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Prochain webinaire | Exit les tableurs : Connectez vos équipes et gérez vos activités !

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

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Revivez l'année 2018 de WEDO à travers cette rétrospective et découvrez les nouveaux collaborateurs de notre équipe. 

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Erleben Sie das Jahr 2018 von WEDO in diesem Rückblick und entdecken Sie die neuen Mitarbeiter unseres Teams.

Rückblick 2018

Relive the year 2018 of WEDO through this retrospective and discover the new members of our team. 

Retrospective 2018

Rétrospective 2018

## Gestion efficace de projets de construction : maîtrisez vos projets d'architecture avec WEDO

Dans un bureau d’architecte, chaque projet est une aventure qui commence par une esquisse et se poursuit jusqu’à la livraison de l’ouvrage. Entre les réunions d’équipe, les échanges avec les maitres d’ouvrage, la coordination des mandataires et le suivi des délais, la gestion de projet peut vite devenir un casse-tête. Documents éparpillés, boîtes mail saturées, comptes rendus rédigés à partir de multiples outils… autant d’obstacles qui ralentissent votre créativité et mettent vos échéances sous pression.

Les projets de construction posent notamment les enjeux collaboratifs suivants :

1. **Orchestrer la collaboration multi-acteurs et maîtriser l’information**
    
    Centraliser les versions, décisions et responsabilités pour éviter les doublons, pertes et malentendus.
    
2. **Tenir les délais et contrôler les potentielles dérives**
    
    Visualiser les jalons importants, suivre les dépendances et recevoir des alertes pour rester dans le timing.
    
3. **Garantir la conformité et structurer les processus métiers de la construction**
    
    Planifier les étapes réglementaires (permis, appels d’offres, sécurité) avec des checklists et un historique clair.
    
4. **Gérer les risques contractuels et clarifier les responsabilités**
    
    Clarifier le périmètre du projet, documenter les changements et conserver les décisions comme preuves.
    
5. **Aligner l’équipe en charge du projet sur l’opérationnel**
    
    Donner à chacun la bonne tâche, au bon moment, avec la bonne information — et organiser des réunions utiles.
    
6. **Assurer une communication externe sans friction**
    
    Structurer les échanges avec les maitres d’ouvrage, mandataires et entreprises pour des décisions traçables.
    
7. **Piloter globalement l’avancement du projet**
    
    Disposer d’un tableau de bord lisible (charge, avancement, priorités) pour décider vite et bien.
    

Et si vous pouviez centraliser toutes ces dimensions dans un espace unique, simple et collaboratif ? Dans cet article, découvrez comment **WEDO,** vous aide à piloter vos projets d’architecture de A à Z : de la conception jusqu’à la réception de l’ouvrage. L’outil devient votre plan directeur digital, vous aidant à fluidifier la communication, à coordonner vos équipes et à garder le contrôle sur chaque étape du projet.

Dans cet article, nous vous montrons concrètement comment un bureau d'architectes peut tirer parti de WEDO pour transformer la gestion de ses projets en véritable avantage compétitif.

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## Architecture & construction : gérez vos projets avec WEDO

Dans un bureau d’architecte suisse, la plupart des projets suivent une trame récurrente, selon la SIA 102. Cette norme cadre les étapes d’un projet en les structurant en **5** **phases clés**, qui servent de fil conducteur du début à la fin du mandat :

1. **La définition des objectifs** : énoncé des besoins et approche méthodologique ;
2. **Les études préliminaires** : définition du projet de construction, étude de faisabilité et procédure de choix des mandataires ;
3. **L’étude du projet :** avant-projet, projet de l’ouvrage et procédure d’autorisation ;
4. **L’appel d’offres :** appels, comparaison des offres et propositions d’adjudication ;
5. **La réalisation et le suivi de travaux :** projet d’exécution, exécution de l’ouvrage, mise en service et achèvement ;

Le vrai défi n’est donc pas de réinventer la méthode à chaque fois, mais de l’appliquer **de manière homogène** d’un projet à l’autre avec des échéances cohérentes.

