![software architecture project management](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/i_Stock_1508581187_d1d980cddf.jpg)

## Architektur: Zusammenarbeit im Zentrum des Erfolgs

In der Welt der Architektur ist die effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektpartnern der Schlüssel zum Erfolg. Architekturbüros stehen vor mehreren großen Herausforderungen in Bezug auf Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation, was hauptsächlich auf die Komplexität und multidisziplinäre Natur ihrer Projekte zurückzuführen ist.

**1. Koordination der verschiedenen Beteiligten:** An Architekturprojekten sind viele verschiedene Akteure beteiligt, z. B. Ingenieure, Bauunternehmer, Lieferanten und Kunden. Eine effektive Koordination zwischen diesen Parteien ist entscheidend für die Einhaltung von Terminen und Budgets.
**2. Änderungsmanagement:** Architekturprojekte sind ständigen Änderungen unterworfen. Diese Änderungen effektiv zu verwalten, ohne den gesamten Arbeitsablauf oder die Fristen zu stören, kann eine echte Herausforderung sein.
**3. Kommunikation und Informationsaustausch:** Eine klare Kommunikation und ein effizienter Informationsaustausch sind von entscheidender Bedeutung. Missverständnisse oder Verzögerungen bei der Weitergabe von Informationen können zu kostspieligen Fehlern führen.
**4. Einhaltung von Fristen und Budgets:** Projekte müssen häufig innerhalb eines engen Zeitrahmens und mit begrenzten Budgets durchgeführt werden. Ein effektives Zeit- und Ressourcenmanagement ist daher eine ständige Herausforderung.
**5. Dokumentenmanagement:** Die Menge der erzeugten Dokumente (Zeichnungen, Spezifikationen, Verträge usw.) ist beträchtlich und ihre Verwaltung kann Kopfzerbrechen bereiten, insbesondere um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand und für alle Beteiligten zugänglich sind.
**6. Management der Kundenerwartungen:** Das Verstehen und Erfüllen der Kundenerwartungen bei gleichzeitiger Verwaltung der technischen und budgetären Beschränkungen ist für den Erfolg von Projekten von entscheidender Bedeutung.

Diese Herausforderungen erfordern innovative Lösungen und geeignete Werkzeuge, um das Projektmanagement, die Zusammenarbeit und die Kommunikation innerhalb von Architekturbüros zu erleichtern. Die Fähigkeit, diese Hindernisse zu überwinden, entscheidet über die Qualität der endgültigen Arbeit und die Zufriedenheit der Kunden. 

## Anwendungsfall: Sarch, Architekturbüro in Zürich

Angesichts dieser Herausforderungen fand das Architekturbüro [Sarch](https://www.s-arch.ch/) in WEDO die ideale Lösung, um das Projektmanagement zu optimieren. Wir sind in den Alltag von Marc Schulz und seinem Team eingetaucht, die die komplexe Koordination, die mit der Durchführung von Architekturprojekten einhergeht, mithilfe von WEDO bewältigen.

![Marc Schulz, Architekt](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture_09d4e1009d.png)

### Warum haben Sie sich für WEDO entschieden und welche anderen Lösungen haben Sie in Betracht gezogen?

Wir haben uns für WEDO entschieden, weil es in der Schweiz entwickelt und gehostet wird. Zuvor haben andere Lösungen angesehen, wie Meetingbooster und iMeetingX, aber letztendlich hat uns die lokale Lösung von WEDO überzeugt.

### Für welche konkreten Herausforderungen oder Probleme in Ihrem Arbeitsablauf haben Sie WEDO als Lösung identifiziert?

Die größte Herausforderung in unserem Arbeitsablauf war die Übersicht über Aufgaben in allen Besprechungen und die Beteiligung aller Teilnehmer daran. WEDO hat sich als Lösung dafür herausgestellt, da es uns ermöglicht, alle Aufgaben zentral zu verwalten und sie den entsprechenden Teilnehmern zuzuweisen.

Die Funktionen, die wir an WEDO am meisten schätzen, sind die Möglichkeit, Aufgaben aus vorherigen Protokollen zu importieren und diese den Teilnehmern zuzuweisen. Wir haben sogar die API und Webhook genutzt, um Aufgaben direkt in unsere zentrale CRM-Software zu übertragen.

### Welche wichtigen Verbesserungen in Bezug auf Prozesse, Zusammenarbeit und Produktivität wurden seit der Integration von WEDO beobachtet?

Die Nutzung von WEDO hat sich positiv auf die Effizienz und Produktivität unserer Arbeitsprozesse ausgewirkt, insbesondere bei der raschen Erstellung von Sitzungsprotokollen.

Obwohl wir keine konkreten Erfolgsgeschichten teilen können, hat WEDO unsere Arbeitsweise verbessert, indem es eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht und die Teilnehmer dazu ermutigt hat, ihre Aufgaben über die Plattform abzuwickeln.

Obwohl wir keine konkreten Zahlen oder Metriken haben, um den Einfluss von WEDO zu belegen, nutzen wir die Plattform hauptsächlich für Aktennotizen und Protokolle von Sitzungen. Die Exportfunktion als PDF ist besonders hilfreich für Teilnehmer, die das Protokoll lieber offline lesen.

Insgesamt würden wir WEDO anderen Unternehmen oder Fachleuten in unserer Branche empfehlen, da es eine effektive Möglichkeit bietet, einen Überblick über Aufgaben, Pendenzen und Entscheidungen in Protokollen zu behalten.

