Quels sont les défis des comités associatifs ?

Souvent formées par des bénévoles, parfois à la charge de salariés, les associations relèvent souvent les mêmes défis que les organisations classiques : gestion de tâches, préparation de réunions, suivi de projets, organisation d’événements, échanges de documents, autant d’enjeux organisationnels importants et fondamentaux pour leur bon fonctionnement.

À ce jour, WEDO est d’ailleurs utilisé par quelques organisations de ce type : l’association ArtMur organisatrice d’ArtiChoke Festival, le comité de l’Estival Open air, l’APPA - Association pour la Promotion du Patrimoine Aéronautique ou encore l’Association suisse des Cadres (Swiss Leaders) collaborent à travers WEDO. Mais alors, quels sont les principaux défis organisationnels de ces entités ?

• Comme une organisation classique, les associations gèrent souvent des réunions récurrentes - préparation, rédaction du PV et suivi des réunions sont des enjeux centraux ;
• Elles organisent également des Assemblées générales annuelles ;
• Elles sont composées de diverses commissions amenées à collaborer dans le cadre de réunions ou de projets ;
• Elles doivent réaliser des procédures récurrentes qui concernent différents membres;
• Elles partagent régulièrement des documents importants dont tous les membres doivent prendre connaissance ;
• En définitive, elles doivent engager les membres à s’investir dynamiquement dans le travail associatif.

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Maintenant que les challenges sont définis, découvrons ensemble comment WEDO propose de relever les enjeux quotidiens des associations afin de faciliter la collaboration et l’investissement de leurs membres. Pour faciliter la compréhension du sujet, nous avons pris l’exemple, en fil rouge, du comité ArtiChoke qui organise un Festival d’art urbain biennale grâce à WEDO.

Nos solutions pour gérer vos comités

La préparation des comités en équipe

On ne le dira jamais assez, mais une réunion mal préparée se solde bien souvent par un échec. Au terme de la rencontre, les participants se retrouvent sans objectifs, sans décisions claires et surtout ne sachant pas quelles tâches sont à réaliser d'ici à la réunion suivante. Alors comme une organisation professionnelle, une association se doit de préparer sa rencontre pour garantir son efficacité. Mais qu’est-ce qui doit être réalisé avant la réunion ? Découvrons les différentes étapes clés pour préparer les ordres du jour de vos comités.

Réunions récurrentes ou à fréquence irrégulière ?

Tout d’abord, créez une réunion récurrente ou qui se répète à fréquence irrégulière afin d’avoir un canevas pour les réunions à venir. Le comité ArtiChoke par exemple a lieu à fréquence irrégulière. Ils ajoutent donc leurs réunions au fur et à mesure, mais profitent tout de même de l’option thématiques récurrentes comme les points à l’ordre du jour sont souvent identiques d’une réunion à l'autre.

Définir l’ordre du jour : création des sections et thématiques

Ensuite, il s’agit de lister les thématiques à l’ordre du jour pour le comité, en utilisant des sections afin d’opérer un regroupement logique des thématiques. Dans le cadre du comité ArtiChoke, l’ordre du jour comporte des thématiques qui se répètent généralement à chaque rencontre, à quelques exceptions près. Vous pouvez télécharger le modèle d’ordre du jour du comité ArtiChoke, que vous pouvez adapter à vos besoins :

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Ensuite, définissez directement les thématiques qui sont récurrentes, celles qui doivent revenir à l’ordre du jour de chaque réunion. Voici l’exemple pour le cas du comité ArtiChoke, la plupart des thématiques sont récurrentes :

Nommer les présentateurs des thématiques

Vous souhaitez nommer les responsables des dicastères de votre association comme présentateurs des différentes thématiques de votre ordre du jour ? Faites-le en quelques clics afin de sensibiliser les participants aux différents points dont ils sont responsables et qu’ils auront de ce fait à préparer. Vous pourrez nommer un ou plusieurs responsables. Ceux-ci seront bien sûr repris aux réunions suivantes s’il s’agit de thématiques récurrentes.

Le comité ArtiChoke présentent des thématiques avec souvent plusieurs responsables car il est composé de dicastères avec bon nombre de membres. Certains points sont par contre présentés uniquement pas la présidente chargée de mener le comité.

