![software architecture project management](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/i_Stock_1508581187_d1d980cddf.jpg)

## Architektur: Zusammenarbeit im Zentrum des Erfolgs

In der Welt der Architektur ist die effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektpartnern der Schlüssel zum Erfolg. Architekturbüros stehen vor mehreren großen Herausforderungen in Bezug auf Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation, was hauptsächlich auf die Komplexität und multidisziplinäre Natur ihrer Projekte zurückzuführen ist.

**1. Koordination der verschiedenen Beteiligten:** An Architekturprojekten sind viele verschiedene Akteure beteiligt, z. B. Ingenieure, Bauunternehmer, Lieferanten und Kunden. Eine effektive Koordination zwischen diesen Parteien ist entscheidend für die Einhaltung von Terminen und Budgets.
**2. Änderungsmanagement:** Architekturprojekte sind ständigen Änderungen unterworfen. Diese Änderungen effektiv zu verwalten, ohne den gesamten Arbeitsablauf oder die Fristen zu stören, kann eine echte Herausforderung sein.
**3. Kommunikation und Informationsaustausch:** Eine klare Kommunikation und ein effizienter Informationsaustausch sind von entscheidender Bedeutung. Missverständnisse oder Verzögerungen bei der Weitergabe von Informationen können zu kostspieligen Fehlern führen.
**4. Einhaltung von Fristen und Budgets:** Projekte müssen häufig innerhalb eines engen Zeitrahmens und mit begrenzten Budgets durchgeführt werden. Ein effektives Zeit- und Ressourcenmanagement ist daher eine ständige Herausforderung.
**5. Dokumentenmanagement:** Die Menge der erzeugten Dokumente (Zeichnungen, Spezifikationen, Verträge usw.) ist beträchtlich und ihre Verwaltung kann Kopfzerbrechen bereiten, insbesondere um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand und für alle Beteiligten zugänglich sind.
**6. Management der Kundenerwartungen:** Das Verstehen und Erfüllen der Kundenerwartungen bei gleichzeitiger Verwaltung der technischen und budgetären Beschränkungen ist für den Erfolg von Projekten von entscheidender Bedeutung.

Diese Herausforderungen erfordern innovative Lösungen und geeignete Werkzeuge, um das Projektmanagement, die Zusammenarbeit und die Kommunikation innerhalb von Architekturbüros zu erleichtern. Die Fähigkeit, diese Hindernisse zu überwinden, entscheidet über die Qualität der endgültigen Arbeit und die Zufriedenheit der Kunden. 

## Anwendungsfall: Sarch, Architekturbüro in Zürich

Angesichts dieser Herausforderungen fand das Architekturbüro [Sarch](https://www.s-arch.ch/) in WEDO die ideale Lösung, um das Projektmanagement zu optimieren. Wir sind in den Alltag von Marc Schulz und seinem Team eingetaucht, die die komplexe Koordination, die mit der Durchführung von Architekturprojekten einhergeht, mithilfe von WEDO bewältigen.

![Marc Schulz, Architekt](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture_09d4e1009d.png)

### Warum haben Sie sich für WEDO entschieden und welche anderen Lösungen haben Sie in Betracht gezogen?

Wir haben uns für WEDO entschieden, weil es in der Schweiz entwickelt und gehostet wird. Zuvor haben andere Lösungen angesehen, wie Meetingbooster und iMeetingX, aber letztendlich hat uns die lokale Lösung von WEDO überzeugt.

### Für welche konkreten Herausforderungen oder Probleme in Ihrem Arbeitsablauf haben Sie WEDO als Lösung identifiziert?

Die größte Herausforderung in unserem Arbeitsablauf war die Übersicht über Aufgaben in allen Besprechungen und die Beteiligung aller Teilnehmer daran. WEDO hat sich als Lösung dafür herausgestellt, da es uns ermöglicht, alle Aufgaben zentral zu verwalten und sie den entsprechenden Teilnehmern zuzuweisen.

Die Funktionen, die wir an WEDO am meisten schätzen, sind die Möglichkeit, Aufgaben aus vorherigen Protokollen zu importieren und diese den Teilnehmern zuzuweisen. Wir haben sogar die API und Webhook genutzt, um Aufgaben direkt in unsere zentrale CRM-Software zu übertragen.

### Welche wichtigen Verbesserungen in Bezug auf Prozesse, Zusammenarbeit und Produktivität wurden seit der Integration von WEDO beobachtet?

Die Nutzung von WEDO hat sich positiv auf die Effizienz und Produktivität unserer Arbeitsprozesse ausgewirkt, insbesondere bei der raschen Erstellung von Sitzungsprotokollen.

Obwohl wir keine konkreten Erfolgsgeschichten teilen können, hat WEDO unsere Arbeitsweise verbessert, indem es eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht und die Teilnehmer dazu ermutigt hat, ihre Aufgaben über die Plattform abzuwickeln.

Obwohl wir keine konkreten Zahlen oder Metriken haben, um den Einfluss von WEDO zu belegen, nutzen wir die Plattform hauptsächlich für Aktennotizen und Protokolle von Sitzungen. Die Exportfunktion als PDF ist besonders hilfreich für Teilnehmer, die das Protokoll lieber offline lesen.

