> Lorsque notre charge de travail devient conséquente, s’organiser au quotidien semble parfois relever de l’impossible. Comment aborder sa journée positivement quand on a l’impression de crouler sous les projets et les tâches qui en découlent ? 

Il n’est pas toujours évident de savoir par où et par quoi commencer. Pour éviter de se laisser gagner par le stress, il suffit tout simplement de prendre un peu de recul : ne foncez pas tête baissée dans la masse de travail ! Avant d’être opérationnel, prenez le temps de noter, prioriser, planifier et déléguer vos tâches. Vous serez nécessairement plus efficaces et productifs. Mais comment procéder méthodiquement ? En passant par quatre étapes fondamentales, vous aborderez votre journée de travail de façon calme et réfléchie. 

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## Première étape : notez ce que vous avez à faire

Avant toute tentative de priorisation et de planification, reprenez vos emails, vos notes personnelles ou internes et les projets en cours auxquels vous participez afin de définir clairement toutes les charges qui vous incombent. A partir de cette vue globale, décomposez votre travail en différentes tâches, à l’image d’une liste à puce. Ceci vous aidera à visualiser ce qui est à faire en fonction de chaque projet, groupe de travail ou département.

## Deuxième étape : priorisez vos tâches

Dans un second temps, il s’agit de prioriser ses propres tâches, ce qui ne semble pas toujours facile de prime abord. Pourtant, une méthode pourrait vous y aider. Lorsque l’on gère différentes affaires, il est important de différencier les tâches urgentes des tâches importantes. Deux adjectifs à ne pas confondre ! Dwight David Eisenhower, 34ème Président des États-Unis, aurait un jour déclaré : « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. » Comment gérer son emploi du temps en fonction de cette fameuse matrice d’Eisenhower ? Le principe est assez simple et propose de répartir ses tâches en fonction de quatre critères. Selon cette approche, on considère alors que les tâches peuvent être :

* **Urgentes et importantes** ; tâches qui requièrent une attention immédiate et qui contribuent à la réalisation de vos objectifs à long terme.
* **Non-urgentes mais importantes** ; tâches qui ont un délai de réalisation fixé à plus ou moins long terme et qui contribuent également à l’aboutissement de vos objectifs personnels.
* **Urgentes mais non-importantes** ; tâches qui nécessitent une attention immédiate mais qui ne contribuent pas directement à vos objectifs à long terme.
* **Ni urgentes ni importantes** ; tâches qui n’ont pas d’impact sur vos objectifs à long terme mais qui méritent quand même d’être relevées.

Cette répartition, qui doit être établie en fonction de vos objectifs et vos besoins, vous encouragera à travailler sur l’important et l’urgent en priorité. En sommes, les tâches urgentes et importantes sont celles que vous devez traiter immédiatement alors que les tâches non-urgentes mais importantes sont à planifier. Les tâches urgentes mais non-importantes représentent les tâches liées aux objectifs d’autres personnes (tâches à réaliser dans le cadre d’un projet collectif par exemple). Vous pouvez donc les déléguer à des tierces personnes dans la mesure du possible. Les tâches ni urgentes ni importantes constituent une sorte de « boîte à idées ». Ce sont des tâches qui ne sont pas primordiales à l’heure actuelle mais que vous souhaitez garder dans un coin de votre esprit. Elles n’ont pas d’influence direct sur vos objectifs à long terme. Le but est de les passer en revue et d’analyser leur pertinence tous les x temps afin de voir si leur statut évolue. 

## Troisième étape : planifiez les tâches importantes

Une fois que vous aurez déterminé les tâches qui ont le plus d’importance à vos yeux, vous pourrez planifier leur réalisation à court ou à long terme selon leur degré d’urgence. Vous pouvez d’abord essayer d’organiser votre semaine puis de répartir vos tâches sur l’ensemble de vos jours de travail. 

Pour l’ensemble des tâches importantes, essayez de fixer une date de planification précise dans un avenir plus ou moins proche selon votre emploi du temps. La date de planification correspond à la date à laquelle vous souhaitez réaliser la tâche. Elle se distingue de la date d’échéance qui met précisément un terme au délai de réalisation imparti. Lorsque vous décidez de planifier vos tâches, pensez donc également à préciser leurs échéances si vous connaissez la date précise.

Dans votre routine professionnelle, vous avez probablement des tâches qui se répètent. Tentez de déterminer quelles sont les tâches récurrentes, puis dans un second temps, définissez leur fréquence de répétition : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Assurez ainsi la gestion de vos activités principales.

## Quatrième étape : déléguez certaines tâches

Dans votre quotidien, vous êtes probablement amenés à collaborer et à travailler en équipe. Les tâches non-importantes mais urgentes sont peut-être celles que vous pouvez déléguer : elles ne sont pas considérées comme importantes au regard de vos responsabilités mais doivent tout de même être suivies et réalisées dans un court laps de temps. Ces tâches peuvent être celles qui contribuent à la réalisation d’un projet collectif et qui ne dépendent ainsi pas uniquement de vous. En déléguant une tâche à un collègue, assurez-vous de son suivi en ajoutant par exemple un commentaire qui explique pourquoi vous lui attribuez cette tâche. Vous pouvez également définir une date d’échéance afin de délimiter son temps de réalisation. Soyez le plus clair possible dans votre énoncé afin de simplifier la collaboration.

## Grâce à cette approche, organisez efficacement votre quotidien

Cette méthode vous permettra de planifier de façon réaliste votre emploi du temps. Evitez de vous surcharger en surévaluant votre productivité quotidienne ! Fixez-vous des objectifs clairs et réalisables. Inutile de survoler toutes vos tâches : traitez-les une à une en évitant de vous disperser. D’un jour à l’autre, faites le point sur votre progression : vos tâches programmées pour la journée ont-elles été terminées ? Si c’est le cas, c’est que vos objectifs fixés étaient raisonnables. Si au contraire, certaines tâches n’ont pas été abouties, veillez à diminuer le nombre de tâches à réaliser par jour et à bien évaluer le temps de réalisation de chacune d’elle. Une bonne planification diminuera le nombre de tâches urgentes et importantes qui peuvent être une source de stress. 

Pour optimiser votre organisation au travail, il existe bon nombre d’outils qui ont pour objectifs de révolutionner votre façon de gérer vos tâches. A vous d’analyser la solution qui convient le mieux à vos attentes : adoptez un seul outil simple et flexible qui correspond à votre manière de travailler. Vous gagnerez ainsi en temps et en efficacité !

 Vous souhaitez améliorer votre organisation au quotidien ?

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Lorsque notre charge de travail devient conséquente, s’organiser au quotidien semble parfois relever de l’impossible. Comment aborder sa journée positivement quand on a l’impression de crouler sous les projets et les tâches qui en découlent ?

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Organisation : 4 étapes pour mieux gérer vos tâches au quotidien

## Déplacer une réunion dans un autre espace de travail

Vous avez désormais la possibilité de déplacer une réunion dans un autre espace de travail. Pour ce faire, rendez-vous dans l’espace de travail concerné (1) puis dans l’onglet **Réunions** (2). Repérez la réunion en question, cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (3) puis sur **Déplacer vers...** (4).

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Une fenêtre s’ouvre : à partir du menu déroulant, sélectionnez l’espace de travail dans lequel vous souhaitez déplacer la réunion (5).

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Finalement, cliquez sur **Déplacer la réunion** (6). 

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## Créer une réunion hors d'un espace de travail

Des réunions peuvent être créées à partir de votre espace personnel. Cette fonctionnalité vous permet d’organiser une rencontre bilatérale sans devoir créer un espace de travail à usage unique. Autre cas d'utilisation ; vous avez la possibilité de préparer un ordre du jour en privé et de le rendre accessible au moment opportun en déplaçant la réunion dans l’espace de travail adéquat.

