## La table des matières 

La table des matières facilite votre navigation à travers le compte rendu. De plus, il est possible d’atteindre en un clic le point qui doit être traité. A partir de la table des matières, vous pouvez également :

* Diminuer le retrait d’un point
* Augmenter le retrait d’un point
* Supprimer un point
* Glisser-déposer les points et éventuels sous-points pour les organiser

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## Le mode point par point

Pour cette nouvelle version, la rédaction a été repensée : désormais seul le point traité s’affiche à l’écran. Lorsque vous en avez terminé avec un point, il vous suffit de cliquer sur le bouton portant le titre du point suivant pour progresser dans la rédaction. 

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## La révision de la barre d’outils

Chaque point et sous-point possède sa propre barre d’outils. A partir du **bouton** **+** vous pouvez :

* Joindre un fichier
* Ajouter une note
* Ajouter une décision
* Créer une tâche
* Ajouter un sous-point
* Importer des tâches de l’espace de travail

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## Le bouton ″Déplacer″

Il est désormais possible de déplacer une note, une décision, une tâche ou un fichier dans un autre point de l’ordre du jour : cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (1) puis sur **Déplacer la note** (2). Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur le point dans lequel la note doit être déplacée (3). La procédure est identique pour déplacer une décision, une tâche ou un fichier. 

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## La boîte des tâches en suspens

Les tâches en suspens de l’espace de travail figurent désormais dans une boîte que l’on peut atteindre à l’aide d’un bouton.

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A partir de la boîte des tâches en suspens, il est possible d’importer des tâches dans un point précis : cliquez sur les tâches à importer (1) puis, à l’aide de la liste déroulante, sélectionnez le point dans lequel celles-ci doivent être importées (2). Finalement, cliquez sur **Importer** (3). 

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_Info : si vous souhaitez que les tâches en suspens constituent un point de votre ordre du jour comme dans la version précédente, vous pouvez créer un point que vous nommerez_ _″Tâches en suspens_ _″ pour y importer toutes les tâches en suspens de l’espace de travail._

## Les 5 étapes de la réunion

Vous pouvez visualiser clairement à quelle étape vous vous situez. La personne détenant tous les droits d’accès peut cliquer sur chaque étape afin de changer le statut de la réunion.

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_Info : d’autres boutons permettant également de changer d’étape figurent en bas de l’écran._

## L’affichage des droits de chaque participant

Vous pouvez désormais cliquer sur les participants d’une réunion afin de voir la répartition des droits d’accès. Cliquez sur les participants (1), une fenêtre s’ouvre vous permettant de visualiser la répartition des droits pour cette réunion (2).

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Ceci peut s’avérer utile lorsque vous devez modifier un compte rendu mais que vous ne détenez pas les droits d’accès adéquats. Vous pourrez ainsi repérer la/les personnes détenant tous les droits sur la réunion – ces dernières étant les seules habilitées à changer les droits d’accès des participants. Ces utilisateurs sont repérables grâce à l’icône avec la couronne sur fond bleu.

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Une collection d’articles vous explique tous les tenants et aboutissants du nouveau module Réunions.

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/les-seances)

::button-primary[Accéder au Centre d'aide]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions"}

La nouvelle version de WEDO révise le module réunions afin de simplifier la rédaction des comptes rendus. Grâce à cet article, découvrez les améliorations qu’offre cette mise à jour !

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Module réunions : des améliorations qui faciliteront la rédaction de vos comptes rendus

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Revivez l'année 2018 de WEDO à travers cette rétrospective et découvrez les nouveaux collaborateurs de notre équipe. 

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Rétrospective 2018

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> _Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications_.

Entre trois et six semaines par année : voilà le temps que l’on passe en moyenne dans des réunions de travail, selon une enquête publiée en 2017 par l’Institut Opinionway pour le cabinet de conseil d’entreprise Empreinte Humaine. Or, selon ce sondage effectué sur un millier de salariés dans des sociétés de différentes tailles et dans des secteurs économiques variés, près d’une séance sur deux est jugée improductive. Plus de 25% des personnes interrogées ne voient d’ailleurs pas la nécessité d’y participer. Résultat : 44% d’entre elles utilisent discrètement leur smartphone pour faire autre chose pendant ce temps-là (typiquement, lire et envoyer des courriels).

Ce fléau porte un nom : la réunionite. Antoine Sudan et David Dutch en ont souffert pendant plusieurs années au sortir de leurs études d’ingénieurs. « Les réunions ne sont pas inutiles en soi », précisent-ils d’emblée. « Le problème, c’est qu’elles sont mal préparées, que l’ordre du jour n’est pas respecté et que l’on en ressort beaucoup trop souvent sans être sûr de savoir ce qui a été décidé ». Stupéfaits de constater le temps qu’ils consacraient à cet exercice louable mais frustrant, Antoine Sudan et David Dutch ont mis au point l’application web WEDO. C’était en 2014\. Aujourd’hui, quatre ans et trente mises à jour plus tard, cette application web est utilisée par plus d’une centaine d’organisations, de communes et d’entreprises en Suisse romande, dont le Groupe Mutuel, le Groupe E Connect, la HES-SO Fribourg et la Banque Cantonale de Fribourg.

Ni blockchain, ni Dropbox, ni intranet, WEDO est une plateforme collaborative dont la mise en page s’adapte automatiquement à la taille de l’écran que vous utilisez (iPhone, PC…). Il s’agit en fait d’une interface avec un espace commun et participatif. Très didactique, elle a été conçue pour être à la portée de tout le monde. Indépendamment de ses fonctionnalités et qualités techniques, l’application WEDO repose sur une réflexion approfondie et une analyse minutieuse des facteurs qui font que les réunions de travail sont si souvent décevantes et chronophages. Autrement dit, cette solution d’organisation a été développée pour répondre directement et de manière pragmatique à certains problèmes récurrents. Un exemple : l’ordre du jour reste souvent un peu flou jusqu’à ce que tout le monde soit réuni autour de la table. Pour éviter cela, WEDO propose une fonctionnalité qui permet d’enregistrer et d’ordonnancer les points à discuter. Une fois que c’est fait, il suffit d’ouvrir l’application et de suivre le fil des questions. Plus moyen de digresser, en somme.