### Wie interagieren Sie in WEDO mit Ihren Partnern?

WEDO ermöglicht es uns, unsere Partner in die Überwachung unserer Projekte einzubeziehen und direkt mit ihnen zu interagieren. Sowohl Unternehmen als auch externe Personen haben positiv auf WEDO reagiert, auch wenn einige von ihnen skeptisch gegenüber webbasierten Lösungen waren. Die Zusammenarbeit wird erleichtert und an einem Ort zentralisiert.

![Swiss hosted software](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture3_946d4abea3.png)

## Wie kann WEDO das Management von Architekturprojekten verbessern?

**Management von Besprechungen:** Bereiten Sie Ihre Sitzungen gemeinsam vor, schreiben Sie die Protokolle in Echtzeit und weisen Sie die Aufgaben direkt den verantwortlichen Personen zu.

**Aufgabenmanagement:** Erstellen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Projekte, Abteilungen und Teams und teilen Sie Aufgaben mit Ihren Teamkollegen.

**Wiederkehrende Prozeduren:** Speichern Sie Vorlagen für Ihre Abläufe und verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Checklisten in Echtzeit.

**Projektmanagement:** Erstellen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Projekte, planen Sie Meetings, delegieren und überwachen Sie Aufgaben und teilen Sie Dateien mit Ihren Projektmitgliedern.

[Entdecken Sie alle Funktionen von WEDO](https://wedo.com/features)


In der Welt der Architektur ist die effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektpartnern der Schlüssel zum Erfolg. Angesichts dieser Herausforderungen fand das Architekturbüro Sarch in WEDO die ideale Lösung, um das Projektmanagement zu optimieren.

Aussage von Marc Schulz, FH/STV-Architekt und Bewertungsexperte bei GVZ, dass sie WEDO gewählt haben, weil die Software in der Schweiz entwickelt wird und ihnen hilft

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Architekturbüros: Die Herausforderung multidisziplinärer Projekte

> 4% der neuen Mitarbeiter verlassen ihren Arbeitsplatz nach einem katastrophalen ersten Tag, während in den ersten 45 Tagen 22% der Personalwechsel stattfinden \*

Für die Einführung eines neuen Mitarbeiters steht viel auf dem Spiel. In der Tat ist diese letzte Phase des Einstellungsverfahrens ein entscheidender Schritt, der einen guten Start in den Arbeitsbeziehungen gewährleisten soll. Es geht darum, eine privilegierte Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem neuen Mitarbeiter herzustellen, indem man ihm Vertrauen gibt und ihn in seine neue Belegschaft integriert. Das Endziel besteht darin, sie an sich zu binden, indem die Kultur und die Werte Ihrer Organisation weitergegeben werden. Aus all diesen Gründen ist es wichtig, Ihr Aufnahmeverfahren von A bis Z zu pflegen und von Zeit zu Zeit zu aktualisieren, um seine Wirksamkeit zu gewährleisten. Aber was sind die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Aufnahme? Wir werden uns auf drei grundlegende Phasen konzentrieren:

* Definition der Aufgaben im Rahmen des Einführung Prozesses
* Benennung der vom Verfahren betroffenen Personen
* Die Planung der einzelnen Termine im _Onboarding_

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\* Gemäss einem [Bericht von Linkedin](https://business.linkedin.com/content/dam/business/talent-solutions/global/en%5Fus/c/pdfs/onboarding-in-a-box-v03-06.pdf). Daten aus der Studie von[ Bersin by Deloitte](https://www2.deloitte.com/us/en/pages/human-capital/topics/bersin-insights-and-services-for-hr.html): _Onboarding Software Solutions 2014: On-ramp for Employee Success_.

## Aufgaben im Zusammenhang mit der Einführung Ihrer Mitarbeiter auflisten

Zu Beginn müssen Sie alle Schritte, die das Einführung des Mitarbeiters auflisten. Es geht darum, die Reihenfolge einzuhalten, in der die verschiedenen Aufgaben ausgeführt werden sollen. Erstellen Sie Ihre Aufgabenliste nach den drei Zeitpunkten des Einführung:

* Aufgaben Vor dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen
* Aufgaben Während dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen
* Aufgaben Nach dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen

Die Idee ist, eine Vorlage mit einer vordefinierten Aufgabenliste zu erstellen, damit diese bei jedem Eintreffen eines neuen Mitarbeiters angewendet werden kann. Diese Methode spart Ihnen wertvolle Zeit, so dass das Verfahren systematisch durchgeführt wird. Wenn Sie von Abteilung zu Abteilung unterschiedliche Aufnahmeprozesse haben, können Sie pro Bereich ein Modell erstellen. Unten finden Sie eine Vorlage mit vordefinierten Aufgaben zum Download. Diese nicht erschöpfende Liste ist eine gute Grundlage für diejenigen, die in ihrer Organisation ein Aufnahmeverfahren einführen wollen.

::button-primary[Checklistenvorlage Neue Mitarbeiter herunterladen]{link="https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_checklistenvorlage_neue_mitarbeiter_a1bd082e30.xlsx"}

Sie können jedoch über ein qualitativ hochwertiges Modell vordefinierter Aufgaben verfügen und keine effiziente Integration erreichen. Mit standardisierten IT-Tools erstellen Sie eine Aufgabenliste im Excel-Format. Diese muss dann in die Hände aller betroffenen Mitarbeitenden gelangen, damit diese die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, erfüllen können. Es liegt auf der Hand, dass diese Praxis nur teilweise wirksam sein kann, da sie nicht allen Teilnehmern einen Überblick ermöglicht. Um Ihre wiederkehrenden Abläufe zu verwalten, wählen Sie ein kooperatives Tool!

