## Verwaltung von wiederkehrenden Abläufen: Worin liegen die Herausforderungen?

In den Verwaltungsabteilungen ist das Prozessmanagement ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit. Abläufe werden oft als Listen von Aufgaben zusammengefasst, die in einer vordefinierten Reihenfolge auszuführen sind. Obwohl diese Schritte für Bildungseinrichtungen üblich und alltäglich sind, kann ihre Ausführung schwierig sein und eine Herausforderung für die Qualitätssicherung der Institution darstellen. Lassen Sie uns gemeinsam einige häufige Stolpersteine anschauen:

* Eine Vielzahl von Informationen, die über verschiedene Kommunikationskanäle verarbeitet werden müssen: interne Dokumente und Notizen, E-Mails, Anrufe, Briefe usw.
* Komplexe Organisation: viele Mitarbeiter sind an dem Prozess beteiligt.
* Matrixorganisationen und interdisziplinäres Arbeiten (mehrere Abteilungen und Standorte beteiligt).
* Dokumente, die nicht auf dem neuesten Stand sind, und Folgedateien, die nicht kollaborativ oder sehr komplex sind (Tabellenkalkulationen, Excel-Tabellen, Word-Dokumente).
* Unklarheit über die zu erledigenden Aufgaben (kein Referenzdokument oder unvollständige Angaben)
* Ein hybrides Arbeitsmodell: Mitarbeitende, die vor Ort sind, und Mitarbeitende, die unterwegs arbeiten.
* Mangelnder Kommunikationsfluss, der die Umsetzungsqualität gefährden kann.
* Austritt eines Mitarbeitenden, welcher wegen lückenhafter Wissenssicherung die Organisation samt seinem Wissen verlässt.

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Erinnert Sie diese Liste an Situationen, die Sie selbst erlebt haben? Sie arbeiten im Bildungsbereich und sind der Meinung, dass Ihre Arbeitsabläufe verbesserungswürdig sind?

WEDO bietet Ihnen die Funktion **Vorlagen und Checklisten**, mit der Sie die Effizienz und die Zusammenarbeit Ihrer Abteilungen verbessern können. Erfahren Sie, wie Sie die wiederkehrenden Abläufe in Ihrer Bildungseinrichtung automatisieren können, indem Sie Vorlagen erstellen und auf einfache Weise vordefinierte Aufgabenlisten generieren.

## Wir helfen Ihnen, Ihre wiederkehrenden Abläufe zu verwalten.

### 1\. Erstellen Sie eine Vorlage für Ihre wiederkehrenden Abläufe.

#### ✅ Listen Sie die Aufgaben auf und weisen Sie diese zu.

Sichern Sie die Qualität und Transparenz Ihrer internen Prozesse, indem Sie für jeden Ablauf eine Vorlage erstellen. So erhalten die beteiligten Mitarbeitenden einen klaren und strukturierten Überblick über die aktuellen Abläufe und Aufgaben, für die sie verantwortlich sind.

#### 📅 Planen Sie die Aufgaben.

Legen Sie für jede Aufgabe eine Frist fest, die sich auf ein Referenzdatum beziehen. Wenn Sie eine Checkliste auf dieser Basis der Vorlage starten, werden die Fristen automatisch berechnet. Sie können dann unterscheiden zwischen :

* Aufgaben, die vor dem Referenzdatum fällig sind
* Aufgaben, die am Referenzdatum erledigt werden müssen
* Aufgaben, die nach dem Referenzdatum zu erledigen sind

#### ↗️ Teilen Sie Information

Mithilfe von Vorlagen können Sie auch Wissen an Mitarbeitende weitergeben und gleichzeitig eine konstante Ausführung der Abläufe sicherstellen. Schulen Sie einen neuen Mitarbeitenden ganz einfach, indem Sie ihm/ihr Zugang zu den relevanten Checklistenvorlagen geben.

#### 📋 Ändern Sie die Aufgaben der Vorlage jederzeit.

Muss ein Ablauf überarbeitet werden? Berechtigte Benutzer haben direkten Zugriff auf die Vorlage, um die Aufgaben zu überarbeiten.

