La digitalisation des communes est devenue un enjeu incontournable dans un paysage en constante évolution de l'administration municipale. Face à cette révolution, la gestion efficace des tâches, la rationalisation des processus et une gestion de l'information sont des défis majeurs à relever.

Dans cet article, nous explorerons les enjeux de la digitalisation municipale et nous plongerons dans l'expérience de Loïc Blardone, secrétaire de la commune de Saxon (VS), en tant que chef de projet et utilisateur de la plateforme collaborative WEDO. De la mise en place d'un système d'information sécurisé basé sur le Cloud à la résolution des défis inhérents à la digitalisation, cette exploration mettra en lumière le rôle essentiel des technologies dans la modernisation de la gouvernance locale.


## Quels étaient les principaux défis managériaux de la Commune avant d'adopter WEDO ?

Avant d'intégrer WEDO, nos lacunes et nos besoins étaient principalement liés à la traçabilité des tâches et des demandes. Nous devions surmonter de nombreux défis posés par des processus qui n'étaient pas documentés et donc souvent dépendants de la mémoire des collaborateurs.

De plus, la gestion d’importants volumes de documents, d’informations et de demandes provenant de diverses sources (courrier postal, courriels, demandes des citoyens et demandes inter-institutions) devenait de plus en plus complexe à traiter et à répertorier.

Enfin, nous avions besoin d'une solution qui nous permette de suivre efficacement les demandes des Travaux Publics, notamment pour la Direction des Bâtiments, qui gère les questions d'intendance qui ne peuvent absolument pas être laissées au hasard.


## Quels étaient les défis majeurs lors de la mise en œuvre de WEDO ?

En premier lieu, il fut important de déterminer quels seraient les utilisateurs de la plateforme. Nous nous sommes par exemple demandés s'il était plus opportun d'inclure uniquement le service administratif, ou si les services externes devaient l'être également. Par ailleurs, il fut essentiel de prédire l'utilité de la plateforme pour chaque rôle, de comprendre l'intérêt des collaborateurs et leur niveau d'acceptation du projet.

Afin d'assurer un accompagnement optimal et que chacun se sente impliqué, nous avons choisi d'inclure tout le personnel ayant à gérer des tâches administratives, soit 35 collaborateurs. Ceux-ci comprennent l'administration (office de la population, service des finances, Service technique et des constructions), le directeur, l'adjoint, la bibliothécaire et les acteurs des services scolaires et parascolaires, le responsable des travaux publics, le délégué au patrimoine, les animateurs socioculturels ou d'insertion, les gestionnaires du service des bâtiments, le personnel technique et, pour finir, les membres du Conseil municipal.

Certains craignaient que l'implémentation d'un outil numérique supplémentaire soit au détriment des échanges humains au sein du bureau, laissant place à une communication strictement axée sur les notifications. Cependant, l'introduction de la fonction d'e-mail en tâche offre une solution qui permet d'attribuer des tâches tout en maintenant un aspect humain dans la communication. En effet, elle permet d'envoyer un e-mail dans un format conventionnel, tout en créant une tâche pour la personne ou le service correspondant. Cette option s'avère également extrêmement pratique pour éviter des manipulations fastidieuses. Par exemple, lorsqu'il est nécessaire de répondre à un courriel avec un accusé de réception et que celui-ci doit être transmis à un service, une tâche peut être générée en parallèle.

Toutefois, le défi majeur restait l’adhésion des utilisateurs, en particulier de ceux qui sont moins familiers avec la technologie. La clé du succès fut la communication de l'utilité de plateforme et de ses modules de gestion pour chaque secteur d'activité. Nous avons mis en avant le gain de temps et le support managérial que l'outil peut prodiguer. Enfin, les formations ciblées aux besoins de chaque secteur permirent aux utilisateurs de prendre rapidement leurs marques dans l'interface.


## Comment s'est déroulée l'implémentation de la plateforme WEDO ?

La mise en marche de WEDO s'est déroulée en plusieurs étapes clés :

**Démonstration de la plateforme :** le projet a débuté avec une présentation du produit par l'équipe de WEDO, directement dans nos locaux.

**Échange avec une commune utilisatrice :** nous nous sommes entretenus avec des collaborateurs d’une commune utilisatrice de la plateforme WEDO afin de connaître leur avis et leur expérience.