Mit WEDO können Sie den Verlauf Ihrer Checklisten in Echtzeit verfolgen: Speichern Sie Vorlagen und starten Sie daraus Checklisten. Auf diese Weise können alle Teilnehmer eine Gesamtsicht abrufen und den Fortschritt der laufenden Checklisten feststellen, um bei ihrer Erstellung zusammenzuarbeiten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_1_modele_de_checklists_4069c1364e.png)

## Verantwortlichen für jede Aufgabe benannt

Die Einführung eines neuen Mitarbeiters betrifft zwangsläufig mehrere Personen im Unternehmen: Vorstandsmitglieder, Führungskräfte, Mitarbeiter eines bestimmten Bereichs, HR, IT-Leiter, Sekretäre oder Rezeptionisten. All diese Personen, die verschiedenen Abteilungen angeschlossen sind, müssen zusammenarbeiten, um den Integrationsprozess zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Viele Verantwortliche und viele Aufgaben: Das Integrationsverfahren wird immer komplizierter! Eine wirksame Überwachung ist daher schwierig.

Mit Wedo können Sie die einzelnen Aufgabenverantwortlichen direkt in der Vorlage definieren. So erhalten die Benutzer bei jedem Start der Checkliste die sie betreffenden Aufgaben direkt in ihrem persönlichen Bereich. Die Mitarbeiter sind automatisch einsatzbereit, da sie wissen, was sie zu tun haben und wann. Außerdem können sie den Verlauf jeder Checkliste verfolgen und einen Überblick über ihre Entwicklung in Echtzeit erhalten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_2_resp1_1024x575_994aa405b7.png)

## Aufgaben zu planen

Die Durchführung eines Einführung kann eine relative Planung Ihrer Aufgaben erfordern. Was ist eine relative Planung? Je nach Bezugsdatum, der bei jedem Start der Checkliste festgelegt wird, müssen Aufgaben ausgeführt werden:

* Vor dem Bezugsdatum (T-30)
* Am Bezugsdatum (hier das Eintrittstag des Mitarbeiters)
* Nach dem Bezugsdatum (T+90)

### Vor dem Eintrittstag des Mitarbeiters

Alle Mitarbeiter (HR, Buchhaltung, IT…) informieren, Arbeitsvertrag und Pflichtenheft unterzeichnen, Computer konfigurieren, Willkommensausweis erstellen, Arbeitsplatz und Material bereitstellen sind viele Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor Ihr neuer Mitarbeiter eintrifft.

Mit den Gängigen IT-Werkzeugen dürfte es schwierig sein, diesen Prozess zu automatisieren. Mit WEDO haben Sie die Möglichkeit, eine relative Aufgabenplanung umzusetzen. So können Sie festlegen, dass die Aufgabe Arbeitsvertrag unterzeichnen 30 Tage vor Eintreffen des neuen Mitarbeiters erledigt werden muss. Zum Zeitpunkt des Starts der Checkliste erhält die für diese Aufgabe verantwortliche Person die Checkliste direkt mit dem richtigen Termin in ihrem persönlichen Seite.

### Eintrittstag des Mitarbeiters

Planen Sie einen Teil der Checklistenvorlagen am Eintrittstag ein. Dies sind die Aufgaben, die am Tag des Eintritts des Mitarbeiters zu erledigen sind. Nach diesem ersten Tag können die Empfangsmitarbeitenden einen ersten Situationspunkt machen.

### Nach dem Eintrittstag des Mitarbeiters

Die Integrationszeit dauert in der Regel einige Monate. Behalten Sie die langfristigen Aufgaben im Auge. Eine gute Integration setzt eine gute Überwachung voraus. Stellen Sie in Ihrem Checklistenvorlage Aufgaben ein, die Sie beispielsweise an einen Termin für eine Bewertung am Ende der Probezeit erinnern.

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## Checkliste aus Ihrer Checklistevorlage beginnen

Nächsten Monat einführen Sie _Bruno Müller_, den neuen technischen Leiter Ihrer Organisation. Sie möchten die Integration vorbereiten, indem Sie eine Checkliste von der zuvor erstellten _Neuen Mitarbeiter_ Vorlage beginnen. Die Checkliste trägt den Namen des Mitarbeiters und entspricht dem Bezugsdatum des Eintrittstag. Alle generierten Aufgaben werden somit nach diesem Datum geplant. Nach dem Start der Checkliste erhalten die Personen, die an diesem Prozess mitarbeiten, die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind. So können sie die richtige Integration von _Bruno_ vorbereiten!