## FACILE DE SAVOIR QUI FAIT QUOI

Le procès-verbal est un pensum ? Grâce à WEDO, il est possible de le rédiger en direct. « C’est l’un des éléments intéressants de notre module de gestion de séances. Vous avez un ordre du jour, avec une suite de points à discuter, et vous pouvez ajouter sous chaque point des blocs d’informations, que ce soient des notes, des décisions ou des tâches à effectuer », explique Antoine Sudan. Les décisions arrêtées et les tâches attribuées en cours de réu nions peuvent ainsi être consignées sur le moment par le rédacteur du PV. Comme ces informations sont visualisées en un endroit précis dans le module et que tous les participants disposent d’un compte d’accès personnel, il est très facile d’aller ensuite les rechercher. Bref, au sortir de la séance, chacun sait où trouver la réponse à la fameuse question « qui fait quoi ».

Par ailleurs, il est possible d’exporter un ordre du jour ou un PV en générant un fichier PDF afin de pouvoir le partager, l’imprimer et le signer. Vous pouvez aussi créer facilement des extraits de PV, ou retrouver des notes à travers les PV à l’aide de simples mots-clés. Fini, le temps où il fallait ouvrir de multiples fichiers pour mettre la main sur une information !

« La force de WEDO est de couvrir toutes les phases de la gestion des séances : avant, avec la préparation de l’ordre du jour, pendant, avec la prise des notes importantes, et enfin après, avec le suivi des tâches. En effet, en plus de notre module pour la gestion de séances, nous en avons développé un autre pour la gestion et la planification des tâches, et tous deux interagissent. Vous avez donc le moyen d’assurer un suivi continu et dynamique du travail. Ainsi, vous pouvez à tout moment prendre connaissance de ce qui a été fait entre deux séances et de ce qu’il reste à faire. Plus besoin d’attendre pour obtenir ou transmettre une information, plus besoin non plus d’envoyer plusieurs e-mails de confirmation ou d’appeler trois fois pour connaître le montant d’un devis », se félicite David Dutch. De plus, chaque utilisateur peut activer la synchronisation avec son agenda électronique (Outlook, Google Calendar…).

## DES RÉUNIONS ÉCOURTÉES D'UN TIERS

Il est également possible de créer des espaces spécifiques pour certains projets, départements ou équipes de travail, afin de pouvoir se répartir les tâches en un clic. Dès qu’un travail est indiqué comme terminé, les participants concernés reçoivent immédiatement et automatiquement un feedback. « Tous ces procédés accélèrent grandement le traitement des décisions et raccourcissent la durée des séances d’un tiers en moyenne », souligne Antoine Sudan.

Résoudre des problèmes compliqués avec un logiciel simple : tel était le pari des créateurs de WEDO. La première personne à qui ils en ont parlé – un ancien professeur – leur avait pourtant prédit que « cela ne marcherait jamais ». Ce qui les fait bien rire aujourd’hui. « Heureusement, notre mentalité d’ingénieur a vite repris le dessus et nous avons refusé de nous laisser abattre. » Alors que beaucoup de jeunes entrepreneurs commencent par tenter de lever des fonds, Antoine Sudan et David Dutch décident de développer leur application en cours d’emploi et de démarcher leurs premiers clients en parallèle. Ils réalisent plus de 300 entretiens à cet effet. Dès le début, ils se fient au feedback des utilisateurs pour améliorer leur produit. La première version sort officiellement en mai 2015\. Quelques prospects la testent. « À chaque nouvelle version, nous avons sondé nos clients pour savoir comment nous pouvions perfectionner WEDO. Et nous continuons à solliciter leur avis et leurs impressions. Par exemple, certains d’entre eux nous ont récemment fait remarquer qu’ils auraient apprécié de pouvoir définir des critères d’accès précis, pour éviter que certains participants ne viennent truffer l’ordre de jour de questions hors sujet. Si un secrétaire général doit assurément pouvoir le modifier, tel n’est pas forcément le cas de n’importe quel participant. Donc, dans la dernière version de WEDO, nous avons introduit un nouvel instrument pour paramétrer très finement les droits d’accès ».

  
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## ESSAI GRATUIT POUR COMMENCER

Quid du prix ? Selon une pratique courante dans le domaine des applications, il dépend du nombre d’utilisateurs. Il varie ainsi entre 15 et 25 francs par personne et par mois. WEDO est disponible par packs de cinq, dix ou quinze utilisateurs ; au-delà de vingt, les packs se vendent par tranches de dix unités supplémentaires. L’abonnement couvre toutes les mises à jour, l’hébergement des données et le support, c’est-à-dire l’ensemble des prestations à l’exception de l’accompagnement au changement proposé pendant la première année pour maximiser les chances de succès, et qui est calculé lui aussi sur la base d’un forfait en fonction de la taille du réseau. 

« Mais ce que nous proposons toujours en premier lieu, c’est une présentation gratuite de WEDO. C’est pourquoi vous trouverez, sur la page d’accueil de notre site [www.wedo.com](/), un grand bouton bleu sur lequel vous pouvez cliquer pour planifier une démonstration en réservant une date à votre convenance, directement dans notre agenda », déclarent Antoine Sudan et David Dutch, qui revendiquent un hébergement des données uniquement sur des serveurs situés en Suisse.

Source: original article [Le Matin Dimanche](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_matin_dimanche_316cb86cf5.pdf)

Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications.

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Le remède à la réunionite s’appelle WEDO

## Gestion des droits

Lorsque vous ajoutez une réunion, une nouvelle colonne intitulée **Accès** apparaît dans la liste des participants :

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Pour chaque participant, vous avez le choix entre 5 options :

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## 5 étapes de la réunion

Les cinq étapes qui encadrent la création d’une réunion ont été améliorées et sont les suivantes :

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Notez que le fait de changer le statut de la réunion (passer d’une étape à l’autre) a un impact sur qui peut modifier quoi. Seul le droit maximal, représenté par la couronne sur fond bleu, peut changer le statut de la réunion.

## Récapitulatif des droits en fonction de l'étape

Voici un tableau qui résume les accès qui permettent de modifier les éléments selon l'étape dans laquelle se situe la réunion :

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## Étape 4/5 : Compte rendu en relecture

Dans les versions précédentes, lorsque la réunion était close, les notes et les décisions pouvaient encore être modifiées mais pas les tâches. Ce fonctionnement a été amélioré dans cette version. En effet, toutes les informations pourront encore être modifiées dans l’_étape 4/5 : compte rendu en relecture_ et ce jusqu'au moment où le compte rendu est verrouillé (étape 5/5).

## Enregistrement des modifications apportées aux tâches

Les tâches continueront à se mettre à jour dans le compte rendu tant que celui-ci n’est pas verrouillé. Nous vous conseillons de verrouiller systématiquement un compte rendu une fois relu et approuvé.

## Rapport résumé périodique

Nous avons ajouté à cette version un rapport périodique qui vous sera envoyé par email. Par défaut, vous recevrez un rapport hebdomadaire le lundi matin.

