Le paysage juridique suisse en matière de protection des données a connu d’importantes évolutions ces dernières années. Afin de répondre pleinement à ces nouvelles exigences – notamment celles émanant des législations cantonales – **WEDO SA** a entrepris une **révision complète de son ensemble contractuel**.

Cette démarche vise à **réduire les obstacles juridiques** pour nos clients, en particulier pour les **entités publiques cantonales et communales**, afin qu’elles puissent recourir à nos services **sans devoir adapter nos documents**.


## Un contexte légal en pleine mutation

Depuis le **1er septembre 2023**, la **nouvelle Loi fédérale sur la protection des données (nLPD)** est entrée en vigueur. Elle renforce les droits des personnes concernées et impose de nouvelles obligations aux entreprises et prestataires.

En parallèle, **plusieurs cantons suisses ont révisé leur propre législation cantonale** sur la protection des données. À ce jour, **seul le canton de Vaud n’a pas encore procédé à sa révision**, mais cela ne saurait tarder. Ces lois, souvent plus strictes pour les prestataires informatiques des entités publiques, exigent des garanties contractuelles spécifiques.


## Pourquoi avons-nous révisé nos documents ?

Nous avons souhaité :

- **Supprimer les obstacles juridiques** liés à la sous-traitance de données pour nos clients publics.
- **Aligner notre documentation contractuelle avec les attentes des lois cantonales**, au-delà de la seule conformité à la nLPD.
- Offrir un cadre contractuel **standardisé, complet et compréhensible**, sans renoncer à la sécurité juridique.


## Les documents concernés

La révision porte sur trois documents principaux :

### 1. Notre Accord de traitement de données (DPA)

Ce document a fait l’objet d’une **refonte complète** :

- Intégration des **exigences spécifiques des lois cantonales**, comme le secret de fonction ou les communications transfrontières de données.
- **Compatible avec les obligations des entités publiques**, sans nécessiter d’ajustement unilatéral.
- Intègre des garanties solides en matière de sécurité, confidentialité, sous-traitance et droits des personnes concernées.

### 2. Notre Déclaration de protection des données

Limitée désormais au **site web [**www.wedo.com**](https://www.wedo.com)**, cette politique clarifie les traitements réalisés dans un contexte purement marketing et informatif.

### 3. Nos Conditions générales d’utilisation

Elles ont été ajustées sur les points liés à la protection des données pour rester cohérentes avec notre DPA.


## Les engagements intégrés dans notre nouveau DPA

Voici les points clés désormais couverts :

- Clauses précises sur la **sous-traitance** et la sous-traitance ultérieure.
- Respect des **secrets légaux** applicables (secret de fonction, secret professionnel, etc.).
- Encadrement des **transferts transfrontaliers de données**.
- **Procédures de notification** en cas de violation de la sécurité des données.
- Clauses renforcées sur la **sécurité technique et organisationnelle**, incluant un **droit d’audit contractuel**.


## Ce que cela change pour nos clients

- **Gain de temps** : plus besoin de proposer des avenants ou adaptations spécifiques.
- **Sécurité juridique** : nos documents sont alignés avec les exigences **des cantons et de la Confédération**.
- **Clarté** : les documents sont juridiquement solides tout en restant accessibles à tous.


## Un travail réalisé avec YB Conseils & Solutions Sàrl

Nous tenons à remercier chaleureusement [**YB Conseils & Solutions Sàrl**](https://www.yb-cs.ch/), cabinet spécialisé en droit des nouvelles technologies basé à **Bulle (FR)**, pour leur accompagnement rigoureux dans cette révision. Leur expertise a permis de concilier conformité réglementaire et lisibilité contractuelle – un vrai atout pour notre écosystème.


Pour toute question ou demande d’information complémentaire, n’hésitez pas à nous contacter à [info@wedo.com](mailto:info@wedo.com) ou à consulter nos documents à jour sur notre [centre de confiance](https://trust.wedo.com/).

Afin de répondre pleinement à ces nouvelles exigences – notamment celles émanant des législations cantonales – WEDO SA a entrepris une révision complète de son ensemble contractuel.

Un graphique montrant la documentation légale qui répond aux nouvelles exigences réglementaires

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WEDO revoit son ensemble contractuel pour répondre aux nouvelles exigences légales

![Signature électronique ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Signature_c364cb66c9.png)

La signature électronique est devenue un élément essentiel dans la stratégie de digitalisation des entreprises. Les raisons de procéder à ce changement ne manquent pas : tout d'abord, les signatures électroniques sont beaucoup plus efficaces grâce à des temps de traitement plus rapides et à des coûts moindres, elles évitent les allers-retours incessants entre l'imprimante, le scanner et les bureaux de Poste. Elles permettent de signer des documents n'importe où et à n'importe quel moment, de manière sécurisée.

Il existe cependant une divergence fondamentale dans la façon d'interpréter les signatures numériques par rapport aux signatures manuscrites. À la différence des signatures faites à la main, l'authenticité d'une signature électronique sécurisée ne repose pas sur son apparence visuelle, mais sur le **certificat électronique** associé, fourni par le Prestataire de Services de Confiance.

Si le concept est encore flou pour certains, cet article vous éclaire sur le fonctionnement et la valeur juridique des signatures 2.0.

### **Les 3 types de signatures électroniques et leur valeur légale**

**a. Signature Électronique Simple (SES)**

La SES est le niveau de base de la signature électronique. Elle est généralement utilisée pour les documents avec lesquels le risque en matière de responsabilité est faible. Par exemple, le compte rendu d'une réunion d'équipe informelle peut être signé avec une SES. Sa valeur légale est reconnue, mais elle ne fournit pas d'identification forte du signataire ni de garantie de l'intégrité du document.

**b. Signature Électronique Avancée (SEA)**

La SEA offre un niveau de sécurité plus élevé que la précédente. Elle est liée de manière unique au signataire grâce à un enregistrement au préalable, lié à un numéro de téléphone portable. Un compte rendu de réunion de projet, où les détails sont plus critiques, peut nécessiter une SEA. Cette signature assure une meilleure traçabilité et est largement reconnue légalement.

**c. Signature Électronique Qualifiée (SEQ)**

La SEQ est la forme la plus sécurisée des signatures électroniques. Elle est basée sur un certificat qualifié et un dispositif de création de signature sécurisé, délivré par un Prestataire de Services de Confiance (PSC). Cet enregistrement doit être fait en amont, sur une plateforme en ligne ou en personne, pour garantir une sécurité maximale. Pour des réunions importantes ou sensibles comme les conseils d'administration ou les assemblées générales, où les décisions ont des implications juridiques et financières importantes, la SEQ est généralement requise. Elle est reconnue comme la seule forme de signature électronique équivalente à une signature manuscrite au regard du règlement eIDAS de l'Union européenne et de la loi fédérale suisse sur la signature électronique (SCSE).

