## Changements terminologiques

Nous avons été amenés à adapter notre terminologie. Ainsi, les **Paragraphes** vous permettent d’ajouter une zone de texte visible pour tous les participants d'une réunion. Les **Notes**, distinguables grâce à un fond jaune, ne sont visibles que pour l’utilisateur qui les ajoute. 

## Notes privées

Dès maintenant, il est possible d’ajouter des notes privées dans les points de votre ordre du jour. Vous pourrez ainsi préparer vos interventions en prévision de la réunion à venir ou encore annoter les points en temps réel lors de la rédaction du compte rendu.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_1_notes_privees_1024x575_a6cdb0cb62.png)

## Conversion d’éléments

Votre note privée doit être visible pour l’ensemble des participants ? Convertissez-là en un clic ! 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_2_convertir_note_en_paragraphe_1024x575_a92c2a02b7.png)

Afin de gagner un temps précieux dans votre travail de mise en page, vous pouvez également convertir la plupart des éléments :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_3_conversion_d_elements_1_1024x329_220931708f.png)

 Notez qu’il n’est pas possible de convertir une Tâche en un autre élément. 

## Ordre des éléments

Il est possible de choisir la disposition de tous les éléments de la réunion. Glissez-déposez un élément pour l’ordonner !

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_4_ordre_de_elements_1024x575_124c4c92c0.png)

## Option « Tableau des participants »

Vous souhaitez avoir une liste avec les coordonnées complètes des participants à la réunion ? Il existe une option « Tableau des participants » accessible via les paramètres d’une réunion. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_5_parametres_dune_reunion_1024x575_6ea65fc9df.png)

Le tableau complet s’affiche lors des étapes 2, 4 et 5\. Les coordonnées sont reprises en fonction des informations du profil de chaque utilisateur.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_6_tableau_des_participants_1024x575_ac91837cea.png)

Lors des étapes d’édition, ordre du jour en préparation et compte rendu en rédaction, vous pouvez modifier manuellement les coordonnées d’un participant. Ainsi, il est possible de changer la fonction d’une personne pour une réunion spécifique. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_7_editer_un_participant_1024x575_ce2682d04e.png)

## Lien tâche-réunion

Les tâches créées en réunion comportent un lien dans leur volet de détails permettant d’accéder facilement au point à l’ordre du jour concerné. Ceci vous permettra de visualiser la tâche dans son contexte de création. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_8_lien_tache_reunion_1024x575_19c86d6606.png)

## Ergonomie générale

### Utilisez le nouveau bouton + pour créer facilement du contenu

Vous pouvez créer vos **Espaces de travail**, **Modèles de checklists**, **Équipes** et **Utilisateurs** à partir d’un bouton unique intégré dans l’en-tête !

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_9_bouton_plus_1024x575_be06c4f954.png)

### Profitez des raccourcis du menu principal

Trois boutons ont été ajoutés dans le menu afin de vous permettre d’accéder facilement aux **Espaces de travail** et **Modèles de checklists** auxquels vous avez accès ainsi qu’à la page **Utilisateurs.** 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_10_raccourcis_menu_principal_1024x575_983d87326b.png)

Pour gagner en simplicité, le design du menu principal a été remanié et présente une nouvelle palette de couleurs. 

Les notes privées permettent de préparer de manière confidentielle vos interventions lors de réunion. Cette mise à jour met en lumière le nouveau design de la plateforme et propose bon nombre de fonctionnalités à découvrir à travers cet article. 

2019-09-ajoutez-des-notes-privées-dans-vos-réunions-1

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Ajoutez des notes privées dans vos réunions

Pour préparer et conduire vos réunions, WEDO vous guide en 5 étapes : 

* **Avant la réunion – Étapes 1 et 2** : préparation de l’ordre du jour en équipe. Le rédacteur ou l’animateur ajoute la réunion, établit la liste des points à traiter puis invite les participants à compléter l’ordre du jour.
* **Pendant la réunion** **– Étape 3 :** le rédacteur rédige le compte rendu en temps réel. Tous les participants peuvent assister à la prise de notes en direct.
* **Après la réunion** **– Étapes 4 et 5** : le rédacteur et les participants, relisent, corrigent puis valident le compte rendu de la réunion.

A travers cet article, découvrez quelques astuces pour bien mener vos réunions avec WEDO en tenant compte des 5 étapes proposées. Vous constaterez qu’à chaque étape, il est possible de tenir les participants informés et de les sensibiliser à leur rôle dans la préparation et le suivi de la réunion. Pour donner corps à nos explications, nous vous proposons un cas d’utilisation concret :

### La préparation et le suivi d’un Comité de direction par Agathe Rost[^1], Assistante de direction 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_1_agathe_rost_assistante_de_direction_1_28994aba97.png)

## Étape 1 : ordre du jour en préparation

Agathe Rost, assistante de direction, décide de préparer l’ordre du jour pour le prochain comité qui aura lieu dans une semaine. Le directeur de l’organisation, Bernard Macherel\*, lui a transmis par email la listes des sujets à traiter. Agathe se rend dans l’espace de travail dédié au Comité de direction et ajoute une réunion. Après avoir saisi le titre, la date, l’heure, la durée et le lieu de la réunion, elle se concentre sur la liste des participants. Les membres de l’espace de travail du Comité de direction ont été ajoutés automatiquement afin de lui faire gagner un temps précieux.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_2_etape_1_liste_des_participants_1_c9f6a790ca.png)

Agathe souhaite maintenant gérer les différents droits d’accès des participants. Pour cette réunion, Mathilde et Bernard ont tous les droits au même titre qu’Agathe. Les autres participants pourront uniquement modifier les points à l’ordre du jour aux étapes 1 et 3\. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_3_etape_1_fenetre_gestion_des_droits_dacces_1_ef9ce2fac2.png)

Ensuite, Agathe désire ajouter les points à l’ordre du jour. En quelques clics, elle copie la liste des sujets préalablement listés par son directeur et la colle dans la barre de saisie. Les points sont créés automatiquement et figurent désormais dans la table des matières à gauche de l’écran. Agathe peut maintenant les ordonnancer à sa guise.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_4_ordre_du_jour_en_preparation_1_a8a936bb7b.png)

La trame de la réunion est prête. Agathe aimerait informer les participants afin que ces derniers ajoutent leurs notes aux points à l’ordre du jour. Pour ce faire, elle envoie un email aux participants directement depuis la plateforme en cliquant sur le **bouton avec l’enveloppe**. 

