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Prochain webinaire | Trois secteurs, un même outil : les cas d’usage WEDO

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

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Revivez l'année 2018 de WEDO à travers cette rétrospective et découvrez les nouveaux collaborateurs de notre équipe. 

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Erleben Sie das Jahr 2018 von WEDO in diesem Rückblick und entdecken Sie die neuen Mitarbeiter unseres Teams.

Rückblick 2018

Relive the year 2018 of WEDO through this retrospective and discover the new members of our team. 

Retrospective 2018

Rétrospective 2018

Si vos réunions s’éternisent ou, pire encore, se terminent dans la confusion, le problème ne vient sans doute pas de ce qui s’y dit… mais de ce qui a été (ou non) préparé en amont. La difficulté des équipes n’est généralement pas de s’exprimer, mais de rester concentrées. Et cela commence dès la planification de la réunion.

Un ordre du jour bien conçu permet de structurer les échanges, de garder les objectifs en ligne de mire et de maîtriser le temps imparti. Sans lui, la réunion repose sur la mémoire, l’improvisation… et un peu de chance.

Dans cet article, nous vous expliquons comment établir un ordre du jour réellement efficace. Pas un document de remplissage, mais un levier de résultats concrets. Vous apprendrez à définir un objectif clair, à choisir une durée adaptée, à structurer les points à aborder, et à poser les bases d’un véritable progrès collectif.

## Qu’est-ce qu’un ordre du jour ?

Avant d’aller plus loin, précisons ce qu’est un ordre du jour. Il s’agit d’un document qui décrit les sujets à aborder, leur ordre de traitement et le temps alloué à chacun. Mais surtout, c’est un outil destiné à donner une intention claire à la réunion.

Un bon ordre du jour remplit trois fonctions essentielles :

- Il clarifie la finalité de la réunion
- Il guide les échanges pour éviter les digressions
- Il contribue à respecter le temps imparti

Il permet également à chacun de se préparer à l’avance, évitant ainsi de consacrer une partie précieuse de la réunion à remettre tout le monde à niveau. Qu’il s’agisse d'une liste de deux points ou d’une trame détaillée, l’ordre du jour doit permettre à l’équipe d’avancer.

![Infographie intitulée « Ce qu’il faut inclure dans un ordre du jour de réunion productif ». Présente six éléments : objet, points avec résultats, estimations de temps, responsables, rôle de facilitateur et préparation/documents.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/what_to_include_in_a_productive_meeting_agenda_fr_483d62279e.png)

## Définir l’objectif avant d’écrire

Un ordre du jour ne devrait jamais commencer par « de quoi pourrait-on parler ? ». Il doit commencer par « pourquoi nous réunissons-nous ? ».

L’objectif est votre point d’ancrage. Il vous aide à choisir les bons participants, à sélectionner les sujets pertinents et à orienter les échanges. Un but vague comme « faire un point d’avancement » ne motive personne à venir préparé. Un objectif précis tel que « valider la structure tarifaire finale pour le lancement du T3 » donne une direction claire et un résultat attendu.

Si vous n’êtes pas en mesure de définir cet objectif, ne rédigez pas d’ordre du jour — annulez la réunion. Ce n’est pas un échec, c’est un gain de temps. Avant même de lister les sujets à aborder, posez par écrit le résultat visé. C’est autour de cela que tout le reste doit s’articuler.

## Adapter l’ordre du jour au type de réunion

Toutes les réunions ne nécessitent pas un plan en dix points. Certaines demandent une structure rigoureuse, d’autres nécessitent au contraire de l’espace. L’essentiel est de savoir distinguer les deux.

Avant de rédiger un ordre du jour, prenez du recul et posez-vous la question suivante : de quel type de réunion s’agit-il ?