### 2\. Starten Sie eine Checkliste, wenn ein Ablauf ausgeführt werden soll.

Ist Ihre Vorlage fertig? Dann müssen Sie nur noch eine Checkliste starten, um mit der Durchführung eines Ablaufes zu starten! Ihre Mitarbeitenden erhalten sofort die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, in deren persönlichem Bereich.

### 3\. Einfach zusammenarbeiten und kommunizieren.

Von jeder aktuellen Checkliste aus können Sie mit Ihren Kollegen kommunizieren, indem Sie die Aufgaben kommentieren. Diese werden sofort benachrichtigt und können sich mit ihnen austauschen.

### 4\. Verfolgen Sie den Fortschritt laufender Abläufe.

Dank dieser Funktion ist Ihre Nachverfolgung gewährleistet und Sie können :

* Den Fortschritt einer bestimmten Checkliste analysieren.
* Einen Gesamtüberblick über den Fortschritt aller laufenden Checklisten erhalten.
* Checklisten nach ihrem prozentualen Fortschritt oder nach ihrem Referenzdatum sortieren.

## Bildungsbereich: Standardisierte Prozesse zur Qualitätssicherung

Die Qualitätssicherung von Dienstleistungen für Kunden und Partner ist eine grosse Herausforderung für Bildungseinrichtungen. Zu diesem Zweck erhalten viele Institutionen Zertifizierungen und Gütesiegel, wie z. B. die ISO-Normen (21001:2018) für Bildungs- und Berufsbildungsorganisationen. Die administrativen Anforderungen für die Zertifizierung sind oft zeitaufwendig. WEDO begleitet Sie während der gesamten Einführung dieser Abläufe und Verfahren. Sobald Ihre Bildungseinrichtung zertifiziert ist, werden die Vorlagen und Checklisten in WEDO die Qualitätssicherung Ihrer internen Prozesse sicherstellen.

## Einige Beispiele für Arbeitsabläufe, die Sie in Ihrer Institution mit WEDO verwalten könnten

### Direktion, Verwaltung & Sekretariat

* Organisation des Schulanfangs
* Materialbestellungen
* Erstellung der Stundenpläne
* Ausarbeitung der Lehrpläne
* Jährliches Budget
* Organisation der Abschlussfeiern
* Zertifizierungen & Labels
* Verwaltung des Alumni-Netzwerks

### Personalmanagement

* Eintritt eines Mitarbeitenden
* Austritt eines Mitarbeitenden
* Rekrutierungsprozess

### Zulassungsstelle

* Bewerbung von Studierenden
* Immatrikulation von Studierenden
* Studentenvisum

### Pädagogische Gruppen

* Prüfungsvorbereitungen
* Lehrerkonferenzen
* Organisation von Aktivitäten
* Organisation von Kongressen

### Akademische Veranstaltungen

* Tag der offenen Tür
* Alumni-Treffen
* Informationsveranstaltungen
* Spezielle Anlässe

### Marketing & Kommunikation

* Kommunikationskampagnen
* Marketingkampagnen
* Übersetzungen

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Möchten Sie unser Tool testen, um wiederkehrende Abläufe in Ihrer Bildungseinrichtung zu organisieren?

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Diese Kunden haben sich für WEDO entschieden, um in ihren Schulen effizient zusammenzuarbeiten:

::button-secondary[Entdecken Sie die Erfahrungsberichte]{link="/industries/schools-faculties"}

In der Verwaltung und Administration ist Workflow-Management ein wichtiger Teil der täglichen Arbeit. Sind Sie im Bildungsbereich tätig und der Meinung, dass die Ablauforganisation verbesserungswürdig ist? WEDO bietet Ihnen die Funktion Vorlagen und Checklisten, um die Überwachung und Zusammenarbeit bei der Ausführung Ihrer Prozesse zu fördern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die wiederkehrenden Abläufe in Ihrer Bildungseinrichtung automatisieren können.

