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Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien & Tools

Dank an Fri Up für dieses Video-Porträt und die Unterstützung unseres Startups.

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Thanks to Fri Up for this video portrait and for the support brought to our startup.

Portrait of WEDO by Fri Up

Merci à Fri Up pour ce portrait en vidéo et pour le soutien amené à notre startup.

Portrait de WEDO par Fri Up

Porträt WEDO von Fri Up

![Darstellung der Integration zwischen WEDO und Microsoft Teams. Links die WEDO-Oberfläche mit Tagesordnung, rechts eine laufende Videokonferenz in Teams.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_teams_de_249cb2ca1f.png)

[Microsoft Teams](https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software/) ist für viele Organisationen zum Standard für Sitzungen geworden. Es ist schnell, zuverlässig und tief in die täglichen Arbeitsabläufe integriert. Doch es wurde nicht entwickelt, um den gesamten Lebenszyklus einer Sitzung zu verwalten.

Es verbindet Teilnehmer in Echtzeit, aber sobald der Anruf endet, endet auch diese Verbindung. Die Traktandenliste, Entscheidungen, Aufgaben und geteilten Dokumente? Sie befinden sich anderswo. Oft in E-Mail-Postfächern, in persönlichen Notizen oder gar nicht.

Microsoft Teams bietet Raum für Gespräche. Was fehlt, ist die Struktur. Und ohne Struktur gehen selbst die produktivsten Gespräche in der Nachbearbeitung leicht verloren.

Genau hier kommt [WEDO](https://wedo.com/de/features) ins Spiel.

Durch die direkte Integration in Microsoft Teams bringt WEDO die vollständige Sitzungsverwaltung in denselben Raum, in dem die Microsoft Teams Sitzung stattfindet. Vom Erstellen der Traktandenliste über das Zuweisen von Aufgaben bis hin zum Sperren des Protokolls verwandelt WEDO jede Sitzung in einen vollständigen Arbeitsablauf, bei dem nichts verloren geht.

## WEDO bringt Struktur in Ihre Microsoft Teams Sitzung

Für die meisten Teams beginnt mit der Planung einer Sitzung in Microsoft Teams das Chaos: Hintergrundnachrichten, verstreute Traktandenlisten, Dokumente in letzter Minute. Viele erscheinen zur Sitzung, ohne zu wissen, worüber gesprochen wird oder warum sie überhaupt eingeladen wurden.

Diese Art der fragmentierten Vorbereitung kostet Zeit, raubt Energie und verwandelt Sitzungen in etwas, das man übersteht, statt aktiv daran teilzunehmen.

WEDO ändert das, ohne dass Sie ein neues System oder einen neuen Prozess einführen müssen. Nach dem Hinzufügen zu einem Microsoft Teams Arbeitsbereich wird WEDO als Registerkarte im Sitzungs-Kanal angezeigt. Von dort aus beginnt alles, sich zu fügen.

Sie müssen weder die Plattform wechseln noch ein neues System einführen. Stattdessen bringt WEDO die Struktur, die Microsoft Teams fehlt, direkt in die Benutzeroberfläche, die Ihr Team bereits verwendet. Von hier aus können Sie alles tun, was für eine effektive Microsoft Teams Sitzung notwendig ist:

- Eine gemeinsame Traktandenliste erstellen
- Beiträge von Teilnehmern sammeln
- Relevante Dokumente anhängen
- Rollen zuweisen und Ziele klären
- Abstimmungen oder Genehmigungen starten, wenn nötig

Und nichts davon geschieht isoliert. Jeder Punkt wird nachverfolgt, jede Datei befindet sich im richtigen Kontext, jede Entscheidung hat ihren Platz, und all das, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Diese Integration ermöglicht es, Sitzungen vom Vorbereiten bis zur Umsetzung durchzuführen, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen. Kein Wechsel zwischen Apps. Kein Nachverfolgen von Dateien in E-Mail-Threads. Nur ein einziger Arbeitsbereich, in dem Diskussion und Dokumentation verbunden bleiben.

