## L'envoi de l'ordre du jour et du compte rendu par email

Envoyez l'ordre du jour et le compte rendu de votre réunion par email afin d’inviter les participants à en prendre connaissance au moment opportun. Pour faciliter les envois, des modèles de messages sont proposés à chaque étape. Vous avez cependant la possibilité de modifier l’objet et le corps du message si nécessaire. Les destinataires recevront ainsi un email les invitant à accéder directement à la réunion dans WEDO. Ci-après, retrouvez un aperçu des messages que recevront les destinataires en fonction de l'étape à laquelle se trouve la réunion.

Pour envoyer l’ordre du jour ou le compte rendu par email, cliquez sur **le bouton avec l’enveloppe** (1) – celui-ci est accessible à chaque étape en haut à droite de l’écran. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide1_2_81b9c299d3.png)

Une fenêtre s’ouvre : les destinataires par défaut sont les participants de la réunion. Vous pouvez cependant en supprimer (2) ou en ajouter (3). Une fois l’objet et le message complétés, cliquez sur **Envoyer par email** (4).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide2_bebfc8763e.png)

### Etape 1 - Ordre du jour en préparation

Les participants sont invités à ajouter leurs notes aux points à l'ordre du jour.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide3_2_6369d11577.png)

### Etape 2 - Ordre du jour validé

Les participants sont invités à lire l'ordre du jour afin de se préparer à la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide4_2_7cc229dc9a.png)

### Etape 3 - Compte rendu en rédaction 

La réunion commence : les participants sont invités à lire le compte rendu en temps réel.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide5_2_11e9eb917d.png)

### Etape 4 - Compte rendu en relecture 

Les participants sont invités à relire le compte rendu et à transmettre leurs éventuelles remarques.

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### Etape 5 - Compte rendu verrouillé

Les participants sont invités à prendre connaissance du compte rendu afin d’assurer le suivi d’une réunion à l’autre. 

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## A découvrir également dans cette version 

### Copier un point à l’ordre du jour dans une autre réunion

Il est désormais possible de copier un point ou un sous-point dans l’ordre du jour d’une autre réunion. Ceci vous permettra de faire des liens entre vos réunions en partageant facilement de l’information. A noter que tout le contenu du point est copié soit les notes, les décisions, les tâches ou encore les fichiers joints. 

Vous pouvez copier un point de l’ordre du jour à partir de la table des matières – ou à partir du point en question. Cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (1) puis sur **Copier dans…** (2).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide8_92aa996031.png)

Une fenêtre s’ouvre afin de vous permettre de définir dans quelle réunion le point doit être copié : choisissez d’abord l’espace de travail, puis la réunion en question, et pour finir l’emplacement de la copie dans l’ordre du jour (3).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide9_945d57297a.png)

Cliquez finalement sur **Copier** (4). 

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Vous avez désormais la possibilité d’envoyer votre ordre du jour et votre compte rendu de réunion par email afin d’inviter les participants à en prendre connaissance. Découvrez la fonctionnalité à travers cet article.

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Envoyez l’ordre du jour et le compte rendu de votre réunion par email

## Qu’est-ce qu’une équipe ? 

Une équipe représente un département ou un service de votre organisation. Vous pouvez déplacer les espaces de travail et modèles checklists de votre réseau dans les équipes préalablement créées.

Cette nouvelle façon de grouper des collaborateurs vise notamment à améliorer la structure de votre réseau. De plus, ceci facilite l’intégration des nouveaux utilisateurs que l’on peut simplement ajouter à l’équipe adéquate une fois leur compte créé. Ces derniers ont ainsi directement accès aux espaces de travail et modèles de checklists qui les concernent. 

Voici un aperçu de ce à quoi ressemble un réseau structuré en équipes :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_diapositive1_6402e25b7c.png)

## Révision du menu principal 

L’introduction des équipes apporte un certain nombre de changements au niveau de l’ergonomie générale du menu principal situé à gauche de l’écran. Une rubrique ÉQUIPES apparaît désormais dans le menu et permet de visualiser les espaces de travail et modèles de checklists des équipes dont vous êtes membre.

L’idée est de remplacer la catégorisation des espaces de travail selon différents dossiers - voués à disparaître dans une future version.

Nous avons imaginé une solution qui vous permettra d’adopter progressivement cette nouvelle organisation en équipes. Ainsi, vous retrouvez dans votre menu latéral les éléments suivants :

* Les ESPACES DE TRAVAIL
* Les MODÈLES DE CHECKLISTS
* Les ÉQUIPES – soit la nouvelle catégorie à alimenter

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A terme, l’idéal serait de n’avoir plus que la rubrique ÉQUIPES qui regroupe et catégorise les espaces de travail et modèles de checklists.

Les espaces de travail et modèles de checklists liés à une équipe sont regroupés dans deux onglets – ci-dessous, un exemple avec l’équipe _Direction_. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_slide2_1fd493db75.png)

## Comment adopter une organisation en équipes ? 

Tous les utilisateurs sont habilités à créer des équipes. Nous vous proposons de procéder par étapes :

1. [Créer une équipe](https://help.wedo.swiss/les-equipes/creer-une-equipe)
2. [Déplacer un espace de travail dans une équipe](https://help.wedo.swiss/les-equipes/deplacer-un-espace-de-travail-dans-un-equipe)
3. [Déplacer un modèle de checklists dans une équipe](https://help.wedo.swiss/les-equipes/deplacer-un-modele-de-checklists-dans-un-equipe)

**Info :** bien que tous les utilisateurs soient autorisés à créer des équipes, seuls les modérateurs des espaces de travail et modèles de checklists existants peuvent déplacer ces éléments dans les équipes du réseau. 

## Notion de confidentialité concernant les espaces de travail

Lorsque vous liez un espace de travail à un équipe, vous avez le choix entre deux options qui déterminent la confidentialité de l’espace en question :

* **Public**, tous les membres de l’équipe y auront automatiquement accès.
* **Privé**, seuls les membres de l’espace de travail y auront accès.

### Rejoindre un espace public

Un espace public peut être rejoint par tous les membres de l’équipe.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_slide3_1_e3dd9238db.png)

### Espace privé

Un espace privé n’est visible que pour ses membres.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_slide4_c3eb9e221b.png)

Pour plus d’information, consultez l’article du centre d’aide : [Créer un espace de travail](https://help.wedo.swiss/les-espaces-de-travail/creer-un-espace-de-travail) 

### Modèles de checklists

La notion de confidentialité concerne également les modèles de checklists liés à une équipe. Vous avez la possibilité de créer un modèle public ou privé. 

Pour plus d’information, consultez l’article du centre d’aide : [Créer un modèle de checklists ](https://help.wedo.swiss/les-modeles-de-checklists/creer-un-modele-de-checklists)  

## Révision de la gestion des droits d’accès dans les réunions

Autres améliorations dans cette nouvelle version : la distinction entre les participants à la réunion et les utilisateurs pouvant y accéder.

Les colonnes **Accès** et **Signature** ne figurent plus directement dans la liste des participants d’une réunion. Un bouton permet désormais d’accéder à la gestion des droits d’accès de la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_slide5_94ca650f18.png)

A partir de cet aperçu, il est possible de gérer les droits de chaque participant selon la procédure habituelle. C’est également à cet endroit que l’option signature devra être cochée si nécessaire. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_slide6_c72517f846.png)

De plus, cette liste d’accès permet d’ajouter d’autres utilisateurs et de leur donner des droits d’accès à la réunion alors qu’ils ne figurent pas parmi les participants.

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## A découvrir également dans cette version :

* La recherche à travers les décisions prises en réunions
* Le tri des tâches par dates planifiées
* Une amélioration des performances au niveau de l’affichage des listes de tâches
* Une liste déroulante pour passer d’une organisation à l’autre lorsque vous êtes membre de plusieurs réseaux
* L’affichage de la gestion des membres dans les espaces de travail et modèles de checklists
* Le design des cartes représentant les espaces de travail et modèles de checklists

**Des questions supplémentaires concernant les équipes ? Consultez les articles de notre centre d’aide !**

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/les-equipes)

Par le biais de notre dernière mise à jour, nous introduisons un nouveau système qui vous aidera à organiser et structurer votre réseau en fonction de différentes équipes de travail. 