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Schulen und Fakultäten: Automatisieren Sie Ihre wiederkehrenden Abläufe

> 4% der neuen Mitarbeiter verlassen ihren Arbeitsplatz nach einem katastrophalen ersten Tag, während in den ersten 45 Tagen 22% der Personalwechsel stattfinden \*

Für die Einführung eines neuen Mitarbeiters steht viel auf dem Spiel. In der Tat ist diese letzte Phase des Einstellungsverfahrens ein entscheidender Schritt, der einen guten Start in den Arbeitsbeziehungen gewährleisten soll. Es geht darum, eine privilegierte Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem neuen Mitarbeiter herzustellen, indem man ihm Vertrauen gibt und ihn in seine neue Belegschaft integriert. Das Endziel besteht darin, sie an sich zu binden, indem die Kultur und die Werte Ihrer Organisation weitergegeben werden. Aus all diesen Gründen ist es wichtig, Ihr Aufnahmeverfahren von A bis Z zu pflegen und von Zeit zu Zeit zu aktualisieren, um seine Wirksamkeit zu gewährleisten. Aber was sind die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Aufnahme? Wir werden uns auf drei grundlegende Phasen konzentrieren:

* Definition der Aufgaben im Rahmen des Einführung Prozesses
* Benennung der vom Verfahren betroffenen Personen
* Die Planung der einzelnen Termine im _Onboarding_

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\* Gemäss einem [Bericht von Linkedin](https://business.linkedin.com/content/dam/business/talent-solutions/global/en%5Fus/c/pdfs/onboarding-in-a-box-v03-06.pdf). Daten aus der Studie von[ Bersin by Deloitte](https://www2.deloitte.com/us/en/pages/human-capital/topics/bersin-insights-and-services-for-hr.html): _Onboarding Software Solutions 2014: On-ramp for Employee Success_.

## Aufgaben im Zusammenhang mit der Einführung Ihrer Mitarbeiter auflisten

Zu Beginn müssen Sie alle Schritte, die das Einführung des Mitarbeiters auflisten. Es geht darum, die Reihenfolge einzuhalten, in der die verschiedenen Aufgaben ausgeführt werden sollen. Erstellen Sie Ihre Aufgabenliste nach den drei Zeitpunkten des Einführung:

* Aufgaben Vor dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen
* Aufgaben Während dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen
* Aufgaben Nach dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen

Die Idee ist, eine Vorlage mit einer vordefinierten Aufgabenliste zu erstellen, damit diese bei jedem Eintreffen eines neuen Mitarbeiters angewendet werden kann. Diese Methode spart Ihnen wertvolle Zeit, so dass das Verfahren systematisch durchgeführt wird. Wenn Sie von Abteilung zu Abteilung unterschiedliche Aufnahmeprozesse haben, können Sie pro Bereich ein Modell erstellen. Unten finden Sie eine Vorlage mit vordefinierten Aufgaben zum Download. Diese nicht erschöpfende Liste ist eine gute Grundlage für diejenigen, die in ihrer Organisation ein Aufnahmeverfahren einführen wollen.

::button-primary[Checklistenvorlage Neue Mitarbeiter herunterladen]{link="https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_checklistenvorlage_neue_mitarbeiter_a1bd082e30.xlsx"}

Sie können jedoch über ein qualitativ hochwertiges Modell vordefinierter Aufgaben verfügen und keine effiziente Integration erreichen. Mit standardisierten IT-Tools erstellen Sie eine Aufgabenliste im Excel-Format. Diese muss dann in die Hände aller betroffenen Mitarbeitenden gelangen, damit diese die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, erfüllen können. Es liegt auf der Hand, dass diese Praxis nur teilweise wirksam sein kann, da sie nicht allen Teilnehmern einen Überblick ermöglicht. Um Ihre wiederkehrenden Abläufe zu verwalten, wählen Sie ein kooperatives Tool!

