Parvenir à travailler aussi efficacement hors de l'enceinte du bureau peut sembler à priori difficile. En effet, à la maison, nous ne bénéficions pas nécessairement d'un cadre aussi propice à la concentration. De plus, nous sommes souvent confrontés à de nombreuses distractions nous empêchant parfois de fonctionner de façon optimale. Aussi, lorsque l'on travaille depuis notre domicile, il est essentiel de s'organiser soigneusement en planifiant nos différentes tâches afin de maximiser notre efficacité et notre productivité. Avant d'être opérationnel et de commencer votre journée, prenez donc le temps de noter, prioriser et planifier vos tâches quotidiennes.

WEDO propose un puissant système de gestion de tâches pour organiser vos semaines et journées en quelques clics de manière simple et efficace. L'outil facilite également une gestion collaborative des tâches afin de travailler avec vos collègues, peu importe où ils se trouvent. À travers cet article, découvrez comment gérer vos activités à l'aide de WEDO.

## Saisissez vos tâches dans votre espace personnel

Avec WEDO, vous disposez d'un espace personnel qui regroupe toutes les tâches qui vous concernent. Reprenez vos e-mails, vos notes personnelles ou internes et les projets en cours pour lesquels vous êtes partie prenante afin de faire la synthèse du travail qui vous revient. Ensuite, segmentez votre charge de travail en différentes tâches et saisissez-les directement dans votre espace personnel. **Notre conseil :** privilégiez des intitulés courts et des verbes d'action à l'infinitif pour introduire vos tâches.

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## Priorisez vos tâches

Une fois vos tâches saisies, déterminez la priorité accordée à chacune d'elle. Pour faciliter cette étape et vous permettre de travailler sur l'important et l'urgent en priorité, WEDO intègre la matrice d'Eisenhower. Selon ce système, répartissez vos tâches en fonction de 4 critères :

* Les tâches urgentes et importantes
* Les tâches non-urgentes mais importantes
* Les tâches urgentes mais non-importantes
* Les tâches non urgentes et non importantes

Cette répartition, qui doit être établie en fonction de vos objectifs et vos besoins, vous encouragera à travailler sur l’important et l’urgent en priorité. Traitez donc les tâches urgentes et importantes en priorité et planifiez les tâches non-urgentes mais importantes. Les tâches urgentes mais non-importantes représentent généralement les tâches liées aux objectifs d’autres personnes (tâches à réaliser dans le cadre d’un projet collectif par exemple). Vous pouvez donc les déléguer à des tierces personnes dans la mesure du possible. Pour finir, laissez les tâches non urgentes et non importantes de côté. Celles-ci peuvent constituer une sorte de "boîte à idées".

Et en un coup de baguette magique, vous priorisez toutes vos tâches grâce à WEDO :

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## Planifiez les tâches importantes

Une fois que vous aurez déterminé les tâches qui ont le plus d’importance, vous pourrez planifier leur réalisation à court ou à long terme selon leur degré d’urgence. Vous pouvez d’abord organiser votre semaine puis répartir vos tâches en fonction de vos journées de travail. À la fin de chaque journée, faites le point sur ce que vous avez réalisé et replanifiez les tâches que vous n'auriez pas eu le temps de traiter. Gardez toujours une vue globale sur l'ensemble de vos activités.

Dans WEDO, la date de planification correspond à la date à laquelle vous souhaitez réaliser la tâche. Elle se distingue de la date d’échéance qui met précisément un terme au délai de réalisation imparti. En quelques clics, et grâce à des outils de planification rapides, vous pouvez facilement programmer vos tâches selon votre emploi du temps :

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Notre outil permet également de gérer les **tâches récurrentes** selon 4 fréquences : tâches quotidiennes, tâches hebdomadaires, tâches mensuelles et tâches annuelles. Grâce à la fonctionnalité tâche récurrente, assurez la gestion des activités qui se répètent et ne manquez aucune occurrence ! Les tâches apparaîtront tout simplement au moment opportun. 

