Cet article explique comment utiliser WEDO pour faire suivre les tâches qui arrivent par téléphone à la réception. Répartir les tâches depuis le secrétariat via WEDO présente les avantages suivants :

* Trace écrite des différentes demandes
* Délégation aux bonnes personnes
* Processus sans note ou post-it
* Commentaires en cas de questions

## Rédiger la demande téléphonique sous forme de tâche

Vous pouvez saisir la demande d'un client sous forme de tâche dans votre liste :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive1_e1541092196550_6875e4d0cd.png)

## Déléguer la tâche à la bonne personne

En fonction de la tâche, vous l'attribuez directement à la bonne personne :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive2_e1541092217194_796f9a8c67.png)

## Commentaires en cas de questions

Si votre collègue à une question, il pourra simplement la poser via les commentaires :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive3_e1541092292413_3a77c88414.png)

Vous serez notifié et pourrez y répondre directement :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive4_e1541092246284_fc475b2fdc.png)

## Traçabilité des discussions face à une tâche

Toutes les questions et réponses liées à une tâche, laissent une trace dans les commentaires :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive5_e1541092267716_5a9cfaf9da.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Conclusion

Grâce à WEDO, la personne qui décroche le téléphone fait suivre les informations aux bonnes personnes de manière simple et rapide. Le tout, sans devoir se déplacer ou rédiger des post-it. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la possibilité de commenter les tâches.

Déléguez les demandes qui arrivent par téléphone sans post-it et sans perdre de temps.

Une réceptionniste parlant au téléphone devant un mur orné de panneaux décoratifs, avec le texte « WEDO pour les téléphones à la réception » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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WEDO pour les téléphones à la réception

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Prochain webinaire | Vue tableau, checklists automatiques, nouveau menu : WEDO clôture 2025 en beauté

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Vous avez terminé la réunion avec cinq minutes d’avance. L’équipe acquiesce, quelques personnes se portent volontaires pour la suite, et on a le sentiment d’avoir utilisé ce temps efficacement.

Mais une semaine plus tard, plus personne ne sait vraiment qui devait faire quoi.

Ça vous parle ?

C’est le coût caché des réunions qui ne mènent pas à l’action. On passe en revue l’ordre du jour, les idées fusent… mais au moment de concrétiser, tout se perd. Les tâches ne sont pas attribuées, les échéances restent floues, et les décisions importantes se diluent dans des notes éparses.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) est conçu pour éviter cela. Il relie directement l’ordre du jour de réunion à une liste de tâches active et traçable — ainsi, vous ne vous contentez pas de parler de ce qu’il faut faire : vous le faites avancer.

Dans cet article, nous vous montrons comment WEDO transforme la collaboration en temps réel en résultats concrets, en aidant les équipes à limiter les pertes de temps et à donner de l’impact à chaque réunion.

![Schéma en six étapes montrant comment les réunions se transforment en tâches avec WEDO. Étapes : point de l’ordre du jour discuté, décision prise, tâche créée pendant la réunion, propriétaire désigné et date d’échéance fixée, tâche visible dans la liste des tâches partagées de l’équipe, suivi en temps réel via liste, Kanban ou vue Gantt.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/from_agenda_to_action_how_meetings_turn_into_tasks_with_wedo_fr_899a1694a7.png)

## **La perte de lien : quand les réunions ne débouchent pas sur de l’action**

La plupart des équipes ne manquent pas de réunions — elles manquent de suivi.

Vous pouvez avoir une excellente discussion, un ordre du jour bien structuré et toutes les bonnes personnes autour de la table. Mais si personne ne note les prochaines étapes, ou si les détails restent dans un carnet ou un document oublié, ce n’est qu’une question de temps avant que l’élan ne retombe.