Mit WEDO können Sie den Verlauf Ihrer Checklisten in Echtzeit verfolgen: Speichern Sie Vorlagen und starten Sie daraus Checklisten. Auf diese Weise können alle Teilnehmer eine Gesamtsicht abrufen und den Fortschritt der laufenden Checklisten feststellen, um bei ihrer Erstellung zusammenzuarbeiten.

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## Verantwortlichen für jede Aufgabe benannt

Die Einführung eines neuen Mitarbeiters betrifft zwangsläufig mehrere Personen im Unternehmen: Vorstandsmitglieder, Führungskräfte, Mitarbeiter eines bestimmten Bereichs, HR, IT-Leiter, Sekretäre oder Rezeptionisten. All diese Personen, die verschiedenen Abteilungen angeschlossen sind, müssen zusammenarbeiten, um den Integrationsprozess zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Viele Verantwortliche und viele Aufgaben: Das Integrationsverfahren wird immer komplizierter! Eine wirksame Überwachung ist daher schwierig.

Mit Wedo können Sie die einzelnen Aufgabenverantwortlichen direkt in der Vorlage definieren. So erhalten die Benutzer bei jedem Start der Checkliste die sie betreffenden Aufgaben direkt in ihrem persönlichen Bereich. Die Mitarbeiter sind automatisch einsatzbereit, da sie wissen, was sie zu tun haben und wann. Außerdem können sie den Verlauf jeder Checkliste verfolgen und einen Überblick über ihre Entwicklung in Echtzeit erhalten.

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## Aufgaben zu planen

Die Durchführung eines Einführung kann eine relative Planung Ihrer Aufgaben erfordern. Was ist eine relative Planung? Je nach Bezugsdatum, der bei jedem Start der Checkliste festgelegt wird, müssen Aufgaben ausgeführt werden:

* Vor dem Bezugsdatum (T-30)
* Am Bezugsdatum (hier das Eintrittstag des Mitarbeiters)
* Nach dem Bezugsdatum (T+90)

### Vor dem Eintrittstag des Mitarbeiters

Alle Mitarbeiter (HR, Buchhaltung, IT…) informieren, Arbeitsvertrag und Pflichtenheft unterzeichnen, Computer konfigurieren, Willkommensausweis erstellen, Arbeitsplatz und Material bereitstellen sind viele Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor Ihr neuer Mitarbeiter eintrifft.

Mit den Gängigen IT-Werkzeugen dürfte es schwierig sein, diesen Prozess zu automatisieren. Mit WEDO haben Sie die Möglichkeit, eine relative Aufgabenplanung umzusetzen. So können Sie festlegen, dass die Aufgabe Arbeitsvertrag unterzeichnen 30 Tage vor Eintreffen des neuen Mitarbeiters erledigt werden muss. Zum Zeitpunkt des Starts der Checkliste erhält die für diese Aufgabe verantwortliche Person die Checkliste direkt mit dem richtigen Termin in ihrem persönlichen Seite.

### Eintrittstag des Mitarbeiters

Planen Sie einen Teil der Checklistenvorlagen am Eintrittstag ein. Dies sind die Aufgaben, die am Tag des Eintritts des Mitarbeiters zu erledigen sind. Nach diesem ersten Tag können die Empfangsmitarbeitenden einen ersten Situationspunkt machen.

### Nach dem Eintrittstag des Mitarbeiters

Die Integrationszeit dauert in der Regel einige Monate. Behalten Sie die langfristigen Aufgaben im Auge. Eine gute Integration setzt eine gute Überwachung voraus. Stellen Sie in Ihrem Checklistenvorlage Aufgaben ein, die Sie beispielsweise an einen Termin für eine Bewertung am Ende der Probezeit erinnern.

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## Checkliste aus Ihrer Checklistevorlage beginnen

Nächsten Monat einführen Sie _Bruno Müller_, den neuen technischen Leiter Ihrer Organisation. Sie möchten die Integration vorbereiten, indem Sie eine Checkliste von der zuvor erstellten _Neuen Mitarbeiter_ Vorlage beginnen. Die Checkliste trägt den Namen des Mitarbeiters und entspricht dem Bezugsdatum des Eintrittstag. Alle generierten Aufgaben werden somit nach diesem Datum geplant. Nach dem Start der Checkliste erhalten die Personen, die an diesem Prozess mitarbeiten, die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind. So können sie die richtige Integration von _Bruno_ vorbereiten!