S’agit-il d’un point rapide ? D’une séance de décision ? D’une analyse approfondie avec l’équipe ? Chaque format implique un niveau de détail, un rythme et un engagement temporel différents. Appliquer la même structure à toutes les réunions conduit inévitablement à allonger celles qui devraient être courtes… et à rendre interminables celles qui sont déjà longues.

Exemples :

- Les entretiens individuels fonctionnent mieux avec quelques questions ouvertes laissant place à l’échange.
- Les revues de projet nécessitent des points précis à aborder et une gestion stricte du temps.
- Les séances de brainstorming doivent prévoir un cadre, tout en laissant circuler librement les idées.
- Les réunions décisionnelles gagnent à être cadrées par un ordre du jour resserré, précisant les questions clés, les responsables et les attentes.

Un ordre du jour efficace ne se contente pas d’énumérer des sujets : il aligne le format sur l’objectif de la réunion, tout en respectant une durée réaliste. Si la structure ne soutient pas le résultat attendu, la réunion ne le fera pas non plus.

## Décomposer les sujets en segments exploitables

Une simple liste de sujets n’est pas un ordre du jour digne de ce nom. Du moins, pas un outil utile.

Si vous souhaitez que vos réunions restent ciblées et débouchent sur des résultats concrets, chaque point à l’ordre du jour doit être formulé de manière actionnable. Il ne suffit pas d’indiquer « budget », « mise à jour produit » ou « retours clients » : ce sont des catégories, pas des directions.

Reformulez plutôt ces intitulés génériques en objectifs précis et orientés vers un résultat. Par exemple :

- Au lieu de « budget » : « Finaliser les allocations pour la campagne du T3 »
- Au lieu de « mise à jour produit » : « Décider si la fonctionnalité X est prête à être déployée »
- Au lieu de « retours clients » : « Identifier les 3 problèmes majeurs à traiter lors du prochain sprint »

Cette reformulation a deux avantages :

1. Elle indique clairement aux participants sur quoi ils doivent se prononcer.
2. Elle facilite la clôture de la discussion, puisqu’elle vise une décision, une réponse ou une action.

Structurer votre ordre du jour autour de questions comme « Quelle décision devons-nous prendre ? » ou « Qu’est-ce qui nous bloque ? » transforme la réunion en une séance de travail, et non en un échange vague.

Et si un sujet n’a pas d’issue clairement définie ? Il n’a probablement pas sa place à l’ordre du jour — du moins, pas pour cette fois.

Une règle simple : si vous ajoutez un point à l’ordre du jour, demandez-vous ce qui doit en ressortir. En l’absence de réponse claire, il vaut peut-être mieux le retirer.

## Estimer les durées avec discernement

Le temps est l’un des éléments les plus faciles à mal gérer dans une réunion, et l’un des plus difficiles à récupérer une fois perdu. C’est pourquoi il est essentiel d’attribuer une durée à chaque point de l’ordre du jour.

Il n’est pas nécessaire d’être précis à la minute près, mais chaque sujet doit faire l’objet d’une estimation réaliste. Cela permet de garder un rythme fluide et d’éviter que les sujets secondaires ne monopolisent l’ensemble de la réunion.

Commencez par la durée totale disponible. Puis répartissez ce temps selon les priorités. Les sujets à fort impact — décisions importantes, points bloquants — doivent être abordés en début de réunion, avec une marge suffisante. Les informations moins urgentes peuvent venir ensuite, dans des créneaux plus courts.

Exemple :

- 5 min : mise à jour rapide du statut
- 20 min : identification des blocages pour le lancement et attribution des responsables
- 10 min : alignement sur les modifications de message dans la présentation commerciale
- 5 min : récapitulatif des prochaines étapes et répartition des actions

Pensez également à prévoir un léger tampon en fin de réunion. Ainsi, si un point prend plus de temps, vous ne sacrifierez pas les dernières minutes cruciales, souvent dédiées à l’attribution des tâches. Une gestion du temps réfléchie montre du respect pour l’agenda de chacun et vous oblige à clarifier les priorités — conditions indispensables à [des réunions efficaces](https://wedo.com/fr/features/meetings), même lorsqu’elles sont brèves.