Pour modifier ce paramètre, rendez-vous dans votre _Profil_ \> _Paramètres_ \> onglet _Notifications_ \> _Rapport résumé périodique_.

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## A découvrir également dans cette version

* Nouveau design des tuiles pour les espaces de travail, les modèles, les checklists et les réunions.
* Le menu des tuiles a été déplacé directement sur les tuiles elles-mêmes et non plus dans la barre d’action afin d’améliorer l’ergonomie et la navigation.
* Amélioration de certains textes pour simplifier la compréhension de l’interface (notamment pour l’import d’un ordre du jour).
* Les options de synchronisation avec le calendrier ont été améliorées.

La nouvelle version de WEDO intègre plusieurs nouveautés dont la gestion des droits dans les réunions.

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La gestion des droits dans les réunions

Antoine Sudan et David Dutch, deux amis qui ont créé WEDO après avoir découvert les joies du monde du travail, dont les séances.

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![PME Magazine](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wp_content_uploads_2018_09_diapositive30_25efb9625e.png)

> Cette start-up fribourgeoise a créé un logiciel qui optimise l’organisation du travail et des séances. Une centaine\* d’entreprises, dont le Groupe Mutuel, sont clientes.

Avant d’être associés, Antoine Sudan et David Dutch ont été deux adolescents de la Broye qui prenaient le train ensemble pour aller à l’école. Ensemble, ils rêvaient de fonder leur propre société. Mais avant de se lancer, mieux valait avoir de l’expérience… Une fois leur diplôme d’ingénieur en poche, tous les deux ont trouvé du travail.

C’est à ce moment-là qu’ils découvrent la vie en entreprise, ses belles surprises et ses désillusions. « La collaboration n’était pas aussi facile que nous le pensions, notamment lors des séances, explique Antoine. Souvent, il manquait les réponses à des questions aussi simples que ’qui fait quoi’, ’comment’ et ’pour quand’. Et cela malgré la cascade d’e-mails qu’on recevait… »

C’est dans cette situation que les deux amis ont une idée : développer un gestionnaire de tâches collaboratif, afin de simplifier l’avancée du travail. Ils se mettent au travail dès 2014\. Contrairement à de nombreuses jeunes pousses, ils ne prévoient aucune levée de fonds et développent leur logiciel eux-mêmes alors qu’ils sont encore en emploi. Admirable, et malin : pour avoir une idée du marché, ils font le tour de leurs clients potentiels afin de les questionner sur leurs besoins et avoir leur point de vue sur les solutions. Ils réalisent plus de 300 entrevues afin de développer leur outil de la meilleure manière possible. Sur cette base, la première version est lancée en mai 2015\. Ils la testent avec quelques-uns de leurs prospects, qui étaient curieux de voir comment cela fonctionnait.

Leur logiciel est une solution d’organisation. Il s’agit d’un espace commun et collaboratif, auquel tout le monde a accès et permettant de suivre en temps réel l’avancée des travaux. Ainsi, on sait exactement qui fait quoi et pour quand. Pas besoin d’appeler dix fois pour avoir le montant du devis, par exemple, ou d’envoyer 50 e-mails afin de préciser à quel stade du projet on en est… L’interface, très didactique, est à la portée de tout le monde. Le prix, lui, varie selon le nombre d’utilisateurs. Il va de 15 à 25 francs par mois et par personne. Un tarif raisonnable pour une solution intégrant un module pour la gestion des séances, des tâches et l’élaboration de check-lists.

## Avancée des travaux en temps réel

Trois ans à peine après leur premier lancement, les entrepreneurs, aujourd’hui âgés de 31 et 32 ans, ont fait leurs preuves. Plus de 40 institutions de santé comptent parmi leurs clients, ainsi que des entreprises. C’est notamment le cas du Groupe Mutuel. Christian Lalain, membre de la direction informatique de la société d’assurances, a d’abord connu WEDO dans le cadre de son mandat de conseiller municipal à la commune de Saillon. « Je voulais sortir de la logique historique du dossier papier, sur lequel on met un post-it où se trouvent toutes les informations essentielles, mais qu’on perd quand le post-it s’abîme ou se décolle, explique-t-il. C’est pourquoi j’ai installé WEDO à la commune il y a une année environ. C’est génial : tout le monde bosse sur le même outil et les différents espaces de travail structurent l’activité. Si un habitant appelle pour demander un rendez-vous ou un renseignement au président ou à un conseiller, la personne de l’accueil ouvre une tâche et l’attribue à la personne correspondante. Celle-ci notera que la prise de rendez-vous est faite et le jour, donc si cette personne rappelle, on sait exactement quoi lui répondre. Cela fluidifie énormément les interactions avec nos concitoyens tout en augmentant la qualité du service donné. Le partage de l’information et la vision bout en bout de l’exécution d’une activité augmentent l’esprit d’équipe et apportent une réelle plus-value relationnelle. »

## Serveurs en Suisse

Au vu des résultats obtenus à Saillon, Christian Lalain a proposé d’importer l’outil chez son employeur, Groupe Mutuel. Auparavant, celui-ci disposait d’une autre solution, Wunderlist, rachetée par Microsoft. La start-up fribourgeoise est fière de ces succès, mais grandit pas à pas, sans précipitation. « Une fois notre premier client signé, il y a eu le deuxième, puis le troisième, se souvient David Dutch. Nous avons d’abord baissé notre temps de travail, puis nous sommes passés en indépendants. Désormais, nous avons créé notre Sàrl et possédons de beaux bureaux à Fribourg. Et en plus, on recrute ! Nous avons prévu d’engager deux collaborateurs cette année. » Pragmatiques, les deux Fribourgeois ont d’abord cherché des clients, avant de courir les salons. En Suisse, ils ne connaissent que très peu de concurrence. Et revendiquent leur origine 100% helvétique : leurs serveurs sont basés en Suisse. Un argument qui fait mouche pour les clients qui redoutent un vol de leurs données.

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**\*correction d'une erreur dans l'article source** / Source : [Article original du PME Magazine](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_pmemagazine_2018_06_8bc9187094.pdf)

Cette start-up fribourgeoise a créé un logiciel qui optimise l’organisation du travail et des réunions. Une centaine d’entreprises, dont le Groupe Mutuel, sont clientes.

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Le beau succès de WEDO

Merci à Fri Up pour ce portrait en vidéo et pour le soutien amené à notre startup.

