## Quels sont les défis organisationnels du secteur de l’enseignement ? 

Pour les organismes pédagogiques, la communication et la collaboration sont des enjeux centraux et importants. Les directions de ces structures doivent être capables d’échanger activement avec tous les départements afin d’assurer le bon fonctionnement général de leur établissement. Par ailleurs, il appartient également au management de favoriser une collaboration optimale entre les équipes administratives et pédagogiques. 

En termes de collaboration, voici quelques défis à relever dans le domaine de l’enseignement :

🗓️ Gérer, suivre et garantir l’efficacité des différentes réunions : conseil de direction, réunions des doyens, réunions pédagogiques, rencontres bilatérales, réunions d’équipe, etc ;

✅ Assurer la réalisation des tâches de la direction et de chaque département ;

📋 [Gérer les procédures récurrentes](https://wedo.swiss/fr/schools-faculties-automate-your-recurring-procedures/)

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## Quels sont les freins à une collaboration efficace ?

Bien souvent, les collaborateurs doivent atteindre leurs objectifs avec des moyens limités et peu efficients. L’email reste le canal de communication le plus répandu et le faible taux d’outils réellement collaboratifs est à déplorer. Un autre constat est à faire concernant les réunions : ces dernières sont parfois mal préparées, souvent trop fréquentes, quelquefois interminables… en résumé improductives. Or, les réunions restent cruciales pour l’échange d’informations. Dans le secteur, ces rencontres rassemblent de multiples acteurs : membres de la direction, collaborateurs administratifs, doyens, professeurs ou enseignants, ainsi que des intervenants externes. Pour l’organe directeur, le challenge est donc de gérer efficacement ces multiples séances tout en impliquant chaque participant avant, pendant et après les réunions. Alors comment pallier ces difficultés organisationnelles et collaboratives tout en encourageant une digitalisation des processus ?

## Nos solutions pour améliorer la collaboration au sein des écoles et facultés

WEDO est un outil collaboratif qui se prête parfaitement à l’organisation interne des écoles et des facultés. Notre outil permet déjà à un grand nombre d’établissements de relever leurs défis organisationnels et de fluidifier leur communication interne. 

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Découvrons comment la **plateforme WEDO** aide les écoles et facultés à collaborer.

### 1\. Créer une structure collaborative adaptée au secteur de l’enseignement

Chaque département ou service de l’établissement peut gérer ses divers projets organisés en “espaces de travail”. Ces espaces permettent aux collaborateurs de l’institution de partager des réunions, des tâches ainsi que des fichiers. La solution WEDO regroupe toutes ces fonctionnalités sur une seule plateforme. 💡À noter qu’il est même possible d’intégrer gratuitement des membres externes pour collaborer.

### 2\. Gérer toutes les réunions sur un seul outil

À partir d’espaces de travail, WEDO permet de gérer toutes les réunions de l’institution : du Conseil de Direction à la réunion des doyens en passant par les réunions pédagogiques et les rencontres bilatérales. Avec le module Réunions, les utilisateurs préparent les ordres du jour en équipe, rédigent le compte rendu en temps réel et suivent les tâches attribuées d’une séance à la suivante. 

### 3\. Préparer les ordres du jour de manière collective

Les réunions improductives sont généralement le fruit d’un manque de préparation. La fonctionnalité qui change le quotidien des membres de la direction et de l’administration est sans nul doute la préparation collective des réunions. Avec WEDO, chaque collaborateur peut compléter l’ordre du jour afin de préparer ses interventions à l’avance. Il est également possible d’ajouter tous les documents que l’on prévoit de présenter (PDF, Excel, Word, PowerPoint, etc.).

### 4\. Mettre en évidence les décisions adoptées en réunion

Trop souvent, les participants ressortent de réunions sans connaitre clairement les décisions prises, les tâches à réaliser ainsi que les prochaines échéances. WEDO facilite la mise en valeur des décisions sur lesquelles les participants statuent en réunion. Le compte rendu des discussions devient clair et bien organisé afin de retrouver tout de suite les informations pertinentes.

### 5\. Déléguer des tâches lors de réunions

Il est possible de créer des tâches et de les déléguer immédiatement en cours de réunion. Ainsi, les collaborateurs impliqués seront opérationnels dès le terme de la rencontre. D’une réunion à la suivante, WEDO fait le suivi des tâches réalisées afin de toujours garder un œil sur les échéances fixées. 

