In diesem Artikel, der im April im PME Magazine | Focus IT & Digital erschienen ist, befassen wir uns mit dem Platz des Menschen in einem Umfeld, das sich immer weiter digitalisiert.

![article dans le PME MAGAZINE | Digitaliser au profit de l’humain](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2903_PME_IT_1_19_1_91e9506501.png)

Digitalisierung ja, aber mit dem Ziel, den Menschen wieder in den Vordergrund zu setzen. David Dutch und Antoine Sudan, die Gründer der Software WEDO, wollten von Anfang an den Menschen wieder in den Mittelpunkt der Digitalisierungsmassnahmen eines Unternehmens stellen.

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PME MAGAZIN | Digitalisierung zur Förderung des Menschen

## Was ist ein Sitzungsprotokoll?

Das Protokoll ist eine Zusammenfassung des **Austauschs und der beobachteten Diskussionen** während einer Sitzung, sowie der getroffenen Entscheidungen und Massnahmen. Eine Besprechung gilt als erfolgreich, wenn im Anschluss ein Protokoll erstellt, dieses schnell verteilt wird und es die wichtigsten Informationen enthält: was besprochen wurde, wer was wann erledigt hat und welche Aufgaben sich aus den Entscheidungen ergeben haben. Das Sitzungsprotokoll gibt Auskunft über:

* Teilnehmende
* Abwesende (und Entschuldigte)
* Besprechungsort
* und das Datum der Besprechung

Jedes besprochene Traktandum sollte folgendes enthalten:

* Der Moderator dieses Traktandums
* Eine Zusammenfassung der wichtigsten Diskussionen
* Die getroffenen Entscheidungen
* Während der Besprechung festgelegte Aufgaben, die den Teilnehmenden zugewiesen werden, möglichst mit einem Fälligkeitsdatum.

## Die wichtige Rolle des Protokollführers

Der Protokollführer spielt eine wichtige Rolle für den reibungslosen und erfolgreichen Ablauf des Meetings. Oft ist die Person, die für die Vorbereitung des Meetings zuständig ist, auch für das Verfassen des Protokolls und die Verteilung der endgültigen Version an alle Teilnehmende verantwortlich. Daher muss der Protokollführer über eine Reihe von Qualitäten verfügen: Präzision, Systematik, die Fähigkeit zuzuhören, Schnelligkeit und Organisation sind wesentliche Pluspunkte, um ein Meeting von der Vorbereitung bis zum Abschluss gut zu führen.

## 1\. Vorbereitung Traktandenliste

Damit ein Meeting optimal verläuft, ist es natürlich notwendig, viel Zeit in die Vorbereitung zu investieren. Daher muss der Verfasser mit Unterstützung des Organisators die Traktandenliste gewissenhaft vorbereiten und dabei die Ziele des Meetings im Auge behalten. Die Traktandenliste ermöglicht es, den Teilnehmenden die zu besprechenden Themen im Voraus zu präsentieren. Sein Hauptzweck ist es, das Treffen am Tag zu erleichtern. Während des Meetings, ob persönlich oder per Videokonferenz, werden die Punkte in chronologischer Reihenfolge abgehandelt, weshalb die Traktandenliste im Vorfeld darauf abgestimmt werden muss. Um den Ablauf der Besprechung zu erleichtern, kann der Protokollführer der Traktandenliste Absätze und Dateien hinzufügen, um eine ausreichende Dokumentation zur Verfügung zu stellen und diese den Teilnehmern zugänglich zu machen. Eine sorgfältig vorbereitete Traktandenliste fördert ein effizientes und funktionierendes Meeting!

## 2\. Freigabe der Traktandenliste vor der Besprechung

Idealerweise sollte die Traktandenliste gemeinsam erstellt werden. Jeder Teilnehmer sollte zu dem Traktandum, für den er zuständig ist, einen Beitrag leisten können. Wenn Sie dies in Ihrer Organisation tun, sollte der Verfasser den Inhalt der Traktandenliste vor dem Tag der Besprechung überprüfen. Auf diese Weise hat er die zu behandelnden Themen und die Reihenfolge, in der sie besprochen werden sollen, im Kopf. Durch die Überprüfung der Traktandenliste behält die Protokollführung das Hauptthema der Besprechung im Auge und kann das Verfassen des Protokolls optimieren.

## 3\. Zusammenfassung der Diskussionen

Um sicherzustellen, dass die Protokolle der Diskussionen von allen eingesehen und verstanden werden können, muss die Protokollführung den Überblick behalten und sich gleichzeitig bemühen, ausreichend klar zu bleiben, um den Austausch mit Präzision wiederzugeben. In der Tat müssen diejenigen, die nicht anwesend sind, in der Lage sein, die Essenz der Diskussionen und der getroffenen Entscheidungen durch das Lesen des Protokolls zu verstehen. Zu komplexe Sätze würden zu einer langweiligen Lektüre führen. Deshalb muss der Schreiber prägnant sein und die manchmal komplexen Diskussionen zusammenfassen können.

