Les départements des ressources humaines (RH) sont au cœur de la gestion des talents et du bien-être des employés dans les entreprises. Leur rôle s'étend de la gestion administrative quotidienne aux décisions stratégiques visant à améliorer la culture d'entreprise et l'engagement des employés. Cependant, ces responsabilités s'accompagnent d'une charge administrative considérable, notamment en termes de gestion du temps consacré à la préparation et au suivi des processus et des réunions RH.

L'automatisation des procédures RH émerge comme une solution incontournable pour gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer l’expérience des collaborateurs. Dans cet article, nous nous penchons sur le processus de recrutement. 

## Standardisation du processus de recrutement

Le recrutement est souvent une procédure longue et coûteuse. L’automatisation des procédures simplifiera le déroulement de toute nouvelle entreprise.

### Des checklists pour vos procédures récurrentes

En créant un modèle de checklists pour le recrutement de collaborateur, vous standardisez les étapes à entreprendre. Sur WEDO, chaque tâche du modèle est pourvue :

- d’une description détaillée
- de fichiers joints (dossier de candidature, règlement, assessement, cahier des charges, …)
- d’une date de réalisation et d’une échéance
- d’un collaborateur responsable
- d’un observateur, si besoin

Une fois créés, ces modèles sont disponibles dans la plateforme WEDO et peuvent être mis à jour autant de fois que nécessaire au fil de l’évolution d processus interne. Les différentes tâches du modèle sont automatiquement déléguées aux personnes en charges et viendront s’ajouter dans leur liste de tâches. 

Dans le cas du recrutement, la bonne pratique prônerait la création de modèles de checklist pour chacune des étapes suivantes : 

#### Processus de recherche de talent 
De la description du poste à la mise en ligne de vos annonces, votre checklist vous permet de lister simplement toutes les démarches usuelles qui permettront de cibler les profils adéquats. 

#### Processus de recrutement
Dès qu’une postulation entre dans le processus de recrutement, une checklist peut être lancée, au nom du candidat, afin de traiter chaque postulation uniformément :

![processus de recrutement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Processus_de_recrutement_FRFR_1_ca2dccdfce.png)

#### Procédure d’onboarding
Vous avez trouvé votre perle rare. Mission accomplie ? Pas totalement. Vous devez à présent préparer l’arrivée de votre nouveau collaborateur. Contrat, intégration du profil dans le système, paramétrage de son ordinateur, création de badge d’entrée, création d’une adresse email, information aux collaborateurs : une liste de tâches longue comme le bras vous attend. De plus, cette liste de tâches concernera non seulement le département RH, mais également le responsable du département de la personne engagée, ou encore le département IT, par exemple. D’où l’importance de pouvoir déléguer les tâches entre les départements et de pouvoir les suivre en tant qu’observateur. 

![accueil nouveau collaborateur](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Onboarding_FRFR_1_4f8d544b71.png)

#### Transmission des tâches du nouveau collaborateur
Alors que la mission des collaborateurs RH est accomplie, les checklists seront d’une aide inestimable pour le supérieur du nouvel arrivant. En effet, l’accueil du collaborateur et la transmission des tâches et des projets sont des étapes laborieuses et chronophages. WEDO améliore la familiarisation du collaborateur en mettant à sa disposition des modèles de checklists dédiées à ses nouvelles tâches. Elles lui donneront des informations cruciales sur les marches à suivre, les contacts et les documents nécessaires à la réalisation de ses nouveaux projets. 

En plus du recrutement et de l’onboarding, les clients WEDO utilisent le module de Checklists pour automatiser les procédures telles que départ d’un employé, la modification de contrat, les congés maternité/paternité, la préparation d’événements ou la stratégie de formation.

### Préparation et transcription des entretiens d’embauche

Dans le cadre de votre processus de recrutement, vous pouvez retranscrire tous vos entretiens dans le module de réunion de WEDO. Un créant un ordre du jour sur mesure, vous n’aurez qu’à retranscrire les discussions dans les thématiques prévues. 

## Une panoplie de fonctionnalités indispensables pour la gestion RH

En plus de ses checklists et de la gestion de tâches, la plateforme collaborative WEDO offre de multiples fonctionnalités qui accompagnent les ressources humaines dans leurs activités. 

