## Gérer un projet de A à Z avec WEDO

Quelles sont les principales fonctionnalités liées à la gestion de projets ? Avec WEDO vous pourrez : 

* Préparer les ordres du jour des réunions de projets
* Rédiger les comptes rendus de vos séances de projets en temps réel,
* Répartir les tâches et en assurer le suivi d'une réunion à la suivante,
* Partager les fichiers importants du projet avec les membres,
* Informer les membres sur l'évolution du projet,
* Garder une vision globale sur tous les projets en cours.

Découvrons ensemble et en détails ces différentes étapes.

## 1\. Créer un espace de travail pour le projet

Pour chaque projet, nous vous conseillons de créer un espace de travail dédié. WEDO vous permet également de lier votre projet à l'équipe concernée. À travers chaque espace de travail, vous retrouvez toutes les informations utiles à la progression de votre projet.

Un espace de travail s'organise en 4 onglets nécessaires à la gestion de votre projet : 

* **L'onglet Info** : visualisez l'état de progression du projet
* **L'onglet Réunions** : retrouvez toutes les réunions organisées dans le cadre du projet
* **L'onglet Tâches** : suivez toutes les tâches impliquées par le projet
* **L'onglet Fichiers** : partagez les fichiers importants liés au projet

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Pour mon projet _**Développement durable**_, j'ai créé un espace de travail spécifique en regroupant les membres concernés. Pour chaque projet, vous choisissez ainsi quelles sont les personnes qui peuvent accéder aux informations afin d'assurer la confidentialité des données.

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## 2\. Gérer les tâches liées au projet

À partir de l'**onglet Tâches** de l'espace de travail, vous pouvez lister les différentes tâches à réaliser dans le cadre du projet. Vous avez la possibilité de les planifier dans le temps, de définir leurs priorités et, bien sûr, de les assigner aux différents membres du projet. **Astuce** : utilisez la baguette magique qui apparaît en bout de section afin de réaliser ces actions en quelques clics sur une liste de tâches.

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Dans le volet de détails de la tâche, vous pouvez ajouter des informations complémentaires. Par exemple : la **date planifiée**, une **échéance**, un **fichier à joindre** ou un **commentaire** que vous souhaitez laisser au responsable de celle-ci.

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## 3\. Créer des champs personnalisés par phase de projet

Dans le cadre d'un projet, il est possible que les champs proposés par défaut dans le volet de détails ne vous suffisent pas. C'est pourquoi, nous avons développé une fonctionnalité intitulée **Champs personnalisés**. Il est dès lors possible d'ajouter des champs dans le volet de détails des tâches, par exemple : la durée de la tâche, un statut d'avancement, un pourcentage d'avancement, etc. Les possibilités sont infinies ! Chaque organisation peut donc créer des **champs personnalisés** selon ses propres critères et besoins.

Ici, mon projet _**Développement durable**_ s'articule en 4 phases : **Avant-projet**, **Lancement**, **Développement** et **Communication**. J'ai donc créé un champ personnalisé de type "liste déroulante" en ajoutant les phases de mon projet dans les options à choix.

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Ces champs et leurs options se créent à partir des paramètres du réseau et peuvent être appliqués à toutes les tâches ou uniquement activés pour les tâches d'un espace/projet spécifique. Notez qu'à ce jour, seuls les administrateurs de votre réseau sont habilités à créer des champs personnalisés via les paramètres de celui-ci. 

Autre cas d'utilisation : je pourrais **Ajouter un champ personnalisé** de type **Nombre** afin de pouvoir inscrire sur chaque tâche la **Durée en minutes** de celle-ci. Pour davantage de lisibilité, choisissez une **icône** pour illustrer ce champ dans le volet de détails.

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Si je reviens dans mon projet _**Développement durable**_, je peux désormais ajouter sur chaque tâche la **Durée en minutes** accordée à celle-ci.

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## 4\. Trier les tâches du projet

De manière générale, WEDO est très flexible dans sa capacité à afficher les tâches en proposant de nombreuses alternatives à sélectionner en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez trier les tâches **Par échéance**, **Par utilisateur** et même par **Phase de projet** grâce à notre champ personnalisé préalablement créé.

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Toutes les tâches dans WEDO peuvent être affichées en vue Liste ou en vue Kanban. Cette dernière nous permet ainsi de visualiser les tâches sous forme de cartes organisées par rapport aux phases du projet. Il est alors très simple de voir qui s'occupe de quoi et pour quelle échéance !

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## 5\. Ajouter des statuts au projet

Dans chaque espace de travail, vous avez la possibilité d'ajouter des statuts. Mais quels sont les cas d'utilisation pour cette fonctionnalité ? Voici quelques pistes...

Le statut d'un espace de travail permet d'informer les membres du projet concernant :

* Le lancement du projet,
* Un risque détecté (concernant les ressources ou la logistique par exemple),
* Une éventuelle prise de retard (due à des impondérables ou une surcharge de travail),
* Ou plus généralement, les informations importantes en cours de projet.

L'utilisation des statuts tout au long de l'évolution de votre projet, vous donnera un historique des événements importants visibles dans le flux d'activité.