## 4\. Schreiben Sie systematisch

Bei einem Protokoll ist der Schreibstil ein wichtiges Element, welches die Qualität des Berichts bestimmen wird. In der Tat ist es ratsam, systematisch vorzugehen. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass der Protokollführer seine Effizienz steigern kann und einen klaren Rahmen für das Protokoll im Kopf hat. Ausserdem wird es dadurch leichter zu lesen. Wenn Sie also einen Bericht schreiben müssen, versuchen Sie zu überlegen, wie Sie Ihren Text am besten aufbauen. Sie könnten zum Beispiel jeden Ihrer Punkte folgendermassen zusammenstellen:

* Fügen Sie Absätze hinzu, um die Essenz der Diskussion zu erfassen
* Heben Sie die Entscheidungen die Sie treffen speziell hervor
* Listen Sie Aufgaben, die sich aus den Entscheidungen ergeben und benennen Sie eine verantwortliche Person für jede Aufgabe

Kurz gesagt, jeder Ihrer Punkte wird zwischen Absätzen, Entscheidungen und Aufgaben gegliedert sein. Wenn Sie einen solchen Rahmen vor Augen haben, vermeiden Sie Wichtiges zu vergessen und bleiben fokussiert auf die Entscheidungsfindung. 

## 5\. Entscheidungen hervorheben

Wie bereits erwähnt, ist es sehr wichtig, alle während der Sitzung getroffenen Entscheidungen hervorzuheben. Vergessen wir nicht, dass Meetings oft dazu dienen, verschiedene Themen zu beschliessen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Fragen Sie sich daher immer am Ende eines Absatzes, ob eine validierte Entscheidung es verdient, hervorgehoben zu werden. Indem Sie auf die Hervorhebung von Entscheidungen achten, erleichtern Sie auch den Teilnehmenden oder denjenigen, die nicht anwesend sind, das Nachlesen des Dokuments.

## 6\. Zuordnen von Aufgaben während der Besprechung

Zu oft wissen die Teilnehmer am Ende eines Meetings nicht, was zu tun ist und vor allem, wer für die zu ergreifenden Massnahmen verantwortlich ist. Damit die Mitarbeitenden am Ende des Meetings einsatzbereit sind, sollten Sie die Aktionen, die von einem Meeting zum nächsten durchgeführt werden sollen, klar definieren. Bestimmen Sie ausserdem für jede Aufgabe einen Verantwortlichen - auch wenn das bedeutet, dass Sie alle Personen angeben müssen, die an der jeweiligen Aufgabe beteiligt sind. Wenn Sie können, geben Sie auch das Fälligkeitsdatum an, damit der Verantwortliche weiss, wie lange er Zeit hat für die Erledigung.

## 7\. Zusammenfassung der Sitzung

Dieser Tipp ist für diejenigen, die einen "zusammenfassenden" Punkt machen wollen, um das Nachlesen des Protokolls zu erleichtern. Dies hat auch den Vorteil, dass die wichtigen Elemente, wie z. B. die wichtigsten Entscheidungen, in den Köpfen der Teilnehmenden verankert werden. Eine Zusammenfassung kann z. B. nur die wichtigsten Entscheidungen oder die vor dem nächsten Status-Meeting vorrangig zu erledigenden Aufgaben enthalten. Sie können Ihre Zusammenfassung auch in einer Aufzählung darstellen - wichtig ist, dass Sie sie kurz und knapp halten.

## 8\. Kurzes Korrekturlesen und Korrektur des Protokolls

Es ist klar, dass es wichtig ist, das Protokoll am Ende der Besprechung noch einmal durchzulesen. Am besten erledigen Sie diese manchmal etwas mühsame Aufgabe direkt nach der Besprechung. Auf diese Weise hat der Protokollführer immer noch die wichtigsten Themen der Diskussionen im Kopf und kann eine genauere und effizientere Arbeit abliefern. Nach dem Korrekturlesen kann das Protokoll schnell an alle Teilnehmenden weitergegeben werden, damit diese sich sofort an die Arbeit machen können. Diejenigen, die nicht anwesend sind, können die Diskussionen zur Kenntnis nehmen und auch die Massnahmen durchführen, für die sie möglicherweise verantwortlich sind.

## Zusammenfassung

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## Digitale Werkzeuge erleichtern die Protokollführung

Nach der Durchsicht dieser 8 Tipps können wir sehen, wie anspruchsvoll der Job des Protokollführers ist. Aber wie können Sie dann all diese Empfehlungen leicht abdecken, um Ihr Besprechungsprotokoll effektiv zu schreiben?

Glücklicherweise gibt es viele kollaborative Tools, die Ihnen bei dieser manchmal mühsamen und zeitraubenden Aufgabe helfen. WEDO unterstützt Sie vor, während und nach dem Meeting, damit Sie sich auf das Wichtigste konzentrieren können: den Erfolg Ihres Meetings. Indem Sie während aller Phasen des Meetings zusammenarbeiten, fördern Sie auch den ordnungsgemässen Ablauf des Meetings. In der Tat muss der Protokollführer von allen Teilnehmern unterstützt werden, die alle für den Erfolg des Meetings verantwortlich sind.

Mit WEDO machen Sie Ihre Meetings effizient, indem Sie die Protokolle in Echtzeit schreiben. Viele Funktionen ermöglichen es Ihnen, Inhalte einfach hinzuzufügen: Absätze, Entscheidungen, Aufgaben und Dateien sind alles Elemente, die Ihr Protokoll füttern werden. Was ist der Hauptvorteil von WEDO? Nutzen Sie die Vorteile eines leistungsstarken Suchwerkzeugs! Starten Sie mit wenigen Klicks und dem richtigen Stichwort eine Suche über die Inhalte Ihrer Besprechungen, Entscheidungen, Aufgaben oder auch Dateien. So haben Sie sofortigen Zugriff auf das, was Sie suchen. Das Schreiben von Protokollen mit WEDO ist so einfach, dass Sie keine Zeit mit dem Umschreiben nach dem Meeting verschwenden müssen. Machen Sie Ihre Meetings effizienter!