### Gérez vos réunions bilatérales :

Les réunions bilatérales sont des rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe.

![réunions bilatérales](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FR_1_b992970abe.png)

La plateforme WEDO permet d’automatiser vos réunions récurrentes de tout type, et notamment les réunions bilatérales. L’ordre du jour est défini par le superviseur, mais la préparation est collaborative. Cela permet au collaborateur de remplir préalablement les différents points et questions à aborder, ou de remplir une évaluation par exemple.

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

Dans un précédent article, nous donnions quelques idées sur les sujets à aborder lors d’une réunion bilatérale, pour la rendre aussi engageante que constructive. 

[Lire l’article](https://wedo.com/blog/topics-for-bilateral-meetings)

![témoignage de Sylviane Juilland, responsable RH](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Sylviane_Juillandfinal_1_03865c1699.png)

### La gouvernance :

En plus des checklists, de la gestion de tâches et du module de réunion, WEDO propose un add-on de gouvernance. La Gouvernance de WEDO représente votre organigramme sous forme de cercles et de rôles. Grâce à cette structure visuelle particulière et innovante, tirée des principes de l’holacratie, les utilisateurs de WEDO peuvent désormais bénéficier d'une méthode agile et transparente pour structurer leurs équipes, définir les rôles et responsabilités, et améliorer la communication interne.

[En savoir plus](https://www.youtube.com/watch?v=AUygOJXNCBg)

### Supervision du télétravail :

En tant que plateforme collaborative, WEDO vous permet de suivre l’avancée des tâches et des projets en temps réel. Elle donne un accès sécurisé aux procès-verbaux et aux fichiers en tout temps, pour une collaboration à distance sans faille. 

WEDO vous intéresse ? Planifiez un rendez-vous de 30 minutes pour découvrir toutes les fonctionnalités WEDO qui faciliteront vos démarches RH.

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L'automatisation des procédures RH émerge comme une solution incontournable pour gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer l’expérience des collaborateurs. Dans cet article, nous nous penchons particulièrement sur le processus de recrutement.

Comment gagner  du temps dans vos procédures RH

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Comment gagner du temps dans vos procédures RH ?

> 4% des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse alors que 22% des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours \*

Les enjeux gravitant autour de l’accueil d’un nouveau collaborateur sont multiples. En effet, cette dernière phase du processus de recrutement est une étape cruciale qui est censée assurer un bon départ dans les rapports de travail. Il s’agit de créer un lien privilégié entre l’entreprise et le nouveau salarié en lui donnant confiance et en l’intégrant à sa nouvelle équipe. Le but ultime consiste à le fidéliser en lui transmettant la culture et les valeurs de votre organisation. Pour toutes ces raisons, il est important de soigner votre procédure d’accueil de A à Z, et de l’actualiser de temps à autre afin d’assurer son efficacité. Mais alors quelles sont les étapes importantes pour réussir un accueil ? Nous nous intéresserons à trois phases fondamentales : 

* La définition des tâches inhérentes au processus d’accueil
* La désignation des personnes concernées par la procédure
* La planification des différentes échéances encadrant l’_onboardin_g

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_giphy_2_b054478200.gif)

\* Selon un [rapport proposé par LinkedIn](https://business.linkedin.com/content/dam/business/talent-solutions/regional/fr%5FFR/site/pdf/tipsheets/onboarding-in-a-box-fr-fr.pdf). Chiffres provenant de l’étude de [Bersin by Deloitte](https://www2.deloitte.com/us/en/pages/human-capital/topics/bersin-insights-and-services-for-hr.html) : _Onboarding Software Solutions 2014 : On-ramp for Employee Success._ 

## Lister les tâches inhérentes à l’accueil de vos collaborateurs

Pour commencer, vous devez définir toutes les étapes qui constituent la procédure d’accueil en les listant. Il s’agit de respecter l’ordre dans lequel les différentes tâches devront être réalisées. Dressez votre liste de tâches en fonction des trois moments de la procédure d’accueil soit :

