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Nächstes Webinar | Sitzungsmanagement: Grundlagen

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien & Tools

In einem digitalen Ökosystem, in dem sich Cyber-Bedrohungen ständig weiterentwickeln, ist der Schutz strategischer Daten keine Option mehr, sondern ein Gebot der Unternehmensführung, das bei WEDO seit der Gründung an erster Stelle steht. Mit großem Stolz geben wir heute bekannt, dass WEDO offiziell die Zertifizierung nach **ISO/IEC 27001:2022** erhalten hat – die internationale Referenznorm für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS).

Diese Auszeichnung stärkt eine bereits fest etablierte Datenkultur: WEDO ist bereits **SOC 2 Typ II** konform. Während SOC 2 Typ II die operative Wirksamkeit unserer Sicherheitskontrollen über einen bestimmten Zeitraum (in Bezug auf Vertraulichkeit und Verfügbarkeit) bestätigt, ergänzt die ISO 27001 dies um einen globalen, genormten Managementrahmen. Diese doppelte Anerkennung ist das Ergebnis tiefgreifender struktureller Investitionen und bestätigt, dass unsere operativen, technischen und menschlichen Prozesse den weltweit strengsten Sicherheitsanforderungen entsprechen.

![Logo SOC 2 Type II et ISO 27001](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Image_1_4f6bcc7451.png)

## Ein bewährter Vertrauensrahmen für die Organisation Ihrer Aktivitäten

Für eine B2B-SaaS-Lösung wie WEDO, die auf die Organisation von Sitzungen und die Aufgabenverfolgung spezialisiert ist, ist die Vertraulichkeit des Austauschs die unabdingbare Voraussetzung für eine reibungslose Zusammenarbeit. Ob Protokolle von Verwaltungsratssitzungen, strategische Entscheidungen oder sensibles Projektmanagement – die Integrität Ihrer Daten wird durch einen unabhängig zertifizierten Rahmen garantiert, der die bereits täglich angewandten Hochsicherheitsprotokolle validiert.

## Die Säulen unserer ISO 27001-Konformität

Der Erhalt dieser Zertifizierung, deren strenger Prozess im September 2025 eingeleitet wurde, erforderte ein striktes externes Audit unserer Systeme. Hier sind die konkreten Maßnahmen, die unsere Arbeits- und Entwicklungsumgebung strukturieren:

- **Governance und Risikomanagement:** Systematische Identifizierung potenzieller Schwachstellen und Umsetzung proaktiver Minderungsmaßnahmen.
- **Strenge Zugriffskontrolle:** Konsequente Anwendung des „Least-Privilege-Prinzips“ (minimale Rechtevergabe) und starke Authentifizierung für alle Mitarbeiter und Infrastrukturen.
- **Physische und ökologische Sicherheit:** Sorgfältige Auswahl unserer Hosting-Partner in der Schweiz, die ihrerseits den Standards Tier IV und ISO 27001 entsprechen.
- **Datenverschlüsselung:** Durchgängige Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS 1.2+) und der gespeicherten Daten (AES-256), um eine vollständige Absicherung Ihrer Informationen zu gewährleisten.
- **Betriebskontinuität (BCP/DRP):** Implementierung von Business-Continuity- und Disaster-Recovery-Plänen, die eine hohe Serviceverfügbarkeit und eine schnelle Wiederherstellung Ihrer Daten im Falle eines schwerwiegenden Vorfalls garantieren.

![Eine Infografik mit dem zentralen ISO 27001-Logo, umgeben von fünf wichtigen Compliance-Säulen: Datenverschlüsselung, physische und ökologische Sicherheit, strenge Zugriffskontrolle, Geschäftskontinuität (BCP/DRP) sowie Governance und Risikomanagement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Image_2_de_a1cbc4d390.png)

## Ein strategischer Vorteil für regulierte Sektoren

Diese Zertifizierung ermöglicht es WEDO, Unternehmen mit strengen regulatorischen Anforderungen (nDSG, DSGVO, FINMA) vertrauensvoll zu begleiten. Sie ist ein zusätzlicher, **unverzichtbarer Konformitätsnachweis für:**

