## Gérer un projet de A à Z avec WEDO

Quelles sont les principales fonctionnalités liées à la gestion de projets ? Avec WEDO vous pourrez : 

* Préparer les ordres du jour des réunions de projets
* Rédiger les comptes rendus de vos séances de projets en temps réel,
* Répartir les tâches et en assurer le suivi d'une réunion à la suivante,
* Partager les fichiers importants du projet avec les membres,
* Informer les membres sur l'évolution du projet,
* Garder une vision globale sur tous les projets en cours.

Découvrons ensemble et en détails ces différentes étapes.

## 1\. Créer un espace de travail pour le projet

Pour chaque projet, nous vous conseillons de créer un espace de travail dédié. WEDO vous permet également de lier votre projet à l'équipe concernée. À travers chaque espace de travail, vous retrouvez toutes les informations utiles à la progression de votre projet.

Un espace de travail s'organise en 4 onglets nécessaires à la gestion de votre projet : 

* **L'onglet Info** : visualisez l'état de progression du projet
* **L'onglet Réunions** : retrouvez toutes les réunions organisées dans le cadre du projet
* **L'onglet Tâches** : suivez toutes les tâches impliquées par le projet
* **L'onglet Fichiers** : partagez les fichiers importants liés au projet

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Pour mon projet _**Développement durable**_, j'ai créé un espace de travail spécifique en regroupant les membres concernés. Pour chaque projet, vous choisissez ainsi quelles sont les personnes qui peuvent accéder aux informations afin d'assurer la confidentialité des données.

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## 2\. Gérer les tâches liées au projet

À partir de l'**onglet Tâches** de l'espace de travail, vous pouvez lister les différentes tâches à réaliser dans le cadre du projet. Vous avez la possibilité de les planifier dans le temps, de définir leurs priorités et, bien sûr, de les assigner aux différents membres du projet. **Astuce** : utilisez la baguette magique qui apparaît en bout de section afin de réaliser ces actions en quelques clics sur une liste de tâches.

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Dans le volet de détails de la tâche, vous pouvez ajouter des informations complémentaires. Par exemple : la **date planifiée**, une **échéance**, un **fichier à joindre** ou un **commentaire** que vous souhaitez laisser au responsable de celle-ci.

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## 3\. Créer des champs personnalisés par phase de projet

Dans le cadre d'un projet, il est possible que les champs proposés par défaut dans le volet de détails ne vous suffisent pas. C'est pourquoi, nous avons développé une fonctionnalité intitulée **Champs personnalisés**. Il est dès lors possible d'ajouter des champs dans le volet de détails des tâches, par exemple : la durée de la tâche, un statut d'avancement, un pourcentage d'avancement, etc. Les possibilités sont infinies ! Chaque organisation peut donc créer des **champs personnalisés** selon ses propres critères et besoins.

Ici, mon projet _**Développement durable**_ s'articule en 4 phases : **Avant-projet**, **Lancement**, **Développement** et **Communication**. J'ai donc créé un champ personnalisé de type "liste déroulante" en ajoutant les phases de mon projet dans les options à choix.

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Ces champs et leurs options se créent à partir des paramètres du réseau et peuvent être appliqués à toutes les tâches ou uniquement activés pour les tâches d'un espace/projet spécifique. Notez qu'à ce jour, seuls les administrateurs de votre réseau sont habilités à créer des champs personnalisés via les paramètres de celui-ci. 

Autre cas d'utilisation : je pourrais **Ajouter un champ personnalisé** de type **Nombre** afin de pouvoir inscrire sur chaque tâche la **Durée en minutes** de celle-ci. Pour davantage de lisibilité, choisissez une **icône** pour illustrer ce champ dans le volet de détails.

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Si je reviens dans mon projet _**Développement durable**_, je peux désormais ajouter sur chaque tâche la **Durée en minutes** accordée à celle-ci.

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## 4\. Trier les tâches du projet

De manière générale, WEDO est très flexible dans sa capacité à afficher les tâches en proposant de nombreuses alternatives à sélectionner en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez trier les tâches **Par échéance**, **Par utilisateur** et même par **Phase de projet** grâce à notre champ personnalisé préalablement créé.

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Toutes les tâches dans WEDO peuvent être affichées en vue Liste ou en vue Kanban. Cette dernière nous permet ainsi de visualiser les tâches sous forme de cartes organisées par rapport aux phases du projet. Il est alors très simple de voir qui s'occupe de quoi et pour quelle échéance !

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## 5\. Ajouter des statuts au projet

Dans chaque espace de travail, vous avez la possibilité d'ajouter des statuts. Mais quels sont les cas d'utilisation pour cette fonctionnalité ? Voici quelques pistes...