## Attribuer les rôles avant le début de la réunion

Chaque point de l’ordre du jour doit avoir un responsable clairement identifié. Cela ne signifie pas que cette personne doit tout présenter, mais elle doit introduire le sujet, apporter les éléments de contexte nécessaires et guider les échanges sur ce thème. Sans ce cadrage, la discussion peut vite s’enliser ou dériver.

Clarifiez ces éléments en amont :

- Qui présente chaque point ?
- Qui prend les notes ?
- Qui est chargé de consigner les décisions et les actions ?

Cela peut rester simple : dans des réunions récurrentes et restreintes, les rôles peuvent rester fixes. Dans des réunions plus larges ou transverses, il peut être utile de faire tourner les responsabilités ou de les attribuer à la personne la mieux placée.

N’oubliez pas non plus de désigner un animateur. Son rôle est de suivre le fil de l’ordre du jour, de gérer le rythme des échanges et d’intervenir si le temps est dépassé ou si la discussion se bloque. Parfois, il s’agira de l’organisateur de la réunion. D’autres fois, un tiers neutre permettra de mieux canaliser les échanges.

Lorsque chacun connaît son rôle à l’avance, il arrive préparé — et la réunion démarre efficacement dès la première minute.

## Partager l’ordre du jour à l’avance et le réajuster en direct

Une fois l’ordre du jour établi, ne le gardez pas pour vous. Plus votre équipe en prend connaissance tôt, plus la réunion sera efficace.

Diffuser l’ordre du jour en amont — idéalement la veille — permet aux participants de prendre connaissance des sujets abordés et de s’y préparer. Cela ouvre aussi la porte à des retours utiles : une personne pourrait signaler un point manquant, proposer un ordre plus logique ou apporter un éclairage pertinent avant même le début de la réunion.

Partager l’ordre du jour à l’avance permet de poser le cadre : voici pourquoi nous nous réunissons, et voici comment nous allons utiliser notre temps. Aucun participant ne devrait découvrir l’objectif de la réunion au moment de se connecter.

Au lancement de la réunion, prenez un instant pour relire l’ordre du jour collectivement. Posez la question :

- Le plan prévu tient-il toujours la route ?
- Faut-il intégrer ou reclasser un point de dernière minute ?

Même un bref rappel permet de recentrer le groupe avant de commencer. Et si un nouveau sujet surgit en cours de route ? Notez-le, mettez-le de côté, et poursuivez selon les priorités établies. Vous pourrez y revenir à la fin ou lors d’un rendez-vous ultérieur.

L’ordre du jour ne sert pas seulement à organiser la réunion. Il la protège : des digressions, des pertes de temps, des objectifs flous.

## Utiliser l’ordre du jour pour assurer le suivi

La réunion se termine, mais le travail, lui, continue. C’est pourquoi l’ordre du jour ne doit pas seulement structurer la discussion, mais aussi soutenir ce qui en découle.

Au fil de la réunion, complétez directement l’ordre du jour avec vos notes. Ajoutez les actions sous chaque point, identifiez les responsables, précisez les délais tant que tout est encore clair dans les esprits. Avec un outil comme [WEDO](https://wedo.com/fr/features), cela se fait en temps réel, sans avoir besoin de rédiger un second document à posteriori.

Cela permet également d’éviter les doublons. Plus besoin de réécrire ce qui a été dit dans un nouvel e-mail ou un compte rendu séparé : l’ordre du jour devient la source de référence. Tout le monde sait où retrouver le contexte, les décisions prises et les responsabilités attribuées.

Et pour la prochaine réunion ? Vous disposez déjà d’un historique clair — et d’une base solide pour construire l’ordre du jour suivant.