![Screenshot der WEDO-App in Microsoft Teams. Liste geplanter Sitzungen mit Datum, Status und Teilnehmenden sowie Formular zum Hinzufügen einer neuen Sitzung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_meetings_teams_de_23bb941043.png)

Für Teams, die bereits auf Microsoft Teams zur Zusammenarbeit setzen, schliesst WEDO eine sehr spezifische und oft übersehene Lücke: Es verleiht dem Lebenszyklus jeder Microsoft Teams Sitzung einen klaren Anfang, eine Mitte und ein Ende, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.

::button-primary[So integrieren Sie WEDO in Microsoft Teams]{link="https://help.wedo.com/de/articles/48754-wedo-in-microsoft-teams-integrieren"}

## Halten Sie Ihre Microsoft Teams Sitzung auf Kurs und machen Sie sie effektiv

Sobald die Sitzung beginnt, bleibt WEDO im Teams-Register geöffnet, direkt neben dem Anruf, sodass alles im Kontext bleibt. Die Traktandenliste ist nicht nur etwas, das man einmal in einer Kalendereinladung gesehen hat. Sie ist präsent, sichtbar und aktiv und leitet die Diskussion in Echtzeit.

Während das Gespräch voranschreitet, wird gleichzeitig die Dokumentation erstellt. Notizen werden live erfasst. Aufgaben werden in Echtzeit erstellt, mit Fälligkeiten und Verantwortlichen. Entscheidungen werden direkt unter dem jeweiligen Traktandum festgehalten.

Diese Form der Live-Zusammenarbeit schafft sofort Klarheit. Niemand fragt sich, was gesagt wurde oder wer wofür zuständig ist. Und wenn spontane Abstimmung erforderlich ist, ermöglichen Abstimmungsblöcke den Teilnehmern, ihre Meinung abzugeben und ohne Verzögerung oder E-Mail-Nachfassaktionen weiterzumachen.

Die Zusammenarbeit fühlt sich natürlich an, weil sie dort stattfindet, wo auch die Unterhaltung stattfindet: in derselben Oberfläche, mit denselben Personen, in Echtzeit.

WEDO macht es einfacher, einer Microsoft Teams Sitzung während ihrer Durchführung zu folgen, nicht nur einfacher, sie im Nachhinein zusammenzufassen. Das bedeutet weniger Verwirrung, weniger Nachfassaktionen und mehr Zeit, um die Arbeit voranzutreiben, statt bereits Besprochenes erneut aufzurollen.

## Nach dem Ende des Anrufs geht die Arbeit weiter

Der wahre Test einer Sitzung ist nicht, wie viel besprochen wurde, sondern was danach passiert.

Ohne Struktur verlieren selbst produktive Gespräche an Schwung. Aufgaben werden vergessen. Entscheidungen verschwimmen. Dieselben Themen tauchen Woche für Woche erneut auf, weil der ursprüngliche Kontext nicht auffindbar ist.

WEDO schliesst diesen Kreis, weiterhin innerhalb von Microsoft Teams.

Sobald die Microsoft Teams Sitzung endet, bleiben alle Aufgaben, Notizen, Entscheidungen und Dokumente genau dort, wo sie hingehören. Das Protokoll ist nicht in einem freigegebenen Ordner vergraben oder wird nachträglich manuell neu geschrieben, es ist bereits fertig. Sie können das Protokoll sperren, um seine Integrität zu bewahren, und elektronische Unterschriften direkt über die Plattform anfordern, sei es SES, AES oder eine qualifizierte Signatur mit rechtlicher Gültigkeit.

Aufgaben bleiben mit dem Traktandum verbunden, aus dem sie entstanden sind. Wenn jemand nachvollziehen möchte, warum eine Entscheidung getroffen wurde, muss er nicht raten. Die Person kann die Sitzung öffnen, das Thema finden, die Diskussion einsehen und die daraus resultierende Aktion verfolgen, alles, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Diese Art der Nachvollziehbarkeit schafft Verantwortlichkeit. Alle wissen, wofür sie zuständig sind. Nichts geht verloren. Und wenn Sie zur nächsten Sitzung zurückkehren, kann das Gespräch fortgesetzt werden, statt von vorn zu beginnen.

WEDO macht diese Kontinuität automatisch. Die Microsoft Teams Sitzung verschwindet nicht, sobald der Anruf beendet ist. Sie wird Teil einer fortlaufenden Dokumentation, auf die sich das gesamte Team verlassen kann.