![Poids légal signature électronique](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_legal_weight_v2_5079f02cbd.png)

### **La Signature Électronique Qualifiée (SEQ) : sécurité maximale**

En effet, la SEQ représente le summum de la sécurité et de la confiance dans le domaine des signatures électroniques. Elle nécessite une vérification d'identité rigoureuse et est générée via un dispositif sécurisé. En effet, pour utiliser une SEQ, le signataire doit obtenir un certificat qualifié auprès d'un Prestataire de Services de Confiance, comme Swisscom par exemple. Ce certificat contient des données vérifiées sur l'identité du signataire.

Une SEQ est donc toujours personnelle et ne peut être répudiée. Cela signifie que dans les cas où la loi requiert une signature manuscrite pour un document, celle-ci peut être substituée par une SEQ. Les entreprises opérant dans des cadres fortement régulés peuvent opter pour la SEQ comme méthode de signature standard, afin de s'assurer de respecter les exigences de conformité.

**3\. Comment utiliser la SEQ ?**

Pour mettre en place une SEQ, voici les étapes à suivre :

- Choisissez un fournisseur de services de confiance certifié. En l'occurrence, WEDO travaille avec Swisscom, dont le service s'étend à toute l'Europe et répond aux exigences légales du règlement européen eIDAS et de la loi fédérale suisse SCSE.
- Faites vérifier votre identité. Il est possible de valider cette authentification en ligne, ou en se rendant dans l'un des Swisscom shop agrée. Visitez [cette page](<https://srsident.trustservices.swisscom.com/en/>) pour plus d'informations sur les différentes possibilités d'enregistrement.
- Obtenez votre certificat qualifié.
- Dans votre réseau WEDO, créez votre signature lors de la première utilisation et validez-la en téléversant votre certificat qualifié.
- Signez le document en un clic.


### Comment fonctionne une Signature Électronique Qualifiée ?

D'un point de vue technique, une SEQ est générée à l'aide de la cryptographie asymétrique. Il existe pour chaque signature une clé publique, permettant à quiconque de vérifier la signature, ainsi qu'une clé privée, réservée au signataire exclusivement. Cette clé privée ne peut être activée et utilisée qu'avec l'obtention d'un certificat, émis par un Prestataire de Services de Confiance comme mentionné précédemment. L'émetteur du certificat garantit, par des procédures techniques et organisationnelles certifiées, que seul le requérant peut utiliser la clé de signature privée en relation avec le certificat.

Ce certificat atteste de l'identité du signataire, tandis que la signature elle-même indique le moment de la signature et garantit l'intégrité du document, assurant que le PDF n'a subi aucune modification après sa signature.

Avec WEDO, cette complexité technique passe inaperçue aux yeux des utilisateurs, puisque toutes les démarches externes sont intégrées à la plateforme pour un assurer un processus simple.

### **Les e-signatures sont-elles conformes aux lois sur la protection des données pour les entreprises suisses et européennes ?**

**La valeur juridique de la SEQ est garantie par le prestataire de services de confiance (PSC), Swisscom.** En tant qu'émetteur du certificat, celui-ci est régulièrement audité et certifié par une agence gouvernementale.

WEDO garantit non seulement une sécurité robuste, mais assure également la protection la plus complète des données grâce à ses signatures électroniques qualifiées. WEDO se conforme pleinement aux exigences imposées par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union européenne ainsi qu'à la Loi Fédérale Suisse relative à la protection des données (LPD). Le service d'hébergement de WEDO bénéficie d'une certification ISO 27001, avec une localisation exclusive de ses serveurs en Suisse, garantissant un niveau de sécurité comparable à celui des institutions bancaires suisses.

![SCSE eIDAS](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/right_esignature_FR_e0c493d450.png)

Vous cherchez un service de signature électronique sécurisé pour vos comptes-rendus ?

Nous répondons à toutes vos questions.

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L'utilisation des signatures électroniques pour les rapports et les comptes rendus : guide complet sur leur valeur légale

Illustration verte mettant en scène une tablette affichant un document de réunion avec case cochée et signature manuscrite, deux personnages et une icône de cadenas sous le titre « SÉCURITÉ »

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E-signatures : guide complet sur leur valeur légale

![nLPD RGPD](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/lpd_or_RGPD_1_bbd8c113f3.png)

La détermination de la conformité à la Loi Fédérale sur la Protection des Données (LPD) suisse ou au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union européenne dépend de plusieurs facteurs liés à l'activité de votre entreprise. Voici quelques lignes directrices pour vous aider à déterminer à quelles réglementations votre entreprise doit se conformer :

## Si votre entreprise est basée en Suisse :

- **LPD :** Toutes les entreprises basées en Suisse doivent se conformer à la LPD lorsqu'elles traitent des données personnelles. La LPD est la législation principale en matière de protection des données en Suisse. Elle vise à protéger la vie privée des individus en régulant la manière dont les données personnelles sont traitées par les entités privées et les autorités fédérales.

## **Si votre entreprise opère au sein de l'UE ou offre des services à des résidents de l'UE :**

- **RGPD :** Le RGPD s'applique à toutes les entreprises qui traitent des données personnelles de résidents de l'Union européenne, indépendamment du lieu où l'entreprise est basée. Cela inclut les entreprises suisses qui offrent des biens ou services aux personnes dans l'UE ou qui surveillent leur comportement (par exemple, le suivi en ligne de leurs activités au sein de l'UE).

## Points clés pour déterminer la conformité :

**1. Localisation de votre entreprise :** Si votre entreprise est basée en Suisse et ne traite pas de données de résidents de l'UE, vous devrez principalement vous conformer à la LPD.
**2. Public cible :** Si votre entreprise cible ou fournit des services à des résidents de l'UE, vous devez vous conformer au RGPD, en plus de la LPD.
**3. Traitement de données à caractère personnel :** Évaluez la nature du traitement des données effectué par votre entreprise. Si le traitement inclut des données de résidents de l'UE, le RGPD s'applique.
**4. Présence dans l'UE :** Avoir une présence physique ou des représentants légaux dans l'UE pour traiter des données personnelles implique également la conformité au RGPD.