Les participants sont repris comme destinataires. Agathe profite de l’objet et du message prédéfinis pour gagner du temps et clique directement sur **Envoyer par email**. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_5_etape_1_fenetre_envoi_email_1_f43b0491ca.png)

## Étape 2 : ordre du jour validé

A la veille de la réunion, l’ordre du jour a été complété par tous les participants et n’est normalement plus susceptible d’être modifié. Après une brève relecture, Agathe peut valider l’ordre du jour et passer à l’étape 2 en cliquant sur **L’ordre du jour est prêt** dans le bandeau rouge au bas de l’écran. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_6_lordre_du_jour_est_pret_1_bf5d544104.png)

Agathe doit finalement ajouter une information de dernière minute dans l’un des points à l’ordre du jour. A partir du bandeau orange au bas de l’écran, elle **édite l’ordre du jour.**

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_7_etape_2_editer_lordre_du_jour_1_fadc608e95.png)

## Étape 3 : compte rendu en rédaction

Le jour J, Agathe retourne sur la réunion préalablement préparée. Celle-ci se trouve à l’étape 2 – ordre du jour validé. En bas à gauche de l’écran, elle clique sur **Commencer la réunion**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_8_commencer_la_reunion_019e71f2e5.png)

Agathe commence par compléter les informations concernant les participants. Elle coche les personnes absentes et excusées. Elle ajoute également le motif de l’excuse dans le champ prévu à cet effet. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_9_etape_3_controle_des_presences_58eb3b17f3.png)

La réunion commence : Agathe est prête à rédiger le compte rendu des discussions. Lors de sa rédaction, elle navigue facilement de point en point grâce à la table des matières et ajoute notes, décisions et tâches aux différents points traités. Au terme de la réunion, Agathe clique sur le bouton **Clore la réunion** dans le bandeau jaune au bas de l’écran.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_10_clore_la_reunion_fe0d06e165.png)

## Étape 4 : compte rendu en relecture

Quelques heures après la réunion, Agathe souhaite procéder à la relecture de son compte rendu. Elle retourne dans l’espace de travail du Comité de direction, reprend la réunion qui se trouve à l’étape 4 – compte rendu en relecture. Pour apporter des corrections, elle clique sur **Éditer le compte rendu** dans le bandeau violet au bas de l’écran. Une fois que les modifications ont été effectuées, elle clique sur **Terminer**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_11_etape_4_editer_le_compte_rendu_6c73d6a8e7.png)

## Étape 5 : compte rendu verrouillé 

Quelques jours après la réunion et après une dernière lecture, Agathe peut finalement passer à la dernière étape. Pour assurer le suivi d’une réunion à l’autre, elle décide donc de verrouiller le compte rendu. Ce dernier ne pourra plus être modifié. 

Pour ce faire, elle clique sur le bouton **Verrouiller le compte rendu** dans le bandeau violet au bas de l’écran et suit la procédure requise pour le verrouillage. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_12_verrouiller_le_compte_rendu_c71e61095f.png)

Finalement, Agathe envoie un email aux participants pour les informer que le compte rendu a été verrouillé. Ces derniers sont invités à le relire afin d’assurer un suivi d’une réunion à l’autre. 

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Les 5 étapes proposées encadrent le déroulement global d’une réunion et permettent aux utilisateurs de se situer dans le processus. A chaque étape, vous avez la possibilité d’informer les participants afin que ces derniers s’impliquent dans la préparation de l’ordre du jour et dans la relecture du compte rendu. WEDO vous permet ainsi d’améliorer la gestion de vos réunions tout en renforçant l’aspect collaboratif. 

[^1]: Personnages fictifs.

#### Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ? 

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Agathe Rost, assistante de direction, est chargée de préparer la prochaine réunion du comité. A travers cet article, découvrez comment elle travaille à l'aide de WEDO.

Quatre personnes en réunion autour d’une table exécutive, écoutant attentivement et prenant des notes, avec le texte « La préparation et le suivi d’un Comité de direction » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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La préparation et le suivi d’un Comité de direction

Bien que les réunions participent pleinement au bon fonctionnement d’une entreprise, nombreux sont les cadres et employés qui se plaignent de leur durée parfois excessive. En janvier dernier, une étude menée par Doodle[^1]  a révélé que les salariés suisses passeraient en moyenne 5 heures par semaine en séance. Mais alors quelles sont les pratiques à privilégier pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Une réunion interminable est bien souvent le résultat d’une mauvaise préparation. Pour gagner du temps en séance, il ne faut en aucun cas négliger les étapes et prérequis qui précèdent la rencontre. L’initiateur, tout comme les différents participants, doivent consacrer une phase importante à l’élaboration du meeting afin de construire clairement son déroulement. L’ordre du jour, qui fait office de fil rouge à la discussion, est à composer en fonction des objectifs visés afin d’éviter les égarements et permettre ainsi aux collaborateurs réunis de progresser efficacement sans perdre de temps. 

## Avant la séance – une préparation collective 

### Se poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 72% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par des objectifs clairement établis !_ 

Avant de programmer une séance, des questions essentielles doivent être relevées :

**Quel est l’objectif de la rencontre ?** Les aboutissements de la séance feront office de fil conducteur. Cette question préalable vous permettra de souligner l’intérêt de la réunion aux yeux des participants. 

**Quels sont les sujets essentiels à aborder ?** Il s’agit ensuite de définir les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé. Ces sujets constitueront les points de l’ordre du jour. 

**Qui sont les personnes concernées ?** Une séance qui comporte un grand nombre d’intervenants risque de s’éterniser. Il est donc important de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les sujets traités, les décisions à prendre et les tâches à effectuer. 

**Quel est le temps estimé pour la réunion ?** En fonction du nombre de sujets à aborder, essayez de fixer la durée de la réunion et de vous y tenir le jour J. 

### Etablir un ordre du jour organisé et précis

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 67% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par un ordre du jour clairement établi !_

**Dresser les différents points à l’ordre du jour >** Un ordre du jour consiste en une liste de points qui reprennent les sujets à traiter durant la réunion. L’établissement d’un ordre du jour précis garantira rapidité et efficacité à la rencontre et évitera les digressions inutiles et les débats hors sujet. En fonction des sujets à aborder, vous pouvez construire la trame de la séance en optant par exemple pour une liste de points hiérarchisés selon différents niveaux (ex : 1., 1.1., 1.2., 1.3.). Si vous éprouvez des difficultés à établir ce plan, essayez de regrouper les points à traiter selon des critères qui font sens au regard du type de réunion : _départements ou services concernés_, _thématiques abordées_, _sujets ordonnés selon les interventions des différents présentateurs,_ _étapes du projet à réaliser_ etc.

**Définir le rôle des intervenants >** En fonction des points établis, définissez quelles sont les personnes qui devront prendre la parole durant la rencontre. Afin d’éviter de prendre les participants au dépourvu, programmez à l’avance les interventions de chacun en fonction des sujets abordés. Ceci les encouragera à préparer la séance et favorisera l’efficacité et la rapidité des discussions. 

**Rendre accessible l’ordre du jour afin que les participants en prennent connaissance >** Pour renforcer encore le caractère collectif de l’élaboration de l’ordre du jour, veillez à le diffuser à tous les participants quelques jours avant la rencontre. Une bonne préparation des interventions garantira le déroulement optimal de la séance. De plus, un ordre du jour préalablement établi présage une rencontre bien organisée et productive : les participants se sentiront concernés et n’auront pas l’impression que le meeting à venir leur fera perdre du temps. 

