Sitzungsprotokolle sind ein wesentlicher Bestandteil jeder [effektiven Sitzung](https://wedo.com/de/blog/6-tipps-fuer-eine-effiziente-teamsitzung). Sie dienen als schriftliche Aufzeichnung einer Sitzung, in der die wichtigsten Diskussionen, getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aktionspunkte aufgeführt sind. Ganz gleich, ob Sie an Vorstandssitzungen, unternehmensweiten Diskussionen oder Projektaktualisierungen teilnehmen, genaue und effiziente Protokolle stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Aber wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Notizen klar, präzise und effektiv sind? In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie Sitzungsprotokolle schreiben, und geben Ihnen praktische Tipps, mit denen Sie Zeit sparen, die Genauigkeit verbessern und eine zuverlässige Vorlage für Sitzungsprotokolle zum zukünftigen Gebrauch erstellen können. 

Ausserdem zeigen wir Ihnen, wie das Schreiben Ihrer Protokolle mit kollaborativen Tools wie WEDO noch einfacher wird.

## Was sind Sitzungsprotokolle?
Fangen wir ganz von vorne an. Was verstehen wir unter einem Sitzungsprotokoll? Ein Protokoll ist eine Zusammenfassung der während einer Sitzung beobachteten Gespräche und Diskussionen sowie der getroffenen Entscheidungen und ergriffenen Maßnahmen. 

Eine Sitzung gilt als erfolgreich, wenn im Anschluss daran ein Sitzungsprotokoll erstellt wird, das schnell verteilt wird und alle wichtigen Informationen enthält: Was wurde besprochen, wer hat was wann getan und welche Aufgaben ergaben sich aus den Entscheidungen? Im Sitzungsprotokoll wird Folgendes angegeben:

- Teilnehmer
- Abwesende (sowie entschuldigte Personen)
- Ort der Sitzung
- Datum und Uhrzeit der Sitzung

Jeder besprochene Punkt sollte Folgendes enthalten:

- Referent
- Eine Zusammenfassung der Hauptdiskussionen
- Getroffene Entscheidungen
- Die während der Sitzung an bestimmte Personen delegierten Aufgaben, wenn möglich mit einer Frist.

![blog-meeting-minuts-key-elements_de.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_meeting_minuts_key_elements_de_08eb577d87.png)

## Die wichtige Rolle des Organisators
Der Organisator spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg der Sitzung. Oft ist diese Person, die für die Vorbereitung der Sitzung verantwortlich ist, auch für das Verfassen des Protokolls und die Verteilung der endgültigen Version an alle Teilnehmer verantwortlich. 

Der Verfasser muss daher über mehrere Eigenschaften verfügen: Präzision, Systematik, Zuhörfähigkeit, Schnelligkeit und Organisationstalent. Dies sind alles wesentliche Voraussetzungen für eine reibungslose Durchführung der Sitzung von der Vorbereitung bis zum Abschluss. Wenn Sie die Traktandenliste vor der Sitzung im Kopf haben, kann dies auch die Effizienz beim Verfassen des Sitzungsprotokolls verbessern.

### 1. Traktandenliste vorbereiten
Damit eine Sitzung optimal abläuft, muss natürlich viel Zeit in die Vorbereitung investiert werden. Deshalb muss der Verfasser, unterstützt vom Organisator, die Traktandenliste gewissenhaft und unter Berücksichtigung der Ziele erstellen. 

Die Traktandenliste ermöglicht den Teilnehmern eine Überprüfung der zu besprechenden Themen im Voraus. Während der Sitzung, ob persönlich oder per Videokonferenz, werden die Punkte in chronologischer Reihenfolge besprochen, weshalb die Traktandenliste im Voraus unter Berücksichtigung dieses Aspekts erstellt werden muss. 

Um die Durchführung der Sitzung zu erleichtern, sollte der Verfasser der Traktandenliste Absätze und Dateien zufügen, um eine ausreichende Dokumentation bereitzustellen und sie den Teilnehmern zugänglich zu machen. Eine sorgfältig vorbereitete Traktandenliste fördert eine effiziente und arbeitsfähige Sitzung!

### 2. Traktandenliste vor der Sitzung prüfen
Die Traktandenliste sollte idealerweise gemeinsam erstellt werden. Jeder Teilnehmer sollte in der Lage sein, zu dem Traktandum beizutragen, für das er verantwortlich ist. Wenn Sie dies in Ihrer Organisation tun, sollte der Verfasser den Inhalt der Traktandenliste vor dem Tag der Sitzung prüfen. Auf diese Weise erhält er ein klareres Verständnis der Sitzungsnotizen und kann das Verfassen des Protokolls optimieren.