- **[Finanzinstitute und Versicherungen](https://wedo.com/de/blog/sicher-zusammenarbeiten-in-der-finanzbranche):** Für die die Rückverfolgbarkeit von Entscheidungen und der Schutz des Berufsgeheimnisses nicht verhandelbar sind.
- **Öffentliche Verwaltungen:** Die immer häufigeren Sicherheitsaudits unterliegen.
- **[Den Gesundheitssektor](https://wedo.com/de/blog/die-wichtigkeit-der-hds-zertifizierung-fuer-das-gesundheitswesen):** Wo das Patientengeheimnis und der sichere Austausch zwischen Krankenhausleitungen kritisch sind. Diese Zertifizierung stärkt unsere Fähigkeit, sensible Daten unter Einhaltung strengster Vertraulichkeitsrahmen zu verarbeiten.
- **[Den Industriesektor](https://wedo.com/de/blog/datensicherheit-und-schutz):** Der um den Schutz seines geistigen Eigentums und seiner Kapazitätsplanung besorgt ist.

## Sicherheit als kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Der Erhalt der ISO 27001-Norm ist kein Endziel, sondern die Formalisierung eines bereits fest verankerten kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. WEDO verpflichtet sich, dieses Exzellenzniveau durch regelmäßige interne Audits, jährliche Penetrationstests und ständige technologische Beobachtung aufrechterzuerhalten.

Wenn Sie sich für WEDO entscheiden, wählen Sie eine Lösung, bei der Produktivität niemals auf Kosten der Sicherheit geht.

**Um mehr über die Sicherheit der WEDO-Plattform zu erfahren:**
Sie können die Details unserer Verpflichtungen und unsere Compliance-Berichte direkt auf unserer Website einsehen.


::button-secondary[Besuchen Sie die Sicherheitsseite]{link=https://wedo.com/de/security}

Oder [kontaktieren Sie unseren Informationssicherheitsbeauftragten](mailto:security@wedo.com) bei technischen Fragen.

WEDO ist ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Details zu unserem ISMS, der SOC 2-Konformität und technischen Sicherheitskontrollen für regulierte Branchen.

Dark green graphic displaying geometric shapes alongside a circular "CERTIFIED ISO 27001" seal with a central globe icon.

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ISO/IEC 27001-Zertifizierung: Ein entscheidender Meilenstein für die Informationssicherheit bei WEDO

Lassen Sie uns über den teuersten Raum in Ihrem Büro sprechen. Es ist nicht der Serverraum. Und nein, es ist auch nicht das Eckbüro der Geschäftsleitung. Es ist der Sitzungsraum (oder der Zoom-Raum).

Werfen wir einen Blick auf die Statistik: Eine Führungskraft verbringt durchschnittlich [23 Stunden pro Woche in Sitzungen](https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness). Das ist mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit. Dennoch zeigen Studien, dass fast 50 % dieser Sitzungen als Zeitverschwendung betrachtet werden. Der Schlüssel zu mehr Produktivität liegt in der Etablierung von effektiven Meetings.

Der finanzielle Schaden endet nicht, wenn die Sitzung vorbei ist. Es gibt ein Phänomen, das als „Meeting Recovery Syndrome“ bekannt ist. Es beschreibt die mentale Erschöpfung nach einer unproduktiven Sitzung. Mitarbeiter kehren nicht einfach produktiv an ihre Schreibtische zurück; sie sind frustriert und unkonzentriert.

Zu lange haben Unternehmen die Sitzungseffizienz als „Soft Skill“ behandelt. Das ist ein Fehler. Effektive Meetings sind ein messbarer finanzieller Hebel. Wenn Sie Ihre Sitzungen besser gestalten, erzielen Sie einen Nutzen (ROI).

Er wirkt sich auf Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung aus.

![An hourglass illustrating the concept of "time is money." Sand flows down, turning into gold coins, with a clock face at the top, emphasizing productivity value.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Image_1_469b8de0cb.png)

## Zeit ist Geld: Die harten Kosten berechnen

Vergessen wir die gängigen Schlagworte und schauen wir uns die Mathematik an. Stellen Sie sich ein wöchentliches Status-Meeting mit 10 Teilnehmenden vor. Bei einem belasteten Stundensatz von 100 CHF pro Person kostet eine 90-minütige Sitzung bereits 1'500 CHF. Hochgerechnet auf ein Jahr sind das 78'000 CHF.

