Dieser Artikel erklärt, wie WEDO nach einem Qualitätsaudit Verbesserungsvorschläge weiterverfolgt. Mit Hilfe von WEDO den Verbesserungsvorschlägen zu folgen, hat folgende Vorteile:

* Zentrale Erfassung der Informationen
* Verteilung der Verbesserungsvorschläge unter den Kollegen
* Klare Priorisierung nach Rechnerumgebung
* Rückverfolgbarkeit der durchgeführten Abhilfemaßnahmen
* Prozesses ohne Dokument in Papierform
* Klares Bild der Maßnahmen für jeden einzelnen

## Arbeitsbereich erstellen: Name, Mitglieder, Farbe (nur einmalig)

Klicken Sie im linken Menü auf **Arbeitsbereichen**. Dann klicken Sie in der Aktionsleiste auf **\+ Arbeitsbereich hinzufügen**. Wählen Sie einen Namen und eine Definition für Ihr Bereich und klicken Sie auf **Speichern und Fortsetzen**.

Bestimmen Sie, welche Mitglieder Zugang zu diesem Arbeitsbereich haben. Bitte beachten Sie, dass Sie externe Personen zu Ihrem Unternehmen per E-mail-Adresse einladen können. Klicken Sie auf **Weiter**.

Wählen Sie am Schluss eine Farbe für Ihren Bereich. Tipp: Wählen Sie einen Farbcode (Sitzung in Blau, Projekt in Rot, interner Dienst in Grün etc.). Klicken Sie auf **In die Arbeitsbereich gehen**.

Als Beispiel entscheide ich mich dafür, einen _Auditbereich 2016_ zu schaffen.

## Verbesserungsvorschläge in einem Bereich auflisten

Sie können nun alle Verbesserungsvorschläge im Bereich _Audits 2016_ erfassen. Hier ein Überblick über mein Beispiel:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive1_e1541096998549_5477d520d7.png)

## Die Verantwortlichen definieren

Klicken Sie in der Aktionsleiste auf den Schaltfläche **Organisieren** und wählen Sie dann **Zuweisen**. Das folgende Fenster öffnet sich, um einen Verantwortlichen für jeden Verbesserungsvorschlag auszuwählen:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive2_e1541097017327_19dab8c80d.png)

## Prioritäten setzen

In gleicher Weise klicken Sie auf den Schaltfläche **Organisieren** und wählen dann **Priorisieren**. Das folgende Fenster öffnet sich, um für jeden Verbesserungsvorschlag eine Priorität auszuwählen :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive3_e1541097033975_ffd5bb8f45.png)

## Jeder Mitarbeiter hat eine klare Vorstellung von seiner Arbeit

Alle übertragenen Aufgaben werden automatisch an die richtigen Personen geschickt. Jeder Verantwortliche kann sich anschauen, was ihm in seiner Aufgabenliste zugewiesen wurde. Jeder kann die Fortschritte der Verbesserungsvorschläge jederzeit im _Auditbereich 2016_ verfolgen. Hier die Liste der offenen Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Prioritäten:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive4_e1541097053270_bfd0152c6b.png)

Freigegebene Aufgaben werden automatisch archiviert, um den Verlauf zu speichern.

## Ein bisschen weiter gehen

### Überwachung der Maßnahmen zur Mängelbehebung

Bitten Sie die Verantwortlichen, in den Kommentaren die ergriffenen Maßnahmen zu vermerken, damit diese zum Zeitpunkt der Lektüre vorliegen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive5_e1541097069619_eb79b3da20.png)

### Bereich pro Jahr schaffen

Schaffen Sie pro Jahr Bereich für die Audits. Dies können Sie tun, indem Sie der Aufgabe einfach den zweiten Bereich hinzufügen. Beispiel _Audits 2016_ und _Audits 2017_ (Methode zur Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit der übertragenen Aktionen):

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive6_e1541097092270_e1836c9d4b.png)

## Abschluss

Dank WEDO werden die Verbesserungsvorschläge effizient verwaltet und verteilt. Alles ohne Dokumente zum Ausfüllen, Aktualisieren oder Klassifizieren. Dadurch erfahren die Mitarbeitenden ihre Verantwortung und können ihre Termine leichter bewältigen. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird auch durch die Aufgabenbündelung für eine definierte Gruppe gestärkt.

Überwachung des Qualitätsprüfungsprozesses und seiner Verbesserungsvorschläge ohne Papierunterlagen.

Vier Personen stehen um einen Konferenztisch und besprechen ein Projekt, überlagert mit dem Text „WEDO für Qualitätsaudits“ und „Anwendungsbeispiele“

large_14-wedo-fur-die-qualitatsaudits.png

medium_14-wedo-fur-die-qualitatsaudits.png

small_14-wedo-fur-die-qualitatsaudits.png

thumbnail_14-wedo-fur-die-qualitatsaudits.png

14-wedo-fur-die-qualitatsaudits.png

WEDO für die Qualitätsaudits

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Neue Funktion: Sitzung 2.0: Zeit sparen und Effizienz steigern


Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Arbeit wird jeden Tag erledigt. Aber wie wird sie erledigt? Das ist oft unklar.