* Ce qui doit être fait avant l’entrée en fonction du collaborateur
* Ce qui est à faire le jour de l’accueil du collaborateur
* Ce qui devra être fait après l’entrée en fonction du collaborateur

L’idée est de créer un modèle avec une liste de tâches prédéfinies afin de pouvoir l’appliquer à chaque arrivée d’un nouveau collaborateur. Cette méthode vous fera gagner un temps précieux et la procédure sera ainsi réalisée de façon systématique. Si vos processus d’accueil diffèrent d’un département à l’autre, vous pouvez alors créer un modèle par secteur. Ci-dessous, nous vous proposons un modèle de tâches prédéfinies à télécharger. Cette liste, non exhaustive, constitue une bonne base pour qui veut implémenter une procédure d’accueil dans son organisation. 

::button-primary[Télécharger le modèle de checklist  Accueil collaborateur]{link="https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_modele_de_checklists_accueil_collaborateur_773115f78b.xlsx"}

Cependant, vous pouvez disposer d’un modèle de tâches prédéfinies de qualité et ne pas parvenir à réaliser une intégration efficace. Avec des outils informatiques standards, vous rédigerez une liste de tâches en format _Excel_. Celle-ci devra ensuite passer entre les mains de tous les collaborateurs concernés afin qu’ils réalisent les tâches dont ils sont responsables. Il est évident que cette pratique ne peut être que partiellement efficace car elle ne permet pas une vue d’ensemble pour tous les participants. Pour gérer vos procédures récurrentes, optez donc pour un outil collaboratif !

Avec WEDO, vous pouvez suivre la progression de vos checklists en temps réel : enregistrez des modèles puis lancez des checklists à partir de ceux-ci. Ainsi, tous les intervenants pourront accéder à une vue globale et constater la progression des checklists en cours afin de collaborer autour de leur réalisation. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_1_modele_de_checklists_1024x575_4cfcee54ad.png)

## Définir les personnes responsables de la procédure d'accueil

La procédure d’accueil d’un nouveau collaborateur concerne forcément plusieurs personnes dans l’entreprise : membres de la direction, cadres, collaborateurs d’un secteur spécifique, RH, responsables informatique, secrétaires ou encore réceptionnistes. Toutes ces personnes affiliées à différents départements seront amenées à collaborer pour assurer la réussite du processus d’intégration. Beaucoup de responsables ainsi qu’un grand nombre de tâches à réaliser : la procédure d’intégration se complique ! Il est dès lors difficile d’assurer un suivi efficace. 

Avec WEDO, vous pouvez définir les différents responsables des tâches directement dans le modèle. Ainsi, à chaque lancement de checklist, les utilisateurs recevront les tâches qui les concernent directement dans leur espace personnel. Les collaborateurs sont automatiquement opérationnels car informés de ce qu’ils doivent faire et pour quand. De plus, ils pourront suivre la progression de chaque checklist et obtenir une vue d’ensemble de leur évolution en temps réel. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_2_resp1_1024x575_994aa405b7.png)

## Planifier les tâches 

La réalisation d’une procédure d’accueil peut nécessiter une planification relative de vos tâches. Qu’est-ce qu’une planification relative ? En fonction d’une date de référence, à définir lors de chaque lancement de checklist, des tâches devront être réalisées :

* Avant la date de référence (J-30)
* A la date de référence (ici la date de l’entrée en fonction du collaborateur)
* Après la date de référence (J+90)

### Avant l’entrée en fonction du collaborateur

Prévenir l’ensemble des collaborateurs, signer le contrat de travail et le cahier des charges, créer des accès informatiques, préparer la place de travail et le matériel sont autant de tâches qui doivent être faites avant l’arrivée de votre nouvel employé. 

Avec les outils informatiques usuels, il semble bien compliqué d’automatiser ce processus. Avec WEDO, vous avez la possibilité de mettre en place une planification relative des tâches. Ainsi, vous pouvez définir que la tâche _Faire signer le contrat de travail_ devra être réalisée 30 jours avant l’arrivée du nouveau collaborateur. Au moment du lancement de la checklist, la personne en charge de cette tâche la recevra ainsi directement avec la bonne date planifiée dans son espace personnel. 