## Pendant la séance – les rôles de l’animateur et du rédacteur 

### Progresser en respectant l’ordre fixé

Le jour de la séance, gardez en vue l’objectif initial de la rencontre. L’animateur de la séance est responsable de sa bonne marche et doit veiller à éviter les éventuels égarements en s’appuyant rigoureusement sur l’ordre du jour préétabli. Ainsi, les participants ne seront pas perdus et pourront suivre le cours des discussions en se référant à la trame commune diffusée au préalable. 

### Traiter les sujets abordés de façon systématique

L’animateur de la séance doit, dans la mesure du possible, essayer de faciliter la tâche du rédacteur en faisant preuve de clarté et de rigueur dans la conduite de la réunion. En traitant chaque point de l’ordre du jour de façon systématique vous garantirez la productivité de la rencontre et la rédaction efficace du procès-verbal tout en évitant de perdre de précieuses minutes. Comment aborder les différents points de l’ordre du jour de façon systématique ? 

Voici une solution qui envisage le traitement de chaque point selon trois étapes qui se matérialiseront dans le procès-verbal en trois blocs d’informations distincts: 

**Etape 1 – le compte-rendu des discussions** : chaque sujet traité engendre généralement une discussion qui devra être retranscrite succinctement dans le procès-verbal > _ceci constitue le premier bloc d’informations du point traité_. 

**Etape 2 – le résultat des discussions** : les décisions, points d’orgue des discussions préalables, sont à mettre en évidence > _ceci constitue le second bloc d’informations du point traité._ Bon nombre de collaborateurs se plaignent bien souvent de sortir de séance sans connaître réellement les décisions majeures qui ont été prises. Le fait de les mettre en exergue évitera ce genre de sentiment désagréable. 

**Etape 3 – les tâches découlant des décisions** : les participants devront effectuer différentes tâches pour atteindre les objectifs fixés > _ceci constitue le dernier bloc d’informations du point traité._ Grâce à une répartition claire des tâches à réaliser, les participants seront opérationnels dès la fin de la séance. Plus question d’oublier ce qui est à faire d’une séance à l’autre ! 

Cette méthode vous encouragera à procéder de façon efficace et facilitera la rédaction du procès-verbal de la séance. De plus, lorsque les participants seront amenés à relire le compte-rendu, ils obtiendront facilement les informations nécessaires et n’auront pas à relire des lignes et des lignes de texte. Il va de soi que certains points ne nécessitent pas une telle architecture et peuvent par conséquent être traités plus rapidement – en ne reprenant par exemple que l’un des trois blocs d’informations.

En résumé, le succès d’une réunion d’entreprise dépend en grande partie de sa bonne préparation. En misant sur des objectifs clairement définis tout comme sur un ordre du jour précis, vous limiterez nécessairement la durée de vos séances et garderez ainsi les participants actifs et concernés. L’établissement d’un ordre du jour peut parfois paraître fastidieux. L’astuce est de créer un ordre du jour type en fonction des différentes séances que vous animez. Ainsi, d’une séance à l’autre, vous n’aurez qu’à reprendre la trame de la réunion précédente en y apportant les quelques modifications nécessaires au déroulement efficace de la rencontre à venir. 

Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ?

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[^1]: Pour réaliser l’étude en question, plus de 6'500 professionnels venant du Royaume-Uni, d’Allemagne, de Suisse et des Etats-Unis ont été interrogés. 

Vos réunions d'entreprise ont tendance à s'éterniser ? A travers cet article, découvrez quelques conseils pour limiter leur durée !

Cette image accompagne un article sur les méthodes pour limiter la durée des réunions d’entreprise, avec un visuel de chronomètre affichant 25 minutes

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Comment limiter la durée d’une réunion d'entreprise ?

## La table des matières 

La table des matières facilite votre navigation à travers le compte rendu. De plus, il est possible d’atteindre en un clic le point qui doit être traité. A partir de la table des matières, vous pouvez également :

* Diminuer le retrait d’un point
* Augmenter le retrait d’un point
* Supprimer un point
* Glisser-déposer les points et éventuels sous-points pour les organiser

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive1_c190e8d7b5.png)

## Le mode point par point

Pour cette nouvelle version, la rédaction a été repensée : désormais seul le point traité s’affiche à l’écran. Lorsque vous en avez terminé avec un point, il vous suffit de cliquer sur le bouton portant le titre du point suivant pour progresser dans la rédaction. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive2_2_d8f1773246.png)

## La révision de la barre d’outils

Chaque point et sous-point possède sa propre barre d’outils. A partir du **bouton** **+** vous pouvez :

* Joindre un fichier
* Ajouter une note
* Ajouter une décision
* Créer une tâche
* Ajouter un sous-point
* Importer des tâches de l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive3_3_e41bc9c72a.png)

## Le bouton ″Déplacer″

Il est désormais possible de déplacer une note, une décision, une tâche ou un fichier dans un autre point de l’ordre du jour : cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (1) puis sur **Déplacer la note** (2). Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur le point dans lequel la note doit être déplacée (3). La procédure est identique pour déplacer une décision, une tâche ou un fichier. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive4_3_7828884129.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive5_1_68b88ca912.png)

## La boîte des tâches en suspens

Les tâches en suspens de l’espace de travail figurent désormais dans une boîte que l’on peut atteindre à l’aide d’un bouton.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive6_8c12348415.png)

A partir de la boîte des tâches en suspens, il est possible d’importer des tâches dans un point précis : cliquez sur les tâches à importer (1) puis, à l’aide de la liste déroulante, sélectionnez le point dans lequel celles-ci doivent être importées (2). Finalement, cliquez sur **Importer** (3). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive7_6e99b65c52.png)

_Info : si vous souhaitez que les tâches en suspens constituent un point de votre ordre du jour comme dans la version précédente, vous pouvez créer un point que vous nommerez_ _″Tâches en suspens_ _″ pour y importer toutes les tâches en suspens de l’espace de travail._

## Les 5 étapes de la réunion

Vous pouvez visualiser clairement à quelle étape vous vous situez. La personne détenant tous les droits d’accès peut cliquer sur chaque étape afin de changer le statut de la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive8_3f51cf7d39.png)

_Info : d’autres boutons permettant également de changer d’étape figurent en bas de l’écran._

## L’affichage des droits de chaque participant

Vous pouvez désormais cliquer sur les participants d’une réunion afin de voir la répartition des droits d’accès. Cliquez sur les participants (1), une fenêtre s’ouvre vous permettant de visualiser la répartition des droits pour cette réunion (2).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive14_c86280b5bd.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive15_07a2d15e76.png)

Ceci peut s’avérer utile lorsque vous devez modifier un compte rendu mais que vous ne détenez pas les droits d’accès adéquats. Vous pourrez ainsi repérer la/les personnes détenant tous les droits sur la réunion – ces dernières étant les seules habilitées à changer les droits d’accès des participants. Ces utilisateurs sont repérables grâce à l’icône avec la couronne sur fond bleu.