Aufgaben sind über Chats, E-Mails und Sitzungen verstreut. Es gibt Fortschritte, aber nicht immer effizient. Ein Schritt wird übersprungen. Jemand erledigt dieselbe Aufgabe doppelt. Fristen verschieben sich, und niemand weiss genau, warum.

Das ist der Preis dafür, keinen Workflow zu haben oder diesen nicht gut zu verwalten.

Das Workflow-Management schafft im Grunde eine Struktur, wo vorher keine existiert. Es hilft Teams, einem klaren Ablauf zu folgen, unnötige Abstimmungen zu reduzieren und Begonnenes ohne Zeitverschwendung abzuschliessen.

Ganz gleich, ob Sie routinemässige Genehmigungen, mehrstufige Projekte oder die teamweite Koordination bearbeiten – einen Workflow zu haben und diesen gut zu verwalten spart Zeit, reduziert Verwirrung und hält die Arbeit in Bewegung. Dieser Leitfaden erläutert, was Workflow-Management tatsächlich bedeutet, warum es wichtiger ist, als die meisten Teams denken, und wie die richtigen Tools Ihnen helfen können, es zu einem festen Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit zu machen.

## Was bedeutet Workflow-Management wirklich?

Workflow-Management bedeutet, festzulegen, wie Arbeit vom Anfang bis zum Abschluss verläuft. Jede Aufgabe hat einen Zweck, einen Platz im Prozess und eine verantwortliche Person, die sie vorantreibt. Anstatt sich auf das Gedächtnis, Posteingänge oder verstreute Notizen zu verlassen, werden die einzelnen Schritte klar abgebildet und für das Team sichtbar gemacht.

Jeder Geschäftsprozess besteht aus wiederholbaren Schritten – Dokumente prüfen, Genehmigungen einholen und Aufgaben koordinieren. Diese Abläufe können einfach oder komplex sein, sind jedoch immer leichter zu verwalten, wenn sie klar definiert sind. Genau hier hilft das Workflow-Management. Es bringt Struktur in diese Muster, sodass die Arbeit vorhersehbarer, wiederholbar und mit weniger Stress zu erledigen ist.

Manche Workflows umfassen nur wenige Schritte. Andere erstrecken sich über mehrere Abteilungen, beziehen mehrere Personen ein oder erfordern die Fortschrittsverfolgung über verschiedene Tools hinweg. In allen Fällen steigert Klarheit die Geschwindigkeit und reduziert die Fehlerquote.

Ein gutes Workflow-Management-System oder eine Workflow-Management-Software hilft Teams, diese Struktur in die Praxis umzusetzen. Es unterstützt dabei, Aufgaben mit klarer Verantwortlichkeit zu erstellen, den Fortschritt während des gesamten Ablaufs zu verfolgen und alles sichtbar zu halten – ohne ständige Nachfragen. Anstatt Schritte zu wiederholen oder Fristen zu verpassen, bleibt das Team auf Kurs und weiss genau, wie der Stand der Dinge ist.

## Warum das Management von Workflows ohne System schwierig ist

Den meisten Teams ist nicht bewusst, wie viel Zeit sie allein damit verlieren, herauszufinden, was als Nächstes zu tun ist. Ohne ein klares System bleibt Arbeit an den üblichen Stellen stecken: Warten auf eine Genehmigung, ein fehlendes Detail, eine falsche Zuweisung oder eine doppelt erledigte Aufgabe, die niemand bemerkt.

Die Symptome zeigen sich meist schleichend: Fragen werden doppelt gestellt, Aktualisierungen stimmen nicht überein, Fristen werden ohne Vorwarnung überschritten. Alle sind beschäftigt, doch die Ergebnisse sind verstreut.

Wenn Teams auf Chatverläufe, Tabellen oder ihr Gedächtnis setzen, um ihren Prozess zu verwalten, bricht dieser irgendwann zusammen. Es gibt keine gemeinsame Sicht darauf, was bereits erledigt ist, was als Nächstes ansteht oder wo etwas blockiert ist. Genau hier wird Workflow-Management mehr als nur ein „Nice-to-have“. Es wird zum entscheidenden Mittel, um Arbeit tatsächlich voranzubringen – ohne zusätzlichen Aufwand.

Effektives Workflow-Management gibt jeder Aufgabe ihren Platz im Gesamtbild. Es reduziert manuelle Nachverfolgungen, vermeidet doppelte Aufgaben und hält das Team auf Kurs. Aktualisierungen erfolgen in Echtzeit, sodass alle denselben Status sehen, ohne danach fragen zu müssen.