**Acceptation du Projet :** le projet a été officiellement accepté. Avec l'aide et les conseils de notre conseiller WEDO, nous avons nommé les chefs de projet et sélectionné les futurs utilisateurs avec l'aide de l'équipe WEDO.

**Préparation et Formation :** nous avons préparé des checklists de nos différentes procédures au format Excel en amont, dans le but de les intégrer et de les automatiser dans WEDO. Le paramétrage du réseau et des modules de tâches, de checklists et de réunions a été fait en présence de notre conseiller WEDO pour assurer un environnement solide et personnalisé selon nos besoins.

**Communication aux collaborateurs :** les futurs utilisateurs ont été informés par e-mail de l'imminente implémentation de la plateforme WEDO, de son utilité et des prochaines étapes d'intégration. Nous les avons encouragés à rédiger des checklists liées à leurs projets, sur la base d’un modèle, afin qu'ils puissent se préparer à la mise en route de leurs propres espaces de travail.

**Formations des collaborateurs :** une formation obligatoire a été organisée, dispensée à distance par groupes ou en présentiel, par notre conseiller WEDO. La formation a duré 1 h 30 et a couvert la gestion des tâches, des espaces de travail, des modèles de checklists, et des réunions.

**Démarrage en Production :** le projet est passé en production, et WEDO est devenu un outil quotidien pour la gestion des tâches.

**Suivi et améliorations continues :** nous avons maintenu la communication avec les utilisateurs pour les inciter à explorer davantage WEDO et à atteindre un taux de découverte de 100 %. En effet, l'outil dispose d'une manière ludique d'évaluer l'exploration de la plateforme. De plus, les collaborateurs disposent d'un service de support, permettant de répondre à leurs questions d'utilisation.

![processus d'intégration d'un logiciel collaboratif](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Loic_Blardone_FR_1_c36b1d7321.png)

>Dès le début, les retours des collaborateurs ont été très positifs. Ils ont vite compris comment appréhender l’outil et ils ont facilement expérimenté les fonctionnalités de manière individuelle à la suite des formations. 


## Après quelques mois d'utilisation, quels sont les effets de WEDO sur la productivité de vos équipes ?

L'adoption de WEDO a révolutionné notre façon de gérer les affaires courantes :

- La plateforme nous donne un accès rapide à l'état des demandes en cours, **réduisant ainsi le temps de recherche d'information**.
- Elle permet une **communication efficace entre les acteurs et les secteurs**, permettant de faire progresser les projets et les demandes plus rapidement.
- **La transmission de missions et de nombreux processus récurrents sont facilités**, comme par exemple la délégation de tâches du Conseil Communal aux services, la gestion du courrier entrant, les demandes aux services techniques ou la soumission des besoins des utilisateurs de bâtiments communaux.
- Nous avons pu nous imprégner d'**une vision plus pragmatique** de la gestion de projet.
- Avec le module de réunion de WEDO, certaines commissions municipales peuvent maintenant **suivre facilement les discussions des séances et l'avancement des tâches** liées. Elles ont également pu uniformiser les procès-verbaux et faciliter leur partage.
- **Les nombreuses procédures de la commune ont pu être documentées** sous forme de checklists automatisées.
- L'outil fut **simple et rapide à mettre en place**.




>À titre personnel, j’ai été emballé très vite par le projet de mettre en place un outil comme WEDO. Il était impératif pour notre administration d’évoluer vers un mode de gestion centralisé permettant un suivi rapide et une prise en main simple. Je suis aujourd’hui convaincu de notre nouvelle manière de travailler et ne reviendrais d’aucune manière en arrière.

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La digitalisation des communes est devenue un enjeu incontournable dans un paysage en constante évolution de l'administration municipale. Face à cette révolution, la gestion efficace des tâches, la rationalisation des processus et une gestion de l'information sont des défis majeurs à relever.

outil de gestion centralisée pour les communes

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Commune de Saxon : révolution digitale de l'administration municipale

## Gérer un projet de A à Z avec WEDO

Quelles sont les principales fonctionnalités liées à la gestion de projets ? Avec WEDO vous pourrez : 

* Préparer les ordres du jour des réunions de projets
* Rédiger les comptes rendus de vos séances de projets en temps réel,
* Répartir les tâches et en assurer le suivi d'une réunion à la suivante,
* Partager les fichiers importants du projet avec les membres,
* Informer les membres sur l'évolution du projet,
* Garder une vision globale sur tous les projets en cours.

