Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

OneNote

Business Developer CHFR

Nächstes Webinar | Gantt-Diagramm : So bringen Sie Ihre Projekte auf Kurs


Planen Sie ein Treffen mit Luca

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Zwischen Sitzungen, Slack-Nachrichten und einer scheinbar endlosen Aufgabenliste kann es sich anfühlen, als wäre konzentriertes Arbeiten während des Arbeitstages unmöglich. Sie beginnen den Tag mit den besten Absichten, doch schnell wechseln Sie zwischen E-Mails, Aufgaben-Updates und spontanen Prioritäten hin und her. Das Ergebnis? Erschöpfung, verpasste Fristen und das Gefühl, dass Ihr Tag Sie kontrolliert – und nicht umgekehrt.

Genau hier setzen Zeitblöcke an. Anstatt auf Aufgaben nur zu reagieren, ermöglichen Ihnen Zeitblöcke, Ihren Tagesablauf proaktiv zu gestalten, indem Sie jeder Aufgabe einen klar definierten Zeitraum zuweisen. So schaffen Sie Struktur, ohne den gesamten Tag zu überplanen. Sie behalten den Überblick über wichtige Aufgaben, minimieren Kontextwechsel und schaffen Raum für tiefes, fokussiertes Arbeiten.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Zeitblöcke genau sind, wie Sie sich in moderne Arbeitsprozesse integrieren lassen und warum sie besonders effektiv sind – vor allem in Kombination mit den [richtigen Tools für Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/guides/the-ultimate-guide-to-task-management-strategies-tools-and-best-practices), ganz ohne Klebezettel.

## Was sind Zeitblöcke – und warum funktionieren sie so gut?
Zeitblöcke sind ein einfaches, aber äußerst wirkungsvolles Konzept. Anstatt sich auf eine endlose To-do-Liste zu verlassen oder auf dringende Aufgaben zu reagieren, planen Sie gezielt Zeitfenster in Ihrem Kalender für bestimmte Aufgaben oder Arbeitsarten ein. Das kann bedeuten, dass Sie von 9:00 bis 10:30 Uhr Kundenangebote prüfen, am Nachmittag eine Stunde für konzentriertes Arbeiten reservieren oder sich am Tagesende 15 Minuten für kleinere Restaufgaben freihalten.

Was Zeitblöcke so effektiv macht, ist der Perspektivwechsel: Statt sich zu fragen „Was muss ich heute erledigen?“, fragen Sie sich „Wann werde ich das erledigen?“. Sie schreiben Ihre Aufgaben nicht nur auf – Sie geben ihnen gezielt Zeit, Raum und Aufmerksamkeit. Diese Struktur hilft dabei, Kontextwechsel zu reduzieren, fokussiert zu bleiben und wichtige Aufgaben auch wirklich abzuschließen.

Zeitblöcke zählen zudem zu den wenigen Zeitmanagement-Methoden, die problemlos skalierbar sind – sowohl für die eigene [Aufgabenverwaltung ](https://wedo.com/de/blog/leitfaden-zur-verwaltung-und-priorisierung-ihrer-taeglichen-aufgaben)als auch für die Koordination im Team. In Kombination mit Tools für Sitzungs- oder Aufgabenmanagement entfalten Zeitblöcke ihr volles Potenzial. Sie können konkrete Aufgaben mit Ihrem Zeitplan verknüpfen, Zuständigkeiten im Team verteilen und gleichzeitig nachvollziehen, wie Ihre Zeit tatsächlich genutzt wird – alles an einem zentralen Ort.

Kurz gesagt: Zeitblöcke helfen Ihnen, Ihre Zeit bewusst zu gestalten – und das ist die Grundlage eines jeden effektiven Arbeitsmanagements.

## Die Vorteile von Zeitblöcken für Einzelpersonen und Teams
Zeitblöcke sind nicht nur ein Trick zur Steigerung der persönlichen Produktivität – sie sind ein praxisnahes Werkzeug, mit dem sowohl Einzelpersonen als auch Teams ihre Arbeitsbelastung effektiver organisieren können. Der wahre Nutzen von Zeitblöcken liegt jedoch nicht nur in einer besseren Planung: Er verändert grundsätzlich Ihre Herangehensweise an Arbeit.