Insgesamt würden wir WEDO anderen Unternehmen oder Fachleuten in unserer Branche empfehlen, da es eine effektive Möglichkeit bietet, einen Überblick über Aufgaben, Pendenzen und Entscheidungen in Protokollen zu behalten.

### Wie interagieren Sie in WEDO mit Ihren Partnern?

WEDO ermöglicht es uns, unsere Partner in die Überwachung unserer Projekte einzubeziehen und direkt mit ihnen zu interagieren. Sowohl Unternehmen als auch externe Personen haben positiv auf WEDO reagiert, auch wenn einige von ihnen skeptisch gegenüber webbasierten Lösungen waren. Die Zusammenarbeit wird erleichtert und an einem Ort zentralisiert.

![Swiss hosted software](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture3_946d4abea3.png)

## Wie kann WEDO das Management von Architekturprojekten verbessern?

**Management von Besprechungen:** Bereiten Sie Ihre Sitzungen gemeinsam vor, schreiben Sie die Protokolle in Echtzeit und weisen Sie die Aufgaben direkt den verantwortlichen Personen zu.

**Aufgabenmanagement:** Erstellen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Projekte, Abteilungen und Teams und teilen Sie Aufgaben mit Ihren Teamkollegen.

**Wiederkehrende Prozeduren:** Speichern Sie Vorlagen für Ihre Abläufe und verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Checklisten in Echtzeit.

**Projektmanagement:** Erstellen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Projekte, planen Sie Meetings, delegieren und überwachen Sie Aufgaben und teilen Sie Dateien mit Ihren Projektmitgliedern.

[Entdecken Sie alle Funktionen von WEDO](https://wedo.com/features)


In der Welt der Architektur ist die effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektpartnern der Schlüssel zum Erfolg. Angesichts dieser Herausforderungen fand das Architekturbüro Sarch in WEDO die ideale Lösung, um das Projektmanagement zu optimieren.

Aussage von Marc Schulz, FH/STV-Architekt und Bewertungsexperte bei GVZ, dass sie WEDO gewählt haben, weil die Software in der Schweiz entwickelt wird und ihnen hilft

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Architekturbüros: Die Herausforderung multidisziplinärer Projekte

> 4% der neuen Mitarbeiter verlassen ihren Arbeitsplatz nach einem katastrophalen ersten Tag, während in den ersten 45 Tagen 22% der Personalwechsel stattfinden \*

Für die Einführung eines neuen Mitarbeiters steht viel auf dem Spiel. In der Tat ist diese letzte Phase des Einstellungsverfahrens ein entscheidender Schritt, der einen guten Start in den Arbeitsbeziehungen gewährleisten soll. Es geht darum, eine privilegierte Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem neuen Mitarbeiter herzustellen, indem man ihm Vertrauen gibt und ihn in seine neue Belegschaft integriert. Das Endziel besteht darin, sie an sich zu binden, indem die Kultur und die Werte Ihrer Organisation weitergegeben werden. Aus all diesen Gründen ist es wichtig, Ihr Aufnahmeverfahren von A bis Z zu pflegen und von Zeit zu Zeit zu aktualisieren, um seine Wirksamkeit zu gewährleisten. Aber was sind die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Aufnahme? Wir werden uns auf drei grundlegende Phasen konzentrieren:

* Definition der Aufgaben im Rahmen des Einführung Prozesses
* Benennung der vom Verfahren betroffenen Personen
* Die Planung der einzelnen Termine im _Onboarding_

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\* Gemäss einem [Bericht von Linkedin](https://business.linkedin.com/content/dam/business/talent-solutions/global/en%5Fus/c/pdfs/onboarding-in-a-box-v03-06.pdf). Daten aus der Studie von[ Bersin by Deloitte](https://www2.deloitte.com/us/en/pages/human-capital/topics/bersin-insights-and-services-for-hr.html): _Onboarding Software Solutions 2014: On-ramp for Employee Success_.

## Aufgaben im Zusammenhang mit der Einführung Ihrer Mitarbeiter auflisten

Zu Beginn müssen Sie alle Schritte, die das Einführung des Mitarbeiters auflisten. Es geht darum, die Reihenfolge einzuhalten, in der die verschiedenen Aufgaben ausgeführt werden sollen. Erstellen Sie Ihre Aufgabenliste nach den drei Zeitpunkten des Einführung:

* Aufgaben Vor dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen
* Aufgaben Während dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen
* Aufgaben Nach dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen

Die Idee ist, eine Vorlage mit einer vordefinierten Aufgabenliste zu erstellen, damit diese bei jedem Eintreffen eines neuen Mitarbeiters angewendet werden kann. Diese Methode spart Ihnen wertvolle Zeit, so dass das Verfahren systematisch durchgeführt wird. Wenn Sie von Abteilung zu Abteilung unterschiedliche Aufnahmeprozesse haben, können Sie pro Bereich ein Modell erstellen. Unten finden Sie eine Vorlage mit vordefinierten Aufgaben zum Download. Diese nicht erschöpfende Liste ist eine gute Grundlage für diejenigen, die in ihrer Organisation ein Aufnahmeverfahren einführen wollen.