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Une collection d’articles vous explique tous les tenants et aboutissants du nouveau module Réunions.

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/les-seances)

::button-primary[Accéder au Centre d'aide]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions"}

La nouvelle version de WEDO révise le module réunions afin de simplifier la rédaction des comptes rendus. Grâce à cet article, découvrez les améliorations qu’offre cette mise à jour !

2019-01-module-reunions-des-ameliorations-qui-faciliteront-la-redaction-de-vos-comptes-rendus

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Module réunions : des améliorations qui faciliteront la rédaction de vos comptes rendus

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_wedo_cofounders_1024x768_9876cf7c19.jpg)

> _Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications_.

Entre trois et six semaines par année : voilà le temps que l’on passe en moyenne dans des réunions de travail, selon une enquête publiée en 2017 par l’Institut Opinionway pour le cabinet de conseil d’entreprise Empreinte Humaine. Or, selon ce sondage effectué sur un millier de salariés dans des sociétés de différentes tailles et dans des secteurs économiques variés, près d’une séance sur deux est jugée improductive. Plus de 25% des personnes interrogées ne voient d’ailleurs pas la nécessité d’y participer. Résultat : 44% d’entre elles utilisent discrètement leur smartphone pour faire autre chose pendant ce temps-là (typiquement, lire et envoyer des courriels).

Ce fléau porte un nom : la réunionite. Antoine Sudan et David Dutch en ont souffert pendant plusieurs années au sortir de leurs études d’ingénieurs. « Les réunions ne sont pas inutiles en soi », précisent-ils d’emblée. « Le problème, c’est qu’elles sont mal préparées, que l’ordre du jour n’est pas respecté et que l’on en ressort beaucoup trop souvent sans être sûr de savoir ce qui a été décidé ». Stupéfaits de constater le temps qu’ils consacraient à cet exercice louable mais frustrant, Antoine Sudan et David Dutch ont mis au point l’application web WEDO. C’était en 2014\. Aujourd’hui, quatre ans et trente mises à jour plus tard, cette application web est utilisée par plus d’une centaine d’organisations, de communes et d’entreprises en Suisse romande, dont le Groupe Mutuel, le Groupe E Connect, la HES-SO Fribourg et la Banque Cantonale de Fribourg.

Ni blockchain, ni Dropbox, ni intranet, WEDO est une plateforme collaborative dont la mise en page s’adapte automatiquement à la taille de l’écran que vous utilisez (iPhone, PC…). Il s’agit en fait d’une interface avec un espace commun et participatif. Très didactique, elle a été conçue pour être à la portée de tout le monde. Indépendamment de ses fonctionnalités et qualités techniques, l’application WEDO repose sur une réflexion approfondie et une analyse minutieuse des facteurs qui font que les réunions de travail sont si souvent décevantes et chronophages. Autrement dit, cette solution d’organisation a été développée pour répondre directement et de manière pragmatique à certains problèmes récurrents. Un exemple : l’ordre du jour reste souvent un peu flou jusqu’à ce que tout le monde soit réuni autour de la table. Pour éviter cela, WEDO propose une fonctionnalité qui permet d’enregistrer et d’ordonnancer les points à discuter. Une fois que c’est fait, il suffit d’ouvrir l’application et de suivre le fil des questions. Plus moyen de digresser, en somme.

## FACILE DE SAVOIR QUI FAIT QUOI

Le procès-verbal est un pensum ? Grâce à WEDO, il est possible de le rédiger en direct. « C’est l’un des éléments intéressants de notre module de gestion de séances. Vous avez un ordre du jour, avec une suite de points à discuter, et vous pouvez ajouter sous chaque point des blocs d’informations, que ce soient des notes, des décisions ou des tâches à effectuer », explique Antoine Sudan. Les décisions arrêtées et les tâches attribuées en cours de réu nions peuvent ainsi être consignées sur le moment par le rédacteur du PV. Comme ces informations sont visualisées en un endroit précis dans le module et que tous les participants disposent d’un compte d’accès personnel, il est très facile d’aller ensuite les rechercher. Bref, au sortir de la séance, chacun sait où trouver la réponse à la fameuse question « qui fait quoi ».

Par ailleurs, il est possible d’exporter un ordre du jour ou un PV en générant un fichier PDF afin de pouvoir le partager, l’imprimer et le signer. Vous pouvez aussi créer facilement des extraits de PV, ou retrouver des notes à travers les PV à l’aide de simples mots-clés. Fini, le temps où il fallait ouvrir de multiples fichiers pour mettre la main sur une information !

« La force de WEDO est de couvrir toutes les phases de la gestion des séances : avant, avec la préparation de l’ordre du jour, pendant, avec la prise des notes importantes, et enfin après, avec le suivi des tâches. En effet, en plus de notre module pour la gestion de séances, nous en avons développé un autre pour la gestion et la planification des tâches, et tous deux interagissent. Vous avez donc le moyen d’assurer un suivi continu et dynamique du travail. Ainsi, vous pouvez à tout moment prendre connaissance de ce qui a été fait entre deux séances et de ce qu’il reste à faire. Plus besoin d’attendre pour obtenir ou transmettre une information, plus besoin non plus d’envoyer plusieurs e-mails de confirmation ou d’appeler trois fois pour connaître le montant d’un devis », se félicite David Dutch. De plus, chaque utilisateur peut activer la synchronisation avec son agenda électronique (Outlook, Google Calendar…).

## DES RÉUNIONS ÉCOURTÉES D'UN TIERS

Il est également possible de créer des espaces spécifiques pour certains projets, départements ou équipes de travail, afin de pouvoir se répartir les tâches en un clic. Dès qu’un travail est indiqué comme terminé, les participants concernés reçoivent immédiatement et automatiquement un feedback. « Tous ces procédés accélèrent grandement le traitement des décisions et raccourcissent la durée des séances d’un tiers en moyenne », souligne Antoine Sudan.

Résoudre des problèmes compliqués avec un logiciel simple : tel était le pari des créateurs de WEDO. La première personne à qui ils en ont parlé – un ancien professeur – leur avait pourtant prédit que « cela ne marcherait jamais ». Ce qui les fait bien rire aujourd’hui. « Heureusement, notre mentalité d’ingénieur a vite repris le dessus et nous avons refusé de nous laisser abattre. » Alors que beaucoup de jeunes entrepreneurs commencent par tenter de lever des fonds, Antoine Sudan et David Dutch décident de développer leur application en cours d’emploi et de démarcher leurs premiers clients en parallèle. Ils réalisent plus de 300 entretiens à cet effet. Dès le début, ils se fient au feedback des utilisateurs pour améliorer leur produit. La première version sort officiellement en mai 2015\. Quelques prospects la testent. « À chaque nouvelle version, nous avons sondé nos clients pour savoir comment nous pouvions perfectionner WEDO. Et nous continuons à solliciter leur avis et leurs impressions. Par exemple, certains d’entre eux nous ont récemment fait remarquer qu’ils auraient apprécié de pouvoir définir des critères d’accès précis, pour éviter que certains participants ne viennent truffer l’ordre de jour de questions hors sujet. Si un secrétaire général doit assurément pouvoir le modifier, tel n’est pas forcément le cas de n’importe quel participant. Donc, dans la dernière version de WEDO, nous avons introduit un nouvel instrument pour paramétrer très finement les droits d’accès ».

