la collection de notre centre d’aide.

::button-primary[Accéder à la collection "Projets"]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/2435444-projets"}

WEDO améliore et facilite la gestion de vos projets. Par le biais de cet article, découvrez les nouvelles fonctionnalités mises en ligne. Planifiez vos projets et suivez les tâches qui en découlent. Ajoutez des statuts afin de tenir votre équipe informée quant au déroulement du projet. Obtenez une vue d’ensemble de l’avancement de tous les projets en cours.

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La gestion de projets

## Visualisez les décisions de réunions dans le flux d’activités

La nouvelle version de WEDO permet de visualiser les décisions prises en réunion dans le flux d’activités. Dans chaque espace de travail, rendez-vous dans l’onglet **Info** puis dans le flux d’activités, utilisez le filtre **Décisions** pour afficher toutes les décisions sous forme chronologique.

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## Les ordres du jour se synchronisent dans les événements Outlook

Un correctif a été amené à WEDO afin que les ordres du jour se synchronisent à nouveau avec les événements Outlook. Lorsque vous préparez votre ordre du jour dans WEDO et ajoutez des participants à votre réunion, les différents participants (qui ont activé la synchronisation avec Outlook) pourront directement prendre connaissance de l’ordre du jour dans la description de l’événement Outlook.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_03_diapositive2_7d7080d01f.png)

## Export des tâches en suspens dans les ordres du jour

Lorsque vous exportez un ordre du jour en PDF, vous pouvez maintenant choisir d’afficher les tâches en suspens liées aux différents points.

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## Ajouter des tâches dans les tâches en suspens pendant une réunion

Ajoutez des tâches en suspens durant une réunion (possible dans chaque section indifféremment du tri). Plus besoin de naviguer de l’onglet Réunions à l’onglet **Tâches** durant une réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_03_diapositive4_e1541104047919_62a1c8d533.png)

## Autres améliorations de cette version

* Implémentation des droits des valideurs dans les réunions,
* Correction de la restauration de tâches lors d’une recherche,
* Amélioration du message lors de la suppression d'un point à l'ordre du jour.

**Si nous pouvons améliorer WEDO c’est notamment grâce à vos feedbacks. N’hésitez donc pas à nous faire part de vos propositions d’améliorations ou autres idées de développement.**

La nouvelle version de WEDO permet de visualiser les décisions prises en réunion dans le flux d’activités.

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Suivez vos décisions dans le temps

Cette mise à jour de WEDO amène une nouvelle fonctionnalité : les flux d’activités. Il s’agit de chronologies qui reprennent l’ensemble des événements, des commentaires et des notes.

Les flux existent à trois niveaux :

* Flux d’activités général reprenant les informations vous concernant sur votre réseau
* Flux par sujet permettant de visualiser l’avancement des séances, des projets, des services, etc.
* Flux par personne pour suivre votre historique ou celui d’un de vos collègues (selon vos droits)

## Aperçu du flux d’activités d’un sujet

Voici à quoi ressemble le flux d’activités de mon sujet « Projet zéro papier » :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_flux_d_activite_4dc944ad2e.png)

## Prise de note

Vous constatez, sur l’image ci-dessus, qu’il est possible d’ajouter des notes dans le flux d’activités. Vous pouvez ainsi rédiger des informations pour un sujet ou pour tout votre réseau rapidement. Grâce au bouton « Ajouter un destinataire », vous pouvez notifier les personnes concernées par votre note. Il est possible d’ajouter dans les destinataires des **personnes**, des **sujets** ou des **modèles** de checklist.

## Exemple d’utilisation

Je souhaite informer tout le groupe de travail pour le « Projet zéro papier » de la prochaine séance. Je rédige une note à cet effet. Je peux ajouter des destinataires via le bouton ou en saisissant le titre du sujet précédé par un @.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_note_avec_mention_7ecec0df0e.png)

## Conclusion

Grâce aux flux d’activités, vous vous tenez informés rapidement et communiquez encore plus facilement avec les personnes de votre réseau. N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et propositions d’amélioration via le support dans WEDO.

Comment prendre connaissance de l’avancement d’un sujet en un coup d’œil ?

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Les flux d’activités


Les services de pompiers sont souvent confrontés à des défis administratifs considérables. Parmi les principaux obstacles figurent la gestion complexe des ressources humaines, la coordination des opérations, la collecte et la centralisation des données, ainsi que la gestion des budgets et des ressources matérielles. La nécessité de maintenir une documentation précise et à jour pour les rapports et les contrôles réglementaires représente également un défi majeur. Tous ces aspects administratifs sont essentiels pour assurer la préparation, la réactivité et la sécurité des services de secours.

