De l’esquisse au suivi du chantier : pilotez vos projets d’architecture avec WEDO

Dans un bureau d’architecte, chaque projet est une aventure qui commence par une esquisse et se poursuit jusqu’à la livraison de l’ouvrage. Entre les réunions d’équipe, les échanges avec les maitres d’ouvrage, la coordination des mandataires et le suivi des délais, la gestion de projet peut vite devenir un casse-tête. Documents éparpillés, boîtes mail saturées, comptes rendus rédigés à partir de multiples outils… autant d’obstacles qui ralentissent votre créativité et mettent vos échéances sous pression.

Les projets de construction posent notamment les enjeux collaboratifs suivants :

• Orchestrer la collaboration multi-acteurs et maîtriser l’information

  Centraliser les versions, décisions et responsabilités pour éviter les doublons, pertes et malentendus.

• Tenir les délais et contrôler les potentielles dérives

  Visualiser les jalons importants, suivre les dépendances et recevoir des alertes pour rester dans le timing.

• Garantir la conformité et structurer les processus métiers de la construction

  Planifier les étapes réglementaires (permis, appels d’offres, sécurité) avec des checklists et un historique clair.

• Gérer les risques contractuels et clarifier les responsabilités

  Clarifier le périmètre du projet, documenter les changements et conserver les décisions comme preuves.

• Aligner l’équipe en charge du projet sur l’opérationnel

  Donner à chacun la bonne tâche, au bon moment, avec la bonne information — et organiser des réunions utiles.

• Assurer une communication externe sans friction

  Structurer les échanges avec les maitres d’ouvrage, mandataires et entreprises pour des décisions traçables.

• Piloter globalement l’avancement du projet

  Disposer d’un tableau de bord lisible (charge, avancement, priorités) pour décider vite et bien.

Et si vous pouviez centraliser toutes ces dimensions dans un espace unique, simple et collaboratif ? Dans cet article, découvrez comment WEDO, vous aide à piloter vos projets d’architecture de A à Z : de la conception jusqu’à la réception de l’ouvrage. L’outil devient votre plan directeur digital, vous aidant à fluidifier la communication, à coordonner vos équipes et à garder le contrôle sur chaque étape du projet.

Dans cet article, nous vous montrons concrètement comment un bureau d'architectes peut tirer parti de WEDO pour transformer la gestion de ses projets en véritable avantage compétitif.

Dans un bureau d’architecte suisse, la plupart des projets suivent une trame récurrente, selon la SIA 102. Cette norme cadre les étapes d’un projet en les structurant en 5 phases clés, qui servent de fil conducteur du début à la fin du mandat :

• La définition des objectifs : énoncé des besoins et approche méthodologique ;
• Les études préliminaires : définition du projet de construction, étude de faisabilité et procédure de choix des mandataires ;
• L’étude du projet : avant-projet, projet de l’ouvrage et procédure d’autorisation ;
• L’appel d’offres : appels, comparaison des offres et propositions d’adjudication ;
• La réalisation et le suivi de travaux : projet d’exécution, exécution de l’ouvrage, mise en service et achèvement ;

Le vrai défi n’est donc pas de réinventer la méthode à chaque fois, mais de l’appliquer de manière homogène d’un projet à l’autre avec des échéances cohérentes.

C’est précisément là que WEDO apporte de la valeur : en offrant une trame stable et constante qui structure le pilotage du projet. Modèles de comptes-rendus, checklists alignées sur vos étapes, responsabilités claires et suivi centralisé : tout est conçu pour respecter les jalons et garantir un suivi de projet uniforme quelle que soit l’équipe ou la complexité du mandat. Résultat : moins d’oublis, moins d’écarts, plus de répétabilité, et une qualité de réalisation qui reste constante, du premier croquis jusqu’à la livraison du chantier.

Pour garantir un suivi homogène de vos projets, commencez par créer un modèle d’espace de travail intégrant vos phases, jalons et tâches clés. Vous standardisez ainsi votre méthode et assurez une exécution régulière d’une affaire à l’autre.