Die Rolle des Protokollführers ist wichtig, aber die Aufgabe ist keineswegs einfach und erfordert eine Reihe von Fähigkeiten. Schreiben Sie regelmässig Besprechungsprotokolle? Dann ist dieser Artikel für Sie! Entdecken Sie 8 Tipps zur Verbesserung Ihrer Sitzungsprotokolle.

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8 Tipps zur Verbesserung Ihrer Sitzungsprotokolle

**HR Today ist das Leitmedium der Schweizer HR-Fachwelt. Am 28\. April 2021 wurde in der Sonderrubrik Remote Work ein Artikel zum Thema Remote Meetings veröffentlicht. Darin wird auf WEDO verwiesen, die ideale Kollaborationslösung für effizientere Remote-Meetings.**

Die Zusammenarbeit von dezentralen Teams ist für Unternehmen heute ein alltägliches Thema. WEDO ist eine Software zur Verwaltung von Sitzungen, Aufgaben und Projekten. Alle Mitarbeitenden können von jedem beliebigen Ort aus an der Vorbereitung der Besprechungen mitwirken, Protokolle schreiben oder die anstehenden Aufgaben verfolgen.

Die Digitalisierung in Unternehmen hat zunehmend zu einem intensiveren Informationsaustausch geführt. In letzter Zeit hat sich diese Situation durch die anhaltende Arbeit im Homeoffice weiter verschärft. Obwohl Lösungen wie Zoom und Microsoft Teams den Austausch und die Kommunikation erleichtern, bieten sie keine Lösung für die fehlende Informationsstruktur. Die Folge: Mitarbeiter ertrinken in einer Flut von Informationen und leiden oft an einer zeitraubenden Krankheit: der akuten "Meeting-Müdigkeit". Besprechungen und deren Nachbereitung nehmen viel Zeit in Anspruch, die Verwaltung von delegierten Aufgaben ist mühsam und es ist schwer zu wissen, wer was und bis wann macht. WEDO ist die Lösung, um effizient zusammenzuarbeiten. \[...\]

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_04_smartmockups_knhgyzdy_1024x682_099a323f24.png)

::button-primary[Lesen Sie den Rest des Artikels]{link="https://hrtoday.ch/de/article/eine-kollaborative-plattform-fuer-effiziente-sitzungen"}

Im April wirft HR Today einen Blick auf das sehr aktuelle Thema Homeoffice. Das Schweizer Magazin präsentiert die ideale Lösung von WEDO, um Remote-Meetings effizient zu managen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie unser Tool Ihre virtuellen Meetings vereinfacht.

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Eine kollaborative Plattform für effiziente Sitzungen

Das Freiburger KMU WEDO hat beschlossen, seinen Platz in der Schweizer Wirtschaft durch eine Änderung der Rechtsform zu festigen. Die ehemalige GmbH ist stolz auf ihren neuen Namen WEDO AG, auch wenn die Gründer vorerst nicht beabsichtigen, die Aktien des Unternehmens für externe Investoren zu öffnen.

Nachdem das Unternehmen vor einigen Monaten den ursprünglichen Domainnamen [wedo.swiss](http://wedo.swiss/) gegen [wedo.com](http://wedo.com/) eingetauscht hat, verfolgt das Unternehmen nun weiter seine Ziele mit ehrgeizigem Wachstum.

**Ein Team mit internationalen Ambitionen**

Das Unternehmen wurde im Jahr 2015 von den Freiburgern David Dutch und Antoine Sudan gegründet und zählt heute 14 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Freiburg und Zürich, von denen  vier wurden im Jahr 2022 eingestellt . In Jobs mit hoher Wertschöpfung wie *Full Stack Developer* (3 von ihnen wurden an der Hochschule für Technik in Freiburg ausgebildet), Spezialist für digitales Marketing, *Business Developer* oder *Customer Success Executive* tragen die Mitarbeiter zum Reichtum einer sicheren und leistungsstarken Software bei. Im Jahr 2022 wurde die Rekrutierung beschleunigt, mit dem Ziel, bis 2024 ein Team aus 20 Personen aufzubauen.

WEDO ist in der Westschweiz weit verbreitet und gewinnt seit der Einstellung von deutschsprachigen *Business Developers* im Jahr 2020 auch in der Deutschschweiz an Bedeutung. Unser Ziel ist es, unsere Expansion in der Deutschschweiz und international fortzusetzen.

WEDO AG ist hauptsächlich in der Schweiz tätig und nd deckt verschiedene Branchen ab, darunter das Gesundheitswesen, den öffentlichen Sektor, das Finanzwesen und das Bauwesen. Rund 500 Organisationen in 18 Branchen nutzen WEDO bislang.

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Die Umwandlung von einer GmbH in eine AG ist daher Teil dieser Wachstumsstrategie. Mit der Erhöhung des Aktienkapitals möchte WEDO die Glaubwürdigkeit seines Geschäftsmodells unterstreichen. Ein Geschäftsmodell, das sich schnell als erfolgreich erwiesen hat und das seine ursprüngliche Struktur seit Beginn des Abenteuers mehr oder weniger beibehalten hat: ein jährliches Abonnement-System mit einem Preis pro Nutzer, der Zugang zu allen Funktionen der Plattform gewährt.