C’est souvent là que tout se complique :

- Les points de l’ordre du jour sont discutés, mais ne sont reliés à aucune tâche ni aucun résultat concret
- Des décisions sont prises, mais personne n’en est officiellement responsable
- Des notes sont prises, mais elles sont dispersées ou difficiles à retrouver
- Une semaine plus tard, chacun essaie de se souvenir de ce qui a été dit, qui s’est porté volontaire, et quand cela devait être fait

Et quand cela se produit, les réunions finissent par sembler inutiles — non pas parce que leur contenu n’était pas pertinent, mais parce que cette valeur n’a jamais dépassé le cadre de la réunion.

Résultat ? Les équipes passent plus de temps à clarifier et à revenir en arrière qu’à exécuter réellement. Les tâches sont oubliées, les priorités se diluent, et les mêmes discussions reviennent en boucle.

Si vos notes, comptes-rendus et actions ne sont pas connectés au véritable flux de travail de l’équipe, alors vous ne gérez pas vos réunions — vous vous contentez de les tenir.

## **À quoi ressemble un processus de réunion efficace**

Une réunion efficace ne se termine pas quand l’appel se termine — elle se prolonge dans le travail qui suit.

Tout commence par un ordre du jour clair, qui offre à chacun le contexte et la structure nécessaires avant même le début de la discussion. Chaque point de l’ordre du jour a un objectif précis : prendre une décision, résoudre un problème, attribuer une tâche ou clarifier une priorité. Ainsi, personne ne vient juste pour écouter un simple tour de table.

Pendant la réunion, l’objectif passe de la discussion à l’action. Les idées sont capturées, les blocages identifiés, et les décisions documentées. Les points clés sont notés tant qu’ils sont encore frais, et les responsabilités sont clarifiées avant la fin, afin qu’il n’y ait aucune ambiguïté sur qui fait quoi.

Après la réunion, ces tâches ne disparaissent pas dans la nature. Elles sont suivies, visibles et accessibles à toutes les personnes concernées. Chaque membre de l’équipe sait [ce qu’il doit prioriser](https://wedo.com/fr/blog/guide-gerer-et-prioriser-vos-taches-quotidiennes-efficacement). Les responsables de projet peuvent vérifier l’avancement sans devoir relancer par e-mail. Et lors de la réunion suivante, il est clair de voir ce qui a avancé — et ce qui mérite encore de l’attention.

Ce type de fonctionnement transforme une réunion en un vrai levier de progression, pas en une discussion de plus. Et c’est exactement ce que WEDO permet de mettre en place, simplement.

## **Comment WEDO relie les réunions aux tâches en temps réel**

![Comparaison entre un flux fragmenté et un flux connecté. À gauche : « Sans WEDO » – agenda par email, tâches créées manuellement, suivi dispersé. À droite : « Avec WEDO » – agenda partagé, notes et tâches en direct, suivi automatique et responsabilités claires.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/one_tool_for_meetings_and_tasks_no_more_gaps_fr_1f7556e39e.png)

Avec la plupart des outils de réunion, on en ressort avec l’impression floue que quelqu’un devrait faire quelque chose.

Avec [WEDO](https://wedo.com/fr/features), on repart en sachant exactement ce qui va se passer — car le travail est déjà en cours.

L’espace de réunion de WEDO est conçu pour l’action. Chaque point de l’ordre du jour devient un conteneur dynamique regroupant discussions, décisions et résultats. Au fil de la réunion, vous pouvez saisir les actions à réaliser, attribuer des responsables, définir des échéances et ajouter des fichiers ou commentaires — le tout en temps réel, sans changer d’outil.

Il n’est plus nécessaire de créer les tâches après coup : elles sont créées pendant la réunion, visibles par tous au moment où elles sont attribuées. Et comme chaque tâche reste liée au point précis de l’ordre du jour ou à la décision qui l’a générée, plus besoin de fouiller dans les emails ou les notes pour se rappeler du « pourquoi ».

À la fin de la réunion, les tâches sont déjà là où elles doivent être : dans la liste partagée de l’équipe, documentées et prêtes à être suivies. Pas de doublons, pas de transferts manuels, pas d’ambiguïté.