### Le jour de l’accueil du collaborateur

Planifiez une partie des tâches du modèle à la date de référence. Ce sont les tâches qui seront à réaliser le jour de l’accueil du collaborateur. Après cette première journée, les collaborateurs en charge de l’accueil pourront faire un premier point de situation. 

### Après l’entrée en fonction du collaborateur

La période d’intégration s’étend généralement sur quelques mois. Ne perdez pas de vue les tâches à réaliser sur le long terme. Une bonne intégration passe par un suivi de qualité. Programmez dans votre modèle des tâches qui vous rappelleront par exemple de fixer un rendez-vous pour une évaluation à la fin de la période d’essai.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_3_sect1_1024x575_13a0334087.png)

## Lancer une checklist à partir de votre modèle

Le mois prochain, vous accueillez _Pierre Dupont_, nouveau responsable technique de votre organisation. Vous souhaitez préparer son intégration en lançant une checklist à partir du modèle _Accueil collaborateur_ préalablement créé. La checklist portera le nom du collaborateur et la date de référence correspondra à celle de son entrée en fonction. Toutes les tâches générées seront ainsi planifiées en fonction de cette date-là. Après le lancement de la checklist, les personnes qui collaborent autour de cette procédure recevront les tâches dont elles sont responsables. Elles pourront ainsi préparer la bonne intégration de _Pierre_ ! 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_4_lanc1_1024x575_6b76ff3258.png)

A l’ère du digital, il existe des outils qui permettent de centraliser les informations dans un même endroit accessible à tous. WEDO vous permet de collaborer facilement autour de procédures récurrentes qui concernent plusieurs collaborateurs de différents services. Si vous souhaitez savoir où vous en êtes dans les accueils de vos collaborateurs, il vous suffit de cliquer sur **Accueil collaborateur** pour constater que vous avez cinq checklists en cours. Dans chaque checklist, vous pouvez voir en temps réel, quelles sont les tâches terminées et qui s’occupent des tâches en cours et pour quand.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_6_vue_globale_checklists_en_cours_1_1024x575_d5522ad7bc.png)

 Voici une aperçu des checklists en cours pour les accueils collaborateurs 

Si votre organisation travaille avec WEDO et que vous souhaitez mettre en place un modèle de checklist _Accueil collaborateur_, vous pouvez le faire en quelques étapes :

1. Téléchargez le [modèle de checklist Accueil collaborateur](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_modele_de_checklists_accueil_collaborateur_773115f78b.xlsx)
2. Adaptez-le selon votre procédure interne
3. Consultez l’article de notre centre d’aide pour créer [un modèle de checklists dans WEDO](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614161-creer-un-modele-de-checklists)

Envie de gérer vos procédures récurrentes à l’aide de WEDO ?

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Les enjeux gravitant autour de l’accueil d’un collaborateur sont multiples. A travers cet article, découvrez les méthodes et bonnes pratiques qui favoriseront l’intégration de vos nouveaux collaborateurs.

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Améliorez votre procédure pour l’accueil de vos collaborateurs

## 1 - Choisir la densité lors de l'export d'un compte rendu

Plus de flexibilité dans la mise en page de vos comptes rendus ! Choisissez dès maintenant la densité du document exporté. Trois densités vous sont proposées lors de la configuration : compacte, normale ou large. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_1_choisir_la_densite_1024x575_dff2e5545b.png)

## 2 - Attribuer un logo à une équipe ou un espace de travail 

Jusqu’à aujourd’hui, le logo de votre organisation choisi via les paramètres de réseau se reportait dans l’en-tête de tous les documents exportés depuis WEDO. Afin que vous puissiez personnaliser vos exports – listes de tâches ou comptes rendus de réunions – vous pouvez désormais : attribuer un logo à une équipe et/ou attribuer un logo à un espace de travail. 

