![software architecture project management](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/i_Stock_1508581187_d1d980cddf.jpg)

## Architektur: Zusammenarbeit im Zentrum des Erfolgs

In der Welt der Architektur ist die effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektpartnern der Schlüssel zum Erfolg. Architekturbüros stehen vor mehreren großen Herausforderungen in Bezug auf Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation, was hauptsächlich auf die Komplexität und multidisziplinäre Natur ihrer Projekte zurückzuführen ist.

**1. Koordination der verschiedenen Beteiligten:** An Architekturprojekten sind viele verschiedene Akteure beteiligt, z. B. Ingenieure, Bauunternehmer, Lieferanten und Kunden. Eine effektive Koordination zwischen diesen Parteien ist entscheidend für die Einhaltung von Terminen und Budgets.
**2. Änderungsmanagement:** Architekturprojekte sind ständigen Änderungen unterworfen. Diese Änderungen effektiv zu verwalten, ohne den gesamten Arbeitsablauf oder die Fristen zu stören, kann eine echte Herausforderung sein.
**3. Kommunikation und Informationsaustausch:** Eine klare Kommunikation und ein effizienter Informationsaustausch sind von entscheidender Bedeutung. Missverständnisse oder Verzögerungen bei der Weitergabe von Informationen können zu kostspieligen Fehlern führen.
**4. Einhaltung von Fristen und Budgets:** Projekte müssen häufig innerhalb eines engen Zeitrahmens und mit begrenzten Budgets durchgeführt werden. Ein effektives Zeit- und Ressourcenmanagement ist daher eine ständige Herausforderung.
**5. Dokumentenmanagement:** Die Menge der erzeugten Dokumente (Zeichnungen, Spezifikationen, Verträge usw.) ist beträchtlich und ihre Verwaltung kann Kopfzerbrechen bereiten, insbesondere um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand und für alle Beteiligten zugänglich sind.
**6. Management der Kundenerwartungen:** Das Verstehen und Erfüllen der Kundenerwartungen bei gleichzeitiger Verwaltung der technischen und budgetären Beschränkungen ist für den Erfolg von Projekten von entscheidender Bedeutung.

Diese Herausforderungen erfordern innovative Lösungen und geeignete Werkzeuge, um das Projektmanagement, die Zusammenarbeit und die Kommunikation innerhalb von Architekturbüros zu erleichtern. Die Fähigkeit, diese Hindernisse zu überwinden, entscheidet über die Qualität der endgültigen Arbeit und die Zufriedenheit der Kunden. 

## Anwendungsfall: Sarch, Architekturbüro in Zürich

Angesichts dieser Herausforderungen fand das Architekturbüro [Sarch](https://www.s-arch.ch/) in WEDO die ideale Lösung, um das Projektmanagement zu optimieren. Wir sind in den Alltag von Marc Schulz und seinem Team eingetaucht, die die komplexe Koordination, die mit der Durchführung von Architekturprojekten einhergeht, mithilfe von WEDO bewältigen.

![Marc Schulz, Architekt](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture_09d4e1009d.png)

### Warum haben Sie sich für WEDO entschieden und welche anderen Lösungen haben Sie in Betracht gezogen?

Wir haben uns für WEDO entschieden, weil es in der Schweiz entwickelt und gehostet wird. Zuvor haben andere Lösungen angesehen, wie Meetingbooster und iMeetingX, aber letztendlich hat uns die lokale Lösung von WEDO überzeugt.

### Für welche konkreten Herausforderungen oder Probleme in Ihrem Arbeitsablauf haben Sie WEDO als Lösung identifiziert?

Die größte Herausforderung in unserem Arbeitsablauf war die Übersicht über Aufgaben in allen Besprechungen und die Beteiligung aller Teilnehmer daran. WEDO hat sich als Lösung dafür herausgestellt, da es uns ermöglicht, alle Aufgaben zentral zu verwalten und sie den entsprechenden Teilnehmern zuzuweisen.

Die Funktionen, die wir an WEDO am meisten schätzen, sind die Möglichkeit, Aufgaben aus vorherigen Protokollen zu importieren und diese den Teilnehmern zuzuweisen. Wir haben sogar die API und Webhook genutzt, um Aufgaben direkt in unsere zentrale CRM-Software zu übertragen.

### Welche wichtigen Verbesserungen in Bezug auf Prozesse, Zusammenarbeit und Produktivität wurden seit der Integration von WEDO beobachtet?

Die Nutzung von WEDO hat sich positiv auf die Effizienz und Produktivität unserer Arbeitsprozesse ausgewirkt, insbesondere bei der raschen Erstellung von Sitzungsprotokollen.

Obwohl wir keine konkreten Erfolgsgeschichten teilen können, hat WEDO unsere Arbeitsweise verbessert, indem es eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht und die Teilnehmer dazu ermutigt hat, ihre Aufgaben über die Plattform abzuwickeln.

Obwohl wir keine konkreten Zahlen oder Metriken haben, um den Einfluss von WEDO zu belegen, nutzen wir die Plattform hauptsächlich für Aktennotizen und Protokolle von Sitzungen. Die Exportfunktion als PDF ist besonders hilfreich für Teilnehmer, die das Protokoll lieber offline lesen.

Insgesamt würden wir WEDO anderen Unternehmen oder Fachleuten in unserer Branche empfehlen, da es eine effektive Möglichkeit bietet, einen Überblick über Aufgaben, Pendenzen und Entscheidungen in Protokollen zu behalten.

### Wie interagieren Sie in WEDO mit Ihren Partnern?

WEDO ermöglicht es uns, unsere Partner in die Überwachung unserer Projekte einzubeziehen und direkt mit ihnen zu interagieren. Sowohl Unternehmen als auch externe Personen haben positiv auf WEDO reagiert, auch wenn einige von ihnen skeptisch gegenüber webbasierten Lösungen waren. Die Zusammenarbeit wird erleichtert und an einem Ort zentralisiert.

