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Neue Funktion: Sitzung 2.0: Zeit sparen und Effizienz steigern


Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Ein remote arbeitendes Team zu führen klingt einfach: Aufgaben festlegen, Verantwortliche zuweisen und jeder arbeitet von überall aus.

In der Praxis bringt das Remote Aufgabenmanagement jedoch ganz eigene Herausforderungen mit sich. Ohne ein gemeinsames Büro wird es schnell zur Herausforderung, bei Prioritäten, Fristen und Fortschritten den Überblick zu behalten.

Zerstreute Kommunikation, verspätete Updates, unklare Zuständigkeiten – solche Probleme können selbst die fähigsten Teams ausbremsen. Projektverantwortliche und Teammitglieder verlieren oft den Überblick. Sie wechseln ständig zwischen verschiedenen Tools. Ausserdem kämpfen sie damit, den Fortschritt in verschiedenen Projekten zu verfolgen.

Deshalb verlassen sich erfolgreiche verteilte Teams nicht einfach auf zusätzliche Sitzungen oder weitere Messaging-Apps. Sie benötigen ein kollaboratives Aufgabenmanagementsystem, das dabei hilft, organisiert zu bleiben, Aufgaben zu priorisieren und effektiv zusammenzuarbeiten – unabhängig vom Standort.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) macht das Remote Aufgabenmanagement einfacher. Sitzungen, Aufgaben, Projekte und Zusammenarbeit sind auf einer benutzerfreundlichen Plattform. So verbringen Teams weniger Zeit mit Organisation und mehr Zeit mit echtem Fortschritt.

![Infografik zur Fernverwaltung von Aufgaben mit gemeinsamen Herausforderungen und funktionierenden Lösungen, mit Symbolen für trauriges Gesicht und Rakete.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/remote_task_management_what_gets_in_the_way_vs_what_works_en_1_1f5cc61343.png)

## Die Herausforderungen des Remote Aufgabenmanagements

Die Aufgabenverwaltung in einem verteilten Team bringt Herausforderungen in Bezug auf Transparenz, Verantwortlichkeit und Abstimmung mit sich. Ohne ein gemeinsames Büro vergrössern sich Kommunikationslücken schnell, und kleine Probleme summieren sich mit der Zeit.

Hier sind einige der zentralen Schwierigkeiten, mit denen Remote-Teams bei der Aufgabenverwaltung konfrontiert sind:

**1. Unklare Aufgabenverteilung**

Ohne ein einheitliches System verlieren Teammitglieder leicht den Überblick darüber, wer für welche Aufgabe zuständig ist und wann sie erledigt sein muss. Wichtige Arbeiten können dadurch verzögert oder sogar vollständig übersehen werden.

**2. Schwierigkeit, den Fortschritt zu verfolgen**

Projektverantwortliche müssen Updates häufig mühsam über verstreute E-Mails und Chats einholen. Ohne einen zentralen Ort zur Fortschrittsverfolgung wird es schwierig, fundierte Entscheidungen zu treffen oder Prioritäten anzupassen.

**3. Unstrukturierte Dateifreigabe**

Dokumente befinden sich häufig in E-Mail-Verläufen, Chatnachrichten oder verschiedenen Cloud-Ordnern. Es wird leicht, den Überblick über die aktuellsten Versionen zu verlieren oder wichtige Anhänge zu verpassen, die mit bestimmten Aufgaben verknüpft sein sollten.

**4. Komplexe Projekte ohne übergeordnete Übersicht**

Remote-Teams, die an grösseren Initiativen arbeiten, haben Schwierigkeiten zu erkennen, wie Aufgaben mit übergeordneten Zielen verknüpft sind. Ohne klare visuelle Workflows werden Abhängigkeiten und Fristen leicht übersehen, was das gesamte Projekt gefährdet.