Pour ajouter une réunion à partir de votre **Espace personnel** (1), rendez-vous dans l’onglet **Réunions** (2) puis cliquez sur **Ajouter une réunion** (3). 

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## Importer des tâches depuis tous les espaces de travail

Des tâches liées à d’autres espaces de travail peuvent être importées dans les points de l’ordre du jour d’une réunion spécifique. Cette option vous sera utile si vous souhaitez organiser une réunion globale dans laquelle seront traitées plusieurs tâches inhérentes à différents espaces de travail. Depuis la boîte des tâches en suspens ou à partir du **bouton** **\+** (1), vous pouvez accéder à toutes les tâches des espaces de travail dont vous êtes membre.

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Un **menu déroulant** (2) permettant de naviguer d’un espace à un autre a été ajouté. Pour accéder aux tâches en suspens d’un autre espace de travail, cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez l’espace dans lequel figurent les tâches à importer (3) et cliquez sur les **tâches à importer** (4).

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Pour finaliser l’importation, cliquer sur **Importer** (5). 

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## Réordonner les notes et les décisions d’un point

Il est désormais possible de changer l’ordre des notes et des décisions figurant dans un point ou un sous-point. Lorsque vous survolez une note, le **bouton glisser-déposer** apparaît dans la marge gauche. Cliquez sur celui-ci puis glissez-déposez la note à l’endroit souhaité.

Info : il est pour l’heure impossible de bouleverser l’organisation par défaut **Notes > Décisions > Tâches**.

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**Des questions supplémentaires concernant les réunions ? Consultez les articles de notre centre d'aide !** 

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions)

La dernière mise à jour de WEDO vous donne plus de flexibilité dans l’organisation de vos réunions ! A travers cet article, découvrez les nouvelles fonctionnalités disponibles. 

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Plus de flexibilité pour la gestion de vos réunions

Bien que les réunions participent pleinement au bon fonctionnement d’une entreprise, nombreux sont les cadres et employés qui se plaignent de leur durée parfois excessive. En janvier dernier, une étude menée par Doodle[^1]  a révélé que les salariés suisses passeraient en moyenne 5 heures par semaine en séance. Mais alors quelles sont les pratiques à privilégier pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Une réunion interminable est bien souvent le résultat d’une mauvaise préparation. Pour gagner du temps en séance, il ne faut en aucun cas négliger les étapes et prérequis qui précèdent la rencontre. L’initiateur, tout comme les différents participants, doivent consacrer une phase importante à l’élaboration du meeting afin de construire clairement son déroulement. L’ordre du jour, qui fait office de fil rouge à la discussion, est à composer en fonction des objectifs visés afin d’éviter les égarements et permettre ainsi aux collaborateurs réunis de progresser efficacement sans perdre de temps. 

## Avant la séance – une préparation collective 

### Se poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 72% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par des objectifs clairement établis !_ 

Avant de programmer une séance, des questions essentielles doivent être relevées :

**Quel est l’objectif de la rencontre ?** Les aboutissements de la séance feront office de fil conducteur. Cette question préalable vous permettra de souligner l’intérêt de la réunion aux yeux des participants. 

**Quels sont les sujets essentiels à aborder ?** Il s’agit ensuite de définir les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé. Ces sujets constitueront les points de l’ordre du jour. 

**Qui sont les personnes concernées ?** Une séance qui comporte un grand nombre d’intervenants risque de s’éterniser. Il est donc important de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les sujets traités, les décisions à prendre et les tâches à effectuer. 

**Quel est le temps estimé pour la réunion ?** En fonction du nombre de sujets à aborder, essayez de fixer la durée de la réunion et de vous y tenir le jour J. 

### Etablir un ordre du jour organisé et précis

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 67% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par un ordre du jour clairement établi !_

**Dresser les différents points à l’ordre du jour >** Un ordre du jour consiste en une liste de points qui reprennent les sujets à traiter durant la réunion. L’établissement d’un ordre du jour précis garantira rapidité et efficacité à la rencontre et évitera les digressions inutiles et les débats hors sujet. En fonction des sujets à aborder, vous pouvez construire la trame de la séance en optant par exemple pour une liste de points hiérarchisés selon différents niveaux (ex : 1., 1.1., 1.2., 1.3.). Si vous éprouvez des difficultés à établir ce plan, essayez de regrouper les points à traiter selon des critères qui font sens au regard du type de réunion : _départements ou services concernés_, _thématiques abordées_, _sujets ordonnés selon les interventions des différents présentateurs,_ _étapes du projet à réaliser_ etc.

**Définir le rôle des intervenants >** En fonction des points établis, définissez quelles sont les personnes qui devront prendre la parole durant la rencontre. Afin d’éviter de prendre les participants au dépourvu, programmez à l’avance les interventions de chacun en fonction des sujets abordés. Ceci les encouragera à préparer la séance et favorisera l’efficacité et la rapidité des discussions. 

**Rendre accessible l’ordre du jour afin que les participants en prennent connaissance >** Pour renforcer encore le caractère collectif de l’élaboration de l’ordre du jour, veillez à le diffuser à tous les participants quelques jours avant la rencontre. Une bonne préparation des interventions garantira le déroulement optimal de la séance. De plus, un ordre du jour préalablement établi présage une rencontre bien organisée et productive : les participants se sentiront concernés et n’auront pas l’impression que le meeting à venir leur fera perdre du temps. 

## Pendant la séance – les rôles de l’animateur et du rédacteur 

### Progresser en respectant l’ordre fixé

Le jour de la séance, gardez en vue l’objectif initial de la rencontre. L’animateur de la séance est responsable de sa bonne marche et doit veiller à éviter les éventuels égarements en s’appuyant rigoureusement sur l’ordre du jour préétabli. Ainsi, les participants ne seront pas perdus et pourront suivre le cours des discussions en se référant à la trame commune diffusée au préalable. 

### Traiter les sujets abordés de façon systématique

L’animateur de la séance doit, dans la mesure du possible, essayer de faciliter la tâche du rédacteur en faisant preuve de clarté et de rigueur dans la conduite de la réunion. En traitant chaque point de l’ordre du jour de façon systématique vous garantirez la productivité de la rencontre et la rédaction efficace du procès-verbal tout en évitant de perdre de précieuses minutes. Comment aborder les différents points de l’ordre du jour de façon systématique ? 

Voici une solution qui envisage le traitement de chaque point selon trois étapes qui se matérialiseront dans le procès-verbal en trois blocs d’informations distincts: 

**Etape 1 – le compte-rendu des discussions** : chaque sujet traité engendre généralement une discussion qui devra être retranscrite succinctement dans le procès-verbal > _ceci constitue le premier bloc d’informations du point traité_. 

**Etape 2 – le résultat des discussions** : les décisions, points d’orgue des discussions préalables, sont à mettre en évidence > _ceci constitue le second bloc d’informations du point traité._ Bon nombre de collaborateurs se plaignent bien souvent de sortir de séance sans connaître réellement les décisions majeures qui ont été prises. Le fait de les mettre en exergue évitera ce genre de sentiment désagréable. 

**Etape 3 – les tâches découlant des décisions** : les participants devront effectuer différentes tâches pour atteindre les objectifs fixés > _ceci constitue le dernier bloc d’informations du point traité._ Grâce à une répartition claire des tâches à réaliser, les participants seront opérationnels dès la fin de la séance. Plus question d’oublier ce qui est à faire d’une séance à l’autre ! 

