## Changements terminologiques

Nous avons été amenés à adapter notre terminologie. Ainsi, les **Paragraphes** vous permettent d’ajouter une zone de texte visible pour tous les participants d'une réunion. Les **Notes**, distinguables grâce à un fond jaune, ne sont visibles que pour l’utilisateur qui les ajoute. 

## Notes privées

Dès maintenant, il est possible d’ajouter des notes privées dans les points de votre ordre du jour. Vous pourrez ainsi préparer vos interventions en prévision de la réunion à venir ou encore annoter les points en temps réel lors de la rédaction du compte rendu.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_1_notes_privees_1024x575_a6cdb0cb62.png)

## Conversion d’éléments

Votre note privée doit être visible pour l’ensemble des participants ? Convertissez-là en un clic ! 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_2_convertir_note_en_paragraphe_1024x575_a92c2a02b7.png)

Afin de gagner un temps précieux dans votre travail de mise en page, vous pouvez également convertir la plupart des éléments :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_3_conversion_d_elements_1_1024x329_220931708f.png)

 Notez qu’il n’est pas possible de convertir une Tâche en un autre élément. 

## Ordre des éléments

Il est possible de choisir la disposition de tous les éléments de la réunion. Glissez-déposez un élément pour l’ordonner !

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_4_ordre_de_elements_1024x575_124c4c92c0.png)

## Option « Tableau des participants »

Vous souhaitez avoir une liste avec les coordonnées complètes des participants à la réunion ? Il existe une option « Tableau des participants » accessible via les paramètres d’une réunion. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_5_parametres_dune_reunion_1024x575_6ea65fc9df.png)

Le tableau complet s’affiche lors des étapes 2, 4 et 5\. Les coordonnées sont reprises en fonction des informations du profil de chaque utilisateur.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_6_tableau_des_participants_1024x575_ac91837cea.png)

Lors des étapes d’édition, ordre du jour en préparation et compte rendu en rédaction, vous pouvez modifier manuellement les coordonnées d’un participant. Ainsi, il est possible de changer la fonction d’une personne pour une réunion spécifique. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_7_editer_un_participant_1024x575_ce2682d04e.png)

## Lien tâche-réunion

Les tâches créées en réunion comportent un lien dans leur volet de détails permettant d’accéder facilement au point à l’ordre du jour concerné. Ceci vous permettra de visualiser la tâche dans son contexte de création. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_8_lien_tache_reunion_1024x575_19c86d6606.png)

## Ergonomie générale

### Utilisez le nouveau bouton + pour créer facilement du contenu

Vous pouvez créer vos **Espaces de travail**, **Modèles de checklists**, **Équipes** et **Utilisateurs** à partir d’un bouton unique intégré dans l’en-tête !

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_9_bouton_plus_1024x575_be06c4f954.png)

### Profitez des raccourcis du menu principal

Trois boutons ont été ajoutés dans le menu afin de vous permettre d’accéder facilement aux **Espaces de travail** et **Modèles de checklists** auxquels vous avez accès ainsi qu’à la page **Utilisateurs.** 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_10_raccourcis_menu_principal_1024x575_983d87326b.png)

Pour gagner en simplicité, le design du menu principal a été remanié et présente une nouvelle palette de couleurs. 

Les notes privées permettent de préparer de manière confidentielle vos interventions lors de réunion. Cette mise à jour met en lumière le nouveau design de la plateforme et propose bon nombre de fonctionnalités à découvrir à travers cet article. 

2019-09-ajoutez-des-notes-privées-dans-vos-réunions-1

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Ajoutez des notes privées dans vos réunions

Pour préparer et conduire vos réunions, WEDO vous guide en 5 étapes : 

* **Avant la réunion – Étapes 1 et 2** : préparation de l’ordre du jour en équipe. Le rédacteur ou l’animateur ajoute la réunion, établit la liste des points à traiter puis invite les participants à compléter l’ordre du jour.
* **Pendant la réunion** **– Étape 3 :** le rédacteur rédige le compte rendu en temps réel. Tous les participants peuvent assister à la prise de notes en direct.
* **Après la réunion** **– Étapes 4 et 5** : le rédacteur et les participants, relisent, corrigent puis valident le compte rendu de la réunion.

A travers cet article, découvrez quelques astuces pour bien mener vos réunions avec WEDO en tenant compte des 5 étapes proposées. Vous constaterez qu’à chaque étape, il est possible de tenir les participants informés et de les sensibiliser à leur rôle dans la préparation et le suivi de la réunion. Pour donner corps à nos explications, nous vous proposons un cas d’utilisation concret :

### La préparation et le suivi d’un Comité de direction par Agathe Rost[^1], Assistante de direction 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_1_agathe_rost_assistante_de_direction_1_28994aba97.png)

## Étape 1 : ordre du jour en préparation

Agathe Rost, assistante de direction, décide de préparer l’ordre du jour pour le prochain comité qui aura lieu dans une semaine. Le directeur de l’organisation, Bernard Macherel\*, lui a transmis par email la listes des sujets à traiter. Agathe se rend dans l’espace de travail dédié au Comité de direction et ajoute une réunion. Après avoir saisi le titre, la date, l’heure, la durée et le lieu de la réunion, elle se concentre sur la liste des participants. Les membres de l’espace de travail du Comité de direction ont été ajoutés automatiquement afin de lui faire gagner un temps précieux.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_2_etape_1_liste_des_participants_1_c9f6a790ca.png)

Agathe souhaite maintenant gérer les différents droits d’accès des participants. Pour cette réunion, Mathilde et Bernard ont tous les droits au même titre qu’Agathe. Les autres participants pourront uniquement modifier les points à l’ordre du jour aux étapes 1 et 3\. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_3_etape_1_fenetre_gestion_des_droits_dacces_1_ef9ce2fac2.png)

Ensuite, Agathe désire ajouter les points à l’ordre du jour. En quelques clics, elle copie la liste des sujets préalablement listés par son directeur et la colle dans la barre de saisie. Les points sont créés automatiquement et figurent désormais dans la table des matières à gauche de l’écran. Agathe peut maintenant les ordonnancer à sa guise.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_4_ordre_du_jour_en_preparation_1_a8a936bb7b.png)

La trame de la réunion est prête. Agathe aimerait informer les participants afin que ces derniers ajoutent leurs notes aux points à l’ordre du jour. Pour ce faire, elle envoie un email aux participants directement depuis la plateforme en cliquant sur le **bouton avec l’enveloppe**. 

Les participants sont repris comme destinataires. Agathe profite de l’objet et du message prédéfinis pour gagner du temps et clique directement sur **Envoyer par email**. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_5_etape_1_fenetre_envoi_email_1_f43b0491ca.png)

## Étape 2 : ordre du jour validé

A la veille de la réunion, l’ordre du jour a été complété par tous les participants et n’est normalement plus susceptible d’être modifié. Après une brève relecture, Agathe peut valider l’ordre du jour et passer à l’étape 2 en cliquant sur **L’ordre du jour est prêt** dans le bandeau rouge au bas de l’écran. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_6_lordre_du_jour_est_pret_1_bf5d544104.png)

Agathe doit finalement ajouter une information de dernière minute dans l’un des points à l’ordre du jour. A partir du bandeau orange au bas de l’écran, elle **édite l’ordre du jour.**

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_7_etape_2_editer_lordre_du_jour_1_fadc608e95.png)

## Étape 3 : compte rendu en rédaction

Le jour J, Agathe retourne sur la réunion préalablement préparée. Celle-ci se trouve à l’étape 2 – ordre du jour validé. En bas à gauche de l’écran, elle clique sur **Commencer la réunion**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_8_commencer_la_reunion_019e71f2e5.png)

Agathe commence par compléter les informations concernant les participants. Elle coche les personnes absentes et excusées. Elle ajoute également le motif de l’excuse dans le champ prévu à cet effet. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_9_etape_3_controle_des_presences_58eb3b17f3.png)

La réunion commence : Agathe est prête à rédiger le compte rendu des discussions. Lors de sa rédaction, elle navigue facilement de point en point grâce à la table des matières et ajoute notes, décisions et tâches aux différents points traités. Au terme de la réunion, Agathe clique sur le bouton **Clore la réunion** dans le bandeau jaune au bas de l’écran.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_10_clore_la_reunion_fe0d06e165.png)

## Étape 4 : compte rendu en relecture

Quelques heures après la réunion, Agathe souhaite procéder à la relecture de son compte rendu. Elle retourne dans l’espace de travail du Comité de direction, reprend la réunion qui se trouve à l’étape 4 – compte rendu en relecture. Pour apporter des corrections, elle clique sur **Éditer le compte rendu** dans le bandeau violet au bas de l’écran. Une fois que les modifications ont été effectuées, elle clique sur **Terminer**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_11_etape_4_editer_le_compte_rendu_6c73d6a8e7.png)

## Étape 5 : compte rendu verrouillé 

Quelques jours après la réunion et après une dernière lecture, Agathe peut finalement passer à la dernière étape. Pour assurer le suivi d’une réunion à l’autre, elle décide donc de verrouiller le compte rendu. Ce dernier ne pourra plus être modifié. 