Couverture d'un article de blog pour un portrait de WEDO par FRI UP montrant une équipe en réunion

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Portrait de WEDO par Fri Up

> Antoine Sudan est ingénieur diplômé en gestion de projet. En 2014, alors qu’il travaille en entreprise, le Staviacois constate que gérer des tâches en équipe sans les outils adéquats peut s’avérer chaotique face à une masse d’informations grandissante. Il décide donc de s’associer à un ami pour développer une application capable de coordonner de manière simple et efficace le travail en entreprise.

« Cela ne marchera jamais. Tel est le verdict de la première personne à qui nous avons présenté notre projet il y a trois ans. C’était un ancien professeur. Impossible, selon lui, de résoudre des problèmes compliqués avec un logiciel simple. C’est pourtant précisément ce que mon ami et moi avions en tête.

Heureusement, nos mentalités d’ingénieurs ont vite pris le dessus. A quoi bon se laisser abattre par la critique ?

Mieux vaut en tirer le plus possible pour trouver la solution adéquate. Afin d’établir les chances de réussite de notre application, nous sommes allés la présenter à plusieurs clients potentiels. _Get out of the building_, un exercice plutôt difficile pour moi. En effet, le démarchage me rendait nerveux au début. Difficile de sortir de sa zone de confort et d’aller présenter une idée en plein développement à un chef d’entreprise. Finalement, c’est en agissant que j’ai pris de l’assurance. Notre projet s’est précisé au fil des rendez-vous et j’ai peu à peu mis de côté mes doutes. Mon ami et moi nous posions beaucoup de questions et ce sont bien souvent nos interlocuteurs qui nous ont soufflé les bonnes réponses.

Notre ténacité semble avoir a porté ses fruits. WEDO est actuellement utilisée par une quarantaine de clients, notamment la Banque Cantonale de Fribourg. Mon ami et moi pouvons vivre des revenus de notre entreprise et donc nous dédier entièrement à son développement. Une chose est certaine : les heures supplémentaires vont continuer de s’accumuler ! C’est d’ailleurs là un nouveau défi que nous devons relever. Lorsqu’on est à son compte, il faut aussi savoir s’arrêter un instant et regarder en arrière pour savourer ce que l’on a accompli. La bouteille de champagne est au frais depuis longtemps. J’espère que nous trouverons bientôt le temps de l’ouvrir. »

> Notre ténacité semble avoir porté ses fruits

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_09_image_001_9c6997c758.png)

**Antoine Sudan**  
cofondateur de WEDO Sàrl

Photo : © Kevin Schlüter ([Fri Up](http://www.friup.ch/fr)) / Source :
[Article original de l'Interface](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_interface_2017_09_d56ea6676a.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'Interface de la Fédération Patronale et Économique (septembre 2017).

Article "INTERFACE" présentant Antoine, co-fondateur de WEDO, lançant sa start-up dans le domaine du SaaS

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L'interface (Fédération Patronale et Économique)

L’EMS d’Humilimont se trouve dans un cadre magnifique entouré de verdure et forêt avec une vue splendide sur les Préalpes fribourgeoises. Nous y accueillons 33 résidents pour des soins de longue durée. Quelques 50 collaborateurs accompagnent les résidents.

## Pourquoi avez-vous opté pour WEDO ?

Nous cherchions un outil pour déléguer et suivre les tâches. Outlook ne nous permettait pas d’obtenir la traçabilité souhaitée. WEDO nous offre une vision globale sur les tâches en suspens.

## Comment utilisez-vous WEDO pour organiser votre travail ? Pouvez-vous nous donner un exemple concret ?

Nous avons constitué plusieurs checklists qui nous permettent de suivre aisément nos processus internes : accueil de résidents, accueil de collaborateurs, programmation des évaluations RAI, mise à jour de documents, fête annuelle, etc.

D’autre part, nous utilisons WEDO pour centraliser les bons de réparation pour la maintenance du bâtiment. La planification des transports, les achats et les réservations de véhicules sont également effectués sur la plateforme.

## Quelle était la réaction de vos collaborateurs lorsque vous avez intégré WEDO dans votre entreprise ?

Un changement organisationnel induit inévitablement des résistances. Nous avons donc formé les différents collaborateurs afin de les accompagner dans la compréhension de ce nouvel outil.

Les hésitations des cadres pour l’acquisition d’un nouvel outil sont quant à elles tombées progressivement. Aujourd’hui, nous ne pourrions plus nous passer de WEDO.

## Comment l’outil collaboratif a-t-il changé votre façon de communiquer ?

Pour la communication, c’est formidable ! Grâce à WEDO, nous oublions moins de choses. L’outil collaboratif permet de centraliser les informations circulant dans l’entreprise afin d’en faciliter l’accès aux différents collaborateurs.

Nous avons conservé la communication orale mais grâce à la saisie rapide, nous laissons systématiquement une trace écrite de nos discussions.

## Quelle est votre fonctionnalité préférée dans l’application ?

Pour certains, la gestion des tâches qui permet de ne rien oublier et de s’organiser avec une vision globale. Pour d’autres, les checklists qui permettent une maîtrise des processus et garantissent une parfaite traçabilité.

## Comment WEDO a-t-il changé votre façon de travailler en équipe ?

La confiance accordée aux différents collaborateurs n’exclut pas la nécessité d’un contrôle sur l’avancement des tâches en suspens. WEDO nous permet d’être plus pointu dans notre façon d’aborder le travail en équipe. Nous sommes devenus plus exigeants sur le suivi des actions et ceci sans effort supplémentaire grâce à WEDO. Nous notons les tâches à réaliser et prenons le temps de les organiser lorsque nous avons un moment.

## A qui recommanderiez-vous notre application ?

Nous conseillons WEDO à toute entreprise qui souhaite améliorer sa communication. À vrai dire, chaque fois que nous en avons l’occasion, nous recommandons WEDO aux personnes susceptibles d’être intéressées.

Myriam Fragnière Dufour, directrice de l'EMS d'Humilimont : "WEDO nous permet de centraliser les informations circulant dans l’entreprise afin d’en faciliter l’accès aux différents collaborateurs."

Témoignage de Myriam Fragnière-Dufour, Directrice de l’EMS Humilimont, affirmant que WEDO leur permet d’être plus pointus dans leur façon d’aborder le travail en équipe

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L'EMS d'Humilimont travaille avec WEDO

La mise à jour effectuée aujourd'hui vous permet d’ajouter toute personne externe à votre réseau WEDO via son adresse email.

## Exemple d’utilisation

Imaginons que vous travaillez sur un projet de construction intitulé « Projet AP » avec l’aide d’un consultant externe. Dans WEDO, vous créez un nouveau sujet pour suivre l’avancement de ce projet.

