Cet article explique comment utiliser WEDO pour faire suivre les tâches qui arrivent par téléphone à la réception. Répartir les tâches depuis le secrétariat via WEDO présente les avantages suivants :

* Trace écrite des différentes demandes
* Délégation aux bonnes personnes
* Processus sans note ou post-it
* Commentaires en cas de questions

## Rédiger la demande téléphonique sous forme de tâche

Vous pouvez saisir la demande d'un client sous forme de tâche dans votre liste :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive1_e1541092196550_6875e4d0cd.png)

## Déléguer la tâche à la bonne personne

En fonction de la tâche, vous l'attribuez directement à la bonne personne :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive2_e1541092217194_796f9a8c67.png)

## Commentaires en cas de questions

Si votre collègue à une question, il pourra simplement la poser via les commentaires :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive3_e1541092292413_3a77c88414.png)

Vous serez notifié et pourrez y répondre directement :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive4_e1541092246284_fc475b2fdc.png)

## Traçabilité des discussions face à une tâche

Toutes les questions et réponses liées à une tâche, laissent une trace dans les commentaires :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive5_e1541092267716_5a9cfaf9da.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Conclusion

Grâce à WEDO, la personne qui décroche le téléphone fait suivre les informations aux bonnes personnes de manière simple et rapide. Le tout, sans devoir se déplacer ou rédiger des post-it. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la possibilité de commenter les tâches.

Déléguez les demandes qui arrivent par téléphone sans post-it et sans perdre de temps.

Une réceptionniste parlant au téléphone devant un mur orné de panneaux décoratifs, avec le texte « WEDO pour les téléphones à la réception » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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WEDO pour les téléphones à la réception

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Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Prochain webinaire | Réunion 2.0 : Gagner du temps et augmenter l'efficacité de vos séances

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Le travail avance chaque jour. Mais comment se fait-il réellement ? Cela reste souvent flou.

Les tâches sont éparpillées entre les discussions, les e-mails et les réunions. Les choses progressent, mais pas toujours de manière efficace. Une étape est oubliée. Deux collaborateurs réalisent la même tâche, sans le savoir. Les délais changent, sans que l’on sache vraiment pourquoi.

C’est le prix à payer quand on n’a pas de flux de travail ou qu’on ne le gère pas correctement.

La gestion des workflows, c’est la création d'une structure là où il n’y en a pas. Elle aide les équipes à suivre un chemin clair, pour éviter les allers-retours inutiles et mener à bien leurs tâches sans perte de temps.

Que vous pilotiez des validations récurrentes, des projets complexes ou la coordination d’équipes pluridisciplinaires, un flux de travail clair et maîtrisé constitue un levier essentiel pour optimiser le temps, limiter les imprécisions et maintenir la dynamique. Ce guide explore la véritable portée de la gestion des flux de travail, démontre en quoi elle est plus stratégique qu’il n’y paraît, et montre comment les outils adaptés peuvent l’ancrer durablement dans vos pratiques professionnelles.

## Qu’est-ce que la gestion de workflow ?

La gestion des flux de travail ou workflow consiste à définir comment le travail progresse du début à la fin. Chaque tâche a un objectif, une place dans le processus et une personne responsable de la faire avancer. Plutôt que de s’appuyer sur la mémoire, des boîtes mail ou des notes éparpillées, les étapes sont planifiées et visibles par toute l’équipe.

Chaque processus métier comprend des tâches répétitives — révision de documents, obtention d’approbations, coordination des tâches. Ces schémas peuvent être simples ou complexes, mais ils sont toujours plus faciles à gérer lorsqu’ils sont clairement définis. C’est là que la gestion des flux de travail entre en jeu. Elle apporte de la structure à ces routines, rendant le travail plus prévisible, reproductible, et moins stressant à accomplir.

