Sie sind fünf Minuten in der Sitzung und bereuen sie bereits. Kameras sind ausgeschaltet, jemand ist mit Multitasking beschäftigt, und Ihre Frage verhallt im Raum. Niemand antwortet. Sie schauen in Ihre Notizen … Hat nicht letzte Woche schon genau dieses Gespräch stattgefunden?

Willkommen beim Problem moderner Sitzungen: Die Leute erscheinen – aber sie sind nicht wirklich da.

Es liegt nicht daran, dass es ihnen egal ist. Sitzungen fühlen sich für viele einfach wie etwas an, das mit ihnen geschieht – nicht wie etwas, an dem sie aktiv teilnehmen. Keine klare Richtung, keine Energie und kein Grund, sich zu äussern – also tun es die meisten auch nicht.

Und dennoch planen wir weiter Sitzungen.

Teamsitzungen, Check-ins, virtuelle Brainstormings – sie fressen Stunden der Woche, aber allzu oft bleibt nichts davon hängen. Keine Entscheidungen. Keine echte Diskussion. Nur ein weiterer Platzhalter im Kalender.

Das Problem sind nicht die Sitzungen. Das Problem sind Sitzungen ohne Engagement.

Wenn Menschen nicht zur Mitarbeit eingeladen werden, wenn sie sich nicht gehört, gebraucht oder überhaupt wahrgenommen fühlen, dann merkt man das. Ideen versiegen. Der Schwung kommt zum Stillstand. Und das Ganze fühlt sich mehr nach einer Formalität als nach einem Raum für echte Zusammenarbeit an.

Deshalb ist Engagement in Sitzungen so wichtig.

Dieser Artikel richtet sich an alle, die genug von wirkungslosen Sitzungen haben. Wir stellen Ihnen kluge, praxisnahe Strategien vor, mit denen Sie echte Gespräche anregen, mehr Stimmen in den Raum (oder Anruf) holen und Sitzungen wieder zu einer sinnvollen Zeitnutzung machen können. Ob Ihr Team im Büro ist, vollständig remote oder irgendwo dazwischen – diese Taktiken helfen allen, fokussiert und eingebunden zu bleiben und sich vielleicht sogar auf das nächste Treffen zu freuen.

## **Warum Engagement in Meetings wirklich zählt**

Engagement in Sitzungen bedeutet nicht nur, sie interaktiver zu gestalten. Es wirkt sich direkt darauf aus, was nach der Sitzung passiert.

Wenn Teilnehmende abschalten, leidet die Klarheit. Menschen verlassen die Sitzung, ohne zu wissen, was von ihnen erwartet wird. Aufgaben werden falsch verstanden. Entscheidungen bleiben vage. Diese Art von Unklarheit summiert sich und bremst letztlich alles aus. Projekte verlieren an Richtung. Die Kommunikation bricht zusammen. Verantwortlichkeiten verschwimmen.

[Effektive Meetings mit engagierten Teilnehmenden](https://wedo.com/de/features/meetings) hingegen schaffen Klarheit und Ausrichtung. Teammitglieder bringen sich früh ein, erkennen Probleme, bevor sie grösser werden, und verlassen die Sitzung mit einem klaren Ziel vor Augen. Anstatt mit Folge-E-Mails oder separaten Gesprächen hinterherzuhinken, gehen alle mit Zuversicht die nächsten Schritte an.

Das hat auch Auswirkungen auf die Teamkultur. Mitarbeitende, die sich gehört fühlen, bleiben engagiert, stellen gezieltere Fragen und unterstützen sich gegenseitig. Die Ergebnisse verbessern sich, weil mehr Perspektiven in die Diskussion einfliessen.

Das wird umso wichtiger, wenn sich nicht alle im selben Raum befinden. Für Remote-Teams sind Sitzungen oft die einzige Gelegenheit zur Verbindung. Wird diese Zeit nicht sinnvoll genutzt, entsteht Distanz – räumlich und zwischenmenschlich.

Effektives Engagement hält den Prozess am Laufen. Es schafft Klarheit, Vertrauen und Fortschritt. Es ist kein zusätzlicher Schritt – es ist das Fundament für alles Weitere.

![Infografik mit dem Titel „Meetings konzentriert und produktiv halten“, die fünf Tipps für Moderatoren zeigt : Ziel im Voraus nennen, Redner direkt ansprechen, Rolle rotieren lassen, Zeit im Blick behalten, neutral bleiben](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/facilitator_cheat_sheet_keep_meetings_focused_and_productive_de_90da91c2da.png)

## **Vor der Sitzung: Die Grundlage für echte Beteiligung schaffen**

Jetzt, da wir uns einig sind, warum Engagement in Sitzungen wichtig ist, sprechen wir darüber, wie es erreicht werden kann. Es beginnt, bevor die Sitzung überhaupt startet.

Sie brauchen keine aufwendige Planung. Sie müssen den Teilnehmenden nur einen Grund geben, überhaupt zu erscheinen – und eine Möglichkeit, sich einzubringen, wenn sie es tun.

**Eine wirklich hilfreiche Traktandenliste versenden**

Kein Aufsatz mit fünf Absätzen. Keine vage Aufzählung. Nur eine einfache Gliederung, die zeigt, wozu die Sitzung dient, was besprochen wird und welche Art von Beiträgen gewünscht sind.

Wenn Sie eine Entscheidung brauchen, sagen Sie es. Wenn Sie Feedback möchten, geben Sie an, worauf sich die Teilnehmenden konzentrieren sollen. Extra-Punkte, wenn die Liste unter fünf Punkten bleibt und sich auf das Wesentliche beschränkt.

**Den Teilnehmenden Zeit zum Nachdenken geben**

Niemand mag es, spontan antworten zu müssen. Wenn Sie Beiträge möchten, warten Sie nicht bis zur Sitzung, um danach zu fragen. Senden Sie im Voraus eine Frage oder einen kurzen Denkanstoss. Bitten Sie um Ideen oder ein paar Notizen, die sie mitbringen können.

Schon fünf Minuten Vorbereitung helfen, dass die Teilnehmenden mit etwas Konkretem erscheinen.

**Rollen zuweisen, damit die Sitzung nicht aus dem Ruder läuft**

Sie brauchen kein ganzes Produktionsteam – aber jemanden, der den Ablauf steuert. Benennen Sie eine Moderation, eine Protokollführung und eine Zeitwache. Wechseln Sie die Rollen, wenn Sie sich regelmässig treffen, insbesondere bei Teamsitzungen.

Das hält alle eingebunden und sorgt für Struktur.

**Nur Personen einladen, die etwas beitragen können**

Wenn jemand nicht dabei sein muss, sollte er oder sie es wahrscheinlich auch nicht. Es geht nicht darum, jemanden auszuschliessen – sondern darum, den richtigen Stimmen Raum zu geben. In kleineren Gruppen entstehen meist bessere Diskussionen, und niemand sitzt gern in einer Sitzung, die nichts mit der eigenen Arbeit zu tun hat.

**Klar machen, warum diese Sitzung wichtig ist**

Nicht einfach eine Kalendereinladung versenden und hoffen, dass sie ernst genommen wird. Zeigen Sie den Teilnehmenden, warum es sich lohnt zu erscheinen und was Sie von ihnen brauchen. Das bedeutet nicht, einen Roman zu schreiben. Fügen Sie einfach einen kurzen Satz in die Einladung oder Traktandenliste ein, der beantwortet: „Warum jetzt?“ und „Warum diese Person?“

Eine kleine Veränderung – mit grosser Wirkung auf die Haltung, mit der die Teilnehmenden zur Sitzung erscheinen.

## **Während der Sitzung: Die Teilnehmenden ins Gespräch bringen (ohne sie zu drängen)**

Sobald die richtigen Personen im Raum (oder im Anruf) sind, geht es darum, sie wirklich einzubinden.

Genau an diesem Punkt verlieren viele Sitzungen an Schwung. Die Teilnehmenden sind zwar anwesend, aber niemand weiss genau, wann man sprechen soll, wie man sich einbringen kann oder ob der eigene Beitrag überhaupt gewünscht ist. Es liegt an Ihnen, das zu ändern – nicht, indem Sie Personen blossstellen, sondern indem Sie einen Raum schaffen, in dem es sich natürlich anfühlt, sich zu äussern.