Customiser votre ordre du jour

Si vous voulez apporter un aspect plus ludique à votre ordre du jour, sachez que WEDO interprète les émoticônes et vous pouvez donc en ajouter, comme montrer dans le cas du comité ArtiChoke. 😃 🚀

Envoyer l’ordre du jour par email

Votre ordre du jour est prêt à être complété par les différents membres ? Envoyez-leur un email directement via WEDO afin de les inviter à venir alimenter l’ordre du jour en prévision de la réunion. Les participants pourront ainsi ajouter les sujets dont ils veulent parler, les fichiers à partager, les tâches et éventuellement leurs notes privées. Il n’est pas facile de rendre un ordre du jour dynamique, mais si les membres ont pris la peine de préparer leur intervention en amont, ils seront nécessairement plus investis le jour de la réunion.

Pour sa part, le comité ArtiChoke comptent différents responsables de dicastères qui prennent la parole lors de chaque réunion afin de rendre compte de l’avancement des tâches de leur commission.

La rédaction du compte rendu dynamique

Après avoir préparé puis validé l’ordre du jour, arrive le jour J, il est temps de rédiger le compte rendu des discussions directement dans WEDO. Les associations peuvent également effectuer le contrôle des présences, statuer sur les décisions prises, déléguer les tâches à réaliser et projeter à l’écran les fichiers sur lesquels les membres échangent. Découvrons ensemble comment WEDO vous aide dans cette étape cruciale. Nous reprenons à nouveau l’exemple du Comité ArtiChoke qui rend ses réunions dynamiques grâce à WEDO.

La présidente suit la trame de l’ordre du jour

Durant toute la réunion, la présidente du comité s’appuie sur l’ordre du jour préalablement établi afin de ne pas perdre le fil de la réunion et surtout progresser de façon logique en évitant de s’égarer dans des sujets non listés. Elles naviguent de thématiques en thématiques en ayant toujours sous les yeux les éléments de contenu qui avaient été préparés en amont. Le déroulement est ainsi efficace et évite toutes digressions hasardeuses qui prolongeraient la durée de la rencontre. Nombreuses sont les associations qui sont gérées par des bénévoles qui offrent gracieusement de leur temps, il s’agit donc de rester efficace et concis dans la mesure du possible !

La secrétaire rédige le PV en temps réel

La rédaction se fait en temps réel et de façon dynamique grâce à WEDO. De concert avec la présidente, la secrétaire alimente les thématiques avec des paragraphes, décisions, tâches et fichiers afin de composer directement le corps de son PV. Elle navigue dans l’ordre du jour grâce à la table des matières ou les boutons de navigation et statue sur les différents points pour mentionner s’ils sont traités ou à revoir.

Ce qui est particulièrement utile, c’est la délégation de tâches instantanée. En effet, dès la fin du comité, les membres seront opérationnels puisqu’ils découvriront dans leur espace personnel respectif, les différentes tâches qui leur auront été attribuées lors de la réunion. Ceux-ci pourront revenir en un clic à la réunion pour se remémorer les échanges et décisions qui précèdent cette tâche. Grâce à WEDO, les absents pourront aussi prendre facilement connaissance du compte rendu du comité lorsque la secrétaire aura envoyé le PV validé par email.

Les membres suivent la rédaction projetée au beamer

Le comité ArtiChoke profite également de projeter le compte rendu grâce à un beamer afin que chaque membre puisse prendre connaissance de la rédaction en direct. Ce partage permet également de diffuser différents documents de présentation comme des présentations ou autres portefolios qui doivent être montrés à l’ensemble des participants. Avec WEDO, tout le monde regarde dans la même direction et vous évitez de perdre vos membres qui se cachent parfois derrière leur ordinateur.