**5. Zusammenarbeit wird durch verstreute Kommunikation verlangsamt**

Wenn Diskussionen über zu viele Kanäle hinweg stattfinden, ohne direkt mit bestimmten Aufgaben verknüpft zu sein, wird die Zusammenarbeit ineffizient. Wichtige Informationen gehen verloren, und Nachfassaktionen bleiben aus.

## Was Remote-Teams benötigen, um Aufgaben effektiv zu verwalten

Die Herausforderungen des [Remote Aufgabenmanagements](https://wedo.com/de/features/tasks) lassen sich nur mit einem soliden Fundament lösen. Teams brauchen mehr als nur Kommunikationstools oder gemeinsam genutzte Laufwerke – sie benötigen ein System, das Klarheit, Verantwortlichkeit und Struktur in den Arbeitsalltag bringt.

Hier sind die zentralen Elemente, die verteilten Teams helfen, Aufgaben erfolgreich zu verwalten:

### Klare Aufgabenverantwortung und Zuständigkeit

Jede Aufgabe sollte genau eine verantwortliche Person, ein Fälligkeitsdatum und klare Erwartungen haben. Teams arbeiten schneller, wenn es keine Unklarheiten darüber gibt, wer den nächsten Schritt übernehmen muss.

### Flexible Möglichkeiten zur Verwaltung und Ansicht von Aufgaben

Unterschiedliche Projekte erfordern unterschiedliche Herangehensweisen. Manche Teams arbeiten am besten mit Kanban-Boards, andere bevorzugen strukturierte Listen oder Zeitachsen. Ein flexibles Aufgabenmanagement-Tool erleichtert die Anpassung an die Komplexität des jeweiligen Projekts.

### Vorlagen für wiederkehrende Workflows

Wiederholbare Abläufe – wie Onboarding oder Reporting – sollten nicht jedes Mal bei null beginnen. [Checklisten-Vorlagen](https://wedo.com/de/features/tasks) helfen Teams, wiederkehrende Prozesse schneller zu starten und das Risiko zu minimieren, wichtige Schritte zu übersehen.

### Integrierte Zusammenarbeit

Sitzungen, Aufgaben, Dateien und Unterhaltungen sollten im selben System stattfinden. Verstreute Tools verlangsamen die Teams und erzeugen zusätzlichen Aufwand. Integrierte Zusammenarbeit sorgt dafür, dass alles mit konkreten Arbeitsschritten verknüpft bleibt.

### Eine intuitive Oberfläche, die Remote-Teams sofort nutzen können

Eine [App für das Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/features/tasks) sollte die Organisation der Arbeit erleichtern – nicht erschweren. Remote-Teams benötigen eine intuitive Plattform, die die Navigation vereinfacht, die Einführung beschleunigt und den Schulungsaufwand reduziert.

Ein erfolgreiches Remote Aufgabenmanagement hängt von den richtigen Systemen ab. Teams, die Aufgaben klar verteilen und den Fortschritt sichtbar machen, arbeiten besser zusammen. Sie bleiben organisiert und liefern Projekte rechtzeitig ab. **WEDO** wurde für diese Grundbedürfnisse entwickelt. So können Teams Aufgaben klar verwalten und von überall gut zusammenarbeiten.

## Warum WEDOs Aufgabenmanagement-Plattform für verteilte Teams heraussticht

![Infografik zur Struktur einer wertvollen wiederkehrenden Sitzung mit Agenda, Verantwortlichkeiten und Ergebnissen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_structure_of_a_high_value_recurring_meeting_de_f7bd8a6c9d.png)

Verteilte Teams benötigen mehr als geteilte Laufwerke und endlose Chatverläufe, um auf Kurs zu bleiben. Um Arbeit von überall gut zu managen, braucht man eine Plattform. 

Diese Plattform sollte Sitzungen, Aufgaben, Zusammenarbeit und Fortschrittsverfolgung an einem Ort vereinen. Dabei sollte sie einfach zu bedienen sein. WEDO wurde genau für dieses Umfeld entwickelt.

