Comment appréhender les vacances d’été et organiser le travail de vos équipes durant les vacances ?

Les mois de juillet et août riment généralement avec équipes réduites. De fait, il n’est alors pas toujours évident de collaborer efficacement durant la période estivale. Pallier les absences des employés durant les congés n’est pas simple. Il s’agit donc de s’organiser en amont et de préparer au mieux les périodes d’absences prolongées afin que les équipes qui restent en fonction puissent travailler en toute quiétude et comme à la normale. Anticiper afin de gérer au mieux les vacances d’été, c’est la clé du succès !

💡 Nous vous donnons ainsi 5 conseils pour anticiper au mieux les vacances de votre équipe.

1 | Préparez vos réunions en avance

Si vous supervisez la rédaction des comptes rendus de réunion, veillez à préparer les ordres du jour de vos réunions en avance afin que vos remplaçants puissent simplement venir alimenter les points à l’ordre du jour et gérer la réunion le jour J. Ils pourront ainsi venir ajouter les fichiers à traiter en réunion ainsi que divers commentaires ou notes privées. Les personnes qui seront absentes lors de la réunion estivale pourront également compléter les thématiques dont ils sont responsables en avance afin de communiquer au mieux avec l’ensemble de l’équipe.

2 | Communiquez en amont sur les tâches en cours

Bien souvent, la réalisation d’une tâche peut impacter plusieurs membres de l’équipe, c’est pourquoi il s’agit de bien transmettre les informations utiles à la réalisation des tâches aux différentes personnes impliquées. Mais la communication va dans les deux sens. En effet, n’oubliez pas de tenir au courant vos collègues absents des dernières nouvelles concernant votre travail accompli en leurs laissant un commentaire à propos des tâches concernées.

3 | Envoyez les comptes rendus des réunions aux absents

Afin que tout le monde soit sur la même longueur d’ondes, il est important de rédiger des comptes rendus de réunion clairs et complets. Ainsi, les absents pourront en prendre connaissance à leur retour. Bien que vos collègues soient en vacances, n’oubliez surtout pas de leur envoyer les comptes rendus des séances manquées, en demandant d’accuser réception avec lecture. De ce fait, vous garantirez l’atteinte de vos objectifs tout en conservant une collaboration optimale malgré l’absence de certains membres de l’équipe.

4 | Préparez le travail à réaliser durant votre absence

Dans une équipe, nous ne sommes pas nécessairement seuls à travailler sur un même projet ou sur les mêmes tâches. C’est pourquoi vous devez impérativement préparer vos remplaçants en les informant au mieux sur les dossiers qui sont à votre charge. Non seulement au niveau de la façon de les réaliser, mais également concernant les informations essentielles qu’ils devront avoir en leur possession afin d’atteindre les objectifs fixés : contacts des partenaires concernés, fichiers, e-mails, devis, PV en pièces jointes des tâches ou réunion, etc. En contrepartie, et une fois votre travail personnel préparé, demandez par ailleurs à vos collègues d’anticiper les retards de délais dus aux vacances, et de mettre à jour les échéances de leurs tâches avant leur départ.

5 | Déléguez les tâches à réaliser durant votre absence

Pour toute tâche ne pouvant pas attendre le retour de vacances d’un collaborateur, demandez à déléguer la tâche à un collègue remplaçant, en définissant clairement le processus de réalisation de la tâche dans la description de celle-ci ou en créant une checklist pour les missions plus complexes. L’idée est vraiment de préparer l’équipe à votre absence et surtout de répartir les charges équitablement afin que toutes les tâches à réaliser soient effectuées. Vous n’oublierez pas d’attacher aux tâches les éventuels fichiers ou emails de correspondances liés, ainsi que les contacts utiles. Une passation efficace permettra à toute l’équipe de passer l’été en toute sérénité.

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💡 En appliquant ces 5 recommandations très simples, vous garantirez une collaboration efficace durant la période estivale, malgré l’absence de bon nombre de collaborateurs. Il suffit juste d’un peu d’anticipation et de préparation afin d’atteindre cet objectif essentiel ! 😃

WEDO vous aide à anticiper au mieux la collaboration en été

WEDO vous permet de garantir une traçabilité des informations communiquées lors de réunions et de l’avancement des projets durant l’absence de vos collègues ou/et employés. Notre plateforme collaborative vous apporte quelques astuces pour bien préparer cette période creuse et assurer une reprise sans accroche.

• Vous pouvez préparer votre ordre du jour en avance et venir compléter vos thématiques à l’aide de paragraphes, décisions, tâches, fichiers, notes privées et images.
• Vous pouvez commenter les différentes tâches afin d’échanger les informations pertinentes avec les différents observateurs.
• Vous avez la possibilité d’envoyer les comptes rendus par email directement depuis la plateforme ou encore de les exporter au format PDF.
• Vous êtes en mesure de mettre à jour les échéances des tâches en cours dans le but d’anticiper les différents délais fixés.
• Vous pouvez déléguer des tâches à vos collègues en un clic afin de réorganiser le travail de votre équipe. Il est également possible de joindre des fichiers aux tâches en cours. Finalement, la fonctionnalité Modèles & Checklists vous permet de modéliser une procédure pour informer vos remplaçants du processus à appliquer.

WEDO est l’outil idéal qui vous permet de collaborer efficacement en toute situation !

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