Sitzungsprotokolle sind ein wesentlicher Bestandteil jeder [effektiven Sitzung](https://wedo.com/de/blog/6-tipps-fuer-eine-effiziente-teamsitzung). Sie dienen als schriftliche Aufzeichnung einer Sitzung, in der die wichtigsten Diskussionen, getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aktionspunkte aufgeführt sind. Ganz gleich, ob Sie an Vorstandssitzungen, unternehmensweiten Diskussionen oder Projektaktualisierungen teilnehmen, genaue und effiziente Protokolle stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Aber wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Notizen klar, präzise und effektiv sind? In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie Sitzungsprotokolle schreiben, und geben Ihnen praktische Tipps, mit denen Sie Zeit sparen, die Genauigkeit verbessern und eine zuverlässige Vorlage für Sitzungsprotokolle zum zukünftigen Gebrauch erstellen können. 

Ausserdem zeigen wir Ihnen, wie das Schreiben Ihrer Protokolle mit kollaborativen Tools wie WEDO noch einfacher wird.

## Was sind Sitzungsprotokolle?
Fangen wir ganz von vorne an. Was verstehen wir unter einem Sitzungsprotokoll? Ein Protokoll ist eine Zusammenfassung der während einer Sitzung beobachteten Gespräche und Diskussionen sowie der getroffenen Entscheidungen und ergriffenen Maßnahmen. 

Eine Sitzung gilt als erfolgreich, wenn im Anschluss daran ein Sitzungsprotokoll erstellt wird, das schnell verteilt wird und alle wichtigen Informationen enthält: Was wurde besprochen, wer hat was wann getan und welche Aufgaben ergaben sich aus den Entscheidungen? Im Sitzungsprotokoll wird Folgendes angegeben:

- Teilnehmer
- Abwesende (sowie entschuldigte Personen)
- Ort der Sitzung
- Datum und Uhrzeit der Sitzung

Jeder besprochene Punkt sollte Folgendes enthalten:

- Referent
- Eine Zusammenfassung der Hauptdiskussionen
- Getroffene Entscheidungen
- Die während der Sitzung an bestimmte Personen delegierten Aufgaben, wenn möglich mit einer Frist.

![blog-meeting-minuts-key-elements_de.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_meeting_minuts_key_elements_de_08eb577d87.png)

## Die wichtige Rolle des Organisators
Der Organisator spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg der Sitzung. Oft ist diese Person, die für die Vorbereitung der Sitzung verantwortlich ist, auch für das Verfassen des Protokolls und die Verteilung der endgültigen Version an alle Teilnehmer verantwortlich. 

Der Verfasser muss daher über mehrere Eigenschaften verfügen: Präzision, Systematik, Zuhörfähigkeit, Schnelligkeit und Organisationstalent. Dies sind alles wesentliche Voraussetzungen für eine reibungslose Durchführung der Sitzung von der Vorbereitung bis zum Abschluss. Wenn Sie die Traktandenliste vor der Sitzung im Kopf haben, kann dies auch die Effizienz beim Verfassen des Sitzungsprotokolls verbessern.

### 1. Traktandenliste vorbereiten
Damit eine Sitzung optimal abläuft, muss natürlich viel Zeit in die Vorbereitung investiert werden. Deshalb muss der Verfasser, unterstützt vom Organisator, die Traktandenliste gewissenhaft und unter Berücksichtigung der Ziele erstellen. 

Die Traktandenliste ermöglicht den Teilnehmern eine Überprüfung der zu besprechenden Themen im Voraus. Während der Sitzung, ob persönlich oder per Videokonferenz, werden die Punkte in chronologischer Reihenfolge besprochen, weshalb die Traktandenliste im Voraus unter Berücksichtigung dieses Aspekts erstellt werden muss. 

Um die Durchführung der Sitzung zu erleichtern, sollte der Verfasser der Traktandenliste Absätze und Dateien zufügen, um eine ausreichende Dokumentation bereitzustellen und sie den Teilnehmern zugänglich zu machen. Eine sorgfältig vorbereitete Traktandenliste fördert eine effiziente und arbeitsfähige Sitzung!

### 2. Traktandenliste vor der Sitzung prüfen
Die Traktandenliste sollte idealerweise gemeinsam erstellt werden. Jeder Teilnehmer sollte in der Lage sein, zu dem Traktandum beizutragen, für das er verantwortlich ist. Wenn Sie dies in Ihrer Organisation tun, sollte der Verfasser den Inhalt der Traktandenliste vor dem Tag der Sitzung prüfen. Auf diese Weise erhält er ein klareres Verständnis der Sitzungsnotizen und kann das Verfassen des Protokolls optimieren.