![Infographie intitulée « Le cycle de vie de l’ODJ ». Présente sept étapes de la planification à la mise en œuvre : définir l’objectif, adapter la structure, attribuer les responsabilités et la durée, partager tôt, utiliser en direct, suivre les actions et poursuivre à la prochaine réunion.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_agenda_lifecycle_fr_2bc85240df.png)

## Comment WEDO vous aide à construire de meilleurs ordres du jour

Tout ce qui a été présenté dans ce guide devient plus simple et plus cohérent avec le bon outil.

WEDO a été conçu pour les équipes qui souhaitent sortir des discussions répétitives et avancer réellement. Avec WEDO, vous pouvez planifier, structurer et gérer l’ordre du jour de vos réunions en un seul et même endroit — avant, pendant et après la séance.

Voici comment WEDO vous accompagne :

- Créez et partagez vos ordres du jour rapidement dans un [espace collaboratif](https://wedo.com/fr/blog/comment-la-gestion-collaborative-des-taches-ameliore-la-productivite-des-equipes) lié à chaque réunion
- Attribuez des responsables et des durées à chaque point pour clarifier les rôles et garder le cap
- Prenez des notes en temps réel directement dans l’ordre du jour, sans changer d’onglet ni d’application
- Suivez les décisions et les actions au fil de la réunion, et reportez-les automatiquement à la suivante
- Consultez facilement les ordres du jour passés et leurs résultats, grâce à une chronologie centralisée et entièrement consultable

Fini les notes dispersées, les suivis oubliés ou les incertitudes sur ce qui a été décidé. [WEDO](https://wedo.com/fr/features) vous aide à instaurer une méthode durable pour des réunions structurées, efficaces et alignées à chaque étape.

Envie de voir comment cela fonctionne concrètement ? [Essayez WEDO gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez combien de temps et d’élan vous pouvez gagner avec une meilleure préparation.

Apprenez à concevoir un ordre du jour efficace qui favorise des discussions ciblées, des décisions claires et une gestion optimale du temps de réunion.

« Comment créer un ordre du jour productif ». Fond rose avec une icône bleue représentant une feuille et un crayon.

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Comment créer un ordre du jour productif

Il arrive fréquemment que des réunions donnent l’impression d’avoir été productives… jusqu’à ce que plus personne ne se souvienne précisément des décisions prises. Les tâches sont alors dupliquées, les délais sont repoussés, et la personne censée assurer le suivi n’était pas celle attendue.

C’est précisément pour éviter ce type de situation que les procès-verbaux sont indispensables.

Loin d’être une formalité administrative, un procès-verbal bien rédigé permet de transformer les échanges oraux en actions concrètes. Il consigne de manière claire ce qui a été discuté, les décisions prises, les responsabilités attribuées ainsi que les échéances. Qu’il s’agisse d’une réunion de projet ou d’une séance d’un organe de gouvernance, le compte rendu constitue une trace écrite fiable, utile pour assurer la cohérence et l’engagement des participants.

Dans un cadre formel, notamment lors de séances de conseils ou de comités, ce document peut également revêtir une valeur légale ou financière. Mais même lors de réunions informelles, un compte rendu structuré garantit que les points essentiels ne soient pas oubliés une fois la réunion terminée.

Ce guide vous accompagne pas à pas dans ce processus : préparation à la prise de notes en temps réel, rédaction, structuration et diffusion des procès-verbaux avec clarté et rigueur. Vous y trouverez des exemples concrets, des conseils pour rester cohérent avec ou sans modèle, ainsi qu’une présentation des outils, comme [WEDO](https://wedo.com/fr/features), qui facilitent l’ensemble de la démarche.

## Qu'est-ce qu'un compte rendu de réunion ?

Commençons par clarifier un point : un procès-verbal de réunion n’est pas une retranscription mot à mot. Il n’est pas nécessaire de noter chaque phrase prononcée. Il s’agit d’un résumé structuré et ciblé de ce qui compte réellement : les points clés abordés, les décisions prises et les actions à entreprendre.