Le statut d'un espace de travail permet d'informer les membres du projet concernant :

* Le lancement du projet,
* Un risque détecté (concernant les ressources ou la logistique par exemple),
* Une éventuelle prise de retard (due à des impondérables ou une surcharge de travail),
* Ou plus généralement, les informations importantes en cours de projet.

L'utilisation des statuts tout au long de l'évolution de votre projet, vous donnera un historique des événements importants visibles dans le flux d'activité.

Dans le cadre de mon projet _**Développement durable**_, je souhaite informer les participants de la **phase de** **lancement**. Depuis l'**onglet Info**, en cliquant sur **Mettre à jour le statut**, je peux déterminer si le projet est **DANS LES DÉLAIS**, **À RISQUE** ou **EN RETARD**. Je peux également choisir la date de **Début** et la date d'**Échéance** du projet.

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Pour résumer : 

* L'**état du projet** sera visible en haut à gauche à côté du titre du projet,
* Le dernier statut en date sera visible tout en haut dans l'**onglet Info**,
* Et finalement l'historique des derniers statuts est visible dans le **flux d'activité**.

Les statuts sont une manière simple et efficace d'informer les membres sur l'évolution de votre projet.

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## 6\. Organiser les réunions de projet

Concernant le projet _**Développement durable**_, la première séance de lancement de projet a déjà eu lieu. Dans l'onglet Réunions, je retrouve donc le compte rendu de cette première réunion. Voici l'ordre du jour que nous avions créé avec le compte rendu qui contient : les informations, décisions et tâches réparties entre les membres du projet.

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Aujourd'hui, nous participons à la deuxième séance de ce projet pour laquelle nous avons déjà un ordre du jour validé. Au moment de commencer la réunion, nous constatons que les trois tâches qui étaient sous la responsabilité d'Agathe sont maintenant terminées. Il est ainsi très simple de suivre la progression des tâches d'une réunion à la suivante ! 

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À son terme, nous pourrons clore la réunion afin que WEDO génère un compte rendu accessible instantanément.

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Dans l'**onglet Réunions** de l'espace de travail _**Développement durable**_, vous retrouvez donc tous les comptes rendus des réunions réalisées afin d'assurer le bon déroulement de votre projet.

## 7\. Partager des fichiers avec les membres du projet

Pour garantir une collaboration optimale et fournir les documents nécessaires à votre équipe, vous avez la possibilité de partager des fichiers dans le cadre de votre projet. Les fichiers importants du projet sont visibles dans **l'onglet Fichiers** de l'espace de travail. Ici, nous retrouvons par exemple le document relatif à la **Matrice des risques** qui avait été discutée lors de la première réunion.

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Notez que vous pouvez également déposer les fichiers à partager avec les membres directement depuis l'onglet. L'infrastructure sécurisée de WEDO vous offre donc une solution sûre pour favoriser le partage de fichiers avec les différentes parties-prenantes.

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## 8\. Garder un œil sur l'ensemble des projets en cours

Grâce à WEDO, vous pouvez obtenir une vision globale sur les différents projets en cours. Par exemple, si je souhaite suivre la progression des projets de l'équipe **Direction**, je peux le faire en quelques clics. Je constate que mon projet _**Développement durable**_ est **DANS LES DÉLAIS** et que sa progression s'élève à 25%.

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De la même manière, si je clique sur l'équipe **Informatique**, je visualise tous leurs projets en cours. Dans ce cas, je constate que trois projets sont en cours avec différents statuts. Ici, le projet de **Migration Office 365** est en retard et nécessite une discussion urgente entre responsables.

Depuis l'affichage en liste, notez qu'il est possible de trier les projets par nom, **statut**, **progression** ou **échéance**.

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Pour information, les espaces de travail qui ne sont pas des projets sont identifiés comme des espaces de travail **continu** \- et se distinguent par une jauge de progression de couleur grise. Cette vue globale permet de garder un œil sur tous les projets en cours et de prendre rapidement connaissance de leur état d'avancement.

## Une gestion de projets simple et efficace avec WEDO

À travers ces différents exemples et cas d'utilisation, nous vous avons montré comment WEDO permet de gérer facilement différents projets afin d'assurer un suivi efficace et l'atteinte des objectifs fixés. Notre outil collaboratif évolue sans cesse et d'autres développements sont encore prévus. Cependant, à l'heure actuelle, vous assurez déjà les fondements de la gestion de projets, à savoir :

* Partager les informations avec les membres du projet,
* Répartir les responsabilités sous forme de tâches,
* Permettre à chacun de savoir comment le projet évolue,
* Garder une vision globale sur les projets en cours au sein de votre entreprise.