La nécessité de se conformer à la LPD ou au RGPD n'est pas mutuellement exclusive. Dans de nombreux cas, les entreprises suisses qui interagissent avec des résidents de l'UE doivent s'assurer qu'elles respectent à la fois la LPD et le RGPD. Une compréhension claire de votre modèle d'affaires et des opérations de traitement des données est essentielle pour déterminer les obligations réglementaires spécifiques.

## Différences entre la LPD et la RGPD :

Bien que leurs objectifs soient similaires, il existe plusieurs différences clés entre les deux réglementations :

**1. Consentement** :
    - **RGPD** : exige un consentement explicite et clair de la part des individus pour le traitement de leurs données personnelles pour une ou plusieurs fins spécifiques.
    - **LPD** : le consentement n’est nécessaire que lorsqu’il sert à justifier un traitement de données portant atteinte à la personnalité. Par exemple si des données sensibles sont communiquées à des tiers, ou si les données sont réutilisées dans le cadre de campagnes par exemple. Le consentement ne doit pas être confondu avec le devoir d’informer, s’appliquant préalablement au consentement. Le devoir d’informer s’applique même lorsque les données personnelles ne sont pas directement collectées auprès de la personne concernée, mais par le biais de tiers (art. 19, al. 1, LPD).
    
**2. Droits des individus :**
    - **RGPD** : offre des droits étendus aux individus, y compris le droit à l'oubli, le droit à la portabilité des données, et le droit d'accès et de rectification.
    - **LPD** : prévoit des droits similaires, mais il peut y avoir des nuances dans la manière dont ces droits peuvent être exercés. Par exemple, le responsable du traitement peut désormais refuser, restreindre ou différer la communication de renseignements quand la demande d’accès est manifestement infondée ou procédurière. (art. 26, al. 1, let. c, LPD).
    
**3. Violations de données :**
    - **RGPD** : les entreprises doivent notifier les violations de données aux autorités de contrôle dans les 72 heures suivant leur découverte, et, dans certains cas, aux individus affectés.
    - **LPD** : la notification des violations de données est également requise, dans les plus brefs délais, sans précision particulière.
    - 
**4. Sanctions :**
    - **RGPD** : les sanctions pour non-conformité peuvent atteindre jusqu'à 4% du chiffre d'affaires annuel mondial de l'entreprise ou 20 millions d'euros, selon le montant le plus élevé.
    - **LPD** : les sanctions sous la LPD sont généralement moins sévères que sous le RGPD, bien qu'elles puissent inclure des amendes et des peines pour les responsables de traitements.
    
**5. Responsable de la protection des données (DPO) :**
    - **RGPD :** les organisations doivent parfois désigner un DPO pour superviser la conformité avec le RGPD.
    - **LPD** : la nécessité d'un DPO n’est pas obligatoire, mais fortement conseillée pour les grandes entreprises.
    
**6. Transfert international de données :**
    - **RGPD :** le transfert de données en dehors de l'UE est strictement réglementé et ne peut se faire que vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat, ou à travers des mécanismes spécifiques de protection des données.
    - **LPD** : les exigences pour le transfert international de données peuvent être moins strictes, mais les transferts doivent toujours garantir un niveau de protection adéquat. Il est important de consulter la liste des États et des organismes internationaux offrant un niveau de protection adéquat, définit par le Conseil fédéral.
    

En réalité, pour nombre de petites et moyennes entreprises, nommer un DPO en interne n'est pas toujours judicieux. En effet, selon la densité des traitements, les actions à entreprendre sont limitées et ne justifient pas un poste dédié sur le long terme.

Les entreprises peuvent cependant bénéficier de l'accompagnement de consultants spécialisés dans les démarches de conformité aux exigences légales. Faire appel à des experts externes pour assumer le rôle de DPO offre un accès à une expertise précise lors de besoins spécifiques.



La détermination de la conformité à la Loi Fédérale sur la Protection des Données (LPD) suisse ou au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union européenne dépend de plusieurs facteurs liés à l'activité de votre entreprise. Voici quelques lignes directrices pour vous aider à déterminer à quelles réglementations votre entreprise doit se conformer.

Illustration verte sous le titre « SÉCURITÉ » montrant deux personnes réfléchissant devant un point d’interrogation géant entre deux plaques labellisées : à gauche avec le drapeau suisse, à droite avec le drapeau européen

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LPD ou RGPD, quelle loi s’applique à votre entreprise ? 

![software data security](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Protection_des_donnees_1_909041edbc.png)

La protection des données est devenue une préoccupation majeure pour les organisations de toutes tailles, qu’elles soient publiques ou privées. Face à une augmentation constante des cyberattaques et des risques de fuites de données, il est impératif d'adopter des stratégies de sécurité informatique robustes. L'hébergement des données informatiques et les logiciels utilisés dans les activités quotidiennes des entreprises ont un rôle prépondérant dans les risques encourus. Une sélection judicieuse en la matière peut significativement réduire les vulnérabilités et offrir une protection solide contre ces menaces toujours plus sophistiquées.

## L’hébergement de vos données

Le choix d’un hébergeur de données ne devrait pas uniquement suivre des critères de performance, de disponibilité et scalabilité. Les aspects de sécurité et conformité doivent être considérés comme une condition Sine qua non, ainsi que les aspects liés au pays hébergeur. 

1. **Sécurité et conformité** : l'hébergeur doit offrir des mesures de sécurité robustes pour protéger vos données contre les intrusions, les pertes et les fuites. Recherchez des certifications de sécurité reconnues et assurez-vous que l'hébergeur respecte les normes de conformité spécifiques à votre secteur d'activité. 
    
    La norme *ISO/IEC 27001:2013* établit un ensemble de critères destinés à aider les entités à sécuriser leurs actifs, incluant les informations de personnes, d’infrastructures ou encore de réputation. Cette norme est applicable à toute organisation, indépendamment de sa taille, son domaine d'activité ou son secteur, et représente la méthode la plus universellement reconnue pour la gestion de la sécurité de l'information.
    
2. **Localisation de l’hébergement** : le pays de l'hébergeur est crucial pour plusieurs raisons :
    - **Conformité légale RGPD et LPD**: les lois sur la protection des données varient d'un pays à l'autre. Héberger vos données dans un pays respectant des normes strictes en matière de protection des données peut aider à assurer la conformité avec les réglementations applicables, comme le RGPD en Europe ou la nLPD en Suisse.
    - **Souveraineté des données** : certains pays imposent des restrictions sur le transfert de données au-delà de leurs frontières, ce qui peut affecter votre capacité à accéder ou à transférer vos propres données. Cela permet aux pays européens de ne pas être dépendants de fournisseurs extra-européens, qui pourraient être soumis à des législations étrangères conflictuelles (comme le Cloud Act américain), pouvant compromettre la sécurité et la confidentialité des données européennes.