![Swiss hosted software](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture3_946d4abea3.png)

## Wie kann WEDO das Management von Architekturprojekten verbessern?

**Management von Besprechungen:** Bereiten Sie Ihre Sitzungen gemeinsam vor, schreiben Sie die Protokolle in Echtzeit und weisen Sie die Aufgaben direkt den verantwortlichen Personen zu.

**Aufgabenmanagement:** Erstellen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Projekte, Abteilungen und Teams und teilen Sie Aufgaben mit Ihren Teamkollegen.

**Wiederkehrende Prozeduren:** Speichern Sie Vorlagen für Ihre Abläufe und verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Checklisten in Echtzeit.

**Projektmanagement:** Erstellen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Projekte, planen Sie Meetings, delegieren und überwachen Sie Aufgaben und teilen Sie Dateien mit Ihren Projektmitgliedern.

[Entdecken Sie alle Funktionen von WEDO](https://wedo.com/features)


In der Welt der Architektur ist die effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektpartnern der Schlüssel zum Erfolg. Angesichts dieser Herausforderungen fand das Architekturbüro Sarch in WEDO die ideale Lösung, um das Projektmanagement zu optimieren.

large_marc-schulz-de.png

medium_marc-schulz-de.png

small_marc-schulz-de.png

thumbnail_marc-schulz-de.png

marc-schulz-de.png

Architekturbüros: Die Herausforderung multidisziplinärer Projekte

> 4% der neuen Mitarbeiter verlassen ihren Arbeitsplatz nach einem katastrophalen ersten Tag, während in den ersten 45 Tagen 22% der Personalwechsel stattfinden \*

Für die Einführung eines neuen Mitarbeiters steht viel auf dem Spiel. In der Tat ist diese letzte Phase des Einstellungsverfahrens ein entscheidender Schritt, der einen guten Start in den Arbeitsbeziehungen gewährleisten soll. Es geht darum, eine privilegierte Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem neuen Mitarbeiter herzustellen, indem man ihm Vertrauen gibt und ihn in seine neue Belegschaft integriert. Das Endziel besteht darin, sie an sich zu binden, indem die Kultur und die Werte Ihrer Organisation weitergegeben werden. Aus all diesen Gründen ist es wichtig, Ihr Aufnahmeverfahren von A bis Z zu pflegen und von Zeit zu Zeit zu aktualisieren, um seine Wirksamkeit zu gewährleisten. Aber was sind die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Aufnahme? Wir werden uns auf drei grundlegende Phasen konzentrieren:

* Definition der Aufgaben im Rahmen des Einführung Prozesses
* Benennung der vom Verfahren betroffenen Personen
* Die Planung der einzelnen Termine im _Onboarding_

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_giphy_2_b054478200.gif)

\* Gemäss einem [Bericht von Linkedin](https://business.linkedin.com/content/dam/business/talent-solutions/global/en%5Fus/c/pdfs/onboarding-in-a-box-v03-06.pdf). Daten aus der Studie von[ Bersin by Deloitte](https://www2.deloitte.com/us/en/pages/human-capital/topics/bersin-insights-and-services-for-hr.html): _Onboarding Software Solutions 2014: On-ramp for Employee Success_.

## Aufgaben im Zusammenhang mit der Einführung Ihrer Mitarbeiter auflisten

Zu Beginn müssen Sie alle Schritte, die das Einführung des Mitarbeiters auflisten. Es geht darum, die Reihenfolge einzuhalten, in der die verschiedenen Aufgaben ausgeführt werden sollen. Erstellen Sie Ihre Aufgabenliste nach den drei Zeitpunkten des Einführung:

* Aufgaben Vor dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen
* Aufgaben Während dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen
* Aufgaben Nach dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen

Die Idee ist, eine Vorlage mit einer vordefinierten Aufgabenliste zu erstellen, damit diese bei jedem Eintreffen eines neuen Mitarbeiters angewendet werden kann. Diese Methode spart Ihnen wertvolle Zeit, so dass das Verfahren systematisch durchgeführt wird. Wenn Sie von Abteilung zu Abteilung unterschiedliche Aufnahmeprozesse haben, können Sie pro Bereich ein Modell erstellen. Unten finden Sie eine Vorlage mit vordefinierten Aufgaben zum Download. Diese nicht erschöpfende Liste ist eine gute Grundlage für diejenigen, die in ihrer Organisation ein Aufnahmeverfahren einführen wollen.

::button-primary[Checklistenvorlage Neue Mitarbeiter herunterladen]{link="https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_checklistenvorlage_neue_mitarbeiter_a1bd082e30.xlsx"}

Sie können jedoch über ein qualitativ hochwertiges Modell vordefinierter Aufgaben verfügen und keine effiziente Integration erreichen. Mit standardisierten IT-Tools erstellen Sie eine Aufgabenliste im Excel-Format. Diese muss dann in die Hände aller betroffenen Mitarbeitenden gelangen, damit diese die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, erfüllen können. Es liegt auf der Hand, dass diese Praxis nur teilweise wirksam sein kann, da sie nicht allen Teilnehmern einen Überblick ermöglicht. Um Ihre wiederkehrenden Abläufe zu verwalten, wählen Sie ein kooperatives Tool!

