Gestion de procédures récurrentes : quels sont les challenges à relever ?

Dans les services administratifs, la gestion de procédures fait partie intégrante des activités quotidiennes. Les procédures sont souvent synthétisées en listes de tâches à réaliser dans un ordre prédéfini. Même si ces démarches sont usuelles et ordinaires pour les institutions pédagogiques, leur réalisation peut poser des difficultés et mettre au défi l’assurance qualité de l’établissement. Découvrons ensemble les obstacles courants :

• Un grand nombre d’informations à traiter via différents canaux de communication : documents et notes internes, emails, téléphones, courriers, etc.
• Une organisation complexe : beaucoup de collaborateurs impliqués dans le processus.
• Une coordination transversale (plusieurs départements et sites concernés).
• Des documents qui ne sont pas à jour et des fichiers de suivi peu collaboratifs, voire complexes (tableurs, feuilles Excel, doc. Word).
• Un manque de clarté au niveau des tâches à réaliser (aucun document de référence ou avec des explications lacunaires)
• Un mode de travail hybride : collaborateurs en présentiel et en télétravail.
• Un manque de communication global pouvant mettre en péril la qualité d’exécution.
• Un départ au niveau du personnel freinant la réalisation d’une procédure dans les cas où le collaborateur sortant détenait le savoir-faire et les connaissances nécessaires.

Cette liste vous évoque des situations vécues ? Vous travaillez dans le secteur de l’enseignement et vous pensez que la conduite de vos procédures mériterait d’être améliorée ?

WEDO vous propose la fonctionnalité Modèles et Checklists qui permet de renforcer l’efficacité et la collaboration de vos départements. Découvrez comment automatiser les procédures récurrentes de votre établissement en créant des modèles et en générant facilement des listes de tâches prédéfinies.

Nous vous aidons à gérer vos procédures récurrentes

1. Modélisez vos procédures récurrentes

✅ Listez et attribuez les tâches

Assurez une qualité et un suivi de vos processus internes en créant des modèles pour chaque procédure. Ainsi, les collaborateurs impliqués obtiennent un aperçu clair et structuré des procédés en vigueur et des tâches dont ils sont responsables.

📅 Planifiez les tâches

Pour chaque tâche, définissez des échéances relatives à une date de référence. Quand vous lancerez une checklist sur la base du modèle, les délais seront automatiquement générés. Vous pourrez alors distinguer :

• Les tâches à réaliser avant la date de référence
• Les tâches à réaliser à la date de référence
• Les tâches à réaliser après la date de référence

↗️ Partager l’information

Les modèles vous permettront également de transmettre le savoir aux collaborateurs tout en maintenant une régularité dans la réalisation des procédures. Formez facilement un nouveau collaborateur en lui donnant accès aux modèles de checklists qui le concernent.

📋 Modifiez les tâches du modèle en tout temps

Une procédure est à revoir ? Les utilisateurs autorisés accèdent facilement aux tâches du modèle afin de le réviser.

2. Lancez une checklist lorsque la procédure doit être réalisée

Votre modèle est prêt ? Il ne vous reste plus qu’à lancer une checklist pour démarrer la réalisation d’une procédure ! Vos collègues reçoivent instantanément les tâches dont ils sont responsables dans leur espace personnel.

3. Collaborez et communiquez facilement

À partir de chaque checklist en cours, communiquez avec vos collègues en commentant les tâches. Ces derniers seront instantanément notifiés et pourront échanger avec vous.

4. Suivez la progression des procédures en cours

Grâce à cette fonctionnalité, votre suivi est assuré et vous pouvez :

• Analyser la progression d’une checklist spécifique.
• Obtenir une vue globale de l’avancement de toutes les checklists en cours.
• Trier les checklists en fonction de leur pourcentage de progression ou de leur date de référence.

Secteur de l’enseignement : des procédures standardisées pour garantir une qualité

Garantir la qualité des services auprès des clients et partenaires est un défi d’envergure pour les établissements de formation. À ce titre, de nombreux établissements obtiennent des certifications et labels, à l’image des normes ISO (21001:2018) pour les organismes d'éducation et de formation. Les exigences administratives que requièrent l’obtention de ces certifications sont souvent fastidieuses. WEDO vous accompagne tout au long de la mise en place de ces procédures particulières. Une fois votre établissement certifié, les Modèles et Checklists garantiront le maintien de la qualité dans l’exécution des procédures internes à votre établissement.

Quelques exemples de procédures que vous pourriez gérer avec WEDO dans votre institution

Direction, Administration & Secrétariat

• Gestion des rentrées scolaires
• Commande de matériel
• Élaboration des horaires
• Élaboration des programmes
• Budget annuel
• Cérémonies de diplômes
• Obtention de Certifications & Labels
• Inscriptions au réseau alumni

Gestion du personnel

• Accueil collaborateur
• Départ collaborateur
• Processus d’engagement

Service d’admission

• Candidature des étudiants
• Candidature des étudiants
• Visa étudiant

Groupes pédagogiques

• Préparation des examens
• Journées pédagogiques
• Organisation d’activités
• Gestion de colloques

Événements académiques

• Journées portes ouvertes
• Rencontres des alumnis
• Sessions d’informations
• Journées spéciales

Marketing & Communication

• Gestion de campagne de communication
• Gestion de campagne marketing
• Procédure de traductions

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Vous souhaitez tester notre outil pour gérer les procédures récurrentes de votre établissement ?

Ces utilisateurs ont choisi WEDO pour collaborer au sein de leur école :