Cette méthode vous encouragera à procéder de façon efficace et facilitera la rédaction du procès-verbal de la séance. De plus, lorsque les participants seront amenés à relire le compte-rendu, ils obtiendront facilement les informations nécessaires et n’auront pas à relire des lignes et des lignes de texte. Il va de soi que certains points ne nécessitent pas une telle architecture et peuvent par conséquent être traités plus rapidement – en ne reprenant par exemple que l’un des trois blocs d’informations.

En résumé, le succès d’une réunion d’entreprise dépend en grande partie de sa bonne préparation. En misant sur des objectifs clairement définis tout comme sur un ordre du jour précis, vous limiterez nécessairement la durée de vos séances et garderez ainsi les participants actifs et concernés. L’établissement d’un ordre du jour peut parfois paraître fastidieux. L’astuce est de créer un ordre du jour type en fonction des différentes séances que vous animez. Ainsi, d’une séance à l’autre, vous n’aurez qu’à reprendre la trame de la réunion précédente en y apportant les quelques modifications nécessaires au déroulement efficace de la rencontre à venir. 

Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ?

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[^1]: Pour réaliser l’étude en question, plus de 6'500 professionnels venant du Royaume-Uni, d’Allemagne, de Suisse et des Etats-Unis ont été interrogés. Doodle s’est également penché sur l’analyse de 19 millions de réunions afin d’établir ce rapport. : [Accéder au rapport Doodle](https://fr.blog.doodle.com/le-point-sur-les-reunions-en-2019/)

Vos réunions d'entreprise ont tendance à s'éterniser ? A travers cet article, découvrez quelques conseils pour limiter leur durée !

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Comment limiter la durée d’une réunion d'entreprise ?

## La table des matières 

La table des matières facilite votre navigation à travers le compte rendu. De plus, il est possible d’atteindre en un clic le point qui doit être traité. A partir de la table des matières, vous pouvez également :

* Diminuer le retrait d’un point
* Augmenter le retrait d’un point
* Supprimer un point
* Glisser-déposer les points et éventuels sous-points pour les organiser

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## Le mode point par point

Pour cette nouvelle version, la rédaction a été repensée : désormais seul le point traité s’affiche à l’écran. Lorsque vous en avez terminé avec un point, il vous suffit de cliquer sur le bouton portant le titre du point suivant pour progresser dans la rédaction. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive2_2_d8f1773246.png)

## La révision de la barre d’outils

Chaque point et sous-point possède sa propre barre d’outils. A partir du **bouton** **+** vous pouvez :

* Joindre un fichier
* Ajouter une note
* Ajouter une décision
* Créer une tâche
* Ajouter un sous-point
* Importer des tâches de l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive3_3_e41bc9c72a.png)

## Le bouton ″Déplacer″

Il est désormais possible de déplacer une note, une décision, une tâche ou un fichier dans un autre point de l’ordre du jour : cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (1) puis sur **Déplacer la note** (2). Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur le point dans lequel la note doit être déplacée (3). La procédure est identique pour déplacer une décision, une tâche ou un fichier. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive4_3_7828884129.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive5_1_68b88ca912.png)

## La boîte des tâches en suspens

Les tâches en suspens de l’espace de travail figurent désormais dans une boîte que l’on peut atteindre à l’aide d’un bouton.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive6_8c12348415.png)

A partir de la boîte des tâches en suspens, il est possible d’importer des tâches dans un point précis : cliquez sur les tâches à importer (1) puis, à l’aide de la liste déroulante, sélectionnez le point dans lequel celles-ci doivent être importées (2). Finalement, cliquez sur **Importer** (3). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive7_6e99b65c52.png)

_Info : si vous souhaitez que les tâches en suspens constituent un point de votre ordre du jour comme dans la version précédente, vous pouvez créer un point que vous nommerez_ _″Tâches en suspens_ _″ pour y importer toutes les tâches en suspens de l’espace de travail._

## Les 5 étapes de la réunion

Vous pouvez visualiser clairement à quelle étape vous vous situez. La personne détenant tous les droits d’accès peut cliquer sur chaque étape afin de changer le statut de la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive8_3f51cf7d39.png)

_Info : d’autres boutons permettant également de changer d’étape figurent en bas de l’écran._

## L’affichage des droits de chaque participant

Vous pouvez désormais cliquer sur les participants d’une réunion afin de voir la répartition des droits d’accès. Cliquez sur les participants (1), une fenêtre s’ouvre vous permettant de visualiser la répartition des droits pour cette réunion (2).

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Ceci peut s’avérer utile lorsque vous devez modifier un compte rendu mais que vous ne détenez pas les droits d’accès adéquats. Vous pourrez ainsi repérer la/les personnes détenant tous les droits sur la réunion – ces dernières étant les seules habilitées à changer les droits d’accès des participants. Ces utilisateurs sont repérables grâce à l’icône avec la couronne sur fond bleu.

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Une collection d’articles vous explique tous les tenants et aboutissants du nouveau module Réunions.

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/les-seances)

::button-primary[Accéder au Centre d'aide]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions"}

La nouvelle version de WEDO révise le module réunions afin de simplifier la rédaction des comptes rendus. Grâce à cet article, découvrez les améliorations qu’offre cette mise à jour !

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Module réunions : des améliorations qui faciliteront la rédaction de vos comptes rendus

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> _Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications_.

Entre trois et six semaines par année : voilà le temps que l’on passe en moyenne dans des réunions de travail, selon une enquête publiée en 2017 par l’Institut Opinionway pour le cabinet de conseil d’entreprise Empreinte Humaine. Or, selon ce sondage effectué sur un millier de salariés dans des sociétés de différentes tailles et dans des secteurs économiques variés, près d’une séance sur deux est jugée improductive. Plus de 25% des personnes interrogées ne voient d’ailleurs pas la nécessité d’y participer. Résultat : 44% d’entre elles utilisent discrètement leur smartphone pour faire autre chose pendant ce temps-là (typiquement, lire et envoyer des courriels).

Ce fléau porte un nom : la réunionite. Antoine Sudan et David Dutch en ont souffert pendant plusieurs années au sortir de leurs études d’ingénieurs. « Les réunions ne sont pas inutiles en soi », précisent-ils d’emblée. « Le problème, c’est qu’elles sont mal préparées, que l’ordre du jour n’est pas respecté et que l’on en ressort beaucoup trop souvent sans être sûr de savoir ce qui a été décidé ». Stupéfaits de constater le temps qu’ils consacraient à cet exercice louable mais frustrant, Antoine Sudan et David Dutch ont mis au point l’application web WEDO. C’était en 2014\. Aujourd’hui, quatre ans et trente mises à jour plus tard, cette application web est utilisée par plus d’une centaine d’organisations, de communes et d’entreprises en Suisse romande, dont le Groupe Mutuel, le Groupe E Connect, la HES-SO Fribourg et la Banque Cantonale de Fribourg.

Ni blockchain, ni Dropbox, ni intranet, WEDO est une plateforme collaborative dont la mise en page s’adapte automatiquement à la taille de l’écran que vous utilisez (iPhone, PC…). Il s’agit en fait d’une interface avec un espace commun et participatif. Très didactique, elle a été conçue pour être à la portée de tout le monde. Indépendamment de ses fonctionnalités et qualités techniques, l’application WEDO repose sur une réflexion approfondie et une analyse minutieuse des facteurs qui font que les réunions de travail sont si souvent décevantes et chronophages. Autrement dit, cette solution d’organisation a été développée pour répondre directement et de manière pragmatique à certains problèmes récurrents. Un exemple : l’ordre du jour reste souvent un peu flou jusqu’à ce que tout le monde soit réuni autour de la table. Pour éviter cela, WEDO propose une fonctionnalité qui permet d’enregistrer et d’ordonnancer les points à discuter. Une fois que c’est fait, il suffit d’ouvrir l’application et de suivre le fil des questions. Plus moyen de digresser, en somme.