So unterstützt WEDO Remote-Teams dabei, Aufgaben und Projekte mit Klarheit, Konsistenz und Vertrauen zu verwalten:

### Komplette Aufgaben- und Projektorganisation auf einer Plattform

[WEDO](https://wedo.com/de/features) vereint Sitzungen, Aufgaben, Projektverfolgung und Dateifreigabe in einem einzigen Arbeitsbereich. Teams können zusammen Traktandenlisten erstellen.

Während der Sitzung können sie Aufgaben zuweisen. Danach verfolgen sie den Fortschritt. Das alles geschieht, ohne zwischen verschiedenen Tools zu wechseln.

Aufgaben werden in Echtzeit während der Sitzungen zugewiesen, inklusive Zuständigkeit, Fälligkeitsdatum und Anhängen. Teilnehmende können direkt zum [Protokoll](https://wedo.com/de/features/meetings) beitragen. Sie können die Traktanden im Voraus einsehen.

Nach der Sitzung können sie die unterzeichneten Zusammenfassungen abrufen. So bleiben sie immer über die getroffenen Entscheidungen informiert. Die Funktion zur elektronischen Unterschrift ermöglicht zudem eine ortsunabhängige Validierung mit vollständigem Nachweis – ohne physische Anwesenheit.

Jede Aufgabe ist mit ihrem ursprünglichen Kontext verbunden, ob während einer Sitzung oder im Projekt-Arbeitsbereich erstellt. So geht nichts verloren, wird nicht falsch abgelegt oder vergessen.

### Flexibles Aufgabenmanagement für einfache und komplexe Projekte

Nicht jedes Team und nicht jedes Projekt arbeitet gleich. WEDO bietet verschiedene Ansichten für Aufgaben an. Diese helfen, unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Es gibt strukturierte Listen für detaillierte Arbeitsabläufe. Ausserdem gibt es [Kanban-Boards](https://wedo.com/de/blog/was-ist-ein-kanban-board-tools-apps-und-projektanwendungen-im-ueberblick) zur visuellen Nachverfolgung. Gantt-Diagramme sind für die zeitbasierte Planung gedacht.

Diese Ansichten werden teamübergreifend in Echtzeit aktualisiert, sodass Prioritäten, Abhängigkeiten und Zuständigkeiten jederzeit auf einen Blick erkennbar sind. Aufgaben können gefiltert, neu angeordnet und im Projektverlauf angepasst werden – ohne Verwirrung oder Duplikate zu erzeugen.

### Standardisierte Workflows mit teilbaren Checklisten-Vorlagen

Werden Prozesse team- oder standortübergreifend wiederholt, spart Standardisierung Zeit und reduziert Risiken. Mit den Checklisten-Vorlagen von WEDO lassen sich wiederkehrende Workflows – wie Onboarding, Audits oder Monatsberichte – einfach aufbauen.

Jede Vorlage enthält vordefinierte Schritte, Verantwortliche und Fristen, sodass Teams nicht bei null beginnen müssen. Vorlagen können von Teams oder Abteilungen geteilt werden. Sie helfen, in verteilten Organisationen überall die gleiche Qualität und Struktur zu gewährleisten. Der Fortschritt wird in Echtzeit verfolgt – so ist jederzeit ersichtlich, was erledigt ist und was noch aussteht.

### Integrierte Dateifreigabe und aufgabenbezogene Zusammenarbeit

Dateien und Diskussionen gehen leicht in E-Mail-Ketten oder nicht verbundenen Tools verloren. WEDO sorgt für Kontext, indem Dokumente, Kommentare und Notizen direkt den zugehörigen Aufgaben und Sitzungen zugeordnet werden.

Teammitglieder können Dateien hochladen, kommentieren und gemeinsam bearbeiten – direkt in der Plattform. So bleibt die Zusammenarbeit fokussiert und Versionskonflikte gehören der Vergangenheit an. Ob Projektbriefing oder Checklisten-Anhang – alle Inhalte befinden sich genau dort, wo sie gebraucht werden.

