Le paysage juridique suisse en matière de protection des données a connu d’importantes évolutions ces dernières années. Afin de répondre pleinement à ces nouvelles exigences – notamment celles émanant des législations cantonales – **WEDO SA** a entrepris une **révision complète de son ensemble contractuel**.

Cette démarche vise à **réduire les obstacles juridiques** pour nos clients, en particulier pour les **entités publiques cantonales et communales**, afin qu’elles puissent recourir à nos services **sans devoir adapter nos documents**.


## Un contexte légal en pleine mutation

Depuis le **1er septembre 2023**, la **nouvelle Loi fédérale sur la protection des données (nLPD)** est entrée en vigueur. Elle renforce les droits des personnes concernées et impose de nouvelles obligations aux entreprises et prestataires.

En parallèle, **plusieurs cantons suisses ont révisé leur propre législation cantonale** sur la protection des données. À ce jour, **seul le canton de Vaud n’a pas encore procédé à sa révision**, mais cela ne saurait tarder. Ces lois, souvent plus strictes pour les prestataires informatiques des entités publiques, exigent des garanties contractuelles spécifiques.


## Pourquoi avons-nous révisé nos documents ?

Nous avons souhaité :

- **Supprimer les obstacles juridiques** liés à la sous-traitance de données pour nos clients publics.
- **Aligner notre documentation contractuelle avec les attentes des lois cantonales**, au-delà de la seule conformité à la nLPD.
- Offrir un cadre contractuel **standardisé, complet et compréhensible**, sans renoncer à la sécurité juridique.


## Les documents concernés

La révision porte sur trois documents principaux :

### 1. Notre Accord de traitement de données (DPA)

Ce document a fait l’objet d’une **refonte complète** :

- Intégration des **exigences spécifiques des lois cantonales**, comme le secret de fonction ou les communications transfrontières de données.
- **Compatible avec les obligations des entités publiques**, sans nécessiter d’ajustement unilatéral.
- Intègre des garanties solides en matière de sécurité, confidentialité, sous-traitance et droits des personnes concernées.

### 2. Notre Déclaration de protection des données

Limitée désormais au **site web [**www.wedo.com**](https://www.wedo.com)**, cette politique clarifie les traitements réalisés dans un contexte purement marketing et informatif.

### 3. Nos Conditions générales d’utilisation

Elles ont été ajustées sur les points liés à la protection des données pour rester cohérentes avec notre DPA.


## Les engagements intégrés dans notre nouveau DPA

Voici les points clés désormais couverts :

- Clauses précises sur la **sous-traitance** et la sous-traitance ultérieure.
- Respect des **secrets légaux** applicables (secret de fonction, secret professionnel, etc.).
- Encadrement des **transferts transfrontaliers de données**.
- **Procédures de notification** en cas de violation de la sécurité des données.
- Clauses renforcées sur la **sécurité technique et organisationnelle**, incluant un **droit d’audit contractuel**.


## Ce que cela change pour nos clients

- **Gain de temps** : plus besoin de proposer des avenants ou adaptations spécifiques.
- **Sécurité juridique** : nos documents sont alignés avec les exigences **des cantons et de la Confédération**.
- **Clarté** : les documents sont juridiquement solides tout en restant accessibles à tous.


## Un travail réalisé avec YB Conseils & Solutions Sàrl

Nous tenons à remercier chaleureusement [**YB Conseils & Solutions Sàrl**](https://www.yb-cs.ch/), cabinet spécialisé en droit des nouvelles technologies basé à **Bulle (FR)**, pour leur accompagnement rigoureux dans cette révision. Leur expertise a permis de concilier conformité réglementaire et lisibilité contractuelle – un vrai atout pour notre écosystème.


Pour toute question ou demande d’information complémentaire, n’hésitez pas à nous contacter à [info@wedo.com](mailto:info@wedo.com) ou à consulter nos documents à jour sur notre [centre de confiance](https://trust.wedo.com/).

Afin de répondre pleinement à ces nouvelles exigences – notamment celles émanant des législations cantonales – WEDO SA a entrepris une révision complète de son ensemble contractuel.

Un graphique montrant la documentation légale qui répond aux nouvelles exigences réglementaires

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WEDO revoit son ensemble contractuel pour répondre aux nouvelles exigences légales

![Signature électronique ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Signature_c364cb66c9.png)

La signature électronique est devenue un élément essentiel dans la stratégie de digitalisation des entreprises. Les raisons de procéder à ce changement ne manquent pas : tout d'abord, les signatures électroniques sont beaucoup plus efficaces grâce à des temps de traitement plus rapides et à des coûts moindres, elles évitent les allers-retours incessants entre l'imprimante, le scanner et les bureaux de Poste. Elles permettent de signer des documents n'importe où et à n'importe quel moment, de manière sécurisée.

Il existe cependant une divergence fondamentale dans la façon d'interpréter les signatures numériques par rapport aux signatures manuscrites. À la différence des signatures faites à la main, l'authenticité d'une signature électronique sécurisée ne repose pas sur son apparence visuelle, mais sur le **certificat électronique** associé, fourni par le Prestataire de Services de Confiance.

Si le concept est encore flou pour certains, cet article vous éclaire sur le fonctionnement et la valeur juridique des signatures 2.0.

### **Les 3 types de signatures électroniques et leur valeur légale**

**a. Signature Électronique Simple (SES)**

La SES est le niveau de base de la signature électronique. Elle est généralement utilisée pour les documents avec lesquels le risque en matière de responsabilité est faible. Par exemple, le compte rendu d'une réunion d'équipe informelle peut être signé avec une SES. Sa valeur légale est reconnue, mais elle ne fournit pas d'identification forte du signataire ni de garantie de l'intégrité du document.

**b. Signature Électronique Avancée (SEA)**

La SEA offre un niveau de sécurité plus élevé que la précédente. Elle est liée de manière unique au signataire grâce à un enregistrement au préalable, lié à un numéro de téléphone portable. Un compte rendu de réunion de projet, où les détails sont plus critiques, peut nécessiter une SEA. Cette signature assure une meilleure traçabilité et est largement reconnue légalement.

**c. Signature Électronique Qualifiée (SEQ)**

La SEQ est la forme la plus sécurisée des signatures électroniques. Elle est basée sur un certificat qualifié et un dispositif de création de signature sécurisé, délivré par un Prestataire de Services de Confiance (PSC). Cet enregistrement doit être fait en amont, sur une plateforme en ligne ou en personne, pour garantir une sécurité maximale. Pour des réunions importantes ou sensibles comme les conseils d'administration ou les assemblées générales, où les décisions ont des implications juridiques et financières importantes, la SEQ est généralement requise. Elle est reconnue comme la seule forme de signature électronique équivalente à une signature manuscrite au regard du règlement eIDAS de l'Union européenne et de la loi fédérale suisse sur la signature électronique (SCSE).

![Poids légal signature électronique](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_legal_weight_v2_5079f02cbd.png)

### **La Signature Électronique Qualifiée (SEQ) : sécurité maximale**

En effet, la SEQ représente le summum de la sécurité et de la confiance dans le domaine des signatures électroniques. Elle nécessite une vérification d'identité rigoureuse et est générée via un dispositif sécurisé. En effet, pour utiliser une SEQ, le signataire doit obtenir un certificat qualifié auprès d'un Prestataire de Services de Confiance, comme Swisscom par exemple. Ce certificat contient des données vérifiées sur l'identité du signataire.

Une SEQ est donc toujours personnelle et ne peut être répudiée. Cela signifie que dans les cas où la loi requiert une signature manuscrite pour un document, celle-ci peut être substituée par une SEQ. Les entreprises opérant dans des cadres fortement régulés peuvent opter pour la SEQ comme méthode de signature standard, afin de s'assurer de respecter les exigences de conformité.

**3\. Comment utiliser la SEQ ?**

Pour mettre en place une SEQ, voici les étapes à suivre :

- Choisissez un fournisseur de services de confiance certifié. En l'occurrence, WEDO travaille avec Swisscom, dont le service s'étend à toute l'Europe et répond aux exigences légales du règlement européen eIDAS et de la loi fédérale suisse SCSE.
- Faites vérifier votre identité. Il est possible de valider cette authentification en ligne, ou en se rendant dans l'un des Swisscom shop agrée. Visitez [cette page](<https://srsident.trustservices.swisscom.com/en/>) pour plus d'informations sur les différentes possibilités d'enregistrement.
- Obtenez votre certificat qualifié.
- Dans votre réseau WEDO, créez votre signature lors de la première utilisation et validez-la en téléversant votre certificat qualifié.
- Signez le document en un clic.


### Comment fonctionne une Signature Électronique Qualifiée ?

D'un point de vue technique, une SEQ est générée à l'aide de la cryptographie asymétrique. Il existe pour chaque signature une clé publique, permettant à quiconque de vérifier la signature, ainsi qu'une clé privée, réservée au signataire exclusivement. Cette clé privée ne peut être activée et utilisée qu'avec l'obtention d'un certificat, émis par un Prestataire de Services de Confiance comme mentionné précédemment. L'émetteur du certificat garantit, par des procédures techniques et organisationnelles certifiées, que seul le requérant peut utiliser la clé de signature privée en relation avec le certificat.

