La plupart des gens n'aiment pas les réunions d’équipe. Ce qu’ils redoutent, c’est d’y assister sans en percevoir l’utilité.

Nous avons tous vécu ce type de situations : un point hebdomadaire qui dérive en débat sans fin, une réunion de projet qui ressasse les mêmes informations, ou encore une séance du personnel où rien n’est décidé et où chacun repart sans direction claire. Lorsque cela devient la norme, les réunions ne sont plus perçues comme productives, mais comme une perte de temps.

Pourtant, cela n’a rien d’inéluctable. Une réunion d’équipe bien conduite permet de faire circuler les informations, de débloquer des décisions, de clarifier les priorités et de définir des actions concrètes. Elle peut devenir un espace de réflexion collective, et non un simple rituel administratif. La différence repose sur quelques principes fondamentaux : une bonne préparation, une structure claire, une participation active et un suivi rigoureux.

Dans ce guide, nous verrons ce qui fait l’efficacité d’une réunion d’équipe, comment construire un ordre du jour ciblé, et quelles pratiques adopter avant, pendant et après la réunion pour qu’elle contribue réellement à faire avancer les choses.

Que vous dirigiez une petite équipe ou que vous coordonniez plusieurs services, ces bonnes pratiques vous permettront de recentrer vos réunions sur l’essentiel et d’en tirer un réel bénéfice.

![Infographie sur les réunions d’équipe montrant ce qui fonctionne — objectif clair, agenda structuré, ponctualité, participation équilibrée, actions suivies — et ce qui fait perdre du temps — agenda vague, démarrage tardif, absence de décisions, suivi perdu](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/team_meetings_what_works_what_doesnt_fr_5db03f51dc.png)

## Qu’est-ce qui rend une réunion d’équipe pertinente ?

Une réunion utile est une réunion qui fait progresser le travail. C’est le critère le plus simple — et le plus important.

Une réunion qui aligne les participants, permet de prendre des décisions et se conclut sur des actions claires est une réunion qui vaut la peine. À l’inverse, une séance de 45 minutes ponctuée d’échanges confus, d’actions non suivies et sans résultat tangible finit par démobiliser les participants… qui se demandent pourquoi ils sont là.

Une réunion efficace apporte de la clarté. Elle permet à chacun de comprendre ce qui se passe, ce qui doit se passer ensuite, et qui est responsable de quoi. Même si toutes les problématiques ne sont pas résolues sur le moment, la réunion doit générer une dynamique : identifier les obstacles, ajuster les priorités, affiner les échéances.

Mais cela n’est possible que si la réunion a un objectif précis — au-delà du simple « point d’équipe ».

Si vos [réunions d’équipe](https://wedo.com/fr/features/meetings) consistent principalement à faire des mises à jour de statut, demandez-vous si ces informations ne pourraient pas être partagées autrement : via un document partagé, un canal Slack ou une vidéo asynchrone, par exemple. Les réunions représentent un investissement important : elles mobilisent du temps et de l’attention de collaborateurs compétents. Ce temps doit être réservé aux échanges qui nécessitent une interaction en direct : résolution de problèmes, réflexion stratégique, prise de décision, ou questions complexes qui appellent des réponses immédiates.

Avant de planifier ou de participer à votre prochaine réunion d’équipe, posez-vous trois questions :

- Quel résultat attendons-nous de cette réunion ?
- Est-il nécessaire de se réunir en direct pour l’atteindre ?
- Qui doit réellement être présent ?

Le succès d’une réunion ne se mesure pas à sa durée, mais à l’impact qu’elle a généré une fois terminée.

## Préparer l’ordre du jour avec une intention claire

Une réunion sans plan solide dès le départ a de fortes chances de déraper. Un ordre du jour clair permet aux équipes d’arriver préparées, de rester alignées et d’atteindre des résultats concrets.

L’ordre du jour fixe les attentes. Il indique aux participants pourquoi ils sont conviés, quels sujets seront abordés et de quelle manière ils sont censés contribuer. Ce simple cadrage transforme une présence passive en participation active.

Mais encore faut-il que l’ordre du jour soit bien conçu. Une longue liste de sujets vagues n’est guère plus utile qu’une réunion sans structure. Trois critères doivent guider sa rédaction : pertinence, clarté et finalité. Chaque point doit justifier sa présence.

Quelques bonnes pratiques à adopter :

- Formuler les points comme des questions ou des objectifs (« Décider du plan de recrutement pour le T3 » plutôt que « Recrutement »)
- Organiser les sujets par ordre de priorité ou de valeur stratégique
- [Prévoir des plages horaires](https://wedo.com/fr/blog/time-blocking-comment-vous-aide-t-il-a-gerer-votre-charge-de-travail-quotidienne) pour chaque point, si nécessaire, et s’y tenir
- Indiquer qui est responsable de chaque sujet afin d’éviter toute confusion

Même cinq minutes de préparation peuvent changer l’ambiance d’une réunion. Partagez l’ordre du jour à l’avance — pas cinq minutes avant le début. Cela permet aux participants de réfléchir, de rassembler des informations ou de préparer leurs contributions sans être pris au dépourvu.

Et si un sujet n’a pas sa place dans la réunion ? Supprimez-le. Éviter les discussions superflues est l’un des moyens les plus simples de gagner en efficacité. De nombreux points peuvent être traités autrement : par e-mail, dans un fil de commentaires ou via un échange asynchrone.

## Commencer et terminer les réunions à l’heure

Cela peut paraître anodin, mais démarrer et clôturer vos réunions à l’heure change radicalement la manière dont elles sont perçues par l’équipe.

Les collaborateurs sont [plus enclins à se préparer et à rester impliqués](https://wedo.com/fr/blog/reunions-efficaces-strategies-pour-engager-ses-participants) lorsqu’ils savent que la réunion commencera sans retard et respectera la durée prévue. Lancez la séance à l’heure (ou avec un léger délai de tolérance), même si tout le monde n’est pas encore connecté.

Attendre systématiquement les retardataires envoie le mauvais message : celui que la ponctualité n’est pas importante. À l’inverse, commencer à l’heure valorise ceux qui sont présents à temps, même s’il ne s’agit au départ que d’un bref rappel ou d’un tour de table.

Soyez également attentif à la gestion du temps pendant la réunion. Si vous avez défini des durées par point, respectez-les. Une simple remarque comme « il nous reste cinq minutes sur ce sujet » permet de recentrer les échanges sans les interrompre brutalement. Et si un sujet nécessite plus de temps, reportez-le ou proposez de le poursuivre hors réunion, par un échange asynchrone.

Et surtout, terminez à l’heure, même si tout n’a pas été abordé. Cela incite à mieux prioriser lors des réunions suivantes et montre que vous respectez l’emploi du temps de chacun. Personne n’apprécie qu’un « point rapide de 30 minutes » se transforme systématiquement en réunion d’une heure.

Enfin, concluez clairement : récapitulez les actions décidées, confirmez les délais, et précisez les responsabilités. Une ou deux minutes consacrées à ce résumé final permettent d’éviter le classique « au fait, qu’est-ce qu’on a décidé ? » une fois la réunion terminée.

Plus vous êtes rigoureux dans la gestion du temps, plus il devient facile pour l’équipe d’arriver préparée, de s’exprimer efficacement… et de retourner à ses activités sans frustration.

## Favoriser une participation simple et constructive

Lorsque seules quelques voix dominent la réunion, les autres membres de l’équipe ont tendance à se désengager — même s’ils auraient des contributions pertinentes. Participer ne devrait jamais donner l’impression d’interrompre ou de devoir « prendre la parole » sous pression. Cela doit faire naturellement partie du processus.

Cela ne signifie pas que tout le monde doit s’exprimer à parts égales, mais chacun doit avoir un espace pour intervenir, poser une question ou clarifier un point, afin d’éviter les malentendus ou les retours en arrière. Parfois, cela implique d’inviter directement une personne à s’exprimer. D’autres fois, il suffit de prévoir des temps de pause entre les sujets pour éviter que certains n’aient à « lutter » pour se faire entendre.

Quelques ajustements simples peuvent avoir un réel impact : faire tourner la responsabilité de la présentation de certains sujets, utiliser le chat pour des retours rapides lors de réunions hybrides, ou organiser un tour de table avec une minute de parole par personne. Ces pratiques favorisent l’implication de tous et donnent la possibilité aux profils plus réservés de s’exprimer sans pression.

Vous pouvez également instaurer un cadre sans rigidité. Désignez un responsable de la prise de notes et du suivi des actions. Demandez à une autre personne de gérer le temps. Confiez à un tiers le soin de signaler les digressions. L’objectif n’est pas de multiplier les rôles, mais d’instaurer une dynamique de responsabilité partagée.

Les réunions sont perçues comme utiles lorsque chacun sait que sa contribution compte — non pas pour « faire acte de présence », mais pour faire avancer les choses. Et plus les collaborateurs se sentent concernés, moins ils considéreront la réunion suivante comme du temps perdu.