Cette intégration en temps réel fait des [réunions dans WEDO](https://wedo.com/fr/features/meetings) bien plus que de simples échanges : ce sont des points de départ vers l’exécution.

Et pour des équipes distribuées, cela fait toute la différence entre rester aligné… ou prendre du retard.

## **Une seule plateforme pour gérer réunions et tâches**

La plupart des équipes s’appuient sur une myriade d’outils pour organiser leurs réunions et suivre les tâches : un outil pour le calendrier, un autre pour l’ordre du jour, un système séparé pour [la gestion des tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe), et parfois quelques documents partagés pour les notes.

Ça fonctionne… mais difficilement.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) remplace cette complexité par une expérience unifiée.

Vous pouvez créer et partager l’ordre du jour, animer la réunion, rédiger les notes et les actions à suivre. Les décisions se transforment naturellement en tâches traçables, sans avoir besoin d’outils supplémentaires. Tout est synchronisé en temps réel, et chaque membre de l’équipe accède aux mêmes informations — qu’il soit dans la salle, à distance, ou qu’il consulte la réunion plus tard.

Fini les mises à jour éparpillées et les relances par e-mail : votre équipe dispose d’un espace centralisé pour revoir ce qui a été dit, ce qui a été décidé, et ce qu’il faut faire ensuite. Tous les contenus et résultats de réunion sont réunis au même endroit, pour ne rien perdre en chemin.

WEDO s’adapte aussi bien aux points d’équipe quotidiens qu’aux conseils d’administration formels. Quelle que soit la configuration, il aide les équipes à rester organisées et responsables, sans devoir changer sans cesse de contexte.

En combinant la gestion des réunions et le suivi des tâches dans une seule plateforme, WEDO vous fait gagner en clarté — et en temps — face aux systèmes fragmentés.

## **Gagnez du temps et renforcez l’engagement de l’équipe**

C’est souvent au moment du suivi que les réunions échouent. Même lorsque les tâches sont notées, les équipes peinent à suivre l’avancement ou à comprendre ce qui bloque.

WEDO est conçu pour simplifier cette étape, en offrant des solutions concrètes pour garder le cap bien après la réunion.

Le travail ne se présente pas de la même manière dans toutes les équipes. Certains projets avancent rapidement et nécessitent un suivi visuel. D’autres reposent sur des dépendances complexes à planifier sur plusieurs semaines ou mois.

WEDO s’adapte à toutes ces situations : les équipes peuvent organiser leurs tâches sous différentes formes — une liste claire, un tableau Kanban pour une visibilité immédiate, ou un [diagramme de Gantt](https://wedo.com/fr/blog/gerer-vos-projets-efficacement-avec-le-diagramme-de-gantt-de-wedo) pour visualiser les priorités dans le temps.

Chaque vue est collaborative et toujours à jour, ce qui permet à tout le monde de rester aligné au fil de l’évolution du travail. Inutile de changer d’outil ou d’exporter des données : tout reste centralisé et accessible à ceux qui en ont besoin.

Pour les processus qui se répètent dans le temps ou entre équipes, WEDO propose des [modèles de checklists personnalisables](https://wedo.com/fr/features/tasks). Les équipes peuvent enregistrer leurs workflows les plus efficaces, puis les relancer en quelques clics. Que ce soit pour préparer un bilan trimestriel, organiser une réunion de direction récurrente ou intégrer un nouveau collaborateur, les modèles assurent une cohérence et évitent les erreurs liées aux démarrages à zéro.

WEDO maintient une exécution visible et structurée, même une fois la réunion terminée. Les membres de l’équipe peuvent se concentrer sur leurs priorités sans devoir constamment se relancer, tandis que les chefs de projet gardent une vue claire de l’avancement des tâches et des échéances.

En reliant l’ordre du jour à l’action, WEDO aide les équipes à rester responsables — sans alourdir leur charge de travail.

## **Conclusion**

Les réunions sont l’un des moyens les plus puissants pour aligner une équipe — à condition qu’elles débouchent sur de l’action.