Certains flux de travail ne comportent que quelques étapes. D’autres s’étendent sur plusieurs services, impliquent plusieurs personnes ou nécessitent un suivi des progrès à travers différents outils. Dans tous les cas, la clarté améliore la rapidité d’exécution et réduit les risques d’erreurs.

Un bon système ou logiciel de gestion des flux de travail aide les équipes à mettre en œuvre cette structure. Il permet de créer des tâches avec des responsabilités claires, de suivre l’avancement en temps réel, et de garder tout visible sans avoir besoin de relances constantes. Au lieu de répéter les mêmes étapes ou de manquer des échéances, l’équipe reste alignée et sait exactement où en est le travail.

## Pourquoi il est difficile de gérer un flux de travail sans système

La plupart des équipes ne se rendent pas compte du temps qu’elles perdent rien qu’à se demander quelle est la prochaine étape. Sans système clair, le travail se bloque aux endroits habituels : en attente d’une validation, à cause d’un détail manquant, ou d'une tâche assignée à la mauvaise personne.

Les signes d'un workflow dysfonctionnel apparaissent progressivement : des questions posées deux fois, des mises à jour incohérentes, des échéances qui glissent sans explication. Tout le monde est occupé, mais les résultats sont dispersés.

Quand les équipes s’appuient sur des fils de discussion, des tableurs ou leur mémoire pour gérer leur processus, tout finit par se dégrader. Il n’y a pas de visibilité partagée sur ce qui a été fait, ce qui doit suivre ou sur les goulots d'étranglement. C’est à ce moment-là que la gestion des flux de travail devient indispensable, bien plus qu’un simple “plus”.

Une gestion efficace des flux de travail donne à chaque tâche une place dans l’ensemble du processus. Elle réduit les relances manuelles, évite les redondances, et maintient l’équipe sur la même longueur d’onde. Avec les mises à jour en temps réel, tout le monde peut consulter l'état d’avancement, sans avoir à le demander.

Même les projets les plus simples fonctionnent mieux s'ils suivent une certaine structure. Un processus partagé apporte de la clarté, libère de la charge mentale et élimine les flottements dans le travail quotidien.

## Les deux grands types de flux de travail

La plupart des flux de travail appartiennent à l’une des deux catégories : **séquentiels** ou **parallèles**. Comprendre la différence permet de concevoir un processus réellement adapté à votre équipe, tout en évitant les retards inutiles ou la confusion.

![Infographie en français expliquant la différence entre workflows séquentiels et parallèles, avec schémas et points clés.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/sequential_vs_parallel_workflows_whats_the_difference_fr_500960b005.png)

### Les flux de travail séquentiels

Un flux de travail séquentiel progresse en ligne droite. Une tâche doit être terminée avant que la suivante ne puisse commencer. Ce type de structure est courant dans les processus tels que la validation de documents, la publication de contenus ou la vérification de notes de frais, où chaque étape dépend de la précédente.

**Exemple :**

Un processus d’intégration pour un nouveau collaborateur peut inclure la création de comptes, la soumission des documents administratifs, puis l’attribution du matériel. Chaque tâche se déroule dans un ordre précis, et la suivante ne démarre que lorsque la précédente est terminée.

Les flux de travail séquentiels sont faciles à suivre et idéaux lorsque la précision et l’ordre sont essentiels. Cependant, s’ils ne sont pas bien suivis, un seul retard peut bloquer l’ensemble du processus.

### Les flux de travail parallèles

Les flux de travail parallèles permettent à plusieurs tâches de s’exécuter en même temps. On les retrouve souvent lorsque le travail implique plusieurs départements ou lorsque différents membres de l’équipe peuvent avancer de manière autonome.

**Exemple :**

Un lancement de produit peut impliquer simultanément la rédaction de contenus, la création de supports visuels, la préparation de documents commerciaux et la planification des annonces. Toutes ces tâches font partie du même projet, mais se déroulent en parallèle.

Les flux de travail parallèles permettent d’aller plus vite, mais nécessitent une bonne coordination. Chaque tâche doit être suivie clairement pour éviter les retards ou les oublis.

