Les départements des ressources humaines (RH) sont au cœur de la gestion des talents et du bien-être des employés dans les entreprises. Leur rôle s'étend de la gestion administrative quotidienne aux décisions stratégiques visant à améliorer la culture d'entreprise et l'engagement des employés. Cependant, ces responsabilités s'accompagnent d'une charge administrative considérable, notamment en termes de gestion du temps consacré à la préparation et au suivi des processus et des réunions RH.

L'automatisation des procédures RH émerge comme une solution incontournable pour gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer l’expérience des collaborateurs. Dans cet article, nous nous penchons sur le processus de recrutement. 

## Standardisation du processus de recrutement

Le recrutement est souvent une procédure longue et coûteuse. L’automatisation des procédures simplifiera le déroulement de toute nouvelle entreprise.

### Des checklists pour vos procédures récurrentes

En créant un modèle de checklists pour le recrutement de collaborateur, vous standardisez les étapes à entreprendre. Sur WEDO, chaque tâche du modèle est pourvue :

- d’une description détaillée
- de fichiers joints (dossier de candidature, règlement, assessement, cahier des charges, …)
- d’une date de réalisation et d’une échéance
- d’un collaborateur responsable
- d’un observateur, si besoin

Une fois créés, ces modèles sont disponibles dans la plateforme WEDO et peuvent être mis à jour autant de fois que nécessaire au fil de l’évolution d processus interne. Les différentes tâches du modèle sont automatiquement déléguées aux personnes en charges et viendront s’ajouter dans leur liste de tâches. 

Dans le cas du recrutement, la bonne pratique prônerait la création de modèles de checklist pour chacune des étapes suivantes : 

#### Processus de recherche de talent 
De la description du poste à la mise en ligne de vos annonces, votre checklist vous permet de lister simplement toutes les démarches usuelles qui permettront de cibler les profils adéquats. 

#### Processus de recrutement
Dès qu’une postulation entre dans le processus de recrutement, une checklist peut être lancée, au nom du candidat, afin de traiter chaque postulation uniformément :

![processus de recrutement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Processus_de_recrutement_FRFR_1_ca2dccdfce.png)

#### Procédure d’onboarding
Vous avez trouvé votre perle rare. Mission accomplie ? Pas totalement. Vous devez à présent préparer l’arrivée de votre nouveau collaborateur. Contrat, intégration du profil dans le système, paramétrage de son ordinateur, création de badge d’entrée, création d’une adresse email, information aux collaborateurs : une liste de tâches longue comme le bras vous attend. De plus, cette liste de tâches concernera non seulement le département RH, mais également le responsable du département de la personne engagée, ou encore le département IT, par exemple. D’où l’importance de pouvoir déléguer les tâches entre les départements et de pouvoir les suivre en tant qu’observateur. 

![accueil nouveau collaborateur](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Onboarding_FRFR_1_4f8d544b71.png)

#### Transmission des tâches du nouveau collaborateur
Alors que la mission des collaborateurs RH est accomplie, les checklists seront d’une aide inestimable pour le supérieur du nouvel arrivant. En effet, l’accueil du collaborateur et la transmission des tâches et des projets sont des étapes laborieuses et chronophages. WEDO améliore la familiarisation du collaborateur en mettant à sa disposition des modèles de checklists dédiées à ses nouvelles tâches. Elles lui donneront des informations cruciales sur les marches à suivre, les contacts et les documents nécessaires à la réalisation de ses nouveaux projets. 

En plus du recrutement et de l’onboarding, les clients WEDO utilisent le module de Checklists pour automatiser les procédures telles que départ d’un employé, la modification de contrat, les congés maternité/paternité, la préparation d’événements ou la stratégie de formation.

### Préparation et transcription des entretiens d’embauche

Dans le cadre de votre processus de recrutement, vous pouvez retranscrire tous vos entretiens dans le module de réunion de WEDO. Un créant un ordre du jour sur mesure, vous n’aurez qu’à retranscrire les discussions dans les thématiques prévues. 

## Une panoplie de fonctionnalités indispensables pour la gestion RH

En plus de ses checklists et de la gestion de tâches, la plateforme collaborative WEDO offre de multiples fonctionnalités qui accompagnent les ressources humaines dans leurs activités. 

### Gérez vos réunions bilatérales :

Les réunions bilatérales sont des rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe.

![réunions bilatérales](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FR_1_b992970abe.png)

La plateforme WEDO permet d’automatiser vos réunions récurrentes de tout type, et notamment les réunions bilatérales. L’ordre du jour est défini par le superviseur, mais la préparation est collaborative. Cela permet au collaborateur de remplir préalablement les différents points et questions à aborder, ou de remplir une évaluation par exemple.

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

Dans un précédent article, nous donnions quelques idées sur les sujets à aborder lors d’une réunion bilatérale, pour la rendre aussi engageante que constructive. 

[Lire l’article](https://wedo.com/blog/topics-for-bilateral-meetings)

![témoignage de Sylviane Juilland, responsable RH](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Sylviane_Juillandfinal_1_03865c1699.png)

### La gouvernance :

En plus des checklists, de la gestion de tâches et du module de réunion, WEDO propose un add-on de gouvernance. La Gouvernance de WEDO représente votre organigramme sous forme de cercles et de rôles. Grâce à cette structure visuelle particulière et innovante, tirée des principes de l’holacratie, les utilisateurs de WEDO peuvent désormais bénéficier d'une méthode agile et transparente pour structurer leurs équipes, définir les rôles et responsabilités, et améliorer la communication interne.