## Kontrolle, Datenschutz und eine klare Verantwortungslinie

![Karte Europas mit hervorgehobener Schweiz und Markierungen für Zürich und Genf. Text: „Ihre Daten werden sicher in Schweizer Rechenzentren in Zürich und Genf gespeichert.“](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/data_storage_de_3e69dd1360.png)

[WEDO in Microsoft Teams](https://wedo.com/de/integrations/ms-teams) zu integrieren bedeutet mehr als nur, Ihre Sitzungen zu optimieren. Es stärkt das Vertrauen in den Umgang mit Ihren Informationen.

Auch wenn es innerhalb der Microsoft Teams Oberfläche verwendet wird, bleiben alle Sitzungsdaten wie Notizen, Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen vollständig unter der Kontrolle von WEDO. Die Inhalte werden sicher auf Servern in der Schweiz gespeichert, wo sie den strengen Datenschutzrichtlinien von WEDO und den Governance-Standards Ihrer Organisation unterliegen. Es werden keine Daten an Microsoft weitergegeben. Es wird kein Inhalt dupliziert oder ausserhalb der WEDO-Umgebung verarbeitet.

Diese Trennung ist entscheidend. Viele Kollaborationstools setzen auf Integration zulasten der Datenhoheit. WEDO geht den umgekehrten Weg. Es bietet volle Interoperabilität mit Microsoft Teams, ohne die Kontrolle über Ihre Inhalte aufzugeben. Das bedeutet, Sie können in Echtzeit zusammenarbeiten, ohne Kompromisse bei Vertraulichkeit, Datenstandort oder Compliance einzugehen.

Für Organisationen, die in sensiblen Bereichen tätig sind, ob im juristischen, finanziellen, öffentlichen oder forschungsbezogenen Umfeld, ist es keine Option, sondern eine Verpflichtung, genau zu wissen, wo Informationen gespeichert sind, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie aufbewahrt werden.

WEDO hilft Ihnen, diese Verpflichtung zu erfüllen, ohne zusätzliche Komplexität. Sitzungsinhalte bleiben für die richtigen Personen sichtbar und zugänglich, während sie gleichzeitig geschützt und zentral in einem sicheren System gespeichert sind. Microsoft Teams bietet den Raum für die Diskussion. WEDO sorgt dafür, dass das Protokoll vollständig, korrekt und ausschliesslich Ihr Eigentum ist.

## Der Sitzungsraum ist nur die halbe Lösung

Microsoft Teams bietet Ihnen einen Ort für Gespräche. WEDO bietet Ihnen die Struktur, damit Ihre Microsoft Teams Sitzung zählt.

Von der Vorbereitung bis zur Nachbearbeitung schliesst WEDO die operativen Lücken, die Microsoft Teams nicht abdeckt. Traktandenlisten bleiben sichtbar, Entscheidungen werden in Echtzeit dokumentiert, und Aufgaben bleiben mit den Gesprächen verknüpft, aus denen sie entstanden sind. Alles befindet sich an einem Ort, verbunden mit der Sitzung und zugänglich für die Personen, die es benötigen.

Und weil WEDO Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle hält, können Sie mit Vertrauen zusammenarbeiten, ohne Kompromisse bei Eigentum, Datenschutz oder Transparenz.

Wenn Ihr Team bereits mit Microsoft Teams arbeitet, verlangt [WEDO](https://wedo.com/de/features)  keine Änderung Ihrer Arbeitsweise. Es macht jede Microsoft Teams Sitzung einfach leichter durchzuführen, leichter nachzuverfolgen und schwerer zu vergessen. [Testen Sie WEDO](https://wedo.com/de/signup) noch heute kostenlos und verwandeln Sie jede Sitzung in etwas, auf dem Sie aufbauen können.

Erfahren Sie, wie WEDO die vollständige Sitzungsverwaltung in Microsoft Teams bringt, mit Traktandenlisten, Notizen und Aufgaben in einem integrierten Arbeitsbereich.

Grafik mit dem Titel „WEDO + Microsoft Teams“. Zeigt eine Online-Besprechung mit mehreren Teilnehmern, WEDO-Tagesordnungspunkten und Symbolen für Mikrofon, Kalender und Meeting.