So gelingt das:

**Mit etwas beginnen, das die Teilnehmenden abholt**

Sie brauchen keinen kitschigen Icebreaker. Eine kurze Check-in-Frage oder eine schnelle Runde mit Erfolgen und Blockaden reicht oft schon. Halten Sie es locker und kurz. Ziel ist es, die Teilnehmenden aus dem passiven Modus zu holen.

Schon die Frage „Was müssen wir am Ende dieser Sitzung unbedingt wissen?“ kann den Ton sofort verändern. Es muss nicht tiefgründig sein – es soll lediglich daran erinnern, dass niemand nur zum Zuhören hier ist, sondern Teil des Gesprächs ist.

**Echtzeit-Tools nutzen, damit es nicht nur beim Reden bleibt**

Nutzen Sie ein gemeinsames Dokument, eine Live-Umfrage oder ein schnelles Brainstorming-Board. Das gibt den Teilnehmenden etwas zum Interagieren und erstellt gleichzeitig ein Protokoll der Diskussion. So erhalten Sie auch mehr Beiträge von ruhigeren Teammitgliedern, die sich vielleicht nicht an einer freien Diskussion beteiligen würden.

Auch visuelle Hilfsmittel helfen. Eine einfache Skizze oder ein Diagramm kann helfen, die Aufmerksamkeit zu bündeln und abstrakte Ideen greifbar zu machen.

Wenn Sie ein Tool wie WEDO nutzen, können Sie die Traktandenliste aufrufen, gemeinsam Notizen machen und Aufgaben in Echtzeit zuweisen – ohne zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln. Alles bleibt sichtbar, was das Gespräch strukturiert und die Ergebnisse klar macht.

**Bessere Fragen stellen**

Die schnellste Art, den Schwung zu verlieren, ist die Frage: „Irgendwelche Gedanken dazu?“ Bessere Fragen führen zu besseren Diskussionen. Versuchen Sie es mit:

- Was fehlt in diesem Plan?
- Was sollten wir überdenken?
- Welches Risiko haben wir noch nicht angesprochen?
- Wo könnten Einwände auftauchen?

Wenn Sie gezielte Fragen stellen, müssen die Teilnehmenden nicht raten, welche Art von Antwort erwartet wird.

**Wenn die Energie sinkt, die Sitzung auflockern**

Geben Sie jeder Gruppe eine Frage oder Aufgabe. Danach vergleichen Sie die Ergebnisse im Plenum.

Das funktioniert über Zoom genauso gut wie vor Ort. Und es bietet allen die Möglichkeit, sich zuerst in kleinerem Rahmen zu äussern, bevor es zurück in die grosse Runde geht.

**Raum für ruhigere Stimmen schaffen**

In jedem Team gibt es ein paar dominante Sprecher. Wenn immer dieselben Stimmen die Diskussion bestimmen, machen Sie eine Pause und laden Sie andere ein, ihre Ideen zu teilen. Es geht nicht darum, jemanden zu unterbrechen – sondern den Raum offen zu halten. Versuchen Sie Formulierungen wie: „Lassen Sie uns jemanden hören, der noch nichts gesagt hat“ oder „Gibt es noch andere Perspektiven, die wir berücksichtigen sollten?“

Das ist ein einfacher Weg, neue Beiträge einzubinden – ohne jemanden blosszustellen.

## **Tipps für die Moderation von Meetings, die wirklich funktionieren**

Selbst mit einer klaren Traktandenliste und den richtigen Personen im Raum können Sitzungen scheitern – wenn sie nicht gut moderiert werden. Die Moderation muss nicht die lauteste Person oder die Teamleitung sein. Wichtig ist nur, dass sie für Klarheit sorgt, den Ablauf steuert und den Fokus hält.

So gelingt das – ganz ohne Überkomplexität:

![Infografik mit dem Titel „Meetings konzentriert und produktiv halten“, die fünf Tipps für Moderatoren zeigt : Ziel im Voraus nennen, Redner direkt ansprechen, Rolle rotieren lassen, Zeit im Blick behalten, neutral bleiben](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/facilitator_cheat_sheet_keep_meetings_focused_and_productive_de_90da91c2da.png)

**Die Sitzung verankern**

Erinnern Sie alle zu Beginn an das Ziel. Etwas so Einfaches wie „Am Ende dieser Sitzung müssen wir über X entscheiden“ hilft, den Fokus zu bewahren. Wenn das Gespräch abschweift, lenken Sie es zurück. Sie müssen Nebenunterhaltungen nicht unterbinden – parken Sie sie einfach für später und bleiben Sie auf Kurs.

**Auf die Zeit achten, ohne zu hetzen**

Sie müssen keine Stoppuhr sein – aber das Zeitgefühl behalten. Wenn ein Thema übermässig viel Zeit beansprucht, entscheiden Sie, ob es sich lohnt, weiterzumachen oder ob es ausserhalb der Sitzung geklärt werden soll. Sitzungen regelmässig zu überziehen ist ein sicherer Weg, das Vertrauen in den Prozess zu verlieren.

**Beiträge namentlich würdigen**

Wenn jemand einen wertvollen Gedanken teilt oder eine gute Frage stellt, benennen Sie es. „Guter Punkt, Ravi“ oder „Danke fürs Ansprechen, Jordan“ verstärken das Engagement. Es ermutigt auch andere, sich zu äussern – ohne Angst, übersehen zu werden.

**Die Rolle rotieren lassen**

Wenn Sie jede Sitzung moderieren, hören Sie damit auf. Geben Sie anderen Teammitgliedern die Gelegenheit, die Sitzung zu leiten und die Diskussion zu gestalten. Das stärkt das Selbstvertrauen, fördert aktives Zuhören und verhindert ein hierarchisches Gefühl.

**Neutral bleiben, wenn nötig**

Moderation bedeutet nicht, die Richtung vorzugeben. Sie müssen keine Antworten parat haben. Ihre Aufgabe ist es, das Gespräch zu begleiten – nicht, es zu einem bereits festgelegten Ergebnis zu lenken. Lassen Sie das Team das Resultat möglichst selbst gestalten.

## **Remote- und Hybrid-Teams engagiert halten**

Eine gute Sitzung zu leiten ist schon schwer genug. Wenn niemand im selben Raum ist? Noch schwieriger.

Remote- und Hybrid-Teams haben keine Gespräche auf dem Flur oder Blickkontakt als Rückhalt. Deshalb muss Engagement in Sitzungen in die Durchführung des Anrufs eingebaut sein – nicht etwas, auf das man einfach hofft.

Hier ein kurzer Überblick, was hilft – und was stört:

**Do:**

- **Visuelle Struktur nutzen.** Blenden Sie die Traktandenliste ein oder teilen Sie ein Dokument, auf das alle zugreifen können. Tools wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) machen die Verwaltung in Echtzeit einfach.
- **Personen namentlich ansprechen.** Nicht, um sie unter Druck zu setzen, sondern um Raum zu schaffen: „Jordan, wie sehen Sie das, bevor wir weitermachen?“
- **Luft zum Nachdenken lassen.** Nach einer Frage eine kurze Pause einlegen. Einige Sekunden Stille sind nicht unangenehm – sie dienen der Verarbeitung.
- **Entscheidungen sichtbar machen.** Halten Sie nächste Schritte, Verantwortlichkeiten und offene Fragen live fest, während alle zusehen. Das schafft Vertrauen und Klarheit.

**Don’t:**

- **Nicht im Still-Modus bleiben.** Wenn alle stummgeschaltet und die Kameras ausgeschaltet sind, moderieren Sie einen Podcast – keine Sitzung.
- **Nicht durch unangenehme Stille hetzen.** Unterdrücken Sie den Impuls, sofort zu sprechen. Lassen Sie Raum zum Entmuten, Nachdenken oder Tippen.
- **Nicht alle Klarheit auf das Follow-up verschieben.** Wenn Entscheidungen während des Anrufs unklar bleiben, werden sie danach selten klarer.
- **Remote-Anrufe nicht wie Präsenzsitzungen behandeln.** Engagement-Tools, Tempo und Struktur müssen angepasst – nicht kopiert – werden.