En substance, le procès-verbal constitue la trace écrite de ce qui s’est passé et de ce qui a été convenu. Il permet aux équipes de rester alignées, d’éviter les redites, et de maintenir l’avancée des projets. Dans le cadre d’une direction ou d’un conseil d’administration, il garantit également la transparence et la traçabilité des décisions sur le long terme.

Dans les contextes formels, comme les séances d’un conseil d’administration, le compte rendu sert de document officiel encadrant la gouvernance de l’organisation. Il doit alors être précis, structuré et neutre. Suivre une procédure comme celle de *Robert’s Rules of Order* permet de garantir cohérence et équité, notamment lors de votes ou de prises de décision officielles.

Cela dit, même les réunions les plus informelles — stand-up quotidiens ou points d’équipe — bénéficient d’une prise de notes. Peu importe que vous les appeliez comptes rendus, procès-verbaux, résumés ou suivis, l’objectif reste le même : s’assurer que tous les participants repartent avec la même compréhension de ce qui a été dit… et de ce qui doit être fait.

Voici ce que l’on retrouve généralement dans un bon procès-verbal :

- La date, l’heure et le lieu de la réunion
- La liste des participants et des absents
- Une référence à [l’ordre du jour](https://wedo.com/fr/features/meetings)
- Un résumé des points abordés et des discussions
- Les décisions prises, votes ou résultats
- Les actions attribuées, avec les personnes responsables et les échéances
- L’heure de clôture de la réunion

Peu importe la forme ou le degré de formalisme, un bon procès-verbal garantit que rien ne soit oublié, notamment au moment de la prochaine réunion où l’on devra s’appuyer sur ce qui a été fait auparavant.

![Infographie intitulée « Comment rédiger et partager des comptes rendus de réunion efficaces » présentant trois étapes : avant la réunion (confirmer l’ordre du jour et désigner un secrétaire), pendant la réunion (noter les décisions et responsabilités), et après la réunion (mettre en forme, vérifier et partager le compte rendu).](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_to_write_effective_meeting_minutes_fr_7cf8d18817.png)

## Avant la réunion : poser les bases

Un procès-verbal efficace ne commence pas au moment où la réunion débute. Il repose sur une bonne préparation.

Avant même que les participants ne s’installent ou se connectent, quelques actions simples permettent de faciliter la prise de notes, d’en améliorer la qualité et d’accélérer la rédaction, en particulier si vous êtes la personne en charge du compte rendu.

### Dresser un ordre du jour clair

L’ordre du jour agit comme une trame. Il précise les sujets abordés, dans quel ordre, et parfois qui en est responsable. Cela aide non seulement les participants à rester concentrés, mais offre aussi un cadre structuré au rédacteur du procès-verbal pour prendre des notes en temps réel. Chaque point de l’ordre du jour devient une section du compte rendu, rendant sa rédaction finale plus fluide.

Si aucun ordre du jour n’a été partagé en amont, demandez-le. Le cas échéant, élaborez une version simple en fonction de l’objectif de la réunion. Une liste à puces suffit souvent.

### Confirmer la date, l’heure et le lieu

Cela peut sembler évident, mais un procès-verbal sans ces éléments perd rapidement sa valeur. Qu’il s’agisse d’un point régulier ou d’une séance stratégique annuelle, veillez à consigner ces données avec exactitude. En cas de réunion à distance ou hybride, mentionnez également la plateforme utilisée (Zoom, Teams, etc.) dans les informations de lieu.

### Identifier les participants présents

Avant le début de la réunion, préparez la liste des personnes attendues et notez les absences éventuelles. Ces informations seront indispensables pour rédiger le procès-verbal par la suite, et il est bien plus facile de les relever en temps réel que d’essayer de les reconstituer après coup. Dans les réunions formelles, notamment les séances de conseils, cette précision est d’autant plus importante.

