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Les managers : enjeux et défis des chefs d'équipe en 2024

## Plongez dans l'univers de WEDO avec SEBconnect !

Dans cette vidéo, Sébastien Bouvier, spécialiste reconnu des outils de productivité, vous fait découvrir WEDO, une plateforme innovante pour la gestion collaborative de projets. Après une évaluation approfondie, Sébastien met en avant les multiples fonctionnalités de WEDO qui révolutionnent le travail d'équipe. Explorez comment cet outil peut non seulement optimiser votre organisation, mais aussi renforcer la synergie et l'efficacité de vos projets collectifs.

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Dans cette vidéo, Sébastien Bouvier, spécialiste reconnu des outils de productivité, vous fait découvrir WEDO, une plateforme innovante pour la gestion collaborative de projets. 

Sebastien Bouvier test WEDO sur sa chaîne SebConnect

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Sebastien Bouvier teste WEDO

![e-signature pour les comptes rendus de réunion](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/e_signature_FR_a86c1d935d.png)

Nous sommes ravis de vous annoncer le lancement d'une nouvelle fonctionnalité très attendue sur notre plateforme : la [signature électronique sécurisée](https://wedo.com/fr/features/electronic-signatures) pour les comptes rendus de réunions. Développée en réponse directe aux besoins exprimés par nos clients, notamment des institutions financières et des entreprises engagées dans des processus décisionnels formels, cette fonctionnalité est désormais disponible pour **faciliter la gestion légale de vos documents**.

Avec la signature électronique qualifiée, vous pouvez désormais signer légalement vos comptes rendus de réunions, en conformité avec les **lois suisses et européennes**. Que ce soit pour des conseils d’administration, des fondations, ou des séances de direction, cette solution a été pensée pour répondre à vos protocoles les plus stricts.


[Découvrez la fonctionnalité](https://www.youtube.com/watch?v=bnszc7yNxyE)


Les administrateurs et administratrices de réseaux peuvent dès maintenant activer la signature électronique dans les paramètres de leur réseau. Pour plus d’informations, contactez notre support client qui se fera un plaisir de vous assister.

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Nous sommes ravis de vous annoncer le lancement d'une nouvelle fonctionnalité très attendue sur notre plateforme : la signature électronique sécurisée pour les comptes rendus de réunions. 

e-signature pour les comptes rendus de réunion

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La signature électronique pour vos comptes rendus.

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

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Les sujets à aborder lors d’une réunion bilatérale

![software data security](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Protection_des_donnees_1_909041edbc.png)

La protection des données est devenue une préoccupation majeure pour les organisations de toutes tailles, qu’elles soient publiques ou privées. Face à une augmentation constante des cyberattaques et des risques de fuites de données, il est impératif d'adopter des stratégies de sécurité informatique robustes. L'hébergement des données informatiques et les logiciels utilisés dans les activités quotidiennes des entreprises ont un rôle prépondérant dans les risques encourus. Une sélection judicieuse en la matière peut significativement réduire les vulnérabilités et offrir une protection solide contre ces menaces toujours plus sophistiquées.

## L’hébergement de vos données

Le choix d’un hébergeur de données ne devrait pas uniquement suivre des critères de performance, de disponibilité et scalabilité. Les aspects de sécurité et conformité doivent être considérés comme une condition Sine qua non, ainsi que les aspects liés au pays hébergeur. 

1. **Sécurité et conformité** : l'hébergeur doit offrir des mesures de sécurité robustes pour protéger vos données contre les intrusions, les pertes et les fuites. Recherchez des certifications de sécurité reconnues et assurez-vous que l'hébergeur respecte les normes de conformité spécifiques à votre secteur d'activité. 
    
    La norme *ISO/IEC 27001:2013* établit un ensemble de critères destinés à aider les entités à sécuriser leurs actifs, incluant les informations de personnes, d’infrastructures ou encore de réputation. Cette norme est applicable à toute organisation, indépendamment de sa taille, son domaine d'activité ou son secteur, et représente la méthode la plus universellement reconnue pour la gestion de la sécurité de l'information.
    