### 6\. Communiquer facilement à propos des tâches en cours

Le gestionnaire de tâches intégré à la plateforme WEDO simplifie la collaboration et la communication. Il est possible de commenter une tâche pour partager des informations et échanger avec les personnes concernées par sa réalisation. Un système de notifications permet de rester informé en cas de changements ou d’informations importantes. 

### 7\. Retrouver l’information rapidement

Le puissant outil de recherche intégré à WEDO permet d’accéder en quelques clics à l’information désirée. La recherche se fait à travers l’ensemble de la plateforme à l’aide de mots-clés. Les utilisateurs retrouvent ainsi les comptes rendus de discussions, les décisions importantes, les tâches et fichiers contenant le terme recherché. 

## WEDO, l’outil idéal pour les Écoles et les Facultés

WEDO est un outil qui rassemble les équipes en leur offrant de multiples possibilités pour communiquer et collaborer efficacement. Grâce à l’intégration de notre solution dans de nombreuses écoles et facultés, nous comprenons les défis organisationnels auxquels le secteur de l’enseignement fait face. Améliorez la collaboration au sein de votre établissement à l’aide de nos fonctionnalités :

🗓️ Préparation des ordres du jour, rédaction des comptes rendus en temps réel et suivi des tâches déléguées en réunion.

✅ Gestion collaborative des tâches à travers des espaces de travail.

▶️ Automatisation des procédures récurrentes pour assurer la qualité dans la réalisation des processus internes. 

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Ces clients ont choisi WEDO pour collaborer efficacement dans leurs écoles :

::button-secondary[En savoir plus sur leurs témoignages]{link="/industries/education"}

La conduite et le suivi des réunions, la coordination entre les départements, l’échange d’informations et la gestion administrative sont des challenges quotidiens pour le secteur de l’enseignement. Découvrez comment WEDO aide les établissements scolaires et académiques à améliorer leur collaboration en optimisant la gestion des réunions et des tâches. 

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Comment WEDO aide les écoles et facultés à améliorer leur collaboration ?

## Gestion de procédures récurrentes : quels sont les challenges à relever ?

Dans les services administratifs, la gestion de procédures fait partie intégrante des activités quotidiennes. Les procédures sont souvent synthétisées en listes de tâches à réaliser dans un ordre prédéfini. Même si ces démarches sont usuelles et ordinaires pour les institutions pédagogiques, leur réalisation peut poser des difficultés et mettre au défi l’assurance qualité de l’établissement. Découvrons ensemble les obstacles courants :

* Un grand nombre d’informations à traiter via différents canaux de communication : documents et notes internes, emails, téléphones, courriers, etc.
* Une organisation complexe : beaucoup de collaborateurs impliqués dans le processus.
* Une coordination transversale (plusieurs départements et sites concernés).
* Des documents qui ne sont pas à jour et des fichiers de suivi peu collaboratifs, voire complexes (tableurs, feuilles Excel, doc. Word).
* Un manque de clarté au niveau des tâches à réaliser (aucun document de référence ou avec des explications lacunaires)
* Un mode de travail hybride : collaborateurs en présentiel et en télétravail.
* Un manque de communication global pouvant mettre en péril la qualité d’exécution.
* Un départ au niveau du personnel freinant la réalisation d’une procédure dans les cas où le collaborateur sortant détenait le savoir-faire et les connaissances nécessaires.

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Cette liste vous évoque des situations vécues ? Vous travaillez dans le secteur de l’enseignement et vous pensez que la conduite de vos procédures mériterait d’être améliorée ?

WEDO vous propose la fonctionnalité **Modèles et Checklists** qui permet de renforcer l’efficacité et la collaboration de vos départements. Découvrez comment automatiser les procédures récurrentes de votre établissement en créant des modèles et en générant facilement des listes de tâches prédéfinies.

## Nous vous aidons à gérer vos procédures récurrentes

### 1\. Modélisez vos procédures récurrentes

#### ✅ Listez et attribuez les tâches

Assurez une qualité et un suivi de vos processus internes en créant des modèles pour chaque procédure. Ainsi, les collaborateurs impliqués obtiennent un aperçu clair et structuré des procédés en vigueur et des tâches dont ils sont responsables. 

#### 📅 Planifiez les tâches

Pour chaque tâche, définissez des échéances relatives à une date de référence. Quand vous lancerez une checklist sur la base du modèle, les délais seront automatiquement générés. Vous pourrez alors distinguer : 

* Les tâches à réaliser avant la date de référence
* Les tâches à réaliser à la date de référence
* Les tâches à réaliser après la date de référence

#### ↗️ Partager l’information

Les modèles vous permettront également de transmettre le savoir aux collaborateurs tout en maintenant une régularité dans la réalisation des procédures. Formez facilement un nouveau collaborateur en lui donnant accès aux modèles de checklists qui le concernent. 