Pour ce faire, elle clique sur le bouton **Verrouiller le compte rendu** dans le bandeau violet au bas de l’écran et suit la procédure requise pour le verrouillage. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_12_verrouiller_le_compte_rendu_c71e61095f.png)

Finalement, Agathe envoie un email aux participants pour les informer que le compte rendu a été verrouillé. Ces derniers sont invités à le relire afin d’assurer un suivi d’une réunion à l’autre. 

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Les 5 étapes proposées encadrent le déroulement global d’une réunion et permettent aux utilisateurs de se situer dans le processus. A chaque étape, vous avez la possibilité d’informer les participants afin que ces derniers s’impliquent dans la préparation de l’ordre du jour et dans la relecture du compte rendu. WEDO vous permet ainsi d’améliorer la gestion de vos réunions tout en renforçant l’aspect collaboratif. 

[^1]: Personnages fictifs.

#### Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ? 

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Agathe Rost, assistante de direction, est chargée de préparer la prochaine réunion du comité. A travers cet article, découvrez comment elle travaille à l'aide de WEDO.

Quatre personnes en réunion autour d’une table exécutive, écoutant attentivement et prenant des notes, avec le texte « La préparation et le suivi d’un Comité de direction » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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La préparation et le suivi d’un Comité de direction

Bien que les réunions participent pleinement au bon fonctionnement d’une entreprise, nombreux sont les cadres et employés qui se plaignent de leur durée parfois excessive. En janvier dernier, une étude menée par Doodle[^1]  a révélé que les salariés suisses passeraient en moyenne 5 heures par semaine en séance. Mais alors quelles sont les pratiques à privilégier pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Une réunion interminable est bien souvent le résultat d’une mauvaise préparation. Pour gagner du temps en séance, il ne faut en aucun cas négliger les étapes et prérequis qui précèdent la rencontre. L’initiateur, tout comme les différents participants, doivent consacrer une phase importante à l’élaboration du meeting afin de construire clairement son déroulement. L’ordre du jour, qui fait office de fil rouge à la discussion, est à composer en fonction des objectifs visés afin d’éviter les égarements et permettre ainsi aux collaborateurs réunis de progresser efficacement sans perdre de temps. 

## Avant la séance – une préparation collective 

### Se poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 72% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par des objectifs clairement établis !_ 

Avant de programmer une séance, des questions essentielles doivent être relevées :

**Quel est l’objectif de la rencontre ?** Les aboutissements de la séance feront office de fil conducteur. Cette question préalable vous permettra de souligner l’intérêt de la réunion aux yeux des participants. 

**Quels sont les sujets essentiels à aborder ?** Il s’agit ensuite de définir les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé. Ces sujets constitueront les points de l’ordre du jour. 

**Qui sont les personnes concernées ?** Une séance qui comporte un grand nombre d’intervenants risque de s’éterniser. Il est donc important de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les sujets traités, les décisions à prendre et les tâches à effectuer. 

**Quel est le temps estimé pour la réunion ?** En fonction du nombre de sujets à aborder, essayez de fixer la durée de la réunion et de vous y tenir le jour J. 

### Etablir un ordre du jour organisé et précis

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 67% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par un ordre du jour clairement établi !_

**Dresser les différents points à l’ordre du jour >** Un ordre du jour consiste en une liste de points qui reprennent les sujets à traiter durant la réunion. L’établissement d’un ordre du jour précis garantira rapidité et efficacité à la rencontre et évitera les digressions inutiles et les débats hors sujet. En fonction des sujets à aborder, vous pouvez construire la trame de la séance en optant par exemple pour une liste de points hiérarchisés selon différents niveaux (ex : 1., 1.1., 1.2., 1.3.). Si vous éprouvez des difficultés à établir ce plan, essayez de regrouper les points à traiter selon des critères qui font sens au regard du type de réunion : _départements ou services concernés_, _thématiques abordées_, _sujets ordonnés selon les interventions des différents présentateurs,_ _étapes du projet à réaliser_ etc.

**Définir le rôle des intervenants >** En fonction des points établis, définissez quelles sont les personnes qui devront prendre la parole durant la rencontre. Afin d’éviter de prendre les participants au dépourvu, programmez à l’avance les interventions de chacun en fonction des sujets abordés. Ceci les encouragera à préparer la séance et favorisera l’efficacité et la rapidité des discussions. 

**Rendre accessible l’ordre du jour afin que les participants en prennent connaissance >** Pour renforcer encore le caractère collectif de l’élaboration de l’ordre du jour, veillez à le diffuser à tous les participants quelques jours avant la rencontre. Une bonne préparation des interventions garantira le déroulement optimal de la séance. De plus, un ordre du jour préalablement établi présage une rencontre bien organisée et productive : les participants se sentiront concernés et n’auront pas l’impression que le meeting à venir leur fera perdre du temps. 

## Pendant la séance – les rôles de l’animateur et du rédacteur 

### Progresser en respectant l’ordre fixé

Le jour de la séance, gardez en vue l’objectif initial de la rencontre. L’animateur de la séance est responsable de sa bonne marche et doit veiller à éviter les éventuels égarements en s’appuyant rigoureusement sur l’ordre du jour préétabli. Ainsi, les participants ne seront pas perdus et pourront suivre le cours des discussions en se référant à la trame commune diffusée au préalable. 

### Traiter les sujets abordés de façon systématique

L’animateur de la séance doit, dans la mesure du possible, essayer de faciliter la tâche du rédacteur en faisant preuve de clarté et de rigueur dans la conduite de la réunion. En traitant chaque point de l’ordre du jour de façon systématique vous garantirez la productivité de la rencontre et la rédaction efficace du procès-verbal tout en évitant de perdre de précieuses minutes. Comment aborder les différents points de l’ordre du jour de façon systématique ? 

Voici une solution qui envisage le traitement de chaque point selon trois étapes qui se matérialiseront dans le procès-verbal en trois blocs d’informations distincts: 

**Etape 1 – le compte-rendu des discussions** : chaque sujet traité engendre généralement une discussion qui devra être retranscrite succinctement dans le procès-verbal > _ceci constitue le premier bloc d’informations du point traité_. 

**Etape 2 – le résultat des discussions** : les décisions, points d’orgue des discussions préalables, sont à mettre en évidence > _ceci constitue le second bloc d’informations du point traité._ Bon nombre de collaborateurs se plaignent bien souvent de sortir de séance sans connaître réellement les décisions majeures qui ont été prises. Le fait de les mettre en exergue évitera ce genre de sentiment désagréable. 

**Etape 3 – les tâches découlant des décisions** : les participants devront effectuer différentes tâches pour atteindre les objectifs fixés > _ceci constitue le dernier bloc d’informations du point traité._ Grâce à une répartition claire des tâches à réaliser, les participants seront opérationnels dès la fin de la séance. Plus question d’oublier ce qui est à faire d’une séance à l’autre ! 

Cette méthode vous encouragera à procéder de façon efficace et facilitera la rédaction du procès-verbal de la séance. De plus, lorsque les participants seront amenés à relire le compte-rendu, ils obtiendront facilement les informations nécessaires et n’auront pas à relire des lignes et des lignes de texte. Il va de soi que certains points ne nécessitent pas une telle architecture et peuvent par conséquent être traités plus rapidement – en ne reprenant par exemple que l’un des trois blocs d’informations.

En résumé, le succès d’une réunion d’entreprise dépend en grande partie de sa bonne préparation. En misant sur des objectifs clairement définis tout comme sur un ordre du jour précis, vous limiterez nécessairement la durée de vos séances et garderez ainsi les participants actifs et concernés. L’établissement d’un ordre du jour peut parfois paraître fastidieux. L’astuce est de créer un ordre du jour type en fonction des différentes séances que vous animez. Ainsi, d’une séance à l’autre, vous n’aurez qu’à reprendre la trame de la réunion précédente en y apportant les quelques modifications nécessaires au déroulement efficace de la rencontre à venir. 

Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ?

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[^1]: Pour réaliser l’étude en question, plus de 6'500 professionnels venant du Royaume-Uni, d’Allemagne, de Suisse et des Etats-Unis ont été interrogés. 

Vos réunions d'entreprise ont tendance à s'éterniser ? A travers cet article, découvrez quelques conseils pour limiter leur durée !

Cette image accompagne un article sur les méthodes pour limiter la durée des réunions d’entreprise, avec un visuel de chronomètre affichant 25 minutes

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Comment limiter la durée d’une réunion d'entreprise ?