Remote-Sitzungen können dennoch [kollaborativ und wirkungsvoll](https://wedo.com/de/blog/kollaboratives-aufgaben-management-in-remote-teams) sein. Sie müssen nur die Beteiligung einfacher und sichtbarer machen. Ein gemeinsamer Arbeitsbereich wie WEDO hilft, alles auf Kurs zu halten – egal, ob Ihr Team im selben Gebäude sitzt oder über die ganze Welt verteilt ist.

## **Wie WEDO Sie bei Effektiven Meetings unterstützt**

Sie können die besten Absichten haben, eine klare Traktandenliste und ein grossartiges Team – und trotzdem mit verstreuten Notizen, verpassten Folgeaufgaben und „Was hatten wir nochmal beschlossen?“–Nachrichten zwei Tage später enden.

Genau hier macht [WEDO](https://wedo.com/de/features) den Unterschied.

Es wurde entwickelt, um alles zu unterstützen, worum es in diesem Artikel geht: Planung, Beteiligung, Nachverfolgung und Sichtbarkeit. Alles an einem Ort.

**Besser planen**

Erstellen Sie strukturierte Traktandenlisten, die Ihr Team im Voraus einsehen und ergänzen kann. Weisen Sie Rollen wie Moderation oder Zeitwache schon vor der Sitzung zu, damit alle ihre Aufgabe kennen.

**Die Teilnehmenden während der Sitzung eingebunden halten**

Mit WEDO bleibt die Traktandenliste sichtbar, Notizen werden live erfasst und Aufgaben in Echtzeit erstellt. Kein Wechseln zwischen Dokumenten, kein Rätselraten, wer was gesagt hat. Alle bleiben buchstäblich auf dem gleichen Stand.

**Nachverfolgen, was danach passiert**

[Weisen Sie Aufgaben](https://wedo.com/de/features/tasks) direkt in der Sitzung zu und verfolgen Sie sie später nach – ohne fünf E-Mails zu senden oder einen weiteren Anruf anzusetzen. Mit WEDO gelingt Nachverfolgung, ohne Mikromanagement.

**Ein Tool, ein Ablauf**

Kein Jonglieren mehr mit verschiedenen Tools für Planung, Videokonferenzen, Notizen und [Aufgabenverwaltung](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen). Mit WEDO bleibt alles zusammen – so kann sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren, anstatt Details hinterherzulaufen.

Wenn sich Ihre Sitzungen unkoordiniert, zäh oder einfach zu häufig anfühlen, liegt es vielleicht nicht an den Personen, sondern am System. [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihnen ein besseres. [Probieren Sie WEDO kostenlos aus](https://wedo.com/de/signup) – und erleben Sie, wie *Effektive Meetings* wirklich etwas voranbringen.

Klare Taktiken für mehr Engagement in Meetings, aktive Beteiligung und nachhaltigen Teamfortschritt.

Wie man alle während eines Meetings fokussiert und eingebunden hält, mit einem Kalender-Symbol auf rotem Hintergrund

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Strategien für Engagement in Effektive Meetings

Sitzungsprotokolle sind ein wesentlicher Bestandteil jeder [effektiven Sitzung](https://wedo.com/de/blog/6-tipps-fuer-eine-effiziente-teamsitzung). Sie dienen als schriftliche Aufzeichnung einer Sitzung, in der die wichtigsten Diskussionen, getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aktionspunkte aufgeführt sind. Ganz gleich, ob Sie an Vorstandssitzungen, unternehmensweiten Diskussionen oder Projektaktualisierungen teilnehmen, genaue und effiziente Protokolle stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Aber wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Notizen klar, präzise und effektiv sind? In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie Sitzungsprotokolle schreiben, und geben Ihnen praktische Tipps, mit denen Sie Zeit sparen, die Genauigkeit verbessern und eine zuverlässige Vorlage für Sitzungsprotokolle zum zukünftigen Gebrauch erstellen können. 

Ausserdem zeigen wir Ihnen, wie das Schreiben Ihrer Protokolle mit kollaborativen Tools wie WEDO noch einfacher wird.

## Was sind Sitzungsprotokolle?
Fangen wir ganz von vorne an. Was verstehen wir unter einem Sitzungsprotokoll? Ein Protokoll ist eine Zusammenfassung der während einer Sitzung beobachteten Gespräche und Diskussionen sowie der getroffenen Entscheidungen und ergriffenen Maßnahmen. 

Eine Sitzung gilt als erfolgreich, wenn im Anschluss daran ein Sitzungsprotokoll erstellt wird, das schnell verteilt wird und alle wichtigen Informationen enthält: Was wurde besprochen, wer hat was wann getan und welche Aufgaben ergaben sich aus den Entscheidungen? Im Sitzungsprotokoll wird Folgendes angegeben:

- Teilnehmer
- Abwesende (sowie entschuldigte Personen)
- Ort der Sitzung
- Datum und Uhrzeit der Sitzung

Jeder besprochene Punkt sollte Folgendes enthalten:

- Referent
- Eine Zusammenfassung der Hauptdiskussionen
- Getroffene Entscheidungen
- Die während der Sitzung an bestimmte Personen delegierten Aufgaben, wenn möglich mit einer Frist.

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## Die wichtige Rolle des Organisators
Der Organisator spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg der Sitzung. Oft ist diese Person, die für die Vorbereitung der Sitzung verantwortlich ist, auch für das Verfassen des Protokolls und die Verteilung der endgültigen Version an alle Teilnehmer verantwortlich. 

Der Verfasser muss daher über mehrere Eigenschaften verfügen: Präzision, Systematik, Zuhörfähigkeit, Schnelligkeit und Organisationstalent. Dies sind alles wesentliche Voraussetzungen für eine reibungslose Durchführung der Sitzung von der Vorbereitung bis zum Abschluss. Wenn Sie die Traktandenliste vor der Sitzung im Kopf haben, kann dies auch die Effizienz beim Verfassen des Sitzungsprotokolls verbessern.

### 1. Traktandenliste vorbereiten
Damit eine Sitzung optimal abläuft, muss natürlich viel Zeit in die Vorbereitung investiert werden. Deshalb muss der Verfasser, unterstützt vom Organisator, die Traktandenliste gewissenhaft und unter Berücksichtigung der Ziele erstellen. 

Die Traktandenliste ermöglicht den Teilnehmern eine Überprüfung der zu besprechenden Themen im Voraus. Während der Sitzung, ob persönlich oder per Videokonferenz, werden die Punkte in chronologischer Reihenfolge besprochen, weshalb die Traktandenliste im Voraus unter Berücksichtigung dieses Aspekts erstellt werden muss. 

Um die Durchführung der Sitzung zu erleichtern, sollte der Verfasser der Traktandenliste Absätze und Dateien zufügen, um eine ausreichende Dokumentation bereitzustellen und sie den Teilnehmern zugänglich zu machen. Eine sorgfältig vorbereitete Traktandenliste fördert eine effiziente und arbeitsfähige Sitzung!

### 2. Traktandenliste vor der Sitzung prüfen
Die Traktandenliste sollte idealerweise gemeinsam erstellt werden. Jeder Teilnehmer sollte in der Lage sein, zu dem Traktandum beizutragen, für das er verantwortlich ist. Wenn Sie dies in Ihrer Organisation tun, sollte der Verfasser den Inhalt der Traktandenliste vor dem Tag der Sitzung prüfen. Auf diese Weise erhält er ein klareres Verständnis der Sitzungsnotizen und kann das Verfassen des Protokolls optimieren.

### 3. Fassen Sie die Essenz der Diskussionen zusammen
Um sicherzustellen, dass die Sitzungsprotokolle sowohl klar als auch verständlich sind, muss der Verfasser die Fähigkeit besitzen, komplexe Diskussionen in prägnante Zusammenfassungen zu verdichten. Es ist wichtig, die Kernpunkte jedes Gesprächs festzuhalten und dabei unnötige Details zu vermeiden, die die Sitzungsnotizen überladen könnten. Streben Sie ein Gleichgewicht zwischen Kürze und Klarheit an, damit auch diejenigen, die nicht anwesend waren, die wichtigsten Erkenntnisse und Entscheidungen leicht nachvollziehen können, wenn sie die schriftliche Aufzeichnung der Sitzung lesen.