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Structurez votre réseau en fonction d’équipes

> Lorsque notre charge de travail devient conséquente, s’organiser au quotidien semble parfois relever de l’impossible. Comment aborder sa journée positivement quand on a l’impression de crouler sous les projets et les tâches qui en découlent ? 

Il n’est pas toujours évident de savoir par où et par quoi commencer. Pour éviter de se laisser gagner par le stress, il suffit tout simplement de prendre un peu de recul : ne foncez pas tête baissée dans la masse de travail ! Avant d’être opérationnel, prenez le temps de noter, prioriser, planifier et déléguer vos tâches. Vous serez nécessairement plus efficaces et productifs. Mais comment procéder méthodiquement ? En passant par quatre étapes fondamentales, vous aborderez votre journée de travail de façon calme et réfléchie. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_10_4_etapes_pour_mieux_gerer_vos_taches_au_quotidien_1024x576_99eb316e7c.png)

## Première étape : notez ce que vous avez à faire

Avant toute tentative de priorisation et de planification, reprenez vos emails, vos notes personnelles ou internes et les projets en cours auxquels vous participez afin de définir clairement toutes les charges qui vous incombent. A partir de cette vue globale, décomposez votre travail en différentes tâches, à l’image d’une liste à puce. Ceci vous aidera à visualiser ce qui est à faire en fonction de chaque projet, groupe de travail ou département.

## Deuxième étape : priorisez vos tâches

Dans un second temps, il s’agit de prioriser ses propres tâches, ce qui ne semble pas toujours facile de prime abord. Pourtant, une méthode pourrait vous y aider. Lorsque l’on gère différentes affaires, il est important de différencier les tâches urgentes des tâches importantes. Deux adjectifs à ne pas confondre ! Dwight David Eisenhower, 34ème Président des États-Unis, aurait un jour déclaré : « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. » Comment gérer son emploi du temps en fonction de cette fameuse matrice d’Eisenhower ? Le principe est assez simple et propose de répartir ses tâches en fonction de quatre critères. Selon cette approche, on considère alors que les tâches peuvent être :

* **Urgentes et importantes** ; tâches qui requièrent une attention immédiate et qui contribuent à la réalisation de vos objectifs à long terme.
* **Non-urgentes mais importantes** ; tâches qui ont un délai de réalisation fixé à plus ou moins long terme et qui contribuent également à l’aboutissement de vos objectifs personnels.
* **Urgentes mais non-importantes** ; tâches qui nécessitent une attention immédiate mais qui ne contribuent pas directement à vos objectifs à long terme.
* **Ni urgentes ni importantes** ; tâches qui n’ont pas d’impact sur vos objectifs à long terme mais qui méritent quand même d’être relevées.

Cette répartition, qui doit être établie en fonction de vos objectifs et vos besoins, vous encouragera à travailler sur l’important et l’urgent en priorité. En sommes, les tâches urgentes et importantes sont celles que vous devez traiter immédiatement alors que les tâches non-urgentes mais importantes sont à planifier. Les tâches urgentes mais non-importantes représentent les tâches liées aux objectifs d’autres personnes (tâches à réaliser dans le cadre d’un projet collectif par exemple). Vous pouvez donc les déléguer à des tierces personnes dans la mesure du possible. Les tâches ni urgentes ni importantes constituent une sorte de « boîte à idées ». Ce sont des tâches qui ne sont pas primordiales à l’heure actuelle mais que vous souhaitez garder dans un coin de votre esprit. Elles n’ont pas d’influence direct sur vos objectifs à long terme. Le but est de les passer en revue et d’analyser leur pertinence tous les x temps afin de voir si leur statut évolue. 

## Troisième étape : planifiez les tâches importantes

Une fois que vous aurez déterminé les tâches qui ont le plus d’importance à vos yeux, vous pourrez planifier leur réalisation à court ou à long terme selon leur degré d’urgence. Vous pouvez d’abord essayer d’organiser votre semaine puis de répartir vos tâches sur l’ensemble de vos jours de travail. 

Pour l’ensemble des tâches importantes, essayez de fixer une date de planification précise dans un avenir plus ou moins proche selon votre emploi du temps. La date de planification correspond à la date à laquelle vous souhaitez réaliser la tâche. Elle se distingue de la date d’échéance qui met précisément un terme au délai de réalisation imparti. Lorsque vous décidez de planifier vos tâches, pensez donc également à préciser leurs échéances si vous connaissez la date précise.

Dans votre routine professionnelle, vous avez probablement des tâches qui se répètent. Tentez de déterminer quelles sont les tâches récurrentes, puis dans un second temps, définissez leur fréquence de répétition : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Assurez ainsi la gestion de vos activités principales.

## Quatrième étape : déléguez certaines tâches

Dans votre quotidien, vous êtes probablement amenés à collaborer et à travailler en équipe. Les tâches non-importantes mais urgentes sont peut-être celles que vous pouvez déléguer : elles ne sont pas considérées comme importantes au regard de vos responsabilités mais doivent tout de même être suivies et réalisées dans un court laps de temps. Ces tâches peuvent être celles qui contribuent à la réalisation d’un projet collectif et qui ne dépendent ainsi pas uniquement de vous. En déléguant une tâche à un collègue, assurez-vous de son suivi en ajoutant par exemple un commentaire qui explique pourquoi vous lui attribuez cette tâche. Vous pouvez également définir une date d’échéance afin de délimiter son temps de réalisation. Soyez le plus clair possible dans votre énoncé afin de simplifier la collaboration.

## Grâce à cette approche, organisez efficacement votre quotidien

Cette méthode vous permettra de planifier de façon réaliste votre emploi du temps. Evitez de vous surcharger en surévaluant votre productivité quotidienne ! Fixez-vous des objectifs clairs et réalisables. Inutile de survoler toutes vos tâches : traitez-les une à une en évitant de vous disperser. D’un jour à l’autre, faites le point sur votre progression : vos tâches programmées pour la journée ont-elles été terminées ? Si c’est le cas, c’est que vos objectifs fixés étaient raisonnables. Si au contraire, certaines tâches n’ont pas été abouties, veillez à diminuer le nombre de tâches à réaliser par jour et à bien évaluer le temps de réalisation de chacune d’elle. Une bonne planification diminuera le nombre de tâches urgentes et importantes qui peuvent être une source de stress. 

Pour optimiser votre organisation au travail, il existe bon nombre d’outils qui ont pour objectifs de révolutionner votre façon de gérer vos tâches. A vous d’analyser la solution qui convient le mieux à vos attentes : adoptez un seul outil simple et flexible qui correspond à votre manière de travailler. Vous gagnerez ainsi en temps et en efficacité !

 Vous souhaitez améliorer votre organisation au quotidien ?

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Lorsque notre charge de travail devient conséquente, s’organiser au quotidien semble parfois relever de l’impossible. Comment aborder sa journée positivement quand on a l’impression de crouler sous les projets et les tâches qui en découlent ?

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Organisation : 4 étapes pour mieux gérer vos tâches au quotidien

## Déplacer une réunion dans un autre espace de travail

Vous avez désormais la possibilité de déplacer une réunion dans un autre espace de travail. Pour ce faire, rendez-vous dans l’espace de travail concerné (1) puis dans l’onglet **Réunions** (2). Repérez la réunion en question, cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (3) puis sur **Déplacer vers...** (4).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive1_29a147a849.png)

Une fenêtre s’ouvre : à partir du menu déroulant, sélectionnez l’espace de travail dans lequel vous souhaitez déplacer la réunion (5).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive2_ac0d239829.png)

Finalement, cliquez sur **Déplacer la réunion** (6). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive3_00a6b63d7d.png)

## Créer une réunion hors d'un espace de travail

Des réunions peuvent être créées à partir de votre espace personnel. Cette fonctionnalité vous permet d’organiser une rencontre bilatérale sans devoir créer un espace de travail à usage unique. Autre cas d'utilisation ; vous avez la possibilité de préparer un ordre du jour en privé et de le rendre accessible au moment opportun en déplaçant la réunion dans l’espace de travail adéquat.

