Abstimmungen in Sitzungen

Während einer Sitzung wird häufig die Meinung der Teilnehmer eingeholt, um den Entscheidungsprozess zu erleichtern. Abstimmungen sind ein hervorragendes Mittel, um eine klare und transparente Entscheidung zu treffen.

Die WEDO-Kollaborationsplattform bietet eine neue Funktion, die es Ihnen ermöglicht, Abstimmungen innerhalb Ihrer Organisation effizient zu verwalten. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, was in diesem Update enthalten ist. 👇🏻

Digitale Abstimmung mit WEDO

Eine Abstimmung hinzufügen

🗳️ Der Editor wurde um einen neuen Sitzungs-Block erweitert, mit dem Sie eine Abstimmung in Ihre Sitzung einfügen können.

Fügen Sie einen Abstimmungsblock in das Thema Ihrer Sitzungs-Agenda ein, geben Sie dann einen Titel und eine Beschreibung ein, um den Zweck der Abstimmung zu formulieren:

Antworten festlegen

Geben Sie im Bereich Abstimmungsdetails die möglichen Antworten ein. Die Antworten Ja und Nein werden als Standard hinzugefügt. Klicken Sie bei Bedarf auf das Feld, um sie manuell zu ändern oder andere Antworten hinzuzufügen.

Stimmenthaltungen verwalten

Wenn die Teilnehmenden das Recht haben, sich der Stimme zu enthalten, markieren Sie die Option "Kann sich enthalten" in den Abstimmungsdetails.

Vorbereitung der Abstimmungsentscheidung

Während der Vorbereitung einer Abstimmung, können Sie bereits eine Entscheidung erfassen. Wenn es dann soweit ist, müssen Sie nur noch die endgültige Entscheidung bestätigen, die dann mit einem Klick in Ihr Sitzungsprotokoll integriert wird. Auf diese Weise sparen Sie wertvolle Zeit bei der Protokollierung.

Wählen Sie, wie die Antworten erhoben werden sollen

Option 1 | Direkte Abstimmung: Teilnehmende geben ihre Stimmen ab

Möchten Sie eine gemeinsame Abstimmung fördern, bei der die Teilnehmenden ihre Antworten unabhängig voneinander eingeben können? Dann wählen Sie, wer abstimmen darf, indem Sie die Option "Abstimmen" für autorisierte Personen aktivieren:

🔔 Wenn die Sitzung "Bestätigt" ist, erhalten die Stimmberechtigten eine sofortige Benachrichtigung und können mit einem Klick auf alle Abstimmungen zugreifen, die sie betreffen.

🚨 Die Abstimmungsfrist rückt näher und die Stimmberechtigten haben noch nicht abgestimmt? Schicken Sie eine Aufforderung zur Stimmabgabe per E-Mail, um sie einzuladen, ihre Meinung zu äussern!

Option 2 | Stellvertretende Abstimmung: der Organisator stimmt für die Teilnehmenden ab

Je nach Ihren internen Abläufen ist es möglich, dass Sie während Ihrer Sitzungen Abstimmungen per Handzeichen durchführen oder dass der Organisator die Ergebnisse in WEDO schriftlich festhalten möchte.

Der Sitzungsorganisator kann dann Ergebnisse bearbeiten.

ℹ️ Um volle Transparenz zu gewährleisten, wird angegeben, dass X im Namen von Y abgestimmt hat.

Option 3 | Briefwahl: Stimmensammlung

Bei dieser Erhebungsmethode ist die Stimme nicht nominativ, sondern drückt lediglich einen Prozentsatz entsprechend den möglichen Antworten aus (bei 100 Wählern haben wir 60 Ja gegen 40 Nein gesammelt).

So können Sie nach einer Briefwahl das Ergebnis der Abstimmung in Ihrem Sitzungsprotokoll festhalten, nachdem die Stimmen ausgezählt worden sind. Geben Sie für jede Antwort die Anzahl der erhaltenen Stimmen an:

Eine Abstimmung abschliessen

Wenn Sie die Reaktionszeit einer Abstimmung steuern möchten, können Sie sie zu einem geeigneten Zeitpunkt abschliessen. Allerdings können die Teilnehmer nach dem Abschliessen nicht mehr abstimmen.

📅 In den Abstimmungseinstellungen können Sie auch ein Fälligkeitsdatum für Abstimmungen pro Sitzung festlegen.

Use Case: Effizientes Abstimmungsmanagement für Ihre Verwaltungsräte

Mit diesem Update verbessert WEDO das Abstimmungssystem für Ihre Verwaltungsräte, indem es eine einfache und effiziente digitale Alternative bietet. Während dieser Sitzungen mit einer sehr spezifischen Funktion, werden die Aktionäre oder Gesellschafter häufig zur Beschlussfassung aufgefordert. Die in das Sitzungsmodul integrierte Abstimmungsfunktion erleichtert diese Tätigkeit. WEDO bietet auch fortgeschrittene Optionen, die alle Mitglieder eines Verwaltungsrats ansprechen. Für jede Sitzung kann der Administrator :

• Anteile entsprechend der Entscheidungsgewichtung jedes Wählers zuweisen,
• ein Quorum vorschreiben (Beschlussfähigkeit: Mindestanzahl von Anteilen auf der Grundlage der Anwesenden),
• anonyme Abstimmungen zulassen,
• die Ergebnisse der Abstimmung vor den Teilnehmern verbergen, bis die Abstimmung abgeschlossen ist.

Die Vorteile dieses Updates 🗳️🤚🏻

Zusammenfassend ist die Funktion Abstimmung darauf ausgerichtet, eine klare, genaue und transparente Entscheidungsfindung zu fördern, indem sie Organisationen eine effiziente Verwaltung von Abstimmungen vor und während Sitzungen ermöglicht.

Nutzen Sie die Abstimmungsfunktion noch heute in Ihren Sitzungen, um die Meinung der Teilnehmenden einzuholen!