## Interview avec Christian Mauley, Capitaine de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel. Il nous parle de l'implication de la plateforme WEDO dans la gestion de leurs activités.

### Quel est votre rôle au sein du SPS Neuchâtel ?

Je suis l'adjoint du commandant de la région de défense incendie du littoral neuchâtelois et chef de projet à l'Office Pompiers du SPS.

### Pouvez-vous nous décrire l'Office Pompiers SPS Neuchâtel et son activité en quelques mots ?

L'Office Pompiers du SPS dirige la région de défense et incendie du Littoral neuchâtelois qui compte 40 pompiers professionnels et 220 sapeurs-pompiers volontaires dans ses rangs. Les intervenants sont répartis sur trois secteurs d'intervention.

### Quels sont les challenges de cette organisation multi-site ?

Les challenges liés à l'organisation multi-site de notre région de défense incendie sont multiples et requièrent une gestion minutieuse pour assurer un fonctionnement efficace et sécurisé. Tout d'abord, l'une des principales préoccupations est la standardisation des procédures. Avec cinq sites différents répartis sur trois secteurs d'intervention, il est essentiel que toutes les équipes suivent les mêmes protocoles et normes opérationnelles. Cela garantit une coordination optimale lors des interventions d'urgence et évite les confusions qui pourraient découler de pratiques divergentes.

Un autre défi majeur est de gérer le rythme de conduite différencié entre les sapeurs-pompiers professionnels et les pompiers volontaires présents dans nos différentes casernes. Les professionnels sont disponibles en permanence, tandis que les volontaires ont des engagements variés en dehors de leurs heures de service. Cela nécessite une planification minutieuse pour s'assurer que les effectifs adéquats sont toujours disponibles pour répondre aux appels d'urgence, tout en respectant les contraintes individuelles.

La gestion des tâches et la communication centralisée sont essentielles pour maintenir une coordination efficace entre les centres de secours. Nous utilisons WEDO pour faciliter la transmission d'informations critiques en temps réel, tout en permettant à chaque secteur de fonctionner de manière autonome pour les tâches spécifiques à sa zone géographique.

Enfin, la sécurité de l'information est primordiale, notamment en ce qui concerne le partage des fichiers entre les sites. Nous devons nous assurer que les données sensibles et les informations opérationnelles sont protégées contre les accès non autorisés. Des mesures de sécurité strictes sont en place pour garantir l'intégrité et la confidentialité de nos données, tout en permettant leur partage sécurisé entre les différents sites.

### Avant l'intégration de WEDO, quels outils utilisiez-vous pour assurer la collaboration et la gestion administrative ?

Pour nos diverses réunions ou discussions, nous prenions nos PV sur un fichier Excel. Nous avions un agenda partagé sur Outlook pour la disponibilité des équipes de secours, et nous échangions par emails. Les différentes procédures de la caserne et la gestion des équipes étaient documentées sur de nombreux fichiers Excel pas accessibles à tous et en tout temps.

### Quelles étaient les limites à l'utilisation de ces différents outils ?

Les informations étaient dispersées dans de nombreux endroits différents, ce qui entraînait beaucoup de redondance et de pertes. La communication dispersée entre les différentes strates de la hiérarchie et les intervenants de la caserne se répercutait donc sur le suivi des projets et la fluidité des opérations.

### Aujourd'hui, quelle est votre utilisation de l'outil WEDO ?

Nous utilisons WEDO pour générer tous les rapports des diverses réunions entre les offices du SPS, comme les rapports d'état-major régional, les rapports d'états-majors opérationnels, les rapports de secteur et les rapports journaliers des sections d'intervention. WEDO nous permet enfin d'avoir tous les rapports au même endroit, afin que les ayants droit puissent les consulter à tout moment. Les membres des réunions peuvent également ajouter leurs points à l'ordre du jour en amont pour préparer la discussion.

La plateforme nous a par ailleurs permis d'améliorer la gestion de projets et le suivi des informations courantes au sein de la caserne. L'aspect collaboratif de la plateforme nous permet d'attribuer des tâches courantes aux utilisateurs. Nous visualisons en temps réel l'avancement des tâches, le suivi de l'entretien, la gestion des commandes et le traitement des notes de frais, entre autres.