Ce certificat atteste de l'identité du signataire, tandis que la signature elle-même indique le moment de la signature et garantit l'intégrité du document, assurant que le PDF n'a subi aucune modification après sa signature.

Avec WEDO, cette complexité technique passe inaperçue aux yeux des utilisateurs, puisque toutes les démarches externes sont intégrées à la plateforme pour un assurer un processus simple.

### **Les e-signatures sont-elles conformes aux lois sur la protection des données pour les entreprises suisses et européennes ?**

**La valeur juridique de la SEQ est garantie par le prestataire de services de confiance (PSC), Swisscom.** En tant qu'émetteur du certificat, celui-ci est régulièrement audité et certifié par une agence gouvernementale.

WEDO garantit non seulement une sécurité robuste, mais assure également la protection la plus complète des données grâce à ses signatures électroniques qualifiées. WEDO se conforme pleinement aux exigences imposées par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union européenne ainsi qu'à la Loi Fédérale Suisse relative à la protection des données (LPD). Le service d'hébergement de WEDO bénéficie d'une certification ISO 27001, avec une localisation exclusive de ses serveurs en Suisse, garantissant un niveau de sécurité comparable à celui des institutions bancaires suisses.

![SCSE eIDAS](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/right_esignature_FR_e0c493d450.png)

Vous cherchez un service de signature électronique sécurisé pour vos comptes-rendus ?

Nous répondons à toutes vos questions.

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L'utilisation des signatures électroniques pour les rapports et les comptes rendus : guide complet sur leur valeur légale

Illustration verte mettant en scène une tablette affichant un document de réunion avec case cochée et signature manuscrite, deux personnages et une icône de cadenas sous le titre « SÉCURITÉ »

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E-signatures : guide complet sur leur valeur légale

![nLPD RGPD](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/lpd_or_RGPD_1_bbd8c113f3.png)

La détermination de la conformité à la Loi Fédérale sur la Protection des Données (LPD) suisse ou au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union européenne dépend de plusieurs facteurs liés à l'activité de votre entreprise. Voici quelques lignes directrices pour vous aider à déterminer à quelles réglementations votre entreprise doit se conformer :

## Si votre entreprise est basée en Suisse :

- **LPD :** Toutes les entreprises basées en Suisse doivent se conformer à la LPD lorsqu'elles traitent des données personnelles. La LPD est la législation principale en matière de protection des données en Suisse. Elle vise à protéger la vie privée des individus en régulant la manière dont les données personnelles sont traitées par les entités privées et les autorités fédérales.

## **Si votre entreprise opère au sein de l'UE ou offre des services à des résidents de l'UE :**

- **RGPD :** Le RGPD s'applique à toutes les entreprises qui traitent des données personnelles de résidents de l'Union européenne, indépendamment du lieu où l'entreprise est basée. Cela inclut les entreprises suisses qui offrent des biens ou services aux personnes dans l'UE ou qui surveillent leur comportement (par exemple, le suivi en ligne de leurs activités au sein de l'UE).

## Points clés pour déterminer la conformité :

**1. Localisation de votre entreprise :** Si votre entreprise est basée en Suisse et ne traite pas de données de résidents de l'UE, vous devrez principalement vous conformer à la LPD.
**2. Public cible :** Si votre entreprise cible ou fournit des services à des résidents de l'UE, vous devez vous conformer au RGPD, en plus de la LPD.
**3. Traitement de données à caractère personnel :** Évaluez la nature du traitement des données effectué par votre entreprise. Si le traitement inclut des données de résidents de l'UE, le RGPD s'applique.
**4. Présence dans l'UE :** Avoir une présence physique ou des représentants légaux dans l'UE pour traiter des données personnelles implique également la conformité au RGPD.


La nécessité de se conformer à la LPD ou au RGPD n'est pas mutuellement exclusive. Dans de nombreux cas, les entreprises suisses qui interagissent avec des résidents de l'UE doivent s'assurer qu'elles respectent à la fois la LPD et le RGPD. Une compréhension claire de votre modèle d'affaires et des opérations de traitement des données est essentielle pour déterminer les obligations réglementaires spécifiques.

## Différences entre la LPD et la RGPD :

Bien que leurs objectifs soient similaires, il existe plusieurs différences clés entre les deux réglementations :

**1. Consentement** :
    - **RGPD** : exige un consentement explicite et clair de la part des individus pour le traitement de leurs données personnelles pour une ou plusieurs fins spécifiques.
    - **LPD** : le consentement n’est nécessaire que lorsqu’il sert à justifier un traitement de données portant atteinte à la personnalité. Par exemple si des données sensibles sont communiquées à des tiers, ou si les données sont réutilisées dans le cadre de campagnes par exemple. Le consentement ne doit pas être confondu avec le devoir d’informer, s’appliquant préalablement au consentement. Le devoir d’informer s’applique même lorsque les données personnelles ne sont pas directement collectées auprès de la personne concernée, mais par le biais de tiers (art. 19, al. 1, LPD).
    
**2. Droits des individus :**
    - **RGPD** : offre des droits étendus aux individus, y compris le droit à l'oubli, le droit à la portabilité des données, et le droit d'accès et de rectification.
    - **LPD** : prévoit des droits similaires, mais il peut y avoir des nuances dans la manière dont ces droits peuvent être exercés. Par exemple, le responsable du traitement peut désormais refuser, restreindre ou différer la communication de renseignements quand la demande d’accès est manifestement infondée ou procédurière. (art. 26, al. 1, let. c, LPD).
    
**3. Violations de données :**
    - **RGPD** : les entreprises doivent notifier les violations de données aux autorités de contrôle dans les 72 heures suivant leur découverte, et, dans certains cas, aux individus affectés.
    - **LPD** : la notification des violations de données est également requise, dans les plus brefs délais, sans précision particulière.
    - 
**4. Sanctions :**
    - **RGPD** : les sanctions pour non-conformité peuvent atteindre jusqu'à 4% du chiffre d'affaires annuel mondial de l'entreprise ou 20 millions d'euros, selon le montant le plus élevé.
    - **LPD** : les sanctions sous la LPD sont généralement moins sévères que sous le RGPD, bien qu'elles puissent inclure des amendes et des peines pour les responsables de traitements.
    
**5. Responsable de la protection des données (DPO) :**
    - **RGPD :** les organisations doivent parfois désigner un DPO pour superviser la conformité avec le RGPD.
    - **LPD** : la nécessité d'un DPO n’est pas obligatoire, mais fortement conseillée pour les grandes entreprises.
    
**6. Transfert international de données :**
    - **RGPD :** le transfert de données en dehors de l'UE est strictement réglementé et ne peut se faire que vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat, ou à travers des mécanismes spécifiques de protection des données.
    - **LPD** : les exigences pour le transfert international de données peuvent être moins strictes, mais les transferts doivent toujours garantir un niveau de protection adéquat. Il est important de consulter la liste des États et des organismes internationaux offrant un niveau de protection adéquat, définit par le Conseil fédéral.
    

En réalité, pour nombre de petites et moyennes entreprises, nommer un DPO en interne n'est pas toujours judicieux. En effet, selon la densité des traitements, les actions à entreprendre sont limitées et ne justifient pas un poste dédié sur le long terme.

Les entreprises peuvent cependant bénéficier de l'accompagnement de consultants spécialisés dans les démarches de conformité aux exigences légales. Faire appel à des experts externes pour assumer le rôle de DPO offre un accès à une expertise précise lors de besoins spécifiques.



La détermination de la conformité à la Loi Fédérale sur la Protection des Données (LPD) suisse ou au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union européenne dépend de plusieurs facteurs liés à l'activité de votre entreprise. Voici quelques lignes directrices pour vous aider à déterminer à quelles réglementations votre entreprise doit se conformer.

Illustration verte sous le titre « SÉCURITÉ » montrant deux personnes réfléchissant devant un point d’interrogation géant entre deux plaques labellisées : à gauche avec le drapeau suisse, à droite avec le drapeau européen

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LPD ou RGPD, quelle loi s’applique à votre entreprise ? 

![software data security](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Protection_des_donnees_1_909041edbc.png)

La protection des données est devenue une préoccupation majeure pour les organisations de toutes tailles, qu’elles soient publiques ou privées. Face à une augmentation constante des cyberattaques et des risques de fuites de données, il est impératif d'adopter des stratégies de sécurité informatique robustes. L'hébergement des données informatiques et les logiciels utilisés dans les activités quotidiennes des entreprises ont un rôle prépondérant dans les risques encourus. Une sélection judicieuse en la matière peut significativement réduire les vulnérabilités et offrir une protection solide contre ces menaces toujours plus sophistiquées.

## L’hébergement de vos données

Le choix d’un hébergeur de données ne devrait pas uniquement suivre des critères de performance, de disponibilité et scalabilité. Les aspects de sécurité et conformité doivent être considérés comme une condition Sine qua non, ainsi que les aspects liés au pays hébergeur. 

1. **Sécurité et conformité** : l'hébergeur doit offrir des mesures de sécurité robustes pour protéger vos données contre les intrusions, les pertes et les fuites. Recherchez des certifications de sécurité reconnues et assurez-vous que l'hébergeur respecte les normes de conformité spécifiques à votre secteur d'activité. 
    