Pour ajouter une réunion à partir de votre **Espace personnel** (1), rendez-vous dans l’onglet **Réunions** (2) puis cliquez sur **Ajouter une réunion** (3). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive4_7797334901.png)

## Importer des tâches depuis tous les espaces de travail

Des tâches liées à d’autres espaces de travail peuvent être importées dans les points de l’ordre du jour d’une réunion spécifique. Cette option vous sera utile si vous souhaitez organiser une réunion globale dans laquelle seront traitées plusieurs tâches inhérentes à différents espaces de travail. Depuis la boîte des tâches en suspens ou à partir du **bouton** **\+** (1), vous pouvez accéder à toutes les tâches des espaces de travail dont vous êtes membre.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive5_ed1cc1aed7.png)

Un **menu déroulant** (2) permettant de naviguer d’un espace à un autre a été ajouté. Pour accéder aux tâches en suspens d’un autre espace de travail, cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez l’espace dans lequel figurent les tâches à importer (3) et cliquez sur les **tâches à importer** (4).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive6_b44549c3ce.png)

Pour finaliser l’importation, cliquer sur **Importer** (5). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive7_5ef0ecb87f.png)

## Réordonner les notes et les décisions d’un point

Il est désormais possible de changer l’ordre des notes et des décisions figurant dans un point ou un sous-point. Lorsque vous survolez une note, le **bouton glisser-déposer** apparaît dans la marge gauche. Cliquez sur celui-ci puis glissez-déposez la note à l’endroit souhaité.

Info : il est pour l’heure impossible de bouleverser l’organisation par défaut **Notes > Décisions > Tâches**.

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**Des questions supplémentaires concernant les réunions ? Consultez les articles de notre centre d'aide !** 

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions)

La dernière mise à jour de WEDO vous donne plus de flexibilité dans l’organisation de vos réunions ! A travers cet article, découvrez les nouvelles fonctionnalités disponibles. 

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Plus de flexibilité pour la gestion de vos réunions

Bien que les réunions participent pleinement au bon fonctionnement d’une entreprise, nombreux sont les cadres et employés qui se plaignent de leur durée parfois excessive. En janvier dernier, une étude menée par Doodle[^1]  a révélé que les salariés suisses passeraient en moyenne 5 heures par semaine en séance. Mais alors quelles sont les pratiques à privilégier pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Une réunion interminable est bien souvent le résultat d’une mauvaise préparation. Pour gagner du temps en séance, il ne faut en aucun cas négliger les étapes et prérequis qui précèdent la rencontre. L’initiateur, tout comme les différents participants, doivent consacrer une phase importante à l’élaboration du meeting afin de construire clairement son déroulement. L’ordre du jour, qui fait office de fil rouge à la discussion, est à composer en fonction des objectifs visés afin d’éviter les égarements et permettre ainsi aux collaborateurs réunis de progresser efficacement sans perdre de temps. 

## Avant la séance – une préparation collective 

### Se poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 72% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par des objectifs clairement établis !_ 

Avant de programmer une séance, des questions essentielles doivent être relevées :

**Quel est l’objectif de la rencontre ?** Les aboutissements de la séance feront office de fil conducteur. Cette question préalable vous permettra de souligner l’intérêt de la réunion aux yeux des participants. 

**Quels sont les sujets essentiels à aborder ?** Il s’agit ensuite de définir les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé. Ces sujets constitueront les points de l’ordre du jour. 

**Qui sont les personnes concernées ?** Une séance qui comporte un grand nombre d’intervenants risque de s’éterniser. Il est donc important de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les sujets traités, les décisions à prendre et les tâches à effectuer. 

**Quel est le temps estimé pour la réunion ?** En fonction du nombre de sujets à aborder, essayez de fixer la durée de la réunion et de vous y tenir le jour J. 

### Etablir un ordre du jour organisé et précis

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 67% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par un ordre du jour clairement établi !_

**Dresser les différents points à l’ordre du jour >** Un ordre du jour consiste en une liste de points qui reprennent les sujets à traiter durant la réunion. L’établissement d’un ordre du jour précis garantira rapidité et efficacité à la rencontre et évitera les digressions inutiles et les débats hors sujet. En fonction des sujets à aborder, vous pouvez construire la trame de la séance en optant par exemple pour une liste de points hiérarchisés selon différents niveaux (ex : 1., 1.1., 1.2., 1.3.). Si vous éprouvez des difficultés à établir ce plan, essayez de regrouper les points à traiter selon des critères qui font sens au regard du type de réunion : _départements ou services concernés_, _thématiques abordées_, _sujets ordonnés selon les interventions des différents présentateurs,_ _étapes du projet à réaliser_ etc.

**Définir le rôle des intervenants >** En fonction des points établis, définissez quelles sont les personnes qui devront prendre la parole durant la rencontre. Afin d’éviter de prendre les participants au dépourvu, programmez à l’avance les interventions de chacun en fonction des sujets abordés. Ceci les encouragera à préparer la séance et favorisera l’efficacité et la rapidité des discussions. 

**Rendre accessible l’ordre du jour afin que les participants en prennent connaissance >** Pour renforcer encore le caractère collectif de l’élaboration de l’ordre du jour, veillez à le diffuser à tous les participants quelques jours avant la rencontre. Une bonne préparation des interventions garantira le déroulement optimal de la séance. De plus, un ordre du jour préalablement établi présage une rencontre bien organisée et productive : les participants se sentiront concernés et n’auront pas l’impression que le meeting à venir leur fera perdre du temps. 

## Pendant la séance – les rôles de l’animateur et du rédacteur 

### Progresser en respectant l’ordre fixé

Le jour de la séance, gardez en vue l’objectif initial de la rencontre. L’animateur de la séance est responsable de sa bonne marche et doit veiller à éviter les éventuels égarements en s’appuyant rigoureusement sur l’ordre du jour préétabli. Ainsi, les participants ne seront pas perdus et pourront suivre le cours des discussions en se référant à la trame commune diffusée au préalable. 

### Traiter les sujets abordés de façon systématique

L’animateur de la séance doit, dans la mesure du possible, essayer de faciliter la tâche du rédacteur en faisant preuve de clarté et de rigueur dans la conduite de la réunion. En traitant chaque point de l’ordre du jour de façon systématique vous garantirez la productivité de la rencontre et la rédaction efficace du procès-verbal tout en évitant de perdre de précieuses minutes. Comment aborder les différents points de l’ordre du jour de façon systématique ? 

Voici une solution qui envisage le traitement de chaque point selon trois étapes qui se matérialiseront dans le procès-verbal en trois blocs d’informations distincts: 

**Etape 1 – le compte-rendu des discussions** : chaque sujet traité engendre généralement une discussion qui devra être retranscrite succinctement dans le procès-verbal > _ceci constitue le premier bloc d’informations du point traité_. 

**Etape 2 – le résultat des discussions** : les décisions, points d’orgue des discussions préalables, sont à mettre en évidence > _ceci constitue le second bloc d’informations du point traité._ Bon nombre de collaborateurs se plaignent bien souvent de sortir de séance sans connaître réellement les décisions majeures qui ont été prises. Le fait de les mettre en exergue évitera ce genre de sentiment désagréable. 

**Etape 3 – les tâches découlant des décisions** : les participants devront effectuer différentes tâches pour atteindre les objectifs fixés > _ceci constitue le dernier bloc d’informations du point traité._ Grâce à une répartition claire des tâches à réaliser, les participants seront opérationnels dès la fin de la séance. Plus question d’oublier ce qui est à faire d’une séance à l’autre ! 

Cette méthode vous encouragera à procéder de façon efficace et facilitera la rédaction du procès-verbal de la séance. De plus, lorsque les participants seront amenés à relire le compte-rendu, ils obtiendront facilement les informations nécessaires et n’auront pas à relire des lignes et des lignes de texte. Il va de soi que certains points ne nécessitent pas une telle architecture et peuvent par conséquent être traités plus rapidement – en ne reprenant par exemple que l’un des trois blocs d’informations.