#### 📋 Modifiez les tâches du modèle en tout temps 

Une procédure est à revoir ? Les utilisateurs autorisés accèdent facilement aux tâches du modèle afin de le réviser. 

### 2\. Lancez une checklist lorsque la procédure doit être réalisée

Votre modèle est prêt ? Il ne vous reste plus qu’à lancer une checklist pour démarrer la réalisation d’une procédure ! Vos collègues reçoivent instantanément les tâches dont ils sont responsables dans leur espace personnel. 

### 3\. Collaborez et communiquez facilement

À partir de chaque checklist en cours, communiquez avec vos collègues en commentant les tâches. Ces derniers seront instantanément notifiés et pourront échanger avec vous.

### 4\. Suivez la progression des procédures en cours

Grâce à cette fonctionnalité, votre suivi est assuré et vous pouvez :

* Analyser la progression d’une checklist spécifique.
* Obtenir une vue globale de l’avancement de toutes les checklists en cours.
* Trier les checklists en fonction de leur pourcentage de progression ou de leur date de référence.

## Secteur de l’enseignement : des procédures standardisées pour garantir une qualité

Garantir la qualité des services auprès des clients et partenaires est un défi d’envergure pour les établissements de formation. À ce titre, de nombreux établissements obtiennent des certifications et labels, à l’image des normes ISO (21001:2018) pour les organismes d'éducation et de formation. Les exigences administratives que requièrent l’obtention de ces certifications sont souvent fastidieuses. WEDO vous accompagne tout au long de la mise en place de ces procédures particulières. Une fois votre établissement certifié, les Modèles et Checklists garantiront le maintien de la qualité dans l’exécution des procédures internes à votre établissement. 

## Quelques exemples de procédures que vous pourriez gérer avec WEDO dans votre institution

### Direction, Administration & Secrétariat

* Gestion des rentrées scolaires
* Commande de matériel
* Élaboration des horaires
* Élaboration des programmes
* Budget annuel
* Cérémonies de diplômes
* Obtention de Certifications & Labels
* Inscriptions au réseau alumni

### Gestion du personnel

* Accueil collaborateur
* Départ collaborateur
* Processus d’engagement

### Service d’admission

* Candidature des étudiants
* Candidature des étudiants
* Visa étudiant

### Groupes pédagogiques

* Préparation des examens
* Journées pédagogiques
* Organisation d’activités
* Gestion de colloques

### Événements académiques

* Journées portes ouvertes
* Rencontres des alumnis
* Sessions d’informations
* Journées spéciales

### Marketing & Communication

* Gestion de campagne de communication
* Gestion de campagne marketing
* Procédure de traductions

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Vous souhaitez tester notre outil pour gérer les procédures récurrentes de votre établissement ?

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Ces utilisateurs ont choisi WEDO pour collaborer au sein de leur école :

::button-secondary[Je découvre leurs témoignages]{link="/industries/education"}

Dans les services administratifs, la gestion de procédures fait partie intégrante des activités quotidiennes. Vous travaillez dans le secteur de l’enseignement et vous pensez que la conduite de vos procédures mériterait d’être améliorée ? WEDO vous propose la fonctionnalité Modèles et Checklists afin de favoriser le suivi et la collaboration dans l’exécution de vos processus. Dans cet article, découvrez comment automatiser les procédures récurrentes de votre établissement pédagogique.

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Écoles & Facultés : automatisez vos procédures récurrentes

## Comment appréhender les vacances d’été et organiser le travail de vos équipes durant les vacances ?

Les mois de juillet et août riment généralement avec équipes réduites. De fait, il n’est alors pas toujours évident de collaborer efficacement durant la période estivale. Pallier les absences des employés durant les congés n’est pas simple. Il s’agit donc de s’organiser en amont et de préparer au mieux les périodes d’absences prolongées afin que les équipes qui restent en fonction puissent travailler en toute quiétude et comme à la normale. Anticiper afin de gérer au mieux les vacances d’été, c’est la clé du succès !

💡 Nous vous donnons ainsi **5 conseils** pour anticiper au mieux les vacances de votre équipe.

## 1 | Préparez vos réunions en avance

Si vous supervisez la rédaction des comptes rendus de réunion, veillez à préparer les ordres du jour de vos réunions en avance afin que vos remplaçants puissent simplement venir alimenter les points à l’ordre du jour et gérer la réunion le jour J. Ils pourront ainsi venir ajouter les fichiers à traiter en réunion ainsi que divers commentaires ou notes privées. Les personnes qui seront absentes lors de la réunion estivale pourront également compléter les thématiques dont ils sont responsables en avance afin de communiquer au mieux avec l’ensemble de l’équipe. 