## Au-delà de la simple discussion : assurer le suivi des actions

Un échange de qualité est une bonne chose… mais il perd tout intérêt s’il ne débouche sur aucune action. L’un des signes révélateurs d’un dysfonctionnement en réunion, c’est de voir les mêmes sujets revenir chaque semaine, faute d’exécution.

Chaque discussion doit aboutir à l’un des éléments suivants : une décision, une question à approfondir, ou une action claire à entreprendre. Sans cela, la réunion devient un simple échange sans suite, vite oublié une fois la visioconférence terminée.

Les équipes performantes ne se contentent pas d’analyser les problèmes : elles attribuent les responsabilités. Dès qu’un sujet est traité, assurez-vous que quelqu’un note ce qui doit être fait, qui en est responsable et pour quelle échéance. Mieux encore : verbalisez-le immédiatement. Par exemple : « Donc, Maria rédigera le résumé client d’ici vendredi. On est d’accord ? »

Consigner cela dans les notes de réunion n’est pas du micro-management — c’est une mesure de clarté. Chacun repart avec une compréhension explicite de ce qu’il doit faire, sans devoir relire des fils de discussion ou interpréter ce qui a été vaguement évoqué. Cela facilite également les relances : en cas de retard, il suffit de consulter le procès-verbal pour remettre les choses en ordre rapidement.

Enfin, il est utile de relier chaque action à l’élément de l’ordre du jour dont elle découle. Cela permet de préserver le contexte, et d’aider chacun à comprendre non seulement ce qu’il doit faire, mais aussi pourquoi c’est important.

## Utiliser les bons outils pour rendre les réunions plus efficaces

![Infographie intitulée "5 façons simples pour améliorer vos réunions d'équipe", illustrant cinq pratiques clés : partager l'ordre du jour à l'avance, encourager une participation équilibrée, donner la priorité aux sujets à fort impact, commencer et terminer à temps, et suivre les actions à un seul endroit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/5_simple_ways_to_improve_your_team_meetings_fr_83700cbb3b.png)

Les outils que vous utilisez peuvent soit structurer vos réunions, soit les compliquer inutilement. Passer d’un document à un e-mail, d’une invitation à un fil de discussion peut sembler gérable sur le moment, mais c’est souvent ainsi que des informations importantes se perdent.

C’est pourquoi centraliser l’ensemble du cycle de réunion — ordre du jour, notes, actions et suivi — sur une seule plateforme permet de gagner un temps précieux et d’éviter bien des frustrations.

Des outils comme [WEDO](https://wedo.com/fr/features) ont été conçus précisément pour cela. [WEDO](https://wedo.com/fr/features) offre à votre équipe un espace unique pour planifier, animer et assurer le suivi des réunions, sans jongler entre plusieurs applications. Vous pouvez y créer l’ordre du jour, attribuer les rôles en amont, puis prendre des notes structurées au fil des échanges.

Plus besoin d’alterner entre un bloc-notes, un agenda et un outil de gestion de projets. Plus de doutes sur qui doit faire quoi.

Avec [WEDO](https://wedo.com/fr/features), vous pouvez :

- Créer des modèles d’ordre du jour automatiques pour vos réunions récurrentes
- Prendre des notes en temps réel, directement reliées à chaque point abordé
- Attribuer des actions avec des responsables et des échéances claires, instantanément
- Partager automatiquement les comptes rendus avec les membres de l’équipe
- Revenir facilement sur les réunions passées pour consulter les décisions et les actions réalisées

Si vos réunions donnent une impression d’efficacité mais n’aboutissent pas à des résultats concrets, il est peut-être temps de resserrer le processus. Essayez [WEDO gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) lors de votre prochaine réunion d’équipe et constatez par vous-même à quel point il devient simple de rester concentré, aligné… et d’avancer vraiment.

Découvrez comment animer des réunions d’équipe efficaces qui débouchent sur des actions concrètes, sans épuiser vos collaborateurs. Conseils pratiques, stratégies d’ordre du jour et outils à la clé.

Visuel rose avec le titre « Comment animer des réunions d’équipe efficaces » et une illustration de trois personnes sous trois étoiles

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Comment animer des réunions d’équipe efficaces

Vous avez commencé la réunion depuis à peine cinq minutes… et vous le regrettez déjà. Les caméras sont éteintes, certains font autre chose, et votre question reste suspendue dans le vide. Aucun retour. Vous jetez un œil à vos notes… Cette conversation n’a-t-elle pas déjà eu lieu la semaine dernière ?

Bienvenue dans le problème des réunions modernes : les gens sont là, mais pas vraiment présents.

Ce n’est pas qu’ils s’en fichent. C’est juste que les réunions donnent souvent l’impression d’être quelque chose qu’on subit, pas un moment auquel on prend part. Pas de direction claire, pas d’énergie, aucune raison de s’exprimer… alors, la plupart ne disent rien.

Et pourtant, on continue d’en planifier.

Réunions d’équipe, points hebdos, sessions de brainstorming virtuelles : elles occupent des heures dans la semaine, mais trop souvent, rien n’en ressort. Pas de prise de décisions, pas de vraies discussions. Juste un rendez-vous de plus dans l’agenda.

Le problème, ce ne sont pas les réunions. Ce sont les réunions sans engagement.

Quand on n’invite pas les gens à contribuer, quand ils ne se sentent ni écoutés, ni utiles, ni même remarqués, ça se ressent. Les idées s’assèchent. L’élan retombe. Et tout finit par ressembler à une formalité, plutôt qu’à un moment de vraie collaboration.

C’est pour ça que l’engagement en réunion compte.

Cet article s’adresse à toutes celles et ceux qui en ont assez des réunions qui tournent à vide. On y partage des stratégies concrètes et efficaces pour provoquer de vraies conversations, faire entendre plus de voix (dans la salle ou en visio), et redonner aux réunions leur raison d’être. Que votre équipe soit au bureau, en télétravail ou hybride, ces tactiques aideront chacun à rester attentif, impliqué… et pourquoi pas, à attendre la prochaine réunion avec impatience.

# **Pourquoi l’engagement en réunion est essentiel**

L’engagement en réunion, ce n’est pas juste une question d’interactivité. Cela a un impact direct sur ce qui se passe **après** la réunion.

Quand les participants décrochent, la clarté en souffre. On quitte la réunion de travail sans vraiment savoir ce qu’on attend de nous. Les tâches sont mal comprises. Les décisions restent floues. Cette confusion s’accumule et finit par ralentir tout le reste. Les projets s’éparpillent, la communication se dégrade, la responsabilisation disparaît.

À l’inverse, des [réunions engageantes](https://wedo.com/fr/features/meetings) créent de l’alignement. Les membres de l’équipe participent dès le début, repèrent les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent, et repartent avec une direction claire. Fini les relances par e-mail ou les discussions en aparté : chacun peut avancer avec confiance.

Cela influence aussi la culture d’équipe. Quand les collaborateurs se sentent écoutés, ils sont plus enclins à s’impliquer, à poser de meilleures questions et à soutenir le travail des autres. Le résultat ? De meilleures décisions, nourries par une plus grande diversité de points de vue.

Et c’est encore plus vrai quand on ne partage pas le même espace. Pour les équipes à distance, les réunions sont souvent le seul moment où tout le monde se retrouve. Si ce temps est mal utilisé, il crée de la distance – au sens propre comme au figuré.

Un engagement efficace permet de garder l’élan. Il favorise la clarté, la confiance et l’avancement. Ce n’est pas une étape en plus. C’est la base de tout le reste.

![Infographie intitulée « Stimulez la participation en réunion », illustrant en trois colonnes les étapes à suivre avant, pendant et après la réunion : ordre du jour clair, outils collaboratifs en direct, suivi des décisions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/boost_meeting_engagement_what_to_do_before_during_and_after_fr_d3d049d54c.png)

# **Avant la réunion : créer les conditions d’une vraie participation**

Maintenant qu’on a compris pourquoi l’engagement en réunion est crucial, voyons comment le favoriser. Tout commence avant même que la réunion ne débute.

Pas besoin d’une planification compliquée. Il suffit de donner aux gens une raison de venir… et une façon de contribuer une fois qu’ils sont là.

**Envoyez un ordre du jour vraiment utile**

Pas une dissertation en cinq paragraphes. Pas une liste floue de points. Juste un aperçu clair qui dit à chacun pourquoi la réunion a lieu, ce qui sera abordé et quel type de contribution est attendu.

Si vous avez besoin d’une décision, dites-le. Si vous attendez des retours, précisez sur quoi ils doivent se concentrer. Bonus : limitez-vous à cinq points essentiels, pas plus.

**Laissez aux participants le temps de réfléchir**

Personne n’aime être pris de court. Si vous attendez des idées, n’attendez pas le début de la réunion pour poser la question. Envoyez un court message ou une question ciblée à l’avance. Demandez quelques idées ou notes en amont.

Même cinq minutes de préparation suffisent pour que les participants arrivent avec quelque chose à dire.

