Um besseren Service zu bieten, müssen Behörden und Verwaltungen ihre administrativen Aufgaben effizienter gestalten. Dies ist von Bedeutung in der digitalen Welt. Allerdings müssen diese oft zeitaufwändige Abläufe befolgen und viele Aufgaben erledigen, die ihre Effizienz beeinträchtigen können.

Die digitale Transformation bietet wertvolle Möglichkeiten, zur Automatisierung von Aufgaben. WEDO ist eine ideale Software für die digitale Verwaltung.

Sie ist cloudbasiert und leistungsstark. Mit der einfachen Oberfläche können Fachleute in Behörden und im öffentlichen Dienst Geschäfte schnell erstellen, organisieren und verwalten. Das spart Zeit, Ressourcen und Energie.

Effektive Sitzungsplanung

Kommunale Sitzungen sind unerlässlich für die Entscheidungsfindung in öffentlichen Verwaltungen. Sie zu organisieren und im Überblick zu behalten, kann jedoch zeitaufwändig sein.

WEDO vereinfacht diesen Prozess, indem es das Erstellen von Traktandenlisten mit seinem integrierten Sitzungsmanager erleichtert. Mit der Web-App können Sie Sitzungen planen, Sitzungsnotizen verfassen und diese einfach und sicher teilen. Auf diese Weise können Sie Diskussionen besser strukturieren, Entscheidungen schneller treffen und ihre Umsetzung genau überwachen. WEDO ist das ideale Sitzungsmanagement Tool für die Verwaltung aller Arten von Sitzungen, ob bilateral oder im grossen Stil.

Verfolgen von Debatten und Entscheidungen aus Sitzungen

Die Nachvollziehbarkeit von Diskussionen und Entscheidungen ist ein wesentlicher Bestandteil des transparenten Managements in der öffentlichen Verwaltung. WEDO erfüllt dies, indem es alles genau dokumentiert, wann es besprochen, beschlossen oder erledigt wurde. Diese Protokollierung garantiert eine vollständige Dokumentation und fördert die öffentliche Rechenschaftspflicht und das Vertrauen in öffentliche Institutionen.

Kommunen sollten vor der Wahl eines Sitzungsmanagers prüfen, ob die Software Zugriffsrechte und Vertraulichkeit für Sitzungsprotokolle bietet. Dies dient dem Schutz sensibler Informationen.

Vorteile einer kollaborativen Aufgabenmanagement Software

Ein guter Aufgabenmanager ist für die effektive Überwachung aller Bereiche der öffentlichen Hand unerlässlich. Bei WEDO kann jedes Mitglied den Status von Projekten, Aufgaben, Sitzungen und Dateien einsehen.

Das hilft, kluge Entscheidungen zu treffen, Engpässe zu erkennen und Ressourcen umzuleiten, um die Produktivität zu verbessern.

Aufgabenmanagement Tool für Bereichsleiter

Organisation und Überwachung von Aktivitäten: Ein Tool für Aufgabenverwaltung hilft Vorgesetzten, Aktivitäten und Projekte in der eigenen Abteilung zu überblicken. So behält man alle Aufgaben, ihren Status und Fristen im Überblick.

Strategische Planung: Bereichsleiter können einen Aufgabenmanager einsetzen, um kurz-, mittel- und langfristige Aktivitäten in ihrem Bereich zu planen. Diese Unterstützung hilft ihm oder ihr dabei, Ziele zu setzen. Ausserdem ermöglicht sie das Zuteilen von Ressourcen und die Entwicklung von Strategien zur Unterstützung der Bevölkerung.

Aufgaben zuweisen: Mit einem Aufgabenverwaltungstool kann die Abteilungsleitung Aufgaben an das eigene Team oder an andere Bereiche delegieren. Prioritäten werden gesetzt und nachverfolgt, wer für was verantwortlich ist, um eine klare Rollenverteilung zu schaffen.

Fortschritt verfolgen: Mit dem Aufgabenmanager kann der zuständige Bereichsmanager den Fortschritt von Projekten in Echtzeit überwachen. Er kann Verzögerungen oder potenzielle Probleme schnell erkennen, so dass rasch geeignete Massnahmen ergriffen werden können.

Interne Kommunikation: Bereichsverantwortliche können den Aufgabenmanager nutzen, um im Team und mit anderen Abteilungen in der Verwaltung zu kommunizieren. Informationen, Dokumente und Updates zu laufenden Projekten können geteilt werden, ohne E-Mails versenden zu müssen. Dies fördert die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt innerhalb der Verwaltung.

Weniger Versäumnisse: Der Teamleiter erfasst Aufgaben im Aufgabenplaner, um nichts zu vergessen oder zu vernachlässigen. Er kann sicher sein, dass ihm nichts entgeht und dass alle Verantwortlichkeiten mit genauen Fristen erledigt werden.

To-do Listen für Mitarbeitende:

Arbeitsorganisation: Eine kommunale Software hilft dabei, den Überblick über die Aufgaben zu behalten, die den Mitarbeitenden zugewiesen wurden. Sie können Ihre Arbeit effizienter gestalten, indem Sie sie strukturieren, Prioritäten festlegen und redundante Aufgaben verhindern. Kommunale Abläufe können von einem Computer, Tablet oder Smartphone aus verwaltet werden. Diese Vereinbarkeit bedeutet, dass jeder, ob in der Verwaltung oder unterwegs, das findet, wonach er sucht.

Projekt- und Dateiverfolgung: Eine Lösung für die Überwachung von gemeinsamen Projekten oder Dokumenten. Sie können wichtige Informationen und Massnahmen notieren, um die Zusammenarbeit mit Kollegen oder Abteilungen zu verbessern.

Prioritäten setzen: Die Mitarbeitenden können Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren. So können sie sich auf wichtige Verwaltungsaufgaben konzentrieren und werden nicht von unwichtigen Aufgaben aufgehalten.

Erinnerungen und Benachrichtigungen: Aufgabenmanager bieten oft die Möglichkeit, Erinnerungen und Benachrichtigungen zu setzen. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeitenden nichts vergessen und die Planung besser wird.

Persönliche Bewertung : Ein Aufgabenmanager ermöglicht es den Mitarbeitenden, über ihre eigene Leistung nachzudenken. Sie können ihre Leistungen analysieren, Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren und Schritte zur Steigerung ihrer Effizienz unternehmen.

Fallstudie: Wie hat die Gemeinde Saxon (CH) ihren Tätigkeiten mit WEDO neues Leben eingehaucht?

Hier erfahren Sie, wie Saxon die interne Kommunikation zwischen Ratsmitgliedern, Bereichsleitern und Mitarbeitern verbessert hat. Eine erfolgreiche Umsetzung, sowohl im Hinblick auf die Produktivität als auch auf die Motivation der Mitarbeiter:

Link zum Artikel