## La table des matières 

La table des matières facilite votre navigation à travers le compte rendu. De plus, il est possible d’atteindre en un clic le point qui doit être traité. A partir de la table des matières, vous pouvez également :

* Diminuer le retrait d’un point
* Augmenter le retrait d’un point
* Supprimer un point
* Glisser-déposer les points et éventuels sous-points pour les organiser

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive1_c190e8d7b5.png)

## Le mode point par point

Pour cette nouvelle version, la rédaction a été repensée : désormais seul le point traité s’affiche à l’écran. Lorsque vous en avez terminé avec un point, il vous suffit de cliquer sur le bouton portant le titre du point suivant pour progresser dans la rédaction. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive2_2_d8f1773246.png)

## La révision de la barre d’outils

Chaque point et sous-point possède sa propre barre d’outils. A partir du **bouton** **+** vous pouvez :

* Joindre un fichier
* Ajouter une note
* Ajouter une décision
* Créer une tâche
* Ajouter un sous-point
* Importer des tâches de l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive3_3_e41bc9c72a.png)

## Le bouton ″Déplacer″

Il est désormais possible de déplacer une note, une décision, une tâche ou un fichier dans un autre point de l’ordre du jour : cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (1) puis sur **Déplacer la note** (2). Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur le point dans lequel la note doit être déplacée (3). La procédure est identique pour déplacer une décision, une tâche ou un fichier. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive4_3_7828884129.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive5_1_68b88ca912.png)

## La boîte des tâches en suspens

Les tâches en suspens de l’espace de travail figurent désormais dans une boîte que l’on peut atteindre à l’aide d’un bouton.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive6_8c12348415.png)

A partir de la boîte des tâches en suspens, il est possible d’importer des tâches dans un point précis : cliquez sur les tâches à importer (1) puis, à l’aide de la liste déroulante, sélectionnez le point dans lequel celles-ci doivent être importées (2). Finalement, cliquez sur **Importer** (3). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive7_6e99b65c52.png)

_Info : si vous souhaitez que les tâches en suspens constituent un point de votre ordre du jour comme dans la version précédente, vous pouvez créer un point que vous nommerez_ _″Tâches en suspens_ _″ pour y importer toutes les tâches en suspens de l’espace de travail._

## Les 5 étapes de la réunion

Vous pouvez visualiser clairement à quelle étape vous vous situez. La personne détenant tous les droits d’accès peut cliquer sur chaque étape afin de changer le statut de la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive8_3f51cf7d39.png)

_Info : d’autres boutons permettant également de changer d’étape figurent en bas de l’écran._

## L’affichage des droits de chaque participant

Vous pouvez désormais cliquer sur les participants d’une réunion afin de voir la répartition des droits d’accès. Cliquez sur les participants (1), une fenêtre s’ouvre vous permettant de visualiser la répartition des droits pour cette réunion (2).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive14_c86280b5bd.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive15_07a2d15e76.png)

Ceci peut s’avérer utile lorsque vous devez modifier un compte rendu mais que vous ne détenez pas les droits d’accès adéquats. Vous pourrez ainsi repérer la/les personnes détenant tous les droits sur la réunion – ces dernières étant les seules habilitées à changer les droits d’accès des participants. Ces utilisateurs sont repérables grâce à l’icône avec la couronne sur fond bleu.

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Une collection d’articles vous explique tous les tenants et aboutissants du nouveau module Réunions.

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/les-seances)

::button-primary[Accéder au Centre d'aide]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions"}

La nouvelle version de WEDO révise le module réunions afin de simplifier la rédaction des comptes rendus. Grâce à cet article, découvrez les améliorations qu’offre cette mise à jour !

2019-01-module-reunions-des-ameliorations-qui-faciliteront-la-redaction-de-vos-comptes-rendus

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Module réunions : des améliorations qui faciliteront la rédaction de vos comptes rendus

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_wedo_cofounders_1024x768_9876cf7c19.jpg)

> _Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications_.

Entre trois et six semaines par année : voilà le temps que l’on passe en moyenne dans des réunions de travail, selon une enquête publiée en 2017 par l’Institut Opinionway pour le cabinet de conseil d’entreprise Empreinte Humaine. Or, selon ce sondage effectué sur un millier de salariés dans des sociétés de différentes tailles et dans des secteurs économiques variés, près d’une séance sur deux est jugée improductive. Plus de 25% des personnes interrogées ne voient d’ailleurs pas la nécessité d’y participer. Résultat : 44% d’entre elles utilisent discrètement leur smartphone pour faire autre chose pendant ce temps-là (typiquement, lire et envoyer des courriels).

Ce fléau porte un nom : la réunionite. Antoine Sudan et David Dutch en ont souffert pendant plusieurs années au sortir de leurs études d’ingénieurs. « Les réunions ne sont pas inutiles en soi », précisent-ils d’emblée. « Le problème, c’est qu’elles sont mal préparées, que l’ordre du jour n’est pas respecté et que l’on en ressort beaucoup trop souvent sans être sûr de savoir ce qui a été décidé ». Stupéfaits de constater le temps qu’ils consacraient à cet exercice louable mais frustrant, Antoine Sudan et David Dutch ont mis au point l’application web WEDO. C’était en 2014\. Aujourd’hui, quatre ans et trente mises à jour plus tard, cette application web est utilisée par plus d’une centaine d’organisations, de communes et d’entreprises en Suisse romande, dont le Groupe Mutuel, le Groupe E Connect, la HES-SO Fribourg et la Banque Cantonale de Fribourg.

Ni blockchain, ni Dropbox, ni intranet, WEDO est une plateforme collaborative dont la mise en page s’adapte automatiquement à la taille de l’écran que vous utilisez (iPhone, PC…). Il s’agit en fait d’une interface avec un espace commun et participatif. Très didactique, elle a été conçue pour être à la portée de tout le monde. Indépendamment de ses fonctionnalités et qualités techniques, l’application WEDO repose sur une réflexion approfondie et une analyse minutieuse des facteurs qui font que les réunions de travail sont si souvent décevantes et chronophages. Autrement dit, cette solution d’organisation a été développée pour répondre directement et de manière pragmatique à certains problèmes récurrents. Un exemple : l’ordre du jour reste souvent un peu flou jusqu’à ce que tout le monde soit réuni autour de la table. Pour éviter cela, WEDO propose une fonctionnalité qui permet d’enregistrer et d’ordonnancer les points à discuter. Une fois que c’est fait, il suffit d’ouvrir l’application et de suivre le fil des questions. Plus moyen de digresser, en somme.

## FACILE DE SAVOIR QUI FAIT QUOI

Le procès-verbal est un pensum ? Grâce à WEDO, il est possible de le rédiger en direct. « C’est l’un des éléments intéressants de notre module de gestion de séances. Vous avez un ordre du jour, avec une suite de points à discuter, et vous pouvez ajouter sous chaque point des blocs d’informations, que ce soient des notes, des décisions ou des tâches à effectuer », explique Antoine Sudan. Les décisions arrêtées et les tâches attribuées en cours de réu nions peuvent ainsi être consignées sur le moment par le rédacteur du PV. Comme ces informations sont visualisées en un endroit précis dans le module et que tous les participants disposent d’un compte d’accès personnel, il est très facile d’aller ensuite les rechercher. Bref, au sortir de la séance, chacun sait où trouver la réponse à la fameuse question « qui fait quoi ».

Par ailleurs, il est possible d’exporter un ordre du jour ou un PV en générant un fichier PDF afin de pouvoir le partager, l’imprimer et le signer. Vous pouvez aussi créer facilement des extraits de PV, ou retrouver des notes à travers les PV à l’aide de simples mots-clés. Fini, le temps où il fallait ouvrir de multiples fichiers pour mettre la main sur une information !

« La force de WEDO est de couvrir toutes les phases de la gestion des séances : avant, avec la préparation de l’ordre du jour, pendant, avec la prise des notes importantes, et enfin après, avec le suivi des tâches. En effet, en plus de notre module pour la gestion de séances, nous en avons développé un autre pour la gestion et la planification des tâches, et tous deux interagissent. Vous avez donc le moyen d’assurer un suivi continu et dynamique du travail. Ainsi, vous pouvez à tout moment prendre connaissance de ce qui a été fait entre deux séances et de ce qu’il reste à faire. Plus besoin d’attendre pour obtenir ou transmettre une information, plus besoin non plus d’envoyer plusieurs e-mails de confirmation ou d’appeler trois fois pour connaître le montant d’un devis », se félicite David Dutch. De plus, chaque utilisateur peut activer la synchronisation avec son agenda électronique (Outlook, Google Calendar…).