  
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## ESSAI GRATUIT POUR COMMENCER

Quid du prix ? Selon une pratique courante dans le domaine des applications, il dépend du nombre d’utilisateurs. Il varie ainsi entre 15 et 25 francs par personne et par mois. WEDO est disponible par packs de cinq, dix ou quinze utilisateurs ; au-delà de vingt, les packs se vendent par tranches de dix unités supplémentaires. L’abonnement couvre toutes les mises à jour, l’hébergement des données et le support, c’est-à-dire l’ensemble des prestations à l’exception de l’accompagnement au changement proposé pendant la première année pour maximiser les chances de succès, et qui est calculé lui aussi sur la base d’un forfait en fonction de la taille du réseau. 

« Mais ce que nous proposons toujours en premier lieu, c’est une présentation gratuite de WEDO. C’est pourquoi vous trouverez, sur la page d’accueil de notre site [www.wedo.com](/), un grand bouton bleu sur lequel vous pouvez cliquer pour planifier une démonstration en réservant une date à votre convenance, directement dans notre agenda », déclarent Antoine Sudan et David Dutch, qui revendiquent un hébergement des données uniquement sur des serveurs situés en Suisse.

Source: original article [Le Matin Dimanche](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_matin_dimanche_316cb86cf5.pdf)

Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications.

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Le remède à la réunionite s’appelle WEDO

## Le suivi des réunions en trois étapes

Le nouveau module Réunion (version 2) vient de sortir dans WEDO. Ce dernier reprend les concepts de la version 1 et voit deux améliorations principales :

1. Les modifications sont possibles simultanément par plusieurs acteurs et
2. L’ordre du jour est rédigé point par point pour plus de précision.

La maîtrise de vos réunions en 3 phases est toujours d’actualité :

* Avant la réunion : préparation de l’ordre du jour
* Pendant la réunion : rédaction du compte rendu et mise à jour des tâches
* Après la réunion : compte rendu et traçabilité des tâches attribuées en réunion

## Préparation de l’ordre du jour

Une fois votre réunion ajoutée, vous êtes invité à définir les membres puis à préparer votre ordre du jour point par point.

Les points peuvent être hiérarchisés par simple glissé-déposé et se numérotent automatiquement pour un référencement accru lors de vos réunions.

Sur chaque point, 8 options sont disponibles :

* Indenter, modifier ou supprimer le point.
* Ajouter des notes : les notes vous permettent de lister les informations.
* Ajouter des décisions : les décisions prises en réunion sont clairement visibles dans le PV.
* Ajouter des tâches : les tâches peuvent être liées à des points précis de l’ordre du jour.
* Ajouter des fichiers : chaque point peut avoir un ou plusieurs fichiers.
* Présentateur : votre ordre du jour sert de fil conducteur à la présidence de la réunion.

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Synchronisation calendrier : une fois l’ordre du jour préparé, un événement se synchronise dans l’agenda des différents participants (compatible Outlook, Google Calendar, etc).

## Rédaction du compte rendu et mise à jour des tâches

Lors d’une réunion, vous retrouvez votre ordre du jour point par point avec ses notes, fichiers et tâches liées.

Vous pouvez alors rédiger un ou plusieurs paragraphes pour chaque point grâce au système de note, mettre en avant les décisions prises et lister les tâches à réaliser pour la réunion suivante.

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Votre ordre du jour vous servira de guide tout au long de la réunion pour assurer une présidence exemplaire et maîtriser la durée impartie à la réunion.

Les modifications d’échéances et les commentaires sur les tâches sont également tracés automatiquement par WEDO afin de faire partie intégrante du compte rendu.

## Compte rendu et traçabilité des tâches attribuées en réunion

A la fin de la réunion, le compte rendu est accessible à tous les participants et chaque collaborateur reçoit automatiquement les tâches qui lui ont été attribuées dans son espace personnel.

Les tâches exécutées entre deux réunions apparaîtront automatiquement comme terminées lors de la réunion suivante. L’historique des tâches permet de visualiser les modifications amenées sur chaque tâche avec le lien vers les comptes rendus correspondants. En bref, WEDO offre une traçabilité complète des tâches au fil des réunions sans que vous ayez d’effort à faire.

Lorsque vous créez une nouvelle réunion, les informations du compte rendu précédent sont reprises afin de vous faire gagner du temps et d’éviter les copier-coller et les risques d’erreurs.

## Bonus

### Recherche

La recherche puissante de WEDO indexe le texte de tous vos comptes rendus à travers l’ensemble des espaces de travail de votre réseau. Il vous suffit de saisir un ou plusieurs mots clés pour que WEDO recherche automatiquement à l’intérieur de vos PV et affiche rapidement les informations recherchées.

### Verrouillage

Chaque compte rendu peut être verrouillé après relecture pour assurer la traçabilité et la fiabilité de vos archives.

### Export en PDF

Un simple clic vous permet d’exporter vos ordres du jour et vos comptes rendus en PDF. Le module d’export vous permet de sélectionner les informations que vous souhaitez afficher dans le fichier. Ceci est très pratique pour générer des extraits de PV.

## Conclusion et remerciement

Cette nouvelle version du module réunion permet de réaliser des économies de temps et d’argent.

Les clients qui utilisent ce module avec succès nous ont confiés gagner jusqu’à une heure par réunion car le compte rendu est rédigé durant la réunion et non après. Ils nous annoncent aussi une diminution de la durée de leurs réunions de 30% en moyenne. Ils préparent mieux leurs réunions et évitent ainsi les débordements. Gain de temps également pour la gestion des décisions et des tâches qui en découlent dont WEDO assure automatiquement le suivi.

Nous avons pu intégrer toutes les propositions d’amélioration de nos clients dans cette nouvelle mouture. Nous tenons donc ici à les remercier pour leurs précieux conseils et remarques. WEDO va continuer à évoluer pour devenir un outil collaboratif complet, destiné en primeur, aux entreprises suisses.

Module réunion revisité permettant de gagner jusqu’à une heure par réunion grâce à sa simplicité d’utilisation et le suivi des tâches assuré d’une réunion à l’autre.

Article "mise à jour": décrivant les nouvelles fonctionnalités de gestion de réunion et d'ordre du jour

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Module réunion repensé : plus simple, plus précis, plus performant

La dernière version de WEDO voit apparaître une toute nouvelle fonctionnalité dédiée à la rédaction de comptes rendus. Nul besoin de démultiplier les documents et de passer des heures à mettre à jour des comptes rendus après une réunion. Rédigez vos comptes rendus, validez des décisions et planifiez les actions qui en découlent au même endroit et durant la réunion. Assurez votre communication de la prise de décision à l’exécution de la tâche.