🚀 À chaque nouveau mandat, vous n’aurez plus qu’à dupliquer ce modèle pour démarrer immédiatement votre projet et profiter d’un suivi cohérent et complet.

Étapes clés pour bâtir votre espace modèle dans WEDO

• Structurer les phases avec des sections

  Créez une section par phase de projet pour matérialiser votre trame (par exemple selon la structure des phases SIA 102).

• Importer/créer les tâches de chaque phase

  Définissez les actions à réaliser dans chaque étape.

  💡 Si certaines tâches reviennent toujours aux mêmes personnes, attribuez-les directement dans l’espace modèle.

• Définir les repères temporels (jalons) pour marquer les temps forts

  Les jalons servent de repères à l’intérieur des phases. Un jalon peut être par exemple : la fin de l’étude préliminaire du projet, le démarrage de la phase “avant projet” ou encore l’achèvement qui clôture l’étape de la réalisation.

  💡 Vous pouvez déléguer un jalon à un·e responsable chargé·e de le terminer et fixer une échéance si nécessaire**.**

• Choisissez les onglets pertinents pour l’espace modèle

  Sélectionnez les onglets actifs et l’onglet par défaut. Pour la gestion de projet, nous recommandons d’activer :

  • Aperçu : description, membres, statut, diagrammes et progression globale
  • Réunions : préparation et suivi de vos réunions de projet
  • Tâches : vues Liste, Kanban ou Tableau, avec tri et filtres selon vos besoins
  • Gantt : planification temporelle des tâches
  • Fichiers : documents partagés et liens essentiels
  • Flux : fil des activités clés (statuts, notes, tâches réalisées, commentaires, décisions)

🚀 Prêt à lancer votre prochain projet ? Dupliquez l’espace modèle et démarrer celui-ci en quelques clics.

✅ Pilotez ensuite votre projet grâce aux fonctionnalités liées aux tâches :

Trier les tâches par sections

Dans cet aperçu, retrouvez les phases clés de votre projet ainsi que toutes les tâches et éventuels jalons listés. Vous pouvez facilement glisser-déposer une tâche pour la déplacer dans une autre phase.

Choisir les échéances

Définissez rapidement les échéances de vos tâches avec la baguette magique ou en sélectionnant plusieurs tâches simultanément. Vous gagnez ainsi un temps précieux dans la planification de vos prochains délais.

Définir des dépendances

Évitez les faux départs : définissez des dépendances entre les tâches (par exemple, une série d’actions liée à un jalon) pour orchestrer l’ordre d’exécution, bloquer ce qui ne doit pas démarrer trop tôt et répercuter automatiquement les décalages dans votre planning global.

Afficher la vue Gantt pour planifier efficacement

Affichez la vue Gantt en un clic pour visualiser la planification dans le temps. Depuis ce diagramme, réorganisez votre planning : réassignez un responsable, ajustez la durée d’une tâche, ajoutez ou déplacez des sections, et décalez automatiquement les dates lorsque vos tâches sont liées par des dépendances.

Parce que les projets d’architecture et de construction sont rythmés par des statuts, WEDO vous permet de les définir au niveau de l’espace de travail et d’associer à chaque évolution une note ou une information visible par tous les membres. Découvrez en détail comment piloter vos projets efficacement, sans perdre de vue l’essentiel.

Dans la suite de l’article, nous présentons les fonctionnalités essentielles de WEDO pour la communication de projet (statuts partagés, comptes rendus, filtres et vues personnalisés) afin de garantir une information claire, traçable et accessible à toute l’équipe.

Le Flux d’activité

Le flux centralise en temps réel tout ce qui se passe dans votre espace de travail. En un coup d’œil, vous suivez les mises à jour, décisions et échanges sans devoir parcourir chaque onglet. Parfait lorsque l’on souhaite obtenir un récapitulatif clair. À travers le flux, il est possible de :

• Consulter l’historique des mises à jour de statut du projet
• Accéder en un clic aux notes globales du projet
• Suivre les dernières tâches clôturées
• Parcourir les commentaires publiés au sein des tâches
• Visualiser les décisions consignées lors des réunions de suivi

L’onglet Aperçu

Dans l’onglet Aperçu, commencez par poser le cadre : décrivez en quelques lignes l’objectif du projet, son périmètre, les contraintes majeures et les jalons à venir. Identifiez ensuite l’équipe : nommez les chefs de projet comme modérateurs et précisez le rôle de chacun pour que tout le monde sache qui pilote, qui contribue et qui valide.