## DES RÉUNIONS ÉCOURTÉES D'UN TIERS

Il est également possible de créer des espaces spécifiques pour certains projets, départements ou équipes de travail, afin de pouvoir se répartir les tâches en un clic. Dès qu’un travail est indiqué comme terminé, les participants concernés reçoivent immédiatement et automatiquement un feedback. « Tous ces procédés accélèrent grandement le traitement des décisions et raccourcissent la durée des séances d’un tiers en moyenne », souligne Antoine Sudan.

Résoudre des problèmes compliqués avec un logiciel simple : tel était le pari des créateurs de WEDO. La première personne à qui ils en ont parlé – un ancien professeur – leur avait pourtant prédit que « cela ne marcherait jamais ». Ce qui les fait bien rire aujourd’hui. « Heureusement, notre mentalité d’ingénieur a vite repris le dessus et nous avons refusé de nous laisser abattre. » Alors que beaucoup de jeunes entrepreneurs commencent par tenter de lever des fonds, Antoine Sudan et David Dutch décident de développer leur application en cours d’emploi et de démarcher leurs premiers clients en parallèle. Ils réalisent plus de 300 entretiens à cet effet. Dès le début, ils se fient au feedback des utilisateurs pour améliorer leur produit. La première version sort officiellement en mai 2015\. Quelques prospects la testent. « À chaque nouvelle version, nous avons sondé nos clients pour savoir comment nous pouvions perfectionner WEDO. Et nous continuons à solliciter leur avis et leurs impressions. Par exemple, certains d’entre eux nous ont récemment fait remarquer qu’ils auraient apprécié de pouvoir définir des critères d’accès précis, pour éviter que certains participants ne viennent truffer l’ordre de jour de questions hors sujet. Si un secrétaire général doit assurément pouvoir le modifier, tel n’est pas forcément le cas de n’importe quel participant. Donc, dans la dernière version de WEDO, nous avons introduit un nouvel instrument pour paramétrer très finement les droits d’accès ».

  
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## ESSAI GRATUIT POUR COMMENCER

Quid du prix ? Selon une pratique courante dans le domaine des applications, il dépend du nombre d’utilisateurs. Il varie ainsi entre 15 et 25 francs par personne et par mois. WEDO est disponible par packs de cinq, dix ou quinze utilisateurs ; au-delà de vingt, les packs se vendent par tranches de dix unités supplémentaires. L’abonnement couvre toutes les mises à jour, l’hébergement des données et le support, c’est-à-dire l’ensemble des prestations à l’exception de l’accompagnement au changement proposé pendant la première année pour maximiser les chances de succès, et qui est calculé lui aussi sur la base d’un forfait en fonction de la taille du réseau. 

« Mais ce que nous proposons toujours en premier lieu, c’est une présentation gratuite de WEDO. C’est pourquoi vous trouverez, sur la page d’accueil de notre site [www.wedo.com](/), un grand bouton bleu sur lequel vous pouvez cliquer pour planifier une démonstration en réservant une date à votre convenance, directement dans notre agenda », déclarent Antoine Sudan et David Dutch, qui revendiquent un hébergement des données uniquement sur des serveurs situés en Suisse.

Source: original article [Le Matin Dimanche](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_matin_dimanche_316cb86cf5.pdf)

Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications.

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Le remède à la réunionite s’appelle WEDO

## Le suivi des réunions en trois étapes

Le nouveau module Réunion (version 2) vient de sortir dans WEDO. Ce dernier reprend les concepts de la version 1 et voit deux améliorations principales :

1. Les modifications sont possibles simultanément par plusieurs acteurs et
2. L’ordre du jour est rédigé point par point pour plus de précision.

La maîtrise de vos réunions en 3 phases est toujours d’actualité :

* Avant la réunion : préparation de l’ordre du jour
* Pendant la réunion : rédaction du compte rendu et mise à jour des tâches
* Après la réunion : compte rendu et traçabilité des tâches attribuées en réunion

## Préparation de l’ordre du jour

Une fois votre réunion ajoutée, vous êtes invité à définir les membres puis à préparer votre ordre du jour point par point.

Les points peuvent être hiérarchisés par simple glissé-déposé et se numérotent automatiquement pour un référencement accru lors de vos réunions.

Sur chaque point, 8 options sont disponibles :

* Indenter, modifier ou supprimer le point.
* Ajouter des notes : les notes vous permettent de lister les informations.
* Ajouter des décisions : les décisions prises en réunion sont clairement visibles dans le PV.
* Ajouter des tâches : les tâches peuvent être liées à des points précis de l’ordre du jour.
* Ajouter des fichiers : chaque point peut avoir un ou plusieurs fichiers.
* Présentateur : votre ordre du jour sert de fil conducteur à la présidence de la réunion.

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Synchronisation calendrier : une fois l’ordre du jour préparé, un événement se synchronise dans l’agenda des différents participants (compatible Outlook, Google Calendar, etc).

## Rédaction du compte rendu et mise à jour des tâches

Lors d’une réunion, vous retrouvez votre ordre du jour point par point avec ses notes, fichiers et tâches liées.

Vous pouvez alors rédiger un ou plusieurs paragraphes pour chaque point grâce au système de note, mettre en avant les décisions prises et lister les tâches à réaliser pour la réunion suivante.

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Votre ordre du jour vous servira de guide tout au long de la réunion pour assurer une présidence exemplaire et maîtriser la durée impartie à la réunion.

Les modifications d’échéances et les commentaires sur les tâches sont également tracés automatiquement par WEDO afin de faire partie intégrante du compte rendu.

## Compte rendu et traçabilité des tâches attribuées en réunion

A la fin de la réunion, le compte rendu est accessible à tous les participants et chaque collaborateur reçoit automatiquement les tâches qui lui ont été attribuées dans son espace personnel.

Les tâches exécutées entre deux réunions apparaîtront automatiquement comme terminées lors de la réunion suivante. L’historique des tâches permet de visualiser les modifications amenées sur chaque tâche avec le lien vers les comptes rendus correspondants. En bref, WEDO offre une traçabilité complète des tâches au fil des réunions sans que vous ayez d’effort à faire.

Lorsque vous créez une nouvelle réunion, les informations du compte rendu précédent sont reprises afin de vous faire gagner du temps et d’éviter les copier-coller et les risques d’erreurs.

## Bonus

### Recherche

La recherche puissante de WEDO indexe le texte de tous vos comptes rendus à travers l’ensemble des espaces de travail de votre réseau. Il vous suffit de saisir un ou plusieurs mots clés pour que WEDO recherche automatiquement à l’intérieur de vos PV et affiche rapidement les informations recherchées.

### Verrouillage

Chaque compte rendu peut être verrouillé après relecture pour assurer la traçabilité et la fiabilité de vos archives.

### Export en PDF

Un simple clic vous permet d’exporter vos ordres du jour et vos comptes rendus en PDF. Le module d’export vous permet de sélectionner les informations que vous souhaitez afficher dans le fichier. Ceci est très pratique pour générer des extraits de PV.

## Conclusion et remerciement

Cette nouvelle version du module réunion permet de réaliser des économies de temps et d’argent.

Les clients qui utilisent ce module avec succès nous ont confiés gagner jusqu’à une heure par réunion car le compte rendu est rédigé durant la réunion et non après. Ils nous annoncent aussi une diminution de la durée de leurs réunions de 30% en moyenne. Ils préparent mieux leurs réunions et évitent ainsi les débordements. Gain de temps également pour la gestion des décisions et des tâches qui en découlent dont WEDO assure automatiquement le suivi.

Nous avons pu intégrer toutes les propositions d’amélioration de nos clients dans cette nouvelle mouture. Nous tenons donc ici à les remercier pour leurs précieux conseils et remarques. WEDO va continuer à évoluer pour devenir un outil collaboratif complet, destiné en primeur, aux entreprises suisses.

Module réunion revisité permettant de gagner jusqu’à une heure par réunion grâce à sa simplicité d’utilisation et le suivi des tâches assuré d’une réunion à l’autre.

Article "mise à jour": décrivant les nouvelles fonctionnalités de gestion de réunion et d'ordre du jour

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Module réunion repensé : plus simple, plus précis, plus performant

La dernière version de WEDO voit apparaître une toute nouvelle fonctionnalité dédiée à la rédaction de comptes rendus. Nul besoin de démultiplier les documents et de passer des heures à mettre à jour des comptes rendus après une réunion. Rédigez vos comptes rendus, validez des décisions et planifiez les actions qui en découlent au même endroit et durant la réunion. Assurez votre communication de la prise de décision à l’exécution de la tâche.

## Commencez par créer une réunion

Dans chaque espace de travail, vous retrouvez maintenant un onglet Réunions. La barre d'action permet d'y **Ajouter une réunion**.

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Dans la petite fenêtre qui s'ouvre, donnez un titre et planifiez votre réunion.

