Les départements des ressources humaines (RH) sont au cœur de la gestion des talents et du bien-être des employés dans les entreprises. Leur rôle s'étend de la gestion administrative quotidienne aux décisions stratégiques visant à améliorer la culture d'entreprise et l'engagement des employés. Cependant, ces responsabilités s'accompagnent d'une charge administrative considérable, notamment en termes de gestion du temps consacré à la préparation et au suivi des processus et des réunions RH.

L'automatisation des procédures RH émerge comme une solution incontournable pour gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer l’expérience des collaborateurs. Dans cet article, nous nous penchons sur le processus de recrutement. 

## Standardisation du processus de recrutement

Le recrutement est souvent une procédure longue et coûteuse. L’automatisation des procédures simplifiera le déroulement de toute nouvelle entreprise.

### Des checklists pour vos procédures récurrentes

En créant un modèle de checklists pour le recrutement de collaborateur, vous standardisez les étapes à entreprendre. Sur WEDO, chaque tâche du modèle est pourvue :

- d’une description détaillée
- de fichiers joints (dossier de candidature, règlement, assessement, cahier des charges, …)
- d’une date de réalisation et d’une échéance
- d’un collaborateur responsable
- d’un observateur, si besoin

Une fois créés, ces modèles sont disponibles dans la plateforme WEDO et peuvent être mis à jour autant de fois que nécessaire au fil de l’évolution d processus interne. Les différentes tâches du modèle sont automatiquement déléguées aux personnes en charges et viendront s’ajouter dans leur liste de tâches. 

Dans le cas du recrutement, la bonne pratique prônerait la création de modèles de checklist pour chacune des étapes suivantes : 

#### Processus de recherche de talent 
De la description du poste à la mise en ligne de vos annonces, votre checklist vous permet de lister simplement toutes les démarches usuelles qui permettront de cibler les profils adéquats. 

#### Processus de recrutement
Dès qu’une postulation entre dans le processus de recrutement, une checklist peut être lancée, au nom du candidat, afin de traiter chaque postulation uniformément :

![processus de recrutement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Processus_de_recrutement_FRFR_1_ca2dccdfce.png)

#### Procédure d’onboarding
Vous avez trouvé votre perle rare. Mission accomplie ? Pas totalement. Vous devez à présent préparer l’arrivée de votre nouveau collaborateur. Contrat, intégration du profil dans le système, paramétrage de son ordinateur, création de badge d’entrée, création d’une adresse email, information aux collaborateurs : une liste de tâches longue comme le bras vous attend. De plus, cette liste de tâches concernera non seulement le département RH, mais également le responsable du département de la personne engagée, ou encore le département IT, par exemple. D’où l’importance de pouvoir déléguer les tâches entre les départements et de pouvoir les suivre en tant qu’observateur. 

![accueil nouveau collaborateur](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Onboarding_FRFR_1_4f8d544b71.png)

#### Transmission des tâches du nouveau collaborateur
Alors que la mission des collaborateurs RH est accomplie, les checklists seront d’une aide inestimable pour le supérieur du nouvel arrivant. En effet, l’accueil du collaborateur et la transmission des tâches et des projets sont des étapes laborieuses et chronophages. WEDO améliore la familiarisation du collaborateur en mettant à sa disposition des modèles de checklists dédiées à ses nouvelles tâches. Elles lui donneront des informations cruciales sur les marches à suivre, les contacts et les documents nécessaires à la réalisation de ses nouveaux projets. 

En plus du recrutement et de l’onboarding, les clients WEDO utilisent le module de Checklists pour automatiser les procédures telles que départ d’un employé, la modification de contrat, les congés maternité/paternité, la préparation d’événements ou la stratégie de formation.

### Préparation et transcription des entretiens d’embauche

Dans le cadre de votre processus de recrutement, vous pouvez retranscrire tous vos entretiens dans le module de réunion de WEDO. Un créant un ordre du jour sur mesure, vous n’aurez qu’à retranscrire les discussions dans les thématiques prévues. 

## Une panoplie de fonctionnalités indispensables pour la gestion RH

En plus de ses checklists et de la gestion de tâches, la plateforme collaborative WEDO offre de multiples fonctionnalités qui accompagnent les ressources humaines dans leurs activités. 

### Gérez vos réunions bilatérales :

Les réunions bilatérales sont des rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe.

![réunions bilatérales](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FR_1_b992970abe.png)

La plateforme WEDO permet d’automatiser vos réunions récurrentes de tout type, et notamment les réunions bilatérales. L’ordre du jour est défini par le superviseur, mais la préparation est collaborative. Cela permet au collaborateur de remplir préalablement les différents points et questions à aborder, ou de remplir une évaluation par exemple.

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

Dans un précédent article, nous donnions quelques idées sur les sujets à aborder lors d’une réunion bilatérale, pour la rendre aussi engageante que constructive. 

[Lire l’article](https://wedo.com/blog/topics-for-bilateral-meetings)

![témoignage de Sylviane Juilland, responsable RH](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Sylviane_Juillandfinal_1_03865c1699.png)

### La gouvernance :

En plus des checklists, de la gestion de tâches et du module de réunion, WEDO propose un add-on de gouvernance. La Gouvernance de WEDO représente votre organigramme sous forme de cercles et de rôles. Grâce à cette structure visuelle particulière et innovante, tirée des principes de l’holacratie, les utilisateurs de WEDO peuvent désormais bénéficier d'une méthode agile et transparente pour structurer leurs équipes, définir les rôles et responsabilités, et améliorer la communication interne.

[En savoir plus](https://www.youtube.com/watch?v=AUygOJXNCBg)

### Supervision du télétravail :

En tant que plateforme collaborative, WEDO vous permet de suivre l’avancée des tâches et des projets en temps réel. Elle donne un accès sécurisé aux procès-verbaux et aux fichiers en tout temps, pour une collaboration à distance sans faille. 

WEDO vous intéresse ? Planifiez un rendez-vous de 30 minutes pour découvrir toutes les fonctionnalités WEDO qui faciliteront vos démarches RH.

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L'automatisation des procédures RH émerge comme une solution incontournable pour gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer l’expérience des collaborateurs. Dans cet article, nous nous penchons particulièrement sur le processus de recrutement.

Comment gagner  du temps dans vos procédures RH

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Comment gagner du temps dans vos procédures RH ?

![software architecture project management](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/i_Stock_1508581187_d1d980cddf.jpg)

## Architecture : la collaboration au cœur de la réussite

Dans l’univers de l'architecture, la collaboration efficace entre divers partenaires de projet est la clé du succès. Les cabinets d'architecture font face à plusieurs défis majeurs en termes de gestion de projets, de collaborations et de communications, principalement en raison de la complexité et de la nature multidisciplinaire de leurs projets. 

**1. Coordination des différents intervenants :** Les projets d'architecture impliquent de nombreux acteurs, tels que les ingénieurs, les entrepreneurs, les fournisseurs et les clients. La coordination efficace entre ces parties est essentielle pour respecter les délais et les budgets.
**2. Gestion des modifications :** Les projets d'architecture sont sujets à des modifications constantes. Gérer ces changements de manière efficace sans perturber le flux de travail global ni les délais peut être un véritable défi.
**3. Communication et partage d'informations :** La communication claire et le partage efficace d'informations sont cruciaux. Les malentendus ou les retards dans la transmission des informations peuvent entraîner des erreurs coûteuses.
**4. Respect des délais et des budgets :** Les projets doivent souvent être réalisés dans des délais serrés et avec des budgets limités. La gestion efficace du temps et des ressources est donc un défi constant.
**5. Gestion documentaire :** La quantité de documents générés (dessins, spécifications, contrats, etc.) est considérable et leur gestion peut devenir un casse-tête, notamment pour assurer leur mise à jour et leur accessibilité à tous les intervenants.
**6. Gestion des attentes des clients :** Comprendre et répondre aux attentes des clients, tout en gérant les contraintes techniques et budgétaires, est essentiel pour le succès des projets.

Ces défis nécessitent des solutions innovantes et des outils adaptés pour faciliter la gestion de projets, la collaboration et la communication au sein des cabinets d'architecture. La capacité à surmonter ces obstacles détermine la qualité du travail final et la satisfaction des clients. 

## Cas d’utilisation : Sarch, atelier d’architectes à Zürich

Face à ces défis, le cabinet d’architecte [Sarch](https://www.s-arch.ch/) a trouvé en WEDO la solution idéale pour optimiser la gestion de ses projets. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de Marc Schulz et son équipe, qui gèrent la coordination complexe inhérente à la réalisation de projets architecturaux à travers WEDO.

