Les causes d'une réunion inefficace peuvent être multiples : mauvaise préparation, redites, manque d'engagement des participants, objectifs mal définis, débats stériles, discussions sans fin ne débouchant sur aucune prise de décision... autant de déconvenues qui fragilisent la productivité de vos équipes de travail.

Mais comment pallier ce fléau des réunions improductives ? La solution réside dans la mise en place de pratiques simples mais pour le moins essentielles au bon fonctionnement d'une séance de travail.

1. Inviter les participants à se préparer à l'avance en collaborant autour de l'ordre du jour

Pour commencer, tous les ordres du jour de vos réunions devraient être établis et diffusés en avance. Une réunion n'est efficace que si tous les participants sont prêts à contribuer aux échanges. En tant que responsable d'équipe, invitez donc les participants à préparer leurs interventions en amont afin d'assurer la qualité des futures discussions. Le meilleur moyen pour atteindre cet objectif est de commencer par créer un ordre du jour commun, accessible et modifiable par tous les membres de l'équipe. Cela renforcera l'engagement des participants lors de la rencontre puisqu'ils auront contribué préalablement à son élaboration. Responsabilisez vos équipes en leur donnant la parole !

En plus de rendre vos réunions plus productives, la collaboration autour de la préparation de vos réunions constituera une première étape vers une culture interne plus inclusive. En tant que responsable d'équipe, veillez à valoriser les idées et contributions de chacun. Les réunions sont le lieu idéal pour former la culture de votre entreprise, la faire croître et la diffuser.

Avec WEDO, créez votre ordre du jour puis invitez vos collègues à alimenter les différents points à l'aide de contenus adéquats (fichiers, paragraphes, notes privées...). Collaborez ainsi à travers la préparation de votre prochaine réunion d'équipe.

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2. Veiller à ce que tout le monde prenne part aux discussions et respecter le temps de parole de chacun

Le jour J, l'initiateur de la réunion doit endosser le rôle de "facilitateur" en encourageant le libre échange entre participants. Soyez attentif(ve) aux interactions en conservant un regard critique et constructif. Il s'agit également de contrôler la dynamique de la réunion tout en gardant les objectifs initiaux en tête afin de veiller à leur atteinte. Parfois, un intervenant peut prendre l'ascendant sur d'autres plus introvertis. Pour faciliter les échanges, faites en sorte que chacun soit en mesure de donner son avis. Instaurez un climat agréable afin de privilégier des échanges constructifs et bienveillants entre les membres de votre équipe.

Que faire concrètement lorsqu'une ou deux personnes dominent les conversations ?

• Faire un tour de table afin de demander l'avis des participants plus discrets.
• Être attentif(ve) aux interruptions : si une personne est interrompue, veillez à ce qu'elle puisse terminer son propos.
• Favoriser un environnement bienveillant en rappelant que la contribution de chacun est essentielle et qu'il n'y a pas d'idées ou de questions "stupides".

Ce cadre sera propice à générer des idées, à prendre des décisions et à créer des relations plus solides afin de cheminer ensemble vers des objectifs communs.

Les réunions inefficaces se caractérisent souvent par leur durée interminable. Si vous ne parvenez pas à limiter le temps de parole de chaque intervenant, vous perdrez un temps précieux. N'oubliez pas que de réunir un groupe d'employés dans la même pièce représente un coût important pour l'entreprise.

La création d'un ordre du jour est la première étape vers le respect du temps de vos employés. Cela vous aidera à rester concentré sur le but de la réunion tout en évitant les digressions inutiles.

La deuxième étape consiste à souligner l'importance de la ponctualité. Si un participant a tendance à être en retard aux réunions d'équipe, faites lui part de vos commentaires en aparté.

Enfin, respecter le temps de chacun c'est aussi être capable de reconnaître quand une réunion doit être annulée ou écourtée. Si la plupart des membres sont absents ou que les points à l'ordre du jour ont déjà été traités à un autre moment, ne monopolisez pas le précieux temps de votre équipe et laissez-la se concentrer sur ses priorités et les éventuelles échéances à venir.

3. Prendre un moment pour reconnaître le travail accompli et poser des questions sur les contraintes et les préoccupations de chacun

En tant que responsable, prenez le temps de reconnaître le travail accompli par votre équipe pendant vos réunions. Les encouragements en plenum valoriseront l'ensemble du groupe en apportant une dynamique positive et constructive. De plus, cette pratique aura l'avantage de montrer subtilement la voie à ceux qui n'aurait pas travaillé selon vos attentes. Les éloges publics les encourageront à prendre exemple sur ce qui a valu votre reconnaissance.

Toutefois, faites en sorte de vous adapter aux tempéraments de chacun. Bien que la majorité des gens aiment être félicités publiquement, certaines personnes pourraient ne pas aimer les mentions publiques.