### 3. Fassen Sie die Essenz der Diskussionen zusammen
Um sicherzustellen, dass die Sitzungsprotokolle sowohl klar als auch verständlich sind, muss der Verfasser die Fähigkeit besitzen, komplexe Diskussionen in prägnante Zusammenfassungen zu verdichten. Es ist wichtig, die Kernpunkte jedes Gesprächs festzuhalten und dabei unnötige Details zu vermeiden, die die Sitzungsnotizen überladen könnten. Streben Sie ein Gleichgewicht zwischen Kürze und Klarheit an, damit auch diejenigen, die nicht anwesend waren, die wichtigsten Erkenntnisse und Entscheidungen leicht nachvollziehen können, wenn sie die schriftliche Aufzeichnung der Sitzung lesen.

Konzentrieren Sie sich bei der Zusammenfassung auf die wichtigsten Gesprächsthemen und Aktionspunkte, die sich herauskristallisiert haben. Dazu gehört auch, dass Sie hervorheben, wer jedes Thema vorgestellt hat, welche kritischen Punkte diskutiert wurden und welche Beschlüsse oder Entscheidungen getroffen wurden. Vermeiden Sie es, Wort für Wort den Wortwechsel wiederzugeben, da dies zu Verwirrung und übermäßiger Länge führen kann. Versuchen Sie stattdessen, eine klare und übersichtliche Zusammenfassung zu erstellen, die die Beobachter logisch durch die Sitzung führt.

### 4. Schreiben Sie systematisch
Ein systematischer Ansatz beim Verfassen des Protokolls kann die Qualität und Effizienz Ihres Berichts erheblich verbessern. Durch die Einhaltung eines strukturierten Formats stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Details erfasst und klar dargestellt werden. Dies hilft Ihnen, während der Sitzung den Überblick zu behalten, und erleichtert anderen die anschließende Überprüfung des Sitzungsprotokolls.

Sie könnten beispielsweise jeden Ihrer Punkte wie folgt verfassen:

- Absätze hinzufügen, um die Diskussion festzuhalten.
- Entscheidungen hervorheben, die während der Sitzung getroffen wurden.
- Aufgaben auflisten, die sich aus den Entscheidungen ergeben, und weisen Sie jede Aufgabe nach Möglichkeit Personen mit Fristen zu.

Wenn Sie diese einheitliche Struktur im Hinterkopf behalten, können Sie ein klares und umfassendes Protokoll der Sitzung erstellen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass nichts Wichtiges übersehen wird, vermeidet Verwirrung und stärkt die Verantwortlichkeit der Teilnehmer. Außerdem ist es einfacher, später auf das Protokoll zu verweisen, was Zeit spart und die Produktivität verbessert.

![Schlüsselelemente für Sitzungsprotokolle, einschließlich Teilnehmer, Ort, Datum, Moderator, delegierte Aufgaben, getroffene Entscheidungen und abwesende Personen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_meeting_minuts_systematic_approach_de_ef825e883a.png)

### 5. Hervorheben von Entscheidungen
Wie bereits erwähnt, ist es für ein effektives Sitzungsprotokoll von entscheidender Bedeutung, dass jede wichtige Entscheidung schriftlich festgehalten und deutlich hervorgehoben wird. Überprüfen Sie nach jedem wichtigen Diskussionspunkt, ob Entscheidungen getroffen wurden, und stellen Sie sicher, dass diese in den Sitzungsnotizen deutlich gekennzeichnet sind. 

Diese Vorgehensweise hilft zu klären, worauf man sich geeinigt hat, und verhindert Missverständnisse oder Verzögerungen bei zukünftigen Maßnahmen. Durch die Hervorhebung von Entscheidungen erleichtern Sie es den Teammitgliedern, wichtige Ergebnisse zu verfolgen und nachzuverfolgen, wodurch die Gesamteffizienz verbessert und das Risiko von Zeitverschwendung in nachfolgenden Sitzungen minimiert wird.

Denken Sie daran, dass klare Entscheidungen die Grundlage für erfolgreiche Sitzungen sind, und Ihre Protokolle sollten dies widerspiegeln, indem sie alle wichtigen Entscheidungen leicht auffindbar und verständlich machen.

### 6. Definieren und delegieren Sie Aufgaben während der Sitzung
Allzu oft wissen die Teilnehmer am Ende einer Sitzung nicht, was zu tun ist und vor allem, wer für die zu ergreifenden Maßnahmen verantwortlich ist. Damit die Mitarbeiter nach der Sitzung handlungsfähig sind, sollten Sie die von einer Sitzung zur nächsten auszuführenden Maßnahmen klar definieren. 

Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Aufgaben den richtigen Mitgliedern der Gruppe zugewiesen werden – auch wenn dies bedeutet, dass alle von der betreffenden Aufgabe betroffenen Personen angegeben werden müssen. Wenn möglich, geben Sie auch das Fälligkeitsdatum an, damit die verantwortliche Person die Frist kennt, innerhalb derer die Aufgabe abzuschließen ist. Durch klar definierte Aktionspunkte mit spezifischen Verantwortlichkeiten wird sichergestellt, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird, wodurch das Risiko von Missverständnissen verringert und Zeitverschwendung oder Verwirrung nach Beendigung der [Sitzung vermieden werden](https://wedo.com/de/blog/nachbereitung-der-aktionen-nach-der-sitzung).

### 7. Fassen Sie am Ende der Sitzung zusammen
Dieser Tipp richtet sich an diejenigen, die eine „Zusammenfassung“ machen möchten, um das erneute Lesen des Protokolls zu erleichtern. Dieser Ansatz hat auch den Vorteil, dass er die wichtigen Elemente, wie z. B. die wichtigsten Entscheidungen, die getroffen wurden, in den Köpfen der Teilnehmer verankert. 

Eine abschließende Zusammenfassung sollte sich auf die wichtigsten Entscheidungen und alle vorrangigen Aktionspunkte konzentrieren, die Aufmerksamkeit erfordern. Anstatt jedes Detail zu überprüfen, sollten Sie die Elemente hervorheben, die den Fortschritt vorantreiben, vorzugsweise in Form von Aufzählungspunkten, um Klarheit und leichte Lesbarkeit zu gewährleisten. Wenn Sie die Zusammenfassung kurz und prägnant halten, wird sie wirkungsvoller und hilft den Teilnehmern, auf dem Laufenden zu bleiben und sich auf zukünftige Diskussionen vorzubereiten.

### 8. Das Protokoll schnell Korrektur lesen und korrigieren
Wir müssen nicht extra darauf hinweisen, wie wichtig es ist, das Protokoll am Ende der Sitzung noch einmal durchzulesen. Auch wenn es manchmal mühsam sein kann, ist es am besten, dies direkt nach der Sitzung zu tun. Auf diese Weise hat der Verfasser die Essenz der Diskussionen noch im Kopf und kann präzise und effizient arbeiten.

Nach dem Korrekturlesen kann das Protokoll schnell mit allen Teilnehmern geteilt werden, sodass sie sofort einsatzbereit sind. Diejenigen, die nicht anwesend sind, können die Diskussionen zur Kenntnis nehmen und auch die Maßnahmen durchführen, für die sie möglicherweise verantwortlich sind.

## Kurzreferenz: Wichtige Schritte für bessere Sitzungsprotokolle
Werfen Sie einen kurzen Blick auf die folgende Grafik, um eine Zusammenfassung der acht wesentlichen Tipps zu sehen, die Ihnen beim Erstellen effektiver und prägnanter Sitzungsprotokolle helfen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_05_bild_8_tipps_zur_verbesserung_ihrer_sitzungsprotokolle_1024x576_1931db7e82.png)

## Zusammenfassung

Vereinfachen Sie Ihre Sitzungsprotokolle mit digitalen Tools
Nach der Überprüfung dieser acht Tipps sehen Sie, dass die Aufgabe des Organisators nicht immer die einfachste ist. Die Erstellung effektiver Sitzungsprotokolle kann zwar zeitaufwendig sein, es gibt jedoch digitale Tools, die diesen Prozess erleichtern.

Kollaborative Plattformen wie WEDO unterstützen Sie vor, während und nach der Sitzung, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – den Erfolg der Sitzung. Mit WEDO können Sie Ihre Protokolle in Echtzeit erstellen und so sicherstellen, dass kein wichtiges Detail übersehen wird. Mit den benutzerfreundlichen Funktionen können Sie Inhalte wie Absätze, Entscheidungen, Aufgaben und Anhänge einfach organisieren.

Eine herausragende Funktion ist das leistungsstarke Suchwerkzeug von WEDO, mit dem Sie mit nur wenigen Klicks schnell finden, was Sie benötigen, indem Sie frühere Sitzungen, Aufgaben oder Dateien durchsuchen. Verabschieden Sie sich von der zusätzlichen Zeit, die Sie mit dem Umschreiben von Notizen verbringen, und genießen Sie effizientere und [produktivere Sitzungen](https://wedo.com/de/features/meetings).

Sind Sie bereit, Ihre Sitzungen effizienter zu gestalten? [Probieren Sie WEDO](https://wedo.com/de/signup) noch heute aus und erleben Sie den Unterschied selbst!

Die Rolle des Protokollführers ist wichtig, aber die Aufgabe ist keineswegs einfach und erfordert eine Reihe von Fähigkeiten. Schreiben Sie regelmässig Besprechungsprotokolle? Dann ist dieser Artikel für Sie! Entdecken Sie 8 Tipps zur Verbesserung Ihrer Sitzungsprotokolle.