### 3. Fassen Sie die Essenz der Diskussionen zusammen
Um sicherzustellen, dass die Sitzungsprotokolle sowohl klar als auch verständlich sind, muss der Verfasser die Fähigkeit besitzen, komplexe Diskussionen in prägnante Zusammenfassungen zu verdichten. Es ist wichtig, die Kernpunkte jedes Gesprächs festzuhalten und dabei unnötige Details zu vermeiden, die die Sitzungsnotizen überladen könnten. Streben Sie ein Gleichgewicht zwischen Kürze und Klarheit an, damit auch diejenigen, die nicht anwesend waren, die wichtigsten Erkenntnisse und Entscheidungen leicht nachvollziehen können, wenn sie die schriftliche Aufzeichnung der Sitzung lesen.

Konzentrieren Sie sich bei der Zusammenfassung auf die wichtigsten Gesprächsthemen und Aktionspunkte, die sich herauskristallisiert haben. Dazu gehört auch, dass Sie hervorheben, wer jedes Thema vorgestellt hat, welche kritischen Punkte diskutiert wurden und welche Beschlüsse oder Entscheidungen getroffen wurden. Vermeiden Sie es, Wort für Wort den Wortwechsel wiederzugeben, da dies zu Verwirrung und übermäßiger Länge führen kann. Versuchen Sie stattdessen, eine klare und übersichtliche Zusammenfassung zu erstellen, die die Beobachter logisch durch die Sitzung führt.

### 4. Schreiben Sie systematisch
Ein systematischer Ansatz beim Verfassen des Protokolls kann die Qualität und Effizienz Ihres Berichts erheblich verbessern. Durch die Einhaltung eines strukturierten Formats stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Details erfasst und klar dargestellt werden. Dies hilft Ihnen, während der Sitzung den Überblick zu behalten, und erleichtert anderen die anschließende Überprüfung des Sitzungsprotokolls.

Sie könnten beispielsweise jeden Ihrer Punkte wie folgt verfassen:

- Absätze hinzufügen, um die Diskussion festzuhalten.
- Entscheidungen hervorheben, die während der Sitzung getroffen wurden.
- Aufgaben auflisten, die sich aus den Entscheidungen ergeben, und weisen Sie jede Aufgabe nach Möglichkeit Personen mit Fristen zu.

Wenn Sie diese einheitliche Struktur im Hinterkopf behalten, können Sie ein klares und umfassendes Protokoll der Sitzung erstellen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass nichts Wichtiges übersehen wird, vermeidet Verwirrung und stärkt die Verantwortlichkeit der Teilnehmer. Außerdem ist es einfacher, später auf das Protokoll zu verweisen, was Zeit spart und die Produktivität verbessert.

![Schlüsselelemente für Sitzungsprotokolle, einschließlich Teilnehmer, Ort, Datum, Moderator, delegierte Aufgaben, getroffene Entscheidungen und abwesende Personen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_meeting_minuts_systematic_approach_de_ef825e883a.png)

### 5. Hervorheben von Entscheidungen
Wie bereits erwähnt, ist es für ein effektives Sitzungsprotokoll von entscheidender Bedeutung, dass jede wichtige Entscheidung schriftlich festgehalten und deutlich hervorgehoben wird. Überprüfen Sie nach jedem wichtigen Diskussionspunkt, ob Entscheidungen getroffen wurden, und stellen Sie sicher, dass diese in den Sitzungsnotizen deutlich gekennzeichnet sind. 

Diese Vorgehensweise hilft zu klären, worauf man sich geeinigt hat, und verhindert Missverständnisse oder Verzögerungen bei zukünftigen Maßnahmen. Durch die Hervorhebung von Entscheidungen erleichtern Sie es den Teammitgliedern, wichtige Ergebnisse zu verfolgen und nachzuverfolgen, wodurch die Gesamteffizienz verbessert und das Risiko von Zeitverschwendung in nachfolgenden Sitzungen minimiert wird.

Denken Sie daran, dass klare Entscheidungen die Grundlage für erfolgreiche Sitzungen sind, und Ihre Protokolle sollten dies widerspiegeln, indem sie alle wichtigen Entscheidungen leicht auffindbar und verständlich machen.