## Définissez les échéances

Lorsque vous planifiez vos tâches, pensez également à préciser leurs échéances si vous connaissez la date précise. Ainsi, les tâches dont les échéances sont dépassées seront mises en évidence afin que vous ne dépassiez aucun délai important. Avec WEDO, vous pouvez définir les échéances de vos tâches en un clin d'œil.

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**Astuce :** vous souhaitez avoir une vue globale sur toutes les tâches qui arrivent prochainement à échéance ? Créez un **filtre personnalisé** afin d'afficher toutes les tâches qui arriveront à échéance dans les X prochains jours !

## Déléguez certaines tâches

Dans votre quotidien, vous êtes probablement amenés à collaborer et à travailler en équipe. Les tâches non-importantes mais urgentes sont peut-être celles que vous pouvez déléguer : elles ne sont pas considérées comme importantes au regard de vos responsabilités mais doivent tout de même être suivies et réalisées dans un court laps de temps. Ces tâches peuvent être celles qui contribuent à la réalisation d’un projet collectif et qui ne dépendent ainsi pas uniquement de vous. En déléguant une tâche à un collègue, assurez-vous de son suivi en ajoutant par exemple un commentaire qui explique pourquoi vous lui attribuez cette tâche. Vous pouvez également définir une date d’échéance afin de délimiter son temps de réalisation. **Notre conseil :** soyez le plus clair possible dans votre énoncé afin de simplifier la collaboration.

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## Partagez vos tâches avec des espaces de travail

WEDO vous permet de traiter vos tâches personnelles mais également celles inhérentes à un service, à un groupe de travail ou encore à un département. Créez des espaces de travail pour partager des tâches avec les membres de celui-ci et suivez la progression des tâches déléguées. Commentez les tâches pour partager des informations importantes avec votre équipe. Grâce au système de notification intégré à l'outil, vos collègues seront notifiés à chaque changement importants concernant les tâches. La gestion collaborative des tâches ne sera que plus efficace, particulièrement lorsque les membres de l'équipe travaillent à distance.

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**Astuce :** vous souhaitez rendre compte de l'avancement de chaque tâche dans un espace de travail spécifique ? Créez un [**champ personnalisé**](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614435-les-champs-personnalises) "statut d'avancement" afin que tous les membres de l'espace puissent observer la progression du projet ou des activités en cours.

Avec WEDO, rythmez vos journées de télétravail et donnez un cadre à vos activités et à celles de votre organisation. Grâce au puissant gestionnaire de tâches, organisez votre emploi du temps et collaborer avec vos collègues au bureau ou depuis votre domicile. En intégrant l'utilisation de WEDO à votre routine quotidienne, vous garderez un œil sur la progression de vos tâches et celles de vos équipes. Les plateformes collaboratives facilitent l'échange interne, particulièrement quand vos équipes doivent interagir à distance. De plus, le fait de rassembler l'essentiel de vos activités sur une unique plateforme permet de limiter les échanges via d'autres canaux comme le téléphone ou encore les e-mails. Bien s'organiser pour travailler efficacement depuis son domicile demande certains prérequis : donnez à vos collaborateurs les outils digitaux nécessaires à l'exercice de leurs activités. Il en résultera un travail et une communication internes de qualité !

Vous souhaitez gérer vos tâches personnelles et celles de vos équipes à l'aide de WEDO ?

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Lorsque l'on travaille depuis la maison, nombreuses sont les distractions. Il n'est dès lors pas toujours évident de maintenir sa productivité. Le premier réflexe à avoir est de bien organiser notre emploi du temps avant d'aborder nos journées de travail. Le puissant gestionnaire intégré à WEDO permet à chacun d'organiser ses tâches quotidiennes afin de maintenir son engagement et son efficacité. 

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Organisez vos journées de télétravail en gérant vos tâches avec WEDO

> Parce que les feedbacks de nos utilisateurs sont essentiels à nos développements, nous avons privilégié quelques demandes récurrentes pour cette nouvelle version. Nous vous proposons ainsi de nouvelles fonctionnalités diverses et variées qui faciliteront votre utilisation quotidienne de WEDO. 