Le statut le plus récent est affiché tout en haut de l’onglet : ainsi, toutes les parties prenantes voient où en est le projet et quelles mises à jour viennent d’être publiées. Cette vue affiche également les dates de début et de fin du projet, pour situer immédiatement le calendrier global.

Deux graphiques clés vous donnent instantanément la trajectoire du projet : le burndown montre à quelle vitesse vous réduisez le « reste à faire » (tenue des délais, rythme d’exécution), tandis que le burnup révèle votre progression réelle face au périmètre total. Ces graphiques permettent de détecter les écarts, anticiper les risques et garder l’équipe alignée sur l’objectif final.

La vue d’ensemble sur les projets

Dans WEDO, vous pouvez créer une équipe qui regroupe plusieurs projets et obtenir, en un coup d’œil, une vue globale d’avancement fondée sur le pourcentage de tâches terminées. Cette vue synthétique affiche pour chaque projet son titre, sa progression globale, son statut actuel, sa date d’échéance, ainsi que ses modérateurs — généralement les chefs de projet. Parfait pour prioriser, détecter les écarts et piloter votre portefeuille sans perdre le fil.

Le tri des projets par progression, statut ou échéance

Depuis cette vue d’ensemble, triez vos projets en un clic sur l’en-tête de colonne :

• affichez-les en fonction de leur pourcentage de progression
• classez-les par statut — pour regrouper d’un coup les dossiers “dans les délais”, “à risque”, “en retard”, “en attente” ou encore “terminé”.
• ou par date d’échéance en ordre chronologique (croissant ou décroissant).

Cet aperçu est idéal pour faire remonter les urgences, planifier les priorités et garder une lecture claire de l’ensemble des projets en cours.

Le module Réunions de WEDO est votre cockpit pour les réunions de suivi de projet. Vous préparez l’ordre du jour en équipe (sujets, pièces jointes, objectifs), vous cadrez la séance avec des modèles réutilisables selon les phases clés, puis vous décidez et tracez : chaque décision importante est consignée et horodatée, reliée au projet et accessible à tous.

🎯 L’objectif est de tracer systématiquement les échanges avec vos maîtres d’ouvrage afin de démontrer la qualité du suivi et de renforcer la relation avec la clientèle.

D’un point de vue opérationnel, vous créez et assignez des tâches en direct pendant la réunion en définissant le responsable, l’échéance, et la priorité, ce qui transforme immédiatement les échanges en plan d’action clair et précis.

À la fin, le compte rendu est généré en un clic, partagé aux bonnes personnes, et le suivi se poursuit automatiquement dans les vues Tâches, en affichage Liste, Kanban, Tableau ou Gantt.

Résultat : des réunions plus courtes, des décisions claires, et une exécution qui ne se perd jamais entre deux mails.

Ingénieurs, bureaux d’études, mandataires techniques ou autres partenaires externes : WEDO vous permet de les intégrer simplement à vos projets, tout en gardant une maîtrise totale des accès et des contributions.

Accès maîtrisé à l’espace de travail du projet

Invitez vos mandataires en tant qu’utilisateurs externes et donnez-leur accès uniquement à l’espace de travail du projet qui les concerne. Ils peuvent ainsi consulter le contexte, les documents clés et suivre l’avancement global au fil des étapes du projet.

Délégation et suivi des tâches

Côté tâches, vous pouvez leur déléguer des actions en définissant clairement le responsable et les échéances. Chaque intervenant sait ce qui est attendu, et l’équipe conserve une vision commune et actualisée de l’avancement.