Mit WEDO können Sie den Verlauf Ihrer Checklisten in Echtzeit verfolgen: Speichern Sie Vorlagen und starten Sie daraus Checklisten. Auf diese Weise können alle Teilnehmer eine Gesamtsicht abrufen und den Fortschritt der laufenden Checklisten feststellen, um bei ihrer Erstellung zusammenzuarbeiten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_1_modele_de_checklists_4069c1364e.png)

## Verantwortlichen für jede Aufgabe benannt

Die Einführung eines neuen Mitarbeiters betrifft zwangsläufig mehrere Personen im Unternehmen: Vorstandsmitglieder, Führungskräfte, Mitarbeiter eines bestimmten Bereichs, HR, IT-Leiter, Sekretäre oder Rezeptionisten. All diese Personen, die verschiedenen Abteilungen angeschlossen sind, müssen zusammenarbeiten, um den Integrationsprozess zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Viele Verantwortliche und viele Aufgaben: Das Integrationsverfahren wird immer komplizierter! Eine wirksame Überwachung ist daher schwierig.

Mit Wedo können Sie die einzelnen Aufgabenverantwortlichen direkt in der Vorlage definieren. So erhalten die Benutzer bei jedem Start der Checkliste die sie betreffenden Aufgaben direkt in ihrem persönlichen Bereich. Die Mitarbeiter sind automatisch einsatzbereit, da sie wissen, was sie zu tun haben und wann. Außerdem können sie den Verlauf jeder Checkliste verfolgen und einen Überblick über ihre Entwicklung in Echtzeit erhalten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_2_resp1_1024x575_994aa405b7.png)

## Aufgaben zu planen

Die Durchführung eines Einführung kann eine relative Planung Ihrer Aufgaben erfordern. Was ist eine relative Planung? Je nach Bezugsdatum, der bei jedem Start der Checkliste festgelegt wird, müssen Aufgaben ausgeführt werden:

* Vor dem Bezugsdatum (T-30)
* Am Bezugsdatum (hier das Eintrittstag des Mitarbeiters)
* Nach dem Bezugsdatum (T+90)

### Vor dem Eintrittstag des Mitarbeiters

Alle Mitarbeiter (HR, Buchhaltung, IT…) informieren, Arbeitsvertrag und Pflichtenheft unterzeichnen, Computer konfigurieren, Willkommensausweis erstellen, Arbeitsplatz und Material bereitstellen sind viele Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor Ihr neuer Mitarbeiter eintrifft.

Mit den Gängigen IT-Werkzeugen dürfte es schwierig sein, diesen Prozess zu automatisieren. Mit WEDO haben Sie die Möglichkeit, eine relative Aufgabenplanung umzusetzen. So können Sie festlegen, dass die Aufgabe Arbeitsvertrag unterzeichnen 30 Tage vor Eintreffen des neuen Mitarbeiters erledigt werden muss. Zum Zeitpunkt des Starts der Checkliste erhält die für diese Aufgabe verantwortliche Person die Checkliste direkt mit dem richtigen Termin in ihrem persönlichen Seite.

### Eintrittstag des Mitarbeiters

Planen Sie einen Teil der Checklistenvorlagen am Eintrittstag ein. Dies sind die Aufgaben, die am Tag des Eintritts des Mitarbeiters zu erledigen sind. Nach diesem ersten Tag können die Empfangsmitarbeitenden einen ersten Situationspunkt machen.

### Nach dem Eintrittstag des Mitarbeiters

Die Integrationszeit dauert in der Regel einige Monate. Behalten Sie die langfristigen Aufgaben im Auge. Eine gute Integration setzt eine gute Überwachung voraus. Stellen Sie in Ihrem Checklistenvorlage Aufgaben ein, die Sie beispielsweise an einen Termin für eine Bewertung am Ende der Probezeit erinnern.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_3_sect1_1024x575_13a0334087.png)

## Checkliste aus Ihrer Checklistevorlage beginnen

Nächsten Monat einführen Sie _Bruno Müller_, den neuen technischen Leiter Ihrer Organisation. Sie möchten die Integration vorbereiten, indem Sie eine Checkliste von der zuvor erstellten _Neuen Mitarbeiter_ Vorlage beginnen. Die Checkliste trägt den Namen des Mitarbeiters und entspricht dem Bezugsdatum des Eintrittstag. Alle generierten Aufgaben werden somit nach diesem Datum geplant. Nach dem Start der Checkliste erhalten die Personen, die an diesem Prozess mitarbeiten, die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind. So können sie die richtige Integration von _Bruno_ vorbereiten!

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_4_lanc1_1024x575_6b76ff3258.png)

Im digitalen Zeitalter gibt es Instrumente, die es ermöglichen, die Informationen an einem für alle zugänglichen Ort zu zentralisieren. Mit WEDO können Sie mühelos an wiederkehrenden Prozessen mitarbeiten, die mehrere Mitarbeiter verschiedener Abteilungen betreffen. Wenn Sie wissen möchten, wo Sie sich in den Einführung Ihrer Mitarbeiter befinden, klicken Sie einfach auf **Neuen Mitarbeiter**, um festzustellen, dass fünf Checklisten laufen. In jeder Checkliste können Sie in Echtzeit sehen, welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche Aufgaben noch pendent sind.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_6_vue_globale_checklists_en_cours_1_1024x575_d5522ad7bc.png)

Hier eine Überblick über alle meine Neuen Mitarbeiter Checklisten

Wenn Ihre Organisation WEDO verwendet und Sie eine Checklist _Neuen Mitarbeiter_ erstellen möchten, können Sie dies in wenigen Schritten tun:

1. Herunterladen der [Checklistvorlage Neuen Mitarbeiter](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_checklistenvorlage_neue_mitarbeiter_a1bd082e30.xlsx)
2. Passen Sie diese nach Ihrem internen Ablauf an
3. In unserem Hilfezentrumsartikel können Sie eine [Checkliste-Vorlage in WEDO](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614161-creer-un-modele-de-checklists) erstellen

Möchten Sie Ihre wiederkehrenden Prozeduren mit Hilfe von WEDO regeln?