    La norme *ISO/IEC 27001:2013* établit un ensemble de critères destinés à aider les entités à sécuriser leurs actifs, incluant les informations de personnes, d’infrastructures ou encore de réputation. Cette norme est applicable à toute organisation, indépendamment de sa taille, son domaine d'activité ou son secteur, et représente la méthode la plus universellement reconnue pour la gestion de la sécurité de l'information.
    
2. **Localisation de l’hébergement** : le pays de l'hébergeur est crucial pour plusieurs raisons :
    - **Conformité légale RGPD et LPD**: les lois sur la protection des données varient d'un pays à l'autre. Héberger vos données dans un pays respectant des normes strictes en matière de protection des données peut aider à assurer la conformité avec les réglementations applicables, comme le RGPD en Europe ou la nLPD en Suisse.
    - **Souveraineté des données** : certains pays imposent des restrictions sur le transfert de données au-delà de leurs frontières, ce qui peut affecter votre capacité à accéder ou à transférer vos propres données. Cela permet aux pays européens de ne pas être dépendants de fournisseurs extra-européens, qui pourraient être soumis à des législations étrangères conflictuelles (comme le Cloud Act américain), pouvant compromettre la sécurité et la confidentialité des données européennes.

En particulier, il est recommandé d'être vigilant vis-à-vis des pays qui ne disposent pas de législations strictes sur la protection des données ou qui sont connus pour leur surveillance gouvernementale étendue : 

- **Sans législation forte sur la protection des données** : des pays sans lois strictes de protection des données ou sans cadre réglementaire clair peuvent exposer vos données à des risques de confidentialité et de sécurité.
- **Avec une surveillance gouvernementale étendue** : certains pays sont connus pour leur surveillance étatique intrusive, ce qui pourrait compromettre la confidentialité et l'intégrité de vos données.

![SCSE eIDAS](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/right_esignature_FR_e0c493d450.png)

### **Hébergement aux États-Unis pour une entreprise suisse ou européenne, bonne ou mauvaise idée ?**

Héberger des données aux États-Unis présente des défis spécifiques pour les entreprises suisses et européennes, principalement en raison des différences dans les réglementations sur la protection des données entre l'Europe (y compris la Suisse) et les États-Unis.

1. **Cadre réglementaire différent** : les États-Unis n'offrent pas le même niveau de protection des données personnelles que le RGPD en Europe ou que les lois suisses sur la protection des données. Cela peut créer des complications pour les entreprises suisses ou européennes en termes de conformité légale.
2. **Lois sur la surveillance** : les États-Unis ont des lois qui permettent aux gouvernements d'accéder à des données stockées sur leur territoire dans le cadre d'enquêtes. Cela inclut des lois comme le Patriot Act et le Cloud Act, qui peuvent contraindre les fournisseurs de services cloud à divulguer des données, y compris celles appartenant à des entités étrangères, aux agences gouvernementales américaines.
3. **Transferts de données internationaux** : pour les entreprises européennes et suisses, transférer des données personnelles vers les États-Unis exige de garantir que ces données bénéficieront d'un niveau de protection adéquat. Cela peut impliquer la mise en place de clauses contractuelles types, de règles d'entreprise contraignantes ou d'autres mécanismes juridiques pour assurer la conformité avec le RGPD ou la législation suisse.
4. **Risque pour la réputation** : les clients européens et suisses sont de plus en plus conscients des questions de protection des données. Héberger des données aux États-Unis peut susciter des inquiétudes chez certains clients concernant la sécurité et la confidentialité de leurs informations.

## Quel rôle jouent les logiciels que vous utilisez ?

**L’hébergement de vos serveurs a peut-être été sélectionné avec attention, mais qu’en est-il des données disponibles dans les multiples logiciels utilisés par vos collaborateurs ?** 

Aujourd’hui, l’utilisation de logiciels est quasi indispensable dans le développement d’une entreprise. Logiciels de gestion des salaires, CRM pour le suivi client, plateforme marketing pour la gestion de campagnes, gestionnaire de tâches, logiciel de messagerie instantanée, etc. Tous ces outils permettent une gestion optimale des activités des entreprises, ainsi qu’une collaboration fluide et efficace. Cependant, chacun d’entre eux stocke des informations personnelles et potentiellement sensibles sur les clients, les utilisateurs et les collaborateurs de l’entreprise, représentant un risque de sécurité. 

**Cela signifie que le choix des logiciels qu'elles utilisent doit être effectué avec le plus grand soin pour garantir la conformité.** 

Cela implique de poser des questions précises sur la façon dont le logiciel collecte, traite, et stocke les données personnelles. Il est également important de vérifier si le fournisseur offre des fonctionnalités permettant de gérer facilement les droits des utilisateurs, tels que le droit à l'oubli, l'accès aux données et la portabilité des données.

### Comment choisir un logiciel sécurisé, conforme à la RGPD et la LPD

**1. Privilégier les fournisseurs transparents et coopératifs**

Choisissez des fournisseurs qui font preuve de transparence quant à leurs pratiques de protection des données et qui sont disposés à coopérer pour assurer la conformité. Cela peut inclure la fourniture de documentation détaillée sur la sécurité des données et les mesures de conformité, ainsi que le soutien en cas d'audit ou de contrôle par les autorités de protection des données.

**2. Assurer la sécurité des données**

La conformité ne s'arrête pas à la protection de la vie privée ; elle englobe aussi la sécurité des données. Assurez-vous que les logiciels choisis offrent des garanties solides en matière de sécurité, telles que le chiffrement des données en transit, les sauvegardes régulières sur un second serveur, et la protection contre les accès non autorisés. De nos jours, il est par exemple inimaginable de se connecter à un service cloud qui n’utilise pas le HTTPS (hypertext Transfer Protocol Secure) ou qui n’offre pas la possibilité de s’identifier avec le 2FA, authentification à double facteur. 

**3. Privilégiez les logiciels qui hébergent leurs données en Europe**

Pour les mêmes raisons qui animent le choix de localisation de vos serveurs en Suisse ou en Europe, il est judicieux de choisir un logiciel qui suit cette stratégie. En hébergeant les données au sein de l'UE, les entreprises s'assurent de respecter ces directives, évitant ainsi d'éventuelles sanctions qui peuvent être particulièrement lourdes. Elles évitent aussi les conflits de souveraineté des données et renforcent la confiance des utilisateurs.

### Le petit plus : soutien au secteur technologique suisse et européen

Choisir l'Europe comme lieu d'hébergement pour les données offre des avantages économiques significatifs. Premièrement, cela stimule l'économie locale en favorisant le développement d'infrastructures numériques, de data centers et en créant des emplois dans le secteur technologique. Deuxièmement, cela encourage l'innovation en fournissant aux startups et aux entreprises un accès sécurisé et réglementé à des données cruciales, facilitant ainsi le développement de nouvelles technologies et services. En outre, l'existence d'un cadre réglementaire clair et la proximité géographique des centres de données peuvent améliorer la performance et la réactivité des services en ligne. 

Maintenant que vous savez tout, pourquoi ne pas faire un petit audit des logiciels utilisés par votre entreprise ? 

- Sont-ils hébergés en Suisse ? En Europe ? Aux États-Unis ?
- Leur data center sont-ils certifiés ISO 27001 ?
- Présentent-ils des certificats d’audit indépendants (par exemple SOC 2 Type II)
- Pour les logiciels Cloud, utilisent-ils le protocole HTTPS ?

![SOC2 certification](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Soc2_Type_II_1_ec31b36a93.png)

Cliquez [ici](https://wedo.com/fr/security) pour en savoir plus sur les engagements de WEDO en matière de sécurité. 



L'hébergement des données informatiques et les logiciels utilisés dans les activités quotidiennes des entreprises ont un rôle prépondérant dans les risques encourus. Une sélection judicieuse en la matière peut significativement réduire les vulnérabilités et offrir une protection solide contre ces menaces toujours plus sophistiquées.

Illustration verte montrant un ordinateur portable ouvert avec un grand bouclier verrouillé à l’écran, deux silhouettes en costume debout de chaque côté du bouclier, et des icônes de cadenas, de clé, de nuage et de chiffres binaires en arrière-plan sous le titre « SÉCURITÉ »

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Sécurité et protection des données : comment garder le contrôle sur les données de votre entreprise ?

![sécurité données de santé](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/H_Ealthsector_data_privacy1_b6226a7d74.png)

## Qu'est-ce que la certification Hébergeur de Données de Santé “HDS” ?

La certification HDS est une norme française obligatoire pour les entreprises qui stockent ou traitent des données de santé à caractère personnel. Instaurée pour garantir que ces données sensibles sont hébergées de manière sécurisée, protégées contre les accès non autorisés, et gérées conformément aux exigences légales et réglementaires, la certification HDS est bien plus qu'une simple obligation légale ; elle représente un gage de qualité et de sécurité dans l'hébergement des données de santé. Répondant aux enjeux majeurs de protection des données sensibles, de conformité réglementaire, et de confiance des utilisateurs, elle s'avère indispensable à l'ère de la digitalisation des services de santé pour garantir la sécurité et la confidentialité des données de santé.