::button-primary[Checklistenvorlage Neue Mitarbeiter herunterladen]{link="https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_checklistenvorlage_neue_mitarbeiter_a1bd082e30.xlsx"}

Sie können jedoch über ein qualitativ hochwertiges Modell vordefinierter Aufgaben verfügen und keine effiziente Integration erreichen. Mit standardisierten IT-Tools erstellen Sie eine Aufgabenliste im Excel-Format. Diese muss dann in die Hände aller betroffenen Mitarbeitenden gelangen, damit diese die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, erfüllen können. Es liegt auf der Hand, dass diese Praxis nur teilweise wirksam sein kann, da sie nicht allen Teilnehmern einen Überblick ermöglicht. Um Ihre wiederkehrenden Abläufe zu verwalten, wählen Sie ein kooperatives Tool!

Mit WEDO können Sie den Verlauf Ihrer Checklisten in Echtzeit verfolgen: Speichern Sie Vorlagen und starten Sie daraus Checklisten. Auf diese Weise können alle Teilnehmer eine Gesamtsicht abrufen und den Fortschritt der laufenden Checklisten feststellen, um bei ihrer Erstellung zusammenzuarbeiten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_1_modele_de_checklists_4069c1364e.png)

## Verantwortlichen für jede Aufgabe benannt

Die Einführung eines neuen Mitarbeiters betrifft zwangsläufig mehrere Personen im Unternehmen: Vorstandsmitglieder, Führungskräfte, Mitarbeiter eines bestimmten Bereichs, HR, IT-Leiter, Sekretäre oder Rezeptionisten. All diese Personen, die verschiedenen Abteilungen angeschlossen sind, müssen zusammenarbeiten, um den Integrationsprozess zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Viele Verantwortliche und viele Aufgaben: Das Integrationsverfahren wird immer komplizierter! Eine wirksame Überwachung ist daher schwierig.

Mit Wedo können Sie die einzelnen Aufgabenverantwortlichen direkt in der Vorlage definieren. So erhalten die Benutzer bei jedem Start der Checkliste die sie betreffenden Aufgaben direkt in ihrem persönlichen Bereich. Die Mitarbeiter sind automatisch einsatzbereit, da sie wissen, was sie zu tun haben und wann. Außerdem können sie den Verlauf jeder Checkliste verfolgen und einen Überblick über ihre Entwicklung in Echtzeit erhalten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_2_resp1_1024x575_994aa405b7.png)

## Aufgaben zu planen

Die Durchführung eines Einführung kann eine relative Planung Ihrer Aufgaben erfordern. Was ist eine relative Planung? Je nach Bezugsdatum, der bei jedem Start der Checkliste festgelegt wird, müssen Aufgaben ausgeführt werden:

* Vor dem Bezugsdatum (T-30)
* Am Bezugsdatum (hier das Eintrittstag des Mitarbeiters)
* Nach dem Bezugsdatum (T+90)

### Vor dem Eintrittstag des Mitarbeiters

Alle Mitarbeiter (HR, Buchhaltung, IT…) informieren, Arbeitsvertrag und Pflichtenheft unterzeichnen, Computer konfigurieren, Willkommensausweis erstellen, Arbeitsplatz und Material bereitstellen sind viele Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor Ihr neuer Mitarbeiter eintrifft.

Mit den Gängigen IT-Werkzeugen dürfte es schwierig sein, diesen Prozess zu automatisieren. Mit WEDO haben Sie die Möglichkeit, eine relative Aufgabenplanung umzusetzen. So können Sie festlegen, dass die Aufgabe Arbeitsvertrag unterzeichnen 30 Tage vor Eintreffen des neuen Mitarbeiters erledigt werden muss. Zum Zeitpunkt des Starts der Checkliste erhält die für diese Aufgabe verantwortliche Person die Checkliste direkt mit dem richtigen Termin in ihrem persönlichen Seite.

### Eintrittstag des Mitarbeiters

Planen Sie einen Teil der Checklistenvorlagen am Eintrittstag ein. Dies sind die Aufgaben, die am Tag des Eintritts des Mitarbeiters zu erledigen sind. Nach diesem ersten Tag können die Empfangsmitarbeitenden einen ersten Situationspunkt machen.

### Nach dem Eintrittstag des Mitarbeiters

Die Integrationszeit dauert in der Regel einige Monate. Behalten Sie die langfristigen Aufgaben im Auge. Eine gute Integration setzt eine gute Überwachung voraus. Stellen Sie in Ihrem Checklistenvorlage Aufgaben ein, die Sie beispielsweise an einen Termin für eine Bewertung am Ende der Probezeit erinnern.

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## Checkliste aus Ihrer Checklistevorlage beginnen

Nächsten Monat einführen Sie _Bruno Müller_, den neuen technischen Leiter Ihrer Organisation. Sie möchten die Integration vorbereiten, indem Sie eine Checkliste von der zuvor erstellten _Neuen Mitarbeiter_ Vorlage beginnen. Die Checkliste trägt den Namen des Mitarbeiters und entspricht dem Bezugsdatum des Eintrittstag. Alle generierten Aufgaben werden somit nach diesem Datum geplant. Nach dem Start der Checkliste erhalten die Personen, die an diesem Prozess mitarbeiten, die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind. So können sie die richtige Integration von _Bruno_ vorbereiten!