##  1 - Dupliquer une tâche 

[Dupliquez une tâche](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3738725-dupliquer-une-tache) et déléguez directement les duplicatas à vos collègues ! Toutes les informations du volet de détails de la tâche peuvent être reprises afin de vous faire gagner un temps précieux. 

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## 2 - Dupliquer un élément dans une réunion

En plus des tâches, vous avez également la possibilité de dupliquer les éléments de votre réunion : paragraphes, décisions, et notes privées.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2020_02_2_duplicate_item_wedo_1024x575_c409146840.png)

## 3 - S'abonner à un espace de travail

[Abonnez-vous à un espace de travail](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3742045-s-abonner-a-un-espace-de-travail) afin de ne manquer aucune information le concernant ! Vous serez notifié chaque fois qu'une tâche sera créée ou partagée dans l'espace.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2020_02_3_subscride_to_a_workspace_wedo_1024x575_a34d084d92.png)

## 4 - Trier les résultats de vos recherches

Lorsque votre réseau est bien fourni, il est parfois compliqué de retrouver la bonne information. Afin de faciliter ce travail, vous pouvez maintenant trier les résultats de vos recherches selon différents modes de tri :

* Pour les tâches > par statut, par date planifiée ou par échéance.
* Pour les réunions > par pertinence ou par date

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## 5 - Rechercher à travers les paragraphes

Via la [recherche globale](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614124-la-recherche) vous pouvez désormais lancer une recherche à travers les paragraphes de vos réunions. Il est ainsi bien plus facile de retrouver rapidement la bonne information !

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## 6 - Replanifier une checklist

Vous devez [modifier la date de référence d'une checklist](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3749044-modifier-la-date-de-reference-d-une-checklist) en cours ? Saisissez la nouvelle date pour que toutes les tâches en cours soient automatiquement replanifiées en fonction de celle-ci !

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## 7 - Ajouter des notes privées à chaque étape de la réunion

Vous pouvez personnellement annoter une réunion quelle que soit son étape et vos droits d'accès. Cela permet ainsi à chaque participant de préparer ses interventions de manière efficace directement à partir de WEDO.

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## 8 - Accéder à la page des équipes

Accédez à une page regroupant [toutes les équipes de votre réseau](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3742172-la-page-des-equipes) afin d'obtenir une vue d'ensemble. Filtrez les équipes grâce aux boutons Membre / Non-membre / Toutes. Choisissez vos équipes favorites en cliquant sur l'icône cœur. Celles-ci s'affichent dans votre menu principal à gauche de l'écran afin que vous puissiez rapidement y accéder.

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## 9 - Rejoindre une équipe

[Demandez à rejoindre une équipe](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3742258-rejoindre-une-equipe) de votre réseau pour collaborer avec vos collègues. Les modérateurs devront ensuite valider votre demande et vous pourrez accéder aux espaces de travail et modèles de checklists de l'équipe concernée.

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Dupliquer une tâche ou un élément de votre réunion, s'abonner à un espace de travail, trier les résultats de vos recherches...autant de nouvelles fonctionnalités qui amélioreront votre travail quotidien.

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WEDO V42 : 9 améliorations à découvrir

## WEDO, la start-up staviacoise qui rend les tâches limpides.

**Estavayer-­le-­Lac »** WEDO est prête à partir à la conquête des entreprises. Fondée en août 2015 à Estavayer­-le-­Lac par deux jeunes ingénieurs, le Fribourgeois David Dutch (informatique) et le Staviacois Antoine Sudan (gestion), cette start­up propose une application en ligne, à l’adresse [wedo.com](/). «Il s’agit d’un outil collaboratif, qui permet de gérer des tâches en équipe», résume Antoine Sudan.

**Dûment identifiés** et par groupes, les membres d’une entreprise peuvent saisir des tâches, les planifier, leur attribuer des priorités, les déléguer, les commenter, les filtrer, les archiver, suivre leur évolution ou recevoir des notifications, entre autres fonctionnalités. Particularité de cette application 100% helvétique: toutes les données, sécurisées, sont hébergées en Suisse exclusivement.