Découvrons ensemble et en détails ces différentes étapes.

## 1\. Créer un espace de travail pour le projet

Pour chaque projet, nous vous conseillons de créer un espace de travail dédié. WEDO vous permet également de lier votre projet à l'équipe concernée. À travers chaque espace de travail, vous retrouvez toutes les informations utiles à la progression de votre projet.

Un espace de travail s'organise en 4 onglets nécessaires à la gestion de votre projet : 

* **L'onglet Info** : visualisez l'état de progression du projet
* **L'onglet Réunions** : retrouvez toutes les réunions organisées dans le cadre du projet
* **L'onglet Tâches** : suivez toutes les tâches impliquées par le projet
* **L'onglet Fichiers** : partagez les fichiers importants liés au projet

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Pour mon projet _**Développement durable**_, j'ai créé un espace de travail spécifique en regroupant les membres concernés. Pour chaque projet, vous choisissez ainsi quelles sont les personnes qui peuvent accéder aux informations afin d'assurer la confidentialité des données.

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## 2\. Gérer les tâches liées au projet

À partir de l'**onglet Tâches** de l'espace de travail, vous pouvez lister les différentes tâches à réaliser dans le cadre du projet. Vous avez la possibilité de les planifier dans le temps, de définir leurs priorités et, bien sûr, de les assigner aux différents membres du projet. **Astuce** : utilisez la baguette magique qui apparaît en bout de section afin de réaliser ces actions en quelques clics sur une liste de tâches.

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Dans le volet de détails de la tâche, vous pouvez ajouter des informations complémentaires. Par exemple : la **date planifiée**, une **échéance**, un **fichier à joindre** ou un **commentaire** que vous souhaitez laisser au responsable de celle-ci.

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## 3\. Créer des champs personnalisés par phase de projet

Dans le cadre d'un projet, il est possible que les champs proposés par défaut dans le volet de détails ne vous suffisent pas. C'est pourquoi, nous avons développé une fonctionnalité intitulée **Champs personnalisés**. Il est dès lors possible d'ajouter des champs dans le volet de détails des tâches, par exemple : la durée de la tâche, un statut d'avancement, un pourcentage d'avancement, etc. Les possibilités sont infinies ! Chaque organisation peut donc créer des **champs personnalisés** selon ses propres critères et besoins.

Ici, mon projet _**Développement durable**_ s'articule en 4 phases : **Avant-projet**, **Lancement**, **Développement** et **Communication**. J'ai donc créé un champ personnalisé de type "liste déroulante" en ajoutant les phases de mon projet dans les options à choix.

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Ces champs et leurs options se créent à partir des paramètres du réseau et peuvent être appliqués à toutes les tâches ou uniquement activés pour les tâches d'un espace/projet spécifique. Notez qu'à ce jour, seuls les administrateurs de votre réseau sont habilités à créer des champs personnalisés via les paramètres de celui-ci. 

Autre cas d'utilisation : je pourrais **Ajouter un champ personnalisé** de type **Nombre** afin de pouvoir inscrire sur chaque tâche la **Durée en minutes** de celle-ci. Pour davantage de lisibilité, choisissez une **icône** pour illustrer ce champ dans le volet de détails.

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Si je reviens dans mon projet _**Développement durable**_, je peux désormais ajouter sur chaque tâche la **Durée en minutes** accordée à celle-ci.

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## 4\. Trier les tâches du projet

De manière générale, WEDO est très flexible dans sa capacité à afficher les tâches en proposant de nombreuses alternatives à sélectionner en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez trier les tâches **Par échéance**, **Par utilisateur** et même par **Phase de projet** grâce à notre champ personnalisé préalablement créé.

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Toutes les tâches dans WEDO peuvent être affichées en vue Liste ou en vue Kanban. Cette dernière nous permet ainsi de visualiser les tâches sous forme de cartes organisées par rapport aux phases du projet. Il est alors très simple de voir qui s'occupe de quoi et pour quelle échéance !