[En savoir plus](https://www.youtube.com/watch?v=AUygOJXNCBg)

### Supervision du télétravail :

En tant que plateforme collaborative, WEDO vous permet de suivre l’avancée des tâches et des projets en temps réel. Elle donne un accès sécurisé aux procès-verbaux et aux fichiers en tout temps, pour une collaboration à distance sans faille. 

WEDO vous intéresse ? Planifiez un rendez-vous de 30 minutes pour découvrir toutes les fonctionnalités WEDO qui faciliteront vos démarches RH.

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L'automatisation des procédures RH émerge comme une solution incontournable pour gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer l’expérience des collaborateurs. Dans cet article, nous nous penchons particulièrement sur le processus de recrutement.

Comment gagner  du temps dans vos procédures RH

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Comment gagner du temps dans vos procédures RH ?

> 4% des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse alors que 22% des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours \*

Les enjeux gravitant autour de l’accueil d’un nouveau collaborateur sont multiples. En effet, cette dernière phase du processus de recrutement est une étape cruciale qui est censée assurer un bon départ dans les rapports de travail. Il s’agit de créer un lien privilégié entre l’entreprise et le nouveau salarié en lui donnant confiance et en l’intégrant à sa nouvelle équipe. Le but ultime consiste à le fidéliser en lui transmettant la culture et les valeurs de votre organisation. Pour toutes ces raisons, il est important de soigner votre procédure d’accueil de A à Z, et de l’actualiser de temps à autre afin d’assurer son efficacité. Mais alors quelles sont les étapes importantes pour réussir un accueil ? Nous nous intéresserons à trois phases fondamentales : 

* La définition des tâches inhérentes au processus d’accueil
* La désignation des personnes concernées par la procédure
* La planification des différentes échéances encadrant l’_onboardin_g

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_giphy_2_b054478200.gif)

\* Selon un [rapport proposé par LinkedIn](https://business.linkedin.com/content/dam/business/talent-solutions/regional/fr%5FFR/site/pdf/tipsheets/onboarding-in-a-box-fr-fr.pdf). Chiffres provenant de l’étude de [Bersin by Deloitte](https://www2.deloitte.com/us/en/pages/human-capital/topics/bersin-insights-and-services-for-hr.html) : _Onboarding Software Solutions 2014 : On-ramp for Employee Success._ 

## Lister les tâches inhérentes à l’accueil de vos collaborateurs

Pour commencer, vous devez définir toutes les étapes qui constituent la procédure d’accueil en les listant. Il s’agit de respecter l’ordre dans lequel les différentes tâches devront être réalisées. Dressez votre liste de tâches en fonction des trois moments de la procédure d’accueil soit :

* Ce qui doit être fait avant l’entrée en fonction du collaborateur
* Ce qui est à faire le jour de l’accueil du collaborateur
* Ce qui devra être fait après l’entrée en fonction du collaborateur

L’idée est de créer un modèle avec une liste de tâches prédéfinies afin de pouvoir l’appliquer à chaque arrivée d’un nouveau collaborateur. Cette méthode vous fera gagner un temps précieux et la procédure sera ainsi réalisée de façon systématique. Si vos processus d’accueil diffèrent d’un département à l’autre, vous pouvez alors créer un modèle par secteur. Ci-dessous, nous vous proposons un modèle de tâches prédéfinies à télécharger. Cette liste, non exhaustive, constitue une bonne base pour qui veut implémenter une procédure d’accueil dans son organisation. 

::button-primary[Télécharger le modèle de checklist  Accueil collaborateur]{link="https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_modele_de_checklists_accueil_collaborateur_773115f78b.xlsx"}

Cependant, vous pouvez disposer d’un modèle de tâches prédéfinies de qualité et ne pas parvenir à réaliser une intégration efficace. Avec des outils informatiques standards, vous rédigerez une liste de tâches en format _Excel_. Celle-ci devra ensuite passer entre les mains de tous les collaborateurs concernés afin qu’ils réalisent les tâches dont ils sont responsables. Il est évident que cette pratique ne peut être que partiellement efficace car elle ne permet pas une vue d’ensemble pour tous les participants. Pour gérer vos procédures récurrentes, optez donc pour un outil collaboratif !

Avec WEDO, vous pouvez suivre la progression de vos checklists en temps réel : enregistrez des modèles puis lancez des checklists à partir de ceux-ci. Ainsi, tous les intervenants pourront accéder à une vue globale et constater la progression des checklists en cours afin de collaborer autour de leur réalisation. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_1_modele_de_checklists_1024x575_4cfcee54ad.png)

## Définir les personnes responsables de la procédure d'accueil

La procédure d’accueil d’un nouveau collaborateur concerne forcément plusieurs personnes dans l’entreprise : membres de la direction, cadres, collaborateurs d’un secteur spécifique, RH, responsables informatique, secrétaires ou encore réceptionnistes. Toutes ces personnes affiliées à différents départements seront amenées à collaborer pour assurer la réussite du processus d’intégration. Beaucoup de responsables ainsi qu’un grand nombre de tâches à réaliser : la procédure d’intégration se complique ! Il est dès lors difficile d’assurer un suivi efficace. 