Selbst einfache Projekte laufen mit Struktur reibungsloser. Ein gemeinsam genutzter Prozess verschafft Klarheit, entlastet den Kopf und nimmt das Rätselraten aus der täglichen Arbeit.

## Die zwei grundlegenden Workflow-Arten

Die meisten Workflows fallen in eine von zwei Kategorien: **sequentiell** oder **parallel**. Wer den Unterschied versteht, kann einen Prozess entwerfen, der für das Team wirklich funktioniert und unnötige Verzögerungen oder Verwirrung vermeidet.

![Infografik auf Deutsch über den Unterschied zwischen sequentiellen und parallelen Arbeitsabläufen mit Symbolen und Beispielen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/sequential_vs_parallel_workflows_whats_the_difference_de_7e1388ffd9.png)

### Sequentielle Workflows

Ein sequentieller Workflow verläuft in einer geraden Linie. Eine Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnen kann. Diese Struktur ist typisch für Prozesse wie Dokumentgenehmigungen, Content-Veröffentlichungen oder Ausgabenprüfungen, bei denen jeder Schritt vom vorherigen abhängt.

**Beispiel:**

Ein Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende könnte das Einrichten von Konten, das Einreichen von Unterlagen und die Zuweisung von Geräten beinhalten. Jede Aufgabe erfolgt in einer bestimmten Reihenfolge, und die nächste beginnt erst, wenn die vorherige als abgeschlossen markiert ist.

Sequentielle Workflows sind leicht zu verfolgen und ideal, wenn Genauigkeit und Reihenfolge wichtig sind. Werden sie jedoch nicht gut nachverfolgt, kann eine einzelne Verzögerung den gesamten Prozess ins Stocken bringen.

### Parallele Workflows

Parallele Workflows ermöglichen es, mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Sie kommen häufig zum Einsatz, wenn Arbeit mehrere Abteilungen betrifft oder wenn verschiedene Teammitglieder unabhängig voneinander Fortschritte erzielen können.

**Beispiel:**

Ein Produkt-Launch könnte das Erstellen von Textinhalten, das Design von Materialien, die Vorbereitung von Verkaufsunterlagen und das Planen von Ankündigungen umfassen – alles gleichzeitig, aber dennoch Teil desselben Projekts. Parallele Workflows helfen Teams, schneller voranzukommen, erfordern jedoch auch Koordination. Jede Aufgabe muss klar nachverfolgt werden, damit nichts ins Hintertreffen gerät.

Beide Workflow-Arten benötigen Struktur, um gut zu funktionieren. Wenn Teams sehen können, was gerade passiert, was wartet und wer verantwortlich ist, wird Arbeit schneller und mit weniger Unterbrechungen erledigt.

## Worauf Sie bei einem Workflow-Management-Tool achten sollten

Nicht jedes Tool, das Aufgaben verfolgt, ist auch dafür ausgelegt, Workflows zu verwalten. Ein gutes Workflow-Management-Tool sollte Ihnen helfen, Struktur aufzubauen, den Fortschritt einfach nachzuverfolgen und sich anzupassen, wenn sich Ihr Prozess ändert. Es sollte für Ihr Team arbeiten – nicht Ihr Team dazu zwingen, sich dem Tool anzupassen.

Darauf sollten Sie achten:

### ✔️ Ein klares Layout, das Ihren Prozess widerspiegelt

Visuelle Klarheit macht einen grossen Unterschied. Sie sollten die Schritte Ihres Workflow-Prozesses auf einen Blick erkennen können. Tools, die Listenansichten, Board-Ansichten, [Gantt-Diagramme](https://wedo.com/de/features/project-management) oder das Verschieben von Aufgaben per Drag-and-Drop anbieten, erleichtern es, die Arbeitsweise Ihres Teams realistisch abzubilden.

Wenn Ihr Prozess Phasen wie „Zur Prüfung“, „Warten auf Feedback“ oder „Abgeschlossen“ umfasst, sollte Ihr Tool diese problemlos in den Workflow integrieren können – ohne Umwege.

### ✔️ Grundlegende Aufgabenverwaltungsfunktionen, die nicht im Weg stehen

Im Kern jedes Workflows steht eine Reihe von Aufgaben. Sie müssen diese schnell erstellen, einem Teammitglied zuweisen, ein Fälligkeitsdatum hinzufügen und sie als erledigt markieren können. Diese Funktionen sollten leicht zugänglich sein und nicht hinter zu vielen Schritten versteckt werden.

Manche Workflows sind kurz und einfach. Andere umfassen mehrere Teammitglieder, Teilaufgaben und Abhängigkeiten. Ihr Tool sollte alle Varianten unterstützen, ohne den Ablauf zu verlangsamen.