## 2 | Communiquez en amont sur les tâches en cours

Bien souvent, la réalisation d’une tâche peut impacter plusieurs membres de l’équipe, c’est pourquoi il s’agit de bien transmettre les informations utiles à la réalisation des tâches aux différentes personnes impliquées. Mais la communication va dans les deux sens. En effet, n’oubliez pas de tenir au courant vos collègues absents des dernières nouvelles concernant votre travail accompli en leurs laissant un commentaire à propos des tâches concernées. 

## 3 | Envoyez les comptes rendus des réunions aux absents

Afin que tout le monde soit sur la même longueur d’ondes, il est important de rédiger des comptes rendus de réunion clairs et complets. Ainsi, les absents pourront en prendre connaissance à leur retour. Bien que vos collègues soient en vacances, n’oubliez surtout pas de leur envoyer les comptes rendus des séances manquées, en demandant d’accuser réception avec lecture. De ce fait, vous garantirez l’atteinte de vos objectifs tout en conservant une collaboration optimale malgré l’absence de certains membres de l’équipe. 

## 4 | Préparez le travail à réaliser durant votre absence

Dans une équipe, nous ne sommes pas nécessairement seuls à travailler sur un même projet ou sur les mêmes tâches. C’est pourquoi vous devez impérativement préparer vos remplaçants en les informant au mieux sur les dossiers qui sont à votre charge. Non seulement au niveau de la façon de les réaliser, mais également concernant les informations essentielles qu’ils devront avoir en leur possession afin d’atteindre les objectifs fixés : contacts des partenaires concernés, fichiers, e-mails, devis, PV en pièces jointes des tâches ou réunion, etc. En contrepartie, et une fois votre travail personnel préparé, demandez par ailleurs à vos collègues d’anticiper les retards de délais dus aux vacances, et de mettre à jour les échéances de leurs tâches avant leur départ. 

## 5 | Déléguez les tâches à réaliser durant votre absence

Pour toute tâche ne pouvant pas attendre le retour de vacances d’un collaborateur, demandez à déléguer la tâche à un collègue remplaçant, en définissant clairement le processus de réalisation de la tâche dans la description de celle-ci ou en créant une checklist pour les missions plus complexes. L’idée est vraiment de préparer l’équipe à votre absence et surtout de répartir les charges équitablement afin que toutes les tâches à réaliser soient effectuées. Vous n’oublierez pas d’attacher aux tâches les éventuels fichiers ou emails de correspondances liés, ainsi que les contacts utiles. Une passation efficace permettra à toute l’équipe de passer l’été en toute sérénité. 

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💡 En appliquant ces **5 recommandations** très simples, vous garantirez une collaboration efficace durant la période estivale, malgré l’absence de bon nombre de collaborateurs. Il suffit juste d’un peu d’anticipation et de préparation afin d’atteindre cet objectif essentiel ! 😃

![5-tips-for-summer-collaboration.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/5_tips_for_summer_collaboration_f7e1b0d91e.png)

## WEDO vous aide à anticiper au mieux la collaboration en été

WEDO vous permet de garantir une traçabilité des informations communiquées lors de réunions et de l’avancement des projets durant l’absence de vos collègues ou/et employés. Notre plateforme collaborative vous apporte quelques astuces pour bien préparer cette période creuse et assurer une reprise sans accroche. 

1. Vous pouvez **préparer votre ordre du jour en avance** et venir compléter vos thématiques à l’aide de paragraphes, décisions, tâches, fichiers, notes privées et images.
2. Vous pouvez **commenter les différentes tâches** afin d’échanger les informations pertinentes avec les différents observateurs.
3. Vous avez la possibilité d’**envoyer les comptes rendus par email** directement depuis la plateforme ou encore de les exporter au format PDF.
4. Vous êtes en mesure de **mettre à jour les échéances des tâches** en cours dans le but d’anticiper les différents délais fixés.
5. Vous pouvez **déléguer des tâches à vos collègues** en un clic afin de réorganiser le travail de votre équipe. Il est également possible de **joindre des fichiers aux tâches** en cours. Finalement, la fonctionnalité Modèles & Checklists vous permet de **modéliser une procédure** pour informer vos remplaçants du processus à appliquer.

WEDO est l’outil idéal qui vous permet de collaborer efficacement en toute situation ! 