2. **Localisation de l’hébergement** : le pays de l'hébergeur est crucial pour plusieurs raisons :
    - **Conformité légale RGPD et LPD**: les lois sur la protection des données varient d'un pays à l'autre. Héberger vos données dans un pays respectant des normes strictes en matière de protection des données peut aider à assurer la conformité avec les réglementations applicables, comme le RGPD en Europe ou la nLPD en Suisse.
    - **Souveraineté des données** : certains pays imposent des restrictions sur le transfert de données au-delà de leurs frontières, ce qui peut affecter votre capacité à accéder ou à transférer vos propres données. Cela permet aux pays européens de ne pas être dépendants de fournisseurs extra-européens, qui pourraient être soumis à des législations étrangères conflictuelles (comme le Cloud Act américain), pouvant compromettre la sécurité et la confidentialité des données européennes.

En particulier, il est recommandé d'être vigilant vis-à-vis des pays qui ne disposent pas de législations strictes sur la protection des données ou qui sont connus pour leur surveillance gouvernementale étendue : 

- **Sans législation forte sur la protection des données** : des pays sans lois strictes de protection des données ou sans cadre réglementaire clair peuvent exposer vos données à des risques de confidentialité et de sécurité.
- **Avec une surveillance gouvernementale étendue** : certains pays sont connus pour leur surveillance étatique intrusive, ce qui pourrait compromettre la confidentialité et l'intégrité de vos données.

![SCSE eIDAS](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/right_esignature_FR_e0c493d450.png)

### **Hébergement aux États-Unis pour une entreprise suisse ou européenne, bonne ou mauvaise idée ?**

Héberger des données aux États-Unis présente des défis spécifiques pour les entreprises suisses et européennes, principalement en raison des différences dans les réglementations sur la protection des données entre l'Europe (y compris la Suisse) et les États-Unis.

1. **Cadre réglementaire différent** : les États-Unis n'offrent pas le même niveau de protection des données personnelles que le RGPD en Europe ou que les lois suisses sur la protection des données. Cela peut créer des complications pour les entreprises suisses ou européennes en termes de conformité légale.
2. **Lois sur la surveillance** : les États-Unis ont des lois qui permettent aux gouvernements d'accéder à des données stockées sur leur territoire dans le cadre d'enquêtes. Cela inclut des lois comme le Patriot Act et le Cloud Act, qui peuvent contraindre les fournisseurs de services cloud à divulguer des données, y compris celles appartenant à des entités étrangères, aux agences gouvernementales américaines.
3. **Transferts de données internationaux** : pour les entreprises européennes et suisses, transférer des données personnelles vers les États-Unis exige de garantir que ces données bénéficieront d'un niveau de protection adéquat. Cela peut impliquer la mise en place de clauses contractuelles types, de règles d'entreprise contraignantes ou d'autres mécanismes juridiques pour assurer la conformité avec le RGPD ou la législation suisse.
4. **Risque pour la réputation** : les clients européens et suisses sont de plus en plus conscients des questions de protection des données. Héberger des données aux États-Unis peut susciter des inquiétudes chez certains clients concernant la sécurité et la confidentialité de leurs informations.

## Quel rôle jouent les logiciels que vous utilisez ?

**L’hébergement de vos serveurs a peut-être été sélectionné avec attention, mais qu’en est-il des données disponibles dans les multiples logiciels utilisés par vos collaborateurs ?** 

Aujourd’hui, l’utilisation de logiciels est quasi indispensable dans le développement d’une entreprise. Logiciels de gestion des salaires, CRM pour le suivi client, plateforme marketing pour la gestion de campagnes, gestionnaire de tâches, logiciel de messagerie instantanée, etc. Tous ces outils permettent une gestion optimale des activités des entreprises, ainsi qu’une collaboration fluide et efficace. Cependant, chacun d’entre eux stocke des informations personnelles et potentiellement sensibles sur les clients, les utilisateurs et les collaborateurs de l’entreprise, représentant un risque de sécurité. 