Gestion fine des droits en réunion

Côté réunions, les participants consultent en toute autonomie les ordres du jour et les comptes rendus. Selon l’étape de la séance, le bureau d’architecte peut autoriser les externes à contribuer à l’ordre du jour ou restreindre leur accès à une simple lecture. Les fichiers (annexes diverses, plans, pièces techniques) peuvent être partagés dans l’espace commun, rattachés aux réunions ou directement aux tâches, pour une gestion documentaire claire et centralisée.

Échanges centralisés

Enfin, le chat intégré à chaque tâche centralise les échanges avec l’ensemble des mandataires, sans dispersion par e-mail. En réunion, les commentaires permettent aux intervenants d’intégrer directement leur feedback au compte rendu, garantissant une information complète, structurée et traçable.

• Orchestrer la collaboration et maîtriser l’info → des espaces projet structurés, des rôles clairement définis, un journal des décisions et une documentation centralisée.
• Tenir les délais et contrôler les écarts → marquer les jalons importants, définir les dépendances, planifier à l’aide du diagramme de Gantt et visualiser les indicateurs d’avancement.
• Garantir la conformité et structurer les processus → élaborer des modèles alignés aux enjeux du métier, accéder à des historiques horodatés, stocker des documents en un seul et même endroit.
• Gérer les risques contractuels et clarifier les responsabilités → mise à jour du statut du projet, traçabilité des décisions majeures, suivi centralisé et preuves liées aux tâches/réunions.
• Aligner l’équipe sur l’opérationnel → des tâches clairement attribuées (responsable/échéance), de multiples modes d’affichage pour les tâches (Liste/Kanban/Tableau/Gantt), des réunions préparées avec des actions créées en direct.
• Assurer une communication externe sans friction et favoriser l’autonomie des intervenants → travailler sur une plateforme unique avec les parties prenantes, déléguer les tâches et diffuser les procès-verbaux et documents en toute sécurité.
• Piloter globalement l’avancement → accéder à des tableaux de bord lisibles et à une vue multi-projets (statut, % tâches terminées, prochaines échéances, modérateurs).

WEDO pose la méthode, éclaire le suivi et garde vos équipes sur la bonne voie : grâce à un cadre et une traçabilité solides, la communication reste efficace et les objectifs intacts — jusqu’à la livraison, dans les meilleures conditions.

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crédit photo Mélissande Pochon - Celynek

Témoignage de Mélissande Pochon, Architecte HES, Dessein Architecture

Si nous avons décidé de chercher un outil comme WEDO, c’est tout simplement parce qu’il devenait impératif d’optimiser notre gestion interne, notamment dans la gestion de projet. Lors de mon CAS en management de projet de construction, l’introduction d’un professeur m’a particulièrement marqué : *« 60% d’optimisation pour 40% d’improvisation. »

Cette phrase a résonné comme une petite alarme dans ma tête. Comme Dessein a triplé ses effectifs en cinq ans, cela sonne comme une excellente raison de repenser et renforcer la gestion interne. Suite à ce CAS, il était clair qu’un soutien concret dans notre organisation devait être mis en place.

Actifs dans le domaine de la construction, nous assurons les phases SIA de 1 à 5, et ce dans plusieurs cantons. Pour diminuer la perte de temps et clarifier le transfert d’informations, nous avions besoin d’un outil qui nous aide à remettre de l’ordre et à garder une vision claire de tout ce qu’on fait, surtout à une époque où les procédures deviennent de plus en plus lourdes. Avec WEDO, on arrive enfin à structurer nos projets de manière simple. On voit directement les étapes, les tâches, qui fait quoi, et comment les choses avancent. Franchement, ça change tout : on se sent mieux organisé et on évite les malentendus. Au bureau, la collaboration a réellement évolué depuis qu’on utilise la plateforme. Les échanges sont plus fluides, chacun sait où en sont les autres, et ça nous permet d’être plus réactifs. On communique mieux!

Pour les réunions, WEDO est devenu un vrai réflexe. On prépare nos points à l’avance, on note les décisions et les tâches pendant la discussion, puis on peut facilement suivre ce qui doit être fait. Que ce soit entre nous ou avec les maîtres d’ouvrage et les intervenants, ça nous aide à rester alignés.