Konzentrieren Sie sich bei der Zusammenfassung auf die wichtigsten Gesprächsthemen und Aktionspunkte, die sich herauskristallisiert haben. Dazu gehört auch, dass Sie hervorheben, wer jedes Thema vorgestellt hat, welche kritischen Punkte diskutiert wurden und welche Beschlüsse oder Entscheidungen getroffen wurden. Vermeiden Sie es, Wort für Wort den Wortwechsel wiederzugeben, da dies zu Verwirrung und übermäßiger Länge führen kann. Versuchen Sie stattdessen, eine klare und übersichtliche Zusammenfassung zu erstellen, die die Beobachter logisch durch die Sitzung führt.

### 4. Schreiben Sie systematisch
Ein systematischer Ansatz beim Verfassen des Protokolls kann die Qualität und Effizienz Ihres Berichts erheblich verbessern. Durch die Einhaltung eines strukturierten Formats stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Details erfasst und klar dargestellt werden. Dies hilft Ihnen, während der Sitzung den Überblick zu behalten, und erleichtert anderen die anschließende Überprüfung des Sitzungsprotokolls.

Sie könnten beispielsweise jeden Ihrer Punkte wie folgt verfassen:

- Absätze hinzufügen, um die Diskussion festzuhalten.
- Entscheidungen hervorheben, die während der Sitzung getroffen wurden.
- Aufgaben auflisten, die sich aus den Entscheidungen ergeben, und weisen Sie jede Aufgabe nach Möglichkeit Personen mit Fristen zu.

Wenn Sie diese einheitliche Struktur im Hinterkopf behalten, können Sie ein klares und umfassendes Protokoll der Sitzung erstellen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass nichts Wichtiges übersehen wird, vermeidet Verwirrung und stärkt die Verantwortlichkeit der Teilnehmer. Außerdem ist es einfacher, später auf das Protokoll zu verweisen, was Zeit spart und die Produktivität verbessert.

![Schlüsselelemente für Sitzungsprotokolle, einschließlich Teilnehmer, Ort, Datum, Moderator, delegierte Aufgaben, getroffene Entscheidungen und abwesende Personen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_meeting_minuts_systematic_approach_de_ef825e883a.png)

### 5. Hervorheben von Entscheidungen
Wie bereits erwähnt, ist es für ein effektives Sitzungsprotokoll von entscheidender Bedeutung, dass jede wichtige Entscheidung schriftlich festgehalten und deutlich hervorgehoben wird. Überprüfen Sie nach jedem wichtigen Diskussionspunkt, ob Entscheidungen getroffen wurden, und stellen Sie sicher, dass diese in den Sitzungsnotizen deutlich gekennzeichnet sind. 

Diese Vorgehensweise hilft zu klären, worauf man sich geeinigt hat, und verhindert Missverständnisse oder Verzögerungen bei zukünftigen Maßnahmen. Durch die Hervorhebung von Entscheidungen erleichtern Sie es den Teammitgliedern, wichtige Ergebnisse zu verfolgen und nachzuverfolgen, wodurch die Gesamteffizienz verbessert und das Risiko von Zeitverschwendung in nachfolgenden Sitzungen minimiert wird.

Denken Sie daran, dass klare Entscheidungen die Grundlage für erfolgreiche Sitzungen sind, und Ihre Protokolle sollten dies widerspiegeln, indem sie alle wichtigen Entscheidungen leicht auffindbar und verständlich machen.

### 6. Definieren und delegieren Sie Aufgaben während der Sitzung
Allzu oft wissen die Teilnehmer am Ende einer Sitzung nicht, was zu tun ist und vor allem, wer für die zu ergreifenden Maßnahmen verantwortlich ist. Damit die Mitarbeiter nach der Sitzung handlungsfähig sind, sollten Sie die von einer Sitzung zur nächsten auszuführenden Maßnahmen klar definieren. 

Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Aufgaben den richtigen Mitgliedern der Gruppe zugewiesen werden – auch wenn dies bedeutet, dass alle von der betreffenden Aufgabe betroffenen Personen angegeben werden müssen. Wenn möglich, geben Sie auch das Fälligkeitsdatum an, damit die verantwortliche Person die Frist kennt, innerhalb derer die Aufgabe abzuschließen ist. Durch klar definierte Aktionspunkte mit spezifischen Verantwortlichkeiten wird sichergestellt, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird, wodurch das Risiko von Missverständnissen verringert und Zeitverschwendung oder Verwirrung nach Beendigung der [Sitzung vermieden werden](https://wedo.com/de/blog/nachbereitung-der-aktionen-nach-der-sitzung).

### 7. Fassen Sie am Ende der Sitzung zusammen
Dieser Tipp richtet sich an diejenigen, die eine „Zusammenfassung“ machen möchten, um das erneute Lesen des Protokolls zu erleichtern. Dieser Ansatz hat auch den Vorteil, dass er die wichtigen Elemente, wie z. B. die wichtigsten Entscheidungen, die getroffen wurden, in den Köpfen der Teilnehmer verankert. 

Eine abschließende Zusammenfassung sollte sich auf die wichtigsten Entscheidungen und alle vorrangigen Aktionspunkte konzentrieren, die Aufmerksamkeit erfordern. Anstatt jedes Detail zu überprüfen, sollten Sie die Elemente hervorheben, die den Fortschritt vorantreiben, vorzugsweise in Form von Aufzählungspunkten, um Klarheit und leichte Lesbarkeit zu gewährleisten. Wenn Sie die Zusammenfassung kurz und prägnant halten, wird sie wirkungsvoller und hilft den Teilnehmern, auf dem Laufenden zu bleiben und sich auf zukünftige Diskussionen vorzubereiten.

### 8. Das Protokoll schnell Korrektur lesen und korrigieren
Wir müssen nicht extra darauf hinweisen, wie wichtig es ist, das Protokoll am Ende der Sitzung noch einmal durchzulesen. Auch wenn es manchmal mühsam sein kann, ist es am besten, dies direkt nach der Sitzung zu tun. Auf diese Weise hat der Verfasser die Essenz der Diskussionen noch im Kopf und kann präzise und effizient arbeiten.

Nach dem Korrekturlesen kann das Protokoll schnell mit allen Teilnehmern geteilt werden, sodass sie sofort einsatzbereit sind. Diejenigen, die nicht anwesend sind, können die Diskussionen zur Kenntnis nehmen und auch die Maßnahmen durchführen, für die sie möglicherweise verantwortlich sind.

## Kurzreferenz: Wichtige Schritte für bessere Sitzungsprotokolle
Werfen Sie einen kurzen Blick auf die folgende Grafik, um eine Zusammenfassung der acht wesentlichen Tipps zu sehen, die Ihnen beim Erstellen effektiver und prägnanter Sitzungsprotokolle helfen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_05_bild_8_tipps_zur_verbesserung_ihrer_sitzungsprotokolle_1024x576_1931db7e82.png)

## Zusammenfassung

Vereinfachen Sie Ihre Sitzungsprotokolle mit digitalen Tools
Nach der Überprüfung dieser acht Tipps sehen Sie, dass die Aufgabe des Organisators nicht immer die einfachste ist. Die Erstellung effektiver Sitzungsprotokolle kann zwar zeitaufwendig sein, es gibt jedoch digitale Tools, die diesen Prozess erleichtern.

Kollaborative Plattformen wie WEDO unterstützen Sie vor, während und nach der Sitzung, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – den Erfolg der Sitzung. Mit WEDO können Sie Ihre Protokolle in Echtzeit erstellen und so sicherstellen, dass kein wichtiges Detail übersehen wird. Mit den benutzerfreundlichen Funktionen können Sie Inhalte wie Absätze, Entscheidungen, Aufgaben und Anhänge einfach organisieren.