Avec WEDO, vous pouvez définir les différents responsables des tâches directement dans le modèle. Ainsi, à chaque lancement de checklist, les utilisateurs recevront les tâches qui les concernent directement dans leur espace personnel. Les collaborateurs sont automatiquement opérationnels car informés de ce qu’ils doivent faire et pour quand. De plus, ils pourront suivre la progression de chaque checklist et obtenir une vue d’ensemble de leur évolution en temps réel. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_2_resp1_1024x575_994aa405b7.png)

## Planifier les tâches 

La réalisation d’une procédure d’accueil peut nécessiter une planification relative de vos tâches. Qu’est-ce qu’une planification relative ? En fonction d’une date de référence, à définir lors de chaque lancement de checklist, des tâches devront être réalisées :

* Avant la date de référence (J-30)
* A la date de référence (ici la date de l’entrée en fonction du collaborateur)
* Après la date de référence (J+90)

### Avant l’entrée en fonction du collaborateur

Prévenir l’ensemble des collaborateurs, signer le contrat de travail et le cahier des charges, créer des accès informatiques, préparer la place de travail et le matériel sont autant de tâches qui doivent être faites avant l’arrivée de votre nouvel employé. 

Avec les outils informatiques usuels, il semble bien compliqué d’automatiser ce processus. Avec WEDO, vous avez la possibilité de mettre en place une planification relative des tâches. Ainsi, vous pouvez définir que la tâche _Faire signer le contrat de travail_ devra être réalisée 30 jours avant l’arrivée du nouveau collaborateur. Au moment du lancement de la checklist, la personne en charge de cette tâche la recevra ainsi directement avec la bonne date planifiée dans son espace personnel. 

### Le jour de l’accueil du collaborateur

Planifiez une partie des tâches du modèle à la date de référence. Ce sont les tâches qui seront à réaliser le jour de l’accueil du collaborateur. Après cette première journée, les collaborateurs en charge de l’accueil pourront faire un premier point de situation. 

### Après l’entrée en fonction du collaborateur

La période d’intégration s’étend généralement sur quelques mois. Ne perdez pas de vue les tâches à réaliser sur le long terme. Une bonne intégration passe par un suivi de qualité. Programmez dans votre modèle des tâches qui vous rappelleront par exemple de fixer un rendez-vous pour une évaluation à la fin de la période d’essai.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_3_sect1_1024x575_13a0334087.png)

## Lancer une checklist à partir de votre modèle

Le mois prochain, vous accueillez _Pierre Dupont_, nouveau responsable technique de votre organisation. Vous souhaitez préparer son intégration en lançant une checklist à partir du modèle _Accueil collaborateur_ préalablement créé. La checklist portera le nom du collaborateur et la date de référence correspondra à celle de son entrée en fonction. Toutes les tâches générées seront ainsi planifiées en fonction de cette date-là. Après le lancement de la checklist, les personnes qui collaborent autour de cette procédure recevront les tâches dont elles sont responsables. Elles pourront ainsi préparer la bonne intégration de _Pierre_ ! 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_4_lanc1_1024x575_6b76ff3258.png)

A l’ère du digital, il existe des outils qui permettent de centraliser les informations dans un même endroit accessible à tous. WEDO vous permet de collaborer facilement autour de procédures récurrentes qui concernent plusieurs collaborateurs de différents services. Si vous souhaitez savoir où vous en êtes dans les accueils de vos collaborateurs, il vous suffit de cliquer sur **Accueil collaborateur** pour constater que vous avez cinq checklists en cours. Dans chaque checklist, vous pouvez voir en temps réel, quelles sont les tâches terminées et qui s’occupent des tâches en cours et pour quand.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_6_vue_globale_checklists_en_cours_1_1024x575_d5522ad7bc.png)

 Voici une aperçu des checklists en cours pour les accueils collaborateurs 

Si votre organisation travaille avec WEDO et que vous souhaitez mettre en place un modèle de checklist _Accueil collaborateur_, vous pouvez le faire en quelques étapes :

1. Téléchargez le [modèle de checklist Accueil collaborateur](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_modele_de_checklists_accueil_collaborateur_773115f78b.xlsx)
2. Adaptez-le selon votre procédure interne
3. Consultez l’article de notre centre d’aide pour créer [un modèle de checklists dans WEDO](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614161-creer-un-modele-de-checklists)

Envie de gérer vos procédures récurrentes à l’aide de WEDO ?

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Les enjeux gravitant autour de l’accueil d’un collaborateur sont multiples. A travers cet article, découvrez les méthodes et bonnes pratiques qui favoriseront l’intégration de vos nouveaux collaborateurs.

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Améliorez votre procédure pour l’accueil de vos collaborateurs

## 1 - Choisir la densité lors de l'export d'un compte rendu

Plus de flexibilité dans la mise en page de vos comptes rendus ! Choisissez dès maintenant la densité du document exporté. Trois densités vous sont proposées lors de la configuration : compacte, normale ou large. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_1_choisir_la_densite_1024x575_dff2e5545b.png)

## 2 - Attribuer un logo à une équipe ou un espace de travail 

Jusqu’à aujourd’hui, le logo de votre organisation choisi via les paramètres de réseau se reportait dans l’en-tête de tous les documents exportés depuis WEDO. Afin que vous puissiez personnaliser vos exports – listes de tâches ou comptes rendus de réunions – vous pouvez désormais : attribuer un logo à une équipe et/ou attribuer un logo à un espace de travail. 

Le choix du logo se fait à partir des paramètres. Veuillez consulter les deux articles suivants pour découvrir la fonctionnalité en détails :

[Paramètres d'une équipe](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284167-parametres-d-une-equipe)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_2_prametres_equipe_logo_1024x575_738ea1db00.png)

[Paramètres d’un espace de travail](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2576110-parametres-d-un-espace-de-travail) 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_3_prametres_espace_logo_1024x575_0929b05e02.png)

## 3 - Dupliquer un espace de travail

Grâce à cette mise à jour, vous pouvez désormais [dupliquer un espace de travail](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284132-dupliquer-un-espace-de-travail). La duplication permet de créer un nouvel espace et de reprendre toutes les tâches et le contenu de leurs volets de détails. Les tâches terminées sont également remises en cours.