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## Avant la réunion : préparez votre ordre du jour

Une fois la réunion créée, vous pouvez y ajouter des participants, rédiger l'ordre du jour de la réunion, préparer les tâches qui devront être discutées et joindre les fichiers à présenter.

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Lorsque vous cliquez sur l'**Ordre du jour est prêt**, cela valide ce document qui sera consultable dans WEDO par tous les participants.

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Tous vos collègues qui ont accès à WEDO pourront consulter tous les ordres du jour qui les concernent au même endroit. **De plus, toutes les réunions auxquelles les utilisateurs participent sont automatiquement synchronisées avec leur agenda Outlook (ou autre).**

## Pendant la réunion : rédigez votre compte rendu et mettez à jour les tâches

Lorsque la réunion démarre, vous ouvrez votre ordre du jour préalablement créé puis cliquez sur **Commencer la réunion**. L'écran sera alors séparé en deux : partie gauche pour la rédaction du compte rendu et partie droite pour la mise à jour des tâches de cet espace de travail. Notez que les tâches préalablement liées à cet espace de travail seront automatiquement affichées lors d'une réunion.

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Les modifications apportées sur les tâches sont enregistrées pendant toute la durée de la réunion. Lorsque le compte rendu est rédigé et la liste des tâches à jour, vous pouvez **Clôturer la réunion**.

## Après la réunion : un compte rendu structuré et des tâches assignées

Une réunion clôturée affiche automatiquement un magnifique compte rendu reprenant toutes les informations importantes de la réunion : participants présents, absents et excusés, le compte rendu lui-même, les nouvelles tâches, les tâches terminées, les changements d'échéances, les commentaires, etc.

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Chaque collaborateur peut visualiser tous les comptes rendus qui le concernent depuis n'importe quel appareil (PC, tablette, smartphone). Il reçoit automatiquement les tâches qu'on lui a attribuées dans son espace personnel. Les tâches sont liées à leur réunion afin de pouvoir retrouver rapidement la discussion qui avait amené la tâche initialement.

## Recherche de comptes rendus et de tâches

Dans cette nouvelle version, la recherche a été améliorée. Un simple mot clé permet de retrouver les comptes rendus, les tâches ou les activités discutés précédemment.

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## Conclusion

Vous gagnez beaucoup de temps et d'énergie, car vous :

* Centralisez tous les ordres du jour et comptes rendus,
* Assurez à chacun le niveau d'information nécessaire pour le suivi de ses réunions,
* Retrouvez les discussions, décisions et actions qui en découlent jusqu'à leur exécution.

Le module de rédaction de comptes rendus est un premier pas vers un outil collaboratif toujours plus complet. D'autres nouveautés sont prévues et nous serions ravis d'avoir votre avis sur ce nouveau module. N'hésitez pas à nous écrire.

## A découvrir également dans cette version

* Checklists avec date de référence (tâches planifiables avant et après la date de référence),
* Menu rétractable,
* Nouvelle description enrichie pour les checklists et les espaces de travail.

Des réunions parfaitement maîtrisées, de la prise de décision à l’exécution de la tâche en trois étapes.

Mise à jour: article expliquant la gestion d'une réunion de l'ordre du jour au compte rendu avec délégation des tâches

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Module complet pour la rédaction de comptes rendus

Cette mise à jour de WEDO amène une nouvelle fonctionnalité : les flux d’activités. Il s’agit de chronologies qui reprennent l’ensemble des événements, des commentaires et des notes.

Les flux existent à trois niveaux :

* Flux d’activités général reprenant les informations vous concernant sur votre réseau
* Flux par sujet permettant de visualiser l’avancement des séances, des projets, des services, etc.
* Flux par personne pour suivre votre historique ou celui d’un de vos collègues (selon vos droits)

## Aperçu du flux d’activités d’un sujet

Voici à quoi ressemble le flux d’activités de mon sujet « Projet zéro papier » :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_flux_d_activite_4dc944ad2e.png)

## Prise de note

Vous constatez, sur l’image ci-dessus, qu’il est possible d’ajouter des notes dans le flux d’activités. Vous pouvez ainsi rédiger des informations pour un sujet ou pour tout votre réseau rapidement. Grâce au bouton « Ajouter un destinataire », vous pouvez notifier les personnes concernées par votre note. Il est possible d’ajouter dans les destinataires des **personnes**, des **sujets** ou des **modèles** de checklist.

## Exemple d’utilisation

Je souhaite informer tout le groupe de travail pour le « Projet zéro papier » de la prochaine séance. Je rédige une note à cet effet. Je peux ajouter des destinataires via le bouton ou en saisissant le titre du sujet précédé par un @.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_note_avec_mention_7ecec0df0e.png)

## Conclusion

Grâce aux flux d’activités, vous vous tenez informés rapidement et communiquez encore plus facilement avec les personnes de votre réseau. N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et propositions d’amélioration via le support dans WEDO.

Comment prendre connaissance de l’avancement d’un sujet en un coup d’œil ?

Mise à jour: analyse d'espace de travail WEDO avec graphique: activités, commentaires, notes

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Les flux d’activités

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Prochain webinaire | Trois secteurs, un même outil : les cas d’usage WEDO

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Si vos réunions s’éternisent ou, pire encore, se terminent dans la confusion, le problème ne vient sans doute pas de ce qui s’y dit… mais de ce qui a été (ou non) préparé en amont. La difficulté des équipes n’est généralement pas de s’exprimer, mais de rester concentrées. Et cela commence dès la planification de la réunion.

Un ordre du jour bien conçu permet de structurer les échanges, de garder les objectifs en ligne de mire et de maîtriser le temps imparti. Sans lui, la réunion repose sur la mémoire, l’improvisation… et un peu de chance.

Dans cet article, nous vous expliquons comment établir un ordre du jour réellement efficace. Pas un document de remplissage, mais un levier de résultats concrets. Vous apprendrez à définir un objectif clair, à choisir une durée adaptée, à structurer les points à aborder, et à poser les bases d’un véritable progrès collectif.

## Qu’est-ce qu’un ordre du jour ?

Avant d’aller plus loin, précisons ce qu’est un ordre du jour. Il s’agit d’un document qui décrit les sujets à aborder, leur ordre de traitement et le temps alloué à chacun. Mais surtout, c’est un outil destiné à donner une intention claire à la réunion.

Un bon ordre du jour remplit trois fonctions essentielles :

- Il clarifie la finalité de la réunion
- Il guide les échanges pour éviter les digressions
- Il contribue à respecter le temps imparti

Il permet également à chacun de se préparer à l’avance, évitant ainsi de consacrer une partie précieuse de la réunion à remettre tout le monde à niveau. Qu’il s’agisse d'une liste de deux points ou d’une trame détaillée, l’ordre du jour doit permettre à l’équipe d’avancer.

![Infographie intitulée « Ce qu’il faut inclure dans un ordre du jour de réunion productif ». Présente six éléments : objet, points avec résultats, estimations de temps, responsables, rôle de facilitateur et préparation/documents.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/what_to_include_in_a_productive_meeting_agenda_fr_483d62279e.png)

## Définir l’objectif avant d’écrire

Un ordre du jour ne devrait jamais commencer par « de quoi pourrait-on parler ? ». Il doit commencer par « pourquoi nous réunissons-nous ? ».

L’objectif est votre point d’ancrage. Il vous aide à choisir les bons participants, à sélectionner les sujets pertinents et à orienter les échanges. Un but vague comme « faire un point d’avancement » ne motive personne à venir préparé. Un objectif précis tel que « valider la structure tarifaire finale pour le lancement du T3 » donne une direction claire et un résultat attendu.

Si vous n’êtes pas en mesure de définir cet objectif, ne rédigez pas d’ordre du jour — annulez la réunion. Ce n’est pas un échec, c’est un gain de temps. Avant même de lister les sujets à aborder, posez par écrit le résultat visé. C’est autour de cela que tout le reste doit s’articuler.

## Adapter l’ordre du jour au type de réunion

Toutes les réunions ne nécessitent pas un plan en dix points. Certaines demandent une structure rigoureuse, d’autres nécessitent au contraire de l’espace. L’essentiel est de savoir distinguer les deux.

Avant de rédiger un ordre du jour, prenez du recul et posez-vous la question suivante : de quel type de réunion s’agit-il ?

S’agit-il d’un point rapide ? D’une séance de décision ? D’une analyse approfondie avec l’équipe ? Chaque format implique un niveau de détail, un rythme et un engagement temporel différents. Appliquer la même structure à toutes les réunions conduit inévitablement à allonger celles qui devraient être courtes… et à rendre interminables celles qui sont déjà longues.

Exemples :

- Les entretiens individuels fonctionnent mieux avec quelques questions ouvertes laissant place à l’échange.
- Les revues de projet nécessitent des points précis à aborder et une gestion stricte du temps.
- Les séances de brainstorming doivent prévoir un cadre, tout en laissant circuler librement les idées.
- Les réunions décisionnelles gagnent à être cadrées par un ordre du jour resserré, précisant les questions clés, les responsables et les attentes.