Zeitblöcke zwingen Sie dazu, realistischer mit Ihrer verfügbaren Zeit umzugehen, Ihre Prioritäten bewusster zu setzen und Ihre Energie gezielter einzusetzen. Sie fördern ein strategisches Denken und helfen Ihnen wie auch Ihrem Team dabei, Arbeit nicht nur effizient, sondern auch nachhaltig zu gestalten.

![Grafik, die die Vorteile der Zeitblockierung für Einzelpersonen (bessere Planung, Konzentration, weniger Unterbrechungen) und Teams (Aufgabenzuweisung, Koordination, proaktives Arbeiten) zeigt.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/benefits_of_time_blocking_de_a403527f1d.png)

### Für Einzelpersonen
Zeitblöcke fungieren wie ein täglicher Realitätscheck. Viele Menschen überschätzen, was sie an einem Tag erledigen können, und unterschätzen gleichzeitig, wie lange selbst „schnelle“ Aufgaben tatsächlich dauern. Wenn Sie Aufgaben konkreten Zeitfenstern zuweisen, entsteht automatisch ein Filter. Sie erkennen, was realistisch in den Tag passt, was ausgelagert werden sollte – und was besser ganz gestrichen wird.

Zeitblöcke helfen Ihnen auch dabei, das mentale Chaos zu reduzieren. Anstatt alles im Kopf zu jonglieren (oder in zehn geöffneten Tabs zu verteilen), übergeben Sie die Entscheidungslast an Ihren Kalender. Das Ergebnis? Weniger Stress, klarerer Fokus und eine deutlich höhere Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihre Aufgaben auch wirklich abschließen.

Gerade beim Thema Konzentration sind Zeitblöcke Ihr bester Schutz vor Ablenkungen. Sie werden weniger dazu verleitet, aus Gewohnheit in Ihr E-Mail-Postfach zu schauen oder zwischen Tools hin- und herzuspringen, nur um beschäftigt zu wirken. Jede Stunde hat einen klaren Zweck – und dieser ist schon festgelegt, bevor die Uhr tickt.

### Für Teams
Auf Teamebene verbessern Zeitblöcke die Koordination – ganz ohne ständige Abstimmungen. In Kombination mit den passenden Tools schaffen sie einen gemeinsamen Rhythmus für alle Beteiligten. Sie können Ihre Arbeit um die fokussierten Phasen Ihrer Kolleginnen und Kollegen herum planen, Ressourcen gezielter einsetzen und den Aufwand für die Terminabstimmung deutlich reduzieren.

Besonders hilfreich sind Zeitblöcke bei der Aufgabenverteilung. Anstatt zu raten, ob jemand im Team noch Kapazitäten hat, können Sie einen Blick auf bestehende Zeitblöcke werfen und Zeitpläne entsprechend anpassen. Diese Transparenz ermöglicht eine realistischere Planung – und reduziert das Risiko verpasster Fristen.

Langfristig helfen Zeitblöcke Teams dabei, vom reaktiven ins proaktive Arbeiten zu wechseln. Statt nur auf akute Probleme zu reagieren, schaffen Sie gezielt Raum für das, was Projekte wirklich voranbringt.

## Zeitblöcke erfolgreich einsetzen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Zeitblöcke funktionieren nur dann wirklich, wenn sie auf den Aufgaben basieren, die tatsächlich erledigt werden müssen – und nicht auf Wunschdenken. Der Schlüssel liegt darin, eine lange Aufgabenliste in einen realistischen Tagesplan zu verwandeln, der Stress reduziert und Ihnen hilft, Ihre Arbeitslast zuverlässig zu bewältigen.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Zeitblöcken starten und Ihre täglichen Aufgaben strukturiert und effizient organisieren.

### Schritt 1: Beginnen Sie mit Ihrer Aufgabenliste
Bevor Sie Zeitblöcke in Ihren Kalender einplanen können, brauchen Sie einen vollständigen Überblick über Ihre anstehenden Aufgaben. Das bedeutet: Sammeln Sie alles an einem zentralen Ort – keine Klebezettel auf dem Schreibtisch, keine mentalen Listen im Kopf. Egal ob Sie Ihre Aufgaben in einem Notizbuch verwalten oder ein spezialisiertes Tool für Arbeitsorganisation nutzen: Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um alles aufzuschreiben, was Ihre Aufmerksamkeit fordert – von E-Mails über Dokumente zur Durchsicht bis hin zu Sitzungen, die vorbereitet werden müssen.