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**Die nächsten Schritte:**

Neben der Kapitalerhöhung und der Übernahme von *wedo.com* haben sich die Entwicklungsteams in letzter Zeit vor allem auf die Erweiterung der Funktionen der Plattform konzentriert. Während sich die Plattform im Bereich des Sitzungsmanagements gegen alle Konkurrenten durchgesetzt hat, wird sie in Kürze eine neue, leistungsfähigere Version für das Projektmanagement auf den Markt bringen, um die amerikanische Konkurrenz herauszufordern.

Das Freiburger KMU WEDO hat beschlossen, seinen Platz in der Schweizer Wirtschaft durch eine Änderung der Rechtsform zu festigen. 

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WEDO GmbH wird zur WEDO AG!

Unsere letzte LinkedIn-Umfrage ergab, dass fast 40% der Befragten die Ineffizienz einer Sitzung mit fehlenden Entscheidungen in Verbindung bringen, während 34% auf die mangelnde Vorbereitung der Teilnehmer hinweisen.

Tatsache ist, dass Sitzungen unsere Wochen bestimmen und unsere Kalender versteinern. Trotzdem bleiben sie ein zentrales Element der Zusammenarbeit und markieren die Stufen des Projektmanagements.

In diesem Artikel gehen wir auf diese Problematik ein und schlagen einige bewährte Methoden vor, die Ihre Meetings optimieren werden.



## Problem Nr. 1: Förderung der Entscheidungsfindung in Sitzungen

### 🎯 Systematische Festlegung von Zielen

Es ist entscheidend, dass der Herausgeber der Sitzung sich über die Ziele der Sitzung im Klaren ist. Je nach Zielen und Fristen ist es wichtig, [die zu treffenden Entscheidungen systematisch im Voraus festzulegen und auf der Traktandenliste zu vermerken.](https://help.wedo.com/de/articles/6877940-abstimmung-entscheidung-vorbereitung-der-entscheidung-uber-eine-abstimmung)

### 🗣️  Die Entscheidungsfindung zuweisen

Es wird empfohlen, einen Besprechungsmoderator festzulegen oder die Verantwortung [für jedes Thema einer bestimmten Person zuzuweisen](https://help.wedo.com/de/articles/5747620-definieren-sie-den-referenten-eines-themas). So stellt diese Person sicher, dass das Thema zu einer Entscheidung führt, bevor sie zum nächsten Punkt übergeht.

### 🗳️  Zur Abstimmung stellen

Die Entscheidungsfindung kann durch [Abstimmung](https://help.wedo.com/de/collections/3652601-abstimmungen) erleichtert werden. Wenn in einer Gruppe eine Entscheidung getroffen werden muss, kann die Abstimmungsmethode verwendet werden, um eine kollegiale Entscheidung zu treffen. Die Abstimmung beendet endlose Diskussionen und ermöglicht es, sich den nächsten Problemstellungen zuzuwenden.

### ✅   Formalisierung der Entscheidungsfindung

Es ist wichtig, die getroffenen Entscheidungen im Protokoll klar zu formalisieren. [Die Aufzeichnung jeder Entscheidung sollte leicht zugänglich sein](https://help.wedo.com/de/articles/2614315-alle-in-sitzungen-getroffenen-entscheidungen-anzeigen), um Zeitverlust bei der Suche nach Informationen zu vermeiden.

##  Problem Nr. 2: Förderung der Vorbereitung der Teilnehmer

### 👀  Lesen Sie das Diskussionsmaterial im Vorfeld

Senden Sie [Informationen und Unterlagen](https://help.wedo.com/de/articles/5959542-sitzung-teilen), die sich mit den verschiedenen Themen befassen, im Voraus, damit sich die Teilnehmer vorbereiten können. Das vorherige Lesen der Themen gewährleistet eine schnellere Bearbeitung der Themen und verkürzt somit die Dauer der Sitzungen. 

### 🗓️  Die Debatte vor der Sitzung initiieren

Durch [die Erwähnung von Fragen oder zu treffenden Entscheidungen](https://help.wedo.com/de/articles/5701398-arten-von-blocken) in der Traktandenliste können sich die Teilnehmer informieren und auf die Debatte vorbereiten.

### 👤 Die Teilnehmer zur Verantwortung ziehen

Der Initiator eines Meetings muss nicht zwingend die gesamte Sitzung leiten. Im Gegenteil: [Wenn ein Mitarbeiter zum Moderator eines Themas ernannt wird](https://help.wedo.com/de/articles/5747620-definieren-sie-den-referenten-eines-themas), an dem er beteiligt ist, ist er naturgemäss besser vorbereitet und übernimmt Verantwortung für die Leitung des Projekts. Ausserdem hat der Wechsel des Moderators den Vorteil, dass er dem Treffen einen Rhythmus verleiht.

### ❎  Kohärenz der Teilnahme bestimmter Mitarbeiter

Die mangelnde Vorbereitung oder das fehlende Engagement eines Mitarbeiters kann manchmal einfach bedeuten, dass seine Anwesenheit vielleicht nicht relevant ist.

![vr-tracktandum.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_tracktandum_2657637ccc.png)

Eine kollaborative Arbeit im Vorfeld kann die Produktivität einer Sitzung und das Engagement der Teilnehmer radikal verbessern.

WEDO ist eine Cloud-Lösung, mit der alle Mitarbeiter eines Teams oder eines Unternehmens die Traktandenlisten ihrer Sitzungen verwalten können. Die Traktanden und ihr Inhalt werden automatisch von einer Sitzung zur nächsten übernommen, sodass Projekte, Aufgaben und Entscheidungen nachvollziehbar sind.

