Eine gut organisierte Sitzung ist kein Zufall. Für den Erfolg sind eine klare Planung, definierte Rollen und eine aktive Teilnahme erforderlich. Unabhängig davon, ob Sie eine persönliche oder virtuelle Sitzung abhalten, ist eine der effektivsten Möglichkeiten zur Verbesserung der Sitzungswirksamkeit die vorherige Zuweisung von Rollen. Auf diese Weise kennt jeder Sitzungsteilnehmer seine Verantwortlichkeiten, die Sitzung bleibt planmäßig und Entscheidungen werden effizient getroffen.

In diesem Blogbeitrag werden wir die vier wichtigsten Rollen untersuchen, die Ihnen bei der Verwaltung des Sitzungsprozesses helfen können, von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung, um ein reibungsloses und produktives Ergebnis zu gewährleisten.

Zuweisung von Rollen vor der Sitzung

Am Ende einer Sitzung ist es üblich, dass die Teilnehmer den eigentlichen Zweck oder das Ergebnis der Sitzung in Frage stellen. Schlechte Vorbereitung, mangelnde Struktur, schlecht definierte Ziele und mangelndes allgemeines Engagement sind alles Ursachen, die den Erfolg Ihrer Sitzung beeinträchtigen können.

Wenn Sie im Vorfeld Rollen für eine Sitzung zuweisen, stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Teams vorbereitet und konzentriert ist, was dazu beiträgt, die Effektivität der Sitzung zu verbessern und eine starke Sitzungskultur zu etablieren. Wie allzu oft angenommen, beschränkt sich die Beteiligung der Teilnehmer nicht nur auf den Tag der Sitzung. Um die Effektivität der Sitzung zu gewährleisten, müssen die Teilnehmer vor, während und nach der Sitzung eine Rolle spielen.

Die 4 Sitzungsrollen

1. Der Organisator: ein Moderator

Um den Erfolg Ihrer Sitzung sicherzustellen, sollten Sie einen Organisator ernennen, der für den gesamten Sitzungsverlauf verantwortlich ist. Der Sitzungsorganisator erstellt die Traktandenliste, definiert die Ziele, verschickt die Einladung zur Sitzung und teilt allen Teilnehmern den Zweck und die Erwartungen der Sitzung mit.

Während der Sitzung fungiert er als Sitzungsleiter, moderiert die Diskussionen, sorgt dafür, dass alle planmässig vorgehen, und stellt sicher, dass die Ziele erreicht werden. Seine Schlüsselqualitäten? Der Moderator ist organisiert, kommuniziert mit Leichtigkeit und weiß, wie man realistische Ziele setzt.

2. Der Organisator: Sekretär der Sitzung

Der Organisator spielt eine der wichtigsten Rollen, indem er alles dokumentiert, was während der Sitzung geschieht. Er erstellt die Sitzungsnotizen und hält wichtige Diskussionen, Aktionspunkte und Entscheidungen fest. Im Grunde genommen stellt er den Inhalt bereit und hält die Teilnehmer auf dem Laufenden. Daher ist es wichtig, dass der Organisator aufmerksam, präzise und systematisch vorgeht und sicherstellt, dass nichts Wichtiges übersehen wird.

3. Der Zeitnehmer

Die Ernennung eines Zeitnehmers stellt sicher, dass die Sitzung planmässig verläuft, indem er den Zeitplan überwacht und den Organisator daran erinnert, wenn die Diskussionen die vorgesehene Zeit überschreiten. Der Zeitnehmer arbeitet mit dem Organisator zusammen, um die für alle Traktanden vorgesehene Zeit festzulegen und sicherzustellen, dass die Sitzung effizient verläuft, ohne die geplante Sitzungszeit zu überschreiten.

Daher muss der Organisator der Sitzung im Voraus die Gesamtzeit der Sitzung festlegen, oder besser noch, die für jeden Punkt vorgesehene Zeit festlegen. Der Zeitnehmer hat jedoch nach der Sitzung keine besondere Rolle zu spielen; er muss lediglich das Protokoll sorgfältig lesen, genau wie die anderen Teilnehmer.