**Cela signifie que le choix des logiciels qu'elles utilisent doit être effectué avec le plus grand soin pour garantir la conformité.** 

Cela implique de poser des questions précises sur la façon dont le logiciel collecte, traite, et stocke les données personnelles. Il est également important de vérifier si le fournisseur offre des fonctionnalités permettant de gérer facilement les droits des utilisateurs, tels que le droit à l'oubli, l'accès aux données et la portabilité des données.

### Comment choisir un logiciel sécurisé, conforme à la RGPD et la LPD

**1. Privilégier les fournisseurs transparents et coopératifs**

Choisissez des fournisseurs qui font preuve de transparence quant à leurs pratiques de protection des données et qui sont disposés à coopérer pour assurer la conformité. Cela peut inclure la fourniture de documentation détaillée sur la sécurité des données et les mesures de conformité, ainsi que le soutien en cas d'audit ou de contrôle par les autorités de protection des données.

**2. Assurer la sécurité des données**

La conformité ne s'arrête pas à la protection de la vie privée ; elle englobe aussi la sécurité des données. Assurez-vous que les logiciels choisis offrent des garanties solides en matière de sécurité, telles que le chiffrement des données en transit, les sauvegardes régulières sur un second serveur, et la protection contre les accès non autorisés. De nos jours, il est par exemple inimaginable de se connecter à un service cloud qui n’utilise pas le HTTPS (hypertext Transfer Protocol Secure) ou qui n’offre pas la possibilité de s’identifier avec le 2FA, authentification à double facteur. 

**3. Privilégiez les logiciels qui hébergent leurs données en Europe**

Pour les mêmes raisons qui animent le choix de localisation de vos serveurs en Suisse ou en Europe, il est judicieux de choisir un logiciel qui suit cette stratégie. En hébergeant les données au sein de l'UE, les entreprises s'assurent de respecter ces directives, évitant ainsi d'éventuelles sanctions qui peuvent être particulièrement lourdes. Elles évitent aussi les conflits de souveraineté des données et renforcent la confiance des utilisateurs.

### Le petit plus : soutien au secteur technologique suisse et européen

Choisir l'Europe comme lieu d'hébergement pour les données offre des avantages économiques significatifs. Premièrement, cela stimule l'économie locale en favorisant le développement d'infrastructures numériques, de data centers et en créant des emplois dans le secteur technologique. Deuxièmement, cela encourage l'innovation en fournissant aux startups et aux entreprises un accès sécurisé et réglementé à des données cruciales, facilitant ainsi le développement de nouvelles technologies et services. En outre, l'existence d'un cadre réglementaire clair et la proximité géographique des centres de données peuvent améliorer la performance et la réactivité des services en ligne. 

Maintenant que vous savez tout, pourquoi ne pas faire un petit audit des logiciels utilisés par votre entreprise ? 

- Sont-ils hébergés en Suisse ? En Europe ? Aux États-Unis ?
- Leur data center sont-ils certifiés ISO 27001 ?
- Présentent-ils des certificats d’audit indépendants (par exemple SOC 2 Type II)
- Pour les logiciels Cloud, utilisent-ils le protocole HTTPS ?

![SOC2 certification](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Soc2_Type_II_1_ec31b36a93.png)

Cliquez [ici](https://wedo.com/fr/security) pour en savoir plus sur les engagements de WEDO en matière de sécurité. 



L'hébergement des données informatiques et les logiciels utilisés dans les activités quotidiennes des entreprises ont un rôle prépondérant dans les risques encourus. Une sélection judicieuse en la matière peut significativement réduire les vulnérabilités et offrir une protection solide contre ces menaces toujours plus sophistiquées.