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WEDO + Microsoft Teams: Was Ihrer Microsoft Teams Sitzung gefehlt hat

Wenn Ihre Sitzungen sich in die Länge ziehen oder schlimmer noch, mit mehr Verwirrung als Klarheit enden, hat das Problem wahrscheinlich bereits vor Beginn des Anrufs angefangen. Den meisten Teams fällt das Sprechen nicht schwer. Sie haben Schwierigkeiten, den Fokus zu behalten. Und genau das beginnt mit der Planung der Sitzung.

Eine effektive Tagesordnung ist das, was die Diskussion auf Kurs hält, die Ziele im Blick behält und die Sitzungsdauer im Griff hat. Ohne sie verlassen Sie sich auf Ihr Gedächtnis, Improvisation und Hoffnung.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Tagesordnung erstellen, die funktioniert. Keine, die einfach nur Platz füllt, sondern eine, die Ergebnisse liefert. Sie lernen, wie Sie Ihr Ziel definieren, die passende Zeitdauer wählen, die Traktanden strukturieren und Ihr Team auf echten Fortschritt vorbereiten.

## **Was ist eine Besprechungsagenda wirklich?**

Bevor wir fortfahren, sollten wir klären, was eine Besprechungsagenda überhaupt ist. Eine Besprechungsagenda legt fest, worüber Sie sprechen werden, in welcher Reihenfolge und wie viel Zeit Sie für jedes Thema einplanen. Mehr noch, sie ist ein Instrument, um Sitzungen gezielt zu gestalten.

Im besten Fall erfüllt eine Tagesordnung drei Aufgaben:

- **Sie klärt den Zweck** der Sitzung
- **Leitet die Diskussion**, damit alle beim Thema bleiben
- **Hält die Sitzungszeit im Rahmen**

Sie bietet auch allen die Möglichkeit, sich vorzubereiten, sodass Sie nicht die Hälfte des Anrufs damit verbringen, alle auf den neuesten Stand zu bringen. Ob es sich um zwei Stichpunkte oder eine vollständig strukturierte Gliederung handelt, eine Besprechungsagenda sollte Ihrem Team helfen, Fortschritte zu erzielen, und nicht einfach nur die Stunde füllen.

![Infografik mit dem Titel „Agenda für eine produktive Sitzung“. Listet sechs Elemente: Zweck der Sitzung, Tagesordnungspunkte mit Ergebnissen, Zeitangaben, Abschnittsleitende, Moderatorenrolle sowie Vorbereitung und Dokumente.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/what_to_include_in_a_productive_meeting_agenda_de_dbd551db84.png)

## **Definieren Sie das Ziel, bevor Sie ein Wort schreiben**

Keine Tagesordnung sollte mit der Frage beginnen: „Worüber sollen wir sprechen?“ Sie sollte damit beginnen, warum Sie sich überhaupt treffen.

Dieses Ziel ist der Anker. Es hilft Ihnen zu entscheiden, wen Sie einladen, was Sie einbeziehen und wie Sie die Diskussion lenken. Ein vages Ziel wie „Fortschritt überprüfen“ gibt niemandem einen Grund, vorbereitet zu erscheinen. Ein klares Ziel wie „Abstimmung über die endgültige Preisstruktur für den Q3-Launch“ zeigt allen, wie das Ziel aussieht.

Wenn Sie das Ziel nicht definieren können, erstellen Sie keine Besprechungsagenda, sondern sagen Sie die Sitzung ab. Das ist kein Scheitern. Es ist ein zeitsparender Erfolg. Bevor Sie also auch nur daran denken, Themen aufzulisten, notieren Sie sich das Ergebnis, das Sie erreichen möchten. Dann bauen Sie alles andere darum herum auf.

## **Passen Sie die Tagesordnung an den Besprechungstyp an**

Nicht jede Sitzung braucht einen Zehn-Punkte-Plan. Manche benötigen Struktur, andere Raum. Der Schlüssel liegt darin, den Unterschied zu erkennen.

Bevor Sie eine Besprechungsagenda erstellen, nehmen Sie einen Schritt zurück und fragen Sie sich: Um welche Art von Sitzung handelt es sich?

Ein kurzes Check-in? Eine Entscheidungsrunde? Eine tiefgehende Teamsitzung? Jede dieser Sitzungsarten erfordert ein anderes Mass an Detailtiefe, Tempo und Zeitaufwand. Wenn Sie jede Sitzung mit derselben Struktur überladen, werden kurze Besprechungen lang und lange Besprechungen anstrengend.