## Pourquoi la certification HDS est-elle essentielle ?

### Protection des données sensibles

Les données de santé comprennent des informations sensibles sur l'état de santé, les traitements, et les antécédents médicaux d'une personne. Une violation de ces données peut avoir des conséquences graves sur la vie privée et la dignité des individus. La certification HDS assure que les hébergeurs mettent en place des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger ces informations.

### Conformité réglementaire

En France, le cadre législatif entourant la protection des données de santé est particulièrement strict. La certification HDS, conforme aux normes RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et à la législation française, permet aux établissements de santé de respecter leurs obligations légales en matière de protection des données.

### Confiance des patients et des professionnels de santé

La certification offre une garantie que les données sont gérées de manière professionnelle et sécurisée, renforçant ainsi la confiance des patients, de plus en plus préoccupés par la protection de leurs données personnelles, et celle des professionnels de santé, qui peuvent compter sur des services d'hébergement fiables pour la gestion des dossiers médicaux.

![Hébergement des données de santé](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/HDS_b91b8bce98.png)

## Champs d’application de la certification HDS

### Champ d’application 1 : Hébergement de dossiers médicaux électroniques

Un hôpital choisit un prestataire certifié HDS pour l'hébergement de ses dossiers médicaux électroniques, assurant ainsi la protection des données de ses patients contre les cyberattaques et les violations de données, tout en garantissant un accès rapide et sécurisé aux informations médicales par le personnel autorisé.

### Champ d’application 2 : Application mobile de suivi de santé

Une start-up développe une application mobile permettant aux utilisateurs de suivre leur état de santé, de programmer des rappels pour la prise de médicaments, et de partager leurs données de santé avec leur médecin. En choisissant un hébergeur certifié HDS, la start-up garantit la protection des données de santé des utilisateurs et assure la conformité de son application avec les réglementations en vigueur.

### Champ d’application 3 : Hébergement des données transcrites dans les différents logiciels de gestion des établissements de santé

Comme toute entreprise, les établissements de santé nécessitent l’aide de logiciels de gestion pour assurer le partage d’informations et de fichiers, la collaboration entre les services et les collaborateurs, ainsi que la gestion administrative, par exemple. Ces logiciels contiennent inévitablement des données sensibles, qu’elles concernent les patients ou encore les collaborateurs. Il est donc impératif que ces logiciels hébergent leurs données dans un data center certifié HDS.

## WEDO : Logiciel de gestion administrative sécurisé pour les établissements de santé

WEDO est une solution Cloud sécurisée qui permet aux professionnels de la santé de collaborer aisément. Grâce à ses nombreux dispositifs de protection des données et son datacenter certifié HDS ([Exoscale](https://www.exoscale.com/compliance/hds/)), WEDO permet de traiter, stocker et communiquer des informations sensibles de manière sécurisé dans son réseau. Voici quelques exemple de traitement de données possibles dans le logiciel WEDO : 

**Processus et checklists**

Grâce à ses modèles de checklists, WEDO unifie les processus internes :

- Checklists pour l’accueil des résidents
- Checklists pour les événements
- Placement des résidents dans les départements et cantons

**Équipes tournantes**

WEDO permet de fluidifier et de centraliser la communication des équipes rotatives :

- Délégation des tâches
- Lecture du fil d’activité pour prendre connaissance des faits qui se sont déroulés lors du service précédent
- Notifications importantes lors de la rotation d’équipe
- Prise de connaissance des fichiers

**Entretiens médicaux**

WEDO permet de garder une trace des discussions médicales et facilite leur recherche :

- Entretiens bilatéraux avec les patients
- Entretiens avec les professionnels de santé
- Colloques de soins
- Toute autre réunion à caractère sensible

**Administration générale et Ressources humaines**

Une gestion simple pour tous les corps de métiers de l’établissement :

- Unification des processus au sein de l’établissement
- Système de commentaires dans les tâches
- Passation facilitée des connaissances et des processus lors d’un changement d’employé au sein d’une équipe administrative ou d’une équipe de soin.



Vous avez des questions sur la sécurité des données de votre établissement de santé ? [Contactez-nous](https://calendly.com/antoine-wedo/quickdemo-fr)

Les données de santé comprennent des informations sensibles sur l'état de santé, les traitements, et les antécédents médicaux d'une personne. La certification HDS assure que les hébergeurs mettent en place des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger ces informations.

Illustration verte sous le titre « Sécurité » montrant un grand clipboard avec une liste de tâches cochées, un tube à essai à droite, un grand cœur avec tracé de fréquence cardiaque en arrière-plan, et trois personnages : l’un tient un bouclier portant l’inscription HDS au-dessus du clipboard, un autre se tient à gauche du clipboard, et un troisième en blouse de médecin tient un dossier à droite

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L'importance de la certification HDS dans le secteur de la santé

Aujourd’hui, les activités du secteur financier suscitent plus que jamais l’intérêt général. La protection des données est essentielle pour prévenir les cyberattaques susceptibles d'entraîner des violations de données, des pertes financières et des atteintes à la réputation. Les secteurs bancaire et financier doivent investir dans de solides mesures de sécurité des données : la formation des employés, les contrôles d'accès, le cryptage et les évaluations régulières sont des éléments essentiels de toute stratégie efficace. 

En novembre dernier, le logiciel de gestion d’entreprise “Winbiz”, fut victime d’une virulente cyberattaque menant à l’arrêt momentanée du logiciel. L’hébergeur du logiciel stockait naturellement des informations sensibles.

Les logiciels utilisés par les organisations représentent un risque important. Considérés aujourd’hui comme des alliés irremplaçables des professions administratives, les plateformes clouds nous aident à gérer les ressources humaines, le suivi de projets, le partage de fichiers et de contenu, à construire un historique de la clientèle, etc. Toutes plus sensibles les unes que les autres, ces données doivent faire l’objet de mesures strictes et robustes pour prévenir les cybermenaces et pour se conformer aux exigences réglementaires.

L’avènement du télétravail ces dernières années consolide l’importance de la protection des données au travers des logiciels utilisés par les collaborateurs. Ainsi, le choix d’un logiciel doit être documenté pour une intégration sûre. Les critères à prendre en compte lors de la sélection sont les suivants :


### Hébergement des données

#### Localisation du stockage de données :

Certaines entreprises sont surprises d’apprendre que leurs données sont stockées dans un pays tiers. Un prestataire de type SaaS est libre d’héberger ses données dans le pays de son choix, peu importe la localisation de son siège. Il est crucial de connaître le pays hébergeur afin de s’assurer que le pays en question bénéficie qu’une stabilité juridique et politique solide, stricte et transparente.

Si les données sont stockées dans un pays digne de confiance, il est pertinent également de s’assurer que le fournisseur ne pratique pas le “transfère temporaire” de données. Ce phénomène, plus fréquemment utilisé par les fournisseurs informatiques globaux, implique que les données transitent par des serveurs étrangers avant d’être stockées en Suisse. Il est alors important de vérifier que ce transfert est légal et conforme aux normes GDPR.

#### Fiabilité de l’hébergeur :

Il existe des certifications normalisant la sécurité de l’information des hébergeurs web. Parmi elles, la certification la plus reconnue est ISO/IEC 27001.


### Certification de la protection des données

Les entreprises qui externalisent leurs systèmes et leurs processus critiques doivent s’assurer que les fournisseurs appliquent des contrôles indépendants et stricts sur la gestion des données. Parmi ces certifications indépendantes, on cite SOC 2, délivré par l'AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) et utilisé par les organismes évoluant dans le secteur des SaaS (Software-as-a-service). Il garantit aux clients que l’organisme en question a conçu et mis en œuvre des contrôles efficaces pour gérer les aspects suivants : la sécurité, la disponibilité, l'intégrité du traitement, la confidentialité et la protection de la vie privée. Cette norme existe depuis de nombreuses années aux États-Unis et trouve son équivalent dans le monde entier avec la norme ISO 270001.

![soc certification.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Frame_7soc_certification_3fa9275dcb.png)

On considère que la Suisse est en retard sur les Etats-Unis et sur le reste de l'Europe en ce qui concerne le reporting SOC 2. En effet, la Suisse a manifesté plus tardivement la prise de conscience des normes de sécurité et de protection de l'information. Les premiers élans majeurs quant aux démarches de certifications sont menés par les grandes entreprises soumises à des réglementations strictes comme le secteur financier. Ces entreprises exigent alors de leurs fournisseurs de services de se conformer à la norme SOC 2 et fournissent un rapport annuel permettant de répondre aux exigences internes et externes.*1

### Authentification et accès aux comptes

Un logiciel, quel qu’il soit, représente une source d’informations critique pour une entreprise. L’accès à l'outil doit être sécurisé, il est donc recommandé de se renseigner sur la disponibilité des fonctionnalités suivantes :

- Disponibilité de l’authentification à double facteur
- Disponibilité de l’authentification SAML, si pertinente pour le client
- Possibilité de gérer les droits de manière personnalisée à l’intérieur de l’outil, afin de donner accès aux informations aux personnes strictement concernées.