Un ordre du jour efficace ne se contente pas d’énumérer des sujets : il aligne le format sur l’objectif de la réunion, tout en respectant une durée réaliste. Si la structure ne soutient pas le résultat attendu, la réunion ne le fera pas non plus.

## Décomposer les sujets en segments exploitables

Une simple liste de sujets n’est pas un ordre du jour digne de ce nom. Du moins, pas un outil utile.

Si vous souhaitez que vos réunions restent ciblées et débouchent sur des résultats concrets, chaque point à l’ordre du jour doit être formulé de manière actionnable. Il ne suffit pas d’indiquer « budget », « mise à jour produit » ou « retours clients » : ce sont des catégories, pas des directions.

Reformulez plutôt ces intitulés génériques en objectifs précis et orientés vers un résultat. Par exemple :

- Au lieu de « budget » : « Finaliser les allocations pour la campagne du T3 »
- Au lieu de « mise à jour produit » : « Décider si la fonctionnalité X est prête à être déployée »
- Au lieu de « retours clients » : « Identifier les 3 problèmes majeurs à traiter lors du prochain sprint »

Cette reformulation a deux avantages :

1. Elle indique clairement aux participants sur quoi ils doivent se prononcer.
2. Elle facilite la clôture de la discussion, puisqu’elle vise une décision, une réponse ou une action.

Structurer votre ordre du jour autour de questions comme « Quelle décision devons-nous prendre ? » ou « Qu’est-ce qui nous bloque ? » transforme la réunion en une séance de travail, et non en un échange vague.

Et si un sujet n’a pas d’issue clairement définie ? Il n’a probablement pas sa place à l’ordre du jour — du moins, pas pour cette fois.

Une règle simple : si vous ajoutez un point à l’ordre du jour, demandez-vous ce qui doit en ressortir. En l’absence de réponse claire, il vaut peut-être mieux le retirer.

## Estimer les durées avec discernement

Le temps est l’un des éléments les plus faciles à mal gérer dans une réunion, et l’un des plus difficiles à récupérer une fois perdu. C’est pourquoi il est essentiel d’attribuer une durée à chaque point de l’ordre du jour.

Il n’est pas nécessaire d’être précis à la minute près, mais chaque sujet doit faire l’objet d’une estimation réaliste. Cela permet de garder un rythme fluide et d’éviter que les sujets secondaires ne monopolisent l’ensemble de la réunion.

Commencez par la durée totale disponible. Puis répartissez ce temps selon les priorités. Les sujets à fort impact — décisions importantes, points bloquants — doivent être abordés en début de réunion, avec une marge suffisante. Les informations moins urgentes peuvent venir ensuite, dans des créneaux plus courts.

Exemple :

- 5 min : mise à jour rapide du statut
- 20 min : identification des blocages pour le lancement et attribution des responsables
- 10 min : alignement sur les modifications de message dans la présentation commerciale
- 5 min : récapitulatif des prochaines étapes et répartition des actions

Pensez également à prévoir un léger tampon en fin de réunion. Ainsi, si un point prend plus de temps, vous ne sacrifierez pas les dernières minutes cruciales, souvent dédiées à l’attribution des tâches. Une gestion du temps réfléchie montre du respect pour l’agenda de chacun et vous oblige à clarifier les priorités — conditions indispensables à [des réunions efficaces](https://wedo.com/fr/features/meetings), même lorsqu’elles sont brèves.

## Attribuer les rôles avant le début de la réunion

Chaque point de l’ordre du jour doit avoir un responsable clairement identifié. Cela ne signifie pas que cette personne doit tout présenter, mais elle doit introduire le sujet, apporter les éléments de contexte nécessaires et guider les échanges sur ce thème. Sans ce cadrage, la discussion peut vite s’enliser ou dériver.

Clarifiez ces éléments en amont :

- Qui présente chaque point ?
- Qui prend les notes ?
- Qui est chargé de consigner les décisions et les actions ?

Cela peut rester simple : dans des réunions récurrentes et restreintes, les rôles peuvent rester fixes. Dans des réunions plus larges ou transverses, il peut être utile de faire tourner les responsabilités ou de les attribuer à la personne la mieux placée.

N’oubliez pas non plus de désigner un animateur. Son rôle est de suivre le fil de l’ordre du jour, de gérer le rythme des échanges et d’intervenir si le temps est dépassé ou si la discussion se bloque. Parfois, il s’agira de l’organisateur de la réunion. D’autres fois, un tiers neutre permettra de mieux canaliser les échanges.

Lorsque chacun connaît son rôle à l’avance, il arrive préparé — et la réunion démarre efficacement dès la première minute.

## Partager l’ordre du jour à l’avance et le réajuster en direct

Une fois l’ordre du jour établi, ne le gardez pas pour vous. Plus votre équipe en prend connaissance tôt, plus la réunion sera efficace.

Diffuser l’ordre du jour en amont — idéalement la veille — permet aux participants de prendre connaissance des sujets abordés et de s’y préparer. Cela ouvre aussi la porte à des retours utiles : une personne pourrait signaler un point manquant, proposer un ordre plus logique ou apporter un éclairage pertinent avant même le début de la réunion.

Partager l’ordre du jour à l’avance permet de poser le cadre : voici pourquoi nous nous réunissons, et voici comment nous allons utiliser notre temps. Aucun participant ne devrait découvrir l’objectif de la réunion au moment de se connecter.

Au lancement de la réunion, prenez un instant pour relire l’ordre du jour collectivement. Posez la question :

- Le plan prévu tient-il toujours la route ?
- Faut-il intégrer ou reclasser un point de dernière minute ?

Même un bref rappel permet de recentrer le groupe avant de commencer. Et si un nouveau sujet surgit en cours de route ? Notez-le, mettez-le de côté, et poursuivez selon les priorités établies. Vous pourrez y revenir à la fin ou lors d’un rendez-vous ultérieur.

L’ordre du jour ne sert pas seulement à organiser la réunion. Il la protège : des digressions, des pertes de temps, des objectifs flous.

## Utiliser l’ordre du jour pour assurer le suivi

La réunion se termine, mais le travail, lui, continue. C’est pourquoi l’ordre du jour ne doit pas seulement structurer la discussion, mais aussi soutenir ce qui en découle.

Au fil de la réunion, complétez directement l’ordre du jour avec vos notes. Ajoutez les actions sous chaque point, identifiez les responsables, précisez les délais tant que tout est encore clair dans les esprits. Avec un outil comme [WEDO](https://wedo.com/fr/features), cela se fait en temps réel, sans avoir besoin de rédiger un second document à posteriori.

Cela permet également d’éviter les doublons. Plus besoin de réécrire ce qui a été dit dans un nouvel e-mail ou un compte rendu séparé : l’ordre du jour devient la source de référence. Tout le monde sait où retrouver le contexte, les décisions prises et les responsabilités attribuées.

Et pour la prochaine réunion ? Vous disposez déjà d’un historique clair — et d’une base solide pour construire l’ordre du jour suivant.

![Infographie intitulée « Le cycle de vie de l’ODJ ». Présente sept étapes de la planification à la mise en œuvre : définir l’objectif, adapter la structure, attribuer les responsabilités et la durée, partager tôt, utiliser en direct, suivre les actions et poursuivre à la prochaine réunion.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_agenda_lifecycle_fr_2bc85240df.png)

## Comment WEDO vous aide à construire de meilleurs ordres du jour

Tout ce qui a été présenté dans ce guide devient plus simple et plus cohérent avec le bon outil.

WEDO a été conçu pour les équipes qui souhaitent sortir des discussions répétitives et avancer réellement. Avec WEDO, vous pouvez planifier, structurer et gérer l’ordre du jour de vos réunions en un seul et même endroit — avant, pendant et après la séance.

Voici comment WEDO vous accompagne :

- Créez et partagez vos ordres du jour rapidement dans un [espace collaboratif](https://wedo.com/fr/blog/comment-la-gestion-collaborative-des-taches-ameliore-la-productivite-des-equipes) lié à chaque réunion
- Attribuez des responsables et des durées à chaque point pour clarifier les rôles et garder le cap
- Prenez des notes en temps réel directement dans l’ordre du jour, sans changer d’onglet ni d’application
- Suivez les décisions et les actions au fil de la réunion, et reportez-les automatiquement à la suivante
- Consultez facilement les ordres du jour passés et leurs résultats, grâce à une chronologie centralisée et entièrement consultable

Fini les notes dispersées, les suivis oubliés ou les incertitudes sur ce qui a été décidé. [WEDO](https://wedo.com/fr/features) vous aide à instaurer une méthode durable pour des réunions structurées, efficaces et alignées à chaque étape.