Lorsque vous créez un sujet, WEDO vous guide en trois étapes : 1\. Nom du sujet, 2\. Membres du sujet et 3\. Couleurs du sujet.

Ici, c’est la deuxième étape qui nous intéresse. Vous pouvez dès maintenant ajouter des personnes externes via leur email. Dans mon exemple, il s’agit de mon consultant. Pour ce faire, saisissez simplement son email dans la barre de recherche. WEDO vous propose automatiquement de saisir son Prénom et son Nom. Regardez plutôt :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_07_guest_invite_d2b244b756.jpg)

Notez qu’une invitation sera envoyée à j.boss@jbconsulting.ch (l’aperçu de cette invitation est visible sur la partie droite de l’écran). Le consultant pourra alors rejoindre votre réseau. Il aura accès uniquement au sujet « Projet AP ». Vous maîtrisez ainsi la confidentialité.

## Autres exemples

Utilisez les invités pour :

* Ajouter les membres du conseil de direction à la séance les concernant
* Déléguer des tâches à vos fournisseurs
* Inviter un client à suivre l’avancement d’un projet
* Travailler sur des projets avec des collaborateurs de plusieurs entreprises
* Etc.

## Spectre de fonctionnement

La gestion des membres intègre les invités pour l’intégralité du réseau, tant au niveau des sujets que des checklists. Un invité saisi une fois, pourra être réutilisé pour les checklists et sujets suivants. Lorsque vous supprimez un invité des membres d'un sujet ou d'une checklist, son accès est instantanément retiré.

## Conclusion

Grâce aux invités, vous collaborez avec tout le monde dans une même plateforme. N'hésitez pas à demander une période d'essai si vous souhaitez faire partie de l'aventure. Vous pourrez tester WEDO gratuitement en équipe pendant 30 jours.

Invitez vos contacts via leur adresse email et collaborez avec eux directement dans WEDO.

Mise à jour Fonction WEDO pour inviter des utilisateurs externes avec formulaire d'invitation

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Collaborez avec des invités

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Prochain webinaire | Réunion 2.0 : Gagner du temps et augmenter l'efficacité de vos séances

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Gérer une équipe à distance semble simple : définir les tâches, les attribuer, et laisser chacun travailler de son côté.

En réalité, le travail à distance présente des défis bien spécifiques. Sans bureau commun, rester aligné sur les priorités, les délais et l’avancement devient vite un exercice d’équilibriste.

Communication dispersée, mises à jour tardives, responsabilités floues : même les équipes les plus compétentes peuvent être ralenties. Chefs de projet et collaborateurs se retrouvent souvent noyés sous les e-mails, à jongler entre les outils, peinant à suivre l’avancement des différents projets.

C’est pourquoi les équipes distribuées performantes ne se contentent pas de multiplier les réunions ou les messageries. Elles ont besoin d’un système collaboratif de gestion des tâches qui permette à chacun de s’organiser, de prioriser et de collaborer efficacement, où qu’il soit.

La plateforme [WEDO](https://wedo.com/fr/features) simplifie la gestion des tâches à distance en réunissant réunions, tâches, projets et collaboration dans une plateforme intuitive. Résultat : les équipes passent moins de temps à gérer leur travail, et plus de temps à faire avancer les choses.

![Infographie sur la gestion des tâches à distance présentant ce qui fait obstacle et ce qui marche, avec icônes visage triste et fusée.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/remote_task_management_what_gets_in_the_way_vs_what_works_fr_7d11c8f8dd.png)

## Les défis de la gestion de tâches à distance

Gérer les tâches au sein d’une équipe hybride soulève des enjeux de visibilité, de responsabilité et d’alignement. En l’absence d’un lieu de travail commun, les lacunes de communication s’amplifient rapidement, et les petits problèmes deviennent des obstacles majeurs.

Voici les principaux défis rencontrés par les équipes à distance :

**1. Attribution approximative des tâches**

Sans système cohérent, les membres de l’équipe peuvent perdre de vue qui est responsable de quelle tâche et quelle échéance. Résultat : des travaux importants sont retardés ou oubliés.

**2. Visibilité réduite sur l’avancement**

Les chefs de projet doivent souvent courir après des mises à jour dispersées entre e-mails et discussions. Sans un espace centralisé pour consulter l’état d’avancement, il devient difficile de prendre des décisions éclairées ou de réajuster les priorités.

**3. Partage de fichiers désorganisé**

Les documents sont souvent éparpillés entre fils d’e-mails, messages et dossiers cloud. On perd facilement la trace des dernières versions ou des pièces jointes essentielles qui auraient dû être associées à des tâches précises.

**4. Manque de vision globale**

Les équipes à distance engagées dans des projets d’envergure peinent à visualiser comment les tâches s’articulent avec les objectifs globaux. Sans procédures visuelles claires, les dépendances et les échéances critiques peuvent passer inaperçues.

**5. Collaboration ralentie par une communication dispersée**

Lorsque les échanges ont lieu sur trop de canaux sans lien direct avec les tâches concernées, la collaboration devient inefficace. Les informations importantes se perdent et les suivis sont négligés.

## Les essentiels pour bien gérer ses tâches à distance

Pour relever les défis de la [gestion de projets](https://wedo.com/fr/features/tasks) à distance, tout commence par de bonnes bases. Il ne suffit pas d’avoir des outils de communication ou des disques partagés. Les équipes ont besoin d’un réel tableau de bord, un système qui apporte clarté, responsabilité et structure au quotidien.

Voici les éléments clé qui permettent aux équipes distribuées de bien gérer leurs tâches :

### Une responsabilité claire pour chaque tâche

Chaque tâche doit avoir un responsable unique, une date d’échéance et des attentes précises. Lorsqu’il n’y a pas de confusion sur qui fait quoi, les équipes avancent plus rapidement.

### Des modes de gestion et des vues flexibles

Chaque projet nécessite une approche adaptée. Certaines équipes préfèrent les tableaux Kanban, d’autres les listes structurées ou les vues chronologiques. Un outil de gestion des tâches flexible facilite l’adaptation à la complexité du projet.

### Des modèles pour les processus récurrents

Les processus répétitifs comme l’onboarding ou le reporting ne devraient pas repartir de zéro à chaque fois. Les [modèles de checklists](https://wedo.com/fr/features/tasks) permettent de lancer rapidement des workflows récurrents et de réduire le risque d’oubli d’étapes importantes.

### Une collaboration intégrée

Les réunions, les tâches, les fichiers et les échanges doivent vivre dans un même espace. Des outils dispersés ralentissent les équipes et génèrent du travail supplémentaire. Une collaboration intégrée permet de relier chaque élément à des actions concrètes.