En résumé, le succès d’une réunion d’entreprise dépend en grande partie de sa bonne préparation. En misant sur des objectifs clairement définis tout comme sur un ordre du jour précis, vous limiterez nécessairement la durée de vos séances et garderez ainsi les participants actifs et concernés. L’établissement d’un ordre du jour peut parfois paraître fastidieux. L’astuce est de créer un ordre du jour type en fonction des différentes séances que vous animez. Ainsi, d’une séance à l’autre, vous n’aurez qu’à reprendre la trame de la réunion précédente en y apportant les quelques modifications nécessaires au déroulement efficace de la rencontre à venir. 

Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ?

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[^1]: Pour réaliser l’étude en question, plus de 6'500 professionnels venant du Royaume-Uni, d’Allemagne, de Suisse et des Etats-Unis ont été interrogés. Doodle s’est également penché sur l’analyse de 19 millions de réunions afin d’établir ce rapport. : [Accéder au rapport Doodle](https://fr.blog.doodle.com/le-point-sur-les-reunions-en-2019/)

Vos réunions d'entreprise ont tendance à s'éterniser ? A travers cet article, découvrez quelques conseils pour limiter leur durée !

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Comment limiter la durée d’une réunion d'entreprise ?

## La table des matières 

La table des matières facilite votre navigation à travers le compte rendu. De plus, il est possible d’atteindre en un clic le point qui doit être traité. A partir de la table des matières, vous pouvez également :

* Diminuer le retrait d’un point
* Augmenter le retrait d’un point
* Supprimer un point
* Glisser-déposer les points et éventuels sous-points pour les organiser

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## Le mode point par point

Pour cette nouvelle version, la rédaction a été repensée : désormais seul le point traité s’affiche à l’écran. Lorsque vous en avez terminé avec un point, il vous suffit de cliquer sur le bouton portant le titre du point suivant pour progresser dans la rédaction. 

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## La révision de la barre d’outils

Chaque point et sous-point possède sa propre barre d’outils. A partir du **bouton** **+** vous pouvez :

* Joindre un fichier
* Ajouter une note
* Ajouter une décision
* Créer une tâche
* Ajouter un sous-point
* Importer des tâches de l’espace de travail

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## Le bouton ″Déplacer″

Il est désormais possible de déplacer une note, une décision, une tâche ou un fichier dans un autre point de l’ordre du jour : cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (1) puis sur **Déplacer la note** (2). Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur le point dans lequel la note doit être déplacée (3). La procédure est identique pour déplacer une décision, une tâche ou un fichier. 

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## La boîte des tâches en suspens

Les tâches en suspens de l’espace de travail figurent désormais dans une boîte que l’on peut atteindre à l’aide d’un bouton.

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A partir de la boîte des tâches en suspens, il est possible d’importer des tâches dans un point précis : cliquez sur les tâches à importer (1) puis, à l’aide de la liste déroulante, sélectionnez le point dans lequel celles-ci doivent être importées (2). Finalement, cliquez sur **Importer** (3). 

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_Info : si vous souhaitez que les tâches en suspens constituent un point de votre ordre du jour comme dans la version précédente, vous pouvez créer un point que vous nommerez_ _″Tâches en suspens_ _″ pour y importer toutes les tâches en suspens de l’espace de travail._

## Les 5 étapes de la réunion

Vous pouvez visualiser clairement à quelle étape vous vous situez. La personne détenant tous les droits d’accès peut cliquer sur chaque étape afin de changer le statut de la réunion.

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_Info : d’autres boutons permettant également de changer d’étape figurent en bas de l’écran._

## L’affichage des droits de chaque participant

Vous pouvez désormais cliquer sur les participants d’une réunion afin de voir la répartition des droits d’accès. Cliquez sur les participants (1), une fenêtre s’ouvre vous permettant de visualiser la répartition des droits pour cette réunion (2).

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Ceci peut s’avérer utile lorsque vous devez modifier un compte rendu mais que vous ne détenez pas les droits d’accès adéquats. Vous pourrez ainsi repérer la/les personnes détenant tous les droits sur la réunion – ces dernières étant les seules habilitées à changer les droits d’accès des participants. Ces utilisateurs sont repérables grâce à l’icône avec la couronne sur fond bleu.

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Une collection d’articles vous explique tous les tenants et aboutissants du nouveau module Réunions.

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/les-seances)

::button-primary[Accéder au Centre d'aide]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions"}

La nouvelle version de WEDO révise le module réunions afin de simplifier la rédaction des comptes rendus. Grâce à cet article, découvrez les améliorations qu’offre cette mise à jour !

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Module réunions : des améliorations qui faciliteront la rédaction de vos comptes rendus

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> _Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications_.

Entre trois et six semaines par année : voilà le temps que l’on passe en moyenne dans des réunions de travail, selon une enquête publiée en 2017 par l’Institut Opinionway pour le cabinet de conseil d’entreprise Empreinte Humaine. Or, selon ce sondage effectué sur un millier de salariés dans des sociétés de différentes tailles et dans des secteurs économiques variés, près d’une séance sur deux est jugée improductive. Plus de 25% des personnes interrogées ne voient d’ailleurs pas la nécessité d’y participer. Résultat : 44% d’entre elles utilisent discrètement leur smartphone pour faire autre chose pendant ce temps-là (typiquement, lire et envoyer des courriels).

Ce fléau porte un nom : la réunionite. Antoine Sudan et David Dutch en ont souffert pendant plusieurs années au sortir de leurs études d’ingénieurs. « Les réunions ne sont pas inutiles en soi », précisent-ils d’emblée. « Le problème, c’est qu’elles sont mal préparées, que l’ordre du jour n’est pas respecté et que l’on en ressort beaucoup trop souvent sans être sûr de savoir ce qui a été décidé ». Stupéfaits de constater le temps qu’ils consacraient à cet exercice louable mais frustrant, Antoine Sudan et David Dutch ont mis au point l’application web WEDO. C’était en 2014\. Aujourd’hui, quatre ans et trente mises à jour plus tard, cette application web est utilisée par plus d’une centaine d’organisations, de communes et d’entreprises en Suisse romande, dont le Groupe Mutuel, le Groupe E Connect, la HES-SO Fribourg et la Banque Cantonale de Fribourg.

Ni blockchain, ni Dropbox, ni intranet, WEDO est une plateforme collaborative dont la mise en page s’adapte automatiquement à la taille de l’écran que vous utilisez (iPhone, PC…). Il s’agit en fait d’une interface avec un espace commun et participatif. Très didactique, elle a été conçue pour être à la portée de tout le monde. Indépendamment de ses fonctionnalités et qualités techniques, l’application WEDO repose sur une réflexion approfondie et une analyse minutieuse des facteurs qui font que les réunions de travail sont si souvent décevantes et chronophages. Autrement dit, cette solution d’organisation a été développée pour répondre directement et de manière pragmatique à certains problèmes récurrents. Un exemple : l’ordre du jour reste souvent un peu flou jusqu’à ce que tout le monde soit réuni autour de la table. Pour éviter cela, WEDO propose une fonctionnalité qui permet d’enregistrer et d’ordonnancer les points à discuter. Une fois que c’est fait, il suffit d’ouvrir l’application et de suivre le fil des questions. Plus moyen de digresser, en somme.

## FACILE DE SAVOIR QUI FAIT QUOI

Le procès-verbal est un pensum ? Grâce à WEDO, il est possible de le rédiger en direct. « C’est l’un des éléments intéressants de notre module de gestion de séances. Vous avez un ordre du jour, avec une suite de points à discuter, et vous pouvez ajouter sous chaque point des blocs d’informations, que ce soient des notes, des décisions ou des tâches à effectuer », explique Antoine Sudan. Les décisions arrêtées et les tâches attribuées en cours de réu nions peuvent ainsi être consignées sur le moment par le rédacteur du PV. Comme ces informations sont visualisées en un endroit précis dans le module et que tous les participants disposent d’un compte d’accès personnel, il est très facile d’aller ensuite les rechercher. Bref, au sortir de la séance, chacun sait où trouver la réponse à la fameuse question « qui fait quoi ».