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## 5\. Ajouter des statuts au projet

Dans chaque espace de travail, vous avez la possibilité d'ajouter des statuts. Mais quels sont les cas d'utilisation pour cette fonctionnalité ? Voici quelques pistes...

Le statut d'un espace de travail permet d'informer les membres du projet concernant :

* Le lancement du projet,
* Un risque détecté (concernant les ressources ou la logistique par exemple),
* Une éventuelle prise de retard (due à des impondérables ou une surcharge de travail),
* Ou plus généralement, les informations importantes en cours de projet.

L'utilisation des statuts tout au long de l'évolution de votre projet, vous donnera un historique des événements importants visibles dans le flux d'activité.

Dans le cadre de mon projet _**Développement durable**_, je souhaite informer les participants de la **phase de** **lancement**. Depuis l'**onglet Info**, en cliquant sur **Mettre à jour le statut**, je peux déterminer si le projet est **DANS LES DÉLAIS**, **À RISQUE** ou **EN RETARD**. Je peux également choisir la date de **Début** et la date d'**Échéance** du projet.

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Pour résumer : 

* L'**état du projet** sera visible en haut à gauche à côté du titre du projet,
* Le dernier statut en date sera visible tout en haut dans l'**onglet Info**,
* Et finalement l'historique des derniers statuts est visible dans le **flux d'activité**.

Les statuts sont une manière simple et efficace d'informer les membres sur l'évolution de votre projet.

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## 6\. Organiser les réunions de projet

Concernant le projet _**Développement durable**_, la première séance de lancement de projet a déjà eu lieu. Dans l'onglet Réunions, je retrouve donc le compte rendu de cette première réunion. Voici l'ordre du jour que nous avions créé avec le compte rendu qui contient : les informations, décisions et tâches réparties entre les membres du projet.

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Aujourd'hui, nous participons à la deuxième séance de ce projet pour laquelle nous avons déjà un ordre du jour validé. Au moment de commencer la réunion, nous constatons que les trois tâches qui étaient sous la responsabilité d'Agathe sont maintenant terminées. Il est ainsi très simple de suivre la progression des tâches d'une réunion à la suivante ! 

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À son terme, nous pourrons clore la réunion afin que WEDO génère un compte rendu accessible instantanément.

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Dans l'**onglet Réunions** de l'espace de travail _**Développement durable**_, vous retrouvez donc tous les comptes rendus des réunions réalisées afin d'assurer le bon déroulement de votre projet.

## 7\. Partager des fichiers avec les membres du projet

Pour garantir une collaboration optimale et fournir les documents nécessaires à votre équipe, vous avez la possibilité de partager des fichiers dans le cadre de votre projet. Les fichiers importants du projet sont visibles dans **l'onglet Fichiers** de l'espace de travail. Ici, nous retrouvons par exemple le document relatif à la **Matrice des risques** qui avait été discutée lors de la première réunion.

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Notez que vous pouvez également déposer les fichiers à partager avec les membres directement depuis l'onglet. L'infrastructure sécurisée de WEDO vous offre donc une solution sûre pour favoriser le partage de fichiers avec les différentes parties-prenantes.

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## 8\. Garder un œil sur l'ensemble des projets en cours

Grâce à WEDO, vous pouvez obtenir une vision globale sur les différents projets en cours. Par exemple, si je souhaite suivre la progression des projets de l'équipe **Direction**, je peux le faire en quelques clics. Je constate que mon projet _**Développement durable**_ est **DANS LES DÉLAIS** et que sa progression s'élève à 25%.

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De la même manière, si je clique sur l'équipe **Informatique**, je visualise tous leurs projets en cours. Dans ce cas, je constate que trois projets sont en cours avec différents statuts. Ici, le projet de **Migration Office 365** est en retard et nécessite une discussion urgente entre responsables.

Depuis l'affichage en liste, notez qu'il est possible de trier les projets par nom, **statut**, **progression** ou **échéance**.

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Pour information, les espaces de travail qui ne sont pas des projets sont identifiés comme des espaces de travail **continu** \- et se distinguent par une jauge de progression de couleur grise. Cette vue globale permet de garder un œil sur tous les projets en cours et de prendre rapidement connaissance de leur état d'avancement.