Haben diese Sitzungen einen Wert von 78'000 CHF erzeugt? Jede Stunde, die Ihr Team in vagen „Austauschrunden“ verbringt, fehlt für strategisches Wachstum oder Kundenprojekte.

Effektive Meetings senken diese versteckten Kosten, indem sie die Zeit von Wissensarbeitern schützen. Sonst verbringen sie bis zu 20 % ihrer Woche mit der Suche nach Informationen. Durch zentralisierte Dokumentation geben Sie Ihrem Team wertvolle Zeit zurück.

![Eine Infografik, die Anwendungsfälle für hohen ROI aufzeigt: Governance für den Aufsichtsrat, Mitarbeiterbindung für HR und Manager sowie Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe für Projektteams.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Image_2_de_1_7e011d6999.png)

## Der „weiche“ ROI von Verantwortlichkeit und Transparenz

Wie oft haben Sie schon gefragt: „Moment, hatten wir das nicht beim letzten Mal anders beschlossen?“ Dieser Satz ist der Klang von verbranntem Geld. Effektive Meetings zeichnen sich durch strukturierte Agenden und klare Entscheidungswege aus. Wenn Mitarbeitende Punkte zur Agenda hinzufügen dürfen, fühlen sie sich eingebunden, was die Motivation steigert und Burnout vorbeugt.

Für Verwaltungsräte und Geschäftsleitungen bedeuten effektive Meetings Sicherheit und Governance. Der Einsatz digitaler Tools, die Abstimmungen und rechtsgültige Signaturen ermöglichen, verwandelt vage Diskussionen in verbindliche Protokolle. Hier liegt der ROI in der Risikominderung.

## Die drei Säulen für effektive Meetings

Um diesen ROI zu erzielen, reicht es nicht, sich „mehr anzustrengen“. Sie benötigen ein System, das auf festen Säulen steht:

### Vorbereitung (Die „Keine Agenda, kein Meeting“-Regel)

Die produktivsten Sitzungen finden statt, bevor sie überhaupt beginnen. [Wenn es keine Agenda gibt, findet keine Sitzung statt](https://wedo.com/de/blog/wie-erstellen-sie-eine-produktive-besprechungsagenda). Punkt! Aber eine statische Agenda reicht nicht aus. Sie benötigen geteilte Agenden mit angehängten Dateien.

Wenn der Finanzbericht direkt mit dem Agendapunkt verknüpft ist, lesen die Teilnehmenden ihn vorab. Das ermöglicht es, in der Sitzung über die Zahlen zu entscheiden, statt sie gemeinsam zu lesen. Allein diese Umstellung kann die Dauer für **effektive Meetings** um 30 % verkürzen.

### Durchführung (Echtzeit-Dokumentation)

Die „Protokollierungsverzögerung“ ist der Feind des Fortschritts. In einem auf effektive Meetings ausgerichteten Umfeld werden die Protokolle live geschrieben.

Die Nutzung einer dedizierten Plattform ermöglicht die Protokollierung in Echtzeit. Indem Sie für jeden Agendapunkt eine strikte Dauer festlegen, schaffen Sie einen Rahmen, der die Diskussion fokussiert hält. Sie verlassen den Raum, wenn das Protokoll bereits zu 95 % fertig ist, wodurch der administrative „Kater“ entfällt.

KI verändert diese Landschaft zusätzlich: Dank der Transkription von Aufzeichnungen ist das Notieren nun nahtlos möglich. Bestimmte Tools können Diskussionen sogar direkt zusammenfassen, um die wichtigsten Punkte hervorzuheben. Das garantiert, dass alle kritischen Entscheidungen präzise erfasst werden.

### Nachbearbeitung (Den Kreis schliessen)

Hier wird das Geld verdient. Eine Sitzung ohne Massnahmen sind nur leere Worte. Sie müssen eine „Aufgaben-Sitzungs-Verknüpfung“ schaffen.

Wenn Sie in Ihren Meetings auf der Plattform (z. B. [WEDO](https://wedo.com/de/features)) eine Aufgabe vergeben, wird sie direkt mit dem Thema verknüpft. Sie können auf eine Aufgabe klicken und sehen genau, warum sie zugewiesen wurde und was der Kontext war. Dieser Kontext verhindert, dass Aufgaben untergehen, und stellt sicher, dass aus „Pendenzen“ tatsächlich erledigte Aufgaben werden.

