23 mai 2019 : le quotidien genevois AGEFI, média économique et financier de référence en Suisse romande, proposait à ses lecteurs de s’intéresser à WEDO. L’auteure, Sophie Marenne, y décrit les caractéristiques de notre outil collaboratif et souligne l’un de ses objectifs majeurs : établir un lien direct entre les réunions et les tâches qui en découlent. Elle parle également de l’implémentation de la solution dans bon nombre d’entreprises romandes de toutes tailles et rattachées à différents secteurs d’activités.

Vous souhaitez en apprendre davantage sur notre solution et découvrir les témoignages des deux co-fondateurs de WEDO interviewés pour l’occasion ? Lisez l’article dans son ensemble ! 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_image_article_agefi_2_c3c0192222.png)

[Lire l'article](https://bit.ly/2K0vdls)

Le quotidien genevois AGEFI, média économique et financier de référence en Suisse romande, consacre un article à WEDO. 

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WEDO dope l’efficacité des réunions

> Lorsque votre charge de travail devient écrasante, rester organisé peut sembler impossible. Comment faire pour rester positif et gérer vos tâches quotidiennes face à une liste de responsabilités qui semble sans fin ?

Il n'est pas toujours facile de savoir par où commencer. Plutôt que de vous lancer à l'aveugle, prenez un moment pour réfléchir et planifier. Organiser votre journée avant de vous attaquer à vos tâches est essentiel pour réduire le stress et augmenter la productivité. En découpant votre travail, en rédigeant une liste de tâches et en répartissant vos priorités, vous vous sentirez plus maître de la situation.

Mais quelle est la meilleure façon de procéder ? Suivez ces quatre étapes simples pour organiser vos journées et rester au sommet de votre charge de travail.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_10_4_etapes_pour_mieux_gerer_vos_taches_au_quotidien_1024x576_99eb316e7c.png)

## Étape 1 : Notez toutes vos tâches
Avant de commencer à prioriser ou à planifier, commencez par lister toutes vos tâches. Consultez vos emails, vos notes et vos projets en cours pour obtenir une vue d'ensemble complète. Cette étape vous permet de bien définir votre charge de travail et garantit que vous ne manquez aucune des tâches du quotidien.

Créez une liste de tâches qui divise l'ensemble de votre travail en petites parties gérables. Qu'il s'agisse de projets à long terme ou de délais plus courts, voir toutes vos tâches devant vous vous donnera une vision plus claire de vos responsabilités. Cela vous aidera à séparer les petites tâches des projets plus importants et à les organiser en conséquence.

L'un des moyens les plus efficaces pour améliorer l'organisation des tâches est d'utiliser des outils numériques. De nombreuses plateformes de gestion de tâches permettent de compiler vos tâches et même de fixer des échéances pour chacune d'entre elles. Cela vous aide à mieux comprendre votre charge de travail et à vous assurer que rien n'est oublié.

## Étape 2 : Priorisez vos tâches
Prioriser vos tâches est crucial pour gérer votre temps efficacement. Mais comment décider de ce qui est important ? Commencez par distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, deux notions souvent confondues.

La méthode célèbre de Dwight D. Eisenhower, la [matrice d'Eisenhower](https://www.forbes.com/sites/hillennevins/2023/01/05/how-to-get-stuff-done-the-eisenhower-matrix-aka-the-urgent-vs-the-important/), aide à clarifier cette distinction. Sa citation, "Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important", est à la base de cette technique. La matrice d’Eisenhower vous permet de classer les tâches en quatre catégories :

**Urgent et important :** Ces tâches nécessitent une attention immédiate et contribuent directement à vos objectifs à long terme. Elles doivent être traitées en priorité.

**Important mais non urgent :** Ces tâches n'ont pas besoin d'une action immédiate, mais elles sont essentielles pour vos objectifs personnels et professionnels. Planifiez-les pour plus tard.

**Urgent mais non important :** Ces tâches nécessitent de l'attention mais n'aident pas nécessairement à atteindre vos objectifs à long terme. Déléguez-les autant que possible.

**Ni urgent ni important :** Ces tâches n'apportent rien à vos objectifs et n'ont pas besoin d'être faites rapidement. Vous pouvez les repousser ou les placer en bas de la liste.

Les tâches urgentes mais non importantes sont souvent liées aux objectifs d'autres personnes (par exemple, des tâches dans le cadre d’un projet collectif). Il est donc judicieux de les déléguer autant que possible. Quant aux tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes, elles peuvent être mises dans une sorte de "boîte à suggestions" : elles ne sont pas essentielles à l'instant T, car elles n'influencent pas directement vos objectifs à long terme, mais elles doivent rester à l’esprit.

L’idée principale est de revoir fréquemment ces tâches et d’analyser leur pertinence pour voir si leur statut évolue. Cette pratique vous permet de rester maître de la situation, même en cas de surcharge de responsabilités.

![Matrice d'Eisenhower pour la hiérarchisation des tâches : faire maintenant, déléguer, programmer pour plus tard ou reporter/ignorer les tâches pour une meilleure gestion du temps.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_fr_3bb8ce7fed.png)

Savoir [organiser ses tâches](https://wedo.com/fr/blog/comment-gerer-un-projet-avec-wedo) au travail implique de comprendre quelles tâches sont les plus critiques pour vos objectifs personnels et professionnels. Plus vous serez capable de trier vos priorités, plus il sera facile de rester concentré et de terminer vos tâches efficacement.

