Le nouveau module Réunions est en ligne !

Permettre aux organisations de gérer leurs réunions de façon simple et efficace ! L'une des missions principales de notre solution collaborative. Afin de tenir notre promesse, nous améliorons continuellement le module Réunions. Meeting Topics est le nom de code de cette version qui comporte de nombreuses nouvelles fonctionnalités. Dans le cadre de cette mise à jour, des nouveaux concepts sont également introduits. Découvrez toutes les nouveautés imaginées pour faciliter la gestion de vos réunions.

Quelles sont les nouvelles fonctionnalités disponibles ?

Réunions récurrentes

Vous gérez des réunions hebdomadaires, mensuelles ou encore trimestrielles ? Créez des réunions récurrentes afin de préparer vos rencontres à l'avance ! Vos réunions auront la même structure et vous pourrez statuer sur les différents points durant la réunion afin de composer l'ordre du jour de la rencontre suivante.

Suivi d'une réunion

Vos réunions n'ont pas lieu à fréquence régulière ? Vous pouvez également créer vos réunions à venir en avance ! Assurez un suivi en ajoutant la réunion suivante sur la base d'une réunion précédente.

Navigation entre les réunions

Réunions récurrentes ou suivies : de nouveaux boutons facilitent la navigation entre vos réunions. Un message vous indique même s'il s'agit d'une réunion passée ou future et vous permet d'afficher en un clic la réunion courante.

Table des matières multiniveaux : introduction des sections

Les sections vous permettent de structurer votre ordre du jour. Les thématiques peuvent être rangées dans les sections. Vous pouvez créer une table des matières sur plusieurs niveaux en ajoutant des sections à votre ordre du jour (1. - 1.1 - 1.1.1 etc.). 💡Tous vos points sont sur un même niveau ? Ajoutez simplement des thématiques à votre ordre du jour !

ℹ️ Le contenu d'un point s'ajoute dans une thématique. Les sections sont uniquement des titres prévus pour structurer votre ordre du jour.

Introduction des Thématiques

Qu'est-ce qu'une thématique ?

Les thématiques sont les sujets dont vous allez discuter en réunion. Elles représentent les différents points de votre ordre du jour.

Thématique récurrente

Dans le cadre de votre réunion hebdomadaire, un sujet revient à l'ordre du jour toutes les semaines ? Rendez cette thématique récurrente pour qu'elles apparaissent automatiquement à l'ordre du jour des réunions à venir.

Thématique traitée

En cours de réunion, progressez dans votre ordre du jour en cliquant sur Traitée lorsqu'une thématique ne nécessite pas davantage de discussions. Dans la table des matières à gauche, les thématiques que vous avez traitées sont suivies d'une icône ✅.

Revoir une thématique

Il arrive souvent qu'une thématique soit discutée lors de plusieurs réunions. Cliquez sur Revoir si vous souhaitez reparler de la thématique durant la prochaine réunion.

👆🏻 Bon à savoir :

• Réunion récurrente ou suivie : il est possible de choisir la date d'une réunion à venir durant laquelle il faudra revoir la thématique. Cliquez sur ⋮ puis sélectionnez une des dates à venir.
• Une thématique revue est automatiquement marquée comme traitée dans la réunion en cours. Ainsi, vous progressez efficacement dans la rédaction de votre compte rendu.

Repousser une thématique

Vous n'avez pas le temps de traiter une thématique durant votre réunion ? Repoussez-la à une prochaine date ! La thématique sera déplacée dans l'ordre du jour de la réunion sélectionnée.

Ajouter plusieurs présentateurs

Il est désormais possible d'ajouter plusieurs présentateurs pour une même thématique.

Naviguer entre les thématiques

Naviguez facilement entre les thématiques de votre réunion à partir de la table des matières. Depuis la vue par thématique, utilisez également les flèches à gauche et à droite pour naviguer d'une thématique à la suivante.