## FACILE DE SAVOIR QUI FAIT QUOI

Le procès-verbal est un pensum ? Grâce à WEDO, il est possible de le rédiger en direct. « C’est l’un des éléments intéressants de notre module de gestion de séances. Vous avez un ordre du jour, avec une suite de points à discuter, et vous pouvez ajouter sous chaque point des blocs d’informations, que ce soient des notes, des décisions ou des tâches à effectuer », explique Antoine Sudan. Les décisions arrêtées et les tâches attribuées en cours de réu nions peuvent ainsi être consignées sur le moment par le rédacteur du PV. Comme ces informations sont visualisées en un endroit précis dans le module et que tous les participants disposent d’un compte d’accès personnel, il est très facile d’aller ensuite les rechercher. Bref, au sortir de la séance, chacun sait où trouver la réponse à la fameuse question « qui fait quoi ».

Par ailleurs, il est possible d’exporter un ordre du jour ou un PV en générant un fichier PDF afin de pouvoir le partager, l’imprimer et le signer. Vous pouvez aussi créer facilement des extraits de PV, ou retrouver des notes à travers les PV à l’aide de simples mots-clés. Fini, le temps où il fallait ouvrir de multiples fichiers pour mettre la main sur une information !

« La force de WEDO est de couvrir toutes les phases de la gestion des séances : avant, avec la préparation de l’ordre du jour, pendant, avec la prise des notes importantes, et enfin après, avec le suivi des tâches. En effet, en plus de notre module pour la gestion de séances, nous en avons développé un autre pour la gestion et la planification des tâches, et tous deux interagissent. Vous avez donc le moyen d’assurer un suivi continu et dynamique du travail. Ainsi, vous pouvez à tout moment prendre connaissance de ce qui a été fait entre deux séances et de ce qu’il reste à faire. Plus besoin d’attendre pour obtenir ou transmettre une information, plus besoin non plus d’envoyer plusieurs e-mails de confirmation ou d’appeler trois fois pour connaître le montant d’un devis », se félicite David Dutch. De plus, chaque utilisateur peut activer la synchronisation avec son agenda électronique (Outlook, Google Calendar…).

## DES RÉUNIONS ÉCOURTÉES D'UN TIERS

Il est également possible de créer des espaces spécifiques pour certains projets, départements ou équipes de travail, afin de pouvoir se répartir les tâches en un clic. Dès qu’un travail est indiqué comme terminé, les participants concernés reçoivent immédiatement et automatiquement un feedback. « Tous ces procédés accélèrent grandement le traitement des décisions et raccourcissent la durée des séances d’un tiers en moyenne », souligne Antoine Sudan.

Résoudre des problèmes compliqués avec un logiciel simple : tel était le pari des créateurs de WEDO. La première personne à qui ils en ont parlé – un ancien professeur – leur avait pourtant prédit que « cela ne marcherait jamais ». Ce qui les fait bien rire aujourd’hui. « Heureusement, notre mentalité d’ingénieur a vite repris le dessus et nous avons refusé de nous laisser abattre. » Alors que beaucoup de jeunes entrepreneurs commencent par tenter de lever des fonds, Antoine Sudan et David Dutch décident de développer leur application en cours d’emploi et de démarcher leurs premiers clients en parallèle. Ils réalisent plus de 300 entretiens à cet effet. Dès le début, ils se fient au feedback des utilisateurs pour améliorer leur produit. La première version sort officiellement en mai 2015\. Quelques prospects la testent. « À chaque nouvelle version, nous avons sondé nos clients pour savoir comment nous pouvions perfectionner WEDO. Et nous continuons à solliciter leur avis et leurs impressions. Par exemple, certains d’entre eux nous ont récemment fait remarquer qu’ils auraient apprécié de pouvoir définir des critères d’accès précis, pour éviter que certains participants ne viennent truffer l’ordre de jour de questions hors sujet. Si un secrétaire général doit assurément pouvoir le modifier, tel n’est pas forcément le cas de n’importe quel participant. Donc, dans la dernière version de WEDO, nous avons introduit un nouvel instrument pour paramétrer très finement les droits d’accès ».

  
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## ESSAI GRATUIT POUR COMMENCER

Quid du prix ? Selon une pratique courante dans le domaine des applications, il dépend du nombre d’utilisateurs. Il varie ainsi entre 15 et 25 francs par personne et par mois. WEDO est disponible par packs de cinq, dix ou quinze utilisateurs ; au-delà de vingt, les packs se vendent par tranches de dix unités supplémentaires. L’abonnement couvre toutes les mises à jour, l’hébergement des données et le support, c’est-à-dire l’ensemble des prestations à l’exception de l’accompagnement au changement proposé pendant la première année pour maximiser les chances de succès, et qui est calculé lui aussi sur la base d’un forfait en fonction de la taille du réseau. 

« Mais ce que nous proposons toujours en premier lieu, c’est une présentation gratuite de WEDO. C’est pourquoi vous trouverez, sur la page d’accueil de notre site [www.wedo.com](/), un grand bouton bleu sur lequel vous pouvez cliquer pour planifier une démonstration en réservant une date à votre convenance, directement dans notre agenda », déclarent Antoine Sudan et David Dutch, qui revendiquent un hébergement des données uniquement sur des serveurs situés en Suisse.

Source: original article [Le Matin Dimanche](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_matin_dimanche_316cb86cf5.pdf)

Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications.

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Le remède à la réunionite s’appelle WEDO

Antoine Sudan et David Dutch, deux amis qui ont créé WEDO après avoir découvert les joies du monde du travail, dont les séances.

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![PME Magazine](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wp_content_uploads_2018_09_diapositive30_25efb9625e.png)

> Cette start-up fribourgeoise a créé un logiciel qui optimise l’organisation du travail et des séances. Une centaine\* d’entreprises, dont le Groupe Mutuel, sont clientes.

Avant d’être associés, Antoine Sudan et David Dutch ont été deux adolescents de la Broye qui prenaient le train ensemble pour aller à l’école. Ensemble, ils rêvaient de fonder leur propre société. Mais avant de se lancer, mieux valait avoir de l’expérience… Une fois leur diplôme d’ingénieur en poche, tous les deux ont trouvé du travail.

C’est à ce moment-là qu’ils découvrent la vie en entreprise, ses belles surprises et ses désillusions. « La collaboration n’était pas aussi facile que nous le pensions, notamment lors des séances, explique Antoine. Souvent, il manquait les réponses à des questions aussi simples que ’qui fait quoi’, ’comment’ et ’pour quand’. Et cela malgré la cascade d’e-mails qu’on recevait… »

C’est dans cette situation que les deux amis ont une idée : développer un gestionnaire de tâches collaboratif, afin de simplifier l’avancée du travail. Ils se mettent au travail dès 2014\. Contrairement à de nombreuses jeunes pousses, ils ne prévoient aucune levée de fonds et développent leur logiciel eux-mêmes alors qu’ils sont encore en emploi. Admirable, et malin : pour avoir une idée du marché, ils font le tour de leurs clients potentiels afin de les questionner sur leurs besoins et avoir leur point de vue sur les solutions. Ils réalisent plus de 300 entrevues afin de développer leur outil de la meilleure manière possible. Sur cette base, la première version est lancée en mai 2015\. Ils la testent avec quelques-uns de leurs prospects, qui étaient curieux de voir comment cela fonctionnait.