### 6. Definieren und delegieren Sie Aufgaben während der Sitzung
Allzu oft wissen die Teilnehmer am Ende einer Sitzung nicht, was zu tun ist und vor allem, wer für die zu ergreifenden Maßnahmen verantwortlich ist. Damit die Mitarbeiter nach der Sitzung handlungsfähig sind, sollten Sie die von einer Sitzung zur nächsten auszuführenden Maßnahmen klar definieren. 

Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Aufgaben den richtigen Mitgliedern der Gruppe zugewiesen werden – auch wenn dies bedeutet, dass alle von der betreffenden Aufgabe betroffenen Personen angegeben werden müssen. Wenn möglich, geben Sie auch das Fälligkeitsdatum an, damit die verantwortliche Person die Frist kennt, innerhalb derer die Aufgabe abzuschließen ist. Durch klar definierte Aktionspunkte mit spezifischen Verantwortlichkeiten wird sichergestellt, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird, wodurch das Risiko von Missverständnissen verringert und Zeitverschwendung oder Verwirrung nach Beendigung der [Sitzung vermieden werden](https://wedo.com/de/blog/nachbereitung-der-aktionen-nach-der-sitzung).

### 7. Fassen Sie am Ende der Sitzung zusammen
Dieser Tipp richtet sich an diejenigen, die eine „Zusammenfassung“ machen möchten, um das erneute Lesen des Protokolls zu erleichtern. Dieser Ansatz hat auch den Vorteil, dass er die wichtigen Elemente, wie z. B. die wichtigsten Entscheidungen, die getroffen wurden, in den Köpfen der Teilnehmer verankert. 

Eine abschließende Zusammenfassung sollte sich auf die wichtigsten Entscheidungen und alle vorrangigen Aktionspunkte konzentrieren, die Aufmerksamkeit erfordern. Anstatt jedes Detail zu überprüfen, sollten Sie die Elemente hervorheben, die den Fortschritt vorantreiben, vorzugsweise in Form von Aufzählungspunkten, um Klarheit und leichte Lesbarkeit zu gewährleisten. Wenn Sie die Zusammenfassung kurz und prägnant halten, wird sie wirkungsvoller und hilft den Teilnehmern, auf dem Laufenden zu bleiben und sich auf zukünftige Diskussionen vorzubereiten.

### 8. Das Protokoll schnell Korrektur lesen und korrigieren
Wir müssen nicht extra darauf hinweisen, wie wichtig es ist, das Protokoll am Ende der Sitzung noch einmal durchzulesen. Auch wenn es manchmal mühsam sein kann, ist es am besten, dies direkt nach der Sitzung zu tun. Auf diese Weise hat der Verfasser die Essenz der Diskussionen noch im Kopf und kann präzise und effizient arbeiten.

Nach dem Korrekturlesen kann das Protokoll schnell mit allen Teilnehmern geteilt werden, sodass sie sofort einsatzbereit sind. Diejenigen, die nicht anwesend sind, können die Diskussionen zur Kenntnis nehmen und auch die Maßnahmen durchführen, für die sie möglicherweise verantwortlich sind.

## Kurzreferenz: Wichtige Schritte für bessere Sitzungsprotokolle
Werfen Sie einen kurzen Blick auf die folgende Grafik, um eine Zusammenfassung der acht wesentlichen Tipps zu sehen, die Ihnen beim Erstellen effektiver und prägnanter Sitzungsprotokolle helfen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_05_bild_8_tipps_zur_verbesserung_ihrer_sitzungsprotokolle_1024x576_1931db7e82.png)

## Zusammenfassung

Vereinfachen Sie Ihre Sitzungsprotokolle mit digitalen Tools
Nach der Überprüfung dieser acht Tipps sehen Sie, dass die Aufgabe des Organisators nicht immer die einfachste ist. Die Erstellung effektiver Sitzungsprotokolle kann zwar zeitaufwendig sein, es gibt jedoch digitale Tools, die diesen Prozess erleichtern.

Kollaborative Plattformen wie WEDO unterstützen Sie vor, während und nach der Sitzung, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – den Erfolg der Sitzung. Mit WEDO können Sie Ihre Protokolle in Echtzeit erstellen und so sicherstellen, dass kein wichtiges Detail übersehen wird. Mit den benutzerfreundlichen Funktionen können Sie Inhalte wie Absätze, Entscheidungen, Aufgaben und Anhänge einfach organisieren.