Sécurité et protection des données : comment garder le contrôle sur les données de votre entreprise ?

En 2020, les entreprises ont dû s'adapter à la pratique du télétravail. Aujourd'hui, bon nombre d'organisations alternent entre télétravail et journée en présentiel. Ce nouveau mode de fonctionnement pose bien quelques défis aux organisations. Dans bien des cas, une réorganisation interne semble être une étape nécessaire afin de renforcer la cohésion d'équipe et de mettre tous les collaborateurs sur la même longueur d'onde. Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour assurer une bonne organisation interne tout en favorisant une mobilisation efficace des équipes ? Voici nos conseils.

## Maintenir l'utilisation des nouveaux outils digitaux 

Dans bien des cas, l'adoption de nouvelles technologies et d'outils de communication a dû se faire à la hâte. Il est donc temps de capitaliser sur ces investissements afin de pérenniser les solutions qui facilitent l'organisation interne. Outil collaboratif, système de visioconférence, plateforme de chat interne, toutes ces solutions contribuent à la cohésion de vos équipes qu'elles collaborent en présentiel ou à distance. Essayez donc de maintenir l'utilisation de ces outils qui participent tous à l'émergence d'une intelligence collective qui favorisera l'atteinte de vos objectifs professionnels. De plus, certains outils vous permettent également de collaborer avec des personnes externes à votre organisation, ce qui représente à nouveau un avantage notoire apporté par les solutions digitales. Toutefois, l'idée est de ne pas multiplier les outils collaboratifs, mais de bien les sélectionner selon les besoins internes de chaque organisation. Avec WEDO, en plus de la collaboration en interne, vous pouvez également travailler avec des utilisateurs externes afin de partager réunions et tâches au travers d'espaces de travail collaboratifs.

Si vous n'avez pas encore opté pour une solution collaborative, il est peut-être temps de vous y intéresser afin de permettre à vos équipes de collaborer et communiquer efficacement en toute situation. Avec WEDO, vous pouvez préparer vos réunions en équipe, rédiger le compte rendu en temps réel et suivre les tâches attribuées d'une réunion à la suivante. La solution idéale pour toutes les équipes qui alternent entre vie de bureau et télétravail.

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## Encourager davantage le télétravail

Cette période nous a démontré que le télétravail est une alternative qui présente des avantages certains. Certes, le travail en groupe favorise les efforts individuels de chacun, mais grâce à l'adoption d'outils qui permettent une communication optimale à distance, force est de constater que cette cohésion d'équipe peut être maintenue à l'aide de solutions numériques adaptées. La distance entre les collaborateurs n'est donc plus nécessairement un frein à la bonne collaboration. Les réunions en visioconférence sont devenues courantes et sont désormais une alternative aux rencontres réelles. Le tout sera de trouver le bon équilibre entre télétravail et journées au bureau. Dans cette perspective, il serait intéressant de consulter l'avis des collaborateurs afin de prendre en considération leur expérience respective. À nouveau, la communication interne est essentielle pour ancrer de nouvelles pratiques et méthodes de travail. Comme cette pratique est nouvelle pour la plupart des salariés, il est important d'en discuter et de questionner le système mis en place afin de le réajuster et de l'améliorer si nécessaire. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_02_temoignage_stephanie_robert_nicoud_en_2_1024x576_ef826fb3d3.png)

## Modéliser les procédures de travail

La collaboration à distance a probablement révélé certaines failles organisationnelles. En effet, comment assurer le suivi des procédures qui requiert la participation de plusieurs collaborateurs alors que ceux-ci travaillent depuis leur domicile ? Difficile dans ces conditions de faire circuler un document papier pour que chacun valide les tâches accomplies. Échanger par email n'est pas non plus idéal pour collaborer efficacement à distance. Pour accéder à cette dimension collaborative, il semble donc nécessaire de recourir à une solution digitale dédiée.