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Les vacances d’été arrivent souvent avec leur lot de perturbations et de stress liés aux absences de collaborateurs. Comment assurer le maintien de l’activité d’une entreprise, le suivi de ses projets et la communication interne durant les vacances ? WEDO vous permet d’appréhender cette période sereinement grâce à ses multiples fonctionnalités collaboratives : suivi des réunions, gestion et délégation des tâches, lancement de checklists. Découvrez 5 conseils pour anticiper au mieux les vacances de votre équipe.

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5 conseils pour préparer la collaboration durant l’été

La PME fribourgeoise WEDO a décidé d’asseoir sa place dans l’économie suisse en changeant récemment sa forme juridique. L’ancienne Sàrl est fière de son nouvel intitulé WEDO SA, bien que les fondateurs n’aient pour le moment pas l’intention d’ouvrir les parts de l’entreprise à des investisseurs externes.

Après avoir troqué il y a quelques mois le nom de domaine initial [wedo.swiss](http://wedo.swiss/) par [wedo.com](http://wedo.com/), l’entreprise soutient une stratégie de solidification de ses acquis pour une croissance sereine et ambitieuse.

**Une équipe à la hauteur d’ambitions internationales**

Fondée en 2015 par les fribourgeois David Dutch et Antoine Sudan, l'entreprise compte aujourd’hui 14 collaborateurs et collaboratrices basés à Fribourg et à Zurich, dont 4 recrutés rien qu’en 2022. Exerçant des emplois à forte valeur ajoutée tels que *Full Stack Developer* (dont trois formés à l’école d’ingénieur de Fribourg), spécialiste en marketing digital, *Business Developer* ou *Customer Success Executive*, les collaborateurs contribuent à la richesse d’un logiciel sûr et performant. En 2022, le recrutement s’est accéléré avec l’objectif de constituer une équipe composée de 20 personnes d'ici à 2024. 

Largement adoptée en Suisse romande, la plateforme collaborative WEDO gagne du terrain en Suisse alémanique depuis l’engagement de *Business Developers* germanophones en 2020. Nous ambitionnons de poursuivre notre expansion en Suisse alémanique et à l’international.

La société WEDO SA est principalement active en Suisse et touche de multiples secteurs d’activité, dont les principaux sont la santé, le secteur public, la finance et la construction. Environ 500 organisations réparties dans 18 domaines d’activité utilisent WEDO à ce jour.

![Employees.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Employees_3f64bad901.png)

C’est dans cette stratégie de croissance que s’inscrit donc la transformation de Sàrl en SA. Avec l’augmentation de son capital action, WEDO souhaite rassurer et établir la crédibilité de son modèle d’affaire. Un modèle d’affaire qui s’est avéré gagnant très rapidement, et qui a, dans les grandes lignes, conservé sa structure initiale depuis le début de l’aventure : un système d’abonnement annuel avec un prix par utilisateur, donnant accès à l’intégralité des fonctionnalités de la plateforme.

![chronologie de l'entreprise](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Chronology_71053916c0.png)

**Les prochaines étapes :**

Outre son augmentation de capital et l’acquisition de *wedo.com*, les équipes de développement se sont récemment focalisées sur l’extension des fonctionnalités de la plateforme. Alors que celle-ci défiait toute concurrence en termes de gestion des réunions, elle lancera prochainement une nouvelle version plus performante pour la gestion de projets, prête à défier ses concurrents américains.

La PME fribourgeoise WEDO a décidé d’asseoir sa place dans l’économie suisse en changeant récemment sa forme juridique.

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WEDO Sàrl devient WEDO SA


Notre récent sondage LinkedIn révélait que près de 40% des répondants associe l’inefficacité d’une réunion au manque de décisions prises, alors que 34% pointe du doigt le manque de préparation des participants.

En effet, les réunions dictent nos semaines et pétrifient nos calendriers. Malgré tout, elles restent un élément central dans la collaboration et elles marquent les échelons de la gestion d’un projet. 

Dans cet article, nous adressons ces problématiques et suggérons quelques bonnes pratiques qui auront l’avantage d’optimiser vos réunions.



## Problème n°1: Favoriser la prise de décision lors de réunion

### 🎯 Fixation systématique d’objectifs

Il est crucial que l’éditeur de la séance soit au clair avec les objectifs de la réunion. En fonction des objectifs et de leurs échéances, il est important de systématiquement [définir à l’avance les décisions à prendre](https://help.wedo.com/fr/articles/6877940-vote-decision-preparer-la-decision-relative-a-un-vote) et de les mentionner dans l’ordre du jour.  