::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

Für die Aufnahme eines Mitarbeiters stehen viele Herausforderungen auf dem Spiel. Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Methoden und bewährte Praktiken die Integration Ihrer neuen Mitarbeiter fördern.

large_12-verbessern-sie-ihr-prozeduren-zur-einfuehrung-ihrer-mitarbeiter.png

medium_12-verbessern-sie-ihr-prozeduren-zur-einfuehrung-ihrer-mitarbeiter.png

small_12-verbessern-sie-ihr-prozeduren-zur-einfuehrung-ihrer-mitarbeiter.png

thumbnail_12-verbessern-sie-ihr-prozeduren-zur-einfuehrung-ihrer-mitarbeiter.png

12-verbessern-sie-ihr-prozeduren-zur-einfuehrung-ihrer-mitarbeiter.png

Verbessern Sie Ihr Prozeduren zur Einführung Ihrer Mitarbeiter

## 1 - Dichte beim Export eines Sitzungsprotokoll wählen

Mehr Flexibilität beim Layout Ihrer Sitzungsprotokoll! Wählen Sie jetzt die Dichte des exportierten Dokuments. In der Konfiguration werden Ihnen drei Dichten angeboten: kompakt, normal oder breit.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_1_choisir_la_densite_1024x575_dff2e5545b.png)

## 2 - Logo an Team oder Arbeitsbereich vergeben

Bis heute war das Logo Ihrer Organisation, das über die Netzwerkeinstellungen ausgewählt wurde, in der Kopfzeile aller Dokumente enthalten, die von WEDO exportiert wurden. Damit Sie Ihre Exporte individuell gestalten können - Aufgabenlisten oder Sitzungsprotokolle - können Sie nun einem Team ein Logo zuweisen und/oder einem Arbeitsbereich ein Logo zuweisen.

Die Wahl des Logos erfolgt anhand der Parameter. Bitte beachten Sie die folgenden zwei Artikel, um die Funktionalität im Detail zu erfahren:

[Einstellungen für ein Team](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284167-parametres-d-une-equipe)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_2_prametres_equipe_logo_1024x575_738ea1db00.png)

[Einstellungen für einen Arbeitsbereich](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2576110-parametres-d-un-espace-de-travail)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_3_prametres_espace_logo_1024x575_0929b05e02.png)

## 3 - Einen Arbeitsbereich duplizieren

Mit diesem Update können Sie nun einen [Arbeitsbereich duplizieren](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284132-dupliquer-un-espace-de-travail). Die Duplikation ermöglicht es, einen neuen Bereich zu schaffen und alle Aufgaben und den Inhalt ihrer Detailansicht zu übernehmen. Die abgeschlossenen Aufgaben werden ebenfalls wieder aufgenommen.

### Was sind die Vorteile dieser Funktionalität?

Beim Aufbau des Netzwerks können Sie wertvolle Zeit sparen, indem Sie Arbeitsbereiche mit einer ähnlichen Struktur duplizieren. Es wird nicht nötig sein, sie manuell einen nach dem anderen zu setzen!

Ein weiterer Anwendungsfall: In Ihrem Netz stellen viele Arbeitsräume Projekte dar. Duplizieren Sie einen Arbeitsbereich, um ein neues Projekt auf der Grundlage eines Präzedenzfalls zu planen.

Im folgenden Beispiel wird der Arbeitsbereich Renovierung Gebäude A für die Durchführung eines neuen ähnlichen Projekts dupliziert.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_4_dupliquer_un_espace_de_travail_1024x575_75d7006620.png)

## 4 - Eine Checklistenvorlage duplizieren

Sie können auch eine Checklistenvorlage duplizieren. Die Duplikation ermöglicht es, ein neues Vorlage zu erstellen und alle Aufgaben und den Inhalt ihrer Detailansicht zu übernehmen. Die abgeschlossenen Aufgaben werden ebenfalls wieder aufgenommen.

### Was ist der Hauptvorteil dieser Funktionalität?

In Ihrer Organisation müssen Sie Verfahren mit ähnlicher Struktur und ähnlichem Inhalt durchführen. Kopieren Sie eine Checkliste-Vorlage um Zeit zu sparen und binden Sie die Duplikate an die Teams, die am Prozess beteiligt sind!

Im Untenstehenden Beispiel wird die Vorlage _Neuer Mitarbeiter_ dupliziert, um mit dem _Administration_ Team verknüpft zu sein.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_5_dupliquer_un_modele_de_checklists_1024x575_16101c1580.png)

## 5 - Aufgaben unter Verwendung der Initialen eines Benutzers delegieren

Um eine Aufgabe an einen Kollegen zu delegieren, geben Sie einfach die Initialen in das Feld ein.

Das Verfahren ist für alle Stellen, die ein Feld zur Suche nach einem Benutzer enthalten : Sie müssen nur die Initialen der betroffenen Person eintragen, um sie schnell zu finden !

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_6_recherche_utilisateur_par_initiales_1024x575_0b243fbce9.png)

## 6 - Sofortige Suche

Die Indexierung der Suche erfolgt jetzt sofort! Wenn Sie beispielsweise eine Aufgabe erstellen, ist diese direkt über das Suchwerkzeug zugänglich. Das gleiche gilt für die Forschung über Sitzungen, Beschlüsse oder Dateien. Auf der Ebene der Suchergebnisse gibt WEDO Ihnen die Anzahl der gefundenen Erscheinungen an.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_7_recherche_instantane_1024x575_5243339e50.png)

Viele neue Funktionen für Version 38 von WEDO : Ändern Sie die Dichte der exportierten Dokumente, vergeben Sie ein Logo an Ihre Teams und Arbeitsbereiche, duplizieren Sie Ihre Bereiche und Checklistenvorlagen und profitieren Sie von Verbesserungen am Suchfunktion.