Par ailleurs, il est possible d’exporter un ordre du jour ou un PV en générant un fichier PDF afin de pouvoir le partager, l’imprimer et le signer. Vous pouvez aussi créer facilement des extraits de PV, ou retrouver des notes à travers les PV à l’aide de simples mots-clés. Fini, le temps où il fallait ouvrir de multiples fichiers pour mettre la main sur une information !

« La force de WEDO est de couvrir toutes les phases de la gestion des séances : avant, avec la préparation de l’ordre du jour, pendant, avec la prise des notes importantes, et enfin après, avec le suivi des tâches. En effet, en plus de notre module pour la gestion de séances, nous en avons développé un autre pour la gestion et la planification des tâches, et tous deux interagissent. Vous avez donc le moyen d’assurer un suivi continu et dynamique du travail. Ainsi, vous pouvez à tout moment prendre connaissance de ce qui a été fait entre deux séances et de ce qu’il reste à faire. Plus besoin d’attendre pour obtenir ou transmettre une information, plus besoin non plus d’envoyer plusieurs e-mails de confirmation ou d’appeler trois fois pour connaître le montant d’un devis », se félicite David Dutch. De plus, chaque utilisateur peut activer la synchronisation avec son agenda électronique (Outlook, Google Calendar…).

## DES RÉUNIONS ÉCOURTÉES D'UN TIERS

Il est également possible de créer des espaces spécifiques pour certains projets, départements ou équipes de travail, afin de pouvoir se répartir les tâches en un clic. Dès qu’un travail est indiqué comme terminé, les participants concernés reçoivent immédiatement et automatiquement un feedback. « Tous ces procédés accélèrent grandement le traitement des décisions et raccourcissent la durée des séances d’un tiers en moyenne », souligne Antoine Sudan.

Résoudre des problèmes compliqués avec un logiciel simple : tel était le pari des créateurs de WEDO. La première personne à qui ils en ont parlé – un ancien professeur – leur avait pourtant prédit que « cela ne marcherait jamais ». Ce qui les fait bien rire aujourd’hui. « Heureusement, notre mentalité d’ingénieur a vite repris le dessus et nous avons refusé de nous laisser abattre. » Alors que beaucoup de jeunes entrepreneurs commencent par tenter de lever des fonds, Antoine Sudan et David Dutch décident de développer leur application en cours d’emploi et de démarcher leurs premiers clients en parallèle. Ils réalisent plus de 300 entretiens à cet effet. Dès le début, ils se fient au feedback des utilisateurs pour améliorer leur produit. La première version sort officiellement en mai 2015\. Quelques prospects la testent. « À chaque nouvelle version, nous avons sondé nos clients pour savoir comment nous pouvions perfectionner WEDO. Et nous continuons à solliciter leur avis et leurs impressions. Par exemple, certains d’entre eux nous ont récemment fait remarquer qu’ils auraient apprécié de pouvoir définir des critères d’accès précis, pour éviter que certains participants ne viennent truffer l’ordre de jour de questions hors sujet. Si un secrétaire général doit assurément pouvoir le modifier, tel n’est pas forcément le cas de n’importe quel participant. Donc, dans la dernière version de WEDO, nous avons introduit un nouvel instrument pour paramétrer très finement les droits d’accès ».

  
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## ESSAI GRATUIT POUR COMMENCER

Quid du prix ? Selon une pratique courante dans le domaine des applications, il dépend du nombre d’utilisateurs. Il varie ainsi entre 15 et 25 francs par personne et par mois. WEDO est disponible par packs de cinq, dix ou quinze utilisateurs ; au-delà de vingt, les packs se vendent par tranches de dix unités supplémentaires. L’abonnement couvre toutes les mises à jour, l’hébergement des données et le support, c’est-à-dire l’ensemble des prestations à l’exception de l’accompagnement au changement proposé pendant la première année pour maximiser les chances de succès, et qui est calculé lui aussi sur la base d’un forfait en fonction de la taille du réseau. 

« Mais ce que nous proposons toujours en premier lieu, c’est une présentation gratuite de WEDO. C’est pourquoi vous trouverez, sur la page d’accueil de notre site [www.wedo.com](/), un grand bouton bleu sur lequel vous pouvez cliquer pour planifier une démonstration en réservant une date à votre convenance, directement dans notre agenda », déclarent Antoine Sudan et David Dutch, qui revendiquent un hébergement des données uniquement sur des serveurs situés en Suisse.

Source: original article [Le Matin Dimanche](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_matin_dimanche_316cb86cf5.pdf)

Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications.

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Le remède à la réunionite s’appelle WEDO

Antoine Sudan et David Dutch, deux amis qui ont créé WEDO après avoir découvert les joies du monde du travail, dont les séances.

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![PME Magazine](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wp_content_uploads_2018_09_diapositive30_25efb9625e.png)

> Cette start-up fribourgeoise a créé un logiciel qui optimise l’organisation du travail et des séances. Une centaine\* d’entreprises, dont le Groupe Mutuel, sont clientes.

Avant d’être associés, Antoine Sudan et David Dutch ont été deux adolescents de la Broye qui prenaient le train ensemble pour aller à l’école. Ensemble, ils rêvaient de fonder leur propre société. Mais avant de se lancer, mieux valait avoir de l’expérience… Une fois leur diplôme d’ingénieur en poche, tous les deux ont trouvé du travail.

C’est à ce moment-là qu’ils découvrent la vie en entreprise, ses belles surprises et ses désillusions. « La collaboration n’était pas aussi facile que nous le pensions, notamment lors des séances, explique Antoine. Souvent, il manquait les réponses à des questions aussi simples que ’qui fait quoi’, ’comment’ et ’pour quand’. Et cela malgré la cascade d’e-mails qu’on recevait… »

C’est dans cette situation que les deux amis ont une idée : développer un gestionnaire de tâches collaboratif, afin de simplifier l’avancée du travail. Ils se mettent au travail dès 2014\. Contrairement à de nombreuses jeunes pousses, ils ne prévoient aucune levée de fonds et développent leur logiciel eux-mêmes alors qu’ils sont encore en emploi. Admirable, et malin : pour avoir une idée du marché, ils font le tour de leurs clients potentiels afin de les questionner sur leurs besoins et avoir leur point de vue sur les solutions. Ils réalisent plus de 300 entrevues afin de développer leur outil de la meilleure manière possible. Sur cette base, la première version est lancée en mai 2015\. Ils la testent avec quelques-uns de leurs prospects, qui étaient curieux de voir comment cela fonctionnait.

Leur logiciel est une solution d’organisation. Il s’agit d’un espace commun et collaboratif, auquel tout le monde a accès et permettant de suivre en temps réel l’avancée des travaux. Ainsi, on sait exactement qui fait quoi et pour quand. Pas besoin d’appeler dix fois pour avoir le montant du devis, par exemple, ou d’envoyer 50 e-mails afin de préciser à quel stade du projet on en est… L’interface, très didactique, est à la portée de tout le monde. Le prix, lui, varie selon le nombre d’utilisateurs. Il va de 15 à 25 francs par mois et par personne. Un tarif raisonnable pour une solution intégrant un module pour la gestion des séances, des tâches et l’élaboration de check-lists.