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Im digitalen Zeitalter gibt es Instrumente, die es ermöglichen, die Informationen an einem für alle zugänglichen Ort zu zentralisieren. Mit WEDO können Sie mühelos an wiederkehrenden Prozessen mitarbeiten, die mehrere Mitarbeiter verschiedener Abteilungen betreffen. Wenn Sie wissen möchten, wo Sie sich in den Einführung Ihrer Mitarbeiter befinden, klicken Sie einfach auf **Neuen Mitarbeiter**, um festzustellen, dass fünf Checklisten laufen. In jeder Checkliste können Sie in Echtzeit sehen, welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche Aufgaben noch pendent sind.

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Hier eine Überblick über alle meine Neuen Mitarbeiter Checklisten

Wenn Ihre Organisation WEDO verwendet und Sie eine Checklist _Neuen Mitarbeiter_ erstellen möchten, können Sie dies in wenigen Schritten tun:

1. Herunterladen der [Checklistvorlage Neuen Mitarbeiter](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_checklistenvorlage_neue_mitarbeiter_a1bd082e30.xlsx)
2. Passen Sie diese nach Ihrem internen Ablauf an
3. In unserem Hilfezentrumsartikel können Sie eine [Checkliste-Vorlage in WEDO](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614161-creer-un-modele-de-checklists) erstellen

Möchten Sie Ihre wiederkehrenden Prozeduren mit Hilfe von WEDO regeln?

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Für die Aufnahme eines Mitarbeiters stehen viele Herausforderungen auf dem Spiel. Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Methoden und bewährte Praktiken die Integration Ihrer neuen Mitarbeiter fördern.

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Verbessern Sie Ihr Prozeduren zur Einführung Ihrer Mitarbeiter

## 1 - Dichte beim Export eines Sitzungsprotokoll wählen

Mehr Flexibilität beim Layout Ihrer Sitzungsprotokoll! Wählen Sie jetzt die Dichte des exportierten Dokuments. In der Konfiguration werden Ihnen drei Dichten angeboten: kompakt, normal oder breit.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_1_choisir_la_densite_1024x575_dff2e5545b.png)

## 2 - Logo an Team oder Arbeitsbereich vergeben

Bis heute war das Logo Ihrer Organisation, das über die Netzwerkeinstellungen ausgewählt wurde, in der Kopfzeile aller Dokumente enthalten, die von WEDO exportiert wurden. Damit Sie Ihre Exporte individuell gestalten können - Aufgabenlisten oder Sitzungsprotokolle - können Sie nun einem Team ein Logo zuweisen und/oder einem Arbeitsbereich ein Logo zuweisen.

Die Wahl des Logos erfolgt anhand der Parameter. Bitte beachten Sie die folgenden zwei Artikel, um die Funktionalität im Detail zu erfahren:

[Einstellungen für ein Team](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284167-parametres-d-une-equipe)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_2_prametres_equipe_logo_1024x575_738ea1db00.png)

[Einstellungen für einen Arbeitsbereich](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2576110-parametres-d-un-espace-de-travail)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_3_prametres_espace_logo_1024x575_0929b05e02.png)

## 3 - Einen Arbeitsbereich duplizieren

Mit diesem Update können Sie nun einen [Arbeitsbereich duplizieren](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284132-dupliquer-un-espace-de-travail). Die Duplikation ermöglicht es, einen neuen Bereich zu schaffen und alle Aufgaben und den Inhalt ihrer Detailansicht zu übernehmen. Die abgeschlossenen Aufgaben werden ebenfalls wieder aufgenommen.

### Was sind die Vorteile dieser Funktionalität?

Beim Aufbau des Netzwerks können Sie wertvolle Zeit sparen, indem Sie Arbeitsbereiche mit einer ähnlichen Struktur duplizieren. Es wird nicht nötig sein, sie manuell einen nach dem anderen zu setzen!