2019-08-wedo-6-verbesserungen-zu-entdecken

large_2019-08-wedo-6-verbesserungen-zu-entdecken

medium_2019-08-wedo-6-verbesserungen-zu-entdecken

small_2019-08-wedo-6-verbesserungen-zu-entdecken

thumbnail_2019-08-wedo-6-verbesserungen-zu-entdecken

WEDO V38 : 6 Verbesserungen zu entdecken

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Die meisten Teams erkennen nicht, wie viel Zeit durch kleine wiederholende Aufgaben verschwendet wird. Immer wieder dieselben Aufgaben in der Aufgabenverwaltungssoftware erstellen.

Status manuell aktualisieren. Teammitglieder kontaktieren, nur um zu prüfen, ob etwas erledigt wurde. Das sind keine großen Arbeiten, aber sie summieren sich schnell und lenken die Aufmerksamkeit vom eigentlichen Fortschritt ab.

Zum Glück gibt es eine bessere Möglichkeit, mit diesen Routinetätigkeiten umzugehen. Wenn Sie Aufgaben automatisieren, können Sie Ihrem Team einen Teil dieser Last abnehmen, indem Sie einfache Regeln festlegen, die im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

In diesem Artikel erklären wir, was Aufgaben automatisieren wirklich bedeutet. Wir zeigen, wie Sie Automatisierung in Ihren Arbeitsablauf integrieren und wie Plattformen wie WEDO Ihnen helfen, Systeme zu erstellen, die ohne ständige manuelle Eingriffe funktionieren.

## Was bedeutet es, Aufgaben zu automatisieren?
Werfen wir zunächst einen Blick darauf, was es eigentlich bedeutet, Aufgaben zu automatisieren.

Einfach ausgedrückt, bedeutet Aufgaben automatisieren, dass Sie Technologien einsetzen, um wiederkehrende Abläufe in Ihrem Arbeitsprozess automatisch ausführen zu lassen – Tätigkeiten, die häufig vorkommen, einem festen Muster folgen und nicht jedes Mal menschliches Eingreifen erfordern. Man kann sich das wie ein einmal eingerichtetes System vorstellen, das Ihnen die manuelle Wiederholung erspart.

Anstatt sich jede Woche in Ihr Workflow-Management-Tool einzuloggen, um dieselbe Aufgabe erneut zu erstellen oder Updates manuell zu verfolgen, können Sie mithilfe von Automatisierungen Auslöser definieren, die diese Arbeit für Sie übernehmen. Zum Beispiel:

- Nach dem Ende einer Sitzung automatisch Folgeaufgaben zuweisen.
- Wenn eine Aufgabe als erledigt markiert wird, die nächste Person in der Kette benachrichtigen.
- Wenn eine Frist näher rückt, automatisch eine Erinnerung versenden – ganz ohne Klick auf „Senden“.

Aufgaben zu automatisieren bedeutet nicht nur, Zeit zu sparen – auch wenn das ein großer Vorteil ist. Es minimiert zudem das Risiko, dass Aufgaben übersehen werden. Weniger manuelle Schritte bedeuten auch weniger menschliche Fehler – insbesondere bei dynamischen Projekten oder in größeren Teams.

Und das Beste daran? Sie benötigen keine technischen Vorkenntnisse. Mit der richtigen Workflow-Management-Software ist das Aufgaben automatisieren so einfach wie das Festlegen von Regeln oder das Ziehen und Ablegen einzelner Schritte.

## Warum es sinnvoll ist, Aufgaben zu automatisieren – und wie Ihr Team dadurch effizienter arbeitet

Die meisten Teams brauchen nicht mehr Stunden am Tag – sie müssen lediglich weniger Zeit für Aufgaben aufwenden, die nicht manuell erledigt werden müssen.

Genau hier zeigt sich die Stärke, wenn Sie Aufgaben automatisieren. Wiederkehrende Tätigkeiten wie das Zuweisen derselben Aufgabe an mehrere Teammitglieder, das Erinnern an Fristen oder das manuelle Übertragen von Informationen zwischen Tools kosten Zeit und stören den Arbeitsfluss. Diese Aufgaben wirken zwar klein, führen jedoch zu Unterbrechungen, Reibungsverlusten und einem spürbaren Zeitverlust im gesamten Team.

Doch Aufgaben zu automatisieren bedeutet mehr als nur Zeiteinsparung. Es erhöht auch die Genauigkeit.

Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe automatisieren oder eine Regel für bestimmte Abläufe definieren, vermeiden Sie menschliche Fehler – z. B. dass ein Schritt vergessen oder eine Information falsch eingegeben wird. Weniger Fehler führen zu zuverlässigeren Arbeitsprozessen, vor allem bei schnelllebigen Projekten.

Ein weiterer Vorteil: bessere Transparenz. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass jemand manuell eine Tabelle aktualisiert oder die nächste Person informiert, sorgt das System automatisch für eine aktuelle Informationslage – in Echtzeit. Diese Konsistenz erleichtert die Zusammenarbeit und stärkt das Vertrauen in den Prozess.

Darüber hinaus hilft die Automatisierung dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren, ohne die gesamte Arbeitsweise Ihres Teams neu erfinden zu müssen. Wenn Ihr [Aufgabenmanagement-Tool](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) Übergaben, Erinnerungen und Nachverfolgungen übernimmt, können sich Ihre Mitarbeitenden auf die Tätigkeiten konzentrieren, die wirklich ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Es ist eine kleine Veränderung mit großer Wirkung. Im Laufe einer Woche, eines Monats oder eines Quartals kann das Automatisieren einiger häufig anfallender Aufgaben Ihrem Team viele Stunden zurückgeben – ganz ohne Änderungen an der Art und Weise, wie Sie zusammenarbeiten.