### Chiffrement

Si une entreprise utilise une application web, elle doit s’assurer que l’app en question utilise une connexion HTTPS sécurisée par des certificats SSL dans le but de prévenir l’espionnage sur le web et sur la correspondance email. En plus du chiffrement en transit, le chiffrement des données au repos permet d’éviter une situation tel que celle vécue par WinBiz et ses clients.

### WEDO : la solution sécurisée pour la collaboration dans le secteur financier

Les sujets sensibles et la politique de confidentialité sont au cœur des tâches quotidiennes des collaborateurs du secteur financier. De la gestion des tâches au contenu traité lors de réunions en tout genre comme les réunions d’équipe, les entretiens bilatéraux, les entretiens avec les clients/assurés ou encore les conseils d’administration, la traçabilité des discussions est aussi cruciale que leur discrétion.

Le logiciel SaaS WEDO, entièrement développé et hébergé en Suisse, est une plateforme collaborative spécialement conçue pour répondre aux difficultés de sécurité rencontrées dans les secteurs sensibles. Grâce à son gestionnaire de tâches et son module de réunion personnalisable, la plateforme permet de partager des fichiers et de centraliser les informations nécessaires à la collaboration des équipes, tout en donnant la possibilité de configurer les droits d’accès de chaque utilisateur.


::button-secondary[En savoir plus sur la sécurité]{link="/fr/security"}

## Ils ont fait confiance à WEDO pour gérer leur collaboration interne :
![wedo-customer-board-of-directors.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_customer_board_of_directors_d91a634e29.png)

::button-primary[Planifier une démo live]{link="/fr/demo"}


::button-primary[Essayer gratuitement WEDO]{link="/fr/signup"}

[^2]: Source : [KPMG](https://kpmg.com/ch/de/blogs/home/posts/2021/01/soc-switzerland.html)

Aujourd’hui, les activités du secteur financier suscitent plus que jamais l’intérêt général. La protection des données est essentielle pour prévenir les cyberattaques susceptibles d'entraîner des violations de données, des pertes financières et des atteintes à la réputation.

Illustration verte sous le titre « SÉCURITÉ » montrant un grand bouclier avec un cadenas au centre, entouré de billets de banque, de piles de pièces et d’un portefeuille, avec deux personnages interagissant : l’un tient une pièce en l’air et l’autre travaille sur un ordinateur portable assis sur le bouclier

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Collaborer en toute sécurité dans le secteur de la finance

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Vous est-il déjà arrivé de perdre de vue une tâche essentielle enfouie dans une discussion par e-mail ? Ou de voir des échéances approcher sans que personne ne sache vraiment qui était responsable de quoi ? Une simple liste de tâches ne suffit plus quand plusieurs projets, délais et membres d’équipe se croisent.

C’est là qu’un véritable outil de gestion des tâches entre en jeu. [WEDO](https://wedo.com/fr/features) rassemble les tâches, checklists et réunions dans un seul espace de travail. Vous pouvez attribuer les tâches aux bonnes personnes, fixer des échéances synchronisées avec votre agenda, et appliquer des modèles de checklist pour les processus récurrents. Grâce aux mises à jour en temps réel et à une vue Kanban intégrée, tout le monde suit l’avancement sans devoir jongler entre plusieurs applications.

![Schéma « Organisateur de tâches WEDO – Les principales caractéristiques en un coup d’œil » avec 6 icônes : Création rapide de tâches, dépendances et sous-tâches, mises à jour en temps réel, vues multiples, synchronisation du calendrier, conversion des commentaires et des courriels, modèles de listes de contrôle.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/WEDO_task_organizer_key_features_at_a_glance_fr_72f256f11d.png)

Dans cet article, nous vous présentons les fonctionnalités de gestion des tâches dans WEDO, vous expliquons comment planifier et prioriser vos projets, et vous montrons comment suivre les progrès pour que votre équipe passe moins de temps à chercher des informations — et plus de temps à accomplir ce qui compte.

## Pourquoi utiliser un outil de gestion des tâches

Voici pourquoi un gestionnaire de tâches dédié est indispensable à toute équipe :

1. **Des tâches dispersées entraînent confusion et retards.** Quand le travail est éparpillé entre e-mails, discussions de chat et multiples feuilles Excel, il devient difficile de savoir qui fait quoi, et pour quand. Un outil centralisé de [gestion des tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe) résout ce problème en regroupant tout au même endroit.
2. **Une attribution claire évite les oublis.** Dans une liste de tâches partagée, chaque élément indique son responsable. Fini les suppositions ou les "je ne savais pas que c'était à moi de le faire". La responsabilité est explicite, ce qui fait avancer les choses et réduit les relances inutiles.
3. **Des échéances visibles permettent de garder le cap.** Les dates limites sont affichées avec les tâches et synchronisées avec votre agenda, pour que tout le monde visualise les jalons à venir. Des rappels automatiques font remonter les tâches avant qu’elles ne soient en retard — moins de stress, plus d’action.
4. **Des vues flexibles s’adaptent à tous les modes de travail.** Que vous ayez besoin d’une liste priorisée, d’un tableau Kanban pour visualiser les étapes ou d’un calendrier pour planifier les semaines à venir, un outil de gestion des tâches s’adapte à votre méthode. Les mises à jour en temps réel garantissent que toute l’équipe travaille avec les mêmes informations, sans devoir jongler entre plusieurs fichiers.
5. **Des modèles intégrés et des dépendances assurent la cohérence.** Des modèles de [checklists](https://wedo.com/fr/features/tasks) réutilisables simplifient les processus répétitifs, et les dépendances entre tâches garantissent le bon ordre d’exécution. Cette structure évolue avec vos projets, transformant une simple liste en un processus fluide et prévisible.

En résumé, un gestionnaire de tâches transforme des listes désorganisées en un système transparent et responsabilisant. Il centralise les informations, clarifie les responsabilités, met en valeur les échéances et s’adapte à votre équipe — pour que vous puissiez vous concentrer sur les résultats, et non sur les détails éparpillés.

## Les fonctionnalités Tâches & Checklists de WEDO

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) regroupe des fonctionnalités puissantes dans une plateforme unique, idéale pour gérer aussi bien des actions ponctuelles que des processus complexes en plusieurs étapes.

### Création rapide de tâches

Ajouter du travail est simple et rapide. Cliquez sur « Nouvelle tâche », remplissez le titre et la description, joignez les fichiers nécessaires, choisissez une date d’échéance et attribuez un responsable. Si d’autres personnes doivent suivre l’évolution, ajoutez-les en tant qu’observateurs pour qu’elles reçoivent les mises à jour et notifications en temps réel. Ainsi, aucune tâche ne passe inaperçue.

### Modèles de checklists réutilisables

Inutile de recréer chaque fois les mêmes étapes. WEDO permet de créer des [modèles de checklists](https://wedo.com/fr/features/tasks) : une liste prédéfinie de tâches (et de sous-tâches optionnelles) pour vos processus récurrents — par exemple « Brouillon », « Relecture », « Validation », « Publication ». Une fois le processus lancé, il suffit d’activer une checklist basée sur ce modèle. Chaque tâche est suivie indépendamment, avec des mises à jour en temps réel pour garder tout le monde aligné.

### Sous-tâches avancées et dépendances

Les livrables complexes impliquent souvent plusieurs étapes et collaborateurs. Avec WEDO, vous pouvez diviser une tâche en sous-tâches, attribuer chacune à une personne différente et définir des échéances spécifiques. Lorsque l’ordre d’exécution est important, vous pouvez indiquer qu’une sous-tâche « bloque » ou est « bloquée par » une autre, pour garantir la bonne séquence et éviter les démarrages prématurés.

### Vues multiples : Liste, Kanban et Gantt

Chaque projet nécessite une approche visuelle différente :

- **Vue Liste** : triez et filtrez les tâches par projet, responsable, échéance ou champs personnalisés.
- **[Vue Kanban](https://wedo.com/fr/blog/qu-est-ce-qu-un-tableau-kanban-outils-applications-et-cas-d-usage)** : visualisez les tâches comme des cartes traversant les étapes du flux de travail (« À faire », « En cours », « Terminé »), idéal pour repérer les blocages.
- **[Vue Gantt](https://wedo.com/fr/blog/gerer-vos-projets-efficacement-avec-le-diagramme-de-gantt-de-wedo)** : cartographiez les tâches sur une frise chronologique pour suivre les chevauchements, les dépendances et l’évolution globale, le tout en un seul endroit.

### Synchronisation avec le calendrier

Ne ratez plus jamais une échéance. Toutes les dates d’échéance dans WEDO sont automatiquement synchronisées avec Outlook, Gmail, iCal ou tout autre calendrier compatible ICS. Vos tâches et vos réunions apparaissent dans une seule vue, pour une planification quotidienne sans jonglage entre les outils.

### Commentaires intégrés et conversion d’e-mails

Le contexte compte. Commentez directement dans une tâche pour clarifier un point, mentionner un collègue ou ajouter un lien vers le compte rendu d’une réunion. Et lorsqu’un e-mail nécessite une action, convertissez-le en tâche WEDO — pièces jointes comprises — afin qu’aucune information ne se perde.