Les deux types de flux de travail ont besoin d’une structure pour fonctionner efficacement. Lorsque les équipes peuvent voir ce qui est en cours, ce qui attend d’être fait et qui est responsable de quoi, le travail avance plus vite, avec moins d’interruptions.

## Ce qu’il faut rechercher dans un outil de gestion des flux de travail

Tous les outils de suivi des tâches ne sont pas conçus pour gérer des flux de travail. Un bon logiciel de workflow doit vous permettre de structurer et d'automatiser vos processus, de suivre l’avancement, et de s’adapter aux évolutions de votre équipe.

Voici les éléments clé à rechercher :

### ✔️ Une interface claire qui reflète votre processus

La clarté visuelle fait toute la différence. Vous devez pouvoir visualiser les étapes de votre flux de travail en un coup d’œil. Les outils qui proposent des vues en liste, en tableau (type Kanban), des [diagrammes de Gantt](https://wedo.com/fr/features/project-management) ou des tâches déplaçables par glisser-déposer facilitent l’adaptation à la manière dont votre équipe fonctionne réellement.

Si votre processus comprend des étapes comme « À valider », « En attente de retour », ou « Terminé », votre outil doit permettre d'intégrer des statuts aux tâches.

### ✔️ Des fonctionnalités de gestion des tâches simples et accessibles

Au cœur de tout flux de travail, on trouve des tâches. Vous devez pouvoir en créer rapidement, les assigner à un membre de l’équipe, définir une échéance et les marquer comme terminées. Ces fonctions doivent être intuitives, sans être noyées sous des étapes inutiles.

Certains flux sont simples et courts ; d’autres impliquent plusieurs personnes, des sous-tâches et des dépendances. L’outil doit pouvoir gérer les trois cas sans devenir un frein.

### ✔️ Une visibilité en temps réel

Lorsque vous mettez à jour une tâche, que vous réattribuez une étape ou que vous cochez un élément, ce changement doit être visible immédiatement. Les équipes avancent vite, et des informations obsolètes entraînent de la confusion. Les [mises à jour en temps réel](https://wedo.com/fr/features/meetings) réduisent les besoins de relances et permettent à chacun de voir clairement où en est le travail.

### ✔️ Un support pour l’automatisation

De nombreux flux de travail comportent des étapes répétitives, comme l’envoi de rappels, l’attribution de tâches ou le changement de statut. Un outil qui permet l’automatisation des processus vous fait gagner du temps et limite les erreurs dans le travail quotidien.

### ✔️ Conception adaptée à différents modes de fonctionnement

Certaines équipes suivent un processus fixe, étape par étape. D’autres mènent plusieurs tâches en parallèle, avec différentes personnes qui avancent en même temps. Un bon outil doit pouvoir gérer les deux. Vous devez pouvoir modéliser votre processus tel qu’il se passe réellement, sans être contraint à une structure rigide qui ne vous convient pas.

### ✔️ Des options de personnalisation sans configuration technique complexe

L’outil doit vous permettre de créer des flux de travail personnalisés, adaptés aux besoins de votre équipe. Si chaque changement nécessite des droits administrateur ou une refonte complète du système, cela freine la productivité. Cherchez un outil qui vous donne de la flexibilité, sans complexité technique.

### ✔️ Compatibilité multi-équipes et évolutivité garantie

À mesure que votre équipe grandit ou que vos projets deviennent plus complexes, l’outil doit rester efficace. Un bon système de gestion des flux de travail s’adapte à votre évolution : il doit offrir une visibilité inter-équipes et demeurer fiable, même lorsque la complexité ou le volume de travail augmente.

### ✔️ Un accès cloud adapté aux équipes hybrides ou à distance

Si votre outil ne fonctionne que dans un environnement précis ou sur un seul appareil, c’est une contrainte. Un système basé sur le cloud facilite la collaboration, que les membres de l’équipe soient au bureau ou répartis sur différents fuseaux horaires.