Profi-Tipp: Wenn Sie ein Tool wie [WEDO](https://wedo.com/features) verwenden, können Sie Aufgaben direkt aus gemeinsamen Sitzungsnotizen oder Action Items übernehmen. So bleiben Ihre Aufgaben zentral gebündelt – und sofort umsetzbar innerhalb Ihrer Zeitblöcke.

### Schritt 2: Erkennen Sie, was wirklich wichtig ist
Jetzt, da Sie Ihre vollständige Aufgabenliste vor sich haben, ist es an der Zeit, zwischen Lärm und echten Prioritäten zu unterscheiden. Fragen Sie sich: Was muss heute wirklich erledigt werden? Welche Aufgaben erfordern volle Konzentration oder ein hohes Maß an kreativer Energie? Genau für diese Aufgaben sollten Sie zuerst Zeitblöcke reservieren – es sind die unverzichtbaren Schritte, die Ihre Arbeit voranbringen.

Versuchen Sie nicht, alles unterzubringen. Zeitblöcke zwingen Sie dazu, Aufgaben zu priorisieren – und genau das ist bereits die halbe Miete im modernen Arbeitsmanagement. Wenn eine Aufgabe keinen festen Zeitblock verdient, ist sie möglicherweise heute gar nicht so wichtig.

### Schritt 3: Schätzen Sie den Zeitaufwand für jede Aufgabe realistisch ein
Seien Sie ehrlich mit sich selbst – hier machen viele den größten Fehler: Sie planen 30 Minuten für eine Aufgabe ein, die regelmäßig eine ganze Stunde dauert. Wenn Sie unsicher sind, schätzen Sie lieber großzügig – besonders bei Aufgaben, die Sie zum ersten Mal erledigen. Mit der Zeit werden Sie ein besseres Gefühl dafür entwickeln.

Planen Sie auch Pufferzeiten zwischen Ihren Zeitblöcken ein. Das verhindert, dass Aufgaben überziehen, und gibt Ihrem Gehirn die Gelegenheit, kurz durchzuatmen – besonders wichtig, wenn Ihr Tag Sitzungen, Teamarbeit oder häufige Kontextwechsel beinhaltet.

### Schritt 4: Planen Sie Zeitblöcke in Ihrem Kalender
Jetzt kommt der zentrale Schritt: die eigentliche Planung der Zeitblöcke. Öffnen Sie Ihren Kalender (oder Ihr Projektmanagement-Tool) und beginnen Sie, die Aufgaben gezielt in Ihren Tag einzuplanen. Versuchen Sie, konzentrierte Arbeitsphasen auf Zeiten zu legen, in denen Sie besonders energiegeladen sind – für viele ist das der Vormittag. Routineaufgaben oder Sitzungen lassen sich gut in natürliche Energietiefs integrieren.

Das Ziel ist, bewusst zu planen. Statt einfach nur auf das Nächste zu reagieren, geben Sie Ihrem Tag eine klare Struktur durch gezielte Zeitblöcke.

Und nein – nicht jeder Zeitblock muss minutengenau sein. Sie können auch thematische Zeitblöcke anlegen wie „E-Mails beantworten“, „Projektarbeit“ oder „kreative Phase“, wenn sich das für Sie natürlicher anfühlt. Wichtig ist, dass jeder Block einen klaren Zweck erfüllt.

### Schritt 5: Kommunizieren Sie, wann Sie im Fokusmodus sind
Wenn Sie im Team arbeiten, sind Zeitblöcke besonders wirkungsvoll, wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen über Ihre Fokuszeiten Bescheid wissen. Erwägen Sie, einen sichtbaren „Bitte nicht stören“-Status zu setzen oder Ihren Kalender für das Team freizugeben.

So schaffen Sie Raum für ungestörtes Arbeiten, ohne sich vom Team zu isolieren. Gleichzeitig wissen andere genau, wann ein guter Moment ist, Sie zu kontaktieren – und wann besser nicht. Gerade in hybriden oder dezentralen Teams ist diese Transparenz entscheidend, damit Zeitblöcke auch teamübergreifend funktionieren.