![Marc Schulz, Architecte](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture_fr_d919117059.png)

### Pourquoi avez-vous choisi WEDO et quelles autres solutions avez-vous envisagées ?

Nous avons choisi WEDO parce qu'il est développé et hébergé en Suisse. Auparavant, nous avions envisagé d'autres solutions comme Meetingbooster et iMeetingX, mais finalement, la solution locale de WEDO nous a convaincus.

### Quels sont les défis que vous cherchiez à palier avec l’intégration de WEDO ?

Le plus grand défi dans notre flux de travail était d'avoir une vue d'ensemble des tâches dans toutes les réunions et d'y faire participer tous les participants. WEDO s'est avéré être la solution pour cela, car il nous permet de gérer toutes les tâches de manière centralisée et de les attribuer aux participants concernés.

Les fonctions que nous apprécions le plus chez WEDO sont la possibilité d'importer des tâches des protocoles précédents et de les attribuer aux participants. Nous avons même utilisé l'API et le webhook pour transférer les tâches directement dans notre logiciel central de gestion de la relation client.

### Quelles sont les améliorations majeures observées en termes de processus, de collaboration et de productivité depuis l’intégration de WEDO ?

L'utilisation de WEDO a eu un impact positif sur l'efficacité et la productivité de nos processus de travail, notamment pour la rédaction rapide des comptes rendus de réunion.

WEDO a amélioré nos méthodes de travail en permettant une meilleure collaboration et en encourageant les participants à effectuer leurs tâches via la plateforme.

Bien que nous n'ayons pas de chiffres ou de métriques concrètes pour démontrer l'impact de WEDO, nous utilisons principalement la plateforme pour les notes de dossiers et les comptes rendus de réunions. La fonction d'exportation au format PDF est particulièrement utile pour les participants qui préfèrent lire le procès-verbal hors ligne.

Dans l'ensemble, nous recommanderions WEDO à d'autres entreprises ou professionnels de notre secteur, car il offre un moyen efficace de garder une trace des tâches, des questions en suspens et des décisions dans les procès-verbaux.

### Comment interagissez-vous avec vos partenaires dans WEDO ?

WEDO nous permet d’intégrer nos partenaires dans le suivi de nos projets et d’interagir directement avec eux. Les entreprises et les personnes externes ont réagi positivement à WEDO, même si certaines étaient sceptiques à l'égard des solutions basées sur le web. La collaboration est facilitée et centralisée en un même endroit. 
![Swiss hosted software](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture3_946d4abea3.png)

## Comment WEDO peut améliorer la gestion de projets architecturaux ?

**Gestion des réunions :** Préparez vos réunions en équipe, rédigez les comptes rendus en temps réel et suivez les tâches assignées à vos collègues.

**Gestion de tâches :** Créez des espaces de travail pour vos projets, vos départements et vos équipes, puis partagez les tâches avec vos collègues et partenaires.

**Procédures récurrentes :** Enregistrez des modèles puis lancez des checklists pour suivre leur progression. 

**Gestion de projets :** Créez des espaces de travail pour vos projets, organisez des réunions, attribuez des tâches et partagez des fichiers avec les membres de vos projets.

[Découvrir toutes les fonctionnalités de WEDO](https://wedo.com/fr/features)

Dans l’univers de l'architecture, la collaboration efficace entre divers partenaires de projet est la clé du succès. Face à ces défis, le cabinet d’architecte Sarch a trouvé en WEDO la solution idéale pour optimiser la gestion de ses projets.

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Bureaux d’architectes : le challenge des projets multidisciplinaires

## Gérez votre projet

WEDO améliore et facilite la gestion de vos projets. Par le biais de cet article, découvrez les nouvelles fonctionnalités mises en ligne.

- Planifiez vos projets et suivez les tâches qui en découlent
- Ajoutez des statuts afin de tenir votre équipe informée quant au déroulement du projet
- Obtenez une vue d’ensemble de l’avancement de tous les projets en cours

### Planifiez votre projet
Vous avez la possibilité de définir une date de début ainsi qu’une date d’échéance pour un espace de travail dans le cas où celui-ci représente un projet. En délimitant la durée de votre projet, vous permettez à tous les membres de votre équipe de garder les objectifs en tête tout en respectant le temps imparti pour les réaliser. Si nécessaire, il est possible de modifier ces dates à tout instant. La date de votre projet est dépassée alors que des tâches sont toujours en cours ? Vous pouvez visualiser combien de jours excèdent la date butoir. Gardez ainsi votre équipe sur la bonne voie et réaliser vos projets dans les temps !

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### Gérez les tâches
Attribuez les tâches découlant de votre projet aux membres de votre équipe afin de les tenir informés du travail à réaliser. En plus de donner une échéance à votre espace de travail, définissez les échéances de chaque tâche afin de planifier au mieux votre projet. Vos collègues sauront ainsi exactement ce que l’on attend d’eux.

![2-gerez-les-taches.gif](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2_gerez_les_taches_c9188b6004.gif)

Afin de vous organiser efficacement, conversez avec les membres de votre équipe via le champ commentaire présent dans le volet de détails de chaque tâche. Grâce au gestionnaire de tâches, vos équipes organisent leur travail et collaborent efficacement de manière simple et intuitive.

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### Tenez votre équipe informée

Une information essentielle à transmettre à votre équipe concernant le projet en cours ? Ajoutez un statut à votre espace de travail pour avertir vos collègues. Pour vous aider, il existe 3 types de statuts :

- **Dans les délais :** votre projet se déroule bien, vous avez la possibilité d’ajouter un titre et une description dans le statut afin de préciser la phase du projet par exemple.
- **À risque :** le bon déroulement du projet est menacé, vous pouvez renseigner votre équipe concernant les raisons de cette mise à jour.
- **En retard :** la date d’échéance ne sera pas respectée, vous pouvez informer votre équipe quant aux causes de ce retard et mettre à jour la date d’échéance si nécessaire.

Comme précisé, lorsque vous définissez un statut, vous avez la possibilité d’ajouter un titre ainsi qu’une description afin que votre équipe soit toujours informée des éventuels changements impactant le déroulement du projet.

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### Visualisez l’avancement de votre projet
Afin que vous puissiez avoir un bref aperçu de l’avancement de votre projet, une barre de progression évolue au fur à mesure que les tâches sont terminées. Cette vue vous permet de prendre rapidement connaissance des principales mises à jour de statut d’un projet. De plus, le système indique le nombre de tâches en cours et terminées ainsi que le nombre de jours restants avant l’échéance du projet.

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## Pilotez l'ensemble de vos projets
Vous êtes responsable de plusieurs projets et devez obtenir rapidement une vue globale de l’avancement de ceux-ci ? WEDO vous permet de visualiser vos espaces de travail selon deux types d’affichage :
- **En mosaïque :** les espaces sont représentés sous forme de cartes.
- **En liste :** les espaces sont listés et vous pouvez les trier par nom, par statut, selon la progression ou encore selon l’échéance.

Pour les deux types d’affichage, une barre de progression vous informe de l’avancement de chaque projet qu’il ait une échéance (jauge bleue) ou qu’il soit continu (jauge grise).

![6-pilotez-lesemble-de-vos-projets.gif](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/6_pilotez_lesemble_de_vos_projets_257d8fcb11.gif)

WEDO vous permet de garder un œil sur vos objectifs et sur la progression de vos projets qui sont regroupés sur une même plateforme. Vos équipes sont informées en temps réel de l’avancement des tâches et des dernières mises à jour concernant les projets. Elles peuvent ainsi collaborer efficacement en présentiel ou à distance. Avec WEDO, il n’a jamais été aussi simple de s’organiser !

Vous souhaitez obtenir plus de détails à propos de ces fonctionnalités ? Découvrez la collection de notre centre d’aide.

::button-primary[Accéder à la collection "Projets"]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/2435444-projets"}

WEDO améliore et facilite la gestion de vos projets. Par le biais de cet article, découvrez les nouvelles fonctionnalités mises en ligne. Planifiez vos projets et suivez les tâches qui en découlent. Ajoutez des statuts afin de tenir votre équipe informée quant au déroulement du projet. Obtenez une vue d’ensemble de l’avancement de tous les projets en cours.