Eine herausragende Funktion ist das leistungsstarke Suchwerkzeug von WEDO, mit dem Sie mit nur wenigen Klicks schnell finden, was Sie benötigen, indem Sie frühere Sitzungen, Aufgaben oder Dateien durchsuchen. Verabschieden Sie sich von der zusätzlichen Zeit, die Sie mit dem Umschreiben von Notizen verbringen, und genießen Sie effizientere und [produktivere Sitzungen](https://wedo.com/de/features/meetings).

Sind Sie bereit, Ihre Sitzungen effizienter zu gestalten? [Probieren Sie WEDO](https://wedo.com/de/signup) noch heute aus und erleben Sie den Unterschied selbst!

Die Rolle des Protokollführers ist wichtig, aber die Aufgabe ist keineswegs einfach und erfordert eine Reihe von Fähigkeiten. Schreiben Sie regelmässig Besprechungsprotokolle? Dann ist dieser Artikel für Sie! Entdecken Sie 8 Tipps zur Verbesserung Ihrer Sitzungsprotokolle.

Dieses Bild zeigt 8 Tipps zur Verbesserung Ihrer Sitzungsprotokolle, dargestellt mit einer Checkliste und einem Stift auf blauem Hintergrund

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8 Tipps zur Verbesserung Ihrer Sitzungsprotokolle

**HR Today ist das Leitmedium der Schweizer HR-Fachwelt. Am 28\. April 2021 wurde in der Sonderrubrik Remote Work ein Artikel zum Thema Remote Meetings veröffentlicht. Darin wird auf WEDO verwiesen, die ideale Kollaborationslösung für effizientere Remote-Meetings.**

Die Zusammenarbeit von dezentralen Teams ist für Unternehmen heute ein alltägliches Thema. WEDO ist eine Software zur Verwaltung von Sitzungen, Aufgaben und Projekten. Alle Mitarbeitenden können von jedem beliebigen Ort aus an der Vorbereitung der Besprechungen mitwirken, Protokolle schreiben oder die anstehenden Aufgaben verfolgen.

Die Digitalisierung in Unternehmen hat zunehmend zu einem intensiveren Informationsaustausch geführt. In letzter Zeit hat sich diese Situation durch die anhaltende Arbeit im Homeoffice weiter verschärft. Obwohl Lösungen wie Zoom und Microsoft Teams den Austausch und die Kommunikation erleichtern, bieten sie keine Lösung für die fehlende Informationsstruktur. Die Folge: Mitarbeiter ertrinken in einer Flut von Informationen und leiden oft an einer zeitraubenden Krankheit: der akuten "Meeting-Müdigkeit". Besprechungen und deren Nachbereitung nehmen viel Zeit in Anspruch, die Verwaltung von delegierten Aufgaben ist mühsam und es ist schwer zu wissen, wer was und bis wann macht. WEDO ist die Lösung, um effizient zusammenzuarbeiten. \[...\]

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_04_smartmockups_knhgyzdy_1024x682_099a323f24.png)

::button-primary[Lesen Sie den Rest des Artikels]{link="https://hrtoday.ch/de/article/eine-kollaborative-plattform-fuer-effiziente-sitzungen"}

Im April wirft HR Today einen Blick auf das sehr aktuelle Thema Homeoffice. Das Schweizer Magazin präsentiert die ideale Lösung von WEDO, um Remote-Meetings effizient zu managen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie unser Tool Ihre virtuellen Meetings vereinfacht.

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Eine kollaborative Plattform für effiziente Sitzungen

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Drei Bereiche, ein einziges Tool, reale Anwendungsszenarien 

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien & Tools

![Darstellung der Integration zwischen WEDO und Microsoft Teams. Links die WEDO-Oberfläche mit Tagesordnung, rechts eine laufende Videokonferenz in Teams.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_teams_de_249cb2ca1f.png)

[Microsoft Teams](https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software/) ist für viele Organisationen zum Standard für Sitzungen geworden. Es ist schnell, zuverlässig und tief in die täglichen Arbeitsabläufe integriert. Doch es wurde nicht entwickelt, um den gesamten Lebenszyklus einer Sitzung zu verwalten.

Es verbindet Teilnehmer in Echtzeit, aber sobald der Anruf endet, endet auch diese Verbindung. Die Traktandenliste, Entscheidungen, Aufgaben und geteilten Dokumente? Sie befinden sich anderswo. Oft in E-Mail-Postfächern, in persönlichen Notizen oder gar nicht.

Microsoft Teams bietet Raum für Gespräche. Was fehlt, ist die Struktur. Und ohne Struktur gehen selbst die produktivsten Gespräche in der Nachbearbeitung leicht verloren.

Genau hier kommt [WEDO](https://wedo.com/de/features) ins Spiel.

Durch die direkte Integration in Microsoft Teams bringt WEDO die vollständige Sitzungsverwaltung in denselben Raum, in dem die Microsoft Teams Sitzung stattfindet. Vom Erstellen der Traktandenliste über das Zuweisen von Aufgaben bis hin zum Sperren des Protokolls verwandelt WEDO jede Sitzung in einen vollständigen Arbeitsablauf, bei dem nichts verloren geht.

## WEDO bringt Struktur in Ihre Microsoft Teams Sitzung

Für die meisten Teams beginnt mit der Planung einer Sitzung in Microsoft Teams das Chaos: Hintergrundnachrichten, verstreute Traktandenlisten, Dokumente in letzter Minute. Viele erscheinen zur Sitzung, ohne zu wissen, worüber gesprochen wird oder warum sie überhaupt eingeladen wurden.

Diese Art der fragmentierten Vorbereitung kostet Zeit, raubt Energie und verwandelt Sitzungen in etwas, das man übersteht, statt aktiv daran teilzunehmen.

WEDO ändert das, ohne dass Sie ein neues System oder einen neuen Prozess einführen müssen. Nach dem Hinzufügen zu einem Microsoft Teams Arbeitsbereich wird WEDO als Registerkarte im Sitzungs-Kanal angezeigt. Von dort aus beginnt alles, sich zu fügen.

Sie müssen weder die Plattform wechseln noch ein neues System einführen. Stattdessen bringt WEDO die Struktur, die Microsoft Teams fehlt, direkt in die Benutzeroberfläche, die Ihr Team bereits verwendet. Von hier aus können Sie alles tun, was für eine effektive Microsoft Teams Sitzung notwendig ist:

- Eine gemeinsame Traktandenliste erstellen
- Beiträge von Teilnehmern sammeln
- Relevante Dokumente anhängen
- Rollen zuweisen und Ziele klären
- Abstimmungen oder Genehmigungen starten, wenn nötig

Und nichts davon geschieht isoliert. Jeder Punkt wird nachverfolgt, jede Datei befindet sich im richtigen Kontext, jede Entscheidung hat ihren Platz, und all das, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Diese Integration ermöglicht es, Sitzungen vom Vorbereiten bis zur Umsetzung durchzuführen, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen. Kein Wechsel zwischen Apps. Kein Nachverfolgen von Dateien in E-Mail-Threads. Nur ein einziger Arbeitsbereich, in dem Diskussion und Dokumentation verbunden bleiben.

![Screenshot der WEDO-App in Microsoft Teams. Liste geplanter Sitzungen mit Datum, Status und Teilnehmenden sowie Formular zum Hinzufügen einer neuen Sitzung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_meetings_teams_de_23bb941043.png)

Für Teams, die bereits auf Microsoft Teams zur Zusammenarbeit setzen, schliesst WEDO eine sehr spezifische und oft übersehene Lücke: Es verleiht dem Lebenszyklus jeder Microsoft Teams Sitzung einen klaren Anfang, eine Mitte und ein Ende, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.

::button-primary[So integrieren Sie WEDO in Microsoft Teams]{link="https://help.wedo.com/de/articles/48754-wedo-in-microsoft-teams-integrieren"}

## Halten Sie Ihre Microsoft Teams Sitzung auf Kurs und machen Sie sie effektiv

Sobald die Sitzung beginnt, bleibt WEDO im Teams-Register geöffnet, direkt neben dem Anruf, sodass alles im Kontext bleibt. Die Traktandenliste ist nicht nur etwas, das man einmal in einer Kalendereinladung gesehen hat. Sie ist präsent, sichtbar und aktiv und leitet die Diskussion in Echtzeit.