## Wo es wirklich sinnvoll ist, Aufgaben zu automatisieren
Wenn Sie herausfinden möchten, an welcher Stelle in Ihrem Arbeitsablauf Sie Aufgaben automatisieren können, gilt eine einfache Regel: Beginnen Sie mit allem, was Sie mehr als einmal tun.

Das kann bedeuten, dass Sie jede Woche dieselbe Aufgabe neu erstellen. Oder nach jeder Sitzung manuell dieselben Folgeaufgaben zuweisen. Vielleicht erinnern Sie regelmäßig Kolleginnen und Kollegen daran, ob etwas erledigt wurde. Oder Sie kopieren Informationen zwischen verschiedenen Systemen, nur um alle auf dem aktuellen Stand zu halten.

![Infografik mit dem Titel „Tasks You Should Automate First“ (Aufgaben, die Sie zuerst automatisieren sollten), die sechs Symbole mit Beschriftungen um ein zentrales Sternsymbol zeigt. Zu den Aufgaben gehören: „Wiedervorlagen nach Besprechungen zuweisen“, ‚Die nächste Person benachrichtigen, wenn eine Aufgabe erledigt ist‘, ‚Terminerinnerungen senden‘, ‚Informationen zwischen verschiedenen Tools kopieren‘ und ‚Wiederkehrende Aufgaben neu erstellen‘.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_you_should_automate_first_de_c94da2f604.png)

All diese Tätigkeiten lassen sich automatisieren – und sollten es wahrscheinlich auch.

Wiederkehrende Aufgaben müssen zum Beispiel nicht jedes Mal neu erstellt werden. Sie können diese ganz einfach duplizieren – inklusive zuständiger Person, Fälligkeitsdatum und relevanter Notizen.

Dasselbe gilt für Maßnahmen nach einer Sitzung. Anstatt Notizen an einem Ort zu machen und Aufgaben an einem anderen zu erfassen, können Sie beides miteinander verbinden. Mit einem Tool wie WEDO lassen sich Aufgaben in Echtzeit während der Sitzung erstellen und zuweisen. Die Aufgabe erscheint direkt im Protokoll Ihrer Sitzung sowie in den folgenden Sitzungen, sodass Sie den Fortschritt automatisch nachverfolgen können – ganz ohne zusätzliche Schritte oder Erinnerungen.

Auch Benachrichtigungen können automatisiert ablaufen. Sie können Warnmeldungen einrichten, wenn eine Aufgabe erstellt oder abgeschlossen wird, sich eine Frist ändert oder die nächste Person aktiv werden muss. So bleibt Ihr Team stets informiert – ohne ständiges Nachfragen oder Kontrollieren.

Dann gibt es noch die typischen Copy-Paste-Arbeiten: dieselben Informationen immer wieder in verschiedene Tools oder Formulare übertragen. Auch hier hilft es, Aufgaben zu automatisieren – das spart Zeit, reduziert Fehler und macht Ihr Aufgabenmanagement deutlich einfacher und effizienter.

Das Beste daran? Es muss nicht kompliziert sein. Sie müssen Ihren gesamten Prozess nicht neu aufbauen. Sie entfernen lediglich Reibungspunkte in Bereichen, die nicht länger manuell erledigt werden müssen.

## Wie Sie Automatisierung in Ihren Workflow integrieren – ohne Chaos zu verursachen
Sobald Sie entschieden haben, welche Prozesse Sie aufgaben automatisieren möchten, besteht die nächste Herausforderung darin, sicherzustellen, dass diese Automatisierungen in Ihre bestehende Struktur passen – ohne dabei andere Abläufe zu stören.

An dieser Stelle zahlt sich ein wenig Struktur besonders aus.

### 1. Visualisieren Sie Ihren Workflow zuerst
Bevor Sie mit dem Einrichten von Automatisierungen beginnen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um den Ablauf einer Aufgabe von Anfang bis Ende zu skizzieren. Wer erstellt die Aufgabe? Wann? Was passiert danach? Wer muss benachrichtigt werden?

Dieser Schritt hilft Ihnen dabei, Engpässe, doppelte Arbeit oder unnötige Schritte zu erkennen – alles Dinge, die Sie nicht versehentlich in Ihre automatisierten Abläufe übernehmen möchten.

### 2. Nutzen Sie Automatisierung für Klicks, nicht für Entscheidungen
Eine gute Automatisierung ersetzt manuelle Schritte, nicht aber Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Dazu gehören das Zuweisen wiederkehrender Aufgaben, das Festlegen von Zeitplänen, das Versenden von Erinnerungen oder das Bereitstellen relevanter Dokumente.

Sobald ein Schritt Kontext oder Entscheidungen erfordert, sollte er nicht automatisiert werden. Konzentrieren Sie sich auf die Teile, die ohnehin bei jedem Durchlauf gleich ablaufen.

### 3. Halten Sie Ihre Automatisierungen sichtbar
Ein häufiger Fehler besteht darin, Automatisierungen einzurichten und sie dann zu vergessen. Wenn jemand später einen Workflow verändert, ohne zu wissen, dass Automatisierungen damit verknüpft sind, können Aufgaben doppelt auftauchen, Schritte übersprungen werden oder der Prozess sogar fehlschlagen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow-Management-Tool automatisierte Aktionen transparent protokolliert. Ihr Team sollte jederzeit nachvollziehen können, was ausgelöst wurde, wann, warum und durch wen – idealerweise direkt in der Aufgabenhistorie oder im Zeitverlauf. Das Ziel: Ihre Prozesse reaktionsfähiger und weniger manuell gestalten – und dabei nicht anfälliger.

