Assurez une bonne collaboration interne relève parfois du défi. Et quand il s'agit de mener des réunions d'équipes à distance, tout se complique encore d'autant plus si cette pratique n'est pas dans vos habitudes. Toutefois, la gestion des contacts et réunions à distance peut se révéler très simple pour autant que l'on dispose d'outils collaboratifs adaptés et que l'on adopte de bonnes pratiques.

Ce n'est pas parce que vous ne pouvez rencontrer vos collègues dans une salle de conférence que vous devez renoncer à la conduite de vos réunions. Bien au contraire, les réunions en ligne vous permettent de :

• Maintenir le lien avec vos équipes même à distance
• Assurer la réalisation de vos activités et projets en toute situation
• Garantir une prise de décisions peu importe les circonstances
• Garder une trace écrite des échanges oraux, quel que soit le système de communication utilisé

Nous avons analysé pour vous quelques outils favorisant la collaboration virtuelle. Ils ont tous l'avantage de proposer des solutions de visioconférence qui faciliteront les contacts et la communication entre les membres de vos équipes particulièrement lorsque ceux-ci travaillent à distance.

Zoom

Zoom est une solution de visioconférence simple et intuitive. A l'aide d'un simple lien, les participants rejoignent une room virtuelle et prennent ainsi part à la rencontre. L'outil est intéressant car il ne nécessite aucune installation préalable pour l'ensemble des participants. Seul l'organisateur de la réunion doit créer un compte afin de générer un lien pour que ses collègues puissent accéder à la salle virtuelle. La solution est gratuite pour autant que votre réunion réunisse moins de 100 participants. En raison du contexte particulier lié au COVID-19, Zoom a momentanément renoncé à la condition de son plan gratuit qui limitait les réunions de groupe à 40 minutes. Autre avantage notoire de Zoom, l'outil propose des options avancées au niveau du système de partage d'écran.

A noter que l'application fait actuellement polémique au niveau de la sécurité et de la confidentialité des données. Sans la condamner, il s'agit plutôt d'observer les dispositions que prendra l'équipe Zoom afin de pallier les problèmes soulevés. Le CEO de l'entreprise, Eric S. Yuan a déjà réagi par le biais d'un communiqué disponible sur leur blog.

Slack

Slack est un outil de chat interne idéal pour assurer une bonne communication à distance. Solution intuitive privilégiée par bon nombre de startup et petite entreprise, elle offre la possibilité de créer des chaines de discussion avec plusieurs membres de votre équipe ou encore d'échanger de manière privée avec un collègue en particulier. Vous pouvez également organiser des appels audio ou encore des rencontres en vidéoconférence regroupant plusieurs membres. La solution propose également la fonctionnalité "partage d'écran" afin d'animer vos réunions virtuelles.

Microsoft Teams

Teams, appartenant à Microsoft, est une solution équivalente à Slack. Cet outil prévoit également une fonctionnalité visant à organiser des réunions en ligne et a l'avantage de faire partie de la suite Office 365. La solution prévoit aussi un système de partage d'écran de haute qualité. Actuellement, la limite du nombre de participants à une conversation vidéo a été supprimée afin d'ouvrir l'accès à la plateforme.

Skype

Skype, autre outil proposé par Microsoft, est idéal pour les petites structures. A partir de l'application, vous pouvez générer un lien d'appel afin d'inviter les participants. Ces derniers pourront rejoindre l'appel via ce lien unique. L'avantage ? L'outil est simple d'utilisation et gratuit. Avec Skype, vous pouvez également partager votre écran afin d'exposer vos documents de travail aux autres participants.

Whereby

Whereby vous permet également en quelques clics de créer une room virtuelle pour assurer le bon déroulement de vos réunions. Partagez simplement le lien avec les participants afin qu'ils accèdent à la visioconférence. La solution est gratuite jusqu'à 4 participants et permet également les partages d'écran. Aucun téléchargement n'est exigé, vous pouvez accéder à Whereby via une version web. Pour les grandes équipes, il existe des versions pro et business.

Jitsi

Jitsi propose également une solution de visioconférence flexible avec un système de partage d'écran intégré. L'outil, totalement gratuit, ne requiert pas la création préalable d'un compte et garantit une qualité audiovisuelle élevée. Pour créer votre room virtuelle, vous n'avez qu'à générer une URL puis la partager avec l'ensemble des participants. Le point fort de Jitsi ? La solution est Open Source et peut donc être hébergée n'importe où. En Suisse, SWITCH et Infomaniak proposent un hébergement de Jitsi afin que vous puissiez assurer la confidentialité de vos données.

Au final, quelle que soit la solution pour laquelle vous optez, il s'agit surtout d'observer quelques règles afin d'assurer l'efficacité de vos réunions en ligne :

• Préparez une documentation afin de briefer votre équipe sur le déroulement de la réunion en ligne surtout si celle-ci ne maitrise pas encore le système de visioconférence.
• Faites éventuellement quelques tests avec vos collègues avant le jour J afin de vous assurer de maîtriser l'outil pour lequel vous avez opté.
• Définissez clairement les objectifs de vos réunions et préparez systématiquement un ordre du jour clair afin de donner un fil rouge aux futurs échanges numériques.
• Fixez préalablement une durée à la réunion et veillez à respecter l'horaire.
• Invitez tous les participants à activer leur webcam lors de la visio afin de donner vie aux échanges virtuels et d'améliorer l'engagement de chacun.
• Partagez votre écran dès que vous faites référence à un document de travail afin de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.
• Respectez le temps de parole de chacun et parlez à tour de rôle afin d'assurer la qualité des discussions.
• Enregistrez éventuellement les échanges oraux pour faciliter l'établissement du compte rendu (bon nombre d'outils de visio proposent cette fonctionnalité).
• Rédigez un compte rendu des discussions en mettant en exergue les décisions prises afin de garantir le suivi des activités.
• Assurez-vous que les tâches découlant de la réunion vidéo soient claires et précisez leurs échéances respectives si nécessaire.

Pour animer et garantir l'efficacité de vos réunions à distance, optez pour un outil de gestion de réunion que vous utiliserez comme support principal lors de vos échanges en visioconférence. Ainsi, vous pourrez partager votre ordre du jour et tous les documents de travail nécessaires avec les participants tout en maintenant un contact visuel avec eux, comme si vous étiez tous réunis dans une salle ! Vos réunions virtuelles peuvent aussi se présenter comme de vrais moments d'échanges et de convivialité :-)

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