### Désigner un rédacteur du procès-verbal (et l’annoncer clairement)

Si c’est à vous qu’incombe la rédaction du procès-verbal, assurez-vous que votre rôle soit clair dès le départ. Si une autre personne en est responsable, vérifiez qu’elle est prête. Le rédacteur doit être en mesure d’écouter activement, de noter les éléments pertinents sans se laisser distraire et de rester objectif tout au long de la réunion.

Dans les environnements plus structurés — comme les conseils d’administration d’entreprises ou les comités de gouvernance d’associations —, la désignation officielle d’un secrétaire ou d’un rédacteur est une pratique courante, parfois même exigée par les statuts ou le règlement.

### Revoir les règles de procédure si nécessaire

Si la réunion suit les principes de la [Robert’s Rules of Order](https://robertsrules.com/), il peut être utile de réviser les notions de base : types de motions, formats, terminologie. Cela vous permettra de rédiger un procès-verbal qui reflète fidèlement le déroulement réel de la séance, et non uniquement ce qui a été dit. Même si ces règles ne sont pas systématiquement utilisées, les connaître vous aidera à gagner en précision et en assurance.

## Pendant la réunion : quoi noter et comment le faire

Une fois la réunion commencée, votre rôle de rédacteur du procès-verbal entre en jeu. L’objectif est de consigner les points clés, les discussions et les décisions qui reflètent fidèlement ce qui s’est passé, sans chercher à reproduire les propos exacts. Il s’agit de rester concentré, structuré et prêt à rédiger en temps réel.

### Se concentrer sur les faits, pas sur les échanges

Un bon procès-verbal résume l’essentiel :

- Les sujets abordés
- Les décisions prises
- Les actions à réaliser
- Les personnes responsables
- L’heure de clôture de la réunion

Évitez les échanges informels, les digressions ou les commentaires personnels. Le but est de produire un document clair, lisible et utile pour faire avancer les travaux, et non une retranscription intégrale.

### Suivre l’ordre du jour pour structurer ses notes

Utilisez l’ordre du jour comme fil conducteur. À chaque point abordé, créez une section dédiée dans vos notes. Même si la réunion s’écarte parfois du plan initial (ce qui arrive souvent), structurer vos notes selon les points prévus vous aidera à produire un compte rendu cohérent par la suite.

### Consigner clairement les décisions et les actions

Dès qu’une décision est prise, notez-la. Si une tâche est confiée, indiquez clairement à qui elle revient, ce qui est attendu et dans quel délai. Ces éléments sont au cœur de l’utilité du procès-verbal, car ils permettent de transformer les échanges en engagements concrets.

Exemples :

- « L’équipe a voté l’approbation du budget marketing du 3e trimestre. »
- « Lena rédigera la checklist d’onboarding d’ici au 5 juin. »
- « Le service informatique explorera de nouveaux outils de contrôle d’accès avant la prochaine réunion. »

Ce sont ces lignes que vos collègues rechercheront par la suite. Veillez à les rendre facilement identifiables.

### Noter précisément les motions, votes et éléments formels

Dans les réunions formelles ou celles qui suivent Robert’s Rules of Order, soyez particulièrement rigoureux. Reformulez les propositions telles qu’elles ont été énoncées, précisez qui les a formulées et appuyées, et indiquez le résultat du vote (adoption à l’unanimité, majorité, abstentions, etc.).

C’est à ce moment-là que le procès-verbal acquiert une valeur officielle, au-delà de sa simple fonction de synthèse.

### Rédiger sans tarder

Dans la mesure du possible, rédigez le procès-verbal au fur et à mesure ou juste après la réunion. Plus vous attendez, plus les détails risquent de s’estomper. Si la discussion est dense, utilisez des abréviations ou insérez des repères temporels pour revenir compléter vos notes à chaud.