![Infographie en français présentant les critères clés d’un bon outil de gestion du flux de travail avec pictogrammes.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/what_to_consider_when_choosing_a_project_management_tool_fr_d71c5dbdda.png)

## En quoi WEDO facilite-t-il la mise en place de workflows efficaces sans complexité superflue ?

Un outil de gestion des flux de travail n’est efficace que si l’équipe l’utilise réellement. [WEDO](https://wedo.com/fr/features) apporte de la structure aux équipes sans leur imposer de changer leur façon de travailler. Les fonctionnalités sont intuitives, la mise en place est rapide, et le processus s’intègre naturellement à votre quotidien — non l’inverse.

Dans WEDO, chaque espace de travail vous donne les outils nécessaires pour créer et suivre un processus clair. Vous pouvez organiser les tâches par étape, priorité ou chronologie grâce à une vue en [kanban](https://wedo.com/fr/features), en liste ou avec un [diagramme de Gantt](https://wedo.com/fr/features/project-management). Il est facile de déplacer les tâches avec le glisser-déposer, d’assigner des responsables et de modifier les détails au fur et à mesure de l’avancement.

Les tâches ne sont pas isolées. Elles sont liées à vos réunions, à vos notes et à vos suivis. Si une décision ressort d’une discussion d’équipe, vous pouvez immédiatement la transformer en tâche, avec tout le contexte déjà intégré. Plus besoin de changer d’outil ou de recopier manuellement des informations.

Les flux de travail peuvent être simples ou plus structurés. Vous pouvez mettre en place un enchaînement séquentiel — où chaque [tâche dépend de la précédente](https://wedo.com/fr/features/tasks) — ou laisser les membres de l’équipe avancer en parallèle. Pas besoin de choisir entre flexibilité et rigueur : WEDO gère les deux.

La plateforme permet des mises à jour en temps réel, une attribution claire des responsabilités et une visibilité partagée à travers toute l’équipe. Et comme elle est basée sur le cloud, vous pouvez accéder à vos flux de travail de n’importe où : en réunion ou en télétravail.

Si votre équipe est prête à fluidifier la gestion du travail, WEDO vous donne les bons outils — sans complexifier les choses.

**Prêt à rendre vos flux de travail plus intelligents et plus faciles à gérer ?**

Commencez dès aujourd’hui votre [essai gratuit sur WEDO](https://wedo.com/fr/signup).

Découvrez ce que signifie réellement la gestion des flux de travail, comment elle favorise une meilleure collaboration d’équipe, et comment des outils comme WEDO permettent de simplifier le travail au quotidien.

Image sur fond vert avec le titre « Qu’est-ce que la gestion des flux de travail ? » et une icône représentant un flux de tâches.

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Qu’est-ce que la gestion des flux de travail ?

La plupart des gens n’ont pas de mal à trouver des choses à faire. Le vrai défi, c’est de savoir quelles tâches méritent réellement leur temps et leur énergie.

Vous commencez la journée avec l’intention de vous concentrer sur quelque chose d’important, mais vous vous laissez entraîner par des demandes de dernière minute, des e-mails rapides ou des réunions imprévues. Et avant même de vous en rendre compte, la journée est terminée et le travail essentiel n’a pas avancé.

C’est là que la matrice d’Eisenhower peut vous aider. Nommée d’après Dwight D. Eisenhower, ancien président des États-Unis, cette méthode classique vous aide à trier votre liste de tâches selon l’urgence et l’importance. Sa célèbre citation résume bien le principe : « Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important. »

Dans cet article, nous expliquons le fonctionnement de la méthode Eisenhower, pourquoi elle reste l’un des meilleurs outils pour gérer son temps, et comment WEDO permet de l’appliquer facilement à votre organisation quotidienne.

## Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

Aussi appelée méthode Eisenhower ou matrice urgence/importance, cette méthode repose sur un cadre simple qui consiste à trier les tâches en se posant deux questions clé :

- Est-ce urgent ?
- Est-ce important ?

