Die Herausforderungen in Organisationskomitees

Oft von Freiwilligen gegründet, manchmal auch mit Angestellten, stehen Vereine oft vor den gleichen Herausforderungen wie traditionelle Organisationen: Aufgabenmanagement, Vorbereitung von Sitzungen, Projektverfolgung, Organisation von Veranstaltungen, Austausch von Dokumenten, alles wichtige und grundlegende organisatorische Fragen für ihr ordnungsgemässes Funktionieren.

Bis heute wird WEDO von diversen Vereinen und Verbänden genutzt: der Verein ArtMur, der das ArtiChoke Festival organisiert, das Komitee Estival Open Air, die APPA (Association for the Promotion of Aeronautical Heritage) oder die Swiss Association of Executives (ASC, Swiss Leaders) arbeiten mit WEDO. Aber was sind die wichtigsten organisatorischen Herausforderungen dieser verschiedenen Organisationen?

• Wie eine traditionelle Organisation verwalten die Verbände häufig wiederkehrende Sitzungen - Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung der Sitzungen sind zentrale Elemente;
• Sie organisieren auch jährliche Generalversammlungen;
• Sie bestehen aus verschiedenen Ausschüssen, die bei Sitzungen oder Projekten zusammenarbeiten;
• Sie müssen wiederkehrende Verfahren durchführen, die verschiedene Mitglieder betreffen;
• Sie verteilen regelmässig wichtige Dokumente, die allen Mitgliedern bekannt sein müssen;
• Schliesslich müssen sie die Mitglieder dazu bringen, sich dynamisch an der Arbeit der Vereinigung zu beteiligen.

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Nun, da die Herausforderungen definiert sind, wollen wir gemeinsam herausfinden, wie WEDO die alltäglichen Herausforderungen von Vereinen angeht, um die Zusammenarbeit und das Engagement ihrer Mitglieder zu erleichtern. Um das Thema leichter verständlich zu machen, haben wir als roten Faden das Beispiel des ArtiChoke-Organisationskomitee genommen, das mithilfe von WEDO ein alle zwei Jahre stattfindendes Festival für urbane Kunst organisiert.

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Bereiten Sie Ihre Sitzungen gemeinsam vor

Wir können es nicht oft genug sagen, aber eine schlecht vorbereitete Sitzung endet oft in einem Desaster. Am Ende der Sitzung finden sich die Teilnehmer ohne Ziele, ohne klare Entscheidungen und vor allem ohne zu wissen, welche Aufgaben bis zur nächsten Sitzung erledigt werden müssen. Wie ein Privatunternehmen muss also auch ein Verband oder ein Verein seine Sitzungen vorbereiten, um effizient zu sein. Aber was muss vor der Sitzung getan werden? Schauen wir uns die verschiedenen Schritte zur Vorbereitung der Traktandenliste Ihrer Sitzungen an.

Wiederkehrende oder unregelmässige Sitzungen?

Legen Sie zunächst eine wiederkehrende oder unregelmässig stattfindende Sitzung an, damit Sie eine Serie und eine Vorlage für kommende Sitzungen haben. Die ArtiChoke-Sitzung zum Beispiel findet in unregelmäßigen Abständen statt. Sie fügen daher ihre Sitzungen nach und nach hinzu, nutzen aber dennoch die Option der thematischen Wiederholung, da die Traktanden oft von einer Sitzung zur nächsten identisch sind.

Definieren Sie die Traktandenliste: Erstellen Sie Abschnitte und Themen

Nun ist es an der Zeit, die Traktanden für den Ausschuss aufzulisten und dabei Abschnitte zu verwenden, für eine logische Gruppierung der Themen. Bei der ArtiChoke-Sitzung enthält die Traktandenliste hauptsächlich Themen, die in der Regel bei jeder Sitzung wiederholt werden. Sie können die Vorlage für die Traktandenliste des ArtiChoke-Sitzung herunterladen, die Sie dann an Ihre Bedürfnisse anpassen können:

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Legen Sie dann direkt die Themen fest, die wiederkehrend sind und bei jeder Sitzung auf die Traktandenliste gesetzt werden müssen. Hier ein Beispiel für den Fall des ArtiChoke-Sitzung, die meisten Themen sind wiederkehrend:

Ernennung der Referenten für die Themen

Möchten Sie die Verantwortlichen der verschiedenen Abteilungen Ihres Verbandes als Moderatoren für die verschiedenen Themen auf Ihrer Traktandenliste benennen? Mit wenigen Klicks können Sie die Teilnehmer auf die verschiedenen Punkte aufmerksam machen, für die sie zuständig sind und die sie vorbereiten müssen. Sie können eine oder mehrere Personen als Verantwortliche bestimmen. Wenn es sich um wiederkehrende Themen handelt, werden diese natürlich in den folgenden Sitzungen wieder aufgegriffen.

Der ArtiChoke-Vorstand präsentiert Themen oft mit mehreren Verwantwortlichen, da er von Abteilungen mit einer großen Anzahl von Mitgliedern gebildet wird. Einige Punkte werden nur von dem für die Leitung des Ausschusses zuständigen Präsidenten vorgestellt.