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Im digitalen Zeitalter gibt es Instrumente, die es ermöglichen, die Informationen an einem für alle zugänglichen Ort zu zentralisieren. Mit WEDO können Sie mühelos an wiederkehrenden Prozessen mitarbeiten, die mehrere Mitarbeiter verschiedener Abteilungen betreffen. Wenn Sie wissen möchten, wo Sie sich in den Einführung Ihrer Mitarbeiter befinden, klicken Sie einfach auf **Neuen Mitarbeiter**, um festzustellen, dass fünf Checklisten laufen. In jeder Checkliste können Sie in Echtzeit sehen, welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche Aufgaben noch pendent sind.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_6_vue_globale_checklists_en_cours_1_1024x575_d5522ad7bc.png)

Hier eine Überblick über alle meine Neuen Mitarbeiter Checklisten

Wenn Ihre Organisation WEDO verwendet und Sie eine Checklist _Neuen Mitarbeiter_ erstellen möchten, können Sie dies in wenigen Schritten tun:

1. Herunterladen der [Checklistvorlage Neuen Mitarbeiter](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_checklistenvorlage_neue_mitarbeiter_a1bd082e30.xlsx)
2. Passen Sie diese nach Ihrem internen Ablauf an
3. In unserem Hilfezentrumsartikel können Sie eine [Checkliste-Vorlage in WEDO](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614161-creer-un-modele-de-checklists) erstellen

Möchten Sie Ihre wiederkehrenden Prozeduren mit Hilfe von WEDO regeln?

::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

Für die Aufnahme eines Mitarbeiters stehen viele Herausforderungen auf dem Spiel. Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Methoden und bewährte Praktiken die Integration Ihrer neuen Mitarbeiter fördern.

Zwei Personen schütteln sich die Hand beim Empfang neuer Mitarbeitender, überlagert mit dem Text „Verbessern Sie Ihr Onboarding-Verfahren für Mitarbeitende“ und „Anwendungsbeispiele“

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Verbessern Sie Ihr Prozeduren zur Einführung Ihrer Mitarbeiter

## 1 - Dichte beim Export eines Sitzungsprotokoll wählen

Mehr Flexibilität beim Layout Ihrer Sitzungsprotokoll! Wählen Sie jetzt die Dichte des exportierten Dokuments. In der Konfiguration werden Ihnen drei Dichten angeboten: kompakt, normal oder breit.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_1_choisir_la_densite_1024x575_dff2e5545b.png)

## 2 - Logo an Team oder Arbeitsbereich vergeben

Bis heute war das Logo Ihrer Organisation, das über die Netzwerkeinstellungen ausgewählt wurde, in der Kopfzeile aller Dokumente enthalten, die von WEDO exportiert wurden. Damit Sie Ihre Exporte individuell gestalten können - Aufgabenlisten oder Sitzungsprotokolle - können Sie nun einem Team ein Logo zuweisen und/oder einem Arbeitsbereich ein Logo zuweisen.

Die Wahl des Logos erfolgt anhand der Parameter. Bitte beachten Sie die folgenden zwei Artikel, um die Funktionalität im Detail zu erfahren:

[Einstellungen für ein Team](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284167-parametres-d-une-equipe)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_2_prametres_equipe_logo_1024x575_738ea1db00.png)

[Einstellungen für einen Arbeitsbereich](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2576110-parametres-d-un-espace-de-travail)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_3_prametres_espace_logo_1024x575_0929b05e02.png)

## 3 - Einen Arbeitsbereich duplizieren

Mit diesem Update können Sie nun einen [Arbeitsbereich duplizieren](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284132-dupliquer-un-espace-de-travail). Die Duplikation ermöglicht es, einen neuen Bereich zu schaffen und alle Aufgaben und den Inhalt ihrer Detailansicht zu übernehmen. Die abgeschlossenen Aufgaben werden ebenfalls wieder aufgenommen.

### Was sind die Vorteile dieser Funktionalität?

Beim Aufbau des Netzwerks können Sie wertvolle Zeit sparen, indem Sie Arbeitsbereiche mit einer ähnlichen Struktur duplizieren. Es wird nicht nötig sein, sie manuell einen nach dem anderen zu setzen!

Ein weiterer Anwendungsfall: In Ihrem Netz stellen viele Arbeitsräume Projekte dar. Duplizieren Sie einen Arbeitsbereich, um ein neues Projekt auf der Grundlage eines Präzedenzfalls zu planen.

Im folgenden Beispiel wird der Arbeitsbereich Renovierung Gebäude A für die Durchführung eines neuen ähnlichen Projekts dupliziert.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_4_dupliquer_un_espace_de_travail_1024x575_75d7006620.png)

## 4 - Eine Checklistenvorlage duplizieren

Sie können auch eine Checklistenvorlage duplizieren. Die Duplikation ermöglicht es, ein neues Vorlage zu erstellen und alle Aufgaben und den Inhalt ihrer Detailansicht zu übernehmen. Die abgeschlossenen Aufgaben werden ebenfalls wieder aufgenommen.

### Was ist der Hauptvorteil dieser Funktionalität?

In Ihrer Organisation müssen Sie Verfahren mit ähnlicher Struktur und ähnlichem Inhalt durchführen. Kopieren Sie eine Checkliste-Vorlage um Zeit zu sparen und binden Sie die Duplikate an die Teams, die am Prozess beteiligt sind!

Im Untenstehenden Beispiel wird die Vorlage _Neuer Mitarbeiter_ dupliziert, um mit dem _Administration_ Team verknüpft zu sein.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_5_dupliquer_un_modele_de_checklists_1024x575_16101c1580.png)

## 5 - Aufgaben unter Verwendung der Initialen eines Benutzers delegieren

Um eine Aufgabe an einen Kollegen zu delegieren, geben Sie einfach die Initialen in das Feld ein.

Das Verfahren ist für alle Stellen, die ein Feld zur Suche nach einem Benutzer enthalten : Sie müssen nur die Initialen der betroffenen Person eintragen, um sie schnell zu finden !