### Une interface intuitive et prête à l’emploi

Un [outil de gestion des tâches](https://wedo.com/fr/features/tasks) doit simplifier le travail, pas le compliquer. Les équipes hybrides ont besoin d’une plateforme intuitive, facile à prendre en main, rapide à adopter et qui réduit le temps de formation.

Une bonne gestion des tâches à distance repose sur les bons outils. Les équipes capables d’assigner clairement les tâches, de suivre l’avancement visuellement et de collaborer dans le bon contexte sont bien plus susceptibles de rester organisées et de livrer leurs projets dans les délais.

**WEDO** a été conçu autour de ces besoins fondamentaux, pour aider les équipes à mieux gérer leurs tâches et à collaborer efficacement, où qu’elles se trouvent.

## Pourquoi la plateforme de gestion des tâches WEDO se distingue pour les équipes multisites

![Infographie montrant la structure d’une réunion récurrente de grande valeur avec ordre du jour, responsabilités et résultats.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_structure_of_a_high_value_recurring_meeting_fr_3914ee18a0.png)

Les équipes à distance ont besoin de plus qu’un disque partagé ou une multitude de fils de discussion pour rester alignées. Pour gérer efficacement le travail de manière délocalisée, il est nécessaire de souscrire à une plateforme qui regroupe réunions, tâches, collaboration et suivi de l’avancement en un seul endroit — sans complexité. WEDO a été conçu pour répondre précisément à ce besoin.

Voici comment WEDO aide les équipes à distance à gérer tâches et projets avec clarté, régularité et sérénité :

### Organisation complète des tâches et projets dans une seule plateforme

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) réunit réunions, tâches, suivi de projets et partage de fichiers dans un espace de travail unique. Les équipes peuvent créer un ordre du jour collaboratif, assigner des actions pendant la réunion et suivre l’avancement ensuite, sans changer d’outil.

Les tâches sont attribuées en temps réel pendant les échanges, avec responsabilités, échéances et pièces jointes directement enregistrées. Les participants peuvent contribuer aux [procès-verbaux](https://wedo.com/fr/features/meetings), consulter l’ordre du jour à l’avance et accéder aux comptes rendus signés, pour rester alignés sur les décisions prises. La signature électronique permet également de valider des décisions à distance, sans présence physique.

Chaque tâche est liée à son contexte d’origine, qu’elle soit créée lors d’une réunion ou dans un espace projet, évitant toute perte ou confusion.

### Gestion flexible des tâches pour projets simples ou complexes

Tous les projets ne se gèrent pas de la même manière. WEDO propose différentes vues pour s’adapter à chaque besoin : listes structurées pour les workflows détaillés, [tableaux Kanban](https://wedo.com/fr/blog/qu-est-ce-qu-un-tableau-kanban-outils-applications-et-cas-d-usage) pour une vue visuelle, et diagrammes de Gantt pour une planification par chronologie.

Ces vues sont partagées, mises à jour en temps réel et permettent à chacun de voir les priorités, les dépendances et les responsabilités d’un coup d’œil. Les tâches peuvent être filtrées, réorganisées ou ajustées au fil de l’évolution du projet, sans confusion ni doublons.

### Procédures standardisées avec modèles de checklists partagés

Quand des processus se répètent, la standardisation fait gagner du temps et limite les erreurs. Les checklists de WEDO permettent de créer facilement des procédures réutilisables pour l’onboarding, les audits ou les rapports mensuels par exemple.

Chaque modèle intègre des étapes prédéfinies, des responsables et des échéances. Ils peuvent être partagés entre équipes ou départements, assurant cohérence et qualité d’un site à l’autre. L’avancement est suivi en temps réel pour une visibilité immédiate.

### Partage de fichiers et messagerie liés aux tâches

Les documents et discussions se perdent souvent dans les e-mails ou des outils séparés. WEDO conserve tout dans le bon contexte : les fichiers, commentaires et notes sont rattachés aux tâches et réunions concernées.

Les membres de l’équipe peuvent téléverser, annoter et commenter des documents directement dans la plateforme, ce qui évite les confusions sur les versions. Qu’il s’agisse d’un mandat, contrat ou d’un fichier joint à une checklist, tout est à sa place.

### Mises à jour en temps réel, notifications intelligentes et accès mobile

WEDO informe les équipes sans les submerger. Des notifications intelligentes préviennent des mises à jour, commentaires ou changements, selon les préférences de chaque utilisateur, sans interruptions inutiles.

L’application mobile permet de consulter l’avancement, répondre aux mises à jour ou gérer les tâches de n’importe où — à la maison, en déplacement ou entre deux réunions. Et grâce au travail asynchrone, les projets avancent même en décalé de fuseau horaire ou d’emploi du temps.

### Sécurité, évolutivité et performance

WEDO est hébergé dans des centres de données suisses certifiés ISO, répondant aux normes les plus strictes en matière de sécurité et de conformité. La plateforme s’adapte à votre organisation, que vous pilotiez une seule équipe ou des projets transversaux à grande échelle.

Assez puissante pour les projets complexes, mais intuitive pour une adoption rapide, elle permet aux équipes de voir rapidement les bénéfices.

La plateforme WEDO apporte de la structure à la collaboration à distance : elle facilite la planification, l’exécution et le suivi, sans les frictions des outils dispersés. Elle donne aux équipes qui travaillent sur plusieurs sites la clarté nécessaire pour rester productives, alignées et en pleine maîtrise.

## Conclusion

Gérer les tâches au sein d’une équipe délocalisée nécessite plus que de la communication et de bonnes intentions. Cela demande des systèmes capables d’organiser le travail, de garantir la visibilité sur les projets et de permettre une collaboration efficace, sans ajouter de complexité inutile.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) simplifie la [gestion des tâches à distance](https://wedo.com/fr/features/tasks) en réunissant réunions, tâches, projets et collaboration au sein d’une plateforme intuitive. Les équipes peuvent organiser leur travail avec des vues flexibles, automatiser les processus récurrents grâce à des modèles de checklists. Elles suivent l’avancement en temps réel grâce à des notifications intelligentes, et centralisent tous les fichiers au même endroit.

Des fonctionnalités comme les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt ou le partage intégré de fichiers offrent la structure nécessaire à la gestion de projets complexes, tout en restant accessibles pour une collaboration quotidienne fluide.

En alliant clarté, flexibilité et simplicité, WEDO aide les équipes à distance à prioriser leurs tâches, suivre leur avancement et maintenir leurs projets sur les rails.

Si votre équipe souhaite aller au-delà des outils fragmentés et des solutions bricolées, WEDO propose une approche plus intelligente pour gérer les tâches et collaborer à distance.