**Attribuez des rôles pour éviter les dérives**

Pas besoin d’une équipe de production, mais quelqu’un doit garder le cap. Désignez un animateur, un preneur de notes et un gardien du temps. Faites tourner les rôles si la réunion est récurrente, notamment en équipe.

Cela implique davantage les participants et assure un bon rythme.

**Invitez les bonnes personnes**

Si une personne n’a ni contribution à apporter ni élément à retirer de la réunion, sa présence n’est probablement pas nécessaire. Il ne s’agit pas d’exclure, mais de privilégier les interventions réellement pertinentes.

Les échanges gagnent souvent en qualité au sein de groupes restreints. Par ailleurs, nul n’apprécie d’être convié à une réunion sans lien direct avec ses responsabilités.

**Expliquez pourquoi la réunion compte**

Ne vous contentez pas d’une simple invitation dans le calendrier en espérant que les gens fassent l’effort. Dites clairement pourquoi leur présence est importante et ce que vous attendez d’eux.

Pas besoin d’écrire un roman : une simple phrase dans l’invitation ou l’ordre du jour qui répond à ces deux questions suffit : « Pourquoi maintenant ? » et « Pourquoi eux ? »

C’est un petit changement, mais il transforme la manière dont les participants entrent dans la salle.

# **Pendant la réunion : impliquer les gens**

Une fois que vous avez réuni les bonnes personnes (dans la salle ou en visio), il est temps de les faire participer.

C’est souvent là que les réunions perdent en énergie. Les gens sont présents, mais ils ne savent pas quand prendre la parole, comment contribuer, ou même si leur avis est attendu. C’est à vous de créer un cadre qui favorise naturellement l’échange. Pas en pointant les gens du doigt, mais en installant un climat propice à la prise de parole.

Voici comment y parvenir.

**Commencez par quelque chose qui capte l’attention**

Pas besoin d’un brise-glace gênant. Une simple question d’ouverture ou un rapide tour de table sur les réussites et les blocages peut suffire. Gardez-le léger et court. L’objectif est de sortir les participants du mode passif.

Même une question comme « Qu’est-ce qu’on doit absolument avoir clarifié à la fin de cette réunion ? » peut changer l’ambiance d’entrée. Pas besoin d’aller en profondeur : l’essentiel est de rappeler que chacun est là pour participer, pas juste pour écouter.

**Utilisez des outils interactifs pour éviter les discussions à sens unique**

Un document partagé, un sondage en direct ou un tableau d’idées peuvent suffire. Cela donne un support concret aux échanges et encourage la participation, y compris de la part des plus discrets.

Les visuels aident aussi. Un schéma ou un croquis permet de garder l’attention et d’ancrer les idées abstraites.

Si vous utilisez un outil comme WEDO, affichez l’ordre du jour, prenez des notes à plusieurs et attribuez les suivis en temps réel — sans avoir à jongler entre plusieurs applications. Tout reste visible, ce qui clarifie la discussion et les résultats.

**Posez de meilleures questions**

La pire façon de relancer une réunion, c’est de demander : « Des idées ? » Les bonnes questions font naître de vraies discussions. Par exemple :

– Qu’est-ce qui manque dans ce plan ?

– Quel élément faudrait-il repenser ?

– Y a-t-il un risque dont on n’a pas encore parlé ?

– Où voyez-vous des résistances possibles ?

Des questions précises évitent aux participants de deviner ce qu’on attend d’eux.

**Coupez le rythme si l’énergie retombe**

Donnez à chaque petit groupe une question ou un mini-défi, puis revenez pour partager les idées.

Ça fonctionne aussi bien à distance qu’en présentiel. Cela permet à chacun de s’exprimer dans un cadre plus restreint avant de revenir à la discussion générale.

**Laissez de la place aux voix plus discrètes**

Dans chaque équipe, certaines personnes prennent naturellement la parole. Si ce sont toujours les mêmes qui mènent la discussion, faites une pause et ouvrez l’espace aux autres.

Ce n’est pas une question d’interrompre qui que ce soit, mais de laisser de la place. Essayez par exemple : « Quelqu’un qu’on n’a pas encore entendu ? » ou « D’autres angles à envisager ? »

C’est une manière simple d’élargir les échanges sans mettre qui que ce soit sur la sellette.

# **Conseils pour animer des réunions efficaces**

Même avec un ordre du jour solide et les bonnes personnes dans la salle, une réunion peut vite tomber à plat sans une bonne animation. L’animateur n’a pas besoin d’être le plus bavard ni le chef d’équipe. Il doit simplement garder les choses claires, fluides et sur les rails.

Voici comment y parvenir sans compliquer les choses.

![Infographie intitulée « Pour des réunions ciblées et productives » avec cinq conseils pour les animateurs : énoncer l’objectif d’emblée, reconnaître les orateurs par leur nom, faire tourner le rôle, surveiller l’heure, rester neutre](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/facilitator_cheat_sheet_keep_meetings_focused_and_productive_fr_9d4af28a2f.png)

**Gardez la réunion centrée sur son objectif**

Rappelez l’objectif dès le début. Une phrase simple comme « À la fin de cette réunion, nous devons avoir décidé de X » aide chacun à rester concentré.

Si la discussion dévie, ramenez-la doucement sur le bon chemin. Inutile de couper les échanges annexes : notez-les pour plus tard, puis poursuivez.

**Surveillez le temps sans précipiter**

Pas besoin de chronométrer chaque minute, mais il faut garder un œil sur l’horloge. Si un sujet prend trop de place, décidez s’il vaut la peine de continuer ou s’il doit être traité en dehors de la réunion.

Déborder systématiquement est un bon moyen de faire perdre confiance dans le processus.

**Valorisez les contributions par leur auteur**

Quand quelqu’un apporte une idée pertinente ou pose une bonne question, **citez son prénom**.

Des phrases comme « Bonne remarque, Samira » ou « Merci de l’avoir signalé, Marc » renforcent l’implication et encouragent les autres à participer sans craindre de ne pas être écoutés.

**Faites tourner le rôle d’animateur**

Si c’est toujours vous qui animez les réunions, changez ça. Passez le relais. Donnez à d’autres membres de l’équipe l’occasion de guider la réunion et de structurer la discussion.

Cela renforce la confiance, améliore l’écoute et évite les réunions trop descendantes.

**Restez neutre quand il le faut**

Animer une réunion, ce n’est pas diriger le contenu. Vous n’avez pas besoin d’avoir toutes les réponses. Votre rôle est de faciliter la discussion, pas de l’orienter vers une décision déjà prise.

Laissez l’équipe construire les résultats autant que possible.

# **Maintenir l’engagement des équipes à distance ou hybrides**

Organiser une réunion efficace est déjà un défi en soi. Le faire quand personne n’est dans la même pièce ? Encore plus complexe.

Les équipes à distance ou hybrides n’ont pas les discussions informelles de couloir, ni le contact visuel pour s’appuyer dessus. C’est pourquoi **l’engagement ne doit pas être laissé au hasard**, il doit être intégré à la manière dont vous animez la réunion.

Voici un aperçu rapide de ce qui fonctionne… et de ce qui freine :

**À faire :**

– **Structurer visuellement.** Affichez l’ordre du jour à l’écran ou dans un document accessible à tous. Des outils comme [WEDO](https://wedo.com/fr/features) permettent de le gérer facilement en temps réel.

– **Donner la parole nommément.** Non pas pour mettre la pression, mais pour ouvrir l’espace : « Jordan, quel est ton avis avant qu’on passe à la suite ? »

– **Laisser des respirations.** Après une question, faites une pause. Quelques secondes de silence ne sont pas gênantes : elles laissent le temps de réfléchir.

– **Rendre les décisions visibles.** Notez les prochaines étapes, les responsables et les questions en direct pendant l’appel. Cela renforce la confiance et la clarté.

**À éviter :**

– **Basculer en mode silence par défaut.** Si tout le monde est en sourdine, caméras coupées… ce n’est plus une réunion, c’est un podcast.

– **Combler à tout prix les silences.** Résistez à l’envie de parler trop vite. Laissez aux autres le temps de réagir, de réfléchir, ou d’écrire.

– **Tout garder pour le suivi.** Si les décisions ne sont pas claires pendant l’appel, elles ne le seront pas davantage après.

– **Gérer une visio comme une réunion en présentiel.** Les outils, le rythme et la structure doivent être adaptés — pas simplement copiés.

Les réunions à distance peuvent rester [collaboratives et efficaces](https://wedo.com/fr/blog/comment-integrer-un-gestionnaire-de-taches-dans-les-equipes-a-distance). Il suffit de **rendre la participation plus simple et plus visible**. Un espace de travail partagé comme WEDO permet de garder tout le monde aligné, que votre équipe soit à l’étage… ou à l’autre bout du monde.

# **Comment WEDO vous aide à animer des réunions plus engageantes**

Vous pouvez avoir les meilleures intentions, un ordre du jour limpide et une super équipe… et quand même finir avec des notes éparpillées, des suivis oubliés, et des messages du type « On avait décidé quoi, déjà ? » deux jours plus tard.