Votre organisation travaille déjà avec WEDO et vous souhaitez mettre en place une gestion de projets efficace ? Découvrez la collection [Projets](https://help.wedo.swiss/fr/collections/2435444-les-projets) de notre centre d'aide !

Vous avez un projet à gérer sur trois mois avec une multitude de tâches, des réunions hebdomadaires ainsi que des fichiers importants à partager avec les membres ? Nous avons la solution pour simplifier ce travail qui peut parfois s'avérer fastidieux ! Découvrez 8 fonctionnalités de WEDO qui vous permettront d'atteindre vos objectifs et de réaliser votre projet dans les meilleures conditions.

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Comment gérer un projet avec WEDO ?

Les champs personnalisés vous permettent d’ajouter de l’information dans le volet de détails des tâches de votre réseau de manière structurée. Les cas d’utilisation sont innombrables grâce aux 6 types prédéfinis que nous vous proposons.

## Cas d’utilisation

Dans cet article, nous vous proposons trois cas d’utilisation afin de vous aider à comprendre les champs personnalisés :

* Ajouter un champ personnalisé pour estimer la durée des tâches,
* Ajouter un statut sur les tâches liées à un projet,
* Ajouter les services concernés par les tâches de la direction.

De manière générale, un champ personnalisé peut être activé sur l’ensemble des tâches du réseau ou uniquement sur un ou plusieurs espaces de travail.

## Ajouter un champ personnalisé pour estimer la durée des tâches

Pour créer un nouveau champ personnalisé, allez dans _Profil_ \> _Paramètres_ \> onglet _Champs personnalisés_. Cliquez ensuite sur le bouton **Ajouter un champ personnalisé**.

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Une fenêtre s’ouvre, vous permettant de choisir parmi six types de champs. Pour estimer la durée des tâches en minutes, nous aurons besoin du type « Nombre ».

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Saisissez ensuite le nom de votre champ personnalisé, choisissez une icône pour représenter ce champ dans le volet de détails et enfin l’option pour définir si le champ est global ou à activer dans un ou plusieurs espaces de travail.

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Finalement cliquez sur **Enregistrer**.

Sur chaque tâche de mon réseau, apparaît maintenant le champ « Durée en minutes » dans le volet de détails des tâches :

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## Ajouter un statut sur les tâches liées à un projet

Pour créer un nouveau champ personnalisé, allez dans _Profil_ \> _Paramètres_ \> onglet _Champs personnalisés_. Cliquez ensuite sur le bouton **Ajouter un champ personnalisé**.

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Pour un statut sur les tâches d’un projet, le champ personnalisé approprié sera la « Liste déroulante ».

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Saisissez ensuite le nom de votre champ personnalisé, choisissez une icône pour représenter ce champ dans le volet de détails et enfin l’option « Non, je veux choisir dans quels espaces de travail il doit être actif ».

Je saisis ensuite les différents statuts dont je veux disposer dans mon projet :

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Notez que je peux choisir une couleur pour représenter chaque statut.

Pour activer le champ dans un espace de travail, je vais dans les _paramètres_ de l’espace de travail en question (ici mon _Projet zéro papier_) et dans l’onglet _Champs personnalisés_. Je clique sur **Activer** sur la ligne du champ qui m’intéresse.

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Dès maintenant, je peux sélectionner le statut de chacune des tâches partagées dans mon espace « Projet zéro papier ».

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Notez que je peux également trier les tâches du projet par rapport à leur statut d’avancement :

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## Ajouter les services concernés par les tâches de la direction

Pour créer un nouveau champ personnalisé, allez dans _Profil_ \> _Paramètres_ \> onglet _Champs personnalisés_. Cliquez ensuite sur le bouton **Ajouter un champ personnalisé**.

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Ici, c’est le type « Choix multiples » que je souhaite utiliser.

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Saisissez ensuite le nom de votre champ personnalisé, choisissez une icône pour représenter ce champ dans le volet de détails et enfin l’option « Non, je veux choisir dans quels espaces de travail il doit être actif ». Pour terminer, saisissez les différents « Services » et cliquez sur **Enregistrer**.

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Pour activer le champ dans l’espace de travail _Direction_, je vais dans les paramètres de l’espace de travail en question et dans l’onglet _Champs personnalisés_. Je clique sur **Activer** sur la ligne du champ qui m’intéresse.

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J’ai maintenant la possibilité de choisir un ou plusieurs services concernés pour chaque tâche se trouvant dans mon espace de travail « Direction ».