4. Die Teilnehmer, vorbereitet und proaktiv

Alle Sitzungsteilnehmer müssen sich vorbereiten, engagiert bleiben und aktiv beitragen. Sie sollten mit der Traktandenliste vertraut sein und bereit sein, Fragen zu stellen, Feedback zu geben und zugewiesene Aufgaben zu übernehmen. Die aktive Teilnahme aller Anwesenden stellt sicher, dass die Sitzung reibungslos verläuft und ihre Ziele erreicht werden.

Rollen für einen effektiven Sitzungsablauf koordinieren

Jede der vier Sitzungsrollen spielt vor, während und nach der Sitzung eine entscheidende Rolle. Vor der Sitzung ist es wichtig, die Traktandenliste vorzubereiten und mit dem Team zu teilen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand und bereit sind. Eine klare Kommunikation des Sitzungsorganisators stellt sicher, dass die Teilnehmer gut vorbereitet sind, was sowohl die Qualität als auch die Dauer der Sitzung verbessert.

Während der Sitzung sollte der Organisator Notizen machen, Entscheidungen festhalten und Traktanden in Echtzeit verfolgen und sie direkt in die Traktandenliste aufnehmen. Diese Vorgehensweise spart Zeit und stellt sicher, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden.

Nach der Sitzung sollten die Teilnehmer sofortigen Zugang zu den Sitzungsnotizen haben, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu überprüfen. Dieser organisierte Prozess ermöglicht eine reibungslose Nachbereitung und trägt dazu bei, die Effektivität der Sitzung für zukünftige Sitzungen aufrechtzuerhalten.

Vor der Sitzung

Der Organisator

Der Organisator der Sitzung legt Zeit, Datum und Traktandenliste für die Sitzung fest. Er stellt sicher, dass alle Teammitglieder informiert sind und sich entsprechend vorbereiten. Der Organisator sorgt auch dafür, dass jedes Traktandum klar definiert ist und nur die erforderlichen Sitzungsteilnehmer eingeladen werden.

Der Organisator

In Zusammenarbeit mit dem Organisator hilft der Organisator bei der Vorbereitung des Rahmens, der Traktandenliste und aller erforderlichen Dokumente. Indem alle erforderlichen Dokumente im Voraus geteilt werden, sind die Teilnehmer besser vorbereitet, was zu einer produktiveren Teamsitzung führt.

Der Zeitnehmer

Der Zeitnehmer legt gemeinsam mit dem Organisator die für jedes Traktandum vorgesehene Zeit fest und sorgt dafür, dass die Sitzung effizient abläuft, ohne die vorgesehene Dauer zu überschreiten.

Die Teilnehmer

Alle Teammitglieder sollten sich im Voraus mit der Traktandenliste der Sitzung vertraut machen. So können sie sich voll und ganz auf die Sitzung einlassen und es besteht eine geringere Wahrscheinlichkeit, dass im Nachhinein Klärungsbedarf besteht. Teilnehmer, die ein Referat halten oder eine Diskussion leiten, sollten ihre Traktanden ebenfalls im Voraus vorbereiten.

Während der Sitzung

Der Organisator

Während der Sitzung spielt der Organisator der Sitzung eine Sitzungsrolle als Sitzungsleiter. Seine erste Priorität besteht darin, sicherzustellen, dass die Traktanden eingehalten werden, und Ablenkungen zu verhindern, die die Sitzung zum Scheitern bringen oder unnötig in die Länge ziehen könnten. Zu Beginn sollte der Organisator der Sitzung alle Teilnehmer an den Zweck der Sitzung erinnern, damit sich alle einbezogen fühlen und die Ziele kennen.

In den meisten Fällen übernimmt der Organisator auch die Rolle des Moderators, um sicherzustellen, dass die Diskussionen fokussiert und produktiv bleiben. Es ist wichtig, die Kontrolle über das Gespräch zu behalten und sicherzustellen, dass die Debatten nicht vom Thema abweichen und dass jedes Mitglied des Teams die Möglichkeit hat, seine Meinung zu dem jeweiligen Thema zu äußern. Das Ziel besteht darin, eine positive Umgebung zu schaffen, die konstruktive Diskussionen fördert.