### Echtzeit-Updates, intelligente Benachrichtigungen und mobiler Zugriff

WEDO informiert Teams gezielt und ohne Informationsflut. Intelligente Benachrichtigungen machen auf Updates, Kommentare und Änderungen an Aufgaben aufmerksam – basierend auf persönlichen Einstellungen. So bleiben alle synchron, ohne sich ständig abstimmen zu müssen.

Mit der mobilen App können Sie Fortschritte leicht einsehen, auf Updates reagieren und Aufgaben verwalten – im Homeoffice, unterwegs oder zwischen Terminen. Und da WEDO asynchrones Arbeiten unterstützt, können verteilte Teams Projekte auch über Zeitzonen und Zeitpläne hinweg effizient vorantreiben.

### Sicherheit, Skalierbarkeit und Leistung für moderne Teams

WEDO wird in sicheren, ISO-zertifizierten Schweizer Rechenzentren gehostet und erfüllt hohe Standards im Bereich Datenschutz und Compliance. Die Plattform wächst mit Ihrer Organisation – egal ob Sie ein kleines Team oder grosse, bereichsübergreifende Initiativen koordinieren.

Sie ist stark genug für komplexe Projekte und Gruppen, gleichzeitig so intuitiv, dass Teams sie schnell einsetzen können. So ziehen sie sofort Nutzen daraus.

Die WEDO-Plattform bringt Ordnung in die Zusammenarbeit aus der Ferne. Sie hilft, besser zu planen, umzusetzen und nachzuverfolgen, ohne durch verstreute Tools gebremst zu werden. Sie bietet verteilten Teams die nötige Klarheit, um produktiv, abgestimmt und selbstbestimmt zu arbeiten – unabhängig vom Standort.

## Fazit

Die Aufgabenverwaltung in einem verteilten Team erfordert mehr als Kommunikation und gute Absichten. Sie braucht Systeme, die die Arbeit gut organisieren. Diese Systeme sollen Transparenz für alle Projekte bieten. Sie müssen auch eine gute Zusammenarbeit ermöglichen, ohne die Dinge komplizierter zu machen.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) vereinfacht das [Remote Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/features/tasks), indem Sitzungen, Aufgaben, Projekte und Zusammenarbeit in einer intuitiven Plattform gebündelt werden. Teams können ihre Arbeit mit flexiblen Ansichten organisieren. 

Sie können wiederkehrende Prozesse mit Checklisten-Vorlagen automatisieren. Den Fortschritt verfolgen sie in Echtzeit durch intelligente Benachrichtigungen.

Projektdateien werden zentral verwaltet. Funktionen wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und integrierte Dateifreigabe schaffen die notwendige Struktur für komplexe Projekte und sind gleichzeitig alltagstauglich für die tägliche Zusammenarbeit.

Durch Klarheit, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit hilft WEDO Teams, Aufgaben zu priorisieren. Es ermöglicht ihnen, Fortschritte zu überwachen und Projekte reibungslos umzusetzen. Das funktioniert, egal wo sich die Teammitglieder befinden.

Wenn Ihr Team bereit ist, alte Werkzeuge und manuelle Methoden aufzugeben, bietet WEDO eine bessere Lösung. WEDO bietet diese Lösung an. WEDO hilft beim Aufgabenmanagement und der Zusammenarbeit aus der Ferne. [Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase](https://wedo.com/de/signup) und erleben Sie, wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) verteilte Teams auf Kurs, produktiv und organisiert hält.

Remote Aufgabenmanagement mit WEDO vereinfachen. Aufgaben organisieren, Fortschritte verfolgen und verteilte Teams in einer kollaborativen Plattform abgestimmt halten.