Autre alternative : invitez le reste du groupe à donner son avis. Vous pouvez éventuellement intégrer une section dédiée aux feedbacks des participants dans votre liste de point à l'ordre du jour. C'est une excellente façon d'encourager les employés à reconnaître le travail de leurs collègues. Le fait de reconnaitre le travail accompli par votre équipe amènera une dynamique productive tout en créant une cohésion de groupe solide.

En raison d'une mauvaise communication, il arrive que les problèmes de première ligne d’une organisation ne soient pas connus de la direction. Pour éviter cela, organisez des réunions bilatérales ainsi que des réunions d’équipe pour interroger vos collègues sur les bloqueurs qui pourraient les empêcher de faire leur travail.

En tant que responsable d'équipe, le fait de valoriser une communication transparente permettra d'instaurer un contexte propice à la résolution de problèmes. Si vos employés sont en confiance, ils oseront parler ouvertement des obstacles qu'ils rencontrent dans leur travail quotidien. Ensemble, vous pourrez ainsi les solutionner afin d'atteindre les objectifs fixés. Invitez donc vos collègues à parler de leurs préoccupations : lors de vos réunions d'équipe, faites régulièrement un tour de table afin que tout le monde s'exprime librement et en toute honnêteté.

4. Établir un suivi des activités efficient

Les mesures de suivi sont sans doute les éléments les plus importants de vos réunions d'équipe puisqu'elles vous permettront d'atteindre vos objectifs. Au sortir de la rencontre, les membres de votre équipe doivent être au clair sur ce que l'on attend d'eux. Il s'agit de répondre à la fameuse question du "qui fait quoi et pour quand". Vous n'organisez pas des réunions uniquement pour échanger sur divers sujets : le but majeur est de donner corps à des actions concrètes. Le suivi de la réunion doit donc être traité avec autant d'attention que sa préparation. À la fin de la rencontre, pensez déjà à la suivante afin d'assurer un suivi efficace.

Quelle est la meilleure façon d'assurer un suivi efficace des opérations ?

L'une des méthodes les plus effectives est de noter clairement après chaque sujet traité en réunion les tâches qui en découlent. Pensez également à directement assigner vos tâches afin de rendre votre équipe opérationnelle le plus rapidement possible.

3 conseils pour rédiger des tâches claires et percutantes :

• Commencer par un verbe à l'infinitif afin de suggérer une action concrète
• Être le plus précis possible ! Pensez que la tâche doit être comprise d'une tierce personne
• Nommer un responsable pour chaque tâche et préciser son échéance

WEDO allie la prise de compte rendu dynamique à la gestion collaborative des tâches. Saisissez directement vos tâches en réunion et déléguez-les à vos collègues en précisant leurs échéances. Votre équipe pourra ainsi assurer le suivi des opérations dès la fin de la rencontre.

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5. Partager le compte rendu avec tous les participants

Pour assurer la réussite du processus de suivi, veillez à distribuer le compte rendu des discussions de la réunion. Les membres de votre équipe doivent pouvoir accéder rapidement à un support sur lequel ils pourront s'appuyer pour réaliser leurs tâches. Une réunion d'équipe se solde par un échec du moment où les participants ne sont pas au clair sur ce qu'ils ont à faire au sortir de la rencontre. Pour faciliter la communication, il est essentiel de veiller à la bonne présentation de votre compte rendu de discussion : mettez en exergue les décisions collectives et les tâches à réaliser. Faites en sorte que les informations importantes ressortent clairement afin qu'elles soient retenues par vos collègues. Le compte rendu de vos discussions permet à terme de valider la pertinence de votre réunion aux yeux des participants.

Avec WEDO, diffusez les comptes rendus aux participants en quelques clics, et ce, directement depuis la plateforme.

6. Demander l'avis des membres de l'équipe à propos de l'organisation des réunions

L'avis de vos collègues compte et vous permettra d'optimiser la conduite de vos réunions. Si votre équipe est convaincue de la pertinence de vos rencontres, elle sera plus à même de fournir un travail de qualité. Personne n'aime perdre son temps ! De plus, le fait de donner aux employés l’occasion d’exprimer leur opinion vous aidera également à développer une culture inclusive et à vous assurer que toutes vos réunions seront utiles à l'avenir. Demandez concrètement aux membres de votre équipe qu'est-ce qui selon eux pourrait rendre vos réunions plus efficaces.

Autre alternative, à la fin de la rencontre, demandez à vos collaborateurs de donner une note de 1 à 3 à votre réunion :

• 3 : cette réunion est bien organisée et me permet d'atteindre mes objectifs.
• 2 : la réunion est utile mais son organisation nécessite des améliorations.
• 1 : j'ai l'impression d'avoir perdu mon temps, cette réunion ne m'a pas été utile.

Invitez chaque participant à indiquer combien de points ils accordent avec leurs doigts levés et sondez rapidement la salle. Finalement, interrogez les plus septiques afin qu'ils communiquent les points d'amélioration nécessaires selon eux.

Vous souhaitez améliorer la conduite de vos réunions d'équipe à l'aide d'un outil technologique et simple d'utilisation ? WEDO est la solution qui vous permettra de rendre vos réunions utiles et efficaces !