## Étape 3 : Planifiez et programmez vos tâches
Une fois que vous avez identifié les tâches les plus importantes, l’étape suivante consiste à les planifier et à les programmer. Cela implique de fixer des dates d’échéance claires et d’organiser vos tâches sur des jours, des semaines ou des mois, selon le calendrier de réalisation.

Pour toutes les tâches importantes, essayez de fixer une date de planification en fonction de votre emploi du temps. Utilisez un [outil de gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/project-management) ou des plateformes de gestion des tâches pour décomposer les gros projets en petites tâches réalisables sur la durée. Commencez par organiser votre semaine et attribuez des jours spécifiques à des tâches spécifiques. Avoir un planning clair vous permet de gérer votre rythme et de rester concentré sur ce qui doit être fait chaque jour.

Assurez-vous de noter à la fois la date de planification et la date limite : la date de planification est celle à laquelle vous travaillez sur la tâche, tandis que la date limite est le dernier délai pour la terminer. Cette approche aide à la gestion des tâches du quotidien et garantit que vous n’êtes pas dans l’urgence de dernière minute.

Dans votre routine de travail, vous avez probablement des tâches récurrentes. Ces tâches récurrentes peuvent être planifiées plus efficacement en utilisant des outils de gestion des tâches qui vous permettent de définir des rappels pour des tâches quotidiennes ou des projets à long terme. Programmer des tâches récurrentes vous aidera à gérer votre flux de travail sans encombre.

Un calendrier bien structuré vous aide non seulement à rester au sommet de vos tâches, mais il augmente également votre productivité en réduisant le stress de dernière minute. En assignant des tâches à des créneaux horaires spécifiques, vous vous assurez que chacune reçoit l’attention qu’elle mérite.

![Quatre étapes pour organiser les tâches quotidiennes : rédiger les tâches, établir des priorités, planifier et programmer, déléguer et collaborer avec les membres de l'équipe.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_fr_f2ff294ba6.png)

## Étape 4 : Déléguez et collaborez
Dans votre vie professionnelle quotidienne, vous êtes assurément amené à collaborer et à travailler en équipe. Parfois, la meilleure façon de gérer votre charge de travail est de [déléguer certaines tâches](https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/for-smarter-decisions-empower-your-employees). Les tâches urgentes mais non importantes, par exemple, sont parfaites pour la délégation. Il peut s’agir de tâches qui contribuent à la progression d’un projet, mais qui ne sont pas essentielles à vos propres responsabilités.

Lorsque vous déléguez des tâches à des collègues, assurez-vous de communiquer clairement. Attribuez la tâche, fixez une date limite et assurez-vous de suivre les progrès pour garantir qu'elle est terminée à temps. Les outils de collaboration peuvent faciliter la délégation en vous permettant de partager des tâches en temps réel et de suivre les progrès. Utilisez un [logiciel de gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/project-management) pour garder tout le monde aligné et concentré sur les objectifs communs.

Déléguer libère du temps pour les tâches qui nécessitent votre attention personnelle, tout en donnant à vos collègues l’opportunité de prendre davantage de responsabilités.

## Restez au sommet de votre liste de tâches quotidiennes
En suivant ces étapes, vous pouvez rester organisé et [gérer votre temps](https://wedo.com/fr/blog/organisez-vos-journees-de-teletravail-en-gerant-vos-taches-avec-wedo) efficacement. Évitez de vous surcharger en surestimant la quantité de tâches que vous pouvez accomplir en une seule journée. Fixez plutôt des objectifs clairs et réalisables et concentrez-vous sur l’achèvement des tâches une par une. À la fin de chaque journée, prenez un moment pour revoir vos progrès.

Les tâches prévues ont-elles été accomplies ? Si oui, cela signifie que vous avez fixé des objectifs raisonnables. Si ce n’est pas le cas, envisagez de réduire le nombre de tâches sur votre liste quotidienne afin de ne pas vous submerger. Cette révision régulière vous aidera à affiner votre approche et à augmenter votre productivité au fil du temps.

## Choisir les bons outils de gestion des tâches
La bonne nouvelle, c'est que vous n’avez pas à tout faire seul. Il existe de nombreux outils de gestion de tâches et logiciels de gestion de projet qui peuvent vous aider à organiser vos tâches. Ces outils offrent des modèles préconçus pour l'organisation des tâches, ce qui rend plus facile le suivi des progrès, la fixation des délais et l’assurance que les tâches sont terminées à temps.

Cherchez un outil de [gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/tasks) qui correspond à votre style de travail, quelque chose de flexible et facile à utiliser. Ces outils vous permettront d'attribuer des tâches, de définir des priorités, de gérer des échéances et de suivre les progrès en temps réel, aidant ainsi vous et votre équipe à rester sur la bonne voie.

## Conclusion : Prenez le contrôle de votre temps
En suivant ces quatre étapes – écrire vos tâches, prioriser, planifier et déléguer – vous trouverez plus facile de gérer votre charge de travail. Rester organisé vous permet d’éviter le stress inutile et de rester concentré sur vos objectifs. Qu'il s'agisse de gérer vos responsabilités quotidiennes ou de planifier des projets à long terme, utiliser les bons outils et techniques vous permettra de rester productif.