Leur logiciel est une solution d’organisation. Il s’agit d’un espace commun et collaboratif, auquel tout le monde a accès et permettant de suivre en temps réel l’avancée des travaux. Ainsi, on sait exactement qui fait quoi et pour quand. Pas besoin d’appeler dix fois pour avoir le montant du devis, par exemple, ou d’envoyer 50 e-mails afin de préciser à quel stade du projet on en est… L’interface, très didactique, est à la portée de tout le monde. Le prix, lui, varie selon le nombre d’utilisateurs. Il va de 15 à 25 francs par mois et par personne. Un tarif raisonnable pour une solution intégrant un module pour la gestion des séances, des tâches et l’élaboration de check-lists.

## Avancée des travaux en temps réel

Trois ans à peine après leur premier lancement, les entrepreneurs, aujourd’hui âgés de 31 et 32 ans, ont fait leurs preuves. Plus de 40 institutions de santé comptent parmi leurs clients, ainsi que des entreprises. C’est notamment le cas du Groupe Mutuel. Christian Lalain, membre de la direction informatique de la société d’assurances, a d’abord connu WEDO dans le cadre de son mandat de conseiller municipal à la commune de Saillon. « Je voulais sortir de la logique historique du dossier papier, sur lequel on met un post-it où se trouvent toutes les informations essentielles, mais qu’on perd quand le post-it s’abîme ou se décolle, explique-t-il. C’est pourquoi j’ai installé WEDO à la commune il y a une année environ. C’est génial : tout le monde bosse sur le même outil et les différents espaces de travail structurent l’activité. Si un habitant appelle pour demander un rendez-vous ou un renseignement au président ou à un conseiller, la personne de l’accueil ouvre une tâche et l’attribue à la personne correspondante. Celle-ci notera que la prise de rendez-vous est faite et le jour, donc si cette personne rappelle, on sait exactement quoi lui répondre. Cela fluidifie énormément les interactions avec nos concitoyens tout en augmentant la qualité du service donné. Le partage de l’information et la vision bout en bout de l’exécution d’une activité augmentent l’esprit d’équipe et apportent une réelle plus-value relationnelle. »

## Serveurs en Suisse

Au vu des résultats obtenus à Saillon, Christian Lalain a proposé d’importer l’outil chez son employeur, Groupe Mutuel. Auparavant, celui-ci disposait d’une autre solution, Wunderlist, rachetée par Microsoft. La start-up fribourgeoise est fière de ces succès, mais grandit pas à pas, sans précipitation. « Une fois notre premier client signé, il y a eu le deuxième, puis le troisième, se souvient David Dutch. Nous avons d’abord baissé notre temps de travail, puis nous sommes passés en indépendants. Désormais, nous avons créé notre Sàrl et possédons de beaux bureaux à Fribourg. Et en plus, on recrute ! Nous avons prévu d’engager deux collaborateurs cette année. » Pragmatiques, les deux Fribourgeois ont d’abord cherché des clients, avant de courir les salons. En Suisse, ils ne connaissent que très peu de concurrence. Et revendiquent leur origine 100% helvétique : leurs serveurs sont basés en Suisse. Un argument qui fait mouche pour les clients qui redoutent un vol de leurs données.

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**\*correction d'une erreur dans l'article source** / Source : [Article original du PME Magazine](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_pmemagazine_2018_06_8bc9187094.pdf)

Cette start-up fribourgeoise a créé un logiciel qui optimise l’organisation du travail et des réunions. Une centaine d’entreprises, dont le Groupe Mutuel, sont clientes.

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Le beau succès de WEDO

Merci à Fri Up pour ce portrait en vidéo et pour le soutien amené à notre startup.

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Portrait de WEDO par Fri Up

## Visualisez les décisions de réunions dans le flux d’activités

La nouvelle version de WEDO permet de visualiser les décisions prises en réunion dans le flux d’activités. Dans chaque espace de travail, rendez-vous dans l’onglet **Info** puis dans le flux d’activités, utilisez le filtre **Décisions** pour afficher toutes les décisions sous forme chronologique.

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## Les ordres du jour se synchronisent dans les événements Outlook

Un correctif a été amené à WEDO afin que les ordres du jour se synchronisent à nouveau avec les événements Outlook. Lorsque vous préparez votre ordre du jour dans WEDO et ajoutez des participants à votre réunion, les différents participants (qui ont activé la synchronisation avec Outlook) pourront directement prendre connaissance de l’ordre du jour dans la description de l’événement Outlook.

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## Export des tâches en suspens dans les ordres du jour

Lorsque vous exportez un ordre du jour en PDF, vous pouvez maintenant choisir d’afficher les tâches en suspens liées aux différents points.

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## Ajouter des tâches dans les tâches en suspens pendant une réunion

Ajoutez des tâches en suspens durant une réunion (possible dans chaque section indifféremment du tri). Plus besoin de naviguer de l’onglet Réunions à l’onglet **Tâches** durant une réunion.

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## Autres améliorations de cette version

* Implémentation des droits des valideurs dans les réunions,
* Correction de la restauration de tâches lors d’une recherche,
* Amélioration du message lors de la suppression d'un point à l'ordre du jour.

**Si nous pouvons améliorer WEDO c’est notamment grâce à vos feedbacks. N’hésitez donc pas à nous faire part de vos propositions d’améliorations ou autres idées de développement.**

La nouvelle version de WEDO permet de visualiser les décisions prises en réunion dans le flux d’activités.

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Suivez vos décisions dans le temps

> Antoine Sudan est ingénieur diplômé en gestion de projet. En 2014, alors qu’il travaille en entreprise, le Staviacois constate que gérer des tâches en équipe sans les outils adéquats peut s’avérer chaotique face à une masse d’informations grandissante. Il décide donc de s’associer à un ami pour développer une application capable de coordonner de manière simple et efficace le travail en entreprise.

« Cela ne marchera jamais. Tel est le verdict de la première personne à qui nous avons présenté notre projet il y a trois ans. C’était un ancien professeur. Impossible, selon lui, de résoudre des problèmes compliqués avec un logiciel simple. C’est pourtant précisément ce que mon ami et moi avions en tête.

Heureusement, nos mentalités d’ingénieurs ont vite pris le dessus. A quoi bon se laisser abattre par la critique ?

Mieux vaut en tirer le plus possible pour trouver la solution adéquate. Afin d’établir les chances de réussite de notre application, nous sommes allés la présenter à plusieurs clients potentiels. _Get out of the building_, un exercice plutôt difficile pour moi. En effet, le démarchage me rendait nerveux au début. Difficile de sortir de sa zone de confort et d’aller présenter une idée en plein développement à un chef d’entreprise. Finalement, c’est en agissant que j’ai pris de l’assurance. Notre projet s’est précisé au fil des rendez-vous et j’ai peu à peu mis de côté mes doutes. Mon ami et moi nous posions beaucoup de questions et ce sont bien souvent nos interlocuteurs qui nous ont soufflé les bonnes réponses.

Notre ténacité semble avoir a porté ses fruits. WEDO est actuellement utilisée par une quarantaine de clients, notamment la Banque Cantonale de Fribourg. Mon ami et moi pouvons vivre des revenus de notre entreprise et donc nous dédier entièrement à son développement. Une chose est certaine : les heures supplémentaires vont continuer de s’accumuler ! C’est d’ailleurs là un nouveau défi que nous devons relever. Lorsqu’on est à son compte, il faut aussi savoir s’arrêter un instant et regarder en arrière pour savourer ce que l’on a accompli. La bouteille de champagne est au frais depuis longtemps. J’espère que nous trouverons bientôt le temps de l’ouvrir. »

> Notre ténacité semble avoir porté ses fruits

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**Antoine Sudan**  
cofondateur de WEDO Sàrl

Photo : © Kevin Schlüter ([Fri Up](http://www.friup.ch/fr)) / Source :
[Article original de l'Interface](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_interface_2017_09_d56ea6676a.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'Interface de la Fédération Patronale et Économique (septembre 2017).