L’idée est de distinguer ce qui compte vraiment de ce qui capte simplement votre attention sur le moment. La matrice vous aide à le faire de manière visuelle.

Il s’agit d’une grille en 2x2 cases permettant de classer chaque tâche dans l’une des quatre catégories suivantes :

- **Urgent et important**: à faire immédiatement
- **Important mais pas urgent**: à planifier
- **Urgent mais pas important** : à déléguer
- **Ni urgent ni important** : à supprimer

![Matrice d'Eisenhower pour la hiérarchisation des tâches : faire maintenant, déléguer, programmer pour plus tard ou reporter/ignorer les tâches pour une meilleure gestion du temps.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_fr_3bb8ce7fed.png)

Inspirée par une citation d’Eisenhower, cette méthode a été popularisée par Stephen Covey dans son livre *Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent*, et elle perdure pour une bonne raison : elle est efficace.

Au fond, cette matrice de priorisation des tâches vise la clarté. Elle vous aide à vous concentrer sur l’essentiel, à éviter les distractions et à prendre de meilleures décisions quant à l’usage de votre temps.

## Ce qui rend la matrice d’Eisenhower efficace

Quand on y pense, la plupart des listes de tâches ou des outils considèrent que toutes les tâches ont la même importance. Une échéance, une réponse rapide et un projet stratégique se retrouvent côte à côte, et sans système clair, on a tendance à traiter en priorité ce qui semble le plus urgent. Résultat : le travail important passe souvent à la trappe, étouffé par une accumulation de petites tâches rapides et d’interruptions.

La matrice d’Eisenhower est efficace parce qu’elle vous permet de prendre du recul et d’évaluer les tâches en fonction de leur véritable valeur, et non de la pression temporelle. Elle transforme une longue liste en un plan d’action plus intentionnel.

En séparant l’urgence de l’importance, vous réalisez combien de temps vous passez à gérer des urgences immédiates plutôt qu’à faire avancer des projets de fond. C’est particulièrement utile quand vos journées sont remplies de tâches urgentes mais peu importantes : traitement de mails, réunions inutiles, relances manuelles qui auraient pu être automatisées.

C’est aussi un excellent outil pour mieux gérer votre temps et votre énergie. Toutes les tâches ne méritent pas votre pleine attention. En vous concentrant sur les bonnes priorités — notamment celles qui sont importantes mais non urgentes — vous sortez du mode panique permanent et créez de l’espace pour du travail plus stratégique.

Avec le temps, cette méthode vous aide à passer d’une gestion réactive à une approche plus proactive de votre emploi du temps. Et dès que vous prenez conscience de la façon dont votre temps est utilisé, il devient plus facile de faire des choix clairs pour l’ajuster.

## Zoom sur les quatre quadrants

La force de la matrice d’Eisenhower réside dans sa simplicité et dans le regard honnête qu’elle vous oblige à porter sur vos priorités réelles. Voici comment fonctionne chaque quadrant et comment les utiliser pour prendre de meilleures décisions.

### Quadrant 1 : Urgent et important

Ce sont les tâches qui exigent une attention immédiate. Il s’agit d’échéances, de crises, de livrables urgents — bref, de tout ce qui ne peut pas attendre et qui aura des conséquences si vous l’ignorez.

Vous devez les traiter sans délai. Cela dit, si vous passez vos journées dans ce quadrant, c’est le signe d’un déséquilibre. Vous négligez sans doute le Quadrant 2, là où se construit le travail de fond.

Exemples : remettre un rapport attendu pour aujourd’hui, corriger un bug critique, répondre à un problème client bloquant une livraison.

### Quadrant 2 : Important mais pas urgent

C’est ici que s’opère le vrai progrès. Ces tâches n’ont pas d’échéance imminente, mais elles sont directement liées à vos objectifs. Planification stratégique, développement des compétences, projets à long terme, relations professionnelles : tout cela entre dans ce quadrant.