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La gestion de projets

Parvenir à travailler aussi efficacement hors de l'enceinte du bureau peut sembler à priori difficile. En effet, à la maison, nous ne bénéficions pas nécessairement d'un cadre aussi propice à la concentration. De plus, nous sommes souvent confrontés à de nombreuses distractions nous empêchant parfois de fonctionner de façon optimale. Aussi, lorsque l'on travaille depuis notre domicile, il est essentiel de s'organiser soigneusement en planifiant nos différentes tâches afin de maximiser notre efficacité et notre productivité. Avant d'être opérationnel et de commencer votre journée, prenez donc le temps de noter, prioriser et planifier vos tâches quotidiennes.

WEDO propose un puissant système de gestion de tâches pour organiser vos semaines et journées en quelques clics de manière simple et efficace. L'outil facilite également une gestion collaborative des tâches afin de travailler avec vos collègues, peu importe où ils se trouvent. À travers cet article, découvrez comment gérer vos activités à l'aide de WEDO.

## Saisissez vos tâches dans votre espace personnel

Avec WEDO, vous disposez d'un espace personnel qui regroupe toutes les tâches qui vous concernent. Reprenez vos e-mails, vos notes personnelles ou internes et les projets en cours pour lesquels vous êtes partie prenante afin de faire la synthèse du travail qui vous revient. Ensuite, segmentez votre charge de travail en différentes tâches et saisissez-les directement dans votre espace personnel. **Notre conseil :** privilégiez des intitulés courts et des verbes d'action à l'infinitif pour introduire vos tâches.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2020_04_1_saisissez_vos_taches_dans_votre_espace_personnel_d5ff0adcf4.gif)

## Priorisez vos tâches

Une fois vos tâches saisies, déterminez la priorité accordée à chacune d'elle. Pour faciliter cette étape et vous permettre de travailler sur l'important et l'urgent en priorité, WEDO intègre la matrice d'Eisenhower. Selon ce système, répartissez vos tâches en fonction de 4 critères :

* Les tâches urgentes et importantes
* Les tâches non-urgentes mais importantes
* Les tâches urgentes mais non-importantes
* Les tâches non urgentes et non importantes

Cette répartition, qui doit être établie en fonction de vos objectifs et vos besoins, vous encouragera à travailler sur l’important et l’urgent en priorité. Traitez donc les tâches urgentes et importantes en priorité et planifiez les tâches non-urgentes mais importantes. Les tâches urgentes mais non-importantes représentent généralement les tâches liées aux objectifs d’autres personnes (tâches à réaliser dans le cadre d’un projet collectif par exemple). Vous pouvez donc les déléguer à des tierces personnes dans la mesure du possible. Pour finir, laissez les tâches non urgentes et non importantes de côté. Celles-ci peuvent constituer une sorte de "boîte à idées".

Et en un coup de baguette magique, vous priorisez toutes vos tâches grâce à WEDO :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2020_04_2_priorisez_vos_taches_f072740555.gif)

## Planifiez les tâches importantes

Une fois que vous aurez déterminé les tâches qui ont le plus d’importance, vous pourrez planifier leur réalisation à court ou à long terme selon leur degré d’urgence. Vous pouvez d’abord organiser votre semaine puis répartir vos tâches en fonction de vos journées de travail. À la fin de chaque journée, faites le point sur ce que vous avez réalisé et replanifiez les tâches que vous n'auriez pas eu le temps de traiter. Gardez toujours une vue globale sur l'ensemble de vos activités.

Dans WEDO, la date de planification correspond à la date à laquelle vous souhaitez réaliser la tâche. Elle se distingue de la date d’échéance qui met précisément un terme au délai de réalisation imparti. En quelques clics, et grâce à des outils de planification rapides, vous pouvez facilement programmer vos tâches selon votre emploi du temps :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2020_04_3_planifiez_les_taches_d83f61399d.gif)

Notre outil permet également de gérer les **tâches récurrentes** selon 4 fréquences : tâches quotidiennes, tâches hebdomadaires, tâches mensuelles et tâches annuelles. Grâce à la fonctionnalité tâche récurrente, assurez la gestion des activités qui se répètent et ne manquez aucune occurrence ! Les tâches apparaîtront tout simplement au moment opportun. 

## Définissez les échéances

Lorsque vous planifiez vos tâches, pensez également à préciser leurs échéances si vous connaissez la date précise. Ainsi, les tâches dont les échéances sont dépassées seront mises en évidence afin que vous ne dépassiez aucun délai important. Avec WEDO, vous pouvez définir les échéances de vos tâches en un clin d'œil.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2020_04_4_definissez_les_echeances_aec4d2eac4.gif)

**Astuce :** vous souhaitez avoir une vue globale sur toutes les tâches qui arrivent prochainement à échéance ? Créez un **filtre personnalisé** afin d'afficher toutes les tâches qui arriveront à échéance dans les X prochains jours !

## Déléguez certaines tâches

Dans votre quotidien, vous êtes probablement amenés à collaborer et à travailler en équipe. Les tâches non-importantes mais urgentes sont peut-être celles que vous pouvez déléguer : elles ne sont pas considérées comme importantes au regard de vos responsabilités mais doivent tout de même être suivies et réalisées dans un court laps de temps. Ces tâches peuvent être celles qui contribuent à la réalisation d’un projet collectif et qui ne dépendent ainsi pas uniquement de vous. En déléguant une tâche à un collègue, assurez-vous de son suivi en ajoutant par exemple un commentaire qui explique pourquoi vous lui attribuez cette tâche. Vous pouvez également définir une date d’échéance afin de délimiter son temps de réalisation. **Notre conseil :** soyez le plus clair possible dans votre énoncé afin de simplifier la collaboration.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2020_04_5_deleguez_certaines_taches_80c9382293.gif)

## Partagez vos tâches avec des espaces de travail

WEDO vous permet de traiter vos tâches personnelles mais également celles inhérentes à un service, à un groupe de travail ou encore à un département. Créez des espaces de travail pour partager des tâches avec les membres de celui-ci et suivez la progression des tâches déléguées. Commentez les tâches pour partager des informations importantes avec votre équipe. Grâce au système de notification intégré à l'outil, vos collègues seront notifiés à chaque changement importants concernant les tâches. La gestion collaborative des tâches ne sera que plus efficace, particulièrement lorsque les membres de l'équipe travaillent à distance.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2020_04_6_partagez_vos_taches_avec_des_espaces_de_travail_55ee3a59be.gif)

**Astuce :** vous souhaitez rendre compte de l'avancement de chaque tâche dans un espace de travail spécifique ? Créez un [**champ personnalisé**](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614435-les-champs-personnalises) "statut d'avancement" afin que tous les membres de l'espace puissent observer la progression du projet ou des activités en cours.

Avec WEDO, rythmez vos journées de télétravail et donnez un cadre à vos activités et à celles de votre organisation. Grâce au puissant gestionnaire de tâches, organisez votre emploi du temps et collaborer avec vos collègues au bureau ou depuis votre domicile. En intégrant l'utilisation de WEDO à votre routine quotidienne, vous garderez un œil sur la progression de vos tâches et celles de vos équipes. Les plateformes collaboratives facilitent l'échange interne, particulièrement quand vos équipes doivent interagir à distance. De plus, le fait de rassembler l'essentiel de vos activités sur une unique plateforme permet de limiter les échanges via d'autres canaux comme le téléphone ou encore les e-mails. Bien s'organiser pour travailler efficacement depuis son domicile demande certains prérequis : donnez à vos collaborateurs les outils digitaux nécessaires à l'exercice de leurs activités. Il en résultera un travail et une communication internes de qualité !

Vous souhaitez gérer vos tâches personnelles et celles de vos équipes à l'aide de WEDO ?

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Lorsque l'on travaille depuis la maison, nombreuses sont les distractions. Il n'est dès lors pas toujours évident de maintenir sa productivité. Le premier réflexe à avoir est de bien organiser notre emploi du temps avant d'aborder nos journées de travail. Le puissant gestionnaire intégré à WEDO permet à chacun d'organiser ses tâches quotidiennes afin de maintenir son engagement et son efficacité. 

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Organisez vos journées de télétravail en gérant vos tâches avec WEDO

> Lorsque votre charge de travail devient écrasante, rester organisé peut sembler impossible. Comment faire pour rester positif et gérer vos tâches quotidiennes face à une liste de responsabilités qui semble sans fin ?

Il n'est pas toujours facile de savoir par où commencer. Plutôt que de vous lancer à l'aveugle, prenez un moment pour réfléchir et planifier. Organiser votre journée avant de vous attaquer à vos tâches est essentiel pour réduire le stress et augmenter la productivité. En découpant votre travail, en rédigeant une liste de tâches et en répartissant vos priorités, vous vous sentirez plus maître de la situation.