## Commencez par créer une réunion

Dans chaque espace de travail, vous retrouvez maintenant un onglet Réunions. La barre d'action permet d'y **Ajouter une réunion**.

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Dans la petite fenêtre qui s'ouvre, donnez un titre et planifiez votre réunion.

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## Avant la réunion : préparez votre ordre du jour

Une fois la réunion créée, vous pouvez y ajouter des participants, rédiger l'ordre du jour de la réunion, préparer les tâches qui devront être discutées et joindre les fichiers à présenter.

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Lorsque vous cliquez sur l'**Ordre du jour est prêt**, cela valide ce document qui sera consultable dans WEDO par tous les participants.

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Tous vos collègues qui ont accès à WEDO pourront consulter tous les ordres du jour qui les concernent au même endroit. **De plus, toutes les réunions auxquelles les utilisateurs participent sont automatiquement synchronisées avec leur agenda Outlook (ou autre).**

## Pendant la réunion : rédigez votre compte rendu et mettez à jour les tâches

Lorsque la réunion démarre, vous ouvrez votre ordre du jour préalablement créé puis cliquez sur **Commencer la réunion**. L'écran sera alors séparé en deux : partie gauche pour la rédaction du compte rendu et partie droite pour la mise à jour des tâches de cet espace de travail. Notez que les tâches préalablement liées à cet espace de travail seront automatiquement affichées lors d'une réunion.

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Les modifications apportées sur les tâches sont enregistrées pendant toute la durée de la réunion. Lorsque le compte rendu est rédigé et la liste des tâches à jour, vous pouvez **Clôturer la réunion**.

## Après la réunion : un compte rendu structuré et des tâches assignées

Une réunion clôturée affiche automatiquement un magnifique compte rendu reprenant toutes les informations importantes de la réunion : participants présents, absents et excusés, le compte rendu lui-même, les nouvelles tâches, les tâches terminées, les changements d'échéances, les commentaires, etc.

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Chaque collaborateur peut visualiser tous les comptes rendus qui le concernent depuis n'importe quel appareil (PC, tablette, smartphone). Il reçoit automatiquement les tâches qu'on lui a attribuées dans son espace personnel. Les tâches sont liées à leur réunion afin de pouvoir retrouver rapidement la discussion qui avait amené la tâche initialement.

## Recherche de comptes rendus et de tâches

Dans cette nouvelle version, la recherche a été améliorée. Un simple mot clé permet de retrouver les comptes rendus, les tâches ou les activités discutés précédemment.

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## Conclusion

Vous gagnez beaucoup de temps et d'énergie, car vous :

* Centralisez tous les ordres du jour et comptes rendus,
* Assurez à chacun le niveau d'information nécessaire pour le suivi de ses réunions,
* Retrouvez les discussions, décisions et actions qui en découlent jusqu'à leur exécution.

Le module de rédaction de comptes rendus est un premier pas vers un outil collaboratif toujours plus complet. D'autres nouveautés sont prévues et nous serions ravis d'avoir votre avis sur ce nouveau module. N'hésitez pas à nous écrire.

## A découvrir également dans cette version

* Checklists avec date de référence (tâches planifiables avant et après la date de référence),
* Menu rétractable,
* Nouvelle description enrichie pour les checklists et les espaces de travail.

Des réunions parfaitement maîtrisées, de la prise de décision à l’exécution de la tâche en trois étapes.

Mise à jour: article expliquant la gestion d'une réunion de l'ordre du jour au compte rendu avec délégation des tâches

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Module complet pour la rédaction de comptes rendus

Cette mise à jour de WEDO amène une nouvelle fonctionnalité : les flux d’activités. Il s’agit de chronologies qui reprennent l’ensemble des événements, des commentaires et des notes.

Les flux existent à trois niveaux :

* Flux d’activités général reprenant les informations vous concernant sur votre réseau
* Flux par sujet permettant de visualiser l’avancement des séances, des projets, des services, etc.
* Flux par personne pour suivre votre historique ou celui d’un de vos collègues (selon vos droits)

## Aperçu du flux d’activités d’un sujet

Voici à quoi ressemble le flux d’activités de mon sujet « Projet zéro papier » :

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## Prise de note

Vous constatez, sur l’image ci-dessus, qu’il est possible d’ajouter des notes dans le flux d’activités. Vous pouvez ainsi rédiger des informations pour un sujet ou pour tout votre réseau rapidement. Grâce au bouton « Ajouter un destinataire », vous pouvez notifier les personnes concernées par votre note. Il est possible d’ajouter dans les destinataires des **personnes**, des **sujets** ou des **modèles** de checklist.

## Exemple d’utilisation

Je souhaite informer tout le groupe de travail pour le « Projet zéro papier » de la prochaine séance. Je rédige une note à cet effet. Je peux ajouter des destinataires via le bouton ou en saisissant le titre du sujet précédé par un @.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_note_avec_mention_7ecec0df0e.png)

## Conclusion

Grâce aux flux d’activités, vous vous tenez informés rapidement et communiquez encore plus facilement avec les personnes de votre réseau. N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et propositions d’amélioration via le support dans WEDO.

Comment prendre connaissance de l’avancement d’un sujet en un coup d’œil ?

Mise à jour: analyse d'espace de travail WEDO avec graphique: activités, commentaires, notes

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Les flux d’activités

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Prochain webinaire | Nouvelle fonctionnalité : proposez vos thématiques avant la réunion

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Parfois, il ne faut pas nécessairement plus d’outils pour mieux gérer son travail. Il suffit simplement d’une meilleure visualisation.

Le tableau Kanban a justement été conçu pour répondre à ce problème. Il offre aux équipes une vue claire des tâches à réaliser, celles en cours et celles qui sont terminés. Le tableau de Kanban évite de naviguer entre des listes de tâches interminables ou des informations perdues dans les fils de discussion.

Née dans le secteur industriel, la méthode Kanban est aujourd’hui l’un des moyens les plus simples et efficaces pour gérer des projets. Il s'applique à tout type de secteur et d'activité, comme le développement de logiciel, le marketing, la gestion des opérations et autres.

Dans ce guide, nous décryptons le rôle et les atouts du tableau Kanban, en quoi il diffère de l'approche Scrum, dans quels contextes il est le plus utile et comment l’intégrer facilement à votre flux de travail grâce aux bons outils.

Souhaitez-vous que je relise l’introduction complète si vous l’avez rédigée ?

## Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?
Commençons par les bases. Un [tableau Kanban](https://www.icagile.com/resources/intro-to-kanban-what-it-is-how-it-works-benefits-and-core-principles) est un outil visuel permettant d’organiser le travail, de suivre sa progression, et de visualiser ce qui est accompli — sans devoir plonger dans des tableurs ou des boîtes mail.