[Essayez WEDO gratuitement dès aujourd’hui](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez comment [la plateforme](https://wedo.com/fr/features) permet aux équipes distribuées de rester alignées, productives et organisées.

Simplifiez la gestion des tâches à distance avec WEDO. Organisez les tâches, suivez les avancées et alignez les équipes dispersées sur une seule plateforme collaborative.

Image sur fond turquoise avec le texte « La gestion de tâches des équipes à distance » et une icône représentant une visioconférence.

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Comment WEDO facilite la gestion de tâches des équipes à distance

Le travail avance chaque jour. Mais comment se fait-il réellement ? Cela reste souvent flou.

Les tâches sont éparpillées entre les discussions, les e-mails et les réunions. Les choses progressent, mais pas toujours de manière efficace. Une étape est oubliée. Deux collaborateurs réalisent la même tâche, sans le savoir. Les délais changent, sans que l’on sache vraiment pourquoi.

C’est le prix à payer quand on n’a pas de flux de travail ou qu’on ne le gère pas correctement.

La gestion des workflows, c’est la création d'une structure là où il n’y en a pas. Elle aide les équipes à suivre un chemin clair, pour éviter les allers-retours inutiles et mener à bien leurs tâches sans perte de temps.

Que vous pilotiez des validations récurrentes, des projets complexes ou la coordination d’équipes pluridisciplinaires, un flux de travail clair et maîtrisé constitue un levier essentiel pour optimiser le temps, limiter les imprécisions et maintenir la dynamique. Ce guide explore la véritable portée de la gestion des flux de travail, démontre en quoi elle est plus stratégique qu’il n’y paraît, et montre comment les outils adaptés peuvent l’ancrer durablement dans vos pratiques professionnelles.

## Qu’est-ce que la gestion de workflow ?

La gestion des flux de travail ou workflow consiste à définir comment le travail progresse du début à la fin. Chaque tâche a un objectif, une place dans le processus et une personne responsable de la faire avancer. Plutôt que de s’appuyer sur la mémoire, des boîtes mail ou des notes éparpillées, les étapes sont planifiées et visibles par toute l’équipe.

Chaque processus métier comprend des tâches répétitives — révision de documents, obtention d’approbations, coordination des tâches. Ces schémas peuvent être simples ou complexes, mais ils sont toujours plus faciles à gérer lorsqu’ils sont clairement définis. C’est là que la gestion des flux de travail entre en jeu. Elle apporte de la structure à ces routines, rendant le travail plus prévisible, reproductible, et moins stressant à accomplir.

Certains flux de travail ne comportent que quelques étapes. D’autres s’étendent sur plusieurs services, impliquent plusieurs personnes ou nécessitent un suivi des progrès à travers différents outils. Dans tous les cas, la clarté améliore la rapidité d’exécution et réduit les risques d’erreurs.

Un bon système ou logiciel de gestion des flux de travail aide les équipes à mettre en œuvre cette structure. Il permet de créer des tâches avec des responsabilités claires, de suivre l’avancement en temps réel, et de garder tout visible sans avoir besoin de relances constantes. Au lieu de répéter les mêmes étapes ou de manquer des échéances, l’équipe reste alignée et sait exactement où en est le travail.

## Pourquoi il est difficile de gérer un flux de travail sans système

La plupart des équipes ne se rendent pas compte du temps qu’elles perdent rien qu’à se demander quelle est la prochaine étape. Sans système clair, le travail se bloque aux endroits habituels : en attente d’une validation, à cause d’un détail manquant, ou d'une tâche assignée à la mauvaise personne.

Les signes d'un workflow dysfonctionnel apparaissent progressivement : des questions posées deux fois, des mises à jour incohérentes, des échéances qui glissent sans explication. Tout le monde est occupé, mais les résultats sont dispersés.

Quand les équipes s’appuient sur des fils de discussion, des tableurs ou leur mémoire pour gérer leur processus, tout finit par se dégrader. Il n’y a pas de visibilité partagée sur ce qui a été fait, ce qui doit suivre ou sur les goulots d'étranglement. C’est à ce moment-là que la gestion des flux de travail devient indispensable, bien plus qu’un simple “plus”.

Une gestion efficace des flux de travail donne à chaque tâche une place dans l’ensemble du processus. Elle réduit les relances manuelles, évite les redondances, et maintient l’équipe sur la même longueur d’onde. Avec les mises à jour en temps réel, tout le monde peut consulter l'état d’avancement, sans avoir à le demander.

Même les projets les plus simples fonctionnent mieux s'ils suivent une certaine structure. Un processus partagé apporte de la clarté, libère de la charge mentale et élimine les flottements dans le travail quotidien.

## Les deux grands types de flux de travail

La plupart des flux de travail appartiennent à l’une des deux catégories : **séquentiels** ou **parallèles**. Comprendre la différence permet de concevoir un processus réellement adapté à votre équipe, tout en évitant les retards inutiles ou la confusion.

![Infographie en français expliquant la différence entre workflows séquentiels et parallèles, avec schémas et points clés.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/sequential_vs_parallel_workflows_whats_the_difference_fr_500960b005.png)

### Les flux de travail séquentiels

Un flux de travail séquentiel progresse en ligne droite. Une tâche doit être terminée avant que la suivante ne puisse commencer. Ce type de structure est courant dans les processus tels que la validation de documents, la publication de contenus ou la vérification de notes de frais, où chaque étape dépend de la précédente.

**Exemple :**

Un processus d’intégration pour un nouveau collaborateur peut inclure la création de comptes, la soumission des documents administratifs, puis l’attribution du matériel. Chaque tâche se déroule dans un ordre précis, et la suivante ne démarre que lorsque la précédente est terminée.

Les flux de travail séquentiels sont faciles à suivre et idéaux lorsque la précision et l’ordre sont essentiels. Cependant, s’ils ne sont pas bien suivis, un seul retard peut bloquer l’ensemble du processus.

### Les flux de travail parallèles

Les flux de travail parallèles permettent à plusieurs tâches de s’exécuter en même temps. On les retrouve souvent lorsque le travail implique plusieurs départements ou lorsque différents membres de l’équipe peuvent avancer de manière autonome.

**Exemple :**

Un lancement de produit peut impliquer simultanément la rédaction de contenus, la création de supports visuels, la préparation de documents commerciaux et la planification des annonces. Toutes ces tâches font partie du même projet, mais se déroulent en parallèle.

Les flux de travail parallèles permettent d’aller plus vite, mais nécessitent une bonne coordination. Chaque tâche doit être suivie clairement pour éviter les retards ou les oublis.