C’est là que [WEDO](https://wedo.com/fr/features) fait toute la différence.

La plateforme a été pensée pour soutenir tout ce que cet article aborde : la préparation, la participation, le suivi et la visibilité — le tout au même endroit.

**Planifiez plus intelligemment**

Créez des ordres du jour structurés que votre équipe peut consulter et compléter à l’avance. Attribuez des rôles comme animateur ou gardien du temps avant le début de la réunion, pour que chacun sache ce qu’il a à faire.

**Maintenez l’engagement pendant la réunion**

Avec WEDO, l’ordre du jour reste visible, les notes sont prises en direct et les actions sont créées en temps réel. Plus besoin de jongler entre plusieurs documents ou de se demander qui a dit quoi. Tout le monde reste littéralement sur la même page.

**Assurez le suivi sans friction**

[Attribuez les tâches pendant la réunion](https://wedo.com/fr/features/tasks) et suivez leur avancement sans envoyer cinq e-mails ni organiser une nouvelle visio. WEDO facilite la responsabilisation sans tomber dans le micro-management.

**Un seul outil, un seul flux**

Fini les allers-retours entre outils de planification, visio, prise de notes et [gestion de tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe). Avec WEDO, tout est centralisé, ce qui permet à votre équipe de rester concentrée au lieu de courir après les infos.

Si vos réunions vous paraissent décousues, lentes ou trop fréquentes, le problème ne vient peut-être pas des personnes… mais du système.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) vous en propose un meilleur. [**Essayez WEDO gratuitement dès aujourd’hui**](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez ce que ça fait quand une réunion fait vraiment avancer les choses.

Des tactiques claires pour améliorer l’engagement en réunion, encourager la participation et maintenir la dynamique au sein de votre équipe.

Comment garder tout le monde concentré et impliqué pendant une réunion, avec une icône de calendrier sur fond rouge

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Réunions efficaces : stratégies pour engager ses participants

A la recherche de la meilleure alternative à Asana ? Explorez les meilleurs différents outils de gestion de projet du marché et trouvez celui qui convient le mieux à vos besoins.

Cette image présente six alternatives à Asana pour une collaboration efficace, illustrée par trois personnes se tapant dans la main sur fond vert

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6 alternatives à Asana pour une collaboration d'équipe efficace

## WEDO à l'honneur dans le *Focus* *Futur Digital* de *Bilan Magazine*

Dans son [édition spéciale Focus Digital](https://issuu.com/smart_media/docs/focus_futur_digital), [Bilan Magazine](https://www.bilan.ch/) met en lumière WEDO, la plateforme collaborative suisse qui révolutionne la gestion des réunions et le suivi des tâches. Face aux défis croissants des entreprises en matière d’organisation et de productivité, WEDO s’impose comme une solution innovante qui simplifie la planification, améliore la collaboration et optimise le suivi des décisions.

### Les points forts de l’article :

🔹 **Une réponse aux besoins des entreprises modernes** : WEDO pallie les limites des outils traditionnels en centralisant les informations et en facilitant la collaboration en temps réel.

🔹 **Une gestion optimisée des réunions** : La plateforme permet d’uniformiser les ordres du jour, d’assurer un suivi fluide des discussions et de consigner les décisions en toute transparence.

🔹 **Un outil puissant pour le suivi des tâches** : Avec ses fonctionnalités avancées, dont les diagrammes de Gantt et les checklists standardisées, WEDO améliore la coordination et l’efficacité des équipes.

🔹 **Une valeur ajoutée pour les processus RH** : La plateforme structure les procédures d’intégration et de départ des collaborateurs, tout en facilitant le suivi des recrutements.

🔹 **Un gain de temps mesurable** : Les entreprises utilisant WEDO observent une réduction moyenne de 55 % du temps consacré aux réunions et à la gestion des tâches.

🔹 **Une solution pensée pour l’avenir** : Adaptée au télétravail et aux nouvelles méthodes de collaboration, WEDO garantit sécurité et accessibilité, répondant ainsi aux exigences des organisations modernes.

💡 Découvrez l’article complet et plongez dans l’univers de WEDO, la plateforme qui transforme le travail d’équipe en un processus plus fluide, efficace et structuré !

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![image de l'article de l'édition spéciale du magazine Bilan, mettant en lumière WEDO, la plateforme collaborative suisse qui révolutionne la gestion des réunions et le suivi des tâches](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2502_BIL_LAU_Futur_Digital_9cf678362e.png)

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Dans son édition spéciale Focus Digital, Bilan Magazine met en lumière WEDO, la plateforme collaborative suisse qui révolutionne la gestion des réunions et le suivi des tâches.

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La solution suisse qui centralise vos réunions, tâches et procédures

À l’heure où le système de management pyramidal, inspiré de Taylor et Ford, est perçu comme rigide et obsolète sur le plan culturel, de nouvelles formes d’organisation du travail émergent progressivement.¹

Les modèles d'autogestion représentent une partie importante de ces nouvelles structures organisationnelles. Pour comprendre les raisons qui poussent les organisations à adopter ces modèles d'autogestion, il faut comprendre ce que les dirigeants attendent le plus de leurs organisations, soit de la fiabilité et de l'adaptabilité. Toutes les organisations veulent atteindre, dans une certaine mesure, à la fois la fiabilité et l'adaptabilité. Mais généralement l'une éclipse l'autre. En effet, une trop grande fiabilité crée de la rigidité et peut rendre les entreprises insensibles à l'évolution des marchés. À l’inverse, si les entreprises mettent trop l'accent sur l'adaptation, elles risquent de se disperser et de perdre de vue leur raison d’être. Afin d’essayer de concilier fiabilité et adaptabilité, l’holacratie, le modèle d’autogestion le plus connu et pratiqué, aide à atteindre cet équilibre.²

## Mais qu’est-ce que l’holacratie ?

Selon Bernard Marie Chiquet, fondateur d’IGI Partners (entreprise qui importe l’holacratie en Europe depuis les Etats-Unis), l’holacratie est une pratique qui promeut la responsabilité et aide à la coopération au service de la raison d’être de l’entreprise. Dans cette pratique, il n’y a plus de manager à proprement parler, mais chacun est invité à se gérer soi-même et doit faire preuve de leadership. Cela ne veut pas dire qu’il n’y a plus de structure. En holacratie, il est fait mention de « structure holarchique ». Voici un schéma illustrant le fonctionnement de la structure en question :

![Graphique illustrant la structure en cercles et les rôles dans l'holacratie, montrant comment les équipes autonomes et les rôles interconnectés fonctionnent sans hiérarchie traditionnelle.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Holacratiezero_waste_ca11c455a6.jpg)

### Le super cercle
Aussi appelé cercle général de l’entreprise, le super cercle représente l’entreprise dans son ensemble. Il est notamment composé du 1ᵉʳ et 2ᵉ lien de chaque sous-cercle.

### Le sous-cercle
représente les équipes autonomes ou chaque personne a un rôle et travaille pour le même but. Les sous-cercles se forment ou se dissolvent en fonction de l'évolution des besoins de l'organisation.

### Le rôle
Le rôle est un ensemble de responsabilités au sein de l’organisation. Les rôles peuvent être créés, modifiés ou annulés. Les personnes en ont généralement plus d'un et dans plusieurs cercles. Il existe des rôles opérationnels et des rôles structurels. Les différents rôles structurels, qui ont moins vocation à effectuer des tâches opérationnelles, doivent garantir le bon fonctionnement de l’équipe (= sous-cercle) en son sein et dans l’organisation. Voici les deux principaux rôles
structurels :
    - **1ᵉʳ lien :**  dans chaque sous-cercle, une personne endosse le rôle de coach, similaire au chef ou manager dans un système pyramidal. Cette personne a pour responsabilités l'attribution des rôles, la gestion des finances et des priorités, le coaching des membres de l'équipe, et le maintien d'une bonne ambiance. Ces tâches occupent environ 10% de son temps, le reste étant consacré à d'autres rôles selon ses compétences.
    - **2ᵉ lien :** est responsable de remonter une tension d’un sous cercle au super
    cercle si celle-ci dépasse l’autorité du sous-cercle en question.

Aussi, et afin d’être mieux organisé et plus efficace que dans une structure dite classique, la « structure holarchique » s’appuie sur trois types de réunions. [Les réunions](https://wedo.com/fr/features/meetings) dites :

- **de stratégie** visant à définir l’orientation de l’entreprise.
- **de gouvernance** qui ont pour objectif de travailler sur l’organisation sans aborder des points liés à l’opérationnel.
- et **de triage** qui ont pour but de travailler dans l’organisation c’est-à-dire sur des
sujets concrets (opérationnels) à faire évoluer.