## Wie WEDO Ihnen hilft, Aufgaben zu automatisieren und effizienter zu arbeiten
Sie müssen Ihr gesamtes System nicht umkrempeln, um mit der Automatisierung zu beginnen. WEDO ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in die bestehende Arbeitsweise Ihres Teams einfügt – und gleichzeitig dabei hilft, alltägliche Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren.

So unterstützt WEDO Sie dabei, Aufgaben zu automatisieren – und zwar auf eine Art, die auch für nicht-technische Teams praktikabel ist.

![Infografik mit dem Titel „Wie WEDO Ihrem Team hilft, intelligenter zu automatisieren“, die fünf Hauptvorteile der Automatisierungsfunktionen von WEDO aufzeigt: „Aufgabenerstellung in Echtzeit während Besprechungen“, ‚Integrierte Automatisierung‘, ‚Aufgabensichtbarkeit in Echtzeit‘, ‚Standardisierte Checklistenvorlagen‘ und ‚Automatisch aktualisierte Gantt-Diagramme‘.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_WEDO_helps_your_team_automate_smarter_de_a80f3d4efb.png)


### 1. Aufgaben direkt aus Sitzungen heraus automatisieren
Mit WEDO können Sie Aufgaben in Echtzeit zuweisen, während eine Sitzung läuft. Anstatt Notizen in einem Tool zu erfassen und Aufgaben in einem anderen anzulegen, weisen Sie Maßnahmen sofort zu – mit Fälligkeitsdatum, Verantwortlichen und Kontext. Diese Aufgaben werden automatisch in den passenden Arbeitsbereichen und Aufgabenlisten abgelegt und in den Protokollen sowie in Folgesitzungen nachverfolgt – ganz ohne zusätzliche Schritte.

### 2. Wiederkehrende Prozesse mit Checklisten-Vorlagen optimieren
Für wiederkehrende Abläufe bieten die [Checklisten-Vorlagen](https://wedo.com/de/features/tasks) von WEDO einen echten Mehrwert. Statt immer wieder dieselben Aufgaben manuell zu erstellen, können Sie standardisierte Vorlagen für Prozesse wie Onboarding, Qualitätskontrollen oder Eventplanung nutzen. Aufgaben werden automatisch mit den richtigen Verantwortlichen, Fälligkeiten und Dokumenten zugewiesen – für mehr Konsistenz ohne zusätzlichen Aufwand. Den Fortschritt der Checkliste können Sie in Echtzeit verfolgen.

### 3. Projektpläne mit Gantt-Automatisierung aktuell halten
Dank des neuen [Gantt-Diagramms](https://wedo.com/de/features/project-management) von WEDO müssen Sie Projektzeitpläne nicht mehr manuell aktualisieren. Jede Aktion – etwa das Ändern eines Startdatums, das Abschließen einer Aufgabe oder das Anpassen von Fristen – wird automatisch in der Gantt-Ansicht übernommen. So behalten Sie den Überblick über Abhängigkeiten und Fortschritte, ohne doppelte Eingaben oder manuelle Anpassungen.

### 4. Manuelle Nachverfolgung reduzieren
Mit WEDO sind Aufgabenstatus und Zuständigkeiten für alle relevanten Personen jederzeit sichtbar. Das bedeutet: weniger Rückfragen, weniger Statussitzungen und weniger Zeitaufwand für das Nachfassen von Informationen. Alles bleibt in Echtzeit synchron – über alle Arbeitsbereiche und Sitzungen hinweg.

### 5. Automatisierung ohne komplizierte Regeln
In WEDO gibt es keine versteckten Regel-Engines oder komplizierten Konfigurationen. Die Automatisierung ist intuitiv, benutzerfreundlich und basiert auf den echten Arbeitsabläufen Ihres Teams – ganz ohne Programmierkenntnisse oder technischen Aufwand. Zuweisungen, Nachverfolgungen, wiederkehrende Aufgaben und Projektupdates laufen im Hintergrund – so kann sich Ihr Team auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Und da WEDO [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/guides/the-ultimate-guide-to-task-management-strategies-tools-and-best-practices), Sitzungsdokumentation, Checklisten und Projektplanung in einer einzigen Plattform vereint, benötigen Sie keine fünf verschiedenen Tools, um Aufgaben zu automatisieren. Es ist bereits in Ihren Workflow integriert.

## Fazit
Manuelle Arbeit schleicht sich oft in jeden Bereich Ihres Workflows ein. Ein paar zusätzliche Klicks hier, ein vergessenes Nachfassen dort – und plötzlich verbringt Ihr Team mehr Zeit mit der Verwaltung von Aufgaben als mit deren Erledigung. Aufgaben zu automatisieren hilft dabei, diesen Aufwand zu reduzieren. Es beseitigt wiederkehrende Schritte, die nicht manuell erledigt werden müssen, und sorgt dafür, dass Ihre Prozesse im Hintergrund reibungslos ablaufen.

WEDO bietet Ihnen die Werkzeuge, um diesen Wandel umzusetzen, ohne Ihre Arbeitsweise zu verkomplizieren. Von der Echtzeit-Aufgabenerstellung während Sitzungen über wiederkehrende Workflows bis hin zu integrierten Kollaborationsfunktionen ist es darauf ausgelegt, Teams zu unterstützen, die ihre Arbeitsweise vereinfachen möchten – ohne ihnen zusätzliche Aufgaben aufzubürden.

Möchten Sie sehen, wie das funktioniert? [Starten Sie noch heute Ihre kostenlose WEDO-Testphase](https://wedo.com/de/signup).

Erfahren Sie, wie Sie mit Aufgaben automatisieren Ihre Arbeitsabläufe optimieren, manuelle Arbeit reduzieren und die Produktivität Ihres Teams mit dem intelligenten Kollaborationstool WEDO steigern können. 