Mais quelle est la meilleure façon de procéder ? Suivez ces quatre étapes simples pour organiser vos journées et rester au sommet de votre charge de travail.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_10_4_etapes_pour_mieux_gerer_vos_taches_au_quotidien_1024x576_99eb316e7c.png)

## Étape 1 : Notez toutes vos tâches
Avant de commencer à prioriser ou à planifier, commencez par lister toutes vos tâches. Consultez vos emails, vos notes et vos projets en cours pour obtenir une vue d'ensemble complète. Cette étape vous permet de bien définir votre charge de travail et garantit que vous ne manquez aucune des tâches du quotidien.

Créez une liste de tâches qui divise l'ensemble de votre travail en petites parties gérables. Qu'il s'agisse de projets à long terme ou de délais plus courts, voir toutes vos tâches devant vous vous donnera une vision plus claire de vos responsabilités. Cela vous aidera à séparer les petites tâches des projets plus importants et à les organiser en conséquence.

L'un des moyens les plus efficaces pour améliorer l'organisation des tâches est d'utiliser des outils numériques. De nombreuses plateformes de gestion de tâches permettent de compiler vos tâches et même de fixer des échéances pour chacune d'entre elles. Cela vous aide à mieux comprendre votre charge de travail et à vous assurer que rien n'est oublié.

## Étape 2 : Priorisez vos tâches
Prioriser vos tâches est crucial pour gérer votre temps efficacement. Mais comment décider de ce qui est important ? Commencez par distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, deux notions souvent confondues.

La méthode célèbre de Dwight D. Eisenhower, la [matrice d'Eisenhower](https://www.forbes.com/sites/hillennevins/2023/01/05/how-to-get-stuff-done-the-eisenhower-matrix-aka-the-urgent-vs-the-important/), aide à clarifier cette distinction. Sa citation, "Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important", est à la base de cette technique. La matrice d’Eisenhower vous permet de classer les tâches en quatre catégories :

**Urgent et important :** Ces tâches nécessitent une attention immédiate et contribuent directement à vos objectifs à long terme. Elles doivent être traitées en priorité.

**Important mais non urgent :** Ces tâches n'ont pas besoin d'une action immédiate, mais elles sont essentielles pour vos objectifs personnels et professionnels. Planifiez-les pour plus tard.

**Urgent mais non important :** Ces tâches nécessitent de l'attention mais n'aident pas nécessairement à atteindre vos objectifs à long terme. Déléguez-les autant que possible.

**Ni urgent ni important :** Ces tâches n'apportent rien à vos objectifs et n'ont pas besoin d'être faites rapidement. Vous pouvez les repousser ou les placer en bas de la liste.

Les tâches urgentes mais non importantes sont souvent liées aux objectifs d'autres personnes (par exemple, des tâches dans le cadre d’un projet collectif). Il est donc judicieux de les déléguer autant que possible. Quant aux tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes, elles peuvent être mises dans une sorte de "boîte à suggestions" : elles ne sont pas essentielles à l'instant T, car elles n'influencent pas directement vos objectifs à long terme, mais elles doivent rester à l’esprit.

L’idée principale est de revoir fréquemment ces tâches et d’analyser leur pertinence pour voir si leur statut évolue. Cette pratique vous permet de rester maître de la situation, même en cas de surcharge de responsabilités.

![Matrice d'Eisenhower pour la hiérarchisation des tâches : faire maintenant, déléguer, programmer pour plus tard ou reporter/ignorer les tâches pour une meilleure gestion du temps.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_fr_3bb8ce7fed.png)

Savoir [organiser ses tâches](https://wedo.com/blog/comment-gerer-un-projet-avec-wedo) au travail implique de comprendre quelles tâches sont les plus critiques pour vos objectifs personnels et professionnels. Plus vous serez capable de trier vos priorités, plus il sera facile de rester concentré et de terminer vos tâches efficacement.

## Étape 3 : Planifiez et programmez vos tâches
Une fois que vous avez identifié les tâches les plus importantes, l’étape suivante consiste à les planifier et à les programmer. Cela implique de fixer des dates d’échéance claires et d’organiser vos tâches sur des jours, des semaines ou des mois, selon le calendrier de réalisation.

Pour toutes les tâches importantes, essayez de fixer une date de planification en fonction de votre emploi du temps. Utilisez un [outil de gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/project-management) ou des plateformes de gestion des tâches pour décomposer les gros projets en petites tâches réalisables sur la durée. Commencez par organiser votre semaine et attribuez des jours spécifiques à des tâches spécifiques. Avoir un planning clair vous permet de gérer votre rythme et de rester concentré sur ce qui doit être fait chaque jour.

Assurez-vous de noter à la fois la date de planification et la date limite : la date de planification est celle à laquelle vous travaillez sur la tâche, tandis que la date limite est le dernier délai pour la terminer. Cette approche aide à la gestion des tâches du quotidien et garantit que vous n’êtes pas dans l’urgence de dernière minute.

Dans votre routine de travail, vous avez probablement des tâches récurrentes. Ces tâches récurrentes peuvent être planifiées plus efficacement en utilisant des outils de gestion des tâches qui vous permettent de définir des rappels pour des tâches quotidiennes ou des projets à long terme. Programmer des tâches récurrentes vous aidera à gérer votre flux de travail sans encombre.

Un calendrier bien structuré vous aide non seulement à rester au sommet de vos tâches, mais il augmente également votre productivité en réduisant le stress de dernière minute. En assignant des tâches à des créneaux horaires spécifiques, vous vous assurez que chacune reçoit l’attention qu’elle mérite.

![Quatre étapes pour organiser les tâches quotidiennes : rédiger les tâches, établir des priorités, planifier et programmer, déléguer et collaborer avec les membres de l'équipe.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_fr_f2ff294ba6.png)

## Étape 4 : Déléguez et collaborez
Dans votre vie professionnelle quotidienne, vous êtes assurément amené à collaborer et à travailler en équipe. Parfois, la meilleure façon de gérer votre charge de travail est de [déléguer certaines tâches](https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/for-smarter-decisions-empower-your-employees). Les tâches urgentes mais non importantes, par exemple, sont parfaites pour la délégation. Il peut s’agir de tâches qui contribuent à la progression d’un projet, mais qui ne sont pas essentielles à vos propres responsabilités.

Lorsque vous déléguez des tâches à des collègues, assurez-vous de communiquer clairement. Attribuez la tâche, fixez une date limite et assurez-vous de suivre les progrès pour garantir qu'elle est terminée à temps. Les outils de collaboration peuvent faciliter la délégation en vous permettant de partager des tâches en temps réel et de suivre les progrès. Utilisez un [logiciel de gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/project-management) pour garder tout le monde aligné et concentré sur les objectifs communs.

Déléguer libère du temps pour les tâches qui nécessitent votre attention personnelle, tout en donnant à vos collègues l’opportunité de prendre davantage de responsabilités.

## Restez au sommet de votre liste de tâches quotidiennes
En suivant ces étapes, vous pouvez rester organisé et [gérer votre temps](https://wedo.com/fr/blog/organisez-vos-journees-de-teletravail-en-gerant-vos-taches-avec-wedo) efficacement. Évitez de vous surcharger en surestimant la quantité de tâches que vous pouvez accomplir en une seule journée. Fixez plutôt des objectifs clairs et réalisables et concentrez-vous sur l’achèvement des tâches une par une. À la fin de chaque journée, prenez un moment pour revoir vos progrès.

Les tâches prévues ont-elles été accomplies ? Si oui, cela signifie que vous avez fixé des objectifs raisonnables. Si ce n’est pas le cas, envisagez de réduire le nombre de tâches sur votre liste quotidienne afin de ne pas vous submerger. Cette révision régulière vous aidera à affiner votre approche et à augmenter votre productivité au fil du temps.

## Choisir les bons outils de gestion des tâches
La bonne nouvelle, c'est que vous n’avez pas à tout faire seul. Il existe de nombreux outils de gestion de tâches et logiciels de gestion de projet qui peuvent vous aider à organiser vos tâches. Ces outils offrent des modèles préconçus pour l'organisation des tâches, ce qui rend plus facile le suivi des progrès, la fixation des délais et l’assurance que les tâches sont terminées à temps.

Cherchez un outil de [gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/tasks) qui correspond à votre style de travail, quelque chose de flexible et facile à utiliser. Ces outils vous permettront d'attribuer des tâches, de définir des priorités, de gérer des échéances et de suivre les progrès en temps réel, aidant ainsi vous et votre équipe à rester sur la bonne voie.