«Nous avons interrogé 300 patrons d’entreprises pour cerner les besoins, lors de l’élaboration de la version 1, qui est sortie en avril 2015\. A ce jour, une trentaine d’entreprises utilisent notre application, notamment une banque, des homes et des sociétés industrielles. Leurs commentaires (instantanés) nous permettent de peaufiner en continu l’application, selon les besoins des utilisateurs. Si bien que nous sommes à la version 20 de WEDO», explique l’ingénieur.

Le duo, qui bénéficie depuis novembre 2015 du soutien de Fri Up (coaching et locaux), s’estime aujourd’hui assez sûr et rodé pour voir plus grand. «Nous ne sommes que deux. Mais si tout fonctionne selon notre business plan, nous pourrons embaucher dès 2018», espère Antoine Sudan.

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Propos recueillis par Stéphane Sanchez / Source :
[Article original de La Liberté](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_liberte_2017_02_06_4c7a2632ef.pdf)

Un article sur WEDO publié dans La Liberté du 06.02.2017.

Titre d'article sur WEDO dans le journal 'La Liberté' avec un focus sur la simplification des tâches

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La Liberté

L'année 2016 est maintenant terminée et nous profitons du début de 2017 pour sortir les nouveautés développées en fin d'année passée. A titre de rappel, toutes ces nouveautés nous ont été proposées par nos clients, nous tenons à les remercier pour la qualité de nos échanges. Voici les nouvelles fonctionnalités des versions 20 (et précédentes), actuellement disponible pour l'ensemble de nos clients.

## Paramétrage des notifications externes

Depuis la version 19, vous pouvez choisir les jours et heures d'envoi des emails de notification. Pour ce faire, cliquez sur **Profil > Paramètres**. Dans l’onglet **Notifications**, choisissez vos préférences et cliquez sur **Enregistrer**. Vous recevrez des emails les jours et heures choisis uniquement si vous avez des notifications non lues dans WEDO.

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## Tri des listes de tâches

Les listes de tâches peuvent être triées par dates (vue standard), par échéances, par utilisateurs ou par priorités.

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## Onglet Info dans les sujets

Dans chaque sujet, découvrez l'onglet **Info** qui regroupe : la description du sujet, la liste exhaustive des membres, un graphique avec la progression des tâches et le flux d'activités.

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## Checklists V3 : éditer une checklist après lancement

Lorsque vous lancez une checklist, vous pouvez maintenant y ajouter des tâches après lancement. Ceci vous permet d'ajouter les exceptions ou des tâches supplémentaires lors de l'utilisation de WEDO pour vos procédures.

## Redesign du menu principal

Le menu principal a été mis à jour dans la version 19 pour plus de clarté. La page **Utilisateurs** a été déplacée dans le menu **Profil** et un nouvel élément a été ajouté dans le menu. Ce dernier comporte votre **Prénom** et rassemble tout ce qui vous concerne dans WEDO. Le menu est donc beaucoup plus simple et comprend par défaut : 1\. Tout ce qui vous concerne, 2\. Les sujets dont vous êtes membre et 3\. Les modèles dont vous êtes membre.

## Redesign du menu secondaire

Dans la version 20, le menu secondaire a également été simplifié grâce à un système d'onglets. Le titre et la liste des membres ont été redessinés afin de prendre moins de place sur votre écran. Ceci impacte votre espace personnel mais également les sujets, modèles et checklists.

Voici un exemple avec le sujet _Ressources Humaines_ :

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## Amélioration de l'ergonomie des réglages des sujets

Lorsque vous cliquez sur la roue dentée pour ouvrir les **Paramètres** d'un sujet, WEDO vous propose maintenant une fenêtre avec un système d'onglets pour améliorer la compréhension et la navigation entre les paramètres.

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## Conclusion

Cette version boucle l'année 2016 et nous permet notamment de simplifier l'ergonomie et la navigation dans WEDO. 2017 verra l'arrivée de fonctionnalités majeures qui vous permettrons, nous en sommes sûrs, de soutenir de manière plus efficace la collaboration dans votre entreprise. Nous vous souhaitons à toutes à et tous une belle année 2017 et plein de réussite dans vos échanges entre collègues.