### Quels sont les avantages de cette fonctionnalité ?

Lors de la mise en place du réseau, vous gagnerez un temps précieux en dupliquant les espaces de travail qui comportent une structure similaire. Il ne sera pas nécessaire de les paramétrer manuellement un à un ! 

Autre cas d’utilisation : dans votre réseau bon nombre d’espaces de travail représentent des projets. Dupliquez un espace de travail pour planifier un nouveau projet sur la base d’un précédent.

Dans l’exemple ci-dessous, l’espace de travail _Rénovation bâtiment A_ est dupliqué en vue de la mise en place d’un nouveau projet analogue. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_4_dupliquer_un_espace_de_travail_1024x575_75d7006620.png)

## 4 - Dupliquer un modèle de checklists

Vous pouvez également [dupliquer un modèle de checklists](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284149-dupliquer-un-modele-de-checklists). La duplication permet de créer un nouveau modèle et de reprendre toutes les tâches et le contenu de leurs volets de détails. Les tâches terminées sont également remises en cours.

### Quel est l’avantage majeur de cette fonctionnalité ?

Dans votre organisation, vous devez gérer des procédures qui ont une structure et un contenu similaires. Dupliquez un modèle de checklists afin de gagner du temps et liez ensuite les duplicatas aux équipes concernées par la procédure !

Dans l’exemple ci-dessous, le modèle _Accueil collaborateur_ est dupliqué afin d’être lié à l’équipe _Administration_.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_5_dupliquer_un_modele_de_checklists_1024x575_16101c1580.png)

## 5 - Déléguer une tâche en utilisant les initiales d'un utilisateur

Pour déléguer une tâche à un collègue, vous n’avez qu’à saisir ses initiales dans le champ prévu. 

Le procédé est le même pour tous les endroits qui comportent un champ visant à rechercher un utilisateur : il vous suffit d’inscrire les initiales de la personne concernée pour la retrouver rapidement !

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_6_recherche_utilisateur_par_initiales_1024x575_0b243fbce9.png)

## 6 - Recherche instantanée

L’indexation de la recherche est désormais instantanée ! Par exemple, si vous créez une tâche, celle-ci est directement accessible via l’outil de recherche. Il en va de même pour la recherche à travers les réunions, le décisions ou encore les fichiers. Au niveau des résultats de la recherche, WEDO vous indique le nombre d’occurrences trouvées.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_7_recherche_instantane_1024x575_5243339e50.png)

De multiples nouvelles fonctionnalités pour la version 38 de WEDO : modifiez la densité des documents exportés, attribuez un logo à vos équipes et espaces de travail, dupliquez vos espaces et modèles de checklists et profitez des améliorations apportées à l’outil de recherche. 

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WEDO V38 : 6 améliorations à découvrir

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

À l’heure où le système de management pyramidal, inspiré de Taylor et Ford, est perçu comme rigide et obsolète sur le plan culturel, de nouvelles formes d’organisation du travail émergent progressivement.¹

Les modèles d'autogestion représentent une partie importante de ces nouvelles structures organisationnelles. Pour comprendre les raisons qui poussent les organisations à adopter ces modèles d'autogestion, il faut comprendre ce que les dirigeants attendent le plus de leurs organisations, soit de la fiabilité et de l'adaptabilité. Toutes les organisations veulent atteindre, dans une certaine mesure, à la fois la fiabilité et l'adaptabilité. Mais généralement l'une éclipse l'autre. En effet, une trop grande fiabilité crée de la rigidité et peut rendre les entreprises insensibles à l'évolution des marchés. À l’inverse, si les entreprises mettent trop l'accent sur l'adaptation, elles risquent de se disperser et de perdre de vue leur raison d’être. Afin d’essayer de concilier fiabilité et adaptabilité, l’holacratie, le modèle d’autogestion le plus connu et pratiqué, aide à atteindre cet équilibre.²

## Mais qu’est-ce que l’holacratie ?

Selon Bernard Marie Chiquet, fondateur d’IGI Partners (entreprise qui importe l’holacratie en Europe depuis les Etats-Unis), l’holacratie est une pratique qui promeut la responsabilité et aide à la coopération au service de la raison d’être de l’entreprise. Dans cette pratique, il n’y a plus de manager à proprement parler, mais chacun est invité à se gérer soi-même et doit faire preuve de leadership. Cela ne veut pas dire qu’il n’y a plus de structure. En holacratie, il est fait mention de « structure holarchique ». Voici un schéma illustrant le fonctionnement de la structure en question :

![Graphique illustrant la structure en cercles et les rôles dans l'holacratie, montrant comment les équipes autonomes et les rôles interconnectés fonctionnent sans hiérarchie traditionnelle.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Holacratiezero_waste_ca11c455a6.jpg)

### Le super cercle
Aussi appelé cercle général de l’entreprise, le super cercle représente l’entreprise dans son ensemble. Il est notamment composé du 1ᵉʳ et 2ᵉ lien de chaque sous-cercle.

### Le sous-cercle
représente les équipes autonomes ou chaque personne a un rôle et travaille pour le même but. Les sous-cercles se forment ou se dissolvent en fonction de l'évolution des besoins de l'organisation.