## Conclusion : Prenez le contrôle de votre temps
En suivant ces quatre étapes – écrire vos tâches, prioriser, planifier et déléguer – vous trouverez plus facile de gérer votre charge de travail. Rester organisé vous permet d’éviter le stress inutile et de rester concentré sur vos objectifs. Qu'il s'agisse de gérer vos responsabilités quotidiennes ou de planifier des projets à long terme, utiliser les bons outils et techniques vous permettra de rester productif.

Vous souhaitez améliorer votre processus de gestion des tâches ? Découvrez comment WEDO peut vous aider à organiser votre travail plus efficacement grâce à nos outils personnalisables pour une collaboration en temps réel.

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Découvrez comment gérer les tâches du quotidien avec ces 4 étapes simples. Apprenez à organiser vos tâches, prioriser et déléguer votre charge de travail pour une meilleure productivité.

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Organisation : 4 étapes pour organiser vos tâches quotidiennes au travail

Bien que les réunions participent pleinement au bon fonctionnement d’une entreprise, nombreux sont les cadres et employés qui se plaignent de leur durée parfois excessive. En janvier dernier, une étude menée par Doodle[^1]  a révélé que les salariés suisses passeraient en moyenne 5 heures par semaine en séance. Mais alors quelles sont les pratiques à privilégier pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Une réunion interminable est bien souvent le résultat d’une mauvaise préparation. Pour gagner du temps en séance, il ne faut en aucun cas négliger les étapes et prérequis qui précèdent la rencontre. L’initiateur, tout comme les différents participants, doivent consacrer une phase importante à l’élaboration du meeting afin de construire clairement son déroulement. L’ordre du jour, qui fait office de fil rouge à la discussion, est à composer en fonction des objectifs visés afin d’éviter les égarements et permettre ainsi aux collaborateurs réunis de progresser efficacement sans perdre de temps. 

## Avant la séance – une préparation collective 

### Se poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 72% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par des objectifs clairement établis !_ 

Avant de programmer une séance, des questions essentielles doivent être relevées :

**Quel est l’objectif de la rencontre ?** Les aboutissements de la séance feront office de fil conducteur. Cette question préalable vous permettra de souligner l’intérêt de la réunion aux yeux des participants. 

**Quels sont les sujets essentiels à aborder ?** Il s’agit ensuite de définir les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé. Ces sujets constitueront les points de l’ordre du jour. 

**Qui sont les personnes concernées ?** Une séance qui comporte un grand nombre d’intervenants risque de s’éterniser. Il est donc important de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les sujets traités, les décisions à prendre et les tâches à effectuer. 

**Quel est le temps estimé pour la réunion ?** En fonction du nombre de sujets à aborder, essayez de fixer la durée de la réunion et de vous y tenir le jour J. 

### Etablir un ordre du jour organisé et précis

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 67% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par un ordre du jour clairement établi !_

**Dresser les différents points à l’ordre du jour >** Un ordre du jour consiste en une liste de points qui reprennent les sujets à traiter durant la réunion. L’établissement d’un ordre du jour précis garantira rapidité et efficacité à la rencontre et évitera les digressions inutiles et les débats hors sujet. En fonction des sujets à aborder, vous pouvez construire la trame de la séance en optant par exemple pour une liste de points hiérarchisés selon différents niveaux (ex : 1., 1.1., 1.2., 1.3.). Si vous éprouvez des difficultés à établir ce plan, essayez de regrouper les points à traiter selon des critères qui font sens au regard du type de réunion : _départements ou services concernés_, _thématiques abordées_, _sujets ordonnés selon les interventions des différents présentateurs,_ _étapes du projet à réaliser_ etc.

**Définir le rôle des intervenants >** En fonction des points établis, définissez quelles sont les personnes qui devront prendre la parole durant la rencontre. Afin d’éviter de prendre les participants au dépourvu, programmez à l’avance les interventions de chacun en fonction des sujets abordés. Ceci les encouragera à préparer la séance et favorisera l’efficacité et la rapidité des discussions. 

**Rendre accessible l’ordre du jour afin que les participants en prennent connaissance >** Pour renforcer encore le caractère collectif de l’élaboration de l’ordre du jour, veillez à le diffuser à tous les participants quelques jours avant la rencontre. Une bonne préparation des interventions garantira le déroulement optimal de la séance. De plus, un ordre du jour préalablement établi présage une rencontre bien organisée et productive : les participants se sentiront concernés et n’auront pas l’impression que le meeting à venir leur fera perdre du temps. 

## Pendant la séance – les rôles de l’animateur et du rédacteur 

### Progresser en respectant l’ordre fixé

Le jour de la séance, gardez en vue l’objectif initial de la rencontre. L’animateur de la séance est responsable de sa bonne marche et doit veiller à éviter les éventuels égarements en s’appuyant rigoureusement sur l’ordre du jour préétabli. Ainsi, les participants ne seront pas perdus et pourront suivre le cours des discussions en se référant à la trame commune diffusée au préalable. 

### Traiter les sujets abordés de façon systématique

L’animateur de la séance doit, dans la mesure du possible, essayer de faciliter la tâche du rédacteur en faisant preuve de clarté et de rigueur dans la conduite de la réunion. En traitant chaque point de l’ordre du jour de façon systématique vous garantirez la productivité de la rencontre et la rédaction efficace du procès-verbal tout en évitant de perdre de précieuses minutes. Comment aborder les différents points de l’ordre du jour de façon systématique ? 

Voici une solution qui envisage le traitement de chaque point selon trois étapes qui se matérialiseront dans le procès-verbal en trois blocs d’informations distincts: 

**Etape 1 – le compte-rendu des discussions** : chaque sujet traité engendre généralement une discussion qui devra être retranscrite succinctement dans le procès-verbal > _ceci constitue le premier bloc d’informations du point traité_. 

**Etape 2 – le résultat des discussions** : les décisions, points d’orgue des discussions préalables, sont à mettre en évidence > _ceci constitue le second bloc d’informations du point traité._ Bon nombre de collaborateurs se plaignent bien souvent de sortir de séance sans connaître réellement les décisions majeures qui ont été prises. Le fait de les mettre en exergue évitera ce genre de sentiment désagréable. 

**Etape 3 – les tâches découlant des décisions** : les participants devront effectuer différentes tâches pour atteindre les objectifs fixés > _ceci constitue le dernier bloc d’informations du point traité._ Grâce à une répartition claire des tâches à réaliser, les participants seront opérationnels dès la fin de la séance. Plus question d’oublier ce qui est à faire d’une séance à l’autre ! 

Cette méthode vous encouragera à procéder de façon efficace et facilitera la rédaction du procès-verbal de la séance. De plus, lorsque les participants seront amenés à relire le compte-rendu, ils obtiendront facilement les informations nécessaires et n’auront pas à relire des lignes et des lignes de texte. Il va de soi que certains points ne nécessitent pas une telle architecture et peuvent par conséquent être traités plus rapidement – en ne reprenant par exemple que l’un des trois blocs d’informations.

En résumé, le succès d’une réunion d’entreprise dépend en grande partie de sa bonne préparation. En misant sur des objectifs clairement définis tout comme sur un ordre du jour précis, vous limiterez nécessairement la durée de vos séances et garderez ainsi les participants actifs et concernés. L’établissement d’un ordre du jour peut parfois paraître fastidieux. L’astuce est de créer un ordre du jour type en fonction des différentes séances que vous animez. Ainsi, d’une séance à l’autre, vous n’aurez qu’à reprendre la trame de la réunion précédente en y apportant les quelques modifications nécessaires au déroulement efficace de la rencontre à venir. 

Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ?

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[^1]: Pour réaliser l’étude en question, plus de 6'500 professionnels venant du Royaume-Uni, d’Allemagne, de Suisse et des Etats-Unis ont été interrogés. Doodle s’est également penché sur l’analyse de 19 millions de réunions afin d’établir ce rapport. : [Accéder au rapport Doodle](https://fr.blog.doodle.com/le-point-sur-les-reunions-en-2019/)

Vos réunions d'entreprise ont tendance à s'éterniser ? A travers cet article, découvrez quelques conseils pour limiter leur durée !

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Comment limiter la durée d’une réunion d'entreprise ?

Grâce à la nouvelle version mise en ligne aujourd’hui, WEDO permet de synchroniser vos tâches comportant une échéance avec les calendriers Outlook, Gmail, iCal et tous les autres.