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_4_lanc1_1024x575_6b76ff3258.png)

Im digitalen Zeitalter gibt es Instrumente, die es ermöglichen, die Informationen an einem für alle zugänglichen Ort zu zentralisieren. Mit WEDO können Sie mühelos an wiederkehrenden Prozessen mitarbeiten, die mehrere Mitarbeiter verschiedener Abteilungen betreffen. Wenn Sie wissen möchten, wo Sie sich in den Einführung Ihrer Mitarbeiter befinden, klicken Sie einfach auf **Neuen Mitarbeiter**, um festzustellen, dass fünf Checklisten laufen. In jeder Checkliste können Sie in Echtzeit sehen, welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche Aufgaben noch pendent sind.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_6_vue_globale_checklists_en_cours_1_1024x575_d5522ad7bc.png)

Hier eine Überblick über alle meine Neuen Mitarbeiter Checklisten

Wenn Ihre Organisation WEDO verwendet und Sie eine Checklist _Neuen Mitarbeiter_ erstellen möchten, können Sie dies in wenigen Schritten tun:

1. Herunterladen der [Checklistvorlage Neuen Mitarbeiter](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_checklistenvorlage_neue_mitarbeiter_a1bd082e30.xlsx)
2. Passen Sie diese nach Ihrem internen Ablauf an
3. In unserem Hilfezentrumsartikel können Sie eine [Checkliste-Vorlage in WEDO](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614161-creer-un-modele-de-checklists) erstellen

Möchten Sie Ihre wiederkehrenden Prozeduren mit Hilfe von WEDO regeln?

::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

Für die Aufnahme eines Mitarbeiters stehen viele Herausforderungen auf dem Spiel. Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Methoden und bewährte Praktiken die Integration Ihrer neuen Mitarbeiter fördern.

Zwei Personen schütteln sich die Hand beim Empfang neuer Mitarbeitender, überlagert mit dem Text „Verbessern Sie Ihr Onboarding-Verfahren für Mitarbeitende“ und „Anwendungsbeispiele“

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Verbessern Sie Ihr Prozeduren zur Einführung Ihrer Mitarbeiter

## 1 - Dichte beim Export eines Sitzungsprotokoll wählen

Mehr Flexibilität beim Layout Ihrer Sitzungsprotokoll! Wählen Sie jetzt die Dichte des exportierten Dokuments. In der Konfiguration werden Ihnen drei Dichten angeboten: kompakt, normal oder breit.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_1_choisir_la_densite_1024x575_dff2e5545b.png)

## 2 - Logo an Team oder Arbeitsbereich vergeben

Bis heute war das Logo Ihrer Organisation, das über die Netzwerkeinstellungen ausgewählt wurde, in der Kopfzeile aller Dokumente enthalten, die von WEDO exportiert wurden. Damit Sie Ihre Exporte individuell gestalten können - Aufgabenlisten oder Sitzungsprotokolle - können Sie nun einem Team ein Logo zuweisen und/oder einem Arbeitsbereich ein Logo zuweisen.

Die Wahl des Logos erfolgt anhand der Parameter. Bitte beachten Sie die folgenden zwei Artikel, um die Funktionalität im Detail zu erfahren:

[Einstellungen für ein Team](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284167-parametres-d-une-equipe)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_2_prametres_equipe_logo_1024x575_738ea1db00.png)

[Einstellungen für einen Arbeitsbereich](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2576110-parametres-d-un-espace-de-travail)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_3_prametres_espace_logo_1024x575_0929b05e02.png)

## 3 - Einen Arbeitsbereich duplizieren

Mit diesem Update können Sie nun einen [Arbeitsbereich duplizieren](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284132-dupliquer-un-espace-de-travail). Die Duplikation ermöglicht es, einen neuen Bereich zu schaffen und alle Aufgaben und den Inhalt ihrer Detailansicht zu übernehmen. Die abgeschlossenen Aufgaben werden ebenfalls wieder aufgenommen.

### Was sind die Vorteile dieser Funktionalität?

Beim Aufbau des Netzwerks können Sie wertvolle Zeit sparen, indem Sie Arbeitsbereiche mit einer ähnlichen Struktur duplizieren. Es wird nicht nötig sein, sie manuell einen nach dem anderen zu setzen!

Ein weiterer Anwendungsfall: In Ihrem Netz stellen viele Arbeitsräume Projekte dar. Duplizieren Sie einen Arbeitsbereich, um ein neues Projekt auf der Grundlage eines Präzedenzfalls zu planen.

Im folgenden Beispiel wird der Arbeitsbereich Renovierung Gebäude A für die Durchführung eines neuen ähnlichen Projekts dupliziert.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_4_dupliquer_un_espace_de_travail_1024x575_75d7006620.png)

## 4 - Eine Checklistenvorlage duplizieren

Sie können auch eine Checklistenvorlage duplizieren. Die Duplikation ermöglicht es, ein neues Vorlage zu erstellen und alle Aufgaben und den Inhalt ihrer Detailansicht zu übernehmen. Die abgeschlossenen Aufgaben werden ebenfalls wieder aufgenommen.

### Was ist der Hauptvorteil dieser Funktionalität?

In Ihrer Organisation müssen Sie Verfahren mit ähnlicher Struktur und ähnlichem Inhalt durchführen. Kopieren Sie eine Checkliste-Vorlage um Zeit zu sparen und binden Sie die Duplikate an die Teams, die am Prozess beteiligt sind!