C’est précisément là que **WEDO** apporte de la valeur : en offrant une **trame stable et constante** qui structure le pilotage du projet. Modèles de comptes-rendus, checklists alignées sur vos étapes, responsabilités claires et suivi centralisé : tout est conçu pour **respecter les jalons** et garantir un **suivi de projet uniforme** quelle que soit l’équipe ou la complexité du mandat. Résultat : moins d’oublis, moins d’écarts, plus de répétabilité, et une qualité de réalisation qui reste constante, du premier croquis jusqu’à la livraison du chantier.

## **Créez un espace “Modèle Projet” aligné à votre organisation interne**

Pour garantir un suivi homogène de vos projets, commencez par créer un **modèle d’espace de travail** intégrant vos phases, jalons et tâches clés. Vous standardisez ainsi votre méthode et assurez une exécution régulière d’une affaire à l’autre.

🚀 **À chaque nouveau mandat, vous n’aurez plus qu’à dupliquer ce modèle pour démarrer immédiatement votre projet et profiter d’un suivi cohérent et complet.**

**Étapes clés pour bâtir votre espace modèle dans WEDO**

1. **Structurer les phases avec des sections**
    
    Créez une section par phase de projet pour matérialiser votre trame (par exemple selon la structure des phases SIA 102). 
    
2. **Importer/créer les tâches de chaque phase**
    
    Définissez les actions à réaliser dans chaque étape.
    
    💡 Si certaines tâches reviennent toujours aux mêmes personnes, **attribuez-les directement dans l’espace modèle**.
    
3. **Définir les repères temporels (jalons) pour marquer les temps forts**
    
    Les jalons servent de repères à l’intérieur des phases. Un jalon peut être par exemple : la fin de l’étude préliminaire du projet, le démarrage de la phase “avant projet” ou encore l’achèvement qui clôture l’étape de la réalisation. 
    
    💡 Vous pouvez **déléguer un jalon à un·e responsable chargé·e de le terminer** et **fixer une échéance** si nécessaire**.**
    
4. **Choisissez les onglets pertinents pour l’espace modèle**
    
    Sélectionnez les onglets actifs et l’onglet par défaut. Pour la gestion de projet, nous recommandons d’activer :
    
    - **Aperçu** : description, membres, statut, diagrammes et progression globale
    - **Réunions** : préparation et suivi de vos réunions de projet
    - **Tâches** : vues Liste, Kanban ou Tableau, avec tri et filtres selon vos besoins
    - **Gantt** : planification temporelle des tâches
    - **Fichiers** : documents partagés et liens essentiels
    -   **Flux** : fil des activités clés (statuts, notes, tâches réalisées, commentaires, décisions)

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## **Pilotez vos projets, visualisez l’avancement et anticipez les glissements de planning**

🚀 **Prêt à lancer votre prochain projet ? Dupliquez l’espace modèle et démarrer celui-ci en quelques clics.**

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✅ **Pilotez ensuite votre projet grâce aux fonctionnalités liées aux tâches :**

### Trier les tâches par sections

Dans cet aperçu, retrouvez les phases clés de votre projet ainsi que toutes les tâches et éventuels jalons listés. Vous pouvez facilement glisser-déposer une tâche pour la déplacer dans une autre phase.

### Choisir les échéances

Définissez rapidement les échéances de vos tâches avec la baguette magique ou en sélectionnant plusieurs tâches simultanément. Vous gagnez ainsi un temps précieux dans la planification de vos prochains délais.

### Définir des dépendances

Évitez les faux départs : définissez des dépendances entre les tâches (par exemple, une série d’actions liée à un jalon) pour orchestrer l’ordre d’exécution, bloquer ce qui ne doit pas démarrer trop tôt et répercuter automatiquement les décalages dans votre planning global. 

### Afficher la vue Gantt pour planifier efficacement

Affichez la vue Gantt en un clic pour visualiser la planification dans le temps. Depuis ce diagramme, réorganisez votre planning : réassignez un responsable, ajustez la durée d’une tâche, ajoutez ou déplacez des sections, et décalez automatiquement les dates lorsque vos tâches sont liées par des dépendances.