Während das Gespräch voranschreitet, wird gleichzeitig die Dokumentation erstellt. Notizen werden live erfasst. Aufgaben werden in Echtzeit erstellt, mit Fälligkeiten und Verantwortlichen. Entscheidungen werden direkt unter dem jeweiligen Traktandum festgehalten.

Diese Form der Live-Zusammenarbeit schafft sofort Klarheit. Niemand fragt sich, was gesagt wurde oder wer wofür zuständig ist. Und wenn spontane Abstimmung erforderlich ist, ermöglichen Abstimmungsblöcke den Teilnehmern, ihre Meinung abzugeben und ohne Verzögerung oder E-Mail-Nachfassaktionen weiterzumachen.

Die Zusammenarbeit fühlt sich natürlich an, weil sie dort stattfindet, wo auch die Unterhaltung stattfindet: in derselben Oberfläche, mit denselben Personen, in Echtzeit.

WEDO macht es einfacher, einer Microsoft Teams Sitzung während ihrer Durchführung zu folgen, nicht nur einfacher, sie im Nachhinein zusammenzufassen. Das bedeutet weniger Verwirrung, weniger Nachfassaktionen und mehr Zeit, um die Arbeit voranzutreiben, statt bereits Besprochenes erneut aufzurollen.

## Nach dem Ende des Anrufs geht die Arbeit weiter

Der wahre Test einer Sitzung ist nicht, wie viel besprochen wurde, sondern was danach passiert.

Ohne Struktur verlieren selbst produktive Gespräche an Schwung. Aufgaben werden vergessen. Entscheidungen verschwimmen. Dieselben Themen tauchen Woche für Woche erneut auf, weil der ursprüngliche Kontext nicht auffindbar ist.

WEDO schliesst diesen Kreis, weiterhin innerhalb von Microsoft Teams.

Sobald die Microsoft Teams Sitzung endet, bleiben alle Aufgaben, Notizen, Entscheidungen und Dokumente genau dort, wo sie hingehören. Das Protokoll ist nicht in einem freigegebenen Ordner vergraben oder wird nachträglich manuell neu geschrieben, es ist bereits fertig. Sie können das Protokoll sperren, um seine Integrität zu bewahren, und elektronische Unterschriften direkt über die Plattform anfordern, sei es SES, AES oder eine qualifizierte Signatur mit rechtlicher Gültigkeit.

Aufgaben bleiben mit dem Traktandum verbunden, aus dem sie entstanden sind. Wenn jemand nachvollziehen möchte, warum eine Entscheidung getroffen wurde, muss er nicht raten. Die Person kann die Sitzung öffnen, das Thema finden, die Diskussion einsehen und die daraus resultierende Aktion verfolgen, alles, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Diese Art der Nachvollziehbarkeit schafft Verantwortlichkeit. Alle wissen, wofür sie zuständig sind. Nichts geht verloren. Und wenn Sie zur nächsten Sitzung zurückkehren, kann das Gespräch fortgesetzt werden, statt von vorn zu beginnen.

WEDO macht diese Kontinuität automatisch. Die Microsoft Teams Sitzung verschwindet nicht, sobald der Anruf beendet ist. Sie wird Teil einer fortlaufenden Dokumentation, auf die sich das gesamte Team verlassen kann.

## Kontrolle, Datenschutz und eine klare Verantwortungslinie

![Karte Europas mit hervorgehobener Schweiz und Markierungen für Zürich und Genf. Text: „Ihre Daten werden sicher in Schweizer Rechenzentren in Zürich und Genf gespeichert.“](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/data_storage_de_3e69dd1360.png)

[WEDO in Microsoft Teams](https://wedo.com/de/integrations/ms-teams) zu integrieren bedeutet mehr als nur, Ihre Sitzungen zu optimieren. Es stärkt das Vertrauen in den Umgang mit Ihren Informationen.

Auch wenn es innerhalb der Microsoft Teams Oberfläche verwendet wird, bleiben alle Sitzungsdaten wie Notizen, Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen vollständig unter der Kontrolle von WEDO. Die Inhalte werden sicher auf Servern in der Schweiz gespeichert, wo sie den strengen Datenschutzrichtlinien von WEDO und den Governance-Standards Ihrer Organisation unterliegen. Es werden keine Daten an Microsoft weitergegeben. Es wird kein Inhalt dupliziert oder ausserhalb der WEDO-Umgebung verarbeitet.

Diese Trennung ist entscheidend. Viele Kollaborationstools setzen auf Integration zulasten der Datenhoheit. WEDO geht den umgekehrten Weg. Es bietet volle Interoperabilität mit Microsoft Teams, ohne die Kontrolle über Ihre Inhalte aufzugeben. Das bedeutet, Sie können in Echtzeit zusammenarbeiten, ohne Kompromisse bei Vertraulichkeit, Datenstandort oder Compliance einzugehen.

Für Organisationen, die in sensiblen Bereichen tätig sind, ob im juristischen, finanziellen, öffentlichen oder forschungsbezogenen Umfeld, ist es keine Option, sondern eine Verpflichtung, genau zu wissen, wo Informationen gespeichert sind, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie aufbewahrt werden.

WEDO hilft Ihnen, diese Verpflichtung zu erfüllen, ohne zusätzliche Komplexität. Sitzungsinhalte bleiben für die richtigen Personen sichtbar und zugänglich, während sie gleichzeitig geschützt und zentral in einem sicheren System gespeichert sind. Microsoft Teams bietet den Raum für die Diskussion. WEDO sorgt dafür, dass das Protokoll vollständig, korrekt und ausschliesslich Ihr Eigentum ist.

## Der Sitzungsraum ist nur die halbe Lösung

Microsoft Teams bietet Ihnen einen Ort für Gespräche. WEDO bietet Ihnen die Struktur, damit Ihre Microsoft Teams Sitzung zählt.

Von der Vorbereitung bis zur Nachbearbeitung schliesst WEDO die operativen Lücken, die Microsoft Teams nicht abdeckt. Traktandenlisten bleiben sichtbar, Entscheidungen werden in Echtzeit dokumentiert, und Aufgaben bleiben mit den Gesprächen verknüpft, aus denen sie entstanden sind. Alles befindet sich an einem Ort, verbunden mit der Sitzung und zugänglich für die Personen, die es benötigen.

Und weil WEDO Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle hält, können Sie mit Vertrauen zusammenarbeiten, ohne Kompromisse bei Eigentum, Datenschutz oder Transparenz.

Wenn Ihr Team bereits mit Microsoft Teams arbeitet, verlangt [WEDO](https://wedo.com/de/features)  keine Änderung Ihrer Arbeitsweise. Es macht jede Microsoft Teams Sitzung einfach leichter durchzuführen, leichter nachzuverfolgen und schwerer zu vergessen. [Testen Sie WEDO](https://wedo.com/de/signup) noch heute kostenlos und verwandeln Sie jede Sitzung in etwas, auf dem Sie aufbauen können.

Erfahren Sie, wie WEDO die vollständige Sitzungsverwaltung in Microsoft Teams bringt, mit Traktandenlisten, Notizen und Aufgaben in einem integrierten Arbeitsbereich.

Grafik mit dem Titel „WEDO + Microsoft Teams“. Zeigt eine Online-Besprechung mit mehreren Teilnehmern, WEDO-Tagesordnungspunkten und Symbolen für Mikrofon, Kalender und Meeting.

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WEDO + Microsoft Teams: Was Ihrer Microsoft Teams Sitzung gefehlt hat

Wenn Ihre Sitzungen sich in die Länge ziehen oder schlimmer noch, mit mehr Verwirrung als Klarheit enden, hat das Problem wahrscheinlich bereits vor Beginn des Anrufs angefangen. Den meisten Teams fällt das Sprechen nicht schwer. Sie haben Schwierigkeiten, den Fokus zu behalten. Und genau das beginnt mit der Planung der Sitzung.