Dieses Bild zeigt 8 Tipps zur Verbesserung Ihrer Sitzungsprotokolle, dargestellt mit einer Checkliste und einem Stift auf blauem Hintergrund

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8 Tipps zur Verbesserung Ihrer Sitzungsprotokolle

**HR Today ist das Leitmedium der Schweizer HR-Fachwelt. Am 28\. April 2021 wurde in der Sonderrubrik Remote Work ein Artikel zum Thema Remote Meetings veröffentlicht. Darin wird auf WEDO verwiesen, die ideale Kollaborationslösung für effizientere Remote-Meetings.**

Die Zusammenarbeit von dezentralen Teams ist für Unternehmen heute ein alltägliches Thema. WEDO ist eine Software zur Verwaltung von Sitzungen, Aufgaben und Projekten. Alle Mitarbeitenden können von jedem beliebigen Ort aus an der Vorbereitung der Besprechungen mitwirken, Protokolle schreiben oder die anstehenden Aufgaben verfolgen.

Die Digitalisierung in Unternehmen hat zunehmend zu einem intensiveren Informationsaustausch geführt. In letzter Zeit hat sich diese Situation durch die anhaltende Arbeit im Homeoffice weiter verschärft. Obwohl Lösungen wie Zoom und Microsoft Teams den Austausch und die Kommunikation erleichtern, bieten sie keine Lösung für die fehlende Informationsstruktur. Die Folge: Mitarbeiter ertrinken in einer Flut von Informationen und leiden oft an einer zeitraubenden Krankheit: der akuten "Meeting-Müdigkeit". Besprechungen und deren Nachbereitung nehmen viel Zeit in Anspruch, die Verwaltung von delegierten Aufgaben ist mühsam und es ist schwer zu wissen, wer was und bis wann macht. WEDO ist die Lösung, um effizient zusammenzuarbeiten. \[...\]

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_04_smartmockups_knhgyzdy_1024x682_099a323f24.png)

::button-primary[Lesen Sie den Rest des Artikels]{link="https://hrtoday.ch/de/article/eine-kollaborative-plattform-fuer-effiziente-sitzungen"}

Im April wirft HR Today einen Blick auf das sehr aktuelle Thema Homeoffice. Das Schweizer Magazin präsentiert die ideale Lösung von WEDO, um Remote-Meetings effizient zu managen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie unser Tool Ihre virtuellen Meetings vereinfacht.

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Eine kollaborative Plattform für effiziente Sitzungen

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Die meisten Teams erkennen nicht, wie viel Zeit durch kleine wiederholende Aufgaben verschwendet wird. Immer wieder dieselben Aufgaben in der Aufgabenverwaltungssoftware erstellen.

Status manuell aktualisieren. Teammitglieder kontaktieren, nur um zu prüfen, ob etwas erledigt wurde. Das sind keine großen Arbeiten, aber sie summieren sich schnell und lenken die Aufmerksamkeit vom eigentlichen Fortschritt ab.

Zum Glück gibt es eine bessere Möglichkeit, mit diesen Routinetätigkeiten umzugehen. Wenn Sie Aufgaben automatisieren, können Sie Ihrem Team einen Teil dieser Last abnehmen, indem Sie einfache Regeln festlegen, die im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

In diesem Artikel erklären wir, was Aufgaben automatisieren wirklich bedeutet. Wir zeigen, wie Sie Automatisierung in Ihren Arbeitsablauf integrieren und wie Plattformen wie WEDO Ihnen helfen, Systeme zu erstellen, die ohne ständige manuelle Eingriffe funktionieren.

## Was bedeutet es, Aufgaben zu automatisieren?
Werfen wir zunächst einen Blick darauf, was es eigentlich bedeutet, Aufgaben zu automatisieren.

Einfach ausgedrückt, bedeutet Aufgaben automatisieren, dass Sie Technologien einsetzen, um wiederkehrende Abläufe in Ihrem Arbeitsprozess automatisch ausführen zu lassen – Tätigkeiten, die häufig vorkommen, einem festen Muster folgen und nicht jedes Mal menschliches Eingreifen erfordern. Man kann sich das wie ein einmal eingerichtetes System vorstellen, das Ihnen die manuelle Wiederholung erspart.

Anstatt sich jede Woche in Ihr Workflow-Management-Tool einzuloggen, um dieselbe Aufgabe erneut zu erstellen oder Updates manuell zu verfolgen, können Sie mithilfe von Automatisierungen Auslöser definieren, die diese Arbeit für Sie übernehmen. Zum Beispiel:

- Nach dem Ende einer Sitzung automatisch Folgeaufgaben zuweisen.
- Wenn eine Aufgabe als erledigt markiert wird, die nächste Person in der Kette benachrichtigen.
- Wenn eine Frist näher rückt, automatisch eine Erinnerung versenden – ganz ohne Klick auf „Senden“.