Il est aussi possible de documenter les procédures récurrentes, comme par exemple les préparations de matériel ou les formations continues, avec des modèles checklists qui peuvent être lancées à tout moment.

![Logiciel pompier pour la gestion administrative des pompiers](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Temoignage_Christian_Mauley_2_FR_404dd3125d.png)

### Comment la mise en place de l'outil a-t-elle été accueillie par les membres de l'équipe ?

Le regroupement de diverses tâches et informations dans un seul programme a facilité l'intégration de l'outil. Le partage des thématiques au travers de toutes les strates et tous les organes de conduite facilite le suivi et la transmission de l’information.

De plus, nous avons créé un petit journal interne sur WEDO pour augmenter l'adhésion à la plateforme. Dans ce journal, l’ensemble du personnel peut ajouter des thématiques concernant les projets en cours et les interventions passées. Ils peuvent y glisser divers formats d'information comme des photos ou des articles régionaux par exemple.

### En quoi WEDO contribue à la démarche de digitalisation de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel ?

WEDO contribue à la démarche de digitalisation en réduisant considérablement les impressions papier et en centralisant les documents de projet. Les avantages principaux sont la centralisation des informations, l'augmentation de la participation et la valorisation du personnel, à tous les niveaux. L'aspect participatif de la plateforme permet de diminuer de manière considérable les échanges de mails.

::button-primary[Planifier une démo live]{link="/demo"}

![Logiciel pour les procédures pompier et l'envoi automatique des tâches liées aux interventions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Temoignage_Christian_Mauley_FR_bd531a5a7c.png)


Les services de pompiers sont souvent confrontés à des défis administratifs considérables. Interview avec Christian Mauley, Capitaine de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel. Il nous parle de l'implication de la plateforme WEDO dans la gestion de leurs activités.

Témoignage du capitaine du service du feu sur l'utilisation d'un logiciel pour les services d'urgence

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Un logiciel de gestion pour les services d'urgence, d'incendie et de secours

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Dans le monde en constante évolution de la technologie, il est impératif de rester à la pointe du progrès pour s'assurer que notre logiciel reste non seulement **pertinent**, mais aussi **efficace** et **intuitif**. C'est précisément la raison pour laquelle nous sommes ravis d'annoncer une refonte totale de notre logiciel.

Depuis sa création, WEDO a connu une croissance et une transformation significatives. Notre équipe a travaillé à l'amélioration de ses capacités, en introduisant de nombreuses fonctionnalités au fil du temps, pour répondre aux besoins changeants de ses utilisateurs. Cependant, cette croissance s'est soldée par une évidence - **la nécessité d’une réécriture complète du code afin d’assurer la pérennité du logiciel.**

Au cours de l'année écoulée, notre équipe de développeurs a consacré son expertise et son énergie à ce projet. Le résultat est une version de WEDO robuste et à l'épreuve du temps, prête à offrir stabilité et performances et rapidité pour les années à venir.

Mais ce n'est pas tout. Nous ne nous sommes pas contentés de réécrire le code. Parallèlement à cette refonte technique, nous avons également réimaginé l'interface, la rendant plus intuitive et plus conviviale. Nous avons rafraîchi les couleurs et l'esthétique pour donner au logiciel un aspect moderne et attrayant. Pour finir, nous avons profité d’intégrer quelques améliorations suggérées par nos utilisateurs.

Dès maintenant, cette nouvelle version sert de base stable pour développer de nouvelles fonctionnalités, notamment en termes de gestion de projet (diagramme de Gantt, dépendance entre les tâches, portefeuille de projet et sous-tâches avancées) et d’intégration avec d’autres logiciels comme MS Teams. 

Le compte à rebours a commencé. Nous sommes ravis d'annoncer que la nouvelle version améliorée de WEDO est officiellement déployée dans tous les réseaux d'utilisateurs 🚀


Dans le monde en constante évolution de la technologie, il est impératif de rester à la pointe du progrès pour s'assurer que notre logiciel reste non seulement pertinent, mais aussi efficace et intuitif. 

Nouvelle version optimisée du logiciel de collaboration WEDO

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Un nouveau départ motivé par la performance et l’expérience utilisateur

Dans le contexte de la digitalisation, il est essentiel d'améliorer l'efficacité des tâches administratives au sein des municipalités et de l'administration publique afin de garantir une meilleure prestation de services publics. Cependant, ces entités sont souvent aux prises avec des activités administratives chronophages qui peuvent entraver la productivité.