Le choix du logo se fait à partir des paramètres. Veuillez consulter les deux articles suivants pour découvrir la fonctionnalité en détails :

[Paramètres d'une équipe](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284167-parametres-d-une-equipe)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_2_prametres_equipe_logo_1024x575_738ea1db00.png)

[Paramètres d’un espace de travail](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2576110-parametres-d-un-espace-de-travail) 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_3_prametres_espace_logo_1024x575_0929b05e02.png)

## 3 - Dupliquer un espace de travail

Grâce à cette mise à jour, vous pouvez désormais [dupliquer un espace de travail](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284132-dupliquer-un-espace-de-travail). La duplication permet de créer un nouvel espace et de reprendre toutes les tâches et le contenu de leurs volets de détails. Les tâches terminées sont également remises en cours.

### Quels sont les avantages de cette fonctionnalité ?

Lors de la mise en place du réseau, vous gagnerez un temps précieux en dupliquant les espaces de travail qui comportent une structure similaire. Il ne sera pas nécessaire de les paramétrer manuellement un à un ! 

Autre cas d’utilisation : dans votre réseau bon nombre d’espaces de travail représentent des projets. Dupliquez un espace de travail pour planifier un nouveau projet sur la base d’un précédent.

Dans l’exemple ci-dessous, l’espace de travail _Rénovation bâtiment A_ est dupliqué en vue de la mise en place d’un nouveau projet analogue. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_4_dupliquer_un_espace_de_travail_1024x575_75d7006620.png)

## 4 - Dupliquer un modèle de checklists

Vous pouvez également [dupliquer un modèle de checklists](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284149-dupliquer-un-modele-de-checklists). La duplication permet de créer un nouveau modèle et de reprendre toutes les tâches et le contenu de leurs volets de détails. Les tâches terminées sont également remises en cours.

### Quel est l’avantage majeur de cette fonctionnalité ?

Dans votre organisation, vous devez gérer des procédures qui ont une structure et un contenu similaires. Dupliquez un modèle de checklists afin de gagner du temps et liez ensuite les duplicatas aux équipes concernées par la procédure !

Dans l’exemple ci-dessous, le modèle _Accueil collaborateur_ est dupliqué afin d’être lié à l’équipe _Administration_.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_5_dupliquer_un_modele_de_checklists_1024x575_16101c1580.png)

## 5 - Déléguer une tâche en utilisant les initiales d'un utilisateur

Pour déléguer une tâche à un collègue, vous n’avez qu’à saisir ses initiales dans le champ prévu. 

Le procédé est le même pour tous les endroits qui comportent un champ visant à rechercher un utilisateur : il vous suffit d’inscrire les initiales de la personne concernée pour la retrouver rapidement !

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_6_recherche_utilisateur_par_initiales_1024x575_0b243fbce9.png)

## 6 - Recherche instantanée

L’indexation de la recherche est désormais instantanée ! Par exemple, si vous créez une tâche, celle-ci est directement accessible via l’outil de recherche. Il en va de même pour la recherche à travers les réunions, le décisions ou encore les fichiers. Au niveau des résultats de la recherche, WEDO vous indique le nombre d’occurrences trouvées.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_7_recherche_instantane_1024x575_5243339e50.png)

De multiples nouvelles fonctionnalités pour la version 38 de WEDO : modifiez la densité des documents exportés, attribuez un logo à vos équipes et espaces de travail, dupliquez vos espaces et modèles de checklists et profitez des améliorations apportées à l’outil de recherche. 

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WEDO V38 : 6 améliorations à découvrir

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

OneNote

Prochain webinaire | Diagramme de Gantt : Comment maintenir vos projets sur la bonnes voie

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Apprenez à gérer et à hiérarchiser vos tâches quotidiennes grâce à des stratégies éprouvées, des méthodes de travail intelligentes et les bons outils pour rester organisé et productif.

L'image montre une réunion d'équipe au cours de laquelle des tâches sont assignées aux contributeurs et aux parties prenantes du projet.

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Guide : gérer et prioriser vos tâches quotidiennes efficacement

Chaque équipe a besoin de structure. Sans cela, les tâches passent à la trappe, les priorités se perdent et la productivité en souffre. Un bon outil de gestion des tâches permet d’éviter cela en gardant tout le monde aligné. Il facilite l’organisation du travail, la définition des échéances et le suivi de l’avancement.

Mais tous les outils ne conviennent pas à toutes les entreprises.

Optez pour un outil mal adapté à vos besoins, et il compliquera le travail au lieu de le faciliter. Votre équipe sera contrainte de suivre une structure rigide et inutilement complexe et de crouler sous les notifications.