### Le rôle
Le rôle est un ensemble de responsabilités au sein de l’organisation. Les rôles peuvent être créés, modifiés ou annulés. Les personnes en ont généralement plus d'un et dans plusieurs cercles. Il existe des rôles opérationnels et des rôles structurels. Les différents rôles structurels, qui ont moins vocation à effectuer des tâches opérationnelles, doivent garantir le bon fonctionnement de l’équipe (= sous-cercle) en son sein et dans l’organisation. Voici les deux principaux rôles
structurels :
    - **1ᵉʳ lien :**  dans chaque sous-cercle, une personne endosse le rôle de coach, similaire au chef ou manager dans un système pyramidal. Cette personne a pour responsabilités l'attribution des rôles, la gestion des finances et des priorités, le coaching des membres de l'équipe, et le maintien d'une bonne ambiance. Ces tâches occupent environ 10% de son temps, le reste étant consacré à d'autres rôles selon ses compétences.
    - **2ᵉ lien :** est responsable de remonter une tension d’un sous cercle au super
    cercle si celle-ci dépasse l’autorité du sous-cercle en question.

Aussi, et afin d’être mieux organisé et plus efficace que dans une structure dite classique, la « structure holarchique » s’appuie sur trois types de réunions. [Les réunions](https://wedo.com/fr/features/meetings) dites :

- **de stratégie** visant à définir l’orientation de l’entreprise.
- **de gouvernance** qui ont pour objectif de travailler sur l’organisation sans aborder des points liés à l’opérationnel.
- et **de triage** qui ont pour but de travailler dans l’organisation c’est-à-dire sur des
sujets concrets (opérationnels) à faire évoluer.

Lors de ces séances, un ordre, des règles strictes ainsi que des rôles bien précis sont à respecter. Chaque participant est invité à parler à tour de rôle et à soumettre des idées ou des tensions. Le but est de trouver des solutions de manière collective et ainsi faire évoluer l’organisation grâce à l’implication de chacun.³

### L'holacratie : un changement de paradigme culturel

Adopter l'holacratie ne se limite pas à une transformation organisationnelle ; c'est également un changement profond dans la culture d'entreprise. L'un des principaux défis pour les entreprises est d'abandonner la culture de la hiérarchie et du contrôle, profondément ancrée dans les systèmes traditionnels. Les employés, habitués à des structures rigides avec des chaînes de commandement claires, doivent apprendre à fonctionner de manière autonome et à embrasser la responsabilité individuelle.

![Graphique comparant l'holacratie et le système pyramidal traditionnel, illustrant les différences structurelles et l'impact organisationnel.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_8acafc3874.png)

Cela nécessite non seulement une nouvelle manière de penser, mais aussi une nouvelle manière de travailler ensemble. Dans une structure holarchique, les employés doivent s'approprier une certaine forme de leadership individuel, tout en collaborant plus étroitement avec leurs collègues. La prise de décision collaborative, qui est au cœur de l'holacratie, peut prendre plus de temps et demander plus de patience que dans un modèle pyramidal. Cependant, cette approche permet d'améliorer la transparence, la responsabilité individuelle et l'alignement au sein des équipes. Chaque employé est incité à prendre des initiatives et à s’impliquer davantage dans les processus décisionnels. Cela crée un environnement où l’autonomie est non seulement encouragée, mais valorisée. L'holacratie pousse également à une communication plus ouverte et régulière entre les membres de l'équipe, réduisant ainsi les silos d'information et renforçant l’esprit d'équipe.

Un autre aspect clé est que les entreprises doivent être prêtes à réinventer leurs systèmes de récompense et de reconnaissance. Dans une organisation holacratique, les promotions traditionnelles ne sont plus pertinentes, car il n'y a plus de niveaux hiérarchiques à gravir. Cela bouleverse le modèle traditionnel de progression de carrière. Les employés doivent être motivés par d'autres formes de reconnaissance, telles que l'élargissement des responsabilités, la possibilité de contribuer à des projets variés, ou encore des mécanismes de feedback régulier. Pour que ce système fonctionne bien, les employés doivent aussi avoir une vision claire de leurs objectifs et comprendre comment leur travail contribue à la raison d’être de l’organisation.

## Les limites de l’holacratie

Bien que l'holacratie ait été adoptée par de nombreuses entreprises, certaines, comme Zappos, filiale d'Amazon, l'ont abandonnée ou n'y ont jamais adhéré. En effet, cette structure présente également des limites, telles que des règles de réunion rigides, des restrictions sur la liberté d'expression, et une efficacité remise en question. Ces différents points ont influencé la décision de Zappos de se rétracter.⁴

Concernant les rôles, l'exemple de Zappos montre qu’un employé a environ 7,4 rôles pour 3,47 responsabilités en moyenne par rôle. Soit au total plus de 25 responsabilités par employé. Cette multiplicité de rôles complique l'organisation du travail, le recrutement, et la définition des salaires, car il devient difficile d'évaluer un salaire équitable. En effet, au fur et à mesure que les employés compilent les différents rôles, établir un salaire par rapport à ce qui se fait sur le marché devient quasiment impossible. 

Un autre point délicat dans l'adoption de l'holacratie est le besoin d'une discipline accrue. Dans un modèle où les individus ont plus d'autonomie et de responsabilité, il peut être facile pour certains de perdre de vue les priorités de l'entreprise. De plus, toutes les personnalités ne s'adaptent pas facilement à ce niveau d'auto-gestion. Certains employés peuvent ressentir un stress accru face à la nécessité de prendre plus d'initiatives et d'assumer des responsabilités sans l'encadrement traditionnel. Cela peut également créer un manque de clarté dans la répartition des tâches, surtout dans des organisations plus complexes ou plus grandes, où la communication et la coordination sont essentielles.