La transformation numérique offre des opportunités précieuses pour automatiser les tâches administratives. WEDO s'impose comme un atout majeur dans ce domaine. En proposant une interface conviviale, il permet aux professionnels des communes et du service public de créer, d'organiser et de gérer rapidement les documents essentiels. Cette automatisation libère un temps précieux qui peut être réaffecté à des activités plus stratégiques.

## Gestion efficace des réunions de commissions, du conseil municipal, des assemblées communales

Les réunions jouent un rôle essentiel dans le processus décisionnel au sein des communes et de l'administration publique. Cependant, leur organisation et leur suivi peuvent s'avérer chronophages.

WEDO simplifie ce processus en permettant la création facile d'ordres du jour, la planification des réunions et la prise de notes en temps réel. Ainsi, les discussions sont mieux structurées, les décisions sont prises plus rapidement et leur mise en œuvre est suivie de près. WEDO est idéal pour gérer tous types de réunion, qu'elles soient bilatérales ou de large audience.

![Logiciel gestion opérationnelle des communes et municipalités](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Administrations_publiques_3_FR_71fe7eaaa6.png)


## Suivi des discussions et traçabilité des décisions

La traçabilité des discussions et des décisions est un élément clé de la gestion transparente de l'administration publique. WEDO répond à cette exigence en enregistrant chaque discussion, chaque décision et chaque tâche de manière précise et horodatée. Cette traçabilité garantit une documentation complète, favorisant ainsi la responsabilité et la confiance du public envers les institutions publiques.

Avant de choisir un gestionnaire de réunion, les communes et municipalités doivent s'assurer que l'outil en question permette la gestion des droits d'accès à certains espaces et comptes-rendus de réunions, afin que les informations sensibles restent confidentielles.

## L'utilité d'un gestionnaire de tâches collaboratif

Un bon gestionnaire de tâches est essentiel pour superviser efficacement tous les secteurs de la commune. Dans WEDO, chaque membre peut obtenir une vue d'ensemble de l'état d'avancement de chaque projet, de chaque tâche, de chaque réunion et de chaque dossier.

Cela permet de prendre des décisions éclairées, d'identifier les éventuels goulots d'étranglement et de réaffecter les ressources pour optimiser la productivité globale de l'administration.

![outils pour la prise de note de réunions, séances du conseil et toute autre réunion du service public](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Administrations_publiques_4_FR_7c1109dec0.png)

### Les avantages d'un gestionnaire de tâche pour un chef de secteur :

**Organisation et suivi des activités :**
Un gestionnaire de tâches permet au chef de secteur de maintenir une liste organisée des activités et des projets en cours dans son secteur. Il peut ainsi avoir une vue d'ensemble de toutes les tâches à accomplir, de leur état d'avancement et des échéances à respecter.

**Planification stratégique :**
Le chef de secteur peut utiliser un gestionnaire de tâches pour planifier les activités à court, moyen et long terme dans son secteur. Cela l'aide à définir des objectifs, à allouer les ressources nécessaires et à élaborer des stratégies pour répondre aux besoins de la communauté.

**Répartition des responsabilités :**
Grâce à un gestionnaire de tâches, le chef de secteur peut attribuer des tâches spécifiques aux membres de son équipe ou à d'autres départements de la commune ou de la mairie. Il peut assigner des priorités et suivre qui est responsable de quoi, favorisant ainsi la clarté des rôles.

**Suivi de l'avancement :**
Le gestionnaire de tâches permet au chef de secteur de suivre en temps réel l'avancement des projets. Il peut détecter rapidement les retards ou les problèmes potentiels, permettant de prendre des mesures correctives rapidement.

**Communication interne :**
Le chef de secteur peut utiliser le gestionnaire de tâches pour communiquer avec son équipe et d'autres départements de la commune. Il peut partager des informations, des documents et des mises à jour sur les projets en cours sans avoir à envoyer d'e-mails. Cela dynamise la collaboration et la cohésion au sein de la mairie.

**Réduction des oublis :**
En enregistrant toutes les tâches à accomplir dans un gestionnaire de tâches, le chef d'équipe minimise les risques d'oubli ou de négligence. Il peut être sûr que rien ne passe entre les mailles du filet et que toutes les responsabilités sont prises en compte, avec des délais précis.