Révision de l'éditeur

Les blocs

Survolez la marge de gauche et cliquez sur le bouton + pour ajouter un bloc dans une thématique.

Ajouter des blocs à l'aide de la commande "/"

Utilisez la commande pour ajouter des blocs. Tapez / suivi des premières lettres du nom du bloc à ajouter et appuyez sur enter.

👍🏻 Plus besoin de votre souris ! 🖱️Cette option vous permet de gagner un temps précieux lors de la rédaction de votre compte rendu de réunion.

Voir "Qui a créé / modifié du texte ?"

Survolez un bloc afin de voir qui l'a créé ou modifié.

Historique d'une thématique

Consultez l'historique afin de voir les modifications du contenu de la thématique.

Gestion des droits : avec rôle et par section

Rôles des utilisateurs

Par défaut, il existe 4 rôles dans WEDO :

• Éditeur
• Participant
• Lecteur
• Aucun accès

Pour chacun de ces rôles, des droits sont paramétrés par défaut. Cliquez sur un rôle pour visualiser en détail les droits d'accès et les différentes options. Si nécessaire, vous pouvez modifier les droits des rôles Participant et Lecteur en cochant les options souhaitées en fonction des étapes de la réunion.

Ajouter un rôle

Dans certains cas d'utilisation, vous aurez peut-être besoin d'un rôle supplémentaire par exemple pour gérer les droits de participants externes. Vous pouvez alors Ajouter un rôle et paramétrez les options adéquates.

Choisir un rôle par section

L'un des participants ne peut pas accéder à tous les points de votre réunion ? Choisissez son rôle pour chaque section de votre ordre du jour.

Réunion suivante : importer du contenu ou partir de zéro

Vous pouvez désormais décider pour chaque thématique si vous voulez importer le contenu de la réunion précédente ou partir de zéro. 👆🏻

Aperçu de l'ordre du jour avant importation

Vous possédez déjà un ordre du jour dans un document Word ou tout autre support ? Collez-le dans WEDO afin de créer votre table des matières en quelques clics. Visualisez le résultat puis choisissez ce que vous souhaitez importer.

Export et mise en page du PDF

La configuration de l'export PDF d'une réunion a été largement améliorée !

• Choisissez ce que vous souhaitez afficher (éléments, sections et thématiques, blocs)
• Incluez les fichiers joints en fin de document
• Modifiez la police et les couleurs
• Déterminez la mise en page (orientation et marges)

💡Cliquez sur Générer afin de visualiser l'aperçu de votre export.

Les filtres onglet Réunions

L'onglet Réunions comporte de nouveaux filtres par défaut. Depuis un espace de travail spécifique ou depuis votre espace personnel, retrouvez les réunions À venir, celles de Cette semaine et les réunions Passées.

Nouvelle recherche par thématiques et par blocs

🔎 Retrouvez facilement les informations consignées dans vos réunions. La recherche à l'aide de mots-clés est désormais plus contextuelle avec l'onglet Thématiques et plus précise avec l'onglet Blocs de réunion.

Quels sont les principaux avantages de cette mise à jour ?

• De manière générale, vous assurez un meilleur suivi de vos réunions.
• Vous pouvez composer les ordres du jour de vos réunions en avance.
• Le contenu d'une réunion à venir peut être créé de façon dynamique grâce à la possibilité de statuer sur des thématiques.
• Vous gagnez du temps lors de la rédaction de vos comptes rendus.

Des améliorations développées selon vos feedbacks

Cette mise à jour est basée sur les feedbacks de nos clients ! Les nombreux retours de nos utilisateurs motivent le développement continu de notre plateforme. Nous espérons que ces nouveautés faciliteront votre travail de préparation, de rédaction et de suivi des réunions.

Nous restons à votre disposition via le support de la plateforme pour toute question. N'hésitez pas à contacter notre équipe. 😃

Nous vous souhaitons une bonne découverte du nouveau module Réunions de WEDO !