### 🗣️  Attribuer la prise de décision

Il est recommandé de définir un modérateur de réunion, ou d’[attribuer la responsabilité de chaque thématique à une personne spécifique](https://help.wedo.com/fr/articles/5747620-definir-le-presentateur-d-une-thematique). Ainsi, cette personne s’assure que le sujet aboutit à une décision avant de passer au point suivant. 

### 🗳️  Soumettre aux votes

[La prise de décision peut être facilitée par le vote](https://help.wedo.com/fr/articles/6877940-vote-decision-preparer-la-decision-relative-a-un-vote). Lorsqu’une décision est prise au sein d’un groupe, la méthode du vote peut être utilisée afin de trancher de manière collégiale. Le vote met un terme aux discussions sans fin et permet de passer aux problématiques suivantes. 

### ✅   Formaliser la prise de décision

Il est important de formaliser les décisions prises de manière claire dans le PV. La trace de [toute décision doit être facilement accessible](https://help.wedo.com/fr/articles/2614315-afficher-toutes-les-decisions-prises-en-reunions) pour éviter toute perte de temps dans la recherche d’informations. 


##  Problème n°2 : Encourager la préparation des participants 

### 👀  Lecture en amont du matériel de discussion

Envoyez les [informations et les documents](https://help.wedo.com/fr/articles/5959542-partager-une-reunion) traitant des différents sujets à l'avance, afin que les participants puissent se préparer. La lecture préalable des sujets garantit un traitement plus rapide des thématiques et réduit ainsi la durée des réunions.  

### 🗓️  Initier le débat avant la réunion

En mentionnant tout [questionnement ou décision](https://help.wedo.com/fr/articles/5701398-types-de-blocs) à prendre dans l’ordre du jour, les participants peuvent se documenter et se préparer au débat. 

### 👤Responsabilisation des participants 

L’initiateur d’une réunion ne doit pas impérativement diriger l’intégralité de la réunion. Au contraire, en nommant un collaborateur comme [présentateur d’une thématique](https://help.wedo.com/fr/articles/5747620-definir-le-presentateur-d-une-thematique) dont il fait partie prenante, il sera par nature mieux préparé et responsabilisé dans la gestion du projet. De plus, le changement de présentateur aura l’avantage de donner un rythme à la réunion. 

### ❎  Cohérence de la participation de certains collaborateurs

Le manque de préparation ou le manque d’investissement d’un collaborateur peut parfois simplement vouloir dire que sa présence n’est peut-être pas pertinente. 

![Préparation d'un ordre du jour](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_preparer_odj_d6adef1deb.png)


Un travail collaboratif en amont peut radicalement améliorer la productivité d’une réunion et l’implication des participants. 

WEDO est une solution cloud qui permet à tous les collaborateurs d’une équipe ou d’une entreprise de gérer les ordres du jour de leur réunion. Les points des ordres du jour et leur contenu sont automatiquement repris d’une réunion à l’autre pour assurer la traçabilité des projets, des tâches et des décisions. 

La plateforme est compatible à la gestion de réunions de tout type, allant des Conseils d’Administration aux réunions RH, en passant par les séances ordinaires ou exceptionnelles de gestion de projets.


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Notre récent sondage LinkedIn révélait que près de 40% des répondants associe l’inefficacité d’une réunion au manque de décisions prises, alors que 34% pointe du doigt le manque de préparation des participants.

Dans cet article, nous adressons ces problématiques et suggérons quelques bonnes pratiques qui auront l’avantage d’optimiser vos réunions.

Des collaborateurs discutent lors d'une réunion

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Quels sont les principaux éléments perturbateurs de nos réunions ?

## L’organisation d’un Conseil d’Administration

Les entreprises de tout domaine sont fréquemment amenées à organiser des réunions avec leur Conseil d’Administration afin de s’accorder sur les décisions stratégiques majeures. Cette rencontre formelle doit être encadrée au mieux et menée de manière efficace pour faciliter l’échange et la communication avec les membres du CA. Aussi, il est primordial de privilégier les outils digitaux nécessaires visant à améliorer l’organisation et le suivi de ces rencontres. Ces solutions technologiques doivent bien évidemment répondre à des exigences de sécurité pour permettre une communication et des accès sécurisés.

Vous peinez à assurer un suivi et une organisation efficace pour vos Conseils d’Administration ? Nous avons la solution pour vous aider !