Ein weiterer Anwendungsfall: In Ihrem Netz stellen viele Arbeitsräume Projekte dar. Duplizieren Sie einen Arbeitsbereich, um ein neues Projekt auf der Grundlage eines Präzedenzfalls zu planen.

Im folgenden Beispiel wird der Arbeitsbereich Renovierung Gebäude A für die Durchführung eines neuen ähnlichen Projekts dupliziert.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_4_dupliquer_un_espace_de_travail_1024x575_75d7006620.png)

## 4 - Eine Checklistenvorlage duplizieren

Sie können auch eine Checklistenvorlage duplizieren. Die Duplikation ermöglicht es, ein neues Vorlage zu erstellen und alle Aufgaben und den Inhalt ihrer Detailansicht zu übernehmen. Die abgeschlossenen Aufgaben werden ebenfalls wieder aufgenommen.

### Was ist der Hauptvorteil dieser Funktionalität?

In Ihrer Organisation müssen Sie Verfahren mit ähnlicher Struktur und ähnlichem Inhalt durchführen. Kopieren Sie eine Checkliste-Vorlage um Zeit zu sparen und binden Sie die Duplikate an die Teams, die am Prozess beteiligt sind!

Im Untenstehenden Beispiel wird die Vorlage _Neuer Mitarbeiter_ dupliziert, um mit dem _Administration_ Team verknüpft zu sein.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_5_dupliquer_un_modele_de_checklists_1024x575_16101c1580.png)

## 5 - Aufgaben unter Verwendung der Initialen eines Benutzers delegieren

Um eine Aufgabe an einen Kollegen zu delegieren, geben Sie einfach die Initialen in das Feld ein.

Das Verfahren ist für alle Stellen, die ein Feld zur Suche nach einem Benutzer enthalten : Sie müssen nur die Initialen der betroffenen Person eintragen, um sie schnell zu finden !

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_6_recherche_utilisateur_par_initiales_1024x575_0b243fbce9.png)

## 6 - Sofortige Suche

Die Indexierung der Suche erfolgt jetzt sofort! Wenn Sie beispielsweise eine Aufgabe erstellen, ist diese direkt über das Suchwerkzeug zugänglich. Das gleiche gilt für die Forschung über Sitzungen, Beschlüsse oder Dateien. Auf der Ebene der Suchergebnisse gibt WEDO Ihnen die Anzahl der gefundenen Erscheinungen an.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_7_recherche_instantane_1024x575_5243339e50.png)

Viele neue Funktionen für Version 38 von WEDO : Ändern Sie die Dichte der exportierten Dokumente, vergeben Sie ein Logo an Ihre Teams und Arbeitsbereiche, duplizieren Sie Ihre Bereiche und Checklistenvorlagen und profitieren Sie von Verbesserungen am Suchfunktion.

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WEDO V38 : 6 Verbesserungen zu entdecken

Von neuen Funktionen bis hin zu Meilensteinen - erleben Sie mit uns das Jahr 2022. 

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2022 | Unser Jahr im Rückblick

“Mit WEDO werden sämtliche Sitzungen von unserer Bank und unserem Verwaltungsrat effizient und einfach verwaltet.” 🚀

Entdecken Sie den Erfahrungsbericht von Antonella Andenmatten, Teamleiterin z'mari bei der Raiffeisenbank Mischabel-Matterhorn, die uns erklärt, wie die Bank WEDO einsetzt.🎬

Vielen Dank an das ganze Team der Erlebnisbank - Raiffeisen Mischabel-Matterhorn für die freundliche Aufnahme und die Zeit, die sie sich für die Erstellung dieses Videos genommen haben!

🎦: www.air-production.ch

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“Mit WEDO werden sämtliche Sitzungen von unserer Bank und unserem Verwaltungsrat effizient und einfach verwaltet.” 