### Schritt 6: Nachverfolgen, reflektieren und anpassen
Kein Zeitplan überlebt den ersten Kontakt mit dem echten Arbeitstag – und das ist völlig in Ordnung. Der letzte und entscheidende Bestandteil der Arbeit mit Zeitblöcken ist die Reflexion. Schauen Sie sich an, wie Sie Ihre Zeit tatsächlich verbracht haben – im Vergleich zu Ihrer Planung. Wo sind Sie vom Plan abgewichen? Welche Aufgaben haben länger gedauert als gedacht? Was hätte vielleicht gar keinen eigenen Zeitblock gebraucht?

Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre künftigen Zeitblöcke zu optimieren. Tools zur Zeiterfassung und Analyse können Sie dabei unterstützen – aber auch eine einfache Tagesreflexion am Abend ist bereits ein wirkungsvolles Instrument. Mit der Zeit werden Sie immer besser darin, realistischer zu planen, gezielter zu blocken und die Zeit zu schützen, die wirklich zählt.

## Integration von Zeitblöcken in Ihren Arbeitsmanagement-Prozess
Zeitblöcke wirken am besten, wenn sie nicht nur eine persönliche Taktik sind, sondern ein zentraler Bestandteil Ihrer Arbeitsorganisation, -planung und -durchführung. Das bedeutet, dass Sie über Ihren Kalender hinausgehen und Zeitblöcke in den Arbeitsmanagement-Prozess Ihres Teams integrieren, sodass sie sowohl individuelle Konzentration als auch Team-Momentum unterstützen.

So geht’s:

### Zentralisieren Sie Ihre Aufgaben
Sie können keine Zeit für Aufgaben blockieren, die Sie nicht sehen. Verstreute To-dos über E-Mails, Chats, Ihr Gedächtnis oder zehn verschiedene Apps hinweg erschweren es, fokussiert zu bleiben. Ein [Aufgabenmanagement-Tool](https://wedo.com/de/features) wie WEDO bringt alles an einem Ort zusammen, sodass Sie den Fortschritt verfolgen, Verantwortlichkeiten zuweisen und Gespräche in konkrete Action Items umwandeln können. Sobald Ihre Aufgaben sichtbar und organisiert sind, fällt es Ihnen viel leichter, Ihren Zeitplan rund um diese Aufgaben zu erstellen.

### Planen Sie Zeit nach den realen Team-Arbeitsabläufen
Zeitblöcke bedeuten nicht, sich selbst zu isolieren. Vielmehr geht es darum, Ihrer Arbeit innerhalb eines kollaborativen Umfelds Struktur zu verleihen. Wenn Ihre Zeitblöcke die Zeitpläne, gemeinsamen Ziele und tatsächliche Verfügbarkeiten des Teams widerspiegeln, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie Fristen verpassen, und Sie können Ihre Zeit für tiefgehende Arbeiten besser schützen.

Hier kommt eine vernetzte Arbeitsmanagement-Plattform wie WEDO ins Spiel. Sie hilft Ihnen, Prioritäten zu koordinieren, zu sehen, woran Ihr Team arbeitet, und Ihre Zeit entsprechend zu blockieren. Keine Missverständnisse mehr oder Warten auf Updates. Sie haben alles in Echtzeit im Blick.

### Planen Sie Zeit für Sitzungen und Nachbereitungen ein
Sitzungen sind unvermeidlich. Was wirklich zählt, ist, was Sie danach tun. Zeitblöcke helfen Ihnen nicht nur dabei, die Sitzungen selbst zu planen, sondern auch die Zeit für die Nachbereitung. Wenn Sie bereits einen Puffer eingeplant haben, um Ihre Sitzung-Action Items zu erledigen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie hinterherhinken.

Plattformen wie WEDO unterstützen Sie auch hier, indem sie Sitzungsnotizen direkt in Aufgaben umwandeln, die sofort zugewiesen, priorisiert und mit Zeitblöcken versehen werden können – ganz ohne Tools zu wechseln.

### Reduzieren Sie Kontextwechsel, indem Sie in Themen arbeiten
Zeitblöcke ermöglichen es Ihnen, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen, um die Produktivität aufrechtzuerhalten. Anstatt jede Stunde zwischen Schreiben, Planen und administrativen Aufgaben hin- und herzuspringen, versuchen Sie, Zeit für thematische Arbeitsabläufe zu blockieren: „Kundenarbeit“, „strategische Planung“ oder „Posteingang aufräumen“. Dies reduziert den Kontextwechsel und steigert die Konzentration – besonders, wenn diese Blöcke mit den Planungsrhythmen Ihres Teams übereinstimmen.