Bild mit türkisem Hintergrund und dem Text « Remote Aufgabenmanagement für verteilte Teams vereinfacht » sowie einem Symbol für Videokonferenzen.

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Wie WEDO Remote Aufgabenmanagement vereinfacht

Arbeit wird jeden Tag erledigt. Aber wie wird sie erledigt? Das ist oft unklar.

Aufgaben sind über Chats, E-Mails und Sitzungen verstreut. Es gibt Fortschritte, aber nicht immer effizient. Ein Schritt wird übersprungen. Jemand erledigt dieselbe Aufgabe doppelt. Fristen verschieben sich, und niemand weiss genau, warum.

Das ist der Preis dafür, keinen Workflow zu haben oder diesen nicht gut zu verwalten.

Das Workflow-Management schafft im Grunde eine Struktur, wo vorher keine existiert. Es hilft Teams, einem klaren Ablauf zu folgen, unnötige Abstimmungen zu reduzieren und Begonnenes ohne Zeitverschwendung abzuschliessen.

Ganz gleich, ob Sie routinemässige Genehmigungen, mehrstufige Projekte oder die teamweite Koordination bearbeiten – einen Workflow zu haben und diesen gut zu verwalten spart Zeit, reduziert Verwirrung und hält die Arbeit in Bewegung. Dieser Leitfaden erläutert, was Workflow-Management tatsächlich bedeutet, warum es wichtiger ist, als die meisten Teams denken, und wie die richtigen Tools Ihnen helfen können, es zu einem festen Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit zu machen.

## Was bedeutet Workflow-Management wirklich?

Workflow-Management bedeutet, festzulegen, wie Arbeit vom Anfang bis zum Abschluss verläuft. Jede Aufgabe hat einen Zweck, einen Platz im Prozess und eine verantwortliche Person, die sie vorantreibt. Anstatt sich auf das Gedächtnis, Posteingänge oder verstreute Notizen zu verlassen, werden die einzelnen Schritte klar abgebildet und für das Team sichtbar gemacht.

Jeder Geschäftsprozess besteht aus wiederholbaren Schritten – Dokumente prüfen, Genehmigungen einholen und Aufgaben koordinieren. Diese Abläufe können einfach oder komplex sein, sind jedoch immer leichter zu verwalten, wenn sie klar definiert sind. Genau hier hilft das Workflow-Management. Es bringt Struktur in diese Muster, sodass die Arbeit vorhersehbarer, wiederholbar und mit weniger Stress zu erledigen ist.

Manche Workflows umfassen nur wenige Schritte. Andere erstrecken sich über mehrere Abteilungen, beziehen mehrere Personen ein oder erfordern die Fortschrittsverfolgung über verschiedene Tools hinweg. In allen Fällen steigert Klarheit die Geschwindigkeit und reduziert die Fehlerquote.

Ein gutes Workflow-Management-System oder eine Workflow-Management-Software hilft Teams, diese Struktur in die Praxis umzusetzen. Es unterstützt dabei, Aufgaben mit klarer Verantwortlichkeit zu erstellen, den Fortschritt während des gesamten Ablaufs zu verfolgen und alles sichtbar zu halten – ohne ständige Nachfragen. Anstatt Schritte zu wiederholen oder Fristen zu verpassen, bleibt das Team auf Kurs und weiss genau, wie der Stand der Dinge ist.

## Warum das Management von Workflows ohne System schwierig ist

Den meisten Teams ist nicht bewusst, wie viel Zeit sie allein damit verlieren, herauszufinden, was als Nächstes zu tun ist. Ohne ein klares System bleibt Arbeit an den üblichen Stellen stecken: Warten auf eine Genehmigung, ein fehlendes Detail, eine falsche Zuweisung oder eine doppelt erledigte Aufgabe, die niemand bemerkt.

Die Symptome zeigen sich meist schleichend: Fragen werden doppelt gestellt, Aktualisierungen stimmen nicht überein, Fristen werden ohne Vorwarnung überschritten. Alle sind beschäftigt, doch die Ergebnisse sind verstreut.