Dans le cadre de mon projet _**Développement durable**_, je souhaite informer les participants de la **phase de** **lancement**. Depuis l'**onglet Info**, en cliquant sur **Mettre à jour le statut**, je peux déterminer si le projet est **DANS LES DÉLAIS**, **À RISQUE** ou **EN RETARD**. Je peux également choisir la date de **Début** et la date d'**Échéance** du projet.

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Pour résumer : 

* L'**état du projet** sera visible en haut à gauche à côté du titre du projet,
* Le dernier statut en date sera visible tout en haut dans l'**onglet Info**,
* Et finalement l'historique des derniers statuts est visible dans le **flux d'activité**.

Les statuts sont une manière simple et efficace d'informer les membres sur l'évolution de votre projet.

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## 6\. Organiser les réunions de projet

Concernant le projet _**Développement durable**_, la première séance de lancement de projet a déjà eu lieu. Dans l'onglet Réunions, je retrouve donc le compte rendu de cette première réunion. Voici l'ordre du jour que nous avions créé avec le compte rendu qui contient : les informations, décisions et tâches réparties entre les membres du projet.

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Aujourd'hui, nous participons à la deuxième séance de ce projet pour laquelle nous avons déjà un ordre du jour validé. Au moment de commencer la réunion, nous constatons que les trois tâches qui étaient sous la responsabilité d'Agathe sont maintenant terminées. Il est ainsi très simple de suivre la progression des tâches d'une réunion à la suivante ! 

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À son terme, nous pourrons clore la réunion afin que WEDO génère un compte rendu accessible instantanément.

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Dans l'**onglet Réunions** de l'espace de travail _**Développement durable**_, vous retrouvez donc tous les comptes rendus des réunions réalisées afin d'assurer le bon déroulement de votre projet.

## 7\. Partager des fichiers avec les membres du projet

Pour garantir une collaboration optimale et fournir les documents nécessaires à votre équipe, vous avez la possibilité de partager des fichiers dans le cadre de votre projet. Les fichiers importants du projet sont visibles dans **l'onglet Fichiers** de l'espace de travail. Ici, nous retrouvons par exemple le document relatif à la **Matrice des risques** qui avait été discutée lors de la première réunion.

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Notez que vous pouvez également déposer les fichiers à partager avec les membres directement depuis l'onglet. L'infrastructure sécurisée de WEDO vous offre donc une solution sûre pour favoriser le partage de fichiers avec les différentes parties-prenantes.

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## 8\. Garder un œil sur l'ensemble des projets en cours

Grâce à WEDO, vous pouvez obtenir une vision globale sur les différents projets en cours. Par exemple, si je souhaite suivre la progression des projets de l'équipe **Direction**, je peux le faire en quelques clics. Je constate que mon projet _**Développement durable**_ est **DANS LES DÉLAIS** et que sa progression s'élève à 25%.

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De la même manière, si je clique sur l'équipe **Informatique**, je visualise tous leurs projets en cours. Dans ce cas, je constate que trois projets sont en cours avec différents statuts. Ici, le projet de **Migration Office 365** est en retard et nécessite une discussion urgente entre responsables.

Depuis l'affichage en liste, notez qu'il est possible de trier les projets par nom, **statut**, **progression** ou **échéance**.

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Pour information, les espaces de travail qui ne sont pas des projets sont identifiés comme des espaces de travail **continu** \- et se distinguent par une jauge de progression de couleur grise. Cette vue globale permet de garder un œil sur tous les projets en cours et de prendre rapidement connaissance de leur état d'avancement.

## Une gestion de projets simple et efficace avec WEDO

À travers ces différents exemples et cas d'utilisation, nous vous avons montré comment WEDO permet de gérer facilement différents projets afin d'assurer un suivi efficace et l'atteinte des objectifs fixés. Notre outil collaboratif évolue sans cesse et d'autres développements sont encore prévus. Cependant, à l'heure actuelle, vous assurez déjà les fondements de la gestion de projets, à savoir :

* Partager les informations avec les membres du projet,
* Répartir les responsabilités sous forme de tâches,
* Permettre à chacun de savoir comment le projet évolue,
* Garder une vision globale sur les projets en cours au sein de votre entreprise.

Votre organisation travaille déjà avec WEDO et vous souhaitez mettre en place une gestion de projets efficace ? Découvrez la collection [Projets](https://help.wedo.swiss/fr/collections/2435444-les-projets) de notre centre d'aide !

Vous avez un projet à gérer sur trois mois avec une multitude de tâches, des réunions hebdomadaires ainsi que des fichiers importants à partager avec les membres ? Nous avons la solution pour simplifier ce travail qui peut parfois s'avérer fastidieux ! Découvrez 8 fonctionnalités de WEDO qui vous permettront d'atteindre vos objectifs et de réaliser votre projet dans les meilleures conditions.

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Comment gérer un projet avec WEDO ?

Les champs personnalisés vous permettent d’ajouter de l’information dans le volet de détails des tâches de votre réseau de manière structurée. Les cas d’utilisation sont innombrables grâce aux 6 types prédéfinis que nous vous proposons.