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## **Ajoutez un statut à chaque projet et obtenez une vue d’ensemble en un clic**

Parce que les projets d’architecture et de construction sont rythmés par des statuts, WEDO vous permet de les définir au niveau de l’espace de travail et d’associer à chaque évolution une note ou une information visible par tous les membres. Découvrez en détail comment piloter vos projets efficacement, sans perdre de vue l’essentiel.

Dans la suite de l’article, nous présentons les **fonctionnalités essentielles de WEDO pour la communication de projet** (statuts partagés, comptes rendus, filtres et vues personnalisés) afin de garantir une information claire, traçable et accessible à toute l’équipe.

### Le *Flux d’activité*

Le flux centralise en temps réel tout ce qui se passe dans votre espace de travail. En un coup d’œil, vous suivez les mises à jour, décisions et échanges sans devoir parcourir chaque onglet. Parfait lorsque l’on souhaite obtenir un récapitulatif clair. À travers le flux, il est possible de : 

- **Consulter** l’historique des mises à jour de statut du projet
- **Accéder** en un clic aux notes globales du projet
- **Suivre** les dernières tâches clôturées
- **Parcourir** les commentaires publiés au sein des tâches
- **Visualiser** les décisions consignées lors des réunions de suivi

### L’onglet *Aperçu*

Dans l’onglet **Aperçu**, commencez par **poser le cadre** : décrivez en quelques lignes l’objectif du projet, son périmètre, les contraintes majeures et les jalons à venir. **Identifiez ensuite l’équipe** : nommez les chefs de projet comme modérateurs et précisez le rôle de chacun pour que tout le monde sache qui pilote, qui contribue et qui valide. 

Le **statut le plus récent** est affiché tout en haut de l’onglet : ainsi, toutes les parties prenantes voient où en est le projet et quelles mises à jour viennent d’être publiées. Cette vue affiche également les dates de début et de fin du projet, pour situer immédiatement le calendrier global.

Deux graphiques clés vous donnent instantanément la trajectoire du projet : le burndown montre à quelle vitesse vous réduisez le « reste à faire » (tenue des délais, rythme d’exécution), tandis que le burnup révèle votre progression réelle face au périmètre total. Ces graphiques permettent de détecter les écarts, anticiper les risques et garder l’équipe alignée sur l’objectif final. 

### La vue d’ensemble sur les projets

Dans WEDO, vous pouvez **créer une équipe qui regroupe plusieurs projets** et obtenir, en un coup d’œil, une vue globale d’avancement fondée sur le pourcentage de tâches terminées. Cette vue synthétique affiche pour chaque projet son titre, sa progression globale, son statut actuel, sa date d’échéance, ainsi que ses modérateurs — généralement les chefs de projet. Parfait pour prioriser, détecter les écarts et piloter votre portefeuille sans perdre le fil.

### Le tri des projets par progression, statut ou échéance

Depuis cette vue d’ensemble, triez vos projets en un clic sur l’en-tête de colonne : 

- affichez-les en fonction de leur pourcentage de progression
- classez-les par **statut** — pour regrouper d’un coup les dossiers “dans les délais”, “à risque”, “en retard”, “en attente” ou encore “terminé”.
- ou par **date d’échéance** en ordre chronologique (croissant ou décroissant).

Cet aperçu est idéal pour faire remonter les urgences, planifier les priorités et garder une lecture claire de l’ensemble des projets en cours.

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## **Structurez, décidez, suivez : vos réunions de projet optimisées**

Le **module Réunions** de WEDO est votre cockpit pour les réunions de suivi de projet. Vous préparez l’ordre du jour **en équipe** (sujets, pièces jointes, objectifs), vous **cadrez la séance** avec des modèles réutilisables selon les phases clés, puis vous **décidez et tracez** : chaque décision importante est consignée et horodatée, reliée au projet et accessible à tous. 