Im Untenstehenden Beispiel wird die Vorlage _Neuer Mitarbeiter_ dupliziert, um mit dem _Administration_ Team verknüpft zu sein.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_5_dupliquer_un_modele_de_checklists_1024x575_16101c1580.png)

## 5 - Aufgaben unter Verwendung der Initialen eines Benutzers delegieren

Um eine Aufgabe an einen Kollegen zu delegieren, geben Sie einfach die Initialen in das Feld ein.

Das Verfahren ist für alle Stellen, die ein Feld zur Suche nach einem Benutzer enthalten : Sie müssen nur die Initialen der betroffenen Person eintragen, um sie schnell zu finden !

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_6_recherche_utilisateur_par_initiales_1024x575_0b243fbce9.png)

## 6 - Sofortige Suche

Die Indexierung der Suche erfolgt jetzt sofort! Wenn Sie beispielsweise eine Aufgabe erstellen, ist diese direkt über das Suchwerkzeug zugänglich. Das gleiche gilt für die Forschung über Sitzungen, Beschlüsse oder Dateien. Auf der Ebene der Suchergebnisse gibt WEDO Ihnen die Anzahl der gefundenen Erscheinungen an.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_7_recherche_instantane_1024x575_5243339e50.png)

Viele neue Funktionen für Version 38 von WEDO : Ändern Sie die Dichte der exportierten Dokumente, vergeben Sie ein Logo an Ihre Teams und Arbeitsbereiche, duplizieren Sie Ihre Bereiche und Checklistenvorlagen und profitieren Sie von Verbesserungen am Suchfunktion.

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WEDO V38 : 6 Verbesserungen zu entdecken

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Neue Funktion: Themen clever einreichen – jetzt noch einfacher


Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Manchmal benötigen Sie nicht mehr Tools zur Aufgabenverwaltung – sondern einfach eine bessere Möglichkeit, Ihre Arbeit zu visualisieren.

Genau dieses Problem löst das Kanban-Board. Es bietet Teams eine klare Übersicht darüber, was erledigt werden muss, woran gerade gearbeitet wird und was bereits abgeschlossen ist – ganz ohne unübersichtliche Checklisten oder versteckte Updates.

Die Kanban-Methode wurde ursprünglich in der Produktion entwickelt und zählt heute zu den einfachsten und effektivsten Ansätzen für die Aufgabenverwaltung in Bereichen wie Softwareentwicklung, Marketing, Betrieb und vielen weiteren.

In diesem Leitfaden erläutern wir, was ein Kanban-Board ist, wie es sich von Scrum unterscheidet, in welchen Anwendungsbereichen es sich besonders eignet und wie Sie es mithilfe des richtigen Kanbantools erfolgreich in Ihren Arbeitsablauf integrieren.

## Was ist ein Kanban-Board?
Fangen wir ganz am Anfang an: Ein [Kanban-Board](https://www.icagile.com/resources/intro-to-kanban-what-it-is-how-it-works-benefits-and-core-principles) ist eine visuelle Methode zur Organisation von Aufgaben, zur Verfolgung des Fortschritts und zur Übersicht über den Arbeitsstand – ganz ohne Tabellenkalkulationen oder überfüllte Posteingänge durchsuchen zu müssen.

Im Kern ist das Konzept einfach. Es gibt Spalten, die verschiedene Phasen des Arbeitsprozesses darstellen – etwa „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Aufgaben werden auf Karten dargestellt, die je nach Fortschritt von einer Spalte zur nächsten verschoben werden.

Die meisten Kanbantools folgen diesem Prinzip. Sie ergänzen es durch Funktionen wie Fälligkeitsdaten, Checklisten, Tags und die Zuweisung von Aufgaben, damit Teams strukturiert arbeiten können.

Die Idee stammt aus der ursprünglichen Kanban-Methode, die von Toyota entwickelt wurde, um Arbeitsabläufe in der Fertigung zu steuern. Seitdem hat sich diese Methode zu einer der meistgenutzten Techniken im modernen Projektmanagement entwickelt – besonders für Teams, die Flexibilität und Echtzeit-Transparenz benötigen.

Ob Sie ein Einzelprojekt managen oder mit einem gesamten Entwicklungsteam arbeiten – das Ziel des Boards bleibt gleich: Arbeit sichtbar machen, die Anzahl paralleler Aufgaben begrenzen und den kontinuierlichen Fortschritt sicherstellen.

Und das Beste daran? Für den Einstieg ist keine komplizierte Einrichtung nötig. Ein paar Spalten, ein paar Karten – und schon nutzen Sie ein System, das mit Ihrem Arbeitsablauf mitwächst.

## Kanban vs. Scrum: Wo liegt der Unterschied?
Kanban und Scrum sind zwei beliebte Frameworks innerhalb der agilen Methodik – doch sie verfolgen unterschiedliche Ansätze bei der Organisation von Arbeit. Wenn Sie bereits mit Aufgabenboards gearbeitet haben, sind Ihnen wahrscheinlich beide begegnet – vielleicht sogar, ohne es zu merken.

Werfen wir einen genaueren Blick darauf.