Lors de ces séances, un ordre, des règles strictes ainsi que des rôles bien précis sont à respecter. Chaque participant est invité à parler à tour de rôle et à soumettre des idées ou des tensions. Le but est de trouver des solutions de manière collective et ainsi faire évoluer l’organisation grâce à l’implication de chacun.³

### L'holacratie : un changement de paradigme culturel

Adopter l'holacratie ne se limite pas à une transformation organisationnelle ; c'est également un changement profond dans la culture d'entreprise. L'un des principaux défis pour les entreprises est d'abandonner la culture de la hiérarchie et du contrôle, profondément ancrée dans les systèmes traditionnels. Les employés, habitués à des structures rigides avec des chaînes de commandement claires, doivent apprendre à fonctionner de manière autonome et à embrasser la responsabilité individuelle.

![Graphique comparant l'holacratie et le système pyramidal traditionnel, illustrant les différences structurelles et l'impact organisationnel.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_8acafc3874.png)

Cela nécessite non seulement une nouvelle manière de penser, mais aussi une nouvelle manière de travailler ensemble. Dans une structure holarchique, les employés doivent s'approprier une certaine forme de leadership individuel, tout en collaborant plus étroitement avec leurs collègues. La prise de décision collaborative, qui est au cœur de l'holacratie, peut prendre plus de temps et demander plus de patience que dans un modèle pyramidal. Cependant, cette approche permet d'améliorer la transparence, la responsabilité individuelle et l'alignement au sein des équipes. Chaque employé est incité à prendre des initiatives et à s’impliquer davantage dans les processus décisionnels. Cela crée un environnement où l’autonomie est non seulement encouragée, mais valorisée. L'holacratie pousse également à une communication plus ouverte et régulière entre les membres de l'équipe, réduisant ainsi les silos d'information et renforçant l’esprit d'équipe.

Un autre aspect clé est que les entreprises doivent être prêtes à réinventer leurs systèmes de récompense et de reconnaissance. Dans une organisation holacratique, les promotions traditionnelles ne sont plus pertinentes, car il n'y a plus de niveaux hiérarchiques à gravir. Cela bouleverse le modèle traditionnel de progression de carrière. Les employés doivent être motivés par d'autres formes de reconnaissance, telles que l'élargissement des responsabilités, la possibilité de contribuer à des projets variés, ou encore des mécanismes de feedback régulier. Pour que ce système fonctionne bien, les employés doivent aussi avoir une vision claire de leurs objectifs et comprendre comment leur travail contribue à la raison d’être de l’organisation.

## Les limites de l’holacratie

Bien que l'holacratie ait été adoptée par de nombreuses entreprises, certaines, comme Zappos, filiale d'Amazon, l'ont abandonnée ou n'y ont jamais adhéré. En effet, cette structure présente également des limites, telles que des règles de réunion rigides, des restrictions sur la liberté d'expression, et une efficacité remise en question. Ces différents points ont influencé la décision de Zappos de se rétracter.⁴

Concernant les rôles, l'exemple de Zappos montre qu’un employé a environ 7,4 rôles pour 3,47 responsabilités en moyenne par rôle. Soit au total plus de 25 responsabilités par employé. Cette multiplicité de rôles complique l'organisation du travail, le recrutement, et la définition des salaires, car il devient difficile d'évaluer un salaire équitable. En effet, au fur et à mesure que les employés compilent les différents rôles, établir un salaire par rapport à ce qui se fait sur le marché devient quasiment impossible. 

Un autre point délicat dans l'adoption de l'holacratie est le besoin d'une discipline accrue. Dans un modèle où les individus ont plus d'autonomie et de responsabilité, il peut être facile pour certains de perdre de vue les priorités de l'entreprise. De plus, toutes les personnalités ne s'adaptent pas facilement à ce niveau d'auto-gestion. Certains employés peuvent ressentir un stress accru face à la nécessité de prendre plus d'initiatives et d'assumer des responsabilités sans l'encadrement traditionnel. Cela peut également créer un manque de clarté dans la répartition des tâches, surtout dans des organisations plus complexes ou plus grandes, où la communication et la coordination sont essentielles.

Malgré son image de système de gestion innovant, l'holacratie ne convient pas à toutes les entreprises. Son adoption peut prendre des années et entraîner le départ de nombreux employés. Pour les grandes entreprises, une adoption partielle est recommandée. En revanche, pour les start-ups et les PME dont le niveau d’adaptabilité de l’organisation est élevé et leur taille relativement petite, l’holacratie s’apparente être une solution appropriée. D’ailleurs, nombre d’entre elles sont des « early adopters ». ⁵

## Holacratie et gestion des conflits

La gestion des tensions est un élément clé dans une organisation holarchique. Les tensions, selon l'holacratie, sont définies comme des écarts entre l'état actuel de l'organisation et ce que pourrait être une situation idéale. Ces tensions sont souvent vues comme des opportunités d'amélioration. Toutefois, la gestion des tensions peut parfois devenir une source de frustration. En effet, si elles ne sont pas traitées rapidement ou efficacement, elles peuvent entraîner des conflits entre les membres de l'équipe.

Le rôle du facilitateur est donc crucial pour assurer que les tensions soient résolues de manière constructive. Dans une structure traditionnelle, les conflits sont souvent gérés de manière descendante, avec un manager ou un superviseur jouant le rôle d'arbitre. En holacratie, la résolution des conflits est plus horizontale, avec des équipes qui doivent souvent trouver elles-mêmes des solutions aux problèmes qui surgissent. Cela nécessite un haut niveau de maturité et de compétences en communication de la part des membres de l'équipe. Pour que cela fonctionne, l'organisation doit mettre en place des processus de résolution de conflits bien définis et des cadres clairs pour l’escalade des tensions.

## Les avantages à long terme de l'holacratie

Malgré les défis qu’elle présente, l'holacratie offre de nombreux avantages potentiels à long terme. En adoptant un modèle de gouvernance plus flexible, les entreprises peuvent améliorer leur résilience face aux changements du marché. L'autonomie accrue des équipes favorise l'innovation, car les idées peuvent émerger plus rapidement et être mises en œuvre sans passer par une longue chaîne de validation. Cette réactivité accrue est essentielle dans des secteurs où les évolutions sont rapides et où l'adaptabilité est un facteur clé de succès.

L'un des principaux avantages de l'holacratie est qu'elle encourage une meilleure utilisation des compétences des employés. En effet, les collaborateurs ne sont plus limités à un seul rôle ou poste défini ; ils peuvent contribuer à différents projets et cercles en fonction de leurs talents et de leurs intérêts. Cela permet également d’éviter que certains talents restent inexploités ou que des compétences précieuses ne soient sous-utilisées. Cette approche peut entraîner une plus grande satisfaction professionnelle et une plus forte rétention des talents, car les employés sentent qu'ils ont une plus grande liberté de développer leurs compétences et d'élargir leur champ d'action au sein de l'organisation.

Enfin, l'holacratie permet une meilleure agilité organisationnelle. Les entreprises qui adoptent ce modèle sont souvent plus réactives aux évolutions du marché, car elles ne sont pas freinées par des structures rigides. Les décisions sont prises plus rapidement et plus près des équipes opérationnelles, ce qui permet d'ajuster les stratégies en temps réel. Cette flexibilité peut être un avantage concurrentiel majeur, surtout dans des marchés dynamiques où la capacité à réagir rapidement aux changements est cruciale.

![Graphique illustrant les avantages de l'holacratie, en mettant l'accent sur l'adaptabilité, l'autonomie, l'agility et l'alignement des équipes.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_3_0f9d0f2785.png)

## Holacratie et innovation : une synergie gagnante

L'une des grandes forces de l'holacratie réside dans sa capacité à favoriser l'innovation. En supprimant les barrières hiérarchiques, les employés se sentent plus libres de proposer des idées nouvelles, même si elles sortent des sentiers battus. Cette capacité à faire émerger des idées nouvelles est essentielle dans un monde où les marchés évoluent rapidement et où les entreprises doivent constamment se réinventer. L'holacratie favorise également la prise de risques calculée, car chaque cercle peut expérimenter à petite échelle sans craindre de lourdes conséquences pour l’ensemble de l’organisation.

De plus, l'holacratie permet de tester des idées de manière plus rapide. Chaque cercle peut prendre des décisions de manière indépendante et mettre en place des prototypes ou des projets pilotes sans attendre l'approbation d'une direction générale. Cela réduit les délais de mise sur le marché et permet à l'entreprise de rester compétitive. Cela est particulièrement bénéfique pour les startups ou les entreprises en forte croissance, où la capacité à innover et à s'adapter rapidement est cruciale pour survivre et prospérer.

L'holacratie encourage également la diversité des points de vue, en permettant à chacun, quel que soit son rôle ou son statut, de contribuer à la réflexion collective. Cette diversité est un moteur puissant de l'innovation, car elle permet de confronter des idées variées et d'explorer des solutions plus créatives aux défis auxquels l'entreprise est confrontée. Elle permet aussi de briser la tendance à la pensée unique, en favorisant l’inclusion des voix de tous les niveaux et en donnant à chacun la possibilité de participer activement à la création de valeur pour l’entreprise.