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## Le partage des tâches et les champs personnalisés

Si vous partagez une tâche dans un espace de travail, les champs personnalisés activés dans l’espace seront automatiquement affichés dans le volet de détails de la tâche. Si vous sortez une tâche d’un espace de travail, les champs personnalisés sont simplement masqués. Ce système laisse la flexibilité de partage des tâches intacte tout en assurant aucune perte de donnée.

**Si nous pouvons améliorer WEDO, c’est notamment grâce à vos feedbacks. N’hésitez donc pas à nous faire part de vos propositions d’améliorations ou autres idées de développement.**

Les champs personnalisés vous permettent d’ajouter de l’information dans le volet de détails des tâches de votre réseau de manière structurée. Les cas d’utilisation sont innombrables grâce aux 6 types prédéfinis que nous vous proposons.

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Les champs personnalisés

## Les sections dans WEDO

Depuis quelques semaines, WEDO permet de choisir le tri des listes de tâches : par date, par échéance, par utilisateur, par espace de travail et par priorité.

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Les sections sont automatiquement créées en fonction du mode de tri choisi.

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## Passez de la vue liste à la vue Kanban

Dans chaque liste de tâches, un bouton permet de passer de la vue liste à la vue Kanban.

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Les sections sont automatiquement transformées en colonnes et les tâches apparaissent sous forme de cartes que l’on peut déplacer d’une colonne à l’autre.

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Le fait de passer une carte d’une colonne à l’autre modifie ses propriétés. Par exemple : en triant les tâches par utilisateur avec l’affichage en vue Kanban, vous pouvez attribuer les tâches aux différentes personnes en les déplaçant dans la colonne de la personne correspondante.

## Créez vos propres sections

Imaginons que vous souhaitiez créer un espace de travail pour un _**Projet Y**_ qui comprend quatre phases. Les quatre phases sont _Avant-projet_, _Lancement_, _Développement_, _Communication_.

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Créez l’espace de travail _**Projet Y**_ puis allez dans ses _Paramètres_ \> onglet _Sections_. Saisissez les quatre phases et déplacez-les dans l’ordre souhaité. Dans l’onglet _Vue par défaut_, vous pouvez choisir le tri et la vue qui devront être sélectionnés par défaut dans cet espace de travail.

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Voici le résultat :  

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Notez que les tâches triées par section peuvent être organisées manuellement dans l’ordre souhaité.

## Conclusion

Grâce à la vue Kanban, gérez vos projets de manière visuelle. La vue Kanban permet un suivi de l’avancement de projets aisé et les sections personnalisées vous permettent des cas d’utilisation sans limite : étapes de projet, statuts d’avancement, groupes par département, etc.

## A découvrir également dans cette version

Les sections personnalisées peuvent également être utilisées dans les modèles de checklists.

Le tri des tâches a été amélioré pour plus de simplicité et de compréhension.

Le bouton _**Organiser**_ a été déplacé sur chaque section afin de permettre une utilisation plus précise et intuitive de la fonctionnalité.

Une nouvelle option du bouton _**Organiser**_ permet de définir des échéances à la volée sur les tâches.

Il est maintenant possible de créer des dossiers dans le menu principal afin d'y regrouper les espaces de travail. Exemple de dossiers : _Départements_, _Projets_, etc. Pour créer des dossiers, allez sur votre _Profil_ \> _Paramètres du réseau_ \> onglet _Menu_. Ici, vous pouvez créer les dossiers et glisser-déposer les différents espaces de travail pour les organiser. Notez que les modifications apportées sont valables pour tous les utilisateurs du réseau.

Finalement, l’onglet _Fichiers_ regroupe automatiquement tous les fichiers liés à des séances ou des tâches dans chaque espace de travail. Prémices de la gestion documentaire dans WEDO ? Possible…

Pour toutes celles et ceux qui préfèrent travailler de manière visuelle : découvrez la vue Kanban.

Article "mise à jour": affichage en vue Kanban pour la gestion des tâches

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WEDO intègre la vue Kanban

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

OneNote

Prochain webinaire | Diagramme de Gantt : Comment maintenir vos projets sur la bonnes voie

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Découvrez comment le Time Blocking améliore la gestion des tâches et la productivité, et comment WEDO vous aide à rester maître de votre travail quotidien.

Icône illustrant le blocage de temps avec un minuteur pour une gestion efficace de la journée.

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Time Blocking : comment vous aide-t-il à gérer votre charge de travail quotidienne

Apprenez à gérer et à hiérarchiser vos tâches quotidiennes grâce à des stratégies éprouvées, des méthodes de travail intelligentes et les bons outils pour rester organisé et productif.

L'image montre une réunion d'équipe au cours de laquelle des tâches sont assignées aux contributeurs et aux parties prenantes du projet.

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Guide : gérer et prioriser vos tâches quotidiennes efficacement

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

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