Vous souhaitez améliorer votre processus de gestion des tâches ? Découvrez comment WEDO peut vous aider à organiser votre travail plus efficacement grâce à nos outils personnalisables pour une collaboration en temps réel.

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Découvrez comment gérer les tâches du quotidien avec ces 4 étapes simples. Apprenez à organiser vos tâches, prioriser et déléguer votre charge de travail pour une meilleure productivité.

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Organisation : 4 étapes pour organiser vos tâches quotidiennes au travail

Bien que les réunions participent pleinement au bon fonctionnement d’une entreprise, nombreux sont les cadres et employés qui se plaignent de leur durée parfois excessive. En janvier dernier, une étude menée par Doodle[^1]  a révélé que les salariés suisses passeraient en moyenne 5 heures par semaine en séance. Mais alors quelles sont les pratiques à privilégier pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Une réunion interminable est bien souvent le résultat d’une mauvaise préparation. Pour gagner du temps en séance, il ne faut en aucun cas négliger les étapes et prérequis qui précèdent la rencontre. L’initiateur, tout comme les différents participants, doivent consacrer une phase importante à l’élaboration du meeting afin de construire clairement son déroulement. L’ordre du jour, qui fait office de fil rouge à la discussion, est à composer en fonction des objectifs visés afin d’éviter les égarements et permettre ainsi aux collaborateurs réunis de progresser efficacement sans perdre de temps. 

## Avant la séance – une préparation collective 

### Se poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 72% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par des objectifs clairement établis !_ 

Avant de programmer une séance, des questions essentielles doivent être relevées :

**Quel est l’objectif de la rencontre ?** Les aboutissements de la séance feront office de fil conducteur. Cette question préalable vous permettra de souligner l’intérêt de la réunion aux yeux des participants. 

**Quels sont les sujets essentiels à aborder ?** Il s’agit ensuite de définir les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé. Ces sujets constitueront les points de l’ordre du jour. 

**Qui sont les personnes concernées ?** Une séance qui comporte un grand nombre d’intervenants risque de s’éterniser. Il est donc important de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les sujets traités, les décisions à prendre et les tâches à effectuer. 

**Quel est le temps estimé pour la réunion ?** En fonction du nombre de sujets à aborder, essayez de fixer la durée de la réunion et de vous y tenir le jour J. 

### Etablir un ordre du jour organisé et précis

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 67% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par un ordre du jour clairement établi !_

**Dresser les différents points à l’ordre du jour >** Un ordre du jour consiste en une liste de points qui reprennent les sujets à traiter durant la réunion. L’établissement d’un ordre du jour précis garantira rapidité et efficacité à la rencontre et évitera les digressions inutiles et les débats hors sujet. En fonction des sujets à aborder, vous pouvez construire la trame de la séance en optant par exemple pour une liste de points hiérarchisés selon différents niveaux (ex : 1., 1.1., 1.2., 1.3.). Si vous éprouvez des difficultés à établir ce plan, essayez de regrouper les points à traiter selon des critères qui font sens au regard du type de réunion : _départements ou services concernés_, _thématiques abordées_, _sujets ordonnés selon les interventions des différents présentateurs,_ _étapes du projet à réaliser_ etc.

**Définir le rôle des intervenants >** En fonction des points établis, définissez quelles sont les personnes qui devront prendre la parole durant la rencontre. Afin d’éviter de prendre les participants au dépourvu, programmez à l’avance les interventions de chacun en fonction des sujets abordés. Ceci les encouragera à préparer la séance et favorisera l’efficacité et la rapidité des discussions. 

**Rendre accessible l’ordre du jour afin que les participants en prennent connaissance >** Pour renforcer encore le caractère collectif de l’élaboration de l’ordre du jour, veillez à le diffuser à tous les participants quelques jours avant la rencontre. Une bonne préparation des interventions garantira le déroulement optimal de la séance. De plus, un ordre du jour préalablement établi présage une rencontre bien organisée et productive : les participants se sentiront concernés et n’auront pas l’impression que le meeting à venir leur fera perdre du temps. 

## Pendant la séance – les rôles de l’animateur et du rédacteur 

### Progresser en respectant l’ordre fixé

Le jour de la séance, gardez en vue l’objectif initial de la rencontre. L’animateur de la séance est responsable de sa bonne marche et doit veiller à éviter les éventuels égarements en s’appuyant rigoureusement sur l’ordre du jour préétabli. Ainsi, les participants ne seront pas perdus et pourront suivre le cours des discussions en se référant à la trame commune diffusée au préalable. 

### Traiter les sujets abordés de façon systématique

L’animateur de la séance doit, dans la mesure du possible, essayer de faciliter la tâche du rédacteur en faisant preuve de clarté et de rigueur dans la conduite de la réunion. En traitant chaque point de l’ordre du jour de façon systématique vous garantirez la productivité de la rencontre et la rédaction efficace du procès-verbal tout en évitant de perdre de précieuses minutes. Comment aborder les différents points de l’ordre du jour de façon systématique ? 

Voici une solution qui envisage le traitement de chaque point selon trois étapes qui se matérialiseront dans le procès-verbal en trois blocs d’informations distincts: 

**Etape 1 – le compte-rendu des discussions** : chaque sujet traité engendre généralement une discussion qui devra être retranscrite succinctement dans le procès-verbal > _ceci constitue le premier bloc d’informations du point traité_. 