Aufgaben zu automatisieren bedeutet nicht nur, Zeit zu sparen – auch wenn das ein großer Vorteil ist. Es minimiert zudem das Risiko, dass Aufgaben übersehen werden. Weniger manuelle Schritte bedeuten auch weniger menschliche Fehler – insbesondere bei dynamischen Projekten oder in größeren Teams.

Und das Beste daran? Sie benötigen keine technischen Vorkenntnisse. Mit der richtigen Workflow-Management-Software ist das Aufgaben automatisieren so einfach wie das Festlegen von Regeln oder das Ziehen und Ablegen einzelner Schritte.

## Warum es sinnvoll ist, Aufgaben zu automatisieren – und wie Ihr Team dadurch effizienter arbeitet

Die meisten Teams brauchen nicht mehr Stunden am Tag – sie müssen lediglich weniger Zeit für Aufgaben aufwenden, die nicht manuell erledigt werden müssen.

Genau hier zeigt sich die Stärke, wenn Sie Aufgaben automatisieren. Wiederkehrende Tätigkeiten wie das Zuweisen derselben Aufgabe an mehrere Teammitglieder, das Erinnern an Fristen oder das manuelle Übertragen von Informationen zwischen Tools kosten Zeit und stören den Arbeitsfluss. Diese Aufgaben wirken zwar klein, führen jedoch zu Unterbrechungen, Reibungsverlusten und einem spürbaren Zeitverlust im gesamten Team.

Doch Aufgaben zu automatisieren bedeutet mehr als nur Zeiteinsparung. Es erhöht auch die Genauigkeit.

Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe automatisieren oder eine Regel für bestimmte Abläufe definieren, vermeiden Sie menschliche Fehler – z. B. dass ein Schritt vergessen oder eine Information falsch eingegeben wird. Weniger Fehler führen zu zuverlässigeren Arbeitsprozessen, vor allem bei schnelllebigen Projekten.

Ein weiterer Vorteil: bessere Transparenz. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass jemand manuell eine Tabelle aktualisiert oder die nächste Person informiert, sorgt das System automatisch für eine aktuelle Informationslage – in Echtzeit. Diese Konsistenz erleichtert die Zusammenarbeit und stärkt das Vertrauen in den Prozess.

Darüber hinaus hilft die Automatisierung dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren, ohne die gesamte Arbeitsweise Ihres Teams neu erfinden zu müssen. Wenn Ihr [Aufgabenmanagement-Tool](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) Übergaben, Erinnerungen und Nachverfolgungen übernimmt, können sich Ihre Mitarbeitenden auf die Tätigkeiten konzentrieren, die wirklich ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Es ist eine kleine Veränderung mit großer Wirkung. Im Laufe einer Woche, eines Monats oder eines Quartals kann das Automatisieren einiger häufig anfallender Aufgaben Ihrem Team viele Stunden zurückgeben – ganz ohne Änderungen an der Art und Weise, wie Sie zusammenarbeiten.

## Wo es wirklich sinnvoll ist, Aufgaben zu automatisieren
Wenn Sie herausfinden möchten, an welcher Stelle in Ihrem Arbeitsablauf Sie Aufgaben automatisieren können, gilt eine einfache Regel: Beginnen Sie mit allem, was Sie mehr als einmal tun.

Das kann bedeuten, dass Sie jede Woche dieselbe Aufgabe neu erstellen. Oder nach jeder Sitzung manuell dieselben Folgeaufgaben zuweisen. Vielleicht erinnern Sie regelmäßig Kolleginnen und Kollegen daran, ob etwas erledigt wurde. Oder Sie kopieren Informationen zwischen verschiedenen Systemen, nur um alle auf dem aktuellen Stand zu halten.

![Infografik mit dem Titel „Tasks You Should Automate First“ (Aufgaben, die Sie zuerst automatisieren sollten), die sechs Symbole mit Beschriftungen um ein zentrales Sternsymbol zeigt. Zu den Aufgaben gehören: „Wiedervorlagen nach Besprechungen zuweisen“, ‚Die nächste Person benachrichtigen, wenn eine Aufgabe erledigt ist‘, ‚Terminerinnerungen senden‘, ‚Informationen zwischen verschiedenen Tools kopieren‘ und ‚Wiederkehrende Aufgaben neu erstellen‘.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_you_should_automate_first_de_c94da2f604.png)

All diese Tätigkeiten lassen sich automatisieren – und sollten es wahrscheinlich auch.

Wiederkehrende Aufgaben müssen zum Beispiel nicht jedes Mal neu erstellt werden. Sie können diese ganz einfach duplizieren – inklusive zuständiger Person, Fälligkeitsdatum und relevanter Notizen.