Sans système clair pour saisir les tâches, attribuer les responsabilités et faire avancer le travail, même les discussions les plus productives finissent en notes oubliées.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) relie toutes les étapes du processus de réunion, de la préparation de l’ordre du jour au suivi des actions réalisées.

Les tâches ne sont ni éparpillées, ni retardées, ni oubliées : elles sont créées en temps réel, assignées avec contexte, et visibles par tous ceux qui en ont besoin.

Plutôt que de gérer les réunions dans un outil et les tâches dans un autre, votre équipe travaille sur une seule et même plateforme — qui clarifie les priorités, rend les responsabilités visibles et maintient les projets sur les rails, que vous organisiez un point quotidien ou une réunion de direction formelle.

Si votre équipe est prête à transformer ses réunions en véritable élan, [WEDO](https://wedo.com/fr/features) est là pour vous y aider. [**Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui**](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez à quel point il est simple de passer de l’ordre du jour à l’action, sans rien laisser de côté.

Découvrez comment organiser des réunions plus efficaces avec WEDO en transformant les points de l’ordre du jour en tâches, en définissant des échéances et en faisant avancer le travail en temps réel.

Fond rouge avec le texte « Comment WEDO relie vos réunions aux tâches » et une icône bleue représentant un engrenage avec une silhouette reliée à une liste de cases cochées.

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De l’ordre du jour à l’action : comment WEDO relie vos réunions aux tâches

Nous sommes nombreux à être déjà sortis d’une réunion en nous demandant ce qui venait de se passer. Pas de direction claire, aucune note, aucune décision, et pourtant une nouvelle réunion est programmée pour tout reprendre depuis le début. Multipliez cela par dix, et vous obtenez la semaine de travail moyenne de bien des équipes.

Les réunions improductives sont une perte de temps et d’élan considérable. Les signes sont faciles à repérer :

- Aucun ordre du jour structuré, donc des conversations qui dérivent
- Des points à l’ordre du jour non priorisés ou sans limite de temps
- Des décisions clés et informations importantes non consignées
- Des actions floues… ou complètement oubliées

Beaucoup d’équipes s’appuient encore sur un mélange d’outils déconnectés : des échanges d’e-mails pour la préparation, des appels vidéo pour les discussions, des documents partagés pour les notes et d’autres applications pour le suivi des tâches. Quand quelqu’un tente de faire le point, les détails se sont déjà envolés.

Au mieux, ces réunions freinent l’avancée du travail. Au pire, elles entraînent confusion, retards et frustration.

Dans cet article, nous allons vous montrer à quoi ressemble une véritable gestion de réunion efficace, et comment WEDO aide les équipes à mieux planifier, documenter en temps réel et assurer le suivi… sans travail supplémentaire.

![Comparaison entre une chaîne d’outils fragmentée et la solution tout-en-un WEDO. À gauche : « Ancienne approche » avec emails, documents et notes séparés. À droite : « Avec WEDO » – agenda partagé, édition en direct, minutes automatiques et suivi centralisé](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/from_fragmented_tools_to_one_seamless_meeting_workflow_fr_4506ac7ce9.png)

## **À quoi ressemble une gestion de réunion efficace**

Organiser une réunion productive ne demande pas de complexité, mais un système qui fonctionne.

Une gestion de réunion efficace commence par une structure claire : un ordre du jour défini, un temps attribué à chaque point, et une visibilité pour tous les membres de l’équipe avant même le début de la réunion. Lorsqu’on sait à quoi s’attendre, la réunion reste concentrée sur l’essentiel.

Cette structure crée un cadre propice à la prise de décision. Les réunions deviennent des sessions de travail concrètes, et non des moments passés à résumer le passé.