**Etape 2 – le résultat des discussions** : les décisions, points d’orgue des discussions préalables, sont à mettre en évidence > _ceci constitue le second bloc d’informations du point traité._ Bon nombre de collaborateurs se plaignent bien souvent de sortir de séance sans connaître réellement les décisions majeures qui ont été prises. Le fait de les mettre en exergue évitera ce genre de sentiment désagréable. 

**Etape 3 – les tâches découlant des décisions** : les participants devront effectuer différentes tâches pour atteindre les objectifs fixés > _ceci constitue le dernier bloc d’informations du point traité._ Grâce à une répartition claire des tâches à réaliser, les participants seront opérationnels dès la fin de la séance. Plus question d’oublier ce qui est à faire d’une séance à l’autre ! 

Cette méthode vous encouragera à procéder de façon efficace et facilitera la rédaction du procès-verbal de la séance. De plus, lorsque les participants seront amenés à relire le compte-rendu, ils obtiendront facilement les informations nécessaires et n’auront pas à relire des lignes et des lignes de texte. Il va de soi que certains points ne nécessitent pas une telle architecture et peuvent par conséquent être traités plus rapidement – en ne reprenant par exemple que l’un des trois blocs d’informations.

En résumé, le succès d’une réunion d’entreprise dépend en grande partie de sa bonne préparation. En misant sur des objectifs clairement définis tout comme sur un ordre du jour précis, vous limiterez nécessairement la durée de vos séances et garderez ainsi les participants actifs et concernés. L’établissement d’un ordre du jour peut parfois paraître fastidieux. L’astuce est de créer un ordre du jour type en fonction des différentes séances que vous animez. Ainsi, d’une séance à l’autre, vous n’aurez qu’à reprendre la trame de la réunion précédente en y apportant les quelques modifications nécessaires au déroulement efficace de la rencontre à venir. 

Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ?

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[^1]: Pour réaliser l’étude en question, plus de 6'500 professionnels venant du Royaume-Uni, d’Allemagne, de Suisse et des Etats-Unis ont été interrogés. 

Vos réunions d'entreprise ont tendance à s'éterniser ? A travers cet article, découvrez quelques conseils pour limiter leur durée !

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Comment limiter la durée d’une réunion d'entreprise ?

## La table des matières 

La table des matières facilite votre navigation à travers le compte rendu. De plus, il est possible d’atteindre en un clic le point qui doit être traité. A partir de la table des matières, vous pouvez également :

* Diminuer le retrait d’un point
* Augmenter le retrait d’un point
* Supprimer un point
* Glisser-déposer les points et éventuels sous-points pour les organiser

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive1_c190e8d7b5.png)

## Le mode point par point

Pour cette nouvelle version, la rédaction a été repensée : désormais seul le point traité s’affiche à l’écran. Lorsque vous en avez terminé avec un point, il vous suffit de cliquer sur le bouton portant le titre du point suivant pour progresser dans la rédaction. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive2_2_d8f1773246.png)

## La révision de la barre d’outils

Chaque point et sous-point possède sa propre barre d’outils. A partir du **bouton** **+** vous pouvez :

* Joindre un fichier
* Ajouter une note
* Ajouter une décision
* Créer une tâche
* Ajouter un sous-point
* Importer des tâches de l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive3_3_e41bc9c72a.png)

## Le bouton ″Déplacer″

Il est désormais possible de déplacer une note, une décision, une tâche ou un fichier dans un autre point de l’ordre du jour : cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (1) puis sur **Déplacer la note** (2). Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur le point dans lequel la note doit être déplacée (3). La procédure est identique pour déplacer une décision, une tâche ou un fichier. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive4_3_7828884129.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive5_1_68b88ca912.png)

## La boîte des tâches en suspens

Les tâches en suspens de l’espace de travail figurent désormais dans une boîte que l’on peut atteindre à l’aide d’un bouton.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive6_8c12348415.png)

A partir de la boîte des tâches en suspens, il est possible d’importer des tâches dans un point précis : cliquez sur les tâches à importer (1) puis, à l’aide de la liste déroulante, sélectionnez le point dans lequel celles-ci doivent être importées (2). Finalement, cliquez sur **Importer** (3). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive7_6e99b65c52.png)

_Info : si vous souhaitez que les tâches en suspens constituent un point de votre ordre du jour comme dans la version précédente, vous pouvez créer un point que vous nommerez_ _″Tâches en suspens_ _″ pour y importer toutes les tâches en suspens de l’espace de travail._

## Les 5 étapes de la réunion

Vous pouvez visualiser clairement à quelle étape vous vous situez. La personne détenant tous les droits d’accès peut cliquer sur chaque étape afin de changer le statut de la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive8_3f51cf7d39.png)

_Info : d’autres boutons permettant également de changer d’étape figurent en bas de l’écran._

## L’affichage des droits de chaque participant

Vous pouvez désormais cliquer sur les participants d’une réunion afin de voir la répartition des droits d’accès. Cliquez sur les participants (1), une fenêtre s’ouvre vous permettant de visualiser la répartition des droits pour cette réunion (2).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive14_c86280b5bd.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive15_07a2d15e76.png)

Ceci peut s’avérer utile lorsque vous devez modifier un compte rendu mais que vous ne détenez pas les droits d’accès adéquats. Vous pourrez ainsi repérer la/les personnes détenant tous les droits sur la réunion – ces dernières étant les seules habilitées à changer les droits d’accès des participants. Ces utilisateurs sont repérables grâce à l’icône avec la couronne sur fond bleu.