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Entdecken Sie den Erfahrungsbericht von Antonella Andenmatten, Teamleiterin z'mari bei der Raiffeisenbank Mischabel-Matterhorn

## Organisatorische Herausforderungen im Bildungsbereich

Für Bildungsorganisationen ist eine reibungslose Kommunikation ein wesentlicher Erfolgsfaktor einer gut funktionierenden Zusammenarbeit. Die Leitungsorgane der Institutionen müssen in der Lage sein, sich aktiv mit allen Abteilungen auszutauschen, um den reibungslosen Betrieb ihrer Organisation zu gewährleisten. Es liegt auch in der Verantwortung des Managements, eine optimale Zusammenarbeit zwischen Verwaltungs- und Lehrpersonal zu fördern.

Im Hinblick auf die Zusammenarbeit gibt es im Bildungsbereich einige Herausforderungen:

🗓️ Im Hinblick auf die Zusammenarbeit gibt es im Bildungsbereich einige Herausforderungen:

✅ Erledigen und Überprüfen von Aufgaben der Schulleitung und Fachpersonen, sowie der einzelnen Departemente, Kompetenzzentren und Partnerinstitutionen

📋 [Verwaltung wiederkehrender Abläufe](https://wedo.swiss/de/schools-faculties-automate-your-recurring-procedures/)

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## Hindernisse auf dem Weg zur effizienten Zusammenarbeit

Die Mitarbeitenden müssen ihre Ziele oft mit knappen und ineffizienten Mitteln erreichen. Die E-Mail ist nach wie vor der am häufigsten genutzte Kommunikationskanal, und es ist zu bemängeln, dass nur wenige wirklich kollaborative Instrumente im Bildungsalltag zur Verfügung stehen. Eine weitere Beobachtung ist, dass Sitzungen oft schlecht vorbereitet sind, zu häufig stattfinden und manchmal endlos dauern... kurz gesagt, unproduktiv sind. Sitzungen sind jedoch für den Informationsaustausch von entscheidender Bedeutung. In diesem Sektor kommen bei diesen Sitzungen zahlreiche Beteiligte zusammen: Mitglieder des Managements, Verwaltungspersonal, Dekane, Professoren oder Lehrkräfte sowie externe Akteure. Die Herausforderung für das Management besteht darin, diese zahlreichen Sitzungen effizient zu managen und dabei alle Teilnehmenden vor, während und nach den Sitzungen einzubeziehen. Wie kann man also diese organisatorischen und kollaborativen Schwierigkeiten überwinden und gleichzeitig die Digitalisierung der Prozesse fördern?

## Unsere Lösungen zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Schulen und Fakultäten

WEDO ist ein Kollaborations-Tool, das sich perfekt für die interne Organisation von Schulen und Fakultäten eignet. Unsere Lösung hilft bereits vielen Bildungseinrichtungen, ihre organisatorischen Herausforderungen zu bewältigen und die interne Kommunikation zu verbessern.

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Finden Sie herausfinden, wie die **WEDO-Plattform** Schulen und Fakultäten bei der täglichen Zusammenarbeit unterstützt.

### 1\. Individuelle Arbeitsbereiche für Ihre Bildungsstätte

Jede Abteilung oder Dienstleistungsstelle der Organisation kann ihre verschiedenen Projekte in "Arbeitsbereichen" verwalten. In diesen Bereichen können die Mitarbeitenden Sitzungen, Aufgaben und Dateien gemeinsam nutzen. Die WEDO-Lösung vereint alle diese Funktionen in einer einzigen Plattform. 💡Auch die Zusammenarbeit mit externe Fachpersonen ist ganz einfach und ohne Zusatzkosten möglich.

### 2\. Alle Sitzungen in einem Tool verwalten

Von den Arbeitsbereichen aus können die Benutzer\*innen mit WEDO alle ihre Sitzungen verwalten: vom Verwaltungsrat bis zu den Dekanen, einschliesslich Lehrerkonferenzen und bilateraler Gespräche. Mit dem Modul "Sitzungen" können Traktandenlisten gemeinsam im Team vorbereitet, Protokolle in Echtzeit erstellt und zugewiesene Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten verfolgt werden.