Voici toutes les nouveautés ajoutées à fin 2016\. La nouvelle année promet des fonctionnalités majeures dont nous nous réjouissons déjà de vous parler.

Article de blog "mise à jour": notifications par e-mail, tri des tâches et onglet info avec captures d'écrans y relatives

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WEDO V20 : au revoir 2016, bonjour 2017 !

Cette mise à jour de WEDO amène une amélioration du système de notifications internes. Le but principal étant de limiter le nombre de notifications, tout en conservant un niveau d'information adéquat.

La fusion des notifications s'opère sur trois niveaux :

* Fusion des notifications liées à un même événement
* Mise à jour des notifications en fonction de leur pertinence
* Suppression des notifications en cas de fausse manipulation

## Fusion des notifications liées à un même événement

Imaginons par exemple que Michel crée un sujet sur le réseau et ajoute ensuite des membres ; dans l'ordre Jean, Paul et Myriam. Avec l'ancien système de notifications Jean aurait reçu trois notifications. Une pour avoir été ajouté aux membres personnellement, une lors de l'ajout de Paul puis une lors de l'ajout de Myriam. Grâce à la nouvelle version, Jean recevra une notification qui l'informe que lui et deux autres personnes ont été ajoutés en tant que membre du sujet.

## Mise à jour des notifications en fonction de leur pertinence

Lorsque je veux informer une personne qu'une tâche est terminée, je dois préalablement l'ajouter aux observateurs. Cette manipulation générera chez la personne concernée deux notifications ("ajouté comme observateur" et "tâche terminée"). Avec cette nouvelle version, la notification "ajouté comme observateur" sera mise à jour en "tâche terminée". Laissant ainsi dans le compte WEDO de la personne concerné une seule notification et non deux.

## Suppression des notifications en cas de fausse manipulation

Si plusieurs personnes sont ajoutées en tant qu'observateur d'une tâche et que quelqu'un la termine par mégarde puis la remet en cours, auparavant, chaque observateur recevait deux notifications. WEDO est maintenant capable de comprendre qu'il s'agit d'une fausse manipulation et donc n'avertira aucun observateur via les notifications.

## Conclusion

Grâce aux notifications intelligentes, vous recevez juste le bon nombre de notifications pour rester informé des événements importants qui vous concernent. N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et propositions d’amélioration via le support dans WEDO.

Mise à jour intelligente des notifications pour avoir juste ce qu'il faut d'information.

Mise à jour: réduction des notifications via fusion intelligente

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Fusion intelligente des notifications

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

OneNote

Prochain webinaire | Diagramme de Gantt : Comment maintenir vos projets sur la bonnes voie

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Apprenez à gérer et à hiérarchiser vos tâches quotidiennes grâce à des stratégies éprouvées, des méthodes de travail intelligentes et les bons outils pour rester organisé et productif.

L'image montre une réunion d'équipe au cours de laquelle des tâches sont assignées aux contributeurs et aux parties prenantes du projet.

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Guide : gérer et prioriser vos tâches quotidiennes efficacement

Chaque équipe a besoin de structure. Sans cela, les tâches passent à la trappe, les priorités se perdent et la productivité en souffre. Un bon outil de gestion des tâches permet d’éviter cela en gardant tout le monde aligné. Il facilite l’organisation du travail, la définition des échéances et le suivi de l’avancement.

Mais tous les outils ne conviennent pas à toutes les entreprises.

Optez pour un outil mal adapté à vos besoins, et il compliquera le travail au lieu de le faciliter. Votre équipe sera contrainte de suivre une structure rigide et inutilement complexe et de crouler sous les notifications.

Alors, comment s’y retrouver parmi toutes les options disponibles ?

La réponse ne se trouve ni dans une liste de fonctionnalités, ni dans un nom de marque. Tout repose sur l’adéquation entre l’outil et la manière dont votre équipe travaille.