## Une gestion de projets simple et efficace avec WEDO

À travers ces différents exemples et cas d'utilisation, nous vous avons montré comment WEDO permet de gérer facilement différents projets afin d'assurer un suivi efficace et l'atteinte des objectifs fixés. Notre outil collaboratif évolue sans cesse et d'autres développements sont encore prévus. Cependant, à l'heure actuelle, vous assurez déjà les fondements de la gestion de projets, à savoir :

* Partager les informations avec les membres du projet,
* Répartir les responsabilités sous forme de tâches,
* Permettre à chacun de savoir comment le projet évolue,
* Garder une vision globale sur les projets en cours au sein de votre entreprise.

Votre organisation travaille déjà avec WEDO et vous souhaitez mettre en place une gestion de projets efficace ? Découvrez la collection [Projets](https://help.wedo.swiss/fr/collections/2435444-les-projets) de notre centre d'aide !

Vous avez un projet à gérer sur trois mois avec une multitude de tâches, des réunions hebdomadaires ainsi que des fichiers importants à partager avec les membres ? Nous avons la solution pour simplifier ce travail qui peut parfois s'avérer fastidieux ! Découvrez 8 fonctionnalités de WEDO qui vous permettront d'atteindre vos objectifs et de réaliser votre projet dans les meilleures conditions.

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Comment gérer un projet avec WEDO ?

Lorsque l'on a pour habitude de côtoyer quotidiennement nos collègues pour collaborer, il n'est pas facile d'opter pour le télétravail tout en maintenant notre efficacité. Mais alors comment encourager le travail d'équipe et maintenir la gestion de nos projets et réunions à distance ?

Il s'agit d'abord d'opter pour des outils collaboratifs simples et intuitifs qui garantiront l'efficacité de vos équipes. Offrez à vos collaborateurs une visibilité optimale en réunissant l'essentiel de vos activités sur une plateforme collaborative.

WEDO est une solution web qui vous permet de collaborer avec vos collègues en toute simplicité, même à distance. Avec WEDO, continuez à travailler sur vos projets grâce aux espaces de travail et à la gestion collaborative des tâches. Préparez vos réunions tous ensemble et conduisez-les à l'aide d'une solution de visioconférence annexe afin de rencontrer virtuellement les participants. Partagez votre écran lors des réunions vidéo pour que tous les participants soient sur la même longueur d'onde.

WEDO se profile comme un allié idéal pour le télétravail ! Nous vous l'expliquons par le biais cet article.

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## Préparez vos réunions à distance de façon collaborative

Pour assurer le bon déroulement d'une réunion à distance, les intervenants doivent être préparés au même titre que pour une réunion physique. 

Avec WEDO, chaque participant peut compléter les points à l'ordre du jour depuis son compte. Les points peuvent être agrémentés de paragraphes, fichiers et tâches afin de veiller à l'efficacité de vos futurs échanges numériques. Les participants peuvent également saisir des notes privées s'ils souhaitent préparer personnellement leurs futures interventions en prévision de la réunion virtuelle. Une fois l'ordre du jour complété, fixer la date et l'heure de la visioconférence avec les différents participants afin que chacun prenne part à l'échange au moment opportun.

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## Optez pour une solution de visioconférence

Chez WEDO, nous avons l'habitude de travailler à distance tout en assurant une collaboration active. Nous avons donc opté pour des solutions telles que _Zoom_ ou _Slack_ pour maintenir le lien entre les membres de notre équipe même quand ceux-ci travaillent depuis la maison.

Il est tout à fait envisageable d'utiliser WEDO pour gérer vos réunions en visioconférence. Conjointement à notre outil, optez pour la solution annexe répondant le mieux à vos besoins. Les solutions de visioconférence proposées par _Zoom_, _Slack_ ou encore _Microsoft Teams_ vous permettent de partager votre écran avec l'ensemble des participants afin d'animer au mieux votre réunion virtuelle. Si vous ne maîtrisez pas encore la conduite de réunions distancielles, n'hésitez pas à faire quelques tests avant votre première rencontre afin de vous assurer que vous avez bien l'outil en main. 

Durant la rencontre en vidéo, le rédacteur complète le compte rendu en temps réel. La prise de note dynamique et instantanée permet de garder une trace des discussions. Après vos échanges vidéo, vos équipes sont directement opérationnelles et peuvent accéder à un support leur permettant d'assurer le suivi des opérations même à distance.