## Cas d’utilisation

Dans cet article, nous vous proposons trois cas d’utilisation afin de vous aider à comprendre les champs personnalisés :

* Ajouter un champ personnalisé pour estimer la durée des tâches,
* Ajouter un statut sur les tâches liées à un projet,
* Ajouter les services concernés par les tâches de la direction.

De manière générale, un champ personnalisé peut être activé sur l’ensemble des tâches du réseau ou uniquement sur un ou plusieurs espaces de travail.

## Ajouter un champ personnalisé pour estimer la durée des tâches

Pour créer un nouveau champ personnalisé, allez dans _Profil_ \> _Paramètres_ \> onglet _Champs personnalisés_. Cliquez ensuite sur le bouton **Ajouter un champ personnalisé**.

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Une fenêtre s’ouvre, vous permettant de choisir parmi six types de champs. Pour estimer la durée des tâches en minutes, nous aurons besoin du type « Nombre ».

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Saisissez ensuite le nom de votre champ personnalisé, choisissez une icône pour représenter ce champ dans le volet de détails et enfin l’option pour définir si le champ est global ou à activer dans un ou plusieurs espaces de travail.

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Finalement cliquez sur **Enregistrer**.

Sur chaque tâche de mon réseau, apparaît maintenant le champ « Durée en minutes » dans le volet de détails des tâches :

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## Ajouter un statut sur les tâches liées à un projet

Pour créer un nouveau champ personnalisé, allez dans _Profil_ \> _Paramètres_ \> onglet _Champs personnalisés_. Cliquez ensuite sur le bouton **Ajouter un champ personnalisé**.

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Pour un statut sur les tâches d’un projet, le champ personnalisé approprié sera la « Liste déroulante ».

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Saisissez ensuite le nom de votre champ personnalisé, choisissez une icône pour représenter ce champ dans le volet de détails et enfin l’option « Non, je veux choisir dans quels espaces de travail il doit être actif ».

Je saisis ensuite les différents statuts dont je veux disposer dans mon projet :

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Notez que je peux choisir une couleur pour représenter chaque statut.

Pour activer le champ dans un espace de travail, je vais dans les _paramètres_ de l’espace de travail en question (ici mon _Projet zéro papier_) et dans l’onglet _Champs personnalisés_. Je clique sur **Activer** sur la ligne du champ qui m’intéresse.

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Dès maintenant, je peux sélectionner le statut de chacune des tâches partagées dans mon espace « Projet zéro papier ».

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Notez que je peux également trier les tâches du projet par rapport à leur statut d’avancement :

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## Ajouter les services concernés par les tâches de la direction

Pour créer un nouveau champ personnalisé, allez dans _Profil_ \> _Paramètres_ \> onglet _Champs personnalisés_. Cliquez ensuite sur le bouton **Ajouter un champ personnalisé**.

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Ici, c’est le type « Choix multiples » que je souhaite utiliser.

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Saisissez ensuite le nom de votre champ personnalisé, choisissez une icône pour représenter ce champ dans le volet de détails et enfin l’option « Non, je veux choisir dans quels espaces de travail il doit être actif ». Pour terminer, saisissez les différents « Services » et cliquez sur **Enregistrer**.

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Pour activer le champ dans l’espace de travail _Direction_, je vais dans les paramètres de l’espace de travail en question et dans l’onglet _Champs personnalisés_. Je clique sur **Activer** sur la ligne du champ qui m’intéresse.

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J’ai maintenant la possibilité de choisir un ou plusieurs services concernés pour chaque tâche se trouvant dans mon espace de travail « Direction ».

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## Le partage des tâches et les champs personnalisés

Si vous partagez une tâche dans un espace de travail, les champs personnalisés activés dans l’espace seront automatiquement affichés dans le volet de détails de la tâche. Si vous sortez une tâche d’un espace de travail, les champs personnalisés sont simplement masqués. Ce système laisse la flexibilité de partage des tâches intacte tout en assurant aucune perte de donnée.

**Si nous pouvons améliorer WEDO, c’est notamment grâce à vos feedbacks. N’hésitez donc pas à nous faire part de vos propositions d’améliorations ou autres idées de développement.**

Les champs personnalisés vous permettent d’ajouter de l’information dans le volet de détails des tâches de votre réseau de manière structurée. Les cas d’utilisation sont innombrables grâce aux 6 types prédéfinis que nous vous proposons.

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Les champs personnalisés

## Les sections dans WEDO

Depuis quelques semaines, WEDO permet de choisir le tri des listes de tâches : par date, par échéance, par utilisateur, par espace de travail et par priorité.

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Les sections sont automatiquement créées en fonction du mode de tri choisi.

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## Passez de la vue liste à la vue Kanban

Dans chaque liste de tâches, un bouton permet de passer de la vue liste à la vue Kanban.

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Les sections sont automatiquement transformées en colonnes et les tâches apparaissent sous forme de cartes que l’on peut déplacer d’une colonne à l’autre.