Quelques caractéristiques clés d’[une réunion productive](https://wedo.com/fr/features/meetings) :

- Les points sont priorisés selon leur urgence ou leur importance
- Les intervenants sont désignés à l’avance
- Les échanges débouchent sur des résultats clairs

Pendant la réunion, la prise de notes doit se faire en temps réel. Certaines équipes désignent un preneur de notes, d’autres utilisent des documents partagés ou des outils qui automatisent le processus. Mais sans système structuré, les notes finissent souvent dispersées ou incomplètes.

L’essentiel est de capturer les informations importantes au moment où elles sont évoquées : décisions prises, blocages, actions à suivre… pour qu’aucun élément ne soit oublié. Lorsque les notes sont reliées aux bons points de l’ordre du jour, toute l’équipe reste alignée.

Le suivi ne commence pas après la réunion, il commence pendant. Lorsque la responsabilité est claire et que les tâches sont visibles, l’avancée du travail continue sans charge administrative supplémentaire.

## **L’approche tout-en-un de WEDO pour la gestion des réunions**

Les équipes modernes jonglent avec toujours plus de complexité : horaires hybrides, mises à jour asynchrones, fuseaux horaires multiples et projets rapides impliquant de nombreux intervenants.

Mais malgré ces évolutions, une chose n’a pas suivi le rythme : la façon dont les réunions sont gérées. Trop souvent, les ordres du jour sont improvisés à la dernière minute, les décisions ne sont pas documentées, et les actions se perdent entre plusieurs outils.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) offre aux équipes un espace de travail unique pour planifier, animer et assurer le suivi des réunions, sans avoir recours à un assemblage d’outils disparates.

![Illustration des trois phases de la gestion des réunions avec WEDO : avant la réunion (préparer et partager l’ordre du jour), pendant la réunion (modifier l’agenda, saisir des notes, attribuer des tâches), et après la réunion (génération de procès-verbaux, suivi des actions)](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_3_phases_of_meeting_management_with_WEDO_fr_9cfb88a7f3.png)

**Avant la réunion** :

- Construisez et partagez l’ordre du jour suffisamment à l’avance pour que chacun puisse se préparer
- Ajoutez des points clairs avec des durées et des responsables de discussion
- Réutilisez des modèles pour les réunions récurrentes afin de garantir une cohérence
- Donnez à chacun la possibilité de contribuer de façon asynchrone si besoin

**Pendant la réunion** :

- Modifiez l’ordre du jour en direct selon l’évolution des discussions
- Prenez des notes sous chaque point pour ne jamais perdre le contexte
- Identifiez les membres de l’équipe et [assignez-leur des tâches directement dans l’espace de travail](https://wedo.com/fr/features/tasks)
- Gardez le cap grâce aux outils intégrés de réunion virtuelle et à la visibilité en temps réel

**Après la réunion** :

- Générez automatiquement le compte rendu de réunion
- Reportez les actions incomplètes à la prochaine réunion
- Rendez tout facilement retrouvable : commentaires, décisions, pièces jointes
- Assurez-vous que les informations importantes restent accessibles et non perdues dans une boîte mail

Tout le processus de réunion se déroule au même endroit. De la préparation au suivi, chaque étape est tracée et visible. Les notes restent liées à l’ordre du jour, les tâches conservent leurs responsables, et les membres peuvent retrouver les décisions sans fouiller dans des e-mails ou des messages dispersés.

Avec WEDO, plus besoin de repartir de zéro à chaque fois : vos réunions restent connectées et votre équipe peut s’appuyer sur ce qui a déjà été fait.

## **Conçu pour tous les types de réunions**

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) s’adapte à tous les formats et structures de réunion. Qu’il s’agisse d’un point quotidien, d’un suivi de projet ou d’une réunion de direction, le même espace de travail partagé permet de tout gérer.

Chaque ordre du jour peut être personnalisé selon le format, que ce soit à partir de zéro ou en utilisant un modèle réutilisable. Les points à l’ordre du jour incluent des durées estimées, des responsables et du contexte pertinent pour garder l’équipe concentrée.

