En 2020, les entreprises ont dû s'adapter à la pratique du télétravail. Aujourd'hui, bon nombre d'organisations alternent entre télétravail et journée en présentiel. Ce nouveau mode de fonctionnement pose bien quelques défis aux organisations. Dans bien des cas, une réorganisation interne semble être une étape nécessaire afin de renforcer la cohésion d'équipe et de mettre tous les collaborateurs sur la même longueur d'onde. Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour assurer une bonne organisation interne tout en favorisant une mobilisation efficace des équipes ? Voici nos conseils.

Maintenir l'utilisation des nouveaux outils digitaux

Dans bien des cas, l'adoption de nouvelles technologies et d'outils de communication a dû se faire à la hâte. Il est donc temps de capitaliser sur ces investissements afin de pérenniser les solutions qui facilitent l'organisation interne. Outil collaboratif, système de visioconférence, plateforme de chat interne, toutes ces solutions contribuent à la cohésion de vos équipes qu'elles collaborent en présentiel ou à distance. Essayez donc de maintenir l'utilisation de ces outils qui participent tous à l'émergence d'une intelligence collective qui favorisera l'atteinte de vos objectifs professionnels. De plus, certains outils vous permettent également de collaborer avec des personnes externes à votre organisation, ce qui représente à nouveau un avantage notoire apporté par les solutions digitales. Toutefois, l'idée est de ne pas multiplier les outils collaboratifs, mais de bien les sélectionner selon les besoins internes de chaque organisation. Avec WEDO, en plus de la collaboration en interne, vous pouvez également travailler avec des utilisateurs externes afin de partager réunions et tâches au travers d'espaces de travail collaboratifs.

Si vous n'avez pas encore opté pour une solution collaborative, il est peut-être temps de vous y intéresser afin de permettre à vos équipes de collaborer et communiquer efficacement en toute situation. Avec WEDO, vous pouvez préparer vos réunions en équipe, rédiger le compte rendu en temps réel et suivre les tâches attribuées d'une réunion à la suivante. La solution idéale pour toutes les équipes qui alternent entre vie de bureau et télétravail.

Encourager davantage le télétravail

Cette période nous a démontré que le télétravail est une alternative qui présente des avantages certains. Certes, le travail en groupe favorise les efforts individuels de chacun, mais grâce à l'adoption d'outils qui permettent une communication optimale à distance, force est de constater que cette cohésion d'équipe peut être maintenue à l'aide de solutions numériques adaptées. La distance entre les collaborateurs n'est donc plus nécessairement un frein à la bonne collaboration. Les réunions en visioconférence sont devenues courantes et sont désormais une alternative aux rencontres réelles. Le tout sera de trouver le bon équilibre entre télétravail et journées au bureau. Dans cette perspective, il serait intéressant de consulter l'avis des collaborateurs afin de prendre en considération leur expérience respective. À nouveau, la communication interne est essentielle pour ancrer de nouvelles pratiques et méthodes de travail. Comme cette pratique est nouvelle pour la plupart des salariés, il est important d'en discuter et de questionner le système mis en place afin de le réajuster et de l'améliorer si nécessaire.

Modéliser les procédures de travail

La collaboration à distance a probablement révélé certaines failles organisationnelles. En effet, comment assurer le suivi des procédures qui requiert la participation de plusieurs collaborateurs alors que ceux-ci travaillent depuis leur domicile ? Difficile dans ces conditions de faire circuler un document papier pour que chacun valide les tâches accomplies. Échanger par email n'est pas non plus idéal pour collaborer efficacement à distance. Pour accéder à cette dimension collaborative, il semble donc nécessaire de recourir à une solution digitale dédiée.

Avec WEDO, la fonctionnalité Modèles de checklists permet aux organisations de modéliser leurs procédures récurrentes afin d'assurer un suivi collaboratif des activités. Créez un modèle par procédures puis lancez des checklists à chaque fois que celles-ci doivent être réalisées. À partir du modèle, vous pouvez lister une série de tâches, les prioriser, les planifier, puis les déléguer aux différents responsables. Grâce aux modèles et aux checklists, il est ainsi très simple de collaborer à plusieurs autour d'une même procédure. Tous les collaborateurs accèdent facilement à la procédure type et peuvent ainsi suivre l'avancement de chaque checklist en temps réel.

Vous souhaitez découvrir cette fonctionnalité ?

Pour les utilisateurs WEDO qui souhaitent découvrir cette fonctionnalité, veuillez consulter les collections Modèles de checklists et Checklists de notre centre d'aide.

Organiser des réunions efficaces

Pour éviter les rassemblements, les réunions virtuelles vont rester monnaie courante, et peut-être également pour les collaborateurs qui travaillent en un même lieu. Au même titre que les séances en présentiel, les réunions virtuelles doivent être soigneusement préparées afin de limiter leur durée. En préparant un ordre du jour concis et complet de façon collaborative, vous limiterez la répétition et la durée des réunions en visioconférence qui peuvent parfois s'avérer fatigantes. Aussi, prenez l'habitude de préparer les points à l'ordre du jour afin de réduire le nombre de digressions qui vous feront perdre un temps précieux. L'idée est également de garder une trace des échanges, même lorsqu'ils sont virtuels. Prenez donc l'habitude de rédiger votre compte rendu en temps réel afin de documenter et d'assurer le suivi des discussions. WEDO est une solution qui englobe toutes ces fonctionnalités en intégrant également un gestionnaire de tâches afin de rendre vos équipes opérationnelles et efficaces dès la fin de la réunion. Chaque participant reçoit ses tâches dans son espace personnel et peut consulter le compte rendu des discussions en quelques clics. Donnez à vos équipes les moyens de collaborer dans les meilleures conditions possibles.

En 2021 plus que jamais, il est essentiel de rendre les organisations agiles en favorisant le travail collaboratif et l'intelligence collective que ce soit en présentiel ou à distance. Les managers de demain doivent être capables de fédérer leurs équipes afin de permettre la poursuite des activités en toute situation. Il est temps de développer et d'assoir une culture collaborative au sein des organisations et les solutions digitales sont là pour encourager cette transformation.

Vous souhaitez mettre en place un outil collaboratif au sein de votre organisation ?