Dasselbe gilt für Maßnahmen nach einer Sitzung. Anstatt Notizen an einem Ort zu machen und Aufgaben an einem anderen zu erfassen, können Sie beides miteinander verbinden. Mit einem Tool wie WEDO lassen sich Aufgaben in Echtzeit während der Sitzung erstellen und zuweisen. Die Aufgabe erscheint direkt im Protokoll Ihrer Sitzung sowie in den folgenden Sitzungen, sodass Sie den Fortschritt automatisch nachverfolgen können – ganz ohne zusätzliche Schritte oder Erinnerungen.

Auch Benachrichtigungen können automatisiert ablaufen. Sie können Warnmeldungen einrichten, wenn eine Aufgabe erstellt oder abgeschlossen wird, sich eine Frist ändert oder die nächste Person aktiv werden muss. So bleibt Ihr Team stets informiert – ohne ständiges Nachfragen oder Kontrollieren.

Dann gibt es noch die typischen Copy-Paste-Arbeiten: dieselben Informationen immer wieder in verschiedene Tools oder Formulare übertragen. Auch hier hilft es, Aufgaben zu automatisieren – das spart Zeit, reduziert Fehler und macht Ihr Aufgabenmanagement deutlich einfacher und effizienter.

Das Beste daran? Es muss nicht kompliziert sein. Sie müssen Ihren gesamten Prozess nicht neu aufbauen. Sie entfernen lediglich Reibungspunkte in Bereichen, die nicht länger manuell erledigt werden müssen.

## Wie Sie Automatisierung in Ihren Workflow integrieren – ohne Chaos zu verursachen
Sobald Sie entschieden haben, welche Prozesse Sie aufgaben automatisieren möchten, besteht die nächste Herausforderung darin, sicherzustellen, dass diese Automatisierungen in Ihre bestehende Struktur passen – ohne dabei andere Abläufe zu stören.

An dieser Stelle zahlt sich ein wenig Struktur besonders aus.

### 1. Visualisieren Sie Ihren Workflow zuerst
Bevor Sie mit dem Einrichten von Automatisierungen beginnen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um den Ablauf einer Aufgabe von Anfang bis Ende zu skizzieren. Wer erstellt die Aufgabe? Wann? Was passiert danach? Wer muss benachrichtigt werden?

Dieser Schritt hilft Ihnen dabei, Engpässe, doppelte Arbeit oder unnötige Schritte zu erkennen – alles Dinge, die Sie nicht versehentlich in Ihre automatisierten Abläufe übernehmen möchten.

### 2. Nutzen Sie Automatisierung für Klicks, nicht für Entscheidungen
Eine gute Automatisierung ersetzt manuelle Schritte, nicht aber Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Dazu gehören das Zuweisen wiederkehrender Aufgaben, das Festlegen von Zeitplänen, das Versenden von Erinnerungen oder das Bereitstellen relevanter Dokumente.

Sobald ein Schritt Kontext oder Entscheidungen erfordert, sollte er nicht automatisiert werden. Konzentrieren Sie sich auf die Teile, die ohnehin bei jedem Durchlauf gleich ablaufen.

### 3. Halten Sie Ihre Automatisierungen sichtbar
Ein häufiger Fehler besteht darin, Automatisierungen einzurichten und sie dann zu vergessen. Wenn jemand später einen Workflow verändert, ohne zu wissen, dass Automatisierungen damit verknüpft sind, können Aufgaben doppelt auftauchen, Schritte übersprungen werden oder der Prozess sogar fehlschlagen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow-Management-Tool automatisierte Aktionen transparent protokolliert. Ihr Team sollte jederzeit nachvollziehen können, was ausgelöst wurde, wann, warum und durch wen – idealerweise direkt in der Aufgabenhistorie oder im Zeitverlauf. Das Ziel: Ihre Prozesse reaktionsfähiger und weniger manuell gestalten – und dabei nicht anfälliger.

## Wie WEDO Ihnen hilft, Aufgaben zu automatisieren und effizienter zu arbeiten
Sie müssen Ihr gesamtes System nicht umkrempeln, um mit der Automatisierung zu beginnen. WEDO ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in die bestehende Arbeitsweise Ihres Teams einfügt – und gleichzeitig dabei hilft, alltägliche Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren.

So unterstützt WEDO Sie dabei, Aufgaben zu automatisieren – und zwar auf eine Art, die auch für nicht-technische Teams praktikabel ist.