### ✔️ Echtzeit-Transparenz

Wenn Sie eine Aufgabe aktualisieren, einen Schritt neu zuweisen oder etwas abhaken, sollte diese Änderung sofort sichtbar sein. Teams arbeiten schnell, und veraltete Informationen führen zu Verwirrung. [Echtzeit-Updates](https://wedo.com/de/features/meetings) reduzieren den Bedarf an Nachfragen und helfen allen, den aktuellen Stand zu sehen.

### ✔️ Unterstützung für Automatisierung

Viele Workflows enthalten Schritte, die sich jedes Mal wiederholen – zum Beispiel das Senden einer Erinnerung, das Zuweisen der nächsten Aufgabe oder das Ändern des Status, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Ein Tool, das automatisierte Workflows unterstützt, kann diese wiederkehrenden Schritte ohne manuellen Aufwand erledigen. Das spart Zeit und reduziert Fehler im Arbeitsalltag.

### ✔️ Geeignet für verschiedene Arbeitsweisen

Manche Teams folgen einem festen Prozess Schritt für Schritt. Andere bearbeiten mehrere Aufgaben parallel, wobei unterschiedliche Personen gleichzeitig arbeiten. Ein gutes Tool sollte beides unterstützen. Sie sollten Ihren Prozess so abbilden können, wie er tatsächlich abläuft – nicht gezwungen werden, ihn in eine unpassende Struktur zu pressen.

### ✔️ Anpassung ohne technischen Aufwand

Das Tool sollte es Ihnen ermöglichen, individuelle Workflows zu erstellen, die zu den Abläufen Ihres Teams passen. Wenn Sie jedes Mal Admin-Zugriff anfragen oder die gesamte Einrichtung neu aufbauen müssen, sobald sich Ihr Prozess ändert, bremst Sie das aus. Suchen Sie nach einer Lösung, die Ihnen Kontrolle gibt, ohne zusätzliche Hürden.

### ✔️ Funktioniert teamübergreifend und wächst mit Ihnen

Wenn Ihr Team wächst oder Ihre Arbeit komplexer wird, sollte das Tool weiterhin funktionieren. Ein gutes Workflow-Management-System skaliert mit Ihrem Prozess, Ihrem Team und Ihren Prioritäten – inklusive Transparenz über Abteilungsgrenzen hinweg und Funktionen, die auch unter hoher Belastung stabil bleiben.

### ✔️ Cloud-basierter Zugriff für Remote- oder Hybrid-Teams

Wenn Ihr Tool nur in einer Umgebung oder auf einem Gerät funktioniert, ist das eine Einschränkung. Ein cloudbasiertes System erleichtert die Zusammenarbeit, egal ob das Team im selben Büro sitzt oder über verschiedene Zeitzonen verteilt arbeitet.

![Infografik auf Deutsch mit den wichtigsten Kriterien für ein gutes Workflow-Management-Tool, mit Symbolen dargestellt.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/what_to_consider_when_choosing_a_project_management_tool_en_1_31ecf6c4cb.png)

## Wie WEDO intelligentere Workflows unterstützt (ohne zusätzliche Komplexität)

Ein Workflow-Tool funktioniert nur, wenn das Team es auch tatsächlich nutzt. [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Teams Struktur, ohne sie zu zwingen, ihre Arbeitsweise zu ändern. Die Funktionen wirken vertraut, die Einrichtung geht schnell, und der Prozess fügt sich in Ihren Arbeitsalltag ein – nicht umgekehrt.

In WEDO gibt Ihnen jeder Arbeitsbereich die Werkzeuge, um einen klaren Prozess zu erstellen und zu verfolgen. Sie können Aufgaben nach Phase, Priorität oder Zeitplan organisieren – mit einer flexiblen [Kanban-Ansicht](https://wedo.com/de/features), Listenansicht oder [Gantt-Diagramm-Ansicht](https://wedo.com/de/features/project-management). Aufgaben lassen sich per Drag-and-Drop verschieben, Verantwortliche zuweisen und Details anpassen, während die Arbeit voranschreitet.

Aufgaben stehen nicht isoliert im Raum. Sie sind mit Ihren Sitzungen, Notizen und Follow-ups verknüpft. Wenn in einer Teamdiskussion ein Aktionselement entsteht, können Sie es sofort in eine Aufgabe umwandeln – der Kontext ist bereits angehängt. Kein Toolwechsel, kein manuelles Kopieren von Details.

Workflows können einfach oder stärker strukturiert sein. Sie können einen sequentiellen Ablauf einrichten, bei dem eine [Aufgabe von der vorherigen abhängt](https://wedo.com/de/features/tasks), oder den Ablauf offen lassen, damit mehrere Teammitglieder parallel arbeiten können. Sie müssen sich nicht zwischen Flexibilität und Struktur entscheiden – WEDO unterstützt beides.

Die Plattform bietet Echtzeit-Updates, klare Verantwortlichkeiten und Transparenz im gesamten Team. Und da sie cloudbasiert ist, können Sie von überall auf Ihren Workflow zugreifen – ob in einer Sitzung, im Remote-Office oder einfach, um alles im Blick zu behalten.