Eine effektive Tagesordnung ist das, was die Diskussion auf Kurs hält, die Ziele im Blick behält und die Sitzungsdauer im Griff hat. Ohne sie verlassen Sie sich auf Ihr Gedächtnis, Improvisation und Hoffnung.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Tagesordnung erstellen, die funktioniert. Keine, die einfach nur Platz füllt, sondern eine, die Ergebnisse liefert. Sie lernen, wie Sie Ihr Ziel definieren, die passende Zeitdauer wählen, die Traktanden strukturieren und Ihr Team auf echten Fortschritt vorbereiten.

## **Was ist eine Besprechungsagenda wirklich?**

Bevor wir fortfahren, sollten wir klären, was eine Besprechungsagenda überhaupt ist. Eine Besprechungsagenda legt fest, worüber Sie sprechen werden, in welcher Reihenfolge und wie viel Zeit Sie für jedes Thema einplanen. Mehr noch, sie ist ein Instrument, um Sitzungen gezielt zu gestalten.

Im besten Fall erfüllt eine Tagesordnung drei Aufgaben:

- **Sie klärt den Zweck** der Sitzung
- **Leitet die Diskussion**, damit alle beim Thema bleiben
- **Hält die Sitzungszeit im Rahmen**

Sie bietet auch allen die Möglichkeit, sich vorzubereiten, sodass Sie nicht die Hälfte des Anrufs damit verbringen, alle auf den neuesten Stand zu bringen. Ob es sich um zwei Stichpunkte oder eine vollständig strukturierte Gliederung handelt, eine Besprechungsagenda sollte Ihrem Team helfen, Fortschritte zu erzielen, und nicht einfach nur die Stunde füllen.

![Infografik mit dem Titel „Agenda für eine produktive Sitzung“. Listet sechs Elemente: Zweck der Sitzung, Tagesordnungspunkte mit Ergebnissen, Zeitangaben, Abschnittsleitende, Moderatorenrolle sowie Vorbereitung und Dokumente.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/what_to_include_in_a_productive_meeting_agenda_de_dbd551db84.png)

## **Definieren Sie das Ziel, bevor Sie ein Wort schreiben**

Keine Tagesordnung sollte mit der Frage beginnen: „Worüber sollen wir sprechen?“ Sie sollte damit beginnen, warum Sie sich überhaupt treffen.

Dieses Ziel ist der Anker. Es hilft Ihnen zu entscheiden, wen Sie einladen, was Sie einbeziehen und wie Sie die Diskussion lenken. Ein vages Ziel wie „Fortschritt überprüfen“ gibt niemandem einen Grund, vorbereitet zu erscheinen. Ein klares Ziel wie „Abstimmung über die endgültige Preisstruktur für den Q3-Launch“ zeigt allen, wie das Ziel aussieht.

Wenn Sie das Ziel nicht definieren können, erstellen Sie keine Besprechungsagenda, sondern sagen Sie die Sitzung ab. Das ist kein Scheitern. Es ist ein zeitsparender Erfolg. Bevor Sie also auch nur daran denken, Themen aufzulisten, notieren Sie sich das Ergebnis, das Sie erreichen möchten. Dann bauen Sie alles andere darum herum auf.

## **Passen Sie die Tagesordnung an den Besprechungstyp an**

Nicht jede Sitzung braucht einen Zehn-Punkte-Plan. Manche benötigen Struktur, andere Raum. Der Schlüssel liegt darin, den Unterschied zu erkennen.

Bevor Sie eine Besprechungsagenda erstellen, nehmen Sie einen Schritt zurück und fragen Sie sich: Um welche Art von Sitzung handelt es sich?

Ein kurzes Check-in? Eine Entscheidungsrunde? Eine tiefgehende Teamsitzung? Jede dieser Sitzungsarten erfordert ein anderes Mass an Detailtiefe, Tempo und Zeitaufwand. Wenn Sie jede Sitzung mit derselben Struktur überladen, werden kurze Besprechungen lang und lange Besprechungen anstrengend.

Zum Beispiel:

- **Einzelgespräche** funktionieren am besten mit einigen offenen Fragen und Raum für Diskussionen.
- **Projektbesprechungen** benötigen klar definierte Traktanden und Zeitfenster.
- **Brainstorming-Sitzungen** sollten gewisse Leitplanken enthalten, aber auch Spielraum für den Ideenfluss lassen.
- **Entscheidungsorientierte Sitzungen** profitieren von einer straffen Tagesordnung, die zentrale Fragen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen abbildet.

Eine produktive Besprechungsagenda listet nicht einfach Themen auf, sondern stimmt das Format auf den Zweck ab und bleibt innerhalb eines realistischen Zeitrahmens. Wenn die Struktur das gewünschte Ergebnis nicht unterstützt, tut es die Sitzung auch nicht.

## **Teilen Sie die Themen in umsetzbare Segmente auf**

Eine Liste von Diskussionsthemen ist keine Besprechungsagenda. Zumindest keine nützliche.

Wenn Ihre Sitzungen fokussiert bleiben und zu konkreten Ergebnissen führen sollen, muss jeder Punkt auf der Tagesordnung umsetzbar sein. Das bedeutet, über allgemeine Bezeichnungen wie „Budget“, „Produktupdate“ oder „Kundenfeedback“ hinauszugehen. Das sind Kategorien, keine Orientierungshilfen.

Beginnen Sie damit, breite Themen in klare, ergebnisorientierte Fragestellungen umzuwandeln. Zum Beispiel:

- Statt „**Budget**“ schreiben Sie: „**Q3-Kampagnenbudgets finalisieren**“
- Statt „**Produktupdate**“ schreiben Sie: „**Entscheiden, ob Funktion X bereit für den Rollout ist**“
- Statt „**Kundenfeedback**“ schreiben Sie: „**Die drei wichtigsten Support-Themen identifizieren, die im nächsten Sprint priorisiert werden sollen**“

Dieser Wechsel bewirkt zwei Dinge:

1. Er gibt den Teilnehmenden eine klare Vorstellung davon, worauf sie eingehen sollen.
2. Er macht es einfacher zu erkennen, wann die Diskussion abgeschlossen ist, da ein Beschluss, eine Antwort oder eine Aktion daraus hervorgeht.

Wenn Sie Ihre Tagesordnung mit Leitfragen wie „Was müssen wir entscheiden?“ oder „Was hindert uns am Weiterkommen?“ strukturieren, wird Ihre Sitzung zu einer Arbeitseinheit statt zu einem ziellosen Gespräch. Und wenn ein Thema kein klares Ergebnis liefert? Dann gehört es wahrscheinlich nicht auf die Besprechungsagenda. Zumindest diesmal nicht.

Eine gute Faustregel: Wenn Sie einen Punkt zur Tagesordnung hinzufügen, fragen Sie sich, was durch die Diskussion konkret erreicht werden soll. Gibt es darauf keine klare Antwort, gehört er möglicherweise nicht in die Sitzung.

## **Schätzen Sie Zeitrahmen mit Bedacht ein**

Zeit ist eines der Dinge, die in einer Sitzung am leichtesten falsch eingeschätzt und am schwersten zurückgewonnen werden können. Deshalb ist es wichtig, jedem Punkt auf der Tagesordnung einen Zeitrahmen zuzuweisen.

Sie müssen nicht auf die Minute genau planen, aber jede Besprechungsagenda sollte eine realistische Schätzung enthalten, wie lange jeder Punkt in Anspruch nehmen wird. Das hält die Diskussion im Fluss und verhindert, dass weniger wichtige Themen die gesamte Sitzung dominieren.

Beginnen Sie mit einer groben Gesamtdauer: Wie viel Zeit steht Ihnen für die Sitzung tatsächlich zur Verfügung? Dann teilen Sie diese Zeit nach Prioritäten auf. Wichtige Punkte wie zentrale Entscheidungen oder Blockaden sollten früher in der Tagesordnung erscheinen und ausreichend Raum erhalten. Informationsupdates oder weniger dringende Themen können später platziert und strenger zeitlich begrenzt werden.