Malgré son image de système de gestion innovant, l'holacratie ne convient pas à toutes les entreprises. Son adoption peut prendre des années et entraîner le départ de nombreux employés. Pour les grandes entreprises, une adoption partielle est recommandée. En revanche, pour les start-ups et les PME dont le niveau d’adaptabilité de l’organisation est élevé et leur taille relativement petite, l’holacratie s’apparente être une solution appropriée. D’ailleurs, nombre d’entre elles sont des « early adopters ». ⁵

## Holacratie et gestion des conflits

La gestion des tensions est un élément clé dans une organisation holarchique. Les tensions, selon l'holacratie, sont définies comme des écarts entre l'état actuel de l'organisation et ce que pourrait être une situation idéale. Ces tensions sont souvent vues comme des opportunités d'amélioration. Toutefois, la gestion des tensions peut parfois devenir une source de frustration. En effet, si elles ne sont pas traitées rapidement ou efficacement, elles peuvent entraîner des conflits entre les membres de l'équipe.

Le rôle du facilitateur est donc crucial pour assurer que les tensions soient résolues de manière constructive. Dans une structure traditionnelle, les conflits sont souvent gérés de manière descendante, avec un manager ou un superviseur jouant le rôle d'arbitre. En holacratie, la résolution des conflits est plus horizontale, avec des équipes qui doivent souvent trouver elles-mêmes des solutions aux problèmes qui surgissent. Cela nécessite un haut niveau de maturité et de compétences en communication de la part des membres de l'équipe. Pour que cela fonctionne, l'organisation doit mettre en place des processus de résolution de conflits bien définis et des cadres clairs pour l’escalade des tensions.

## Les avantages à long terme de l'holacratie

Malgré les défis qu’elle présente, l'holacratie offre de nombreux avantages potentiels à long terme. En adoptant un modèle de gouvernance plus flexible, les entreprises peuvent améliorer leur résilience face aux changements du marché. L'autonomie accrue des équipes favorise l'innovation, car les idées peuvent émerger plus rapidement et être mises en œuvre sans passer par une longue chaîne de validation. Cette réactivité accrue est essentielle dans des secteurs où les évolutions sont rapides et où l'adaptabilité est un facteur clé de succès.

L'un des principaux avantages de l'holacratie est qu'elle encourage une meilleure utilisation des compétences des employés. En effet, les collaborateurs ne sont plus limités à un seul rôle ou poste défini ; ils peuvent contribuer à différents projets et cercles en fonction de leurs talents et de leurs intérêts. Cela permet également d’éviter que certains talents restent inexploités ou que des compétences précieuses ne soient sous-utilisées. Cette approche peut entraîner une plus grande satisfaction professionnelle et une plus forte rétention des talents, car les employés sentent qu'ils ont une plus grande liberté de développer leurs compétences et d'élargir leur champ d'action au sein de l'organisation.

Enfin, l'holacratie permet une meilleure agilité organisationnelle. Les entreprises qui adoptent ce modèle sont souvent plus réactives aux évolutions du marché, car elles ne sont pas freinées par des structures rigides. Les décisions sont prises plus rapidement et plus près des équipes opérationnelles, ce qui permet d'ajuster les stratégies en temps réel. Cette flexibilité peut être un avantage concurrentiel majeur, surtout dans des marchés dynamiques où la capacité à réagir rapidement aux changements est cruciale.

![Graphique illustrant les avantages de l'holacratie, en mettant l'accent sur l'adaptabilité, l'autonomie, l'agility et l'alignement des équipes.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_3_0f9d0f2785.png)

## Holacratie et innovation : une synergie gagnante

L'une des grandes forces de l'holacratie réside dans sa capacité à favoriser l'innovation. En supprimant les barrières hiérarchiques, les employés se sentent plus libres de proposer des idées nouvelles, même si elles sortent des sentiers battus. Cette capacité à faire émerger des idées nouvelles est essentielle dans un monde où les marchés évoluent rapidement et où les entreprises doivent constamment se réinventer. L'holacratie favorise également la prise de risques calculée, car chaque cercle peut expérimenter à petite échelle sans craindre de lourdes conséquences pour l’ensemble de l’organisation.

De plus, l'holacratie permet de tester des idées de manière plus rapide. Chaque cercle peut prendre des décisions de manière indépendante et mettre en place des prototypes ou des projets pilotes sans attendre l'approbation d'une direction générale. Cela réduit les délais de mise sur le marché et permet à l'entreprise de rester compétitive. Cela est particulièrement bénéfique pour les startups ou les entreprises en forte croissance, où la capacité à innover et à s'adapter rapidement est cruciale pour survivre et prospérer.

L'holacratie encourage également la diversité des points de vue, en permettant à chacun, quel que soit son rôle ou son statut, de contribuer à la réflexion collective. Cette diversité est un moteur puissant de l'innovation, car elle permet de confronter des idées variées et d'explorer des solutions plus créatives aux défis auxquels l'entreprise est confrontée. Elle permet aussi de briser la tendance à la pensée unique, en favorisant l’inclusion des voix de tous les niveaux et en donnant à chacun la possibilité de participer activement à la création de valeur pour l’entreprise.

En conclusion, l’holacratie est un modèle de management innovant, remettant en cause les structures classiques. Cependant, son application soulève des défis, particulièrement dans la gestion complexe des rôles et de l'organisation. Adaptée aux entreprises agiles comme les [start-ups et certaines PME](https://wedo.com/fr/industries/sme), elle n'est pas une solution universelle, surtout pour les grandes structures. Chaque entreprise doit donc évaluer attentivement ses besoins spécifiques avant d'adopter l'holacratie, en préparant des ajustements adaptés pour une transition réussie.