Zum Beispiel:

- **Einzelgespräche** funktionieren am besten mit einigen offenen Fragen und Raum für Diskussionen.
- **Projektbesprechungen** benötigen klar definierte Traktanden und Zeitfenster.
- **Brainstorming-Sitzungen** sollten gewisse Leitplanken enthalten, aber auch Spielraum für den Ideenfluss lassen.
- **Entscheidungsorientierte Sitzungen** profitieren von einer straffen Tagesordnung, die zentrale Fragen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen abbildet.

Eine produktive Besprechungsagenda listet nicht einfach Themen auf, sondern stimmt das Format auf den Zweck ab und bleibt innerhalb eines realistischen Zeitrahmens. Wenn die Struktur das gewünschte Ergebnis nicht unterstützt, tut es die Sitzung auch nicht.

## **Teilen Sie die Themen in umsetzbare Segmente auf**

Eine Liste von Diskussionsthemen ist keine Besprechungsagenda. Zumindest keine nützliche.

Wenn Ihre Sitzungen fokussiert bleiben und zu konkreten Ergebnissen führen sollen, muss jeder Punkt auf der Tagesordnung umsetzbar sein. Das bedeutet, über allgemeine Bezeichnungen wie „Budget“, „Produktupdate“ oder „Kundenfeedback“ hinauszugehen. Das sind Kategorien, keine Orientierungshilfen.

Beginnen Sie damit, breite Themen in klare, ergebnisorientierte Fragestellungen umzuwandeln. Zum Beispiel:

- Statt „**Budget**“ schreiben Sie: „**Q3-Kampagnenbudgets finalisieren**“
- Statt „**Produktupdate**“ schreiben Sie: „**Entscheiden, ob Funktion X bereit für den Rollout ist**“
- Statt „**Kundenfeedback**“ schreiben Sie: „**Die drei wichtigsten Support-Themen identifizieren, die im nächsten Sprint priorisiert werden sollen**“

Dieser Wechsel bewirkt zwei Dinge:

1. Er gibt den Teilnehmenden eine klare Vorstellung davon, worauf sie eingehen sollen.
2. Er macht es einfacher zu erkennen, wann die Diskussion abgeschlossen ist, da ein Beschluss, eine Antwort oder eine Aktion daraus hervorgeht.

Wenn Sie Ihre Tagesordnung mit Leitfragen wie „Was müssen wir entscheiden?“ oder „Was hindert uns am Weiterkommen?“ strukturieren, wird Ihre Sitzung zu einer Arbeitseinheit statt zu einem ziellosen Gespräch. Und wenn ein Thema kein klares Ergebnis liefert? Dann gehört es wahrscheinlich nicht auf die Besprechungsagenda. Zumindest diesmal nicht.

Eine gute Faustregel: Wenn Sie einen Punkt zur Tagesordnung hinzufügen, fragen Sie sich, was durch die Diskussion konkret erreicht werden soll. Gibt es darauf keine klare Antwort, gehört er möglicherweise nicht in die Sitzung.

## **Schätzen Sie Zeitrahmen mit Bedacht ein**

Zeit ist eines der Dinge, die in einer Sitzung am leichtesten falsch eingeschätzt und am schwersten zurückgewonnen werden können. Deshalb ist es wichtig, jedem Punkt auf der Tagesordnung einen Zeitrahmen zuzuweisen.

Sie müssen nicht auf die Minute genau planen, aber jede Besprechungsagenda sollte eine realistische Schätzung enthalten, wie lange jeder Punkt in Anspruch nehmen wird. Das hält die Diskussion im Fluss und verhindert, dass weniger wichtige Themen die gesamte Sitzung dominieren.

Beginnen Sie mit einer groben Gesamtdauer: Wie viel Zeit steht Ihnen für die Sitzung tatsächlich zur Verfügung? Dann teilen Sie diese Zeit nach Prioritäten auf. Wichtige Punkte wie zentrale Entscheidungen oder Blockaden sollten früher in der Tagesordnung erscheinen und ausreichend Raum erhalten. Informationsupdates oder weniger dringende Themen können später platziert und strenger zeitlich begrenzt werden.