En conclusion, l’holacratie est un modèle de management innovant, remettant en cause les structures classiques. Cependant, son application soulève des défis, particulièrement dans la gestion complexe des rôles et de l'organisation. Adaptée aux entreprises agiles comme les [start-ups et certaines PME](https://wedo.com/fr/industries/sme), elle n'est pas une solution universelle, surtout pour les grandes structures. Chaque entreprise doit donc évaluer attentivement ses besoins spécifiques avant d'adopter l'holacratie, en préparant des ajustements adaptés pour une transition réussie.

Envie de tester l'holacratie dans votre entreprise ? WEDO peut vous y aider grâce à notre module de gouvernance complet dédié à ce système de management. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à demander une démo gratuite à l’un de nos spécialistes.

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### La Gouvernance avec WEDO

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**Références:**

1) GROSJEAN, VINCENT, LEÏCHLÉ, JACQUES et THÉVENY, LAURENT, 2016. Les nouvelles formes d’organisation du travail : opportunités ou illusions ? . 2016. Vol. 245, pp. 6-9.

2) BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko et LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. Août 2016. pp. 38-49.

3) CHIQUET, Bernard Marie et APPERT, Étienne, 2013. Une nouvelle technologie managériale, l’holacracy. Goussonville : IGI partners. ISBN 978-2-9545641-1-1. 658.002 22

4) CASTILLO, Amanda, 2018. Holacratie, l’utopie qui se passe de chef. Le Temps [en ligne]. 5 octobre 2018. [Consulté le 17 avril 2022]. Disponible à l’adresse : https://www.letemps.ch/economie/holacratie-lutopie-se-passe-chef

5) BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko et LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. Août 2016. pp. 38-49.

L'holacratie transforme les organisations en équilibrant fiabilité et adaptabilité, en contraste avec les systèmes pyramidaux. Découvrez ses atouts et défis.

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Holacratie : révolution Managériale ou Défi Organisationnel ?


Les services de pompiers sont souvent confrontés à des défis administratifs considérables. Parmi les principaux obstacles figurent la gestion complexe des ressources humaines, la coordination des opérations, la collecte et la centralisation des données, ainsi que la gestion des budgets et des ressources matérielles. La nécessité de maintenir une documentation précise et à jour pour les rapports et les contrôles réglementaires représente également un défi majeur. Tous ces aspects administratifs sont essentiels pour assurer la préparation, la réactivité et la sécurité des services de secours.

## Interview avec Christian Mauley, Capitaine de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel. Il nous parle de l'implication de la plateforme WEDO dans la gestion de leurs activités.

### Quel est votre rôle au sein du SPS Neuchâtel ?

Je suis l'adjoint du commandant de la région de défense incendie du littoral neuchâtelois et chef de projet à l'Office Pompiers du SPS.

### Pouvez-vous nous décrire l'Office Pompiers SPS Neuchâtel et son activité en quelques mots ?

L'Office Pompiers du SPS dirige la région de défense et incendie du Littoral neuchâtelois qui compte 40 pompiers professionnels et 220 sapeurs-pompiers volontaires dans ses rangs. Les intervenants sont répartis sur trois secteurs d'intervention.

### Quels sont les challenges de cette organisation multi-site ?

Les challenges liés à l'organisation multi-site de notre région de défense incendie sont multiples et requièrent une gestion minutieuse pour assurer un fonctionnement efficace et sécurisé. Tout d'abord, l'une des principales préoccupations est la standardisation des procédures. Avec cinq sites différents répartis sur trois secteurs d'intervention, il est essentiel que toutes les équipes suivent les mêmes protocoles et normes opérationnelles. Cela garantit une coordination optimale lors des interventions d'urgence et évite les confusions qui pourraient découler de pratiques divergentes.

Un autre défi majeur est de gérer le rythme de conduite différencié entre les sapeurs-pompiers professionnels et les pompiers volontaires présents dans nos différentes casernes. Les professionnels sont disponibles en permanence, tandis que les volontaires ont des engagements variés en dehors de leurs heures de service. Cela nécessite une planification minutieuse pour s'assurer que les effectifs adéquats sont toujours disponibles pour répondre aux appels d'urgence, tout en respectant les contraintes individuelles.

La gestion des tâches et la communication centralisée sont essentielles pour maintenir une coordination efficace entre les centres de secours. Nous utilisons WEDO pour faciliter la transmission d'informations critiques en temps réel, tout en permettant à chaque secteur de fonctionner de manière autonome pour les tâches spécifiques à sa zone géographique.

Enfin, la sécurité de l'information est primordiale, notamment en ce qui concerne le partage des fichiers entre les sites. Nous devons nous assurer que les données sensibles et les informations opérationnelles sont protégées contre les accès non autorisés. Des mesures de sécurité strictes sont en place pour garantir l'intégrité et la confidentialité de nos données, tout en permettant leur partage sécurisé entre les différents sites.

### Avant l'intégration de WEDO, quels outils utilisiez-vous pour assurer la collaboration et la gestion administrative ?

Pour nos diverses réunions ou discussions, nous prenions nos PV sur un fichier Excel. Nous avions un agenda partagé sur Outlook pour la disponibilité des équipes de secours, et nous échangions par emails. Les différentes procédures de la caserne et la gestion des équipes étaient documentées sur de nombreux fichiers Excel pas accessibles à tous et en tout temps.

### Quelles étaient les limites à l'utilisation de ces différents outils ?

Les informations étaient dispersées dans de nombreux endroits différents, ce qui entraînait beaucoup de redondance et de pertes. La communication dispersée entre les différentes strates de la hiérarchie et les intervenants de la caserne se répercutait donc sur le suivi des projets et la fluidité des opérations.

### Aujourd'hui, quelle est votre utilisation de l'outil WEDO ?

Nous utilisons WEDO pour générer tous les rapports des diverses réunions entre les offices du SPS, comme les rapports d'état-major régional, les rapports d'états-majors opérationnels, les rapports de secteur et les rapports journaliers des sections d'intervention. WEDO nous permet enfin d'avoir tous les rapports au même endroit, afin que les ayants droit puissent les consulter à tout moment. Les membres des réunions peuvent également ajouter leurs points à l'ordre du jour en amont pour préparer la discussion.

La plateforme nous a par ailleurs permis d'améliorer la gestion de projets et le suivi des informations courantes au sein de la caserne. L'aspect collaboratif de la plateforme nous permet d'attribuer des tâches courantes aux utilisateurs. Nous visualisons en temps réel l'avancement des tâches, le suivi de l'entretien, la gestion des commandes et le traitement des notes de frais, entre autres.

Il est aussi possible de documenter les procédures récurrentes, comme par exemple les préparations de matériel ou les formations continues, avec des modèles checklists qui peuvent être lancées à tout moment.

![Logiciel pompier pour la gestion administrative des pompiers](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Temoignage_Christian_Mauley_2_FR_404dd3125d.png)

### Comment la mise en place de l'outil a-t-elle été accueillie par les membres de l'équipe ?

Le regroupement de diverses tâches et informations dans un seul programme a facilité l'intégration de l'outil. Le partage des thématiques au travers de toutes les strates et tous les organes de conduite facilite le suivi et la transmission de l’information.

De plus, nous avons créé un petit journal interne sur WEDO pour augmenter l'adhésion à la plateforme. Dans ce journal, l’ensemble du personnel peut ajouter des thématiques concernant les projets en cours et les interventions passées. Ils peuvent y glisser divers formats d'information comme des photos ou des articles régionaux par exemple.

### En quoi WEDO contribue à la démarche de digitalisation de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel ?

WEDO contribue à la démarche de digitalisation en réduisant considérablement les impressions papier et en centralisant les documents de projet. Les avantages principaux sont la centralisation des informations, l'augmentation de la participation et la valorisation du personnel, à tous les niveaux. L'aspect participatif de la plateforme permet de diminuer de manière considérable les échanges de mails.

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![Logiciel pour les procédures pompier et l'envoi automatique des tâches liées aux interventions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Temoignage_Christian_Mauley_FR_bd531a5a7c.png)


Les services de pompiers sont souvent confrontés à des défis administratifs considérables. Interview avec Christian Mauley, Capitaine de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel. Il nous parle de l'implication de la plateforme WEDO dans la gestion de leurs activités.

C’est le témoignage de Christian Mauley, capitaine de l’Office Pompiers SPS Neuchâtel, qui souligne que WEDO permet de centraliser l’information, d’accroître la participation et de valoriser le personnel

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Un logiciel de gestion pour les services d'urgence, d'incendie et de secours

## L’organisation d’un Conseil d’Administration

Les entreprises de tout domaine sont fréquemment amenées à organiser des réunions avec leur Conseil d’Administration afin de s’accorder sur les décisions stratégiques majeures. Cette rencontre formelle doit être encadrée au mieux et menée de manière efficace pour faciliter l’échange et la communication avec les membres du CA. Aussi, il est primordial de privilégier les outils digitaux nécessaires visant à améliorer l’organisation et le suivi de ces rencontres. Ces solutions technologiques doivent bien évidemment répondre à des exigences de sécurité pour permettre une communication et des accès sécurisés.