### 3\. Traktandenlisten gemeinsam vorbereiten

Unproduktive Sitzungen sind meist das Ergebnis mangelnder Vorbereitung. Die Funktion, diesem Übel im Alltag von Management und Verwaltung entgegenwirkt, ist die gemeinsame Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO kann jeder Mitarbeitende die Traktandenliste befüllen, um seine Beiträge im Voraus vorzubereiten. Auch das Teilen und Hinzufügen von Dokumente ist möglich, für alle Informationen, welche im Voraus konsultiert oder während der Sitzung präsentiert werden (PDF, Excel, Word, PowerPoint usw.).

### 4\. Entscheidungen aus Sitzungen hervorheben

Oft werden Sitzungen geschlossen, ohne klar getroffene Entscheidungen dokumentiert zu haben oder die Pendenzen und deren Fristen zu kennen. Mit WEDO ist es ganz leicht, die Entscheidungen zu dokumentieren und die zugehörigen Aufgaben verbindlich zu delegieren. Die Gesprächsprotokolle sind immer übersichtlich organisiert, so dass die relevanten Informationen sofort gefunden werden können.

### 5\. Aufgaben direkt in Sitzungen delegieren

Während den Sitzungen definierte Aufgaben, können direkt im Protokoll festgehalten und den zuständigen Personen delegiert werden. So sind die beteiligten Mitarbeitenden sofort informiert und nach der Sitzung bereits einsatzbereit. Die erledigten Aufgaben können von einer Sitzung zur nächsten verfolgt werden, so dass Sie die gesetzten Fristen immer im Auge behalten können.

### 6\. Transparente und einfache Kommunikation zu laufenden Aufgaben

Der in WEDO integrierte Aufgabenmanager vereinfacht nicht nur die Zusammenarbeit und Kommunikation, er reduziert auch massgeblich den internen E-Mailverkehr. Auf einer Aufgabe können mehrere Personen gemeinsam zusammenarbeiten. Mit Kommentaren werden wichtige Informationen geteilt und man kann sich über offene Punkte austauschen. Ein automatisches Benachrichtigungssystem erinnert die Zuständigen und Beteiligten über Änderungen und sorgt dafür, dass alle informiert bleiben.

### 7\. Informationen schnell finden

Mit der in WEDO integrierten Suchfunktion, können Sie mit wenigen Klicks auf die gewünschten Informationen zugreifen. Die Suche erfolgt plattformübergreifend über Schlüsselwörter. Auf diese Weise können die Benutzer Sitzungsprotokolle, wichtige Entscheidungen, Aufgaben und Dateien finden, die den gesuchten Begriff enthalten.

## WEDO ist das ideale Tool für Schulen und Fakultäten

WEDO ist das Tool, welches Ihre Teams zusammenbringt und Ihnen verschiedene Möglichkeiten bietet, effizient zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Durch die Einführung unserer Lösung in vielen Schulen und Fakultäten kennen wir die organisatorischen Herausforderungen des Bildungssektors. Verbessern Sie die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Organisation mit unseren Funktionen:

🗓️ Vorbereitung der Traktandenliste, Protokollierung in Echtzeit und Verfolgung delegierter Sitzungsaufgaben.

✅ Gemeinsame Verwaltung von Aufgaben in verschiedenen Arbeitsbereichen.

▶️ Automatisierung von Abläufen, um die Qualität interner Prozesse zu verbessern.

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Diese Kunden haben sich für WEDO entschieden, um in ihren Schulen effizient zusammenzuarbeiten:

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Die Durchführung und Nachbearbeitung von Sitzungen, die Abstimmung zwischen Abteilungen, der Austausch von Informationen und die Verwaltungsarbeit sind tägliche Herausforderungen im Bildungsbereich. Erfahren Sie, wie WEDO Schulen und akademischen Einrichtungen hilft, die Zusammenarbeit zu verbessern, indem das Sitzungs- und Aufgabenmanagement optimiert wird.

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