🎯 L’objectif est de tracer systématiquement les échanges avec vos maîtres d’ouvrage afin de démontrer la qualité du suivi et de renforcer la relation avec la clientèle.

D’un point de vue opérationnel, vous **créez et assignez des tâches en direct** pendant la réunion en définissant le responsable, l’échéance, et la priorité, ce qui transforme immédiatement les échanges en plan d’action clair et précis. 

À la fin, le **compte rendu** est généré en un clic, partagé aux bonnes personnes, et le suivi se poursuit automatiquement dans les vues Tâches, en affichage Liste, Kanban, Tableau ou Gantt.

**Résultat :** des réunions plus courtes, des décisions claires, et une exécution qui ne se perd jamais entre deux mails.

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## **Collaborez avec les intervenants externes**

Ingénieurs, bureaux d’études, mandataires techniques ou autres partenaires externes : WEDO vous permet de les intégrer simplement à vos projets, tout en gardant une maîtrise totale des accès et des contributions.

### **Accès maîtrisé à l’espace de travail du projet**

Invitez vos mandataires en tant qu’**utilisateurs externes** et donnez-leur accès uniquement à l’espace de travail du projet qui les concerne. Ils peuvent ainsi consulter le contexte, les documents clés et suivre l’avancement global au fil des étapes du projet.

### **Délégation et suivi des tâches**

Côté tâches, vous pouvez leur déléguer des actions en définissant clairement le responsable et les échéances. Chaque intervenant sait ce qui est attendu, et l’équipe conserve une vision commune et actualisée de l’avancement.

### **Gestion fine des droits en réunion**

Côté réunions, les participants consultent en toute autonomie les ordres du jour et les comptes rendus. Selon l’étape de la séance, le bureau d’architecte peut autoriser les externes à contribuer à l’ordre du jour ou restreindre leur accès à une simple lecture. Les fichiers (annexes diverses, plans, pièces techniques) peuvent être partagés dans l’espace commun, rattachés aux réunions ou directement aux tâches, pour une gestion documentaire claire et centralisée.

### **Échanges centralisés**

Enfin, le chat intégré à chaque tâche centralise les échanges avec l’ensemble des mandataires, sans dispersion par e-mail. En réunion, les commentaires permettent aux intervenants d’intégrer directement leur feedback au compte rendu, garantissant une information complète, structurée et traçable.

## **7 raisons pour lesquelles les bureaux d’architectes et les acteurs de la construction adoptent WEDO**

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1. **Orchestrer la collaboration et maîtriser l’info** → des espaces projet structurés, des rôles clairement définis, un journal des décisions et une documentation centralisée.
2. **Tenir les délais et contrôler les écarts** → marquer les jalons importants, définir les dépendances, planifier à l’aide du diagramme de Gantt et visualiser les indicateurs d’avancement.
3. **Garantir la conformité et structurer les processus** → élaborer des modèles alignés aux enjeux du métier, accéder à des historiques horodatés, stocker des documents en un seul et même endroit.
4. **Gérer les risques contractuels et clarifier les responsabilités** → mise à jour du statut du projet, traçabilité des décisions majeures, suivi centralisé et preuves liées aux tâches/réunions.
5. **Aligner l’équipe sur l’opérationnel** → des tâches clairement attribuées (responsable/échéance), de multiples modes d’affichage pour les tâches (Liste/Kanban/Tableau/Gantt), des réunions préparées avec des actions créées en direct.
6. **Assurer une communication externe sans friction** **et favoriser l’autonomie des intervenants** → travailler sur une plateforme unique avec les parties prenantes, déléguer les tâches et diffuser les procès-verbaux et documents en toute sécurité.
7. **Piloter globalement l’avancement** → accéder à des tableaux de bord lisibles et à une vue multi-projets (statut, % tâches terminées, prochaines échéances, modérateurs).

WEDO pose la méthode, éclaire le suivi et garde vos équipes sur la bonne voie : grâce à un cadre et une traçabilité solides, la communication reste efficace et les objectifs intacts — jusqu’à la livraison, dans les meilleures conditions.