Alors, comment s’y retrouver parmi toutes les options disponibles ?

La réponse ne se trouve ni dans une liste de fonctionnalités, ni dans un nom de marque. Tout repose sur l’adéquation entre l’outil et la manière dont votre équipe travaille.

Ce guide vous aide à identifier les critères essentiels, à éviter les pièges classiques et à adopter une méthode concrète pour tester les outils avant de vous engager. À la fin, vous serez en mesure de choisir une solution qui soutient votre équipe… au lieu de la freiner.

## Commencez par vos besoins, pas par les options du logiciel
Lorsqu’on compare des outils de gestion des tâches, il est facile de se laisser séduire par des fonctionnalités présentées. Diagrammes de Gantt, tableaux kanban, automatisations… Toutes semblent utiles, mais toutes ne correspondent pas à la façon dont votre équipe travaille. Plutôt que de partir d’une liste de fonctionnalités, partez des habitudes de votre équipe.

Un bon outil doit s’adapter à vos processus, et non l’inverse. Avant de comparer les solutions, prenez un moment pour analyser vos besoins :

**- Complexité des projets :** Avez-vous besoin d’une simple liste de tâches individuelles ou d’un système complet avec dépendances et jalons ?
**- Mode de collaboration :** Votre équipe travaille-t-elle en temps réel, de manière asynchrone, ou un mélange des deux ?
**- Visibilité des tâches :** Chacun gère-t-il ses tâches de son côté, ou est-il essentiel d’avoir une vue partagée sur les projets ?
**- Besoins en intégration :** Est-il vraiment indispensable que l’outil se connecte à vos emails, votre agenda ou votre espace de stockage ?
**- Évolutivité :** L’outil restera-t-il pertinent si votre équipe grandit, ou deviendra-t-il vite limité ?
**- Préférences des utilisateurs :** Votre équipe préfère-t-elle une gestion structurée (listes, priorités, échéances) ou un système plus souple (tableaux, étiquettes, flux de travail) ?
**- Conformité et sécurité :** Si vous travaillez dans un secteur soumis à des règles strictes, l’outil respecte-t-il les exigences en matière de sécurité des données ?

En répondant à ces questions, vous pourrez rapidement écarter les outils qui ne soutiennent pas le fonctionnement de votre équipe. Vous éviterez ainsi de vous perdre dans les listes de fonctionnalités et choisirez une solution qui facilite réellement le travail.

## Ce que doit offrir bon outil de gestion des tâches
Un bon outil de gestion des tâches, c’est un peu comme un membre de l’équipe en plus. Il organise le travail, garde les priorités claires et facilite la collaboration. Un mauvais outil, en revanche ? C’est juste une chose de plus à gérer.

Beaucoup d’équipes tombent dans le piège d’un outil qui semble puissant au premier abord, mais qui finit par les ralentir. Tableaux compliqués, trop d’options à configurer, avalanche de notifications… ce qui devait aider devient une source de frustration quotidienne.

Alors, qu’est-ce qui rend vraiment un outil utile ?

![Comparaison visuelle de ce qu'il faut rechercher et de ce qu'il faut éviter dans un outil de gestion des tâches. Met en évidence les caractéristiques indispensables telles que l'organisation flexible des tâches, des priorités claires, une collaboration facile, une prise en main aisée et des intégrations fiables. Il contraste avec les pièges courants tels que les tableaux de bord encombrés, la configuration trop complexe, les notifications excessives et la mauvaise adaptation aux besoins de l'équipe.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/What_to_Look_for_and_Avoid_in_a_Task_Management_Tool_fr_bfe3483996.png)

✔ **Organisation simple et flexible** – Que votre équipe préfère les listes, les tableaux kanban ou les frises chronologiques, l’outil doit s’adapter à différents modes de travail sans imposer une structure rigide.

✔ **Échéances et priorités claires** – Les tâches ne doivent pas s’accumuler sans être vues. Il faut pouvoir fixer facilement des délais, hiérarchiser les tâches, définir des priorités et fixer des [jalons](https://help.wedo.com/fr/projets/notion-et-concept-du-diagramme-de-gantt) pour atteindre des objectifs plus larges. Certains outils proposent aussi des cadres de priorisation comme la matrice d’Eisenhower, utile pour distinguer l’urgent de l’important.