Eine herausragende Funktion ist das leistungsstarke Suchwerkzeug von WEDO, mit dem Sie mit nur wenigen Klicks schnell finden, was Sie benötigen, indem Sie frühere Sitzungen, Aufgaben oder Dateien durchsuchen. Verabschieden Sie sich von der zusätzlichen Zeit, die Sie mit dem Umschreiben von Notizen verbringen, und genießen Sie effizientere und [produktivere Sitzungen](https://wedo.com/de/features/meetings).

Sind Sie bereit, Ihre Sitzungen effizienter zu gestalten? [Probieren Sie WEDO](https://wedo.com/de/signup) noch heute aus und erleben Sie den Unterschied selbst!

Die Rolle des Protokollführers ist wichtig, aber die Aufgabe ist keineswegs einfach und erfordert eine Reihe von Fähigkeiten. Schreiben Sie regelmässig Besprechungsprotokolle? Dann ist dieser Artikel für Sie! Entdecken Sie 8 Tipps zur Verbesserung Ihrer Sitzungsprotokolle.

Beispiel eines gut strukturierten Sitzungsprotokolls mit klaren Punkten und Anweisungen, das zeigt, wie man Sitzungsprotokolle schreibt.

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8 Tipps zur Verbesserung Ihrer Sitzungsprotokolle

**HR Today ist das Leitmedium der Schweizer HR-Fachwelt. Am 28\. April 2021 wurde in der Sonderrubrik Remote Work ein Artikel zum Thema Remote Meetings veröffentlicht. Darin wird auf WEDO verwiesen, die ideale Kollaborationslösung für effizientere Remote-Meetings.**

Die Zusammenarbeit von dezentralen Teams ist für Unternehmen heute ein alltägliches Thema. WEDO ist eine Software zur Verwaltung von Sitzungen, Aufgaben und Projekten. Alle Mitarbeitenden können von jedem beliebigen Ort aus an der Vorbereitung der Besprechungen mitwirken, Protokolle schreiben oder die anstehenden Aufgaben verfolgen.

Die Digitalisierung in Unternehmen hat zunehmend zu einem intensiveren Informationsaustausch geführt. In letzter Zeit hat sich diese Situation durch die anhaltende Arbeit im Homeoffice weiter verschärft. Obwohl Lösungen wie Zoom und Microsoft Teams den Austausch und die Kommunikation erleichtern, bieten sie keine Lösung für die fehlende Informationsstruktur. Die Folge: Mitarbeiter ertrinken in einer Flut von Informationen und leiden oft an einer zeitraubenden Krankheit: der akuten "Meeting-Müdigkeit". Besprechungen und deren Nachbereitung nehmen viel Zeit in Anspruch, die Verwaltung von delegierten Aufgaben ist mühsam und es ist schwer zu wissen, wer was und bis wann macht. WEDO ist die Lösung, um effizient zusammenzuarbeiten. \[...\]

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_04_smartmockups_knhgyzdy_1024x682_099a323f24.png)

::button-primary[Lesen Sie den Rest des Artikels]{link="https://hrtoday.ch/de/article/eine-kollaborative-plattform-fuer-effiziente-sitzungen"}

Im April wirft HR Today einen Blick auf das sehr aktuelle Thema Homeoffice. Das Schweizer Magazin präsentiert die ideale Lösung von WEDO, um Remote-Meetings effizient zu managen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie unser Tool Ihre virtuellen Meetings vereinfacht.

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Eine kollaborative Plattform für effiziente Sitzungen

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

Entdecken Sie, wie kollaboratives Aufgabenmanagement die Produktivität von Teams durch bessere Workflows, Echtzeit-Transparenz und intelligentere Aufgabenmanagement-Tools verbessert.

Teammitglieder arbeiten mithilfe einer Software zur kollaborativen Aufgabenverwaltung produktiv zusammen.

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Warum kollaboratives Arbeiten der Schlüssel zur Teamproduktivität ist ?

Erfahren Sie, wie Sie die kollaborative Verwaltung von Aufgaben in Teams an entfernten Standorten mit praktischen Strategien, Tools und Tipps umsetzen können, um die Produktivität und Abstimmung zu verbessern.

3 Mitarbeiter tauschen sich über ihre jeweiligen Aufgaben in einem gemeinsamen Projekt aus

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Kollaboratives Aufgaben-management in Remote-Teams

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

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Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

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