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Le fait de passer une carte d’une colonne à l’autre modifie ses propriétés. Par exemple : en triant les tâches par utilisateur avec l’affichage en vue Kanban, vous pouvez attribuer les tâches aux différentes personnes en les déplaçant dans la colonne de la personne correspondante.

## Créez vos propres sections

Imaginons que vous souhaitiez créer un espace de travail pour un _**Projet Y**_ qui comprend quatre phases. Les quatre phases sont _Avant-projet_, _Lancement_, _Développement_, _Communication_.

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Créez l’espace de travail _**Projet Y**_ puis allez dans ses _Paramètres_ \> onglet _Sections_. Saisissez les quatre phases et déplacez-les dans l’ordre souhaité. Dans l’onglet _Vue par défaut_, vous pouvez choisir le tri et la vue qui devront être sélectionnés par défaut dans cet espace de travail.

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Voici le résultat :  

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Notez que les tâches triées par section peuvent être organisées manuellement dans l’ordre souhaité.

## Conclusion

Grâce à la vue Kanban, gérez vos projets de manière visuelle. La vue Kanban permet un suivi de l’avancement de projets aisé et les sections personnalisées vous permettent des cas d’utilisation sans limite : étapes de projet, statuts d’avancement, groupes par département, etc.

## A découvrir également dans cette version

Les sections personnalisées peuvent également être utilisées dans les modèles de checklists.

Le tri des tâches a été amélioré pour plus de simplicité et de compréhension.

Le bouton _**Organiser**_ a été déplacé sur chaque section afin de permettre une utilisation plus précise et intuitive de la fonctionnalité.

Une nouvelle option du bouton _**Organiser**_ permet de définir des échéances à la volée sur les tâches.

Il est maintenant possible de créer des dossiers dans le menu principal afin d'y regrouper les espaces de travail. Exemple de dossiers : _Départements_, _Projets_, etc. Pour créer des dossiers, allez sur votre _Profil_ \> _Paramètres du réseau_ \> onglet _Menu_. Ici, vous pouvez créer les dossiers et glisser-déposer les différents espaces de travail pour les organiser. Notez que les modifications apportées sont valables pour tous les utilisateurs du réseau.

Finalement, l’onglet _Fichiers_ regroupe automatiquement tous les fichiers liés à des séances ou des tâches dans chaque espace de travail. Prémices de la gestion documentaire dans WEDO ? Possible…

Pour toutes celles et ceux qui préfèrent travailler de manière visuelle : découvrez la vue Kanban.

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WEDO intègre la vue Kanban

## L’organisation d’un Conseil d’Administration

Les entreprises de tout domaine sont fréquemment amenées à organiser des réunions avec leur Conseil d’Administration afin de s’accorder sur les décisions stratégiques majeures. Cette rencontre formelle doit être encadrée au mieux et menée de manière efficace pour faciliter l’échange et la communication avec les membres du CA. Aussi, il est primordial de privilégier les outils digitaux nécessaires visant à améliorer l’organisation et le suivi de ces rencontres. Ces solutions technologiques doivent bien évidemment répondre à des exigences de sécurité pour permettre une communication et des accès sécurisés.

Vous peinez à assurer un suivi et une organisation efficace pour vos Conseils d’Administration ? Nous avons la solution pour vous aider !

WEDO est un outil de gestion des réunions qui se prête parfaitement à la préparation et au suivi des Conseils d’Administration pour de multiples raisons. Nous vous proposons de découvrir 7 étapes qui vous montrent comment notre plateforme collaborative soutient l’organisation des CA. 🗓️ 👩‍💼👨‍💼🧑‍💼

## 1. Préparez votre CA

### 📂 Organisez les documents

Si vous participez à la préparation des Conseils d’Administration de votre entreprise, organisez tout d’abord tous les documents qui seront présentés au cours de la réunion, tels que les rapports financiers, les rapports de vente et les mises à jour marketing. Il est essentiel de veiller à ce que tous les documents soient bien présentés, complets et faciles à comprendre.

### ✍🏻 Préparez les rapports

Si vous êtes chargé de présenter des rapports, préparez-les bien avant la réunion. Assurez-vous qu'ils soient clairs, concis et qu'ils contiennent toutes les informations pertinentes pour l’ensemble de l’assemblée. 

### ❔ Identifiez les questions clés

Finalement, avant la rencontre, identifiez les questions clés ou les sujets de préoccupation qui seront abordés au cours de la réunion. Soyez prêt à offrir des idées, des suggestions ou des recommandations si nécessaire.

Une fois ces premiers points préparés, concentrez-vous sur l’établissement des thématiques qui seront abordées en réunion : votre ordre du jour. 

## 2. Établissez l’ordre du jour

### 📣 Déterminez les sujets à aborder

Les sujets abordés lors des réunions du Conseil d’Administration peuvent varier en fonction de l'organisation. Ils peuvent inclure :

- des rapports financiers ;
- des mises à jour opérationnelles ;
- la planification stratégique ;
- la gestion des risques ;
- la conformité juridique ;
- des projets en cours ;
- des votes ;
- et d'autres questions importantes pour l'organisation.