### Machen Sie es zum Rhythmus, nicht zu einem einmaligen Trick
Die effektivsten Teams behandeln Zeitblöcke als einen integralen Bestandteil ihrer Arbeitsweise, nicht nur als persönliches Produktivitätsexperiment. Indem Sie Ihre Zeitblöcke mit gemeinsamen Aufgaben, Teamzielen und einer konsistenten Planungsstruktur in Einklang bringen, schaffen Sie Raum für das, was wirklich zählt. Und wenn alles in einer einzigen Plattform verwaltet wird, verschwindet die Reibung.

## Häufige Fehler, die Sie beim Zeitblockieren vermeiden sollten
Nun, da wir die Grundlagen des Zeitblockierens und seine Funktionsweise behandelt haben, möchten wir auf die häufigen Hindernisse eingehen. Denn die Wahrheit ist: Die meisten Menschen scheitern nicht am Zeitblockieren, weil die Methode fehlerhaft ist. Vielmehr stoßen sie auf vermeidbare Stolpersteine.

Hier sind die häufigsten Fehler und wie Sie diese umgehen können:

![Darstellung typischer Fehler beim Time Blocking: jede Minute verplanen, Aufgabenzeit unterschätzen, unklare Blockbezeichnungen, starre Zeitblöcke und fehlende Abstimmung mit dem Teamrhythmus.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/common_mistakes_to_avoid_when_time_blocking_de_2ca06a6cac.png)

### Jeden Moment Ihres Tages blockieren
Es ist verlockend, jede Lücke in Ihrem Kalender mit etwas Produktivem zu füllen. Aber wenn Sie keinen Raum für Pausen lassen, werden Sie ausbrennen. Sitzungen dauern länger als geplant. Aufgaben benötigen mehr Zeit als erwartet. Unvorhergesehene Prioritäten tauchen auf.

Geben Sie sich selbst Spielraum. Lassen Sie Puffer zwischen den Zeitblöcken. Schützen Sie Ihre Energie, nicht nur Ihre Zeit.

### Unterschätzen der Dauer von Aufgaben
Wenn Sie das Gefühl haben, den ganzen Tag hinterherzuhinken, liegt das wahrscheinlich daran. Die meisten Menschen überschätzen, wie viel sie in weniger Zeit erledigen können.

Starten Sie damit, etwas großzügiger zu schätzen. Nutzen Sie Ihre Zeiterfassungsdaten, wenn Sie welche haben. Sie können später immer noch nach unten anpassen, wenn Sie ein besseres Gefühl dafür bekommen, wie lange Aufgaben wirklich dauern.

### Vage Angaben zu den Zeitblöcken machen
Zeit für „Aufholen“ oder „Projektarbeit“ zu blockieren mag wie eine gute Planung erscheinen, aber in der Realität sind solche Blöcke leicht zu ignorieren. Je spezifischer Sie sind, desto einfacher wird es, die Aufgaben umzusetzen.

Statt „Projektarbeit“ planen Sie Zeit für „Erstellung des Kundenangebots“ oder „Schreiben der Q2-Budgetzusammenfassung“ ein. Klare Aktionen bedeuten weniger Entscheidungsaufwand im Moment und damit mehr erledigte Aufgaben.

### Zeitblöcke als unbeweglich behandeln
Manche Menschen geben das Zeitblockieren nach einem chaotischen Tag auf. Aber es geht nicht darum, Ihren Plan perfekt umzusetzen. Es geht darum, eine Struktur zu haben, die Sie anpassen können, wenn sich die Umstände ändern – und das wird passieren.

Verschieben Sie Blöcke. Weisen Sie sie neu zu. Was zählt, ist, dass Ihre Prioritäten weiterhin in Ihrem Zeitplan Platz haben, selbst wenn er sich ändert.

### Den Rhythmus Ihres Teams ignorieren
Wenn Sie Zeitblöcke setzen, ohne den Zeitplan Ihres Teams zu berücksichtigen, kann es chaotisch werden. Sie könnten sich in Ihre Arbeit vertiefen, während ein Kollege nach Input sucht, oder ein wichtiges Zeitfenster für Zusammenarbeit verpassen, weil Sie es nicht eingeplant haben.