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_6_recherche_utilisateur_par_initiales_1024x575_0b243fbce9.png)

## 6 - Sofortige Suche

Die Indexierung der Suche erfolgt jetzt sofort! Wenn Sie beispielsweise eine Aufgabe erstellen, ist diese direkt über das Suchwerkzeug zugänglich. Das gleiche gilt für die Forschung über Sitzungen, Beschlüsse oder Dateien. Auf der Ebene der Suchergebnisse gibt WEDO Ihnen die Anzahl der gefundenen Erscheinungen an.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_7_recherche_instantane_1024x575_5243339e50.png)

Viele neue Funktionen für Version 38 von WEDO : Ändern Sie die Dichte der exportierten Dokumente, vergeben Sie ein Logo an Ihre Teams und Arbeitsbereiche, duplizieren Sie Ihre Bereiche und Checklistenvorlagen und profitieren Sie von Verbesserungen am Suchfunktion.

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WEDO V38 : 6 Verbesserungen zu entdecken

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Haben Sie schon einmal eine wichtige Aufgabe in einem E-Mail-Thread aus den Augen verloren? Oder erlebt, wie sich Fälligkeitsdaten näherten, weil niemand wusste, wer wofür verantwortlich war? Eine einfache Aufgabenliste reicht nicht aus, wenn mehrere Projekte, Fristen und Teammitglieder aufeinandertreffen.

Genau hier kommt ein spezieller Aufgabenplaner oder ein Tool zur Aufgabenverwaltung ins Spiel. [WEDO](https://wedo.com/de/features) vereint Aufgaben, Checklisten und Sitzungen in einem einzigen Arbeitsbereich. Sie können Aufgaben der richtigen Person zuweisen. Sie können Fälligkeitsdaten festlegen, die mit Ihrem Kalender synchronisiert werden.

Ausserdem können Sie Vorlagen für Aufgaben-Checklisten bei wiederkehrenden Prozessen nutzen. Dank Echtzeit-Updates und integrierter Kanban-Ansicht sieht jeder den aktuellen Stand, ohne zwischen verschiedenen Apps wechseln zu müssen.

![Infografik mit dem Titel „WEDO Aufgaben-Organisator – Die wichtigsten Merkmale auf einen Blick“. Symbole und Texte zeigen: schnelle Aufgabenerstellung, Abhängigkeiten und Teilaufgaben, Aktualisierungen in Echtzeit, mehrere Ansichten (Liste, Kanban, Gantt), Kommentare und E-Mail-Konvertierung, Kalender-Synchronisierung sowie Vorlagen für Checklisten.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/WEDO_task_organizer_key_features_at_a_glance_en_1_f6c7351b08.png)

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Aufgabenfunktionen von WEDO. Wir erklären, wie Sie Projekte planen und priorisieren. Ausserdem zeigen wir, wie Sie den Fortschritt verfolgen können. So verbringt Ihr Team weniger Zeit mit der Suche nach Updates und mehr Zeit mit der Arbeit.

## Warum Sie ein Tool zur Aufgabenverwaltung benötigen

Hier erfahren Sie, warum ein spezieller Aufgabenplaner für jedes Team unerlässlich ist:

- **Verstreute Aufgaben führen zu Verwirrung und Verzögerungen**
    
    Wenn Arbeit sich über E-Mails, Chatverläufe und mehrere Tabellenkalkulationen verteilt, ist es schwer zu erkennen, wer was bis wann erledigen soll. Ein zentrales [Tool zur Aufgabenverwaltung](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) löst dieses Problem, indem es alle Aufgaben an einem Ort bündelt.
    
- **Klare Verantwortlichkeiten verhindern Versäumnisse**
    
    In einer gemeinsamen Aufgabenliste ist für jedes Element eine verantwortliche Person angegeben. Es bleibt kein Raum für Mutmassungen oder „Ich wusste nicht, dass das meine Aufgabe war“. Die Zuständigkeit ist eindeutig, was den Fortschritt sichert und den Bedarf an ständiger Nachverfolgung reduziert.
    
- **Sichtbare Fristen halten Projekte auf Kurs**
    
    Fälligkeitsdaten werden direkt bei den Aufgaben angezeigt. Sie werden auch mit Ihrem Kalender synchronisiert. So sind alle wichtigen Meilensteine sichtbar. Automatische Erinnerungen weisen rechtzeitig auf Aufgaben hin, bevor sie überfällig werden – so verbringen Sie weniger Zeit mit Reaktionen und mehr Zeit mit der Umsetzung.
    
- **Flexible Ansichten unterstützen jeden Workflow**
    
    Egal, ob Sie eine Liste von Aufgaben, ein Kanban-Board oder einen Wochenkalender benötigen: ein Aufgabenverwaltungstool kann sich anpassen. Echtzeit-Updates sorgen dafür, dass alle Teammitglieder mit denselben Informationen arbeiten, ohne mehrere Dokumente jonglieren zu müssen.
    
- **Integrierte Vorlagen und Abhängigkeiten schaffen Konsistenz**
    
Wiederverwendbare [Checklisten-Vorlagen](https://wedo.com/de/features/tasks) vereinfachen wiederkehrende Abläufe, während Funktionen für Aufgabenabhängigkeiten die richtige Reihenfolge der Aktivitäten sicherstellen. Diese Struktur wächst mit Ihrem Projekt mit und verwandelt spontane To-dos in einen planbaren Workflow.
    