Envie de voir comment cela fonctionne concrètement ? [Essayez WEDO gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez combien de temps et d’élan vous pouvez gagner avec une meilleure préparation.

Apprenez à concevoir un ordre du jour efficace qui favorise des discussions ciblées, des décisions claires et une gestion optimale du temps de réunion.

« Comment créer un ordre du jour productif ». Fond rose avec une icône bleue représentant une feuille et un crayon.

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Comment créer un ordre du jour productif

Il arrive fréquemment que des réunions donnent l’impression d’avoir été productives… jusqu’à ce que plus personne ne se souvienne précisément des décisions prises. Les tâches sont alors dupliquées, les délais sont repoussés, et la personne censée assurer le suivi n’était pas celle attendue.

C’est précisément pour éviter ce type de situation que les procès-verbaux sont indispensables.

Loin d’être une formalité administrative, un procès-verbal bien rédigé permet de transformer les échanges oraux en actions concrètes. Il consigne de manière claire ce qui a été discuté, les décisions prises, les responsabilités attribuées ainsi que les échéances. Qu’il s’agisse d’une réunion de projet ou d’une séance d’un organe de gouvernance, le compte rendu constitue une trace écrite fiable, utile pour assurer la cohérence et l’engagement des participants.

Dans un cadre formel, notamment lors de séances de conseils ou de comités, ce document peut également revêtir une valeur légale ou financière. Mais même lors de réunions informelles, un compte rendu structuré garantit que les points essentiels ne soient pas oubliés une fois la réunion terminée.

Ce guide vous accompagne pas à pas dans ce processus : préparation à la prise de notes en temps réel, rédaction, structuration et diffusion des procès-verbaux avec clarté et rigueur. Vous y trouverez des exemples concrets, des conseils pour rester cohérent avec ou sans modèle, ainsi qu’une présentation des outils, comme [WEDO](https://wedo.com/fr/features), qui facilitent l’ensemble de la démarche.

## Qu'est-ce qu'un compte rendu de réunion ?

Commençons par clarifier un point : un procès-verbal de réunion n’est pas une retranscription mot à mot. Il n’est pas nécessaire de noter chaque phrase prononcée. Il s’agit d’un résumé structuré et ciblé de ce qui compte réellement : les points clés abordés, les décisions prises et les actions à entreprendre.

En substance, le procès-verbal constitue la trace écrite de ce qui s’est passé et de ce qui a été convenu. Il permet aux équipes de rester alignées, d’éviter les redites, et de maintenir l’avancée des projets. Dans le cadre d’une direction ou d’un conseil d’administration, il garantit également la transparence et la traçabilité des décisions sur le long terme.

Dans les contextes formels, comme les séances d’un conseil d’administration, le compte rendu sert de document officiel encadrant la gouvernance de l’organisation. Il doit alors être précis, structuré et neutre. Suivre une procédure comme celle de *Robert’s Rules of Order* permet de garantir cohérence et équité, notamment lors de votes ou de prises de décision officielles.

Cela dit, même les réunions les plus informelles — stand-up quotidiens ou points d’équipe — bénéficient d’une prise de notes. Peu importe que vous les appeliez comptes rendus, procès-verbaux, résumés ou suivis, l’objectif reste le même : s’assurer que tous les participants repartent avec la même compréhension de ce qui a été dit… et de ce qui doit être fait.

Voici ce que l’on retrouve généralement dans un bon procès-verbal :

- La date, l’heure et le lieu de la réunion
- La liste des participants et des absents
- Une référence à [l’ordre du jour](https://wedo.com/fr/features/meetings)
- Un résumé des points abordés et des discussions
- Les décisions prises, votes ou résultats
- Les actions attribuées, avec les personnes responsables et les échéances
- L’heure de clôture de la réunion

Peu importe la forme ou le degré de formalisme, un bon procès-verbal garantit que rien ne soit oublié, notamment au moment de la prochaine réunion où l’on devra s’appuyer sur ce qui a été fait auparavant.

![Infographie intitulée « Comment rédiger et partager des comptes rendus de réunion efficaces » présentant trois étapes : avant la réunion (confirmer l’ordre du jour et désigner un secrétaire), pendant la réunion (noter les décisions et responsabilités), et après la réunion (mettre en forme, vérifier et partager le compte rendu).](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_to_write_effective_meeting_minutes_fr_7cf8d18817.png)

## Avant la réunion : poser les bases

Un procès-verbal efficace ne commence pas au moment où la réunion débute. Il repose sur une bonne préparation.

Avant même que les participants ne s’installent ou se connectent, quelques actions simples permettent de faciliter la prise de notes, d’en améliorer la qualité et d’accélérer la rédaction, en particulier si vous êtes la personne en charge du compte rendu.

### Dresser un ordre du jour clair

L’ordre du jour agit comme une trame. Il précise les sujets abordés, dans quel ordre, et parfois qui en est responsable. Cela aide non seulement les participants à rester concentrés, mais offre aussi un cadre structuré au rédacteur du procès-verbal pour prendre des notes en temps réel. Chaque point de l’ordre du jour devient une section du compte rendu, rendant sa rédaction finale plus fluide.

Si aucun ordre du jour n’a été partagé en amont, demandez-le. Le cas échéant, élaborez une version simple en fonction de l’objectif de la réunion. Une liste à puces suffit souvent.

### Confirmer la date, l’heure et le lieu

Cela peut sembler évident, mais un procès-verbal sans ces éléments perd rapidement sa valeur. Qu’il s’agisse d’un point régulier ou d’une séance stratégique annuelle, veillez à consigner ces données avec exactitude. En cas de réunion à distance ou hybride, mentionnez également la plateforme utilisée (Zoom, Teams, etc.) dans les informations de lieu.

### Identifier les participants présents

Avant le début de la réunion, préparez la liste des personnes attendues et notez les absences éventuelles. Ces informations seront indispensables pour rédiger le procès-verbal par la suite, et il est bien plus facile de les relever en temps réel que d’essayer de les reconstituer après coup. Dans les réunions formelles, notamment les séances de conseils, cette précision est d’autant plus importante.

### Désigner un rédacteur du procès-verbal (et l’annoncer clairement)

Si c’est à vous qu’incombe la rédaction du procès-verbal, assurez-vous que votre rôle soit clair dès le départ. Si une autre personne en est responsable, vérifiez qu’elle est prête. Le rédacteur doit être en mesure d’écouter activement, de noter les éléments pertinents sans se laisser distraire et de rester objectif tout au long de la réunion.

Dans les environnements plus structurés — comme les conseils d’administration d’entreprises ou les comités de gouvernance d’associations —, la désignation officielle d’un secrétaire ou d’un rédacteur est une pratique courante, parfois même exigée par les statuts ou le règlement.

### Revoir les règles de procédure si nécessaire

Si la réunion suit les principes de la [Robert’s Rules of Order](https://robertsrules.com/), il peut être utile de réviser les notions de base : types de motions, formats, terminologie. Cela vous permettra de rédiger un procès-verbal qui reflète fidèlement le déroulement réel de la séance, et non uniquement ce qui a été dit. Même si ces règles ne sont pas systématiquement utilisées, les connaître vous aidera à gagner en précision et en assurance.

## Pendant la réunion : quoi noter et comment le faire

Une fois la réunion commencée, votre rôle de rédacteur du procès-verbal entre en jeu. L’objectif est de consigner les points clés, les discussions et les décisions qui reflètent fidèlement ce qui s’est passé, sans chercher à reproduire les propos exacts. Il s’agit de rester concentré, structuré et prêt à rédiger en temps réel.

### Se concentrer sur les faits, pas sur les échanges

Un bon procès-verbal résume l’essentiel :

- Les sujets abordés
- Les décisions prises
- Les actions à réaliser
- Les personnes responsables
- L’heure de clôture de la réunion

Évitez les échanges informels, les digressions ou les commentaires personnels. Le but est de produire un document clair, lisible et utile pour faire avancer les travaux, et non une retranscription intégrale.

### Suivre l’ordre du jour pour structurer ses notes

Utilisez l’ordre du jour comme fil conducteur. À chaque point abordé, créez une section dédiée dans vos notes. Même si la réunion s’écarte parfois du plan initial (ce qui arrive souvent), structurer vos notes selon les points prévus vous aidera à produire un compte rendu cohérent par la suite.

### Consigner clairement les décisions et les actions

Dès qu’une décision est prise, notez-la. Si une tâche est confiée, indiquez clairement à qui elle revient, ce qui est attendu et dans quel délai. Ces éléments sont au cœur de l’utilité du procès-verbal, car ils permettent de transformer les échanges en engagements concrets.