![Bild, das Kanban und Scrum vergleicht. Kanban basiert auf einem kontinuierlichen Fluss, Flexibilität, Arbeitsgrenzen (WIP) und sich entwickelnden Prioritäten. Scrum setzt auf eine strukturierte Vorgehensweise mit definierten Rollen (Scrum Master, Product Owner), zeitlich begrenzten Sprints und Sprintplanung mit festen Liefergegenständen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Kanban_vs_Scrum_Whats_the_Difference_de_8974fa7997.png)

Scrum arbeitet mit zeitlich begrenzten Sprints. Teams verpflichten sich für zwei bis vier Wochen auf ein festgelegtes Aufgabenpaket. Dabei gibt es klar definierte Rollen wie Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam. Dieses Modell eignet sich besonders gut für Projekte mit klaren Zielen und festen Fristen. Es folgt einem strikten Rhythmus mit regelmäßigen Planungs- und Review-Sitzungen.

Kanban hingegen ist kontinuierlich. Die Arbeit muss nicht auf den Start oder das Ende eines Sprints warten. Stattdessen bewegen sich Aufgaben flexibel durch ein Kanban-Board, was den Teams mehr Spielraum gibt, auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren. Das ist ideal für einen konstanten Arbeitsfluss – etwa bei Support-Anfragen, internen Projekten oder redaktionellen Prozessen –, ohne dass regelmäßig alles neu geplant werden muss.

Während Scrum den Sprint „einschließt“, konzentrieren sich Kanban-Teams darauf, den Arbeitsfluss am Laufen zu halten. Sie setzen häufig sogenannte Work-in-Progress-Limits ein, also eine Begrenzung der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben, um Überlastung zu vermeiden und Engpässe zu reduzieren. Anstelle von Sprint-Retrospektiven erfolgt die Optimierung schrittweise und kontinuierlich – auf Basis des tatsächlichen Arbeitsflusses.

Dabei schließen sich die beiden Methoden nicht gegenseitig aus: Viele Teams kombinieren sie. Sie planen in Sprints und verfolgen den Fortschritt mit einem Kanbantool. [WEDO](https://wedo.com/de/features) unterstützt beide Arbeitsweisen – doch durch das flexible Aufgabenboard eignet sich die Plattform besonders für Teams, die Echtzeit-Transparenz und Anpassungsfähigkeit schätzen.

Wenn Ihre Projekte sich schnell weiterentwickeln, bereichsübergreifende Zusammenarbeit erfordern oder keinem festen Sprint-Zyklus folgen, kann die Kanban-Projektverwaltung eine bessere und einfacher umsetzbare Lösung sein – insbesondere mit einem Tool, das für flexible Zusammenarbeit entwickelt wurde.

## Wie funktioniert ein Kanban-Board in der Praxis?
Ein [Kanban-Board](https://kanban.university/kanban-guide/) verwandelt eine Aufgabenliste in etwas Visuelles und Bewegliches. Die Struktur ist einfach: Spalten stellen die einzelnen Phasen des Arbeitsprozesses dar, Karten symbolisieren die jeweiligen Aufgaben. Wenn eine Aufgabe voranschreitet, wird ihre Karte von einer Spalte in die nächste verschoben – in der Regel von „Zu erledigen“ über „In Arbeit“ bis hin zu „Erledigt“.

Diese Bewegung ist kein Selbstzweck – sie dient dazu, Arbeitsabläufe zu visualisieren, echten Fortschritt zu verfolgen und das gesamte Team auf dem gleichen Stand zu halten – ganz ohne zusätzliche Sitzungen oder Status-Meetings.

Typische Elemente in einem digitalen Kanbantool:

- **Spalten:** Diese lassen sich an Ihren realen Arbeitsprozess anpassen. Ein Content-Team könnte zum Beispiel „Entwurf“, „Zur Überprüfung“ und „Veröffentlicht“ verwenden. Ein Software-Entwicklungsteam hingegen nutzt oft „Backlog“, „In Arbeit“, „QA“ und „Freigegeben“.
- **Karten:** Sie stehen für Aufgaben, User Stories oder einzelne Arbeitseinheiten. Häufig enthalten sie einen Titel, eine Beschreibung, eine Zuweisung, ein Fälligkeitsdatum und einen Status.
- **Bewegung:** Karten wandern über das Board, je nachdem, wie die Arbeit voranschreitet. So erhalten alle Beteiligten in Echtzeit Einblick in den aktuellen Stand – welche Aufgaben aktiv sind, wo es hakt und was bereits abgeschlossen ist.

Die Board-Ansicht schafft Klarheit. Teammitglieder sehen auf einen Blick, wo ihre Aufmerksamkeit gefragt ist – ohne lange Aufgabenlisten durchsuchen zu müssen. Wenn das Kanban-Board konsequent genutzt wird, lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen, etwa wenn sich zu viele Aufgaben in der Spalte „In Arbeit“ stauen. So kann das Team gezielt umpriorisieren und den Fokus neu setzen.

Ein zentrales Prinzip der Kanban-Methode ist das Limitieren der parallelen Aufgabenbearbeitung (Work-in-Progress-Limit). Das bedeutet: Nur wenige Aufgaben werden gleichzeitig bearbeitet – anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen. Das reduziert Kontextwechsel, erhöht die Qualität und sorgt für einen stetigen, kontrollierten Arbeitsfluss.