Wenn Ihr Team bereit ist, den Weg der Arbeit vom Start bis zum Abschluss zu optimieren, gibt Ihnen WEDO die Werkzeuge dafür – ohne unnötige Komplexität.

**Bereit, Ihre Workflows intelligenter und einfacher zu verwalten?**

Starten Sie noch heute Ihre [kostenlose WEDO-Testversion](https://wedo.com/de/signup).

Erfahren Sie, was Workflow-Management wirklich bedeutet, wie es bessere Teamarbeit unterstützt und wie Tools wie WEDO den Arbeitsalltag optimieren.

Bild mit grünem Hintergrund und Titel „6 Asana-Alternativen für eine effiziente Team-Zusammenarbeit“ mit Symbol für Arbeitsabläufe.

large_31-6-asana-alternativen-fuer-eine-effiziente-team-zusammenarbeit.png

medium_31-6-asana-alternativen-fuer-eine-effiziente-team-zusammenarbeit.png

small_31-6-asana-alternativen-fuer-eine-effiziente-team-zusammenarbeit.png

thumbnail_31-6-asana-alternativen-fuer-eine-effiziente-team-zusammenarbeit.png

31-6-asana-alternativen-fuer-eine-effiziente-team-zusammenarbeit.png

Was ist Workflow Management System und warum ist es wichtig?

Die meisten Menschen haben kein Problem damit, Dinge zu finden, die sie erledigen müssen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, herauszufinden, welche Aufgaben Ihre Zeit und Energie wirklich verdienen.

Vielleicht beginnen Sie den Tag mit dem Vorsatz, sich auf etwas Wichtiges zu konzentrieren, werden dann jedoch von kurzfristigen Anfragen, schnellen E-Mails oder Sitzungen abgelenkt, die Sie gar nicht auf dem Radar hatten. Ehe Sie sich versehen, ist der Tag vorbei – und die Arbeit, die am wichtigsten war, bleibt unangetastet.

Die Wichtig-Dringend-Matrix – auch bekannt als Eisenhower-Matrix, benannt nach Dwight D. Eisenhower, dem ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten – hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgabenliste anhand von Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Sein oft zitierter Leitsatz bringt es auf den Punkt: „Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig.“

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie die Eisenhower-Methode funktioniert, warum sie immer noch eines der besten Werkzeuge für ein besseres Zeitmanagement ist und wie WEDO es Ihnen leicht macht, die dringend wichtig matrix direkt in Ihren täglichen Arbeitsablauf zu integrieren.

## Was ist die Dringend-Wichtig-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix, auch bekannt als Eisenhower-Methode oder **Dringend-Wichtig-Matrix**, ist ein einfaches Modell zur Sortierung von Aufgaben anhand von zwei Schlüsselfragen:

- Ist es dringend?
- Ist es wichtig?

Die Idee besteht darin, das wirklich Wichtige von dem zu trennen, was nur im Moment Ihre Aufmerksamkeit verlangt. Die Matrix bietet Ihnen eine visuelle Möglichkeit, genau das zu tun. Es handelt sich um ein 2x2-Raster, das Ihnen hilft, jede Aufgabe in eine von vier Kategorien einzuordnen:

- **Wichtig und dringend**: Sofort erledigen
- **Wichtig, aber nicht dringend**: Einplanen
- **Dringend, aber nicht wichtig**: Delegieren
- **Nicht wichtig und nicht dringend**: Streichen

![Eisenhower-Matrix für die Priorisierung von Aufgaben: jetzt erledigen, delegieren, für später einplanen oder Aufgaben aufschieben/ignorieren für ein besseres Zeitmanagement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_de_ae6aff47fb.png)

Auch wenn diese Methode von einem Zitat Dwight D. Eisenhowers – fünf Sterne General und ehemaliger Präsident der Vereinigten Staaten – inspiriert wurde, wurde sie durch Stephen Covey in seinem Buch *Die 7 Wege zur Effektivität* popularisiert. Und das aus gutem Grund: Sie funktioniert.

Im Kern geht es bei der Priorisierungsmatrix um Klarheit. Sie hilft Ihnen, sich auf das Richtige zu konzentrieren, Ablenkungen zu vermeiden und klügere Entscheidungen darüber zu treffen, wofür Sie Ihre Zeit einsetzen.

## Warum die Wichtig-Dringend-Matrix funktioniert

Wenn Sie genau darüber nachdenken, behandeln die meisten Aufgabenlisten oder Tools jede Aufgabe als gleich wichtig. Eine Frist, eine schnelle Antwort und ein strategisches Projekt stehen nebeneinander – und ohne ein klares System neigt man schnell dazu, dem nachzugehen, was sich gerade am dringendsten anfühlt. So geraten wichtige Aufgaben leicht unter einen Haufen von schnellen Erfolgen und Unterbrechungen.