En particulier, il est recommandé d'être vigilant vis-à-vis des pays qui ne disposent pas de législations strictes sur la protection des données ou qui sont connus pour leur surveillance gouvernementale étendue : 

- **Sans législation forte sur la protection des données** : des pays sans lois strictes de protection des données ou sans cadre réglementaire clair peuvent exposer vos données à des risques de confidentialité et de sécurité.
- **Avec une surveillance gouvernementale étendue** : certains pays sont connus pour leur surveillance étatique intrusive, ce qui pourrait compromettre la confidentialité et l'intégrité de vos données.

![SCSE eIDAS](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/right_esignature_FR_e0c493d450.png)

### **Hébergement aux États-Unis pour une entreprise suisse ou européenne, bonne ou mauvaise idée ?**

Héberger des données aux États-Unis présente des défis spécifiques pour les entreprises suisses et européennes, principalement en raison des différences dans les réglementations sur la protection des données entre l'Europe (y compris la Suisse) et les États-Unis.

1. **Cadre réglementaire différent** : les États-Unis n'offrent pas le même niveau de protection des données personnelles que le RGPD en Europe ou que les lois suisses sur la protection des données. Cela peut créer des complications pour les entreprises suisses ou européennes en termes de conformité légale.
2. **Lois sur la surveillance** : les États-Unis ont des lois qui permettent aux gouvernements d'accéder à des données stockées sur leur territoire dans le cadre d'enquêtes. Cela inclut des lois comme le Patriot Act et le Cloud Act, qui peuvent contraindre les fournisseurs de services cloud à divulguer des données, y compris celles appartenant à des entités étrangères, aux agences gouvernementales américaines.
3. **Transferts de données internationaux** : pour les entreprises européennes et suisses, transférer des données personnelles vers les États-Unis exige de garantir que ces données bénéficieront d'un niveau de protection adéquat. Cela peut impliquer la mise en place de clauses contractuelles types, de règles d'entreprise contraignantes ou d'autres mécanismes juridiques pour assurer la conformité avec le RGPD ou la législation suisse.
4. **Risque pour la réputation** : les clients européens et suisses sont de plus en plus conscients des questions de protection des données. Héberger des données aux États-Unis peut susciter des inquiétudes chez certains clients concernant la sécurité et la confidentialité de leurs informations.

## Quel rôle jouent les logiciels que vous utilisez ?

**L’hébergement de vos serveurs a peut-être été sélectionné avec attention, mais qu’en est-il des données disponibles dans les multiples logiciels utilisés par vos collaborateurs ?** 

Aujourd’hui, l’utilisation de logiciels est quasi indispensable dans le développement d’une entreprise. Logiciels de gestion des salaires, CRM pour le suivi client, plateforme marketing pour la gestion de campagnes, gestionnaire de tâches, logiciel de messagerie instantanée, etc. Tous ces outils permettent une gestion optimale des activités des entreprises, ainsi qu’une collaboration fluide et efficace. Cependant, chacun d’entre eux stocke des informations personnelles et potentiellement sensibles sur les clients, les utilisateurs et les collaborateurs de l’entreprise, représentant un risque de sécurité. 

**Cela signifie que le choix des logiciels qu'elles utilisent doit être effectué avec le plus grand soin pour garantir la conformité.** 

Cela implique de poser des questions précises sur la façon dont le logiciel collecte, traite, et stocke les données personnelles. Il est également important de vérifier si le fournisseur offre des fonctionnalités permettant de gérer facilement les droits des utilisateurs, tels que le droit à l'oubli, l'accès aux données et la portabilité des données.

### Comment choisir un logiciel sécurisé, conforme à la RGPD et la LPD

**1. Privilégier les fournisseurs transparents et coopératifs**

Choisissez des fournisseurs qui font preuve de transparence quant à leurs pratiques de protection des données et qui sont disposés à coopérer pour assurer la conformité. Cela peut inclure la fourniture de documentation détaillée sur la sécurité des données et les mesures de conformité, ainsi que le soutien en cas d'audit ou de contrôle par les autorités de protection des données.

**2. Assurer la sécurité des données**

La conformité ne s'arrête pas à la protection de la vie privée ; elle englobe aussi la sécurité des données. Assurez-vous que les logiciels choisis offrent des garanties solides en matière de sécurité, telles que le chiffrement des données en transit, les sauvegardes régulières sur un second serveur, et la protection contre les accès non autorisés. De nos jours, il est par exemple inimaginable de se connecter à un service cloud qui n’utilise pas le HTTPS (hypertext Transfer Protocol Secure) ou qui n’offre pas la possibilité de s’identifier avec le 2FA, authentification à double facteur. 

**3. Privilégiez les logiciels qui hébergent leurs données en Europe**

Pour les mêmes raisons qui animent le choix de localisation de vos serveurs en Suisse ou en Europe, il est judicieux de choisir un logiciel qui suit cette stratégie. En hébergeant les données au sein de l'UE, les entreprises s'assurent de respecter ces directives, évitant ainsi d'éventuelles sanctions qui peuvent être particulièrement lourdes. Elles évitent aussi les conflits de souveraineté des données et renforcent la confiance des utilisateurs.

### Le petit plus : soutien au secteur technologique suisse et européen

Choisir l'Europe comme lieu d'hébergement pour les données offre des avantages économiques significatifs. Premièrement, cela stimule l'économie locale en favorisant le développement d'infrastructures numériques, de data centers et en créant des emplois dans le secteur technologique. Deuxièmement, cela encourage l'innovation en fournissant aux startups et aux entreprises un accès sécurisé et réglementé à des données cruciales, facilitant ainsi le développement de nouvelles technologies et services. En outre, l'existence d'un cadre réglementaire clair et la proximité géographique des centres de données peuvent améliorer la performance et la réactivité des services en ligne. 

Maintenant que vous savez tout, pourquoi ne pas faire un petit audit des logiciels utilisés par votre entreprise ? 

- Sont-ils hébergés en Suisse ? En Europe ? Aux États-Unis ?
- Leur data center sont-ils certifiés ISO 27001 ?
- Présentent-ils des certificats d’audit indépendants (par exemple SOC 2 Type II)
- Pour les logiciels Cloud, utilisent-ils le protocole HTTPS ?

![SOC2 certification](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Soc2_Type_II_1_ec31b36a93.png)

Cliquez [ici](https://wedo.com/fr/security) pour en savoir plus sur les engagements de WEDO en matière de sécurité. 