![Infografik mit dem Titel „Wie WEDO Ihrem Team hilft, intelligenter zu automatisieren“, die fünf Hauptvorteile der Automatisierungsfunktionen von WEDO aufzeigt: „Aufgabenerstellung in Echtzeit während Besprechungen“, ‚Integrierte Automatisierung‘, ‚Aufgabensichtbarkeit in Echtzeit‘, ‚Standardisierte Checklistenvorlagen‘ und ‚Automatisch aktualisierte Gantt-Diagramme‘.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_WEDO_helps_your_team_automate_smarter_de_a80f3d4efb.png)


### 1. Aufgaben direkt aus Sitzungen heraus automatisieren
Mit WEDO können Sie Aufgaben in Echtzeit zuweisen, während eine Sitzung läuft. Anstatt Notizen in einem Tool zu erfassen und Aufgaben in einem anderen anzulegen, weisen Sie Maßnahmen sofort zu – mit Fälligkeitsdatum, Verantwortlichen und Kontext. Diese Aufgaben werden automatisch in den passenden Arbeitsbereichen und Aufgabenlisten abgelegt und in den Protokollen sowie in Folgesitzungen nachverfolgt – ganz ohne zusätzliche Schritte.

### 2. Wiederkehrende Prozesse mit Checklisten-Vorlagen optimieren
Für wiederkehrende Abläufe bieten die [Checklisten-Vorlagen](https://wedo.com/de/features/tasks) von WEDO einen echten Mehrwert. Statt immer wieder dieselben Aufgaben manuell zu erstellen, können Sie standardisierte Vorlagen für Prozesse wie Onboarding, Qualitätskontrollen oder Eventplanung nutzen. Aufgaben werden automatisch mit den richtigen Verantwortlichen, Fälligkeiten und Dokumenten zugewiesen – für mehr Konsistenz ohne zusätzlichen Aufwand. Den Fortschritt der Checkliste können Sie in Echtzeit verfolgen.

### 3. Projektpläne mit Gantt-Automatisierung aktuell halten
Dank des neuen [Gantt-Diagramms](https://wedo.com/de/features/project-management) von WEDO müssen Sie Projektzeitpläne nicht mehr manuell aktualisieren. Jede Aktion – etwa das Ändern eines Startdatums, das Abschließen einer Aufgabe oder das Anpassen von Fristen – wird automatisch in der Gantt-Ansicht übernommen. So behalten Sie den Überblick über Abhängigkeiten und Fortschritte, ohne doppelte Eingaben oder manuelle Anpassungen.

### 4. Manuelle Nachverfolgung reduzieren
Mit WEDO sind Aufgabenstatus und Zuständigkeiten für alle relevanten Personen jederzeit sichtbar. Das bedeutet: weniger Rückfragen, weniger Statussitzungen und weniger Zeitaufwand für das Nachfassen von Informationen. Alles bleibt in Echtzeit synchron – über alle Arbeitsbereiche und Sitzungen hinweg.

### 5. Automatisierung ohne komplizierte Regeln
In WEDO gibt es keine versteckten Regel-Engines oder komplizierten Konfigurationen. Die Automatisierung ist intuitiv, benutzerfreundlich und basiert auf den echten Arbeitsabläufen Ihres Teams – ganz ohne Programmierkenntnisse oder technischen Aufwand. Zuweisungen, Nachverfolgungen, wiederkehrende Aufgaben und Projektupdates laufen im Hintergrund – so kann sich Ihr Team auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Und da WEDO [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/guides/the-ultimate-guide-to-task-management-strategies-tools-and-best-practices), Sitzungsdokumentation, Checklisten und Projektplanung in einer einzigen Plattform vereint, benötigen Sie keine fünf verschiedenen Tools, um Aufgaben zu automatisieren. Es ist bereits in Ihren Workflow integriert.

## Fazit
Manuelle Arbeit schleicht sich oft in jeden Bereich Ihres Workflows ein. Ein paar zusätzliche Klicks hier, ein vergessenes Nachfassen dort – und plötzlich verbringt Ihr Team mehr Zeit mit der Verwaltung von Aufgaben als mit deren Erledigung. Aufgaben zu automatisieren hilft dabei, diesen Aufwand zu reduzieren. Es beseitigt wiederkehrende Schritte, die nicht manuell erledigt werden müssen, und sorgt dafür, dass Ihre Prozesse im Hintergrund reibungslos ablaufen.

WEDO bietet Ihnen die Werkzeuge, um diesen Wandel umzusetzen, ohne Ihre Arbeitsweise zu verkomplizieren. Von der Echtzeit-Aufgabenerstellung während Sitzungen über wiederkehrende Workflows bis hin zu integrierten Kollaborationsfunktionen ist es darauf ausgelegt, Teams zu unterstützen, die ihre Arbeitsweise vereinfachen möchten – ohne ihnen zusätzliche Aufgaben aufzubürden.

Möchten Sie sehen, wie das funktioniert? [Starten Sie noch heute Ihre kostenlose WEDO-Testphase](https://wedo.com/de/signup).

Erfahren Sie, wie Sie mit Aufgaben automatisieren Ihre Arbeitsabläufe optimieren, manuelle Arbeit reduzieren und die Produktivität Ihres Teams mit dem intelligenten Kollaborationstool WEDO steigern können. 