### 📋 Créez votre trame de base

D’un conseil à l’autre, les points traités sont souvent identiques. Veillez à déterminer quelles sont les thématiques récurrentes afin de gagner un temps précieux dans la préparation de vos futures réunions. 

### 🗣️ Choisissez les présentateurs des thématiques

Les intervenants peuvent varier en fonction des thématiques. Il est important de définir qui doit préparer les points à l’ordre du jour ou alors tout simplement qui seront les personnes qui seront les présentateurs de la thématique. Cela aura pour objectif de renforcer l’aspect collaboratif autour de la préparation de la réunion. Tous les membres seront ainsi concernés par le conseil à venir. 

### 📎 Joignez les fichiers aux bonnes thématiques

Au préalable, l’idée est de préparer les documents et rapports à partager avec votre CA. Prenez le temps en amont d’également les joindre aux différentes thématiques de votre ordre du jour afin que les participants puissent les lire et les annoter avant le jour J. Une réunion bien préparée améliorera son efficacité ! 

## 3. Gérez les accès à la réunion

Il est fréquent que les accès à une réunion de type CA doivent être gérés de manière fine afin de choisir qui peut voir quoi et surtout à quel moment. Si votre outil le permet, essayez de gérer les accès à la réunion et le rôle de vos participants en fonction des étapes de celle-ci. Cela vous permettra de préparer votre ordre du jour en fonction de ces différents droits et de ne pas vous soucier des accès au-delà de la préparation. Déterminez qui sont les éditeurs, les participants et les lecteurs.

## 4. Intégrez les votes

####  🗳️ Déterminez les votants

Choisissez qui sont les participants autorisés à voter. Ensuite, déterminer la façon dont vous allez collecter les résultats. Différentes options sont possibles :

- votes électroniques par chaque votant ;
- votes à mains levées durant la séance ;
- et collecte de voix avec retranscription des résultats par le secrétaire à l’issue de la rencontre.

#### ☑️ Attribuez les parts

Les votes font partie prenante du déroulement des CA puisque les membres sont très souvent amenés à se prononcer notamment sur des décisions stratégiques qui touchent la société. Veillez à attribuer des parts en fonction du poids décisionnel de chaque votant.

#### 🟢 Exigez le quorum

En cas de vote, et si vous avez attribué des parts, vous devrez également vérifier au début de chaque réunion du conseil que le quorum sera bel et bien respecté. Le quorum est tout simplement le nombre minimum de parts sur la base des participants présents à la réunion.

#### 👤 Permettez le vote anonyme

Déterminez pour une réunion si vous autorisez le vote anonyme. Cela doit être déterminé en amont de la réunion ou du moins avant l’ouverture des votes. 

#### 🚫 Cachez les résultats du vote jusqu’à clôture

Suivant le fonctionnement interne, il arrive que l’on souhaite masquer les votes jusqu’à clôture de ceux-ci. Veiller à ce que ce soit bien le cas pour les votes traités durant vos Conseil d’Administration. 

#### 🔨 Rédigez les pré-décisions

Pour gagner du temps dans le traitement des votes, vous pouvez rédiger les pré-décisions qui en découleront. Cela est possible si vous pouvez imaginer les débouchés des votes, soit de potentiels résultats. Vous pouvez tout à fait préparer une pré-décision pour chaque réponse possible. 

## 5. Rédigez le compte rendu

### 💻 Rédaction par le secrétaire

Pour ce type de réunion très protocolaire, la rédaction du compte rendu est généralement confiée à un secrétaire. Voici comment cette personne pourra composer son procès-verbal. 

#### ✍🏻 Paragraphes

Ajoutez des paragraphes bien structurés afin de rendre compte des discussions faites en plenum. L’idée est de procéder de façon systématique et d’être le plus clair possible tout en privilégiant un style simple et des phrases courtes. Pensez d’emblée à vos futurs lecteurs ! 

#### 🗳️ Votes

Durant la rédaction, validez les votes préparés en amont et statuez sur la décision finale. 

#### 🔨 Décisions

Mettez en exergue les décisions importantes prises durant le conseil d’administration. L’idée est qu’à partir du procès-verbal, chaque membre puisse prendre connaissance de toutes les décisions stratégiques sur lesquelles l’assemblée a statué. 

#### ✅ Tâches

Établissez une liste de tâches claires qui découlent des décisions validées par le conseil. Vous pouvez également déjà attribuer les tâches aux responsables, déterminer leur priorité ainsi que leur date d’échéance. En procédant ainsi, vous rendez vos membres opérationnels dès la fin de la rencontre. Tout le monde sait ce qu’il doit faire et pour quand. 

### 👀 Prise de notes privées par les membres

#### ✏️ Ajoutez des notes privées au compte rendu

Encouragez vos membres à se préparer en amont en prenant des notes privées. L’idée est aussi de les inviter à rédiger leurs notes et commentaires durant la rencontre afin d’être certain de comprendre ce que l’on attend d’eux. 

#### 📝 Annotez les fichiers joints

Les notes peuvent par ailleurs être directement ajoutées sur les fichiers et documents annexés à l’ordre du jour et au compte rendu du conseil. Le but est que les membres retrouvent exactement leurs interventions écrites à l’endroit opportun. 