Pour assurer le travail à distance de vos équipes, optez donc pour une solution de visioconférence et associez-la à l'utilisation de WEDO pour collaborer et gérer vos réunions d'équipe en toute situation. 

À noter que pour chaque solution, vous pouvez opter pour une communication vidéo ou uniquement audio. Afin que vos échanges numériques aient des allures de vraies rencontres, privilégiez les communications en vidéo :-)

_Zoom_ est la solution de visioconférence que nous privilégions chez WEDO pour assurer nos mises en place de réseaux, nos démonstrations produits ou encore pour régler des cas de support à distance. À l'aide d'un simple lien, les participants rejoignent une room virtuelle et prennent ainsi part à la rencontre. L'outil est intéressant car il ne nécessite aucune installation préalable pour l'ensemble des participants. Seul l'organisateur de la réunion doit créer un compte afin de générer un lien pour que ses collègues puissent accéder à la salle virtuelle. De plus, avec _Zoom_, chaque participant a la possibilité de partager son écran. La solution est gratuite pour autant que votre réunion dure maximum 40 minutes et réunisse moins de 100 participants.

Faites comme nous, utilisez WEDO conjointement à _Zoom_ pour assurer le bon déroulement de vos réunions à distance.

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## Partagez vos tâches avec vos équipes via des espaces de travail collaboratifs

Au-delà de la gestion des réunions, WEDO vous permet de créer des espaces de travail afin d'assurer la collaboration de vos équipes. Un espace de travail représente simplement un groupe de personnes avec lesquelles vous pouvez partager des réunions et des tâches. Créez des espaces de travail pour gérer vos réunions, vos départements ou encore vos projets.

En télétravail, il n'est pas toujours évident de trouver la bonne pratique pour poser des questions, demander un avis ou encore solliciter un feedback. Le système de commentaires intégré à la plateforme vous permet de vous adresser rapidement à un collègue sans recourir à l'envoi d'emails ou aux contacts téléphoniques. A partir de ces espaces collaboratifs, communiquez sans effort en commentant les tâches pour partager des informations importantes. Assurez le suivi des tâches en cours tout en optant pour un mode de communication simple et intuitif.

Les interactions directes en moins, les espaces de travail sont donc vos meilleurs alliés pour continuer à véhiculer l'information, vous tenir au courant des affaires en cours et assurer l'avancement des différents projets et actions de vos équipes.

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## Partagez des fichiers avec vos équipes

Chaque espace de travail contient un onglet **Fichiers** qui fonctionne comme un dossier. Vous pouvez ainsi partager divers documents avec l'ensemble de votre équipe. Il est également possible de reprendre ces fichiers pour les joindre aux tâches ou aux points à l'ordre du jour de vos réunions.

Mettez à disposition de vos équipes tous les documents nécessaires à leur travail quotidien. Vos collaborateurs disposeront de tout le matériel utile à l'exercice de leur fonction, qu'ils soient au bureau ou à domicile. 

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A travers cet article, nous avons mis en lumière diverses solutions qui vous permettent de travailler efficacement en équipe, et ce même à distance ! Choisissez simplement des outils qui faciliteront la collaboration et assureront ainsi le maintien d'une communication simple et efficiente. Une plateforme collaborative comme WEDO vous permettra de regrouper au même endroit toute l'information essentielle au bon fonctionnement de votre équipe.

Vous souhaitez que vos équipes puissent collaborer en toute simplicité même à distance ?

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 **Info** : WEDO propose un support par chat ! Nous interagissons quotidiennement avec nos utilisateurs et nous leur répondons généralement en moins de vingt minutes. Notre équipe se tient à disposition de vos collaborateurs afin de les accompagner individuellement à travers la découverte de notre outil. 

Les outils de visioconférence que nous recommandons dans l'article : Zoom, Slack et Microsoft Teams.

Assurez le lien avec vos équipes en associant l'utilisation de WEDO à une solution de vidéoconférence. Notre plateforme SaaS permet à chaque collaborateur de se connecter au réseau de son organisation depuis son domicile et d'ainsi maintenir une collaboration active. A travers cet article, nous vous donnons quelques conseils pour interagir avec vos équipes à distance. 