Son principe est simple : les colonnes représentent les différentes étapes d’un processus, comme « À faire », « En cours », ou « Terminé ». Les tâches sont représentées sous forme de cartes que l’on fait glisser d’une colonne à l’autre au fur et à mesure de l’avancement.

La majorité des applications Kanban suivent ce modèle, en y ajoutant des fonctionnalités comme des dates d’échéance, des listes de contrôle, des étiquettes ou des assignations, afin d’aider les équipes à rester organisées.

Le concept s’inspire de la méthode Kanban originale, mise au point par Toyota pour gérer les flux de production sur les chaînes de montage. Avec le temps, elle s’est transformée en une des approches les plus répandues de la gestion de projet moderne — particulièrement utile pour les équipes qui ont besoin de flexibilité et de visibilité en temps réel.

Que vous gériez un projet en solo ou que vous travailliez avec une équipe de développement complète, l’objectif du tableau reste le même : rendre le travail visible, limiter le nombre de tâches en cours, et maintenir une progression fluide dans la bonne direction.

Et le meilleur dans tout ça ? Il n’est pas nécessaire de mettre en place un système complexe pour démarrer. Quelques colonnes, quelques cartes, et vous voilà déjà équipé d’un outil qui évolue avec votre charge de travail.

## Kanban vs Scrum : quelle est la différence ?

Kanban et Scrum sont deux cadres méthodologiques très répandus dans l’univers agile, mais ils reposent sur des approches différentes pour organiser le travail. Si vous avez déjà utilisé des tableaux de tâches, il y a de fortes chances que vous ayez croisé les deux — parfois sans même le savoir.

Faisons le point.

![Image comparant Kanban et Scrum. Kanban est basé sur un flux continu, flexible, avec des limites de travail (WIP), et une gestion des priorités évolutives. Scrum repose sur une structure avec des rôles définis (Scrum Master, Product Owner), des sprints à durée déterminée, et une planification des sprints avec des livrables fixes.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Kanban_vs_Scrum_Whats_the_Difference_fr_d3b82d14d6.png)

Scrum fonctionne par itérations temporelles appelées sprints. Les équipes s’engagent sur un ensemble de tâches à réaliser sur une période fixe, généralement de deux à quatre semaines.

Ce cadre inclut des rôles bien définis : product owner, scrum master, équipe de développement. Il est particulièrement adapté aux projets ayant une échéance claire et des livrables structurés. Le rythme est soutenu, avec des rituels planifiés tels que les réunions de planification, de revue et de rétrospective.

Kanban, à l’inverse, repose sur un flux de travail continu. Les tâches ne dépendent pas du démarrage ou de la fin d’un sprint pour avancer. Elles circulent librement sur un tableau Kanban, offrant ainsi plus de flexibilité pour ajuster les priorités en cours de route. Ce modèle convient parfaitement aux équipes qui gèrent un flux constant de travail : support, projets internes, création de contenu, etc., sans devoir tout réorganiser toutes les deux semaines.

Là où Scrum structure le travail autour du sprint, Kanban met l’accent sur la fluidité. Les équipes définissent souvent des limites de travail en cours (work in progress limits) pour éviter la surcharge et réduire les blocages. Et plutôt que d’organiser des rétrospectives ponctuelles, elles procèdent à des ajustements réguliers basés sur l’observation directe du déroulement des tâches.

Toutefois, ces deux approches ne sont pas incompatibles. De nombreuses équipes combinent les deux : planification en sprints, suivi visuel via un tableau Kanban. [WEDO](https://wedo.com/fr/features) prend en charge ces deux modes de fonctionnement, mais sa structure flexible de gestion des tâches en fait un outil particulièrement adapté aux équipes qui recherchent une visibilité en temps réel et la capacité d’adapter leurs méthodes au fil des changements.

Si vos projets évoluent rapidement, impliquent plusieurs profils métiers, ou ne suivent pas un cycle de sprint strict, la gestion de projet avec Kanban pourrait s’avérer plus adaptée — et bien plus simple à mettre en œuvre avec un outil conçu pour une collaboration souple.

Comment fonctionne réellement un tableau Kanban
Un [tableau Kanban](https://kanban.university/kanban-guide/) transforme une liste de tâches en un outil visuel et interactif. La structure est simple : les colonnes représentent les étapes du travail, et les cartes représentent les tâches individuelles. À mesure qu’une tâche avance, sa carte passe d’une colonne à l’autre, généralement de « À faire » à « En cours » puis à « Terminé ».

Ce déplacement n’est pas juste esthétique. Il permet de visualiser les flux de travail, de suivre l’avancement réel et de garder tout le monde aligné, sans devoir organiser une réunion.

Voici ce que l’on retrouve dans la plupart des applications de tableaux Kanban numériques :

- **Colonnes :** elles sont personnalisables pour refléter votre processus réel. Une équipe de contenu peut utiliser « Brouillon », « Relecture », et « Publié ». Une équipe de développement logiciel peut opter pour « Backlog », « En cours », « QA » et « Déployé ».
- **Cartes :** elles représentent des tâches, des user stories ou des éléments de travail. Elles contiennent souvent un titre, une description, un responsable, une date d’échéance et un statut.
- **Mouvement :** les cartes se déplacent au fil de l’avancement du travail. Cela permet à l’équipe de suivre en temps réel ce qui est actif, bloqué ou terminé.

La vue d’ensemble du tableau apporte de la clarté. Les membres de l’équipe voient immédiatement ce qui nécessite leur attention, sans devoir parcourir une longue liste de tâches. Utilisé de manière régulière, un tableau Kanban aide à détecter les blocages rapidement. Par exemple, lorsqu’il y a trop de tâches dans la colonne « En cours », il donne le signale d'alarme à l’équipe afin qu'elle puisse réajuster ses délais et ses priorités.

L’un des principes clés de la méthode Kanban est justement de limiter le travail en cours. Cela signifie ne traiter que quelques tâches à la fois, plutôt que de vouloir tout faire en même temps. Cela permet de maintenir un haut niveau de qualité et de réduire les interruptions.

Résultat : une équipe plus concentrée, moins de tâches oubliées et un système toujours à jour, sans devoir penser à actualiser manuellement le statut d'une tâche.

## Tableau Kanban : cas d’usage
La force du tableau Kanban réside dans sa capacité à s’adapter à tous types de travaux. Que vous fassiez partie d’une équipe de développement, que vous gériez des opérations internes ou des projets créatifs, cette structure simple permet de suivre les tâches, de réduire les frictions et de livrer un travail plus régulier.

Voici quelques exemples courants d’utilisation de la méthode Kanban pour rester organisé :

### Développement logiciel et IT
Les équipes d’ingénierie utilisent souvent Kanban pour des tâches continues et rapides comme la correction de bugs, le support ou les déploiements de nouvelles fonctionnalités. Chaque carte peut représenter un ticket, un problème ou une tâche, avançant dans des colonnes comme « Backlog », « En cours », « Revue de code » et « Déployé ».