Deux modes de synchronisation sont possibles :

* Synchronisation de toutes vos tâches
* Synchronisation des tâches par sujet

## Synchronisation de toutes vos tâches

Pour synchroniser toutes vos tâches avec votre calendrier, allez dans votre _Profil > Paramètres > onglet Synchro calendrier_.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_calendar_sync_dee44cf046.png)

Si vous avez Outlook, cliquer sur le lien « webcals ». Pour les autres, vous pouvez copier le lien proposer sous le titre Google Calendar et l’ajouter selon l’explication fournie dans WEDO.

## Synchronisation des tâches par sujet

Pour synchroniser les tâches par sujet, allez dans le sujet souhaité. Puis dans la roue dentée, cliquez sur Synchro calendrier. Suivez ensuite la même démarche que celle expliquée ci-dessus.

## Conclusion

Grâce à la synchronisation calendrier, vous ne ratez plus aucune échéance. N'hésitez pas à demander une période d'essai si vous souhaitez faire partie de l'aventure. Vous pourrez tester WEDO gratuitement en équipe pendant 30 jours.

WEDO permet de synchroniser vos tâches comportant une échéance avec les calendriers Outlook, Gmail, iCal et tous les autres.

Mise à jour: interface de synchronisation des tâches avec échéances sur le logiciel WEDO

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Synchronisation calendrier

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

À l’heure où le système de management pyramidal, inspiré de Taylor et Ford, est perçu comme rigide et obsolète sur le plan culturel, de nouvelles formes d’organisation du travail émergent progressivement.¹

Les modèles d'autogestion représentent une partie importante de ces nouvelles structures organisationnelles. Pour comprendre les raisons qui poussent les organisations à adopter ces modèles d'autogestion, il faut comprendre ce que les dirigeants attendent le plus de leurs organisations, soit de la fiabilité et de l'adaptabilité. Toutes les organisations veulent atteindre, dans une certaine mesure, à la fois la fiabilité et l'adaptabilité. Mais généralement l'une éclipse l'autre. En effet, une trop grande fiabilité crée de la rigidité et peut rendre les entreprises insensibles à l'évolution des marchés. À l’inverse, si les entreprises mettent trop l'accent sur l'adaptation, elles risquent de se disperser et de perdre de vue leur raison d’être. Afin d’essayer de concilier fiabilité et adaptabilité, l’holacratie, le modèle d’autogestion le plus connu et pratiqué, aide à atteindre cet équilibre.²

## Mais qu’est-ce que l’holacratie ?

Selon Bernard Marie Chiquet, fondateur d’IGI Partners (entreprise qui importe l’holacratie en Europe depuis les Etats-Unis), l’holacratie est une pratique qui promeut la responsabilité et aide à la coopération au service de la raison d’être de l’entreprise. Dans cette pratique, il n’y a plus de manager à proprement parler, mais chacun est invité à se gérer soi-même et doit faire preuve de leadership. Cela ne veut pas dire qu’il n’y a plus de structure. En holacratie, il est fait mention de « structure holarchique ». Voici un schéma illustrant le fonctionnement de la structure en question :

![Graphique illustrant la structure en cercles et les rôles dans l'holacratie, montrant comment les équipes autonomes et les rôles interconnectés fonctionnent sans hiérarchie traditionnelle.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Holacratiezero_waste_ca11c455a6.jpg)

### Le super cercle
Aussi appelé cercle général de l’entreprise, le super cercle représente l’entreprise dans son ensemble. Il est notamment composé du 1ᵉʳ et 2ᵉ lien de chaque sous-cercle.

### Le sous-cercle
représente les équipes autonomes ou chaque personne a un rôle et travaille pour le même but. Les sous-cercles se forment ou se dissolvent en fonction de l'évolution des besoins de l'organisation.

### Le rôle
Le rôle est un ensemble de responsabilités au sein de l’organisation. Les rôles peuvent être créés, modifiés ou annulés. Les personnes en ont généralement plus d'un et dans plusieurs cercles. Il existe des rôles opérationnels et des rôles structurels. Les différents rôles structurels, qui ont moins vocation à effectuer des tâches opérationnelles, doivent garantir le bon fonctionnement de l’équipe (= sous-cercle) en son sein et dans l’organisation. Voici les deux principaux rôles
structurels :
    - **1ᵉʳ lien :**  dans chaque sous-cercle, une personne endosse le rôle de coach, similaire au chef ou manager dans un système pyramidal. Cette personne a pour responsabilités l'attribution des rôles, la gestion des finances et des priorités, le coaching des membres de l'équipe, et le maintien d'une bonne ambiance. Ces tâches occupent environ 10% de son temps, le reste étant consacré à d'autres rôles selon ses compétences.
    - **2ᵉ lien :** est responsable de remonter une tension d’un sous cercle au super
    cercle si celle-ci dépasse l’autorité du sous-cercle en question.

Aussi, et afin d’être mieux organisé et plus efficace que dans une structure dite classique, la « structure holarchique » s’appuie sur trois types de réunions. [Les réunions](https://wedo.com/fr/features/meetings) dites :

- **de stratégie** visant à définir l’orientation de l’entreprise.
- **de gouvernance** qui ont pour objectif de travailler sur l’organisation sans aborder des points liés à l’opérationnel.
- et **de triage** qui ont pour but de travailler dans l’organisation c’est-à-dire sur des
sujets concrets (opérationnels) à faire évoluer.

Lors de ces séances, un ordre, des règles strictes ainsi que des rôles bien précis sont à respecter. Chaque participant est invité à parler à tour de rôle et à soumettre des idées ou des tensions. Le but est de trouver des solutions de manière collective et ainsi faire évoluer l’organisation grâce à l’implication de chacun.³

### L'holacratie : un changement de paradigme culturel

Adopter l'holacratie ne se limite pas à une transformation organisationnelle ; c'est également un changement profond dans la culture d'entreprise. L'un des principaux défis pour les entreprises est d'abandonner la culture de la hiérarchie et du contrôle, profondément ancrée dans les systèmes traditionnels. Les employés, habitués à des structures rigides avec des chaînes de commandement claires, doivent apprendre à fonctionner de manière autonome et à embrasser la responsabilité individuelle.

![Graphique comparant l'holacratie et le système pyramidal traditionnel, illustrant les différences structurelles et l'impact organisationnel.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_8acafc3874.png)

Cela nécessite non seulement une nouvelle manière de penser, mais aussi une nouvelle manière de travailler ensemble. Dans une structure holarchique, les employés doivent s'approprier une certaine forme de leadership individuel, tout en collaborant plus étroitement avec leurs collègues. La prise de décision collaborative, qui est au cœur de l'holacratie, peut prendre plus de temps et demander plus de patience que dans un modèle pyramidal. Cependant, cette approche permet d'améliorer la transparence, la responsabilité individuelle et l'alignement au sein des équipes. Chaque employé est incité à prendre des initiatives et à s’impliquer davantage dans les processus décisionnels. Cela crée un environnement où l’autonomie est non seulement encouragée, mais valorisée. L'holacratie pousse également à une communication plus ouverte et régulière entre les membres de l'équipe, réduisant ainsi les silos d'information et renforçant l’esprit d'équipe.

Un autre aspect clé est que les entreprises doivent être prêtes à réinventer leurs systèmes de récompense et de reconnaissance. Dans une organisation holacratique, les promotions traditionnelles ne sont plus pertinentes, car il n'y a plus de niveaux hiérarchiques à gravir. Cela bouleverse le modèle traditionnel de progression de carrière. Les employés doivent être motivés par d'autres formes de reconnaissance, telles que l'élargissement des responsabilités, la possibilité de contribuer à des projets variés, ou encore des mécanismes de feedback régulier. Pour que ce système fonctionne bien, les employés doivent aussi avoir une vision claire de leurs objectifs et comprendre comment leur travail contribue à la raison d’être de l’organisation.

## Les limites de l’holacratie

Bien que l'holacratie ait été adoptée par de nombreuses entreprises, certaines, comme Zappos, filiale d'Amazon, l'ont abandonnée ou n'y ont jamais adhéré. En effet, cette structure présente également des limites, telles que des règles de réunion rigides, des restrictions sur la liberté d'expression, et une efficacité remise en question. Ces différents points ont influencé la décision de Zappos de se rétracter.⁴

Concernant les rôles, l'exemple de Zappos montre qu’un employé a environ 7,4 rôles pour 3,47 responsabilités en moyenne par rôle. Soit au total plus de 25 responsabilités par employé. Cette multiplicité de rôles complique l'organisation du travail, le recrutement, et la définition des salaires, car il devient difficile d'évaluer un salaire équitable. En effet, au fur et à mesure que les employés compilent les différents rôles, établir un salaire par rapport à ce qui se fait sur le marché devient quasiment impossible. 