Die dringend wichtig matrix funktioniert, weil sie Ihnen ermöglicht, einen Schritt zurückzutreten und Aufgaben nach ihrem tatsächlichen Wert und nicht nur nach Zeitdruck zu bewerten. Sie verwandelt eine lange Aufgabenliste in etwas, das Sie gezielter angehen können.

Indem Sie dringende Aufgaben von wichtigen Aufgaben trennen, erkennen Sie, wie viel Ihrer Zeit für die Lösung sofortiger Probleme verwendet wird – im Gegensatz zu echtem Fortschritt. Das ist besonders hilfreich, wenn Ihr Tag sich mit zeitkritischer Arbeit füllt, die eigentlich nicht wichtig ist – Dinge wie E-Mail-Triage, unnötige Sitzungen oder das Nachfassen von Updates, die hätten automatisiert werden können.

Es ist auch ein hervorragendes Werkzeug zur Verwaltung von Zeit und Energie. Nicht jede Aufgabe verdient Ihre volle Aufmerksamkeit. Wenn Sie sich auf das Richtige konzentrieren – insbesondere auf das Wichtige, aber nicht Dringende – vermeiden Sie den ständigen Krisenmodus und schaffen mehr Raum für strategische Arbeit.

Mit der Zeit hilft Ihnen die Matrix, sich von reaktiven Gewohnheiten zu lösen und zu einem proaktiveren Umgang mit Ihrer Zeit zu finden. Und sobald Sie erkennen, wohin Ihre Zeit fließt, können Sie klarere Entscheidungen treffen, wie Sie sie anpassen.

## Ein genauerer Blick auf die vier Quadranten

Die Stärke der dringend wichtig matrix liegt in ihrer Einfachheit – und in der Ehrlichkeit, die sie von Ihnen verlangt, wenn es darum geht, was wirklich Ihre Aufmerksamkeit braucht. So funktioniert jeder Quadrant und so können Sie ihn nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen.

### Quadrant 1: Dringend und wichtig

Dies sind Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern: Fristen, Krisen, zeitkritische Ergebnisse – alles, was nicht warten kann und bei Missachtung klare Konsequenzen hat.

Diese Aufgaben sollten Sie sofort erledigen. Wenn Sie jedoch Ihren Tag ständig in diesem Quadranten verbringen, läuft etwas falsch. Vermutlich widmen Sie Quadrant 2 zu wenig Zeit – dort findet die eigentliche langfristige Arbeit statt.

Beispiele: Ein Bericht, der heute fällig ist, die Behebung eines kritischen Fehlers oder die Reaktion auf ein Kundenproblem, das die Lieferung betrifft.

### Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend

Hier geschieht der eigentliche Fortschritt. Diese Aufgaben haben keinen sofortigen Abgabetermin, sind jedoch direkt mit Ihren Zielen verbunden. Strategische Planung, Beziehungsaufbau, Lernen und langfristige Projekte gehören in diesen Bereich.

Die Herausforderung? Diese Aufgaben sind leicht aufzuschieben. Sie drängen sich nicht auf. Aber sie sind es, die zukünftige Notfälle verhindern und über Zeit echten Einfluss haben.

Sie sollten Zeit für diesen Quadranten einplanen und schützen.

Beispiele: Die Ausarbeitung eines neuen Vorschlags, das Mentoring eines Teammitglieds oder die Erstellung eines Fahrplans für das nächste Quartal.

### Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig

Diese Aufgaben wirken dringend, erfordern aber eigentlich nicht Ihre Beteiligung. Sie sind oft Unterbrechungen, die als Prioritäten getarnt sind – Dinge, die dringend, aber im Gesamtbild nicht wichtig sind.

Sie sollten diese Aufgaben wenn möglich delegieren oder minimieren. Nur weil etwas laut oder zeitkritisch ist, heißt das nicht, dass es Ihre direkte Aufmerksamkeit verdient.

Beispiele: Sitzungseinladungen, bei denen Ihre Anwesenheit nicht erforderlich ist, Nachrichten mit Anfragen zu Informationen, die andere haben, oder Last-Minute-Aufgaben, die automatisiert werden könnten.

### Quadrant 4: Nicht dringend und nicht wichtig

Das sind Ablenkungen. Sie tragen nicht zu Ihren Zielen bei und sind nicht zeitkritisch. Das bedeutet nicht, dass Sie nie durch soziale Medien scrollen oder sich entspannen dürfen – aber solche Aufgaben sollten nicht in Ihren Arbeitstag integriert werden, als würden sie dazugehören.

Sie sollten diese Aufgaben eliminieren oder stark begrenzen, wenn Sie sinnvolle Arbeit leisten möchten.