Um die Effektivität der Sitzung zu verbessern, arbeitet der Organisator während der gesamten Sitzung eng mit dem Redakteur zusammen. Durch diese Zusammenarbeit wird sichergestellt, dass wichtige Punkte, Entscheidungen und Maßnahmen genau erfasst und aufgezeichnet werden. Der Organisator stellt sicher, dass der Redakteur genügend Zeit hat, um die Diskussionen zusammenzufassen und die getroffenen Entscheidungen ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Am Ende der Sitzung sollte der Organisator alle Teilnehmer an die wichtigsten getroffenen Entscheidungen erinnern und die nächsten Schritte hervorheben. Wichtige Folgefragen sollten erledigt werden: Sollte das Datum der nächsten Teamsitzung festgelegt werden? Ist jedem Sitzungsteilnehmer seine Aufgabe und Verantwortung bewusst? Ziel ist es, eine effektive Nachbereitung sicherzustellen und die Rechenschaftspflicht von einer Sitzung zur nächsten aufrechtzuerhalten.

Der Organisator

Während der Sitzung ist der Organisator für die Erstellung klarer und präziser Sitzungsnotizen verantwortlich. Er muss die wesentlichen Punkte erfassen, ohne auf unnötige Details einzugehen, und darf den Diskussionsfluss nicht verlieren. Während genaue Formulierungen später während der Korrekturlesephase verfeinert werden können, ist es vorrangig, die in Echtzeit vereinbarten Entscheidungen und Aktionspunkte genau zu dokumentieren.

Der Organisator spielt auch eine wichtige Rolle bei der Zuweisung von Aufgaben, die sich aus diesen Entscheidungen ergeben. Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, stellt der Organisator sicher, dass sie zusammen mit allen Aktionspunkten, die bestimmten Mitgliedern des Teams zugewiesen wurden, aufgezeichnet wird, um sicherzustellen, dass Klarheit über Verantwortlichkeiten und Fristen besteht.

Der Zeitnehmer

Der Zeitnehmer überwacht den Sitzungsplan und behält die Uhr ständig im Auge, um sicherzustellen, dass die für jedes Traktandum vorgesehene Zeit eingehalten wird. Falls nötig, informiert der Zeitnehmer den Organisator diskret darüber, dass die Zeit knapp wird. Der Sitzungsleiter kann dann entscheiden, ob er die Diskussion abkürzen oder eine Entscheidung herbeiführen möchte, um die Sitzung planmässig abzuschließen.

Am Ende der Sitzung gibt der Zeitnehmer das Ende des Sitzungsplans bekannt und stellt sicher, dass die Sitzung pünktlich endet, was die allgemeine Sitzungserfahrung verbessert.

Die Teilnehmer

Zu oft sind Sitzungsteilnehmer abgelenkt, schauen auf ihre Telefone oder verlieren den Fokus. Bei jeder Teamsitzung ist es wichtig, voll und ganz aufmerksam zu sein, insbesondere wenn wichtige Entscheidungen getroffen werden. Die Teilnehmer müssen die Ziele der Sitzung kennen und zur Diskussion beitragen, um diese Ziele zu erreichen.

Jeder Sitzungsteilnehmer sollte sich an der Unterhaltung beteiligen, aufmerksam zuhören und bei Bedarf Erkenntnisse einbringen. Am Ende der Sitzung sollten die Teilnehmer auch keine Scheu haben, Fragen zu stellen, um ihnen zugewiesene Aufgaben oder Verantwortlichkeiten zu klären. Wenn die nächsten Schritte klar sind, weiß jeder, was er tun muss, um zwischen den Sitzungen erfolgreich zu sein.