Un autre point délicat dans l'adoption de l'holacratie est le besoin d'une discipline accrue. Dans un modèle où les individus ont plus d'autonomie et de responsabilité, il peut être facile pour certains de perdre de vue les priorités de l'entreprise. De plus, toutes les personnalités ne s'adaptent pas facilement à ce niveau d'auto-gestion. Certains employés peuvent ressentir un stress accru face à la nécessité de prendre plus d'initiatives et d'assumer des responsabilités sans l'encadrement traditionnel. Cela peut également créer un manque de clarté dans la répartition des tâches, surtout dans des organisations plus complexes ou plus grandes, où la communication et la coordination sont essentielles.

Malgré son image de système de gestion innovant, l'holacratie ne convient pas à toutes les entreprises. Son adoption peut prendre des années et entraîner le départ de nombreux employés. Pour les grandes entreprises, une adoption partielle est recommandée. En revanche, pour les start-ups et les PME dont le niveau d’adaptabilité de l’organisation est élevé et leur taille relativement petite, l’holacratie s’apparente être une solution appropriée. D’ailleurs, nombre d’entre elles sont des « early adopters ». ⁵

## Holacratie et gestion des conflits

La gestion des tensions est un élément clé dans une organisation holarchique. Les tensions, selon l'holacratie, sont définies comme des écarts entre l'état actuel de l'organisation et ce que pourrait être une situation idéale. Ces tensions sont souvent vues comme des opportunités d'amélioration. Toutefois, la gestion des tensions peut parfois devenir une source de frustration. En effet, si elles ne sont pas traitées rapidement ou efficacement, elles peuvent entraîner des conflits entre les membres de l'équipe.

Le rôle du facilitateur est donc crucial pour assurer que les tensions soient résolues de manière constructive. Dans une structure traditionnelle, les conflits sont souvent gérés de manière descendante, avec un manager ou un superviseur jouant le rôle d'arbitre. En holacratie, la résolution des conflits est plus horizontale, avec des équipes qui doivent souvent trouver elles-mêmes des solutions aux problèmes qui surgissent. Cela nécessite un haut niveau de maturité et de compétences en communication de la part des membres de l'équipe. Pour que cela fonctionne, l'organisation doit mettre en place des processus de résolution de conflits bien définis et des cadres clairs pour l’escalade des tensions.

## Les avantages à long terme de l'holacratie

Malgré les défis qu’elle présente, l'holacratie offre de nombreux avantages potentiels à long terme. En adoptant un modèle de gouvernance plus flexible, les entreprises peuvent améliorer leur résilience face aux changements du marché. L'autonomie accrue des équipes favorise l'innovation, car les idées peuvent émerger plus rapidement et être mises en œuvre sans passer par une longue chaîne de validation. Cette réactivité accrue est essentielle dans des secteurs où les évolutions sont rapides et où l'adaptabilité est un facteur clé de succès.

L'un des principaux avantages de l'holacratie est qu'elle encourage une meilleure utilisation des compétences des employés. En effet, les collaborateurs ne sont plus limités à un seul rôle ou poste défini ; ils peuvent contribuer à différents projets et cercles en fonction de leurs talents et de leurs intérêts. Cela permet également d’éviter que certains talents restent inexploités ou que des compétences précieuses ne soient sous-utilisées. Cette approche peut entraîner une plus grande satisfaction professionnelle et une plus forte rétention des talents, car les employés sentent qu'ils ont une plus grande liberté de développer leurs compétences et d'élargir leur champ d'action au sein de l'organisation.

Enfin, l'holacratie permet une meilleure agilité organisationnelle. Les entreprises qui adoptent ce modèle sont souvent plus réactives aux évolutions du marché, car elles ne sont pas freinées par des structures rigides. Les décisions sont prises plus rapidement et plus près des équipes opérationnelles, ce qui permet d'ajuster les stratégies en temps réel. Cette flexibilité peut être un avantage concurrentiel majeur, surtout dans des marchés dynamiques où la capacité à réagir rapidement aux changements est cruciale.

![Graphique illustrant les avantages de l'holacratie, en mettant l'accent sur l'adaptabilité, l'autonomie, l'agility et l'alignement des équipes.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_3_0f9d0f2785.png)

## Holacratie et innovation : une synergie gagnante

L'une des grandes forces de l'holacratie réside dans sa capacité à favoriser l'innovation. En supprimant les barrières hiérarchiques, les employés se sentent plus libres de proposer des idées nouvelles, même si elles sortent des sentiers battus. Cette capacité à faire émerger des idées nouvelles est essentielle dans un monde où les marchés évoluent rapidement et où les entreprises doivent constamment se réinventer. L'holacratie favorise également la prise de risques calculée, car chaque cercle peut expérimenter à petite échelle sans craindre de lourdes conséquences pour l’ensemble de l’organisation.

De plus, l'holacratie permet de tester des idées de manière plus rapide. Chaque cercle peut prendre des décisions de manière indépendante et mettre en place des prototypes ou des projets pilotes sans attendre l'approbation d'une direction générale. Cela réduit les délais de mise sur le marché et permet à l'entreprise de rester compétitive. Cela est particulièrement bénéfique pour les startups ou les entreprises en forte croissance, où la capacité à innover et à s'adapter rapidement est cruciale pour survivre et prospérer.

L'holacratie encourage également la diversité des points de vue, en permettant à chacun, quel que soit son rôle ou son statut, de contribuer à la réflexion collective. Cette diversité est un moteur puissant de l'innovation, car elle permet de confronter des idées variées et d'explorer des solutions plus créatives aux défis auxquels l'entreprise est confrontée. Elle permet aussi de briser la tendance à la pensée unique, en favorisant l’inclusion des voix de tous les niveaux et en donnant à chacun la possibilité de participer activement à la création de valeur pour l’entreprise.

En conclusion, l’holacratie est un modèle de management innovant, remettant en cause les structures classiques. Cependant, son application soulève des défis, particulièrement dans la gestion complexe des rôles et de l'organisation. Adaptée aux entreprises agiles comme les [start-ups et certaines PME](https://wedo.com/fr/industries/sme), elle n'est pas une solution universelle, surtout pour les grandes structures. Chaque entreprise doit donc évaluer attentivement ses besoins spécifiques avant d'adopter l'holacratie, en préparant des ajustements adaptés pour une transition réussie.

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### La Gouvernance avec WEDO

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**Références:**

1) GROSJEAN, VINCENT, LEÏCHLÉ, JACQUES et THÉVENY, LAURENT, 2016. Les nouvelles formes d’organisation du travail : opportunités ou illusions ? . 2016. Vol. 245, pp. 6-9.

2) BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko et LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. Août 2016. pp. 38-49.

3) CHIQUET, Bernard Marie et APPERT, Étienne, 2013. Une nouvelle technologie managériale, l’holacracy. Goussonville : IGI partners. ISBN 978-2-9545641-1-1. 658.002 22

4) CASTILLO, Amanda, 2018. Holacratie, l’utopie qui se passe de chef. Le Temps [en ligne]. 5 octobre 2018. [Consulté le 17 avril 2022]. Disponible à l’adresse : https://www.letemps.ch/economie/holacratie-lutopie-se-passe-chef

5) BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko et LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. Août 2016. pp. 38-49.

L'holacratie transforme les organisations en équilibrant fiabilité et adaptabilité, en contraste avec les systèmes pyramidaux. Découvrez ses atouts et défis.

Image montrant des personnes collaborant dans un environnement de travail inspiré par l'holacratie, où chacun contribue de manière autonome et équilibrée pour atteindre des objectifs communs.

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Holacratie : révolution Managériale ou Défi Organisationnel ?

![Antoine Sudan et David Dutch, accompagnés d'Alexia Borg, journaliste chez Forbes](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/willkommen_6c64ea9d3b.png)

Dans un article passionnant sur [Forbes](https://www.forbes.fr/brandvoice/wedo-la-plateforme-collaborative-qui-simplifie-la-gestion-des-taches-et-des-reunions/), Alexia Borg s'est entretenue avec les cofondateurs de WEDO pour discuter du parcours remarquable de l'entreprise, qui est passée d'une petite startup suisse à un acteur mondial dans le domaine des logiciels collaboratifs. L'interview, réalisée à Paris, met en lumière l'évolution de WEDO au cours des 9 dernières années. Ce qui a commencé par une amitié et une passion partagée est devenu une entreprise florissante avec plus de 600 clients et 15 employés.