Envie de tester l'holacratie dans votre entreprise ? WEDO peut vous y aider grâce à notre module de gouvernance complet dédié à ce système de management. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à demander une démo gratuite à l’un de nos spécialistes.

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### La Gouvernance avec WEDO

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**Références:**

1) GROSJEAN, VINCENT, LEÏCHLÉ, JACQUES et THÉVENY, LAURENT, 2016. Les nouvelles formes d’organisation du travail : opportunités ou illusions ? . 2016. Vol. 245, pp. 6-9.

2) BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko et LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. Août 2016. pp. 38-49.

3) CHIQUET, Bernard Marie et APPERT, Étienne, 2013. Une nouvelle technologie managériale, l’holacracy. Goussonville : IGI partners. ISBN 978-2-9545641-1-1. 658.002 22

4) CASTILLO, Amanda, 2018. Holacratie, l’utopie qui se passe de chef. Le Temps [en ligne]. 5 octobre 2018. [Consulté le 17 avril 2022]. Disponible à l’adresse : https://www.letemps.ch/economie/holacratie-lutopie-se-passe-chef

5) BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko et LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. Août 2016. pp. 38-49.

L'holacratie transforme les organisations en équilibrant fiabilité et adaptabilité, en contraste avec les systèmes pyramidaux. Découvrez ses atouts et défis.

Image montrant des personnes collaborant dans un environnement de travail inspiré par l'holacratie, où chacun contribue de manière autonome et équilibrée pour atteindre des objectifs communs.

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Holacratie : révolution Managériale ou Défi Organisationnel ?

![Antoine Sudan et David Dutch, accompagnés d'Alexia Borg, journaliste chez Forbes](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/willkommen_6c64ea9d3b.png)

Dans un article passionnant sur [Forbes](https://www.forbes.fr/brandvoice/wedo-la-plateforme-collaborative-qui-simplifie-la-gestion-des-taches-et-des-reunions/), Alexia Borg s'est entretenue avec les cofondateurs de WEDO pour discuter du parcours remarquable de l'entreprise, qui est passée d'une petite startup suisse à un acteur mondial dans le domaine des logiciels collaboratifs. L'interview, réalisée à Paris, met en lumière l'évolution de WEDO au cours des 9 dernières années. Ce qui a commencé par une amitié et une passion partagée est devenu une entreprise florissante avec plus de 600 clients et 15 employés.

Mais cet article est bien plus qu'une rétrospective. Il offre des perspectives sur la manière dont la plateforme WEDO aide les entreprises à rationaliser leurs processus de gestion des tâches et des réunions. Ci-dessous, nous vous présentons les points clés de l'interview et explorons ce qui distingue WEDO dans un paysage de plus en plus concurrentiel.


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## WEDO : La plateforme collaborative qui simplifie la gestion des tâches et des réunions

[La plateforme collaborative SaaS de WEDO](https://wedo.com/fr) est rapidement devenue la solution incontournable pour les entreprises souhaitant rationaliser leurs opérations internes. La plateforme est conçue pour simplifier tous les aspects de la préparation des réunions et de la gestion des tâches, de la création d'ordres du jour détaillés au suivi de l'avancement des projets en temps réel. Avec WEDO, les équipes peuvent se concentrer sur l'essentiel : accomplir les tâches de manière efficace et sécurisée.

## Qu'est-ce qui rend WEDO unique ?

Voici quelques raisons clés pour lesquelles plus de 600 entreprises ont adopté WEDO comme plateforme de choix :

1. **Facilité d'utilisation** : WEDO est simple à configurer et à utiliser immédiatement. Contrairement à de nombreux autres outils de collaboration, WEDO est intuitif et facile à mettre en œuvre, nécessitant peu de formation pour les utilisateurs. « Nous avons constaté que les équipes apprécient la rapidité avec laquelle elles peuvent adopter WEDO, sans la courbe d'apprentissage difficile qui accompagne d'autres plateformes », explique David Dutch, cofondateur de WEDO.
2. **Support multilingue** : La plateforme WEDO est disponible en plusieurs langues, notamment le français, l'anglais, l'allemand et l'italien. Cela la rend particulièrement populaire parmi les entreprises européennes à la recherche d'un outil collaboratif répondant aux divers besoins linguistiques de leurs employés.
3. **Collaboration tout-en-un** : WEDO n'est pas seulement un outil de réunion, c'est une solution complète qui intègre la gestion de projet, le [suivi des tâches](https://wedo.com/fr/features/tasks) et la collaboration en temps réel. Les utilisateurs peuvent préparer des agendas, rédiger des comptes-rendus de réunion et suivre l'avancement des tâches d'une réunion à l'autre. Cette approche [tout-en-un](https://wedo.com/fr/features) de la collaboration est ce qui distingue WEDO et aide les équipes à rester organisées sans avoir à jongler entre plusieurs outils.

![meeting management with WEDO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Forbes_2_FR_5f46399cb5.png)

## La sécurité au cœur de l'innovation de WEDO

Dans un monde où les violations de données et les préoccupations de sécurité sont au premier plan pour les entreprises, WEDO a fait de la sécurité une priorité. La plateforme SaaS est développée avec la [protection des données](https://wedo.com/fr/security) au cœur des réflexions, garantissant que les entreprises peuvent collaborer sans se soucier de la confidentialité de leurs informations.