Wenn Teams auf Chatverläufe, Tabellen oder ihr Gedächtnis setzen, um ihren Prozess zu verwalten, bricht dieser irgendwann zusammen. Es gibt keine gemeinsame Sicht darauf, was bereits erledigt ist, was als Nächstes ansteht oder wo etwas blockiert ist. Genau hier wird Workflow-Management mehr als nur ein „Nice-to-have“. Es wird zum entscheidenden Mittel, um Arbeit tatsächlich voranzubringen – ohne zusätzlichen Aufwand.

Effektives Workflow-Management gibt jeder Aufgabe ihren Platz im Gesamtbild. Es reduziert manuelle Nachverfolgungen, vermeidet doppelte Aufgaben und hält das Team auf Kurs. Aktualisierungen erfolgen in Echtzeit, sodass alle denselben Status sehen, ohne danach fragen zu müssen.

Selbst einfache Projekte laufen mit Struktur reibungsloser. Ein gemeinsam genutzter Prozess verschafft Klarheit, entlastet den Kopf und nimmt das Rätselraten aus der täglichen Arbeit.

## Die zwei grundlegenden Workflow-Arten

Die meisten Workflows fallen in eine von zwei Kategorien: **sequentiell** oder **parallel**. Wer den Unterschied versteht, kann einen Prozess entwerfen, der für das Team wirklich funktioniert und unnötige Verzögerungen oder Verwirrung vermeidet.

![Infografik auf Deutsch über den Unterschied zwischen sequentiellen und parallelen Arbeitsabläufen mit Symbolen und Beispielen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/sequential_vs_parallel_workflows_whats_the_difference_de_7e1388ffd9.png)

### Sequentielle Workflows

Ein sequentieller Workflow verläuft in einer geraden Linie. Eine Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnen kann. Diese Struktur ist typisch für Prozesse wie Dokumentgenehmigungen, Content-Veröffentlichungen oder Ausgabenprüfungen, bei denen jeder Schritt vom vorherigen abhängt.

**Beispiel:**

Ein Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende könnte das Einrichten von Konten, das Einreichen von Unterlagen und die Zuweisung von Geräten beinhalten. Jede Aufgabe erfolgt in einer bestimmten Reihenfolge, und die nächste beginnt erst, wenn die vorherige als abgeschlossen markiert ist.

Sequentielle Workflows sind leicht zu verfolgen und ideal, wenn Genauigkeit und Reihenfolge wichtig sind. Werden sie jedoch nicht gut nachverfolgt, kann eine einzelne Verzögerung den gesamten Prozess ins Stocken bringen.

### Parallele Workflows

Parallele Workflows ermöglichen es, mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Sie kommen häufig zum Einsatz, wenn Arbeit mehrere Abteilungen betrifft oder wenn verschiedene Teammitglieder unabhängig voneinander Fortschritte erzielen können.

**Beispiel:**

Ein Produkt-Launch könnte das Erstellen von Textinhalten, das Design von Materialien, die Vorbereitung von Verkaufsunterlagen und das Planen von Ankündigungen umfassen – alles gleichzeitig, aber dennoch Teil desselben Projekts. Parallele Workflows helfen Teams, schneller voranzukommen, erfordern jedoch auch Koordination. Jede Aufgabe muss klar nachverfolgt werden, damit nichts ins Hintertreffen gerät.

Beide Workflow-Arten benötigen Struktur, um gut zu funktionieren. Wenn Teams sehen können, was gerade passiert, was wartet und wer verantwortlich ist, wird Arbeit schneller und mit weniger Unterbrechungen erledigt.