Zusammengefasst verwandelt ein Aufgabenplaner chaotische To-do-Listen in ein transparentes, verlässliches System. Er organisiert Aufgaben, klärt Zuständigkeiten und hebt Fälligkeitsdaten hervor. Er passt sich den Bedürfnissen Ihres Teams an. So können Sie sich auf Ergebnisse konzentrieren, anstatt verstreute Details zu verwalten.

## WEDOs Aufgaben- und Checklistenfunktionen

WEDO hat starke Funktionen. Damit kann man alles verwalten – das reicht von einfachen Aufgaben bis zu komplexen Prozessen.

### Schnelle Aufgabenerstellung

Neue Arbeit hinzuzufügen ist ganz einfach. Klicken Sie auf „Neue Aufgabe“. Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung ein. Fügen Sie unterstützende Dateien hinzu. Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum aus.

Weisen Sie ein Teammitglied zu, das verantwortlich ist. Wenn andere Einblick benötigen, können Sie sie als Beobachter hinzufügen, damit sie über Änderungen und Aktivitäten informiert bleiben. Alle Beteiligten erhalten sofort eine Benachrichtigung, sodass keine Aufgabe übersehen wird.

### Wiederverwendbare Checklisten-Vorlagen

Statt den gleichen Prozess immer wieder neu zu erstellen, können Sie in WEDO [Checklisten-Vorlagen](https://wedo.com/de/features/tasks) nutzen. Diese Vorlagen sind vordefinierte Listen von Aufgaben. Sie können auch optionale Teilaufgaben hinzufügen. Sie sind ideal für wiederkehrende Workflows wie „Entwurf“, „Review“, „Freigabe“ und „Veröffentlichung“.

Wenn es Zeit für die Umsetzung ist, starten Sie einfach eine neue Checkliste basierend auf der Vorlage. Jede Aufgabe kann einzeln verfolgt werden, mit Echtzeit-Updates, die den Gesamtfortschritt anzeigen und für Ausrichtung im Team sorgen.

### Erweiterte Teilaufgaben und Abhängigkeiten

Komplexe Ergebnisse erfordern oft mehrere Schritte und Beteiligte. Mit WEDO können Sie eine Aufgabe in Teilaufgaben aufteilen, jede einem anderen Teammitglied zuweisen und individuelle Fälligkeitsdaten setzen. Wenn die Reihenfolge wichtig ist, markieren Sie Teilaufgaben als „blockiert durch“ oder „blockiert“. So stellen Sie die richtige Reihenfolge sicher und vermeiden vorzeitige Starts.

### Mehrere Ansichten: Liste, Kanban und Gantt

Unterschiedliche Projekte benötigen unterschiedliche Perspektiven. In der Listenansicht können Sie Aufgaben nach Projekt, Verantwortlichem, Fälligkeitsdatum oder benutzerdefinierten Feldern sortieren und filtern. Die [Kanban-Ansicht](https://wedo.com/de/blog/was-ist-ein-kanban-board-tools-apps-und-projektanwendungen-im-ueberblick) zeigt Aufgaben als Karten. Diese Karten bewegen sich durch Phasen wie „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. So kann man Engpässe leicht erkennen. In der [Gantt-Ansicht](https://wedo.com/de/blog/projekte-effizient-verwalten-mit-dem-gantt-diagramm-in-wedo) werden Aufgaben über eine Zeitleiste hinweg dargestellt, um Überschneidungen, Abhängigkeiten und Fortschritt zu visualisieren, alles an einem Ort.

### Kalendersynchronisation

Verpassen Sie keine Frist mehr. Jedes Fälligkeitsdatum in WEDO erscheint automatisch in Outlook, Gmail, iCal oder jedem anderen ICS-kompatiblen Kalender. Mehr zur [Kalendersynchronisation](https://wedo.com/de/features/meetings). Ihre Aufgaben, Fristen und Sitzungen sind in einer Übersicht. So können Sie Ihren Tag planen, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.

### Kommentare in Aufgaben und E-Mail-Umwandlung

Kontext ist entscheidend. Fügen Sie in der Aufgabe Kommentare hinzu. So können Sie Details besprechen, Kolleginnen und Kollegen erwähnen oder wichtige Protokolle verlinken. Wenn eine umsetzbare E-Mail in Ihrem Posteingang landet, wandeln Sie sie in eine WEDO-Aufgabe um, inklusive Anhänge, damit nichts verloren geht.

Durch die Kombination dieser Funktionen verbessert WEDO jeden Schritt der Aufgabenverwaltung. Dazu gehören einfache Aufgabenerstellung, starke Vorlagen, Abhängigkeitsmanagement, flexible Ansichten, [Kalendersynchronisation](https://wedo.com/de/features/meetings) und Zusammenarbeit im Kontext. In der nächsten Sektion zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Tools nutzen können. Damit planen und priorisieren Sie komplette Projekte.