Die Plattform ist für die Verwaltung von Sitzungen aller Art geeignet, von Verwaltungsräten über HR-Sitzungen bis hin zu ordentlichen oder ausserordentlichen Projektmanagementsitzungen.


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Unsere letzte LinkedIn-Umfrage ergab, dass fast 40% der Befragten die Ineffizienz einer Sitzung mit fehlenden Entscheidungen in Verbindung bringen, während 34% auf die mangelnde Vorbereitung der Teilnehmer hinweisen.

In diesem Artikel gehen wir auf diese Problematik ein und schlagen einige bewährte Methoden vor, die Ihre Meetings optimieren werden.

der Mitarbeiter diskutieren während eines Meetings

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Was sind die grössten Störfaktoren in unseren Sitzungen?

## Die Organisation eines Verwaltungsrats

Unternehmen aus allen Bereichen müssen häufig Sitzungen mit ihrem Verwaltungsrat abhalten, um sich über wichtige strategische Entscheidungen zu verständigen. Dieses formelle Meeting sollte so gut wie möglich begleitet und effizient durchgeführt werden, um den Austausch und die Kommunikation mit den Mitgliedern des Verwaltungsrats zu erleichtern. Daher ist es wichtig, die notwendigen digitalen Tools zu nutzen, um die Organisation und die Nachbereitung dieser Sitzungen zu verbessern. Diese technologischen Lösungen müssen natürlich Sicherheitsanforderungen erfüllen, um eine sichere Kommunikation und einen sicheren Zugang zu ermöglichen.

Fällt es Ihnen schwer, Ihre Verwaltungsräte effizient zu betreuen und zu organisieren? Wir haben die Lösung, um Ihnen zu helfen!

WEDO ist ein Tool für das Sitzungsmanagement, das sich aus vielen Gründen ideal für die Vor- und Nachbereitung von Verwaltungsräten eignet. Wir zeigen Ihnen in 7 Schritten, wie unsere kollaborative Plattform die Organisation von VRs unterstützt. 🗓️ 👩‍💼👨‍💼🧑‍💼

## 1. Bereiten Sie Ihren VR vor

### 📂 Organisieren Sie die Dokumente

Wenn Sie an der Vorbereitung der Verwaltungsräte Ihres Unternehmens beteiligt sind, organisieren Sie zunächst alle Dokumente, die bei der Sitzung vorgelegt werden sollen, wie Finanzberichte, Verkaufsberichte und Marketing-Updates. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie darauf achten, dass alle Dokumente gut präsentiert, vollständig und leicht verständlich sind.

### ✍🏻 Bereiten Sie die Berichte vor

Falls Sie die Aufgabe haben, Berichte vorzustellen, sollten Sie diese rechtzeitig vor der Sitzung vorbereiten. Achten Sie darauf, dass sie klar und prägnant sind und alle Informationen enthalten, die für die gesamte Versammlung relevant sind.

### ❔ Identifizieren Sie die Schlüsselfragen

Schliesslich sollten Sie vor dem Meeting die Schlüsselfragen oder Anliegen festlegen, die während der Sitzung besprochen werden sollen. Seien Sie bereit, bei Bedarf Ideen, Vorschläge oder Empfehlungen anzubieten.

Wenn Sie diese ersten Punkte vorbereitet haben, konzentrieren Sie sich darauf, die Themen festzulegen, die bei dem Meeting besprochen werden sollen: Ihre Traktandenliste.

## 2. Stellen Sie die Traktandenliste auf

### 📣 Bestimmen Sie die Themen, die Sie besprechen wollen

Die Themen, die auf einer Verwaltungsratssitzung besprochen werden, können je nach Organisation unterschiedlich sein. Sie können umfassen:

- Finanzberichte ;
- operative Aktualisierungen ;
- strategische Planung ;
- Risikomanagement ;
- Einhaltung rechtlicher Vorschriften ;
- laufende Projekte ;
- Abstimmungen ;
- und andere für die Organisation wichtige Themen.

### 📋 Erstellen Sie Ihren Grundrahmen

Von einem Rat zum anderen werden oft die gleichen Themen behandelt. Achten Sie darauf, welche Themen immer wieder auftauchen, um wertvolle Zeit bei der Vorbereitung zukünftiger Sitzungen zu sparen.

### 🗣️ Wählen Sie die Moderatoren der Themen aus

Die Sprecher können je nach Thema unterschiedlich sein. Es ist wichtig, festzulegen, wer die Tagesordnungspunkte vorbereiten soll oder wer einfach die Personen sein sollen, die das Thema vorstellen. Dies wird das Ziel haben, den kollaborativen Aspekt rund um die Vorbereitung des Meetings zu stärken. So werden alle Mitglieder von der bevorstehenden Ratssitzung betroffen sein.

### 📎 Hängen Sie die Dateien an die richtigen Themen an

Die Idee ist, die Dokumente und Berichte vorzubereiten, die Sie Ihrem Verwaltungsrat zur Verfügung stellen wollen. Nehmen Sie sich auch die Zeit, sie den verschiedenen Themen Ihrer Traktandenliste beizufügen, damit die Teilnehmer sie vor dem Tag lesen und kommentieren können. Eine gut vorbereitete Sitzung wird effektiver sein!