## Avancée des travaux en temps réel

Trois ans à peine après leur premier lancement, les entrepreneurs, aujourd’hui âgés de 31 et 32 ans, ont fait leurs preuves. Plus de 40 institutions de santé comptent parmi leurs clients, ainsi que des entreprises. C’est notamment le cas du Groupe Mutuel. Christian Lalain, membre de la direction informatique de la société d’assurances, a d’abord connu WEDO dans le cadre de son mandat de conseiller municipal à la commune de Saillon. « Je voulais sortir de la logique historique du dossier papier, sur lequel on met un post-it où se trouvent toutes les informations essentielles, mais qu’on perd quand le post-it s’abîme ou se décolle, explique-t-il. C’est pourquoi j’ai installé WEDO à la commune il y a une année environ. C’est génial : tout le monde bosse sur le même outil et les différents espaces de travail structurent l’activité. Si un habitant appelle pour demander un rendez-vous ou un renseignement au président ou à un conseiller, la personne de l’accueil ouvre une tâche et l’attribue à la personne correspondante. Celle-ci notera que la prise de rendez-vous est faite et le jour, donc si cette personne rappelle, on sait exactement quoi lui répondre. Cela fluidifie énormément les interactions avec nos concitoyens tout en augmentant la qualité du service donné. Le partage de l’information et la vision bout en bout de l’exécution d’une activité augmentent l’esprit d’équipe et apportent une réelle plus-value relationnelle. »

## Serveurs en Suisse

Au vu des résultats obtenus à Saillon, Christian Lalain a proposé d’importer l’outil chez son employeur, Groupe Mutuel. Auparavant, celui-ci disposait d’une autre solution, Wunderlist, rachetée par Microsoft. La start-up fribourgeoise est fière de ces succès, mais grandit pas à pas, sans précipitation. « Une fois notre premier client signé, il y a eu le deuxième, puis le troisième, se souvient David Dutch. Nous avons d’abord baissé notre temps de travail, puis nous sommes passés en indépendants. Désormais, nous avons créé notre Sàrl et possédons de beaux bureaux à Fribourg. Et en plus, on recrute ! Nous avons prévu d’engager deux collaborateurs cette année. » Pragmatiques, les deux Fribourgeois ont d’abord cherché des clients, avant de courir les salons. En Suisse, ils ne connaissent que très peu de concurrence. Et revendiquent leur origine 100% helvétique : leurs serveurs sont basés en Suisse. Un argument qui fait mouche pour les clients qui redoutent un vol de leurs données.

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**\*correction d'une erreur dans l'article source** / Source : [Article original du PME Magazine](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_pmemagazine_2018_06_8bc9187094.pdf)

Cette start-up fribourgeoise a créé un logiciel qui optimise l’organisation du travail et des réunions. Une centaine d’entreprises, dont le Groupe Mutuel, sont clientes.

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Le beau succès de WEDO

Merci à Fri Up pour ce portrait en vidéo et pour le soutien amené à notre startup.

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Portrait de WEDO par Fri Up


Les services de pompiers sont souvent confrontés à des défis administratifs considérables. Parmi les principaux obstacles figurent la gestion complexe des ressources humaines, la coordination des opérations, la collecte et la centralisation des données, ainsi que la gestion des budgets et des ressources matérielles. La nécessité de maintenir une documentation précise et à jour pour les rapports et les contrôles réglementaires représente également un défi majeur. Tous ces aspects administratifs sont essentiels pour assurer la préparation, la réactivité et la sécurité des services de secours.

## Interview avec Christian Mauley, Capitaine de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel. Il nous parle de l'implication de la plateforme WEDO dans la gestion de leurs activités.

### Quel est votre rôle au sein du SPS Neuchâtel ?

Je suis l'adjoint du commandant de la région de défense incendie du littoral neuchâtelois et chef de projet à l'Office Pompiers du SPS.

### Pouvez-vous nous décrire l'Office Pompiers SPS Neuchâtel et son activité en quelques mots ?

L'Office Pompiers du SPS dirige la région de défense et incendie du Littoral neuchâtelois qui compte 40 pompiers professionnels et 220 sapeurs-pompiers volontaires dans ses rangs. Les intervenants sont répartis sur trois secteurs d'intervention.

### Quels sont les challenges de cette organisation multi-site ?

Les challenges liés à l'organisation multi-site de notre région de défense incendie sont multiples et requièrent une gestion minutieuse pour assurer un fonctionnement efficace et sécurisé. Tout d'abord, l'une des principales préoccupations est la standardisation des procédures. Avec cinq sites différents répartis sur trois secteurs d'intervention, il est essentiel que toutes les équipes suivent les mêmes protocoles et normes opérationnelles. Cela garantit une coordination optimale lors des interventions d'urgence et évite les confusions qui pourraient découler de pratiques divergentes.

Un autre défi majeur est de gérer le rythme de conduite différencié entre les sapeurs-pompiers professionnels et les pompiers volontaires présents dans nos différentes casernes. Les professionnels sont disponibles en permanence, tandis que les volontaires ont des engagements variés en dehors de leurs heures de service. Cela nécessite une planification minutieuse pour s'assurer que les effectifs adéquats sont toujours disponibles pour répondre aux appels d'urgence, tout en respectant les contraintes individuelles.

La gestion des tâches et la communication centralisée sont essentielles pour maintenir une coordination efficace entre les centres de secours. Nous utilisons WEDO pour faciliter la transmission d'informations critiques en temps réel, tout en permettant à chaque secteur de fonctionner de manière autonome pour les tâches spécifiques à sa zone géographique.

Enfin, la sécurité de l'information est primordiale, notamment en ce qui concerne le partage des fichiers entre les sites. Nous devons nous assurer que les données sensibles et les informations opérationnelles sont protégées contre les accès non autorisés. Des mesures de sécurité strictes sont en place pour garantir l'intégrité et la confidentialité de nos données, tout en permettant leur partage sécurisé entre les différents sites.

### Avant l'intégration de WEDO, quels outils utilisiez-vous pour assurer la collaboration et la gestion administrative ?

Pour nos diverses réunions ou discussions, nous prenions nos PV sur un fichier Excel. Nous avions un agenda partagé sur Outlook pour la disponibilité des équipes de secours, et nous échangions par emails. Les différentes procédures de la caserne et la gestion des équipes étaient documentées sur de nombreux fichiers Excel pas accessibles à tous et en tout temps.

### Quelles étaient les limites à l'utilisation de ces différents outils ?

Les informations étaient dispersées dans de nombreux endroits différents, ce qui entraînait beaucoup de redondance et de pertes. La communication dispersée entre les différentes strates de la hiérarchie et les intervenants de la caserne se répercutait donc sur le suivi des projets et la fluidité des opérations.

### Aujourd'hui, quelle est votre utilisation de l'outil WEDO ?

Nous utilisons WEDO pour générer tous les rapports des diverses réunions entre les offices du SPS, comme les rapports d'état-major régional, les rapports d'états-majors opérationnels, les rapports de secteur et les rapports journaliers des sections d'intervention. WEDO nous permet enfin d'avoir tous les rapports au même endroit, afin que les ayants droit puissent les consulter à tout moment. Les membres des réunions peuvent également ajouter leurs points à l'ordre du jour en amont pour préparer la discussion.

La plateforme nous a par ailleurs permis d'améliorer la gestion de projets et le suivi des informations courantes au sein de la caserne. L'aspect collaboratif de la plateforme nous permet d'attribuer des tâches courantes aux utilisateurs. Nous visualisons en temps réel l'avancement des tâches, le suivi de l'entretien, la gestion des commandes et le traitement des notes de frais, entre autres.

Il est aussi possible de documenter les procédures récurrentes, comme par exemple les préparations de matériel ou les formations continues, avec des modèles checklists qui peuvent être lancées à tout moment.

![Logiciel pompier pour la gestion administrative des pompiers](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Temoignage_Christian_Mauley_2_FR_404dd3125d.png)

### Comment la mise en place de l'outil a-t-elle été accueillie par les membres de l'équipe ?

Le regroupement de diverses tâches et informations dans un seul programme a facilité l'intégration de l'outil. Le partage des thématiques au travers de toutes les strates et tous les organes de conduite facilite le suivi et la transmission de l’information.

De plus, nous avons créé un petit journal interne sur WEDO pour augmenter l'adhésion à la plateforme. Dans ce journal, l’ensemble du personnel peut ajouter des thématiques concernant les projets en cours et les interventions passées. Ils peuvent y glisser divers formats d'information comme des photos ou des articles régionaux par exemple.

### En quoi WEDO contribue à la démarche de digitalisation de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel ?

WEDO contribue à la démarche de digitalisation en réduisant considérablement les impressions papier et en centralisant les documents de projet. Les avantages principaux sont la centralisation des informations, l'augmentation de la participation et la valorisation du personnel, à tous les niveaux. L'aspect participatif de la plateforme permet de diminuer de manière considérable les échanges de mails.