## Projekte mit WEDO planen und priorisieren

Effektive Projektplanung beginnt damit, Ihre Ziele in konkrete Aufgaben zu unterteilen. In [WEDO](https://wedo.com/de/features) beginnen Sie, indem Sie ein neues Projekt erstellen. Sie können auch Aufgaben direkt mit Aktionspunkten aus einer Sitzung verbinden. Gehen Sie dann wie folgt vor:

![Schaubild „Ihr Aufgaben-Workflow in WEDO“ mit 7 Schritten: Projekte und Meilensteine erstellen, Aufgaben oder Checklisten hinzufügen, Eigentümer und Fälligkeitstermine zuweisen, Prioritäten setzen und Abhängigkeiten festlegen, Ansicht wählen, Live-Fortschritt verfolgen, Überprüfung in Sitzungen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/from_planning_to_progress_your_task_workflow_in_WEDO_de_90bac0929c.png)

### Meilensteine und Aufgaben definieren

- Skizzieren Sie Ihre wichtigsten Ergebnisse, etwa Veröffentlichungstermine, grosse Feature-Rollouts oder Kampagnenfristen, und definieren Sie diese als Meilensteine.
- Unter jedem Meilenstein erstellen Sie Aufgaben mit klaren Titeln, Beschreibungen und Fälligkeitsdaten. Wenn ein Prozess wiederkehrend ist (z. B. Inhalts-Reviews), wenden Sie eine [Checklisten-Vorlage](https://wedo.com/de/features/tasks) an, um Zeit zu sparen.

### Zuweisen und Ausgleichen

- Weisen Sie Aufgaben basierend auf Fachwissen und aktueller Auslastung den Teammitgliedern zu. Die Aufgabenliste von WEDO zeigt für jede Person die Aufgaben und Fälligkeitsdaten an. So sieht man schnell, ob jemand überlastet ist.
- Passen Sie Zuweisungen oder Fälligkeitsdaten in der Listen- oder Kanban-Ansicht an. So optimieren Sie die Auslastung und halten den Fortschritt konstant.

### Prioritäten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit festlegen

[WEDO unterstützt Sie bei der Priorisierung](https://wedo.com/de/blog/leitfaden-zur-verwaltung-und-priorisierung-ihrer-taeglichen-aufgaben) mit der Eisenhower-Matrix, so werden Aufgaben nach ihrer tatsächlichen Bedeutung eingeordnet:

- Geben Sie jeder Aufgabe einen Dringlichkeits- und Wichtigkeitsgrad. So entscheiden Sie, wie Sie damit umgehen: sofort erledigen, planen, delegieren oder streichen.
- Sortieren und filtern Sie in der Listenansicht nach diesen Prioritätsstufen, damit die wichtigsten Aufgaben stets im Blick bleiben.
- Fördern Sie bessere Entscheidungen im Team, indem Sie den Fokus auf Wirkung und Zeit legen, nicht auf willkürliche Kategorien.

### Abhängigkeiten hinzufügen

Für Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen, verknüpfen Sie diese mithilfe der Abhängigkeitsfunktion von WEDO. So wird sichergestellt, dass nachgelagerte Arbeit erst beginnt, wenn vorgelagerte Aufgaben abgeschlossen sind – Verzögerungen werden vermieden.

### Fristen synchronisieren

Mit festgelegten Fälligkeitsdaten bleibt Ihr Kalender aktuell. In der [Kalenderansicht](https://wedo.com/de/blog/wie-faelligkeitstermine-und-aufgabenplanung-erfolgreich-gemeistert-werden) sehen Sie, wie Aufgabenfristen mit Sitzungen und Terminen verbunden sind. Sie können Anpassungen vornehmen, damit wichtige Aufgaben genug Aufmerksamkeit bekommen.

### Überprüfen und Anpassen

In regelmässigen Status-Sitzungen, oder direkt im Protokoll, rufen Sie die Aufgabenliste des Projekts in WEDO auf. Markieren Sie erledigte Elemente, verteilen Sie Aufgaben bei Bedarf neu und aktualisieren Sie Fälligkeitsdaten anhand neuer Informationen.

Durch die Gliederung der Arbeit in Meilensteine und klare Zuständigkeiten hilft Ihnen WEDO. WEDO kennzeichnet wichtige Aufgaben und legt Abhängigkeiten fest. So können Sie einen dynamischen Aufgabenplaner erstellen.

Die Priorisierung wird einfach. Ihr Team kann filtern, sortieren und markieren. So weiss jeder, was als Nächstes zu tun ist.

## Fortschritt verfolgen und im Einklang bleiben

Ein Projekt auf Kurs zu halten bedeutet, jederzeit zu wissen, wo jede Aufgabe steht. WEDO bietet Echtzeit-Transparenz und Kontext, damit Sie und Ihr Team immer abgestimmt bleiben:

### Live-Aufgabenstatus

Jede Änderung – vom Abhaken einer Teilaufgabe bis zum Aktualisieren eines Fälligkeitsdatums – erscheint sofort für alle Beteiligten. Kein Warten mehr auf E-Mail-Antworten oder veraltete Tabellen: Sie sehen den Fortschritt, während er geschieht.

### Dashboard und Feed

Der Feed im Arbeitsbereich von WEDO zeigt alle Aktivitäten zu Aufgaben. Er zeigt, wer was wann erledigt hat. Auch die hinzugefügten Kommentare sind sichtbar.

Nutzen Sie das Dashboard, um einen Überblick über fällige Aufgaben zu bekommen. Es zeigt auch überfällige Punkte und den Fortschritt eines Projekts.

### Integration in Sitzungen

Verknüpfen Sie Aufgaben mit Traktandenlisten und Protokollen. Wenn Sie bei der nächsten Sitzung die Notizen durchgehen, zeigt WEDO, welche Aktionspunkte abgeschlossen sind und welche noch Aufmerksamkeit erfordern. Sie können sogar direkt neue Folgeaufgaben erstellen und zuweisen, ohne die Sitzungsansicht zu verlassen.