Les plateformes collaboratives comme WEDO permettent également de structurer les notes en temps réel, d’attribuer les actions, de mentionner les interventions et de suivre l’évolution de la réunion sans en ralentir le rythme.

## Après la réunion : rédiger et structurer le procès-verbal

Une fois la réunion terminée, le véritable travail commence : transformer vos notes en un document clair, structuré et partageable. À ce stade, votre rôle évolue : vous passez de l’écoute à l’édition. L’objectif est de produire un procès-verbal utile, aussi bien pour les participants que pour les absents.

### Commencer par les informations de base

Tout procès-verbal doit débuter par les éléments essentiels :

- Date et heure de la réunion
- Type de réunion
- Liste des participants
- Référence à l’ordre du jour ou aux points principaux
- Nom du rédacteur du procès-verbal

Ces informations permettent de contextualiser le document et facilitent sa consultation ultérieure, notamment dans une logique de conformité, d’audit ou d’archivage.

### Rester clair, concis et neutre

Adoptez un ton professionnel, mais simple. Votre rôle est de documenter les faits, sans interprétation. Contentez-vous des points clés et des décisions. Évitez les détails superflus ou les commentaires personnels. Rédigez au passé, à la troisième personne, et conservez une structure uniforme.

Exemples :

✅ « Le conseil a approuvé la nouvelle politique financière. »

❌ « J’ai trouvé que la politique était bien pensée et tout le monde avait l’air d’accord. »

Laissez les faits parler d’eux-mêmes.

### Mettre en évidence les décisions et les actions

C’est ce que la plupart des lecteurs chercheront dans le document : ce qui a été discuté, ce qui a été décidé, et qui doit faire quoi. Utilisez une mise en forme claire (puces, encadrés ou autres) pour faire ressortir ces éléments. Plus le document est lisible, plus il est utile.

Vous pouvez choisir de regrouper les actions à la fin de chaque section ou de les rassembler dans un récapitulatif final à la fin du procès-verbal.

### Utiliser des modèles pour gagner du temps et rester cohérent

Même si votre organisation ne suit pas de format officiel, un modèle fiable permet d’accélérer la rédaction et d’en assurer la régularité. Il réduit le risque d’oubli, garantit l’inclusion des éléments essentiels et améliore la lisibilité.

Un bon modèle comporte généralement :

- Des en-têtes pour chaque point de l’ordre du jour
- Un espace dédié aux décisions ou aux votes
- Une section pour les actions et leurs échéances
- Une indication de l’heure de clôture de la réunion

Avec une plateforme numérique comme WEDO, vous pouvez créer des modèles réutilisables et structurer votre prise de notes en temps réel, sans repartir de zéro à chaque réunion.

### Vérifier l’exactitude avant diffusion

Avant d’envoyer le procès-verbal, prenez le temps de relire. Vérifiez les noms, les décisions, les dates. Si un vote a eu lieu, assurez-vous que les résultats sont exacts. Si une tâche a été attribuée, vérifiez qu’elle est bien associée à la bonne personne. Ces petits détails, s’ils sont négligés, peuvent provoquer des malentendus importants par la suite.

## Partager et archiver les procès-verbaux de manière appropriée

Une fois votre procès-verbal rédigé, ne le laissez pas dormir dans vos brouillons. Plus il est partagé rapidement, plus il est utile — surtout tant que les informations sont encore fraîches et que certaines actions sont urgentes.

![Infographie intitulée « Partagez et stockez correctement les comptes rendus de réunion » présentant les bonnes pratiques : utiliser un format lisible, faciliter l’accès, envoyer les procès-verbaux dans les 24 à 48 heures, partager avec les bonnes personnes et stocker en toute sécurité.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/sharing_and_storing_meeting_minutes_the_right_way_fr_52c3650539.png)

### Envoyer le procès-verbal rapidement après la réunion

L’idéal est de diffuser le procès-verbal dans les 24 heures, ou au plus tard sous 48 heures. Un envoi rapide permet de maintenir la dynamique, de renforcer la responsabilité de chacun et de corriger d’éventuelles erreurs ou incompréhensions sans tarder.