Zum Beispiel:

- 5 Minuten: Kurzes Status-Update
- 20 Minuten: Diskussion über Blocker beim Launch und Zuweisung von Verantwortlichkeiten
- 10 Minuten: Abstimmung über Messaging-Änderungen im Sales Deck
- 5 Minuten: Nächste Schritte besprechen und Aufgaben zuweisen

Es ist auch sinnvoll, am Ende einen kleinen Puffer einzuplanen. So verlieren Sie nicht die letzten fünf Minuten, die eigentlich dazu gedacht waren, festzuhalten, wer was übernimmt, falls eine Diskussion länger dauert. Eine bewusste Zeitplanung zeigt Respekt für den Kalender Ihres Teams und zwingt zur Priorisierung, was auch bei knapper Zeit zu [produktiveren Sitzungen](https://wedo.com/de/features/meetings) führt.

## **Rollen und Verantwortlichkeiten vor der Sitzung festlegen**

Jeder Punkt auf der Tagesordnung sollte eine klare verantwortliche Person haben. Das bedeutet nicht, dass diese Person alles sagen muss, aber sie sollte das Thema einführen, den nötigen Kontext liefern und diesen Teil der Diskussion leiten. Ohne klare Zuständigkeit geraten Gespräche leicht ins Stocken oder vom Thema ab.

Klären Sie daher vor Beginn der Sitzung:

- Wer leitet welches Thema?
- Wer macht sich Notizen?
- Wer ist für die Erfassung von Aufgaben und Entscheidungen zuständig?

Die Zuteilung von Rollen muss nicht kompliziert sein. In kleinen, regelmässig stattfindenden Sitzungen ist es oft immer dieselbe Person. In grösseren oder funktionsübergreifenden Sitzungen ist es hilfreich, die Verantwortung zu rotieren oder je nach Kontextwissen zu vergeben.

Sie sollten auch eine Moderationsperson bestimmen. Ihre Aufgabe ist es, die Besprechungsagenda im Blick zu behalten, den Gesprächsfluss zu steuern und einzugreifen, wenn die Zeit überschritten wird oder Diskussionen ins Stocken geraten. In manchen Fällen ist das die organisierende Person, in anderen ein neutraler Lead, der den Fokus bewahrt.

Wenn alle Teilnehmenden im Voraus wissen, wofür sie verantwortlich sind, kommen sie vorbereitet zur Sitzung, und die Besprechung läuft von der ersten Minute an reibungsloser.

## **Tagesordnung frühzeitig teilen und während der Sitzung erneut aufgreifen**

Sobald die Besprechungsagenda steht, behalten Sie sie nicht für sich. Je früher Ihr Team sie sieht, desto effektiver wird die Sitzung.

Die Tagesordnung im Voraus zu verschicken, idealerweise am Vortag, gibt den Teilnehmenden Zeit, sich mit den Themen vertraut zu machen und sich gezielt vorzubereiten. Gleichzeitig bietet es Raum für Rückmeldungen: Vielleicht fällt jemandem ein fehlender Punkt auf, schlägt eine bessere Reihenfolge vor oder bringt einen Beitrag ein, der die Diskussion gezielter macht, bevor die Zeit läuft.

Das frühzeitige Teilen der Tagesordnung schafft Klarheit. Es signalisiert Ihrem Team: Das ist unser Ziel und so werden wir die Zeit nutzen. Niemand sollte erst zu Beginn des Anrufs erfahren, worum es in der Sitzung eigentlich geht.

Wenn die Sitzung beginnt, gehen Sie die Tagesordnung kurz durch. Fragen Sie:

- Ergibt dieser Plan noch Sinn?
- Gibt es kurzfristige Änderungen, die berücksichtigt oder neu priorisiert werden müssen?

Schon ein kurzes Check-in hilft, die Gruppe zu fokussieren, bevor es richtig losgeht. Und wenn während der Besprechung etwas auftaucht, das nicht auf der Tagesordnung steht? Notieren Sie es, parken Sie es und konzentrieren Sie sich weiter auf das Wesentliche. Neue Themen können Sie am Ende oder in einer Folge-Sitzung behandeln.

Die Besprechungsagenda ist nicht nur ein Leitfaden für die Sitzung, sondern auch ein Schutzschild. Vor Ablenkung. Vor Abschweifung. Vor verschwendeter Zeit.

## **Die Tagesordnung als Grundlage für die Nachverfolgung nutzen**

Die Sitzung mag enden, aber die Arbeit hört selten damit auf. Deshalb sollte Ihre Besprechungsagenda mehr leisten als nur die Diskussion zu steuern, sie sollte auch den nächsten Schritten dienen.

Während die Sitzung läuft, erfassen Sie Notizen direkt in der Tagesordnung. Fügen Sie unter jedem Abschnitt Aufgaben hinzu, markieren Sie verantwortliche Personen und klären Sie Fristen, solange die Details noch frisch sind. Wenn Sie ein Tool wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) verwenden, kann dies in Echtzeit geschehen, ganz ohne späteres separates Protokoll.

Das reduziert auch doppelte Arbeit. Anstatt die besprochenen Inhalte in ein neues Dokument oder eine Follow-up-E-Mail zu übertragen, wird die Tagesordnung zur einzigen verlässlichen Quelle. Alle wissen, wo sie den Kontext, die Entscheidungen und ihre eigenen Verantwortlichkeiten finden.

Und wenn die nächste Sitzung ansteht? Dann haben Sie bereits eine Dokumentation zur Hand, und einen Vorsprung beim Erstellen der nächsten Besprechungsagenda.

![Infografik mit dem Titel „Der Lebenszyklus der Agenda“. Sie zeigt sieben Schritte von der Planung bis zur Umsetzung: Ziel des Meetings definieren, Tagesordnung anpassen, Verantwortliche und Dauer bestimmen, frühzeitig teilen, live verwenden, Aktionspunkte verfolgen und nächste Sitzung fortsetzen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_agenda_lifecycle_de_3a0fc15ca9.png)

## **Wie WEDO Ihnen hilft, bessere Besprechungsagenden zu erstellen**

Alles, was Sie in diesem Leitfaden gelesen haben, wird einfacher und konsistenter, mit dem richtigen Tool.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) wurde für Teams entwickelt, die aufhören wollen, sich ständig zu wiederholen, und stattdessen echten Fortschritt machen möchten. Mit WEDO können Sie Ihre Besprechungsagenda an einem zentralen Ort planen, strukturieren und verwalten, vor, während und nach der Sitzung.

So unterstützt WEDO Sie dabei:

- Erstellen und teilen Sie Tagesordnungen schnell in einem [kollaborativen Arbeitsbereich](https://wedo.com/de/blog/warum-kollaboratives-arbeiten-der-schluessel-zur-teamproduktivitaet-ist), der mit jeder Sitzung verknüpft ist
- Weisen Sie jedem Punkt Verantwortliche und Zeitrahmen zu, damit die Zuständigkeiten klar sind und die Sitzung fokussiert bleibt
- Machen Sie sich Notizen in Echtzeit direkt in der Agenda-Ansicht, ganz ohne Tabs oder Apps wechseln zu müssen
- Verfolgen Sie Entscheidungen und Aufgaben, sobald sie entstehen, und übernehmen Sie sie automatisch in die nächste Sitzung
- Greifen Sie mühelos auf vergangene Tagesordnungen und Ergebnisse zu, alles ist gespeichert und in einer gemeinsamen Zeitleiste durchsuchbar

Keine verstreuten Notizen mehr, keine verlorenen Follow-ups oder Rätselraten, was in der letzten Sitzung passiert ist. WEDO hilft Ihnen, strukturierte und produktive Sitzungen zur Gewohnheit zu machen, und Ihr Team Schritt für Schritt auf Kurs zu halten.

Bereit, [WEDO](https://wedo.com/de/features) in Aktion zu sehen? Mit WEDO wird aus besserer Planung bessere Wirkung.

[Testen Sie es kostenlos](https://wedo.com/de/signup) und entdecken Sie, wie viel Zeit und Energie Sie sparen können.

Erstellen Sie eine Besprechungsagenda, die Fokus schafft, klare Entscheidungen fördert und die Zeit Ihrer Sitzung optimal nutzt.

Grafik mit dem Text „Wie erstellen Sie eine produktive Besprechungsagenda?“ auf rosa Hintergrund, daneben ein Symbol eines Dokuments mit Checkliste und Stift.

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Wie erstellen Sie eine produktive Besprechungsagenda?

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

::button-primary[WEDO kostenlos testen]{link="/signup"}

::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

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