Ce guide vous aide à identifier les critères essentiels, à éviter les pièges classiques et à adopter une méthode concrète pour tester les outils avant de vous engager. À la fin, vous serez en mesure de choisir une solution qui soutient votre équipe… au lieu de la freiner.

## Commencez par vos besoins, pas par les options du logiciel
Lorsqu’on compare des outils de gestion des tâches, il est facile de se laisser séduire par des fonctionnalités présentées. Diagrammes de Gantt, tableaux kanban, automatisations… Toutes semblent utiles, mais toutes ne correspondent pas à la façon dont votre équipe travaille. Plutôt que de partir d’une liste de fonctionnalités, partez des habitudes de votre équipe.

Un bon outil doit s’adapter à vos processus, et non l’inverse. Avant de comparer les solutions, prenez un moment pour analyser vos besoins :

**- Complexité des projets :** Avez-vous besoin d’une simple liste de tâches individuelles ou d’un système complet avec dépendances et jalons ?
**- Mode de collaboration :** Votre équipe travaille-t-elle en temps réel, de manière asynchrone, ou un mélange des deux ?
**- Visibilité des tâches :** Chacun gère-t-il ses tâches de son côté, ou est-il essentiel d’avoir une vue partagée sur les projets ?
**- Besoins en intégration :** Est-il vraiment indispensable que l’outil se connecte à vos emails, votre agenda ou votre espace de stockage ?
**- Évolutivité :** L’outil restera-t-il pertinent si votre équipe grandit, ou deviendra-t-il vite limité ?
**- Préférences des utilisateurs :** Votre équipe préfère-t-elle une gestion structurée (listes, priorités, échéances) ou un système plus souple (tableaux, étiquettes, flux de travail) ?
**- Conformité et sécurité :** Si vous travaillez dans un secteur soumis à des règles strictes, l’outil respecte-t-il les exigences en matière de sécurité des données ?

En répondant à ces questions, vous pourrez rapidement écarter les outils qui ne soutiennent pas le fonctionnement de votre équipe. Vous éviterez ainsi de vous perdre dans les listes de fonctionnalités et choisirez une solution qui facilite réellement le travail.

## Ce que doit offrir bon outil de gestion des tâches
Un bon outil de gestion des tâches, c’est un peu comme un membre de l’équipe en plus. Il organise le travail, garde les priorités claires et facilite la collaboration. Un mauvais outil, en revanche ? C’est juste une chose de plus à gérer.

Beaucoup d’équipes tombent dans le piège d’un outil qui semble puissant au premier abord, mais qui finit par les ralentir. Tableaux compliqués, trop d’options à configurer, avalanche de notifications… ce qui devait aider devient une source de frustration quotidienne.

Alors, qu’est-ce qui rend vraiment un outil utile ?

![Comparaison visuelle de ce qu'il faut rechercher et de ce qu'il faut éviter dans un outil de gestion des tâches. Met en évidence les caractéristiques indispensables telles que l'organisation flexible des tâches, des priorités claires, une collaboration facile, une prise en main aisée et des intégrations fiables. Il contraste avec les pièges courants tels que les tableaux de bord encombrés, la configuration trop complexe, les notifications excessives et la mauvaise adaptation aux besoins de l'équipe.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/What_to_Look_for_and_Avoid_in_a_Task_Management_Tool_fr_bfe3483996.png)

✔ **Organisation simple et flexible** – Que votre équipe préfère les listes, les tableaux kanban ou les frises chronologiques, l’outil doit s’adapter à différents modes de travail sans imposer une structure rigide.

✔ **Échéances et priorités claires** – Les tâches ne doivent pas s’accumuler sans être vues. Il faut pouvoir fixer facilement des délais, hiérarchiser les tâches, définir des priorités et fixer des [jalons](https://help.wedo.com/fr/projets/notion-et-concept-du-diagramme-de-gantt) pour atteindre des objectifs plus larges. Certains outils proposent aussi des cadres de priorisation comme la matrice d’Eisenhower, utile pour distinguer l’urgent de l’important.