WEDO fonctionne aussi bien pour les équipes en présentiel, à distance ou hybrides. Tous les participants accèdent aux mêmes notes, tâches et ordres du jour en temps réel, qu’ils soient présents en direct ou qu’ils consultent la réunion plus tard.

**Exemples d’utilisation fréquents de WEDO :**

- Réunions de projet : suivre les blocages, définir les prochaines étapes, documenter les mises à jour clés
- Entretiens individuels : assurer la continuité et consigner les retours
- Points d’équipe : s’aligner sur les objectifs et les avancées sans perte de temps
- Revues de direction : relier les décisions clés à des actions de suivi
- Collaboration hybride : permettre les mises à jour asynchrones avant ou après les réunions

Avec une centralisation complète, les informations importantes restent visibles et ne se perdent plus dans les boîtes mail ou les fils de discussion.

## **Développer de meilleures pratiques de réunion avec WEDO**

De meilleures habitudes de réunion ne viennent pas de règles supplémentaires, mais de meilleurs outils.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) aide les équipes à renforcer leurs compétences en gestion de réunion en intégrant la structure directement dans le processus.

- **Les modèles apportent de la cohérence.** Plus besoin de se demander quoi inclure dans une réunion hebdomadaire ou un lancement de projet : tout est déjà prêt.
- **Les points de l’ordre du jour sont associés à des responsables et à des durées.** Chacun sait qui mène chaque partie et combien de temps lui est accordé.
- **L’attribution des tâches se fait sur le moment.** Pendant la réunion, des tâches peuvent être créées directement sous les points de l’ordre du jour et assignées à des membres de l’équipe avec des échéances. Plus besoin de retaper les notes ou d’utiliser un autre outil pour faire le suivi : tout est capturé et délégué pendant l’échange.
- **Les comptes-rendus sont enregistrés dans leur contexte.** Ils sont liés à l’ordre du jour qui les a générés, sans qu’il soit nécessaire de créer un document à part ensuite.
- **Le suivi est automatique.** Les tâches assignées restent visibles après la réunion, donc rien ne se perd ni ne s’oublie.

Il ne s’agit pas d’un processus en plus : c’est le fonctionnement standard de [WEDO](https://wedo.com/fr/features). En l’utilisant, les équipes améliorent naturellement leur façon de conduire les réunions. Les discussions gagnent en clarté. La préparation devient plus simple. Le suivi est plus fluide, sans ajouter de charges ni de workflows parallèles.

## **Les résultats observés par les équipes avec WEDO**

Quand les réunions sont bien préparées et suivies, l’impact est évident. L’ordre du jour est réellement utilisé. Les notes sont prises tant qu’elles sont fraîches. Les tâches sont assignées avant même la fin de la réunion. Et plus personne n’a besoin de courir après les mises à jour.

Les équipes qui utilisent [WEDO](https://wedo.com/fr/features) constatent rapidement des résultats concrets :

- Les réunions restent centrées sur l’essentiel et se terminent à l’heure
- Chacun sait clairement ce qu’il doit faire
- Les décisions sont documentées, pas juste évoquées
- Les anciennes réunions sont faciles à consulter
- Les projets avancent entre les réunions, pas uniquement pendant

Plus besoin de jongler entre cinq outils différents : tout est centralisé dans un seul espace, pensé pour la collaboration en temps réel, le suivi des tâches et la responsabilisation partagée.

Prêt·e à organiser des réunions qui mènent vraiment quelque part ? [Essayez WEDO gratuitement dès aujourd’hui](https://wedo.com/fr/signup) et constatez la différence qu’un seul outil peut faire.

Simplifiez vos réunions grâce au logiciel de gestion de réunions WEDO. Planifiez l’ordre du jour, prenez des notes et assignez des tâches au même endroit.

Fond orange avec le texte «Planifiez, documentez et assurez le suivi avec WEDO» et une icône bleue de calendrier à droite

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Un outil pour la gestion de vos réunions : planifiez, documentez et assurez le suivi avec WEDO

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

Délégation de tâches

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