### Les avantages d'un gestionnaire de tâche pour le collaborateur :

**Gestion de travail :**
Un outil aide à garder une trace des tâches assignées au collaborateur. Il peut organiser ses activités, établir des priorités et éviter les oublis, ce qui contribue à une meilleure gestion de sa charge de travail. Les tâches peuvent être gérées depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Cette compatibilité permet à chacun, sur le terrain comme dans les bureaux, de trouver chaussure à son pied.

**Suivi des projets et des dossiers :**
Un gestionnaire de tâches permet au collaborateur de suivre l'avancement de projets ou de dossiers spécifiques sur lequel il ne travaille pas seul. Il peut noter les étapes accomplies, les informations importantes et les actions à entreprendre, ce qui facilite la collaboration avec d'autres collègues ou départements de la commune.

**Gestion des priorités :**
Le collaborateur peut hiérarchiser ses tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Il peut ainsi se concentrer sur les activités cruciales pour la commune et éviter d'être submergé par des tâches moins prioritaires.

**Rappels et notifications :**
Les gestionnaires de tâches offrent souvent la possibilité de définir des rappels et des notifications. Cela permet au collaborateur de ne pas oublier les échéances, les réunions importantes ou les actions à entreprendre, contribuant ainsi à une meilleure ponctualité.

**Évaluation personnelle :**
Un gestionnaire de tâches permet au collaborateur de réfléchir sur sa propre performance. Il peut analyser ses réalisations, identifier les domaines dans lesquels il peut s'améliorer et prendre des mesures pour accroître son efficacité.


## Cas Pratique : Comment la commune de Saxon (CH) a-t-elle donné un nouveau souffle à ses activités grâce à WEDO ?

Dans cet article, vous découvrirez comment la Commune de Saxon a amélioré la communication interne entre ses conseilleurs, de ses chefs de secteurs et de ses collaborateurs. Une implémentation qui fût couronnée de succès, tant en termes de productivité qu'en termes de valorisation du personnel :

[**Lire l'article**](https://wedo.com/fr/blog/commune-de-saxon-revolution-digitale-de-l-administration-municipale)


::button-primary[Planifier une démo live]{link="/demo"}


Dans le contexte de la digitalisation, il est essentiel d'améliorer l'efficacité des tâches administratives au sein des municipalités et de l'administration publique afin de garantir une meilleure prestation de services publics. 

Logiciel pour la gestion administrative des communes et municipalités

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Transformation numérique des administrations publiques

Les séances de brainstorming sont souvent le creuset de la créativité, des idées innovantes et de l'expression libre. Que ce soit autour d'une table de réunion ou en ligne, ces réunions dynamiques peuvent prendre des chemins sinueux, explorant un éventail impressionnant d'idées souvent représentées par des post-it multicolores ou des schémas dessinés sur un tableau blanc.

Cependant, au cœur de cette effervescence, il est essentiel de ne pas perdre de vue l'objectif initial : générer des idées, des discussions productives et, surtout, des décisions éclairées.

C'est là qu'intervient la nécessité de synthétiser et de consigner toutes ces idées qui fusent, le cauchemar de tout rédacteur de PV. Dans cet article, nous explorerons l'art de la rédaction d'un rapport de brainstorming, un document qui capture les aboutissants de ces réunions dynamiques. Nous examinerons comment transformer le chaos constructif du brainstorming en un rapport écrit simple, clair et exploitable pour l'avenir.

## Étape 1 : Préparation de la session de brainstorming

**1. Préparez-vous en avance :**
Familiarisez-vous avec le sujet de la séance de brainstorming et assurez-vous d'avoir les outils nécessaires pour prendre des notes. Pour plus de rapidité et de flexibilité, utilisez un outil de prise de PV comme WEDO.

**2. Préparez un ordre du jour :**
À ce stade, l’ordre du jour mentionnera que les point généraux sur lesquels le groupe devra réfléchir et trouver des idées innovantes ou créatives. Ces concepts doivent rester larges, pour laisser grande ouverte la porte de la créativité. Dans WEDO, ces concepts larges sont des sections, qui seront ensuite détaillés par les idées des participants dans des thématiques. Cet ordre du jour préalablement défini permettra de donner un cadre au brainstorming.

**3. Identifiez les rôles :**
Si possible, désignez un animateur de séance et un scribe. L'animateur, souvent debout, facilite la discussion, illustre et note les idées sur un tableau ou des post-it, encourage les participants à s’exprimer. Tandis que le scribe transcrit et synthétise les informations pour constituer un rapport. Lors de brainstorming visuel, le script devra peut-être régulièrement prendre des photos du tableau de discussion pour être sûr de ne pas manquer l’information.