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En télétravail avec WEDO

## Révision de l’onglet Fichiers

L’onglet Fichiers, présent dans chaque espace de travail, fonctionne désormais comme un dossier. Les changements majeurs par rapport à la version précédente ? Plus besoin d’ajouter à plusieurs reprises un même fichier ! Les fichiers ajoutés à l’espace de travail pourront à l’avenir être repris afin d’être joints à une tâche ou à un point à l’ordre du jour sans que vous n’ayez besoin de vous replonger dans les dossiers de votre ordinateur. Vous souhaitez renommer, remplacer ou supprimer un fichier ? Tout cela est maintenant possible à partir de l’onglet Fichiers !

Dans l’onglet, les fichiers sont catégorisés en fonction de l’élément auquel ils sont liés :

* Les fichiers de l’espace – ceux ajoutés à l’onglet Fichiers
* Les fichiers joints aux tâches de l’espace de travail
* Les fichiers joints aux réunions de l’espace de travail

### Ajouter un fichier dans un espace de travail

Vous pouvez maintenant directement ajouter un fichier dans un espace de travail. Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet Fichiers puis cliquez sur le bouton **Ajouter un fichier**. 

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 Une fenêtre s’ouvre et propose deux options d’ajout : glisser-déposer le fichier ou le choisir à partir du bouton prévu à cet effet. 

**Nouveauté** : vous pouvez ajouter plusieurs fichiers à la fois.

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### Fichiers de l’espace

Les fichiers ajoutés à l’espace de travail s’affichent désormais dans cette catégorie. Ce sont les fichiers qui concernent les membres de l’espace de travail sans forcément être liés à une tâche ou une réunion. 

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### Modification du fonctionnement de base

Dans cette nouvelle version, les fichiers joints aux tâches ou aux réunions ne sont plus ajoutés dans l’espace de travail par défaut. Toutefois, ils peuvent y être ajoutés en un clic. Pour ce faire, cliquez sur **Ajouter dans…** via le volet d’informations du fichier. 

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### Fichiers joints aux tâches

En cliquant sur le bouton entonnoir, vous retrouvez d'abord le filtre **Joints aux tâches**. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_5_filtre_joints_aux_taches_bc07d34956.png)

Ici figurent uniquement les fichiers joints aux tâches de l’espace. Lorsque vous cliquez sur le fichier, le volet d’informations s’ouvre : un lien permet d’accéder directement à la tâche à laquelle le fichier est lié.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_6_volet_informations_lien_vers_la_tache_7d921bfb6c.png)

### Fichiers joints aux réunions

En cliquant sur le bouton entonnoir, vous retrouvez ensuite le filtre **Joints aux réunions.** 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_7_filtre_joints_aux_reunions_bf523484c0.png)

Ici figurent uniquement les fichiers joints aux réunions de l’espace. Lorsque vous cliquez sur le fichier, le volet d’informations s’ouvre : un lien permet d’accéder directement à la réunion qui comporte le fichier. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_8_volet_informations_lien_vers_la_reunion_f832f4c896.png)

### Tous les fichiers de l’espace

En cliquant sur le bouton entonnoir, vous retrouvez finalement le filtre **Tous.** 

Cette catégorie regroupe tous les fichiers de l’espace : 

* Les fichiers ajoutés à l’espace de travail
* Les fichiers joints aux tâches de l’espace de travail
* Les fichiers joints aux réunions de l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_9_filtre_tous_les_fichiers_de_lespace_4e2d0955a8.png)

### Volet d’informations

Lorsque vous cliquez sur un fichier figurant dans l’onglet, un volet d’informations s’ouvre à droite de l’écran. Vous y retrouvez : le nom fichier, son format, son emplacement, la date et l’heure de l’ajout, son poids, l’utilisateur qui l’a ajouté et les liens vers les éléments auxquels le fichier est lié. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_10_volet_dinformations_fichier_b6bd2b78cd.png)

### Gestion des versions 

WEDO gère désormais les conflits entre les différentes versions d’un même fichier. Lorsqu’un fichier de même format et portant le même nom est ajouté dans l’espace de travail, WEDO vous informe et vous propose deux options pour gérer le conflit :

* Remplacer le fichier existant par la version fraîchement ajoutée
* Garder les deux versions du fichier dans l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_11_gestion_des_conflits_entre_fichiers_451bf3618c.png)

**Info** : si vous souhaitez garder les deux versions, un suffixe comportant le numéro de la version viendra automatiquement compléter le nom du fichier ajouté (ex : \_2 ; \_3 ;\_4 ; etc.)