Exemples :

- « L’équipe a voté l’approbation du budget marketing du 3e trimestre. »
- « Lena rédigera la checklist d’onboarding d’ici au 5 juin. »
- « Le service informatique explorera de nouveaux outils de contrôle d’accès avant la prochaine réunion. »

Ce sont ces lignes que vos collègues rechercheront par la suite. Veillez à les rendre facilement identifiables.

### Noter précisément les motions, votes et éléments formels

Dans les réunions formelles ou celles qui suivent Robert’s Rules of Order, soyez particulièrement rigoureux. Reformulez les propositions telles qu’elles ont été énoncées, précisez qui les a formulées et appuyées, et indiquez le résultat du vote (adoption à l’unanimité, majorité, abstentions, etc.).

C’est à ce moment-là que le procès-verbal acquiert une valeur officielle, au-delà de sa simple fonction de synthèse.

### Rédiger sans tarder

Dans la mesure du possible, rédigez le procès-verbal au fur et à mesure ou juste après la réunion. Plus vous attendez, plus les détails risquent de s’estomper. Si la discussion est dense, utilisez des abréviations ou insérez des repères temporels pour revenir compléter vos notes à chaud.

Les plateformes collaboratives comme WEDO permettent également de structurer les notes en temps réel, d’attribuer les actions, de mentionner les interventions et de suivre l’évolution de la réunion sans en ralentir le rythme.

## Après la réunion : rédiger et structurer le procès-verbal

Une fois la réunion terminée, le véritable travail commence : transformer vos notes en un document clair, structuré et partageable. À ce stade, votre rôle évolue : vous passez de l’écoute à l’édition. L’objectif est de produire un procès-verbal utile, aussi bien pour les participants que pour les absents.

### Commencer par les informations de base

Tout procès-verbal doit débuter par les éléments essentiels :

- Date et heure de la réunion
- Type de réunion
- Liste des participants
- Référence à l’ordre du jour ou aux points principaux
- Nom du rédacteur du procès-verbal

Ces informations permettent de contextualiser le document et facilitent sa consultation ultérieure, notamment dans une logique de conformité, d’audit ou d’archivage.

### Rester clair, concis et neutre

Adoptez un ton professionnel, mais simple. Votre rôle est de documenter les faits, sans interprétation. Contentez-vous des points clés et des décisions. Évitez les détails superflus ou les commentaires personnels. Rédigez au passé, à la troisième personne, et conservez une structure uniforme.

Exemples :

✅ « Le conseil a approuvé la nouvelle politique financière. »

❌ « J’ai trouvé que la politique était bien pensée et tout le monde avait l’air d’accord. »

Laissez les faits parler d’eux-mêmes.

### Mettre en évidence les décisions et les actions

C’est ce que la plupart des lecteurs chercheront dans le document : ce qui a été discuté, ce qui a été décidé, et qui doit faire quoi. Utilisez une mise en forme claire (puces, encadrés ou autres) pour faire ressortir ces éléments. Plus le document est lisible, plus il est utile.

Vous pouvez choisir de regrouper les actions à la fin de chaque section ou de les rassembler dans un récapitulatif final à la fin du procès-verbal.

### Utiliser des modèles pour gagner du temps et rester cohérent

Même si votre organisation ne suit pas de format officiel, un modèle fiable permet d’accélérer la rédaction et d’en assurer la régularité. Il réduit le risque d’oubli, garantit l’inclusion des éléments essentiels et améliore la lisibilité.

Un bon modèle comporte généralement :

- Des en-têtes pour chaque point de l’ordre du jour
- Un espace dédié aux décisions ou aux votes
- Une section pour les actions et leurs échéances
- Une indication de l’heure de clôture de la réunion

Avec une plateforme numérique comme WEDO, vous pouvez créer des modèles réutilisables et structurer votre prise de notes en temps réel, sans repartir de zéro à chaque réunion.

### Vérifier l’exactitude avant diffusion

Avant d’envoyer le procès-verbal, prenez le temps de relire. Vérifiez les noms, les décisions, les dates. Si un vote a eu lieu, assurez-vous que les résultats sont exacts. Si une tâche a été attribuée, vérifiez qu’elle est bien associée à la bonne personne. Ces petits détails, s’ils sont négligés, peuvent provoquer des malentendus importants par la suite.

## Partager et archiver les procès-verbaux de manière appropriée

Une fois votre procès-verbal rédigé, ne le laissez pas dormir dans vos brouillons. Plus il est partagé rapidement, plus il est utile — surtout tant que les informations sont encore fraîches et que certaines actions sont urgentes.

![Infographie intitulée « Partagez et stockez correctement les comptes rendus de réunion » présentant les bonnes pratiques : utiliser un format lisible, faciliter l’accès, envoyer les procès-verbaux dans les 24 à 48 heures, partager avec les bonnes personnes et stocker en toute sécurité.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/sharing_and_storing_meeting_minutes_the_right_way_fr_52c3650539.png)

### Envoyer le procès-verbal rapidement après la réunion

L’idéal est de diffuser le procès-verbal dans les 24 heures, ou au plus tard sous 48 heures. Un envoi rapide permet de maintenir la dynamique, de renforcer la responsabilité de chacun et de corriger d’éventuelles erreurs ou incompréhensions sans tarder.

Si le document doit encore être validé ou complété (ce qui est fréquent dans les séances formelles), précisez-le au moment de l’envoi.

Exemple de message :

« Veuillez trouver en pièce jointe le projet de procès-verbal de la réunion du 10 mai. Merci de transmettre vos éventuelles remarques ou ajouts d’ici vendredi à 17h. »

### Faciliter l’accès et la lecture

Personne n’a envie de fouiller des fils d’e-mails pour retrouver la dernière version d’un compte rendu. Utilisez un objet d’e-mail explicite, un format connu (PDF, Google Doc, ou lien WEDO) et assurez-vous que le document soit bien structuré, notamment en ce qui concerne les décisions, les points clés et les actions assignées.

Avec un outil comme WEDO, vous pouvez rédiger le procès-verbal en temps réel et le publier directement dans un espace partagé. Les équipes peuvent ainsi le consulter, commenter et assurer le suivi immédiatement.

### Partager le compte rendu aux bonnes personnes

Les destinataires varient selon le type de réunion :

- Réunion d’équipe : uniquement les participants et les personnes concernées
- Suivi de projet : inclure les collaborateurs externes ou les responsables concernés
- Séance d’un conseil : transmettre à l’ensemble des membres du conseil, à la direction, au service juridique (le cas échéant) et aux personnes chargées des suivis

Vérifiez les règles internes : il est parfois nécessaire de faire valider le procès-verbal avant de le diffuser plus largement.

### Archiver dans un espace sécurisé (et consultable)

Une fois partagé, le procès-verbal devient une pièce officielle du capital de connaissances de votre organisation. Traitez-le comme tel : archivez-le de manière organisée, avec gestion des versions et sauvegarde.

Les systèmes cloud, comme WEDO, permettent de classer, rechercher et lier les procès-verbaux à des projets ou réunions spécifiques. Cette traçabilité est précieuse pour revenir sur des décisions passées ou éclaircir un point en cas de désaccord.

## Comment WEDO vous aide à rédiger et diffuser de meilleurs procès-verbaux

Rédiger et partager des procès-verbaux efficaces ne doit pas être compliqué. Avec une bonne structure et les bons outils, cela devient une partie fluide et naturelle du travail d’équipe.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) est conçu pour simplifier ce processus de bout en bout. Plus besoin d’alterner entre e-mails, documents épars et post-it : vous planifiez la réunion avec un ordre du jour partagé, attribuez les rôles à l’avance et prenez des notes en temps réel, directement là où se déroule la discussion.

À la fin de la réunion, vos notes sont déjà structurées et prêtes à être diffusées. Vous publiez un compte rendu clair et lisible, informez les bonnes personnes et assurez le suivi des actions, le tout depuis une seule et même plateforme. Et comme tout est stocké de manière sécurisée et consultable par sujet, projet ou participant, vous n’aurez plus jamais à fouiller dans d’anciens fichiers ou fils de discussion pour savoir ce qui a été décidé.

Que vous rédigiez le compte rendu d’un point d’équipe informel ou d’une séance de conseil formelle, [WEDO](https://wedo.com/fr/features) vous aide à rester cohérent, conforme et bien organisé. [Essayez-le gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) lors de votre prochaine réunion et constatez à quel point il est simple de transformer les échanges en décisions, et les décisions en actions.

Apprenez à rédiger et diffuser des comptes rendus de réunion efficaces, de la prise de notes en temps réel à la diffusion finale, à l’aide de conseils, de modèles et d’outils proposés par WEDO.

« Le guide complet pour la rédaction d’un compte rendu de réunion efficace ». Fond violet avec une icône bleue représentant un ordinateur et un document.

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Le guide complet pour la rédaction d'un compte rendu de réunion efficace

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

Notes

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