Vous peinez à assurer un suivi et une organisation efficace pour vos Conseils d’Administration ? Nous avons la solution pour vous aider !

WEDO est un outil de gestion des réunions qui se prête parfaitement à la préparation et au suivi des Conseils d’Administration pour de multiples raisons. Nous vous proposons de découvrir 7 étapes qui vous montrent comment notre plateforme collaborative soutient l’organisation des CA. 🗓️ 👩‍💼👨‍💼🧑‍💼

## 1. Préparez votre CA

### 📂 Organisez les documents

Si vous participez à la préparation des Conseils d’Administration de votre entreprise, organisez tout d’abord tous les documents qui seront présentés au cours de la réunion, tels que les rapports financiers, les rapports de vente et les mises à jour marketing. Il est essentiel de veiller à ce que tous les documents soient bien présentés, complets et faciles à comprendre.

### ✍🏻 Préparez les rapports

Si vous êtes chargé de présenter des rapports, préparez-les bien avant la réunion. Assurez-vous qu'ils soient clairs, concis et qu'ils contiennent toutes les informations pertinentes pour l’ensemble de l’assemblée. 

### ❔ Identifiez les questions clés

Finalement, avant la rencontre, identifiez les questions clés ou les sujets de préoccupation qui seront abordés au cours de la réunion. Soyez prêt à offrir des idées, des suggestions ou des recommandations si nécessaire.

Une fois ces premiers points préparés, concentrez-vous sur l’établissement des thématiques qui seront abordées en réunion : votre ordre du jour. 

## 2. Établissez l’ordre du jour

### 📣 Déterminez les sujets à aborder

Les sujets abordés lors des réunions du Conseil d’Administration peuvent varier en fonction de l'organisation. Ils peuvent inclure :

- des rapports financiers ;
- des mises à jour opérationnelles ;
- la planification stratégique ;
- la gestion des risques ;
- la conformité juridique ;
- des projets en cours ;
- des votes ;
- et d'autres questions importantes pour l'organisation.

### 📋 Créez votre trame de base

D’un conseil à l’autre, les points traités sont souvent identiques. Veillez à déterminer quelles sont les thématiques récurrentes afin de gagner un temps précieux dans la préparation de vos futures réunions. 

### 🗣️ Choisissez les présentateurs des thématiques

Les intervenants peuvent varier en fonction des thématiques. Il est important de définir qui doit préparer les points à l’ordre du jour ou alors tout simplement qui seront les personnes qui seront les présentateurs de la thématique. Cela aura pour objectif de renforcer l’aspect collaboratif autour de la préparation de la réunion. Tous les membres seront ainsi concernés par le conseil à venir. 

### 📎 Joignez les fichiers aux bonnes thématiques

Au préalable, l’idée est de préparer les documents et rapports à partager avec votre CA. Prenez le temps en amont d’également les joindre aux différentes thématiques de votre ordre du jour afin que les participants puissent les lire et les annoter avant le jour J. Une réunion bien préparée améliorera son efficacité ! 

## 3. Gérez les accès à la réunion

Il est fréquent que les accès à une réunion de type CA doivent être gérés de manière fine afin de choisir qui peut voir quoi et surtout à quel moment. Si votre outil le permet, essayez de gérer les accès à la réunion et le rôle de vos participants en fonction des étapes de celle-ci. Cela vous permettra de préparer votre ordre du jour en fonction de ces différents droits et de ne pas vous soucier des accès au-delà de la préparation. Déterminez qui sont les éditeurs, les participants et les lecteurs.

## 4. Intégrez les votes

####  🗳️ Déterminez les votants

Choisissez qui sont les participants autorisés à voter. Ensuite, déterminer la façon dont vous allez collecter les résultats. Différentes options sont possibles :

- votes électroniques par chaque votant ;
- votes à mains levées durant la séance ;
- et collecte de voix avec retranscription des résultats par le secrétaire à l’issue de la rencontre.

#### ☑️ Attribuez les parts

Les votes font partie prenante du déroulement des CA puisque les membres sont très souvent amenés à se prononcer notamment sur des décisions stratégiques qui touchent la société. Veillez à attribuer des parts en fonction du poids décisionnel de chaque votant.

#### 🟢 Exigez le quorum

En cas de vote, et si vous avez attribué des parts, vous devrez également vérifier au début de chaque réunion du conseil que le quorum sera bel et bien respecté. Le quorum est tout simplement le nombre minimum de parts sur la base des participants présents à la réunion.

#### 👤 Permettez le vote anonyme

Déterminez pour une réunion si vous autorisez le vote anonyme. Cela doit être déterminé en amont de la réunion ou du moins avant l’ouverture des votes. 

#### 🚫 Cachez les résultats du vote jusqu’à clôture

Suivant le fonctionnement interne, il arrive que l’on souhaite masquer les votes jusqu’à clôture de ceux-ci. Veiller à ce que ce soit bien le cas pour les votes traités durant vos Conseil d’Administration. 

#### 🔨 Rédigez les pré-décisions

Pour gagner du temps dans le traitement des votes, vous pouvez rédiger les pré-décisions qui en découleront. Cela est possible si vous pouvez imaginer les débouchés des votes, soit de potentiels résultats. Vous pouvez tout à fait préparer une pré-décision pour chaque réponse possible. 

## 5. Rédigez le compte rendu

### 💻 Rédaction par le secrétaire

Pour ce type de réunion très protocolaire, la rédaction du compte rendu est généralement confiée à un secrétaire. Voici comment cette personne pourra composer son procès-verbal. 

#### ✍🏻 Paragraphes

Ajoutez des paragraphes bien structurés afin de rendre compte des discussions faites en plenum. L’idée est de procéder de façon systématique et d’être le plus clair possible tout en privilégiant un style simple et des phrases courtes. Pensez d’emblée à vos futurs lecteurs ! 

#### 🗳️ Votes

Durant la rédaction, validez les votes préparés en amont et statuez sur la décision finale. 

#### 🔨 Décisions

Mettez en exergue les décisions importantes prises durant le conseil d’administration. L’idée est qu’à partir du procès-verbal, chaque membre puisse prendre connaissance de toutes les décisions stratégiques sur lesquelles l’assemblée a statué. 

#### ✅ Tâches

Établissez une liste de tâches claires qui découlent des décisions validées par le conseil. Vous pouvez également déjà attribuer les tâches aux responsables, déterminer leur priorité ainsi que leur date d’échéance. En procédant ainsi, vous rendez vos membres opérationnels dès la fin de la rencontre. Tout le monde sait ce qu’il doit faire et pour quand. 

### 👀 Prise de notes privées par les membres

#### ✏️ Ajoutez des notes privées au compte rendu

Encouragez vos membres à se préparer en amont en prenant des notes privées. L’idée est aussi de les inviter à rédiger leurs notes et commentaires durant la rencontre afin d’être certain de comprendre ce que l’on attend d’eux. 

#### 📝 Annotez les fichiers joints

Les notes peuvent par ailleurs être directement ajoutées sur les fichiers et documents annexés à l’ordre du jour et au compte rendu du conseil. Le but est que les membres retrouvent exactement leurs interventions écrites à l’endroit opportun. 

## 6. Assurez le suivi des tâches

Suivez l’évolution des tâches d’une réunion à la suivante afin de bien veiller au respect des délais imposés. Si votre outil vous le permet, importez simplement vos tâches dans l’ordre du jour de la réunion suivante afin de voir si celles-ci ont été terminées en temps et en heure. 

## 7. Donnez accès au PV

À l’issue de la réunion, et après l’étape de la relecture, contrôlez les accès au PV afin que chaque membre puisse prendre connaissance du compte rendu des discussions. Les membres pourront ainsi noter tout ce qui a été échangé durant la rencontre. Pour terminer, partagez le compte rendu avec tous les membres pour les encourager à le relire le plus rapidement possible après la séance du conseil. 

## ✅ Les avantages de WEDO pour la gestion de vos CA

Nous vous parlions plus haut de l’importance de choisir un bon outil pour gérer et suivre le déroulement de vos Conseils d’Administration. WEDO développe la plateforme collaborative idéale pour une gestion efficace des réunions. Pour quelles raisons notre solution sera votre meilleur allié pour les CA ? En voici un résumé :

**📋 Vous préparez votre ordre du jour de manière collaborative.**
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**🔐 Vous gérez les accès à la réunion.**
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**🗳️ Vous intégrez les votes à votre ordre du jour.**
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**⌨️ Vous rédigez votre contre-rendu en temps réel directement sur la plateforme et vous autorisez les participants à prendre leurs notes privées.**
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**✅ Vous assurez le suivi des tâches d’une réunion à la suivante en important les tâches en cours et terminées.**
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**👀 Vous donnez accès au compte rendu directement après la réunion et vous l’envoyez par email aux membres depuis la plateforme.**
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>**Vous souhaitez tester WEDO pour votre prochain Conseil d’Administration ? Nos experts vous présente l’outil et vous aident à préparer votre premier ordre du jour en 30 minutes.**

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## Quelques exemples de nos clients qui utilisent WEDO pour gérer leur CA
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Organisez vos réunions du CA avec WEDO, un outil numérique sécurisé. Améliorez la communication & le suivi des conseils d'administration en 7 étapes.