En combinant création intuitive, modèles puissants, gestion des dépendances, vues flexibles, [synchronisation avec le calendrier](https://wedo.com/fr/features/meetings) et collaboration contextuelle, WEDO simplifie chaque étape de la gestion des tâches.

Dans la prochaine section, nous verrons comment utiliser ces outils pour planifier et prioriser des projets entiers.

## Planifier et prioriser les projets avec WEDO

Une planification efficace commence par la décomposition de vos objectifs en tâches concrètes. Dans WEDO, vous pouvez créer un nouveau projet ou lier directement les tâches aux actions issues d’une réunion. Ensuite, suivez ces étapes :

![Schéma « Votre flux de travail dans WEDO » avec 7 étapes : Créer des projets et des étapes, ajouter des tâches ou des listes de contrôle, attribuer des propriétaires et des dates d’échéance, établir des priorités et des dépendances, choisir son point de vue, suivre l’évolution de l’activité en direct, examen en réunion.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/from_planning_to_progress_your_task_workflow_in_WEDO_fr_00099a209c.png)

### 1. Définir les jalons et les tâches

- Identifiez vos livrables clés — comme les dates de lancement, les déploiements de fonctionnalités majeures ou les échéances de campagne — et définissez-les comme jalons.
- Sous chaque jalon, créez des tâches avec des titres clairs, des descriptions précises et des dates d’échéance. Si un processus est récurrent (comme la relecture de contenus), appliquez un modèle de checklist pour gagner du temps.

### 2. Attribuer et équilibrer

Répartissez les tâches en fonction des compétences et de la charge actuelle de chaque membre. La vue Liste de WEDO affiche les tâches de chacun avec leurs échéances, côte à côte, pour repérer facilement les surcharges.

Réajustez les attributions ou les dates directement depuis la vue Liste ou Kanban, afin d’équilibrer la charge de travail et d’assurer une progression continue.

### 3. Définir les priorités selon l’urgence et l’importance

[WEDO vous aide à prioriser](https://wedo.com/fr/blog/guide-gerer-et-prioriser-vos-taches-quotidiennes-efficacement) avec la matrice d’Eisenhower, en classant les tâches selon ce qui compte réellement :

- Attribuez à chaque tâche un niveau d’urgence et d’importance pour décider de l’action à entreprendre : agir, planifier, déléguer ou supprimer.
- Triez et filtrez vos tâches dans la vue Liste selon ces critères de priorité : le travail essentiel reste toujours visible.
- Favorisez des décisions plus intelligentes au sein de l’équipe, basées sur l’impact et l’urgence réelle plutôt que sur des critères arbitraires.

### 4. Ajouter des dépendances

Pour les tâches qui doivent respecter un ordre précis, utilisez la fonction de dépendance de WEDO. Cela garantit que les étapes suivantes ne démarrent que lorsque les précédentes sont terminées, évitant ainsi les blocages.

### 5. Synchroniser les échéances

Avec les dates définies, votre calendrier reste à jour. Consultez la vue Calendrier pour vérifier comment les [échéances](https://wedo.com/fr/blog/comment-respecter-la-planification-des-taches-et-les-echeances) s’alignent avec les réunions et les événements. Ajustez au besoin afin que les tâches prioritaires bénéficient de l’attention nécessaire.

### 6. Réviser et ajuster

Lors de réunions de suivi ou directement depuis le compte rendu, ouvrez la liste des tâches du projet dans WEDO. Marquez les éléments terminés, réattribuez ceux qui nécessitent un ajustement, et modifiez les échéances selon les dernières informations.

En structurant le travail en jalons, en clarifiant les responsabilités, en signalant les tâches critiques et en gérant les dépendances, WEDO vous aide à construire un plan projet vivant. La priorisation devient un simple jeu de filtres, tris et étiquettes — pour que votre équipe sache toujours quoi faire ensuite.

## Suivre l’avancement et rester aligné

Garder un projet sur les rails, c’est savoir à tout moment où en sont les tâches. WEDO offre une visibilité en temps réel et un contexte clair pour que toute l’équipe reste alignée :

**Statut des tâches en direct**
    
Chaque modification — qu’il s’agisse de cocher une sous-tâche ou de changer une date d’échéance — est immédiatement visible pour tous les collaborateurs. Fini les e-mails en attente ou les tableaux Excel obsolètes : vous suivez la progression en temps réel.
    
**Fil d’activité et tableau de bord**
    
Le fil d’actualité de WEDO fournit un journal chronologique des actions : qui a fait quoi, quand, et quels commentaires ont été ajoutés. Le tableau de bord donne une vue d’ensemble des tâches à venir, des retards éventuels et du taux d’avancement global d’un projet.
    
**Intégration aux réunions**
    
Associez les tâches aux ordres du jour et comptes rendus de réunion. Lors de votre prochaine séance, WEDO vous montre en un clin d’œil quelles actions ont été réalisées et lesquelles restent à faire. Vous pouvez même créer et attribuer des tâches de suivi directement depuis l’interface de réunion.
    
**Filtres personnalisés et vues enregistrées**
    
Concentrez-vous sur l’essentiel en filtrant les tâches par responsable, échéance, priorité ou projet. Enregistrez ces filtres comme vues personnalisées, pour revenir facilement à une configuration précise : « Mes tâches de la semaine » ou « Priorités du projet X », par exemple.
    
**Notifications et rappels**
    
Choisissez votre mode de notification : alertes dans l’application, résumés par e-mail, ou les deux — pour ne rien manquer d’important. WEDO vous alerte à l’approche des échéances et signale les tâches en retard, afin que chacun reste responsable de ses engagements.

En combinant mises à jour en direct, journal d’activité, intégration aux réunions, vues filtrées et rappels intelligents, WEDO vous fournit des informations toujours à jour et exploitables. Résultat : moins de mauvaises surprises, plus d’actions proactives — et des projets livrés à temps.

## Fonctions avancées et sécurité

WEDO ne se contente pas de gérer les tâches : il évolue avec les équipes en croissance et sécurise vos données.

**API publique et intégration Microsoft Teams (bientôt disponible)**
    
Pour les flux de travail avancés, WEDO propose une API permettant de créer des intégrations personnalisées et d’automatiser les étapes répétitives. Une future intégration avec Microsoft Teams permettra de recevoir les mises à jour de tâches directement dans vos canaux de discussion.
    
**Utilisateurs externes**
    
Collaborez au-delà de votre organisation en invitant des clients ou prestataires dans votre espace WEDO, gratuitement. Vous gardez le contrôle total sur les droits d’accès, afin que les utilisateurs externes ne voient que ce qui les concerne.
    
**Accès mobile**
    
Restez productif où que vous soyez. L’interface de WEDO est optimisée pour mobile et fonctionne parfaitement sur tout appareil avec un navigateur — que vous soyez au bureau, en déplacement ou en télétravail.
    
**Notifications intelligentes**
    
Adaptez vos préférences de notification : alertes instantanées pour les mises à jour critiques, résumés quotidiens pour les suivis de routine, ou mode silencieux pour les périodes de concentration.
    
**Sécurité hébergée en Suisse**
    
WEDO est conçu et hébergé en Suisse, sur des serveurs certifiés ISO/IEC 27001. Des fonctionnalités comme l’authentification unique (SSO via SAML) et la double authentification garantissent la sécurité des données de votre organisation et le respect des normes de conformité les plus strictes.
    

## Conclusion

Une gestion efficace des tâches est la base d’un projet réussi. Avec [WEDO](https://wedo.com/fr/features), vous disposez d’une plateforme unifiée qui simplifie la création de tâches, structure les processus grâce aux modèles de checklists et aux dépendances, et propose des vues claires en liste ou Kanban.

Les mises à jour en temps réel et l’intégration aux réunions assurent l’alignement de toute l’équipe, tandis que la sécurité hébergée en Suisse et certifiée ISO protège vos données.

Découvrez comment WEDO peut simplifier la planification, la priorisation et le suivi de vos projets : [commencez votre essai gratuit dès aujourd’hui](https://wedo.com/fr/signup), et transformez le chaos des tâches en progrès clair et traçable.

Planifiez, priorisez et suivez vos tâches avec WEDO. Assignez des tâches, définissez des dates d’échéance, réutilisez des modèles de checklists, affichez la vue Kanban et recevez des mises à jour en temps réel — le tout dans un seul espace de travail.

Illustration avec le texte « Planifier, prioriser et suivre comme un pro » sur fond jaune, à côté d’icônes bleues représentant un flux de travail avec jalons et coche.

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WEDO pour organiser vos tâches : planifier, prioriser et suivre comme un pro

Vous avez essayé les tableurs, les fils d’e-mails, voire même les boules magiques, mais les projets stagnent, les priorités s’entrechoquent et les délais vous surprennent toujours. Si cela vous parle, il est temps de revoir votre méthode et d’examiner deux approches éprouvées : Kanban et Scrum. Ces deux systèmes font partie de l'approche agile, utilisée en développement produit et en gestion de projet, avec un objectif commun : apporter de la clarté dans le chaos.

Scrum vous propose des sprints : des intervalles courts et fixes durant lesquels un groupe défini (Product Owner, Scrum Master, équipe de développement) s’attaque à un ensemble de tâches, puis fait le point et s’adapte lors d’une revue de sprint. Un rythme cadré.