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L'interface (Fédération Patronale et Économique)

## L’organisation d’un Conseil d’Administration

Les entreprises de tout domaine sont fréquemment amenées à organiser des réunions avec leur Conseil d’Administration afin de s’accorder sur les décisions stratégiques majeures. Cette rencontre formelle doit être encadrée au mieux et menée de manière efficace pour faciliter l’échange et la communication avec les membres du CA. Aussi, il est primordial de privilégier les outils digitaux nécessaires visant à améliorer l’organisation et le suivi de ces rencontres. Ces solutions technologiques doivent bien évidemment répondre à des exigences de sécurité pour permettre une communication et des accès sécurisés.

Vous peinez à assurer un suivi et une organisation efficace pour vos Conseils d’Administration ? Nous avons la solution pour vous aider !

WEDO est un outil de gestion des réunions qui se prête parfaitement à la préparation et au suivi des Conseils d’Administration pour de multiples raisons. Nous vous proposons de découvrir 7 étapes qui vous montrent comment notre plateforme collaborative soutient l’organisation des CA. 🗓️ 👩‍💼👨‍💼🧑‍💼

## 1. Préparez votre CA

### 📂 Organisez les documents

Si vous participez à la préparation des Conseils d’Administration de votre entreprise, organisez tout d’abord tous les documents qui seront présentés au cours de la réunion, tels que les rapports financiers, les rapports de vente et les mises à jour marketing. Il est essentiel de veiller à ce que tous les documents soient bien présentés, complets et faciles à comprendre.

### ✍🏻 Préparez les rapports

Si vous êtes chargé de présenter des rapports, préparez-les bien avant la réunion. Assurez-vous qu'ils soient clairs, concis et qu'ils contiennent toutes les informations pertinentes pour l’ensemble de l’assemblée. 

### ❔ Identifiez les questions clés

Finalement, avant la rencontre, identifiez les questions clés ou les sujets de préoccupation qui seront abordés au cours de la réunion. Soyez prêt à offrir des idées, des suggestions ou des recommandations si nécessaire.

Une fois ces premiers points préparés, concentrez-vous sur l’établissement des thématiques qui seront abordées en réunion : votre ordre du jour. 

## 2. Établissez l’ordre du jour

### 📣 Déterminez les sujets à aborder

Les sujets abordés lors des réunions du Conseil d’Administration peuvent varier en fonction de l'organisation. Ils peuvent inclure :

- des rapports financiers ;
- des mises à jour opérationnelles ;
- la planification stratégique ;
- la gestion des risques ;
- la conformité juridique ;
- des projets en cours ;
- des votes ;
- et d'autres questions importantes pour l'organisation.

### 📋 Créez votre trame de base

D’un conseil à l’autre, les points traités sont souvent identiques. Veillez à déterminer quelles sont les thématiques récurrentes afin de gagner un temps précieux dans la préparation de vos futures réunions. 

### 🗣️ Choisissez les présentateurs des thématiques

Les intervenants peuvent varier en fonction des thématiques. Il est important de définir qui doit préparer les points à l’ordre du jour ou alors tout simplement qui seront les personnes qui seront les présentateurs de la thématique. Cela aura pour objectif de renforcer l’aspect collaboratif autour de la préparation de la réunion. Tous les membres seront ainsi concernés par le conseil à venir. 

### 📎 Joignez les fichiers aux bonnes thématiques

Au préalable, l’idée est de préparer les documents et rapports à partager avec votre CA. Prenez le temps en amont d’également les joindre aux différentes thématiques de votre ordre du jour afin que les participants puissent les lire et les annoter avant le jour J. Une réunion bien préparée améliorera son efficacité ! 

## 3. Gérez les accès à la réunion

Il est fréquent que les accès à une réunion de type CA doivent être gérés de manière fine afin de choisir qui peut voir quoi et surtout à quel moment. Si votre outil le permet, essayez de gérer les accès à la réunion et le rôle de vos participants en fonction des étapes de celle-ci. Cela vous permettra de préparer votre ordre du jour en fonction de ces différents droits et de ne pas vous soucier des accès au-delà de la préparation. Déterminez qui sont les éditeurs, les participants et les lecteurs.

## 4. Intégrez les votes

####  🗳️ Déterminez les votants

Choisissez qui sont les participants autorisés à voter. Ensuite, déterminer la façon dont vous allez collecter les résultats. Différentes options sont possibles :

- votes électroniques par chaque votant ;
- votes à mains levées durant la séance ;
- et collecte de voix avec retranscription des résultats par le secrétaire à l’issue de la rencontre.

#### ☑️ Attribuez les parts

Les votes font partie prenante du déroulement des CA puisque les membres sont très souvent amenés à se prononcer notamment sur des décisions stratégiques qui touchent la société. Veillez à attribuer des parts en fonction du poids décisionnel de chaque votant.

#### 🟢 Exigez le quorum

En cas de vote, et si vous avez attribué des parts, vous devrez également vérifier au début de chaque réunion du conseil que le quorum sera bel et bien respecté. Le quorum est tout simplement le nombre minimum de parts sur la base des participants présents à la réunion.

#### 👤 Permettez le vote anonyme

Déterminez pour une réunion si vous autorisez le vote anonyme. Cela doit être déterminé en amont de la réunion ou du moins avant l’ouverture des votes. 

#### 🚫 Cachez les résultats du vote jusqu’à clôture

Suivant le fonctionnement interne, il arrive que l’on souhaite masquer les votes jusqu’à clôture de ceux-ci. Veiller à ce que ce soit bien le cas pour les votes traités durant vos Conseil d’Administration. 

#### 🔨 Rédigez les pré-décisions

Pour gagner du temps dans le traitement des votes, vous pouvez rédiger les pré-décisions qui en découleront. Cela est possible si vous pouvez imaginer les débouchés des votes, soit de potentiels résultats. Vous pouvez tout à fait préparer une pré-décision pour chaque réponse possible. 

## 5. Rédigez le compte rendu

### 💻 Rédaction par le secrétaire

Pour ce type de réunion très protocolaire, la rédaction du compte rendu est généralement confiée à un secrétaire. Voici comment cette personne pourra composer son procès-verbal. 

#### ✍🏻 Paragraphes

Ajoutez des paragraphes bien structurés afin de rendre compte des discussions faites en plenum. L’idée est de procéder de façon systématique et d’être le plus clair possible tout en privilégiant un style simple et des phrases courtes. Pensez d’emblée à vos futurs lecteurs ! 

#### 🗳️ Votes

Durant la rédaction, validez les votes préparés en amont et statuez sur la décision finale. 

#### 🔨 Décisions

Mettez en exergue les décisions importantes prises durant le conseil d’administration. L’idée est qu’à partir du procès-verbal, chaque membre puisse prendre connaissance de toutes les décisions stratégiques sur lesquelles l’assemblée a statué. 

#### ✅ Tâches

Établissez une liste de tâches claires qui découlent des décisions validées par le conseil. Vous pouvez également déjà attribuer les tâches aux responsables, déterminer leur priorité ainsi que leur date d’échéance. En procédant ainsi, vous rendez vos membres opérationnels dès la fin de la rencontre. Tout le monde sait ce qu’il doit faire et pour quand. 

### 👀 Prise de notes privées par les membres

#### ✏️ Ajoutez des notes privées au compte rendu

Encouragez vos membres à se préparer en amont en prenant des notes privées. L’idée est aussi de les inviter à rédiger leurs notes et commentaires durant la rencontre afin d’être certain de comprendre ce que l’on attend d’eux. 