Passen Sie Ihre Agenda an

Wenn Sie einen spielerischen Aspekt in Ihre Agenda einbringen wollen, sollten Sie wissen, dass WEDO Emoticons interpretiert und Sie daher einige hinzufügen können, wie im Fall der ArtiChoke-Sitzung gezeigt. 😃 🚀

Senden Sie die Traktandenliste per E-Mail

Ist Ihre Traktandenliste bereit, von Ihren Mitgliedern ausgefüllt zu werden? Schicken Sie ihnen eine E-Mail direkt über WEDO, um die Traktandenliste für die Sitzung zu ergänzen. Die Teilnehmer können die Themen und Dateien, über die sie sich austauschen möchten, die Aufgaben und möglicherweise ihre privaten Notizen hinzufügen. Es ist nicht einfach, eine Traktandenliste dynamisch zu gestalten, aber wenn sich die Teilnehmer die Mühe gemacht haben, ihren Beitrag im Voraus vorzubereiten, werden sie sich am Tag der Sitzung zwangsläufig stärker engagieren.

Dem ArtiChoke-OK gehören verschiedene Teilverantwortliche an, die in jeder Sitzung über den Stand der Arbeiten in Ihrem Team berichten.

Dynamisches Schreiben von Protokollen

Nach der Vorbereitung und Validierung der Traktandenliste ist es an der Zeit, das Protokoll direkt in WEDO zu schreiben. Die Verbände können auch Anwesenheitskontrollen durchführen, über getroffene Entscheidungen entscheiden, Aufgaben delegieren und alle Dateien, über die sich die Mitglieder austauschen, auf den Bildschirm projizieren. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie WEDO Ihnen bei diesem entscheidenden Schritt hilft. Wir nehmen wieder das Beispiel des ArtiChoke-OK, das seine Sitzungen dank WEDO dynamisch gestaltet.

Der Vorsitzende folgt der Gliederung der Traktandenliste

Während der gesamten Sitzung hält sich der Ausschussvorsitzende an die zuvor festgelegte Traktandenliste, um nicht den Überblick zu verlieren und vor allem logisch vorzugehen und sich nicht in nicht aufgeführten Themen zu verlieren. Er navigiert von Thema zu Thema und hat dabei stets die zuvor vorbereiteten Inhalte im Blick. Auf diese Weise ist der Prozess effizient und vermeidet zufällige Ablenkungen, die die Dauer der Sitzung verlängern würden. Viele Verbände werden von Freiwilligen geleitet, die ihre Zeit unentgeltlich zur Verfügung stellen, daher ist es wichtig, so effizient und prägnant wie möglich zu sein!

Der Sekretär schreibt das Protokoll in Echtzeit

Das Schreiben erfolgt dank WEDO in Echtzeit und dynamisch. Zusammen mit dem Präsidenten füttert die Sekretärin die Themen mit Paragraphen, Entscheidungen, Aufgaben und Dateien, um direkt den Hauptteil des Protokolls zu verfassen. Sie navigiert die Traktandenliste über das Inhaltsverzeichnis oder die Navigationsschaltflächen und entscheidet über die verschiedenen zu erwähnenden Punkte, ob sie behandelt oder überprüft werden sollen.

Besonders nützlich ist die sofortige Aufgabenzuweisung. Am Ende der Sitzung sind die Mitglieder bereit zu arbeiten, da sie die verschiedenen Aufgaben, die ihnen während der Sitzung zugewiesen wurden, in ihrem persönlichen Bereich finden. Sie können mit einem Klick zur Besprechung zurückkehren, um sich an den Austausch und die Entscheidungen zu erinnern, die zu der Aufgabe geführt haben. Dank WEDO können auch die abwesenden Mitglieder das Protokoll des Vorstands leicht lesen, sobald der Aktuar das bestätigte Protokoll per E-Mail verschickt hat.

Die Mitglieder folgen dem Entwurf auf dem Bildschirm

Das ArtiChoke-OK nutzt auch den Vorteil, die Protokolle über einen Projektor zu projizieren, so dass jedes Mitglied die Protokolle live sehen kann. Diese gemeinsame Nutzung erleichtert auch die Verteilung verschiedener Unterlagen wie Folien oder andere Dateien, die allen Teilnehmern gezeigt werden müssen. Mit WEDO blicken alle in dieselbe Richtung und Sie vermeiden, dass Sie Sitzungsteilnehmer verlieren, die sich manchmal hinter ihrem Computer verstecken.