![Ein architektonisches Diagramm, das die drei Säulen der Meeting-Effektivität veranschaulicht: 1. Vorbereitung (die Regel "keine Tagesordnung, kein Meeting"), 2. Durchführung (Echtzeit-Dokumentation), 3. Nachbereitung (Schließen des Kreislaufs).](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Image_3_de_1_0a634686f5.png)

## Anwendungsfälle für den ROI

Effektive Meetings sind keine „Einheitslösung“. Sie sehen je nach Bereich im Unternehmen anders aus.

- **Für den Verwaltungsrat:** Der ROI liegt in der Governance. Verwaltungsräte benötigen eine sichere Umgebung, in der vertrauliche Dokumente verschlüsselt und Protokolle rechtsgültig unterzeichnet werden. Die Effizienz ergibt sich aus optimierten Sitzungsunterlagen und der Möglichkeit, Entscheidungen auch Jahre später sofort zu prüfen.
- **Für HR & Führungskräfte:** Der ROI liegt in der Mitarbeiterbindung. Mitarbeitergespräche werden oft nur als Pflichtübung betrachtet. Wenn sie jedoch korrekt strukturiert sind, werden sie zu Motoren für die Personalentwicklung. Eine klare Historie früherer Diskussionen zeigt dem Mitarbeitenden, dass seine Entwicklung verfolgt und wertgeschätzt wird.
- **Für Projektteams:** Der ROI liegt in der Vereinheitlichung von Arbeitsabläufen. Anstatt Informationen zwischen einem Aufgabenmanager, einem Kalender und einer Messaging-App zu verteilen, liegt der wahre Wert in der Nutzung eines einzigen Tools, das Sitzungs-Follow-ups mit den daraus resultierenden Massnahmen verknüpft.Durch die Zentralisierung von Dokumenten, Prozessen und Aufgaben in ihrem ursprünglichen Kontext eliminieren Sie Unklarheiten und die Zeit, die mit der Suche nach Informationen verschwendet wird. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Teams (ob remote oder hybrid) alle notwendigen Projektelemente an einem Ort haben, um eine unterbrechungsfreie Umsetzung zu gewährleisten.

![Eine Infografik, die Anwendungsfälle für hohen ROI aufzeigt: Governance für den Aufsichtsrat, Mitarbeiterbindung für HR und Manager sowie Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe für Projektteams.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Image_3_de_b2c2b9adcc.png)

# Fazit: Vom Kostenfaktor zum Wachstumsmotor

Es ist an der Zeit, unsere Sicht auf Sitzungen grundlegend zu ändern. Über Jahrzehnte wurden Sitzungen als notwendiges Übel betrachtet, als „Kostenstelle“, die Ressourcen verbraucht. Doch wenn sie richtig geführt werden, verwandeln sich Sitzungen in einen Wachstumsmotor.

Bei effektiven Sitzungen geht es nicht darum, weniger Meetings abzuhalten (obwohl das oft eine natürliche Folge ist). Es geht darum, sicherzustellen, dass jede einzelne Sitzung zu konkreten Taten führt. Organisationen, die ihr Sitzungsmanagement beherrschen, profitieren von einer schnelleren Projektabwicklung, einer klareren Kommunikation und einer deutlich höheren Mitarbeiterzufriedenheit.

Sie investieren in Ihre Verkaufssoftware. Sie investieren in Ihre Marketing-Tools. Warum investieren Sie nicht in die Aktivität, die 50 % der Zeit Ihrer Führungskräfte beansprucht?

Sind Sie bereit, die Zeit Ihres Unternehmens zurückzugewinnen und das finanzielle Leck zu stopfen?

[Testen Sie WEDO](https://wedo.com/signup) noch heute kostenlos.

Der Sitzungsraum ist der teuerste Raum in Ihrem Büro. Entdecken Sie die wahren Kosten ineffizienter Meetings und erfahren Sie, wie Sie diese in einen messbaren ROI verwandeln.

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Der ROI für effektive Meetings: Zeitfresser zu Wachstumsmotoren

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Co-Founder

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Business Developer CHFR

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Business Developer CHDE

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Sales & Marketing Executive

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Sales Development Representative

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Executive assistant smiling while discussing with a colleague in an office, illustrating daily administrative workflow and support.

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Professional woman answering a phone call while typing on her laptop in an open-plan office space.

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