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Une collection d’articles vous explique tous les tenants et aboutissants du nouveau module Réunions.

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/les-seances)

::button-primary[Accéder au Centre d'aide]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions"}

La nouvelle version de WEDO révise le module réunions afin de simplifier la rédaction des comptes rendus. Grâce à cet article, découvrez les améliorations qu’offre cette mise à jour !

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Module réunions : des améliorations qui faciliteront la rédaction de vos comptes rendus

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_wedo_cofounders_1024x768_9876cf7c19.jpg)

> _Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications_.

Entre trois et six semaines par année : voilà le temps que l’on passe en moyenne dans des réunions de travail, selon une enquête publiée en 2017 par l’Institut Opinionway pour le cabinet de conseil d’entreprise Empreinte Humaine. Or, selon ce sondage effectué sur un millier de salariés dans des sociétés de différentes tailles et dans des secteurs économiques variés, près d’une séance sur deux est jugée improductive. Plus de 25% des personnes interrogées ne voient d’ailleurs pas la nécessité d’y participer. Résultat : 44% d’entre elles utilisent discrètement leur smartphone pour faire autre chose pendant ce temps-là (typiquement, lire et envoyer des courriels).

Ce fléau porte un nom : la réunionite. Antoine Sudan et David Dutch en ont souffert pendant plusieurs années au sortir de leurs études d’ingénieurs. « Les réunions ne sont pas inutiles en soi », précisent-ils d’emblée. « Le problème, c’est qu’elles sont mal préparées, que l’ordre du jour n’est pas respecté et que l’on en ressort beaucoup trop souvent sans être sûr de savoir ce qui a été décidé ». Stupéfaits de constater le temps qu’ils consacraient à cet exercice louable mais frustrant, Antoine Sudan et David Dutch ont mis au point l’application web WEDO. C’était en 2014\. Aujourd’hui, quatre ans et trente mises à jour plus tard, cette application web est utilisée par plus d’une centaine d’organisations, de communes et d’entreprises en Suisse romande, dont le Groupe Mutuel, le Groupe E Connect, la HES-SO Fribourg et la Banque Cantonale de Fribourg.

Ni blockchain, ni Dropbox, ni intranet, WEDO est une plateforme collaborative dont la mise en page s’adapte automatiquement à la taille de l’écran que vous utilisez (iPhone, PC…). Il s’agit en fait d’une interface avec un espace commun et participatif. Très didactique, elle a été conçue pour être à la portée de tout le monde. Indépendamment de ses fonctionnalités et qualités techniques, l’application WEDO repose sur une réflexion approfondie et une analyse minutieuse des facteurs qui font que les réunions de travail sont si souvent décevantes et chronophages. Autrement dit, cette solution d’organisation a été développée pour répondre directement et de manière pragmatique à certains problèmes récurrents. Un exemple : l’ordre du jour reste souvent un peu flou jusqu’à ce que tout le monde soit réuni autour de la table. Pour éviter cela, WEDO propose une fonctionnalité qui permet d’enregistrer et d’ordonnancer les points à discuter. Une fois que c’est fait, il suffit d’ouvrir l’application et de suivre le fil des questions. Plus moyen de digresser, en somme.

## FACILE DE SAVOIR QUI FAIT QUOI

Le procès-verbal est un pensum ? Grâce à WEDO, il est possible de le rédiger en direct. « C’est l’un des éléments intéressants de notre module de gestion de séances. Vous avez un ordre du jour, avec une suite de points à discuter, et vous pouvez ajouter sous chaque point des blocs d’informations, que ce soient des notes, des décisions ou des tâches à effectuer », explique Antoine Sudan. Les décisions arrêtées et les tâches attribuées en cours de réu nions peuvent ainsi être consignées sur le moment par le rédacteur du PV. Comme ces informations sont visualisées en un endroit précis dans le module et que tous les participants disposent d’un compte d’accès personnel, il est très facile d’aller ensuite les rechercher. Bref, au sortir de la séance, chacun sait où trouver la réponse à la fameuse question « qui fait quoi ».

Par ailleurs, il est possible d’exporter un ordre du jour ou un PV en générant un fichier PDF afin de pouvoir le partager, l’imprimer et le signer. Vous pouvez aussi créer facilement des extraits de PV, ou retrouver des notes à travers les PV à l’aide de simples mots-clés. Fini, le temps où il fallait ouvrir de multiples fichiers pour mettre la main sur une information !

« La force de WEDO est de couvrir toutes les phases de la gestion des séances : avant, avec la préparation de l’ordre du jour, pendant, avec la prise des notes importantes, et enfin après, avec le suivi des tâches. En effet, en plus de notre module pour la gestion de séances, nous en avons développé un autre pour la gestion et la planification des tâches, et tous deux interagissent. Vous avez donc le moyen d’assurer un suivi continu et dynamique du travail. Ainsi, vous pouvez à tout moment prendre connaissance de ce qui a été fait entre deux séances et de ce qu’il reste à faire. Plus besoin d’attendre pour obtenir ou transmettre une information, plus besoin non plus d’envoyer plusieurs e-mails de confirmation ou d’appeler trois fois pour connaître le montant d’un devis », se félicite David Dutch. De plus, chaque utilisateur peut activer la synchronisation avec son agenda électronique (Outlook, Google Calendar…).