Verwaltung der verschiedenen Abteilungen mit Arbeitsbereichen

Über die Verwaltung des Organisationskomitees hinaus bietet WEDO jeder Abteilung die Möglichkeit, ihre Aufgaben und Sitzungen mit Arbeitsbereichen zu organisieren und zu verwalten. Im Vorstand wurden Teams mit Arbeitsbereichen organisiert. Jedes Team repräsentiert eine Abteilung und jeder Arbeitsbereich einen Ausschuss:

• Zunächst einmal gibt es das Team des ArtiChoke-OK, dem alle Mitglieder des Vereins angehören. Das Team verfügt über vier Arbeitsbereiche, von denen zwei für die Organisation von Sitzungen vorgesehen sind: OK-Sitzung und Generalversammlung.
• Das City Ambiance Team hat verschiedene Aufträge, für die ein Arbeitsbereich eingerichtet wurde: Animationen, Bars, Dekorationen, Markt & Foodtrucks und Musik & Beleuchtung.
• Ein Team ist für die Organisation der Festival Volunteers zuständig.
• Das Finanzteam umfasst die Bereiche Budget und Sponsoring.
• Die Logistik ist zuständig für Genehmigungen, Infrastruktur und Mobilität.
• Und schliesslich ist das MarKom-Team zuständig für Marketing und Kommunikation, soziale Medien und die Website.

Die allgemeinen Sitzungen werden daher z. B. dem Arbeitsbereich OK-Sitzung hinzugefügt. Aber jede Abteilung hat die Möglichkeit, seine eigenen Sitzungen zu veranstalten und Aufgaben über seinen spezifischen Bereich zu teilen. Dies ist auch die Stärke von WEDO! Jedem Team die Möglichkeit zu geben, sich dynamisch und unabhängig zu organisieren.

Schliesslich sollten Sie wissen, dass ein Arbeitsbereich auch ein Projekt mit einem Start- und einem Enddatum darstellen kann. Zum Beispiel verwaltet der ArtiChoke-Vorstand manchmal Mini-Projekte, die wie kleine Events sind. Es wird auch ein spezieller Bereich für einen Projektstart oder eine Afterwork-Veranstaltung eingerichtet. Auch hier geht es darum, die Mitglieder, die für die Organisation des Projekts zuständig sind, hinzuzufügen, damit sie Sitzungen und Aufgaben organisieren und alle für das Projekt relevanten Dateien teilen können.

Verwenden Sie Checklisten, um wiederkehrende Ereignisse oder Arbeitsabläufe zu organisieren.

Die neuesten Funktionen, die für eine Vereinigung sehr nützlich sein können, sind Vorlagen und Checklisten. Diese ermöglichen es Ihnen, einen wiederkehrenden Arbeitsablauf zu modellieren und jedes Mal, wenn eine Reihe von Aufgaben ausgeführt wird, Checklisten zu erstellen.

Innerhalb des ArtiChoke-OK haben die Mitglieder der Kommissionen Modelle für die Durchführung der folgenden Arbeitsabläufe erstellt:

• Vorbereitungslisten - Auflistung des Materials, das für jede Bar des Festivals vorbereitet werden muss. Hier einige Aufgaben als Beispiele: Reinigungsset vorbereiten, Preisliste ausdrucken, Preisliste laminieren, Eiswürfelbehälter bereitstellen, Desinfektionsgel kaufen, Barchef ernennen, Verpflegungschef ernennen, Verkaufsverbote für Minderjährige ausdrucken, usw.
• Organisation-Vernissage Der Ablauf, der bei der Vorbereitung einer Veranstaltung zur Einweihung eines neuen Werkes des Rundgangs durchgeführt werden muss. Hier einige Aufgaben als Beispiele: einen Vernissagetermin festlegen, den Eigentümer informieren, den Künstler informieren, die Behörden informieren, eine Animation vorbereiten, eine Bar organisieren, die Kommunikation vorbereiten, die lokalen Zeitungen anschreiben, Give-aways vorbereiten, usw.
• Bewilligungsanträge - müssen bei jeder Ausgabe für die mit der Veranstaltung verbundenen Genehmigungen, wie z. B. Patente, gestellt werden. Hier einige Beispiele für Aufgaben: Ausfüllen des Formulars, Erstellen der beizufügenden Dokumente, Beifügen der Dokumente, Benachrichtigung der Polizei usw.

WEDO ist sehr gut geeignet für Vereine

Dieses Beispiel zeigt, dass WEDO viele Vorteile für das Verbandsumfeld hat. Obwohl das zentrale Element vielleicht die Stärke eines kollaborativen Tools für die Organisation von Sitzungen ist, stellen wir auch fest, wie nützlich die Plattform für jedes Team sein kann, um dynamisch und selbstständig voranzukommen. Die Checklistenfunktion fügt eine zusätzliche Dimension hinzu und ermöglicht die Pflege von Vorlagen, die regelmässig verwendet werden. Dies ermöglicht auch die Einführung neuer Mitglieder, die nur in die Checklistenvorlage oder in die Arbeitsbereiche aufgenommen werden müssen, um die zu erledigenden Aufgaben kennenzulernen. Dasselbe gilt für die Protokolle früherer Sitzungen, auf die neue Mitglieder mit nur wenigen Klicks zugreifen können!

WEDO ermöglicht es Vereinen und Verbände, ihre Sitzungen zu organisieren und die Arbeit der Ausschüsse über eine benutzerfreundliche und intuitive Plattform zu verwalten. Sie möchten unser Tool für Ihr Gremium oder Ihre Organisation testen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren und starten Sie noch heute einen kostenlosen und unverbindlichen Test!

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