La gestion des dicastères à l’aide des espaces de travail

Au-delà de la gestion du comité central, WEDO offre la possibilité pour chaque dicastère de s’organiser et de gérer ses tâches et réunions via les espaces de travail. Dans le cadre du comité ArtiChoke, des équipes composées d’espaces de travail ont été organisés. Chaque équipe représente un dicastère et chaque espace de travail une commission :

• On retrouve donc tout d’abord l’équipe Comité ArtiChoke qui regroupe tous les membres de l’association. L’équipe compte quatre espaces de travail dont deux prévus pour l’organisation des réunions : Comités et Assemblée générale.
• Ensuite, l’équipe Ambiance de ville comptent différentes commissions pour lesquels un espace de travail a été créé : Animations, Bars, Décorations, Marché & Foodtrucks et Musique & Scènes.
• Une équipe est dédiée à l’organisation des Bénévoles du Festival.
• L’équipe Finance regroupe les espaces Budgets et Sponsoring.
• La Logistique est en charge des Autorisations, de l’Infrastructure et de la Mobilité.
• Et finalement on retrouve l’équipe Marcom qui s’occupe des espaces Marketing & Communication, Réseaux sociaux et Site web.

Les comités généraux sont donc par exemple ajouté dans l’espace de travail Comité. Mais chaque commissions a la possiblité de créer ses propres réunions et de partager des tâches à réaliser via son espace spécifique. C’est aussi la force de WEDO ! Permettre à chaque équipe de s’organiser de façon dynamique et autonome.

Finalement, sachez qu’un espace de travail peut aussi représenter un Projet avec une date de début et une date de fin. Par exemple, le comité ArtiChoke gère parfois des mini projets qui resemblent à des événements. Aussi, ils créent un espace dédié pour une Inauguration d’oeuvre ou encore un Afterwork à organiser. L’idée est à nouveau d’ajouter les membres en charge de l’organisation du projet afin de leur permettre d’organiser réunions et tâches tout en partageant les éventuels fichiers bénéfiques au bon déroulement du projet.

Utiliser les checklists pour organiser des événements ou procédures récurrentes

Les dernières fonctionnalités qui peuvent s’avérer très utile pour une association sont les modèles et les checklists. En effet, ceux-ci vous permettent de modéliser une procédure récurrente et de lancer des checklist à partir de celle-ci chaque fois que la série de tâche sera à réaliser.

Dans le cadre du comité ArtiChoke, les membres de commissions ont créé des modèles pour la réalisation des procédures suivantes :

• Préparation des bars - listing du matériel à préparer pour chaque bar du Festival. Voici quelques tâches en exemples : préparer le set de nettoyage, imprimer liste de prix, plastifier liste de prix, prévoir bacs à glaçons, acheter gel désinfectant, nommer un responsable de bar, nommer des responsables de ravitaillement, imprimer les interdictions de consommation pour les mineurs, etc.
• Organisation vernissage œuvre - procédure à réaliser lors de la préparation d’événement pour inaugurer une nouvelle œuvre de l’itinéraire. Voici quelques tâches en exemples : fixer date de vernissage, avertir le propriétaire, avertir l’artiste, avertir les autorités, préparer une animation, organiser un bar, préparer la communication, écrire aux journaux locaux, préparer les cadeaux de remerciement, etc.
• Demande d’autorisation - procédure à réaliser lors de chaque édition pour les autorisations liées à la manifestation comme les patentes. Voici quelques tâches en exemples : remplir le formulaire, créer les documents à joindre, joindre les documents, avertir la police, etc.

WEDO idéal pour les associations

Au regard de cet article, force est de constater que les avantages de WEDO pour le monde associatif sont nombreux. Bien que l’élément central réside peut-être dans la force que représente un outil collaboratif pour l’organisation des réunions, nous remarquons également à quel point la plateforme peut s’avérer utile à chaque comission afin qu’elle évolue de manière dynamique et autonome. L’angle apporté par les checklist amènent une aspérité supplémentaire et permet de maintenir les trames à reproduire régulièrement. Cela falicitera également l’intégration de nouveaux membres qui n’auront qu’à être ajouté au modèle de checklist ou aux espaces de travail pour prendre connaissance des tâches à réaliser. Idem pour les comptes rendus des PVs précédents qui pourront être accessibles aux nouvelles recrues en seulement quelques clics !

WEDO permet aux associations de dynamiser leurs réunions et organiser le travail des dicastères à travers une plateforme ludique et intuitive. Vous souhaitez tester notre outil pour votre comité ou votre projet associatif ? N’hésitez pas à vous renseigner auprès de nous et à démarrez un essai gratuit et sans engagenement dès aujourd’hui !

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Téléchargez le modèle d'ordre du jour d'ArtiChoke et adaptez-le selon vos besoins.

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