## DES RÉUNIONS ÉCOURTÉES D'UN TIERS

Il est également possible de créer des espaces spécifiques pour certains projets, départements ou équipes de travail, afin de pouvoir se répartir les tâches en un clic. Dès qu’un travail est indiqué comme terminé, les participants concernés reçoivent immédiatement et automatiquement un feedback. « Tous ces procédés accélèrent grandement le traitement des décisions et raccourcissent la durée des séances d’un tiers en moyenne », souligne Antoine Sudan.

Résoudre des problèmes compliqués avec un logiciel simple : tel était le pari des créateurs de WEDO. La première personne à qui ils en ont parlé – un ancien professeur – leur avait pourtant prédit que « cela ne marcherait jamais ». Ce qui les fait bien rire aujourd’hui. « Heureusement, notre mentalité d’ingénieur a vite repris le dessus et nous avons refusé de nous laisser abattre. » Alors que beaucoup de jeunes entrepreneurs commencent par tenter de lever des fonds, Antoine Sudan et David Dutch décident de développer leur application en cours d’emploi et de démarcher leurs premiers clients en parallèle. Ils réalisent plus de 300 entretiens à cet effet. Dès le début, ils se fient au feedback des utilisateurs pour améliorer leur produit. La première version sort officiellement en mai 2015\. Quelques prospects la testent. « À chaque nouvelle version, nous avons sondé nos clients pour savoir comment nous pouvions perfectionner WEDO. Et nous continuons à solliciter leur avis et leurs impressions. Par exemple, certains d’entre eux nous ont récemment fait remarquer qu’ils auraient apprécié de pouvoir définir des critères d’accès précis, pour éviter que certains participants ne viennent truffer l’ordre de jour de questions hors sujet. Si un secrétaire général doit assurément pouvoir le modifier, tel n’est pas forcément le cas de n’importe quel participant. Donc, dans la dernière version de WEDO, nous avons introduit un nouvel instrument pour paramétrer très finement les droits d’accès ».

  
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## ESSAI GRATUIT POUR COMMENCER

Quid du prix ? Selon une pratique courante dans le domaine des applications, il dépend du nombre d’utilisateurs. Il varie ainsi entre 15 et 25 francs par personne et par mois. WEDO est disponible par packs de cinq, dix ou quinze utilisateurs ; au-delà de vingt, les packs se vendent par tranches de dix unités supplémentaires. L’abonnement couvre toutes les mises à jour, l’hébergement des données et le support, c’est-à-dire l’ensemble des prestations à l’exception de l’accompagnement au changement proposé pendant la première année pour maximiser les chances de succès, et qui est calculé lui aussi sur la base d’un forfait en fonction de la taille du réseau. 

« Mais ce que nous proposons toujours en premier lieu, c’est une présentation gratuite de WEDO. C’est pourquoi vous trouverez, sur la page d’accueil de notre site [www.wedo.com](/), un grand bouton bleu sur lequel vous pouvez cliquer pour planifier une démonstration en réservant une date à votre convenance, directement dans notre agenda », déclarent Antoine Sudan et David Dutch, qui revendiquent un hébergement des données uniquement sur des serveurs situés en Suisse.

Source: original article [Le Matin Dimanche](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_matin_dimanche_316cb86cf5.pdf)

Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications.

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Le remède à la réunionite s’appelle WEDO

WEDO permet de créer des tâches par envoi d’email. De l’email à la tâche, les données sont transmises de la manière suivante :

1. L'objet de l'email deviendra le titre de la tâche
2. Le contenu de l'email deviendra la description de la tâche
3. Tous les fichiers joints à l'email seront joints à la tâche

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## Trois options existent lorsqu'il s’agit de créer des tâches dans WEDO par envoi d’email :

* Se créer une tâche pour soi-même
* Créer une tâche automatiquement déléguée à un collègue
* Créer une tâche automatiquement partagée dans un espace de travail

Pour envoyer une tâche par email dans WEDO, il suffit d’écrire un email en mettant comme destinataire une adresse email unique. Cette adresse email correspondra soit à une personne soit à un espace de travail.

## Où trouver les adresses emails uniques ?

Chaque personne et espace de travail possède une adresse email unique dans votre réseau WEDO.

Pour trouver mon adresse email unique personnelle, je vais dans mon _Profil > Paramètres > onglet Email en tâche_.

Pour trouver l’adresse email pour l’envoi de tâche à un collègue, il me suffit de lui demander son adresse qu’il trouvera au même endroit que moi.

Enfin pour l’adresse email correspondant à un espace de travail, je vais dans l’espace de travail en question, je clique sur l’icône de la _Roue dentée > Paramètres > onglet Email en tâche_.

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Notez que vous pouvez cumuler les destinataires. Ceci est utile pour créer une tâche attribuée à une personne et partagée dans un ou plusieurs espaces de travail.