Les deux types de flux de travail ont besoin d’une structure pour fonctionner efficacement. Lorsque les équipes peuvent voir ce qui est en cours, ce qui attend d’être fait et qui est responsable de quoi, le travail avance plus vite, avec moins d’interruptions.

## Ce qu’il faut rechercher dans un outil de gestion des flux de travail

Tous les outils de suivi des tâches ne sont pas conçus pour gérer des flux de travail. Un bon logiciel de workflow doit vous permettre de structurer et d'automatiser vos processus, de suivre l’avancement, et de s’adapter aux évolutions de votre équipe.

Voici les éléments clé à rechercher :

### ✔️ Une interface claire qui reflète votre processus

La clarté visuelle fait toute la différence. Vous devez pouvoir visualiser les étapes de votre flux de travail en un coup d’œil. Les outils qui proposent des vues en liste, en tableau (type Kanban), des [diagrammes de Gantt](https://wedo.com/fr/features/project-management) ou des tâches déplaçables par glisser-déposer facilitent l’adaptation à la manière dont votre équipe fonctionne réellement.

Si votre processus comprend des étapes comme « À valider », « En attente de retour », ou « Terminé », votre outil doit permettre d'intégrer des statuts aux tâches.

### ✔️ Des fonctionnalités de gestion des tâches simples et accessibles

Au cœur de tout flux de travail, on trouve des tâches. Vous devez pouvoir en créer rapidement, les assigner à un membre de l’équipe, définir une échéance et les marquer comme terminées. Ces fonctions doivent être intuitives, sans être noyées sous des étapes inutiles.

Certains flux sont simples et courts ; d’autres impliquent plusieurs personnes, des sous-tâches et des dépendances. L’outil doit pouvoir gérer les trois cas sans devenir un frein.

### ✔️ Une visibilité en temps réel

Lorsque vous mettez à jour une tâche, que vous réattribuez une étape ou que vous cochez un élément, ce changement doit être visible immédiatement. Les équipes avancent vite, et des informations obsolètes entraînent de la confusion. Les [mises à jour en temps réel](https://wedo.com/fr/features/meetings) réduisent les besoins de relances et permettent à chacun de voir clairement où en est le travail.

### ✔️ Un support pour l’automatisation

De nombreux flux de travail comportent des étapes répétitives, comme l’envoi de rappels, l’attribution de tâches ou le changement de statut. Un outil qui permet l’automatisation des processus vous fait gagner du temps et limite les erreurs dans le travail quotidien.

### ✔️ Conception adaptée à différents modes de fonctionnement

Certaines équipes suivent un processus fixe, étape par étape. D’autres mènent plusieurs tâches en parallèle, avec différentes personnes qui avancent en même temps. Un bon outil doit pouvoir gérer les deux. Vous devez pouvoir modéliser votre processus tel qu’il se passe réellement, sans être contraint à une structure rigide qui ne vous convient pas.

### ✔️ Des options de personnalisation sans configuration technique complexe

L’outil doit vous permettre de créer des flux de travail personnalisés, adaptés aux besoins de votre équipe. Si chaque changement nécessite des droits administrateur ou une refonte complète du système, cela freine la productivité. Cherchez un outil qui vous donne de la flexibilité, sans complexité technique.

### ✔️ Compatibilité multi-équipes et évolutivité garantie

À mesure que votre équipe grandit ou que vos projets deviennent plus complexes, l’outil doit rester efficace. Un bon système de gestion des flux de travail s’adapte à votre évolution : il doit offrir une visibilité inter-équipes et demeurer fiable, même lorsque la complexité ou le volume de travail augmente.

### ✔️ Un accès cloud adapté aux équipes hybrides ou à distance

Si votre outil ne fonctionne que dans un environnement précis ou sur un seul appareil, c’est une contrainte. Un système basé sur le cloud facilite la collaboration, que les membres de l’équipe soient au bureau ou répartis sur différents fuseaux horaires.

![Infographie en français présentant les critères clés d’un bon outil de gestion du flux de travail avec pictogrammes.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/what_to_consider_when_choosing_a_project_management_tool_fr_d71c5dbdda.png)

## En quoi WEDO facilite-t-il la mise en place de workflows efficaces sans complexité superflue ?

Un outil de gestion des flux de travail n’est efficace que si l’équipe l’utilise réellement. [WEDO](https://wedo.com/fr/features) apporte de la structure aux équipes sans leur imposer de changer leur façon de travailler. Les fonctionnalités sont intuitives, la mise en place est rapide, et le processus s’intègre naturellement à votre quotidien — non l’inverse.

Dans WEDO, chaque espace de travail vous donne les outils nécessaires pour créer et suivre un processus clair. Vous pouvez organiser les tâches par étape, priorité ou chronologie grâce à une vue en [kanban](https://wedo.com/fr/features), en liste ou avec un [diagramme de Gantt](https://wedo.com/fr/features/project-management). Il est facile de déplacer les tâches avec le glisser-déposer, d’assigner des responsables et de modifier les détails au fur et à mesure de l’avancement.

Les tâches ne sont pas isolées. Elles sont liées à vos réunions, à vos notes et à vos suivis. Si une décision ressort d’une discussion d’équipe, vous pouvez immédiatement la transformer en tâche, avec tout le contexte déjà intégré. Plus besoin de changer d’outil ou de recopier manuellement des informations.

Les flux de travail peuvent être simples ou plus structurés. Vous pouvez mettre en place un enchaînement séquentiel — où chaque [tâche dépend de la précédente](https://wedo.com/fr/features/tasks) — ou laisser les membres de l’équipe avancer en parallèle. Pas besoin de choisir entre flexibilité et rigueur : WEDO gère les deux.

La plateforme permet des mises à jour en temps réel, une attribution claire des responsabilités et une visibilité partagée à travers toute l’équipe. Et comme elle est basée sur le cloud, vous pouvez accéder à vos flux de travail de n’importe où : en réunion ou en télétravail.

Si votre équipe est prête à fluidifier la gestion du travail, WEDO vous donne les bons outils — sans complexifier les choses.

**Prêt à rendre vos flux de travail plus intelligents et plus faciles à gérer ?**

Commencez dès aujourd’hui votre [essai gratuit sur WEDO](https://wedo.com/fr/signup).

Découvrez ce que signifie réellement la gestion des flux de travail, comment elle favorise une meilleure collaboration d’équipe, et comment des outils comme WEDO permettent de simplifier le travail au quotidien.

Image sur fond vert avec le titre « Qu’est-ce que la gestion des flux de travail ? » et une icône représentant un flux de tâches.

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Qu’est-ce que la gestion des flux de travail ?

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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