## Worauf Sie bei einem Workflow-Management-Tool achten sollten

Nicht jedes Tool, das Aufgaben verfolgt, ist auch dafür ausgelegt, Workflows zu verwalten. Ein gutes Workflow-Management-Tool sollte Ihnen helfen, Struktur aufzubauen, den Fortschritt einfach nachzuverfolgen und sich anzupassen, wenn sich Ihr Prozess ändert. Es sollte für Ihr Team arbeiten – nicht Ihr Team dazu zwingen, sich dem Tool anzupassen.

Darauf sollten Sie achten:

### ✔️ Ein klares Layout, das Ihren Prozess widerspiegelt

Visuelle Klarheit macht einen grossen Unterschied. Sie sollten die Schritte Ihres Workflow-Prozesses auf einen Blick erkennen können. Tools, die Listenansichten, Board-Ansichten, [Gantt-Diagramme](https://wedo.com/de/features/project-management) oder das Verschieben von Aufgaben per Drag-and-Drop anbieten, erleichtern es, die Arbeitsweise Ihres Teams realistisch abzubilden.

Wenn Ihr Prozess Phasen wie „Zur Prüfung“, „Warten auf Feedback“ oder „Abgeschlossen“ umfasst, sollte Ihr Tool diese problemlos in den Workflow integrieren können – ohne Umwege.

### ✔️ Grundlegende Aufgabenverwaltungsfunktionen, die nicht im Weg stehen

Im Kern jedes Workflows steht eine Reihe von Aufgaben. Sie müssen diese schnell erstellen, einem Teammitglied zuweisen, ein Fälligkeitsdatum hinzufügen und sie als erledigt markieren können. Diese Funktionen sollten leicht zugänglich sein und nicht hinter zu vielen Schritten versteckt werden.

Manche Workflows sind kurz und einfach. Andere umfassen mehrere Teammitglieder, Teilaufgaben und Abhängigkeiten. Ihr Tool sollte alle Varianten unterstützen, ohne den Ablauf zu verlangsamen.

### ✔️ Echtzeit-Transparenz

Wenn Sie eine Aufgabe aktualisieren, einen Schritt neu zuweisen oder etwas abhaken, sollte diese Änderung sofort sichtbar sein. Teams arbeiten schnell, und veraltete Informationen führen zu Verwirrung. [Echtzeit-Updates](https://wedo.com/de/features/meetings) reduzieren den Bedarf an Nachfragen und helfen allen, den aktuellen Stand zu sehen.

### ✔️ Unterstützung für Automatisierung

Viele Workflows enthalten Schritte, die sich jedes Mal wiederholen – zum Beispiel das Senden einer Erinnerung, das Zuweisen der nächsten Aufgabe oder das Ändern des Status, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Ein Tool, das automatisierte Workflows unterstützt, kann diese wiederkehrenden Schritte ohne manuellen Aufwand erledigen. Das spart Zeit und reduziert Fehler im Arbeitsalltag.

### ✔️ Geeignet für verschiedene Arbeitsweisen

Manche Teams folgen einem festen Prozess Schritt für Schritt. Andere bearbeiten mehrere Aufgaben parallel, wobei unterschiedliche Personen gleichzeitig arbeiten. Ein gutes Tool sollte beides unterstützen. Sie sollten Ihren Prozess so abbilden können, wie er tatsächlich abläuft – nicht gezwungen werden, ihn in eine unpassende Struktur zu pressen.

### ✔️ Anpassung ohne technischen Aufwand

Das Tool sollte es Ihnen ermöglichen, individuelle Workflows zu erstellen, die zu den Abläufen Ihres Teams passen. Wenn Sie jedes Mal Admin-Zugriff anfragen oder die gesamte Einrichtung neu aufbauen müssen, sobald sich Ihr Prozess ändert, bremst Sie das aus. Suchen Sie nach einer Lösung, die Ihnen Kontrolle gibt, ohne zusätzliche Hürden.