Avec WEDO, la fonctionnalité **Modèles de checklists** permet aux organisations de modéliser leurs procédures récurrentes afin d'assurer un suivi collaboratif des activités. Créez un modèle par procédures puis lancez des checklists à chaque fois que celles-ci doivent être réalisées. À partir du modèle, vous pouvez lister une série de tâches, les prioriser, les planifier, puis les déléguer aux différents responsables. Grâce aux modèles et aux checklists, il est ainsi très simple de collaborer à plusieurs autour d'une même procédure. Tous les collaborateurs accèdent facilement à la procédure type et peuvent ainsi suivre l'avancement de chaque checklist en temps réel.

Vous souhaitez découvrir cette fonctionnalité ? 

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Pour les utilisateurs WEDO qui souhaitent découvrir cette fonctionnalité, veuillez consulter les collections [Modèles de checklists](https://help.wedo.swiss/fr/collections/1464217-les-modeles-de-checklists) et [Checklists](https://help.wedo.swiss/fr/collections/1415127-les-checklists) de notre centre d'aide.

## Organiser des réunions efficaces 

Pour éviter les rassemblements, les réunions virtuelles vont rester monnaie courante, et peut-être également pour les collaborateurs qui travaillent en un même lieu. Au même titre que les séances en présentiel, les réunions virtuelles doivent être soigneusement préparées afin de limiter leur durée. En préparant un ordre du jour concis et complet de façon collaborative, vous limiterez la répétition et la durée des réunions en visioconférence qui peuvent parfois s'avérer fatigantes. Aussi, prenez l'habitude de préparer les points à l'ordre du jour afin de réduire le nombre de digressions qui vous feront perdre un temps précieux. L'idée est également de garder une trace des échanges, même lorsqu'ils sont virtuels. Prenez donc l'habitude de rédiger votre compte rendu en temps réel afin de documenter et d'assurer le suivi des discussions. WEDO est une solution qui englobe toutes ces fonctionnalités en intégrant également un gestionnaire de tâches afin de rendre vos équipes opérationnelles et efficaces dès la fin de la réunion. Chaque participant reçoit ses tâches dans son espace personnel et peut consulter le compte rendu des discussions en quelques clics. Donnez à vos équipes les moyens de collaborer dans les meilleures conditions possibles.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_02_temoignage_sandy_maillard_en_1024x576_1f63f0de65.png)

En 2021 plus que jamais, il est essentiel de rendre les organisations agiles en favorisant le travail collaboratif et l'intelligence collective que ce soit en présentiel ou à distance. Les managers de demain doivent être capables de fédérer leurs équipes afin de permettre la poursuite des activités en toute situation. Il est temps de développer et d'assoir une culture collaborative au sein des organisations et les solutions digitales sont là pour encourager cette transformation. 

Vous souhaitez mettre en place un outil collaboratif au sein de votre organisation ?

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La crise sanitaire a confronté les organisations à de nombreux défis. Sur le plan organisationnel, il s'agit maintenant de profiter des nouvelles technologies mises en place à la hâte en capitalisant sur une implémentation durable afin d'améliorer la collaboration interne. Découvrez quelques conseils afin de collaborer efficacement en présentiel ou à distance.

Comment relever les défis organisationnels du télétravail ?

Actualités, cas d'utilisation, conseils de productivité et astuces sur les réunions.

Le blog de WEDO

À une époque caractérisée par un rythme effréné et une quête incessante de productivité, comment parviennent-ils à équilibrer l'efficacité collective et les aspirations personnelles de leurs équipes, composées d'individus aux attentes de plus en plus diversifiées ? Comment s'assurer que chaque membre trouve sa place et s'épanouisse dans ce cadre ?

un manager porte une tenue de super héro

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Livre blanc sur les défis et opportunités des managers en 2024

Livre blanc

Les managers : enjeux et défis des chefs d'équipe en 2024

Dans ce livre blanc, nous vous proposons d'explorer les complexités et les défis auxquels sont confrontés les managers et chefs d’équipe.

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