Quatre personnes en costume discutant autour d’une table de réunion, avec une femme prenant la parole, et le texte « Organisez vos Conseils d’Administration » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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Organisez vos Conseils d’Administration avec WEDO

## Qu’est-ce que l’agilité ?

Selon Jérôme Barrand, responsable de l'Institut d'Agilité des Organisations à Grenoble, l’agilité est la capacité d’une entreprise à être réactive, flexible et innovante. Cette dernière doit aussi être capable d’anticiper les changements futurs afin de s’y adapter. Elle ne peut pas attendre que l’environnement dans lequel elle évolue l’y oblige. 

Pour pouvoir faire face à ces défis, les équipes de travail à taille humaine doivent être apprenantes, connectées et autonomes. Le but est que chacun puisse trouver sa place au sein de l’équipe et ainsi avoir une vision globale des systèmes d’organisation de l’entreprise. Aussi, la culture agile prône un cadre hiérarchique léger, mais suffisant. L’Humain ainsi que la communication sont des éléments centraux de l’organisation[^1] [^2].

## Méthode SCRUM

Différentes méthodes existent afin d’aider les entreprises en quête d’agilité. Le SCRUM, qui provient à l’origine du monde de l’informatique, mais qui tend à se démocratiser de plus en plus, en est une et est très répandue. Cette méthode itérative et adaptative recherche toujours un optimum collectif. [^3]

La première forme de SCRUM apparaît dans un article de Takeuchi et Nonaka en 1986. Ils comparent l’approche dite traditionnelle à « une course de relais » et l’approche dite holistique à « une mêlée de rugby » (SCRUM en anglais). « La course de relais » est un processus de développement où les équipes de spécialistes se passent le relais une fois leur tâche effectuée.  En revanche, dans l’approche du « rugby », où les spécialistes essaient d’aller au bout en se passant le ballon d’avant en arrière (comme dans une équipe de rugby), le processus de développement est totalement différent [^4]

Effectivement, la méthode SCRUM, officiellement développée par Ken Schwaber et Jeff Sutherland quelques années après ce premier article, se base sur des cycles courts appelés "sprints". Ceux-ci durent généralement entre une et quatre semaines. Chaque “sprint” commence par une réunion de planification au cours de laquelle l'équipe définit les objectifs à atteindre et les tâches à accomplir. Au cours du “sprint”, l'équipe travaille de manière autonome pour atteindre les objectifs définis. Chaque jour, l'équipe se réunit pour une courte réunion de suivi appelée "Daily SCRUM". Au cours de cette dernière, chaque membre de l'équipe présente ce qu'il a accompli depuis la dernière réunion et ce qu'il prévoit de faire dans la journée.

À la fin de chaque sprint, l'équipe se réunit pour une rétrospective, au cours de laquelle elle évalue ses progrès et cherche des moyens d'améliorer le processus de développement pour les sprints suivants.

La méthode SCRUM est particulièrement utile pour les projets qui sont soumis à des changements fréquents ou pour lesquels il est difficile de prévoir tous les détails à l'avance. Elle permet une livraison rapide de produits de haute qualité, une collaboration étroite entre les membres de l'équipe et une meilleure réactivité aux changements.[^5]

Contrairement aux méthodes de projet traditionnelles, la méthode SCRUM ne permet pas de planifier des années à l'avance pour ne présenter une solution qu'à la fin du projet. L'objectif de SCRUM est de diviser le travail en incréments aussi petits que possible et de fournir de nombreux résultats prêts à l'emploi à intervalles rapprochés. Ainsi, il est possible d'intervenir après chaque “sprint” si une exigence ou une priorité devait changer. Cela permet non seulement d'économiser du temps et de l'argent, mais aussi de garder le processus agile et orienté vers le client.

## Pourquoi WEDO est idéal pour une entreprise agile ?

Conformément aux explications ci-dessus, on comprend que la méthode agile est en faite une culture et un état d’esprit qui doivent être diffusés au sein de l’entreprise. David Preti, dans son article « « Faire de l’Agilité » versus « être Agile » », partage aussi cette vision :

> _L’Agilité ne se définit pas par un ensemble de pratiques, mais plutôt par un état d’esprit que l’on cultive._   [^6]

WEDO se présente comme l’outil idéal pour cultiver cet état d’esprit et partager une culture agile au sein de l’entreprise. En effet, grâce à WEDO, il est possible de gérer efficacement les différents types de réunions de la méthode SCRUM, mais pas uniquement. La plateforme collaborative vous permet également d’être connecté en permanence à l’information et aux membres de votre équipe. Que vous soyez en télétravail ou sur votre lieu de travail, la communication se fait en toute simplicité. En outre, grâce aux équipes et aux espaces de travail de WEDO, l’entreprise est plus réactive et mieux organisée. Chaque membre de l'équipe peut facilement consulter ses tâches et avoir une vue d'ensemble claire de ce qu'il a à faire. Cette vue d’ensemble des tâches peut aussi être affichée en vue Kanban, ce qui est particulièrement utile pour la gestion de projet.

## Les limites de la méthode agile

Mais alors pourquoi cette méthode agile, qui, en théorie, à l’air si bénéfique, n’a-t-elle pas déjà trouvé sa place dans toutes les entreprises ?

La quinzième édition du rapport « State of Agile », établie par l’entreprise [digital.ai](https://digital.ai/), donne quelques éléments de réponse. Selon le rapport, les principaux problèmes, qui ont été identifiés par plus de 1'380 personnes dans le monde, pour la mise en place et pour la pratique de la méthode agile, sont les suivants :

- Processus et pratiques incohérents entre les équipes – 46%
- Culture organisationnelle en désaccord avec les valeurs agiles – 43%
- Résistance de l'organisation générale au changement – 42%
- Manque de compétences/expérience des méthodes agiles – 42%
- Participation insuffisante des dirigeants – 41%
- Soutien et parrainage inadéquats de la part de la direction – 40%

Le rapport précise que les principaux challenges cités ci-dessus sont restés largement inchangés au cours des dernières années. [^7]

Il est intéressant de constater que ces problèmes ne sont donc pas nouveaux et inconnus. Aussi, d’autres articles sur le sujet pointent du doigt les mêmes limites. 

En conclusion, une entreprise qui souhaite implémenter l’agilité de manière durable dans sa structure doit absolument tenir compte des points cités ci-dessus. La liste n’est certes pas exhaustive, mais elle permettra d’aider l’entreprise à éviter certaines erreurs dans sa quête de l’agilité. Une chose est certaine, l’agilité est un réel défi et comme la maxime le dit si bien : “le jeu en vaut la chandelle”. 

**Sources :**

[^1]: BARRAND, Jérôme, 2010. L’entreprise agile : agir pour une performance durable. Paris : Dunod. Stratégies et management. ISBN 978-2-10-054346-5. 658.515.

[^2]: BARRAND, Jérôme, 2012. Le manager agile : agir autrement pour la survie des entreprises. 2e éd. Paris : Dunod. Stratégies et management. ISBN 978-2-10-057460-5. 658.401.

[^3]: SCHMITT, Christophe, 2016. De la complexité de l’action dans les organisations. ISBN 978-2-940384-36-05.

[^4]: TAKEUCHI, Hirotaka et NONAKA, Ikujiro, 1986. Stop running the relay race and take up rugby. Harvard Business Review. 1986. pp. 11.

[^5]: SCHWABER, Ken et SUTHERLAND, Jeff, 2020. The Scrum Guide:The Definitive Guide to Scrum: The Rules of the Game. novembre 2020.

[^6]: PRETI, David, « Faire de l’Agilité » versus « être Agile » - Blogue Savoir Agile. [en ligne]. [Consulté le 6 décembre 2022]. Disponible à l’adresse : [https://savoiragile.com/2017/02/07/faire-de-lagilite-versus-etre-agile/](https://savoiragile.com/2017/02/07/faire-de-lagilite-versus-etre-agile/)

[^7]: [DIGITAL.AI](http://digital.ai/), 2021. 15th Annual State Of Agile Report. 2021.

Dans un monde où tout va très vite et où le changement est permanent, une entreprise se doit d’être agile. Cet article vous expliquera notamment comment gagner en agilité pour mieux faire face à cette complexité croissante.

Cette image illustre la nécessité de l’agilité en entreprise, représentée par un symbole Scrum avec une flèche circulaire et un engrenage sur fond orange

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Quand l’agilité devient une nécessité

Des nouvelles fonctionnalités aux événements marquants, revivez avec nous notre année 2022. 

Retour en image sur les objectifs atteints en 2022

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2022 | Rétrospective de notre année

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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