## 6. Assurez le suivi des tâches

Suivez l’évolution des tâches d’une réunion à la suivante afin de bien veiller au respect des délais imposés. Si votre outil vous le permet, importez simplement vos tâches dans l’ordre du jour de la réunion suivante afin de voir si celles-ci ont été terminées en temps et en heure. 

## 7. Donnez accès au PV

À l’issue de la réunion, et après l’étape de la relecture, contrôlez les accès au PV afin que chaque membre puisse prendre connaissance du compte rendu des discussions. Les membres pourront ainsi noter tout ce qui a été échangé durant la rencontre. Pour terminer, partagez le compte rendu avec tous les membres pour les encourager à le relire le plus rapidement possible après la séance du conseil. 

## ✅ Les avantages de WEDO pour la gestion de vos CA

Nous vous parlions plus haut de l’importance de choisir un bon outil pour gérer et suivre le déroulement de vos Conseils d’Administration. WEDO développe la plateforme collaborative idéale pour une gestion efficace des réunions. Pour quelles raisons notre solution sera votre meilleur allié pour les CA ? En voici un résumé :

**📋 Vous préparez votre ordre du jour de manière collaborative.**
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**🔐 Vous gérez les accès à la réunion.**
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**🗳️ Vous intégrez les votes à votre ordre du jour.**
![ca-vote.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_vote_5ca0009014.png)

**⌨️ Vous rédigez votre contre-rendu en temps réel directement sur la plateforme et vous autorisez les participants à prendre leurs notes privées.**
![ca-redaction-temps-reel.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_redaction_temps_reel_2ea8e9c068.png)

**✅ Vous assurez le suivi des tâches d’une réunion à la suivante en important les tâches en cours et terminées.**
![ca-suivi-taches.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_suivi_taches_671360e306.png)

**👀 Vous donnez accès au compte rendu directement après la réunion et vous l’envoyez par email aux membres depuis la plateforme.**
![interface WEDO d'un compte rendu](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_acces_compte_rendu_703fcdf0db.png)
>**Vous souhaitez tester WEDO pour votre prochain Conseil d’Administration ? Nos experts vous présente l’outil et vous aident à préparer votre premier ordre du jour en 30 minutes.**

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## Quelques exemples de nos clients qui utilisent WEDO pour gérer leur CA
![wedo-customer-board-of-directors.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_customer_board_of_directors_d91a634e29.png)

Organisez vos réunions du CA avec WEDO, un outil numérique sécurisé. Améliorez la communication & le suivi des conseils d'administration en 7 étapes.


Des personnes assistent à un conseil d'administration

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Organisez vos Conseils d’Administration avec WEDO

Aujourd’hui, les activités du secteur financier suscitent plus que jamais l’intérêt général. La protection des données est essentielle pour prévenir les cyberattaques susceptibles d'entraîner des violations de données, des pertes financières et des atteintes à la réputation. Les secteurs bancaire et financier doivent investir dans de solides mesures de sécurité des données : la formation des employés, les contrôles d'accès, le cryptage et les évaluations régulières sont des éléments essentiels de toute stratégie efficace. 

En novembre dernier, le logiciel de gestion d’entreprise “Winbiz”, fut victime d’une virulente cyberattaque menant à l’arrêt momentanée du logiciel. L’hébergeur du logiciel stockait naturellement des informations sensibles.

Les logiciels utilisés par les organisations représentent un risque important. Considérés aujourd’hui comme des alliés irremplaçables des professions administratives, les plateformes clouds nous aident à gérer les ressources humaines, le suivi de projets, le partage de fichiers et de contenu, à construire un historique de la clientèle, etc. Toutes plus sensibles les unes que les autres, ces données doivent faire l’objet de mesures strictes et robustes pour prévenir les cybermenaces et pour se conformer aux exigences réglementaires.

L’avènement du télétravail ces dernières années consolide l’importance de la protection des données au travers des logiciels utilisés par les collaborateurs. Ainsi, le choix d’un logiciel doit être documenté pour une intégration sûre. Les critères à prendre en compte lors de la sélection sont les suivants :


### Hébergement des données

#### Localisation du stockage de données :

Certaines entreprises sont surprises d’apprendre que leurs données sont stockées dans un pays tiers. Un prestataire de type SaaS est libre d’héberger ses données dans le pays de son choix, peu importe la localisation de son siège. Il est crucial de connaître le pays hébergeur afin de s’assurer que le pays en question bénéficie qu’une stabilité juridique et politique solide, stricte et transparente.

Si les données sont stockées dans un pays digne de confiance, il est pertinent également de s’assurer que le fournisseur ne pratique pas le “transfère temporaire” de données. Ce phénomène, plus fréquemment utilisé par les fournisseurs informatiques globaux, implique que les données transitent par des serveurs étrangers avant d’être stockées en Suisse. Il est alors important de vérifier que ce transfert est légal et conforme aux normes GDPR.

#### Fiabilité de l’hébergeur :

Il existe des certifications normalisant la sécurité de l’information des hébergeurs web. Parmi elles, la certification la plus reconnue est ISO/IEC 27001.