L'hébergement des données informatiques et les logiciels utilisés dans les activités quotidiennes des entreprises ont un rôle prépondérant dans les risques encourus. Une sélection judicieuse en la matière peut significativement réduire les vulnérabilités et offrir une protection solide contre ces menaces toujours plus sophistiquées.

Illustration verte montrant un ordinateur portable ouvert avec un grand bouclier verrouillé à l’écran, deux silhouettes en costume debout de chaque côté du bouclier, et des icônes de cadenas, de clé, de nuage et de chiffres binaires en arrière-plan sous le titre « SÉCURITÉ »

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Sécurité et protection des données : comment garder le contrôle sur les données de votre entreprise ?

![sécurité données de santé](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/H_Ealthsector_data_privacy1_b6226a7d74.png)

## Qu'est-ce que la certification Hébergeur de Données de Santé “HDS” ?

La certification HDS est une norme française obligatoire pour les entreprises qui stockent ou traitent des données de santé à caractère personnel. Instaurée pour garantir que ces données sensibles sont hébergées de manière sécurisée, protégées contre les accès non autorisés, et gérées conformément aux exigences légales et réglementaires, la certification HDS est bien plus qu'une simple obligation légale ; elle représente un gage de qualité et de sécurité dans l'hébergement des données de santé. Répondant aux enjeux majeurs de protection des données sensibles, de conformité réglementaire, et de confiance des utilisateurs, elle s'avère indispensable à l'ère de la digitalisation des services de santé pour garantir la sécurité et la confidentialité des données de santé.

## Pourquoi la certification HDS est-elle essentielle ?

### Protection des données sensibles

Les données de santé comprennent des informations sensibles sur l'état de santé, les traitements, et les antécédents médicaux d'une personne. Une violation de ces données peut avoir des conséquences graves sur la vie privée et la dignité des individus. La certification HDS assure que les hébergeurs mettent en place des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger ces informations.

### Conformité réglementaire

En France, le cadre législatif entourant la protection des données de santé est particulièrement strict. La certification HDS, conforme aux normes RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et à la législation française, permet aux établissements de santé de respecter leurs obligations légales en matière de protection des données.

### Confiance des patients et des professionnels de santé

La certification offre une garantie que les données sont gérées de manière professionnelle et sécurisée, renforçant ainsi la confiance des patients, de plus en plus préoccupés par la protection de leurs données personnelles, et celle des professionnels de santé, qui peuvent compter sur des services d'hébergement fiables pour la gestion des dossiers médicaux.

![Hébergement des données de santé](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/HDS_b91b8bce98.png)

## Champs d’application de la certification HDS

### Champ d’application 1 : Hébergement de dossiers médicaux électroniques

Un hôpital choisit un prestataire certifié HDS pour l'hébergement de ses dossiers médicaux électroniques, assurant ainsi la protection des données de ses patients contre les cyberattaques et les violations de données, tout en garantissant un accès rapide et sécurisé aux informations médicales par le personnel autorisé.

### Champ d’application 2 : Application mobile de suivi de santé

Une start-up développe une application mobile permettant aux utilisateurs de suivre leur état de santé, de programmer des rappels pour la prise de médicaments, et de partager leurs données de santé avec leur médecin. En choisissant un hébergeur certifié HDS, la start-up garantit la protection des données de santé des utilisateurs et assure la conformité de son application avec les réglementations en vigueur.

### Champ d’application 3 : Hébergement des données transcrites dans les différents logiciels de gestion des établissements de santé

Comme toute entreprise, les établissements de santé nécessitent l’aide de logiciels de gestion pour assurer le partage d’informations et de fichiers, la collaboration entre les services et les collaborateurs, ainsi que la gestion administrative, par exemple. Ces logiciels contiennent inévitablement des données sensibles, qu’elles concernent les patients ou encore les collaborateurs. Il est donc impératif que ces logiciels hébergent leurs données dans un data center certifié HDS.

## WEDO : Logiciel de gestion administrative sécurisé pour les établissements de santé

WEDO est une solution Cloud sécurisée qui permet aux professionnels de la santé de collaborer aisément. Grâce à ses nombreux dispositifs de protection des données et son datacenter certifié HDS ([Exoscale](https://www.exoscale.com/compliance/hds/)), WEDO permet de traiter, stocker et communiquer des informations sensibles de manière sécurisé dans son réseau. Voici quelques exemple de traitement de données possibles dans le logiciel WEDO : 

**Processus et checklists**

Grâce à ses modèles de checklists, WEDO unifie les processus internes :

- Checklists pour l’accueil des résidents
- Checklists pour les événements
- Placement des résidents dans les départements et cantons

**Équipes tournantes**

WEDO permet de fluidifier et de centraliser la communication des équipes rotatives :

- Délégation des tâches
- Lecture du fil d’activité pour prendre connaissance des faits qui se sont déroulés lors du service précédent
- Notifications importantes lors de la rotation d’équipe
- Prise de connaissance des fichiers

**Entretiens médicaux**

WEDO permet de garder une trace des discussions médicales et facilite leur recherche :

- Entretiens bilatéraux avec les patients
- Entretiens avec les professionnels de santé
- Colloques de soins
- Toute autre réunion à caractère sensible

**Administration générale et Ressources humaines**

Une gestion simple pour tous les corps de métiers de l’établissement :

- Unification des processus au sein de l’établissement
- Système de commentaires dans les tâches
- Passation facilitée des connaissances et des processus lors d’un changement d’employé au sein d’une équipe administrative ou d’une équipe de soin.



Vous avez des questions sur la sécurité des données de votre établissement de santé ? [Contactez-nous](https://calendly.com/antoine-wedo/quickdemo-fr)

Les données de santé comprennent des informations sensibles sur l'état de santé, les traitements, et les antécédents médicaux d'une personne. La certification HDS assure que les hébergeurs mettent en place des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger ces informations.

Illustration verte sous le titre « Sécurité » montrant un grand clipboard avec une liste de tâches cochées, un tube à essai à droite, un grand cœur avec tracé de fréquence cardiaque en arrière-plan, et trois personnages : l’un tient un bouclier portant l’inscription HDS au-dessus du clipboard, un autre se tient à gauche du clipboard, et un troisième en blouse de médecin tient un dossier à droite

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L'importance de la certification HDS dans le secteur de la santé

Aujourd’hui, les activités du secteur financier suscitent plus que jamais l’intérêt général. La protection des données est essentielle pour prévenir les cyberattaques susceptibles d'entraîner des violations de données, des pertes financières et des atteintes à la réputation. Les secteurs bancaire et financier doivent investir dans de solides mesures de sécurité des données : la formation des employés, les contrôles d'accès, le cryptage et les évaluations régulières sont des éléments essentiels de toute stratégie efficace. 