✔ **Collaboration sans effort supplémentaire** – Commentaires, mentions, partage de fichiers… tout doit simplifier la communication sans générer de discussions parallèles en dehors de l’outil. Le but est de rassembler le travail et les échanges au même endroit.

✔ **Prise en main rapide** – Un bon outil doit simplifier le travail, pas le compliquer. S’il faut des semaines pour le maîtriser, l’adoption sera difficile. L’idéal est une interface intuitive, que l’équipe peut utiliser dès le départ, avec un minimum de configuration. Pour faciliter le lancement, WEDO propose des séances de mise en place dès le début, afin que tout soit bien configuré.

✔ **Intégrations fiables** – L’outil doit s’insérer naturellement dans votre organisation. L’intégration avec les emails, les agendas ou d’autres applications permet de limiter les frictions. WEDO continue d’élargir ses possibilités d’intégration, avec notamment une connexion à Teams et une synchronisation bidirectionnelle du calendrier à venir. Cela dit, il est important d’évaluer ce dont votre équipe a besoin aujourd’hui… et ce qui pourrait lui être utile demain.

A éviter :

🚫 **Tableaux surchargés** – Un tableau impressionnant n’est pas forcément efficace. Trop d’informations en même temps ralentissent la prise de décision.

🚫 **Trop de personnalisation** – Si tout doit être configuré manuellement, l’outil peut générer plus de travail qu’il n’en épargne. La flexibilité, c’est bien, mais il faut aussi une structure simple pour démarrer vite.

🚫 **Trop de notifications** – Des rappels constants deviennent vite agaçants. Un bon outil propose des notifications intelligentes, qui aident l’équipe à avancer… sans la submerger.

## Erreurs courantes qui mènent au mauvais choix
Même avec les meilleures intentions, certaines équipes se retrouvent avec un outil de gestion des tâches qui ne leur convient pas. Trop complexe, trop rigide ou tout simplement inutilisé. Éviter ces pièges fréquents peut vous épargner bien des frustrations… et un changement d’outil quelques mois plus tard.

**- Sous-estimer l’adoption par les utilisateurs**
Peu importe le nombre de fonctionnalités disponibles, si personne n’utilise réellement l’outil. Un tableau de bord attrayant ou des réglages avancés ne servent à rien si l’équipe n'en voit pas l'intérêt. La meilleure solution est celle qui s’intègre naturellement au quotidien, sans résistance.

**- Négliger la prise en main et l'apprentissage**
Un bon outil doit simplifier le travail, pas exiger des heures de formation pour accomplir des tâches simples. Si l’interface est déroutante ou nécessite des ajustements constants, l’adoption sera difficile.

**- Choisir en fonction de la notoriété**
Ce n’est pas parce qu’un outil est connu qu’il convient à votre équipe. Beaucoup choisissent un nom populaire sans vérifier si le fonctionnement correspond réellement à leurs besoins. Mieux vaut un bon ajustement qu’une marque célèbre.

**- Négliger les coûts à long terme**
Certains outils semblent abordables au départ (voire gratuits), mais ajoutent des frais pour chaque utilisateur, des options premium ou des modules complémentaires. Ce qui paraît économique peut vite devenir coûteux à mesure que votre équipe grandit.

**- Se concentrer sur l’outil plutôt que sur le problème**
Il est facile de se perdre dans les comparaisons de fonctionnalités et les démonstrations. Mais la vraie question est : quel problème essayez-vous de résoudre ? Sans une définition claire de vos besoins, vous risquez de courir après des fonctions… sans solution réelle.

## Comment comparer et tester les outils objectivement
Un outil de gestion des tâches peut sembler idéal sur le papier, mais sera-t-il vraiment adapté à votre équipe ? Représentera-t-il une perte ou un gain de temps et d’argent sur le long terme ? Pour le savoir, il faut aller au-delà du discours commercial et tester les outils en situation réelle.

Voici comment tirer le meilleur parti de cette phase de test :

**- Planifiez des démonstrations et posez les bonnes questions** – La plupart des éditeurs proposent des démos, mais ne vous contentez pas d’écouter l’argumentaire commercial.