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**Envie de voir WEDO à l’œuvre ?** Réservez une démo guidée de 30 minutes centrée sur vos besoins et vos processus.

[Planifier une démo](https://wedo.com/fr/demo)

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crédit photo Mélissande Pochon - Celynek


>Témoignage de **Mélissande Pochon**, Architecte HES, *Dessein Architecture*
>
>Si nous avons décidé de chercher un outil comme WEDO, c’est tout simplement parce qu’il devenait impératif d’optimiser notre gestion interne, notamment dans la gestion de projet.
> Lors de mon CAS en management de projet de construction, l’introduction d’un professeur m’a particulièrement marqué : *« 60% d’optimisation pour 40% d’improvisation. »
> 
> Cette phrase a résonné comme une petite alarme dans ma tête. Comme Dessein a triplé ses effectifs en cinq ans, cela sonne comme une excellente raison de repenser et renforcer la gestion interne. Suite à ce CAS, il était clair qu’un soutien concret dans notre organisation devait être mis en place.
> 
>Actifs dans le domaine de la construction, nous assurons les phases SIA de 1 à 5, et ce dans plusieurs cantons. Pour diminuer la perte de temps et clarifier le transfert d’informations, nous avions besoin d’un outil qui nous aide à remettre de l’ordre et à garder une vision claire de tout ce qu’on fait, surtout à une époque où les procédures deviennent de plus en plus lourdes.
Avec WEDO, on arrive enfin à structurer nos projets de manière simple. On voit directement les étapes, les tâches, qui fait quoi, et comment les choses avancent. Franchement, ça change tout : on se sent mieux organisé et on évite les malentendus.
>Au bureau, la collaboration a réellement évolué depuis qu’on utilise la plateforme. Les échanges sont plus fluides, chacun sait où en sont les autres, et ça nous permet d’être plus réactifs. On communique mieux!
>
>Pour les réunions, WEDO est devenu un vrai réflexe. On prépare nos points à l’avance, on note les décisions et les tâches pendant la discussion, puis on peut facilement suivre ce qui doit être fait. Que ce soit entre nous ou avec les maîtres d’ouvrage et les intervenants, ça nous aide à rester alignés.

Découvrez comment gérer vos projets d'architecture avec WEDO : structuration SIA 102, suivi de chantier, planning Gantt et comptes rendus automatiques.   

Low-angle architectural view of a modern building facade with sharp geometric angles.

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De l’esquisse au suivi du chantier : pilotez vos projets d’architecture avec WEDO

Dans un écosystème numérique où la menace cybernétique est en constante mutation, la protection des données stratégiques n'est plus une option, mais un impératif de gouvernance que WEDO place au premier plan depuis sa création. C’est avec une immense fierté que nous annonçons aujourd'hui que **WEDO a officiellement** obtenu la certification ISO/IEC 27001:2022, la norme internationale de référence pour le management de la sécurité de l'information (SMSI).

Cette distinction vient renforcer une culture de la donnée déjà solidement établie : WEDO était en effet déjà conforme au standard SOC 2 Type II. Alors que le SOC 2 Type II atteste de l'efficacité opérationnelle de nos contrôles de sécurité sur une période donnée (portant sur la confidentialité et la disponibilité), l'ISO 27001 vient y ajouter un cadre de gestion global et normé. Ce cumul de reconnaissances vient couronner un investissement structurel profond et confirme que nos processus opérationnels, techniques et humains répondent aux exigences de sécurité les plus rigoureuses au monde.

![Logo SOC 2 Type II et ISO 27001](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Image_1_4f6bcc7451.png)

## Un cadre de confiance éprouvé pour l’orchestration de vos activités

Pour un SaaS B2B comme WEDO, spécialisé dans l'organisation de réunions et le suivi de tâches, la confidentialité des échanges est le prérequis indispensable à une collaboration sereine. Qu'il s'agisse de comptes rendus de conseils d'administration, de décisions stratégiques ou de gestion de projets sensibles, l’intégrité de vos données est garantie par un cadre certifié de manière indépendante, validant les protocoles de haute sécurité que nous appliquons déjà au quotidien.