En novembre dernier, le logiciel de gestion d’entreprise “Winbiz”, fut victime d’une virulente cyberattaque menant à l’arrêt momentanée du logiciel. L’hébergeur du logiciel stockait naturellement des informations sensibles.

Les logiciels utilisés par les organisations représentent un risque important. Considérés aujourd’hui comme des alliés irremplaçables des professions administratives, les plateformes clouds nous aident à gérer les ressources humaines, le suivi de projets, le partage de fichiers et de contenu, à construire un historique de la clientèle, etc. Toutes plus sensibles les unes que les autres, ces données doivent faire l’objet de mesures strictes et robustes pour prévenir les cybermenaces et pour se conformer aux exigences réglementaires.

L’avènement du télétravail ces dernières années consolide l’importance de la protection des données au travers des logiciels utilisés par les collaborateurs. Ainsi, le choix d’un logiciel doit être documenté pour une intégration sûre. Les critères à prendre en compte lors de la sélection sont les suivants :


### Hébergement des données

#### Localisation du stockage de données :

Certaines entreprises sont surprises d’apprendre que leurs données sont stockées dans un pays tiers. Un prestataire de type SaaS est libre d’héberger ses données dans le pays de son choix, peu importe la localisation de son siège. Il est crucial de connaître le pays hébergeur afin de s’assurer que le pays en question bénéficie qu’une stabilité juridique et politique solide, stricte et transparente.

Si les données sont stockées dans un pays digne de confiance, il est pertinent également de s’assurer que le fournisseur ne pratique pas le “transfère temporaire” de données. Ce phénomène, plus fréquemment utilisé par les fournisseurs informatiques globaux, implique que les données transitent par des serveurs étrangers avant d’être stockées en Suisse. Il est alors important de vérifier que ce transfert est légal et conforme aux normes GDPR.

#### Fiabilité de l’hébergeur :

Il existe des certifications normalisant la sécurité de l’information des hébergeurs web. Parmi elles, la certification la plus reconnue est ISO/IEC 27001.


### Certification de la protection des données

Les entreprises qui externalisent leurs systèmes et leurs processus critiques doivent s’assurer que les fournisseurs appliquent des contrôles indépendants et stricts sur la gestion des données. Parmi ces certifications indépendantes, on cite SOC 2, délivré par l'AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) et utilisé par les organismes évoluant dans le secteur des SaaS (Software-as-a-service). Il garantit aux clients que l’organisme en question a conçu et mis en œuvre des contrôles efficaces pour gérer les aspects suivants : la sécurité, la disponibilité, l'intégrité du traitement, la confidentialité et la protection de la vie privée. Cette norme existe depuis de nombreuses années aux États-Unis et trouve son équivalent dans le monde entier avec la norme ISO 270001.

![soc certification.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Frame_7soc_certification_3fa9275dcb.png)

On considère que la Suisse est en retard sur les Etats-Unis et sur le reste de l'Europe en ce qui concerne le reporting SOC 2. En effet, la Suisse a manifesté plus tardivement la prise de conscience des normes de sécurité et de protection de l'information. Les premiers élans majeurs quant aux démarches de certifications sont menés par les grandes entreprises soumises à des réglementations strictes comme le secteur financier. Ces entreprises exigent alors de leurs fournisseurs de services de se conformer à la norme SOC 2 et fournissent un rapport annuel permettant de répondre aux exigences internes et externes.*1

### Authentification et accès aux comptes

Un logiciel, quel qu’il soit, représente une source d’informations critique pour une entreprise. L’accès à l'outil doit être sécurisé, il est donc recommandé de se renseigner sur la disponibilité des fonctionnalités suivantes :

- Disponibilité de l’authentification à double facteur
- Disponibilité de l’authentification SAML, si pertinente pour le client
- Possibilité de gérer les droits de manière personnalisée à l’intérieur de l’outil, afin de donner accès aux informations aux personnes strictement concernées.

### Chiffrement

Si une entreprise utilise une application web, elle doit s’assurer que l’app en question utilise une connexion HTTPS sécurisée par des certificats SSL dans le but de prévenir l’espionnage sur le web et sur la correspondance email. En plus du chiffrement en transit, le chiffrement des données au repos permet d’éviter une situation tel que celle vécue par WinBiz et ses clients.

### WEDO : la solution sécurisée pour la collaboration dans le secteur financier

Les sujets sensibles et la politique de confidentialité sont au cœur des tâches quotidiennes des collaborateurs du secteur financier. De la gestion des tâches au contenu traité lors de réunions en tout genre comme les réunions d’équipe, les entretiens bilatéraux, les entretiens avec les clients/assurés ou encore les conseils d’administration, la traçabilité des discussions est aussi cruciale que leur discrétion.

Le logiciel SaaS WEDO, entièrement développé et hébergé en Suisse, est une plateforme collaborative spécialement conçue pour répondre aux difficultés de sécurité rencontrées dans les secteurs sensibles. Grâce à son gestionnaire de tâches et son module de réunion personnalisable, la plateforme permet de partager des fichiers et de centraliser les informations nécessaires à la collaboration des équipes, tout en donnant la possibilité de configurer les droits d’accès de chaque utilisateur.


::button-secondary[En savoir plus sur la sécurité]{link="/fr/security"}

## Ils ont fait confiance à WEDO pour gérer leur collaboration interne :
![wedo-customer-board-of-directors.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_customer_board_of_directors_d91a634e29.png)

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[^2]: Source : [KPMG](https://kpmg.com/ch/de/blogs/home/posts/2021/01/soc-switzerland.html)

Aujourd’hui, les activités du secteur financier suscitent plus que jamais l’intérêt général. La protection des données est essentielle pour prévenir les cyberattaques susceptibles d'entraîner des violations de données, des pertes financières et des atteintes à la réputation.

Illustration verte sous le titre « SÉCURITÉ » montrant un grand bouclier avec un cadenas au centre, entouré de billets de banque, de piles de pièces et d’un portefeuille, avec deux personnages interagissant : l’un tient une pièce en l’air et l’autre travaille sur un ordinateur portable assis sur le bouclier

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Collaborer en toute sécurité dans le secteur de la finance

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Prochain webinaire | Nouvelle fonctionnalité : proposez vos thématiques avant la réunion

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Découvrez comment le regroupement de tâches améliore la concentration et limite les changements de contexte. Voyez comment WEDO aide les équipes à s’organiser, à prioriser et à accomplir leur travail plus efficacement.