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![Logiciel pour les procédures pompier et l'envoi automatique des tâches liées aux interventions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Temoignage_Christian_Mauley_FR_bd531a5a7c.png)


Les services de pompiers sont souvent confrontés à des défis administratifs considérables. Interview avec Christian Mauley, Capitaine de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel. Il nous parle de l'implication de la plateforme WEDO dans la gestion de leurs activités.

Témoignage du capitaine du service du feu sur l'utilisation d'un logiciel pour les services d'urgence

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Un logiciel de gestion pour les services d'urgence, d'incendie et de secours

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Dans le monde en constante évolution de la technologie, il est impératif de rester à la pointe du progrès pour s'assurer que notre logiciel reste non seulement **pertinent**, mais aussi **efficace** et **intuitif**. C'est précisément la raison pour laquelle nous sommes ravis d'annoncer une refonte totale de notre logiciel.

Depuis sa création, WEDO a connu une croissance et une transformation significatives. Notre équipe a travaillé à l'amélioration de ses capacités, en introduisant de nombreuses fonctionnalités au fil du temps, pour répondre aux besoins changeants de ses utilisateurs. Cependant, cette croissance s'est soldée par une évidence - **la nécessité d’une réécriture complète du code afin d’assurer la pérennité du logiciel.**

Au cours de l'année écoulée, notre équipe de développeurs a consacré son expertise et son énergie à ce projet. Le résultat est une version de WEDO robuste et à l'épreuve du temps, prête à offrir stabilité et performances et rapidité pour les années à venir.

Mais ce n'est pas tout. Nous ne nous sommes pas contentés de réécrire le code. Parallèlement à cette refonte technique, nous avons également réimaginé l'interface, la rendant plus intuitive et plus conviviale. Nous avons rafraîchi les couleurs et l'esthétique pour donner au logiciel un aspect moderne et attrayant. Pour finir, nous avons profité d’intégrer quelques améliorations suggérées par nos utilisateurs.

Dès maintenant, cette nouvelle version sert de base stable pour développer de nouvelles fonctionnalités, notamment en termes de gestion de projet (diagramme de Gantt, dépendance entre les tâches, portefeuille de projet et sous-tâches avancées) et d’intégration avec d’autres logiciels comme MS Teams. 

Le compte à rebours a commencé. Nous sommes ravis d'annoncer que la nouvelle version améliorée de WEDO est officiellement déployée dans tous les réseaux d'utilisateurs 🚀


Dans le monde en constante évolution de la technologie, il est impératif de rester à la pointe du progrès pour s'assurer que notre logiciel reste non seulement pertinent, mais aussi efficace et intuitif. 

Nouvelle version optimisée du logiciel de collaboration WEDO

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Un nouveau départ motivé par la performance et l’expérience utilisateur

Dans le contexte de la digitalisation, il est essentiel d'améliorer l'efficacité des tâches administratives au sein des municipalités et de l'administration publique afin de garantir une meilleure prestation de services publics. Cependant, ces entités sont souvent aux prises avec des activités administratives chronophages qui peuvent entraver la productivité.

La transformation numérique offre des opportunités précieuses pour automatiser les tâches administratives. WEDO s'impose comme un atout majeur dans ce domaine. En proposant une interface conviviale, il permet aux professionnels des communes et du service public de créer, d'organiser et de gérer rapidement les documents essentiels. Cette automatisation libère un temps précieux qui peut être réaffecté à des activités plus stratégiques.

## Gestion efficace des réunions de commissions, du conseil municipal, des assemblées communales

Les réunions jouent un rôle essentiel dans le processus décisionnel au sein des communes et de l'administration publique. Cependant, leur organisation et leur suivi peuvent s'avérer chronophages.

WEDO simplifie ce processus en permettant la création facile d'ordres du jour, la planification des réunions et la prise de notes en temps réel. Ainsi, les discussions sont mieux structurées, les décisions sont prises plus rapidement et leur mise en œuvre est suivie de près. WEDO est idéal pour gérer tous types de réunion, qu'elles soient bilatérales ou de large audience.

![Logiciel gestion opérationnelle des communes et municipalités](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Administrations_publiques_3_FR_71fe7eaaa6.png)


## Suivi des discussions et traçabilité des décisions

La traçabilité des discussions et des décisions est un élément clé de la gestion transparente de l'administration publique. WEDO répond à cette exigence en enregistrant chaque discussion, chaque décision et chaque tâche de manière précise et horodatée. Cette traçabilité garantit une documentation complète, favorisant ainsi la responsabilité et la confiance du public envers les institutions publiques.

Avant de choisir un gestionnaire de réunion, les communes et municipalités doivent s'assurer que l'outil en question permette la gestion des droits d'accès à certains espaces et comptes-rendus de réunions, afin que les informations sensibles restent confidentielles.

## L'utilité d'un gestionnaire de tâches collaboratif

Un bon gestionnaire de tâches est essentiel pour superviser efficacement tous les secteurs de la commune. Dans WEDO, chaque membre peut obtenir une vue d'ensemble de l'état d'avancement de chaque projet, de chaque tâche, de chaque réunion et de chaque dossier.

Cela permet de prendre des décisions éclairées, d'identifier les éventuels goulots d'étranglement et de réaffecter les ressources pour optimiser la productivité globale de l'administration.

![outils pour la prise de note de réunions, séances du conseil et toute autre réunion du service public](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Administrations_publiques_4_FR_7c1109dec0.png)

### Les avantages d'un gestionnaire de tâche pour un chef de secteur :

**Organisation et suivi des activités :**
Un gestionnaire de tâches permet au chef de secteur de maintenir une liste organisée des activités et des projets en cours dans son secteur. Il peut ainsi avoir une vue d'ensemble de toutes les tâches à accomplir, de leur état d'avancement et des échéances à respecter.

**Planification stratégique :**
Le chef de secteur peut utiliser un gestionnaire de tâches pour planifier les activités à court, moyen et long terme dans son secteur. Cela l'aide à définir des objectifs, à allouer les ressources nécessaires et à élaborer des stratégies pour répondre aux besoins de la communauté.

**Répartition des responsabilités :**
Grâce à un gestionnaire de tâches, le chef de secteur peut attribuer des tâches spécifiques aux membres de son équipe ou à d'autres départements de la commune ou de la mairie. Il peut assigner des priorités et suivre qui est responsable de quoi, favorisant ainsi la clarté des rôles.

**Suivi de l'avancement :**
Le gestionnaire de tâches permet au chef de secteur de suivre en temps réel l'avancement des projets. Il peut détecter rapidement les retards ou les problèmes potentiels, permettant de prendre des mesures correctives rapidement.

**Communication interne :**
Le chef de secteur peut utiliser le gestionnaire de tâches pour communiquer avec son équipe et d'autres départements de la commune. Il peut partager des informations, des documents et des mises à jour sur les projets en cours sans avoir à envoyer d'e-mails. Cela dynamise la collaboration et la cohésion au sein de la mairie.

**Réduction des oublis :**
En enregistrant toutes les tâches à accomplir dans un gestionnaire de tâches, le chef d'équipe minimise les risques d'oubli ou de négligence. Il peut être sûr que rien ne passe entre les mailles du filet et que toutes les responsabilités sont prises en compte, avec des délais précis.



### Les avantages d'un gestionnaire de tâche pour le collaborateur :

**Gestion de travail :**
Un outil aide à garder une trace des tâches assignées au collaborateur. Il peut organiser ses activités, établir des priorités et éviter les oublis, ce qui contribue à une meilleure gestion de sa charge de travail. Les tâches peuvent être gérées depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Cette compatibilité permet à chacun, sur le terrain comme dans les bureaux, de trouver chaussure à son pied.

**Suivi des projets et des dossiers :**
Un gestionnaire de tâches permet au collaborateur de suivre l'avancement de projets ou de dossiers spécifiques sur lequel il ne travaille pas seul. Il peut noter les étapes accomplies, les informations importantes et les actions à entreprendre, ce qui facilite la collaboration avec d'autres collègues ou départements de la commune.