Auch wenn Sie die Verfügbarkeit aller nicht bis auf die Stunde genau einsehen können, können Sie dennoch smarter planen, indem Sie sich auf gemeinsame [Aufgabenfristen und Prioritäten](https://wedo.com/de/blog/wie-faelligkeitstermine-und-aufgabenplanung-erfolgreich-gemeistert-werden) ausrichten. Wenn Ihr Team eine gemeinsame Aufgabenmanagement-Plattform wie WEDO nutzt, bleibt es einfacher, synchron zu arbeiten, ohne auf verstreute Tools oder ständige Absprachen angewiesen zu sein.

### Wie WEDO smarteres Zeitblockieren und Arbeitslastmanagement unterstützt
Wie bereits erwähnt, ist Zeitblockieren keine magische Lösung. Aber wenn es Teil eines umfassenderen Systems ist, das Fokus, Ausrichtung und Verantwortlichkeit fördert, wird es deutlich einfacher, sich daran zu halten, und ist weitaus effektiver.

Hier kommt [WEDO](https://wedo.com/de/features) ins Spiel.

Obwohl WEDO kein klassisches Zeitblockier-Tool ist, bietet es alles, was Sie benötigen, um Ihren Tag rund um das Wesentliche zu organisieren. Sie können Aufgaben in Echtzeit erstellen und zuweisen, Besprechungsnotizen erfassen, die in umsetzbare Aufgaben umgewandelt werden, und Ihre Arbeitslast um klare Prioritäten und Fristen planen – alles an einem Ort.

Müssen Sie Nachverfolgungsaufgaben nach einer Team-Sitzung im Blick behalten? Kein Problem. Möchten Sie vor Beginn der Woche sehen, was auf Ihrem Tisch liegt? Ganz einfach. WEDO hilft Ihnen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, den Kontextwechsel zu reduzieren und mit Ihrem Team auf derselben Seite zu bleiben, ohne fünf verschiedene Tools jonglieren zu müssen.

Es bringt Struktur in Ihre tägliche Arbeit und Klarheit in Ihre wöchentlichen Ziele. Und wenn Sie es konsequent nutzen, wird es zur Grundlage eines Arbeitsmanagement-Prozesses, der tatsächlich funktioniert.

**Bereit, den Überblick über Ihren Tag und die Prioritäten Ihres Teams zu behalten?**
Starten Sie noch heute Ihre [kostenlose WEDO-Testversion](https://wedo.com/de/signup)und sehen Sie, wie es Ihnen hilft, Sitzungen, Entscheidungen und Aufgaben in echten Fortschritt umzuwandeln.

Entdecken Sie, wie Zeitblockieren das Aufgabenmanagement und die Produktivität verbessert und wie WEDO Ihnen hilft, fokussiert zu bleiben und die Kontrolle über Ihre tägliche Arbeit zu behalten.

Symbol für Zeitblockierung mit Timer zur effizienten Tagesplanung.

large_Wie Zeitblöcke Ihnen helfen, Ihre tägliche Arbeitsbelastung zu bewältigen.png

medium_Wie Zeitblöcke Ihnen helfen, Ihre tägliche Arbeitsbelastung zu bewältigen.png

small_Wie Zeitblöcke Ihnen helfen, Ihre tägliche Arbeitsbelastung zu bewältigen.png

thumbnail_Wie Zeitblöcke Ihnen helfen, Ihre tägliche Arbeitsbelastung zu bewältigen.png

Wie Zeitblöcke Ihnen helfen, Ihre tägliche Arbeitsbelastung zu bewältigen.png

Wie Zeitblöcke Ihnen helfen, Ihre tägliche Arbeitsbelastung zu bewältigen

Lernen Sie, wie Sie Ihre täglichen Aufgaben mit bewährten Strategien, smarten Workflows und den richtigen Tools effizient organisieren und priorisieren.

Das Bild zeigt eine Teambesprechung, in der die Aufgaben an die Projektmitarbeiter und Beteiligten verteilt werden.

large_Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgabende.png

medium_Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgabende.png

small_Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgabende.png

thumbnail_Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgabende.png

Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgabende.png

Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgaben

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

::button-primary[WEDO kostenlos testen]{link="/signup"}

::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

large_Executive assistants-DE.png

medium_Executive assistants-DE.png

small_Executive assistants-DE.png

thumbnail_Executive assistants-DE.png

Executive assistants-DE.png

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Planen Sie ein Treffen mit Luca

Bereit für mehr Effizienz?Starten Sie heute Ihre kostenlose Testversion.