[Kanban](https://wedo.com/fr/tag/kanban) vous propose un tableau : des colonnes représentant les étapes du travail, une limitation des tâches en cours, et un flux régulier. Aucun rôle n’est figé ; l’équipe ajuste ses règles au fil de l’apprentissage.

Dans cet article, nous allons explorer ces deux méthodes, comparer leurs rôles, rituels et outils, et vous aider à choisir celle qui convient au rythme de votre équipe.

## Qu’est-ce que Scrum ?

[La méthodologie Scrum](https://scrumguides.org/) organise le travail en périodes limitées dans le temps, généralement de deux à quatre semaines, permettant ainsi aux équipes de livrer des mises à jour en continu par petits morceaux. L’objectif est simple : découper les grands projets en blocs gérables, suivre les progrès régulièrement et s’adapter rapidement.

### Des rôles bien définis

- **Product Owner** : Gère le backlog, fixe les priorités et répond aux questions liées aux besoins.
- **Scrum Master** : Accompagne l’équipe dans les pratiques Scrum, élimine les obstacles et protège l’équipe des distractions.
- **Équipe de développement** : Groupe pluridisciplinaire qui conçoit, construit, teste et livre les éléments du projet.

Ces rôles sont non négociables : pas de rôles hybrides, pas de “Scrum Master à mi-temps”. Une répartition claire des responsabilités garantit l’engagement de chacun.

### Artefacts clés

- **Product Backlog** : La liste principale de toutes les fonctionnalités, corrections de bugs et tâches techniques, classées par valeur et urgence.
- **Sprint Backlog** : Un sous-ensemble du product backlog sélectionné pour le sprint en cours, avec les objectifs de sprint et l’effort estimé.
- **Increment** : L’ensemble des éléments terminés à la fin d’un sprint. Chaque incrément doit respecter la définition de « terminé » (Definition of Done) de l’équipe.

### Événements essentiels

1. **Sprint Planning** : Déterminer le contenu du sprint. Le Product Owner présente les éléments prioritaires, l’équipe de développement s’engage en fonction de sa capacité.
2. **Daily Scrum** : Un point quotidien de 15 minutes. Chaque membre répond à trois questions : Qu’ai-je fait hier ? Que vais-je faire aujourd’hui ? Ai-je des obstacles ?
3. **Sprint Review** : Présenter l’incrément aux parties prenantes, recueillir leurs retours et ajuster le backlog produit.
4. **Sprint Retrospective** : Faire le bilan du sprint, identifier des axes d’amélioration et définir des ajustements pour le prochain.

### Cadence et échéances

Les sprints imposent un rythme régulier. Comme leur durée est fixe, vous bénéficiez d’un cycle prévisible : vous savez exactement quand aura lieu la prochaine revue de sprint, et les dates d’échéance sont clairement définies. Cela facilite les prévisions et donne à l’équipe un rythme de travail clair.

### Indicateurs

- **Vélocité** : Nombre moyen de points d’histoire réalisés par sprint. Sert à anticiper la charge de travail future.
- **Burndown Chart** : Suivi du travail restant dans le sprint, permettant de voir si l’équipe est dans les temps.

Scrum est particulièrement adapté lorsque vous avez besoin de structure, de rôles bien définis, de points de contrôle réguliers et d’échéances claires. Ce n’est pas une baguette magique, mais c’est une méthode rigoureuse que de nombreuses équipes trouvent précieuse.

## Qu’est-ce que Kanban ?

[Kanban](https://www.icagile.com/resources/intro-to-kanban-what-it-is-how-it-works-benefits-and-core-principles) est une méthode agile centrée sur la visualisation des tâches et la gestion du flux de travail. Elle est née dans le secteur industriel, puis adaptée au développement logiciel et produit. Contrairement à Scrum, Kanban ne repose pas sur des itérations fixes ni sur des rôles prédéfinis.

### Principes fondamentaux

1. **Visualiser le travail**
    - Utilisez un tableau Kanban avec des colonnes (par ex. « Backlog », « En cours », « Relecture », « Terminé »).
    - Chaque carte représente une tâche : fonctionnalité, correction de bug, action…
2. **Limiter le travail en cours (WIP)**
    - Fixez une limite explicite du nombre de cartes par colonne.
    - Cela évite la surcharge de l’équipe et met en évidence les goulets d’étranglement.
3. **Gérer le flux de travail**
    - Suivez la durée passée par les cartes dans chaque étape (temps de cycle).
    - L’objectif est un flux régulier et prévisible.
4. **Rendre les règles explicites**
    - Définissez des critères d’entrée et de sortie pour chaque colonne.
    - Cela clarifie les attentes au sein de l’équipe.
5. **Mettre en place des boucles de retour**
    - Organisez des revues régulières (hebdomadaires ou bimensuelles) pour inspecter le flux et les processus.
    - Ajustez les limites WIP ou les règles selon les données et les retours de l’équipe.
6. **Amélioration continue**
    - Utilisez des indicateurs comme le temps de cycle ou le lead time pour identifier des axes d’amélioration.
    - Encouragez chaque membre à proposer des ajustements au processus.

### Tableaux Kanban et éléments de travail

Un [tableau Kanban](https://kanban.university/kanban-guide/) typique contient des colonnes correspondant aux étapes du flux de travail. Les cartes avancent de gauche à droite :

| Backlog | Prêt | En cours | Relecture | Terminé |
| --- | --- | --- | --- | --- |
- **Éléments de travail** : chaque carte inclut une description, un responsable, et éventuellement une date d’échéance.
- **Swimlanes (lignes horizontales)**  : optionnelles, elles permettent de séparer visuellement différents types de travail ou niveaux de priorité (ex. « Urgent », « Maintenance », « Nouvelle fonctionnalité »).

### Indicateurs clés

- **Temps de cycle** : temps écoulé entre « En cours » et « Terminé ».
- **Temps de traversée (Lead Time)**: temps entre l’entrée dans le backlog et la finalisation.
- **Rendement (Throughput)** : nombre de cartes terminées sur une période donnée.

### Souplesse et rôles

[Kanban](https://wedo.com/fr/blog/wedo-integre-vue-kanban) ne prescrit pas de rôles comme Product Owner ou Scrum Master. Les membres de l’équipe se partagent la responsabilité du travail et des améliorations. Des rôles peuvent être introduits au besoin, mais la méthode repose avant tout sur l’adaptabilité.

### Variantes de Kanban

- **Kanban pour les équipes opérationnelles** : axé sur la réponse rapide aux demandes entrantes — idéal pour les équipes de support.
- **Changement évolutif** : commencez par votre processus actuel, superposez un tableau Kanban, puis faites-le évoluer progressivement.

Kanban est particulièrement adapté aux contextes où les priorités changent fréquemment, où les tâches varient en taille, et où l’on cherche une vue claire du flux sans les contraintes des sprints fixes. L’amélioration continue y est intégrée, permettant d’affiner les pratiques pas à pas.

## Principales différences entre Kanban et Scrum

Maintenant que nous avons présenté chaque méthode, revenons sur leurs principales différences, sans reprendre tous les détails.

### Structure et rôles

[Scrum](https://wedo.com/fr/blog/quand-lagilite-devient-une-necessite) impose un cadre structuré : un Product Owner responsable du backlog, un Scrum Master garant du processus, et une équipe de développement qui livre à chaque sprint. Ces rôles restent fixes jusqu’à la fin du sprint.

Kanban, lui, ne fixe aucun rôle obligatoire. Tout membre de l’équipe peut tirer une tâche, ajuster les règles ou accompagner les collègues. Tant que chacun sait qui fait quoi, la répartition des responsabilités peut être plus fluide.

### Cadence et planification

Les sprints de Scrum sont des intervalles fixes avec des objectifs verrouillés et des dates d’échéance définies. Cette régularité agit comme un métronome pour la planification.

Kanban repose sur un flux continu : les éléments avancent indépendamment sur un tableau persistant. Les dates d’échéance sont fixées carte par carte, et les priorités peuvent être modifiées à tout moment, tant que les limites de WIP sont respectées.

### Gestion du tableau

Dans Scrum, le tableau est réinitialisé à chaque sprint : les tâches terminées sont supprimées, de nouvelles sont ajoutées, et on recommence.

En Kanban, le tableau est permanent : les colonnes restent en place, et les cartes circulent jusqu’à leur achèvement. Cette vue continue permet d’identifier facilement les tâches longues ou les blocages récurrents, sans tout reconstruire régulièrement.

### Gestion du changement

Les sprints protègent la concentration en figeant le périmètre en cours de cycle. En cas de bug urgent, il faut attendre le prochain sprint ou déclarer une exception.

Avec Kanban, c’est ouvert en continu : vous pouvez ajouter, retirer ou re-prioriser des cartes à tout moment, tant que la limite de travail en cours n’est pas dépassée. Une souplesse précieuse en cas d’imprévus.

### Mesure du succès

Les équipes Scrum suivent leur vélocité (points d’histoire par sprint) et utilisent des burndown charts pour voir si les objectifs seront atteints. Ces métriques aident à prévoir les prochains sprints.