**Gestion des priorités :**
Le collaborateur peut hiérarchiser ses tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Il peut ainsi se concentrer sur les activités cruciales pour la commune et éviter d'être submergé par des tâches moins prioritaires.

**Rappels et notifications :**
Les gestionnaires de tâches offrent souvent la possibilité de définir des rappels et des notifications. Cela permet au collaborateur de ne pas oublier les échéances, les réunions importantes ou les actions à entreprendre, contribuant ainsi à une meilleure ponctualité.

**Évaluation personnelle :**
Un gestionnaire de tâches permet au collaborateur de réfléchir sur sa propre performance. Il peut analyser ses réalisations, identifier les domaines dans lesquels il peut s'améliorer et prendre des mesures pour accroître son efficacité.


## Cas Pratique : Comment la commune de Saxon (CH) a-t-elle donné un nouveau souffle à ses activités grâce à WEDO ?

Dans cet article, vous découvrirez comment la Commune de Saxon a amélioré la communication interne entre ses conseilleurs, de ses chefs de secteurs et de ses collaborateurs. Une implémentation qui fût couronnée de succès, tant en termes de productivité qu'en termes de valorisation du personnel :

[**Lire l'article**](https://wedo.com/fr/blog/commune-de-saxon-revolution-digitale-de-l-administration-municipale)


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Dans le contexte de la digitalisation, il est essentiel d'améliorer l'efficacité des tâches administratives au sein des municipalités et de l'administration publique afin de garantir une meilleure prestation de services publics. 

Logiciel pour la gestion administrative des communes et municipalités

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Transformation numérique des administrations publiques

Les séances de brainstorming sont souvent le creuset de la créativité, des idées innovantes et de l'expression libre. Que ce soit autour d'une table de réunion ou en ligne, ces réunions dynamiques peuvent prendre des chemins sinueux, explorant un éventail impressionnant d'idées souvent représentées par des post-it multicolores ou des schémas dessinés sur un tableau blanc.

Cependant, au cœur de cette effervescence, il est essentiel de ne pas perdre de vue l'objectif initial : générer des idées, des discussions productives et, surtout, des décisions éclairées.

C'est là qu'intervient la nécessité de synthétiser et de consigner toutes ces idées qui fusent, le cauchemar de tout rédacteur de PV. Dans cet article, nous explorerons l'art de la rédaction d'un rapport de brainstorming, un document qui capture les aboutissants de ces réunions dynamiques. Nous examinerons comment transformer le chaos constructif du brainstorming en un rapport écrit simple, clair et exploitable pour l'avenir.

## Étape 1 : Préparation de la session de brainstorming

**1. Préparez-vous en avance :**
Familiarisez-vous avec le sujet de la séance de brainstorming et assurez-vous d'avoir les outils nécessaires pour prendre des notes. Pour plus de rapidité et de flexibilité, utilisez un outil de prise de PV comme WEDO.

**2. Préparez un ordre du jour :**
À ce stade, l’ordre du jour mentionnera que les point généraux sur lesquels le groupe devra réfléchir et trouver des idées innovantes ou créatives. Ces concepts doivent rester larges, pour laisser grande ouverte la porte de la créativité. Dans WEDO, ces concepts larges sont des sections, qui seront ensuite détaillés par les idées des participants dans des thématiques. Cet ordre du jour préalablement défini permettra de donner un cadre au brainstorming.

**3. Identifiez les rôles :**
Si possible, désignez un animateur de séance et un scribe. L'animateur, souvent debout, facilite la discussion, illustre et note les idées sur un tableau ou des post-it, encourage les participants à s’exprimer. Tandis que le scribe transcrit et synthétise les informations pour constituer un rapport. Lors de brainstorming visuel, le script devra peut-être régulièrement prendre des photos du tableau de discussion pour être sûr de ne pas manquer l’information.

## Étape 2 : Prise de note durant la séance

**1. Listez les idées :**
Créez une liste structurée de toutes les idées générées durant la réunion. WEDO vous permet de lister chaque idée dans des thématiques pour une structure claire. Prenez note de toutes les idées, même celles qui semblent farfelues ou hors sujet. Utilisez des mots clés, des phrases courtes ou des photos des schémas pour enregistrer les informations rapidement.

![animer un brainstorming](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_f618169554.png)

**2. Enregistrez les discussions clés :**
Notez les points de vue des participants, les débats et les discussions importantes. Cela permettra de donner du contexte aux idées générées.

**3. Documentez les décisions prises :**
Chaque fois qu'une décision est prise, assurez-vous de l'acter dans votre rapport, en indiquant les raisons qui l'ont motivée. Avec WEDO, vous pouvez formaliser la prise de décision avec le module des votes, permettant de s’arrêter sur une décision de manière transparente et équitable.

**Étape 3 : Réorganiser les idées et les informations**
Difficile de maintenir une suite logique dans les idées qui fusent lors du brainstorming. Une fois la séance de brainstorming terminée, il est temps d'organiser les informations recueillies.

![brainstorming output with the voting feature](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_1_1_5fea3e77db.png)

**1. Restructurez la liste des idées si nécessaires :**
Prenez le temps de réorganiser et de regrouper les idées similaires dans les bonnes thématiques pour définir le fil rouge de votre rapport.

**2. Résumez les discussions :** 
Parcourez vos notes pour identifier les discussions les plus pertinentes ou les plus influentes. Résumez-les de manière concise. N’hésitez pas à utiliser les couleurs ou des émojis pour structurer vos paragraphes ou pour catégoriser les idées.

![synthèse de brainstorming en ligne](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_lister_idees_EN_76019bb7e2.png)

**3. Mettez en évidence les décisions :** Mettez en évidence toutes les décisions prises au cours de la séance de brainstorming. Dans WEDO, il est possible de statuer sur une décision afin que celle-ci soit officielle et mise en avant dans votre rapport.

## Étape 4 : Rédiger le rapport de brainstorming
Maintenant que vous avez organisé les informations, il est temps de rédiger le rapport proprement dit :

**1. Introduction :**
Commencez par une brève introduction qui explique l'objectif de la séance de brainstorming, la date, les participants et le contexte.

**2. Liste des idées :**
Présentez la liste des idées générées lors de la séance de brainstorming sous forme de sections et de thématiques.

**3. Conclusions et décisions prises :**
Les décisions peuvent être mentionnées dans chaque thématique, mais elles peuvent aussi toutes être dupliquées et ajoutées dans une thématique spéciale, résumant toutes les décisions prises durant la réunion. Cette synthèse ravira les personnes ayant besoin d’un rapide coup d’œil sur les aboutissants de la réunion.

![Synthèse des décisions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_2_2745b387be.png)

**4. Plan d’action :**
Terminez le rapport avec un plan d’action. Soulignez les prochaines étapes à suivre, les actions à entreprendre et les personnes responsables de leur mise en œuvre.

![Action plan brainstorming](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_3_c31b07dc14.png)

Dans un rapport WEDO, il est possible de créer des tâches directement dans le rapport. Cette tâche comprendra une description, une échéance, une personne responsable et un observateur si besoin, ainsi que des pièces jointes ou des commentaires. Ces tâches seront envoyées automatiquement dans le gestionnaire de tâche de chaque participant, pour un suivi simple du projet.


Pour résumer, écrire le compte rendu d'une séance de brainstorming nécessite de se préparer, de prendre des notes efficacement et de s'organiser. Le logiciel WEDO est un outil brainstorming précieux pour simplifier ce processus, en centralisant les informations et en facilitant la collaboration au sein de l'équipe. Vos rapports de brainstorming deviendront des documents précieux pour la prise de décisions et la planification future. Il permet également de mener une réunion de brainstorming en ligne.



Ce sujet vous intéresse ? Dans un prochain article, nous nous attarderons sur le deuxième rôle clé d’une réunion de brainstorming, celui de l’animateur. Nous parcourrons les méthodes les plus efficaces pour engager les participants et pour encourager la créativité.

Dans cet article, nous explorons l'art de la rédaction d'un rapport de brainstorming, un document qui capture les aboutissants de ces réunions dynamiques. 

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