#### 📝 Annotez les fichiers joints

Les notes peuvent par ailleurs être directement ajoutées sur les fichiers et documents annexés à l’ordre du jour et au compte rendu du conseil. Le but est que les membres retrouvent exactement leurs interventions écrites à l’endroit opportun. 

## 6. Assurez le suivi des tâches

Suivez l’évolution des tâches d’une réunion à la suivante afin de bien veiller au respect des délais imposés. Si votre outil vous le permet, importez simplement vos tâches dans l’ordre du jour de la réunion suivante afin de voir si celles-ci ont été terminées en temps et en heure. 

## 7. Donnez accès au PV

À l’issue de la réunion, et après l’étape de la relecture, contrôlez les accès au PV afin que chaque membre puisse prendre connaissance du compte rendu des discussions. Les membres pourront ainsi noter tout ce qui a été échangé durant la rencontre. Pour terminer, partagez le compte rendu avec tous les membres pour les encourager à le relire le plus rapidement possible après la séance du conseil. 

## ✅ Les avantages de WEDO pour la gestion de vos CA

Nous vous parlions plus haut de l’importance de choisir un bon outil pour gérer et suivre le déroulement de vos Conseils d’Administration. WEDO développe la plateforme collaborative idéale pour une gestion efficace des réunions. Pour quelles raisons notre solution sera votre meilleur allié pour les CA ? En voici un résumé :

**📋 Vous préparez votre ordre du jour de manière collaborative.**
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**🔐 Vous gérez les accès à la réunion.**
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**🗳️ Vous intégrez les votes à votre ordre du jour.**
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**⌨️ Vous rédigez votre contre-rendu en temps réel directement sur la plateforme et vous autorisez les participants à prendre leurs notes privées.**
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**✅ Vous assurez le suivi des tâches d’une réunion à la suivante en important les tâches en cours et terminées.**
![ca-suivi-taches.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_suivi_taches_671360e306.png)

**👀 Vous donnez accès au compte rendu directement après la réunion et vous l’envoyez par email aux membres depuis la plateforme.**
![interface WEDO d'un compte rendu](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_acces_compte_rendu_703fcdf0db.png)
>**Vous souhaitez tester WEDO pour votre prochain Conseil d’Administration ? Nos experts vous présente l’outil et vous aident à préparer votre premier ordre du jour en 30 minutes.**

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## Quelques exemples de nos clients qui utilisent WEDO pour gérer leur CA
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Organisez vos réunions du CA avec WEDO, un outil numérique sécurisé. Améliorez la communication & le suivi des conseils d'administration en 7 étapes.


Des personnes assistent à un conseil d'administration

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Organisez vos Conseils d’Administration avec WEDO

Aujourd’hui, les activités du secteur financier suscitent plus que jamais l’intérêt général. La protection des données est essentielle pour prévenir les cyberattaques susceptibles d'entraîner des violations de données, des pertes financières et des atteintes à la réputation. Les secteurs bancaire et financier doivent investir dans de solides mesures de sécurité des données : la formation des employés, les contrôles d'accès, le cryptage et les évaluations régulières sont des éléments essentiels de toute stratégie efficace. 

En novembre dernier, le logiciel de gestion d’entreprise “Winbiz”, fut victime d’une virulente cyberattaque menant à l’arrêt momentanée du logiciel. L’hébergeur du logiciel stockait naturellement des informations sensibles.

Les logiciels utilisés par les organisations représentent un risque important. Considérés aujourd’hui comme des alliés irremplaçables des professions administratives, les plateformes clouds nous aident à gérer les ressources humaines, le suivi de projets, le partage de fichiers et de contenu, à construire un historique de la clientèle, etc. Toutes plus sensibles les unes que les autres, ces données doivent faire l’objet de mesures strictes et robustes pour prévenir les cybermenaces et pour se conformer aux exigences réglementaires.

L’avènement du télétravail ces dernières années consolide l’importance de la protection des données au travers des logiciels utilisés par les collaborateurs. Ainsi, le choix d’un logiciel doit être documenté pour une intégration sûre. Les critères à prendre en compte lors de la sélection sont les suivants :


### Hébergement des données

#### Localisation du stockage de données :

Certaines entreprises sont surprises d’apprendre que leurs données sont stockées dans un pays tiers. Un prestataire de type SaaS est libre d’héberger ses données dans le pays de son choix, peu importe la localisation de son siège. Il est crucial de connaître le pays hébergeur afin de s’assurer que le pays en question bénéficie qu’une stabilité juridique et politique solide, stricte et transparente.

Si les données sont stockées dans un pays digne de confiance, il est pertinent également de s’assurer que le fournisseur ne pratique pas le “transfère temporaire” de données. Ce phénomène, plus fréquemment utilisé par les fournisseurs informatiques globaux, implique que les données transitent par des serveurs étrangers avant d’être stockées en Suisse. Il est alors important de vérifier que ce transfert est légal et conforme aux normes GDPR.

#### Fiabilité de l’hébergeur :

Il existe des certifications normalisant la sécurité de l’information des hébergeurs web. Parmi elles, la certification la plus reconnue est ISO/IEC 27001.


### Certification de la protection des données

Les entreprises qui externalisent leurs systèmes et leurs processus critiques doivent s’assurer que les fournisseurs appliquent des contrôles indépendants et stricts sur la gestion des données. Parmi ces certifications indépendantes, on cite SOC 2, délivré par l'AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) et utilisé par les organismes évoluant dans le secteur des SaaS (Software-as-a-service). Il garantit aux clients que l’organisme en question a conçu et mis en œuvre des contrôles efficaces pour gérer les aspects suivants : la sécurité, la disponibilité, l'intégrité du traitement, la confidentialité et la protection de la vie privée. Cette norme existe depuis de nombreuses années aux États-Unis et trouve son équivalent dans le monde entier avec la norme ISO 270001.

![soc certification.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Frame_7soc_certification_3fa9275dcb.png)

On considère que la Suisse est en retard sur les Etats-Unis et sur le reste de l'Europe en ce qui concerne le reporting SOC 2. En effet, la Suisse a manifesté plus tardivement la prise de conscience des normes de sécurité et de protection de l'information. Les premiers élans majeurs quant aux démarches de certifications sont menés par les grandes entreprises soumises à des réglementations strictes comme le secteur financier. Ces entreprises exigent alors de leurs fournisseurs de services de se conformer à la norme SOC 2 et fournissent un rapport annuel permettant de répondre aux exigences internes et externes.*1

### Authentification et accès aux comptes

Un logiciel, quel qu’il soit, représente une source d’informations critique pour une entreprise. L’accès à l'outil doit être sécurisé, il est donc recommandé de se renseigner sur la disponibilité des fonctionnalités suivantes :

- Disponibilité de l’authentification à double facteur
- Disponibilité de l’authentification SAML, si pertinente pour le client
- Possibilité de gérer les droits de manière personnalisée à l’intérieur de l’outil, afin de donner accès aux informations aux personnes strictement concernées.

### Chiffrement

Si une entreprise utilise une application web, elle doit s’assurer que l’app en question utilise une connexion HTTPS sécurisée par des certificats SSL dans le but de prévenir l’espionnage sur le web et sur la correspondance email. En plus du chiffrement en transit, le chiffrement des données au repos permet d’éviter une situation tel que celle vécue par WinBiz et ses clients.

### WEDO : la solution sécurisée pour la collaboration dans le secteur financier

Les sujets sensibles et la politique de confidentialité sont au cœur des tâches quotidiennes des collaborateurs du secteur financier. De la gestion des tâches au contenu traité lors de réunions en tout genre comme les réunions d’équipe, les entretiens bilatéraux, les entretiens avec les clients/assurés ou encore les conseils d’administration, la traçabilité des discussions est aussi cruciale que leur discrétion.