Mais cet article est bien plus qu'une rétrospective. Il offre des perspectives sur la manière dont la plateforme WEDO aide les entreprises à rationaliser leurs processus de gestion des tâches et des réunions. Ci-dessous, nous vous présentons les points clés de l'interview et explorons ce qui distingue WEDO dans un paysage de plus en plus concurrentiel.


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## WEDO : La plateforme collaborative qui simplifie la gestion des tâches et des réunions

[La plateforme collaborative SaaS de WEDO](https://wedo.com/fr) est rapidement devenue la solution incontournable pour les entreprises souhaitant rationaliser leurs opérations internes. La plateforme est conçue pour simplifier tous les aspects de la préparation des réunions et de la gestion des tâches, de la création d'ordres du jour détaillés au suivi de l'avancement des projets en temps réel. Avec WEDO, les équipes peuvent se concentrer sur l'essentiel : accomplir les tâches de manière efficace et sécurisée.

## Qu'est-ce qui rend WEDO unique ?

Voici quelques raisons clés pour lesquelles plus de 600 entreprises ont adopté WEDO comme plateforme de choix :

1. **Facilité d'utilisation** : WEDO est simple à configurer et à utiliser immédiatement. Contrairement à de nombreux autres outils de collaboration, WEDO est intuitif et facile à mettre en œuvre, nécessitant peu de formation pour les utilisateurs. « Nous avons constaté que les équipes apprécient la rapidité avec laquelle elles peuvent adopter WEDO, sans la courbe d'apprentissage difficile qui accompagne d'autres plateformes », explique David Dutch, cofondateur de WEDO.
2. **Support multilingue** : La plateforme WEDO est disponible en plusieurs langues, notamment le français, l'anglais, l'allemand et l'italien. Cela la rend particulièrement populaire parmi les entreprises européennes à la recherche d'un outil collaboratif répondant aux divers besoins linguistiques de leurs employés.
3. **Collaboration tout-en-un** : WEDO n'est pas seulement un outil de réunion, c'est une solution complète qui intègre la gestion de projet, le [suivi des tâches](https://wedo.com/fr/features/tasks) et la collaboration en temps réel. Les utilisateurs peuvent préparer des agendas, rédiger des comptes-rendus de réunion et suivre l'avancement des tâches d'une réunion à l'autre. Cette approche [tout-en-un](https://wedo.com/fr/features) de la collaboration est ce qui distingue WEDO et aide les équipes à rester organisées sans avoir à jongler entre plusieurs outils.

![meeting management with WEDO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Forbes_2_FR_5f46399cb5.png)

## La sécurité au cœur de l'innovation de WEDO

Dans un monde où les violations de données et les préoccupations de sécurité sont au premier plan pour les entreprises, WEDO a fait de la sécurité une priorité. La plateforme SaaS est développée avec la [protection des données](https://wedo.com/fr/security) au cœur des réflexions, garantissant que les entreprises peuvent collaborer sans se soucier de la confidentialité de leurs informations.

« Notre plateforme est hébergée sur des serveurs certifiés ISO 27001 en Suisse, qui respectent les réglementations du RGPD et de la nLPD suisse », explique Antoine Sudan, cofondateur de WEDO. « Cela rassure nos clients, qui savent que leurs données sensibles sont sécurisées et stockées en conformité avec les réglementations les plus strictes. »

En plus d'une robustesse en matière de cryptage des données et de conformité, WEDO veille à ce que toutes les données soient stockées localement en Europe, réduisant ainsi les risques liés à la souveraineté des données — une préoccupation clé pour les entreprises opérant dans des secteurs hautement réglementés.

## Innovation : L’avenir avec les outils d'IA

L'engagement de WEDO envers l'amélioration continue ne s'arrête pas à la sécurité et à la facilité d'utilisation. L'entreprise recherche constamment des moyens d'évoluer pour mieux répondre aux besoins de ses utilisateurs. « Nous développons actuellement des outils d'intelligence artificielle (IA) qui rendront les processus encore plus rapides et intuitifs et offriront des informations exploitables pour aider les équipes à travailler plus efficacement », explique David Dutch.

Ces outils alimentés par l'IA se concentreront sur l'optimisation des flux de travail, la suggestion de priorités de tâches et l'automatisation des processus répétitifs. Alors que les entreprises continuent de demander des solutions plus intelligentes et plus efficaces, WEDO se positionne en leader dans la collaboration alimentée par l'IA.

## Impact réel : Comment WEDO transforme les entreprises

La plateforme SaaS de WEDO n'est pas un simple outil logiciel ; elle révolutionne la manière dont les entreprises fonctionnent dans divers secteurs. [Les entreprises utilisant WEDO](https://wedo.com/fr/category/temoignages-clients) ont constaté des améliorations significatives dans l'efficacité des réunions, les taux d'achèvement des tâches et la gestion globale des projets.

Prenons l'exemple d'une entreprise technologique européenne de taille moyenne, qui souffrait de réunions désorganisées et de délais non respectés. Après avoir mis en œuvre WEDO, l'entreprise a constaté une réduction de 30 % du temps passé en réunion, tandis que les taux d'achèvement des tâches ont augmenté de 25 %. Cet impact est la raison pour laquelle de plus en plus d'entreprises se tournent vers WEDO pour simplifier leurs opérations internes.


![Task Management with WEDO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Forbes1_FR_871022caa4.png)

## Comment l’entreprise se distingue-t-elle de ses concurrents ?

Le premier axe de différenciation réside dans l’outil lui-même. Contrairement à certains logiciels très spécialisés, WEDO a été conçu comme une plateforme dynamique et flexible, capable de répondre à un large éventail de cas d’utilisation et de besoins sectoriels (ex. : [conseils communaux et administratifs](https://wedo.com/fr/industries/municipal-administrations), [réunions d’équipes](https://wedo.com/fr/use-cases/team-meetings), [gestion de projets](https://wedo.com/features/project-management)). Comparée à des offres telles que celle de Microsoft, l’entreprise prône une approche plus holistique avec un outil « tout-en-un », évitant ainsi la fragmentation des informations à travers différents logiciels à connecter. Avec WEDO, les utilisateurs n’ont plus besoin de jongler entre plusieurs applications différentes, tout est à portée de main. L’entreprise vise un équilibre idéal entre spécificités et généralisation.

Le second axe de différenciation est son approche centrée sur le client, permettant à l’entreprise de comprendre les besoins des clients et de proposer des solutions sur mesure. Son support est très apprécié pour sa qualité et sa rapidité, avec un temps de réponse moyen de 4 minutes sur une année. Ce lien étroit se traduit par une expérience utilisateur exceptionnelle, une forte fidélisation des clients et des recommandations par le bouche-à-oreille.

## Pourquoi cet article sur Forbes est important

Être mis en avant dans Forbes n'est pas seulement un honneur, c'est le reflet de l'impact significatif que WEDO a sur le monde des affaires. Alors que l’entreprise continue d'étendre sa plateforme et d'accroître sa base d'utilisateurs, cet article sert de jalon, validant son approche et la valeur qu'elle apporte à ses clients.

Avec plus de 600 entreprises utilisant WEDO à travers l'Europe et au-delà, l’entreprise est enthousiaste à propos de l'avenir et du rôle que sa plateforme jouera dans la transformation de la collaboration en entreprise.

## Conclusion

Chez WEDO, l'entreprise s’engage à fournir aux entreprises les outils nécessaires pour optimiser la collaboration, assurer la sécurité des données et améliorer la productivité. L'article sur Forbes met en lumière l'impact qu'a eu WEDO dans le monde des affaires, mais ce n'est que le début. Alors que l’entreprise continue d'innover avec des outils basés sur l'IA et des améliorations de sécurité, elle est impatiente de voir comment WEDO façonnera l'avenir du travail.

**Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez l’entreprise dès aujourd'hui pour planifier une démonstration ou en apprendre plus sur la plateforme.**

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Dans un article passionnant sur Forbes, Alexia Borg s'est entretenue avec les cofondateurs de WEDO pour discuter du parcours remarquable de l'entreprise, qui est passée d'une petite startup suisse à un acteur mondial dans le domaine des logiciels collaboratifs.

Antoine Sudan et David Dutch invités par Forbes

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Forbes met à l'honneur WEDO dans "Les Entreprises à Succès"

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

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Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

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Les sujets à aborder lors d’une réunion bilatérale

À une époque caractérisée par un rythme effréné et une quête incessante de productivité, comment parviennent-ils à équilibrer l'efficacité collective et les aspirations personnelles de leurs équipes, composées d'individus aux attentes de plus en plus diversifiées ? Comment s'assurer que chaque membre trouve sa place et s'épanouisse dans ce cadre ?

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