Zum Beispiel:

- 5 Minuten: Kurzes Status-Update
- 20 Minuten: Diskussion über Blocker beim Launch und Zuweisung von Verantwortlichkeiten
- 10 Minuten: Abstimmung über Messaging-Änderungen im Sales Deck
- 5 Minuten: Nächste Schritte besprechen und Aufgaben zuweisen

Es ist auch sinnvoll, am Ende einen kleinen Puffer einzuplanen. So verlieren Sie nicht die letzten fünf Minuten, die eigentlich dazu gedacht waren, festzuhalten, wer was übernimmt, falls eine Diskussion länger dauert. Eine bewusste Zeitplanung zeigt Respekt für den Kalender Ihres Teams und zwingt zur Priorisierung, was auch bei knapper Zeit zu [produktiveren Sitzungen](https://wedo.com/de/features/meetings) führt.

## **Rollen und Verantwortlichkeiten vor der Sitzung festlegen**

Jeder Punkt auf der Tagesordnung sollte eine klare verantwortliche Person haben. Das bedeutet nicht, dass diese Person alles sagen muss, aber sie sollte das Thema einführen, den nötigen Kontext liefern und diesen Teil der Diskussion leiten. Ohne klare Zuständigkeit geraten Gespräche leicht ins Stocken oder vom Thema ab.

Klären Sie daher vor Beginn der Sitzung:

- Wer leitet welches Thema?
- Wer macht sich Notizen?
- Wer ist für die Erfassung von Aufgaben und Entscheidungen zuständig?

Die Zuteilung von Rollen muss nicht kompliziert sein. In kleinen, regelmässig stattfindenden Sitzungen ist es oft immer dieselbe Person. In grösseren oder funktionsübergreifenden Sitzungen ist es hilfreich, die Verantwortung zu rotieren oder je nach Kontextwissen zu vergeben.

Sie sollten auch eine Moderationsperson bestimmen. Ihre Aufgabe ist es, die Besprechungsagenda im Blick zu behalten, den Gesprächsfluss zu steuern und einzugreifen, wenn die Zeit überschritten wird oder Diskussionen ins Stocken geraten. In manchen Fällen ist das die organisierende Person, in anderen ein neutraler Lead, der den Fokus bewahrt.

Wenn alle Teilnehmenden im Voraus wissen, wofür sie verantwortlich sind, kommen sie vorbereitet zur Sitzung, und die Besprechung läuft von der ersten Minute an reibungsloser.

## **Tagesordnung frühzeitig teilen und während der Sitzung erneut aufgreifen**

Sobald die Besprechungsagenda steht, behalten Sie sie nicht für sich. Je früher Ihr Team sie sieht, desto effektiver wird die Sitzung.

Die Tagesordnung im Voraus zu verschicken, idealerweise am Vortag, gibt den Teilnehmenden Zeit, sich mit den Themen vertraut zu machen und sich gezielt vorzubereiten. Gleichzeitig bietet es Raum für Rückmeldungen: Vielleicht fällt jemandem ein fehlender Punkt auf, schlägt eine bessere Reihenfolge vor oder bringt einen Beitrag ein, der die Diskussion gezielter macht, bevor die Zeit läuft.

Das frühzeitige Teilen der Tagesordnung schafft Klarheit. Es signalisiert Ihrem Team: Das ist unser Ziel und so werden wir die Zeit nutzen. Niemand sollte erst zu Beginn des Anrufs erfahren, worum es in der Sitzung eigentlich geht.

Wenn die Sitzung beginnt, gehen Sie die Tagesordnung kurz durch. Fragen Sie:

- Ergibt dieser Plan noch Sinn?
- Gibt es kurzfristige Änderungen, die berücksichtigt oder neu priorisiert werden müssen?

Schon ein kurzes Check-in hilft, die Gruppe zu fokussieren, bevor es richtig losgeht. Und wenn während der Besprechung etwas auftaucht, das nicht auf der Tagesordnung steht? Notieren Sie es, parken Sie es und konzentrieren Sie sich weiter auf das Wesentliche. Neue Themen können Sie am Ende oder in einer Folge-Sitzung behandeln.

Die Besprechungsagenda ist nicht nur ein Leitfaden für die Sitzung, sondern auch ein Schutzschild. Vor Ablenkung. Vor Abschweifung. Vor verschwendeter Zeit.