« Notre plateforme est hébergée sur des serveurs certifiés ISO 27001 en Suisse, qui respectent les réglementations du RGPD et de la nLPD suisse », explique Antoine Sudan, cofondateur de WEDO. « Cela rassure nos clients, qui savent que leurs données sensibles sont sécurisées et stockées en conformité avec les réglementations les plus strictes. »

En plus d'une robustesse en matière de cryptage des données et de conformité, WEDO veille à ce que toutes les données soient stockées localement en Europe, réduisant ainsi les risques liés à la souveraineté des données — une préoccupation clé pour les entreprises opérant dans des secteurs hautement réglementés.

## Innovation : L’avenir avec les outils d'IA

L'engagement de WEDO envers l'amélioration continue ne s'arrête pas à la sécurité et à la facilité d'utilisation. L'entreprise recherche constamment des moyens d'évoluer pour mieux répondre aux besoins de ses utilisateurs. « Nous développons actuellement des outils d'intelligence artificielle (IA) qui rendront les processus encore plus rapides et intuitifs et offriront des informations exploitables pour aider les équipes à travailler plus efficacement », explique David Dutch.

Ces outils alimentés par l'IA se concentreront sur l'optimisation des flux de travail, la suggestion de priorités de tâches et l'automatisation des processus répétitifs. Alors que les entreprises continuent de demander des solutions plus intelligentes et plus efficaces, WEDO se positionne en leader dans la collaboration alimentée par l'IA.

## Impact réel : Comment WEDO transforme les entreprises

La plateforme SaaS de WEDO n'est pas un simple outil logiciel ; elle révolutionne la manière dont les entreprises fonctionnent dans divers secteurs. [Les entreprises utilisant WEDO](https://wedo.com/fr/category/temoignages-clients) ont constaté des améliorations significatives dans l'efficacité des réunions, les taux d'achèvement des tâches et la gestion globale des projets.

Prenons l'exemple d'une entreprise technologique européenne de taille moyenne, qui souffrait de réunions désorganisées et de délais non respectés. Après avoir mis en œuvre WEDO, l'entreprise a constaté une réduction de 30 % du temps passé en réunion, tandis que les taux d'achèvement des tâches ont augmenté de 25 %. Cet impact est la raison pour laquelle de plus en plus d'entreprises se tournent vers WEDO pour simplifier leurs opérations internes.


![Task Management with WEDO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Forbes1_FR_871022caa4.png)

## Comment l’entreprise se distingue-t-elle de ses concurrents ?

Le premier axe de différenciation réside dans l’outil lui-même. Contrairement à certains logiciels très spécialisés, WEDO a été conçu comme une plateforme dynamique et flexible, capable de répondre à un large éventail de cas d’utilisation et de besoins sectoriels (ex. : [conseils communaux et administratifs](https://wedo.com/fr/industries/municipal-administrations), [réunions d’équipes](https://wedo.com/fr/use-cases/team-meetings), [gestion de projets](https://wedo.com/features/project-management)). Comparée à des offres telles que celle de Microsoft, l’entreprise prône une approche plus holistique avec un outil « tout-en-un », évitant ainsi la fragmentation des informations à travers différents logiciels à connecter. Avec WEDO, les utilisateurs n’ont plus besoin de jongler entre plusieurs applications différentes, tout est à portée de main. L’entreprise vise un équilibre idéal entre spécificités et généralisation.

Le second axe de différenciation est son approche centrée sur le client, permettant à l’entreprise de comprendre les besoins des clients et de proposer des solutions sur mesure. Son support est très apprécié pour sa qualité et sa rapidité, avec un temps de réponse moyen de 4 minutes sur une année. Ce lien étroit se traduit par une expérience utilisateur exceptionnelle, une forte fidélisation des clients et des recommandations par le bouche-à-oreille.

## Pourquoi cet article sur Forbes est important

Être mis en avant dans Forbes n'est pas seulement un honneur, c'est le reflet de l'impact significatif que WEDO a sur le monde des affaires. Alors que l’entreprise continue d'étendre sa plateforme et d'accroître sa base d'utilisateurs, cet article sert de jalon, validant son approche et la valeur qu'elle apporte à ses clients.

Avec plus de 600 entreprises utilisant WEDO à travers l'Europe et au-delà, l’entreprise est enthousiaste à propos de l'avenir et du rôle que sa plateforme jouera dans la transformation de la collaboration en entreprise.

## Conclusion

Chez WEDO, l'entreprise s’engage à fournir aux entreprises les outils nécessaires pour optimiser la collaboration, assurer la sécurité des données et améliorer la productivité. L'article sur Forbes met en lumière l'impact qu'a eu WEDO dans le monde des affaires, mais ce n'est que le début. Alors que l’entreprise continue d'innover avec des outils basés sur l'IA et des améliorations de sécurité, elle est impatiente de voir comment WEDO façonnera l'avenir du travail.

**Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez l’entreprise dès aujourd'hui pour planifier une démonstration ou en apprendre plus sur la plateforme.**

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Dans un article passionnant sur Forbes, Alexia Borg s'est entretenue avec les cofondateurs de WEDO pour discuter du parcours remarquable de l'entreprise, qui est passée d'une petite startup suisse à un acteur mondial dans le domaine des logiciels collaboratifs.

Antoine Sudan et David Dutch invités par Forbes

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Forbes met à l'honneur WEDO dans "Les Entreprises à Succès"

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

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Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

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Les sujets à aborder lors d’une réunion bilatérale

À une époque caractérisée par un rythme effréné et une quête incessante de productivité, comment parviennent-ils à équilibrer l'efficacité collective et les aspirations personnelles de leurs équipes, composées d'individus aux attentes de plus en plus diversifiées ? Comment s'assurer que chaque membre trouve sa place et s'épanouisse dans ce cadre ?

Procédures

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