Image sur fond orange avec le titre « Task Batching Explained: How to Group Your Work for Maximum Focus », illustrée par une roue dentée contenant une personne, reliée à trois cases cochées représentant des tâches regroupées.

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Comment maximiser votre concentration avec la méthode de regroupement des tâches

Beaucoup d’équipes sous-estiment le temps perdu dans les petites tâches répétitives : recréer sans cesse les mêmes tâches dans un outil de gestion, mettre à jour manuellement les statuts, relancer les collègues pour connaître le status d'une action. Ces tâches ne sont pas complexes, mais elles s’accumulent vite et freinent l’avancée réelle du travail.

Heureusement, il existe une manière plus efficace de gérer cette routine. L’automatisation des tâches permet de soulager votre équipe en mettant en place des règles simples qui assurent le bon déroulement des opérations.

Dans cet article, nous verrons ce qu’est l’automatisation des tâches, comment elle s’intègre à vos processus, et comment des plateformes comme WEDO vous aident à gagner du temps sur les étapes répétitives de votre travail.

## Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?
Commençons par définir ce qu’on entend par automatisation des tâches.

En termes simples, il s’agit d’utiliser la technologie pour gérer les actions répétitives de votre flux de travail — celles qui surviennent souvent, suivent un schéma, et ne nécessitent pas une intervention humaine à chaque fois. L’idée est de mettre en place un système une fois pour toutes, afin d’éviter de répéter la même tâche manuellement.

Au lieu de vous connecter chaque semaine à votre outil de gestion pour recréer les mêmes tâches ou suivre les mises à jour manuellement, l’automatisation vous permet de définir des déclencheurs qui s’occupent du travail à votre place. Par exemple :

- À la fin d’une réunion, attribuer automatiquement les actions à réaliser.
- Lorsqu’une tâche est marquée comme terminée, notifier automatiquement la personne suivante.
- Quand une échéance approche, envoyer un rappel sans avoir à cliquer sur « envoyer ».

L’automatisation ne permet pas seulement de gagner du temps — même si c’est un atout majeur. Elle réduit aussi le risque d’oubli. Moins d’interventions manuelles, c’est aussi moins d’erreurs, en particulier dans des projets rapides ou au sein de grandes équipes.

Et le meilleur dans tout ça ? Vous n’avez pas besoin de connaissances techniques pour appliquer ce principe. Avec un bon outil de gestion des procédures, l’automatisation des tâches peut se faire simplement, en définissant des règles ou en organisant visuellement les étapes à l’aide du glisser-déposer.

## Comment l’automatisation aide les équipes à travailler plus efficacement
La plupart des équipes n’ont pas besoin de plus d’heures dans une journée — elles ont surtout besoin de passer moins de temps sur des tâches qui pourraient être automatisées.

C’est là que l’automatisation des tâches fait vraiment la différence. Elle permet de réduire les actions répétitives comme attribuer les mêmes tâches à plusieurs personnes, relancer sur une échéance, copier des informations d’un outil à l’autre… Ces tâches semblent anodines, mais elles sont chronophages, nuisent à la concentration et créent des frictions.

L’automatisation ne se contente pas de faire gagner du temps. Elle améliore aussi la fiabilité. En automatisant une tâche récurrente ou en définissant une règle de traitement, vous évitez les oublis ou les erreurs de saisie. Moins d’erreurs humaines, c’est un processus plus fluide et plus fiable, surtout quand les projets s’accélèrent.

Elle améliore également la visibilité. Plus besoin de compter sur quelqu’un pour mettre à jour un tableau ou prévenir la personne suivante : le système informe toutes les parties prenantes en temps réel. Cette régularité renforce la coordination et la confiance dans les processus.

De plus, l’automatisation simplifie vos méthodes de travail sans les réinventer. Si votre [outil de gestion de tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe) prend en charge les relances, les rappels ou les transmissions, votre équipe peut se concentrer sur l'opérationnel.

C’est un petit changement, mais aux effets cumulés. Sur une semaine, un mois ou un trimestre, l'automatisation des tâches récurrentes peut faire gagner plusieurs heures à votre équipe — sans modifier sa façon de collaborer

## Quand l'automatisation des tâches est-elle utile ? 
Si vous vous demandez où l’automatisation des tâches peut s’intégrer dans votre façon de travailler, voici une règle simple : commencez par toutes les actions ce que vous réalisez plus d’une fois.

Cela peut être création de tâches, l’attribution manuelle des suivis après chaque réunion, les relances, ou encore la copie d’informations d’un outil à l’autre pour tenir une équipe informée.

![Infographie intitulée « Tâches que vous devriez automatiser en premier », montrant six icônes avec des étiquettes autour d'une icône centrale en forme d'étoile. Les tâches sont les suivantes : « Assigner des suivis après les réunions », “Notifier la personne suivante lorsqu'une tâche est terminée”, “Envoyer des rappels de délais”, “Copier des informations entre les outils” et “Recréer des tâches récurrentes”.  ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_you_should_automate_first_fr_3f152e506e.png)

Toutes ces actions peuvent — et devraient souvent — être automatisées.

Par exemple, les tâches récurrentes n’ont pas besoin d’être créées de zéro à chaque fois. Il suffit de les dupliquer avec le bon responsable, la bonne échéance et les bonnes notes.

Même principe pour les suites de réunions. Plutôt que de prendre des notes à un endroit, puis de créer des tâches ailleurs, vous pouvez connecter les deux. Avec un outil comme WEDO, les tâches peuvent être créées et attribuées en temps réel pendant la réunion. La tâche est ensuite affichée dans le compte rendu de votre réunion, ainsi que dans les réunions suivantes, afin que vous puissiez en suivre automatiquement l'évolution. Aucun besoin d’étapes supplémentaires ni de rappels manuels.

Les notifications peuvent aussi être automatisées. Vous pouvez programmer des alertes lorsqu’une tâche est créée, lorsqu'un délai est modifié ou qu’une nouvelle personne doit intervenir. Votre équipe reste ainsi synchronisée sans devoir vérifier en permanence.

Et que dire du copier-coller répétitif, comme la saisie des mêmes infos dans plusieurs outils ou formulaires ? L’automatisation permet ici de gagner du temps, d’éviter les erreurs humaines et de simplifier la gestion des tâches au quotidien.