### Certification de la protection des données

Les entreprises qui externalisent leurs systèmes et leurs processus critiques doivent s’assurer que les fournisseurs appliquent des contrôles indépendants et stricts sur la gestion des données. Parmi ces certifications indépendantes, on cite SOC 2, délivré par l'AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) et utilisé par les organismes évoluant dans le secteur des SaaS (Software-as-a-service). Il garantit aux clients que l’organisme en question a conçu et mis en œuvre des contrôles efficaces pour gérer les aspects suivants : la sécurité, la disponibilité, l'intégrité du traitement, la confidentialité et la protection de la vie privée. Cette norme existe depuis de nombreuses années aux États-Unis et trouve son équivalent dans le monde entier avec la norme ISO 270001.

![soc certification.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Frame_7soc_certification_3fa9275dcb.png)

On considère que la Suisse est en retard sur les Etats-Unis et sur le reste de l'Europe en ce qui concerne le reporting SOC 2. En effet, la Suisse a manifesté plus tardivement la prise de conscience des normes de sécurité et de protection de l'information. Les premiers élans majeurs quant aux démarches de certifications sont menés par les grandes entreprises soumises à des réglementations strictes comme le secteur financier. Ces entreprises exigent alors de leurs fournisseurs de services de se conformer à la norme SOC 2 et fournissent un rapport annuel permettant de répondre aux exigences internes et externes.*1

### Authentification et accès aux comptes

Un logiciel, quel qu’il soit, représente une source d’informations critique pour une entreprise. L’accès à l'outil doit être sécurisé, il est donc recommandé de se renseigner sur la disponibilité des fonctionnalités suivantes :

- Disponibilité de l’authentification à double facteur
- Disponibilité de l’authentification SAML, si pertinente pour le client
- Possibilité de gérer les droits de manière personnalisée à l’intérieur de l’outil, afin de donner accès aux informations aux personnes strictement concernées.

### Chiffrement

Si une entreprise utilise une application web, elle doit s’assurer que l’app en question utilise une connexion HTTPS sécurisée par des certificats SSL dans le but de prévenir l’espionnage sur le web et sur la correspondance email. En plus du chiffrement en transit, le chiffrement des données au repos permet d’éviter une situation tel que celle vécue par WinBiz et ses clients.

### WEDO : la solution sécurisée pour la collaboration dans le secteur financier

Les sujets sensibles et la politique de confidentialité sont au cœur des tâches quotidiennes des collaborateurs du secteur financier. De la gestion des tâches au contenu traité lors de réunions en tout genre comme les réunions d’équipe, les entretiens bilatéraux, les entretiens avec les clients/assurés ou encore les conseils d’administration, la traçabilité des discussions est aussi cruciale que leur discrétion.

Le logiciel SaaS WEDO, entièrement développé et hébergé en Suisse, est une plateforme collaborative spécialement conçue pour répondre aux difficultés de sécurité rencontrées dans les secteurs sensibles. Grâce à son gestionnaire de tâches et son module de réunion personnalisable, la plateforme permet de partager des fichiers et de centraliser les informations nécessaires à la collaboration des équipes, tout en donnant la possibilité de configurer les droits d’accès de chaque utilisateur.


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## Ils ont fait confiance à WEDO pour gérer leur collaboration interne :
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[^2]: Source : [KPMG](https://kpmg.com/ch/de/blogs/home/posts/2021/01/soc-switzerland.html)

Aujourd’hui, les activités du secteur financier suscitent plus que jamais l’intérêt général. La protection des données est essentielle pour prévenir les cyberattaques susceptibles d'entraîner des violations de données, des pertes financières et des atteintes à la réputation.

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Collaborer en toute sécurité dans le secteur de la finance

## Quels sont les défis organisationnels du secteur de l’enseignement ? 

Pour les organismes pédagogiques, la communication et la collaboration sont des enjeux centraux et importants. Les directions de ces structures doivent être capables d’échanger activement avec tous les départements afin d’assurer le bon fonctionnement général de leur établissement. Par ailleurs, il appartient également au management de favoriser une collaboration optimale entre les équipes administratives et pédagogiques. 

En termes de collaboration, voici quelques défis à relever dans le domaine de l’enseignement :

🗓️ Gérer, suivre et garantir l’efficacité des différentes réunions : conseil de direction, réunions des doyens, réunions pédagogiques, rencontres bilatérales, réunions d’équipe, etc ;

✅ Assurer la réalisation des tâches de la direction et de chaque département ;

📋 [Gérer les procédures récurrentes](https://wedo.swiss/fr/schools-faculties-automate-your-recurring-procedures/)

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## Quels sont les freins à une collaboration efficace ?