Beispiele: Gewohnheitsmässiges Scrollen durch soziale Medien, das Anklicken irrelevanter Benachrichtigungen oder das Verbringen von Zeit mit Aufgaben, die vor allem dazu dienen, beschäftigt zu wirken.

## Häufige Fehler bei der Anwendung der Wichtig-Dringend-Matrix

Die dringend wichtig matrix sieht einfach aus – und das ist sie auch. Aber wie jedes Priorisierungswerkzeug funktioniert sie nur, wenn Sie sie konsequent und ehrlich anwenden. Einige kleine Fehltritte können ihre Wirksamkeit erheblich beeinträchtigen, insbesondere wenn Sie viele Aufgaben gleichzeitig bewältigen oder im Team arbeiten.

Hier sind einige häufige Fehler, auf die Sie achten sollten:

### 1. Dringlichkeit mit Wichtigkeit verwechseln

Das ist wahrscheinlich das häufigste Problem. Dringlichkeit erzeugt Druck. Sie lässt etwas wichtig erscheinen, selbst wenn es das nicht ist. So behandeln Sie kleinere Anfragen oder Last-Minute-Aufgaben wie Top-Prioritäten, während die wirklich wichtigen Arbeiten immer wieder verschoben werden.

Um das zu vermeiden, halten Sie einen Moment inne. Fragen Sie sich: Ist das nur zeitkritisch – oder wirklich wirkungsvoll? Wenn es nicht mit einem Ziel oder Ergebnis verknüpft ist, das Ihnen wichtig ist, gehört es vielleicht in Quadrant 3 – oder gar nicht auf Ihre Aufgabenliste.

### 2. Die Prioritäten anderer über die eigenen stellen

Es ist leicht, den Tag damit zu verbringen, auf Anfragen anderer zu reagieren – besonders in einer kollaborativen Arbeitsumgebung. Aber nicht jede Aufgabe, die für jemand anderen dringend wirkt, muss in Ihrem Quadrant 1 landen.

Ein geteiltes Gefühl der Dringlichkeit bedeutet nicht automatisch geteilte Wichtigkeit. Wenn eine Aufgabe nicht mit Ihrer Rolle oder Ihren Verantwortlichkeiten übereinstimmt, suchen Sie nach Möglichkeiten, sie zu delegieren, umzuleiten oder höflich abzulehnen.

### 3. Quadrant 2 ignorieren

Das ist der Quadrant, mit dem die meisten Menschen zu kämpfen haben – nicht weil er schwer ist, sondern weil er still ist. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben lassen sich leicht aufschieben, weil sie sich nicht unmittelbar anfühlen. Dabei sind sie es, die langfristigen Fortschritt bringen.

Wenn Sie ständig mit dringenden Aufgaben überlastet sind, haben Sie wahrscheinlich zu wenig Zeit in Quadrant 2 verbracht. Dinge wie Planung, Lernen, Beziehungsaufbau oder vorbeugende Maßnahmen werden vernachlässigt – und tauchen später als Notfälle in Quadrant 1 wieder auf.

Schützen Sie Zeit für diese Aufgaben, bevor alles andere sie verdrängt.

### 4. Die Matrix als einmalige Übung nutzen

Die Matrix ist nichts, was man einmal benutzt und dann vergisst. Prioritäten ändern sich. Neue Aufgaben tauchen auf. Was vor zwei Tagen „wichtig, aber nicht dringend“ war, ist heute vielleicht beides.

Deshalb hilft es, Ihre Matrix regelmäßig zu überprüfen – auch nur in einer kurzen Wochenvorschau. Wenn Sie ein Aufgabenverwaltungs-Tool verwenden, aktualisieren Sie die Prioritäten als Teil Ihres laufenden Arbeitsablaufs, statt sich auf Erinnerung oder Schätzungen zu verlassen.

### 5. Alles automatisieren und trotzdem die Prioritäten ignorieren

Selbst in Teams, die Automatisierung oder Produktivitäts-Tools einsetzen, bleibt Priorisierung entscheidend. Nur weil eine Aufgabe in Ihrem System erscheint, heißt das nicht, dass sie jetzt – oder überhaupt – erledigt werden muss. Automatisierung spart Zeit, ersetzt aber nicht Ihr Urteilsvermögen.

Die dringend wichtig matrix hilft Ihnen dabei, dieses Urteilsvermögen konsequenter anzuwenden.

## Die Wichtig-Dringend-Matrix in WEDO verwenden

Die dringend wichtig matrix ist ein Werkzeug, das Sie in WEDO aktiv nutzen können, um Ihre Arbeit mit weniger Reibung zu organisieren und zu priorisieren. Anstatt Aufgaben im Kopf zu jonglieren oder manuell in Tabellen zu kennzeichnen, ermöglicht WEDO es Ihnen, Ihre Prioritäten direkt in Ihrem Arbeitsbereich zu sortieren, zu aktualisieren und zu verwalten.