WEDO est un outil de gestion des réunions qui se prête parfaitement à la préparation et au suivi des Conseils d’Administration pour de multiples raisons. Nous vous proposons de découvrir 7 étapes qui vous montrent comment notre plateforme collaborative soutient l’organisation des CA. 🗓️ 👩‍💼👨‍💼🧑‍💼

## 1. Préparez votre CA

### 📂 Organisez les documents

Si vous participez à la préparation des Conseils d’Administration de votre entreprise, organisez tout d’abord tous les documents qui seront présentés au cours de la réunion, tels que les rapports financiers, les rapports de vente et les mises à jour marketing. Il est essentiel de veiller à ce que tous les documents soient bien présentés, complets et faciles à comprendre.

### ✍🏻 Préparez les rapports

Si vous êtes chargé de présenter des rapports, préparez-les bien avant la réunion. Assurez-vous qu'ils soient clairs, concis et qu'ils contiennent toutes les informations pertinentes pour l’ensemble de l’assemblée. 

### ❔ Identifiez les questions clés

Finalement, avant la rencontre, identifiez les questions clés ou les sujets de préoccupation qui seront abordés au cours de la réunion. Soyez prêt à offrir des idées, des suggestions ou des recommandations si nécessaire.

Une fois ces premiers points préparés, concentrez-vous sur l’établissement des thématiques qui seront abordées en réunion : votre ordre du jour. 

## 2. Établissez l’ordre du jour

### 📣 Déterminez les sujets à aborder

Les sujets abordés lors des réunions du Conseil d’Administration peuvent varier en fonction de l'organisation. Ils peuvent inclure :

- des rapports financiers ;
- des mises à jour opérationnelles ;
- la planification stratégique ;
- la gestion des risques ;
- la conformité juridique ;
- des projets en cours ;
- des votes ;
- et d'autres questions importantes pour l'organisation.

### 📋 Créez votre trame de base

D’un conseil à l’autre, les points traités sont souvent identiques. Veillez à déterminer quelles sont les thématiques récurrentes afin de gagner un temps précieux dans la préparation de vos futures réunions. 

### 🗣️ Choisissez les présentateurs des thématiques

Les intervenants peuvent varier en fonction des thématiques. Il est important de définir qui doit préparer les points à l’ordre du jour ou alors tout simplement qui seront les personnes qui seront les présentateurs de la thématique. Cela aura pour objectif de renforcer l’aspect collaboratif autour de la préparation de la réunion. Tous les membres seront ainsi concernés par le conseil à venir. 

### 📎 Joignez les fichiers aux bonnes thématiques

Au préalable, l’idée est de préparer les documents et rapports à partager avec votre CA. Prenez le temps en amont d’également les joindre aux différentes thématiques de votre ordre du jour afin que les participants puissent les lire et les annoter avant le jour J. Une réunion bien préparée améliorera son efficacité ! 

## 3. Gérez les accès à la réunion

Il est fréquent que les accès à une réunion de type CA doivent être gérés de manière fine afin de choisir qui peut voir quoi et surtout à quel moment. Si votre outil le permet, essayez de gérer les accès à la réunion et le rôle de vos participants en fonction des étapes de celle-ci. Cela vous permettra de préparer votre ordre du jour en fonction de ces différents droits et de ne pas vous soucier des accès au-delà de la préparation. Déterminez qui sont les éditeurs, les participants et les lecteurs.

## 4. Intégrez les votes

####  🗳️ Déterminez les votants

Choisissez qui sont les participants autorisés à voter. Ensuite, déterminer la façon dont vous allez collecter les résultats. Différentes options sont possibles :

- votes électroniques par chaque votant ;
- votes à mains levées durant la séance ;
- et collecte de voix avec retranscription des résultats par le secrétaire à l’issue de la rencontre.

#### ☑️ Attribuez les parts

Les votes font partie prenante du déroulement des CA puisque les membres sont très souvent amenés à se prononcer notamment sur des décisions stratégiques qui touchent la société. Veillez à attribuer des parts en fonction du poids décisionnel de chaque votant.

#### 🟢 Exigez le quorum

En cas de vote, et si vous avez attribué des parts, vous devrez également vérifier au début de chaque réunion du conseil que le quorum sera bel et bien respecté. Le quorum est tout simplement le nombre minimum de parts sur la base des participants présents à la réunion.

#### 👤 Permettez le vote anonyme

Déterminez pour une réunion si vous autorisez le vote anonyme. Cela doit être déterminé en amont de la réunion ou du moins avant l’ouverture des votes. 

#### 🚫 Cachez les résultats du vote jusqu’à clôture

Suivant le fonctionnement interne, il arrive que l’on souhaite masquer les votes jusqu’à clôture de ceux-ci. Veiller à ce que ce soit bien le cas pour les votes traités durant vos Conseil d’Administration. 