Das Ergebnis? Ein fokussiertes Team, weniger verlorene Aufgaben – und ein System, das immer aktuell ist, ohne dass jemand daran denken muss, den Status manuell zu aktualisieren.

## Anwendungsbereiche von Kanban-Boards
Die Stärke eines Kanban-Boards liegt in seiner Vielseitigkeit: Es lässt sich mühelos an unterschiedlichste Arbeitskontexte anpassen. Ob in der Softwareentwicklung, im internen Betriebsmanagement oder bei kreativen Projekten – die einfache Struktur eines Boards hilft dabei, Aufgaben im Blick zu behalten, Reibungsverluste zu minimieren und Prozesse konsistent zu gestalten.

Hier sind einige der häufigsten Einsatzszenarien, wie Teams mithilfe von Kanban-Projektmanagement organisiert bleiben:

### Softwareentwicklung und IT
Entwicklungsteams setzen häufig auf Kanban, um dynamische Arbeitsabläufe wie Bugfixes, Supportaufgaben oder Feature-Rollouts zu strukturieren. Jede Karte repräsentiert eine User Story, ein Ticket oder eine konkrete Aufgabe und durchläuft Spalten wie „Backlog“, „In Arbeit“, „Code-Review“ und „Freigegeben“.

Besonders in Kombination mit agilen Methoden – oder als flexible Alternative zu festen Sprints – bietet ein Kanbantool den nötigen Überblick. Visualisierungen helfen dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Blocker zu reduzieren und den Durchsatz langfristig zu analysieren.

### Produktteams
Von der Roadmap-Planung bis zur Feature-Auslieferung behalten Produktmanager mit Kanban den Überblick über ihre Prioritäten. Karten enthalten häufig technische Spezifikationen, Mockups oder Verlinkungen zu relevanten Dokumenten. Der Product Owner sieht auf einen Blick, was aktuell in Bearbeitung ist und wo es eventuell Verzögerungen gibt.

### Marketing und Kreativteams
Kampagnen, Content-Pipelines oder Design-Anfragen lassen sich mit einem Kanban-Board klar strukturieren. Ein Marketingteam könnte beispielsweise Spalten wie „Ideen“, „In Arbeit“, „Kundenfreigabe“ und „Veröffentlicht“ nutzen. Jede Karte enthält Verantwortliche, Fälligkeitstermine, Checklisten und Dateianhänge – das gesamte Team hat so jederzeit eine übersichtliche Darstellung des Fortschritts.

### Betrieb, Personalwesen und Verwaltung
Kanban eignet sich nicht nur für technische oder kreative Bereiche. HR-Teams können damit zum Beispiel den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender nachverfolgen. Betriebsteams managen wiederkehrende Aufgaben wie Lagerauffüllung oder Compliance-Checks. Jeder Bereich mit wiederholbaren Arbeitsphasen profitiert von einer Kanban-Vorlage, die den Arbeitsablauf abbildet.

### Agile oder hybride Teams
Für Teams, die mit agilen Methoden arbeiten, ergänzt Kanban bestehende Scrum-Prozesse oder ersetzt sie teilweise. Ein Scrum-Team kann ein Kanban-Board nutzen, um das Sprint-Backlog und den Fortschritt während täglicher Stand-ups zu visualisieren. Hybride Ansätze wie Scrumban kombinieren die Flexibilität von Kanban mit der Struktur von Scrum – und liefern damit das Beste aus beiden Welten.

Ob Ihr Team vor Ort oder verteilt arbeitet – ein Kanbantool hilft dabei, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten, ohne Mikromanagement. Es vereinfacht die Koordination, verbessert die Transparenz und eignet sich für nahezu jedes Projekt.

## Das richtige Kanbantool wählen
Um das volle Potenzial eines Kanban-Boards auszuschöpfen, ist das richtige Tool entscheidend. Einige Anwendungen setzen auf Einfachheit, während andere zusätzliche Strukturen bieten – ideal für Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig managen. Die beste Lösung ist diejenige, die sich an die bestehende Arbeitsweise Ihres Teams anpasst.

Hier sind einige zentrale Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines Kanbantools oder einer Projektmanagement-Plattform achten sollten:

### Anpassbare Arbeitsabläufe
Ihr Tool sollte es ermöglichen, ein Board zu erstellen, das Ihre [tatsächlichen Prozesse widerspiegelt](https://wedo.com/de/features/tasks). Dazu gehört die Möglichkeit, Spalten umzubenennen, ihre Reihenfolge zu ändern und Aufgaben so zu organisieren, wie es für Ihr Projekt sinnvoll ist.

### Geteilte Ansichten für mehr Transparenz
Ein klares Board hilft allen Teammitgliedern, sofort zu erkennen, woran gearbeitet wird, was blockiert ist und was bereits erledigt wurde. Alle sollten Zugriff auf dieselbe Aufgabenliste haben und in Echtzeit Aktualisierungen vornehmen können – ohne zusätzliche Sitzungen oder Check-ins.

### Integrierte Aufgabendetails
Ein gutes Kanban-Board erlaubt es, Aufgaben zuzuweisen, Fälligkeitstermine zu setzen und Kontextinformationen direkt auf der Karte hinzuzufügen. Das erleichtert die Nachverfolgung – besonders bei Aufgaben mit mehreren Beteiligten oder strikten Fristen.