Dieses Bild leitet einen Artikel über Aufgabenautomatisierung ein, in dem erklärt wird, was sie ist und wie sie Ihrem Team hilft, intelligenter zu arbeiten.

large_aufgaben-automatisieren-vorteile-fur-die-team-effizienz-de.png

medium_aufgaben-automatisieren-vorteile-fur-die-team-effizienz-de.png

small_aufgaben-automatisieren-vorteile-fur-die-team-effizienz-de.png

thumbnail_aufgaben-automatisieren-vorteile-fur-die-team-effizienz-de.png

aufgaben-automatisieren-vorteile-fur-die-team-effizienz-de.png

Aufgaben automatisieren: Vorteile für die Team-Effizienz

Der rechtliche Rahmen für den Datenschutz in der Schweiz hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat **WEDO SA** eine **umfassende Überarbeitung seines gesamten Vertragswerks** vorgenommen.

Ziel dieser Initiative ist es, **rechtliche Hürden zu beseitigen** – insbesondere für **kantonale und kommunale öffentliche Einrichtungen** – damit diese unsere Dienste **ohne zusätzliche vertragliche Anpassungen** nutzen können.


## Rechtlicher Hintergrund

Die neue **Schweizer Datenschutzgesetzgebung (nDSG)** ist am **1. September 2023** in Kraft getreten und bringt strengere Vorgaben für die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich.

Gleichzeitig haben die meisten Kantone ihre **kantonalen Datenschutzgesetze** überarbeitet. Aktuell steht nur noch der Kanton **Waadt** vor einer Revision. Diese kantonalen Regelungen stellen häufig **zusätzliche Anforderungen an IT-Dienstleister** der öffentlichen Hand.



## Warum haben wir unser Vertragswerk überarbeitet?

Unsere Ziele waren klar:

- **Rechtssicherheit schaffen** bei der Auslagerung von Datenverarbeitungsprozessen an WEDO.
- Den neuen Anforderungen der **kantonalen Datenschutzgesetze gerecht werden**.
- Ein **standardisiertes, rechtlich belastbares und verständliches Vertragswerk** anbieten.



## Welche Dokumente wurden aktualisiert?

### 1. Datenverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Agreement, DPA)

Unsere Datenverarbeitungsvereinbarung wurde vollständig überarbeitet:

- Sie berücksichtigt nun auch die **spezifischen kantonalen Vorgaben**, wie z. B. Amtsgeheimnisse und Anforderungen an grenzüberschreitende Datenübermittlungen.
- Die Vereinbarung ist so gestaltet, dass **öffentliche Einrichtungen sie ohne individuelle Anpassungen verwenden** können.
- Sie enthält umfassende Verpflichtungen in Bezug auf **Sicherheit, Vertraulichkeit, Sub-Prozessor und Betroffenenrechte**.

### 2. Datenschutzerklärung

Diese konzentriert sich jetzt ausschliesslich auf die **Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website (www.wedo.com)**, insbesondere in Bezug auf Tracking, Formulare und Kommunikation.

### 3. Allgemeine Nutzungsbedingungen

Diese wurden **angepasst**, um mit den überarbeiteten Datenschutzregelungen im Einklang zu stehen.


## Die wichtigsten Punkte im neuen DPA

- Genaue Regelungen zu **Sub-Prozessoren und weiterer Auftragsverarbeitung**
- Einhaltung gesetzlicher **Geheimhaltungspflichten** (z. B. Amts- oder Berufsgeheimnis)
- **Grenzüberschreitende Datenübermittlungen** werden vertraglich geregelt
- **Verpflichtung zur Meldung von Datenschutzverletzungen**
- Überarbeitete Sicherheitsklauseln und **Vertragsrecht auf Audit**


## Vorteile für unsere Kundinnen und Kunden

- **Zeitersparnis**: Keine individuellen Vertragsanpassungen notwendig
- **Rechtssicherheit**: Konform mit Bundes- und kantonalem Datenschutzrecht
- **Transparenz**: Verständliche, praxisnahe Dokumente mit hohem juristischem Standard


## Besonderer Dank an YB Conseils & Solutions Sàrl

Ein besonderer Dank gilt [**YB Conseils & Solutions Sàrl**](https://www.yb-cs.ch/), einer auf IT-Recht spezialisierten Kanzlei mit Sitz in **Bulle (FR)**, die uns bei der Überarbeitung begleitet hat. Ihre Fachkompetenz ermöglichte es uns, **juristische Präzision mit Verständlichkeit** zu verbinden.


Bei Fragen oder für weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung: [info@wedo.com](mailto:info@wedo.com).

Unsere aktualisierten Dokumente finden Sie im [WEDO Trust Center](https://trust.wedo.com/).

*– Ihr WEDO Team*

Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat WEDO SA eine umfassende Überarbeitung seines gesamten Vertragswerks vorgenommen.

Eine Grafik, die die rechtliche Dokumentation zeigt, die den neuen regulatorischen Anforderungen entspricht.

large_Untitled2.png

medium_Untitled2.png

small_Untitled2.png

thumbnail_Untitled2.png

rechtliche Anforderungen.png

WEDO aktualisiert seine Vertragsunterlagen zur Einhaltung neuer gesetzlicher Anforderungen

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

::button-primary[WEDO kostenlos testen]{link="/signup"}

::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

large_1-die-digitale-assistenz-im-management-und-assistenz-alltag.png

medium_1-die-digitale-assistenz-im-management-und-assistenz-alltag.png

small_1-die-digitale-assistenz-im-management-und-assistenz-alltag.png

thumbnail_1-die-digitale-assistenz-im-management-und-assistenz-alltag.png

1-die-digitale-assistenz-im-management-und-assistenz-alltag.png

Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Prozeduren

Bereit für mehr Effizienz?Starten Sie heute Ihre kostenlose Testversion.