Les réunions jouent un rôle clé dans le fonctionnement de toute organisation, mais les rendre efficaces n'est pas toujours simple. Les discussions peuvent facilement s'éparpiller, les décisions importantes peuvent ne pas être correctement documentées, et les participants peuvent manquer d'informations cruciales. Cela peut entraîner des retards dans les projets, des malentendus ou encore des tâches oubliées.

Pour remédier à cela, l'envoi de compte rendu de réunion est essentiel. Grâce à la nouvelle mise à jour de WEDO, ces tâches administratives sont désormais simplifiées au maximum. L’envoi par email de l’ordre du jour de la réunion, ainsi que du compte rendu de réunion, devient un processus fluide et rapide. Il garantit que les informations importantes atteignent les participants en temps opportun.

Les participants peuvent accéder aux informations cruciales au bon moment, avant, pendant et après la réunion. Cela aide chacun à se préparer efficacement. Cela permet d'assigner des tâches de manière claire. Surtout, cela évite que des informations importantes soient oubliées. Cette mise à jour est conçue pour vous permettre de vous concentrer sur les points essentiels à traiter, tout en améliorant la communication avec vos équipes avant, pendant et après la réunion.

Pourquoi envoyer votre ordre du jour et compte rendu de réunion par mail est essentiel à l'efficacité de vos réunions

Les réunions efficaces ne commencent pas au moment où tout le monde est autour de la table, ni même lorsqu’elles débutent via un appel en visioconférence. L'efficacité d'une réunion commence bien avant, avec une préparation minutieuse des participants. Cette préparation passe inévitablement par l'envoi d'un agenda structuré et détaillé.

Un agenda bien préparé aide les participants à connaître les points à l'ordre du jour à l’avance, leur permettant d'arriver prêts à discuter des sujets pertinents. Cela permet également de réduire les pertes de temps, car les participants ne passent pas la première partie de la réunion à se mettre au diapason.

Lorsque l'agenda est envoyé par email avant la réunion, les participants peuvent poser des questions, proposer des modifications, ou signaler des points supplémentaires à aborder. Cette étape permet d'optimiser les discussions en s'assurant que les points à l'ordre du jour reflètent bien les préoccupations et objectifs de tous les participants.

Ensuite, après la réunion, l'envoi du compte rendu de réunion par mail est tout aussi important. Un compte rendu efficace permet de s'assurer que toutes les décisions prises et les actions assignées sont clairement documentées. Cela permet également d'éviter les malentendus et les oublis.

En ayant une trace écrite des discussions, les équipes peuvent suivre les tâches et les actions définies avec clarté. Il devient plus facile de suivre la progression des projets, de faire le lien entre les réunions passées et futures, et de garantir une continuité dans les prises de décisions.

Nouvelles fonctionnalités : Un guide complet pour envoyer l'ordre du jour et le compte rendu de réunion par mail

Dans cette mise à jour, WEDO a rendu l’envoi du compte rendu de réunion et de l'ordre du jour par email simple et intuitif. Vous trouverez ci-dessous un guide complet pour utiliser au mieux ces fonctionnalités, depuis la préparation de l'agenda jusqu’à la finalisation des comptes rendus après la réunion.

Étape 1 : Préparer et envoyer l’ordre du jour de la réunion

Une fois que la réunion a été programmée, vous pouvez préparer et envoyer l’agenda à tous les participants en seulement quelques clics. L’agenda est un élément fondamental pour garantir que la réunion soit productive. Il doit inclure les points à l'ordre du jour, les objectifs, la date et l’heure de la réunion, ainsi que toutes les informations nécessaires pour une bonne préparation.

Voici comment préparer et envoyer l’agenda par email :

• Accéder aux modèles d'email : Depuis l’interface WEDO, vous pouvez cliquer sur l’icône en forme d’enveloppe située en haut à droite de l’écran. Cela vous donne accès aux modèles d’email disponibles pour chaque étape de la réunion.

• Choisir les destinataires : Une fenêtre s’ouvre où vous pouvez choisir les destinataires de l’email. Par défaut, les participants à la réunion sont déjà sélectionnés, mais vous avez la possibilité d’ajouter ou de retirer des destinataires si nécessaire.

• Envoyer l'ordre du jour : Une fois l’objet et le corps du message rédigés, vous pouvez cliquer sur "Envoyer par email". Les destinataires recevront un email les invitant à consulter l’ordre du jour directement dans WEDO et à se préparer en conséquence.

En envoyant l’agenda à l’avance, les participants peuvent réviser les points à l'ordre du jour, poser des questions, ou proposer des ajustements. Cela favorise une participation active et une discussion plus structurée pendant la réunion.

Étape 2 : Valider et envoyer l’agenda final avant la réunion

Une fois l'agenda préparé et envoyé, il est important de le finaliser et de le valider. Cette étape agit comme un rappel officiel pour que tous les participants se préparent activement pour la réunion. Cela assure également que tous les commentaires ou questions soulevés à l’avance ont été pris en compte.

L’envoi de l’agenda final est une étape critique pour s’assurer que chaque participant est prêt à contribuer de manière efficace. Ce rappel encourage les participants à bien lire les points à l'ordre du jour, à réfléchir à leurs contributions, et à préparer des questions ou des propositions pertinentes avant la prochaine réunion.