Nach der Sitzung

Der Organisator

Nach der Sitzung stellt der Organisator der Sitzung sicher, dass alle zugewiesenen Aktionspunkte erledigt sind und dass kein Sitzungsteilnehmer auf Schwierigkeiten stößt, die seinen Fortschritt behindern könnten. Der Sitzungsleiter arbeitet eng mit dem Organisator zusammen, um sicherzustellen, dass die Sitzungsnotizen und Protokolle für alle zugänglich sind.

Durch die zeitnahe Verteilung des Protokolls stellt der Organisator sicher, dass alle Mitglieder des Teams den Inhalt überprüfen, ihre Aufgaben im Auge behalten und anstehende Fristen einhalten können. Dieser Prozess unterstützt eine effektive Nachbereitung und trägt zu einer verbesserten Effektivität der Sitzung bei zukünftigen Sitzungen bei.

Der Organisator

Nach der Sitzung überprüft der Organisator die Live-Notizen, um sie bei Bedarf zu verfeinern, zu formatieren und zu korrigieren. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Diskussionen und Entscheidungen, die während der Sitzung getroffen wurden, so klar wie möglich sind. Sobald das Protokoll bestätigt ist, stellt der Organisator sicher, dass alle unterstützenden Dokumente oder Dateien den Teilnehmern zur Verfügung stehen. Die endgültigen Sitzungsprotokolle werden dann an alle Mitglieder des Teams zur Einsicht verteilt.

Das Protokoll muss detailliert und präzise sein, insbesondere für diejenigen, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben, oder für externe Interessengruppen, die die Ergebnisse der Sitzung verstehen müssen. Ein klares, gut organisiertes Protokoll fördert die effektive Kommunikation innerhalb des Teams und macht die Planung der nächsten Teamsitzung effizienter.

Die Teilnehmer

Innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt des bestätigten Protokolls sollte jeder Teilnehmer die Sitzungsprotokolle sorgfältig überprüfen. Wenn man das Protokoll liest, während die Ziele der Sitzung noch frisch im Gedächtnis sind, fällt es leichter, sich an wichtige Diskussionen und Verantwortlichkeiten zu erinnern. Jeder Teilnehmer muss dann sicherstellen, dass er alle ihm zugewiesenen Aufgaben notiert hat, und sich verpflichten, die Fristen einzuhalten, insbesondere wenn Aufgaben bis zur nächsten wichtigen Sitzung erledigt werden müssen.

Falls nötig, sollten die Teilnehmer nicht zögern, ihre Vorgesetzten um Unterstützung zu bitten, um sicherzustellen, dass alle Ziele innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens erreicht werden. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass das Bitten um Hilfe ein proaktiver Schritt ist, um den Erfolg sicherzustellen und die Produktivität aufrechtzuerhalten.

Die Bedeutung der Vorbereitung für eine erfolgreiche Sitzung

Wie wir in diesem Artikel gesehen haben, sind klare Rollen in der Sitzung für die Durchführung einer effizienten Sitzung unerlässlich. Die Vorbereitungsphase legt den Grundstein für den Erfolg. Durch die Festlegung von Zielen, die Einladung der richtigen Mitglieder des Teams, die Zuweisung von Rollen und die sorgfältige Organisation der Traktandenliste und des Zeitplans stellen Sie sicher, dass Ihre Sitzung produktiv ist.

Wir haben zwar vier Schlüsselrollen behandelt, aber je nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation können auch andere Rollen wie die des Entscheidungsträgers oder des Mediators hinzugefügt werden. Wichtig ist, dass jeder Sitzungsteilnehmer seine Rolle versteht und weiß, wie er zum Erfolg der Sitzung beiträgt. Es ist eine gemeinsame Anstrengung – die Organisation einer Sitzung liegt nicht allein in der Verantwortung des Organisators der Sitzung. Wenn Sie diesen Ansatz verfolgen, werden Ihre Unternehmenssitzungen reibungsloser und effektiver ablaufen.

Die Verwendung von Tools wie WEDO kann diesen Prozess vereinfachen. Mit WEDO können Sie Ihre Sitzungen gemeinsam vorbereiten, Sitzungsnotizen in Echtzeit schreiben und die während der Sitzung zugewiesenen Aufgaben verfolgen.