### ✔️ Funktioniert teamübergreifend und wächst mit Ihnen

Wenn Ihr Team wächst oder Ihre Arbeit komplexer wird, sollte das Tool weiterhin funktionieren. Ein gutes Workflow-Management-System skaliert mit Ihrem Prozess, Ihrem Team und Ihren Prioritäten – inklusive Transparenz über Abteilungsgrenzen hinweg und Funktionen, die auch unter hoher Belastung stabil bleiben.

### ✔️ Cloud-basierter Zugriff für Remote- oder Hybrid-Teams

Wenn Ihr Tool nur in einer Umgebung oder auf einem Gerät funktioniert, ist das eine Einschränkung. Ein cloudbasiertes System erleichtert die Zusammenarbeit, egal ob das Team im selben Büro sitzt oder über verschiedene Zeitzonen verteilt arbeitet.

![Infografik auf Deutsch mit den wichtigsten Kriterien für ein gutes Workflow-Management-Tool, mit Symbolen dargestellt.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/what_to_consider_when_choosing_a_project_management_tool_en_1_31ecf6c4cb.png)

## Wie WEDO intelligentere Workflows unterstützt (ohne zusätzliche Komplexität)

Ein Workflow-Tool funktioniert nur, wenn das Team es auch tatsächlich nutzt. [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Teams Struktur, ohne sie zu zwingen, ihre Arbeitsweise zu ändern. Die Funktionen wirken vertraut, die Einrichtung geht schnell, und der Prozess fügt sich in Ihren Arbeitsalltag ein – nicht umgekehrt.

In WEDO gibt Ihnen jeder Arbeitsbereich die Werkzeuge, um einen klaren Prozess zu erstellen und zu verfolgen. Sie können Aufgaben nach Phase, Priorität oder Zeitplan organisieren – mit einer flexiblen [Kanban-Ansicht](https://wedo.com/de/features), Listenansicht oder [Gantt-Diagramm-Ansicht](https://wedo.com/de/features/project-management). Aufgaben lassen sich per Drag-and-Drop verschieben, Verantwortliche zuweisen und Details anpassen, während die Arbeit voranschreitet.

Aufgaben stehen nicht isoliert im Raum. Sie sind mit Ihren Sitzungen, Notizen und Follow-ups verknüpft. Wenn in einer Teamdiskussion ein Aktionselement entsteht, können Sie es sofort in eine Aufgabe umwandeln – der Kontext ist bereits angehängt. Kein Toolwechsel, kein manuelles Kopieren von Details.

Workflows können einfach oder stärker strukturiert sein. Sie können einen sequentiellen Ablauf einrichten, bei dem eine [Aufgabe von der vorherigen abhängt](https://wedo.com/de/features/tasks), oder den Ablauf offen lassen, damit mehrere Teammitglieder parallel arbeiten können. Sie müssen sich nicht zwischen Flexibilität und Struktur entscheiden – WEDO unterstützt beides.

Die Plattform bietet Echtzeit-Updates, klare Verantwortlichkeiten und Transparenz im gesamten Team. Und da sie cloudbasiert ist, können Sie von überall auf Ihren Workflow zugreifen – ob in einer Sitzung, im Remote-Office oder einfach, um alles im Blick zu behalten.

Wenn Ihr Team bereit ist, den Weg der Arbeit vom Start bis zum Abschluss zu optimieren, gibt Ihnen WEDO die Werkzeuge dafür – ohne unnötige Komplexität.

**Bereit, Ihre Workflows intelligenter und einfacher zu verwalten?**

Starten Sie noch heute Ihre [kostenlose WEDO-Testversion](https://wedo.com/de/signup).

Erfahren Sie, was Workflow-Management wirklich bedeutet, wie es bessere Teamarbeit unterstützt und wie Tools wie WEDO den Arbeitsalltag optimieren.

Bild mit grünem Hintergrund und Titel „6 Asana-Alternativen für eine effiziente Team-Zusammenarbeit“ mit Symbol für Arbeitsabläufe.

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Was ist Workflow Management System und warum ist es wichtig?

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“