Étape 3 : Envoyer le compte rendu de réunion en temps réel

La nouvelle fonctionnalité de compte rendu en temps réel de WEDO est un atout majeur pour améliorer la qualité des réunions. Pendant que la réunion se déroule, les participants peuvent suivre en direct les discussions, les décisions prises et les tâches assignées. Cela permet de garder tout le monde aligné et de s’assurer que rien n’est oublié ou mal interprété.

Cette fonctionnalité élimine l’attente souvent longue pour recevoir le compte rendu de réunion après la fin de celle-ci. Le facilitateur ou le secrétaire peut mettre à jour le document en direct, assurant ainsi que chaque détail est capturé correctement. Les décisions prises sont immédiatement visibles par tous les participants, ce qui favorise une prise de décision plus rapide et une meilleure répartition des responsabilités.

Étape 4 : Réviser le compte rendu de réunion après la réunion

Une fois la réunion terminée, les comptes rendus passent en mode révision. Cette étape permet à tous les participants d’avoir accès à une trace écrite des discussions et de proposer des corrections ou ajustements avant la finalisation du document. Il est important que le compte rendu de réunion reflète fidèlement les décisions prises et les actions convenues.

WEDO envoie automatiquement un email de rappel aux participants pour les inviter à consulter et à commenter le compte rendu de réunion. Cela permet d'éviter que des détails importants ne soient négligés. C’est aussi un excellent moyen d’assurer que chacun soit impliqué dans la révision des informations clés.

Étape 5 : Finaliser et envoyer le compte rendu de réunion

Une fois la période de révision terminée, le compte rendu de réunion est finalisé et verrouillé. WEDO envoie alors un email pour notifier tous les participants que le document final est disponible pour consultation. Cette dernière étape assure qu'il existe une trace écrite définitive de la réunion, que chacun peut consulter à tout moment pour se référer aux tâches assignées et aux décisions prises.

Cette étape est essentielle pour garantir la responsabilité et le suivi des actions après la réunion. Les participants peuvent utiliser ce compte rendu efficace comme un guide pour préparer la prochaine réunion, en se basant sur les discussions et les tâches définies lors de la réunion précédente.

Copier les thématiques d’une réunion à une autre : Une fonctionnalité pratique pour des réunions récurrentes

WEDO propose également une fonctionnalité pratique qui permet de copier des points à l'ordre du jour d'une réunion à une autre. Cela est particulièrement utile pour les projets à long terme ou les réunions récurrentes, comme les réunions de suivi de projets ou les réunions de conseil.

Plutôt que de recréer manuellement les mêmes thématiques à chaque nouvelle réunion, cette fonctionnalité permet de transférer les décisions, commentaires, tâches et fichiers attachés d’une réunion précédente à la nouvelle. Cela permet d’assurer une continuité dans les discussions et de gagner un temps précieux dans la préparation de la prochaine réunion.

Pour utiliser cette fonction :

• Sélectionnez l'élément que vous souhaitez copier et cliquez sur les trois points verticaux (1).
• Choisissez Copier vers... (2) dans le menu déroulant.

• Dans la fenêtre qui apparaît, définissez la réunion dans laquelle l'élément doit être copié. Vous pouvez également choisir l'espace de travail et l'emplacement de la thématique dans l'ordre du jour de la réunion (3).

• Cliquez finalement sur Copier (4).

Grâce à ce nouvel outil, vous pouvez facilement reporter les décisions prises ou les points importants d'une réunion à l'autre, ce qui permet d'assurer la continuité des discussions et d'éviter les reprises redondantes.

Les avantages pratiques de la mise à jour WEDO

Les nouvelles fonctionnalités de WEDO améliorent non seulement l’efficacité des réunions, mais elles visent également à optimiser l’ensemble du processus de gestion des réunions. Voici quelques avantages concrets :

Meilleure préparation : En envoyant un ordre du jour détaillé à l’avance, vous permettez à vos équipes de se préparer efficacement. Cela garantit que chaque participant connaît les points à l'ordre du jour et peut contribuer de manière réfléchie à la réunion.

Efficacité accrue : Grâce à la fonctionnalité de compte rendu en temps réel, les participants peuvent suivre les discussions au fur et à mesure et être immédiatement informés des décisions et des actions à prendre. Cela réduit les malentendus et les retards dans la mise en œuvre des tâches assignées.

Suivi des actions : Avec un compte rendu efficace finalisé et disponible en ligne, toutes les décisions et tâches sont suivies avec précision. Cela garantit une meilleure transparence et une responsabilisation accrue des membres de l'équipe, ce qui contribue à la réussite des projets.

Conclusion

La nouvelle mise à jour de WEDO simplifie la gestion des réunions, de l’envoi des ordres du jour et des comptes rendus à la fin des réunions. Grâce à l’envoi de comptes rendus par email et à la possibilité de suivre les décisions en temps réel, WEDO améliore non seulement l’efficacité des réunions, mais aussi la gestion continue des projets.

En intégrant ces outils dans vos processus de travail, vous assurerez une meilleure communication, réduirez les malentendus et augmenterez la productivité globale de vos équipes. Utilisez dès aujourd'hui les dernières fonctionnalités de WEDO pour améliorer chaque aspect de vos réunions et préparer au mieux votre prochaine réunion.