Cet article explique comment utiliser WEDO pour suivre les propositions d'amélioration suite à un audit qualité. Suivre les propositions d’amélioration grâce à WEDO présente les avantages suivants :

• Centralisation de l'information
• Répartition des propositions d'amélioration entre collègues
• Priorisation claire en fonction de l'environnement
• Traçabilité des actions correctives entreprises
• Processus sans document papier
• Vision claire des actions à entreprendre pour chacun

Créer un espace de travail : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur Espaces de travail. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur + Créer un espace de travail. Choisissez un nom et une définition pour votre espace puis cliquez sur Enregistrer et continuer.

Définissez les membres qui auront accès à cet espace de travail. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur Continuer.

Finalement, choisissez une couleur pour votre espace. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur Aller dans l'espace de travail.

A titre d’exemple, je choisis de créer un espace Audits 2016.

Lister les propositions d'amélioration à réaliser dans l'espace

Vous pouvez maintenant saisir toutes les propositions d'amélioration dans l'espace Audits 2016. Voici un aperçu de mon exemple :

Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton Organiser puis choisissez Déléguer. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque proposition d'amélioration :

Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton Organiser puis choisissez Prioriser. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque proposition d'amélioration :

Chaque collaborateur a une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des propositions d'amélioration à n’importe quel moment en se rendant dans l'espace Audits 2016. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités :

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

Pour aller un peu plus loin

Suivi des actions correctives

Demandez aux responsables de noter dans les commentaires l'action entreprise afin de l'avoir sous les yeux au moment de la relecture.

Créer un espace par année

Créez un espace par année pour les audits. Ceci vous permettra de reporter les propositions d'amélioration non réalisées à l'année suivante. Vous pourrez le faire en ajoutant simplement le deuxième espace à la tâche. Exemple avec Audits 2016 et Audits 2017 (méthode pour conserver la traçabilité des actions reportées) :

Conclusion

Grâce à WEDO, les propositions d'amélioration sont gérées et réparties avec efficacité. Le tout, sans aucun document à remplir, mettre à jour ou classer. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe défini.