✔ **Collaboration sans effort supplémentaire** – Commentaires, mentions, partage de fichiers… tout doit simplifier la communication sans générer de discussions parallèles en dehors de l’outil. Le but est de rassembler le travail et les échanges au même endroit.

✔ **Prise en main rapide** – Un bon outil doit simplifier le travail, pas le compliquer. S’il faut des semaines pour le maîtriser, l’adoption sera difficile. L’idéal est une interface intuitive, que l’équipe peut utiliser dès le départ, avec un minimum de configuration. Pour faciliter le lancement, WEDO propose des séances de mise en place dès le début, afin que tout soit bien configuré.

✔ **Intégrations fiables** – L’outil doit s’insérer naturellement dans votre organisation. L’intégration avec les emails, les agendas ou d’autres applications permet de limiter les frictions. WEDO continue d’élargir ses possibilités d’intégration, avec notamment une connexion à Teams et une synchronisation bidirectionnelle du calendrier à venir. Cela dit, il est important d’évaluer ce dont votre équipe a besoin aujourd’hui… et ce qui pourrait lui être utile demain.

A éviter :

🚫 **Tableaux surchargés** – Un tableau impressionnant n’est pas forcément efficace. Trop d’informations en même temps ralentissent la prise de décision.

🚫 **Trop de personnalisation** – Si tout doit être configuré manuellement, l’outil peut générer plus de travail qu’il n’en épargne. La flexibilité, c’est bien, mais il faut aussi une structure simple pour démarrer vite.

🚫 **Trop de notifications** – Des rappels constants deviennent vite agaçants. Un bon outil propose des notifications intelligentes, qui aident l’équipe à avancer… sans la submerger.

## Erreurs courantes qui mènent au mauvais choix
Même avec les meilleures intentions, certaines équipes se retrouvent avec un outil de gestion des tâches qui ne leur convient pas. Trop complexe, trop rigide ou tout simplement inutilisé. Éviter ces pièges fréquents peut vous épargner bien des frustrations… et un changement d’outil quelques mois plus tard.

**- Sous-estimer l’adoption par les utilisateurs**
Peu importe le nombre de fonctionnalités disponibles, si personne n’utilise réellement l’outil. Un tableau de bord attrayant ou des réglages avancés ne servent à rien si l’équipe n'en voit pas l'intérêt. La meilleure solution est celle qui s’intègre naturellement au quotidien, sans résistance.

**- Négliger la prise en main et l'apprentissage**
Un bon outil doit simplifier le travail, pas exiger des heures de formation pour accomplir des tâches simples. Si l’interface est déroutante ou nécessite des ajustements constants, l’adoption sera difficile.

**- Choisir en fonction de la notoriété**
Ce n’est pas parce qu’un outil est connu qu’il convient à votre équipe. Beaucoup choisissent un nom populaire sans vérifier si le fonctionnement correspond réellement à leurs besoins. Mieux vaut un bon ajustement qu’une marque célèbre.

**- Négliger les coûts à long terme**
Certains outils semblent abordables au départ (voire gratuits), mais ajoutent des frais pour chaque utilisateur, des options premium ou des modules complémentaires. Ce qui paraît économique peut vite devenir coûteux à mesure que votre équipe grandit.

**- Se concentrer sur l’outil plutôt que sur le problème**
Il est facile de se perdre dans les comparaisons de fonctionnalités et les démonstrations. Mais la vraie question est : quel problème essayez-vous de résoudre ? Sans une définition claire de vos besoins, vous risquez de courir après des fonctions… sans solution réelle.

## Comment comparer et tester les outils objectivement
Un outil de gestion des tâches peut sembler idéal sur le papier, mais sera-t-il vraiment adapté à votre équipe ? Représentera-t-il une perte ou un gain de temps et d’argent sur le long terme ? Pour le savoir, il faut aller au-delà du discours commercial et tester les outils en situation réelle.