### Jede Aufgabe mit integrierten Matrix-Kennzeichnungen priorisieren

Jede Aufgabe in WEDO kann entsprechend der Logik der Matrix gekennzeichnet werden:

- Wichtig und dringend
- Wichtig, aber nicht dringend
- Dringend, aber nicht wichtig
- Nicht dringend und nicht wichtig

Um eine Priorität zuzuweisen, klicken Sie einfach auf die Aufgabe, um den Detailbereich zu öffnen – oder verwenden Sie das kleine Symbol rechts neben der Aufgabe, wenn bereits eine Priorität vergeben wurde. So können Sie leicht erkennen, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert, was warten kann oder was ganz entfernt werden sollte.

![Darstellung der Eisenhower-Matrix mit vier farbigen Quadranten zur Unterscheidung von Wichtigkeit und Dringlichkeit.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/DE_1_43ee73a76e.png)

### Aufgaben im Stapel mit dem Organisieren-Werkzeug priorisieren

Wenn Sie eine lange Liste von Aufgaben zu sortieren haben, hilft Ihnen WEDO dabei, schneller voranzukommen. Klicken Sie einfach auf die drei vertikalen Punkte oben rechts, wählen Sie *Organisieren* und dann *Priorisieren*. Von dort aus können Sie Ihre Liste schnell durchgehen und jeder Aufgabe die richtige Priorität zuweisen.

![Beispiel für die Anwendung der Matrix in WEDO mit Prioritätskennzeichnungen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/DE_2_a183e2ed69.png)

Das ist besonders nützlich beim Einrichten eines neuen Projekts oder beim Überprüfen überfälliger Aufgaben, die möglicherweise neu klassifiziert werden müssen.

### Zauberstab verwenden, um ganze Abschnitte schnell zu priorisieren

In Ihren persönlichen oder gemeinsamen Arbeitsbereichen finden Sie am Ende jedes Zeitabschnitts (wie *Heute*, *Morgen* oder *Demnächst*) ein Zauberstab-Symbol. Damit können Sie direkt in eine Priorisierungsansicht für diesen Abschnitt springen – ohne jede Aufgabe einzeln öffnen zu müssen.

![Nutzung des Organisieren-Werkzeugs in WEDO zur schnellen Aufgabenpriorisierung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/DE_3_4f0ca0fbdf.png)

Es ist ein kleines Detail, aber es macht es deutlich realistischer, Ihre dringend wichtig matrix im Laufe eines schnelllebigen Tages aktuell zu halten.

### Machen Sie die Matrix zu einem festen Bestandteil Ihres Alltags

Da WEDO alles in Ihrem Arbeitsbereich sichtbar und aktuell hält, wird es einfacher, regelmässige Priorisierung in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren. Sie benötigen kein separates Tool oder Template, um die dringend wichtig matrix zu verwenden – sie ist bereits in Ihre Aufgabenverwaltung integriert.

**Das Ergebnis?** Weniger Zeit mit der Entscheidung, was als Nächstes zu tun ist – und mehr Sicherheit, dass Ihre Zeit den richtigen Dingen gewidmet ist.

**Bereit, die Matrix in die Praxis umzusetzen?**

[Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase](https://wedo.com/de/signup) und erleben Sie, wie einfach es ist, Aufgaben zu sortieren, fokussiert zu bleiben und Ihren Tag in den Griff zu bekommen.

Erfahren Sie, wie Sie mit der Dringend-Wichtig-Matrix Aufgaben priorisieren, Ihre Zeit besser managen und fokussiert bleiben – mit den integrierten Tools von WEDO.

Bild mit dem Text „Die Dringend-Wichtig-Matrix: Aufgaben effektiv priorisieren“ und einer grafischen Darstellung einer Vierfeldermatrix mit Pfeilen.

large_30-die-dringend-wichtig-matrix-aufgaben-effektiv-priorisieren.png

medium_30-die-dringend-wichtig-matrix-aufgaben-effektiv-priorisieren.png

small_30-die-dringend-wichtig-matrix-aufgaben-effektiv-priorisieren.png

thumbnail_30-die-dringend-wichtig-matrix-aufgaben-effektiv-priorisieren.png

30-die-dringend-wichtig-matrix-aufgaben-effektiv-priorisieren.png

Die Dringend-Wichtig-Matrix: Aufgaben effektiv priorisieren

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

::button-primary[WEDO kostenlos testen]{link="/signup"}

::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

large_1-die-digitale-assistenz-im-management-und-assistenz-alltag.png

medium_1-die-digitale-assistenz-im-management-und-assistenz-alltag.png

small_1-die-digitale-assistenz-im-management-und-assistenz-alltag.png

thumbnail_1-die-digitale-assistenz-im-management-und-assistenz-alltag.png

1-die-digitale-assistenz-im-management-und-assistenz-alltag.png

Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

Bereit für mehr Effizienz?Starten Sie heute Ihre kostenlose Testversion.