Si le document doit encore être validé ou complété (ce qui est fréquent dans les séances formelles), précisez-le au moment de l’envoi.

Exemple de message :

« Veuillez trouver en pièce jointe le projet de procès-verbal de la réunion du 10 mai. Merci de transmettre vos éventuelles remarques ou ajouts d’ici vendredi à 17h. »

### Faciliter l’accès et la lecture

Personne n’a envie de fouiller des fils d’e-mails pour retrouver la dernière version d’un compte rendu. Utilisez un objet d’e-mail explicite, un format connu (PDF, Google Doc, ou lien WEDO) et assurez-vous que le document soit bien structuré, notamment en ce qui concerne les décisions, les points clés et les actions assignées.

Avec un outil comme WEDO, vous pouvez rédiger le procès-verbal en temps réel et le publier directement dans un espace partagé. Les équipes peuvent ainsi le consulter, commenter et assurer le suivi immédiatement.

### Partager le compte rendu aux bonnes personnes

Les destinataires varient selon le type de réunion :

- Réunion d’équipe : uniquement les participants et les personnes concernées
- Suivi de projet : inclure les collaborateurs externes ou les responsables concernés
- Séance d’un conseil : transmettre à l’ensemble des membres du conseil, à la direction, au service juridique (le cas échéant) et aux personnes chargées des suivis

Vérifiez les règles internes : il est parfois nécessaire de faire valider le procès-verbal avant de le diffuser plus largement.

### Archiver dans un espace sécurisé (et consultable)

Une fois partagé, le procès-verbal devient une pièce officielle du capital de connaissances de votre organisation. Traitez-le comme tel : archivez-le de manière organisée, avec gestion des versions et sauvegarde.

Les systèmes cloud, comme WEDO, permettent de classer, rechercher et lier les procès-verbaux à des projets ou réunions spécifiques. Cette traçabilité est précieuse pour revenir sur des décisions passées ou éclaircir un point en cas de désaccord.

## Comment WEDO vous aide à rédiger et diffuser de meilleurs procès-verbaux

Rédiger et partager des procès-verbaux efficaces ne doit pas être compliqué. Avec une bonne structure et les bons outils, cela devient une partie fluide et naturelle du travail d’équipe.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) est conçu pour simplifier ce processus de bout en bout. Plus besoin d’alterner entre e-mails, documents épars et post-it : vous planifiez la réunion avec un ordre du jour partagé, attribuez les rôles à l’avance et prenez des notes en temps réel, directement là où se déroule la discussion.

À la fin de la réunion, vos notes sont déjà structurées et prêtes à être diffusées. Vous publiez un compte rendu clair et lisible, informez les bonnes personnes et assurez le suivi des actions, le tout depuis une seule et même plateforme. Et comme tout est stocké de manière sécurisée et consultable par sujet, projet ou participant, vous n’aurez plus jamais à fouiller dans d’anciens fichiers ou fils de discussion pour savoir ce qui a été décidé.

Que vous rédigiez le compte rendu d’un point d’équipe informel ou d’une séance de conseil formelle, [WEDO](https://wedo.com/fr/features) vous aide à rester cohérent, conforme et bien organisé. [Essayez-le gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) lors de votre prochaine réunion et constatez à quel point il est simple de transformer les échanges en décisions, et les décisions en actions.

Apprenez à rédiger et diffuser des comptes rendus de réunion efficaces, de la prise de notes en temps réel à la diffusion finale, à l’aide de conseils, de modèles et d’outils proposés par WEDO.

« Le guide complet pour la rédaction d’un compte rendu de réunion efficace ». Fond violet avec une icône bleue représentant un ordinateur et un document.

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Le guide complet pour la rédaction d'un compte rendu de réunion efficace

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

Rétrospective 2018

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