## **Die Tagesordnung als Grundlage für die Nachverfolgung nutzen**

Die Sitzung mag enden, aber die Arbeit hört selten damit auf. Deshalb sollte Ihre Besprechungsagenda mehr leisten als nur die Diskussion zu steuern, sie sollte auch den nächsten Schritten dienen.

Während die Sitzung läuft, erfassen Sie Notizen direkt in der Tagesordnung. Fügen Sie unter jedem Abschnitt Aufgaben hinzu, markieren Sie verantwortliche Personen und klären Sie Fristen, solange die Details noch frisch sind. Wenn Sie ein Tool wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) verwenden, kann dies in Echtzeit geschehen, ganz ohne späteres separates Protokoll.

Das reduziert auch doppelte Arbeit. Anstatt die besprochenen Inhalte in ein neues Dokument oder eine Follow-up-E-Mail zu übertragen, wird die Tagesordnung zur einzigen verlässlichen Quelle. Alle wissen, wo sie den Kontext, die Entscheidungen und ihre eigenen Verantwortlichkeiten finden.

Und wenn die nächste Sitzung ansteht? Dann haben Sie bereits eine Dokumentation zur Hand, und einen Vorsprung beim Erstellen der nächsten Besprechungsagenda.

![Infografik mit dem Titel „Der Lebenszyklus der Agenda“. Sie zeigt sieben Schritte von der Planung bis zur Umsetzung: Ziel des Meetings definieren, Tagesordnung anpassen, Verantwortliche und Dauer bestimmen, frühzeitig teilen, live verwenden, Aktionspunkte verfolgen und nächste Sitzung fortsetzen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_agenda_lifecycle_de_3a0fc15ca9.png)

## **Wie WEDO Ihnen hilft, bessere Besprechungsagenden zu erstellen**

Alles, was Sie in diesem Leitfaden gelesen haben, wird einfacher und konsistenter, mit dem richtigen Tool.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) wurde für Teams entwickelt, die aufhören wollen, sich ständig zu wiederholen, und stattdessen echten Fortschritt machen möchten. Mit WEDO können Sie Ihre Besprechungsagenda an einem zentralen Ort planen, strukturieren und verwalten, vor, während und nach der Sitzung.

So unterstützt WEDO Sie dabei:

- Erstellen und teilen Sie Tagesordnungen schnell in einem [kollaborativen Arbeitsbereich](https://wedo.com/de/blog/warum-kollaboratives-arbeiten-der-schluessel-zur-teamproduktivitaet-ist), der mit jeder Sitzung verknüpft ist
- Weisen Sie jedem Punkt Verantwortliche und Zeitrahmen zu, damit die Zuständigkeiten klar sind und die Sitzung fokussiert bleibt
- Machen Sie sich Notizen in Echtzeit direkt in der Agenda-Ansicht, ganz ohne Tabs oder Apps wechseln zu müssen
- Verfolgen Sie Entscheidungen und Aufgaben, sobald sie entstehen, und übernehmen Sie sie automatisch in die nächste Sitzung
- Greifen Sie mühelos auf vergangene Tagesordnungen und Ergebnisse zu, alles ist gespeichert und in einer gemeinsamen Zeitleiste durchsuchbar

Keine verstreuten Notizen mehr, keine verlorenen Follow-ups oder Rätselraten, was in der letzten Sitzung passiert ist. WEDO hilft Ihnen, strukturierte und produktive Sitzungen zur Gewohnheit zu machen, und Ihr Team Schritt für Schritt auf Kurs zu halten.

Bereit, [WEDO](https://wedo.com/de/features) in Aktion zu sehen? Mit WEDO wird aus besserer Planung bessere Wirkung.

[Testen Sie es kostenlos](https://wedo.com/de/signup) und entdecken Sie, wie viel Zeit und Energie Sie sparen können.

Erstellen Sie eine Besprechungsagenda, die Fokus schafft, klare Entscheidungen fördert und die Zeit Ihrer Sitzung optimal nutzt.

Grafik mit dem Text „Wie erstellen Sie eine produktive Besprechungsagenda?“ auf rosa Hintergrund, daneben ein Symbol eines Dokuments mit Checkliste und Stift.

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Wie erstellen Sie eine produktive Besprechungsagenda?

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

Porträt WEDO von Fri Up

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