Pour chaque fichier, vous pouvez consulter l’historique des versions en cliquant sur l’onglet concerné. Notez qu’il est possible de télécharger, restaurer ou supprimer une version.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_12_onglet_versions_fichier_9f2d59107d.png)

### Rechercher à travers les fichiers

Un outil de recherche a été intégré dans l’onglet afin de vous faire gagner du temps. La recherche se fait uniquement à travers le filtre sélectionné. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_13_rechercher_un_fichier_dans_longlet_af5ca9ebff.png)

Chaque utilisateur peut également lancer une recherche à travers les fichiers de tous les espace de travail dont il est membre. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_14_rechercher_un_fichier_a_travers_tous_les_espaces_6f59b7d902.png)

## Ajouter des fichiers aux tâches et réunions

Que ce soit pour les tâches ou les réunions, vous pouvez désormais ajouter plusieurs fichiers à la fois. Au niveau de l’ajout, deux options vous sont proposées. 

### Joindre un fichier depuis le disque

Premier cas de figure : le fichier n’a jamais été ajouté à la plateforme. Vous souhaitez donc accéder aux dossiers de votre ordinateur afin de le sélectionner. Cliquez alors sur l’option **Depuis le disque** puis choisissez les fichiers. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_15_joindre_un_fichier_depuis_le_disque_7ff765ed8b.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_16_joindre_un_fichier_depuis_le_disque_2_abc56b5423.png)

### Joindre un fichier depuis WEDO

Second cas de figure : le fichier à joindre est un fichier lié à un espace de travail dont vous êtes membre. Cliquez alors sur l’option **Depuis WEDO**. Une fenêtre qui reprend l’arborescence de votre réseau s’ouvre et vous permet d’accéder au bon espace. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_17_joindre_un_fichier_depuis_wedo_f6958ea713.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_18_joindre_un_fichier_depuis_wedo_2_52a75bbd75.png)

## Aperçu rapide des fichiers PDF et images

L’option **Ouvrir** donne accès à l’aperçu du contenu des fichiers PDF et images. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_19_ouvrir_apercu_pdf_6cc6367c30.png)

Vous pouvez parcourir le document grâce à la navigation.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_20_apercu_pdf_3a00d6c3de.png)

## A découvrir également dans cette version

Une amélioration pour la gestion des utilisateurs : les administrateurs peuvent désormais choisir les équipes auxquelles les utilisateurs doivent être affiliés lors de la création des nouveaux comptes.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_21_creer_un_utilisateur_3b483fe7df.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_22_ajouter_un_utilisateur_dans_une_equipe_c842e6a6e4.png)

 **Des questions supplémentaires concernant la gestion des fichiers ? Consultez les articles de notre centre d’aide !** 

::button-primary[Accéder au centre d'aide]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/1464220-les-fichiers}

La gestion des fichiers a été entièrement repensée ! La nouvelle structure amenée par cette mise à jour est un premier pas dans le développement futur du module Fichiers. A travers cet article, découvrez les fonctionnalités qu’offre la nouvelle version mise en ligne. 

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La gestion des fichiers

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

OneNote

Prochain webinaire | Diagramme de Gantt : Comment maintenir vos projets sur la bonnes voie

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Découvrez comment le Time Blocking améliore la gestion des tâches et la productivité, et comment WEDO vous aide à rester maître de votre travail quotidien.

Icône illustrant le blocage de temps avec un minuteur pour une gestion efficace de la journée.

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Time Blocking : comment vous aide-t-il à gérer votre charge de travail quotidienne

Apprenez à gérer et à hiérarchiser vos tâches quotidiennes grâce à des stratégies éprouvées, des méthodes de travail intelligentes et les bons outils pour rester organisé et productif.

L'image montre une réunion d'équipe au cours de laquelle des tâches sont assignées aux contributeurs et aux parties prenantes du projet.

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Guide : gérer et prioriser vos tâches quotidiennes efficacement

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

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