Bien souvent, les collaborateurs doivent atteindre leurs objectifs avec des moyens limités et peu efficients. L’email reste le canal de communication le plus répandu et le faible taux d’outils réellement collaboratifs est à déplorer. Un autre constat est à faire concernant les réunions : ces dernières sont parfois mal préparées, souvent trop fréquentes, quelquefois interminables… en résumé improductives. Or, les réunions restent cruciales pour l’échange d’informations. Dans le secteur, ces rencontres rassemblent de multiples acteurs : membres de la direction, collaborateurs administratifs, doyens, professeurs ou enseignants, ainsi que des intervenants externes. Pour l’organe directeur, le challenge est donc de gérer efficacement ces multiples séances tout en impliquant chaque participant avant, pendant et après les réunions. Alors comment pallier ces difficultés organisationnelles et collaboratives tout en encourageant une digitalisation des processus ?

## Nos solutions pour améliorer la collaboration au sein des écoles et facultés

WEDO est un outil collaboratif qui se prête parfaitement à l’organisation interne des écoles et des facultés. Notre outil permet déjà à un grand nombre d’établissements de relever leurs défis organisationnels et de fluidifier leur communication interne. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2022_08_wedo_education_1_7b7a9d1792.svg)

Découvrons comment la **plateforme WEDO** aide les écoles et facultés à collaborer.

### 1\. Créer une structure collaborative adaptée au secteur de l’enseignement

Chaque département ou service de l’établissement peut gérer ses divers projets organisés en “espaces de travail”. Ces espaces permettent aux collaborateurs de l’institution de partager des réunions, des tâches ainsi que des fichiers. La solution WEDO regroupe toutes ces fonctionnalités sur une seule plateforme. 💡À noter qu’il est même possible d’intégrer gratuitement des membres externes pour collaborer.

### 2\. Gérer toutes les réunions sur un seul outil

À partir d’espaces de travail, WEDO permet de gérer toutes les réunions de l’institution : du Conseil de Direction à la réunion des doyens en passant par les réunions pédagogiques et les rencontres bilatérales. Avec le module Réunions, les utilisateurs préparent les ordres du jour en équipe, rédigent le compte rendu en temps réel et suivent les tâches attribuées d’une séance à la suivante. 

### 3\. Préparer les ordres du jour de manière collective

Les réunions improductives sont généralement le fruit d’un manque de préparation. La fonctionnalité qui change le quotidien des membres de la direction et de l’administration est sans nul doute la préparation collective des réunions. Avec WEDO, chaque collaborateur peut compléter l’ordre du jour afin de préparer ses interventions à l’avance. Il est également possible d’ajouter tous les documents que l’on prévoit de présenter (PDF, Excel, Word, PowerPoint, etc.).

### 4\. Mettre en évidence les décisions adoptées en réunion

Trop souvent, les participants ressortent de réunions sans connaitre clairement les décisions prises, les tâches à réaliser ainsi que les prochaines échéances. WEDO facilite la mise en valeur des décisions sur lesquelles les participants statuent en réunion. Le compte rendu des discussions devient clair et bien organisé afin de retrouver tout de suite les informations pertinentes.

### 5\. Déléguer des tâches lors de réunions

Il est possible de créer des tâches et de les déléguer immédiatement en cours de réunion. Ainsi, les collaborateurs impliqués seront opérationnels dès le terme de la rencontre. D’une réunion à la suivante, WEDO fait le suivi des tâches réalisées afin de toujours garder un œil sur les échéances fixées. 

### 6\. Communiquer facilement à propos des tâches en cours

Le gestionnaire de tâches intégré à la plateforme WEDO simplifie la collaboration et la communication. Il est possible de commenter une tâche pour partager des informations et échanger avec les personnes concernées par sa réalisation. Un système de notifications permet de rester informé en cas de changements ou d’informations importantes. 

### 7\. Retrouver l’information rapidement

Le puissant outil de recherche intégré à WEDO permet d’accéder en quelques clics à l’information désirée. La recherche se fait à travers l’ensemble de la plateforme à l’aide de mots-clés. Les utilisateurs retrouvent ainsi les comptes rendus de discussions, les décisions importantes, les tâches et fichiers contenant le terme recherché. 

## WEDO, l’outil idéal pour les Écoles et les Facultés

WEDO est un outil qui rassemble les équipes en leur offrant de multiples possibilités pour communiquer et collaborer efficacement. Grâce à l’intégration de notre solution dans de nombreuses écoles et facultés, nous comprenons les défis organisationnels auxquels le secteur de l’enseignement fait face. Améliorez la collaboration au sein de votre établissement à l’aide de nos fonctionnalités :

🗓️ Préparation des ordres du jour, rédaction des comptes rendus en temps réel et suivi des tâches déléguées en réunion.

✅ Gestion collaborative des tâches à travers des espaces de travail.

▶️ Automatisation des procédures récurrentes pour assurer la qualité dans la réalisation des processus internes. 

![WEDO-education-2_FR.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/WEDO_education_2_FR_b04c69895c.png)

Ces clients ont choisi WEDO pour collaborer efficacement dans leurs écoles :

::button-secondary[En savoir plus sur leurs témoignages]{link="/industries/education"}

La conduite et le suivi des réunions, la coordination entre les départements, l’échange d’informations et la gestion administrative sont des challenges quotidiens pour le secteur de l’enseignement. Découvrez comment WEDO aide les établissements scolaires et académiques à améliorer leur collaboration en optimisant la gestion des réunions et des tâches. 

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