## Exemple pratique

Je veux attribuer une tâche qui s’intitule « Préparer le plan de communication » à mon collègue Benoît. J’aimerais ajouter une description, par exemple : « Nombre de pages maximum : 3 ». Finalement, je souhaite que cette tâche soit partagée avec les espaces de travail de la Direction et du Marketing.

Voici à quoi ressemblerait mon email :

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## Transformer rapidement ses emails en tâches

Une alternative existe pour transformer rapidement un de vos emails en tâche dans votre espace personnel, transférez-le à **wedo@mail.wedo.swiss**.

## Autoriser d’autres adresses emails

Afin de pouvoir créer des tâches par envoi d’email dans votre espace personnel, une adresse doit être préalablement autorisée.

Par défaut, l’adresse email de connexion à votre compte WEDO ainsi que les adresses emails de vos collègues sont déjà autorisées. Nul besoin de les activer une nouvelle fois.

Pour ajouter une adresse, par exemple votre adresse email personnelle, procédez comme suit. Allez dans votre _Profil > Paramètres > onglet Email en tâche_ puis cliquez sur **\+ Ajouter une adresse email**. Saisissez ensuite l’adresse email que vous souhaitez ajouter. Un code vous est envoyé par email. Vous devez le saisir dans WEDO puis cliquer sur **Enregistrer** pour finaliser l’opération. Une fois que l’adresse est autorisée, un badge « **Active** » apparaît à côté de l’adresse.

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## Quelques exemples d’utilisation

* Attribuez des tâches à votre équipe sur la base d’emails reçus.
* Transférez les demandes de réparation reçues par email dans l’espace de travail « Technique » afin de les centraliser.
* Partagez les emails qui contiennent des pièces jointes à relire en séance en les transférant dans un espace de travail « Courrier à traiter ».

Si vous avez des questions ou des remarques, n’hésitez pas à nous écrire via le support par chat dans WEDO.

Découvrez comment transformer vos emails en tâches sans effort en les transférant à WEDO.

Article "mise à jour" détaillant la fonction de création de tâches par envoi d'email avec aperçu de l'interface utilisateur

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Création de tâches par envoi d’email

## Les sections dans WEDO

Depuis quelques semaines, WEDO permet de choisir le tri des listes de tâches : par date, par échéance, par utilisateur, par espace de travail et par priorité.

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Les sections sont automatiquement créées en fonction du mode de tri choisi.

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## Passez de la vue liste à la vue Kanban

Dans chaque liste de tâches, un bouton permet de passer de la vue liste à la vue Kanban.

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Les sections sont automatiquement transformées en colonnes et les tâches apparaissent sous forme de cartes que l’on peut déplacer d’une colonne à l’autre.

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Le fait de passer une carte d’une colonne à l’autre modifie ses propriétés. Par exemple : en triant les tâches par utilisateur avec l’affichage en vue Kanban, vous pouvez attribuer les tâches aux différentes personnes en les déplaçant dans la colonne de la personne correspondante.

## Créez vos propres sections

Imaginons que vous souhaitiez créer un espace de travail pour un _**Projet Y**_ qui comprend quatre phases. Les quatre phases sont _Avant-projet_, _Lancement_, _Développement_, _Communication_.

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Créez l’espace de travail _**Projet Y**_ puis allez dans ses _Paramètres_ \> onglet _Sections_. Saisissez les quatre phases et déplacez-les dans l’ordre souhaité. Dans l’onglet _Vue par défaut_, vous pouvez choisir le tri et la vue qui devront être sélectionnés par défaut dans cet espace de travail.

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Voici le résultat :  

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Notez que les tâches triées par section peuvent être organisées manuellement dans l’ordre souhaité.

## Conclusion

Grâce à la vue Kanban, gérez vos projets de manière visuelle. La vue Kanban permet un suivi de l’avancement de projets aisé et les sections personnalisées vous permettent des cas d’utilisation sans limite : étapes de projet, statuts d’avancement, groupes par département, etc.

## A découvrir également dans cette version

Les sections personnalisées peuvent également être utilisées dans les modèles de checklists.

Le tri des tâches a été amélioré pour plus de simplicité et de compréhension.

Le bouton _**Organiser**_ a été déplacé sur chaque section afin de permettre une utilisation plus précise et intuitive de la fonctionnalité.

Une nouvelle option du bouton _**Organiser**_ permet de définir des échéances à la volée sur les tâches.

Il est maintenant possible de créer des dossiers dans le menu principal afin d'y regrouper les espaces de travail. Exemple de dossiers : _Départements_, _Projets_, etc. Pour créer des dossiers, allez sur votre _Profil_ \> _Paramètres du réseau_ \> onglet _Menu_. Ici, vous pouvez créer les dossiers et glisser-déposer les différents espaces de travail pour les organiser. Notez que les modifications apportées sont valables pour tous les utilisateurs du réseau.

Finalement, l’onglet _Fichiers_ regroupe automatiquement tous les fichiers liés à des séances ou des tâches dans chaque espace de travail. Prémices de la gestion documentaire dans WEDO ? Possible…

Pour toutes celles et ceux qui préfèrent travailler de manière visuelle : découvrez la vue Kanban.