### Echtzeit-Transparenz
Änderungen sollten sofort sichtbar sein. Ein Board, das Aktualisierungen in Echtzeit anzeigt, vereinfacht das Aufgabenmanagement ohne überflüssige Nachrichten oder doppelte Arbeit. Es unterstützt Teams zudem dabei, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen – bevor sie zu Blockern werden.

### Nahtlose Integration in bestehende Arbeitsprozesse
Ein Kanban-Board entfaltet seinen vollen Nutzen, wenn es sich in den bestehenden Workflow einfügt. Idealerweise unterstützt das Projektmanagement-Tool nicht nur die visuelle Darstellung mit Karten, sondern auch die Erstellung, Zuweisung und Bearbeitung von Aufgaben – ohne den Wechsel zwischen mehreren Plattformen.

## Kanban-Boards in WEDO nutzen
Wenn Ihr Team bereits Aufgaben in WEDO verfolgt, benötigen Sie kein neues Tool und keine zusätzlichen Schritte, um ein [Kanban-Board](https://wedo.com/de/tag/kanban-de) einzurichten – es ist bereits vollständig in die Plattform integriert.

Jeder Arbeitsbereich in [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihnen eine Board-Ansicht im Spaltenformat, in der Aufgaben nach Abschnitten organisiert sind. Diese Abschnitte lassen sich so strukturieren, dass sie den tatsächlichen Arbeitsprozess Ihres Teams widerspiegeln – sei es „Zu erledigen / In Arbeit / Erledigt“ oder eine spezifischere Abfolge wie „Planung / Freigabe / Launch“.

Sobald Aufgaben voranschreiten, können sie per Drag-and-Drop zwischen den Spalten verschoben werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, welche Aufgaben aktiv sind, welche abgeschlossen wurden und wo eventuell noch Eingaben von anderen Teammitgliedern fehlen.

Jede Aufgabe in WEDO kann einem oder mehreren Benutzern zugewiesen werden – mit einem klaren Fälligkeitsdatum, Notizen und optionalen Status-Updates. Dank Filterfunktionen nach Frist, Status oder Zuständigkeit sehen Sie sofort, was Aufmerksamkeit erfordert, ohne das gesamte Board durchzugehen.

Was WEDO besonders effektiv macht, ist die nahtlose Verbindung Ihres Kanban-Boards mit dem restlichen Arbeitsablauf. Aufgaben, die während einer Sitzung erstellt oder einem gemeinsamen Projektbereich hinzugefügt werden, sind automatisch für das gesamte Team sichtbar – nichts geht verloren.

Sie müssen keine Notizen manuell übertragen oder separate Aufgabenlisten erstellen – alles bleibt an einem Ort, wird in Echtzeit aktualisiert und ist leicht nachvollziehbar.

Ob Sie ein ganzes Projekt steuern oder einfach Ihren Arbeitsalltag besser organisieren möchten – WEDO bietet Ihrem Team ein Kanbantool, das leicht zu bedienen ist und mit Ihrem Workflow mitwächst.

## Fazit
Ein Kanban-Board dient nicht nur der Aufgabenverwaltung – es hilft Teams dabei, ihre Arbeit klar zu sehen, den Fokus zu behalten und kontinuierliche Fortschritte zu erzielen. Ob in der Produktentwicklung, im Betrieb, Marketing oder in der Softwareentwicklung – die Kanban-Methode bietet ein System, das leicht verständlich und langfristig anwendbar ist.

Mit WEDO lässt sich dieser Ansatz mühelos in den Arbeitsalltag Ihres Teams integrieren. Sie können Aufgaben direkt während Sitzungen erstellen, in einer klaren Board-Ansicht organisieren und den Fortschritt im Blick behalten – ganz ohne ein zusätzliches Tool.

Bereit, Ihre Projekte mit mehr Klarheit und weniger Reibung zu managen? Starten Sie jetzt Ihre [kostenlose Testversion](https://wedo.com/de/signup) von WEDO – und erleben Sie, wie einfach modernes Projektmanagement mit einem leistungsstarken Kanbantool sein kann.

Erfahren Sie, wie Kanban-Boards funktionieren, wie sie sich von Scrum unterscheiden und wie Sie sie teamübergreifend mit Echtzeit-Transparenz in WEDO nutzen können.

Illustration mit dem Text „Was ist ein Kanban-Boards?“ links und Task-Karten-Symbolen in einem Raster rechts, auf blauem Hintergrund.

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Was ist ein Kanban-Board? Tools, Apps und Projektanwendungen im Überblick

Entdecken Sie, wie task batching die Konzentration stärkt und Kontextwechsel reduziert. Erfahren Sie, wie WEDO Teams dabei unterstützt, Arbeit besser zu organisieren, zu priorisieren und effizient abzuschließen.

Bild mit orangefarbenem Hintergrund und dem Titel „Task Batching Explained: How to Group Your Work for Maximum Focus“, mit einem Zahnrad-Symbol mit einer Person darin, verbunden mit drei abgehakten Kästchen, die gruppierte Aufgaben darstellen.

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Task Batching: Ähnliche Aufgaben effektiv bündeln

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

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