## 3. Verwalten Sie den Zugang zur Sitzung

Häufig müssen die Zugänge zu einem VR-Meeting genau verwaltet werden, um zu entscheiden, wer was und vor allem wann sehen kann. Wenn Ihr Tool dies ermöglicht, versuchen Sie, die Zugänge zum Meeting und die Rollen Ihrer Teilnehmer entsprechend der einzelnen Schritte des Meetings zu verwalten. So können Sie Ihre Tagesordnung entsprechend dieser unterschiedlichen Rechte vorbereiten und müssen sich über die Vorbereitung hinaus keine Gedanken über die Zugriffe machen. Legen Sie fest, wer die Redakteure, die Teilnehmer und die Leser sind.

## 4. Beziehen Sie die Abstimmungen mit ein

#### 🗳️ Ermitteln Sie die Abstimmenden

Entscheiden Sie, wer die Teilnehmer sind, die abstimmen dürfen. Legen Sie dann fest, wie Sie die Ergebnisse sammeln wollen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten:

- Elektronische Abstimmungen durch jeden Abstimmenden ;
- Abstimmungen per Handzeichen während der Sitzung ;
- und Stimmensammlung mit Transkription der Ergebnisse durch den Sekretär am Ende der Sitzung.

#### ☑️ Weisen Sie die Anteile zu

Abstimmungen sind ein wichtiger Bestandteil des VR, da die Mitglieder sehr häufig über strategische Entscheidungen, die das Unternehmen betreffen, abstimmen müssen. Achten Sie darauf, dass Sie die Anteile entsprechend dem Entscheidungsgewicht der einzelnen Stimmberechtigten zuteilen.

#### 🟢 Verlangen Sie das Quorum

Wenn es zu einer Abstimmung kommt und Sie Anteile zugeteilt haben, müssen Sie zu Beginn jeder Ratssitzung auch überprüfen, ob das Quorum tatsächlich eingehalten wird. Das Quorum ist ganz einfach die Mindestanzahl an Anteilen auf der Grundlage der anwesenden Teilnehmer der Sitzung.

#### 👤 Erlauben Sie anonyme Abstimmungen

Legen Sie für eine Sitzung fest, ob Sie anonyme Abstimmungen zulassen. Dies sollte im Vorfeld der Sitzung oder zumindest vor der Eröffnung der Abstimmungen festgelegt werden.

#### 🚫 Verstecken Sie die Abstimmungsergebnisse bis zum Abschluss

Je nach interner Funktionsweise kann es vorkommen, dass Abstimmungen bis zum Abschluss der Abstimmung versteckt werden sollen. Achten Sie darauf, dass dies bei den Abstimmungen, die während Ihrer Verwaltungsratssitzungen behandelt werden, der Fall ist.

#### 🔨 Verfassen Sie die Vorentscheidungen

Um bei der Bearbeitung der Abstimmungen Zeit zu sparen, können Sie die Vorentscheidungen, die sich aus den Abstimmungen ergeben, verfassen. Dies ist möglich, wenn Sie sich die Möglichkeiten der Abstimmungen, also mögliche Ergebnisse, vorstellen können. Sie können durchaus für jede mögliche Antwort eine Vorentscheidung vorbereiten.

## 5. Verfassen Sie das Protokoll

### 💻 Redaktion durch den Sekretär

Bei dieser sehr protokollarischen Art von Sitzung wird die Erstellung des Protokolls in der Regel einem Protokollführer anvertraut. Hier erfahren Sie, wie diese Person das Protokoll verfassen kann.

#### ✍🏻 Absätze

Fügen Sie gut strukturierte Absätze hinzu, um die Diskussionen im Plenum wiederzugeben. Sie sollten systematisch vorgehen, so transparent wie möglich sein und einen einfachen Stil und kurze Sätze bevorzugen. Denken Sie von Anfang an an Ihre zukünftigen Leser!

#### 🗳️ Abstimmungen

Während des Schreibens validieren Sie die im Vorfeld vorbereiteten Abstimmungen und treffen die endgültige Entscheidung.

#### 🔨 Entscheidungen

Heben Sie wichtige Entscheidungen hervor, die während der Verwaltungsratssitzung getroffen wurden. Die Idee ist, dass jedes Mitglied anhand des Protokolls alle strategischen Entscheidungen, über die die Versammlung entschieden hat, nachlesen kann.

#### ✅ Aufgaben

Erstellen Sie eine klare Liste mit Aufgaben, die sich aus den vom Verwaltungsrat bestätigten Entscheidungen ergeben. Sie können die Aufgaben auch bereits den Verantwortlichen zuweisen, ihre Priorität festlegen sowie das Fälligkeitsdatum bestimmen. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitglieder sofort nach dem Treffen einsatzbereit sind. Jeder weiss, was er bis wann zu tun hat.

### 👀 Private Notizen der Mitglieder

#### ✏️ Fügen Sie dem Protokoll private Notizen hinzu

Ermutigen Sie Ihre Mitglieder, sich im Vorfeld vorzubereiten, indem sie sich private Notizen machen. Die Idee ist auch, sie dazu aufzufordern, ihre Notizen und Kommentare während des Meetings zu verfassen, damit Sie sicher sind, dass Sie verstehen, was von ihnen erwartet wird.

#### 📝Kommentieren Sie die angehängten Dateien

Darüber hinaus können Notizen direkt in die Dateien und Dokumente eingefügt werden, die der Tagesordnung und dem Protokoll des Verwaltungsrats beigefügt sind. Das Ziel ist, dass die Mitglieder ihre schriftlichen Beiträge genau an der richtigen Stelle wiederfinden.