## Les piliers de notre conformité ISO 27001

L'obtention de cette certification, dont le processus rigoureux a été initié en septembre 2025, a nécessité un audit externe strict de nos systèmes. Voici les mesures concrètes qui structurent notre environnement de travail et de développement :

- **Gouvernance et gestion des risques :** Identification systématique des vulnérabilités potentielles et mise en place de mesures d’atténuation proactives.
- **Contrôle d'accès rigoureux :** Application stricte du principe de "moindre privilège" et authentification forte pour l'ensemble de nos collaborateurs et infrastructures.
- **Sécurité physique et environnementale :** Sélection rigoureuse de nos partenaires d'hébergement en Suisse, répondant eux-mêmes aux standards Tier IV et ISO 27001.
- **Chiffrement des données :** Généralisation du chiffrement de bout en bout pour les flux (TLS 1.2+) et au repos (AES-256), assurant une étanchéité totale de vos informations.
- **Continuité d'activité (BCP/DRP) :** Mise en œuvre de plans de continuité et de reprise (**PCA/PRA**) garantissant une haute disponibilité du service et une restauration rapide de vos données en cas d’incident majeur.

![Une infographie présentant le logo central ISO 27001 entouré de cinq piliers clés de conformité : le chiffrement des données, la sécurité physique, le contrôle d'accès rigoureux, la continuité d'activité (BCP/DRP), ainsi que la gouvernance et la gestion des risques.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Image_2_fr_cb3ebf48fd.png)

## Un enjeu stratégique pour les secteurs régulés

Cette certification permet à WEDO d'accompagner sereinement les entreprises soumises à des contraintes réglementaires fortes (nLPD, RGPD, FINMA). Elle est un gage de conformité supplémentaire indispensable pour :

- [Les institutions financières et assurances](https://wedo.com/fr/blog/collaborer-en-toute-securite-dans-le-secteur-de-la-finance) : Pour qui la traçabilité des décisions et la protection du secret professionnel sont non négociables.
- **Les administrations publiques :** Soumises à des audits de sécurité de plus en plus fréquents.
- [Le secteur de la Santé](https://wedo.com/fr/blog/l-importance-de-la-certification-hds-dans-le-secteur-de-la-sante) : Où la protection du secret médical et la sécurisation des échanges entre instances dirigeantes hospitalières sont critiques. Cette certification renforce notre capacité à traiter des données sensibles dans le respect des cadres de confidentialité les plus stricts.
- [Le secteur industriel](https://wedo.com/fr/blog/securite-et-protection-des-donnees) : Soucieux de protéger sa propriété intellectuelle et ses plans de charge.

## La sécurité comme processus d'amélioration continue

L'obtention de la norme ISO 27001 n'est pas une finalité, mais l'officialisation d'un cycle d'amélioration continue déjà bien ancré. WEDO s'engage à maintenir ce niveau d'excellence par des audits internes réguliers, des tests d'intrusion annuels et une veille technologique constante.

En choisissant WEDO, vous optez pour une solution où la productivité ne se fait jamais au détriment de la sécurité.

**Pour en savoir plus sur la sécurité de la plateforme WEDO:**

Vous pouvez consulter le détail de nos engagements et nos rapports de conformité directement sur notre

::button-secondary[Visitez la page Sécurité]{link=https://wedo.com/fr/security}

ou [contacter notre responsable de la sécurité des systèmes d’information](mailto:security@wedo.com) pour toute question technique.

WEDO annonce sa certification ISO/IEC 27001:2022. Analyse de notre SMSI, de la complémentarité avec SOC 2 et de nos protocoles de sécurité pour secteurs régulés.

Dark green graphic displaying geometric shapes alongside a circular "CERTIFIED ISO 27001" seal with a central globe icon.

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Certification ISO/IEC 27001 : WEDO franchit une nouvelle étape déterminante pour la sécurité de l'information

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Executive assistant smiling while discussing with a colleague in an office, illustrating daily administrative workflow and support.

Rétrospective 2018

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