Dieses Bild leitet einen Artikel über Aufgabenautomatisierung ein, in dem erklärt wird, was sie ist und wie sie Ihrem Team hilft, intelligenter zu arbeiten.

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Aufgaben automatisieren: Vorteile für die Team-Effizienz

Der rechtliche Rahmen für den Datenschutz in der Schweiz hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat **WEDO SA** eine **umfassende Überarbeitung seines gesamten Vertragswerks** vorgenommen.

Ziel dieser Initiative ist es, **rechtliche Hürden zu beseitigen** – insbesondere für **kantonale und kommunale öffentliche Einrichtungen** – damit diese unsere Dienste **ohne zusätzliche vertragliche Anpassungen** nutzen können.


## Rechtlicher Hintergrund

Die neue **Schweizer Datenschutzgesetzgebung (nDSG)** ist am **1. September 2023** in Kraft getreten und bringt strengere Vorgaben für die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich.

Gleichzeitig haben die meisten Kantone ihre **kantonalen Datenschutzgesetze** überarbeitet. Aktuell steht nur noch der Kanton **Waadt** vor einer Revision. Diese kantonalen Regelungen stellen häufig **zusätzliche Anforderungen an IT-Dienstleister** der öffentlichen Hand.



## Warum haben wir unser Vertragswerk überarbeitet?

Unsere Ziele waren klar:

- **Rechtssicherheit schaffen** bei der Auslagerung von Datenverarbeitungsprozessen an WEDO.
- Den neuen Anforderungen der **kantonalen Datenschutzgesetze gerecht werden**.
- Ein **standardisiertes, rechtlich belastbares und verständliches Vertragswerk** anbieten.



## Welche Dokumente wurden aktualisiert?

### 1. Datenverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Agreement, DPA)

Unsere Datenverarbeitungsvereinbarung wurde vollständig überarbeitet:

- Sie berücksichtigt nun auch die **spezifischen kantonalen Vorgaben**, wie z. B. Amtsgeheimnisse und Anforderungen an grenzüberschreitende Datenübermittlungen.
- Die Vereinbarung ist so gestaltet, dass **öffentliche Einrichtungen sie ohne individuelle Anpassungen verwenden** können.
- Sie enthält umfassende Verpflichtungen in Bezug auf **Sicherheit, Vertraulichkeit, Sub-Prozessor und Betroffenenrechte**.

### 2. Datenschutzerklärung

Diese konzentriert sich jetzt ausschliesslich auf die **Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website ([**www.wedo.com**](https://www.wedo.com))**, insbesondere in Bezug auf Tracking, Formulare und Kommunikation.

### 3. Allgemeine Nutzungsbedingungen

Diese wurden **angepasst**, um mit den überarbeiteten Datenschutzregelungen im Einklang zu stehen.


## Die wichtigsten Punkte im neuen DPA

- Genaue Regelungen zu **Sub-Prozessoren und weiterer Auftragsverarbeitung**
- Einhaltung gesetzlicher **Geheimhaltungspflichten** (z. B. Amts- oder Berufsgeheimnis)
- **Grenzüberschreitende Datenübermittlungen** werden vertraglich geregelt
- **Verpflichtung zur Meldung von Datenschutzverletzungen**
- Überarbeitete Sicherheitsklauseln und **Vertragsrecht auf Audit**


## Vorteile für unsere Kundinnen und Kunden

- **Zeitersparnis**: Keine individuellen Vertragsanpassungen notwendig
- **Rechtssicherheit**: Konform mit Bundes- und kantonalem Datenschutzrecht
- **Transparenz**: Verständliche, praxisnahe Dokumente mit hohem juristischem Standard


## Besonderer Dank an YB Conseils & Solutions Sàrl

Ein besonderer Dank gilt [**YB Conseils & Solutions Sàrl**](https://www.yb-cs.ch/), einer auf IT-Recht spezialisierten Kanzlei mit Sitz in **Bulle (FR)**, die uns bei der Überarbeitung begleitet hat. Ihre Fachkompetenz ermöglichte es uns, **juristische Präzision mit Verständlichkeit** zu verbinden.


Bei Fragen oder für weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung: [info@wedo.com](mailto:info@wedo.com).

Unsere aktualisierten Dokumente finden Sie im [WEDO Trust Center](https://trust.wedo.com/).

*– Ihr WEDO Team*

Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat WEDO SA eine umfassende Überarbeitung seines gesamten Vertragswerks vorgenommen.

Eine Grafik, die die rechtliche Dokumentation zeigt, die den neuen regulatorischen Anforderungen entspricht.

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WEDO aktualisiert seine Vertragsunterlagen zur Einhaltung neuer gesetzlicher Anforderungen

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

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