## 6. Verfolgen Sie die Aufgaben

Verfolgen Sie die Entwicklung der Aufgaben von einem Meeting zum nächsten, um sicherzustellen, dass die vorgegebenen Fristen eingehalten werden. Wenn Ihr Tool dies zulässt, importieren Sie Ihre Aufgaben einfach in die Tagesordnung des nächsten Meetings, um zu sehen, ob sie rechtzeitig fertiggestellt wurden.

## 7. Geben Sie Zugang zum Protokoll

Am Ende der Sitzung und nach dem Schritt des Korrekturlesens sollten Sie den Zugang zum Protokoll kontrollieren, damit jedes Mitglied das Protokoll der Diskussionen einsehen kann. So können die Mitglieder alles notieren, was während des Meetings ausgetauscht wurde. Zum Schluss teilen Sie das Protokoll mit allen Mitgliedern, um sie zu ermutigen, es nach der Ratssitzung so schnell wie möglich noch einmal zu lesen.

## ✅ Die Vorteile von WEDO für die Verwaltung Ihrer VRs

Oben haben wir darüber gesprochen, wie wichtig es ist, ein gutes Tool für die Verwaltung und Überwachung des Ablaufs Ihrer Verwaltungsratssitzungen zu wählen. WEDO entwickelt die ideale Kollaborationsplattform für ein effizientes Sitzungsmanagement. Aus welchen Gründen wird unsere Lösung Ihr bester Verbündeter bei VRs sein? Hier ist eine Zusammenfassung :

**📋 Sie bereiten Ihre Traktandenliste kollaborativ vor.**
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**🔐 Sie verwalten die Zugriffe auf die Sitzung.**
![vr-zugriffrechts.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_zugriffrechts_92d87f00c9.png)

**🗳️ Sie nehmen die Abstimmungen in Ihre Traktandenliste auf.**
![vr-abstimmung.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_abstimmung_f02975a7b3.png)

**⌨️ Sie verfassen Ihr Protokoll in Echtzeit direkt auf der Plattform und erlauben den Teilnehmern, ihre privaten Notizen zu schreiben.**
![vr-sitzungsprotokolle-in-echtzeit.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_sitzungsprotokolle_in_echtzeit_5129dec6a2.png)

**✅ Sie verfolgen die Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten, indem Sie die laufenden und abgeschlossenen Aufgaben importieren.**
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**👀 Sie gewähren direkt nach der Sitzung Zugang zum Protokoll und senden es von der Plattform aus per E-Mail an die Mitglieder.**
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>**Sie möchten WEDO für Ihre nächste Verwaltungsratssitzung testen? Unsere Experten stellen Ihnen das Tool vor und helfen Ihnen, Ihre erste Traktandenliste in 30 Minuten zu erstellen.**

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## Einige Beispiele unserer Kunden, die WEDO zur Verwaltung ihrer VR verwenden
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Leiten Sie effizient Vorstandssitzungen mit WEDO, einem sicheren, digitalen Meeting-Management-Tool. Verbessern Sie Kommunikation und Nachbereitung mit 7-stufiger Plattform. 

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Organisieren Sie Ihren Verwaltungsrat mit WEDO

## Organisatorische Herausforderungen im Bildungsbereich

Für Bildungsorganisationen ist eine reibungslose Kommunikation ein wesentlicher Erfolgsfaktor einer gut funktionierenden Zusammenarbeit. Die Leitungsorgane der Institutionen müssen in der Lage sein, sich aktiv mit allen Abteilungen auszutauschen, um den reibungslosen Betrieb ihrer Organisation zu gewährleisten. Es liegt auch in der Verantwortung des Managements, eine optimale Zusammenarbeit zwischen Verwaltungs- und Lehrpersonal zu fördern.

Im Hinblick auf die Zusammenarbeit gibt es im Bildungsbereich einige Herausforderungen:

🗓️ Im Hinblick auf die Zusammenarbeit gibt es im Bildungsbereich einige Herausforderungen:

✅ Erledigen und Überprüfen von Aufgaben der Schulleitung und Fachpersonen, sowie der einzelnen Departemente, Kompetenzzentren und Partnerinstitutionen

📋 [Verwaltung wiederkehrender Abläufe](https://wedo.swiss/de/schools-faculties-automate-your-recurring-procedures/)

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## Hindernisse auf dem Weg zur effizienten Zusammenarbeit

Die Mitarbeitenden müssen ihre Ziele oft mit knappen und ineffizienten Mitteln erreichen. Die E-Mail ist nach wie vor der am häufigsten genutzte Kommunikationskanal, und es ist zu bemängeln, dass nur wenige wirklich kollaborative Instrumente im Bildungsalltag zur Verfügung stehen. Eine weitere Beobachtung ist, dass Sitzungen oft schlecht vorbereitet sind, zu häufig stattfinden und manchmal endlos dauern... kurz gesagt, unproduktiv sind. Sitzungen sind jedoch für den Informationsaustausch von entscheidender Bedeutung. In diesem Sektor kommen bei diesen Sitzungen zahlreiche Beteiligte zusammen: Mitglieder des Managements, Verwaltungspersonal, Dekane, Professoren oder Lehrkräfte sowie externe Akteure. Die Herausforderung für das Management besteht darin, diese zahlreichen Sitzungen effizient zu managen und dabei alle Teilnehmenden vor, während und nach den Sitzungen einzubeziehen. Wie kann man also diese organisatorischen und kollaborativen Schwierigkeiten überwinden und gleichzeitig die Digitalisierung der Prozesse fördern?