Voici comment tirer le meilleur parti de cette phase de test :

**- Planifiez des démonstrations et posez les bonnes questions** – La plupart des éditeurs proposent des démos, mais ne vous contentez pas d’écouter l’argumentaire commercial.

Apportez des exemples concrets issus du quotidien de votre équipe et demandez comment l’outil s’y adapte. Peut-on facilement suivre l’avancement des tâches ? Gérer les responsabilités ? Collaborer en temps réel ?

**- Impliquez les bonnes personnes** –Le choix ne doit pas venir uniquement de la direction ou de l’IT. Faites participer celles et ceux qui utiliseront l’outil au quotidien : chefs de projet ou membres d’équipe. Leur retour est essentiel pour savoir si l’outil simplifie vraiment les choses ou ajoute une couche de complexité.

**- Testez avec un vrai projet** – Lancez un projet simple mais concret pendant la phase d’essai. Créez des listes de tâches, attribuez-les, suivez leur avancement. L’outil aide-t-il à structurer le travail ? Ou l’équipe revient-elle vite à ses anciens réflexes (emails, post-it, tableurs…) ?

**- Comparez l’expérience selon les rôles** – Un bon outil doit convenir à différents profils. Est-il clair aussi bien pour les managers que pour les collaborateurs ? Peut-il s’adapter à la fois à une approche structurée (kanban) et à un fonctionnement plus souple (listes simples) ?

**- Évaluez sa pertinence à long terme** – L’outil répond-il aux besoins actuels tout en étant capable d’évoluer avec votre équipe ? Permet-il de personnaliser les flux de travail, de s’intégrer avec d’autres logiciels, de gérer les priorités efficacement ?

**- Examinez la qualité du support client** – Même les meilleurs outils nécessitent un accompagnement. Le fournisseur propose-t-il une assistance, des formations ou un service client réactif pour faciliter la prise en main ?

Un bon outil ne doit pas donner l’impression qu’il faut se battre avec lui. Prendre le temps de le tester correctement vous évitera bien des déconvenues… et de coûteuses erreurs.

## Comparer les outils de gestion des tâches les plus populaires
Maintenant que vous connaissez les critères à prioriser dans votre recherche, voyons comment les solutions les plus connues se comparent. Certaines plateformes excellent dans l’organisation de la charge de travail et le suivi des projets. D’autres misent sur le travail collaboratif et les mises à jour en temps réel ou offrent une personnalisation avancée des processus complexes.

Ci-dessous, nous comparons les outils les plus utilisés, en mettant en lumière leurs points forts, leurs limites potentielles et leur capacité à soutenir une gestion des tâches efficace.

![Tableau comparatif des outils de gestion des tâches, Monday.com, Trello, Notion, ClickUp, OneNote, Asana et WEDO, mettant en évidence des fonctionnalités telles que les listes de tâches, la vue kanban, les dépendances des tâches, les sous-tâches, la collaboration, la gestion des réunions, le partage de fichiers et l'hébergement de données.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/How_to_Choose_the_Right_Task_Management_Tool_for_Your_Team_fr_b29e2e68a4.png)

## Choisir en toute confiance
Tous les outils comparés permettent de mieux organiser le travail et de gérer les tâches assignées. Mais le bon choix dépend surtout de la façon dont votre équipe fonctionne au quotidien. Certains outils sont parfaits pour le suivi simple des tâches, d’autres offrent une personnalisation poussée ou une gestion de projet structurée. L’essentiel, c’est de choisir une solution qui simplifie le travail… pas qui le complique.

Un outil adapté à votre mode de fonctionnement vous permettra d’avancer efficacement, sans perdre de temps à lutter avec l'outil.

Besoin d’un outil qui relie tâches, réunions et suivis sans désordre ? [Essayez WEDO gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) dès aujourd’hui et découvrez une collaboration sans friction.

Découvrez comment choisir le meilleur outil de gestion des tâches pour votre équipe. Comparez les meilleures options pour trouver celle qui convient le mieux à votre organisation.

Des collaborateurs utilisent un outil de gestion de tâches lors d'une réunion pour avancer sur un projet commun.

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Guide : comment choisir le bon outil de gestion de tâches pour votre équipe

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

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