C’est particulièrement utile avec les pratiques Agile ou comme alternative souple aux sprints stricts. Les équipes de développement s’en servent aussi pour repérer les blocages, limiter les tâches bloquantes et analyser leur productivité.

### Équipes produit
De la planification de la roadmap à la livraison des fonctionnalités, le tableau Kanban aide les product managers et les équipes pluridisciplinaires à suivre leurs priorités. Les cartes incluent souvent des spécifications, des maquettes ou des liens vers des documents associés. Le product owner peut ainsi visualiser rapidement les tâches en cours, bloquées ou en retard.

### Marketing et création
Campagnes, production de contenu ou demandes de design circulent mieux via un tableau. Une équipe marketing peut créer des colonnes comme « Idées », « En cours », « Relecture client » et « Publié ». Chaque carte contient des responsables, une échéance, des checklists et des fichiers joints, avec une vue claire de l’avancement.

### Opérations, RH et administration
Les tableaux Kanban ne s’adresse pas qu’aux équipes techniques ou créatives. Les RH peuvent suivre les étapes d’onboarding via un tableau. Les opérations peuvent gérer des tâches récurrentes comme le réapprovisionnement ou les audits. Toute équipe ayant un processus qui se répète peut utiliser un modèle de tableau Kanban adapté à son flux de travail.

### Équipes agiles ou hybrides
Pour les équipes Agile, Kanban peut compléter ou remplacer Scrum. Une équipe Scrum peut l’utiliser pour visualiser le sprint backlog et suivre l’avancement pendant les daily stand-ups. Les approches hybrides comme Scrumban mélangent la souplesse de Kanban et la structure de Scrum pour tirer parti des deux.

Qu’elle soit en présentiel ou à distance, une équipe reste alignée grâce à Kanban, sans microgestion. C’est un outil simple, visuel et adapté à presque tous les types de projets.

## Choisir le bon logiciel Kanban
Pour tirer pleinement parti d’un tableau Kanban, le choix de l’outil est essentiel. Certaines applications restent simples, tandis que d’autres offrent une structure plus poussée pour les équipes qui gèrent plusieurs projets. Le meilleur outil est celui qui s’adapte à la façon dont votre équipe travaille déjà.

Voici les éléments à vérifier lors de la comparaison des applications de type tableau Kanban et des outils de gestion de projet :

### Workflows personnalisables
L’outil doit permettre de créer un [tableau fidèle à votre mode de fonctionnement](https://wedo.com/fr/features/tasks). Cela inclut la possibilité de renommer les colonnes, d’en changer l’ordre et d’organiser les tâches selon vos propres logiques.

### Vues partagées pour garder l’équipe alignée
Une vue claire du tableau permet à chacun de voir ce qui est en cours, ce qui est bloqué et ce qui est terminé. Tous les membres doivent pouvoir accéder à la même liste de tâches et la mettre à jour en temps réel, sans effort.

### Détails intégrés aux tâches
Le tableau doit permettre d’assigner des tâches, de fixer des échéances et d’ajouter du contexte à chaque carte. Cela facilite le suivi, surtout quand plusieurs personnes collaborent ou que les délais sont serrés.

### Visibilité en temps réel
Les mises à jour doivent apparaître immédiatement. Un tableau qui reflète les changements en direct permet de gérer le travail efficacement, sans messages en double ni perte de temps. Cela aide aussi à repérer les retards avant qu’ils ne deviennent bloquants.

### Intégration au mode de travail de l’équipe
Un tableau est réellement utile s’il s’intègre au flux de travail global. Il faut donc choisir un outil de gestion de projet qui ne se limite pas à afficher des cartes, mais qui prend en charge la création, l’attribution et la finalisation des tâches, idéalement sans changer de plateforme.

## Créer un tableau Kanban dans WEDO
Si votre équipe suit déjà ses tâches dans WEDO, pas besoin d’un nouvel outil ni d’étapes supplémentaires pour utiliser un [tableau Kanban](https://wedo.com/fr/tag/kanban) : tout est déjà intégré dans la plateforme.

Chaque espace de travail dans [WEDO](https://wedo.com/fr/features) propose une vue en colonnes, où les tâches sont organisées par section. Vous pouvez structurer ces sections selon le processus réel de votre équipe, comme « À faire / En cours / Terminé » ou des étapes plus spécifiques, comme « Planification / Validation / Lancement ».

À mesure que le travail avance, les tâches se déplacent simplement d’une colonne à l’autre par glisser-déposer. Vous avez ainsi une vue claire de ce qui est en cours, terminé ou en attente d’action de la part d’un collègue.

Chaque carte-tâche dans WEDO peut être assignée à une ou plusieurs personnes, avec une date d’échéance, des notes et un statut facultatif. Il est possible de filtrer les vues par date limite, statut ou responsable, ce qui permet de repérer rapidement les points à traiter sans devoir passer en revue tout le tableau.

L’un des atouts de WEDO, c’est l’intégration naturelle du tableau Kanban avec le reste du travail collaboratif. Les tâches créées pendant les réunions ou dans un projet partagé apparaissent automatiquement dans le tableau, ce qui évite les oublis.

Plus besoin de recopier des notes ou de gérer plusieurs listes de tâches : tout reste centralisé et mis à jour en temps réel.

Que vous pilotiez un projet ou que vous souhaitiez simplement organiser votre flux de travail quotidien, WEDO vous offre une configuration Kanban souple et simple à utiliser.

## Conclusion
Un tableau Kanban ne fait pas qu’organiser les tâches. Il aide les équipes à voir clairement leur charge de travail, à rester concentrées et à avancer de manière fluide. Que vous travailliez dans un service produit, des opérations, du marketing ou du développement, la méthode Kanban vous apporte une structure facile à comprendre et à maintenir.

WEDO facilite l’adoption de cette méthode : vous créez des tâches en réunion, vous les organisez visuellement dans un tableau, et vous suivez leur avancement sans intégration supplémentaire.

Envie de gérer vos projets avec plus de clarté et moins de frictions ? Lancez votre [essai gratuit](https://wedo.com/fr/signup) de WEDO dès aujourd’hui.

Découvrez comment fonctionnent les tableaux Kanban, en quoi ils se distinguent de la méthode Scrum, et comment les utiliser efficacement en équipe avec une visibilité en temps réel dans WEDO.

Illustration avec le texte "Qu'est-ce qu'un tableau Kanban?" à gauche et des icônes de cartes de tâches organisées en grille à droite, sur fond bleu.

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Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ? Outils, applications et cas d’usage

Découvrez comment le regroupement de tâches améliore la concentration et limite les changements de contexte. Voyez comment WEDO aide les équipes à s’organiser, à prioriser et à accomplir leur travail plus efficacement.

Image sur fond orange avec le titre « Task Batching Explained: How to Group Your Work for Maximum Focus », illustrée par une roue dentée contenant une personne, reliée à trois cases cochées représentant des tâches regroupées.

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Comment maximiser votre concentration avec la méthode de regroupement des tâches

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

Notes

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