Dans le contexte de la digitalisation, il est essentiel d'améliorer l'efficacité des tâches administratives au sein des municipalités et de l'administration publique afin de garantir une meilleure prestation de services publics. Cependant, ces entités sont souvent aux prises avec des activités administratives chronophages qui peuvent entraver la productivité.

La transformation numérique offre des opportunités précieuses pour automatiser les tâches administratives. WEDO s'impose comme un atout majeur dans ce domaine. En proposant une interface conviviale, il permet aux professionnels des communes et du service public de créer, d'organiser et de gérer rapidement les documents essentiels. Cette automatisation libère un temps précieux qui peut être réaffecté à des activités plus stratégiques.

Gestion efficace des réunions de commissions, du conseil municipal, des assemblées communales

Les réunions jouent un rôle essentiel dans le processus décisionnel au sein des communes et de l'administration publique. Cependant, leur organisation et leur suivi peuvent s'avérer chronophages.

WEDO simplifie ce processus en permettant la création facile d'ordres du jour, la planification des réunions et la prise de notes en temps réel. Ainsi, les discussions sont mieux structurées, les décisions sont prises plus rapidement et leur mise en œuvre est suivie de près. WEDO est idéal pour gérer tous types de réunion, qu'elles soient bilatérales ou de large audience.

Suivi des discussions et traçabilité des décisions

La traçabilité des discussions et des décisions est un élément clé de la gestion transparente de l'administration publique. WEDO répond à cette exigence en enregistrant chaque discussion, chaque décision et chaque tâche de manière précise et horodatée. Cette traçabilité garantit une documentation complète, favorisant ainsi la responsabilité et la confiance du public envers les institutions publiques.

Avant de choisir un gestionnaire de réunion, les communes et municipalités doivent s'assurer que l'outil en question permette la gestion des droits d'accès à certains espaces et comptes-rendus de réunions, afin que les informations sensibles restent confidentielles.

L'utilité d'un gestionnaire de tâches collaboratif

Un bon gestionnaire de tâches est essentiel pour superviser efficacement tous les secteurs de la commune. Dans WEDO, chaque membre peut obtenir une vue d'ensemble de l'état d'avancement de chaque projet, de chaque tâche, de chaque réunion et de chaque dossier.

Cela permet de prendre des décisions éclairées, d'identifier les éventuels goulots d'étranglement et de réaffecter les ressources pour optimiser la productivité globale de l'administration.

Les avantages d'un gestionnaire de tâche pour un chef de secteur :

Organisation et suivi des activités : Un gestionnaire de tâches permet au chef de secteur de maintenir une liste organisée des activités et des projets en cours dans son secteur. Il peut ainsi avoir une vue d'ensemble de toutes les tâches à accomplir, de leur état d'avancement et des échéances à respecter.

Planification stratégique : Le chef de secteur peut utiliser un gestionnaire de tâches pour planifier les activités à court, moyen et long terme dans son secteur. Cela l'aide à définir des objectifs, à allouer les ressources nécessaires et à élaborer des stratégies pour répondre aux besoins de la communauté.

Répartition des responsabilités : Grâce à un gestionnaire de tâches, le chef de secteur peut attribuer des tâches spécifiques aux membres de son équipe ou à d'autres départements de la commune ou de la mairie. Il peut assigner des priorités et suivre qui est responsable de quoi, favorisant ainsi la clarté des rôles.

Suivi de l'avancement : Le gestionnaire de tâches permet au chef de secteur de suivre en temps réel l'avancement des projets. Il peut détecter rapidement les retards ou les problèmes potentiels, permettant de prendre des mesures correctives rapidement.

Communication interne : Le chef de secteur peut utiliser le gestionnaire de tâches pour communiquer avec son équipe et d'autres départements de la commune. Il peut partager des informations, des documents et des mises à jour sur les projets en cours sans avoir à envoyer d'e-mails. Cela dynamise la collaboration et la cohésion au sein de la mairie.

Réduction des oublis : En enregistrant toutes les tâches à accomplir dans un gestionnaire de tâches, le chef d'équipe minimise les risques d'oubli ou de négligence. Il peut être sûr que rien ne passe entre les mailles du filet et que toutes les responsabilités sont prises en compte, avec des délais précis.

Les avantages d'un gestionnaire de tâche pour le collaborateur :

Gestion de travail : Un outil aide à garder une trace des tâches assignées au collaborateur. Il peut organiser ses activités, établir des priorités et éviter les oublis, ce qui contribue à une meilleure gestion de sa charge de travail. Les tâches peuvent être gérées depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Cette compatibilité permet à chacun, sur le terrain comme dans les bureaux, de trouver chaussure à son pied.

Suivi des projets et des dossiers : Un gestionnaire de tâches permet au collaborateur de suivre l'avancement de projets ou de dossiers spécifiques sur lequel il ne travaille pas seul. Il peut noter les étapes accomplies, les informations importantes et les actions à entreprendre, ce qui facilite la collaboration avec d'autres collègues ou départements de la commune.

Gestion des priorités : Le collaborateur peut hiérarchiser ses tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Il peut ainsi se concentrer sur les activités cruciales pour la commune et éviter d'être submergé par des tâches moins prioritaires.

Rappels et notifications : Les gestionnaires de tâches offrent souvent la possibilité de définir des rappels et des notifications. Cela permet au collaborateur de ne pas oublier les échéances, les réunions importantes ou les actions à entreprendre, contribuant ainsi à une meilleure ponctualité.

Évaluation personnelle : Un gestionnaire de tâches permet au collaborateur de réfléchir sur sa propre performance. Il peut analyser ses réalisations, identifier les domaines dans lesquels il peut s'améliorer et prendre des mesures pour accroître son efficacité.

Cas Pratique : Comment la commune de Saxon (CH) a-t-elle donné un nouveau souffle à ses activités grâce à WEDO ?

Dans cet article, vous découvrirez comment la Commune de Saxon a amélioré la communication interne entre ses conseilleurs, de ses chefs de secteurs et de ses collaborateurs. Une implémentation qui fût couronnée de succès, tant en termes de productivité qu'en termes de valorisation du personnel :

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