Rien de tout cela n’est compliqué. Il ne s’agit pas de repenser tout votre système, mais simplement d’éliminer les frictions là où l’intervention manuelle n’est plus nécessaire.

## Comment intégrer l’automatisation dans vos procédures sans créer le chaos
Une fois que vous avez identifié les processus à automatiser, le défi consiste à l’automatiser efficacement sans tout casser au passage.

C’est là qu'une bonne méthodologie fait toute la différence.

### 1. Cartographiez vos processus
Avant de vous lancer dans les options d’automatisation, prenez quelques minutes pour visualiser le déroulement de la tâche du début à la fin. Qui la crée ? À quel moment ? Quelles sont les étapes suivantes ? Qui doit être informé ?

Cette étape permet d’identifier les points de blocage, les doublons ou les étapes inutiles — autant d’éléments qu’il vaut mieux éviter de figer dans un processus automatisé.

### 2. Utilisez l’automatisation pour remplacer les clics, pas les décisions
Une bonne automatisation élimine les actions manuelles : assigner des tâches récurrentes, définir l'échéancier, envoyer des rappels, fournir les documents nécessaires.

Mais elle ne remplace pas les choix qui nécessite la réflexion. Si une décision humaine est nécessaire, ne cherchez pas à automatiser cette partie. Concentrez-vous sur les étapes qui suivent toujours le même schéma.

### 3. Gardez vos automatisations à jour
L’une des erreurs les plus fréquentes est d’automatiser une action… puis de l’oublier. Si un processus est modifié sans que l’on sache qu’une automatisation y est liée, cela peut provoquer des doublons, des oublis ou pire.

Assurez-vous que votre outil de gestion affiche clairement les actions automatisées. Chaque membre de l’équipe devrait pouvoir voir ce qui a été déclenché, quand, pourquoi et par qui — idéalement dans l’historique de la tâche.

L’objectif est de rendre votre système plus fluide, pas plus fragile.

## Comment WEDO vous aide à automatiser votre travail intelligemment
Pas besoin de revoir tout votre système pour commencer à automatiser. WEDO s’adapte à la façon dont votre équipe travaille déjà, tout en simplifiant et en fluidifiant votre travail au quotidien.

Voici comment WEDO rend l’automatisation accessible, même sans compétences techniques.

![Infographie intitulée « Comment WEDO aide votre équipe à automatiser plus intelligemment », présentant cinq avantages clés des fonctions d'automatisation de WEDO : « Création de tâches en temps réel pendant les réunions, Automatisation intégrée, Visibilité des tâches en temps réel, Modèles de listes de contrôle standardisés et Diagrammes de Gantt mis à jour automatiquement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_WEDO_helps_your_team_automate_smarter_fr_6e69f2f746.png)

### 1. Automatisez la création de tâches lors des réunions 
Avec WEDO, vous pouvez attribuer des tâches en temps réel pendant vos réunions. Plus besoin de prendre des notes d’un côté et de créer les tâches ailleurs. Les actions sont définies sur le moment, avec échéance, un responsable et un contexte. Ces tâches se retrouvent ensuite automatiquement dans les espaces de travail appropriés, ainsi que dans la liste de tâches de la personne en charge.

Zéro double saisie. Aucune étape oubliée.

### 2. Simplifiez vos processus récurrents grâce aux modèles de checklists
Pour les flux de travail répétitifs, les [modèles de checklists](https://wedo.com/fr/features/checklists) de WEDO changent la donne. Plutôt que de recréer manuellement les mêmes séries de tâches à chaque fois, vous pouvez concevoir des modèles standardisés pour des processus comme l’onboarding, les contrôles qualité ou l’organisation d’événements. Les tâches sont automatiquement attribuées aux bonnes personnes, avec les échéances et les documents nécessaires, garantissant une exécution cohérente sans configuration supplémentaire. Vous pouvez même suivre l’avancement des checklists en temps réel pour vous assurer que tout reste sur les rails.

### 3. Gardez vos plans de projet à jour grâce au diagramme de Gantt
Avec la nouvelle fonctionnalité de [diagramme de Gantt](https://wedo.com/fr/features/project-management) de WEDO, plus besoin de mettre à jour manuellement les plannings de projet. Toute action sur une tâche — modification de la date de début, marquage comme terminée ou ajustement des délais — se reflète automatiquement dans la vue Gantt. Vos échéanciers restent ainsi à jour sans saisie en double ni ajustement manuel, ce qui facilite la gestion des dépendances et le maintien du rythme.

### 4. Réduisez les relances manuelles
L'état d'un tâche est toujours visibles par les bonnes personnes. Cela implique moins de réunions de suivi, moins de relances, moins de temps perdu dans la recherche. Tout est synchronisé, au même endroit, en temps réel.

### 5. Simplifiez votre flux de travail sans règle
Pas de moteur de règles complexe caché dans les paramètres. WEDO reste simple et clair. Vous profitez des avantages de l’automatisation — tâches récurrentes, structure, gain de temps — sans avoir à gérer de logique conditionnelle ou d’intégrations.

Et comme WEDO regroupe [gestion des tâches](https://wedo.com/fr/guides/the-ultimate-guide-to-task-management-strategies-tools-and-best-practices), suivi des réunions et collaboration d’équipe sur une seule plateforme, pas besoin de multiplier les outils pour automatiser. Tout est déjà intégré dans votre manière de travailler.

## Conclusion
Le travail manuel s’infiltre dans tous les recoins de votre travail quotidien. Votre équipe peut passer plus de temps à gérer les tâches qu’à les accomplir réellement. L’automatisation permet d’y remédier. Elle élimine les étapes répétitives inutiles et fait tourner vos processus en arrière-plan, sans intervention constante.

WEDO vous donne les outils pour amorcer ce changement sans complexifier votre environnement. De la création de tâches en temps réel pendant les réunions aux processus récurrents, en passant par des fonctionnalités de collaboration intégrées, la plateforme est conçue pour les équipes qui veulent simplifier leur façon de travailler — pas l’alourdir.

Envie de voir WEDO en action ? [Lancez votre essai gratuit](https://wedo.com/fr/signup) dès aujourd’hui.

Découvrez comment l’automatisation des tâches permet de fluidifier les processus, réduire le travail manuel et améliorer la productivité des équipes grâce à l’outil collaboratif de WEDO.

Cette image introduit un article sur l'automatisation des tâches, qui explique ce qu'elle est et comment elle aide votre équipe à travailler plus intelligemment.

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Comment travailler plus intelligemment avec l'automatisation des tâches

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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::button-primary[Planifier une démo live]{link="/demo"}

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

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Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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