## Étape 2 : Prise de note durant la séance

**1. Listez les idées :**
Créez une liste structurée de toutes les idées générées durant la réunion. WEDO vous permet de lister chaque idée dans des thématiques pour une structure claire. Prenez note de toutes les idées, même celles qui semblent farfelues ou hors sujet. Utilisez des mots clés, des phrases courtes ou des photos des schémas pour enregistrer les informations rapidement.

![animer un brainstorming](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_f618169554.png)

**2. Enregistrez les discussions clés :**
Notez les points de vue des participants, les débats et les discussions importantes. Cela permettra de donner du contexte aux idées générées.

**3. Documentez les décisions prises :**
Chaque fois qu'une décision est prise, assurez-vous de l'acter dans votre rapport, en indiquant les raisons qui l'ont motivée. Avec WEDO, vous pouvez formaliser la prise de décision avec le module des votes, permettant de s’arrêter sur une décision de manière transparente et équitable.

**Étape 3 : Réorganiser les idées et les informations**
Difficile de maintenir une suite logique dans les idées qui fusent lors du brainstorming. Une fois la séance de brainstorming terminée, il est temps d'organiser les informations recueillies.

![brainstorming output with the voting feature](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_1_1_5fea3e77db.png)

**1. Restructurez la liste des idées si nécessaires :**
Prenez le temps de réorganiser et de regrouper les idées similaires dans les bonnes thématiques pour définir le fil rouge de votre rapport.

**2. Résumez les discussions :** 
Parcourez vos notes pour identifier les discussions les plus pertinentes ou les plus influentes. Résumez-les de manière concise. N’hésitez pas à utiliser les couleurs ou des émojis pour structurer vos paragraphes ou pour catégoriser les idées.

![synthèse de brainstorming en ligne](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_lister_idees_EN_76019bb7e2.png)

**3. Mettez en évidence les décisions :** Mettez en évidence toutes les décisions prises au cours de la séance de brainstorming. Dans WEDO, il est possible de statuer sur une décision afin que celle-ci soit officielle et mise en avant dans votre rapport.

## Étape 4 : Rédiger le rapport de brainstorming
Maintenant que vous avez organisé les informations, il est temps de rédiger le rapport proprement dit :

**1. Introduction :**
Commencez par une brève introduction qui explique l'objectif de la séance de brainstorming, la date, les participants et le contexte.

**2. Liste des idées :**
Présentez la liste des idées générées lors de la séance de brainstorming sous forme de sections et de thématiques.

**3. Conclusions et décisions prises :**
Les décisions peuvent être mentionnées dans chaque thématique, mais elles peuvent aussi toutes être dupliquées et ajoutées dans une thématique spéciale, résumant toutes les décisions prises durant la réunion. Cette synthèse ravira les personnes ayant besoin d’un rapide coup d’œil sur les aboutissants de la réunion.

![Synthèse des décisions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_2_2745b387be.png)

**4. Plan d’action :**
Terminez le rapport avec un plan d’action. Soulignez les prochaines étapes à suivre, les actions à entreprendre et les personnes responsables de leur mise en œuvre.

![Action plan brainstorming](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_3_c31b07dc14.png)

Dans un rapport WEDO, il est possible de créer des tâches directement dans le rapport. Cette tâche comprendra une description, une échéance, une personne responsable et un observateur si besoin, ainsi que des pièces jointes ou des commentaires. Ces tâches seront envoyées automatiquement dans le gestionnaire de tâche de chaque participant, pour un suivi simple du projet.


Pour résumer, écrire le compte rendu d'une séance de brainstorming nécessite de se préparer, de prendre des notes efficacement et de s'organiser. Le logiciel WEDO est un outil brainstorming précieux pour simplifier ce processus, en centralisant les informations et en facilitant la collaboration au sein de l'équipe. Vos rapports de brainstorming deviendront des documents précieux pour la prise de décisions et la planification future. Il permet également de mener une réunion de brainstorming en ligne.



Ce sujet vous intéresse ? Dans un prochain article, nous nous attarderons sur le deuxième rôle clé d’une réunion de brainstorming, celui de l’animateur. Nous parcourrons les méthodes les plus efficaces pour engager les participants et pour encourager la créativité.

Dans cet article, nous explorons l'art de la rédaction d'un rapport de brainstorming, un document qui capture les aboutissants de ces réunions dynamiques. 

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