## Unsere Lösungen zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Schulen und Fakultäten

WEDO ist ein Kollaborations-Tool, das sich perfekt für die interne Organisation von Schulen und Fakultäten eignet. Unsere Lösung hilft bereits vielen Bildungseinrichtungen, ihre organisatorischen Herausforderungen zu bewältigen und die interne Kommunikation zu verbessern.

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Finden Sie herausfinden, wie die **WEDO-Plattform** Schulen und Fakultäten bei der täglichen Zusammenarbeit unterstützt.

### 1\. Individuelle Arbeitsbereiche für Ihre Bildungsstätte

Jede Abteilung oder Dienstleistungsstelle der Organisation kann ihre verschiedenen Projekte in "Arbeitsbereichen" verwalten. In diesen Bereichen können die Mitarbeitenden Sitzungen, Aufgaben und Dateien gemeinsam nutzen. Die WEDO-Lösung vereint alle diese Funktionen in einer einzigen Plattform. 💡Auch die Zusammenarbeit mit externe Fachpersonen ist ganz einfach und ohne Zusatzkosten möglich.

### 2\. Alle Sitzungen in einem Tool verwalten

Von den Arbeitsbereichen aus können die Benutzer\*innen mit WEDO alle ihre Sitzungen verwalten: vom Verwaltungsrat bis zu den Dekanen, einschliesslich Lehrerkonferenzen und bilateraler Gespräche. Mit dem Modul "Sitzungen" können Traktandenlisten gemeinsam im Team vorbereitet, Protokolle in Echtzeit erstellt und zugewiesene Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten verfolgt werden.

### 3\. Traktandenlisten gemeinsam vorbereiten

Unproduktive Sitzungen sind meist das Ergebnis mangelnder Vorbereitung. Die Funktion, diesem Übel im Alltag von Management und Verwaltung entgegenwirkt, ist die gemeinsame Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO kann jeder Mitarbeitende die Traktandenliste befüllen, um seine Beiträge im Voraus vorzubereiten. Auch das Teilen und Hinzufügen von Dokumente ist möglich, für alle Informationen, welche im Voraus konsultiert oder während der Sitzung präsentiert werden (PDF, Excel, Word, PowerPoint usw.).

### 4\. Entscheidungen aus Sitzungen hervorheben

Oft werden Sitzungen geschlossen, ohne klar getroffene Entscheidungen dokumentiert zu haben oder die Pendenzen und deren Fristen zu kennen. Mit WEDO ist es ganz leicht, die Entscheidungen zu dokumentieren und die zugehörigen Aufgaben verbindlich zu delegieren. Die Gesprächsprotokolle sind immer übersichtlich organisiert, so dass die relevanten Informationen sofort gefunden werden können.

### 5\. Aufgaben direkt in Sitzungen delegieren

Während den Sitzungen definierte Aufgaben, können direkt im Protokoll festgehalten und den zuständigen Personen delegiert werden. So sind die beteiligten Mitarbeitenden sofort informiert und nach der Sitzung bereits einsatzbereit. Die erledigten Aufgaben können von einer Sitzung zur nächsten verfolgt werden, so dass Sie die gesetzten Fristen immer im Auge behalten können.

### 6\. Transparente und einfache Kommunikation zu laufenden Aufgaben

Der in WEDO integrierte Aufgabenmanager vereinfacht nicht nur die Zusammenarbeit und Kommunikation, er reduziert auch massgeblich den internen E-Mailverkehr. Auf einer Aufgabe können mehrere Personen gemeinsam zusammenarbeiten. Mit Kommentaren werden wichtige Informationen geteilt und man kann sich über offene Punkte austauschen. Ein automatisches Benachrichtigungssystem erinnert die Zuständigen und Beteiligten über Änderungen und sorgt dafür, dass alle informiert bleiben.

### 7\. Informationen schnell finden

Mit der in WEDO integrierten Suchfunktion, können Sie mit wenigen Klicks auf die gewünschten Informationen zugreifen. Die Suche erfolgt plattformübergreifend über Schlüsselwörter. Auf diese Weise können die Benutzer Sitzungsprotokolle, wichtige Entscheidungen, Aufgaben und Dateien finden, die den gesuchten Begriff enthalten.

## WEDO ist das ideale Tool für Schulen und Fakultäten

WEDO ist das Tool, welches Ihre Teams zusammenbringt und Ihnen verschiedene Möglichkeiten bietet, effizient zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Durch die Einführung unserer Lösung in vielen Schulen und Fakultäten kennen wir die organisatorischen Herausforderungen des Bildungssektors. Verbessern Sie die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Organisation mit unseren Funktionen:

🗓️ Vorbereitung der Traktandenliste, Protokollierung in Echtzeit und Verfolgung delegierter Sitzungsaufgaben.

✅ Gemeinsame Verwaltung von Aufgaben in verschiedenen Arbeitsbereichen.

▶️ Automatisierung von Abläufen, um die Qualität interner Prozesse zu verbessern.

![WEDO-education-2_DE.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/WEDO_education_2_DE_11c34ae2d1.png)

Diese Kunden haben sich für WEDO entschieden, um in ihren Schulen effizient zusammenzuarbeiten:

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Die Durchführung und Nachbearbeitung von Sitzungen, die Abstimmung zwischen Abteilungen, der Austausch von Informationen und die Verwaltungsarbeit sind tägliche Herausforderungen im Bildungsbereich. Erfahren Sie, wie WEDO Schulen und akademischen Einrichtungen hilft, die Zusammenarbeit zu verbessern, indem das Sitzungs- und Aufgabenmanagement optimiert wird.

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