Le logiciel SaaS WEDO, entièrement développé et hébergé en Suisse, est une plateforme collaborative spécialement conçue pour répondre aux difficultés de sécurité rencontrées dans les secteurs sensibles. Grâce à son gestionnaire de tâches et son module de réunion personnalisable, la plateforme permet de partager des fichiers et de centraliser les informations nécessaires à la collaboration des équipes, tout en donnant la possibilité de configurer les droits d’accès de chaque utilisateur.


::button-secondary[En savoir plus sur la sécurité]{link="/fr/security"}

## Ils ont fait confiance à WEDO pour gérer leur collaboration interne :
![wedo-customer-board-of-directors.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_customer_board_of_directors_d91a634e29.png)

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::button-primary[Essayer gratuitement WEDO]{link="/fr/signup"}

[^2]: Source : [KPMG](https://kpmg.com/ch/de/blogs/home/posts/2021/01/soc-switzerland.html)

Aujourd’hui, les activités du secteur financier suscitent plus que jamais l’intérêt général. La protection des données est essentielle pour prévenir les cyberattaques susceptibles d'entraîner des violations de données, des pertes financières et des atteintes à la réputation.

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Collaborer en toute sécurité dans le secteur de la finance

## Quels sont les défis organisationnels du secteur de l’enseignement ? 

Pour les organismes pédagogiques, la communication et la collaboration sont des enjeux centraux et importants. Les directions de ces structures doivent être capables d’échanger activement avec tous les départements afin d’assurer le bon fonctionnement général de leur établissement. Par ailleurs, il appartient également au management de favoriser une collaboration optimale entre les équipes administratives et pédagogiques. 

En termes de collaboration, voici quelques défis à relever dans le domaine de l’enseignement :

🗓️ Gérer, suivre et garantir l’efficacité des différentes réunions : conseil de direction, réunions des doyens, réunions pédagogiques, rencontres bilatérales, réunions d’équipe, etc ;

✅ Assurer la réalisation des tâches de la direction et de chaque département ;

📋 [Gérer les procédures récurrentes](https://wedo.swiss/fr/schools-faculties-automate-your-recurring-procedures/)

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## Quels sont les freins à une collaboration efficace ?

Bien souvent, les collaborateurs doivent atteindre leurs objectifs avec des moyens limités et peu efficients. L’email reste le canal de communication le plus répandu et le faible taux d’outils réellement collaboratifs est à déplorer. Un autre constat est à faire concernant les réunions : ces dernières sont parfois mal préparées, souvent trop fréquentes, quelquefois interminables… en résumé improductives. Or, les réunions restent cruciales pour l’échange d’informations. Dans le secteur, ces rencontres rassemblent de multiples acteurs : membres de la direction, collaborateurs administratifs, doyens, professeurs ou enseignants, ainsi que des intervenants externes. Pour l’organe directeur, le challenge est donc de gérer efficacement ces multiples séances tout en impliquant chaque participant avant, pendant et après les réunions. Alors comment pallier ces difficultés organisationnelles et collaboratives tout en encourageant une digitalisation des processus ?

## Nos solutions pour améliorer la collaboration au sein des écoles et facultés

WEDO est un outil collaboratif qui se prête parfaitement à l’organisation interne des écoles et des facultés. Notre outil permet déjà à un grand nombre d’établissements de relever leurs défis organisationnels et de fluidifier leur communication interne. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2022_08_wedo_education_1_7b7a9d1792.svg)

Découvrons comment la **plateforme WEDO** aide les écoles et facultés à collaborer.

### 1\. Créer une structure collaborative adaptée au secteur de l’enseignement

Chaque département ou service de l’établissement peut gérer ses divers projets organisés en “espaces de travail”. Ces espaces permettent aux collaborateurs de l’institution de partager des réunions, des tâches ainsi que des fichiers. La solution WEDO regroupe toutes ces fonctionnalités sur une seule plateforme. 💡À noter qu’il est même possible d’intégrer gratuitement des membres externes pour collaborer.

### 2\. Gérer toutes les réunions sur un seul outil

À partir d’espaces de travail, WEDO permet de gérer toutes les réunions de l’institution : du Conseil de Direction à la réunion des doyens en passant par les réunions pédagogiques et les rencontres bilatérales. Avec le module Réunions, les utilisateurs préparent les ordres du jour en équipe, rédigent le compte rendu en temps réel et suivent les tâches attribuées d’une séance à la suivante. 

### 3\. Préparer les ordres du jour de manière collective

Les réunions improductives sont généralement le fruit d’un manque de préparation. La fonctionnalité qui change le quotidien des membres de la direction et de l’administration est sans nul doute la préparation collective des réunions. Avec WEDO, chaque collaborateur peut compléter l’ordre du jour afin de préparer ses interventions à l’avance. Il est également possible d’ajouter tous les documents que l’on prévoit de présenter (PDF, Excel, Word, PowerPoint, etc.).

### 4\. Mettre en évidence les décisions adoptées en réunion

Trop souvent, les participants ressortent de réunions sans connaitre clairement les décisions prises, les tâches à réaliser ainsi que les prochaines échéances. WEDO facilite la mise en valeur des décisions sur lesquelles les participants statuent en réunion. Le compte rendu des discussions devient clair et bien organisé afin de retrouver tout de suite les informations pertinentes.

### 5\. Déléguer des tâches lors de réunions

Il est possible de créer des tâches et de les déléguer immédiatement en cours de réunion. Ainsi, les collaborateurs impliqués seront opérationnels dès le terme de la rencontre. D’une réunion à la suivante, WEDO fait le suivi des tâches réalisées afin de toujours garder un œil sur les échéances fixées. 

### 6\. Communiquer facilement à propos des tâches en cours

Le gestionnaire de tâches intégré à la plateforme WEDO simplifie la collaboration et la communication. Il est possible de commenter une tâche pour partager des informations et échanger avec les personnes concernées par sa réalisation. Un système de notifications permet de rester informé en cas de changements ou d’informations importantes. 

### 7\. Retrouver l’information rapidement

Le puissant outil de recherche intégré à WEDO permet d’accéder en quelques clics à l’information désirée. La recherche se fait à travers l’ensemble de la plateforme à l’aide de mots-clés. Les utilisateurs retrouvent ainsi les comptes rendus de discussions, les décisions importantes, les tâches et fichiers contenant le terme recherché. 

## WEDO, l’outil idéal pour les Écoles et les Facultés

WEDO est un outil qui rassemble les équipes en leur offrant de multiples possibilités pour communiquer et collaborer efficacement. Grâce à l’intégration de notre solution dans de nombreuses écoles et facultés, nous comprenons les défis organisationnels auxquels le secteur de l’enseignement fait face. Améliorez la collaboration au sein de votre établissement à l’aide de nos fonctionnalités :

🗓️ Préparation des ordres du jour, rédaction des comptes rendus en temps réel et suivi des tâches déléguées en réunion.

✅ Gestion collaborative des tâches à travers des espaces de travail.

▶️ Automatisation des procédures récurrentes pour assurer la qualité dans la réalisation des processus internes. 

![WEDO-education-2_FR.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/WEDO_education_2_FR_b04c69895c.png)

Ces clients ont choisi WEDO pour collaborer efficacement dans leurs écoles :

::button-secondary[En savoir plus sur leurs témoignages]{link="/industries/education"}

La conduite et le suivi des réunions, la coordination entre les départements, l’échange d’informations et la gestion administrative sont des challenges quotidiens pour le secteur de l’enseignement. Découvrez comment WEDO aide les établissements scolaires et académiques à améliorer leur collaboration en optimisant la gestion des réunions et des tâches. 

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Communication

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