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Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien & Tools

Architekturbüros mit WEDO steuern: SIA 102-Strukturierung, Bauleitung, Gantt-Terminplanung und automatische Sitzungsprotokolle auf einer Plattform.

Low-angle architectural view of a modern building facade with sharp geometric angles.

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Vom Entwurf bis zur Bauüberwachung: Steuern Sie Ihre Architekturprojekte mit WEDO   

In einem digitalen Ökosystem, in dem sich Cyber-Bedrohungen ständig weiterentwickeln, ist der Schutz strategischer Daten keine Option mehr, sondern ein Gebot der Unternehmensführung, das bei WEDO seit der Gründung an erster Stelle steht. Mit großem Stolz geben wir heute bekannt, dass WEDO offiziell die Zertifizierung nach **ISO/IEC 27001:2022** erhalten hat – die internationale Referenznorm für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS).

Diese Auszeichnung stärkt eine bereits fest etablierte Datenkultur: WEDO ist bereits **SOC 2 Typ II** konform. Während SOC 2 Typ II die operative Wirksamkeit unserer Sicherheitskontrollen über einen bestimmten Zeitraum (in Bezug auf Vertraulichkeit und Verfügbarkeit) bestätigt, ergänzt die ISO 27001 dies um einen globalen, genormten Managementrahmen. Diese doppelte Anerkennung ist das Ergebnis tiefgreifender struktureller Investitionen und bestätigt, dass unsere operativen, technischen und menschlichen Prozesse den weltweit strengsten Sicherheitsanforderungen entsprechen.

![Logo SOC 2 Type II et ISO 27001](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Image_1_4f6bcc7451.png)

## Ein bewährter Vertrauensrahmen für die Organisation Ihrer Aktivitäten

Für eine B2B-SaaS-Lösung wie WEDO, die auf die Organisation von Sitzungen und die Aufgabenverfolgung spezialisiert ist, ist die Vertraulichkeit des Austauschs die unabdingbare Voraussetzung für eine reibungslose Zusammenarbeit. Ob Protokolle von Verwaltungsratssitzungen, strategische Entscheidungen oder sensibles Projektmanagement – die Integrität Ihrer Daten wird durch einen unabhängig zertifizierten Rahmen garantiert, der die bereits täglich angewandten Hochsicherheitsprotokolle validiert.

## Die Säulen unserer ISO 27001-Konformität

Der Erhalt dieser Zertifizierung, deren strenger Prozess im September 2025 eingeleitet wurde, erforderte ein striktes externes Audit unserer Systeme. Hier sind die konkreten Maßnahmen, die unsere Arbeits- und Entwicklungsumgebung strukturieren:

- **Governance und Risikomanagement:** Systematische Identifizierung potenzieller Schwachstellen und Umsetzung proaktiver Minderungsmaßnahmen.
- **Strenge Zugriffskontrolle:** Konsequente Anwendung des „Least-Privilege-Prinzips“ (minimale Rechtevergabe) und starke Authentifizierung für alle Mitarbeiter und Infrastrukturen.
- **Physische und ökologische Sicherheit:** Sorgfältige Auswahl unserer Hosting-Partner in der Schweiz, die ihrerseits den Standards Tier IV und ISO 27001 entsprechen.
- **Datenverschlüsselung:** Durchgängige Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS 1.2+) und der gespeicherten Daten (AES-256), um eine vollständige Absicherung Ihrer Informationen zu gewährleisten.
- **Betriebskontinuität (BCP/DRP):** Implementierung von Business-Continuity- und Disaster-Recovery-Plänen, die eine hohe Serviceverfügbarkeit und eine schnelle Wiederherstellung Ihrer Daten im Falle eines schwerwiegenden Vorfalls garantieren.

![Eine Infografik mit dem zentralen ISO 27001-Logo, umgeben von fünf wichtigen Compliance-Säulen: Datenverschlüsselung, physische und ökologische Sicherheit, strenge Zugriffskontrolle, Geschäftskontinuität (BCP/DRP) sowie Governance und Risikomanagement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Image_2_de_a1cbc4d390.png)

## Ein strategischer Vorteil für regulierte Sektoren

Diese Zertifizierung ermöglicht es WEDO, Unternehmen mit strengen regulatorischen Anforderungen (nDSG, DSGVO, FINMA) vertrauensvoll zu begleiten. Sie ist ein zusätzlicher, **unverzichtbarer Konformitätsnachweis für:**

- **[Finanzinstitute und Versicherungen](https://wedo.com/de/blog/sicher-zusammenarbeiten-in-der-finanzbranche):** Für die die Rückverfolgbarkeit von Entscheidungen und der Schutz des Berufsgeheimnisses nicht verhandelbar sind.
- **Öffentliche Verwaltungen:** Die immer häufigeren Sicherheitsaudits unterliegen.
- **[Den Gesundheitssektor](https://wedo.com/de/blog/die-wichtigkeit-der-hds-zertifizierung-fuer-das-gesundheitswesen):** Wo das Patientengeheimnis und der sichere Austausch zwischen Krankenhausleitungen kritisch sind. Diese Zertifizierung stärkt unsere Fähigkeit, sensible Daten unter Einhaltung strengster Vertraulichkeitsrahmen zu verarbeiten.
- **[Den Industriesektor](https://wedo.com/de/blog/datensicherheit-und-schutz):** Der um den Schutz seines geistigen Eigentums und seiner Kapazitätsplanung besorgt ist.

## Sicherheit als kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Der Erhalt der ISO 27001-Norm ist kein Endziel, sondern die Formalisierung eines bereits fest verankerten kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. WEDO verpflichtet sich, dieses Exzellenzniveau durch regelmäßige interne Audits, jährliche Penetrationstests und ständige technologische Beobachtung aufrechterzuerhalten.

Wenn Sie sich für WEDO entscheiden, wählen Sie eine Lösung, bei der Produktivität niemals auf Kosten der Sicherheit geht.

**Um mehr über die Sicherheit der WEDO-Plattform zu erfahren:**
Sie können die Details unserer Verpflichtungen und unsere Compliance-Berichte direkt auf unserer Website einsehen.


::button-secondary[Besuchen Sie die Sicherheitsseite]{link=https://wedo.com/de/security}

Oder [kontaktieren Sie unseren Informationssicherheitsbeauftragten](mailto:security@wedo.com) bei technischen Fragen.

WEDO ist ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Details zu unserem ISMS, der SOC 2-Konformität und technischen Sicherheitskontrollen für regulierte Branchen.

Dark green graphic displaying geometric shapes alongside a circular "CERTIFIED ISO 27001" seal with a central globe icon.

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ISO/IEC 27001-Zertifizierung: Ein entscheidender Meilenstein für die Informationssicherheit bei WEDO

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

::button-primary[WEDO kostenlos testen]{link="/signup"}

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Executive assistant smiling while discussing with a colleague in an office, illustrating daily administrative workflow and support.