#### 🔨 Rédigez les pré-décisions

Pour gagner du temps dans le traitement des votes, vous pouvez rédiger les pré-décisions qui en découleront. Cela est possible si vous pouvez imaginer les débouchés des votes, soit de potentiels résultats. Vous pouvez tout à fait préparer une pré-décision pour chaque réponse possible. 

## 5. Rédigez le compte rendu

### 💻 Rédaction par le secrétaire

Pour ce type de réunion très protocolaire, la rédaction du compte rendu est généralement confiée à un secrétaire. Voici comment cette personne pourra composer son procès-verbal. 

#### ✍🏻 Paragraphes

Ajoutez des paragraphes bien structurés afin de rendre compte des discussions faites en plenum. L’idée est de procéder de façon systématique et d’être le plus clair possible tout en privilégiant un style simple et des phrases courtes. Pensez d’emblée à vos futurs lecteurs ! 

#### 🗳️ Votes

Durant la rédaction, validez les votes préparés en amont et statuez sur la décision finale. 

#### 🔨 Décisions

Mettez en exergue les décisions importantes prises durant le conseil d’administration. L’idée est qu’à partir du procès-verbal, chaque membre puisse prendre connaissance de toutes les décisions stratégiques sur lesquelles l’assemblée a statué. 

#### ✅ Tâches

Établissez une liste de tâches claires qui découlent des décisions validées par le conseil. Vous pouvez également déjà attribuer les tâches aux responsables, déterminer leur priorité ainsi que leur date d’échéance. En procédant ainsi, vous rendez vos membres opérationnels dès la fin de la rencontre. Tout le monde sait ce qu’il doit faire et pour quand. 

### 👀 Prise de notes privées par les membres

#### ✏️ Ajoutez des notes privées au compte rendu

Encouragez vos membres à se préparer en amont en prenant des notes privées. L’idée est aussi de les inviter à rédiger leurs notes et commentaires durant la rencontre afin d’être certain de comprendre ce que l’on attend d’eux. 

#### 📝 Annotez les fichiers joints

Les notes peuvent par ailleurs être directement ajoutées sur les fichiers et documents annexés à l’ordre du jour et au compte rendu du conseil. Le but est que les membres retrouvent exactement leurs interventions écrites à l’endroit opportun. 

## 6. Assurez le suivi des tâches

Suivez l’évolution des tâches d’une réunion à la suivante afin de bien veiller au respect des délais imposés. Si votre outil vous le permet, importez simplement vos tâches dans l’ordre du jour de la réunion suivante afin de voir si celles-ci ont été terminées en temps et en heure. 

## 7. Donnez accès au PV

À l’issue de la réunion, et après l’étape de la relecture, contrôlez les accès au PV afin que chaque membre puisse prendre connaissance du compte rendu des discussions. Les membres pourront ainsi noter tout ce qui a été échangé durant la rencontre. Pour terminer, partagez le compte rendu avec tous les membres pour les encourager à le relire le plus rapidement possible après la séance du conseil. 

## ✅ Les avantages de WEDO pour la gestion de vos CA

Nous vous parlions plus haut de l’importance de choisir un bon outil pour gérer et suivre le déroulement de vos Conseils d’Administration. WEDO développe la plateforme collaborative idéale pour une gestion efficace des réunions. Pour quelles raisons notre solution sera votre meilleur allié pour les CA ? En voici un résumé :

**📋 Vous préparez votre ordre du jour de manière collaborative.**
![ca-preparer-odj.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_preparer_odj_d6adef1deb.png)

**🔐 Vous gérez les accès à la réunion.**
![ca-acces-reunion.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_acces_reunion_ea13456d38.png)

**🗳️ Vous intégrez les votes à votre ordre du jour.**
![ca-vote.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_vote_5ca0009014.png)

**⌨️ Vous rédigez votre contre-rendu en temps réel directement sur la plateforme et vous autorisez les participants à prendre leurs notes privées.**
![ca-redaction-temps-reel.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_redaction_temps_reel_2ea8e9c068.png)

**✅ Vous assurez le suivi des tâches d’une réunion à la suivante en important les tâches en cours et terminées.**
![ca-suivi-taches.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_suivi_taches_671360e306.png)

**👀 Vous donnez accès au compte rendu directement après la réunion et vous l’envoyez par email aux membres depuis la plateforme.**
![interface WEDO d'un compte rendu](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_acces_compte_rendu_703fcdf0db.png)
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## Quelques exemples de nos clients qui utilisent WEDO pour gérer leur CA
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