Le problème ? Ces tâches sont faciles à reporter. Elles ne crient pas pour attirer votre attention, mais ce sont elles qui préviennent les urgences futures et qui génèrent de l’impact durable.

Vous devez les planifier et protéger activement du temps pour les réaliser.

Exemples : préparer une nouvelle offre, accompagner un collègue, construire la feuille de route du trimestre suivant.

### Quadrant 3 : Urgent mais pas important

Ces tâches semblent urgentes, mais elles ne nécessitent pas vraiment votre implication. Souvent, ce sont des interruptions déguisées en priorités : elles paraissent pressantes, mais sont sans importance dans une perspective plus large.

L’idéal est de les déléguer ou de les limiter. Ce n’est pas parce qu’une tâche est bruyante ou urgente qu’elle mérite votre attention directe.

Exemples : invitations à des réunions où votre présence n’est pas indispensable, demandes d’informations que d’autres peuvent fournir, tâches de dernière minute automatisables.

### Quadrant 4 : Ni urgent ni important

Ce sont les distractions. Elles n’apportent rien à vos objectifs et ne sont pas sensibles au temps. Cela ne veut pas dire qu’il faut bannir les moments de détente, mais ces activités n’ont pas leur place dans votre journée de travail productive.

Vous devez les éliminer ou fortement les limiter si vous voulez avancer sur du travail de fond.

Exemples : faire défiler les réseaux sociaux machinalement, cliquer sur des notifications sans intérêt, ou consacrer du temps à des tâches qui donnent simplement l’illusion d’être occupé.

## Les erreurs fréquentes

La matrice d’Eisenhower paraît simple — et elle l’est. Mais comme tout outil de priorisation, son efficacité dépend de votre rigueur et de votre honnêteté dans son usage. Quelques erreurs courantes peuvent réduire son impact, surtout si vous gérez beaucoup de tâches ou travaillez en équipe.

Voici les pièges à éviter :

### 1. Confondre urgence et importance

C’est l’erreur la plus fréquente. L’urgence crée une pression qui donne à une tâche l’apparence de l’importance, même si elle ne l’est pas. Résultat : des demandes mineures ou de dernière minute passent avant des projets essentiels.

Prenez un instant de recul : est-ce simplement urgent, ou réellement utile ? Si la tâche n’est pas liée à un objectif clair, elle relève peut-être du quadrant 3 — voire ne mérite pas d’être traitée.

### 2. Laisser les priorités des autres définir les vôtres

Dans un environnement collaboratif, il est facile de se laisser happer par les demandes des autres. Mais ce n’est pas parce qu’une tâche est urgente pour quelqu’un d’autre qu’elle doit atterrir dans votre quadrant 1.

L’urgence perçue par autrui ne reflète pas forcément votre propre priorité. Si une tâche ne relève pas de votre rôle ou mission, cherchez à la déléguer ou la rediriger.

### 3. Négliger le quadrant 2

C’est le plus difficile à entretenir, non pas parce qu’il est complexe, mais parce qu’il est discret. Les tâches importantes mais non urgentes sont faciles à reporter. Pourtant, ce sont elles qui assurent les avancées durables.

Si vous êtes constamment débordé par des urgences, c’est souvent parce que vous n’avez pas accordé assez de temps au quadrant 2. La planification, la formation, la prévention ou les relations sont ignorées… jusqu’à devenir des urgences elles-mêmes.

Protégez du temps pour ces activités avant que les autres ne le monopolisent.

### 4. Utiliser la matrice une seule fois

La matrice n’est pas un exercice ponctuel. Les priorités évoluent. Du nouveau travail arrive. Une tâche « importante mais pas urgente » aujourd’hui peut devenir urgente demain.

D’où l’importance de la revoir régulièrement, ne serait-ce qu’une fois par semaine. Si vous utilisez un outil de gestion des tâches, mettez vos priorités à jour au fil de l’eau, plutôt que de vous fier à la mémoire.