Les équipes Kanban s’appuient sur des indicateurs de flux :

- **Temps de cycle** (de « En cours » à « Terminé »),
- **Temps de traversée** (de la demande à la livraison),
- **Rendement** (nombre d’éléments terminés dans une période).
- Ces chiffres montrent la fluidité du travail et les points à optimiser.

### Rythme d’amélioration continue

Les deux méthodes valorisent l’apprentissage. Scrum concentre l’inspection et l’adaptation dans la rétrospective de sprint.

Kanban favorise des ajustements continus : réunions régulières d’amélioration ou discussions spontanées. Les règles et limites évoluent dès que les données ou l’intuition le suggèrent.

En résumé, si vous recherchez un cadre structuré avec des sprints délimités dans le temps, des rôles définis et des échéances calées sur le calendrier, Scrum est fait pour vous.

Si vous avez besoin de flexibilité, d’une vue continue des tâches et de la possibilité d’ajuster votre cap à tout moment, Kanban est probablement la meilleure option.

## Quand utiliser Scrum

[Choisissez Scrum](https://wedo.com/fr/blog/quand-lagilite-devient-une-necessite) lorsque votre projet bénéficie de jalons clairs, de points de contrôle réguliers et de rôles bien définis. Si vous avez besoin d’un Product Owner pour prioriser le backlog, d’un Scrum Master pour protéger l’équipe des distractions, et d’une équipe de développement concentrée sur un sprint de travail, Scrum vous offre la structure nécessaire.

Scrum est particulièrement efficace dans les projets de développement produit où les fonctionnalités s’appuient les unes sur les autres. Vous pouvez planifier une série de sprints (généralement de deux à quatre semaines), avec des dates d’échéance alignées sur les livraisons ou les revues avec les parties prenantes. La sprint review offre un moment formel pour présenter le travail, recueillir du feedback et ajuster le backlog produit pour le prochain sprint.

Les équipes qui apprécient la prévisibilité sont aussi attirées par Scrum. La vélocité (nombre moyen de points réalisés par sprint) permet d’estimer combien de sprints seront nécessaires pour finaliser les éléments. Si respecter des dates précises est crucial (lancement marketing, exigence réglementaire, étape clé du produit), la planification des sprint reviews offre des repères fiables.

Scrum est aussi un bon point de départ pour les équipes qui découvrent l’agilité. Les cérémonies définies — planification de sprint, daily Scrum, revue de sprint, rétrospective — instaurent un rythme répétitif rassurant. Ce cadre aide les équipes encore peu familières avec l’amélioration continue à analyser leur fonctionnement et à s’adapter.

En résumé, si votre activité nécessite un rythme structuré, des échéances prévisibles et des rôles formels comme Product Owner et Scrum Master, Scrum est probablement la meilleure option.

## Quand utiliser Kanban

Kanban est idéal lorsque le travail arrive de manière imprévisible, que les priorités changent fréquemment ou que les tâches sont très variables en taille. Si votre équipe gère des tickets de support, des demandes de maintenance ou des corrections urgentes, le flux continu de Kanban permet de traiter rapidement les urgences sans attendre le prochain sprint.

Vous configurez un tableau Kanban, définissez les étapes correspondant à votre processus et appliquez des limites de travail en cours (WIP). Cela vous évite de vous surcharger : si la colonne « En cours » est pleine, vous devez terminer une carte avant d’en commencer une autre. En faisant avancer les cartes vers la droite, vous mesurez le temps de cycle et le lead time pour repérer les blocages et fluidifier le flux.

Kanban est particulièrement adapté lorsque vous :

- **Avez besoin de flexibilité sur les dates** : pas de sprint à date fixe, vous fixez les échéances par élément et les ajustez au fil du temps.
- **Souhaitez limiter la charge administrative** : pas de cérémonies obligatoires (planification, daily, revue), même si vous pouvez en reprendre certaines si elles vous aident.
- **Visez une amélioration continue** : les boucles de rétroaction régulières, comme des revues de flux hebdomadaires ou des rétrospectives rapides, permettent d’ajuster les règles, les colonnes ou les limites WIP dès qu’un problème est identifié.
- **Privilégiez la transparence visuelle** : un tableau Kanban persistant donne une vue claire sur les tâches en cours, les blocages, et ce qui arrive ensuite — sans reconstruire le tableau à chaque cycle.

Dans les équipes de développement où la réactivité est clé, Kanban s’impose naturellement. Il vous aide à équilibrer la demande avec la capacité, à rendre visibles les problèmes de flux, et à vous améliorer de manière continue, ajustement après ajustement.

## Combiner Scrum et Kanban : Scrumban

Parfois, la meilleure solution se trouve entre deux extrêmes. Scrumban combine le rythme structurant de Scrum avec l’approche en flux continu de Kanban, offrant un cadre sans sacrifier la flexibilité.

### Pourquoi choisir Scrumban ?

- Vous appréciez les sprints pour la planification et les revues, mais vous souhaitez la fluidité de Kanban pour gérer les interruptions.
- Votre équipe doit limiter le travail en cours pour éviter le multitâche, tout en continuant à mesurer la vélocité pour les parties prenantes.
- Vous souhaitez conserver des rétrospectives régulières, tout en pouvant ajuster rapidement les limites WIP ou les règles du tableau.

![Tableau comparatif en français de Kanban, Scrum et Scrumban : flux, rôles, métriques et contextes d’utilisation.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Which_framework_fits_your_workflow_best_fr_1fde625cc0.png)

### Comment fonctionne Scrumban ?

1. **Planification de sprint “light”**
    - Au début du sprint, sélectionnez quelques éléments de travail prioritaires, sans remplir un backlog complet.
    - Utilisez cette réunion pour fixer des objectifs, tout en laissant la place à de nouvelles cartes si de la capacité se libère.
2. **Tableau Kanban avec limites WIP**
    - Conservez un tableau persistant avec des colonnes reflétant votre flux de travail.
    - Appliquez des limites WIP dans les étapes clés comme « En cours » ou « Relecture » pour favoriser la concentration et finaliser les tâches.
3. **Daily Standups**
    - Gardez le point rapide quotidien : Qu’ai-je fait hier ? Que vais-je faire aujourd’hui ? Ai-je des blocages ?
    - Utilisez le tableau pendant ces points pour rendre visibles les blocages et les avancées.
4. **Sprint reviews et rétrospectives**
    - Organisez des revues de sprint pour présenter les livrables terminés et recueillir des retours.
    - Tenez des rétrospectives pour identifier des ajustements, à la fois au niveau du sprint et des règles continues de Kanban.
5. **Indicateurs de flux et vélocité**
    - Suivez le temps de cycle et le lead time pour repérer les ralentissements dans le flux.
    - Vous pouvez également mesurer la vélocité des éléments terminés pour faciliter les prévisions, sans vous surengager.

### Quand adopter Scrumban ?

- Votre équipe maîtrise Scrum mais a besoin de plus d’agilité pour gérer les imprévus.
- Vous avez dépassé le cadre strict des sprints et souhaitez intégrer l’amélioration continue au quotidien.
- Vous devez trouver l’équilibre entre prévisibilité (échéances, revues de sprint) et adaptabilité (limites WIP, priorités dynamiques).

Scrumban peut servir de passerelle : les équipes Scrum peuvent intégrer progressivement les principes de Kanban, tandis que les équipes Kanban peuvent adopter des rythmes de sprint pour améliorer la planification et l’implication des parties prenantes.

En combinant routines et maîtrise du flux, Scrumban crée un hybride capable de s’adapter aux exigences du terrain sans ajouter de lourdeur inutile.

![Infographie en français comparant Kanban, Scrum et Scrumban : critères pour choisir le cadre adapté selon imprévisibilité, délais, rôles, flexibilité.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Kanban_vs_Scrum_vs_Scrumban_what_fits_your_team_fr_e6de49208e.png)

## Conclusion

Scrum et Kanban apportent chacun de la structure au chaos du développement produit. Choisir entre les deux n’est pas une question de bon ou de mauvais choix, mais de pertinence. L’un propose des cycles planifiés et des rôles bien définis, l’autre un tableau vivant basé sur le tirage des tâches et un rythme adaptable. Et si vous avez besoin à la fois de prévisibilité et de flexibilité, **Scrumban** combine points de planification et gestion en flux continu.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) permet de passer de la théorie à la pratique. Avec des tableaux Kanban intégrés, des outils de planification de sprint, des workflows personnalisés et des analyses en temps réel — le tout hébergé en Suisse — WEDO centralise chaque tâche, réunion et échéance. Que vous organisiez une revue de sprint, ajustiez votre flux de travail ou suiviez le temps de cycle, WEDO s’adapte à votre méthode pour que votre équipe se concentre sur l’essentiel : faire avancer les choses.

Prêt·e pour un flux de travail plus fluide ? [**Essayez WEDO dès aujourd’hui**](https://wedo.com/fr/signup).

Découvrez si les approches Kanban, Scrum ou Scrumban conviennent à votre équipe. Apprenez leurs principales différences, cas d’usage, et comment la plateforme WEDO simplifie vos flux de travail.

Illustration avec une loupe et un engrenage, à côté du texte : Kanban vs Scrum : quelle approche choisir ?

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Kanban vs Scrum : quelle approche choisir ?

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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