### Benutzerdefinierte Filter und gespeicherte Ansichten

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, indem Sie Aufgaben nach Verantwortlichem, Fälligkeitszeitraum, Priorität oder Projekt filtern. Speichern Sie diese Konfigurationen als benutzerdefinierte Ansichten, um jederzeit genau den gewünschten Aufgabenplan aufzurufen, etwa „Meine Aufgaben für diese Woche“ oder „Hochpriorisierte Elemente in Projekt X“.

### Benachrichtigungen und Erinnerungen

Wählen Sie selbst, wie Sie benachrichtigt werden möchten, per In-App-Benachrichtigung, E-Mail-Zusammenfassung oder beidem, damit Sie keine wichtigen Updates verpassen. WEDO zeigt Erinnerungen für nahende Fälligkeitsdaten und kennzeichnet überfällige Aufgaben, um die Verantwortlichkeit im Team sicherzustellen.

Durch Live-Statusaktualisierungen, einen Aktivitätsfeed und [nahtlose Sitzungsintegration](https://wedo.com/de/features/meetings) sorgt WEDO dafür, dass Sie immer informiert sind. Benutzerdefinierte Filter und intelligente Benachrichtigungen helfen Ihnen, wichtige Informationen schnell zu finden. Das bedeutet: weniger Überraschungen, mehr proaktive Kurskorrekturen und Projekte, die pünktlich abgeschlossen werden.

## Funktionen für Power-User und Sicherheit

[WEDO](https://wedo.com/de/features) verwaltet nicht nur Aufgaben, es wächst mit Ihrem Team und schützt gleichzeitig Ihre Daten:

### Öffentliche API & MS Teams-Integration (bald verfügbar)

Für erweiterte Workflows bietet WEDO eine API, mit der Sie benutzerdefinierte Integrationen entwickeln und wiederkehrende Schritte automatisieren können. Eine kommende Integration mit Microsoft Teams wird Aufgabenupdates direkt in die Chat-Kanäle Ihres Teams übermitteln.

### Externe Benutzer

Arbeiten Sie über Ihre Organisation hinaus, indem Sie Kundinnen, Kunden oder Auftragnehmende kostenlos in Ihren WEDO-Arbeitsbereich einladen. Sie steuern die Zugriffsrechte, sodass externe Benutzer nur das sehen, was für sie relevant ist.

### Mobiler Zugriff

Bleiben Sie auch unterwegs produktiv. Die mobilfreundliche Benutzeroberfläche von WEDO funktioniert reibungslos auf jedem Gerät mit Browser, egal ob am Schreibtisch oder auf Reisen: Sie können jederzeit Aufgaben prüfen, zuweisen oder abschliessen.

### Intelligente Benachrichtigungen

Passen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen individuell an: sofortige Benachrichtigungen für kritische Änderungen, tägliche Zusammenfassungen für Routine-Checks oder den lautlosen Modus für fokussiertes Arbeiten.

### In der Schweiz gehostete Sicherheit

WEDO wird in der Schweiz auf ISO/IEC 27001-zertifizierten Servern entwickelt und betrieben. Funktionen wie SAML-Single-Sign-on und Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen die Daten Ihrer Organisation und erfüllen höchste Compliance-Anforderungen.

Diese Funktionen für Power-User und Sicherheit sorgen dafür, dass WEDO eine sichere und flexible Basis bleibt. Mit einer wachsenden Aufgabenliste und einem grösseren Team bleibt es zuverlässig für Ihr Aufgabenmanagement und Projektmanagement.

## Fazit

Effiziente Aufgabenverwaltung ist die Grundlage erfolgreicher Projekte. Mit [WEDO](https://wedo.com/de/features) haben Sie eine einfache Plattform. Sie erleichtert die Aufgabenerstellung. Checklisten-Vorlagen und Abhängigkeiten sorgen für konsistente Workflows. Ausserdem gibt es eine Listenansicht und eine Kanban-Ansicht. So behalten Sie immer den Überblick.

Echtzeit-Updates und die Integration in Sitzungen helfen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand bleiben. Die in der Schweiz gehostete, ISO-zertifizierte Infrastruktur schützt Ihre Daten.

Erleben Sie, wie WEDO Ihre Planung und Nachverfolgung verbessert. [Starten Sie jetzt Ihre kostenlose Testphase](https://wedo.com/de/signup). Verwandeln Sie das Aufgabenchaos Ihres Teams in klare und einfache Aufgabenpläne.

Planen, priorisieren und verfolgen Sie Aufgaben mit WEDO. Weisen Sie Aufgaben zu, setzen Sie Fälligkeitsdaten, nutzen Sie wiederverwendbare Checklisten-Vorlagen, wechseln Sie zur Kanban-Ansicht und erhalten Sie Echtzeit-Updates – alles in einem einzigen aufgabenplane.

Illustration mit dem Text „Planen, Priorisieren und Verfolgen wie ein Profi“ auf gelbem Hintergrund, daneben blaue Symbole für Workflow mit Meilensteinen und Häkchen.

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WEDO als Aufgabenplaner: Planen, Priorisieren und Verfolgen wie ein Profi

Finden Sie heraus, ob Kanban, Scrum oder Scrumban am besten zu Ihrem Team passt. Lernen Sie die wichtigsten Unterschiede und Anwendungsfälle kennen – und wie die Plattform von WEDO Ihren Workflow optimiert.

Illustration mit einer Lupe und einem Zahnrad, daneben der Text: Kanban oder Scrum: Welche Methode sollten Sie verwenden?

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Kanban oder Scrum: Welche Methode sollten Sie verwenden?

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

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