Apportez des exemples concrets issus du quotidien de votre équipe et demandez comment l’outil s’y adapte. Peut-on facilement suivre l’avancement des tâches ? Gérer les responsabilités ? Collaborer en temps réel ?

**- Impliquez les bonnes personnes** –Le choix ne doit pas venir uniquement de la direction ou de l’IT. Faites participer celles et ceux qui utiliseront l’outil au quotidien : chefs de projet ou membres d’équipe. Leur retour est essentiel pour savoir si l’outil simplifie vraiment les choses ou ajoute une couche de complexité.

**- Testez avec un vrai projet** – Lancez un projet simple mais concret pendant la phase d’essai. Créez des listes de tâches, attribuez-les, suivez leur avancement. L’outil aide-t-il à structurer le travail ? Ou l’équipe revient-elle vite à ses anciens réflexes (emails, post-it, tableurs…) ?

**- Comparez l’expérience selon les rôles** – Un bon outil doit convenir à différents profils. Est-il clair aussi bien pour les managers que pour les collaborateurs ? Peut-il s’adapter à la fois à une approche structurée (kanban) et à un fonctionnement plus souple (listes simples) ?

**- Évaluez sa pertinence à long terme** – L’outil répond-il aux besoins actuels tout en étant capable d’évoluer avec votre équipe ? Permet-il de personnaliser les flux de travail, de s’intégrer avec d’autres logiciels, de gérer les priorités efficacement ?

**- Examinez la qualité du support client** – Même les meilleurs outils nécessitent un accompagnement. Le fournisseur propose-t-il une assistance, des formations ou un service client réactif pour faciliter la prise en main ?

Un bon outil ne doit pas donner l’impression qu’il faut se battre avec lui. Prendre le temps de le tester correctement vous évitera bien des déconvenues… et de coûteuses erreurs.

## Comparer les outils de gestion des tâches les plus populaires
Maintenant que vous connaissez les critères à prioriser dans votre recherche, voyons comment les solutions les plus connues se comparent. Certaines plateformes excellent dans l’organisation de la charge de travail et le suivi des projets. D’autres misent sur le travail collaboratif et les mises à jour en temps réel ou offrent une personnalisation avancée des processus complexes.

Ci-dessous, nous comparons les outils les plus utilisés, en mettant en lumière leurs points forts, leurs limites potentielles et leur capacité à soutenir une gestion des tâches efficace.

![Tableau comparatif des outils de gestion des tâches, Monday.com, Trello, Notion, ClickUp, OneNote, Asana et WEDO, mettant en évidence des fonctionnalités telles que les listes de tâches, la vue kanban, les dépendances des tâches, les sous-tâches, la collaboration, la gestion des réunions, le partage de fichiers et l'hébergement de données.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/How_to_Choose_the_Right_Task_Management_Tool_for_Your_Team_fr_b29e2e68a4.png)

## Choisir en toute confiance
Tous les outils comparés permettent de mieux organiser le travail et de gérer les tâches assignées. Mais le bon choix dépend surtout de la façon dont votre équipe fonctionne au quotidien. Certains outils sont parfaits pour le suivi simple des tâches, d’autres offrent une personnalisation poussée ou une gestion de projet structurée. L’essentiel, c’est de choisir une solution qui simplifie le travail… pas qui le complique.

Un outil adapté à votre mode de fonctionnement vous permettra d’avancer efficacement, sans perdre de temps à lutter avec l'outil.

Besoin d’un outil qui relie tâches, réunions et suivis sans désordre ? [Essayez WEDO gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) dès aujourd’hui et découvrez une collaboration sans friction.

Découvrez comment choisir le meilleur outil de gestion des tâches pour votre équipe. Comparez les meilleures options pour trouver celle qui convient le mieux à votre organisation.

Des collaborateurs utilisent un outil de gestion de tâches lors d'une réunion pour avancer sur un projet commun.

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Guide : comment choisir le bon outil de gestion de tâches pour votre équipe

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

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