### 5. Automatiser sans prioriser

Même avec des outils ou des automatisations en place, la priorisation reste essentielle. Le fait qu’une tâche apparaisse dans votre outil ne signifie pas qu’elle mérite d’être faite maintenant — ou même du tout.

L’automatisation vous fait gagner du temps, mais ne remplace pas le jugement. La matrice vous aide à exercer ce jugement de façon plus cohérente.

## Utiliser la matrice d’Eisenhower dans WEDO

La matrice d’Eisenhower peut être utilisée activement dans WEDO pour organiser et prioriser votre travail plus facilement. Plus besoin de jongler mentalement entre les tâches ou de créer des codes manuels dans un tableau Excel : WEDO vous permet de trier, mettre à jour et gérer vos priorités directement dans votre espace de travail.

Voici comment faire :

### Priorisez chaque tâche grâce aux étiquettes intégrées

Dans WEDO, chaque tâche peut être étiquetée selon la logique de la matrice :

- Urgent et important
- Important mais pas urgent
- Urgent mais pas important
- Ni urgent ni important

Pour attribuer une priorité, cliquez simplement sur la tâche pour ouvrir le panneau de détail, ou utilisez l’icône située à droite si une priorité est déjà définie. Cela vous permet d’identifier rapidement ce qui mérite votre attention, ce qui peut attendre ou même être supprimé.

![Illustration de la matrice d’Eisenhower avec quatre quadrants colorés pour différencier l’importance et l’urgence des tâches.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_1_545f678b0a.png)

### Priorisez vos tâches en lot avec l’outil « Organiser »

Lorsque vous avez une longue liste de tâches à trier, WEDO vous permet de gagner du temps. Cliquez sur les trois points verticaux en haut à droite, sélectionnez *Organiser*, puis choisissez *Prioriser*. Vous pourrez alors faire défiler votre liste et appliquer rapidement la bonne priorité à chaque tâche.

![Exemple d’application de la matrice d’Eisenhower dans WEDO avec des étiquettes de priorité.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_2_f510c75a75.png)

C’est particulièrement utile lors de la mise en place d’un nouveau projet ou pour revoir des tâches en retard qui doivent être reclassées.

### Utilisez la baguette magique pour prioriser les tâches rapidement

Dans vos espaces personnels ou partagés, une icône en forme de baguette magique apparaît à la fin de chaque section temporelle (comme *Aujourd’hui*, *Demain* ou *À venir*). Elle vous permet d’accéder directement à une vue de priorisation pour cette section — sans devoir ouvrir chaque tâche individuellement.

![Utilisation de l’outil d’organisation dans WEDO pour prioriser des tâches selon la matrice.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_3_e94f5906c9.png)

C’est un petit détail, mais il rend la mise à jour de vos priorités bien plus réaliste dans une journée bien remplie.

### Intégrez la matrice à votre routine quotidienne

Comme tout est visible et à jour dans votre espace de travail WEDO, il devient plus simple d’intégrer la priorisation dans votre organisation quotidienne.

Pas besoin d’un outil ou d’un modèle externe : la matrice d’Eisenhower est intégrée à votre gestion des tâches.

Le résultat ? Moins de temps perdu à décider quoi faire ensuite, et plus de sérénité en sachant que votre énergie est investie au bon endroit.

**Prêt·e à passer à l’action ?**

[Lancez votre essai gratuit dès aujourd’hui](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez comme il est simple de trier vos tâches, rester concentré·e et reprendre le contrôle de vos journées.

Découvrez comment utiliser la matrice d’Eisenhower pour prioriser vos tâches, mieux gérer votre temps et rester concentré grâce à la plateforme de gestion de tâches WEDO.

Image avec le texte « Comment prioriser vos tâches avec la matrice d’Eisenhower » et un schéma représentant une matrice en quatre quadrants avec des flèches.

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Comment prioriser vos tâches avec la matrice d’Eisenhower

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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