Article "mise à jour": affichage en vue Kanban pour la gestion des tâches

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WEDO intègre la vue Kanban

## WEDO, la start-up staviacoise qui rend les tâches limpides.

**Estavayer-­le-­Lac »** WEDO est prête à partir à la conquête des entreprises. Fondée en août 2015 à Estavayer­-le-­Lac par deux jeunes ingénieurs, le Fribourgeois David Dutch (informatique) et le Staviacois Antoine Sudan (gestion), cette start­up propose une application en ligne, à l’adresse [wedo.com](/). «Il s’agit d’un outil collaboratif, qui permet de gérer des tâches en équipe», résume Antoine Sudan.

**Dûment identifiés** et par groupes, les membres d’une entreprise peuvent saisir des tâches, les planifier, leur attribuer des priorités, les déléguer, les commenter, les filtrer, les archiver, suivre leur évolution ou recevoir des notifications, entre autres fonctionnalités. Particularité de cette application 100% helvétique: toutes les données, sécurisées, sont hébergées en Suisse exclusivement.

«Nous avons interrogé 300 patrons d’entreprises pour cerner les besoins, lors de l’élaboration de la version 1, qui est sortie en avril 2015\. A ce jour, une trentaine d’entreprises utilisent notre application, notamment une banque, des homes et des sociétés industrielles. Leurs commentaires (instantanés) nous permettent de peaufiner en continu l’application, selon les besoins des utilisateurs. Si bien que nous sommes à la version 20 de WEDO», explique l’ingénieur.

Le duo, qui bénéficie depuis novembre 2015 du soutien de Fri Up (coaching et locaux), s’estime aujourd’hui assez sûr et rodé pour voir plus grand. «Nous ne sommes que deux. Mais si tout fonctionne selon notre business plan, nous pourrons embaucher dès 2018», espère Antoine Sudan.

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Propos recueillis par Stéphane Sanchez / Source :
[Article original de La Liberté](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_liberte_2017_02_06_4c7a2632ef.pdf)

Un article sur WEDO publié dans La Liberté du 06.02.2017.

Titre d'article sur WEDO dans le journal 'La Liberté' avec un focus sur la simplification des tâches

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La Liberté

Cet article explique comment utiliser WEDO pour gérer les activités de maintenance. Suivre les réparations ponctuelles et la maintenance périodique grâce à WEDO présente les avantages suivants :

* Centralisation de l'ensemble des tâches techniques
* Répartition aisée des tâches entre collègues
* Priorisation claire en fonction de l'environnement
* Traçabilité des activités réalisées dans le temps
* Planification simple des tâches récurrentes
* Déclaration de pannes par tous les collaborateurs (ticketing)

## Créer un sujet : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Sujets**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un sujet**. Choisissez un nom et une définition pour votre sujet puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à ce sujet. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre sujet. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans le sujet**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un sujet _Technique_.

## Lister les tâches à réaliser dans le sujet

Vous pouvez maintenant saisir toutes les tâches à réaliser autour du bâtiment dans le sujet _Technique_. Voici un aperçu de mon exemple :

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## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque tâche :

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## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque tâche :

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## Chaque collaborateur à une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des tâches à n’importe quel moment de la semaine en se rendant dans le sujet _Technique_. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités.

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Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Définir des récurrences

Vous pouvez définir des récurrences sur les tâches et autres contrôles de maintenance périodique. Pour définir une récurrence, sélectionnez une tâche dans votre liste et, dans le volet de détails, cliquez sur **Définir échéance ou récurrence**. Dans le calendrier qui s'ouvre, cliquez sur le bouton **Définir récurrence**. Le panneau suivant s'ouvre :

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Une tâche récurrente est marquée dans la liste par une flèche tournante. Le fait de la valider, archive l’occurrence terminée et planifie automatiquement l’occurrence suivante.

### Ajouter des commentaires

Vous pouvez rédiger des commentaires en rapport avec une tâche (dans son volet de détail). Ce commentaire restera lié à la tâche permettant ainsi de conserver l’historique des remarques et autres informations.

### Fixer des échéances

A l’instar des commentaires, vous pouvez ajouter une échéance à une tâche dans son volet de détail.

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### Ajouter des tâches depuis tout appareil

Vous pouvez ajouter des tâches à votre sujet _Technique_ à n'importe quel moment via un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

## Conclusion

Grâce à WEDO, les activités techniques sont gérées et réparties avec efficacité. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe définit.

Découvrez comment maîtriser l'ensemble des activités techniques en un seul et même endroit.

CAS D'UTILISATION: WEDO pour la gestion et le suivi des activités de maintenance

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WEDO pour les activités de maintenance

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

OneNote

Prochain webinaire | Diagramme de Gantt : Comment maintenir vos projets sur la bonnes voie

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Découvrez comment le Time Blocking améliore la gestion des tâches et la productivité, et comment WEDO vous aide à rester maître de votre travail quotidien.

Icône illustrant le blocage de temps avec un minuteur pour une gestion efficace de la journée.

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Time Blocking : comment vous aide-t-il à gérer votre charge de travail quotidienne

Apprenez à gérer et à hiérarchiser vos tâches quotidiennes grâce à des stratégies éprouvées, des méthodes de travail intelligentes et les bons outils pour rester organisé et productif.

L'image montre une réunion d'équipe au cours de laquelle des tâches sont assignées aux contributeurs et aux parties prenantes du projet.

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Guide : gérer et prioriser vos tâches quotidiennes efficacement

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

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Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Délégation de tâches

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